tema 2 exav validación en excel
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Índice
VALIDACIÓN ........................................................................................................................................... 1
1. DÓNDE SE ESTABLECE LA VALIDACIÓN .............................................................................................. 1 2. LIMITAR LA ENTRADA POR UN TIPO DE DATOS UTILIZANDO VALORES O FÓRMULAS ............................... 1 3. LIMITAR LA ENTRADA CON UNA LISTA DESPLEGABLE .......................................................................... 2 4. LIMITAR LA ENTRADA CON UNA FÓRMULA .......................................................................................... 3 5. MENSAJES DE VALIDACIÓN............................................................................................................... 4 6. MOSTRAR DATOS QUE NO CUMPLEN LAS REGLAS DE VALIDACIÓN ....................................................... 5 7. BORRAR CÍRCULOS DE VALIDACIÓN .................................................................................................. 6 8. BUSCAR CELDAS QUE INCLUYAN REGLAS DE VALIDACIÓN ................................................................... 6 9. ELIMINAR REGLAS DE VALIDACIÓN .................................................................................................... 7
Tema 2: Validación de datos
C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_Valladolid
Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547
[email protected]_www.ticsyformacion.com
Plaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_Gipuzkoa
Tel. 943830230_Fax 943830233
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Validación En este tema se describe en qué consiste la validación de datos, el modo de aplicarlo y las
ventajas de su empleo.
La validación se emplea para establecer restricciones en cuanto a los datos que se pueden
introducir en una celda, ya sea por su valor o por el tipo de datos.
Resulta especialmente útil en quellos casos en los que el libro es manejado por distintos
usuarios y se desea mantener la coherencia de los datos en todo momento.
1. Dónde se establece la validación
Seleccione las celdas donde establecerá una misma regla de validación o restricción y utilice el
comando Validación de datos en la ficha Datos.
2. Limitar la entrada por un tipo de datos utilizando valores o fórmulas
Una vez que muestra el cuadro de diálogo Validación de datos, en la pestaña Configuración
seleccione el tipo de datos (número entero, decimal, fecha, hora) en Permitir, luego debe
establecer los límites para ese valor en Datos.
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En el ejemplo se ha seleccionado Mayor que, lo que requiere un valor mínimo. Puede escribirun
valor concreto o bien utilizar una fórmula que comenzará con el símbolo =
Puede emplear referencias relativas y absolutas. En el ejemplo se ha utilizado una referencia
relativa, de modo que en B2, el valor debe ser superior a C2*2, en B3 superior a C3*2, …
3. Limitar la entrada con una lista desplegable
En el cuadro de diálogo Validación de datos, en la pestaña Configuración seleccione lista en el
cuadro Permitir. Es importante que marque la casilla Celda con lista desplegable.
En Origen puede escribir la lista de valores tecleando cada uno de ellos y utilizando el separador
de listas (;) entre cada elemento de la lista.
Ejemplo: En una tabla creada para introducir datos de una población, se desea incluir una lista
para la columna SEXO, de modo que pueda elegir entre V y M.
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En Origen también puede seleccionar un rango de celdas de la hoja donde se encuentren los
elementos de la lista. (Se recomienda la utilización de nombres).
Para elegir el servicio en una tabla, se dispone en otra hoja del listado completo de todos los
servicios. Este rango de celdas tiene un nombre asignado que es SERVICIOS_DISPONIBLES
Para poder utilizar como elementos de la lista valores de celdas de otra hoja debe asignar un
nombre al rango de celdas con ámbito en el libro.
4. Limitar la entrada con una fórmula
Es posible permitir o no introducir valores en una celda o rango de celdas, si se da una
determinada situación. Para ello, debe elegir Personalizada en el cuadro Permitir.
En el cuadro fórmula deberá escribir una fórmula que devuelva VERDADERO o FALSO.
Permitirá introducri datos en la celda cuando devuelva VERDADERO. No permitirá la entrada
cuando devuelva FALSO.
En la tabla siguiente se desea que al introducir el gasto, éste no sea superior al presupuesto.
Para ello se selecciona el rango de celdas del gasto.
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En el cuadro de diálogo de Validación de datos, tras elegir Personalizada en el cuaro Permitir se
ha introducido la fórmula, teniendo en cuenta la primera celda del rango y utilizando referencias
relativas: =D2<=C2
Esta fórmula devuelve VERDADERO si el valor de D2 (Gasto) es menor o igual que el de C2
(presupuesto). Si el valor que introduce cumple esta condición, lo admite. Si no la cumple le
mostrará un mensaje para indicarle que no es posible.
5. Mensajes de validación
Se puede configurar el mensaje que mostrará cuando los datos que introduce en la celda no
cumplen los criterios establecidos en la validación. Además del texto de ese mensaje podrá
determinar el comportamiento del programa ante ese hecho. Para ello debe ir a la pestaña
Mensaje de error del cuadro de diálogo Validación.
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En Estilo puede seleccionar:
Grave. Si introduce un valor no válido en la celda, no lo almacenará nunca en la celda. Le
mostrará el cuadro de diálogo, con el Título y mensaje especificados, y con los botones
Reintentar, para introducir un nuevo valor, Cancelar para cancelar la entrada del dato tecleado y
Ayuda para acceder al programa de ayuda.
Advertencia. Advierte del error y le da opción a cambiar el valor, aunque puede seguir con el
valor incorrecto. Le mostrará el cuadro de diálogo, con el Título y mensaje especificados, y con
los botones Sí, para proseguir con el valor introducido, No para que le permita teclear un valor
diferente, Cancelar para cancelar la entrada del dato introducido y Ayuda para acceder al
programa de ayuda.
Información. Sólo informa del error, pero deja proseguir. Muestra el botón Aceptar, que
almacena el valor en la celda, Cancelar para cancelar la entrada y Ayuda para acceder al
programa de ayuda.
6. Mostrar datos que no cumplen las reglas de validación
Para mostrar más fácilmente los datos que no cumplen las reglas de validación establecidas,
puede rodear con un círculo rojo cada uno de esos datos, de forma automática.
En el comando Validación de datos de la ficha Datos, seleccione Rodear con un círculo datos
no validos
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Si probamos en la hoja donde establecimos como validación que el gasto no superase el
presupuesto, resultará de este modo:
7. Borrar círculos de validación
Si una vez mostrados los círculos de validación desea hacerlos desaparecer seleccione Borrar
círculos de validación en el comando Validación de datos de la ficha Datos.
8. Buscar celdas que incluyan reglas de validación
Para localizar y seleccionar las celdas que incluyan reglas de validación por toda la hoja,
seleccione Ir a especial en el comando Buscar y seleccionar de la ficha Inicio.
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También es posible seleccionar las celdas que tienen una regla de validación igual a la celda en
la que se encuentra el cursor. Para ello debe estar previamente en una celda con esa validación.
9. Eliminar reglas de validación
Si tiene el cursor en una celda que incluya la regla de validación a eliminar, seleccione
Validación de datos en el comando Validación de datos de la ficha Datos.