TEMA 3

LA PREVISIÓN

Es el elemento de la administración en el que con base en las condiciones futuras en que una empresa habrá de encontrarse,

reveladas por una investigación técnica, se determinan los principales cursos de acción que nos permitirán realizar los objetivos

de la empresa"

Agustín Reyes Ponce

Por ser la primera etapa del proceso administrativo, la previsión tiene incidencia directa e indirecta en el resto de etapas (planificación, organización, integración, dirección y control).

1. EL CONCEPTO DE PREVISIÓN

La previsión implica ver hacia el futuro y responde a la pregunta ¿qué puede hacerse? Es base necesaria para la planeación ya que fija el objetivo y plantea la selección de cursos de acción. El principio de la previsión se da cuando un plan revela tal consistencia que busca reducir al mínimo sus errores. A manera de comparación podemos decir que la previsión es un iceberg y la planeación es la punta de iceberg, lo que se puede ver, dado que la previsión ocupa una visión global del futuro y la planeación la manera de cómo conseguir ese futuro. Es decir, la previsión se constituye como la base de la planeación.

La palabra previsión proviene de prever o pre-ver, lo que es "ver anticipadamente las cosas" o "tratar de ver en forma anticipada lo que va a ocurrir".

Entonces, entenderemos por previsión es:

Etapa del proceso administrativo donde se diagnostica a través de datos relevantes del pasado y del presente, de tal forma que se puedan construir contextos sociales, políticos, económicos, tecnológicos, etc., en los que se

desenvolverá la empresa en el mediano como en el largo plazo.

El propósito de la previsión es que todo administrador sea visionario, pero a la vez previsor, ya que en la actualidad la única constante es el “cambio” y debemos estar preparados para enfrentarlo.

2. PRINCIPIOS GENERALES DE LA PREVISIÓN

2.1. PRINCIPIO DE LA PREVISIBILIDAD

Las previsiones administrativas deben realizarse tomando en cuenta que nunca alcanzarán certeza completa ya que por el número de factores y la intervención de decisiones humanas, siempre existirá en la empresa un RIESGO; pero tampoco es válido decir que una empresa constituye una aventura totalmente incierta. La previsión administrativa descansa en una certeza moral o probabilidad seria, la que será tanto mayor, cuanto más pueda apoyarse en experiencias pasadas, propias o ajenas, y cuanto puedan aplicarse a dichas experiencias, métodos estadísticos o de cálculo de probabilidad.

2.1.1. Aplicación del principio

pág. 1

Para la previsión del futuro, encontramos tres situaciones básicas que puede encontrarse nuestra mente frente a la verdad:

a. Certeza.- Excluye el temor de equivocarse. Si se funda en la esencia misma de las cosas, se da la certeza metafísica, absolutamente infrustrable. Existe certeza física, cuando descansa en la constancia de las leyes de la naturaleza. Se da certeza moral, cuando por ciertas circunstancias tememos una seguridad muy difícil de ser frustrada.

b. Incertidumbre.- Para el efecto de la previsión de lo que habrá de ocurrir, implica carecer absolutamente de elementos para poder predecir cómo se presentaran los acontecimientos de lo futuro, o que acaecerá en ese mismo futuro, ya sea porque no tenemos bases para deducir un extremo o el otro, si los hechos se darán o no se darán; o también porque estas bases son de idéntico valor en os diversos sentidos en que pueden presentarse.

c. Probabilidad.- La constituye aquel estado en el que, sin haber seguridad sobre el sentido en que ocurrirá un hecho, se tienen motivos serios y fundados para concluir que hay mayores posibilidades de que ocurra en un sentido que en otro.

2.2. PRINCIPIO DE LA OBJETIVIDAD

El éxito de una empresa y de cada operación descansa en la cantidad y calidad de la información que se disponga.

Como ejemplo de aplicación de este principio, podemos mencionar la creciente utilización del presupuesto como base para las previsiones de ventas, gastos, costos, etc., fundándonos en los ”hechos” de años anteriores, podemos predecir con bastante exactitud cuáles serán nuestras ventas, gastos, costos , etc., para el siguiente periodo.

2.3. PRINCIPIO DE LA MEDICIÓN

La previsión será más segura cuanto más podamos apreciarlas, no sólo cualitativamente, sino en forma cuantitativa o susceptible de medirse.

Hasta hace poco se consideraba que los problemas conectados o dependientes de la vida social y la libertad humana, la mayor parte de las previsiones sólo podían hacerse de forma cualitativa. Es indiscutible que actualmente es posible determinar muchos de esos hechos futuros con base cuantitativa, sobre todo por medio de los estudios estadísticos.

Estos permiten determinar las tendencias que se dan entre la agrupación de hechos, determinar la correlación entre esos mismos hechos y las causas, permiten medir o determinar el coeficiente de error estándar, etc.

3. ETAPAS DE LA PREVISIÓN

La previsión, como función administrativa, presenta dos etapas:

3.1. FIJACIÓN DE OBJETIVOS

EL objetivo general de implantar un sistema de previsión es integrar el esfuerzo provisional en la organización.

3.2. ADAPTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN

Para instaurar un sistema de previsión es imprescindible generar un clima favorable que conduzca a su buena acogida. Para ello es necesario comunicar a todo el personal:

a. Lo que vamos a hacer.b. Porque vamos a hacer.c. Como lo pensamos hacer.

3.3. DESIGNACIÓN DE RESPONSABILIDADESSe deben asignar responsables de departamentos, y uno o más responsables para que las previsiones fluyan de departamento a departamento. Estos responsables deberán integrar horizontalmente a todos los departamentos.

3.4. DISPOSICIÓN DE RECURSOSEn función de los recursos disponibles diseñaremos e implantaremos un sistema de previsión más o menos complejo.

3.5. ELABORACIÓN DE PREVISIONESInstaurado el sistema de previsiones, pasaremos al cálculo y la obtención de las mismas según el método o métodos escogidos.

pág. 2

3.6. COMUNICACIÓN DE RESULTADOS

Comunicación de resultados: Obtenidas las previsiones es imprescindible comunicarlas a todos los responsables que puedan verse afectados.

3.7. APROVACIÓN DE LAS PREVISONES

Una vez realizadas las previsiones, estas deben ser aprobadas mediante el consenso general de la empresa.

3.8. CONTROL Y SEGUIMIENTO

Las previsiones nunca son definitivas y siempre debe existir un control y seguimiento. El control de previsiones permite obtener las desviaciones entre la previsión y la realidad, y tomar conciencia de que algo marcha de forma diferente a lo previsto.

4. REGLAS PARA FIJACIÓN DE OBJETIVOS4.1. REGLAS NEGATIVAS

Tienen como fin ayudarnos a no confundir el verdadero objetivo con otros que parecen serlo.

a. No debe tomarse como objetivo lo que puede ser tan sólo sus síntomas o elementos.

b. No debemos confundir el objetivo con uno de los medios de alcanzarlo.

c. No debemos tomar como posibilidades contradictorias, las que quizá sólo son contrarias.

d. Hay que tratar de encontrar las semejanzas y diferencias de nuestro objetivo con los más parecidos.

4.2. REGLAS POSITIVAS

Nos ayuda a situar el objetivo, definirlo, clasificarlo y explicarlo con claridad a los demás.

- Debe procurarse contar con opiniones de diversas personas, sobre todo si sus puntos de vista representan ángulos distintos y complementarios.

- El objetivo debe fijarse por escrito.- Debe aplicarse las preguntas del proceso

administrativo.- El objetivo debe ser perfectamente

conocido y eficazmente querido por todos los que han de ayudar a realizarlo.

- Los objetivos deben ser estables.

pág. 3