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TEMA 2: EL ARCHIVO

MUNICIPAL

ARCHIVALIA, S.C.A

Cursos certificados en calidad segn la norma 9001:2008

ARCHIVOS MUNICIPALES: GESTIN Y ORGANIZACIN

ER-0294/2008

2.1. Definicin de Archivo El Archivo Municipal se define como el, conjunto de documentos sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en el proceso natural por una institucin pblica en el transcurso de su gestin, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e informacin para la institucin que los produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia. Podemos considerar al Archivo Municipal como un servicio pblico de carcter administrativo especializado en la gestin y tratamiento de los documentos, en su custodia y divulgacin. Tambin se entiende por Archivo Municipal las distintas instalaciones donde se renen, conservan, organizan y difunden esos fondos documentales. El Archivo Municipal participa de una doble vertiente dentro del conjunto de los servicios municipales: por un lado es una institucin de eminente carcter cultural, sin perder, por otro, su papel fundamental como eje de funcionamiento de los diferentes servicios administrativos municipales. As pues, la proteccin, custodia y servicio del patrimonio documental municipal es un elemento indispensable para el fomento de la cultura e historia del pueblo, pero tambin para la buena marcha de la Administracin a nivel local. Se presenta como un servicio pblico que debe ser garantizado por el Ayuntamiento y es responsabilidad municipal que se custodie adecuadamente y se ponga a disposicin de los usuarios y de la propia administracin, en forma que facilite su accesibilidad y consulta. Los archivos municipales atesoran gran cantidad y variedad de documentos, libros, cdices, textos, manuscritos de gran valor patrimonial e histrico, sociolgico y testimonial. Todos estos documentos son tiles a la sociedad, al investigador y deben estar organizados correctamente. Para ello se debe conocer las series documentales que forman cada fondo. Las instalaciones del Archivo Municipal debern reunir las condiciones necesarias para el cumplimiento de los fines de conservacin, custodia y servicio del patrimonio documental

municipal y las llaves de todo Archivo Municipal, tanto las de la sala de consulta como las de los diferentes depsitos o dependencias del mismo, estarn bajo la custodia directa del secretario y Archivero. 2.2. Historia de los archivos municipales. Los archivos municipales van unidos a la historia del hombre. La entrada de ste en la Historia est vinculada a la aparicin del primer testimonio escrito y a partir de este momento los archivos van a tener un puesto en el acontecer humano. La existencia de archivos est demostrada en Egipto, en Mesopotmica. Estos son archivos patrimoniales cuya utilidad radicaba en la contabilidad de las cosechas. Los escribas los custodiaban siendo el principal soporte de escritura el papiro. Los chinos hacen remontar la aparicin de los primeros documentos a diecisis siglos a. de J.C., conservndose libros de bamb y de madera as como los griegos guardaban las actas pblicas tanto las de carcter poltico-administrativo como las de carcter notarial para servir de garanta a los ciudadanos. La creacin y desarrollo de los archivos municipales va a ir ligada ntimamente a la aparicin de los Concejos en la Edad Media, como consecuencia del proceso de repoblacin y reconquista tras la invasin musulmana. Los archivos nacern con sus Concejos y, en un principio, se irn formando por la acumulacin de documentos recibidos de las autoridades laicas y eclesisticas a las que estn sometidas o de las que dependen. La existencia de estos Concejos explicar la necesidad de conservar los documentos como testimonios jurdicos que fundamenten su origen: privilegios, propiedades, derechos y deberes. Algunos se remontan al siglo XII, por ejemplo, el de Huesca, otros al siglo XVI, como el de Granada, en el siglo XVIII se extiende el modelo de concejo castellano a Catalua, Mallorca, Valencia y Aragn. El Archivo Municipal, en un principio, se reduca un arca con tres llaves donde se custodiaban los documentos. Ms tarde no slo se custodiaban los documentos de valor probatorio para el consejo, sino las escrituras y privilegios del pueblo con testimonio de hechos,

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actuaciones y obligaciones de las autoridades locales dentro de sus competencias: padrones de poblacin repartimientos fiscales, expedientes de levas, etc. Durante los siglos XVI al XVIII el volumen de documentacin archivada creci notablemente a medida que iban desarrollndose las competencias de los ayuntamientos y la burocracia. As, los ayuntamientos dictaban ordenanzas, nombraban oficios, ordenaban la vida econmica del concejo, gestionaban los servicios pblicos y representaban al pueblo frente al Estado. El Archivo Municipal va consolidndose como el depositario de toda la documentacin, generalmente, una vez que haba perdido su vivencia administrativa, producida y recibida no slo por las autoridades municipales, sino tambin por sus oficinas y oficiales. La uniformidad entre los archivos tendr lugar en el siglo XIX mediante el Real Decreto, de 23 de julio, de 1835, Tt. X, art 66, para el arreglo provisional de los Ayuntamientos del Reino, logrando con esta medida, la unidad del fondo documental municipal y asignando el control y descripcin de los mismos a un archivero. 2.3 La archivstica aplicada a los archivos municipales. La archivstica o ciencia que trata los archivos nace en el siglo XIX como una tcnica emprica para arreglo y conservacin de los archivos y se ocupa de la creacin, historia, organizacin y servicio de los archivos. Segn el diccionario de terminologa archivstica la define como disciplina que trata de los aspectos tericos y prcticos de los archivos y de su funcin . Para Cruz Mundet la Archivstica es: "la ciencia que estudia la naturaleza de los archivos, los principios de su conservacin y organizacin y los medios para su utilizacin. La metodologa archivstica aplicada a los archivos municipales se traduce en las diferentes fases del tratamiento archivstico. El

Tratamiento archivstico es el conjunto de operaciones y tareas que se aplican a los documentos en cada una de sus edades y que tiene como objetivo su conservacin, su organizacin y hacerlos rpidamente accesibles, manejables y tiles en sus diversos fines definidas internacionalmente reconocidas y que pueden ser aplicables en nuestro pas con los ajustes o adecuaciones necesarias a cada grupo documental . El tratamiento archivstico comprenden las siguientes fases: -Identificacin de las series documentales: fase que consiste en conocer las funciones, actividades y estructuras y normativas del rgano productor, en este caso el Ayuntamiento, que genera la documentacin. -Clasificacin de los documentos: operacin intelectual y fsica que va separando y agrupando la documentacin producida y recibida por la institucin de acuerdo a los principios de procedencia y orden original. -Ordenacin de los documentos: operacin fsica que dispone los documentos dentro de sus series de acuerdo a su orden natural puede ser cronolgica, alfabtica o numrica. -Instalacin fsica de los documentos: una vez acabada la ordenacin de la documentacin se pondr la signatura topogrfica y los datos de la serie y se instalar en cajas. Esto facilita la descripcin de los documentos. -Descripcin de los documentos: consiste en elaborar instrumentos de control o consulta como inventarios o catlogos entre otros. 2.3.1. Fases de archivo en los municipales: -Identificacin, clasificacin, Ordenacin, Inventariado y/o catalogacin -Identificacin. Segn el Diccionario de Terminologa Archivstica define la identificacin como la fase el tratamiento archivstico que consiste en la investigacin y sistematizacin de las categoras administrativas y archivistitas que se sustenta la estructura de un fondo.

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Es por tanto la primera fase de metodologa archivstica, fase de tipo intelectual que consiste en la investigacin del sujeto productor y del tipo documental. Su objetivo ser por tanto el conocimiento exhaustivo de la institucin que ha producido el documento, su evolucin orgnica, competencias administrativa y tipos documentales en los que se materializan, procedimiento administrativo y dems disposiciones que afectan al trmite, elementos imprescindibles para la delimitacin de la serie documental. El resultado de esta fase ser la organizacin del fondo, con el establecimiento del cuadro de clasificacin y la ordenacin de sus serie documentales, sentando las bases para su posterior valoracin y descripcin. La base de la identificacin es la aplicacin de manera directa del principio de procedencia en sus dos niveles, el respeto a la procedencia de los fondos que consiste en no mezclar los documentos generados por diferentes instituciones , y el respeto a la estructura interna de los fondos y su orden natural, por el que se evitar mezclar la documentacin de unas oficinas con otras de la misma institucin y de unas series con otras dentro de la misma oficina a la vez que se mantiene el orden en el que han ido produciendo los documentos. -Clasificacin. La clasificacin de los documentos municipales constituye la base de la organizacin y descripcin de cualquier fondo de ayuntamiento. Clasificar consiste en agrupar jerrquicamente los documentos estableciendo agregados o clases, de los ms especficos a los ms amplios. La clasificacin responde a una necesidad doble: proporcionar una estructura lgica a los documentos y facilitar su localizacin conceptual, esto es, al tiempo que los agrupa jerrquicamente, por niveles facilita el acceso a los documentos. Las agrupaciones tipolgicas siguen siendo la base de esta clasificacin. Empleando estas agrupaciones dispuestas en orden inverso, de la ms amplia a las ms especficas, se construye el cuadro de clasificacin.

Segn Schellenberg (1958), hay tres elementos a considerar en la clasificacin de los documentos. Las acciones a que estos se refieren, la estructura orgnica de la dependencia que los produce, y los asuntos o los que se refieren. Por consiguiente existen cuatro sistemas o criterios de clasificacin: -Clasificacin por materias que es la empleada en las bibliotecas. -Clasificacin orgnica; este tipo de clasificacin tiene el problema que los rganos cambian frecuentemente y esto lleva a modificar constantemente el cuadro de clasificacin. -Clasificacin funcional, donde los expedientes deben agrupase segn la funcin de la que son reflejo -Clasificacin orgnica-funcional. Un ejemplo de cuadro de clasificacin es el elaborado por el Grupo de archiveros de la Mesa de Madrid es un cuadro orgnico- funcional. El cuadro que propuesto consta de cuatro secciones funcionales, identificadas con sus dgitos: Gobierno, Administracin, Servicios y Hacienda. Cada seccin se subdivide a su vez en subsecciones y stas en series y subseries documentales. La seccin de Gobierno est subdividida su vez en cuatro subsecciones: 1.01 Concejo/Ayuntamiento, 1.02 Alcalde, 1.03 Comisiones de Gobierno y 1.04 Comisiones Informativas y Especiales. La seccin de Administracin est subdividida a su vez en siete subsecciones. 2.01 Secretara, 2.02 Registro general, 2.03 Patrimonio, 2.04 Personal, 2.05 Servicios jurdicos, 2.06 Contratacin y 2.07 Archivo. La seccin de Servicios y se subdividen en trece subsecciones. 3.01 Obras y Urbanismo, 3.02 Servicios Agropecuarios e Industriales, 3.03 Abastos y Consumo, 3.04 Transporte, 3.05 Seguridad Ciudadana, 3.06 Sanidad, 3.07 Beneficencia y Asistencia Social, 3.08 Educacin, 3.09 Cultura, 3.10 Deporte, 3.11 Poblacin, 3.12 Quintas y 3.11 Elecciones.

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ORGANIZACIN

La seccin de Hacienda est subdividida en tres subsecciones, 4.01 Intervencin econmica, 4.02 Financiacin y Tributacin y 4.03 Tesorera. -Ordenacin. Partiendo del cuadro de clasificacin la ordenacin es, el proceso por el cual se le da un orden interno a cada una de las unidades que integran las series documentales. Una vez que el documento est incluido dentro de su serie, se procede a darle un orden. - Ordenacin cronolgica, la fecha de los documentos se ordenar primero por aos, meses y por ltimo das. -Ordenacin Alfabtica, los documentos se ordenan por el nmero de registro correlativo que se le da en la oficina productora para controlarlos. - Numrica, Los documentos se ordenan por nmero de registro correlativo que se le da en la oficina productora para controlarlos. A la vez que ordenamos los documentos, se realizan otras tareas mecnicas, como eliminacin de duplicados o de apoyo informativo, eliminacin de gomas, clips, grapas, carpetas de plstico que se adhieren a los documentos y que con el paso del tiempo acaban deteriorndolos. Una vez la documentacin del Archivo Municipal se encuentra organizada se requiere la existencia de instrumentos de control que faciliten el acceso a los fondos documentales, como son los inventarios. -Inventarios. Los inventarios describen a nivel de serie el contenido completo de un fondo documental. Para su redaccin, es precisa la organizacin de todos los documentos municipales siguiendo el cuadro de clasificacin. Cruz Mundet los considera como la verdadera obra del archivero, facilitan la informacin necesaria de los documentos al usuario, as

como la ubicacin de stos para su localizacin. Aurelio Tanodi define el inventario como: una descripcin exacta y precisa de todo el material que conserva un archivo. Los inventarios describen las series documentales, segn la disposicin del cuadro de clasificacin a diferencia del catalogo que es una descripcin ms individualizada y exhaustiva de cada documentos, tanto en sus caracteres internos como externos. Los elementos indispensables para la descripcin en un inventario son: -Signatura de cada una de las unidades de instalacin integrantes de cada una de las series en el depsito (legajo, libro, carpeta); - Entrada descriptiva, en la que se indiquen por este orden: tipologa de la serie tradicin documental, destinatario y materias si es posible. La entrada descriptiva podr ser una, doble o mltiple en caso de que en un mismo legajo se contengan varias series documentales. -Fechas extremas referidas a la primera y ltima de cada unidad de instalacin. Se establecen dos tipos de inventarios: -Inventario Somero, se queda corto en su entrada descriptiva, que describe grandes volmenes documentales. Comprende los elementos mnimos obligatorios, su utilidad es ante todo de uso interno, pues ofrece una informacin excesivamente genrica y apenas orienta de la documentacin que pueden encontrar. -Inventario analtico que describe los fondos con mayor profundidad, localiza los expedientes en el tiempo y en su ubicacin fsica y refleja la organizacin y contenido de las series. Posee una caracterstica distintiva respecto del anterior, profundiza ms y ofrece informacin suficiente para localizar la documentacin en el tiempo y en su ubicacin fsica da a conocer su organizacin.

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-Catlogo. El catlogo tiene la finalidad de describir exhaustivamente tanto en sus caracteres internos como en los externos, las piezas documentales y las unidades archivsticas seleccionas segn criterios subjetivos. Dada su naturaleza pormenorizada no puede aplicarse a una agrupacin documental salvo que sea muy pequea. Se trata de un conjunto de documentos reunidos por autor, fecha, lugares, asuntos de una o varias series, sin respetar as el orden natural. El catlogo es el instrumento que describe ordenadamente y de forma individualizada las piezas documentales o las unidades archivsticas de una serie o de un conjunto documental que guardan entre ellas una relacin o una unidad topolgica, temtica o institucional. Los elementos indispensables referidos a las unidades de descripcin de un catlogo pueden agruparse en tres apartados: -Datos internos (fecha, tipologa, autor, destinatario, materia) que informan sobre el contenido. -Datos externos o fsicos. -Datos de localizacin o signatura. Los Catlogos se dividiran a su vez en cronolgicos o alfabticos. 2.3.2. Servicios a los funcionarios y miembros de la corporacin; y al ciudadano e investigador: Prstamos, expurgo, difusin Los servicios que se prestan en un Archivo Municipal adoptan diferentes formas. La cesin de documentos, bien de prstamo como consulta, ya sea un simple ciudadano para extraer informacin personal o bien al funcionario al que se le localiza el expediente o el investigador que busca. . Los servicios prestados a los funcionarios y miembros de la corporacin municipal no slo se limitan a controlar el uso de documentos, prstamos y consultas y a dar informacin sobre su contenido El archivero resuelve multitud de cuestiones, elabora informes, atiende solicitudes de informacin por correo tradicional o electrnico, por telfono o por

atencin presencial. Pocas veces se tiene en cuenta en las estadsticas y memorias del archivo el tiempo empleado en la atencin de las personas que acuden al Archivo Municipal ya sean investigadores o simplemente ciudadanos buscando respuestas a sus inquietudes culturales e histricas; puesto que los archiveros son los intermediarios entre los documentos y los usuarios, ello implica que al archivero se le presupongan conocimientos propios de historiador, bibliotecario, agente cultural, cronista o sea una formacin general ya que dar respuestas a estas peticiones tambin forma parte de su trabajo diario. -Prstamo. Para mantener un perfecto control de salida de documentos del archivo municipal se establece el sistema de prstamo, mediante el cual se la recopilan datos del documento. El cual debe contener los siguientes datos: fecha del prstamo, fecha prevista de devolucin, cdigo de clasificacin, nmero de folios, nmero del expediente, nombre del que lo retira y firma. Ha de hacerse dos copias, una hoja se conservar en el fichero ordenada cronolgicamente, por fecha prevista para su devolucin y otra quedar en el lugar del documento retirado. -Expurgo. Es el proceso que permite seleccionar y eliminar, previa autorizacin, aquellos documentos de archivo que habiendo perdido sus otros valores no tienen, ni se prev que tengan valor histrico. Las competencias sobre el expurgo en los archivos municipales recaen en las correspondientes comunidades autnomas las cuales actual a travs de comisiones calificadoras municipales; algunas comunidades tienen unos procedimientos claros a la hora de estudiar, valorar, seleccionar y eliminar sus documentos, en otras la existencia de esas comisiones autonmicas es meramente testimonial, sin que se tomen medidas para regular su funcionamiento y sin que den signos de actividad. Si nuestra comunidad autnoma, en sus leyes relacionadas con el patrimonio documental, ha incluido como competencia exclusiva la valoracin y seleccin de los documentos generados por los archivos incluidos en su sistema archivstico, es ella, con el

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ORGANIZACIN

asesoramiento de sus Juntas o Comisiones, las que deben aprobar y publicar las tablas de valoracin. Y los archiveros municipales se limitan a aplicarlas o a elevar sus propuestas. El expurgo de la documentacin conlleva la seleccin, y la eliminacin. -Seleccin: es la operacin que consiste en decidir que series documentales se deben destruir y cuales no y en que momento, dependiendo de la valoracin que se les haya dado al identificarlas. -Eliminacin: eliminar para conservar, es la tarea de destruccin fsica de los documentos de archivo que han perdido sus otros valores (administrativo, legaletc.) y tampoco tienen valor histrico. Esta labor excede a las funciones que tienen los responsables de las oficinas, e incluso, a los propios archiveros. Para ello y tomando como ejemplo la comunidad andaluza, segn el Reglamento del sistema Andaluz de Archivos, la eliminacin de documentos originales se har con el informe favorable de la Comisin Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos, una vez que dichos documentos hayan sido valorados con unas tablas de valoracin aprobadas y oficialmente publicadas. Una vez eliminadas se levantar un Acta de Expurgo por duplicado y siendo el archivero el que levante dicha acta, donde debe constar una relacin de la documentacin destruida, as como la fecha y la firma de los responsables de la documentacin. Remitindose un ejemplar del acta a la Comisin Andaluza Clasificadora de Documentos Administrativos. -Difusin de los archivos municipales. Los archivos son la memoria de las sociedades organizadas. En un principio, la tradicin oral cubra esta necesidad, pero con la difusin del uso de la escritura, se suplant la fragilidad de la memoria humana por el documento, para conservar los actos realizados por el hombre. Estos testimonios se conservan en los archivos que son autnticos cerebros que contienen testimonios de las actividades administrativas, polticas, culturales etc., del grupo social que describen. El archivo es la

memoria, a mayor nmero de metros lineales de documentacin mayor memoria. El cambio en la conceptualizacin de los archivos que se est produciendo va indisolublemente unido al principio de la difusin y acceso a la cultura por parte de los ciudadanos, que constituye una de las seas de identidad de las sociedades ms desarrolladas. Como consecuencia de esto los archiveros adoptan medidas para satisfacer las necesidades de los usuarios externos y captar a sectores de poblacin poco interesados en estos servicios e incluso desconocedores de su existencia por lo que cada vez ms se hacen exposiciones, publicaciones el acercamiento de los estudiantes a los archivos es consecuencia de los enfoques pedaggicos de las ltimas dcadas que propugnan el conocimiento del entorno ms inmediato como base para el aprendizaje de lo general. Estos planteamientos han llevado a un recurso creciente a los archivos como fuente de informacin por parte del pblico escolar. Todos los archivos no disponen de los medios necesarios para organizar campaas de marketing completas, sin embargo ello no impide que utilicen medios de promocin ms modestos pero tambin efectivos: El folleto publicitario: con informacin general sobre el archivo, sus fondos y servicios. Breve de fcil lectura y dirigido al mayor nmero de lectores. El boletn informativo: una publicacin peridica que recoge noticias sobre las actividades del archivo, destaca lo ms importante sobre los fondos que ofrezca una imagen atractiva y que ir dirigida a especialistas o pblico interesado. Medios de comunicacin, si se producen en le archivo alguna conferencia, mesa redonda o jornadas vinculadas al mismo o si se puede publicar artculo s divulgativos y noticias relacionadas con el archivo. Visitas concertadas y guiadas para acercar los archivos a los ciudadanos y darles a conocer los servicios que prestan, sus fondos Las exposiciones de documentos interesantes e importantes de la localidad estarn dirigidas a

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todo tipo de pblico consistiendo fundamentalmente en atraer a esa gran parte de poblacin que, de otro modo, no se acercara al archivo. 2.4 LEGISLACIN DE LOS ARCHIVOS MUNICIPALES Tal y como se ha podido ver en temas anteriores, el Archivo Municipal forma parte de la administracin local por cuanto es el servicio y el lugar y donde se custodia y gestiona el patrimonio documental generado por el Ayuntamiento. La normativa y legislacin de los Archivos municipales la podemos estructurar en dos grandes bloques: la normativa archivstica y la administrativa. Y en las ltimas dcadas han aparecido aspectos legales a tener en cuenta como el acceso a la informacin de carcter personal y la gestin de la documentacin electrnica. El mbito legal que afecta a los fondos documentales generados por los consistorios se ha diversificado en aspectos como su proteccin y gestin: legislacin europea, estatal, autonmica y local; en este tema se desarrollar una introduccin histrica a la normativa archivstica y pasaremos a tratar ms detenidamente la legislacin actual a nivel estatal, autonmico y europeo y tambin sobre la proteccin de datos y el tratamiento de los documentos digitales. 2.4.1. Tradicin normativa en los archivos municipales: En la Edad Media y Moderna se dieron normas de mbito real (que afectaban a los diferentes reinos de la Pennsula Ibrica) y local, es decir, se emitieron disposiciones que afectaban a villas y concejos en concreto. Estas normas hacan referencia a aspectos como la custodia de documentacin relevante y la redaccin de libros donde se anotaran las ordenanzas y actas de los concejos. En el mbito real, las Partidas de Alfonso X el Sabio fueron las primeras normas estatales por las que se obligaba al escribano a llevar un registro de los documentos y cuentas generados por el concejo (Carmen Cayetano). Luego los Reyes Catlicos en la Nueva recopilacin de pragmticas y ms adelante Felipe II y Felipe V ampliaron las

normas de funcionamiento: (9 junio 1500) Ley XV, tit. VI, libro 3: orden de disponer en el concejo de un arca para custodiar los privilegios, escrituras y libros de leyes del reino. (3 septiembre 1501) LeyXXV, tit. XXV, libro 4: orden de establecer de libros para asentar ordenanzas, privilegios y sentencias a favor del concejo. A lo largo de los siglos XVI al XVIII las normativas y legislaciones estatales incidan en el celo para conservar la documentacin e impedir la manipulacin, un ejemplo de esta preocupacin es observada en el reinado de Felipe II y luego de Felipe V, donde se aprob la prohibicin de sacar las escrituras originales de los archivos.

Arca de las tres claves del Ayuntamiento de Los Palacios y

Villafranca1

En el siglo XIX existen tres leyes importantes para la estructuracin y definicin de las funciones de los archivos municipales: Instruccin de 3 de febrero de 1823 para el gobierno econmico-poltico de las provincias en su art. 65: se encargaba a los secretarios municipales la custodia y metdica colocacin de todos los expedientes, rdenes y dems papeles correspondientes a la Secretara, formando ndices de ellos para que se sepa fcilmente los que son, y para que por medio de los mismos ndices se trasladen anualmente los que estuvieren fenecidos, o no hayan de tener ya uso corriente Real Decreto de 23 de julio de 1835, para el arreglo provisional de los Ayuntamientos del Reino, art. 66: [el secretario] tendr a su

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ORGANIZACIN

cargo el archivo donde se custodiarn los libros de actas del Ayuntamiento, los expedientes, papeles y documentos pertenecientes al mismo, poniendo en el mayor orden los que tratan de los derechos del comn. Llevar un libro registro para mayor claridad y facilidad de la busca de papeles cuando fuera menester Ley de Ayuntamientos de 5 de julio de 1856 art. 180.8: una de las obligaciones del secretario sera custodiar el archivo municipal, donde no hubiere archivero (este artculo es la primera mencin del archivero) El Real Decreto de 1835 tuvo una gran relevancia ya que con l surgieron los Ayuntamientos constitucionales y se asent el concepto de archivo municipal que se mantiene en la actualidad en gran medida; el Secretario desde 1835 es el responsable de la custodia de la documentacin municipal. El resto de normas decimonnicas afirman esta responsabilidad. En cuanto a la figura del archivero, en el caso de los archiveros de las diputaciones provinciales y de las capitales de provincia adquiri nivel acadmico, en virtud de la legislacin de finales del siglo

2 deba poseer

ttulo facultativo y obtener la plaza mediante concurso. En el resto de ayuntamientos no haba obligacin de tener archivero a menos que existiera alguna norma al respecto. A principios del siglo XX las preocupaciones normativas se centraron en aspectos como la clasificacin e inventariado de los expedientes, dejando la preocupacin archivstica a mediados y finales del siglo en meras menciones residuales dentro de la normativa de funcionamiento de las administraciones locales

3. Son destacables en

estos aos una serie de normas y disposiciones: - Reglamento de Secretarios, Interventores de fondos y Empleados municipales de 23 de agosto de 1924: ser obligacin del Secretario, cuando no hubiere Archivero, custodiar y ordenar el Archivo municipal, debiendo, donde no exista clasificacin y catalogacin de documentos y expedientes, realizar esta labor en el plazo mximo de un ao Esta labor la describe el reglamento como la obligacin de formar inventario, hacer legajos por aos y materias de los expedientes,

y remitir al Gobernador Civil una copia del inventario, as como de sus apndices - Reglamento de Organizacin, funcionamiento y rgimen jurdico de las Corporaciones Locales, aprobado por Decreto de 17 de mayo de 1952 hace varias referencias a las obligaciones con respecto al Archivo: art. 262 tambin deberan las corporaciones velar por la custodia, ordenacin, clasificacin y catalogacin de los documentos y expedientes y remitir anualmente al Instituto de estudios de la Administracin Local relacin especificada de documentos y ordenanzas antiguas y modernas en el art. 294: los expedientes tramitados pasarn peridicamente al Archivo y tendrn ndice alfabtico duplicado en que se exprese el asunto, nmero de folios y cuantos detalles se estimen convenientes - Reglamento de funcionarios de la administracin local, aprobado por decreto de 30 de mayo de 1952 en uno de sus artculos dispona que el Secretario deba llevar las actas de las sesiones y las resoluciones de a Presidencia en libros oficiales y custodiarlos bajo su responsabilidad. Si existiere cargo de archivero le estar atribuida esta ltima obligacin. - Reglamento de las Haciendas locales aprobado por decreto de 4 de agosto de 1952 por el que entre otras funciones, el Interventor tena encomendada la tarea de archivar y custodiar los expedientes de Presupuestos, Ordenanzas, modificaciones de crdito y, en general, la documentacin referente a los servicios econmicos directamente a su cargo y pasarlos al Archivo general a los cinco aos de haber finalizado sus efectos. Son atribuciones bien delimitadas y asignadas, pero destaca como una caracterstica comn el cumplimiento desigual de estas normas. En la segunda mitad del siglo XX la normativa en materia local deja a un lado la regulacin de los archivos, quedando en meras referencias secundarias al hacer referencia a otros aspectos: - Ley 41/1975 de Bases del Estatuto de Rgimen local de 19 de noviembre de 1975: en la articulacin referente a los funcionarios locales ignora al archivero y archivo.

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- Ley 7/1985 reguladora de las Bases del Rgimen Local: aparece la palabra archivo al hacer mencin en el art. 70.3 al derecho de acceso de los ciudadanos al archivo municipal segn los principios recogidos en la Constitucin (art. 105.b), y en otros artculos sobre el derecho de informacin de los miembros de la corporacin. Esta ltima referencia est vigente hoy da y en reformas posteriores como la ley 57/2003 de Medidas para la Modernizacin del Gobierno local, no se ha modificado nada al respecto. 2.4.2. Legislacin estatal de archivos: El marco legal que abarca a toda administracin pblica en Espaa, incluye a los archivos y documentos municipales, la legislacin vigente en matera de archivos locales se resume en referencias algo escasas en las leyes que a continuacin pasamos a referenciar, en el apartado de las Comunidades autnomas sern ms destacables estas referencias como ya hemos reseado. El acceso a la informacin y la difusin son las principales preocupaciones en la reglamentacin en materia de Archivos en la actualidad, dejando a un lado cuestiones anteriores como la custodia, conservacin u organizacin de la documentacin como hemos podido ver en prrafos anteriores. Existen varias disposiciones indispensables a tener en cuenta por su vigencia en la actualidad: - Constitucin Espaola de 6 de diciembre de 1978; art. 105.b regula el derecho de acceso por parte de los ciudadanos a los archivos y registros administrativos - Reglamento de Organizacin y funcionamiento de las Corporaciones Locales aprobado por el Real Decreto 2568/1986 de 28 de noviembre: descuida la normativa sobre organizacin de fondos pero si recoge artculos sobre el acceso y la difusin de la informacin. - Ley 30/1992 de Rgimen jurdico de las Administraciones pblicas y Procedimiento administrativo comn

4; constituye una ley muy

importante para el control de acceso a los archivos municipales, ya que regula las restricciones de acceso y delimita el derecho de los ciudadanos a la informacin, destaca el art. 35. Los ciudadanos, en sus relaciones con las

Administraciones Pblicas, tienen los siguientes derechos: a) a conocer, en cualquier momento, el estado de la tramitacin de los procedimientos en los que tengan condicin de interesados, y obtener copias de documentos contenidos en ellos; y en el art. 37 se contemplan las limitaciones al derecho de acceso a determinados expedientes en funcin de la informacin contenida: sobre actuaciones no sujetas al derechos administrativo por parte del Gobierno y las Comunidades Autnomas, sobre la defensa nacional o afecte a la seguridad del Estado, para la investigacin de los delitos, materias protegidas por el secreto industrial o comercial, sobre poltica monetaria. - Cdigo Penal aprobado por la Ley orgnica 10/1995, de 24 de noviembre, refiere con penas de prisin para responsables de archivos o registros que difundan o permitan el acceso a datos reservados de carcter personal sin el consentimiento del afectado o para la destruccin de documentos (arts. 413 y 414) La Ley 16/1985 de Patrimonio Histrico Espaol de 25 de junio en su prembulo indica la orientacin de la misma: Esta Ley consagra una nueva definicin de Patrimonio Histrico y ampla notablemente su extensin. En ella quedan comprendidos los bienes muebles e inmuebles que los constituyen, el Patrimonio Arqueolgico y el Etnogrfico, los Museos, Archivos y Bibliotecas de titularidad estatal, as como el Patrimonio Documental y Bibliogrfico. Busca, en suma, asegurar la proteccin y fomentar la cultura material debida a la accin del hombre en sentido amplio, y concibe aquella como un conjunto de bienes que en s mismos han de ser apreciados, sin establecer limitaciones derivadas de su propiedad, uso, antigedad o valor econmico Resea la titularidad estatal de los archivos, relegando en las Comunidades autnomas y sus competencias el desarrollo de una legislacin ms completa, en esta ley en lo que se refiere a los Archivos municipales podemos entender que se limita al valor patrimonial de la documentacin contenida y lo concerniente al expolio. Esta normativa estatal como se ha podido observar es de carcter general, refirindose a la administracin pblica en general, y a los archivos pblicos en particular, siendo los Archivos municipales parte integrante de este

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sistema, por lo que se le aplica esta legislacin junto a las directrices autonmicas y locales de forma ms especfica. 2.4.3. Legislacin autonmica de archivos: Con el traspaso de competencias administrativas del Estado a las autonomas a partir de la promulgacin de los Estatutos autonmicos

5 y la delegacin de competencias

en materia cultural; las Comunidades espaolas han regulado sus sistemas de archivos en diferentes leyes y reglamentos, con un desarrollo y cumplimiento desigual, Antonia Heredia

6 en una valoracin expresada hace

unos aos rese que, en general no hay una legislacin suficiente, a veces existiendo una sucesin ilgica de textos legales, con las consecuencias que se pueden adivinar: irregular situacin en los archivos municipales segn en la Comunidad en la que se encuentren y un marco heterogneo de normas y reglamentos: archivos municipales no incluidos en la ley, existencia de escasas subvenciones, o regulacin por ley de la existencia de titulados superiores al frente de los archivos municipales. En este sentido, Mariano Garca Ruiprez

7 destaca la ley

10/2001 de Archivos y Documentos de Catalua:

Art. 32.2 Los archivos municipales tienen las siguientes responsabilidades en cuanto al patrimonio documental de sus respectivos mbitos territoriales: Velar por su conservacin, Colaborar con el archivo comarcal en la elaboracin del Inventario del Patrimonio Documental, potenciar la organizacin de actividades de divulgacin y de fomento de la investigacin Art.32.3 Los archivos municipales pueden acoger, si el Ayuntamiento lo acuerda con el titular respectivo, documentacin de inters histrico o cultural de otras personas fsicas o jurdicas relacionadas con el municipio. Existen adems Archivos comarcales catalanes para los archivos de menos de diez mil habitantes, centrados en la conservacin, organizacin y difusin de estos fondos documentales, influencia para otras comunidades visible en los archiveros mancomunados o el papel de las Diputaciones provinciales para los archivos municipales ms

pequeos en nmero de habitantes. Ejemplo de este aspecto es la Ley 19/2002 de Archivos pblicos de Castilla-La Mancha, donde se otorga protagonismo a las Diputaciones Provinciales para el asesoramiento y asistencia econmica a lo archivos municipales.

La primera Ley de Archivos fue la de la Comunidad Andaluza en 1984, a pesar de las diversidades lgicas de reglamentos y aplicaciones, en todas se observan rasgos comunes y generales como el tratamiento del acceso a los archivos de forma restrictiva

8 y la

resea de posteriores reglamentos para el desarrollo de dichas leyes. Este ejemplo andaluz, al igual que el Vasco o el de otras comunidades, han creado sus Sistemas de Archivos autonmicos, alcanzando unos altos niveles de proteccin jurdica en su patrimonio documental, describen los documentos como bienes inalienables, inembargables o imprescriptibles, de dominio pblico

9. Estas

calificaciones son del patrimonio documental perteneciente a la Comunidad Autnoma, en el caso andaluz, en su Ley 3/1984 de archivos, define en su art. 2 como parte integrante del Patrimonio documental andaluz los documentos de cualquier poca recogidos o no en archivos, recibidos o producidos en el ejercicio de su funcin por:los rganos provinciales y municipales de la administracin local

Algunas particularidades son significativas como las de la Comunidad Canaria que en su Ley

10 refleja su realidad geogrfica respecto al

acceso y as lo tratan Los Archivos Generales Insulares colaborarn en el intercambio de informacin entre ellos. En otras comunidades destaca la preocupacin por la dotacin de personal autorizado, como es el caso de la normativa de Galicia, del Pas Vasco y de Aragn

11.

2.4.4. Normativa local de archivos: Este captulo de la legislacin de los Archivos Municipales es un nuevo ejemplo de la falta de homogeneidad en este mbito; est plasmada en Ordenanzas, reglamentos, y acuerdos del Pleno en los municipios espaoles en mayor o menor medida; las

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primeras noticias se remontan a la Edad Media segn Garca Ruiprez

12 en unas Ordenanzas

de la localidad de Los Arcos en Navarra sobre la conservacin de la documentacin del concejo de 1355. Hasta bien entrada la Edad Moderna no se pueden resear algunas normas municipales preocupadas por los Archivos; Garca Ruiprez en su obra destaca el Reglamento que debern observar el Archivero y Oficiales del Archivo pblico de la Muy Noble y Muy Leal coronada Villa de Madrid fechado en 1783, que contiene 19 artculos en los que se concretaban obligaciones y tareas del Archivero desde su horario hasta la redaccin de las actas de entrega en las oficinas municipales. Otros reglamentos importantes del siglo XIX fueron los de Burgos (1859) y Valencia (1894). En el de Burgos ya se observaba el servicio de prstamo por escrito a las comisiones municipales, controlado por un libro registro de entradas y salidas

13

Durante el siglo XX han aparecido reglamentos cada vez ms especficos para diferentes localidades, sobre todo a partir de la democracia, ya que con anterioridad, las funciones del archivo y archivero estaran recogidas en reglamentos de funcionarios y ordenanzas municipales. Son los Reglamentos el marco jurdico ms adecuado y que mejor se ajusta a los Archivos municipales, su elaboracin se ajusta a un procedimiento administrativo que culmina con la publicacin en el Boletn Oficial de la Provincia, adquiriendo as el mayor rango de norma municipal para su funcionamiento. El inicio de redaccin de stos se remonta a 1990, con la publicacin del Reglamento del Archivo Municipal de Rentera, que define al archivo como un servicio pblico con una doble vertiente: la cultural y como eje del funcionamiento de los servicios administrativos municipales, desarrollando en sus 52 artculos los procedimientos archivsticos a llevar a cabo (procedimiento de transferencias, consultas, prstamos, visitas de grupos al archivo, reproduccin de originales). Tuvo bastante difusin entre los profesionales, asentando las bases para normalizar la regulacin de los Archivos Municipales espaoles. En 1992 se marca un nuevo hito para este camino de

normas, cuando el las IX Jornadas de Archivos Municipales, el Grupo de Archiveros Municipales de la Comunidad de Madrid, presentaron un reglamento tipo estructurado en 13 puntos fundamentales y que fueron tomados como base dentro y fuera de la Comunidad madrilea; adaptando estas normas a la realidad local en cada caso y su problemtica. Junto a los Reglamentos estn apareciendo las Cartas de Servicio, fruto de la implantacin de polticas de Calidad en los servicios de los Ayuntamientos o como desarrollo natural de los Reglamentos, como instrumento para que el ciudadano conozca las posibilidades a las que puede acceder en su archivo. Constituyen el formato ms claro y til para la mejora del servicio de Archivo, pero an no es una obligacin, ni est regulado por ninguna ley estatal, existe una diversidad de formatos y contenidos, pero que segn recomendaciones del Ministerio de Administracin pblica en su pgina web

14.

En este estado de la cuestin normativa de los Archivos municipales espaoles cabe aadir que a estas reglas locales contribuirn las Consejeras autonmicas en la medida en que generen instrumentos legislativos que regulen legalmente a los fondos, personal e instituciones locales; como complemento indispensable de este marco legal debemos atender a aspectos fundamentales para los archivos municipales como la proteccin de datos de carcter personal y la documentacin electrnica que a continuacin desarrollaremos. 2.4.5. Acceso y proteccin de datos de carcter personal: Existen unos precedentes normativos europeos que podemos considerar como el anuncio de las posteriores leyes espaolas; es la Directiva 95/46/CE del Parlamento Europeo y del Consejo de 24 de octubre de 1995 relativa a la proteccin de las personas fsicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulacin de estos datos. En la legislacin estatal y autonmica se refleja la preocupacin por delimitar el acceso a la informacin en general y a la proteccin de datos personales en particular, unos aspectos presentes en la administracin local, en este sentido mencionaremos y comentaremos las

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normas ms importantes y vigentes en la actualidad. - Ley Orgnica 5/1992 de 29 de Octubre, de Regulacin del tratamiento automatizado de los datos de carcter personal: Desarrolla artculos constitucionales (arts.18.4 y 105.b) en su objetivo de proteger la intimidad y privacidad de las personas en relacin con los archivos y registros informticos. Los derechos que recoge en este sentido y que afectan directamente al trabajo del archivero son: - Derecho de impugnacin y a exigir responsabilidades por el dao causado al interesado por el uso de datos errneos. - Derecho de informacin y de acceso - Derecho de rectificacin y cancelacin, en el caso de que los datos sean inexactos o hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para el fin por el cual hubiesen sido registrados. Gracias a esta norma se cre la Agencia de Proteccin de Datos con funciones como las de proporcionar informacin, atender peticiones y reclamaciones de afectados, ejercer la potestad sancionadora y de control y conceder las autorizaciones en relacin con los movimientos internacionales de datos. - Ley Orgnica 15/1999, de 13 de diciembre de Proteccin de datos de Carcter personal: la ley anterior fue derogada y sustituida por sta, que se refiere a los datos registrados en un soporte fsico, por lo que no se refiere en exclusiva a los informticos, por tanto es una ley que se aplica a cualquier formato, as en su artculo 3 define fichero como: Todo conjunto organizado de datos de carcter personal, cualquiera que fuera la forma o modalidad de su creacin, almacenamiento, organizacin y acceso. No se contemplan plazos temporales para la comunicacin de datos, slo contempla la posibilidad de comunicacin a terceros con fines cientficos histricos. Esta ley est desarrollada por el Reglamento aprobado por el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre.

2.4.6. Documentacin electrnica: Esta realidad del siglo XXI en la administracin

local, el derecho de los ciudadanos de acceder a los trmites con su Ayuntamiento desde la web, implica cambios en la gestin documental de estos expedientes y por ende de su conservacin, vigencia, formatos etc. En este mbito, la legislacin es an escasa y en constante mejora y cambio

15; destaca la vigente

Ley 11/2007 de 22 de junio de Acceso electrnico de los ciudadanos a los Servicios pblicos, que en uno de sus ttulos De los documentos y archivos electrnicos da las directrices y normas para establecer la validez de un documentos electrnico, y de las copias electrnicas. Segn la interpretacin del jurista ngel Snchez Blanco

16:.. los derechos que la Ley de

2007, de Acceso Electrnico a los Servicios Pblicos Informatizados, sita al ciudadano en el centro del Sistema y tienen una primera y directa consecuencia: homologa, por fin, al ciudadano ante las Administraciones, en el uso de facultades que lleva tiempo pudiendo ejercitar ante el mbito empresarial privado, El tratamiento de los procedimientos administrativos en los ayuntamientos ha incorporado la metodologa telemtica de lleno, existen protocolos informticos que permiten una relacin del ciudadano con la administracin desde el ordenador de casa; el marco legal delimitado por la regulacin de los Registros Electrnicos, de los Documentos Administrativos Electrnicos, de las Copias Electrnicas, del Archivo Electrnico de Documentos, y del Expediente Electrnico, en una ejemplar secuencia de preceptos de la nueva Ley de Acceso Electrnico de los Ciudadanos a los Servicios Pblicos (Art. 24-32 de la Ley 11/2007), establece el marco conceptual para la adecuacin de los procedimientos administrativos a los requerimientos y a los evidentes beneficios de la electrnica, la informtica y la telemtica. Pero, para el archivo municipal se crea una realidad totalmente nueva en la gestin del fondo que custodia, organiza y gestiona. Este cambio en el procedimiento administrativo ha sido legislado en tanto en cuanto el ciudadano tiene derecho a relacionarse con las Administraciones pblicas por medios electrnicos por lo que el Archivero debe adecuarse no slo en el marco legal a esta realidad sino que la gestin documental

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como tal, a un entorno mixto en el que conviven documentos en formato papel con documentos en formato electrnico

17, para lo que se

recomienda contar con una aplicacin de gestin que abarque el control de estos dos formatos y permita su recuperacin y consulta. 2.5. La conservacin de los materiales de archivo Primero vamos a analizar algunos aspectos bsicos y posteriormente nos centraremos en la conservacin de los archivos municipales. 2.5.1. DEFINICIONES BSICAS CONSERVACIN DEL DOCUMENTO GRFICO: DEFINICIN Es el conjunto de trabajos, bien pasivos (usando mtodos que no modifican la estructura fsica del objeto), bien activos (caso de las restauraciones), llevados a cabo para prolongar la vida del formato fsico y lo escrito o impreso en un documento o libro.

PERMANENCIA Y DURABILIDAD: DEFINICIN Es necesario definir muy bien estos conceptos para referirnos a las causas del deterioro: Permanencia: es la capacidad de un soporte documental para mantener a lo largo del tiempo la estabilidad de sus caractersticas fsicas, qumicas y biolgicas ordinarias, en unas condiciones medioambientales idneas y sin ser utilizado y manejado por el hombre. Durabilidad: es la capacidad de resistencia que tiene un soporte a mantener en el tiempo sus cualidades estructurales cuando es usado y manipulado por el hombre. 2.5.2. FACTORES INTERNOS Y EXTERNOS QUE CAUSAN EL DETERIORO DEL PAPEL Factores Internos (o causas esenciales): se establecen durante la fabricacin del papel (tipo y calidad del material fibroso, proceso y materiales para el encolado, materiales de relleno, aditivos qumicos, acidez y presencia de componentes metlicos).

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Factores Externos (o causas accidentales): relacionados con las condiciones ambientales y la ecologa existente durante su almacenamiento (temperatura, humedad iluminacin, contaminacin atmosfrica, manipulacin y contaminacin biolgica). FACTORES INTERNOS: LA NATURALEZA DE LOS MATERIALES EL PAPEL Es el material ms importante y voluminoso por calidad y cantidad en la mayora de las bibliotecas y archivos del mundo. El papel hecho a mano - papel de trapo Los rabes introducen el papel en Europa con la instalacin en Xtiva, Espaa, hacia el ao 1151 del primer molino papelero. El papel se fabricaba con fibras que obtenan de trapos viejos de algodn y lino, con un alto contenido en celulosa. El primer paso era la preparacin de la pulpa (o pasta papelera) que se haca rasgando los trapos manualmente. Con el tiempo se desarrollaron molinos con mazos de madera impulsados por agua que deshacan con ms rapidez y efectividad las fibras. En el siglo XVII se invent la Pila Holandesa, una mquina de cilindro giratorio dotada en su superficie de cuchillas, de fcil construccin y manejo que, en cuatro horas fabricaba la misma cantidad de pulpa que conseguan los mazos en 24 horas. Despus del batido de la fibra se converta en una pasta fina que se volcaba en una tina llena de agua donde se mantena en una agitacin continua a fin de que las fibras no se apelmazasen y asentasen en el fondo para conseguir una hoja de papel lo suficientemente homognea. Para conseguir sacar una hoja de papel de la tina con la pulpa disgregada, el artesano se vala de un molde, compuesto de un bastidor de madera y una serie de hilos de bronce dispuestos de forma vertical y horizontal.

Estos hilos dejan en el papel seco unas lneas muy finas, visibles al trasluz, que son los denominados puntizones y corondeles.

El artesano, sujetando el molde por los lados opuestos, lo sumerga verticalmente en la tina, ponindolo en posicin horizontal dentro de sta y extrayndolo con la pulpa ya depositada sobre la trama de hilos. Lo sacuda entonces de izquierda a derecha y de adelante

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hacia atrs a fin de eliminar el agua que sobraba, de forma que, al escurrirse sta entre la rejilla, arrastrase las fibras en suspensin depositndolas de forma entrecruzada entre s, lo cual creaba una mejor unin de las mismas. Las fibras se mantenan unidas entre s gracias a la unin de molculas contiguas (este fenmeno se llama enlace por puentes de hidrgeno).

El siguiente paso era el prensado, para eliminar el exceso de agua, el secado sobre cuerdas colocadas (normalmente en una zona con buena circulacin del aire), el reapresto, que era una cola hecha a base de huesos para eliminar la porosidad y, finalmente, el satinado con un bruidor de gata. El papel con madera A mediados del siglo XIX se empez a usar la madera para la fabricacin del papel barato. Dio tan buenos resultados en calidad papel-precio final, que en la actualidad la madera sigue siendo la fuente principal de fibras celulsicas para la fabricacin del papel. La pulpa (o pasta mecnica) se obtiene de los troncos de lo rboles, sin la corteza, y retiene todos los componentes de la madera incluyendo la lignina que es bastante daina. sta puede eliminarse qumicamente para conseguir un papel de alta calidad. Decadencia de la calidad del papel - El papel moderno La calidad del papel ha ido en declive constante desde finales del siglo XVIII. El fuerte crecimiento en la demanda del papel junto con la presin econmica impuesta por los editores de libros, revistas etc. oblig a utilizar procesos y materiales que dieron lugar a la fabricacin de papel de pobre calidad. As se introdujo en su fabricacin el alumbre (sulfato alumnico potsico), el cloro (para blanquear los trapos de color) y la colofonia (reemplazando la gelatina para encolar). Pero toda esta combinacin provocar una friabilidad (fragilidad fsica) prematura. Los responsables de los principales archivos y bibliotecas en muchas partes del mundo, junto con los conservadores, fueron presionando a polticos y a fabricantes para utilizar un papel libre de cido. Fue un proceso largo y difcil hasta que en Estados Unidos (uno de los pases pioneros en la bsqueda de un papel de alta calidad), en 1990 una resolucin poltica sobre la necesidad de utilizar papel permanente fue convertida en una ley pblica que regulaba las normas a seguir en la fabricacin y en el uso estatal. En Europa, el grupo de trabajo de Bibliotecarios

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y Editores Europeos anunci que el uso del papel libre de cido era urgente y public una lista de recomendaciones para la conservacin a largo plazo de la palabra impresa, recalcando que las normas relativas al papel deben ser compatibles dentro de la Comunidad Europea. Se estima que gran parte del papel fabricado actualmente tiene una vida media mxima de 50 aos. Los diferentes tipos de papel en funcin de la calidad de los mismos son: Papel alcalino (en Espaa tambin denominado papel libre de cido o papeles de calidad de archivo): Papel con una duracin de por lo menos 100 aos en condiciones normales de utilizacin y almacenamiento. No tiene en su composicin pasta de madera mecnica, tiene un valor de Ph mnimo de 7 y una reserva alcalina de un 2 % o ms. Papel genrico: Papel sin un valor de Ph especfico y sin reserva al calina. Su duracin vara y es incierta oscilando entre los 50 y 100 aos (utilizado para guas telefnicas, boletines etc.) Papel permanente: Papel que puede durar cientos de aos en condiciones normales de utilizacin y almacenamiento. No tiene en su composicin pasta de madera mecnica, tiene un valor de PH de 7,5 o ms, una reserva alcalina de un 2 % o ms y otras propiedades que permiten su conservacin durante un largo periodo de tiempo. LAS TINTAS Tintas de carbn Es la ms antigua, permanente, slida a la luz y no daa el papel. La mayora son suspensiones de negro de humo en goma arbiga (un aglutinante soluble en agua fabricado del rbol acacia). Cuando el aglutinante envejece, empieza a perder su calidad de adhesin, lo cual se traduce en un desprendimiento ms o menos perceptible del pigmento (si pasamos la yema de los dedos sobre la superficie del papel nos quedar un ligero rastro negro.

Tintas ferroglicas Se fabricaba a partir de una mezcla de sulfato ferroso (vulgarmente, caparrosa verde) con las agallas del roble y con agua. El extracto se mezclaba con goma arbiga para espesar la disolucin. Esta tinta permanece durante siglos pero es susceptible al descoloramiento. Cuando se seca tiene un color negro intenso pero a largo plazo cambia a color marrn. El producto qumico que se utiliza para su elaboracin, el sulfato ferroso, se oxida para formar cido sulfrico, el cual quema el papel y puede dar lugar a su destruccin (perforndolo, literalmente). Como detener ese proceso es uno de los principales problemas y retos para la comunidad conservadora.

Tintas de imprenta Antiguamente se fabricaban de holln o carbn hervidos en linaza. Las tintas se oxidaban con el oxgeno del aire durante el secado, produciendo una imagen bastante estable. En cambio, las tintas de imprenta modernas contienen aditivos necesarios para un secado rpido debido a la velocidad de trabajo y son

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menos permanentes que las tintas de imprenta antiguas. Tintas modernas Se fabrican en base a multitud de recetas y frmulas. Por tanto varan en sustancia, apariencia y permanencia. Las tintas para los bolgrafos son una mezcla de tintes para inhibir su fcil eliminacin pero son solubles en varios tipos de disolventes. Las llamadas tintas permanentes de calidad de archivo son tintas qumicamente estables. Son las utilizadas para poner imprentas en libros y documentos. LAS PIELES ANIMALES Las pieles normalmente utilizadas hasta finales del siglo XV fueron de becerro. Son pieles caracterizadas por tener poco grano y por ser muy aptas para el dorado pero son blandas y delicadas. Otras pieles muy usadas han sido las de cabra (empleada desde el siglo VII) y la badana (piel de la oveja) que se caracteriza por ser blanda y porosa. Desde finales del siglo XVII hasta el siglo XIX la demanda de pieles aument provocando la masificacin en la produccin lo que conllev, al igual que ocurri con el papel, una merma notable de la calidad de las pieles a partir de ese periodo. Pieles de curtido vegetal: son pieles que se han elaborado con taninos tales como la corteza o las agallas del roble, proceso utilizado para transformar el colgeno y ciertas protenas en una piel acabada. Este mtodo fue de uso corriente en la fabricacin de libros hasta el siglo XIX. Piel de cerdo curtida con alumbre: el curtido se hace mediante sales de alumbre o con una disolucin acuosa de alumbre potsico. El tratamiento produce una piel blanquecina muy resistente y apta para encuadernar aunque sea difcil de trabajar. Con el tiempo adquiere un color cremoso. Pergamino y vitela: estas pieles se utilizaron como soporte para escribir manuscritos y encuadernar libros durante la edad media. Pergamino: se haca con la piel no exfoliada de las ovejas.

Vitela: la autntica es la elaborada a partir del lado carnoso de una piel exfoliada de una ternera de no ms de seis semanas de edad generalmente. La vitela ms fina se elabora a partir de la piel de la ternera no nacida y durante la Edad Media tambin se haca con el intestino de buey. Tanto la vitela y el pergamino siguen el siguiente proceso: la piel se limpia y macera en una disolucin de cal para mejorar su conservacin, tras lo cual es cuidadosamente raspada para eliminar todo rastro del pelo del animal; finalmente se deja secar en un bastidor especial bajo tensin. LOS ADHESIVOS Hay una gran variedad en funcin de su disolucin, su origen, endurecimiento etc. Los ms frecuentes son: Engrudos: Se utilizaban en Oriente varios siglos a de J.C. Poseen cierta flexibilidad, son de una adherencia fuerte y pegajosa y susceptibles de infeccin fngica bajo condiciones extremas de humedad y temperatura. A pesar de esto (en Espaa se desestim durante muchos aos su utilizacin) se utilizan frecuentemente en la reparacin de documentos por su magnfico comportamiento. Los ms usados son lo de arroz y trigo aunque ha empezado a extenderse el uso del maz. Metilcelulosa: Adhesivo sinttico obtenido qumicamente de la celulosa natural. Al secarse permanece flexible siendo reversible en agua. A menudo se mezcla con colas sintticas, como el acetato de polivinilo, para mejorar sus caractersticas de adhesin. Al no ser susceptible de los ataques de hongos se utiliza en pases con condiciones climticas extremas que desaconsejan el uso de los engrudos. Acetato de polivinilo: Es una resina sinttica disponible en forma de emulsin que se diluye muy bien en agua. No requiere fungicidas porque no se deteriora fcilmente y no es susceptible al ataque de insectos y hongos. Pero es difcilmente reversible. No se disuelve en agua aunque han

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aparecido variantes que s lo son pero con una fuerza de adhesin algo menor. No se considera apropiado para la restauracin de documentos de valor. LA ACIDEZ La acidez provoca la prdida de fuerza en el papel por un proceso llamado hidrlisis (trmino utilizado para describir la descomposicin de una sustancia por la accin del agua, en este caso las molculas de celulosa). Fuentes de acidez: la utilizacin del encolado de alumbre-colofina, los residuos de lo productos qumicos utilizados para blanquear, los gases presentes en la atmsfera actual, ciertas tintas usadas en la escritura, y el contacto directo con materiales y objetos con un alto contenido cido. La acidez del papel se puede medir gracias a que los compuestos cidos producen iones de hidrgeno en una disolucin acuosa. Su no acidez, es decir el contenido alcalino, tambin puede medirse.

FACTORES EXTERNOS: LOS ENEMIGOS DE LIBROS Y DOCUMENTOS Aunque es difcil cambiar el carcter intrnseco de los materiales, s se puede trabajar para controlar los factores externos que aceleran la degradacin. LA HUMEDAD RELATIVA Y LA TEMPERATURA La temperatura Es difcil su control puesto que la variedad de algunas colecciones hace que se necesite unas

condiciones diferentes para segn que documento. El ambiente ideal para el control sera aquel en el que predominase el fro. El problema es que cuando el documento fuera trasladado a un ambiente ms clido, como por ejemplo para su consulta, surgira un grave problema de condensacin de humedad en el documento. El papel requiere entre 15 C y 20 C. Pero lo prctico es la bsqueda de una temperatura que si bien no sea la ideal, al menos no comprometa la integridad del documento ya que lo ms perjudicial son las fluctuaciones frecuentes de temperatura y humedad relativa. Es muy importante tener una temperatura constante aunque, como hemos dicho antes, sta no sea la ideal. La humedad relativa La humedad relativa es compleja ya que si es baja puede provocar la rigidez de un pergamino y si es alta le devolver la flexibilidad. Pero esta humedad alta puede favorecer entre otras cosas la aparicin de hongos. El Centro Nordeste para la Conservacin de Documentos de Estados Unidos establece que la temperatura debe ser estable con un valor no superior a 20 C y la humedad relativa debe situarse entre un mnimo del 30 % y un mximo de 50 %. El trmino ESTABLE es fundamental, hay que tener unos valores permanentes. LA LUZ El dao se manifiesta por el cambio de color que sufre el papel (amillaramiento u oscurecimiento). El papel se vuelve quebradizo debido a la ruptura de las cadenas moleculares de la celulosa. El deterioro, de carcter qumico, es acumulativo e irreversible (degradacin fotoqumica). La radiacin ultravioleta (UV) La radiacin ms daina es la radiacin ultravioleta (UV) por su potente energa. El sol y las lmparas fluorescentes son fuentes de altsimas emisiones de UV. La cantidad de radiacin se mide con un ultraviolmetro. La comunidad cientfica ha

PH infe-rior a 6

PH 7 PH superior a

7

Indica acidez

Punto cen-tral o neu-tro (ni al-calino ni cido)

Indica alcalini-dad (estado deseable de-ntro de ciertos

lmites)

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determinado que los libros y documentos no deben recibir ms de 75 microvatios por lumen. La luz visible La luz se mide en lux que es la cantidad de luz recibida sobre una superficie determinada iluminada con una fuente cuya emisin de luz es constante. Su lectura se puede obtener con un luxmetro que incorporan las mquinas reflex de fotografa o bien usando un dispositivo porttil especfico. La cantidad de luz visible que debe incidir sobre los objetos recomendada es: para los materiales sensibles a la luz se aconseja un mximo 50 lux. Acuarelas, manuscritos, miniaturas, pieles teidas etc. para los materiales menos sensibles se aconseja un mximo de 150 lux. Pinturas al leo, pinturas a la tempera, pieles no teidas, marfil y utensilios de hueso. El sol emite radiaciones visibles y un alto porcentaje de radicaciones infrarrojas y UV Lmparas fluorescentes: emiten radiaciones visibles, muy pocas infrarrojas y un porcentaje alto de radiaciones UV. Lmparas incandescentes de tungsteno emiten radiaciones visibles, un porcentaje alto de radiaciones infrarrojas, y muy pocas de UV. CONTAMINANTES AMBIENTALES El dixido de azufre y el dixido de nitrgeno caracterstico de las grandes urbes, se combinan con la humedad del aire y forman diversos cidos, siendo los ms perjudiciales el cido sulfrico y el cido ntrico. El ozono es producto de la combinacin de la luz del sol con los gases resultantes de la combustin de los derivados del petrleo. El polvo y el holln, en presencia de humedad, pueden provocar manchas en los documentos, infecciones fngicas y absorben contaminantes cidos. Los dispositivos existentes para solucionar esto son muy caros, as pues como soluciones alternativas seran sellar bien las ventanas y provocar la circulacin del aire con

ventiladores, guardar todo en cajas robustas con reserva alcalina, y sobre todo mantener una limpieza continua. AGENTES DEGRADADORES: MICROFLORA La propagacin tanto de las bacterias como de los hongos se produce fundamentalmente de forma elica. Las clulas bacterianas y las esporas de hongos son arrastradas por el aire y cuando encuentran unas condiciones favorables en cuanto la naturaleza del substrato en que son depositadas o en cuanto a las condiciones de humedad y temperatura (es decir, altas), inician su desarrollo. Por consiguiente la mejor forma de evitar que los fondos archivsticos sufran degradaciones producidas por microorganismos de origen vegetal es asegurarse de que la humedad ambiente est baja, que no se produzcan fenmenos de condensacin y que la humedad de los soportes se mantenga siempre por debajo del 18 %. Los ms comunes son: BACTERIAS Son microorganismos unicelulares carentes de clorofila por lo que necesitan desarrollarse sobre materias orgnicas que les sirvan de alimento. Existen numerosas especies de bacterias y su tolerancia con respecto a la humedad es tambin muy amplia. La accin de las bacterias sobre los soportes de origen animal o vegetal se pone de manifiesto por la aparicin de manchas de muy diversa coloracin. LOS HONGOS Y SU CONTROL El hongo que dar ms problemas a los fondos y colecciones es el llamado saprofito y para su desarrollo necesita, humedad, una temperatura relativamente alta y una fuente nutritiva (la celulosa del papel, las protenas del pergamino, el almidn etc.). La primera evidencia que se tiene a simple vista de la presencia de hongos es la aparicin de una masa griscea y de aspecto aterciopelado. Una vez llegado a ese punto, el organismo extiende unas races que son como

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filamentos de hilo a travs del sustrato donde busca sus alimentos. Produce unos cidos que daan el material que le sirva de alimento y descarga a su vez pigmentos de color verde, azul, marrn, negro, rojo o amarillo que manchan el documento. Adems cuando la celulosa sufre el ataque la estructura del papel se daa tanto que se vuelve blanda y frgil, y cuando los cuerpos frutales del hongo penetran entre los intersicios de las hojas hace que estas se peguen entre s haciendo muy difcil su separacin. Hoy en da se le est dando ms importancia a las medidas preventivas y se est frenando la utilizacin de pesticidas y fumigantes ya que stos no tienen efecto residual y el objeto se reinfecta. El control preventivo consiste en un control continuo de la humedad relativa y la temperatura, sellado de suelo y muros, y uso de ventiladores. Hay un mtodo para el tratamiento de los hongos propuesto por una conservadora norteamericana bastante eficaz: utilizar una aspiradora. Es un tratamiento no txico y elimina todas las esporas. Se recomienda que su potencia no exceda de 1,5 caballos. Para los documentos sueltos es conveniente utilizar una mini aspiradora de las que se emplean para limpiar mquinas fotogrficas. Para conseguir una limpieza ms exhaustiva se pueden utilizar saquitos con goma de borrar en polvo. MOTEADO O MANCHA DE ZORRO (FOXING)

Este dao se pone de manifiesto en forma de moteado de color marrn. Las ltimas investigaciones han demostrado que en un gran nmero de casos estn producidos por

hongos inferiores. Estas manchas son muy difciles de eliminar sin daar el documento. AGENTES DEGRADADORES: FAUNA Los insectos y los ratones Los insectos ms comunes en el destrozo de un documento son: las cucarachas, los pececillos de plata, los piojos de libro, escarabajos, carcomas y termitas. La reaccin ms comn ante una plaga de este tipo es la de llamar a un fumigador. Los productos qumicos eliminan muchos enemigos biolgicos, pero no tienen poder residual y los posibles daos fsicos en los materiales bibliogrficos podran tener un carcter irreversible.

Para la mayor parte de los insectos el atractivo reside en el encolado del libro ms que en la celulosa del papel. La bsqueda del alimento se traduce en las tpicas perforaciones en forma de tneles o galeras que hace en los libros o documentos. Es frecuente la aparicin de restos de sus nidos o excrementos.

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Los insectos en general, necesitan unas buenas condiciones de humedad relativa para sobrevivir, entre un 60 % y un 80% y una temperatura de unos 20 o 30 C. Para dificultar su entrada en el depsito hay que tener una limpieza e inspeccin sistemtica del depsito y del edificio, control del medio ambiente, restriccin de macetas con plantas o flores, restriccin de comidas y bebidas en los sitios no autorizados, sellar las ventanas, revisar especialmente cualquier sitio que tenga grietas o ranuras y los umbrales de las ventanas etc. La conservacin en los archivos municipales.

La Constitucin espaola, en su artculo 46, ya se refiere a la necesidad de conservar el patrimonio documental pblico. La ley 16/1985 establece en su artculo 52 que todos los poseedores de bienes del Patrimonio Documental y Bibliogrfico estn obligados a conservarlos, protegerlos, destinarlos a un uso

que no impida su conservacin y mantenerlos en lugares adecuados. Tambin, en su artculo 7 obliga a los ayuntamientos a cooperar con los organismos competentes en la conservacin y custodia del patrimonio histrico espaol en su trmino municipal. As pues, el archivero tiene la obligacin de informar a las autoridades locales sobre situaciones que puedan afectar a la conservacin del patrimonio municipal. Antes de profundizar en la materia hay que sealar que en los archivos municipales vamos a encontrar notables diferencias (tanto en recursos como en necesidades) dependiendo del tamao del municipio en cuestin. UBICACIN DEL ARCHIVO

La opcin ms apropiada es sin duda la de construir un edificio nuevo, utilizando las tcnicas constructivas ms adecuadas y que tenga valores estables de temperatura y humedad durante el ao. Pero la realidad de los municipios de pequeo tamao es que suelen compartir espacio en las casas consistoriales. Cuando el Ayuntamiento pretende dotar al archivo de un nuevo edificio es necesaria la colaboracin lo mas estrecha posible entre el arquitecto encargado de su ejecucin y el archivero, pues el arquitecto suele desconocer las funciones que se prestan en un archivo. Otra opcin es la de a rehabilitar un antiguo edificio, actividad bastante comn en las corporaciones locales. Independientemente de la opcin escogida, la primera decisin que tiene que adoptarse est en relacin con el tamao de los depsitos donde se conservarn los documentos. Para hacer los clculos, se pueden estudiar los ingresos habidos en los ltimos aos y analizar la tendencia. Algunos estudios apuntan a que una poblacin de cien mil habitantes genera cada ao unos cien metros lineales de documentos (800 cajas archivadoras de tamao folio prolongado) y que en poblaciones de 5.000

NOMBRE COMN

TIPO DE DAOS

Cucara-chas

Erosin superficial con contor-nos irregulares

Pececillo de plata

Erosin superficial con contor-nos irregulares mucho meno-res que el producido por las cucarachas.

Piojo del libro

Diminutas abrasiones superfi-ciales con contornos irregula-res.

Termitas

Huecos profundos, galeras de trayectorias irregulares, erosiones que comienzan en la tapa y avanzan hacia el centro del libro

Polillas (carcomas) Escaraba-jos

Tneles circulares que se ex-tienden de los mrgenes al centro de los volmenes. Ori-ficios irregulares y a veces huecos profundos que contie-nen heces pulverizadas y ex-crementos.

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habitantes estas cifras se reducen a 10 metros lineales (80 cajas). Lo ideal es garantizar que el archivo pueda albergar documentacin hasta los prximos 25 aos. CMO GUARDAR LOS MATERIALES DE ARCHIVO

Estanteras (ver anexo I) Las estanteras deben ser metlicas (el uso de estanteras de madera fue sustituido desde hace dcadas por motivos que comentaremos mas adelante). La norma fundamental para la colocacin de estanteras es la utilizacin eficaz del espacio. Deben colocarse de forma que haya una libre circulacin del aire (las bolsas de aire estancado favorece la aparicin de un brote fngico). No es aconsejable colocarlas pegadas a la pared (por las posibles goteras y humedad). La altura de las estanteras no tiene una altura fija pero bajo ningn concepto debe llegar hasta la altura del techo pues dificulta la circulacin del aire. Las baldas inferiores deben estar como mnimo a 10 cm del suelo (para evitar el contacto en una posible inundacin). El tamao de las baldas ser el que garantice el mximo aprovechamiento del espacio. Ahora bien, teniendo en cuenta las medidas de las cajas archivadoras ms utilizadas en la Administracin (27 cm x 38,5 cm x 11 cm), si la caja est colocada por su lardo ms largo (que es lo ms recomendable) conviene que la balda tenga 40 cm de profundidad. La separacin en altura entre cada balda de un mdulo de estantera depende tambin del tamao de las cajas, pero en las ya indicadas lo aconsejable es que sea de unos 30 cm. Cajas (ver anexo II) No es preciso utilizar cajas de ph neutro para guardar los documentos de archivo, aunque si se pueden conseguir, es mucho mejor. El

problema es que su precio puede ser hasta diez veces superior con respecto al de las cajas de archivo normales. En la caja debe procurarse poner aquellos documentos que tengan un tamao similar. Es preferible guardar la documentacin en las cajas ponindolas en posicin horizontal para as obtener un mejor apoyo para los documentos. Con respecto a las cajas de plstico no se recomienda su uso para guardar documentos de valor pues con el tiempo liberan ciertos gases cidos. Los libros Deben colocarse en posicin vertical intentando que sean de un tamao similar pero los volmenes de gran tamao es mejor colocarlos en posicin horizontal pues no tienen fuerza suficiente para soportar su propio peso. Nunca se deben sacar los libros tirando de su cabeza ya que acabarn destrozndose. Deben ocupar el espacio justo de la balda sin apretarlos en exceso para no daar las encuadernaciones. Las encuadernaciones con cubiertas de tela o papel no deben guardarse al lado de las encuadernaciones de piel: stas suelen tener cidos y grasas que pueden mancharlas de forma permanente. Los libros con cubiertas de pergamino deben guardarse en cajas a medida fabricadas con cartn alcalino. Para todos aquellos libros con encuadernaciones en pergamino, piel, etc. hay que descartar el uso las actuales etiquetas auto engomadas (tanto las que deben ser humedecidas antes de su pegado como las que no) puesto que son nocivas y difciles de retirar una vez que llevan tiempo puestas si estn muy bien pegadas. Por otra parte, las tintas que llevan algunas de ellas son muy solubles en agua por lo que en caso de que se mojen fortuitamente, o por inundacin, dejaran trazas de colores sobre los documentos originales

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muy difciles de retirar. La opcin alternativa a estas etiquetas es el uso de papel neutro, cortado en diferentes medidas estndar, usando como adhesivo algunos realizados con almidn o ciertas colas polivinlicas para aquellos casos que requieran ms fuerza de unin del adhesivo. Para los libros que tengan las cubiertas plastificadas en cualquiera de las variantes que actualmente existen en el mercado, y que no permitan el uso del adhesivo, se debera usar la cinta "Filmoplast" y evitar cualquier otra. Mapas, planos y obras de gran tamao La mejor manera de guardar los documentos de gran formato es su colocacin en carpetas metindolas estas a su vez en planeros, que para un manejo fcil no deben sobrepasar los 140 cm de altura.

Si las piezas son demasiado grandes incluso para guardarlas en planeros hay otra alternativa: la de enrollar la pieza alrededor de un tubo de cartn neutro de un dimetro superior a 10 cm, pero hay que asegurarse de que el estado de la obra es bueno y puede aguantar su enrollado y desenrollado sin problemas. Soportes Fotogrficos Toda persona que est trabajando con positivos o negativos de fotografas, cualesquiera que sean los tipos de soportes (ya sean de papel de cristal, de nitrato, de acetato, etc.) y las tcnicas con que estn realizados, debern llevar puestos obligatoriamente guantes de algodn blanco limpios evitando siempre tocar la emulsin con los dedos. El motivo de tal necesidad viene dado porque el sudor humano contiene agentes qumicos

corrosivos que, en contacto con las sustancias de que se componen las fotografas, provocan daos irreversibles en la superficie de las mismas. Es necesario almacenar todas las fotografas, positivos y negativos, en carpetas de papel especial para fotografas que evite su deterioro. En cualquier caso debern guardarse en sobres, carpetas, cajas, etc., que impidan en todo momento que las fotografas puedan rozarse entre s. Los movimientos del material fotogrfico dentro de las unidades de instalacin conllevan fricciones que, con toda seguridad, implican ralladuras y prdidas de la imagen irrecuperables.

TRATAMIENTO DE LA DOCUMENTACIN

Los recortes de peridico, debido a su alto contenido de acidez, no se deberan mezclar con otros documentos pues acabarn contaminndolos. Si deben acompaar a la documentacin se aislarn metindolos en una carpeta con reserva alcalina, o en una hecha de un plstico inerte como el tereftalato de polietileno, ms conocido por el nombre dado por su principal fabricante, Mylar. Si hay riesgo de que la documentacin de una carpeta se pueda manchar entre s, debe interfoliarse con papeles finos separadores (el papel Manila es barato y bueno para este fin o tambin est el papel tis). Cualquier objeto aadido a los documentos que pueda descomponerse debe ser retirado: grapas, clips, gomas etc. puesto que con el tiempo se oxidan de forma natural (ms an si por una u otra causa llegan a mojarse) y dejan manchas permanentes tanto en los papeles como en los pergaminos. Si se piensa seguir empleando este sistema de unin y fijacin con documentos de carcter histrico o con valor patrimonial, es necesario retirar y sustituir todos los clips que estn en mal estado y que estn en contacto directo con la documentacin por otros que sean ntegramente de plstico (otros autores recomiendan que sean de acero inoxidable). Para realizar la numeracin lo ms adecuado sera utilizar un lpiz de mina blanda (2B) ya

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que permite un mejor borrado, imprescindible en los casos en los que la numeracin deba ser retirada momentneamente para realizar algunos de los tratamientos de restauracin (como, por ejemplo, la laminacin del documento antes citada). Tambin es importante no apretar en exceso al escribir, para no dejar una huella profunda o romper el soporte si es frgil o est debilitado. Es importante controlar en que zona del documento se coloca la numeracin. Sabemos que la norma archivstica impone o recomienda el margen superior derecho, siempre que esa parte no est afectada por ataques microbiolgicos o presente extrema fragilidad. El colocar papeles marcadores tipo post-it, o cualquier otro tipo de sealadores de mala calidad dentro del interior de un documento, e incluso sobre las tapas de los libros, aunque sea de forma temporal (a veces lo temporal adquiere un carcter de eternidad) implica el riesgo, casi la certeza, de que ste quedar daado tanto por la acidez como por los rastros de los adhesivos que se emplean en su elaboracin. La costumbre de dejar como testigo de los planos retirados de los documentos una fotocopia de los primeros es muy perjudicial puesto que la tinta de las fotocopias se descompone rpidamente y mancha las hojas adyacentes del documento. En cualquier caso, recomendamos que nunca se intercalen en el interior del expediente, libro, etc., fotocopias del documento retirado. Es ms recomendable poner una hoja en blanco en la que se escriba con lpiz o una tinta adecuada (bolgrafos no!) con la signatura identificativa localizadora nueva para ese documento extrado, sealando las razones que motivaron tal decisin Para un papel, el polvo, ya sea tanto el producido por la polucin atmosfrica como el producido por agentes biolgicos tales como los hongos, etc., es sinnimo de destruccin. Es muy importante ser conscientes del dao qumico que implica el no limpiar con cierta periodicidad el polvo acumulado en las superficies de los libros y de la documentacin en general. Siempre que se vaya a limpiar un documento conviene primero cepillarlo con brochas de pelo suave o semi-rgido y luego borrarlo mediante

gomas blandas, saquitos de goma de borrar o las llamadas esponjas de borrar, ejerciendo un suave movimiento circular sobre la superficie del documento. Hay diferentes tipos de gomas de borrar y no todas son aptas para borrar documentacin con valor histrico. Los restos de las gomas se introducen y quedan adheridos de forma permanente entre las fibras del papel. Con el transcurso del tiempo las gomas se descomponen provocando manchas grasas en el papel que requerir entonces tratamientos de limpieza muy complejos que pueden llegar a afectar a las tintas, pigmentos, etc. Por eso es imprescindible que las gomas que se vayan a usar sean las apropiadas.

No se deben quitar los pliegues de las hojas que estn muy frgiles puesto que existe una gran probabilidad de que se produzcan roturas al deshacerlos. Se deben usar carpetas siempre ms grandes que la documentacin que van a contener a fin de evitar que sta se rompa o rasgue por los extremos que sobresalgan de las carpetas. Para atar los legajos se debe usar balduque blanco (siempre de algodn 100%) ancho puesto que hace menos dao que el estrecho. Debe evitarse el tensarlo en exceso y poner siempre un papel o cartulina protectora en los extremos que no abarque la carpetilla a fin de evitar desgarros en los papeles que sobresalgan. RECOMENDACIONES GENERALES

Luz

Como prctica general, los niveles de luz en los depsitos deberan bajarse tanto como fuera posible pero debe evitarse la oscuridad total durante el da. La luz decolora las tintas, pero su ausencia absoluta facilita la proliferacin de insectos. Es conveniente conseguir mediante ventanas de dimensiones reducidas dotadas con cristales tratados que la luz natural entre en los depsitos siempre de manera tamizada y graduada.

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Hay que lograr de manera natural una iluminacin indirecta pero se debe de garantizar la suficiente para la lectura de los documentos, si es preciso con medios artificiales. Para controlar el exceso de luz se pueden pintar los cristales de las ventanas con pinturas reflectoras o taparlas con algn material refractario a la luz y el calor. Tambin se pueden cubrir con filtros UV transparentes disponibles en forma de lminas. Como paso intermedio se pueden utilizar visillos, cortinas opacas o persianas. Si las estanteras reciben la luz del da directamente a travs de las ventanas, se deben poner en posicin perpendicular a estas ltimas. Las paredes y techos se pueden pintar con pinturas que absorben los rayos UV. Lmparas fluorescentes: se deben forrar con filtros UV que son unas cubiertas flexibles de plstico y deben cambiarse cada 7 o 10 aos. Lmparas incandescentes: Son preferibles como fuentes de luz. Su instalacin es ms cara pero a largo plazo salen ms rentables. Temperatura y humedad Lo primero que hay que hacer es familiarizarse con las condiciones ambientales donde est guardado el fondo. Esto se hace mediante un instrumento (bastante asequible) llamado psicrmetro. Las lecturas deben anotarse como testimonio fiable de las variaciones anuales de la temperatura y humedad. Se debe buscar la circulacin del aire dentro del depsito para eliminar las bolsas de aire estancadas. La circulacin del aire es ms importante en stanos que no tienen ventanas. Si el sol incide directamente sobre el depsito hay que intentar reducir los rayos de sol para disminuir la temperatura del recinto. La utilizacin de sistemas de refrigeracin cuando la temperatura es alta es muy problemtica ya que los sistemas comunes (consolas porttiles o fancoils fijos) "resecan" el aire provocando una condensacin de la

humedad en la unidad refrigeradora, por lo que exigen un control suplementario de la humedad. Su utilizacin slo estara justificada para amortiguar mximos excesivos de temperatura. Puede ser necesario suministrar calor para estabilizar las condiciones. En este caso hay que tener en cuenta que el almacn no requiere una temperatura de confort para las personas; evitar calentar en exceso y de forma focalizada. Si la humedad relativa es demasiado alta se podr hacer uso de deshumidificadores. Aunque si la humedad es alta debido a anomalas estructurales del edificio que permiten filtraciones etc. hay que corregirlos. Si la humedad relativa es baja pueden utilizarse humidificadores o en su defecto poner cubos llenos de agua en diferentes puntos. Otras recomendaciones La madera y el agua son incompatibles con los depsitos de archivo. La madera es perjudicial debido a los cidos y otras sustancias nocivas que emite. Y las canalizaciones de agua, necesarias para los aseos, no deben recorrer nunca los depsitos, ni si quiera por el suelo. Es un riesgo que debe evitarse. La vigilancia por personal de seguridad suele estar reservada a los grandes archivos estatales, pero al menos la puerta debe estar cerrada con llave y controlada. Es importante que en el archivo los espacios estn bien diferenciados: el depsito, la zona de trabajo tcnico y la consulta.

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NOTAS

1. http://www.artesacro.org/Noticia.asp?idreg=42904 consultado el 7 de febrero de 2011 2. Ley de 30 de junio de 1894 y Real Decreto de 10 de enero de 1896. 3. La legislacin en materia de archivos pasa a ser

competencia de las Comunidades autnomas en virtud de la promulgacin de los diferentes Estatutos de Autonoma y traspaso de competencias de ah que se ignore este aspecto en reglamentos locales a favor de los articulados de competencias patrimoniales (Ley de Patrimonio Histrico a nivel estatal) y leyes y reglamentos autonmicos. 4. Esta Ley 30/1992 ha sido modificada con la Ley 4/1999, pero en ninguno de los cambios se ha tratado la regulacin del acceso a los documentos.

5. Aplicacin del derecho a la autonoma que aparece

ya en la Constitucin espaola de 1978, que en su art. 2 hace compatible la unidad de la Nacin con el

derecho a la autonoma de las nacionalidades y regiones. Las Comunidades quedaron constituidas entre los aos 1979 y 1983, ampliando competencias hasta hoy en diferentes materias. 6. Heredia Herrera, Antonia: Poltica Archivstica:

Luces y sombras Revista TRIA n 12. Asociacin de Archiveros de Andaluca Sevilla 2005 pag 93-118 7. Garca Ruiprez, Mariano; Los archivos municipales : qu son y cmo se tratan ; 1 ed. Gijn : Trea, 2009 8. Es un rasgo comn observado en la mayora de leyes

autonmicas el establecer un libre acceso a la documentacin de ms de 30 aos a partir de la

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