tema_4
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archivos municipales: gestión y organizaciónTRANSCRIPT
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Curso virtual
TEMA 4: SERVICIOS DEL
ARCHIVO MUNICIPAL
ARCHIVALIA, S.C.A
Cursos certificados en calidad segn la norma 9001:2008
ARCHIVOS MUNICIPALES: GESTIN Y ORGANIZACIN
ER-0294/2008
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En el tema dos se han visto las tareas archivsticas,
entre ellas se encuentran los servicios que presta
el Archivo Municipal a los diferentes usuarios del
mismo. A lo largo de este tema desarrollaremos
estos servicios indicando los procedimientos
establecidos y prestando atencin a la realidad de
los Archivos municipales y a las nuevas tecnologas
al servicio del mismo. Pero en primer lugar hemos
de definir quienes son los usuarios del Archivo
municipal para as poder enfocar de forma
correcta las necesidades a satisfacer por este
Servicio:
Los archivos nacieron con una nica finalidad, ser
fuentes de informacin al servicio de sus
detentadores (Cruz Mundet, 2003), realidad
observable a lo largo de la tradicin archivstica y
su legislacin, pero desde el siglo XIX, se abren
estas fuentes documentales a las inquietudes
intelectuales, por lo que los usuarios quedan
divididos en dos grandes bloques, que en el caso
de los Archivos municipales son: los productores
de la documentacin (personal del Ayuntamiento
y cargos pblicos) y los investigadores (eruditos,
cronistas locales, investigadores universitarios).
Pero en la actualidad y, desde hace unas dcadas
existe la corriente de difusin y promocin de la
cultura para la ciudadana en general, por lo que se
puede crear un nuevo grupo de usuarios
denominados Usuarios externos: ido como el
servicio por exceleo como el servicio por exceleencia
para el usuario externocuado a los usuarios
extrenos nuevoscrCiudadanos implicados en los
expedientes contenidos en los archivos (derecho
de acceso recogido en la Constitucin Espaola de
1978), estudiantes, aficionados, que suponen
una mayor actividad de difusin y pedaggica al
archivero, adems de una mayor implicacin en la
obtencin de la informacin final para los usuarios
que desconocen por completo el sistema de
organizacin del Archivo y la estructuracin de la
informacin.
En los servicios de archivo esta ampliacin de
usuarios conlleva una serie de cambios
importantes en el producto final: mejoras tcnicas
en los archivos, multipl icacin y
perfeccionamiento de los instrumentos de
descripcin, buscar nuevas formas de
comunicacin con el usuario, el archivero debe
facilitar el acceso a la informacin, que el
producto que se ofrece sea inteligible. Para ello
se est observando en algunos archivos
municipales espaoles la implantacin de un
sistema de calidad para la gestin documental y
sus servicios, slo en casos excepcionales an
pero de gran calado para el resto de municipios.
Todo ello con la inestimable ayuda de la
implantacin de los programas y procesos
informticos de trabajo en el Archivo Municipal.
Los servicios de archivo los podemos clasificar en
funcin de los usuarios a los que va destinado, al
usuario interno o productor: transferencias,
valoracin y seleccin o al usuario externo,
investigador o ciudadano en general: consultas y
difusin (aunque el servicio de prstamos est
vinculado al productor).
4.1 Transferencias
El ingreso de fondos mediante las
transferencias en los archivos municipales
constituye un servicio para la institucin
productora en cuanto que supone la liberacin de
espacio en las oficinas a grandes rasgos, por lo
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ORGANIZACIN
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que implica una economa espacial para los
distintos departamentos de un Ayuntamiento.
Aunque esto parezca un error para la teora
archivstica, si es verdad que los sistemas de
archivo contemplan las transferencias en varias
fases y entre varios archivos: de oficina,
intermedio e histrico; estadios que en algunas
administraciones es posible llevar a cabo, pero
que no lo es en la gran mayora de los Archivos
municipales que son: archivo intermedio e
histrico y en ocasiones de oficina incluso,
evidentemente por las carencias de espacio,
instalaciones adecuadas, presupuesto y personal.
La transferencia de fondos es el traspaso de
series documentales de una fase de archivo a otra
en funcin de la edad del documento teniendo en
cuenta unas reglas y procesos establecidos (Cruz
Mundet, 2003). Esta entrada de documentacin
en el archivo se debe planificar con el personal de
las oficinas para que remitan las series
documentales preparadas y mediante Relaciones
de entrega diseadas al efecto y siguiendo un
calendario para permitir una rpida descripcin y
recuperacin de la informacin.
El procedimiento de ingreso de
documentacin al Archivo Municipal por tanto se
puede desglosar en las siguientes etapas:
Planificacin y creacin de un calendario de
transferencias: concretar el archivero con las
diferentes reas del Ayuntamiento y en su caso
con los organismos autnomos una agenda para la
recepcin de forma ordenada de los expedientes
generados y cerrados en el ao o anteriores (sern
condicionantes elementos como el espacio
previsto en las oficinas y el volumen de series
documentales).
Relacin de entrega; en las oficinas se preparan los
expedientes que van a ser integrados en el archivo
(eliminacin de copias, documentos de apoyo,
clips, grapas,
gomas), los ordenan en series documentales
(previo aprendizaje de estos conceptos) y se
elabora la relacin de entrega para acompaar a la
transferencia fsica de las cajas de archivo.
La relacin de entrega es el primer instrumento de
descripcin con el que cuenta el archivero para
llevar a cabo la descripcin de las unidades
ingresadas y constituye la garanta de recepcin
de esa documentacin, como testimonio del
traspaso de la responsabilidad de custodia, y
como instrumento de control; para ello la Relacin
de entrega debe contener una informacin
mnima y normalizada para todos los servicios: Un
encabezamiento, donde constan los datos
generales de la transferencia; los datos de
identificacin, control y descripcin de los
documentos y, por ltimo, la validacin, es decir,
firma y fecha de los responsables del servicio y del
archivero. Existe un modelo diseado por el
Ministerio de Cultura, que se encuentra tanto en el
Manual de Archivos Administrativos de Mara
Luisa Conde publicado en 1.992 como en otros
manuales de archivstica, sirvan de ejemplo el
Manual de Tcnicas de Archivo y el Manual de
Archivos de oficina de Ana Dupl.
Este servicio se completa con la siguiente tarea a
desarrollar en el archivo; la gestin documental de
las unidades recibidas, Identificacin, Ordenacin
e Inventariado; en definitiva la puesta al servicio
de la informacin recibida para su rpida y eficaz
captura posterior, aspectos ya tratados.
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Garca Ruiprez (2009) recoge las
particularidades de los ingresos de fondos en los
archivos municipales espaoles a lo largo de la
Historia, que no fueron sistematizados hasta la
aparicin de reglamentos de archivos, ya en la
Edad Contempornea, y no en todos los casos.
Desde la aparicin de los archivos municipales
como arcas de tres llaves, era el alcalde de turno o
la autoridad superior quien ordenaba lo que se
guardaba y cuando se haca, hasta el Reglamento
de Secretarios de 1924 o el Reglamento de
Organizacin, Funcionamiento y rgimen jurdico
de las corporaciones locales de 1952 en los que ya
se ordenaba que el secretario u oficial al cargo del
archivo adicionara el inventario anualmente.
Hoy da es el archivero el responsable de este
trmite en colaboracin con las oficinas del
Ayuntamiento, participando activamente incluso
cuando los expedientes an estn en las oficinas,
un aspecto que agilizar bastante otros procesos
como la seleccin documental.
4.2 Valoracin y seleccin: expurgo
Este Servicio lo hemos definido como el
proceso que permite seleccionar y eliminar, previa
autorizacin, aquellos documentos de archivo que
habiendo perdido sus otros valores no tiene, ni se
prev que tengan valor histrico. El expurgo
conlleva la seleccin, y la eliminacin. Es, al igual
que el servicio de transferencias al archivo un
servicio a la institucin productora en cuanto les
ahorra espacio en las dependencias municipales,
en este caso del Archivo Municipal, lo que permite
que la capacidad de almacenaje crezca.
En la definicin del expurgo se contemplan
los dos procesos clave, la seleccin y la
eliminacin; en la primera se han de tener en
cuenta los valores de la serie documental,
Schellenberg los clasific en:
- Valor primario: administrativo, jurdico
(valores para el productor)
- Valor secundario: histrico; testimonial e
informativo (valores para el investigador)
Para determinar qu documento tendr valor
histrico, testimonial y cual no se realizan los
estudios de valoracin, que ha de partir de una
correcta identificacin para poder determinar los
valores primarios y secundarios de los
documentos que nos lleven a su seleccin, mejor a
priori que a posteriori, para concluir:
- qu hay que eliminar
- cundo y dnde
- qu hay que conservar para el futuro
En la historia de los archivos municipales en
particular y en la de los archivos espaoles en
general, la seleccin documental no ha sido un
proceso sistematizado y reglamentado hasta la
actualidad, cuando se ha convertido en una
prioridad, sobre todo para las administraciones
locales; las primeras normas al respecto fueron
dictadas por el rey Fernando VII: que se borraran
de los libros de los ayuntamientos las actas de las
elecciones constitucionales, o que se eliminaran o
tacharan palabras ofensivas contra los vecinos.
Desde la Baja edad Media existen unas primeras
selecciones como las clasificaciones de
documentos como Pleitos viejos y papeles intiles
(Archivo municipal de San Sebastin 1740), papeles
sobrantes e inservibles (Archivo Municipal de
Sevilla 1864).
La situacin actual y gran problema de los archivos
y de los archiveros es el inconmensurable volumen
documental, potencial y real y muchas veces
innecesario que hay que controlar incluso antes de
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ORGANIZACIN
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su nacimiento con medidas preventivas,
racionalizando la produccin documental o con
medidas curativas, actuando sobre la
producido indebidamente y sin control. Las
circunstancias que nos han llevado a esta situacin
son:
- aumento natural de la poblacin
- aumento de burocracia
- ampliacin de la gestin administrativa con
atencin a mbitos de actuacin mltiples y cada
da ms diversos.
- Incorrecta aplicacin de los procedimientos
administrativos que aboca a una falta de
normalizacin de la produccin documental.
- Uso descontrolado de los sistemas de
reproduccin que eleva la multiplicacin
documental
Para la regulacin del expurgo en los archivos
municipales se ha trabajado desde el Grupo de
Archiveros de la Comunidad de Madrid creando
estudios sobre tipologa municipal y presentando
serias iniciativas en diferentes Jornadas de
Archivos municipales tales como El expurgo en
los archivos municipales: propuesta de un
manual; tambin los archiveros catalanes (1996-
2001) han trabajado en propuestas conjuntas para
unificar criterios para la identificacin y valoracin
de documentos creando un formulario de estudio
dividido en cuatro reas:
- identificacin: elementos descriptivos
de la serie documental tales como la legislacin
que afecta el proceso, documentos de la unidad,
fechas, ordenacin hasta 14 puntos de
identificacin.
- valoracin: determina los valores
contenidos en la documentacin: administrativo,
legal-jurdico y/o histrico
- seleccin: propuesta de conservacin o
eliminacin total o parcial
- notas: informacin necesaria no
contenida en anteriores puntos.
Estos estudios de identificacin y valoracin
asentaron las bases para modelos posteriores de
otras comunidades autnomas en este proceso.
En la actualidad, las competencias en este servicio
estn enmarcadas en la Espaa de las autonomas,
por lo que el archivero debe ajustarse a los
criterios que hayan determinado las Consejeras en
sus Comisiones calificadoras, que son las que
deben publicar en los Boletines oficiales las Tablas
de valoracin, que determinaran la eliminacin o
conservacin de las series municipales.
Comisiones que tienen un desarrollo muy desigual
en sus normas y evolucin; es decir, mientras que
en Catalua ya se han valorado unas 600 series
documentales municipales, en otras no se llega a
10; aunque Garca Ruiprez (2003) valora estudios
andaluces de series de la seccin de Hacienda
(bastante voluminosas).
Pero hemos de decir que esta situacin es terica,
que la realidad para un archivero municipal pasa
por el conocimiento y cumplimiento de la
legislacin vigente en su Comunidad autnoma y
de la realidad de su archivo y ayuntamiento,
estableciendo sus prioridades ms acuciantes y,
como sealan ya los expertos en diferentes
jornadas, se debe tener en cuenta la
documentacin digital; que tiene unos formatos
que difieren
de los tradicionales pero son una realidad: bases
de datos, hojas de clculo, pdfs, correos
electrnicos, contenidos del entorno web, etc;
para su valoracin debern establecerse las
Series documentales digitales.
TEMA 4: SERVICIOS DEL ARCHIVO
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4.3 Prstamo/consultas:
Este tercer servicio est destinado principalmente
al usuario interno del archivo; es decir, al
productor, en este caso, el gobierno local y el
ciudadano implicado en los procesos
administrativos; pero tambin al nuevo usuario
externo, al investigador o estudiante, por tanto
esta prestacin debe regularse mediante una
normativa legal que establezca las posibilidades
de consulta y sus restricciones atendiendo a
criterios de salvaguarda de datos personales,
informacin confidencial y otros factores como la
conservacin del documento.
En este sentido debemos sealar que los
documentos son conservados en los archivos para
su utilizacin pero la Archivstica siempre ha sido
excesivamente proteccionista, lo que supone a
primera vista una anttesis. Ante este
planteamiento debemos considerar que la funcin
principal de un archivo junto a la custodia
documental, es la de servir, difundir y comunicar
los documentos, aunque algunos puedan estar
reservados a su consulta inmediata por parte de
los usuarios (productor, ciudadano e investigador.
En funcin de su utilidad legal y cientfica debe ser
principalmente accesible (valor probatorio de
derechos) y segn su valor testimonial y
patrimonial, primar su conservacin frente al
acceso (prdida de piezas nicas)
En el Antiguo Rgimen el archivo era considerado
Patrimonio Real, por lo que su acceso era un
privilegio concedido por el Rey, hasta la
Revolucin Francesa no se considerara un
derecho de los ciudadanos, reflejado en la ley
francesa de 24 de junio de 1794, que queda como
primera norma jurdica que recoge el derecho de
los ciudadanos a acceder a los documentos
conservados en los depsitos de los archivos en das
y horas que se fijarn. En la Espaa decimonnica,
el acceso se reduce a un acceso de carcter
restringido y erudito, slo era accesible la
documentacin anterior al siglo XVII. Una lnea
que se mantuvo en la Segunda Repblica y
durante el franquismo. Esta poltica restrictiva se
puede observar en leyes como la Ley de
Procedimiento Administrativo de 1958, la Ley de
Prensa e Imprenta de 1966 o la Ley de Secretos
Oficiales de 1968.
Con la Constitucin de 1978 el derecho de acceso a
los archivos por parte de los ciudadanos queda
recogido en su artculo 105.b: La ley regular b)
el acceso de los ciudadanos a los archivos y registros
administrativos, salvo en lo que afecte a la
seguridad y defensa del Estado, la averiguacin de
de los delitos y la intimidad de las personas
La democracia exige un equilibrio entre
todos los derechos de los ciudadanos, por eso
podemos distinguir varias fronteras que limitan el
total acceso a la informacin:
- Fronteras legales y jurdicas, que protegen la
intimidad legal del Estado y el inters general de la
sociedad; la intimidad de las personas
(informacin sobre religin, orientacin sexual,
salud, sobre patrimonio, averiguacin de delitos,
); o al tratarse de documentos sobre secretos
comerciales o industriales pueden considerarse
informacin privilegiada y el derecho a la
propiedad privada son otras leyes que limitan el
acceso.
- Fronteras Psicolgicas: ante el temor al libre
acceso a la documentacin ms reciente por parte
de una institucin o persona pblica, sta
establecer una cierta reserva sobre la consulta.
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ARCHIVOS MUNICIPALES: GESTIN Y
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- Fronteras tcnicas o archivsticas: stas son las
que afectan directamente al profesional del
archivo y las que son inadmisibles, la legislacin
podr permitir el acceso libre a un sin fin de
documentos, que si en el archivo no existen
medios tcnicos y personales que lo permitan
(archivero, instrumentos de descripcin y control,
), ese derecho no se podr ejercer.
4.4 Difusin
Este ltimo servicio lo hemos incluido como
el servicio por excelencia para el usuario externo,
surgido de la apertura de los archivos a la sociedad
y con la valoracin del patrimonio documental
como un concepto cultural. En temas anteriores se
ha reseado la difusin tradicional en los archivos
municipales, pero existen actualmente unos
nuevos medios de trasmisin y comunicacin con
la sociedad en general que permite una mejor
comunicacin con los usuarios de un archivo
municipal. Los archivos estn dejando de ser esos
grandes desconocidos para la sociedad, las salas
de consulta (sabemos que stas existen slo en
archivos municipales de cierta envergadura) estn
siendo invadidas por investigadores de diversas
disciplinas y de diversa ndole, lo que hace que el
archivero deba asumir nuevos retos para ofertar
un servicio adecuado a los nuevos usuarios
externos; la sociedad en general.
Expertos han analizado las causas del
incremento de ciudadanos interesados en los
archivos (Oslo, 1981): aumento del tiempo libre,
regulacin normativa del acceso a la informacin
(en Espaa algo ms tarde), la moda de estudios
genealgicos y la historia local; nuevos temas de
investigacin, y en estos aos aadiremos que la
vertiginosa accin de Internet y los medios de
comunicacin telemticos.
El acceso de los ciudadanos a los archivos es an
minoritario en Espaa dada la escasa difusin de
los servicios culturales que puede ofrecer un
archivo: potencial
formativo e informativo y los recursos destinados
a fomentar esta vertiente (personal, ampliacin de
horarios, dotacin de equipos, etc). Son por tanto
las herramientas informticas para la difusin en la
red de Internet, una va novedosa, econmica y de
amplio alcance, unos instrumentos que los
Archivos municipales deben incorporar para una
amplia difusin y dinamizacin de su patrimonio
local (sin obviar las exposiciones, visitas guiadas,
realizacin de talleres o publicaciones propias o
colaboraciones ya mencionadas)
Los archivos municipales en la red:
En Espaa las primeras incursiones en esta
realidad se remontan a 1991, con un proyecto para
describir los fondos documentales del Pas Vasco o
relacionados con el Pas Vasco, esta idea trajo la
primicia de poder ofrecer el acceso on-line a los
instrumentos de descripcin de un archivo y, lo
ms novedoso, con un sistema de consulta
perfectamente estructurado (adaptado a la norma
ISAD). Con posterioridad, se amplan los casos de
archivos municipales que en esta lnea, crean la
pgina web del archivo, tales como Crdoba o
Villareal (1996) y que permiten acceder a los
instrumentos de descripcin elaborados, siendo
un crecimiento exponencial en el siglo XXI,
pginas que adems empiezan a incluir la
visualizacin de las imgenes de algunos
documentos. Pero an no son un gran nmero de
ellas, de las que existen, an no tienen acceso a
TEMA 4: SERVICIOS DEL ARCHIVO
MUNICIPAL
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motores de bsqueda, a las bases de datos del
archivo (OPAC-Web o catlogos accesibles en
lnea). La modalidad se pgina web ms frecuente
entre los archivos locales es de mbito de la
difusin cultural como es ofrecer la posibilidad de
visualizar una seleccin de documentos (actas de
pleno, fotografas, etc.), Las ventajas que ofrece
tener una pgina web del archivo municipal an
no estn siendo suficientemente explotadas,
Garca Ruiprez recoge la clasificacin de estas
posibilidades de Cerd:
- Hipertexto: interrelacin constante con
el usuario
- Hipermedia: posibilidad de emplear
multitud de recursos
- Actualizacin: posibil idad de
renovacin de contenidos
- Acceso: al contenido completo de los
documentos del archivo
- Intemporalidad: el horario es 24 horas,
el archivo nunca cierra.
Existen experiencias de integracin en portales
ms generales, es decir, los contenidos de los
archivos municipales (privados y de otra ndole) en
plataformas de mayor envergadura aumentan su
accesibilidad y optimizan resultados, destaca el
proyecto del Ministerio de Cultura Archivos
Espaoles en Red (PARES) que est evolucionando
hasta ser una plataforma mundial en la gestin de
un gran volumen de documentacin, y segn
Cerd Daz, destacable en su mdulo de
recuperacin y visualizacin de las imgenes
digitales; este proyecto se inici con la
digitalizacin en el
Archivo General de Indias para saltar a Internet
despus en PARES; liderando en la actualidad el
proyecto Portal Europeo de Archivos y
Documentos, financiado por la Comisin Europea,
que tiene como base un metabuscador y en el
que estn participando ms de doce pases.
En los archivos municipales espaoles existen
estrategias de difusin del patrimonio documental
local que se pueden agrupar en tres vertientes:
- Programas autonmicos y de Diputaciones de
difusin web para dar a conocer el patrimonio
documental de los pequeos municipios.
- Contratacin externa a una empresa del servicio
de la difusin web (software, hosting,
mantenimiento) por parte de la Comunidad para
luego ser ofrecida a los municipios del mbito
territorial,
- El ayuntamiento, bien de modo independiente, a
travs de su departamento informtico o una
empresa contratada al efecto, o bien adquiriendo
la licencia de uno de los programas existentes en
el mercado.
En la era de la globalizacin no existe una clave
maestra para la inclusin en Internet de los
archivos municipales, existen muchas
peculiaridades y diferentes realidades a tener en
cuenta; los archivos con escasos medios podrn
adquirir un software estandarizado que aunque no
les de personalidad, al menos facilitaran la
accesibilidad del patrimonio documental del
Archivo. Pero la finalidad de esta incursin en la
red es avanzar a la espera de proyectos
integradores a la manera de PARES, dentro de la
administracin local espaola.
A cuenta de esta integracin, Cerd Daz, en su
ponencia de las VIII Jornadas de Archivos
Aragoneses (Huesca 2008) hace referencia de la
propuesta en 2005 a la FEMP (Federacin
Espaola de Municipios y Provincias) de un grupo
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ARCHIVOS MUNICIPALES: GESTIN Y
ORGANIZACIN
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de Ayuntamientos y Diputaciones para crear un
Portal de Archivos de Administracin Local; este
proyecto est teniendo buena acogida y estn las
diferentes fases en marcha: desde la creacin de
un censo-gua hasta la accesibilidad a las unidades
documentales; todo esto auspiciado por el
Ministerio de Industria, Turismo y Comercio y la
entidad pblica Red.es. El xito de esta propuesta
ser un excelente recurso para cualquier archivo
de la administracin local:
- Pequeos municipios: como nica posibilidad
para poder dar acceso al patrimonio documental,
adems de beneficiarse directamente de otras
herramientas y contenidos del Portal
- Medianos municipios: como una va paralela para
la difusin de sus fondos documentales.
Constituira una referencia a la hora de acometer
los trabajos
tcnicos, adems de participar en el desarrollo de
otros contenidos: exposiciones virtuales, grupos
de trabajo, portal del archivero, foros, etc.
- Grandes municipios: El archivo tiene su propia
web y su patrimonio documental es accesible a
travs de un metabuscador que activara los
motores de bsqueda de las webs con ms y
mejores fondos documentales.
Toda esta trayectoria mezcla la historia reciente
de la difusin en los archivos municipales y las
previsiones futuras ms inmediatas, es decir, en
este apartado se estn exponiendo las
posibilidades reales existentes en la red, pero
stas estn supeditadas a los recursos, la
incorporacin siempre voluntaria de estos
archivos en las plataformas integradoras, el
cumplimiento de fases paulatinas de contenido, y
todo ello marcado adems por las normas y
perodos de tiempo en que son accesibles los
fondos documentales y las mejoras en la
tecnologa de difusin (tcnicas y programas de
digitalizacin, software para las webs etc.)
En los actuales momentos de cambio, los
archivos corren el peligro de ser escasamente
competitivos. Puede ser que nos falten recursos,
pero los procesos innovadores no dependen tanto
de los recursos como de la creatividad, de hacer
apuestas ms arriesgadas, de crear servicios
aadidos y ofertar contenidos de calidad. Siempre
es buen momento para comenzar a cambiar las
cosas, de dar a conocer el trabajo que realizamos y
de asegurar nuestra presencia en un futuro que slo
acaba de comenzar. Julio CerdDaz (Huesca 2008)
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