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archivos municipales: gestión y organizaciónTRANSCRIPT
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Curso virtual
TEMA 5: ACTUALIDAD DE
LOS ARCHIVOS ESPAOLES
ARCHIVALIA, S.C.A
Cursos certificados en calidad segn la norma 9001:2008
ARCHIVOS MUNICIPALES: GESTIN Y ORGANIZACIN
ER-0294/2008
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5.1 Situacin actual en los archivos
municipales espaoles
La sociedad del siglo XXI est cambiando las
preferencias y prioridades en los archivos
municipales, desde los temas anteriores se
viene observando los cambios en las
tendencias de las preocupaciones en estas
instituciones; Recoger, conservar y difundir
constituyen la razn de ser de los archivos en
general y de los municipales en particular,
pero en estos aos, con los avances
tecnolgicos, aumento de recursos y
especializacin, esas tres premisas llegan a
complicarse bastante, quedando la Difusin y
las amplias posibilidades que existen como
caracterstica clave.
Recoger: El ingreso de fondos mediante las
transferencias al archivo por parte de las
oficinas est ms regulado gracias a las
normativas autonmicas, aunque el grado de
asimilacin de este procedimiento sea
irregular debido a factores como el personal
encargado del archivo (cuando existe), la
voluntad colaboradora del personal de las
oficinas municipales, el volumen documental
generado (las grandes ciudades necesitan que
este procedimiento est correctamente
aplicado para un funcionamiento eficaz en los
servicios que prestan a la ciudadana) y los
recursos empleados en el Archivo Municipal
(instalaciones, personal, material etc.)
Conservar: La dimensin de esta funcin se ve
incrementada con la legislacin proteccionista
en cuanto a la consideracin del patrimonio
documental municipal como parte del
Patrimonio Histrico espaol1, la legislacin en
torno a la proteccin de datos de carcter
personal, en lo que se refiere a la preservacin
de la informacin contenida en los
documentos del archivo. Junto a la normativa
legal, la conservacin en los Archivos
municipales pasa por la adecuacin de
instalaciones, en estos ao se ha pasado de la
imagen de un archivo municipal en stanos
lgubres a otros de instalaciones limpias,
adecuadas y en perfectas condiciones de
conservacin con medios antiincendios,
controles de acceso etc.
Adems se aaden los procesos fsicos de
restauracin de los escritos ms antiguos o
deteriorados (sujeto a presupuesto, que
generalmente se consigue con ayudas y
subvenciones), y procesos que emplean las
nuevas tecnologas como medio conservador
del patrimonio municipal: la digitalizacin de
expedientes y documentos ms relevantes.
Este ltimo es una iniciativa que a la vez que
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para conservar, es empleada como
herramienta de difusin.
Difundir: Es esta funcin de los archivos
municipales la que ms relevancia y desarrollo
est adquiriendo en estos aos; en algunos
municipios se cuenta con una pgina web para
el archivo municipal, o forma parte de los
servicios virtuales que ofrece el ayuntamiento
a la ciudadana2, junto a la apertura a la
sociedad que est experimentando la
vertiente historicista de estos archivos, una
visin tradicional que se est adaptando a los
nuevos tiempos en los que los usuarios del
archivo son potencialmente muy diversos, las
actividades de un archivo municipal como las
exposiciones o las publicaciones, se ven
incrementadas con las nuevas actuaciones que
permiten las nuevas tecnologas de la
comunicacin.
Estas posibilidades de difusin son bastante
amplias hoy da y es fundamental adoptar una
estrategia adecuada a cada archivo y su
realidad para no quedar fuera de esta
corriente, que es el futuro ms inmediato,
para que el archivo municipal sea parte
integrante de la ciudad, y la sociedad, en los
Archivos Municipales de cierta envergadura se
estn implantando planes de marketing para
gestionar la calidad del servicio y la
planificacin de la difusin, aunque, hemos de
ser realistas, en un gran nmero de archivos
municipales, las nuevas tecnologas se limitan
a un ordenador con capacidad para gestionar
simples bases de datos de inventarios o
catlogos de fichas siguiendo criterios
anteriores a la aparicin de la informtica y la
principal preocupacin y objetivo es no perder
la documentacin por las condiciones del
depsito, donde, junto a los expedientes, se
conservan los fuegos artificiales de las fiestas
de verano con los trajes de Reyes Magos para
la cabalgata de Navidad.
Cruz Mundet en su Manual de Archivstica
califica a los archivos municipales como los
ms activos y heterogneos para su anlisis y
estudio dentro del sistema espaol de
archivos, una definicin muy exacta de este
tipo de Archivos; actualmente existen
organismos internacionales3, asociaciones
profesionales que respaldan y justifican la
profesionalidad de los Archivos y la
Archivstica, se crean comisiones para
aspectos que preocupan a los profesionales
de los archivos, y en concreto debemos
destacar la actuacin del Grupo de Archiveros
de la Comunidad de Madrid, mediante su gran
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nmero de publicaciones, comisiones de
trabajo y resultados en aras de un avance y
homogenizacin de los trabajos en los
Archivos Municipales.
5.2 Perfil del archivero
Los responsables del archivo municipal en sus
orgenes fueron las autoridades locales como
los corregidores, y oficiales como los
escribanos en tanto que eran quienes
custodiaban las llaves (Pragmtica de los
Reyes Catlicos 1500); la existencia de
personal especializado para llevar a cabo las
tareas de organizacin y descripcin de los
fondos custodiados se inici de forma
espordica en la Edad Moderna, con ejemplos
como los archiveros de San Sebastin (1608) o
Salamanca (1763). La existencia de archiveros
en plantilla no se da hasta el siglo XIX, pero de
forma tambin desigual tanto en su formacin
como en el sistema de acceso o condiciones
laborales.
Una ley de 1894 obligaba a los Ayuntamientos
de las capitales de provincia a contar con un
archivero del cuerpo facultativo4, norma que
fue cumplida de forma desigual y que en
muchas poblaciones se sustituira esta figura
por el erudito local con una formacin
archivstica sui generis. En la Edad
Contempornea y, sobre todo en las regiones
histricas como Catalua o el Pas Vasco, se
dejaron los archivos a cargo de los cronistas
oficiales centrados en buscar noticias
relevantes para afianzar el sentimiento
regionalista ms que en la correcta
descripcin y organizacin de su archivo.
El papel del archivero municipal alcanza un
importante cambio tras la Constitucin de
1978 y la creacin del Estado de las
Autonomas, cuando a la vez que crece la
documentacin generada, crece la necesidad
del personal cualificado para los archivos
municipales; desde la ley 7/1985 reguladora de
Bases de Rgimen Local deja al Secretario
municipal como responsable legal del Archivo,
lo relega de la responsabilidad de ocuparse del
mismo mientras no haya archivero.
Este cambio no ha sido acompaado con una
legislacin que respalde la condicin laboral
de los Archiveros Municipales, el Archivo est
llegando a ser una herramienta bsica para el
Ayuntamiento, pero la regulacin de su
personal se limita en la gran mayora de las
normas autonmicas a todos los archivos
han de tener personal tcnico especializado, en
nmero suficiente y con el nivel que exijan sus
funciones. Imprecisin legal que contrasta con
las garantas que ofrece Catalua para los
archivos municipales de ms de 10.000
habitantes que, por ley debern contar con
titulacin universitaria superior. No existen
datos absolutos para Espaa del grado de
cumplimiento de las normas con respecto a la
adscripcin de personal fijo a los Archivos
Municipales.
Las debilidades profesionales de la figura del
Archivero Municipal radican en tres factores
principalmente segn los expertos:
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- Formacin: al frente de los archivos se puede
ver personal con niveles de estudios muy
diferentes, desde el Bachillerato a la
licenciatura.
- Seleccin: los procesos para el acceso a la
plaza de archivero varan segn el municipio,
desde concursos oposicin hasta la
externalizacin del servicio, delegando la
obligacin del Ayuntamiento en empresas
privadas. Es frecuente encontrar plazas mixtas
de archivero-bibliotecario, adscritas a dos
servicios diferentes.
- Adscripcin: el servicio de archivo municipal
lo vemos vinculado a la cultura por tradicin,
por tanto las funciones administrativas del
archivo no son desarrolladas por estas reas
locales y deberan, segn Garca Ruiprez,
depender de reas como Organizacin y
mtodos, Servicios Centrales y transversales
para la administracin local y no finales como
son la Cultura o los Servicios sociales.
Estos bloques de debilidades se solventaran
con medidas formativas comunes a nivel
estatal, una legislacin ms homognea para
las plantillas y unos requisitos de acceso y
pruebas ms orientadas a las funciones que
realmente debe llevar a cabo un archivero.
La primera debilidad es la que concierne
a la formacin archivstica, que como hemos
ido observando a lo largo de la evolucin en
los archivos municipales ha sido tan variopinta
como los cargos que se han ocupado de los
mismos: secretarios, cronistas, becarioscon
muy buenas intenciones, pero en algunos
casos poco acertados. La enseanza en
Archivstica se ha vinculado a otras disciplinas
como la Biblioteconoma, aunque de forma
muy residual; sin descuidar los inicios de
estudios superiores en la Escuela Superior de
Diplomtica a mediados del siglo XIX. Como se
observa, intentos sin continuidad ni
contenido. Al igual que en otros pases, en la
Espaa del siglo XXI, la enseanza es poco
regulada y heterognea; Cruz Mundet en su
manual de Archivstica destaca la formacin
no reglada la que ms suple la necesidad de
aprendizaje de los archiveros: msters, cursos
de capacitacin y de especializacin
organizados por asociaciones profesionales y
a veces en colaboracin con las universidades.
Pero existen 120 escuelas de archiveros
en el mundo vinculadas a las Ciencias de la
Documentacin, con estudios y contenidos
independientes, no como residuos en otras
carreras universitarias; el Grupo de Archiveros
de Madrid, Cruz Mundet o Michel Duchein,
defienden la envergadura de una disciplina
superior en Archivos, aunque necesiten como
seala Duchein una especializacin a la
manera que la Medicina, pone como ejemplo
la Universidad francesa de Mulhouse, con
diplomados en Archivos Municipales, en otros
pases, los estudios especializados en archivos
hospitalarios o en archivos de empresa estn
en auge.
Para la nueva realidad del perfil
profesional del archivero municipal, la
seleccin para el acceso a la plaza deber
contar con requisitos mnimos formativos an
no igualados en Espaa como se ha podido ver
(mster, especialista, cursos de formacin
continua) y unas pruebas de acceso en las que
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se valoren aspectos que hasta ahora no han
sido valorados en su justa medida como el
idioma o el lenguaje informtico. A las
preguntas sobre un temario de derecho
administrativo o de instituciones pblicas, se
deber aadir:
Una prueba del idioma: lenguas como el latn,
las lenguas regionales en algunas
comunidades o el francs. El porqu de
dominar estos idiomas es porque en el origen
de muchos municipios la documentacin ms
relevante se redact en latn, y por razones de
gobierno y frontera en algunas pocas, el
francs tambin invadi algunos documentos
municipales. Junto al idioma, un dominio en la
paleografa complementa este indispensable
campo del saber para un archivero.
A este punto se debe, como en otros muchos
relacionados con este tema, hacer unas
observaciones con respecto a la realidad de
Espaa, sus municipios y sus archivos: no
todas las localidades han conservado la
documentacin desde su origen, ni tienen una
envergadura importante o tienen presupuesto
real para contar con un archivero. Por lo que,
en consecuencia, el archivero al frente de un
archivo municipal debe hacerse con las
herramientas y recursos formativos necesarios
para responder a las necesidades del fondo
documental que custodia.
Dominio de las nuevas tecnologas: en
dos vertientes, tanto por la necesidad de
manejar procesos de gestin documental
(bases de datos, programas de gestin
documental) como por la aparicin y
consolidacin de la documentacin
electrnica. Adems el servicio de difusin
documental cuenta con los avances
tecnolgicos en su base de actuacin
actualmente, por lo que se deber manejar
para estar presente en la sociedad del siglo
XXI
En diversas jornadas se ha tratado el papel del
archivero en la plantilla de la administracin o
la vinculacin profesional con la institucin
para la que trabaja, y como en todos los
aspectos relacionados con esta profesin se
ve una tremenda diversidad, desde los
cuerpos de grupo A creados por las
administraciones autonmicas o estatales
para los Archivos nacionales o generales a las
contrataciones temporales o contratos de
servicios con empresas externas para los
Archivos municipales. Todo esto supone
fragilidad en la continuidad del trabajo
desarrollado, con las graves consecuencias
que tiene para el fondo documental. Esta
inestabilidad se puede reducir bastante con la
adscripcin del servicio de archivo en un
mbito central, con incidencia en todos los
departamentos y reas, como ya hemos
apuntado, y con el otorgamiento de un alto
rango jerrquico al responsable de la funcin
de archivo. A partir de estas premisas se deja a
un lado la tradicin historicista a favor de las
funciones administrativas del archivo.
Alberch, Corominas y Martnez hicieron un
trabajo sobre esta situacin, analizaron los
perfiles y funciones profesionales del personal
del Archivo, desde el director, archivero o
tcnicos medios, auxiliares y administrativos y
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ORGANIZACIN
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crearon el Instrumento Definidor del Personal
de Archivos (IDPA) mediante el cual,
estudiando la situacin y nivel del archivo, y
mediante el estudio de ciertas variables e
indicadores, se puedan dibujar las necesidades
de profesionales adscritos al mismo.
Consideran indicadores para la estructura base
de un archivo: metros lineales, nmero de
consultas, de trabajadores del organismo,
volumen de crecimiento, prestaciones,
horarios etc.
NOTAS
1. Ley 16/1985 de Patrimonio Histrico Espaol
de 25 de junio.
2. En virtud de la ley 11/2007 de 22 de junio de
Acceso electrnico de los ciudadanos a los
Servicios pblicos en la que se desarrolla el
derecho de los ciudadanos de acceder a los
trmites con su Ayuntamiento desde la web, lo
que como ya hemos visto en el apartado de la
legislacin en los archivos municipales,
implica cambios en la gestin documental de
estos expedientes y por ende de su
conservacin, vigencia, formatos etc.
3. El Consejo Internacional de Archivos (http://
www.ica.org) se cre en 1910 y desde ese ao
y con el respaldo de la UNESCO, se
potenciaron actividades como la promocin de
publicaciones profesionales o el desarrollo de
proyectos como el Programa General de
Informacin, por el que se fomentan los
servicios de archivo. Cada cuatro aos se rene
el Congreso Internacional de Archivos para
prestar apoyo y cooperacin a expertos e
instituciones.
4. Cuerpo facultativo creado en 1858 por el Real
Decreto de 17 de julio por el que las
Bibliotecas y Archivos sujetos al Ministerio de
Fomento, dependan inmediatamente de la Direccin
general de Instruccin Pblica, y dando las reglas
convenientes para la organizacin del personal de
bibliotecas y archivos
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TEMA 5: ACTUALIDAD DE LOS ARCHIVOS
ESPAOLES
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