Follow-Up

3.2 Collegare le attività con il calendario: inserire le date

attività senza data

verranno memorizzate nella cartella

Attività, ma non compariranno nel

Blocco note Attività della

visualizzazione Calendario

attività per le quali non conosciamo

ancora data di scadenza

attività che non prevedono date di

scadenza (come idee, progetti, …)

attività con data le più frequenti

utilizziamo solamente la data di inizio.

In questo modo l’attività apparirà sul

Blocco note solamente nel giorno

prefissato

Una volta inserita la data l’Attività è

collegata al calendario: abbiamo

gettato un ponte tra il cosa fare e

quando farla.

3.3 Promemoria (disattivarli)

Di default Outlook

imposta un promemoria

Il vedersi comparire ogni mattina un

promemoria per ogni attività risulta

stressante -> disattiviamoli

CAPITOLO 5 EVITARE IL SOVRACCARICO

5.1 Organizzare i file

memorizziamo i file all’interno di cartelle

create con la stessa struttura del Piano

Operativo

inseriamo i file all’interno delle relative

Attività

5.2 Creare un’attività per ogni “Ago di pino”

In un processo decisionale ci sono due tipi

di persone:

c’è chi viene guidato dagli “aghi

di pino” come si presentano

davanti agli occhi

gli appuntamenti e le riunioni

vengono spesso spostate per

lasciare spazio a qualche

problema tralasciato ormai

diventato urgente

Il lavoro consiste sempre nel

rincorrere urgenze, in “tappare i

buchi”

il livello di sovraccarico

aumenta sempre di più fino allo

stress

c’è invece chi assegna tempo e

priorità alle Attività

in rari casi appuntamenti e

riunioni vengono spostati

gli obiettivi vengono raggiunti

il livello di stress è basso

la persona si presenta

equilibrata sicura e coerente

Esaminare le e-mail in arrivo

Disinserire l’avviso automatico di ricezione e-mail

Disattiviamo le mailing list e le pubblicità

5.3 Gestire le e-mail

scopo finale: avere le cartelle di posta in

arrivo ed inviata vuota

CAPITOLO 7 USO DEI PALMARI

7.1 Sincronizzare il palmare ed Outlook

File contenuti all’interno di

determinate cartelle

Tutti gli elementi di Outlook

(Contatti, Calendario,

Attività, Note, Posta

Elettronica)

Avremo sempre con noi la rubrica costantemente aggiornata

senza incorrere nel pericolo di dover fare una telefonata e non

avere il numero a portata di mano

Se aggiungiamo (o modifichiamo) un contatto mentre siamo in

giro, non sarà più necessario ricordarci di doverlo aggiungere (o

modificare) nel computer dell’ufficio

Avremo sempre una copia di backup della nostra rubrica. Avete

mai conosciuto qualcuno a cui si è rotta l’agenda elettronica ?

Pensate al danno di perdere importanti nominativi o a quanto

tempo si perderà per dover di nuovo cercare indirizzi e numeri di

telefono.

Se il palmare è anche telefono abbiamo la possibilità di

telefonare senza dover digitare numeri sulla tastiera, o meglio,

mandargli un e-mail che poi potremo spostare all’interno

dell’Attività a cui quel contatto partecipa

Siamo in giro e dobbiamo prendere un appuntamento: non

capiterà più di dover telefonare per spostarlo quando, tornati in

ufficio, ci accorgiamo che nella stessa data ed ora eravamo già

impegnati

Attuando una valida pianificazione avremo sempre con noi una

chiara overview di come abbiamo deciso di utilizzare il tempo a

nostra disposizione

abituiamoci a prendere appunti nel campo Note

dell’Appuntamento sul palmare. Quando lavoreremo con Outlook

sul computer inseriamo l’intero appuntamento all’interno

dell’Attività

Prendiamo più appunti possibile: quando siamo in giro conscio ed

inconscio sono già notevolmente carichi. Scrivendo tutto

possiamo tenere scarico in nostro cervello ed eviteremo stress,

stanchezza e sovraccarico.

quando rientriamo in ufficio sincronizziamo il palmare: avremo

tutti i nostri appunti ordinati in un unico posto

analizziamoli e spostiamoli nelle relative Attività (se è il caso

creiamone di nuove)

eviteremo il pericolo di dimenticarci di qualche cosa solo perché il

foglietto dove avevo preso l’appunto era finito in fondo alla tasca

della giacca

la consapevolezza di avere tutto sotto controllo ci da sicurezza e

tranquillità mentale e ci sentiremo più rilassati

bisogna fare i conti con i limiti di capacità in termini di memoria

del palmare

il nostro consiglio è di settare le opzioni di ricezione posta in

modo da scaricare solo le intestazioni di messaggio e di non

cancellare il messaggio dal server

Non dimentichiamoci che uno dei vantaggi delle e-mail è quello di

essere una forma di comunicazione che ci permette di decidere

quando analizzarla: sfruttiamo questa qualità

apriamo un indirizzo di posta elettronica da utilizzare solo con il

palmare: daremo questo indirizzo solo a poche persone e lo

utilizzeremo solo in casi di urgenza

Posta in uscita: se possiamo, invece di telefonare, mandiamo una

e-mail; basterà ricordare il vecchio ma sempre efficace detto

latino “Verba volant, scripta manent”

Prendiamo più appunti possibile: quando siamo in giro conscio ed

inconscio sono già notevolmente carichi. Scrivendo tutto

possiamo tenere scarico in nostro cervello ed eviteremo stress,

stanchezza e sovraccarico.

quando rientriamo in ufficio sincronizziamo il palmare: avremo

tutti i nostri appunti ordinati in un unico posto

analizziamoli e spostiamoli nelle relative Attività (se è il caso

creiamone di nuove)

eviteremo il pericolo di dimenticarci di qualche cosa solo perché il

foglietto dove avevo preso l’appunto era finito in fondo alla tasca

della giacca

la consapevolezza di avere tutto sotto controllo ci da sicurezza e

tranquillità mentale e ci sentiremo più rilassati

bisogna fare i conti con i limiti di capacità in termini di memoria

del palmare

il nostro consiglio è di settare le opzioni di ricezione posta in

modo da scaricare solo le intestazioni di messaggio e di non

cancellare il messaggio dal server

Non dimentichiamoci che uno dei vantaggi delle e-mail è quello di

essere una forma di comunicazione che ci permette di decidere

quando analizzarla: sfruttiamo questa qualità

apriamo un indirizzo di posta elettronica da utilizzare solo con il

palmare: daremo questo indirizzo solo a poche persone e lo

utilizzeremo solo in casi di urgenza

Posta in uscita: se possiamo, invece di telefonare, mandiamo una

e-mail; basterà ricordare il vecchio ma sempre efficace detto

latino “Verba volant, scripta manent”

Problema 1: la limitata capacità di memoria ci impedisce di

archiviare all’interno del palmare le nostre Attività che abbiamo

arricchito di e-mail, fax, documenti excel, word, …..

Problema 2: gli schermi di piccole dimensioni dei palmari ci

impediscono una corretta visualizzazione degli elenchi Attività.

Lo scorrere un elenco di qualche centinaio di Attività senza

avere la possibilità di ordinarle per categoria, data di inizio e

priorità non ha alcuna utilità.

Con questi problemi, la sincronizzazione delle Attività tra

computer e palmare non ha alcun senso e possiamo

tranquillamente indicare al programma di collegamento di non

attuarla

Alcuni buoni consigli?

Iniziare subito appena arrivati in ufficio

Iniziare con le cose importanti quando si è

freschi

Blocco Note Attività = piano di lavoro della

giornata

Stabilire delle scadenze e mantenerle

Non rimandare le cose che piacciono poco

Rimandare invece le cose poco importanti

Fare le cose in ordine prioritario

“Fare piccoli passi”

Richiedere lavori finiti ai collaboratori

Fare cose simili consecutivamente

Mantenere aggiornato il Blocco Note Attività

Preparare le telefonate in partenza

Appuntare qualunque idea in un solo posto

Stabilire obiettivi realistici

Registrare (occasionalmente) l’uso del tempo

Prendere da soli l’iniziativa

Prendersi un attimo di riposo prima di esservi

costretti: ritagliare del tempo libero nella

giornata

Pensare prima di agire

Eseguire le comunicazioni di routine a orari

prestabiliti

Alcuni buoni consigli?

Fare bene le cose quanto basta

Essere selettivi

Se ci si porta il lavoro a casa, farlo,

altrimenti non portarlo

Fare una cosa per volta

Completare i compiti iniziati

“Stoppare” le visite

Fare delle pause

Archiviare ogni cosa

Eliminare il superfluo dalla scrivania

Alcuni buoni consigli?

Per finire ….. iniziare:

Riepiloghiamo cosa abbiamo fatto: “Metodologia per la gestione delle

Attività, nel Tempo, per il raggiungimento degli Obiettivi”

Prepariamo una “To do List”

Commenti

Suggerimenti

Considerazioni

Grazie e buon lavoro ….