terminos de referencia - upme

REPUBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA

UNIDAD DE PLANEACION MINERO-ENERGETICA

TERMINOS DE REFERENCIA CONCURSO No. 021 de 2004

CONTRATACIÓN OUTSOURCING DE SERVICIOS TECNOLOGICOS PARA LA

UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGETICA -UPME-

Bogotá D.C., Junio de 2004



TABLA DE CONTENIDO

RECOMENDACIONES GENERALES ....................................................................... 3 JUSTIFICACIÓN ......................................................................................................... 4 CAPÍTULO 1. CONDICIONES GENERALES DE LA CONTRATACIÓN .................... 5 CAPÍTULO 2. PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA ............................................ 12 CAPÍTULO 3. RECHAZO DE LAS PROPUESTAS .................................................. 19 CAPÍTULO 4. ANALISIS, COMPARACION Y EVALUACIÓN DE PROPUESTAS... 21 CAPÍTULO 5. FORMATOS ..................................................................................... 27

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RECOMENDACIONES GENERALES

Se solicita a los proponentes cumplir con las siguientes recomendaciones, para facilitar la labor de evaluación de las propuestas: 1. Leer cuidadosamente estos términos de referencia, antes de elaborar la propuesta.

2. Entender que con la presentación de la propuesta se acogen y aceptan todas las

condiciones estipuladas en los presentes términos de referencia.

3. Presentar la totalidad de la propuesta, en orden para facilitar su estudio, con índice y debidamente foliados.

4. La presentación de la propuesta por parte del oferente constituye evidencia de que

se estudiaron completamente las especificaciones, formatos y demás documentos; que recibió las aclaraciones necesarias sobre las inquietudes o dudas previamente consultadas y que ha aceptado que estos términos de referencia son completos, compatibles y adecuados para identificar los bienes y servicios que se contratarán.

5. La presentación de la propuesta por parte del oferente constituye evidencia de que

está enterado a satisfacción en cuanto al alcance del objeto a contratar y que ha tenido en cuenta todo lo anterior para definir las obligaciones que se adquieren en virtud del contrato que se celebrará.

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JUSTIFICACIÓN

La Unidad de Planeación Minero Energética – UPME, cuenta con una infraestructura computacional que sirve de soporte a todas las actividades desarrolladas en el cumplimiento de sus funciones. Igualmente de acuerdo con el decreto 255 de 2004, a la UPME le corresponde a través de la Subdirección de Información Minero Energética divulgar las estadísticas e indicadores del sector minero energético, por lo tanto, se debe contar con una adecuada infraestructura de recursos informáticos y equipos de comunicaciones que le permita atender los requerimientos de información de los usuarios internos y externos a la Unidad. Así mismo, se requiere brindar el soporte a las aplicaciones administrativas y financieras de apoyo a la gestión de la Entidad. En la actualidad la Unidad de Planeación Minero Energética cuenta con una estructura organizacional compuesta por tres subdirecciones técnicas y un área administrativa. Dentro de las Subdirecciones existe la Subdirección de Información Minero Energética, que por ser un área de apoyo temático e informático, tiene como funciones esenciales: por un lado, brindar la información oficial a los diferentes agentes del Sector Público y Privado en materia de estadísticas e indicadores de los sectores de Minas y Energía, y por otro lado, brindar el apoyo informático requerido para garantizar los servicios tecnológicos que soportan las funciones operativas de la Entidad. En este sentido, y para dar cumplimiento a lo enmarcado en el apoyo informático con miras a garantizar los servicios tecnológicos que soportan las funciones operativas de la Entidad, se hace necesario estructurar un área específica de apoyo dentro de esta subdirección denominada “Área de Informática”, la cual debe soportar, dentro de otras actividades, las relacionadas con las labores propias del “Grupo de Servicios Tecnológicos”. Este grupo de servicios tecnológicos tiene tres grandes esquemas de trabajo que agregados proporcionan a la Unidad de Planeación Minero Energética –UPME-, una efectiva sostenibilidad de las actividades diarias estratégicas y operativas propias de cada área. Estos esquemas de trabajo son: Desarrollo Administrativo y de Propósito Específico:

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La Unidad de Planeación Minero Energética cuenta en la actualidad con unos desarrollos administrativos y financieros que soportan todo lo relacionado con la cadena financiera, contable y de recurso humano. Así mismo existen aplicativos de apoyo al proceso contractual, archivo documental y flujo de correspondencia enviada y recibida. Todos estos sistemas de software administrativo y financiero, los cuales se encuentran en producción sobre plataformas computacionales específicas, requieren para su normal funcionamiento y adecuado mantenimiento, de la participación de un recurso humano especializado que soporte dichos sistemas y brinden, dentro del



tiempo de vida útil que estos sistemas desarrollados ofrecen, el valor agregado esperado por la Entidad. A su vez, el día a día de la Entidad exige desarrollos de software particulares y de propósito específico, que coadyuven desde el punto de vista de agilidad, celeridad y funcionabilidad a las diferentes áreas tanto a nivel de staff como a nivel administrativo y temático. Es por esto la importancia de contar con un apoyo especializado y permanente de desarrolladores de software que se dediquen a cubrir las necesidades que se presenten relacionadas con este campo. Administración Red de Datos de la Entidad y Centro de Cómputo: En la actualidad la Entidad cuenta con una red de datos que conectan los pisos 5, 11 y 14 del edificio UGI, en los cuales existen 80 clientes igualmente conectados que comparten los recursos informáticos propios de la Unidad. Esta red de datos se encuentra soportada en el sistema operativo Windows 2000, con servidor de correo, servidor de páginas Web, servidor de bases de datos y firewall. El cliente interno cuenta con servicios de correo, impresión, acceso a Internet, respaldo de información, publicación de páginas Web y acceso a sistemas de información específicos. Los clientes poseen sistemas operativos Windows 98, 2000 y XP. Se cuenta con un canal dedicado de acceso a Internet de 512 Kbps, que se ampliará próximamente a 1024 Kbps, a través del cual los usuarios internos acceden a información externa y el cliente externo accede al Sistema de Información Minero Energético Colombiano –SIMEC-, el cual proporciona información de carácter misional y se constituye en el sistema de consulta por excelencia para los sectores de Minas y Energía. El centro de cómputo de la Unidad de Planeación Minero Energética, está compuesto por seis servidores, dentro de los cuales se tiene: Un Servidor de Dominio, el cual maneja el directorio activo de Windows 2000 Server y el motor de base de datos SQL Server 2000, también administra el sistema de información geográfico ARC GIS de la Unidad. Un servidor de correo Exchange 2000 Server sobre Windows 2000 Server, el cual administra los buzones de correo de todos los usuarios de la Entidad. Este servidor además, realiza labores de servidor de impresión. Un servidor Windows 2003 Server con IIS versión 6.0, en el cual se encuentra instalada la página Web Internet de la entidad. Este servidor además, cuenta con las herramientas ARC IMS para la administración de mapas y Tomcat para la

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administración de páginas activas, tiene el motor Java del Sistema de Información Minero Energético –SIMEC-. Un servidor Linux Red Hat Advanced Server 2.1, que administra el motor de Base de Datos Oracle 9i, en este servidor se encuentra instalada la Bodega de Datos del Sistema de Información Minero Energético Colombiano –SIMEC-. Un servidor Windows 2000 Server con IIS versión 5.0, en el cual se encuentra instalada la página Web Intranet de la entidad. Y por último un servidor Windows 2000 Server, que actualmente tiene montado el software “Symantec Enterprice Firewall 6.5”, el cual realiza las labores de compuerta de seguridad de acceso desde y hacia Internet. De la misma manera, por lo anterior, se hace necesario garantizar la participación de un grupo de profesionales especializados que brinden el soporte y la seguridad requerida para la administración de todos los elementos que componen la red de datos y el centro de cómputo de la entidad. Soporte y Atención a Usuarios: Como se mencionó inicialmente, la Unidad de Planeación Minero Energética, cuenta en la actualidad con un parque computacional de 80 equipos, los cuales están asignados en una relación uno a uno a funcionarios de la entidad, personal contratista, personal de entidades fiscalizadoras externas (Contraloría) y usuarios externos que requieren de estas herramientas computacionales para las consultas realizadas en la Biblioteca de esta entidad. Estos equipos demandan para su normal funcionamiento, de un mantenimiento preventivo y correctivo donde se incluyan repuestos, en caso de requerirse, así como de las actualizaciones de software de antivirus, sistemas operativos, al igual que la instalación y configuración de hardware periférico necesario. Estas actividades, dada su permanente frecuencia y número de solicitudes diarias (estadísticamente hablando, un promedio de 10 solicitudes de servicio diario), los cuales incluyen entre otros: reinstalación de sistema operativo, soporte en herramientas de usuario final (word, excel, power point, access, project), soporte en aplicativos de propósito específico, limpieza a microcomputadores y periféricos, escaneo de documentos que requieren ser publicados en la página Web; se hace necesario contar con personal técnico calificado que cubran estas labores que demandan tiempos de respuestas inmediatos, debido a que son problemáticas que inciden en el normal desarrollo de las labores de los funcionarios y demás usuarios de la Unidad.

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Es importante resaltar que, este esquema de trabajo debe también realizar las labores de índole administrativo del software y hardware de la Unidad, esto es, llevar un



inventario detallado en formatos de hojas de vida de cada uno de los computadores y periféricos de la Unidad, donde se visualice el universo completo de esta base computacional, llevando el control del software instalado en los mismos, así como su ubicación, estado, necesidades de actualización, asociaciones de red, entre otros. Por las razones anteriormente expuestas y dado que en la planta de personal de la Unidad de Planeación Minero Energética, no existe el personal suficiente para el desarrollo de todas estas actividades y la designación de responsabilidades encaminadas a hacer efectivos los esquemas de trabajo antes enunciados, así como el soporte sólido y permanente que garantice el normal funcionamiento de estos recursos informáticos, no solo a nivel de mantenimiento, sino garantizando el cubrimiento de repuestos que demanda esta base computacional instalada, se hace necesario la contratación a través de la modalidad de Outsourcing de estos servicios, con compañías especializadas en el ramo que brinden las garantías que la UPME requiere para todo lo concerniente a este aspecto.

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CAPÍTULO I

1. CONDICIONES GENERALES DE LA CONTRATACIÓN 1.1 OBJETO DE LA CONTRATACIÓN

La Unidad de Planeación Minero Energética – UPME- requiere contratar a través de la modalidad de Outsourcing, los servicios tecnológicos que cubran los siguientes esquemas de trabajo: Soporte en desarrollo administrativo y de propósito específico, soporte en administración Red de Datos y Centro de Cómputo, y soporte en la atención a usuarios; de acuerdo con lo establecido en el Formato de “Características Técnicas Ofrecidas y Garantizadas” del presente documento.

1.2 RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE

Este proceso de contratación se rige por los Principios Constitucionales indicados en su artículo 209, por las Resoluciones UPME No 206 Y 207 del 11 de Mayo de 2004 por lo contenido en estos términos de referencia y los adendas que se emitan.

1.3 PRESUPUESTO ASIGNADO

El presupuesto asignado por la Unidad de Planeación Minero Energética para la contratación a través de la modalidad de Outsourcing de los servicios tecnológicos, es de CIENTO NOVENTA MILLONES DE PESOS ($190.000.000), que incluye todos los costos directos e indirectos y los impositivos de ley, según certificado de disponibilidad presupuestal No. 254 de fecha 27 de Abril de 2004.

1.4 CONDICIONES PARA PARTICIPAR

Las personas jurídicas interesadas en participar en el proceso objeto de este concurso deberán inscribirse en la Secretaría General de la Unidad de Planeación Minero Energética, ubicada en la Avenida 40 A Nº 13-09 Piso 14, en el horario comprendido entre las 8:00 a.m. y 5:45 p.m. y suministrar el nombre de quien pretenda participar en el respectivo concurso, dirección, número de teléfono, número de fax y una dirección de correo electrónico, para lo cual deberán firmar la respectiva planilla de inscripción. QUIEN NO SE HAYA INSCRITO NO TENDRÁ DERECHO A PARTICIPAR EN EL PRESENTE CONCURSO.

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UNIDAD DE PLANEACION MINERO-ENERGETICA 1.5 CRONOGRAMA DEL CONCURSO

PUBLICACIÓN DE PRE-TÉRMINOS DE REFERENCIA Y RECEPCION DE OBSERVACIONES

Junio 11/04 – Junio 15/04

RESPUESTA A OBSERVACIONES – PRE TÉRMINOS


APERTURA Y PUBLICACION TERMINOS DEFINITIVOS

Junio 23/04

INSCRIPCIÓN DE OFERENTES Junio 23/04 – Julio 9/04 RECEPCIÓN ACLARACIONES A LOS TÉRMINOS


AUDIENCIA DE PRECISIÓN DE TÉRMINOS Junio 30/04 a las 3:00 p.m. CIERRE Julio 12/04 a las 4:00 p.m. PLAZO DE EVALUACIÓN Julio 13/04 – Julio 23/04 PUBLICACIÓN DE EVALUACIÓN EN PAGINA WEB Y A DISPOSICIÓN EN SECRETARÍA GENERAL Y RECEPCIÓN DE OBSERVACIONES A LOS INFORMES

Julio 26/04 – Julio 28/04

RESPUESTA A OBSERVACIONES DE EVALUACIÓN EN PAGINA WEB Y SECRETARIA GENERAL

Julio 26/04 – Julio 30/04

ADJUDICACIÓN Agosto 2/04 1.6 CONSULTAS DE LOS PROPONENTES Los Términos de Referencia pueden ser consultados en la Secretaría General de la UPME, ubicada en la Calle 40A # 13-09, Piso 14 (Edificio UGI) en Bogotá D.C. y en la página web de la UPME (www.upme.gov.co) de acuerdo al cronograma descrito. 1.7 PREGUNTAS DE LOS PROPONENTES Dentro de los tiempos establecidos en el cronograma del concurso, para este efecto, los proponentes inscritos podrán solicitar aclaraciones mediante comunicación escrita dirigida a la Secretaría General –Contratos-, ubicada en la Calle 40A # 13-09, Piso 14 (Edificio UGI) en Bogotá D.C. y/o al Correo Electrónico [email protected]. La responsabilidad de las respuestas dadas será del grupo técnico, jurídico o financiero, según se trate la inquietud planteada. Todas las inquietudes serán resueltas en la Audiencia de Precisión de Términos.

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mailto:[email protected]


UNIDAD DE PLANEACION MINERO-ENERGETICA 1.8 FECHA DE AUDIENCIA DE ACLARACIONES A LOS TERMINOS DE REFERENCIA En la fecha y hora indicada en el cronograma del concurso se celebrará una audiencia con el objeto de dar lectura, por parte de la UPME, a las respuestas de aclaraciones presentadas por los oferentes en el término establecido en el cronograma para este propósito, de lo cual se levantará un acta suscrita por los intervinientes. Esta acta se publicará a través de la página Web, en un término no mayor a dos días hábiles siguientes a la audiencia. Esta Audiencia se celebrará en la sala de juntas de la Secretaría General de la UPME, ubicada en la Calle 40A # 13-09, Piso 14 (Edificio UGI) en Bogotá D.C. Como resultado de la lectura a las respuestas de aclaraciones presentadas por los oferentes en el término establecido en el cronograma para este propósito y cuando resulte conveniente, la UPME expedirá las modificaciones o adendos pertinentes a los términos de referencia. 1.9 ADENDOS En el evento en que se efectúen cambios al presente documento de términos de referencia, éstos serán realizados únicamente mediante adendos escritos, los cuales pasarán a formar parte del mismo. Los adendos serán publicados en la página Web. Ninguna declaración verbal podrá afectar en manera alguna los términos, condiciones y adendos de los presentes términos de referencia. 1.10 PLAZO DE EVALUACION La UPME, dentro del término establecido en el cronograma del concurso, realizará los estudios técnicos, financieros, económicos y jurídicos de las propuestas presentadas. 1.11 INFORMES DE EVALUACIÓN La UPME deberá preparar informes detallados sobre el análisis y comparación de las propuestas, exponiendo las razones precisas en que se fundamenta la selección de la propuesta.

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Los informes de evaluación de las propuestas permanecerán, para su consulta, en la Secretaría General de la UPME ubicada en la Calle 40A # 13-09, Piso 14 (Edificio UGI) en Bogotá D.C, y serán publicados en la página Web de la entidad (www.upme.gov.co) por el término de tres (3) días hábiles de acuerdo con el cronograma del concurso, para que los oferentes presenten las observaciones que estimen pertinentes. En ejercicio de esta facultad


UNIDAD DE PLANEACION MINERO-ENERGETICA los oferentes no podrán completar, adicionar, modificar o mejorar sus propuestas. Dichas observaciones serán resueltas por la UPME, dentro del término establecido en el cronograma del concurso. 1.12 DECLARATORIA DE DESIERTA La declaratoria de desierto de este concurso, procederá por motivos o causas que impidan la selección objetiva, cuando ninguna de las propuestas presentas cumpla con el puntaje técnico mínimo definido, cuando el valor de todas y cada una de las propuestas exceda el presupuesto asignado y se declarará en acto administrativo en el que se señalará en forma expresa y detallada las razones que han conducido a esa decisión. Es entendido que la UPME no será responsable por los gastos en que hayan incurrido los oferentes con ocasión de la presentación de la propuesta. 1.13 TÉRMINO DE SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO El contratista se obliga a firmar el contrato dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la comunicación de adjudicación. Si el proponente favorecido no suscribe el contrato dentro del término indicado, el Ordenador del Gasto de la Unidad de Planeación Minero Energética mediante acto administrativo motivado podrá adjudicarlo al proponente que ocupó el segundo lugar en orden de elegibilidad en la evaluación, siempre que su oferta sea favorable. 1.14 PARTES QUE INTERVIENEN 1.14.1 FIDUCIARIA Es la entidad que maneja los recursos de la Unidad y con quien se realiza la suscripción del contrato y los actos que se deriven del mismo. 1.14.2 SUPERVISOR La supervisión de este contrato será ejercida por el Subdirector de Información de la Unidad de Planeación Minero Energética, o a quien este designe y así se dará a conocer al contratista en su oportunidad. El Supervisor velará por los intereses de la misma y tendrá las funciones que por la índole y naturaleza del contrato le sean propias. El Supervisor deberá cumplir con las funciones estipuladas en el contrato que se derive de este proceso concursal. 1.15 CONTRATO, PERFECCIONAMIENTO Y LEGALIZACION

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UNIDAD DE PLANEACION MINERO-ENERGETICA Este contrato requiere para su perfeccionamiento: 1) Acuerdo sobre el objeto y contraprestación. 2) Que se eleve a escrito. 3) Que exista el respectivo registro presupuestal. Se considera perfeccionado el presente contrato cuando los anteriores requisitos queden cumplidos a entera satisfacción. Para su ejecución se requerirá aprobación de las garantías, pago de los derechos de publicación en el Diario Único de Contratistas y firma de la respectiva acta de iniciación. Deberá presentar a la firma del contrato debidamente diligenciado, el formulario Único de Hoja de Vida para Personas Jurídicas, adoptado por el Departamento Administrativo de la Función Pública. Para la tramitación y legalización del contrato, el proponente favorecido deberá tener en cuenta lo siguiente: Celebrado el contrato no podrá cederse a personas naturales o jurídicas.

Salvo fuerza mayor o caso fortuito, debidamente comprobados, si el proponente seleccionado no suscribe el contrato correspondiente dentro del término señalado, quedará a favor de la UPME, en calidad de sanción, el valor de la garantía constituida para responder por la seriedad de la propuesta, sin menoscabo de las sanciones legales conducentes al reconocimiento de perjuicios causados y no cubiertos por el valor de la citada garantía. En este caso, igualmente la UPME podrá optar entre abrir un nuevo proceso concursal o adjudicar, dentro de los quince (15) días siguientes, al proponente calificado en segundo lugar siempre y cuando su propuesta sea igualmente favorable para la Entidad. EL CONTRATISTA dispondrá de tres (3) días hábiles, contados a partir de la fecha de perfeccionamiento del contrato para el pago de derechos de la publicación en el Diario Único de Contratación Pública y constituir las garantías requeridas. En cuanto al impuesto de timbre, éste será cancelado por el Contratista, de acuerdo con lo establecido por la Ley 6° de 1992 y sus Decretos reglamentarios. Los gastos de legalización del contrato correrán por cuenta de EL CONTRATISTA y no serán reembolsados. 1.16 PLAZO PARA LA EJECUCIÓN Y VIGENCIA DEL CONTRATO El plazo para la ejecución del Outsourcing de servicios tecnológicos que cubran los esquemas de trabajo: Soporte en desarrollo administrativo y de propósito específico, soporte en administración Red de Datos y Centro de Cómputo, y soporte en la atención a usuarios, es de doce (12) meses contados a partir de la suscripción del acta de iniciación, la cual se dará una vez legalizado el contrato respectivo.

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UNIDAD DE PLANEACION MINERO-ENERGETICA El proponente deberá indicar sin estar por debajo de los términos aquí establecidos, el plazo en el cual se compromete a ejecutar el contrato objeto de este concurso. La propuesta que presente un plazo de ejecución inferior al anteriormente señalado, será rechazada, lo cual significa que no será tenida en cuenta para ningún parámetro de la evaluación. 1.17 GARANTIA UNICA A FAVOR DE LA UPME La garantía única que presentará EL CONTRATISTA avalará el cumplimiento por parte suya de las obligaciones a su cargo surgidas del contrato, la cual se mantendrá vigente durante la vida del contrato y su liquidación y se ajustará a los limites, existencia y extensión del riesgo amparado. La garantía única se formalizará en una póliza de seguro o garantía bancaria constituida por EL CONTRATISTA a favor de LA FIDUCIARIA LA PREVISORA S.A.- FIDEICOMISO UPME expedida por una compañía de seguros debidamente establecida en Colombia. Esta póliza se distribuirá en el cubrimiento de los siguientes riesgos que afectan la ejecución del contrato:

Clase de Riesgos % Sobre el valor Vigencia Cumplimiento del Contrato

20 Del Contrato La del contrato y cuatro (4) meses más.

Calidad del servicio 20 Del Contrato La del contrato. Salario y Prestaciones sociales 5 Del Contrato La del contrato.

1.18 FORMA DE PAGO La Fiduciaria, previa autorización de la UPME, realizará los pagos de la siguiente manera: pagos mes vencido en cuotas iguales. No habrá anticipos ni pagos anticipados.

Los pagos se harán previa presentación de la factura y certificación del cumplimiento expedida por el supervisor del contrato. Las facturas deben estar acompañadas de las copias legibles de los pagos efectuados al sistema de seguridad social integral y aportes parafiscales, de acuerdo con el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, o en su defecto del certificado expedido por el representante legal y/o revisor fiscal de la persona jurídica, según fuere el caso.

El contratista asumirá todos los impuestos, tasas y/o similares, que se deriven de la ejecución del mismo, de conformidad con las normas vigentes en la materia.

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1.19 ENTREGA Y RECIBO DE LOS SERVICIOS OBJETO DEL CONTRATO El servicio y sus elementos inherentes ofrecidos objeto del presente concurso, se prestarán e instalarán en la sede de la UPME, ubicada en la Calle 40A # 13-09, Pisos 5, 11 y 14 (Edificio UGI) en Bogotá D.C., o en el sitio en que se ubiquen las oficinas de la Unidad. 1.20 CORRESPONDENCIA Toda la correspondencia que los proponentes envíen a la UPME, en virtud del presente concurso, deberán dirigirla a la Secretaría General – Contratación -, ubicada en la Calle 40A # 13-09, Pisos 14 (Edificio UGI) en Bogotá D.C ó vía correo electrónico a la Dirección: [email protected] .

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mailto:[email protected]



CAPÍTULO II 2. PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA 2.1 FORMA DE PRESENTACIÓN La propuesta se deberá entregar en original y una (1) copia, en idioma español, sin tachaduras ni borrones, en sobres separados debidamente cerrados, foliadas en orden ascendente (el original y la copia) y firmadas, contestando en forma clara y precisa cada uno de los datos que se solicitan y anexando todos los documentos y formatos que se exigen y que son requisitos indispensables para el estudio de la oferta; cualquier enmendadura que contenga la propuesta deberá ser aclarada y validada con su firma por el oferente en la misma propuesta. El original y la copia se presentarán con idéntica información, marcando claramente en cada sobre y carátula el nombre del proponente, su dirección, números de teléfono, fax y correo electrónico. Los sobres que contienen las propuestas se marcarán así: UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA –UPME- Proceso Contractual No. XXX de 2004 “Propuesta para la contratación de Outsourcing de servicios tecnológicos” Nombre del proponente: Dirección: Teléfono: Fax: E-mail: Original / copia 1 Cada una de las partes que componen la propuesta, se llenará teniendo en cuenta las instrucciones y Formatos contenidos en los presentes términos de referencia, sin efectuar cambios en su redacción original y conservando el orden establecido. Si el proponente quisiera adicionar alguna explicación o aclaración, deberá hacerla en carta separada y consignarla dentro de anexo debidamente numerado y foliado. Si se advierte alguna diferencia entre el original de una propuesta y su copia, prevalecerá la información consignada en el original.

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UNIDAD DE PLANEACION MINERO-ENERGETICA 2.2 DOCUMENTOS QUE ACOMPAÑAN LA PRESENTACION DE LA PROPUESTA 2.2.1 CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA La carta de presentación de la propuesta se elaborará de acuerdo con el modelo suministrado en el Formato establecido. Así mismo, declarará el proponente que no se encuentra incurso en ninguna de las causales de inhabilidades e incompatibilidades establecidas por la Ley, y que por tanto, no se encuentra impedido para contratar con la UPME. El Formato deberá estar firmado por el Representante Legal o apoderados.

En caso de que la propuesta sea presentada por una persona jurídica o por un consorcio o unión temporal, LA CARTA DE PRESENTACION deberá ser suscrita por la persona que represente el consorcio o la unión temporal. En todo caso, a la propuesta deberá anexarse el documento de consorcio o unión temporal. En la carta de presentación el oferente deberá indicar, de la información suministrada en su propuesta, cual es de carácter reservado, señalando la norma que le otorga tal carácter. Adicionalmente, para efecto del análisis técnico y jurídico, el proponente deberá manifestar bajo la gravedad del juramento si le ha sido aplicada la garantía de cumplimiento y/o calidad en los últimos dos (2) años, o si le han sido impuestas multas durante este período. 2.2.3 DOCUMENTOS JURIDICOS 2.2.3.1 GARANTÍA DE SERIEDAD Los proponentes deberán presentar una garantía de seriedad de la propuesta para entidades estatales, a favor de la Unidad de Planeación Minero Energética, –UPME- por una cuantía equivalente al diez por ciento (10%) del valor de la propuesta incluido el impuesto a las ventas si éste se causa. La vigencia de esta garantía será de noventa (90) días calendario contados a partir de la fecha y hora del cierre de este proceso concursal inclusive. Igualmente se debe adjuntar el recibo de pago correspondiente a la prima por concepto de seguro de la respectiva póliza. Para el efecto deberá adjuntar a la propuesta el original del mismo. Dicha garantía deberá ser expedida por una compañía de seguros legalmente establecida en Colombia. La seriedad de la oferta también podrá ser garantizada por una entidad bancaria. La garantía deberá ser expedida por el Representante Legal de la entidad bancaria. En todo caso no expirará por falta de pago de la prima o por revocatoria unilateral.

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UNIDAD DE PLANEACION MINERO-ENERGETICA En el evento en que la oferta se presente en representación de una persona jurídica, la garantía de seriedad deberá ser expedida a nombre del proponente, vale decir la persona representada. En el evento de presentación conjunta de propuestas, la garantía de seriedad deberá expedirse a nombre de todos los integrantes del consorcio o de la unión temporal según el caso. En el evento de prórroga en el plazo de adjudicación, o para la suscripción del contrato o para la constitución de garantías o para el perfeccionamiento del mismo, el contratista deberá ampliar, por el periodo de la prórroga, el de la garantía de seriedad sí la vigencia inicial no cubre este nuevo término. La garantía de seriedad y el original de las ofertas les serán devueltas, previa solicitud, a todos los proponentes cuando el concurso se declare desierto o no se adjudique en el plazo previsto. Salvo fuerza mayor o caso fortuito debidamente comprobados, si el adjudicatario o contratista no se allanare a cumplir las condiciones y obligaciones establecidas en estos Términos de Referencia, especialmente las relacionadas con la suscripción del contrato, constitución de las pólizas, contribución al perfeccionamiento del contrato dentro del término señalado y mantener lo ofrecido en su propuesta, se hará efectiva a favor de la UPME la póliza de seriedad de la propuesta. Lo anterior sin menoscabo de las acciones legales conducentes al reconocimiento de perjuicios causados a la UPME y no cubiertos por la cuantía de esta póliza y sin perjuicio de que la UPME pueda optar por adjudicar, dentro de los 15 días hábiles siguientes, al proponente calificado en segundo lugar, si la propuesta presentada es favorable para la Entidad.

2.2.3.2 DOCUMENTOS OTORGADOS EN EL EXTERIOR Los documentos otorgados en el exterior deberán presentarse legalizados en la forma prevista en el Artículo 259 del Código de Procedimiento Civil, en concordancia con el Artículo 480 del Código de Comercio. Por lo tanto, deberán autenticarse por funcionarios competentes del país de origen, a su vez por el Cónsul Colombiano o Agente Diplomático, al autenticar los documentos el Cónsul o Agente Diplomático hará constar que la sociedad existente ejerce su objeto conforme a las leyes del respectivo país, la firma del Cónsul o Agente Diplomático se abonará por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia. Lo establecido en este artículo se entenderá sin perjuicio del deber a cargo de la Entidad Estatal respectiva de exigir a dichas personas documentos o informaciones que acrediten su experiencia, capacidad o idoneidad, de acuerdo con lo expresado en la parte inicial de los presentes términos de referencia .

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UNIDAD DE PLANEACION MINERO-ENERGETICA 2.2.3.3 CERTIFICADO DE INSCRIPCION EN EL REGISTRO UNICO DE PROPONENTES DE LA CAMARA DE COMERCIO. El proponente deberá acompañar con la oferta el certificado de inscripción en el Registro Único de Proponentes de la Cámara de Comercio de su jurisdicción, con fecha de expedición no mayor a treinta (30) días calendario anteriores, contados a partir de la fecha de cierre del concurso. El K de contratación deberá ser igual o superior al monto del presupuesto asignado para este proyecto y el oferente no deberá tener registradas incumplimientos, multas o sanciones en contratos. En caso de Consorcio ó Unión Temporal, cada uno de los integrantes deberá presentar este certificado. 2.2.3.4 CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACION LEGAL Las Personas Jurídicas deberán presentar el certificado de Existencia y Representación Legal con fecha de expedición no mayor de treinta (30) días calendario anteriores a la fecha de cierre del concurso, donde acredite que su duración es mayor a la de la vigencia del contrato y un (1) año más. En caso de Consorcio ó Unión Temporal, cada uno de los integrantes deberá presentar este certificado. Cuando el proponente pertenezca a otro tipo de asociación (que no sea comercial), deberá aportar el certificado equivalente expedido por la entidad competente. 2.2.3.5 ACTA DE JUNTA DE SOCIOS De conformidad con el certificado de existencia y representación legal, cuando el proponente sea persona Jurídica y su Representante Legal se encuentre limitado en razón a la cuantía u otro factor para representar debidamente a la sociedad en este concurso, deberá presentar el acta de junta de socios, en la cual se le autoriza para presentar la oferta y celebrar el correspondiente contrato en caso de que le sea adjudicado. 2.2.3.6 DOCUMENTO DE CONSTITUCION DE CONSORCIO O UNION TEMPORAL Los proponentes indicarán si su participación es a título de consorcio o unión temporal y, en este último caso, señalarán los términos y extensión de la participación en la propuesta y en

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UNIDAD DE PLANEACION MINERO-ENERGETICA su ejecución, los cuales no podrán ser modificados sin el consentimiento previo de la entidad estatal contratante. Mediante un documento se designará la persona que los representará, señalando las reglas básicas que regulen las relaciones entre ellos y su responsabilidad. En caso de unión temporal, se indicará a la UPME la participación que tendrá cada uno de sus integrantes. Los consorcios o uniones temporales constituidas se comprometen a permanecer consorciados durante el término de la vigencia del contrato y sus prórrogas. Por lo tanto, deberá indicarse expresamente que el consorcio o unión temporal no podrá ser disuelto ni liquidado durante la vigencia o prórrogas del contrato que se suscriba. En ningún caso podrá haber cesión del contrato entre quienes integren el consorcio o unión temporal. Los términos y extensión de la participación en la Unión Temporal no podrán ser modificados. Si la propuesta es conjunta, deberá ser presentada por la persona que represente el consorcio o la unión temporal. En todo caso, a la propuesta deberá anexarse el documento de consorcio o unión temporal. La responsabilidad de los miembros del consorcio o la unión temporal se regirá por las nor mas vigentes en la materia. Toda la información solicitada acerca de los proponentes debe ser presentada por cada una de las personas jurídicas que integran el consorcio o unión temporal. Las personas jurídicas nacionales y extranjeras deberán acreditar que su duración no será inferior a la del plazo del contrato y un año más. Cuando se obre en ejercicio de poder especial, es necesario que en el mismo se exprese concretamente que se otorga la facultad de participar en el concurso, suscribir el contrato o contratos que de ella se deriven, para su ejecución, representación judicial y extrajudicial, por lo menos por el término del contrato y un (1) año más. Las ofertas deberán estar suscritas por el representante legal o su equivalente de la firma, consorcio o unión temporal, quien debe tener facultades específicas y vigentes para contratar y estar autorizado para comprometerla en cuantía igual o superior al valor de la oferta. Cuando se presente Consorcio o Unión Temporal bastará que uno de los integrantes se haya inscrito, de conformidad a lo establecido en el Capitulo I de estos términos de referencia.

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2.2.3.7 FOTOCOPIA LEGIBLE DE LA CEDULA DE CIUDADANIA DEL O LOS REPRESENTANTES LEGALES


UNIDAD DE PLANEACION MINERO-ENERGETICA 2.2.3.8 FOTOCOPIA DEL NIT DE LA EMPRESA O EMPRESAS 2.2.3.9 CERTIFICADO DE PAGO DE APORTES PARAFISCALES Y SEGURIDAD SOCIAL Para las personas jurídicas, el Revisor Fiscal y/o el Representante Legal, deberá presentar una certificación en la cual conste que la firma se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales y seguridad social, cuyo periodo debe comprender un término no inferior a seis (6) meses (ley 789 del 2002). En el evento en que el proponente sea un consorcio o unión temporal, cada una de las personas naturales o jurídicas que lo integren deberá acreditar que se encuentra a paz y salvo por concepto de aportes parafiscales de sus empleados a la fecha de presentación de su propuesta. 2.2.3.10 CERTIFICACIÓN EXPEDIDA POR EL REPRESENTANTE LEGAL DE LA

PERSONA JURÍDICA, EN LA CUAL SE INDIQUE QUE ÉSTA COMO TAL NO ES DEUDORA MOROSA DEL ESTADO (LEY 863 DE 2003)

Los representantes legales de las personas jurídicas deberán presentar a la UPME la copia al carbón del recibo de consignación por el valor equivalente al 3% del smmlv ($ 10.740). La consignación se efectuará teniendo en cuenta la siguiente información: ENTIDAD FINANCIERA Banco Popular. No. de cuenta corriente: 050000249.- Nombre de la Cuenta: Dirección del Tesoro Nacional- Fondos Comunes.- Código rentístico 1212-99. FORMULARIO (CONVENIO Dirección del Tesoro Nacional Recaudo Nación), NOTA: Se deberá indicar claramente en el formulario el nombre del depositante, nit, y fecha.- Para dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 66 de la Ley 863 de 2003 y la Circular externa No. 50 y 51 emanada de la Contaduría General de la República, deberán firmar la respectiva declaración juramentada, conforme al formato Declaración Juramentada que se presenta en el Capítulo V. 2.2.4. DOCUMENTOS FINANCIEROS La UPME declarará la viabilidad o no viabilidad de los proponentes, en lo referente al conjunto de indicadores financieros que a continuación se enuncian:

• Que el proponente posea como mínimo un capital de trabajo equivalente al valor de la propuesta. El capital de Trabajo se calculará como el resultado de la siguiente fórmula

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Capital de Trabajo = Activo Corriente - Pasivo Corriente.

• Que el proponente dispone de una solvencia (liquidez), mayor o igual a uno (>=1). La solvencia se calculará como el resultado de la siguiente fórmula:

Solvencia (liquidez) = Activo Corriente / Pasivo Corriente.

• Que el proponente tiene un nivel de endeudamiento inferior al 70%. El endeudamiento

se calculará como el resultado de la siguiente fórmula

Endeudamiento = Pasivo Total / Activo Total.

Los siguientes son los documentos e información esenciales para el análisis financiero de las propuestas: 2.2.4.1 El proponente deberá suministrar en la propuesta, el Balance General y Estados de

Resultados de los años 2002 y 2003, estos documentos deben estar suscritos por el Representante Legal, el Contador Público y el Revisor Fiscal si el proponente está obligado a tenerlo. De la misma manera, estos documentos serán objeto de verificación, mas no de calificación.

2.2.4.2 El proponente deberá adjuntar fotocopia del certificado de vigencia de registro de

inscripción profesional del contador y revisor fiscal en caso de requerirse éste último; de igual forma se debe anexar el certificado de antecedentes disciplinarios expedidos por el Tribunal Disciplinario de la Junta Central de Contadores. Dichos certificados deberán encontrarse vigentes al momento de la fecha de cierre de este concurso.

2.2.4.3 Para el caso del estudio financiero de los consorcios o uniones temporales, se

sumarán los respectivos activos, pasivos y patrimonios.

2.2.4.4 DECLARACION TRIBUTARIA DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA. Para este punto, la UPME solicita fotocopia de la Declaración de Renta del año 2003.

2.3 DOCUMENTOS SUBSANABLES Se consideran documentos subsanables, es decir, aquellos que pueden ser presentados con posterioridad al cierre del proceso, en caso de ser requeridos por la UPME, únicamente los siguientes:

• Fotocopia de la cédula del o los Representantes Legales de la(s) firmas. • Fotocopia del Nit de la firma. • Foliación de la propuesta.

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UNIDAD DE PLANEACION MINERO-ENERGETICA 2.4 OFERTAS CONSIDERADAS HÁBILES Se entiende que las ofertas presentadas son hábiles si cumplen con la totalidad de los requisitos señalados en estos términos de referencia, no se aceptan propuestas parciales ni alternativas. 2.5 RETIRO DE LAS OFERTAS Las ofertas, una vez sean entregadas en la sede de la UPME, no podrán ser retiradas por los oferentes. 2.6 PROCEDIMIENTO EN LA CORRECCIÓN DE ERRORES PRODUCTO DE

OPERACIONES ARITMÉTICAS En la evaluación de la oferta se determinará si existen errores en el producto de las operaciones aritméticas de los precios de la misma, caso en el cual la UPME hará las correcciones correspondientes. Las correcciones establecidas en las ofertas, serán de forzosa aceptación para el proponente en relación con los precios en caso de que se le adjudique el contrato. Si el oferente rehúsa aceptarlas, se hará efectiva la garantía de seriedad de la propuesta, en cuyo caso se celebrará el contrato con el oferente calificado en segundo lugar, si la propuesta resulta conveniente para la entidad.

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CAPÍTULO III 3. RECHAZO DE LAS PROPUESTAS La propuesta será rechazada cuando se presente al menos una de las siguientes causales: 3.1 Cuando se compruebe confabulación entre los oferentes. 3.2 Cuando el oferente haya tratado de interferir, influir o informarse indebidamente del

análisis de las propuestas. 3.3 Cuando existan varias propuestas presentadas por el mismo proponente, bajo el mismo

nombre o con nombres diferentes. 3.4 Cuando la propuesta sea presentada en forma extemporánea. 3.5 Cuando el plazo propuesto de prestación de servicios tecnológicos, sea inferior al

exigido en estos términos de referencia. 3.6 Cuando el representante o los representantes legales de una persona jurídica ostenten

igual condición en otra u otras entidades diferentes, que también estén participando en el presente proceso concursal.

3.7 Cuando el proponente presente información que no coincida con la realidad, una vez la

Entidad haya verificado la información y consultado su veracidad. 3.8 En consorcios ó uniones temporales cuando en el documento de constitución se omita

la firma de uno de sus integrantes. 3.9 El encontrarse incurso dentro de las inhabilidades e incompatibilidades contempladas

en la ley. 3.10 Cuando las propuestas fueren presentadas a nombre de una firma diferente a la que

hizo la inscripción, salvo en caso de Consorcio o Unión Temporal, en el que bastará que uno de sus integrantes haya realizado la inscripción.

3.11 No ajustarse substancialmente la propuesta a las bases y requisitos establecidos en los

presentes Términos de Referencia. 3.12 Cuando no se presente los documentos indicados en el numeral 2.2.3 y/o su

presentación o diligenciamiento no cumpla con lo exigido en cada documento.

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UNIDAD DE PLANEACION MINERO-ENERGETICA 3.13 Cuando no se presente los documentos indicados en el numeral 2.2.4 y/o su

presentación o diligenciamiento no cumpla con lo exigido en cada documento. 3.14 Cuando alguna de las razones financieras evaluadas del numeral 2.2.4 presente como

resultado la no viabilidad de la firma proponente. 3.15 Cuando se trate de Consorcios o Uniones temporales se aplicarán todas las anteriores

a cada uno de sus integrantes. 3.16 Cuando el oferente exceda el presupuesto oficial estipulado en los presentes Términos

de Referencia.

3.17 Cuando el proponente, en forma individual, en consorcio o unión temporal, registre incumplimientos, sanciones o multas como contratista.

3.18 No diligenciar completamente el Formato de Precios. 3.19 No diligenciar completamente el Formato de Características Técnicas Ofrecidas y

Garantizadas. 3.20 No cumplir con las características mínimas exigidas en el Formato de Características

Técnicas Ofrecidas y Garantizadas. 3.21 No demostrar la experiencia mínima exigida en los presentes términos de referencia,

conforme lo exigido en el numeral “Experiencia del Proponente” de este documento. 3.22 Cuando la propuesta sea presentada por correo o vía e-mail. 3.23 Las demás contempladas en la Constitución, la Ley, y en el presente documento de

Términos de Referencia.

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CAPITULO IV 4. ANALISIS, COMPARACION Y EVALUACIÓN DE PROPUESTAS 4.1 ANÁLISIS Y COMPARACIÓN DE LAS OFERTAS

La UPME analizará y comparará todas las ofertas que cumplan las condiciones exigidas y que por lo tanto no hayan sido descartadas, de acuerdo con lo establecido en el presente documento de términos de referencia. Se procederá a la comparación de las propuestas, con el propósito de seleccionar el proponente más favorable para la entidad, teniendo en cuenta todos los criterios de evaluación estipulados en el presente documento de términos de referencia. El ofrecimiento más favorable es aquél que, teniendo en cuenta los factores de escogencia indicados en el presente capítulo, obtenga el mayor puntaje. Para hallar el puntaje total se sumarán los puntajes de las evaluaciones técnica y económica resultantes. Previamente a realizar la evaluación técnica y económica, se deberá realizar el análisis de los documentos jurídicos y financieros solicitados, los cuales no asignan puntaje pero estos conducen a determinar si el oferente es hábil o no para realizar la evaluación técnica y económica de su propuesta. El Comité Evaluador hará un informe indicando un orden de elegibilidad de las propuestas con destino al Director General de la Unidad. Previamente a la adjudicación, el informe de evaluación de las propuestas permanecerá en la Secretaría General de la UPME (piso 14) y en la página Web de la Unidad, por el término indicado en el cronograma del proceso, para que los proponentes conozcan los resultados y presenten las observaciones que estimen pertinentes en el plazo que se indique, plazo en el cual no se podrá completar, adicionar o mejorar las propuestas. Las observaciones debidamente radicadas dentro del término previsto, serán resueltas y según sus resultados se adjudicará. El Ordenador del Gasto mediante Resolución motivada, adjudicará el contrato al proponente favorecido teniendo en cuenta la recomendación del Comité Evaluador, o declarará desierto el concurso, de lo cual se comunicará a todos los proponentes.

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UNIDAD DE PLANEACION MINERO-ENERGETICA En caso de presentarse igualdad de puntajes entre dos o más proponentes, se escogerá aquél que tenga el mayor puntaje en precio. 4.2 EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS 4.2.1 CARACTERISTICAS DE LA SOLUCION El Outsourcing para los servicios tecnológicos requeridos por la entidad, se enmarca dentro de tres grandes esquemas de trabajo, que agregados proporcionan a la Unidad de Planeación Minero Energética –UPME-, una efectiva sostenibilidad de las actividades diarias estratégicas y operativas propias de cada área. Estos esquemas de trabajo son:

Desarrollo Administrativo y de Propósito Específico:

La Unidad de Planeación Minero Energética cuenta en la actualidad con unos desarrollos administrativos y financieros que soportan todo lo relacionado con la cadena financiera, contable y de recurso humano. Así mismo existen aplicativos de apoyo al proceso contractual, archivo documental y flujo de correspondencia enviada y recibida. Estos sistemas de software administrativo, financiero, contractual y de administración documental, se encuentran en producción sobre plataformas computacionales específicas.

A su vez, el día a día de la Entidad exige desarrollos de software particulares y de propósito específico, que coadyuven desde el punto de vista de agilidad, celeridad y funcionabilidad a las diferentes áreas tanto a nivel de staff como a nivel administrativo y temático. Es importante resaltar que la entidad no cuenta con los programas fuentes de todos estos aplicativos, los cuales son objeto de soporte y administración por parte del proveedor favorecido, en el sentido de ofrecer desarrollos alternos a los mismos, cuando así se requiera, modificaciones y adaptaciones a nuevos requerimientos y normatividades vigentes, capacitación y soporte en esos cambios a los usuarios finales y demás actividades inherentes a este esquema de trabajo. Los sistemas administrativos, financieros y de administración documental, así como sus respectivas plataformas computacionales, que en la actualidad posee la entidad y a los cuales el proponente favorecido debe dar soporte, son los siguientes:

PIMISYS La Unidad de Planeación Minero Energética presenta a continuación las generalidades más sobresalientes de este sistema:

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UNIDAD DE PLANEACION MINERO-ENERGETICA El sistema PIMISYS UNION, es un conjunto de aplicaciones que tienen como objetivo la sistematización de los procesos de registro y control propios de las áreas administrativas de una empresa. Los productos de software que conforman principalmente este sistema son: PIMISYS UNION P&G PIMISYS UNION SIEP PIMISYS UNION TESORERO PIMISYS UNION NOMINA PIMISYS UNION ALMACEN Adicionalmente y como herramienta accesoria, se incluye dentro del paquete la aplicación PIMISYS REPORT EDIT, para la edición de reportes personalizados presentes en los demás programas. PIMISYS UNION es un proyecto de aplicaciones Windows desarrollado con la herramienta de programación Microsoft Visual Basic 6.0, con la capacidad de trabajar conexiones con los motores de base de datos Microsoft SQL Server, Microsoft Access y Oracle desde la versión 8i en adelante. DNA es la arquitectura utilizada para la construcción de los productos en el entorno de desarrollo, teniendo como particularidad que el control de integridad referencial de los objetos de la base de datos no se realiza por cuenta de las funcionalidades que para ello posee los motores, sino que es administrada por instrucciones escritas en la capa lógica de negocio.

Los únicos controles de integridad ejercidos por el motor de base de datos son los relacionados con índices de llave primaria, índices para optimización de consultas y reglas para campos.

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UNIDAD DE PLANEACION MINERO-ENERGETICA Los reportes que generan las aplicaciones se dividen en 2 clases: los que despliegan datos utilizando plantillas Crystal Reports 8.5 en forma de archivos *.rpt, y los que son administrados por el editor de reportes PIMISYS REPORT EDIT, que se encuentran almacenados como registros en la base de datos. Para la edición de los primeros, es necesario usar la herramienta de software Crystal Reports 8.5, teniendo en cuenta que sólo pueden ser cambiados aspectos relacionados con la presentación, y no los de estructura del reporte, por cuanto están condicionados a la forma en que son invocados desde los ejecutables de los aplicativos. El esquema cliente servidor sobre el que trabaja el sistema, tienen como fin que cada una de las áreas administrativas, a saber, contabilidad, presupuesto, tesorería, almacén y nómina, genere la información que le es concerniente respectivamente y sea almacenada en un repositorio de datos central, lo que permite que datos comunes entre ellas, tales como la lista de terceros, las cuentas del catálogo contable, rubros presupuestales, entre otros, no tengan que ser almacenados ni creados en forma redundante. El diagrama funcional del sistema es el siguiente:

ContabilidadP&G

Presupuesto SIEP Almacén

ALMACÉN

Tesorería TESORERO

Nómina NÓMINA

Todos los datos de las aplicaciones convergen en forma de asientos contables en PIMISYS P&G a través de las interfaces configuradas en cada una de ellas. Adicionalmente, el software de Tesorería alimenta información concerniente a rentas y pago de obligaciones en el sistema de presupuesto. PIMISYS UNION P&G: Registra los movimientos contables derivados de los hechos económicos de la empresa, bien sea por creación directa de comprobantes a través del módulo de documentos, o por la alimentación de los mismos provenientes de la acción de las interfaces configuradas en los otros cuatro aplicativos. Adicionalmente, tienen como objetivo la generación de reportes tales como libros auxiliares, libros oficiales y estados financieros.

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PIMISYS UNION SIEP: Sistema Integrado para la Ejecución Presupuestal. Está encargado de controlar las operaciones propias de los procesos de ejecución presupuestal tanto de


UNIDAD DE PLANEACION MINERO-ENERGETICA gastos como de rentas. En lo relacionado con la ejecución del presupuesto de gastos, interactúa con contabilidad generando los asientos por todos los conceptos de gasto tramitados por el presupuesto con excepción de las nóminas y compras de bienes, que son administrados por los programas PIMSIYS NÓMINA y PIMISYS ALMACÉN, respectivamente. Por el presupuesto de rentas, la contabilidad es afectada por la definición y modificaciones que se hagan de la apropiación inicial de ingresos, en las cuentas de la clase cero (0) definidas y reglamentadas en el Plan General de Contabilidad Pública. PIMISYS TESORERO: Este programa registra los movimientos que conciernen al efectivo de la empresa. Tanto en los ingresos como en los egresos, este sistema produce efectos en la contabilidad y en el presupuesto. En el caso de los ingresos, en la parte contable produce una disminución de los derechos por cobrar por concepto de ingresos causados previamente. En la parte presupuestal, el recaudo es reflejado alimentado como parte de la ejecución de las metas de ingreso definidas previamente en la apropiación inicial. En cuanto a los egresos, el efecto contable se da en forma de disminución de las obligaciones con terceros y el efecto presupuestal por la incorporación del pago efectivo como último paso dentro del proceso de ejecución del gasto. Los reportes que se pueden generar con esta aplicación son, entre otros, los libros auxiliares de bancos y reportes de verificación y control de recaudos. Adicionalmente, posee módulos para el manejo de notas bancarias, traslados de fondos y para efectuar conciliaciones bancarias. PIMISYS NÓMINA: Liquida la nómina de empleados de una empresa con base en la formulación definida en conceptos y reglas aplicación de los mismos. Dado el carácter de parametrizable que tienen la definición de conceptos por medio del intérprete de fórmulas, el esquema de cálculo puede ser adaptado a cualquier tipo de empresa, incluyendo por consiguiente las entidades del sector público de cualquier orden. Dentro de los atributos de configuración que tienen los conceptos de liquidación se define el efecto que debe tener cada uno de ellos en la contabilidad. Con esta configuración y una vez liquidada la nómina periódica, se ejecuta el proceso de asiento para aplicar los efectos de causación correspondientes en la contabilidad. Dentro de los reportes que se generan desde este software están los listados de liquidación quincenal de la nómina, desprendibles de pago, resumen de conceptos liquidados en la quincena y resumen de conceptos a pagar por seguridad social. Estos dos últimos resúmenes se originan desde herramientas accesorias incorporadas al producto.

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PIMISYS ALMACÉN: Controla la información de movimiento de inventarios tanto de activos fijos como de elementos de consumo. Para estos últimos el sistema utiliza el sistema de inventarios por promedio ponderado. Genera reportes de elementos devolutivos en uso


UNIDAD DE PLANEACION MINERO-ENERGETICA asignados a cada responsable y de elementos en bodega que en un momento dado se encuentren en bodega. La interfaz contable se asigna al conjunto de asociaciones creadas entre los diferentes grupos de artículos y sus posibles movimientos, a saber, entradas por compra, entradas por donación, salidas para consumo, salidas por donación, bajas por obsolescencia, entre otros.

SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL S.A.D.

La Unidad de Planeación Minero Energética presenta a continuación las generalidades más sobresalientes de este sistema:

Este es un sistema desarrollado para la administración integral e inteligente a nivel corporativo de toda la documentación generada en una empresa. Trabaja en sistemas Windows 98, Windows ME y Windows 2000/XP. Los módulos que componen el S.A.D. son: 1. Administrador

Es el módulo principal, en el cual se ingresa toda la información requerida para los demás módulos, además de los datos de los usuarios que tendrán acceso al programa y su respectiva jerarquía. A este módulo sólo tiene acceso el Usuario Administrador.

2. Archivo En este módulo se encuentra el manejo de todos los documentos

pertenecientes al Archivo como "Facturas, Recibos de Caja, Memorandos, Ordenes de Compra, entre otros”. Además, se encuentran los rollos de microfilmación y el Administrador de Préstamos. Posee una ventana adicional de Cliente Activo para realizar préstamos de red de documentos de otras Dependencias o Unidades de Archivo.

3. Correspondencia Relación de toda la Correspondencia Enviada, Recibida e Interna, manejada en la Empresa, además de un Módulo de Contactos.

4. Imágenes Es un módulo que permite indexar las imágenes pertenecientes a documentos, el soporte prestado para tal fin inicia desde la adquisición de la imagen por cualquier dispositivo de captura de imágenes que soporte el estándar internacional TWAIN, este estándar soporta dispositivos iniciando con scanner, pasando por cámaras de video-conferencia (webcams) y finalizando en cámaras de video y scanners de alta definición. La idea de indexar una imagen

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es poder relacionarla con un registro de un documento previamente establecido en el centro de administración documental.

5. WorkFlow

Permite desarrollar procesos de seguimiento partiendo de un documento y realizando seguimiento paso a paso para verificar su correcta ejecución, las alertas y la forma en que el documento cualquiera que sea éste, atraviesa cada uno de los pasos hasta llegar a su final responsable, es total responsabilidad del Motor de Automatización Interno del Módulo.

APLICATIVOS DE PROPOSITO ESPECIFICO

En esta parte, el proponente favorecido debe suministrar toda la estructura de desarrollo adecuada a la UPME, en términos de recurso humano y logístico, con el propósito de desarrollar aplicativos que durante la ejecución del Outsourcing requieran las áreas internas de la Unidad. En importante precisar que cada proyecto encaminado al desarrollo de aplicativos de propósito específico que se requiera, debe cumplir como mínimo con las siguientes fases:

- Levantamiento de la información - cuantificación del tamaño del proyecto y su duración - programación - documentación - pruebas - soporte

De acuerdo a la disponibilidad de tiempo y definido el tamaño del proyecto de manera conjunta entre la UPME y el contratista, se programa el tiempo de entrega y los controles necesarios de avance del proyecto. Las herramientas utilizadas y las licencias que se requieran en el marco de estos desarrollos en particular, serán propias de la UPME y la Entidad las facilitará para el desarrollo de los mismos. Administración Red de Datos de la Entidad y Centro de Cómputo:

En la actualidad la Entidad cuenta con una red de datos que conectan los pisos 5, 11 y 14 del edificio UGI, en los cuales existen 80 clientes igualmente conectados que comparten los recursos informáticos propios de la Unidad. Esta red de datos se encuentra soportada en el sistema operativo Windows 2000, con servidor de correo, servidor de páginas Web, servidor de bases de datos y firewall.

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UNIDAD DE PLANEACION MINERO-ENERGETICA El cliente interno cuenta con servicios de correo, impresión, acceso a Internet, respaldo de información, publicación de páginas Web y acceso a sistemas de información específicos. Los clientes poseen sistemas operativos Windows 98, 2000 y XP. Se cuenta con un canal dedicado de acceso a Internet de 512 Kbps, que se ampliará próximamente a 1024 Kbps, a través del cual los usuarios internos acceden a información externa y el cliente externo accede al Sistema de Información Minero Energético Colombiano –SIMEC-, el cual proporciona información de carácter misional y se constituye en el sistema de consulta por excelencia para los sectores de Minas y Energía. El centro de cómputo de la Unidad de Planeación Minero Energética, está compuesto por seis servidores, dentro de los cuales se tiene: Un Servidor de Dominio, el cual maneja el directorio activo de Windows 2000 Server y el motor de base de datos SQL Server 2000, también administra el sistema de información geográfico ARC GIS de la Unidad. Un servidor de correo Exchange 2000 Server sobre Windows 2000 Server, el cual administra los buzones de correo de todos los usuarios de la Entidad. Este servidor además, realiza labores de servidor de impresión. Un servidor Windows 2003 Server con IIS versión 6.0, en el cual se encuentra instalada la página Web Internet de la entidad. Este servidor además, cuenta con las herramientas ARC IMS para la administración de mapas y Tomcat para la administración de páginas activas. Tiene el motor Java del Sistema de Información Minero Energético –SIMEC-. Un servidor Linux Red Hat Advanced Server 2.1, que administra el motor de Base de Datos Oracle 9i, en este servidor se encuentra instalada la Bodega de Datos del Sistema de Información Minero Energético Colombiano –SIMEC-. Un servidor Windows 2000 Server con IIS versión 5.0, en el cual se encuentra instalada la página Web Intranet de la entidad. Y por último un servidor Windows 2000 Server, que actualmente tiene montado el software “Symantec Enterprice Firewall 6.5”, el cual realiza las labores de compuerta de seguridad de acceso desde y hacia Internet. A continuación se presenta la estructura actual de la red de datos de la UPME y su conexión a Internet:

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Soporte y Atención a Usuarios:

La Unidad de Planeación Minero Energética, cuenta en la actualidad con un parque computacional de 80 equipos, los cuales están asignados en una relación uno a uno a funcionarios de la entidad, personal contratista, personal de entidades fiscalizadoras externas (Contraloría) y usuarios externos que requieren de estas herramientas computacionales para las consultas realizadas en la Biblioteca de esta entidad.

Estos equipos demandan para su normal funcionamiento, de un mantenimiento preventivo y correctivo donde se incluyan repuestos, en caso de requerirse, así como de las actualizaciones de software de antivirus, sistemas operativos, al igual que la instalación y configuración de hardware periférico necesario. Estas actividades, dada su permanente frecuencia incluyen entre otros: reinstalación de sistema operativo, soporte en herramientas de usuario final (Word, Excel, Power Point, Access, Project), soporte en aplicativos de propósito específico, limpieza a

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UNIDAD DE PLANEACION MINERO-ENERGETICA microcomputadores y periféricos, escaneo de documentos que requieren ser publicados en la página Web. En este sentido, el proponente favorecido deberá facilitar toda la estructura necesaria para atender lo relacionado con estas solicitudes diarias, en tiempo real y con permanencia de tiempo completo en las instalaciones de la Unidad de Planeación Minero Energética.

4.2.2 PONDERACIÓN DE LOS CRITERIOS DE EVALUACIÓN La evaluación de las propuestas, se realizará con base en los siguientes parámetros:

Formato CARACTERISTICAS TÉCNICAS OFRECIDAS Y GARANTIZADAS. Es de carácter obligatorio el diligenciamiento de la columna “Ofrecido y Garantizado” de este Formato. Si los espacios en este formato no fueren suficientes, los detalles que no puedan incluirse en él, deberán agregarse en apéndices debidamente referidos. La Unidad de Planeación Minero Energética verificará el cumplimiento de las características ofrecidas por los proponentes frente a las características mínimas exigidas en estos términos de referencia. Las propuestas que cumplan con el mínimo establecido serán tenidas en cuenta para la calificación. Las propuestas viables se evaluarán de cero (0) a mil (1000) puntos, conforme los siguientes criterios de evaluación:

FACTORES DE EVALUACION PUNTAJE PARCIAL

PUNTAJE TOTAL

EVALUACIÓN TÉCNICA (Mejoras Opcionales) 700

Número de personas de tiempo completo en la entidad 200

Cantidad de equipos ofrecidos como respaldo a contingencias 150

Tiempo de Respuesta en proveer repuestos que no se tenga en la entidad 150

Número de funcionarios a capacitar 200 EVALUACIÓN ECONÓMICA 300

Valor de la propuesta 300 PUNTAJE TOTAL 1000 1000

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UNIDAD DE PLANEACION MINERO-ENERGETICA EVALUACIÓN TÉCNICA (Mejoras Opcionales). Número de personas de tiempo completo en la entidad: Se asignará el mayor puntaje (200 puntos) a la firma que ofrezca el mayor número de personas de tiempo completo en la entidad, adicionales a los mínimos exigidos, así: Pabi=200*abi/aba Donde: Pabi : Puntaje asignado a una propuesta i para número de personas ofrecidas. Abi : número de personas ofrecidas de una propuesta i. Aba : número de personas ofrecidas más alto entre las propuestas. Cantidad de equipos ofrecidos como respaldo a contingencias: Se asignará el mayor puntaje (150 puntos) a la firma que ofrezca el mayor número de equipos como respaldo a contingencias, los cuales permanecerán en la entidad durante el tiempo de ejecución del contrato. Entiéndase por equipo un PC completo (CPU, Monitor, Teclado y Mouse), el cual debe tener como mínimo la siguiente capacidad: Pentium 4 de 2 GHz, Memoria 256 MB, Disco de 40 GB. Así: Ptsi= 150*tsi/tsa Donde: Ptsi : Puntaje asignado a una propuesta i para el número de equipos ofrecido. Tsi : Número de equipos ofrecido de una propuesta i. Tsa : Número de equipos ofrecido mas alto entre las propuestas. Tiempo de Respuesta en proveer repuestos que no se tenga en la entidad: Se asignará el mayor puntaje (150 puntos) a la firma que ofrezca el menor tiempo de respuesta cuando se trate de solucionar un problema que requiera repuestos que no se tengan en la entidad, así: Prsi= 150*rsa/rsi Donde: Prsi : Puntaje asignado a una propuesta i para el tiempo de respuesta ofrecido.

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UNIDAD DE PLANEACION MINERO-ENERGETICA rsa : Menor tiempo de respuesta ofrecido entre las propuestas. rsi : El tiempo de respuesta ofrecido de una propuesta i. Número de funcionarios a capacitar: Se asignará el mayor puntaje (200 puntos) a la firma que ofrezca el mayor número de cupos de capacitación para funcionarios de la entidad, enmarcados en los siguientes criterios: 1. Tema libre para que el proponente ofrezca el curso que considere, siempre y cuando

este curso se encuentre dentro de los productos objeto del outsourcing. 2. Cada curso debe tener una intensidad horaria máximo de 10 horas y pueden ofrecerse

diferentes niveles (básico, intermedio, avanzado). Así: Pcsi= 200*csi/csa Donde: Pcsi : Puntaje asignado a una propuesta i para el número de cupos ofrecidos. csi : Número de cupos ofrecidos de una propuesta i. csa : Número de cupos ofrecidos mas alto entre las propuestas. EVALUACIÓN ECONÓMICA Los precios del presente proceso concursal se deberán indicar conforme el Formato de precios, cuyo diligenciamiento es de carácter obligatorio. Los precios deberán expresarse en PESOS COLOMBIANOS, discriminando el IVA. Para la comparación de precios, se calificará inversamente proporcional de cero (0) a trescientos (300) puntos, así: Ppip = 300*Pb/Pi Donde Ppip : Puntaje asignado a una propuesta i para el precio. Pb : Precio más bajo de las propuestas. Pi : Precio de una propuesta i.

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UNIDAD DE PLANEACION MINERO-ENERGETICA 4.3 EXPERIENCIA DEL PROPONENTE Los proponentes deberán, obligatoriamente, diligenciar y relacionar el Formato Experiencia del Proponente, dos (2) contratos en los que conste la venta del servicio de alguno de los esquemas de trabajo requeridos para este proceso. Adicionalmente, se debe anexar a la relación de contratos, las certificaciones de los mismos expedidas por personal autorizado de la entidad ó empresa contratante, donde se detalle claramente la siguiente información en cada certificación:

• Nombre de la Empresa Contratante. • Número del Contrato. • Fecha de Suscripción del Contrato. • Objeto del Contrato. • Valor Total del Contrato. • Valor discriminado de la venta del servicio de alguno de los esquemas de

trabajo requeridos para este proceso. • Fecha de Inicio del Contrato. • Fecha de Finalización del Contrato. • Estado de la Ejecución del Contrato (Excelente, Bueno, Regular, Deficiente ó

Muy Deficiente). • Nombre completo, Cargo y Número Telefónico de la persona que firma la

Certificación.

Certificaciones que no cumplan con los anteriores requisitos no serán tenidas en cuenta. Para que un contrato relacionado y debidamente Certificado sea válido y se contabilice, debe cumplir con las siguientes condiciones:

• La fecha de Suscripción del contrato certificado, debe ser con posterioridad al 31 de diciembre de 1998.

• Se haya recibido en su totalidad a entera satisfacción por parte de la Entidad ó

Empresa contratante.

Estas certificaciones serán objeto de evaluación más no de calificación, es decir, si cumplen con todas las condiciones exigidas, se considerarán válidas, pero no generan ninguna puntuación. Los proponentes que no ofrezcan dos (2) certificaciones válidas, se les rechazará la propuesta. La UPME se reserva el derecho de verificar la información consignada en estas Certificaciones.

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CAPITULO V 5. FORMATOS 5.1. FORMATO CARTA DE PRESENTACIÓN

CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA Señor DIRECTOR UPME Ciudad ___________________________________________________, mayor de edad, vecino de _______identificado con la cédula de ciudadanía número ________ expedida en ______________, en mi calidad de representante legal (o suplente o apoderado) de la sociedad (unión temporal, consorcio) ____________, legalmente constituida y domiciliada en ___________ de conformidad con las condiciones que se estipulan en los términos de referencia, presento la siguiente propuesta para la contratación de outsourcing de servicios tecnológicos.

En caso de que sea aceptada, la firma (o consorcio o unión temporal) se compromete a firmar el contrato correspondiente. Declaramos así mismo: 1. Que tengo (tenemos) el poder legal para firmar y presentar la propuesta, comprometiendo únicamente

al proponente. 2. Que ninguna persona o entidad distinta de los firmantes tiene interés comercial en esta propuesta, ni

en el contrato probable que de ella se derive. 3. Que no nos hallamos incursos en causales de inhabilidad o incompatibilidad para suscribir el contrato.

Igualmente, no estamos incursos en prohibiciones especiales para contratar. 4. que conozco las especificaciones técnicas y garantizo (garantizamos) que los servicios ofrecidos cumplen

con los requisitos en ellas exigidas. 5. Que hemos recibido los términos de referencia y sus anexos y que aceptamos sus condiciones. 6. Que me (nos) comprometo a suministrar el equipo de trabajo requerido por la UPME y ofrecido por

nosotros, así como a proporcionar los repuestos, instalación, afinación, soporte, garantía ofrecidos, así como la capacitación al personal que la UPME determine, de acuerdo a lo establecido en los términos de referencia y sus adendos, en un plazo de ___________ ( ) meses contados a partir de la fecha de firma del Acta de inicio de ejecución del Contrato.

7. Que si se nos adjudica el contrato, nos comprometemos a otorgar las Garantías requeridas y a suscribir el contrato, dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la firma de éstas.

8. Que conocemos las leyes de la República de Colombia que rigen la presente Contratación. 9. Que de conformidad a lo que se suscriba en la firma del contrato, nos comprometemos a prestar, cuando

sea el caso, los servicios de soporte y mantenimiento del software que elaboremos, durante el término de garantía, sin costo adicional y de acuerdo a lo establecido en los términos de referencia.

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UNIDAD DE PLANEACION MINERO-ENERGETICA 10. Que el valor total de mi oferta es de : $ ______________________ discriminado así:

Valor total antes de impuestos $ ______________ IVA $ ______ 11. Que la presente propuesta consta de _________ folios debidamente numerados. El (los) suscrito (s) señala(n) como dirección comercial, número de teléfono y Fax a donde se puede remitir o enviar por correo y realizar notificaciones y comunicaciones relacionadas con esta propuesta, los siguientes: Nombre de la Empresa ________________________________________ Dirección ___________________________________________________ Teléfono __________________ Fax _____________________ Ciudad ___________________ Correo Electrónico _____________________________________________ Atentamente, ______________________________________ Nombre del Representante Legal

______________________________________ Firma del Representante Legal

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5.2. FORMATO DE PRECIOS El diligenciamiento de este formato es de carácter obligatorio. No se debe modificar este formato.

Concepto Valor sin IVA IVA Valor Total Costo del Proyecto

_______________________________________ Firma del Representante Legal

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UNIDAD DE PLANEACION MINERO-ENERGETICA 5.3. FORMATO EXPERIENCIA DEL PROPONENTE En este Formato, además de relacionar la experiencia, deberá anexar las Certificaciones Expedidas por la Entidad ó Empresa Contratante conforme a lo indicado en los presentes términos. No. Empresa

Contratante No. del

Contrato Fecha de Inicio del Contrato

Fecha de Finalización del Contrato

Valor Total del Contrato

Objeto del Contrato donde se discrimine el

servicio tecnológico vendido

Valor discriminado de la venta del

servicio tecnológico

1

2

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UNIDAD DE PLANEACION MINERO-ENERGETICA 5.4 FORMATO DE CARACTERISTICAS TECNICAS OFRECIDAS Y GARANTIZADAS CONTRATACIÓN OUTSOURCING SERVICIOS TECNOLOGICOS ESQUEMA 1. Desarrollo Administrativo y de Propósito Específico: No. Características Mínimo Exigido por la UPME Ofrecido y

Garantizado

1 Personal requerido

El proponente deberá comprometerse en su propuesta a proporcionar para este esquema de trabajo, en caso de ser favorecido, una (1) persona con conocimientos en desarrollo y mantenimiento de sistemas de información, de tiempo completo en las oficinas de la UPME y con el siguiente perfil profesional --> Pregrado: Ingeniero de Sistemas con experiencia certificada de 2 años en plataformas de desarrollo Visual Studio .Net y Bases de datos relacionales. Para la adjudicación del contrato, el proponente favorecido deberá allegar a la UPME las constancias de estudio y experiencia de la persona seleccionada para este esquema.

2 Labores a realizar Dar soporte a los sistemas de información administrativo y financiero, aplicación Pimisys, SAD y en general las aplicaciones propias de la Unidad desarrolladas en Visual Studio .Net, es decir, en herramientas de desarrollo de Microsoft con base de datos SQL.

Mantener las aplicaciones propias de la entidad funcionando todo el tiempo.

Realizar desarrollos de aplicativos de propósito específico que requiera la UPME.

Capacitación en los nuevos desarrollos, cuando se trate de aplicativos de propósito específico.

Realizar recomendaciones sobre las mejoras a los productos existentes.

Soporte y documentación a los nuevos programas realizados y a las mejoras realizadas a los programas existentes a través de desarrollos alternos.

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UNIDAD DE PLANEACION MINERO-ENERGETICA La entidad no cuenta con los programas

fuentes de los aplicativos que son objeto de soporte y administración. Se debe ofrecer desarrollos alternos a los mismos, cuando así se requiera, modificaciones y adaptaciones a nuevos requerimientos y normatividades vigentes, capacitación y soporte en esos cambios a los usuarios finales y demás actividades inherentes a este esquema de trabajo.

ESQUEMA 2. Administración Red de Datos y Centro de Cómputo: No. Características Mínimo Exigido por la UPME Ofrecido y

Garantizado


El proponente deberá comprometerse en su propuesta a proporcionar para este esquema de trabajo, en caso de ser favorecido, una (1) persona con conocimiento en administración de redes de datos y centros de cómputo, de tiempo completo en las oficinas de la UPME. Perfil profesional --> Pregrado: Ingeniero de Sistemas o Electrónico con experiencia certificada de 2 años en administración de redes de datos y centros de cómputo. Para la adjudicación del contrato, el proponente favorecido deberá allegar a la UPME las constancias de estudio y experiencia de la persona seleccionada para este esquema.

2 Labores a realizar

Administrar el correo electrónico: Crear Usuarios, modificar usuarios, administración de permisos y demás actividades que exige esta labor. Todo ello en las versiones de los productos que la UPME tiene instalados.

Administrar los equipos Servidores que durante la ejecución del contrato tenga instalados la UPME.

Mantener actualizados los equipos Servidores con los últimos patch de seguridad, driver y modificaciones que los fabricantes recomienden para el normal funcionamiento de los mismos.

Administrar y mantener la red de datos tanto en la parte pasiva como activa, suministrando los repuestos que sean necesarios para mantener operativa la red.

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UNIDAD DE PLANEACION MINERO-ENERGETICA Mantener y administrar la seguridad de

todo el sistema, esto es: Hacer recomendaciones sobre políticas de seguridad, Implementar las políticas de seguridad que el supervisor defina, Mantener operativos los sistemas de seguridad tales como el Firewall, Proxy, entre otros, Chequear vulnerabilidades del sistema, corregirlas y las que no se puedan por algún motivo, informarle al interventor de esta situación. Y demás actividades propias para un efectivo soporte a los sistemas de seguridad.

Realizar periódicamente y bajo un esquema de planeación recomendado por el contratista, copias de seguridad a los servidores, base de datos y de todo el sistema de información que se posee la Unidad.

Diseñar planes de contingencia para los sistemas de información, utilizando los recursos existentes y con los cuales cuenta la Unidad.

Realizar inventario de la red de datos en su parte activa, y mantener actualizado el universo de equipos activos que se tiene.

Realizar inventario de la red de datos en su parte pasiva, y mantener actualizado el universo de puntos existentes y sus asociaciones y ubicación por cada puesto de trabajo.

Remover o instalar los programas en los equipos Servidores, que el interventor del contrato autorice.

Mantener actualizadas las últimas versiones de antivirus en los equipos Servidores.

Proveer los repuestos necesarios a los equipos Servidores, para mantenerlos siempre operativos.

Informar semanalmente al Supervisor, sobre los pendientes y actividades realizadas en la semana.

Tramitar garantías con los proveedores cuando haya lugar a ello.

Generar tiquetes de servicio por cada evento que ocurra y mantener un historial de los mismos con miras a sacar datos estadísticos de comportamiento.

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UNIDAD DE PLANEACION MINERO-ENERGETICA ESQUEMA 3. Soporte y Atención a Usuarios: No. Características Mínimo Exigido por la UPME Ofrecido y

Garantizado


El proponente deberá comprometerse en su propuesta a proporcionar para este esquema de trabajo, en caso de ser favorecido, una (1) persona con conocimiento en mantenimiento preventivo y correctivo de equipos de cómputo y productos Microsoft (Windows y Office), de tiempo completo en las oficinas de la UPME. Perfil profesional --> Técnico en sistemas o electrónica con experiencia certificada de 2 años en mantenimiento preventivo y correctivo de equipos de cómputo, atención a usuarios y productos Microsoft (Windows y Office). Para la suscripción del contrato, el proponente favorecido deberá allegar a la UPME las constancias de estudio y experiencia de la persona seleccionada para este esquema.

2 Labores a realizar Realizar mantenimiento preventivo tanto software como hardware a todas las estaciones de trabajo de la UPME, una vez cada tres (3) meses.

Realizar mantenimiento preventivo del hardware a los equipos Servidores de la UPME, una vez cada tres (3) meses.

Mantener actualizados los equipos con los últimos patch de seguridad, driver y modificaciones que los fabricantes recomienden para el normal funcionamiento de los mismos.

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UNIDAD DE PLANEACION MINERO-ENERGETICA Realizar inventario de hardware y

software que exista instalado en la UPME. En esta labor, el personal técnico revisará cada PC y llevará una hoja de vida con los siguientes datos: Marca, modelo y número de serie.

Software instalado (S.O., herramientas, productos, y demás).

Capacidad disponible en disco duro.

Procesador, Memoria y Disco instalado.

Actualizaciones ó modificaciones físicas y lógicas realizadas al equipo.

Cualquier otro dato adicional, a solicitud del supervisor del contrato.

Llevar y presentar informe por escrito con los detalles de las hojas de vida de cada equipo inventariado.

Verificar, monitorear y controlar las licencias con las que cuenta todos los usuarios de la UPME. Así mismo debe verificar los programas instalados vs. las licencias existentes en cada equipo de la UPME.

Presentar un reporte técnico de las fallas presentadas en cada equipo.

Llevar inventario y control de las licencias adquiridas por la UPME.

Informar al Supervisor sobre anomalías en el licenciamiento del software y programas instalados, encontrados en los equipos.

Remover los programas de los equipos, cuando el Supervisor del contrato lo autorice.

Mantener actualizadas las últimas versiones de antivirus en las estaciones de trabajo.

Culturizar a los usuarios sobre metodologías de copias de seguridad a sus máquinas, de acuerdo a la importancia del tipo de información que manejen.

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UNIDAD DE PLANEACION MINERO-ENERGETICA Informar semanalmente al Supervisor,

sobre los pendientes y actividades realizadas en la semana.

Tramitar garantías con los proveedores cuando haya lugar a ello.

Generar tiquetes de servicio por cada evento que ocurra.

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3 Servicio de mantenimiento Correctivo incluido repuestos

Se deben incluir sin costo adicional todos los repuestos originales que se necesiten durante la ejecución del contrato. Si estos repuestos corresponden a monitor, teclado o mouse, estos deben ser de la misma marca del equipo a reparar. El mantenimiento correctivo debe incluir como mínimo las siguientes actividades: Reemplazo de cualquier dispositivo del CPU (incluyendo discos duros, drives, tarjetas, unidades de cinta, unidades de CD-ROM, motherboard y demás elementos que la compongan), mouse, teclado e interfases, parlantes, entre otros. Se exceptúan diskettes, CD, minicartridge, cartridge QIC ó DAT, u otros elementos de consumo. Reemplazo de cualquier dispositivo de los scanners e impresoras de matriz, inyección o láser, incluyendo elementos fungibles como cabezas de impresión, piñonería, fusores y demás. Se exceptúan cintas, tonners y tintas. El tiempo máximo de atención y solución de cualquier problema luego de la solicitud, será de cinco (5) horas. La empresa debe contar con la logística para que los repuestos necesarios lleguen a su destino dentro de este tiempo para la solución. En caso de determinarse que el problema no puede ser resuelto dentro de las cinco (5) horas, el contratista debe reemplazar el elemento averiado con uno de su propiedad, de características idénticas o superiores e instalarlo temporalmente en el sitio dentro del plazo establecido por un tiempo máximo de quince (15) días hábiles, dentro del cual se dará la solución definitiva. La acción correctiva para dejar los equipos y periféricos en perfecto estado de funcionamiento no será en ningún caso superior a los tiempos aquí descritos.


UNIDAD DE PLANEACION MINERO-ENERGETICA Una vez realizado el mantenimiento

correctivo, los equipos o periféricos se deberán dejar en perfecto estado de funcionamiento. Para el caso específico de sustitución de discos duros, éstos deben quedar instalados por el contratista con todo el software que antes tenía, dicho software lo proporcionará la UPME (productos Microsoft). Los repuestos instalados deben contar con una garantía de tres (3) meses.

El proponente debe ofrecer el servicio de Help Desk en el sitio, instalando una herramienta que administre los requerimientos y genere estadísticas y reportes.

El mantenimiento correctivo no incluye daños derivados por acciones de la naturaleza ampliamente comprobados como terremotos, rayos, entre otros. Tampoco se obliga a responder por daños ocasionados por actos vandálicos o terrorismo.

Mejoras opcionales al servicio (En esta parte del formato se podrá incluir cualquier mejora al servicio arriba solicitado) Servicio Solicitado Ofrecido y

Garantizado Número de personas de tiempo completo en la entidad

Se requiere el ofrecimiento de personas adicionales a las mínimas requeridas para cada Esquema de trabajo, las cuales deben estar de tiempo completo en la entidad. Estas personas deben cumplir con el perfil mínimo exigido en estos términos de referencia.

Cantidad de equipos ofrecidos como respaldo a contingencias

Se requiere el ofrecimiento de equipos de soporte para que permanezcan durante el desarrollo del contrato en la entidad.

Tiempo de Respuesta en proveer repuestos que no se tenga en la entidad

Se requiere el ofrecimiento de un tiempo máximo para proveer repuestos que no se tenga en la entidad, dentro de las 5 horas solicitadas por la UPME para la atención y solución de cualquier problema.

Número de funcionarios a capacitar Se requiere especificar el número de funcionarios a capacitar, de acuerdo con lo requerido por la UPME en estos términos de referencia.

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UNIDAD DE PLANEACION MINERO-ENERGETICA 5.5 FORMATO DECLARACIÓN JURAMENTADA Ciudad ________________, Fecha __________________ Señores: UNIDAD DE PLANEACION MINERO ENERGÉTICA Bogotá D.C. Asunto: Declaración de No deudor Yo, ________________________________, identificado como aparece al pie de mi firma, en mi condición de representante legal de la sociedad ________________ declaro bajo la gravedad de juramento, no encontrarme en situación de Deudor Moroso con el Estado, o, en su defecto, haber suscrito acuerdo de pago vigente. Cordialmente, ______________________________________ Nombre del Representante Legal

______________________________________ Firma del Representante Legal Identificación número: __________________________________ Seleccione con una X según corresponda: ___ Cédula de ciudadanía ___ NIT ___ Cédula de extranjería ___ Pasaporte ___ Sociedad extranjera sin NIT en Colombia

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terminos de referencia - upme

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