terrassa arxiu digital (t_arx): autèntics per sempre
TRANSCRIPT
TERRASSA ARXIUDIGITAL
/autèntics per sempre/
Joan Soler JiménezDirector de l’Arxiu Històric de Terrassa
QUÈ ENTENEM PER ARXIU DIGITAL?
• Repositori = Dipòsit especialitzat en documents digitals.
• Preservació i Conservació a mitjà i llarg termini.
• Seguretat tecnològica (Model de continuïtat de negoci).
• Simplicitat de l’arquitectura (OAIS).
• Orientat a objectes digitals amb significació documental.
• La signatura digital i el ressegellat no són la darrera opció.
• Una plataforma independent de les plataformes de producció.
• Hi apliquen polítiques d’arxiu i no només de gestió de sistemes informàtics.
INGRÉS EN EL SISTEMA (REG) [Tr] (N1)
NEGOCI (BPM) [Tr] (N2)
GESTOR DOCUMENTAL (UCM) [Vi] (N3)
GESTOR ARXIU (URM) [Vi] (N3)
TERRASSA ARXIU DIGITAL (PERPETUA) [Ar] (N4)
ON TROBEM L’ARXIU DIGITAL?
NIVELLS DE SEGURETAT
NIVELL 1:
POTENCIAR L’ACCÉS
NIVELL 2:
ACCÉS + SIGNATURA
NIVELL 3:
ACCÉS + SIGNATURA + SEGELL DE TEMPS +
METADADES
NIVELL 4:
ACCÉS + VALIDACIÓ+ METADADES + METADADES
PRESERVACIÓ
QUIN OBJECTE DIGITAL?
• DOCUMENT/S ORIGINALS
• SIGNATURA DIGITAL I METADADES DE SIGNATURA SI LES TÉ.
• METADADES CONTEXT, ESTRUCTURA I CONTINGUT (ESQUEMA AJUNTAMENT DE TERRASSA).
• METADADES METS I PREMIS.
• METADADES FOXML.
• METADADES D’ESDEVENIMENTS A L’INTERIOR DE L’ARXIU DIGITAL.
QUÈ CONVERTIM A OBJECTE DIGITAL?
• EXPEDIENTS ELECTRÒNICS DE L’AJUNTAMENT DE TERRASSA (ENI).
• CÒPIA DIGITALITZADA DE DOCUMENTS ANALÒGICS (PAPER, PERGAMÍ) DE L’ARXIU HISTÒRIC.
• FOTOGRAFIES.
• DOCUMENTS AUDIOVISUALS.
• PETITES APLICACIONS.
• BASES DE DADES.
PLATAFORMA
GESTIÓN EVIDENCIAS
INGESTA
GESTIÓN DE DATOS
ALMACÉN
CO
NSU
LTA
R
ECU
PER
AC
IÓN
PLAN DE PRESERVACIÓN
ADMINISTRACIÓN
PREINGRESO
Sello de tiempo Migrador formatos
MÒDUL DE MIGRACIÓ SEGURA
Plataforma de Archivo Definitivo
Motor de identificación de los expedientes /
documentos afectados
Recuperación de
documentos
Inserción de
imágenes
Ejecución del
proceso
Módulo de
migración
Certificación del
proceso
Módulo de
comparación
Original
Copia
Administración del sistema
QUÈ FA TERRASSA ARXIU DIGITAL?
T-ARX treballa amb els expedients electrònics tancats generats per l’Ajuntament.
T-ARX s’instal·larà en el CPD de l’Ajuntament (però es treballa també en una versió SaaS).
El producte valida la consistència de l’expedient en el moment de la ingesta: Validesa designatura, completesa de metadades, integritat de l’índex. Generació de rebut d’ingesta.
Els expedients s’emmagatzemen en format FedoraXML per a la seva preservació.
T-ARX aplica l’estàndard internacional OAIS per a l’ingesta i consulta dels expedients.
La preservació dels expedients inclou la gestió dels principals processos dels documents:
Gestió d’accessos
Polítiques d’eliminació i disposició
Migració certificada de formats
Ressegellat de documents i expedients
Gestió d’evidències d’auditoria
QUÈ FA TERRASSA ARXIU DIGITAL?
T-ARX permet exportar els expedients en un format certificat (individualment o enbloc), tant per certificar la seva custòdia com per ingressar-los, si cal, en una altraplataforma.
Gestió d’usuaris: alta, baixa, autenticació i control de sessió.
Gestió del quadre de classificació: importació i administració.
Definició de perfils i drets d’accés associats a entrades del quadre.
Cerca de documents i expedients per les seves metadades
Recuperació de documents i expedients. Visualització ràpida d’un document.
Còpia certificada d’un element de l’arxiu.
Consulta i seguiment dels logs d’auditoria
Definició de polítiques d’eliminació. Aplicació de polítiques d’eliminació.
PERQUÈ UNA SOLUCIÓ PRÒPIA?
• El titular del fons no pot eludir la responsabilitat d’ocupar-se del seu arxiu.
• Hem pensat en clau d’administració local mitjana i gran, que pot disposar del seu servei d’arxiu i gestió de documents.
• Estratègicament posiciona el servei d’arxiu històric dins la gestió del cicle de vida del document electrònic.
• Creiem que la necessitat de preservació digital acabarà generant un mercat específic de solucions tecnològiques que permetrà proposar millores als productes inicials.
IMPLANTACIÓ
Fase 1 (Primer semestre 2014)
• Utilitats bàsiques de ingesta i emmagatzemament dels expedients.
• Consulta simple i visualització.
• Validació completa a la ingesta: signatures, valors de metadades, integritat, classificació i accés.
• Gestió de índexs i foliat en el procés d’ingesta.
Fase 2 (Segon semestre 2014)
• Administració del quadre de classificació.
• Ingesta massiva i integració amb sistema de l’Ajuntament.
• Definició i execució de polítiques d’eliminació.
Fase 3 (Primer semestre 2015)
• Inici del pilot a l’Ajuntament de Terrassa.
• Generació i consulta d’informes d’auditoria.
• Manteniment de polítiques de resegellat.
• Exportació certificada d’expedients, fons i calendaris.
• Desplegament del model SaaS.
• Mòdul de Migració de formats.