Tervetuloa webinaariin!

Yhdenmukaisuutta ja asiakaslähtöisyyttä työpaikalla järjestettävän koulutuksen

prosessiin

Parasta kehittämiskokonaisuus

1

Tallenteet ja materiaalit

OKM sivuilla

https://minedu.fi/linjaukset-ja

kehittaminen

Oheismateriaalit, oppaat Työelämässä oppimisen tietopankki

2

Webinaarin tavoitteet

● Esitellä työpaikalla järjestettävän koulutuksen prosessimalli

● Kertoa mihin tarpeeseen prosessimallinnus on tehty

● Avata palveluprosessin merkitystä

● Tunnistaa mikä muuttuu, kun yhteinen malli otetaan käyttöön

● Saada välineitä yhteiseen osaamiseen

● Tuoda esille yhdenmukaisen prosessimallin hyötyjä

3

Ottaa askelia eteenpäin

oman oppilaitoksen

työpaikalla järjestettävän

koulutuksen prosessin

tarkasteluun.

Toimintatavat ja roolit

• Hiljennä mikki

• Pidä kamera suljettuna

• Ole läsnä

• Ole kärsivällinen

• Juo vettä!

Voit kommentoida chatilla

4

• Webinaarin vieraatMikko Rajala, QPR SoftwareMari Pastila-Eklund, OKM

• Kehittäjien edustajatPäivi Kalliokoski ja Sarita Koskinen-Soikkeli, Parasta Palvelua

• Eeva-Leena Ronkainen, Parasta DigiTukea

• FasilitoijaTiina Lakkaneva, Majacca

• Chat ja tekninen tukibirgit.eskelinen@keuda.fi

Prosessimallinnuksen tausta ja lähtökohdat

5

6

7

Sidosryhmät Prosessityöryhmä

Sidosryhmät

▪ OKM

▪ Opetushallitus

▪ Parasta palvelua ja DigiTukea – työryhmät

▪ Oppilaitosjohto, laatuverkostot

(avoin kommenttikierros, kesäkuu 2019)

▪ KARVI

SanastotyöParasta Digitukea- hanke

Palvelumuotoiluprosessi

AsiantuntijatJuju Innovations Oy palvelumuotoilu

QPR Software Oyj fasilitointi ja mallinnus

Parasta Palvelua ja DigiTukea

▪ Stadin AO, Sarita Koskinen-Soikkeli, Katriina Karkimo

▪ Sakky, Arto Pelkonen, Hannu Savolainen▪ Ekami, Susanna Eerola▪ Riveria, Kaisu Tyni-Pyy▪ Omnia, Samu Koskimies▪ Edusampo, Anne Paakko▪ KSAO, Jaana Ahola▪ Keuda, Päivi Kalliokoski▪ Osao, Eeva-Leena Ronkainen

8

2018-2019

Prosessimallinnustyön toteuttaminen

9

Tavoitteena vastavuoroinen kumppanuus

10

Laki ammatillisesta koulutuksesta

4 § Yhteistyö työ- ja elinkeinoelämän kanssa

Tutkinnoissa, koulutuksessa ja niiden

järjestämisessä tulee ottaa huomioon työ- ja

elinkeinoelämän tarpeet.

Tutkintoja ja koulutusta suunniteltaessa,

järjestettäessä, arvioitaessa ja kehitettäessä sekä

osaamistarpeita ennakoitaessa tulee tehdä

yhteistyötä työ- ja elinkeinoelämän kanssa.

Yhdenmukainen palveluprosessi

• mallien joustava käyttö

• tasavertaiset vaihtoehdot

• yhdistely asiakaslähtöisesti

Edellyttää

• yhteistä osaamista

• selkeää toimivaltaa

• yhteisiä käytäntöjä

11

huomioidaan

työsuhteeseen

liittyvät erityispiirteet

Huomio palveluprosessiin

Palveluprosessi

12

Toimintaprosessi

Tähän järjestelmää kuvaava kuva

Palveluprosessi

13

Painottaa asiakkaalle näkyvää toimintaa

Kuvaa koulutus- ja oppisopimuksen toteuttamista yhdenmukaisena palveluna.

Palvelussa on keskeistä asiakkaalle arvoa tuottavat asiat ja palvelun kriittisten pisteiden kuvaaminen.

Palvelun kriittiset pisteet vaikuttavat asiakaskokemukseen ja -tyytyväisyyteen.

Hyvä palvelukokemus luo

• Lojaaliutta ja sitoutuneisuutta asiakkaassa.

• Edellytykset myönteisen ja kiinteän asiakassuhteen kehittymiselle.

Toimintaprosessi

Painottaa oppilaitoksen sisäistä toimintaa

Keskiössä työelämässä oppimisen prosessi sekä oppilaitoksen koulutus- ja oppisopimus-toiminnan organisointi.

Kuvaa oppilaitoksen toimintaa sisäisestä näkökulmasta:

• Ydinprosessit ja tukitoiminnot.

• Työnjako ja roolitus.

• Tavoitteena sujuva sisäinen toiminta.

Mahdollistaa työpaikalla järjestettävän koulutuksen toteutumisen palvelu-prosessin mukaisesti.

Prosessimallinnuksen tausta ja lähtökohta Työn tavoitteena oli tuottaa kansalliset minimitason palvelu- ja toimintaprosessien kuvaukset työpaikalla järjestettävästä koulutuksesta.

• Kohteena olivat koulutus- ja oppisopimusprosessitsekä niihin liittyvät toimijat. Tietomallinnus rajattiin projektin ulkopuolelle.

• Kohteista laadittiin ylimmän tason prosessi- sekä toimijakartat, jotka kattavat prosessien tärkeimmät sisäiset ja ulkoiset sidosryhmät.

• Työskentelyssä hyödynnettiin palvelumuotoilun ja prosessimallinnuksen keinoja, jonka toteutus noudatti JHS 179 ohjeistusta.

• Mallit ovat jaossa avoimesti kaikille koulutuksen järjestäjille OKM:n sivuilla.

Kehittämistyön toteutus ja työvaiheet

Vuorovaikutteiset työpajat Mallinnustyö työpajan jälkeen

Arkkitehtuuripankkiin QPR EA välineellä

Kommentointi/

palautteet

Iterointikierrokset ja

muutostyöt

Kommentointikierros

1. 2.

Nykytila,

koulukohtaiset

mallit

Yhteisen

tavoitetilan

hahmottaminen

Projekti toteutettiin palvelumuotoilun ja prosessimallinnuksen keinoja käyttäen

Tavoitetilan

toimijakartta

Tavoitetilan

prosessikarttaKatselmointi

Muutokset

ja

hyväksyntä

Valmistuneet tuotokset

ToimijakarttaProsessikartta

Prosessien vuorovaikutuskaaviotpalvelevat tietomallinnusta (DigiTuki- hanke)

16

Työn tuotokset: Toimijakartta

• Toimijakartta kuvaa millaisessa toimijaympäristössä organisaatio, prosessi tai palvelukokonaisuus toimii.

• Antaa yleisen kuvan organisaation toiminnasta

• Määrittää toiminnalle relevantit toimijaryhmien ja toimijoiden suhteet ja hierarkiat

• Toimijakarttojen rooli on kuvata toiminnan roolit, vastuut ja asiakkuudet työssäoppimisen prosessin kannalta.

Toimijat

Palveluiden tuottajat

Prosessien ja palveluiden sisäiset ja ulkoiset asiakkaat

Toimintaan vaikuttavia / siinä huomioitavia muita sidosryhmiä

Parasta prosessit versio 15.11.19

Työpaikalla järjestettävän koulutuksen prosessit

Toimijakartta: työpaikalla järjestettävän koulutuksen toimijat

Parasta prosessit 08102019

Työn tuotokset: Prosessikartta Prosessikartan tehtävä on antaa yhdellä silmäyksellä kokonaiskuva palvelujen tuottamiseen liittyvistä prosesseista.

• Prosessikartta kuvaa korkean tason näkymänprosesseihin ryhmittelemällä prosessit alueisiin.

• Prosessikarttaan kuvataan organisaation toiminnan kannalta tärkeimmät prosessit.

• Prosessin kehittäjät hyödyntävät prosessikarttoja prosessien kehittämisen lähtökohtana.

• Prosessikarttoja käytetään prosessien yhteisessä kommunikoinnissa ja luokittelussa.

• Se ei näytä prosessien riippuvuutta toisistaan eikä prosessien välistä vuorovaikutusta.

Parasta prosessit versio 15.11.19

Työpaikalla järjestettävän koulutuksen prosessit

Mikä muuttuu, kun yhteinen malli otetaan käyttöön?

22

Kuinka muutos näkyy?

- Koulutus- ja oppisopimus toteutetaan pääperiaatteiltaan

saman palveluprosessin mukaisesti

- Asiakassuhteiden hoitaminen saa painoarvoa: tavoitteena

vastavuoroinen kumppanuus

- Asiakkaan tarve ohjaa: opiskelijan tarpeet ja työpaikkojen mahdollisuudet kohtaavat

- Sopimuksellisuus ja yhteissuunnittelu korostuu: asioista sovitaan yhdessä

- Sitoutuminen ja yhteinen vastuunkanto lisääntyy

- Asiakaspalautteelle ja palauteprosessille tulee paljon painoarvoa

- Laadun varmistaminen toteutuu yhdessä asiakkaiden kanssa

Sopimusdokumentti on vain yksi osa palveluprosessia.23

Parasta kehittämistyön tulokset laadun välineenä

Ammatillisen koulutuksen laatustrategia vuoteen 2030Kohti huippulaatua

Ammatillisen koulutuksen laadunhallinnan

keskeisiä periaatteita ovat:

▪ Asiakaslähtöisyys

▪ Tasalaatuisuus

▪ Innovatiivuus, uudistumiskyky ja oppiminen

▪ Joustavuus, ennakoivuus ja reagointikyky

▪ Erinomaisuuteen pyrkiminen

▪ Tietoon perustuva päätöksenteko ja jatkuva parantaminen

24

Mitä hyötyä yhteisestä prosessimallista on?

25

Hyödyt koulutuksen järjestäjälle

▪ Kansallisen tason prosessikuvaus

▪ Raamittaa koulutus- ja oppisopimusprosessien toteuttamisen saman palveluprosessin mukaan

▪ Yhteinen toimintamalli, jota koulutuksen järjestäjä tarkentaa toimintaohjeilla

▪ Tukee työpaikalla järjestettävän koulutuksen prosessin organisointia ja johtamista

▪ Tarjoaa henkilöstölle yhteiset asiakaslähtöisen palvelun laadun tavoitteet

▪ Palauteprosessit mahdollistavat palveluiden rakentumisen jatkossa asiakastarpeen mukaan

▪ Tukee tiedon hyödyntämistä tiedolla johtamisen kautta.

26

Yhdenmukaisuutta ja asiakaslähtöisyyttä työelämässä oppimisen prosessiin

Hyödyt asiakkaille

Asiakas saa koulutuksen järjestäjiltä● pääperiaatteiltaan yhdenmukaista palvelua● palvelussa on huomioitu asiakkaille arvoa tuottavat asiat (kriittiset pisteet)● työelämässä oppimiseen kaksi tasavertaista mallia asiakaslähtöisesti,

asiakkaan tarpeet ja mahdollisuudet huomioiden

Yhteistyö syvenee ja koetaan kiinnostavaksi● yhteiskehittäminen lisääntyy: asiakas on mukana työpaikalla järjestettävän

koulutuksen suunnittelussa, toteuttamisessa ja kehittämisessä sekä palautteen antajana.

Kumppanuus tiivistyy ja tavoitteellistuu• työelämäyhteistyöstä arvoa tuottavaa, tasavertaista ja vastavuoroista

kumppanuutta• vastavuoroinen kumppanuus näkyy työelämäasiakkaan tarpeiden

ratkaisuna: rekrytointi, osaamisen kehittäminen, päivittäminen

Parempaa

palvelua

Mitkä ovat seuraavat askeleet eteenpäin?

Miten tästä eteenpäin?

❑ Luo yhteinen ymmärrys tulevaisuuden suunnasta❑Kerro mitä muuttuu, miksi muuttuu ja mitä hyötyä muutoksesta on koulutuksen

järjestäjille, oppijalle ja kumppaneille nykytilaan verrattuna

Peilataan prosessikarttaa nykyiseen prosessiin, mikä uutta?

❑Keskustelkaa prosessikartan avulla henkilöstön/tiimin kanssa mahdollisuuksista, haasteista ja muutostarpeista käytännön työssä

❑Käytä henkilöstön ja asiakkaiden osallistamisen työkaluja ja menetelmiä

Viedään prosessityö muun toiminnan kehittämiseenosaksi muuta muutostyötä

❑Aseta selkeät tavoitteet, aikataulut, mittarit sekä rakenteet ja roolit❑Varmista, että edistysaskeleet ja onnistumiset näkyvät

Mihin tartutaan ensin?

❑Varmista eteneminen jatkuvan parantamisen käytäntöjen avulla

Miten muutosta johdetaan?

Materiaalit käyttöön

Prosessimalli jaettu OKM:n sivuilla

https://minedu.fi/linjaukset-ja-kehittaminen

30

Tulostettavat kartat A3- työpajoihin

- prosessien tarkempaan

tarkasteluun

Yhteisen osaamisen varmistamiseen

31

Opas: työelämässä oppimisen uudet mahdollisuudet

Opas tukee työelämässä oppimisen prosessin yhdenmukaisuutta ja sen laadukasta toteuttamista voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti ja senmahdollisuuksia hyödyntäen.

Lataa opas

Osaamistarvekartoitus

Palveluprosessin tueksi

Hyvän palvelun opas, osat 1-4

Oppaan avulla voit kehittää työelämässä oppimista työpaikkojen ja oppilaitosten yhteistyönä.

Oppaat sopivat virittämään myös yhteiskehittämistä oppilaitoshenkilöstön ja työelämän kanssa.

Lataa oppaan selailu- ja painoversiot

32

33