PRODUCCION Y ELABORACION DOCUMENTAL

LUZ EMILCE RAMÍREZ LUGO

SENA SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJECENTRO TECNOLOGICO DE LA AMAZONIA

GESTION ADMINISTRATIVAFLORENCIA CAQUETA

2012PRODUCCION Y ELABORACION DOCUMENTAL

LUZ EMILCE RAMÍREZ LUGO

INFORME SOBRE LA PRODUCCION Y ELABORACION DE DOCUMENTOS COMERCIALES

INSTRUCTOR ALBERTO GAVIRIA DAVILA

SENA SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJECENTRO TECNOLOGICO DE LA AMAZONIA

GESTION ADMINISTRATIVAFLORENCIA CAQUETA

2012

1. INTRODUCCION

Este trabajo es con el objeto que los aprendices de Gestión administrativa al cansen las competencias de identificar y elaborar documentos de carácter empresarial dentro del proyecto de formación, teniendo en cuenta las normas técnicas colombianas, de esta manera he podido aprender a desarrollar todos mis conocimientos a ejecutarlos en el área de trabajo para así fortalecernos .

OBJETIVO GENERAL

Fortalecer las potencialidades de los aprendices, facilitando el desarrollo del aprendizaje autónomo reforzando el conocimiento, las habilidades, destrezas y competencias en el desarrollo de la Gestión Administrativa, implementando un ambiente interactivo en el proceso de formación.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Constituir un material de apoyo que sirva de consulta para los aprendices Sena.

Mejorar los conocimientos y capacidades de los aprendices.

Elaborar una guía donde se aproveche lo visto en la producción de documentos empresariales.

Proporcionar herramientas documentales para que los aprendices las apliquen en los diferentes campos de trabajo.

Facilitar la elaboración de documentos aplicando las normas técnicas vigentes en Colombia.

2. JUSTIFICACION DEL PROYECTO

La elaboración de este libro actualizado se realiza con el fin que todos los aprendices en el técnico en administración documental, obtengamos mayor conocimiento en cuanto a la parte teórica y práctica de producción de documentos y digitación de textos que se desarrolla en la primera fase de organización de archivo de gestión.

3. ORTOGRAFIA

La palabra ortografía viene del griego orthos, que quiere decir correcto, y de grapho, que significa escribir. Así, tenemos que ortografía quiere decir escribir correctamente. Tal como debernos hacerlo cuando hablarnos, de escribir, hay que tener en cuenta que existe una manera correcta para utilizar las palabras. A eso nos enseñar la ortografía: a escribir bien, a fin de que podamos comprender mejor, y nuestros receptores comprendan los mensajes.

3.1 SIGNOS DE PUNTUACIÒN

Los signos de puntuación son signos gráficos que hacemos aparecer en los escritos para marcar las pausas necesarias. Los signos de puntuación son: La coma. El punto y coma El punto Los dos puntos Los puntos suspensivos Los signos de interrogación Los signos de admiración El paréntesis El guion Las comillas

LA COMA (,): la coma nos indica una breve pausa en la lectura. Se emplea:

Para separar dos o más palabras o frases que sean de la misma clase, o formen enumeración, siempre que entre ellas no figuren las conjunciones y, ni, o.

Ejemplo: Tenía coches, motos, bicicletas y autobuses.

Para separar dos miembros independientes de una oración, hay o no conjunción, entre ellos.

Ejemplo: Los soldados saludaban, la gente aplaudía, y los niños no paraban de

cantar. Para limitar una aclaración o ampliación que se inserta en una

oración

EL PUNTO Y COMA (;): el punto se utiliza para separar oraciones autónomas.

EL PUNTO SEGUIDO (.): se utiliza para separar oraciones dentro de un mismo párrafo.

EL PUNTO APARTE (.): se utiliza para señalar el final de un párrafo.

EL PUNTO FINAL (.): se utiliza para señalar el final de un texto o escrito.

Se emplean para: Señalar el final de una oración. Detrás de las abreviaturas.

LOS DOS PUNTOS (:): se emplean:

En los saludos de las cartas y después de las palabras expone, suplica, declara, etc., de los escritos oficiales.

Antes de empezar una enumeración. Antes de una cita textual. En los diálogos, detrás de los verbos dijo, preguntó, contestó, y sus

sinónimos.

PUNTOS SUSPENSIVOS (…): se emplean:

Cuando dejamos el sentido de la frase en suspenso, sin terminar, con la finalidad de expresar matices de duda, temor, ironía.

Cuando se interrumpe lo que se está diciendo porque ya se sabe su continuación, sobre todo, en refranes, dichos populares, etc.

Cuando al reproducir un texto, se suprime algún fragmento innecesario. En tal caso, los puntos suspensivos se suelen incluir entre corchetes {…} ó paréntesis (…).

SIGNOS DE INTERROGACIÒN (¿?): se utilizan en las oraciones interrogativas directas. Señalan la entonación interrogativa del hablante. Se escriben:

SIGNOS DE ADMIRACIÒN (¡!): se utilizan para señalar el carácter exclamativo de la oración. Se escriben:

EL PARENTESIS {( )}: se emplea:

Para encerrar oraciones o frases aclaratorias que estén desligadas del sentido de la oración en la que se insertan.

Para encerrar aclaraciones, como fechas, lugares, etc.

EL GUIÒN (-): se emplea:

Para señalar cada una de las intervenciones de los personajes en un dialogo.

Para limitar las aclaraciones que el narrador inserta en el dialogo.

LAS COMILLAS (“): se emplean:

A principio y a final de las frases que reproducen textualmente lo que ha dicho un personaje.

Cuando queremos resaltar alguna palabra o usamos una palabra que no pertenece a la lengua española.

3.2 REGLAS ORTOGRAFICAS

Son las que establecen las reglas que regulan el correcto uso de las palabras y de los signos de puntuación en la escritura.

3.3 Gramática

Es el estudio de las reglas y los principios que rigen y regulan el uso de las lenguas y a cómo las palabras deben estar organizados dentro de una oración.

3.4 MorfologíaExplica la estructura interna de las palabras y el proceso de formación de palabras.

3.5 Sintaxis

Describe cómo las palabras se combinan para formar sintagmas, oraciones y frases.

4. REDACCION

La redacción es la expresión escrita de un Pensamiento y/o conocimiento sobre un acontecimiento que ha pasado en algún lugar del paisaje geográfico. Debe tener en cuenta la cohesión, coherencia entre sus oraciones y párrafo. Es una composición de textos escritos.

4.1 NORMAS PARA UNA BUENA REDACCIÓN:

Las normas que se deben tener en cuenta para una buena redacción son:

El uso de los signos de puntuación El uso de las mayúsculas (las mayúsculas van acentuadas, cuando

sea necesario) El uso del acento Una buena ortografía Colocar términos adecuados Tener bien clara la idea principal

4.2 LA COHERENCIA:

Es la relación o lógica entre las diferentes partes de una afirmación o entre las diferentes afirmaciones o posturas de un texto.

4.3 PARRAFO:Es una composición literaria a que se desarrolla de una manera completa, correcta y elegante.

4.4 COMO ESCRIBIR UN BUEN PARRAFO:

Teniendo la idea definida de lo que remos escribir. Hay que diseñar una buena oración para la idea principal. Cuando que ramos escribir un párrafo tenemos que ser

coherentes. Hay que concluir con una buena oración. ORACIÓN PRINCIPAL: el párrafo está constituido por una oración

principal que puede ser distinguida fácilmente, ya que enuncia la parte esencial de la cual dependen los demás. Es posible decir entonces que la oración principal posee un sentido esencial del párrafo.

Narrativo, Descriptivo, Argumentativo, Expositivo, de comparación y de enumeración.

5. DIGITACION

Se define como la habilidad y destreza en la manipulación del teclado para digitar información e interactuar con el software.

Se busca que el estudiante adquiera destreza en la utilización del Teclado para digitar información y, en la comprensión de sus funciones, para interactuar eficientemente con el software.

Al terminar la instrucción en esta herramienta, el estudiante debe estar en capacidad de utilizar competentemente el teclado para digitar información y para manejar diversos programas (software).

Al finalizar la instrucción en esta herramienta informática, el aprendiz estará en capacidad de

5.1. ERGONOMIA

La ergonomía es el estudio del cuerpo humano con respecto al medio artificial que lo rodea.

Tiene un conjunto de principios para el diseño de la comodidad, confort y la correcta ergonomía.

Toda herramienta ergonómica fue diseñada especialmente para adaptarse al hombre.

En la informática estas técnicas son muy usadas en teclados, sillas, ratones, etc. para mejorar la postura del cuerpo.

5.2 RECONOCER EL TECLADO

El teclado es, hasta el momento, el principal dispositivo de entrada, del computador. Sus teclas, como se puede Apreciar en la siguiente ilustración, están agrupas en cuatro zonas: alfanumérica, numérica, de navegación y de Funciones.

5.3 FILAS DE LA ZONA ALFANUMÉRICA

La zona alfanumérica del teclado es la más utilizada, en ella se encuentran números, letras, símbolos y signos de Puntuación. Las teclas de esta zona están distribuidas en cinco filas conocidas con los nombres de “superior” (Contiene números y símbolos), “dominante” (qwerty...), “guía” (asdfg...), “inferior” (zxcvb...) y “muda” (control, Windows, alternativa, espacio...).

Manos guías

Las manos son las que nos indican en que mano y en que dedo le corresponden las letras del teclado.

5.4 TÉCNICA PRÁCTICA PARA APRENDER A DIGITAR

Digitar información con precisión y rapidez es una de las competencias básicas demandas por la sociedad Contemporánea. Desafortunadamente, muy pocas instituciones educativas incluyen formalmente Manejo del Teclado en el currículo de informática (TIC).

5.5 INTRANET

Una intranet es una red de computadoras dentro de un área local (LAN) privada, empresarial o educativa que proporciona herramientas de Internet.

6. PRODUCCION DE DOCUMENTOS

Promover la organización técnica de los archivos de gestión, garantizar la conservación de los documentos de valor histórico de las entidades oficiales y estimular la conservación y consulta de los archivos históricos.

Es la relación de documentos empresariales de acuerdo a las normas técnicas colombianas vigentes que las ejecutamos en nuestro trabajo.

6.1 CARTA COMERCIAL

Que es la carta comercial.

Es un documento escrito que se utiliza para la comunicación entre dos entes económicos o un ente económico y un particular suelen ser formal o informal. La actividad comercial es muy variada por eso existen varios tipos de carta comercial y se diferencian con una carta personal en que poseen un tono más rígido y objetivo, los encabezamientos no siempre son iguales los más utilizados son la presentación de una empresa, solicitando un servicio, cuando hay reglamentaciones entre otros.

Estas cartas se componen de tres partes él en cabeza miento el contenido y el sierre donde siempre prima un lenguaje preciso y claro.

Están compuestas por diez partes que son. membrete

Lugar y fecha

Nombre y dirección del destinatario

Cargo

Asunto

Texto

Despedida

Firma

Iníciales del que la escribe

En el pie de pagina

Sus márgenes son de 4 a 3.5 cm superior izquierda y 3.0 a 2.5 cm inferior y derecha este es el esquema

EJEMPLO:

COR-AMAZONIA PARA LA FAUNA NIT: 890.123.899-5

OFIC- CAQ-001

Florencia, 08 febrero del 2012

Señor:Faiver rojas

Coordinador ambiental.

Asunto: la no asistencia al congreso.

Me dirijo respetuosamente para comunicarle que no podre asistir a la capacitación ambiental que se realiza el día 18 de febrero de 2012 en la ciudad de Florencia por motivos ajenos a mi voluntad.

Le agradezco su atención.

Cordialmente.

Luz Emile Ramírez Ingeniera ambiental.

6.2 ZONAS DE UNA CARTA

ZONA 1:

Espacio destinado para la impresión de la razón social, sigla o acrónimo, logotipo en caso de tenerlo y Nit. Las medidas respectivas son de 14 cm.

horizontales, desde el borde izquierdo de la hoja, y entre 3cm y 4 cm verticales desde el borde superior.

ZONA 2:

Espacio destinado para la impresión de dirección, apartado, dirección electrónica, fax, teléfono, telex , Nit y otras menciones obligatorias en virtud de disposición legales, ciudad y país . Ocupa entre 1, 5cm y 2cm desde el borde inferior de la hoja y horizontalmente puede abarcar todo el ancho del papel.

ZONA 3:

Espacio superior derecho que se deja en blanco para que el destinatario imprima el sello de registro o la fecha de recibido del documento.

Membrete

……………………………………….. ……………………………………….. 2 InterlineasFecha ………………………………………... ………………………………………... 3 Interlineas ………………………………………...

Destinatario ………………………………………... ………………………………………... 3 Interlineas ………………………………………...Asunto ………………………………………… ………………………………………… 2 InterlineasSaludo ………………………………………… ………………………………………… 3 Interlineas …………………………………………

Texto ………………………………………… ………………………………………… 2 InterlineasDespedida ………………………………………… ………………………………………… ………………………………………… 4 Interlineas …………………………………………

Firma ………………………………………… ………………………………………… 2 InterlineasAnexos …………………………………………. 1 InterlineaCopia ………………………………………….. 1 InterlineaDatos del transcriptor

pie de pagina

6.3 MEMORANDO

Que es el memorando

Escrito breve por donde se intercambian información en dos diferentes de pendencias de una organización, recomendación, instrucción o disposición o también llamado de atención para incluir una sanción o falta de un empleado.

MÁRGENES: Superior e Izquierdo 3 a 4 cm, Inferior y Derecho 2 a 3 cm

PAGINACIÓN: Se escribe el número de página entre 2 a 3 cm del borde superior de la hoja, contra el margen derecho. De dos a cuatro interlíneas debajo del número de página se escribe el primer párrafo de la(s) página(s) subsiguiente(s).

8.1 PARTES DEL MEMORANDO:

ENCABEZADO: MEMORANDO: Se coloca con mayúscula sostenida, centrado y sin negrilla.

CÓDIGO: consignar los números que identifican la dependencia productora,

CIUDAD Y FECHA: se coloca ciudad y fecha actual de donde se hace el documento

DATOS DEL DESTINATARIO el nombre del funcionario a quien va dirigido el memorando y escribir el cargo en la línea siguiente.

DE: El nombre de la dependencia productora. ASUNTO: Debe expresarse en máximo 6 palabras, con mayúscula

inicial y sin subrayar. TEXTO: Se debe redactar el texto en forma clara, breve, directa,

sencilla y corta; omitiendo temas personales y tratando sólo un asunto por memorando.

DESPEDIDA: Expresión de cortesía que puede ser breve debe contener frases de cortesía terminada en punto (.) (Agradecemos su gentil colaboración.).

DATOS DEL REMITENTE: Nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas. El cargo se anota en la línea siguiente con mayúscula inicial.

ANEXOS: son los documentos que pueden ir anexados al documento.

DATOS DEL TRANSCRIPTOR: debe ir con el nombre inicial en mayúscula y la inicial del apellido.

2 a 3 interlineas

-------------------MEMORANDO 2 a 3 interlineas -------Numero (referencia) 2 a 3 interlineas----------------------ciudad de origen y fecha 3 interlineasPARA:--------------- 2 interlineasDE:------------------ 2 interlineasASUNTO:----------- 3 a 4 interlineasTexto:-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2 interlineas------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2 interlineasDespedida ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4 a 6 interlineasFirmante--------------------------------------- 2 interlineasAnexos: (si lo hay) 2 interlineasCopia: (si la hay) 2 interlineasIdentificación del transcriptor

Derecho e inferior 2 a 3 cm.

MEMORANDO

300-04-02Florencia, 10 de marzo de 2012

PARA: Erika OrtizSecretaria

DE: ARNULFO HOYOSGerente administrativo

ASUTO: CAPACITACION EN MEDELLIN

Por medio del presente nos manifestamos, ya que por su buen comportamiento y compromiso con nuestra empresa asido seleccionada para la capacitación de administración en la ciudad de Medellín.

Solicitamos puntual asistencia.

Atentamente,

ARNULFO HOYOS Gerente administrativo.

6.4. NOTA INTERNA

Es un formato pre impreso de carácter interno, La finalidad de este documento es que los diferentes departamentos, secciones o negociados pertenecientes a una empresa se comuniquen entre sí las incidencias, peticiones, etc., que surjan entre ellos. Se ha de emitir una nota interior por cada uno de los temas.Por otra parte, es conveniente dar calor a la nota interior, escribiendo a mano palabras tales como «gracias», «muchas gracias», «un abrazo...Las partes de que consta la nota interior son inicio, contenido y final.

Inicio. En esta primera parte figuran:El nombre o razón social de la empresa.

La fecha de confección en formato largo o corto. La palabra «DE:» para, a continuación, escribir el nombre y/o cargo de

la persona y departamento o sección al que pertenece quien emite la nota.La palabra «A:» para, seguidamente, escribir el nombre y/o cargo de la persona y departamento o sección al que pertenece quien ha de recibir la comunicación.La palabra «Asunto:», que consiste en un resumen del motivo que origina

el documento.

Contenido. En este espacio se especifica el motivo por el que se escribe la nota interior. Su redacción es breve y concisa, con una exposición directa.

- Final. En este apartado figura la firma de la persona que envía el mensaje. No aparecerá la antefirma, pues ya figura en el apartado «DE:».

DISEÑO DE LA NOTA INTERNA

NOTA INTERNANo. 001

FECHA: ________________________________________________________________

PARA: ________________________________________________________________

DE: ________________________________________________________________

URGENTE ______ PARA SU INFORMACIÓN ______FAVOR DAR CONCEPTO ______INFORMAR POR ESCRITO ______ENCARGARSE DEL ASUNTO ______OTRO: ___________________________

ENVIAR PROYECTO DE RESPUESTA _________ DAR RESPUESTA Y ENVIAR COPIA _________FAVOR TRAMITAR _________ARCHIVAR ________ENTERARSE Y DEVOLVER ________DILIGENCIAR Y DEVOLVER _________

OBSERVACIONES: _______________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

FIRMA: _______________________ RECIBIDO: ______________

FECHA: ______________

HORA: ______________

Tomo del AGN del PGD

6.5 CIRCULAR

CIRCULAR: Comunicación interna o externa de carácter general informativa o normativa, con el mismo texto o contenido, se utiliza para dar a conocer actividades internas de la Institución, así como las normas generales, cambios, políticas y asuntos de interés común.

PARTES DE LA CIRCULAR

ENCABEZADO: Se escribe centrado, con mayúscula sostenida No se hace necesario el encabezado en circulares externas debido a que se imprimirá en papel membreteado.

TÍTULO Y NÚMERO: Título “CIRCULAR”, centrado, en mayúscula sostenida sin negrilla

CÓDIGO: Números que identifican la dependencia productora. CIUDAD Y FECHA * Para circular interna: Escriba ciudad, seguida de coma se escribe

la fecha. DESTINATARIO: Nombre de los cargos, grupos de personas

naturales o jurídicas, etc. a quienes va dirigida la comunicación en mayúsculas sostenidas.

ASUNTO: Constituye la síntesis de la circular, expresado máximo en 6 palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar.

TEXTO: Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés y tratando solo un asunto por Circular.

o DESPEDIDA: Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma (,) (Atentamente,)

DATOS DEL REMITENTE: Nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas. No utilizar negrilla, ni subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguiente con mayúscula inicial.

ANEXOS: anexar la cantidad de hojas o el tipo de anexo. DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Consignar uno de los nombres y la

primera letra del apellido.

Superior e izquierdo 3 a 4 cm.

Derecho e inferior 2 a 3 cm.

6.6 ACTA ADMINISTRATIVA

2 a 3 interlineas

CIRCULAR INTERNA

2 a 3 interlineas----------Numero (referencia)2 a 3 interlineas---------------Ciudad y fecha3 interlineas-------------------GRUPO DESTINATARIO3 interlineas-------------------Asunto3 a 4 interlineasTexto---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------2 interlineasTexto--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------2 interlineas----------Despedida4 a 6 interlineas-------------------------NOMBRE DEL FIRMANTE1 interlinea ---------------------Cargo2 interlineas---------------------Anexos(si lo hay)--------------------Identificación del transcriptor

Concepto: Documento en el que consta lo sucedido, tratado y acordado en una reunión, que asisten administrativos de una empresa pública y privada. Márgenes: Superior e izquierdo 3 a 4 cm. Derecho e izquierdo 2 a 3 cm.

PARTES DEL ACTA

Encabezado: Se escribe centrado y mayúscula sostenida.

Titulo: Escribir centrado, en mayúscula sostenida el nombre del organismo y el carácter de la reunión.

Acta No. Se ubica la palabra ACTA No. Mayúscula sostenida, centrado y continuación le numero consecutivo que le corresponda; iniciando con 01 cada año.

Fecha: Se escribe la palabra FECHA, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se anota la ciudad se realizado la reunión en la fecha completa (día, mes, año), separado por coma (,).

Hora: Se escribe la palabra HORA, en mayúscula sostenidas y seguida de dos puntos (:). Al frente se anota la hora de inicio y de finalización de la reunión.

Asistentes: Se escribe la palabra ASISTENTES, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). al frente se anota los nombres y apellidos con mayúscula inicial de los integrantes que asistieron a la reunión.

Invitados: Se escribe la palabra INVITADOS, si los hay, en mayúscula sostenida seguida de dos puntos (:). Los nombres y apellidos se escriben en mayúscula inicial, de las personas que participaron en la reunión

Ausentes: Se anota la palabra AUSENTES, si los hay, en mayúscula sostenida, de las personas que no asistieron a la reunión.

Orden del Día: Se escribe la palabra ORDEN DEL DIA, en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:). Se enumeran los temas motivo de la reunión, con mayúscula inicial, identificándolos con números arábigos.

Desarrollo: Se anota la palabra DESARROLLO, en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:). Se inicia el primer tema identificando con número

El primer tema puede ser verificación de quórum o lectura, discusión y aprobación del acta anterior.

Convocatoria: Si se programa una nueva reunión, se escribe la palabra CONVOCATORIA, con mayúscula sostenida, seguida de punto (.). A continuación se anotan la fecha y hora de la próxima reunión. En caso de cambiar la sede se indica el lugar.

Firma, Nombre y Cargo: El nombre completo de los firmantes responsables se escribe en mayúscula sostenida. El cargo a interlineación sencilla del nombre, con mayúscula inicial y sin centrar.

Anexos: Cuando en una reunión se presentan documentos que sustentan una información, estos se detallan en el desarrollo y se adjunta al acta.

Transcriptor: Si se desea establecer la responsabilidad del transcriptor, su identificación de escribe contra el margen izquierdo, a dos interlineas de las firmas o del enunciados de Anexos si lo hay, se anota el nombre con mayúscula inicial.

10.2 DISEÑO DEL ACTA

-------------(1 interlinea) TÍTULO Y CARÁCTER DE LA REUNIÓN

------------ (1 interlínea) ACTA No. VI

------------ (3 interlíneas)FECHA: (Ciudad, día mes año)------------(1 interlínea)HORA:------------(1 interlínea)LUGAR: (Sitio donde se realizó la reunión)--------------(2 interlíneas)ASISTENTES: NOMBRES APELLIDOS, Cargo – calidad de- miembro dentro del comité.--------------(2 interlíneas)INVITADOS: NOMBRES Y APELLIDOS, Cargo--------------(2 interlíneas)AUSENTES: NOMBRES Y APELLIDOS, Cargo – calidad- de miembro dentro del comité.--------------(2 interlíneas)ORDEN DEL DIA:----------------(1 interlínea)Verificación de quórum, Lectura, discusión y aprobación del –Acta anterior.Discusión y aprobación Tabla de Retención Documental de------------------(2 interlíneas)DESARROLLO:----------------(1 interlinea)Se efectuó la verificación de quórum dando inicio a la reunión.----------------(1 interlínea)Se dio lectura al Acta anterior, la cual fue aprobada por- unanimidad.----------------(1 interlínea)Fue presentada la Tabla de Retención Documental y al respecto…………………………………………………................................................................................................ Superior e izquierda 3 a cm Derecho e inferior 2 a 3 cm

COMPAÑÍA NACIONAL DE CHOCOLATEREUNION EXTRAORDINARIA DE JUNTA DIRECTIVA

ACTA No.VI

FECHA: Bogotá, 2 de mayo de 2008

HORA: DE 10:00 a 12:00 horas

LUGAR: Sala de Junta

ASISTENTES: Carlos Julio Beltrán, Presidente Julián Martínez Castro, Vicepresidente Verónica Díaz Rodríguez, Secretaria

INVITADOS: Fernanda Mora Ramírez, Tesorera JOSÈ COCIO, Jefe de Grupo

AUSENTE: CLARA MARIA, Profesional en División

ORDEN DEL DIA: Verificación de Quórum. Discusión y aprobación

DESARROLLO: Se efectuó la verificación de quórum dando inicio a la reunión.

6.7 CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS

CERTIFICADOS

Documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o un acto solemne.

Márgenes: Superior e izquierdo 3 a 4 cm Derecho e inferior 2 a 3 cm

CONSTANCIA

Documento de carácter probatorio, en el que se describen hechos o circunstancias que no requieren solemnidad.

Se elabora en papel con membrete y sus elementos se distribuyen en la siguiente manera:

Numero (REFERENCIA) Es opcional llevar un control de expedición, número consecutivo que se ubica de dos a tres interlineas de margen superior y según el estilo elegido.

Fecha:Los datos de la ciudad de origen y la fecha de expedición, en orden del día, mes y año sin separarlo con punto.

El cargo de la persona responsable se anota en mayúscula sostenida, centrado, precedido de los artículos él o la.

Identificación Las expresiones CERTIFICA o HACE CONSTAR, seguido de dos puntos se escribe de tres a cuatro interlineas del cargo centradas y en mayúscula sostenida. (Se puede utilizar negrilla para resaltar).

Texto: De tres a cuatro interlíneas de la identificación y contra el margen izquierda se inicia el texto con la conjunción Que, a la que siguen los datos del solicitante.

Tratamiento, nombre completo del solicitante en mayúscula sostenida, y el número del documento de identidad

Firma El nombre de la persona responsable se escribe en mayúscula sostenida, de cuatro a seis interlíneas del último renglón del texto y

según el estilo elegido.

Transcriptor: A dos interlineas del firma y a la margen izquierdo se anota el nombre (con mayúscula inicial), e inicial del apellido, de la persona que transcribe el documento.

6.8. HOJA DE VIDA

Relación de los datos personales, estudios, experiencia y referencias que califican a una persona para el desarrollo de una determinada actividad.

Márgenes: Superior e izquierdo 3 a 4 cm. Derecho e inferior 2 a 3 cm.

12.1 PARTES DE LA HOJA DE VIDA

Identificación de Documento: La expresión HOJA DE VIDA se escribe de dos a tres interlineas del margen superior y en mayúscula sostenida. (Puede utilizarse negrilla para resaltar).

Datos Personales Nombre: La palabra NOMBRE se escribe en mayúscula sostenida

a tres interlíneas de la expresión datos personales. Al frente, con la tabulación establecida, se anotan el nombre y los apellidos en mayúsculas sostenida.

Identificación: El enunciado IDENTIFICACION se escribe a dos reglones de la línea anterior. Al frente se especifica la clase de documento, como tarjeta de identidad, cedula de ciudadanía, libreta militar o cedula de extranjería con el número respectivo y la ciudad de expedición.

Fecha de Nacimiento: La expresión FECHA DE NACIMIENTO, se escribe a dos reglones de la línea anterior. Al frente se anotan con mayúscula inicial, el nombre de la ciudad y la fecha completa, separados por coma (,).

Domicilio: El enunciado DOMICILIO, se escribe en mayúscula sostenida a dos renglones de la línea anterior. Al frente, se anotan la dirección y la ciudad de residencia.

Teléfono: La palabra TELEFONO, se anota en mayúscula sostenida a dos renglones de la línea anterior. Al frente, se escribe el número telefónico, separado únicamente con espacios.

Estudios Titulo en mayúscula sostenida que se ubica contra el margen

izquierdo, a tres renglones de la última línea de los datos personales.

Los estudios se presentan a dos columnas y constan de los siguientes enunciados: PRIMARIOS, SECUNDARIOS, UNIVERSITARIOS, POSGRADOS y OTROS.

Experiencia

Titulo en mayúscula sostenida que se ubica contra el margen izquierdo, a tres interlineas del último renglón escrito.

- Nombre de las empresas. Cada nombre de empresas se escribe con mayúscula inicial y con la denominación más ampliamente conocida, es decir, nombre completo, sigla o acrónimo.

- Cargo desempeñado. A continuación del nombre de la empresa se destaca el cargo en negrilla o en mayúscula sostenida.

Cuando se considere necesario, pueden describirse las funciones desempañadas en el cargo que se desee destacar.

- Tiempo de servicio. A continuación del cargo, se anotan el tiempo de servicio con las fechas de ingreso y retiro.

MODELO PARA LA ELABORACIÓN DE UN CONTRATO POR COMPRAVENTA DE ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO

En los art.515 y 516 del Código de Comercio se encuentra la descripción de lo que se debe entender como un “Establecimiento de Comercio”. Así mismo, en los art.525 a 533 del mismo código se dan las instrucciones de los puntos que se deberán tomar en cuenta a la hora de decidir enejar uno de tales “establecimientos de comercio”, y se indica, entre otros, que tal enajenación deberá constar en escritura pública

A continuación se presente un modelo básico de la minuta que se realizaría a la hora de celebrar un contrato de compraventa de un Establecimiento de comercio, minuta que luego se llevaría hasta la notaría para ser elevada a escritura pública

MODELO MINUTA PARA CELEBRACIÓN CONTRATO DE COMPRAVENTA DE UN ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO

Entre los suscritos _____________ mayor de edad, identificado con la cédula de ciudadanía No.________ expedida en ______ domiciliado en __________, actuando (a nombre propio o en representación de _________, identificada con el nit_______) y quien en adelante se denominará el VENDEDOR, por una parte; y por la otra ____________, mayor de edad, identificado con la cédula de ciudadanía No.________ expedida en ______ domiciliado en __________, actuando (a nombre propio o en representación de _________, identificada con el nit ________) y quien en adelante se denominará el COMPRADOR, se ha acordado celebrar un contrato de compraventa de establecimiento de comercio que se regirá por las siguientes clásulas : Primera: OBJETO- EL VENDEDOR transfiere al COMPRADOR a título de compraventa el derecho de dominio que tiene sobre el establecimiento de comercio denominado _________, ubicado en _______________, matriculado en el registro mercantil de la Cámara de Comercio de _______ con el No.______ como una unidad económica en los términos del art.525 del Código de Comercio. Segunda-PRECIO.-El precio de la venta se fijó por las partes en la suma de _____ ($_____) moneda legal colombiana que el COMPRADOR se obliga a pagar al vendedor, o a su orden, en la ciudad de _______ y en la siguiente forma : con la firma del presente documento la suma de ______ ($___) y el saldo el día ___ del mes de ____ del año _____. Tercera: SITUACION DEL ESTABLECIMIENTO.- EL VENDEDOR declara que el Establecimiento que vende está libre de demandas civiles, o embargo judicial, o pleito pendiente; que su derecho de dominio no está sujeto a condiciones resolutorias, y que en todo caso se obliga al saneamiento de la venta conforme a la ley. EL VENDEDOR declara que la información contable contenida en los Estados Financieros y en los libros de contabilidad refleja adecuadamente la situación financiera y

económica del establecimiento. Cuarta: OBLIGACIONES DEL VENDEDOR.-EL VENDEDOR hará los trámites de registro y publicidad a los acreedores. La entrega del establecimiento se hará el día ____ del mes de____ del año _____. Quinta: RESERVA DE DOMINIO.- EL VENDEDOR vende el establecimiento de comercio reservándose el dominio sobre el mismo hasta tanto no le sea pagada por EL COMPRADOR la totalidad del precio pactado al tenor y en armonía con lo dispuesto por el artículo 750 del Código Civil y la ley 45 de 1930, lo mismo que por los artículos 1935,1936, 1937 y demás concordantes del Código Civil. La tradición del objeto queda subordinada a la condición suspensiva del pago total del precio pactado y, entre tanto, EL COMPRADOR no será poseedor sino mero tenedor del establecimiento de comercio. Sexta: CLAUSULA PENAL.- Si cualquiera de las partes incumpliera una cualquiera de las obligaciones a su cargo deberá pagar a la otra la suma de _____ ($_____) a título de pena derivada de dicho incumplimiento

En constancia de lo anterior, se firma el presente contrato en la ciudad de _________ el día _____ del mes de _______ del año ________

__________________ NombreCédulaComprador

________________NombreCédulaVendedor

CODIGO DE COMERCIO DE

Art. 515._ Se entiende por establecimiento de comercio un conjunto de bienes organizados por el empresario para realizar los fines de la empresa. Una misma persona podrá tener varios establecimientos de comercio, y, a su vez, un solo establecimiento de comercio podrá pertenecer a varias personas, y destinarse al desarrollo de diversas actividades comerciales.

Conc.: 10, 12, 13, 20, 21, 22, 25, 28 num. 6o., 32, 35, 43, 123, 136, 263, 264.

 Art. 516._ Salvo estipulación en contrario, se entiende que forman parte de un establecimiento de comercio:

1o) La enseña o nombre comercial y las marcas de productos y de servicios;

2o) Los derechos del empresario sobre las invenciones o creaciones industriales o artísticas que se utilicen en las actividades del establecimiento;

 3o) Las mercancías en almacén o en proceso de elaboración, los créditos y los demás valores similares;

4o) El mobiliario y las instalaciones;

5o) Los contratos de arrendamiento y, en caso de enajenación, el derecho al arrendamiento de los locales en que funciona si son de propiedad del empresario, y las indemnizaciones que, conforme a la ley, tenga el arrendatario;

6o) El derecho a impedir la desviación de la clientela y a la protección de la fama comercial, y

 7o) Los derechos y obligaciones mercantiles derivados de las actividades propias del establecimiento, siempre que no provengan de contratos celebrados exclusivamente en consideración al titular de dicho establecimiento.

Conc.: 525, 534, 537, 540, 552, 583, 603, 604, 608, 616, 618 y ss., 887 a 896

6.9. INFORME ADMINISTRATIVO

Documento que describe el estado de cualquier actividad, estudio o

proyecto de carácter administrativo.

15.1 Clases de informes:

INFORME CORTO

Consta de las siguientes partes

Encabezamiento.

El informe corto no lleva portada si no encabezamiento ü razón

social: se ubica entre 3 cm y 4 cm del borde superior, contra el

margen izquierdo y en mayúscula sostenida, cuando se utiliza

papel que no la tiene impresa.

Transcriptor: si se desea establecer la responsabilidad del

transcriptor su identificación se describe a 2 interlineas del

firmante. Se anota el nombre (con mayúscula inicial) e inicia del

apellido, se emplea letra más pequeña.

Objetivos

Lleva un objetivo en forma breve

PARTES DEL INFORME EXTENSO

Cubierta: Presenta la información básica del documento.

Presenta la:Razón social

Titulo del informe (si lo hay)

Número o código de identificación: el autor puede implementar un

número o código alfanumérico de identificación.

Portada:De libre diagramación en estética, tamaño letra,, escritura

en mayúscula sostenida, dibujos y otros si reemplaza la cubierta ,

es la fuente principal de de información y constituye la primera

pagina de la información.

Nombre de la dependencia, área, grupo, comité, sucursal, entre

otros.

Nombre de las personas que realizan el informe

Tabla de contenido: Se coloca de inmediatamente después de la

portada. Contiene los títulos de: capítulos, subdivisiones principales

del cuerpo del informe, material complementario y su respectivo

número de página.

Firma: El informe extenso debe ser informado por el autor de la

pagina donde terminan las conclusiones donde finalizan las

recomendaciones, de 4 a 6 renglones del ultimo párrafo se anota el

nombre en mayúscula sostenida, el cargo, a 1 interlinea el nombre,

con mayúscula inicial y sin centrar.

Rubrica

El autor puede colocar su rubrica en cada una de las hojas del

informe en la parte inferior izquierda.

Anexo: se escribe centrada, en la parte superior de la hoja, con

mayúscula aravigos en lugar de letras

Bibliografía: Se escribe a 5 cm centrado al borde superior, en

mayúscula sostenida. La primera línea de escritura se inicia de 2 0

4 renglones de este titulo.

Índice:

Se presenta como ultima parte del material complementario.

El titulo índice se escribe centrado, a 5 cm del borde superior, en

mayúscula sostenida, se puede organizar de manera alfabética y

cronológica.

6.10. SOBRES

Un sobre es una cubierta de papel u otro material para introducir cartas, tarjetas u otros documentos que se envían por correo. El sobre está diseñado para incorporar el franqueo y el destinatario en el anverso y el remitente en el reverso. Por eso, la parte frontal es lisa quedando la solapa siempre por detrás. Los sobres se adquieren en las papelerías y tiendas de material de oficina y se pueden personalizar encargándolos a una imprenta.

PARTES

Datos del remitente: Se distribuyen según el modelo seleccionado.

Datos del destinatario: Se ubican centrados en el segundo tercio sin sobrepasarlo y de acuerdo con el sobre.

Tratamiento: titulo académico, con mayúscula inicial.

Nombre: Se ubica en la segunda línea, en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial; de preferencia se escriben los dos apellidos. No se utiliza negrilla.

Cargo: se escribe con mayúscula inicial.

Empresa: se anota en la línea siguiente al cargo, con la denominación más ampliamente conocida, es decir, razón social, sigla o acrónimo.

Dirección o apartado: se utiliza una de las dos

Destino: Puede ser local, nacional o internacional.

6.11FAX

Se denomina fax, por abreviación de facsímil, a un sistema que permite transmitir a distancia por la línea telefónica escritos o gráficos (telecopia).

Método y aparato de transmisión y recepción de documentos mediante la red telefónica conmutada que se basa en la conversión a impulsos de las

Ciudad remitente

TratamientoNombre del destinatario

Cargo Empresa Dirección Destino

Dirección y teléfono del remitente

imágenes «leídas» por el emisor, impulsos que son traducidos en puntos -formando imágenes- en el receptor.

DATOS DE TRANSMISIÓN

Todo documento q" se envíe por telefax debe estar precedido por una

hoja con los datos de transmisión.

Los datos de transición q se deben imprimir son los siguientes:

Razon n social y logotipo, o uno de los dos.

ciudad y país del remitente.

numero del teléfono del remitente número de telefax del remitente.

identificación del documento.

fecha.

numero de control de fax.

datos del destinatario. nombre, cargo y empresa.

numero del telefax del destinatario

ciudad y país del destinatario.

datos del remitente. nombre, cargo y empresa.

asunto o mensaje cortó.

numero de hojas transmitidas incluidas.

firma del funcionario q" solicita la transmisión.

TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCION

2. JUSTIFICACION DEL PROYECTO

3. ORTOGRAFIA

3.1. SIGNOS DE PUNTUACION

3.2 REGLAS ORTOGAFICAS

3.3 GRAMATICA

3.4. MORFOLOGIAS

3.5 SINTAXIS

4 REDACCION

4.1 NORMAS PARA UNA BUENA REDACCION

4.2 COHERENCIA

4.3 EL PARRAFO

4.4 COMO ESCRIBIR UN PARRAFO

5. DIGITACION

5.1. ERGONOMIA

5.2 RECONOCER EL TECLADO

5.3 ZONAS DEL TECLADO

5.4 TECNICAS PRACTICAS PARA APRENDER A DIGITAR

5.5 INTRANET

6 PRODUCCION DE DOCUMENTOS

6.1 CARTA COMERCIAL

6.2 ZONAS DE UNA CARTA

6.3 MEMORANDO

6.4 NOTA INTERNA

6.5 CIRCULAR INTERNA Y EXTERNA

6.6 ACTA

6.7 CERTIFICADO Y CONSTANCIA

6.8 HOJA DE VIDA

6.9 INFORME ADMINISTRATIVO

6.10 SOBRES

6.11 FAX