tesis jorge ernesto aguilar aguilar
TRANSCRIPT
UNIVERSIDAD PANAMERICANA Facultad de Ciencias Económicas
Licenciatura en Contaduría Pública y Auditoría
Implementación del módulo Aspel/Prod para la preparación de presupuestos de instalación de equipos de aire acondicionado y
refrigeración en la empresa Aire Total, S. A. Práctica Empresarial Dirigida -PED-
Jorge Ernesto Aguilar Aguilar
Guatemala, julio 2012
Implementación del módulo Aspel/Prod para la preparación de presupuestos de instalación de equipos de aire acondicionado y
refrigeración en la empresa Aire Total, S. A. Práctica Empresarial Dirigida -PED-
Jorge Ernesto Aguilar Aguilar (Estudiante)
Lic. Luis Fernando Rodríguez (Asesor)
Licda. Ingrid de Núñez (Revisor)
Guatemala, julio 2012
Autoridades de la Universidad Panamericana
M.Th. Mynor Augusto Herrera Lemus
Rector
M. Sc. Alba Aracely Rodriguez de González
Vicerrectora Académica y Secretaria General
M. A. César Augusto Custodio Cóbar
Vicerrector Administrativo
Autoridades de la Facultad de Ciencias Económicas
M. A. César Augusto Custodio Cóbar
Decano
Lic. Luis Fernando Ajanel
Coordinador
Tribunal que practicó el examen general de la
Práctica Empresarial Dirigida
Lic. Víctor Hugo Estrada Santizo
Examinador
Lic. Élego Aman Lopez Ramírez
Examinador
Lic. Francisco Javier Escobar Pérez
Examinador
Lic. Luis Fernando Rodríguez
Tutor
Licda. Ingrid de Núñez
Revisora
Nota: El autor del presente trabajo es el único responsable del contenido.
Dedicatoria
A Dios: La culminación de esta etapa en mi formación profesional la dedico a
Dios por ser el centro de mi vida y mi guía diaria.
A mi esposa Flor: Por ayudarme cada día y ser mi apoyo moral en toda circunstancia.
A mis hijas: Daniela y Ángeles quienes son la razón de todos mis esfuerzos.
A mis padres: Miguel Ángel y Fidelia que inculcaron en mi vida el respeto a Dios y a
ser una mejor persona cada día.
A mis hermanos: José Miguel, Elsa, Luis, Laura y Carolina.
“Porque el SEÑOR da sabiduría, de su boca vienen el conocimiento y la inteligencia. El reserva
la prosperidad para los rectos, es escudo para los que andan en integridad,”
Proverbios 2: 6 y 7
Agradecimientos
A Dios Por darme la vida y la oportunidad de ser su hijo
A mis padres Por su guianza en la vida
A mi esposa Por su incansable apoyo
A mis hijas Por ser la razón primordial de todos mis esfuerzos
A mi tutor Luis Fernando Rodríguez por su apoyo en el
proyecto.
A la Universidad Panamericana Por mantener su estándar educativo en un alto nivel.
A mis catedráticos Por proveer esos conocimientos que aportan a
nuestro acervo profesional.
A la empresa donde se realizó la PED Por darme la oportunidad de realizar este proyecto.
Contenido
Resumen i Introducción ii
Capítulo 1 1.1 Antecedentes 1 1.2 Marco Teórico 9 1.3 Planteamiento del problema 15 1.4 Justificación 16 1.5 Pregunta de Investigación 16 1.6 Objetivos 17 1.7 Alcances y límites 17
Capítulo 2 2.1. Tipo de investigación 18 2.2. Sujetos de la investigación 18 2.3. Instrumentos 18 2.4. Diseño de la investigación 19 2.5. Aporte esperado 19 Capítulo 3 3. Análisis y resultados 21 Capítulo 4 4.1. Propuesta de mejora 50 4.2. Viabilidad de la propuesta 104 4.3. Cronograma de actividades de campo 105 Conclusiones 106 Recomendaciones 107 Referencias 108 Anexos 109
Resumen
La presente práctica fue realizada en una empresa dedicada a la climatización artificial de
ambientes residenciales y comerciales así como la fabricación de unidades de refrigeración para
alimentos perecederos.
En la evaluación general que se practicó en las áreas se detectó una deficiencia en la forma que se
preparan los presupuestos de instalación de equipos de aire acondicionado y refrigeración que
sirven de base para presentar las ofertas a los potenciales clientes; la utilización de formatos en
hojas electrónicas (Excel) las cuales fueron preparadas por el personal del departamento de
Ingeniería y Diseño contienen un riesgo potencial para la compañía que puede generar pérdidas
financieras asignándoles valores menores de los reales o costos altos lo que derive en salir de
precio de mercado y no efectuar la venta sobre la cual se trabaja. Preparar las cotizaciones en los
formatos actuales toma un tiempo prolongado pues la persona encargada de realizarlas no cuenta
con una base de datos versátil que permita proporcionar costos; cantidades y descripciones en
una forma oportuna.
Considerando el sostenido crecimiento de la compañía y que derivado de ese crecimiento el
número de cotizaciones y sus complejidades se hacen cada vez mas grandes es necesario
implementar sistemas que permitan ser eficaces y eficientes.
En el siguiente estudio se presentan los resultados del análisis y una propuesta de mejora para la
compañía “Aire Total, S. A.” basado en un software ERP que permita la correcta planificación de
los presupuestos de instalación de equipos de aire acondicionado y refrigeración que sirven de
base para presentar las ofertas.
i
Introducción La profesión de Contaduría Pública y Auditaría ofrece una amplia formación, principalmente en
el manejo de las leyes tributarios y aspectos financiero-contable, para estar preparados con las
exigencias de los retos de la globalización de mercados y a la economía actual.
La Universidad Panamericana, como parte de su contribución en la formación de Contadores
Públicos y Auditores con un alto grado de competencia a través de la Facultad de Ciencias
Económicas diseñó el programa de “Actualización y Cierre Académico” (ACA), con el propósito
que estudiantes que hayan completado los cursos de formación del pensum de estudios de la
carrera de Contador Público y Auditor, deban realizar la “Práctica Empresarial Dirigida” (PED),
la cual consiste en un análisis completo de una empresa, con el fin de detectar deficiencias y
proponer soluciones a sus procesos; optimizar los recursos y potencializar sus inversiones. La
presente práctica fue realizada en “Aire Total, S. A.” empresa [email protected] se
dedica a la climatización artificial de ambientes residenciales y comerciales así como la
fabricación de unidades de refrigeración para alimentos perecederos. El propósito fue evaluar sus
áreas Financieras, Tributarias, Control Interno y Operaciones.
La evaluación de campo consistió en el estudio de las áreas mencionadas en el párrafo anterior
utilizando técnicas de auditoría con el fin de determinar el lugar donde se encuentran deficiencias
para indicar un procedimiento de mejora. Los periodos evaluados fueron el dos mil diez completo
y los meses de enero a agosto dos mil once.
La instalación de un equipo de aire acondicionado o refrigeración requiere un previo presupuesto
en el cual se detallen todos los elementos necesarios para su instalación y funcionamiento. Este
presupuesto es elemento clave en las ofertas que se presentan a los clientes; pues de él dependen
los precios a los cuales se ofertarán las instalaciones mencionadas. La preparación de los
presupuestos fue el objeto de estudio de la presente práctica empresarial dirigida por ser el punto
de partida de las negociaciones de las ventas de la empresa y por ende la proyección de los
márgenes de utilidad.
ii
El informe consta de cuatro capítulos y sus anexos así:
• En el Capítulo 1 se describe la generalidad de la Compañía, los antecedentes, el planteamiento
del problema, los alcances y límites y todos aquellos procedimientos y sistemas de la empresa los
cuales la definen en un aspecto general.
• El Capítulo 2, contiene la metodología utilizada en el curso del trabajo de investigación.
• En el Capítulo 3, contiene el análisis de la información obtenida, los aspectos evaluados y el
resultado del mismo.
• El Capítulo 4, se presenta la solución al problema o deficiencia potencial, lo cual consta en la
implementación de un software.
• La parte final de este informe, contiene las conclusiones, recomendaciones, referencias
bibliográficas y anexos que son de utilidad.
iii
1
Capítulo 1
1.1 Antecedentes
1.1.1 Breve descripción de la empresa Aire Total es una empresa de capital 100% local. Desde su inicio el uso del no apalancamiento ha
sido una fortaleza. En su creación, noviembre de 2002, la fuente principal de comercio fue
instalación y mantenimiento de equipos de Aire Acondicionado únicamente pero en la actualidad
se está trabajando también el área de la refrigeración en industria y comercio.
1.1.2 Actividad principal que realiza La actividad principal es la venta, instalación, mantenimiento, repotenciación, renta, reparación y
leasing de equipos de aire acondicionado, refrigeración comercial e industrial.
Dentro de la fase de planeación, se implementaron la misión y visión de la empresa las cuales a la
fecha han sido parte integral de su éxito y expansión.
1.1.3 Estructura de la empresa La empresa cuenta con un organigrama diseñado para que cada departamento funcione
independiente de los demás. La empresa en su totalidad está integrada por: Gerencia de División;
Gerencia de Refrigeración Comercial; Gerencia de Operaciones; Gerencia Financiera; Gerencia
del departamento Técnico e Ingeniería y Diseño. Por su función una gerencia puede estar bajo
otra según corresponda.
2
Ilustración No. 1 Organigrama de la empresa Aire Total, S.A.
Fuente: Proporcionada por la empresa, año 2009
Gerencia General
Gerencia Operaciones
Gerencia FinancieraGerencia RC
Gerencia DT Vendedor
Cobros y Facturación
Supervisor
Técnico A Inst. # 1
Técnico B Inst. # 2
Técnico A Inst.
Mante
Técnico B Inst.
ManteDuctero 1 Ductero 2
Ayudante 1
Ayudante 2
Ayudante 3
Ayudante 4
Asistente
Ingeniería y Diseño
Mensajero
Bodega / Asistente
Maya Extreme y Compras RT
Asistente Financiero
TécnicoSupervisor
TécnicoSupervisor
TécnicoSupervisor
Piloto
Gerencia General
Gerencia Operaciones
Gerencia FinancieraGerencia RC
Vendedor
Cobros y Facturación
Ingeniería y Diseño
Mensajero
Maya Extreme y Compras RT
Asistente Financiero
Junta Directiva
3
1.1.3.1 Funciones, tareas y descripciones de puestos gerenciales
Gerente general (de división) La línea jerárquica a la cual reporta es gerencia corporativa.
Como gerente de la división de aire acondicionado y refrigeración, tiene bajo su responsabilidad
la planificación, ejecución y control de todas las actividades de la empresa coordinando
juntamente cada actividad con las demás gerencias.
Gerente refrigeración comercial Reporta en forma directa a gerencia general.
El departamento que dirige atiende a clientes institucionales en la línea de enfriadores marca
Criotec. No cuenta con un departamento de instalaciones ni reparaciones ya que la venta se
efectúa directamente al cliente como un componente 100% nuevo. Su responsabilidad es
mantener y atender a los clientes que demandan estos equipos.
Gerente de operaciones Constituye la parte medular de las operaciones de aire acondicionado y refrigeración, reporta
directamente a gerencia de división.
Centraliza las operaciones de ventas y la ejecución de la misma (instalación de la venta). La
función desde la venta a la ejecución y entrega de cada proyecto de instalación es monitoreada a
su 100% para la entera satisfacción del cliente.
Gerente financiero Como parte de un grupo de empresas, el gerente financiero es también en funciones un contralor
y auditor de la entidad. Su función es monitorear que las actividades de la compañía estén
enmarcadas en la política general del grupo y que su rentabilidad sea la óptima.
4
Gerente del departamento técnico Es él quien dirige las actividades totales en cuanto a instalaciones y demás trabajo del
departamento. Tiene bajo su supervisión el total de técnicos, ayudantes y supervisores con lo que
el departamento cuenta y la respectiva logística en la coordinación de los trabajaos a efectuar.
Bajo su responsabilidad también se incluyen los vehículos de transporte, maquinaria y
herramientas que se utilizan.
1.1.4 Marco legal aplicable:
Aire Total, S. A. fue constituida bajo el marco legal guatemalteco en cuanto a comercio y
tributación se refiere. Las bases legales así como las leyes que lo rigen se detallan a continuación:
Marco legal comercial:
Tomando como referencia lo que la constitución reza:
Artículo 43. Libertad de industria, comercio y trabajo. Se reconoce la libertad de industria, de
comercio y de trabajo, salvo las limitaciones que por motivos sociales o de interés nacional
impongan las leyes.1
La sociedad se constituyó bajo el amparo del Código de Comercio (Decreto 2-70) en su artículo
10 y numeral 4to. establece la Sociedad Anónima como una de las formas de organizarse en
forma mercantil en Guatemala.
Iniciando con el artículo 86 y finalizando en el 194 del mismo decreto detalla en forma ordenada
tanto la forma de creación, continuidad y en su momento la disolución de una sociedad amparada
en la forma de Sociedad Anónima.
1Constitución Política de la República de Guatemala 1987
5
Cumpliendo también lo establecido en el artículo 368 del Código de Comercio (Decreto 2-70) la
sociedad cuenta con el registro ordenado y en partida doble tomando como marco de referencia
las normas internacionales de información financiera para pequeñas y medianas empresas, estas
últimas aplicables para los ejercicios fiscales posteriores al año 2,010. Dicha contabilidad es
asentada en los libros autorizados en hojas simples movibles ante el Registro Mercantil de
Guatemala y habilitados por la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT por sus
siglas).
Marco legal tributario: En Guatemala el ente regulatorio en materia tributaria es La Superintendencia de Administración
Tributaria (SAT); dicha entidad fue creada en 1,998 en sustitución de la Dirección General de
Rentas Internas y obedece a la modernización en Guatemala; cuenta con su propia ley la cual está
contemplada en el Decreto 1-98 emitido por el Congreso de la Republica.
Aire Total, S. A.; consiente de la obligación social que también indica la constitución en la
tributación, está sujeta a las normativas pertinentes y como sujeto pasivo de la obligación
tributaria que establece el Código Tributario (Decreto 6-91) tributa en forma ordenada bajo los
preceptos que dicho código indica y además determina los impuestos de acuerdo a las siguientes
leyes:
Impuesto Sobre la Renta –Decreto número 26-92- (ganancias): Para la tributación sobre las
utilidades obtenidas en el periodo fiscal, la sociedad se ampara en el régimen optativo el cual se
encuentra determinado en el artículo 72 del decreto en referencia y establece:
Régimen optativo de pago del impuesto. Las personas jurídicas y las individuales, domiciliadas
en Guatemala, así como los otros patrimonios afectos y entes a que se refiere el segundo párrafo
del artículo 3 de esta ley, que desarrollan actividades mercantiles, con inclusión de las
agropecuarias, y las personas individuales o jurídicas enumeradas en el artículo 44 “A”, podrán
optar por pagar el impuesto aplicando a la renta imponible determinada conforme a los artículos
38 y 39 de esta ley, y a las ganancias de capital, el tipo impositivo es del treinta y uno por ciento
6
(31%). En este régimen, el impuesto se determinará y pagará por trimestres vencidos, sin
perjuicio de la liquidación definitiva del período anual.2
Impuesto al Valor Agregado –Decreto número 27-92-: El citado Decreto determina la obligación
de los sujetos pasivos del impuesto que celebren actos grabados por la misma ley; en el caso de
Aire Total, S. A. debe establecer un tributo diferenciando el resultante de la tasa impositiva entre
sus ventas y sus compras; el resultado debe ser reportado en el mes siguiente de su periodo
impositivo ya sea el pago o crédito para el siguiente periodo. La sociedad cumple con el requisito
establecido en ley de presentar en forma ordenada cada uno de los formularios por medios
electrónicos facilitado por la modalidad de Bancasat. La presente ley también incluye una serie
más de cumplimientos por parte de los contribuyentes dentro de los cuales se puede mencionar el
registro de los documentos de las compras y ventas en libros contables habilitados por la
Administración Tributaria.
Impuesto de Solidaridad –Decreto número 73-2008-: En el artículo primero el decreto obliga a 3todas las personas individuales o jurídicas, los fideicomisos, los contratos de participación, las
sociedades irregulares, las sociedades de hecho, el encargo de confianza, las sucursales, las
agencias o establecimientos permanentes o temporales de personas extranjeras que operen en el
país, las copropiedades, las comunidades de bienes, los patrimonios hereditarios indivisos y de
otras formas de organización empresarial, que dispongan de patrimonio propio, realicen
actividades mercantiles o agropecuarias en el territorio nacional y obtengan un margen bruto
superior al cuatro por ciento (4%) de sus ingresos brutos a pagar un impuesto el cual está
determinado por la cuarta parte del monto del activo neto o la cuarta parte de los ingresos brutos;
a esta base se debe aplicar el uno por ciento del que resulte mayor es el impuesto que se debe
tributar.
Por ser una entidad 100% dedicada al comercio y con el enfoque empresarial existen en materia
tributaria impuestos complementarios los cuales serán aplicables si el hecho generador se da al
igual que tributos los cuales se determinan dentro las mismas leyes antes mencionadas pero que
2Impuesto Sobre la Renta –Decreto 26-92- Artículo 72 3Decreto 73-2008 Ley del Impuesto de Solidaridad Articulo 1
7
dependerá como se mencionó anteriormente de que la situación se presente; algunos de estos
tributos pueden ser:
Pago de las retenciones de Impuesto Sobre la Renta efectuada a empleados; por facturas
especiales y a empresas no domiciliadas en el país.
Pago del impuesto de circulación de vehículos.
Pago de Timbres Fiscales.
Pago de IVA retenido en facturas especiales.
Marco legal laboral: En Guatemala; el marco legal está determinado por la Constitución de la República y la ley
específica que lo regula es el Código de Trabajo (Decreto número 1441) en el cual se determinan
en general todas las obligaciones que la entidad debe cumplir con los trabajadores y de igual
forma las responsabilidades de los trabajadores para con la empresa. Cada relación laboral
existente cuenta con un expediente con las generalidades del empleado en el cual existe la
celebración de un contrato laboral por un período indefinido y puede revocarse por lo estipulado
en dicho código.
Existen prestaciones conexas en materia laboral tal como:
La cobertura en el Instituto Guatemalteco de Seguridad Social (Decreto número 295)
El pago del aguinaldo (Decreto número 76-78)
Bonificación anual (Decreto número 42-92)
Bonificación mensual incentivo (Decreto número 78-89)
Aire Total. S.A; como responsabilidad social cumple con lo estipulado en las leyes y convenios
laborales ratificados por Guatemala; y en adición promueve la capacitación y la superación de
8
cada empleado; así mismo proporciona a los trabajadores bonificaciones adicionales por los
trabajos efectuados en forma correcta.
1.1.5. Análisis y resultados de la evaluación del entorno (FODA)
a) Fortalezas: Cuenta con un taller y maquinaria completa lo que permite mantener un alto grado de
competitividad y de instalaciones a satisfacción del cliente.
Existe un soporte administrativo directo por lo que todos los aspectos de selección de
personal; coordinación de ventas y demás son tratados directamente.
El capital es propio y a la fecha no existen apalancamientos que reduzcan el flujo de
efectivo.
Se cuenta con representaciones de marcas de nombre internacional; lo que permite tener
presencia en el mercado.
Flotilla de vehículos 100% pagados, esto permite que el flujo destinado para el pago de
los mismos sea utilizado en el abastecimiento de inventario.
b) Oportunidades: Poca competencia en el mercado lo que da una mayor oportunidad de crecimiento en
cuanto a cartera se refiere.
El clima es apropiado para el producto por ser un país de trópico.
La competencia es de pequeños instaladores.
9
c) Debilidades: Poca organización en el departamento técnico.
Falta de personal capacitado en el departamento técnico.
Desorganización en compras.
Inventario de poca rotación.
Costos mal proyectados.
d) Amenazas: La competencia se está tecnificando.
Existen tiendas directas de fabricantes.
Por ser un bien de lujo, la economía actual afecta.
1.2 Marco teórico
1.2.1 Climatización artificial La climatización consiste en crear condiciones de temperatura, humedad y limpieza del aire
adecuadas para la comodidad dentro de los espacios habitados o de almacenamiento. La
normativa española ha abandonado cualquier referencia al aire acondicionado, por ser una
expresión equívoca, ya que parece referirse exclusivamente a la refrigeración (climatización de
verano), cuando en realidad debería referirse al acondicionamiento del aire en todas las épocas,
verano e invierno.4
4http://es.wikipedia.org/wiki/Climatizaci%C3%B3n
10
1.2.2 Equipo de aire acondicionado Un equipo de aire acondicionado se encarga de producir frío o calor, o de impulsar el aire en el
interior de la vivienda. Su funcionamiento básico no deja de ser similar al de los típicos
frigoríficos o congeladores, y como éstos constan de cuatro componentes principales: evaporador,
compresor, condensador y válvula de expansión. El equipo de aire acondicionado aspira el aire
del local a acondicionar a través del evaporador donde se enfría y se deshumidifica. En el exterior
circula el aire de condensación, se trata de un aire tomado del exterior, que se calienta a su paso
por el condensador, y vuelve a ser expulsado a una temperatura superior. En resumidas cuentas
conseguimos un enfriamiento en el interior, a costa de un calentamiento en el exterior.
Caso contrario sucede para efectos de calefacción en donde los equipos de aire acondicionado
pueden impulsar aire caliente al interior del local utilizando grupos de resistencias eléctricas para
generar el calor, o utilizando el sistema llamado de “bomba de calor”. El evaporador, al igual que
en verano, continuará enfriando el aire, aunque en este caso lo hará en el exterior. El condensador
calentará igualmente el aire que aspire, pero en este caso lo hará del interior.
1.2.3 Cámara de refrigeración Una cámara de refrigeración o frigorífica es una instalación industrial en la cual se almacenan
mercaderías perecederas que para su conservación necesitan mantenerse a temperaturas definidas
para su posterior comercialización.
Las frutas y hortalizas son en su gran mayoría perecederas. Después de la cosecha sigue un
proceso llamado comúnmente "respiración" durante el cual los azúcares se combinan con el
oxígeno del aire produciendo anhídrido carbónico y agua y despidiendo calor, hasta llegar a la
completa maduración del fruto. Al mismo tiempo, los microorganismos que están presentes en
los frutos a temperatura ambiente, se alimentan y reproducen a un ritmo exponencial, a medida
que se acerca la maduración, destruyendo los tejidos. Se comprobó que si se mantiene el producto
cosechado a temperatura menor que la del ambiente, se consigue alargar el período de
maduración un tiempo que varía desde 3-4 días hasta 6-8 meses, de acuerdo a la especie y a la
variedad.
La carne de animales (bovinos, porcinos, peces, aves) después de sacrificados no siguen ningún
proceso natural salvo el ataque de microorganismos que, a temperatura ambiente, atacan los
11
tejidos. La carne deja de ser comestible en 2-3 días. También en este caso, manteniendo las
carnes a bajas temperaturas, el proceso de deterioro se puede evitar y así consumir la carne varios
meses después del sacrificio.
La posibilidad de ofrecer los frutos y las carnes durante un período más largo tiene una
importancia alimenticia y económica muy grande, para ello se almacenan los productos en
cuartos frigoríficos a temperatura apropiada que permite ofrecerlo al consumidor mucho tiempo
después de la cosecha. Hay tablas que indican a qué temperatura y humedad relativa y cuál es el
tiempo máximo que es necesario mantener cada uno antes de enviarlos al mercado.5
1.2.4 Sistemas de calefacción En Guatemala es muy esporádica una instalación de equipos de calefacción.
Esta es una forma de climatizar que consiste en satisfacer el equilibrio térmico cuando existe una
pérdida corporal de calor, disipada hacia el ambiente, mediante un aporte calórico que permite
una temperatura ambiente confortable. Estos sistemas son destinados a climatizar, mayormente
en época de frio, los ambientes interiores de los edificios, casas, locales comerciales, etc.
1.2.5 Equipos de aire acondicionado más usados en Guatemala Equipos tipo portátil: El evaporador y el condensador se ubican dentro del mismo aparato, este
tipo de equipos suelen tener ruedas que facilitan su traslado de una habitación a otra.
Equipo de aire acondicionado split pared: Son los equipos más populares en la actualidad, al no
representar grandes gastos en el consumo de energía. Está compuesto por dos aparatos: el
condensador y el evaporador.
Aire acondicionado de ventana: Su diseño de caja cuadrada contiene todas las partes funcionales
del sistema. Para instalarla se hace un agujero del tamaño apropiado en la pared y se coloca el
aparato de modo que el compresor quede hacia el exterior y el condensador-evaporador hacia el
interior de la habitación.
Split cassette: Poseen una mayor capacidad de climatización y es la mejor opción cuando se
necesita climatizar más de una habitación o grandes espacios como oficinas, bodegas o industrias.
5http://es.wikipedia.org/wiki/C%C3%A1mara_frigor%C3%ADfica
12
Su instalación suele ser más costosa y compleja ya que requiere de la implementación de un
sistema de conductos que distribuya el aire a través de los espacios.
Equipo tipo split de ductos: Es un equipo de aire acondicionado tipo central en el cual uno o más
de los componentes principales son separados unos de otros y que son diseñados para trabajar en
conjunto.
Equipo tipo paquete: Es un equipo de aire acondicionado tipo central, en el cual todos los
componentes principales son acoplados en un solo gabinete.
1.2.6 Gases refrigerantes Un gas refrigerante es un producto químico, de fácil mezcla, que se utiliza para servir de medio
transmisor de calor entre otros dos en una máquina térmica, y concretamente en aparatos de
refrigeración. Los principales usos son los refrigeradores y los acondicionadores de aire.
El principio básico de funcionamiento de algunos sistemas de refrigeración se basa en un ciclo de
refrigeración por compresión, que tiene algunas similitudes con el ciclo de Carnot y utiliza
refrigerantes como fluido de trabajo.
1.2.7 Contrato de instalación Un contrato de instalación no es más que el documento en el cual tanto oferente como
demandante determinan las condiciones de venta e instalación de un equipo de
acondicionamiento de aire, básicamente se estipula las obligaciones y los derechos de cada uno
que intervienen en el mismo.
1.2.8 Costos estándar Una manera muy común que se utiliza en la determinación de instalaciones de equipos de aire
acondicionado son los costos estándar o costos estimados los cuales representan únicamente una
tentativa en la anticipación de los costos reales y están sujetas a rectificaciones a medida que se
comparan y actualizan a lo largo de la instalación. Estos costos consisten en: Predeterminar los
costos unitarios estimando el valor de los materiales; la mano de obra y los cargos indirectos que
se consideran se deben obtener en el futuro.
13
Realizar una comparación posterior de los costos estimados con los reales y ajustando las
variaciones correspondientes constituyen un sistema de costos predeterminados tomando en
consideración la experiencia de trabajos anteriores.
1.2.9 Presupuesto de instalación En el campo de la arquitectura y la ingeniería civil, el presupuesto de instalación u obra es el
conjunto de documentos mediante los cuales se define el diseño antes de ser realizada. Es el
documento base sobre el que se desarrolla el trabajo de los arquitectos, ingenieros y proyectistas
de distintas especialidades.
A lo largo de un proyecto o instalación se desarrolla la distribución de usos y espacios, la
utilización de materiales y tecnologías y la justificación técnica del cumplimiento de las
especificaciones requeridas por la normativa y técnica aplicable.
En muchos ámbitos la elaboración de un proyecto completo es obligatoria antes de iniciar el
desarrollo de una construcción y puede tener carácter contractual.6
1.2.10 Sistemas contables asistidos por computador El software o sistema contable se constituye por todas las instrucciones y datos que corren en
mayor o menor medida dentro del ordenador, es decir, la información misma, la razón de ser del
hardware. Todo sistema contable está diseñado para captar información y luego procesarla y
arrojar resultados en forma inmediata. En nuestros tiempos a medida que la electrónica pone al
alcance de todas estas prodigiosas maquinas verdaderas prótesis mentales, mediante el
abaratamiento de la tecnología y por tanto de los costos, en dirección completamente opuesta
aumenta la inversión de los servicios y programas necesarios para optimizar y eficientar dichos
equipos.
6http://es.wikipedia.org/wiki/Proyecto_de_obra
14
1.2.11 Sistemas Aspel Los sistemas Aspel administran y controlan los recursos de las empresas, simplificando sus
procesos para tener un óptimo manejo de sus negocios; a la vez que brindan información clara y
confiable del estado de la empresa facilitando la toma de decisiones. Estos sistemas cuentan con
módulos que pueden trabajar en forma independiente el uno del otro pero que a su vez pueden
interactuar generando información más oportuna y confiable.
1.2.12 Sistema Aspel/Prod Aspel-PROD es un modulo integral que permite la planeación y control de los procesos de
fabricación de la empresa, cumpliendo con las disposiciones fiscales relacionadas con el manejo
del costo de lo vendido, asegurando una óptima administración de costos e inventarios. Interactúa
con Aspel-SAE del que obtiene información de materiales y subensambles, para realizar los
procesos de producción y posteriormente actualizar el inventario con los productos terminados.
Este módulo básicamente fue diseñado para empresas manufactureras pero por su versatilidad y
adaptabilidad cuenta con los elementos necesarios para diseñar costos de instalaciones de aire
acondicionado y seguir muy de cerca su proceso desde su inicio a su finalización.
1.2.13 Cotización y presupuesto de instalación Interactuando con Aspel-SAE el sistema permite que se tome cada proyecto de instalación en
particular e iniciar con preparar un listado con los equipos y materiales necesarios para cada
instalación; a esto puede aunarse los tiempos y tipo de mano de obra que se necesiten.
Cada elemento en particular cuenta con una escala de precios y costos los cuales permiten que
quien elabore los presupuestos evalúe cada precio para tener la mejor rentabilidad de lo que se
está ofreciendo.
1.2.14 Ordenes y seguimiento Mediante la implementación de cada orden por separado, este módulo permite: Alta de órdenes,
incluyendo datos como: producto a fabricar, referencia, cantidad a fabricar, fecha de captura y
15
entrega, prioridad, tipo de costeo y observaciones para una mayor especificación y eficiencia en
el seguimiento.
Generación automática de órdenes de producción, considerando el stock mínimo y máximo de los
productos, los pendientes por recibir y los pendientes por surtir, de esta manera, se calcula la
cantidad óptima a producir.
a. Registro automático y fabricación directa para un rápido seguimiento.
b. Seguimiento a las órdenes de producción.
c. Entrada a fabricación.
d. Devoluciones de material.
e. Entregas parciales.
f. Cierre de órdenes
g. Durante el seguimiento se puede consultar en cualquier momento el estado de la
orden: cantidad terminada, total de gastos directos eindirectos, status de la orden y
estado de avance, entre otros.
h. Programación de órdenes.
i. Obviamente existen procesos que bajo el supuesto de instalaciones no son
utilizados o su uso es bajo otra perspectiva.
1.3 Planteamiento del problema En el período de acercamiento y evaluación a la entidad se concluyó que la empresa se encuentra
en un estado aceptable en los aspectos económicos, financieros, en el área administrativa y en
toda su organización mas sin embargo existe un punto medular que están necesitando sea tratado
en forma sistemática; este consta de la elaboración de presupuestos de instalación en una forma
ordenada; legible y con parámetros definidos los cuales al momento no se realizan con esas
características.
Con la necesidad de determinar costos y los márgenes de utilidad esperados, cada uno de los
presupuestos es elaborado en una hoja de Excel indicando en forma empírica cada uno de los
componentes y un aproximado de costos de los elementos y la mano de obra.
16
Realizándolo bajo estos supuestos existen limitantes las cuales pueden llegar a que el aproximado
de costos varíen en cualquiera de las dos vías (aumentados o disminuidos). Cada presupuesto
presenta variaciones y particularidades lo cual no permite manejar recetas o estándares a lo cual
esto predispone la posición de equivocarse en los mismos.
Otro elemento el cual presenta margen alto de no ser conciso en su cálculo es la mano de obra
derivado en la complejidad de cada instalación es donde dependerá de más o menos tiempo
necesario en su realización.
1.4 Justificación En el departamento técnico existe un área crítica que fue el resultado de los estudios efectuados;
esta área es uno de los pilares sobre los cuales descansan las utilidades de la empresa por lo que
es necesario implementar un procedimiento adecuado para la proyección de los costos de
instalación en el sentido que mantengan un margen de error aceptable al finalizar los mismos
siempre y cuando las condiciones sean las adecuadas.
Cuando se comparan los proyectos ya concluidos los costos varían sustancialmente tanto en bajo
como alto costos. Esto perjudica tanto al cliente como a la empresa pues no se tiene una claridad
de cuanto es la utilidad final y en donde se encuentra el punto de equilibrio de cada negociación.
1.5 Pregunta de Investigación Derivado de la problemática encontrada en el periodo de evaluación de la empresa Aire Total, S.
A. para lograr un aporte sustentable se presenta la siguiente interrogante:
¿Cuál es el aporte de la implementación de un sistema de presupuesto de costos para optimizar el
grado de rentabilidad de cada proyecto de instalación de equipos de aire acondicionado?
17
1.6 Objetivos
1.6.1 Objetivo general Determinar la variación de los costos de instalación de los equipos de aire acondicionado y del
impacto de dichas diferencias en cada una de las obras donde fue instalado un equipo de aire
acondicionado o refrigeración.
1.6.2 Objetivos específicos
Determinar un sistema funcional que permita la correcta planificación de las instalaciones de
equipos de climatización artificial; que optimicen el cálculo de los costos, tiempos y el margen de
utilidad considerable para la organización así como el punto de equilibrio de cada proyecto.
Comprobar financieramente la correcta aplicación de cada uno de los proyectos efectuados por la
entidad.
1.7 Alcances y límites
1.7.1 Alcances La documentación e información proporcionada por la entidad comprenden los años 2,010 y
2,011; documentación que a mi juicio es suficiente para llevar a cabo la presente practica.
1.7.1 Límites La administración indicó en la carta de aceptación para elaborar la práctica empresarial dirigida
que los datos financieros de propietarios, accionistas y de identificación si pueden ser obtenidos
en los análisis sin embargo no pueden ser publicados en el proyecto final por razones de
confidencialidad.
Los datos fueron evaluados en las instalaciones de la empresa.
18
Capítulo 2
2. Metodología
2.1. Tipo de investigación La investigación aplicada es la denominada descriptiva donde todos los resultados para una
investigación deben contener un grado aceptable de exactitud, por ende es necesario para la
misma realizar una planificación donde la metodología es pieza fundamental y clave para llevar a
cabo la investigación. Esta metodología tiene como finalidad explicar los diferentes procesos del
método científico de la investigación y así lograr la eficiencia y eficacia que persigue el mismo.
La metodología a aplicar consta de un conjunto de procedimientos sistemáticos y definidos en
base a la experiencia e indagación de expertos los cuales al aplicarlos correctamente arrojaren los
elementos de juicio completos para poder evaluar y plantear soluciones a la forma en que las
empresas recopilan, procesan, presentan y analizan la información financiera.
2.2. Sujetos de la investigación Los ocho sujetos que participaron en la investigación fueron: el personal de dirección junta de
accionistas (dos personas); el encargado del departamento financiero (una persona); los
integrantes del departamento de contabilidad (dos personas); muy especialmente en el
departamento Técnico (tres personas). Se obtuvo colaboración de los demás que indirectamente
están relacionados con el trabajo de este departamento.
2.3. Instrumentos Se aplicaron entrevistas directas donde el entrevistado pudo dar sus comentarios
complementarios.
La entrevista estuvo dirigida a todo aquel personal quien está involucrado de forma directa o
indirecta con la recopilación y procesamiento de información financiera.
Además de las entrevistas con el personal se realizo una reunión con los distribuidores de
ASPEL/PROD para indicar las generalidades del sistema.
19
2.4. Diseño de la investigación El método empleado fue el científico en sus etapas: la etapa de gabinete o documental en la cual
se seleccionó la entidad y su análisis preliminar de acuerdo con los recursos con los cuales se
contaban, el tema que se tomó fue el que se conoce más, a este se le asigna el problema y la
situación en la cual se pretendió dar un énfasis al complemento financiero.
Posteriormente se formuló la pregunta general la cual consta de la variable independiente con lo
cual se generan los objetivos, se delimita el problema; luego de tener estructurado el problema se
toman los instrumentos necesarios para poder hacer factible el estudio y posteriormente su
análisis y presentación.
Contando con los instrumentos necesarios, se procedió a aplicar la encuesta que fue necesaria
para la investigación, dirigida a todo el personal que está involucrado de forma directa e indirecta
con la recopilación y procesamiento de información de costos.
En la etapa post campo se aplicaron las herramientas necesarias para el análisis correspondiente
de los datos recabados.
2.5. Aporte esperado
2.5.1. A la empresa : El aporte sobre la cual se trabajó es la presentación de un modelo bajo un sistema de proyección
de costos que enmarque los rubros y lineamientos apropiados para la ejecución fiable de cada
instalación de equipos de aire acondicionado y refrigeración vendidos y que como consecuencia
dé el rendimiento financiero esperado para los accionistas de la entidad.
2.5.2. A la Universidad: Proveer a la Universidad una herramienta de consulta que proporcione información sobre la
forma más metódica en preparar un presupuesto por medio de un Software integrado ERP Prod
(Modulo de sistemas ASPEL) donde se pueda determinar un margen aceptable de error entre lo
proyectado inicialmente contra lo ejecutado en una obra de instalación de equipos de aire
acondicionado y refrigeración.
20
2.5.3. Al estudiante: Dar una base de análisis financiera en la preparación de presupuestos por medio Software
integrado donde se llegue a conocer las posibles variables y determinantes que influyen en un
presupuesto de instalación de equipo de aire acondicionado.
2.5.4. Al país: Contribuir con el presente trabajo dando un guía a las empresas de aire acondicionado que ya se
encuentran establecidas en Guatemala, como para futuros inversionistas en ese campo, para el
correcto tratamiento contable de los presupuestos de instalación.
21
Capítulo 3
3. Análisis y resultados
En la evaluación integral realizada a la empresa se utilizaron bases de auditoría administrativa lo
cual permitió tener un enfoque completo en cuanto a todos los procesos integrales de la misma.
Una auditoria administrativa implica planificar tomando bases de las Normas Internacionales de
Auditoria (Nías) tal y como lo indica la NIA 300:
“El auditor deberá planear el trabajo de auditoría de modo que la auditoría sea desarrollada de
una manera efectiva”.
La planeación adecuada del trabajo ayuda a asegurar que se preste atención adecuada a áreas
importantes y que los problemas potenciales son identificados. El grado de planeación variará de
acuerdo con el tamaño de la entidad y el grado de certeza que se desee de la evaluación. El
conocimiento del negocio ayuda en la identificación de eventos, transacciones y prácticas que
puedan tener un efecto importante sobre los estados financieros o cualquier otra información de
carácter financiero para la toma de decisiones.
Se evaluaron distintas áreas de las cuales lo más relevante en cuanto su análisis es:
3.1. Evaluación económica financiera Las decisiones de la empresa se toman en base a los resúmenes financieros que se presentan a la
administración; una de las fortalezas encontrada fue el buen manejo de los recursos financieros
(monetarios) de la empresa. Los informes inician con la presentación diaria de saldos bancarios
conciliados, cuentas por cobrar y cuentas por pagar hasta la presentación oportuna de los
informes financieros básicos y complementarios en un promedio de cinco días posterior al cierre
del mes que se informa.
Un informe financiero mensual de propósito general completo comprende:
a) Estado de resultados: En este se indica el resultado de la operación del periodo a informar.
22
b) Estado de flujo de efectivo: Comprende los movimientos del efectivo y sus equivalentes
así como su procedencia y destino.
c) Costo de producción de servicios por cada venta efectuada: Se indican en resumen todos
los costos invertidos en la generación de las ventas.
d) Balance general: Muestra la ejecución financiera de la entidad con un comparativo al año
anterior.
e) Ejecución presupuestaria: Comparación de los datos reales con la proyección anual de un
presupuesto financiero en todas las áreas.
f) Análisis de variación con períodos anteriores: Informe que contempla una comparación de
los saldos del periodo en curso con los interanuales.
g) Tendencias: Se clasifican en este informe desgloses de ratios financieros y
administrativos.
El objetivo primordial de los estados financieros y otros informes complementarios, para los
directivos de la entidad, es proveer información completa sobre la situación financiera, el
rendimiento y los flujos de efectivo; información que sea útil para la toma de decisiones a
corto y mediano plazo.
Cabe mencionar que también toda la información financiera oportuna es utilizada por usuarios
diferentes a los directivos y accionistas; ejemplo de ello pueden ser las entidades financieras;
clientes; proveedores y entidades gubernamentales.
Los informes financieros también muestran los resultados obtenidos por el desempeño de la
administración; dan cuenta de la responsabilidad en la gestión de los recursos confiados a los
directivos.
Toda información financiera debe contener características cualitativas que generen confianza en
los usuarios de los mismos. Estas características fueron evaluadas en la empresa y mostraron los
siguientes resultados:
a) Comprensibilidad: La información proporcionada en los estados financieros presentó un
alto grado de comprensibilidad para los usuarios que tienen un conocimiento razonable de
las actividades económicas, empresariales y de la contabilidad.
23
b) Relevancia: La relevancia pudo ser evaluada al ayudar a evaluar sucesos pasados, presentes
o futuros, o bien a confirmar o corregir evaluaciones realizadas con anterioridad. Un
ejemplo de la relevancia es el análisis actual que se realizó en la organización.
c) Materialidad o importancia relativa: La información evaluada podría decirse que es
material porque incluye todas las cifras necesarias para que los estados financieros y todos
sus aspectos presente razonablemente las cifras y es ahí donde se pone en práctica la
relevancia de las mismas.
d) Fiabilidad: Se pudo determinar que está libre de errores importantes por lo que la
información evaluada es fiable.
e) La esencia sobre la forma: Las transacciones y demás sucesos y condiciones se
contabilizan y presentan de acuerdo con su esencia y no solamente en consideración a su
forma legal.
f) Prudencia: Las incertidumbres que inevitablemente rodean muchos sucesos y
circunstancias se reconocen mediante la revelación de información acerca de su naturaleza
y extensión, así como por el ejercicio de prudencia en la preparación de los estados
financieros.
g) Integridad: La información en los estados financieros es completa dentro de los límites de
la importancia relativa y el costo. Una omisión puede causar que la información sea falsa o
equívoca y por tanto no fiable y deficiente en términos de relevancia.
h) Comparabilidad: Los usuarios deben ser capaces de comparar los estados financieros de
una entidad a lo largo del tiempo, esto se pone de manifiesto en los estados financieros al
ser comparados con los períodos anteriores.
i) Oportunidad: Lo oportuno de los informes financieros analizados se demuestra en que los
primeros días posteriores al mes que se informa son trasladados a gerencia general.
j) Equilibrio en costo/beneficio: Esto se demostró en que los informes financieros son
preparados bajo un software completo y su beneficio es ampliamente sustentado con las
decisiones de los directivos y accionistas.
24
Ilustración No. 02
Fuente: Datos originales de la empresa cambiados con un numero constante, informe 2,011
% %
798,452.89Q 21.10% 850,388.12Q 23.55%91,237.47Q 2.41% 99,871.17Q 2.77%
393,918.39Q 10.41% 1,770.00Q 0.05%2,498,642.35Q 66.03% 2,381,564.63Q 65.95%
2,048.52Q 0.05% 277,827.89Q 7.69%3,784,299.62Q 100.00% 3,611,421.81Q 100.00%
879,478.15Q 100.15% 870,220.85Q 71.93%61,601.27Q 7.02% 58,270.48Q 4.82%
120,400.36Q 13.71% 390,135.55Q 32.25%(183,358.22)Q -20.88% (108,878.45)Q -9.00%878,121.56Q 100.00% 1,209,748.43Q 100.00%
4,662,421.18Q 4,821,170.24Q
51,624.26Q 17% 335,696.25Q 37.53%193,614.61Q 65% 526,636.50Q 58.87%
16,274.99Q 6% 18,518.92Q 2.07%34,253.61Q 12% 13,689.61Q 1.53%
295,767.47Q 100% 894,541.28Q 100.00%
44,095.40Q 6% 34,128.18Q 4.47%701,747.32Q 94% 729,505.82Q 95.53%745,842.72Q 100% 763,634.00Q 100.00%
1,041,610.19Q 1,658,175.28Q
2,000,000.00Q 55.24% 2,000,000.00Q 63.23%Reserva Legal 662.79Q 0.02% 662.79Q 0.02%
859,459.25Q 23.74% 515,297.69Q 16.29%106,726.65Q 2.95% 344,161.56Q 10.88%653,962.29Q 18.06% 302,872.92Q 9.58%
3,620,810.99Q 100.00% 3,162,994.96Q 100.00%
4,662,421.18Q 4,821,170.24Q
C002
Juan Perez y PerezContador General
C003C004
Total este rubro
Reserva para Indemnizaciones P006Crédito revolvente P007
PASIVOS TOTALES
C005
Capital Accionado C001
Total este rubro
Pasivo Laboral a Corto Plazo P004Otros pasivos corrientes P005
P003
Pasivos CorrientesPASIVOS
A009
A001
A007A008
A006
Proveedores Generales Locales P002
AIRE TOTAL, S. A.ESTADO DE SITUACION FINANCIERA
AL 31 DE AGOSTO DE 2,011(Cifras expresadas en unidades de quetzales)
ACTIVOS
Inventarios para la venta A004
Deudores comerciales A002Deudores no comerciales A003
Efectivo y cuentas monetarias
El infrascrito PERITO CONTADOR registrado en la Superintendencia de Administracion Tributaria (SAT) bajo el numeronoventa y un mil ochocientos sesenta y tres (xxxxx) en calidad de CONTADOR GENERAL de la empresa AIRE TOTAL,S. A. CERTIFICA: Que el Estado de Situacion Financiera que antecede muestra razonablemente la situacion financiera
Activos Corrientes
DESCRIPCION NOTAS 2011 2010
Inventarios en transito A005Total este rubro
Activos intangibles
ACTIVOS TOTALES
Depreciaciones y Amortizaciones
Ganancias no distribuidas
PATRIMONIO
Total este rubro
Activos por impuestos
Propiedad, Planta y EquipoActivos no Corrientes
Representante LegalJuan Lopez y Lopez
PASIVOS TOTALES Y PATRIMONIO
Total este rubroCapital no AccionadoResultado del periodo
Proveedores del Exterior
Pasivos no Corrientes
25
El balance general que antecede, muestra la información financiera de la empresa a agosto 2,011
y un comparativo con diciembre 2,010. Como podrá notarse cumple en su totalidad con la
información requerida por la norma internacional de información financiera para pequeñas y
medianas empresas, norma que es aplicada en Guatemala como marco de referencia para la
preparación de la información financiera. El 29 de junio de 2010, en asamblea general
extraordinaria del Colegio de Contadores Públicos y Auditores de Guatemala, se resolvió adoptar
la "NIIF para las PYMES" como parte de los principios de contabilidad generalmente aceptados a
que hace referencia el Código de Comercio de Guatemala. Dicha normativa deberá aplicarse de
forma obligatoria a partir del 1 de enero de 2011, se permite su aplicación anticipada.
La norma internacional de información financiera para pequeñas y medianas entidades (NIIF para
las PYMES) está contenida en las secciones 1 a 35 y en el glosario. Las definiciones de términos
en el glosario están en negrita la primera vez que aparecen en cada sección. La NIIF para las
PYMES viene acompañada por un prólogo, una guía de implementación, una tabla de fuentes,
estados financieros ilustrativos y una lista de comprobación de información a revelar y
presentar, así como de los fundamentos de las conclusiones.
De igual forma presenta un análisis vertical en referencia a sus propios rubros en donde los
resultados de las comparaciones presentan:
a) Activos corrientes: Estos se centran básicamente en las disponibilidades; las cuentas por
cobrar a clientes y la suma del inventario necesario para la producción.
b) Activos no corrientes: Para la operatividad se necesita de herramientas y maquinarias por lo
que este rubro es el más representativo dentro este apartado. Cabe mencionar también que
aquí se incluyen los activos por impuestos anticipados que son liquidados en periodos
diferentes.
c) Pasivos corrientes: Como podrá verificarse, la suma de los pasivos corrientes es mucho más
baja que los activos corrientes lo que a simple vista puede dar un indicador de liquidez de la
organización. En este rubro se clasifican todas las obligaciones de la empresa que se
liquidaran en el periodo fiscal y contable sobre el cual se está informando.
d) Pasivos no corrientes: Una estrategia es mantener una línea de crédito disponible, en este
caso la línea de crédito es cancelable únicamente con el monto que existe en las
26
disponibilidades; otro índice de que la empresa cuenta con liquidez inmediata. Se clasifican
aquí todas aquellas obligaciones que superan el ciclo normal contable, más de un año.
e) Patrimonio: El patrimonio lo integran el total de las acciones y un saldo adicional pendiente
de capitalizar, el total de las utilidades a la fecha no ha sido distribuido.
Ilustración No. 03
Fuente: Datos originales de la empresa cambiados con un numero constante
% %
2,742,140.38Q 100.00% 4,501,329.04Q 100.00%-Q -Q
1,392,154.94Q 50.77% 2,255,501.83Q 50.11%1,349,985.44Q 2,245,827.21Q
588,319.27Q 21.45% 1,022,327.22Q 22.71%244,812.52Q 8.93% 501,116.72Q 11.13%97,142.82Q 3.54% 21,726.46Q 0.48%24,285.76Q 0.89% 5,431.61Q 0.12%
116,180.26Q 4.24% 48,077.70Q 1.07%134,520.54Q 4.91% 153,451.46Q 3.41%
9,952.04Q 0.36% 5,088.83Q 0.11%154,676.31Q 5.64% 498,784.87Q 11.08%
47,949.66Q 154,623.31Q 106,726.65Q 3.89% 344,161.56Q 7.65%
859,459.25Q 515,297.69Q -Q -Q
966,185.91Q 35.23% 859,459.25Q 19.09%
Resultado Acumulado al inicio ERN15Dividendos ERN16
Resultado neto del periodo ERN14
Resultado previo a impuestos ERN12ERN11
Juan Lopez y LopezRepresentante Legal
Juan Perez y PerezContador General
Resultado al final del periodo ERN17
Costo por impuesto a las ganancias ERN13
Ingresos diversos
Ventas Generales
GASTOS DE OPERACIÓN
Costo de las ventas y Servicios ERN03Resultado bruto en las ventas ERN04
El infrascrito PERITO CONTADOR registrado en la Superintendencia de Administracion Tributaria (SAT) bajo el xxxxxxxxxxxxx en calidadde CONTADOR GENERAL de la empresa AIRE TOTAL, S. A. CERTIFICA: Que el Estado de Resultados que antecede muestrarazonablemente el resultado de la operación de la empresa por el periodo del 01 de Enero al 31 de Agosto de 2,011 el cual fueelaborado con los documentos y registros propiedad de la misma y bajo Principios de Contabilidad Generalmente Acepados y uncomparativo de la misma entidad por el resultado obtenido del 01 de Enero al 31 de Diciembre de 2,010
Gastos Generales Tienda No. 1 ERN05
Otros Gastos Financieros ERN10
ERN07Gastos Generales Tienda No. 2 ERN06Gastos Generales Administración (FEE 80%)
Gastos Generales Tienda No. 3 ERN09Gastos Generales Administración (FEE 20%) ERN08
Ventas a entidades relacionadas ERN02
DESCRIPCION NOTAS 2011 2010
COMPARATIVO DEL 01 ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2,010
ERN01
AIRE TOTAL, S. A.ESTADO DE RESULTADOS INTEGRAL
DEL 01 DE ENERO AL 31 DE AGOSTO DE 2011
(Cifras expresadas en unidades de quetzales)
27
Al igual que el estado de situación financiera; el estado de resultados integral que antecede
muestra el desempeño de la entidad por el periodo del 1 de enero al 31 de agosto del año en
curso; muestra de igual forma un comparativo por el período completo 2,010.
La tendencia en cuanto a resultados indica que es similar al periodo anterior y un punto que cabe
señalar es el porcentaje que revela el costo de ventas en relación a las ventas. Este porcentaje en
base a las encuestas se indica que puede disminuir con una efectividad de la forma en que se
realizan los presupuestos sobre los cuales se preparan las cotizaciones.
Relacionado al anterior párrafo, se considera en base a las encuestas y entrevistas con la gerencia
general que el objetivo a corto plazo que se ha trazado la administración es alcanzable; el mismo
radica en obtener un resultado equivalente a la tasa de interés en los préstamos bancarios.
Como la norma lo indica (NIIF para Pymes) este resultado incluye las variaciones o cualquier
movimiento en el patrimonio de la entidad; en este caso únicamente los movimientos incluyen las
utilidades retenidas a la fecha.
Ilustración No. 04
Fuente: Preparado en el análisis.
Efectivo por actividades de operación (366,008.81)Q
Efectivo recibido de clientes 2,750,774.08Q Efectivo pagado a proveedores y empleados (2,275,655.94)Q Otros (841,126.95)Q
Efectivo por actividades de Inversion (9,257.30)Q
Adquisicion de equipo (9,257.30)Q
Efectivo por actividades de financiamiento 323,330.87Q
Credito Revolvente 323,330.87Q Variacion neta de efectivo y sus equivalentes (51,935.24)Q Efectivo al inicio del periodo 850,388.12Q Efectivo al final del ejercicio 798,452.88Q
Aire Total, S. A.Estado de Flujo de Efectivo
Metodo DirectoPor el periodo terminado al 31 de Agosto de 2,011
28
El flujo de efectivo que se presenta se construyó en base a la información obtenida del Balance y
Estado de resultados; en el mismo se puede verificar el flujo negativo por las operaciones que
generaron una salida del efectivo o sus equivalentes, esto como el decremento de los proveedores
y acreedores.
3.1.1. Indicadores Financieros a) Razón ácida - rápida (RA)
Mide la capacidad más inmediata que posee la empresa para enfrentar sus compromisos a
corto plazo. Se diferencia de la razón circulante, porque elimina las partidas menos líquidas,
es decir, las características dentro de un balance general que se hacen menos propensas a
transformarse en capital o circulante.
Fórmula de cálculo:
Prueba ácida = (activos corrientes totales-inventarios) / pasivos corrientes
Fuente: Datos obtenidos de la empresa, año 2,011
Por ser una prueba rigurosa, la prueba ácida muestra el cómo la empresa puede responder en un
momento de cancelar todos sus pasivos a corto plazo con los activos más líquidos que tenga. En
el caso particular de la empresa analizada supera por cuatro veces los activos de los compromisos
derivado que su flujo en caja es bastante alto y sus cuentas por cobrar comerciales son bajas por
vender en forma contado la mayoría de sus productos.
Efectivo y cuentas monetarias 798,452.89Q Deudores comerciales 91,237.47Q Deudores no comerciales 393,918.39Q TOTAL 1,283,608.75Q
Pasivos Corrientes 295,767.47Q
PRUEBA ACIDA
= 433.99%
Aplicación de la Formula
29
También el análisis de la prueba ácida muestra que si el resultado es un número elevado podría
tener complicaciones la entidad en no ser rentable por mantener el capital sin movimiento. Al
consultar esto en el historial de la compañía Aire Total, S. A. se muestra la tendencia que los
bancos mantienen siempre capacidad de pago elevada pues las compras de inventario se realizan
en un 100% en el exterior y es donde se provisionan los fondos para contar con la disponibilidad
inmediata al momento de requerir la compra.
b) Razón de efectivo (REf):
Razón que relaciona las inversiones financieras temporales que una empresa puede convertir
en efectivo en 1 o 2 días, el cual excluye aquellas cuentas bancarias que no sean de libre
disposición por estar afectas a garantía.
Fórmula de cálculo:
Razón de efectivo= efectivo / pasivo circulante
Fuente: Datos obtenidos de la empresa, año 2,011
La prueba de la razón del efectivo (REf) confirma lo analizado en la prueba acida (RA), la REf
indica que se cuenta con un valor alto en mas de dos veces y media de efectivo en relación a las
obligaciones inmediatas y este valor debe ser invertido en el caso particular en la compra de
inventario cuando así se requiera.
Efectivo y cuentas monetarias 798,452.89Q Pasivos Corrientes 295,767.47Q = 269.96%
RAZON DE EFECTIVOAplicación de la Formula
30
c) Capital de trabajo neto sobre total de activos (KTSA):
Mide la relación del capital de trabajo, K = AC − PC (el dinero que posee una empresa para
trabajar, ya sea, en caja, cuentas corrientes, cuentas por cobrar en 1 año, es decir, a corto
plazo), tras haber pagado sus deudas en el corto plazo (pasivo corriente) con sus activos
disponibles.
Fórmula de cálculo:
Capital de trabajo neto sobre total de activos (KTSA)=(activos corrientes-inventario- pasivo
corrientes) / total activos
Fuente: Datos obtenidos de la empresa, año 2,011
Al análisis para que el resultado fuese más liquido se restó el valor de los inventarios; esto
nos da como las razones anteriores que la entidad a la fecha de análisis cuenta con un valor
sumamente alto en sus activos corrientes; principalmente en la cuenta de caja y bancos.
d) Razón de endeudamiento (RE):
Indica el grado de endeudamiento de una empresa, en relación a la respuesta de sus activos.
Esta razón es utilizada para determinar el porcentaje que los pasivos corrientes y no
corrientes representan con el total de activos netos.
Efectivo y cuentas monetarias 798,452.89Q Deudores comerciales 91,237.47Q Deudores no comerciales 393,918.39Q Pasivos Corrientes (295,767.47)Q TOTAL 987,841.28Q
Activos Totales 4,662,421.18Q
Capital de Trabajo Neto sobre total de activos (KTSA)Aplicación de la Formula
= 21.19%
31
Fórmula de cálculo:
Razón de endeudamiento (RE)= (pasivo corriente + pasivo no corriente) / total activos
Fuente: Datos obtenidos de la empresa, año 2,011
RE muestra al aplicarla que no existe nivel alarmante de endeudamiento de Aire Total, S. A. y
que por el contrario existe una sobre liquidez de la misma.
e) Rotación de inventarios (RI)
Razón que relaciona el costo de las ventas con la existencia de productos en inventario o
bodega.
Fórmula de cálculo:
RI=(costo de ventas / inventarios)
Fuente: Datos obtenidos de la empresa, año 2,011
Pasivos Corrientes 295,767.47Q Pasivos No Corrientes 745,842.72Q TOTAL 1,041,610.19Q
Activos Totales 4,662,421.18Q
Razon de EndeudamientoAplicación de la Formula
= 22.34%
Costo de Ventas 1,392,154.94Q Inventario 2,498,642.35Q = 55.72%
ROTACION DE INVENTARIOSAplicación de la Formula
32
La fórmula indica que se vendió el inventario 55.72 veces, en tanto se agoten las existencias, por
consiguiente se pierdan ventas lo cual no es el caso para esta empresa.
f) Días de rotación de inventarios (DRI):
Esta razón indica los días que lleva un inventario en ser rotado, esto tomando como base la
rotación misma relacionada con el costo de ventas y los días del año.
Fórmula de cálculo:
DRI=365 / rotación inventarios
Fuente: Datos obtenidos de la empresa, año 2,011
El Inventario rotó 655.06 veces en el periodo analizado.
Lo dinámico de los indicadores es que se pueden construir algunos en relación a las necesidades;
con el rendimiento del capital podemos determinar que la empresa genera un porcentaje en
relación a el mismo; esto podemos cotejarlo con operaciones pasivas bancarias y nos da una
referencia de que si es más beneficioso tener el capital en el banco o su respectiva inversión.
En conclusión, la empresa Aire Total, S. A. muestra una solidez y liquidez aceptable a la fecha
evaluada.
Dias del año 365Rotacion del inventario 0.56 = 655.06
DIAS DE ROTACION DE INVENTARIOSAplicación de la Formula
33
3.2. Evaluación de aspectos fiscales
Se verificó el cumplimiento exacto y ordenado de las obligaciones tributarias de la empresa y
otras contribuciones de carácter obligatorio donde funcione como agente retenedor obedeciendo a
lo establecido en el artículo 28 del Decreto número 06-91 Código Tributario o de cuotas tales
como las del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social. La evaluación contempló la
verificación que los tributos tanto directos como indirectos hayan sido calculados en forma exacta
y presentados y pagados en los tiempos que cada ley especifica estipula.
Como aspectos relevantes en la revisión de los tributos están:
1) Revisión de la declaración anual del Impuesto Sobre la Renta del régimen optativo por los
períodos 2,009 y 2,010.
2) Revisión de la declaración trimestral del Impuesto Sobre la Renta (pagos a cuenta) por los
periodos 2,009, 2,010 y 2,011.
3) Revisión de la declaración trimestral del Impuesto de Solidaridad por los periodos dos mil
nueve, 2,010 y 2,011.
4) Revisión de otros impuestos (Retenciones ISR (proveedores y empleados), ISR de
facturas especiales, IVA de facturas especiales y retenciones por fletes prestados en el
exterior para los periodos 2,009, 2,010 y 2,011.
5) Revisión de las cuotas patronales y laborales del Instituto Guatemalteco de Seguridad
Social para los periodos 2,009, 2,010 y 2,011.
6) Revisión de la declaración mensual del Impuesto al Valor Agregado por los periodos
2,009, 2,010 y 2,011.
La empresa utiliza para todos sus impuestos la herramienta provista de Bancasat; por medio de 2
contratos bancarios los cuales le permiten hacerlos efectivos en fechas establecidas.
Una política interna manejada por efectos flujos es que los pagos y presentaciones se hacen el
penúltimo día del vencimiento, esto para lograr tener en las cuentas los valores por un tiempo
más prolongado cuando existe impuesto valor a pagar.
34
Los impuestos son preparados por el contador general y el visto bueno es a cargo del gerente
financiero para una mayor certeza de que los mismos estén libres de errores; como punto final,
auditoría externa previa a presentar la declaración anual revisa cada una de las declaraciones.
Cada uno de los impuestos u otras obligaciones es cotejado con las partidas de diario y el mayor
que corresponde para lograr una mayor exactitud en el pago del tributo que se está realizando.
3.3. Evaluación de control interno relacionado con los presupuestos que sirven de
base para realizar las cotizaciones de equipos de aire acondicionado y refrigeración
En los primeros acercamientos con la empresa la recomendación inicial de la administración fue
enfocar el trabajo de la Practica Empresarial Dirigida al área donde se preparan todos los
presupuestos que sirven de base para hacer las ofertas a los clientes en cuanto a instalaciones de
equipos de aire acondicionado o refrigeración se refiere, derivado de que sus conclusiones
apuntaban a que en ese departamento de la empresa existían aspectos de mejora, considerando
que en múltiples ocasiones al comparar los presupuestos iniciales utilizados y las instalaciones de
los equipos de aire acondicionado ya finalizados existían variaciones sustanciales que podían
influir en elevar la rentabilidad de las operaciones.
Efectivamente al evaluar la parte del control interno en el departamento de ingeniería y diseño
que es donde se calculan los presupuestos en mención se detectó una deficiencia sustancial al ser
preparados (los presupuestos) en hojas electrónicas (Excel) lo que hace posible que la persona
que prepara esta información (los presupuestos) tienda a equivocarse tomando datos de referencia
inexactos o no actualizados y no de una base de datos concreta histórica y con ello provoca
inconsistencias al comparar lo que se presupuestó inicialmente y lo que al finalizar la instalación
del equipo de aire acondicionado se utilizó tanto en cuantía de equipos y materiales de instalación
como en los costos de los mismos ocasionando perdidas financieras para la empresa.
El siguiente cuadro muestra el formato de Excel utilizado para preparar los presupuestos de las
instalaciones de los equipos de aire acondicionado y refrigeración el cual muestra las deficiencias
encontradas según los resultados de la investigación:
35
Cuadro No. 1 Presupuesto y cálculo de instalación de equipo de aire acondicionado en formato Excel.
Fuente: Información de la empresa, 2,011
AITEM # DESCRIPCION CANTIDADPRECIO UNITARIO Q.PRECIO TOTAL Q.
EQUIPO1 EQUIPOS PAQUETE DE 10Tn 2 30,000.00Q 60,000.00Q
DRENAJES DE PAQUETES2 CODOS 1/2 pvc 90 4 0.90Q 3.60Q 3 TEE 1 1/2 pvc 90 2 4.80Q 9.60Q 4 TEE 1/2 pvc 4 1.10Q 4.40Q 5 TUBO 1 1/2 1 40.70Q 40.70Q 6 TUBO 1/2 pvc 125psi 0.5 18.50Q 9.25Q 7 REDUCTOR 1 1/2*1/2 pvc 2 3.25Q 6.50Q 8 TAPON 3/4 pvc 2 4.00Q 8.00Q 9 PEGAMENTO PVC 1/4 1 145.00Q 145.00Q
DUCTERIA1 FUELLE 4 200.00Q 800.00Q 2 LAMINA GALVANIZADA CAL 24/ducto 88 210.00Q 18,480.00Q 3 LAMINA GALVANIZADA CAL 26/ducto 120 175.00Q 21,000.00Q 4 UNIONES DE DUCTOS HORIZONTALES 15 175.00Q 2,625.00Q 5 LAMINA GALVANIZADA CAL 26 CONECTOR 4 175.00Q 700.00Q 6 UNIONES DE DUCTOS VERTICALES 8 175.00Q 1,400.00Q 7 ESPUMA POLIUTERANO 3 50.00Q 150.00Q 8 TARUGOS DE EXPANCIO 3/8 20 7.00Q 140.00Q 9 CLAVOS HILTI CON FULMINATE 200 2.50Q 500.00Q 10 WUASHAS 3/8 500 0.45Q 225.00Q 11 TORNILLOS 3/8´´ PUNTA DE BROCA 500 0.15Q 75.00Q 12 ANGULAR 1 1/2*1 1/2* 20´ soporte ducto/lamina 9 96.00Q 864.00Q 13 rejilla de puerta 12x12 8 150.00Q 1,200.00Q 14 REJILLAS DE RETORNO 24/24 9 600.00Q 5,400.00Q 15 rejillas perforada ps 10 175.00Q 1,750.00Q 16 pegamento de contacto 8 140.00Q 1,120.00Q 17 charras para soporte de fibra 5,000.00 1.09Q 5,450.00Q 18 SILICON TRANSPARENTE 50 36.00Q 1,800.00Q 19 CINTA PLATEADA 3 74.00Q 222.00Q 20 FIBRA NEGRA INTERIOR 4*100 12 1,243.00Q 14,916.00Q 21 DIFUSOR DE 10/10 7 200.00Q 1,400.00Q 22 DIFUSOR DE 10/8 15 200.00Q 3,000.00Q 23 CABLE TELEFONICO 3 PARES 40 4.30Q 172.00Q 24 CINTA DE AISLAR 3 26.00Q 78.00Q 25 CABLE TSJ DE 3X8 20 41.44Q 828.80Q 26 TERMINALES HEMBRA 10 1.96Q 19.60Q 27 HULE PARA ANTIVIBRACION 4 78.86Q 315.44Q 28 PROTECTOR TRIFACICO 2 1,326.00Q 2,652.00Q 31 TERMOSTATO 2 1,500.00Q 3,000.00Q 32 TACOS DE HULE REDUCTORES DE VIBRACION 8 150.00Q 1,200.00Q
151,709.89Q 2,275.65Q
153,985.54Q
BITEM # DESCRIPCION CANTIDADPRECIO UNITARIO Q.PRECIO TOTAL Q.
1 MANO DE OBRA TECNICOS REFRIGERACION 2 150.00Q 300.00Q 2 GRUA PARA MONTAJE DE EQUIPO 0 2,500.00Q -Q 3 TRANSPORTE DE PAQUETE A OBRA 0 2,000.00Q -Q 4 TRABAJOS DE SOLDADURA 1 500.00Q 500.00Q 5 MANO DE OBRA DUCTERO 20 30.00Q 600.00Q 6 ALQUILER ANDAMIO 0 800.00Q -Q 7 VIATICOS PERSONAL 0 -Q -Q 8 COMBUSTIBLE 0 100.00Q -Q
1,400.00Q
CITEM # PRECIO TOTAL Q.
1 COSTO DIRECTO MATERIALES 12 MANO OBRA Y VIATICOS 13 SUB- TOTAL 14 UTILIDAD % 38 59,046.50Q
VALOR A COTIZAR 214,432.04Q
1.5% DE IMPREVISTOS EN COSTO DIRECTO MATERIALES
COSTO MANO DE OBRA Y VIATICOS
DESCRIPCION153,985.54Q
1,400.00Q
TIPO DE SISTEMA 2 PAQUETES DE 10 TONS
UBICACIÓN
COSTO EQUIPO Y MATERIALES INSTALACION
MARCA220/3/70GOODMAN
ESQUIPULAS, CHIQUIMULA
VOLTAJE
TOTAL COSTO DIRECTO MATERIALES
155,385.54Q
SUB TOTAL COSTO DIRECTO MATERIALES
TOTAL COSTO MANO DE OBRA Y VIATICOS
SUB TOTAL MATERIALES, MANO OBRA, VIATICOS Y UTILIDAD
36
Explicación del formato:
El numeral uno del rubro de equipos muestra la maquinaria que es la que genera el aire frio; este
puede contemplar una sola unidad o varias dependiendo la necesidad del cliente y el área a
climatizar. El rubro de drenajes contempla tanto el fluido de gases que son parte esencial de la
generación de frio como cualquier otro liquido que sea producto de la condensación del aire y sea
necesario trasladarlo. En la parte de ductería se contemplan todos aquellos ductos necesarios para
la transportación del aire y ser distribuidos en el área que se desea climatizar. Estos ductos
pueden ser fabricados en diferentes materiales pero los más utilizados son la lámina y la fibra de
vidrio rígida por sus propiedades de aislamiento. El apartado de la mano de obra incluye los
costos que surgen como efecto de la instalación del equipo necesario para la climatización del
área.
Al final se muestra un resumen sobre la suma de todos los rubros y así proyectar el margen de
utilidad esperado de la venta el cual es designado de acuerdo a la política de fijación de precios
de la empresa.
Para indicar una razón concreta sobre la necesidad de realizar un cambio en la forma que se
preparan los presupuestos que sirven de base para realizar las cotizaciones de equipos de aire
acondicionado y refrigeración de una forma manual en formato de Excel a un sistema integrado
con una base de datos histórica se realizó una comparación en un proyecto de instalación de 2
paquetes de aire acondicionado marca Goodman con un cliente en Esquipulas, Chiquimula
utilizando el presupuesto original y preparando el mismo en el sistema Aspel/Prod.
Dicho presupuesto muestra en forma detallada los equipos y elementos necesarios para la
instalación de los aires acondicionados con una base de datos histórica y tomada de todos los
artículos que conforman el inventario de la compañía. Contar con una base de datos versátil no
únicamente determina un costo proyectado más fiable si no que permite elaborar el presupuesto
en un tiempo más corto.
37
Cuadro No. 2 Presupuesto y cálculo de instalación de equipo de aire acondicionado en sistema Aspel/Prod.
Fuente: Información de la empresa, 2,011
TIPO DE SISTEMA 2 PAQUETES DE 10 TONSMARCA GOODMANVOLTAJE 220/3/70UBICACIÓN ESQUIPULAS, CHIQUIMULA
ITEM # CANTIDAD COSTO UNITARIO COSTO TOTALCODIGO ACTUAL EQUIPO
1 PTPAQGOOD120000 PAQUETE GOODMAN 10 TONS 280-230-1-60 2 26,482.50Q 52,965.00Q DRENAJES DE PAQUETES
1 PTVPC10 CODOS PVC DE 1/2 A 90 4 0.96Q 3.82Q 2 PTTEEPVCPOT011/2 TEE PVC POTABLE 1-1/2" 2 11.38Q 22.76Q 3 PTTEEPVCPOT01/2 TEE PVC POTABLE 1/2" 4 0.98Q 3.92Q 4 PTTUBOPVC1-1/2 TUBO PVC 1-1/2" 250 PSI X METRO 1 12.92Q 12.92Q 5 PTTUBOPVC01/2 TUBO PVC 1/2" POTABLE 315PSI X METRO 0.5 3.16Q 1.58Q 6 PTREDPVC2187268 RED BUSH PVC 1-1/2" X 1-1/4" 2 3.35Q 6.70Q 7 PTTAPPVCROS006 TAPON PVC CON ROSCA MACHO DE 3/4" 2 4.02Q 8.04Q 8 PTTANGIT1/4GALON PEGAMENTO TANGIT 1/4 GL. 1 125.00Q 125.00Q
1 FUELLE 4 -Q 2 PTLAMGALVC24 LAMINA GALV. C.24, 4X8 (PIES) 88 165.59Q 14,571.92Q 3 PTLAMGALVC26 LAMINA GALV. CALIBRE 26 - 4X8 120 155.54Q 18,664.80Q 4 UNIONES DE DUCTOS HORIZONTALES 15 -Q 5 PTLAMGALVC26 LAMINA GALV. CALIBRE 26 - 4X8 4 155.54Q 622.16Q 6 UNIONES DE DUCTOS VERTICALES 8 -Q 7 PTESPUMAPOLI12O ESPUMA POLIURETANO 333 LATA 12 OZ 3 33.68Q 101.04Q 8 PTTARUEXP0003/8 TARUGO DE EXPANSION P/BLOCK DE 3/8 20 6.70Q 134.00Q 9 PTTARUHILTI001/2 TARUGO HILTI DE EXPANSION 1/2 200 4.24Q 848.00Q
10 WUASHAS 3/8 500 -Q 11 PTTORNLAM1005 TORNILLO P/LAMINA DE 8*3/4" GALV. 500 1.65Q 825.00Q 12 PTANGULAR001@1/2 ANGULAR DE 1-1/2" * 1/8" LEGITIMO 9 97.32Q 875.88Q 13 PTDIF4VIAS12X12S DIFUSOR 4 VIAS 12 X 12 SIN DAMPER 8 144.64Q 1,157.12Q 14 PTREJILLARE24X24 REJILLA RETORNO S/FILTRO 24X24 RA24X24 9 454.94Q 4,094.46Q 15 PTDIFPERFGDR-PSR DIF PERFORADO C/MARCO 24X24 C/DEF SUMINI 10 266.96Q 2,669.60Q 16 PTCEMCONT1000 CEMENTO DE CONTACTO (GALON) 8 124.54Q 996.32Q 17 PTCHARRASFV001 CHARRAS PARA FIBRA NEGRA 5,000.00 1.53Q 7,650.00Q 18 PTPASILITRANS302 SILICON BOSS TRANSPARENTE 302T PACHA 50 24.11Q 1,205.50Q 19 PTCINTAPLATEADA CINTA ALUMINIO ROLLO 2"X50 YDS FASSON 3 39.00Q 117.00Q 20 PTFIBRANEGRA100' FIBRA NEGRA ROLLO 100' 12 2,700.00Q 32,400.00Q 21 PTREJRET10X10REF REJILLA RETORNO S/FILTRO 10X10 RA10X10 7 78.34Q 548.38Q 22 PTREJRET10X8REF REJILLA RETORNO S/FILTRO 10X8 RA10X8 15 65.42Q 981.30Q
1 PTCABLETELF3PA CABLE TELEFONICO 3 PARES (METRO) 40 2.53Q 101.20Q 2 PTCINTAISLAR0001 CINTA AISLAR NEGRA GRANDE 3 23.21Q 69.63Q 3 PTCSJ134X14 CABLE TSJ 4X14 (METRO) 20 9.59Q 191.80Q 4 PTTERMELECHEM12 TERMINAL HEMBRA, ELECTRICA 10 0.93Q 9.30Q 5 PTELIMINAQVE-118 ANTIVIBRADOR 1 1/8" QVE-118 4 58.92Q 235.68Q 6 PTPROTECTORVOTRI PROTECTOR VOLTAJE TRIF QPM-400 2 833.46Q 1,666.92Q 7 PTTERMOIF951213W TERMOSTATO TOUCH SCREEN WESTIN IF95-1213 2 1,290.18Q 2,580.36Q
146,467.11Q
DESCRIPCION CANTIDAD COSTO UNITARIO COSTO TOTAL1 MANO DE OBRA TECNICOS REFRIGERACION 2 167.00Q 334.00Q 2 GRUA PARA MONTAJE DE EQUIPO 1 2,500.00Q 2,500.00Q 3 TRANSPORTE DE PAQUETE A OBRA 1 4,500.00Q 4,500.00Q 4 TRABAJOS DE SOLDADURA 1 500.00Q 500.00Q 5 MANO DE OBRA DUCTERO 20 167.00Q 3,340.00Q 6 ALQUILER ANDAMIO 1 800.00Q 800.00Q 7 VIATICOS PERSONAL 8 200.89Q 1,607.14Q 8 COMBUSTIBLE 900 0.67Q 600.00Q
14,181.14Q
1 COSTO DIRECTO MATERIALES2 MANO OBRA Y VIATICOS3 SUB- TOTAL4 UTILIDAD % 38%5 IVA 12% 26,603.35Q
61,046.34Q
PRECIO A COTIZAR 248,297.94Q
MANO DE OBRA Y TRANSPORTE
TOTAL MANO DE OBRA, VIATICOS Y TRANSPORTE
146,467.11Q DETERMINACION DEL PRECIO DE VENTA
14,181.14Q 160,648.26Q
COSTO EQUIPO Y MATERIALES INSTALACION
EQUIPOS
DUCTERIA Y FIJACION
MATERIALES ELECTRICOS
TOTAL MATERIALES DIRECTOS
38
Se trató de hacer un análisis horizontal de lo que se presupuestó para esta venta en particular con
el formato de Excel original y la proyección que se realizó tomando los costos históricos en la
base de datos del kárdex de la empresa, esto no fue posible derivado que los datos de ambas
proyecciones no son homogéneos en su totalidad.
Según el análisis comparativo las inconsistencias encontradas fueron:
3.3.1. Desglose incorrecto de los materiales que serán utilizados en cada
instalación de los equipos de aire acondicionado o refrigeración:
Con la preparación de los presupuestos de las instalaciones de equipos de aire acondicionado o
refrigeración en formatos de hojas electrónicas (Excel) existe riesgos de clasificar y desglosar en
forma incorrecta los equipos y materiales necesarios en cada venta en particular puesto que no se
tiene a la vista una base de datos completa que contengan todos los códigos que identifican a cada
elemento (equipos y materiales de instalación) necesarios en cada uno de los trabajos a realizar.
Como se detalla en el cuadro siguiente (preparado en Aspel/Prod) en la parte de ductería se
dieron costos a materiales de instalación que son de fabricación interna, como ejemplo los fuelles
son partes que se fabrican de lámina galvanizada que ya había sido tomada en consideración y se
les está dando un valor de ochocientos Quetzales (Q. 800.00). Realizando los presupuestos en
hojas de Excel (el formato actual) existe una duplicidad de materiales para estos accesorios de
fabricación interna; no así en Aspel/Prod.
De igual forma las uniones para ductos que cuentan con un valor de dos mil seiscientos
veinticinco Quetzales exactos (Q. 2,625.00) son de igual fabricación.
Las washas son parte íntegra del tornillo y se les está asignando un valor de doscientos
veinticinco Quetzales exactos.
39
Sumando estas desviaciones (como se muestra en la columna de excedentes) encontradas
totalizan costos adicionales por cinco mil cincuenta Quetzales exactos (Q. 5,050.00) valor que no
se incluye tomando las bases de datos históricas de compras según el kárdex que se maneja a la
fecha y que reflejan una perspectiva más clara de los costos de equipos, materiales e insumos de
instalación de los equipos de aire acondicionado y refrigeración.
Cuadro No. 3 Comparación de presupuesto original preparado en Excel contra el preparado en Aspel/Prod para
los materiales de ductería.
Fuente: Información de la empresa y análisis, 2,011
Este fue uno de los primeros hallazgos que proponen sugerir la utilización de un sistema
completamente integrado con el cual se cuenta ya instalado en el servidor de cómputo de la
empresa y sin ser utilizado (Aspel/Prod) a cambio de la forma tradicional en formatos de hojas
electrónicas de Excel en los presupuestos que sirven de base para realizar las cotizaciones de
equipos de aire acondicionado y refrigeración.
Exedentes1 FUELLE 4 -Q 800.00Q 2 PTLAMGALVC24 LAMINA GALV. C.24, 4X8 (PIES) 88 165.59Q 14,571.92Q 3 PTLAMGALVC26 LAMINA GALV. CALIBRE 26 - 4X8 120 155.54Q 18,664.80Q 4 UNIONES DE DUCTOS HORIZONTALES 15 -Q 2,625.00Q 5 PTLAMGALVC26 LAMINA GALV. CALIBRE 26 - 4X8 4 155.54Q 622.16Q 6 UNIONES DE DUCTOS VERTICALES 8 -Q 1,400.00Q 7 PTESPUMAPOLI12O ESPUMA POLIURETANO 333 LATA 12 OZ 3 33.68Q 101.04Q 8 PTTARUEXP0003/8 TARUGO DE EXPANSION P/BLOCK DE 3/8 20 6.70Q 134.00Q 9 PTTARUHILTI001/2 TARUGO HILTI DE EXPANSION 1/2 200 4.24Q 848.00Q
10 WUASHAS 3/8 500 -Q 225.00Q 11 PTTORNLAM1005 TORNILLO P/LAMINA DE 8*3/4" GALV. 500 1.65Q 825.00Q 12 PTANGULAR001@1/2 ANGULAR DE 1-1/2" * 1/8" LEGITIMO 9 97.32Q 875.88Q 13 PTDIF4VIAS12X12S DIFUSOR 4 VIAS 12 X 12 SIN DAMPER 8 144.64Q 1,157.12Q 14 PTREJILLARE24X24 REJILLA RETORNO S/FILTRO 24X24 RA24X24 9 454.94Q 4,094.46Q 15 PTDIFPERFGDR-PSR DIF PERFORADO C/MARCO 24X24 C/DEF SUMINI 10 266.96Q 2,669.60Q 16 PTCEMCONT1000 CEMENTO DE CONTACTO (GALON) 8 124.54Q 996.32Q 17 PTCHARRASFV001 CHARRAS PARA FIBRA NEGRA 5,000.00 1.53Q 7,650.00Q 18 PTPASILITRANS302 SILICON BOSS TRANSPARENTE 302T PACHA 50 24.11Q 1,205.50Q 19 PTCINTAPLATEADA CINTA ALUMINIO ROLLO 2"X50 YDS FASSON 3 39.00Q 117.00Q 20 PTFIBRANEGRA100' FIBRA NEGRA ROLLO 100' 12 2,700.00Q 32,400.00Q 21 PTREJRET10X10REF REJILLA RETORNO S/FILTRO 10X10 RA10X10 7 78.34Q 548.38Q 22 PTREJRET10X8REF REJILLA RETORNO S/FILTRO 10X8 RA10X8 15 65.42Q 981.30Q
DUCTERIA Y FIJACION
40
3.3.2. Los equipos, materiales e insumos de instalación de los equipos de aire
acondicionado y refrigeración en el presupuesto de formato Excel incluye el
Impuesto al Valor Agregado (IVA)
Al incluir en los equipos, materiales, insumos y mano de obra para realizar cada presupuesto de
instalación de los equipos de aire acondicionado y refrigeración el impuesto al valor agregado
(IVA); se tiene como resultado que la utilidad que se proyecta en cada una de las ventas no
muestra en valores absolutos lo real, al multiplicar el total de los costos por un porcentaje de
utilidad el valor absoluto será menor al deducir dicho impuesto. Otro aspecto que influye la
proyección errónea de los presupuestos que sirven para presentar las cotizaciones, es que los
datos no son de igual origen o procedencia (algunos internos sin ser afectos al Impuesto al Valor
Agregado) en relación a este impuesto pues la mano de obra al ser parte de la planilla de la
empresa no genera crédito fiscal por IVA lo que distorsiona más aun el resultado deseado.
Analizando el presupuesto preparado inicialmente en formato hoja electrónica Excel para la
venta de los equipos tipo paquete de 10 toneladas de capacidad de enfriamiento al cliente de
Esquipulas Chiquimula se pudo constatar que el valor total de la venta (facturado) fue de
doscientos catorce mil cuatrocientos treinta y dos Quetzales con cuatro centavos (Q. 214,432.04)
monto que incluye el impuesto al valor agregado (IVA). El monto proyectado de la utilidad en
ese mismo presupuesto suponía un treinta y ocho por ciento de utilidad (38%) que ascendía a
cincuenta y nueve mil cuarenta y seis Quetzales con cincuenta centavos (Q. 59,046.50) suma que
no corresponde la valor absoluto de la utilidad pues para determinar efectivamente la rentabilidad
de este proyecto se debe deducir el impuesto al valor agregado (IVA) de acuerdo a la forma en
que se calculó en su forma inicial.
El efecto de presupuestar los costos en una mala distribución obedece a que al hacerlo en formato
de hojas electrónicas (Excel) no se tiene un panorama completo de toda la gama de equipos,
materiales e insumos necesarios en una instalación de un equipo de aire acondicionado, además
de ello la forma de calcular los presupuestos no proyecta la utilidad esperada con margen de error
mínimo. Si comparamos el margen esperado en el primer presupuesto preparado en formato
Excel de la venta en análisis con el preparado en Aspel/Prod tenemos:
41
Cuadro No. 4
Diferencia entre la utilidad proyectada inicial en formato Excel y la proyectada en sistema Aspel/Prod.
Fuente: Papeles de trabajo en el análisis, 2,011
Como se puede notar en el cuadro anterior los ocho mil trescientos veintiséis Quetzales con
veinticuatro centavos (Q. 8,326.24) fueron proyectados de menos en la percepción de la utilidad.
Tomando el valor sobre el cual se realizó la venta tendremos un efecto en que el costo de ventas
tiene un margen de error en los estados financieros de la siguiente forma:
Cuadro No. 5
Efecto de la variación en el costo de ventas acumulado en los informes financieros del periodo que se informa.
Fuente: Papeles de trabajo en el análisis, 2,011
1 Utilidad inicial proyectada (Excel) 38%2 Menos Impuesto al valor agregado (IVA) 123 Utilidad real esperada (Excel)4 Menos Utilidad proyectada (Aspel/prod) 38%
DIFERENCIA ENTRE LA UTILIDAD PROYECTA INICIAL Y LA PROYECTADA EN SISTEMA ASPEL PROD59,046.50Q 6,326.41Q
52,720.09Q 61,046.34Q
Valor dejado de percibir por mal presupuesto inicial (8,326.24)Q
Costo de Ventas acumuladoVariacion en la utilidad proyectada de la ventaValor de la venta neta en analisis
Valor posible de la variacion absoluta 4.35%Variacion en la utilidad proyectada de la venta -4.35%
60,543.15Q (60,543.15)Q
EFECTO DE LA VARIACION EN EL COSTO DE VENTAS ACULADO1,392,154.94Q
(8,326.24)Q 191,457.18Q
Variacion posible porcentual del costo de ventas 4.35%
42
El efecto individual de esta venta aplicado al costo de ventas acumulado nos da (como lo muestra
el cuadro 3.8) una variación de un 4.35% (variación en la utilidad proyectada dividida el valor
neto de la venta en análisis) donde tomado el total a la fecha una variación +/- de sesenta mil
quinientos cuarenta y tres Quetzales con quince centavos (Q. 60,543.15) que pueden disminuir o
aumentar los resultados.
El error antes mencionado tiende a disminuir sustancialmente utilizando el programa Aspel/Prod
pues de él se toma cada material (equipo, repuestos e insumos) en costos sin ningún incremento
por impuestos, con la suma total de los materiales primarios de instalación (equipos, materiales,
mano de obra y transportes) se estima un margen de utilidad y el último paso es el incremento del
impuesto al valor agregado IVA el cual es determinado sumando el total de los costos estimados
mas la utilidad proyectada por el porcentaje legal (12%), esto como se muestra en la siguiente
figura:
Cuadro No.6
Determinación del precio de venta del proyecto.
Fuente: Papeles de trabajo en el análisiscuadro 3.5
3.3.3. No se estiman los valores de la mano de obra correctamente.
Se observó que cuando se estiman los tiempos en los cuales se pretende quede terminado un
trabajo de una instalación de un equipo de aire acondicionado y refrigeración; el valor por unidad
de tiempo que se asigna no concuerda con el tiempo efectivamente utilizado. Esto ha obedecido a
muchos factores pero principalmente que el valor que se toma como costo de mano de obra
1 COSTO DIRECTO MATERIALES2 MANO OBRA Y VIATICOS3 SUB- TOTAL4 UTILIDAD % 38%5 IVA 12% 26,603.35Q
61,046.34Q
PRECIO A COTIZAR 248,297.94Q
146,467.11Q DETERMINACION DEL PRECIO DE VENTA
14,181.14Q 160,648.26Q
43
(horas hombre) es mucho más bajo que lo que realmente gana el personal de instalaciones y sus
respectivas prestaciones.
Derivado del volumen de trabajo de temporada o por la falta de personal capacitado en ciertas
áreas, en ocasiones es necesario la subcontratación de personal externo (outsoursing) para realizar
un trabajo; estos en ocasiones son de un costo más elevado que la mano de obra propia y por lo
tanto la utilidad esperada de la venta disminuye por no haber tomado en consideración este
factor.
Cuadro No. 7
Comparación de la estimación inicial en formato Excel de la mano de obra y la estimación según sistema Aspel/Prod
Fuente: Papeles de trabajo en el análisis, 2,011
La estrategia de trabajo es por parejas la cual cuenta con un técnico en refrigeración y aire
acondicionado y un ayudante. Bajo el esquema actual (utilización de formatos de Excel) no se
están incluyendo ciento catorce Quetzales con sesenta centavos (Q. 114.60) a cada día proyectado
de labor por presupuesto, esto equivale a un 43.31% de cada día de labor (Q. 114.60/Q. 264.60).
Un aspecto muy relevante para resaltar es que la entrevista realizada con la persona que elabora
los presupuestos se evidencia que cuando se hizo la pregunta sobre los tiempos estimados de
instalación de un equipo de aire acondicionado se obtuvieron respuestas como las siguientes con
1 Salario ordinario Tecico en refrigeracion 2 Salario ordinario Ayudante3 Bonificacion Tecnico en refrigeracion4 Bonificacion Ayudante5 Proporcion de bono 14 8.33%
Proporcion de Aguinaldo 8.33%Proporcion de Indemnizaciones 8.33%Proporcion de vacaciones 4.17%Cuota patronal Igss 12.67%
500.00Q 250.00Q 500.00Q 250.00Q 422.16Q 422.16Q
642.12Q 7,937.94Q 7,937.94Q
264.60Q Costo diario (costo total/30)150.00Q
Costo mensual de la mano de obra real
Costo asignado acualmente
DIFERENCIA EN LA ESTIMACION DE LA MANO DE OBRA POR PAREJA DE TRABAJADORES3,000.00Q 2,068.00Q
Diferencia no incluida en el costo actualmente por día laborado 114.60Q
44
frecuencia las palabras “yo digo que como”; “talvez”; “alrededor”; esto evidencia que no existe
un parámetro que indique un margen relativamente exacto de los tiempos reales utilizados en el
trabajo.
Utilizando la herramienta de Aspel/Prod se pueden estimar con más fiabilidad los valores de la
mano de obra pues cuenta con un proceso el cual permite mantener los datos históricos y en
tiempo real de lo que efectivamente un empleado devenga por unidad de tiempo.
3.3.4. El valor del transporte es sub estimado.
Es frecuente que la empresa necesite usar equipo especial para el transporte de equipos de
enfriamiento de volúmenes y peso elevado tales como paquetes de aire acondicionado y de igual
forma utilizar grúas para el levantamiento e instalación de los mismos; al momento de informar
del costo que se necesita para estas actividades se asumen los costos a utilizar en la contratación
de servicios de fletes y grúas y no se realiza una búsqueda histórica en una base de datos, esto
derivado de la forma actual de considerar los costos (formato de Excel) o que se efectúe una
cotización del servicio a contratar directamente con empresas que pueden prestar estos servicios.
En la venta de equipo de aire acondicionado que se esta presentando como análisis y ejemplo, se
pudo constatar que inclusive por error de la fórmula de Excel (formato actual) no se incluyeron
esos dos rubros importantes (flete al lugar de instalación y grúa para colocación de los paquetes
de aire acondicionado) lo que ascendió a un total de siete mil Quetzales exactos (Q. 7,000.00) lo
cual repercutió en la negociación pues el precio proporcionado de venta fue inferior al que se
debió ofrecer. Esto sin considerar en el mismo rubro del cálculo de la mano de obra, fletes y
viáticos analizado las demás variaciones que en total suman doce mil setecientos ochenta y un
Quetzales con catorce centavos (Q. 12,781.14) según lo muestra el cuadro que a continuación se
muestra:
45
Cuadro No. 8
Análisis del presupuesto de mano de obra; viáticos, levantamiento de equipos y fletes según el formato actual en Excel y comparado con los costos de Aspel/Prod.
Fuente: papeles de trabajo en el análisis ssegún cuadros 3.4 y 3.5 el los rubros de mano de obra y transporte, 2,011
Con el análisis anterior se manifiesta una necesidad más para cambiar de un sistema manual de
presupuestos de instalación de equipos de aire acondicionado y refrigeración como el actual en
formatos de Excel a un sistema integral como es el caso de Aspel/Prod en donde toda la gama de
ítems necesarios para llegar a un costo final se tienen a la vista y los cálculos por medio de
fórmulas no son manipulables ni contiene el riesgo de no incluir como se presentó en el caso de
los flete de transporte de los equipos de aire acondicionado a obra y la grúa para colocarlos en la
loza del proyecto.
BITEM # DESCRIPCION CANTIDAD PRECIO UNITARIO Q. PRECIO TOTAL Q. COSTO TOTAL
1 MANO DE OBRA TECNICOS REFRIGERACION 2 150.00Q 300.00Q 334.00Q 2 GRUA PARA MONTAJE DE EQUIPO 0 2,500.00Q -Q 2,500.00Q 3 TRANSPORTE DE PAQUETE A OBRA 0 2,000.00Q -Q 4,500.00Q 4 TRABAJOS DE SOLDADURA 1 500.00Q 500.00Q 500.00Q 5 MANO DE OBRA DUCTERO 20 30.00Q 600.00Q 3,340.00Q 6 ALQUILER ANDAMIO 0 800.00Q -Q 800.00Q 7 VIATICOS PERSONAL 0 -Q -Q 1,607.14Q 8 COMBUSTIBLE 0 100.00Q -Q 600.00Q
1,400.00Q 14,181.14Q
TOTAL INCIAL DE FLETES Y GRUAS -Q TOTAL FLETES Y GRUAS EN SISTEMA ASPEL/PROD 7,000.00Q EFECTO NEGATIVO 7,000.00Q
TOTAL INICIAL DE LOS RUBROS SEGÚN CALCULO EN HOJA ELECTRONICA EXCEL 1,400.00Q TOTAL PRESUPUESTADO EN SISTEMA ASPEL/PROD PARA ESTOS RUBROS 14,181.14Q EFECTO NEGATIVO 12,781.14Q
COSTO MANO DE OBRA Y VIATICOS
TOTAL COSTO MANO DE OBRA Y VIATICOS
PRESUPUESTO PARA LOS RUBROS DE MANO DE OBRA, VIATICOS, TRANSPORTE Y LEVANTAMIENTOS DE EQUIPO EN FORMATO ACTUAL
VALORES EN SISTEMA PROD
46
3.3.5. Los costos de muchos elementos (equipos de aire acondicionado o
refrigeración, repuestos y materiales) son supuestos y no costos históricos.
Al igual que en los puntos anteriores; la persona que realiza cada uno de los presupuestos asume
en múltiples ocasiones el costo de los equipos, repuestos e insumos de una instalación de aire
acondicionado y refrigeración y no se buscan en el sistema según el historial de las compras o del
inventario. Particularmente esto sucede cuando los equipos, insumos y mano de obra del
presupuesto sobre el cual se esta trabajando no son usados con frecuencia. En esta debilidad se
pudo notar que existen variaciones en proporcionar valores mas altos y valores mas bajos de los
que efectivamente tienen los materiales a utilizar (se sobrevalora o subvaloran costos).
La mayoría de los equipos de aire acondicionado deben previamente a ponerse en funcionamiento
ser instalados. Esta instalación es por lo general bastante fácil en los equipos domésticos pero
igualmente se necesita un profesional para realizarla. Los precios de instalación de aire
acondicionado varían según de qué equipo y de la cantidad de trabajo que haya que realizar para
su instalación. Un presupuesto completo debería contener los costos completos los cuales puedan
ser comparados en el transcurso del tiempo en la misma base de datos de la empresa. En la
actualidad no es posible ese factor pues los costos en múltiples ocasiones son arbitrarios y se
limitan a la experiencia de la persona que lo prepara mas no al historial concreto.
Aspel/Prod para limitar este punto utiliza el catálogo de inventarios de Aspel-SAE y proporciona
un completo control sobre las existencias de las materias primas y subensambles en diferentes
almacenes. Proporciona un completo control sobre los catálogos de sustitutos que permite definir
para una materia prima, otra que la pueda reemplazar en determinado momento. Búsquedas por
clave y descripción, entre otros.
Considerando la venta del proyecto de climatización en análisis se presenta el cuadro de
comparación en donde se evidencia el efecto de utilizar las hojas electrónicas como herramienta y
un sistema integral como Aspel/Prod. Considerando el cuadro que se presenta a continuación se
puede verificar la necesidad y justificación de utilizar el sistema que se está proponiendo para
lograr una mayor fiabilidad no solo en los costos si no en la utilidad que se está proyectando.
47
Cuadro No. 9 Comparación de costos en el presupuesto preparado en sistema Aspel/Prod y la forma actual de
formatos de Excel y comparativo del precio otorgado calculado en el formato actual y el calculado en sistema Aspel/Prod
Fuente: papeles de trabajo, 2,011
TIPO DE SISTEMA 2 PAQUETES DE 10 TONSMARCA GOODMANVOLTAJE 220/3/70UBICACIÓN ESQUIPULAS, CHIQUIMULA
COSTO EQUIPO Y MATERIALES INSTALACIONITEM # CANTIDAD COSTO UNITARIO
CODIGO ACTUAL EQUIPO
1 PTPAQGOOD120000 PAQUETE GOODMAN 10 TONS 280-230-1-60 2 26,482.50 52,965.00 53,571.43 DRENAJES DE PAQUETES
1 PTVPC10 CODOS PVC DE 1/2 A 90 4 0.96 3.82 3.21 2 PTTEEPVCPOT011/2 TEE PVC POTABLE 1-1/2" 2 11.38 22.76 8.57 3 PTTEEPVCPOT01/2 TEE PVC POTABLE 1/2" 4 0.98 3.92 3.93 4 PTTUBOPVC1-1/2 TUBO PVC 1-1/2" 250 PSI X METRO 1 12.92 12.92 36.34 5 PTTUBOPVC01/2 TUBO PVC 1/2" POTABLE 315PSI X METRO 0.5 3.16 1.58 8.26 6 PTREDPVC2187268 RED BUSH PVC 1-1/2" X 1-1/4" 2 3.35 6.70 5.80 7 PTTAPPVCROS006 TAPON PVC CON ROSCA MACHO DE 3/4" 2 4.02 8.04 7.14 8 PTTANGIT1/4GALON PEGAMENTO TANGIT 1/4 GL. 1 125.00 125.00 129.46
1 FUELLE 4 - 714.29 2 PTLAMGALVC24 LAMINA GALV. C.24, 4X8 (PIES) 88 165.59 14,571.92 16,500.00 3 PTLAMGALVC26 LAMINA GALV. CALIBRE 26 - 4X8 120 155.54 18,664.80 18,750.00 4 UNIONES DE DUCTOS HORIZONTALES 15 - 2,343.75 5 PTLAMGALVC26 LAMINA GALV. CALIBRE 26 - 4X8 4 155.54 622.16 625.00 6 UNIONES DE DUCTOS VERTICALES 8 - 1,250.00 7 PTESPUMAPOLI12O ESPUMA POLIURETANO 333 LATA 12 OZ 3 33.68 101.04 133.93 8 PTTARUEXP0003/8 TARUGO DE EXPANSION P/BLOCK DE 3/8 20 6.70 134.00 125.00 9 PTTARUHILTI001/2 TARUGO HILTI DE EXPANSION 1/2 200 4.24 848.00 446.43
10 WUASHAS 3/8 500 - 200.89 11 PTTORNLAM1005 TORNILLO P/LAMINA DE 8*3/4" GALV. 500 1.65 825.00 66.96 12 PTANGULAR001@1/2 ANGULAR DE 1-1/2" * 1/8" LEGITIMO 9 97.32 875.88 771.43 13 PTDIF4VIAS12X12S DIFUSOR 4 VIAS 12 X 12 SIN DAMPER 8 144.64 1,157.12 1,071.43 14 PTREJILLARE24X24 REJILLA RETORNO S/FILTRO 24X24 RA24X24 9 454.94 4,094.46 4,821.43 15 PTDIFPERFGDR-PSR DIF PERFORADO C/MARCO 24X24 C/DEF SUMINI 10 266.96 2,669.60 1,562.50 16 PTCEMCONT1000 CEMENTO DE CONTACTO (GALON) 8 124.54 996.32 1,000.00 17 PTCHARRASFV001 CHARRAS PARA FIBRA NEGRA 5,000.00 1.53 7,650.00 4,866.07 18 PTPASILITRANS302 SILICON BOSS TRANSPARENTE 302T PACHA 50 24.11 1,205.50 1,607.14 19 PTCINTAPLATEADA CINTA ALUMINIO ROLLO 2"X50 YDS FASSON 3 39.00 117.00 198.21 20 PTFIBRANEGRA100' FIBRA NEGRA ROLLO 100' 12 2,700.00 32,400.00 13,317.86 21 PTREJRET10X10REF REJILLA RETORNO S/FILTRO 10X10 RA10X10 7 78.34 548.38 1,250.00 22 PTREJRET10X8REF REJILLA RETORNO S/FILTRO 10X8 RA10X8 15 65.42 981.30 2,678.57
1 PTCABLETELF3PA CABLE TELEFONICO 3 PARES (METRO) 40 2.53 101.20 153.57 2 PTCINTAISLAR0001 CINTA AISLAR NEGRA GRANDE 3 23.21 69.63 69.64 3 PTCSJ134X14 CABLE TSJ 4X14 (METRO) 20 9.59 191.80 740.00 4 PTTERMELECHEM12 TERMINAL HEMBRA, ELECTRICA 10 0.93 9.30 17.50 5 PTELIMINAQVE-118 ANTIVIBRADOR 1 1/8" QVE-118 4 58.92 235.68 281.64 6 PTPROTECTORVOTRI PROTECTOR VOLTAJE TRIF QPM-400 2 833.46 1,666.92 2,367.86 7 TACOS DE HULE REDUCTORES DE VIBRACION 1,071.43 8 PTTERMOIF951213W TERMOSTATO TOUCH SCREEN WESTIN IF95-1213 2 1,290.18 2,580.36 2,678.57
146,467.11 135,455.26
DESCRIPCION CANTIDAD COSTO UNITARIO COSTO TOTAL1 MANO DE OBRA TECNICOS REFRIGERACION 2 167.00 334.00 267.86 2 GRUA PARA MONTAJE DE EQUIPO 1 2,500.00 2,500.00 3 TRANSPORTE DE PAQUETE A OBRA 1 4,500.00 4,500.00 4 TRABAJOS DE SOLDADURA 1 500.00 500.00 446.43 5 MANO DE OBRA DUCTERO 20 167.00 3,340.00 535.71 6 ALQUILER ANDAMIO 1 800.00 800.00 7 VIATICOS PERSONAL 8 200.89 1,607.14 8 COMBUSTIBLE 900 0.67 600.00
14,181.14 1,250.00
1 COSTO DIRECTO MATERIALES 135,455.26 2 MANO OBRA Y VIATICOS 1,250.00 3 IMPREVISTOS 2,275.65 4 SUB- TOTAL 138,980.91 5 UTILIDAD % 38% 52,720.09 6 IVA 12% 26,603.35 22,974.86
214,675.86
Precio facturado presupuestado en hojas excel 214,675.86 Precio determinado en sistsema Aspel/prod 248,297.94 Diferencia establecida (33,622.08)
EQUIPOS
DUCTERIA Y FIJACION
MATERIALES ELECTRICOS
TOTAL MATERIALES DIRECTOS
Costos Presupuesto Aspel/Prod
MANO DE OBRA Y TRANSPORTE
TOTAL MANO DE OBRA, VIATICOS Y TRANSPORTE
DETERMINACION DEL PRECIO DE VENTA146,467.11 14,181.14
160,648.26
Costos Presupuesto
Excel
61,046.34
PRECIO A COTIZAR 248,297.94
48
Como puede notarse en el cuadro anterior, la primera columna muestra los valores obtenidos
utilizando el sistema Aspel/Prod y suma un total de Ciento cuarenta y seis mil cuatrocientos
sesenta y siete Quetzales con once centavos (Q. 146,467.11) por costos de equipos, insumos y
materiales necesarios para realizar la instalación del equipo de aire acondicionado un valor
superior en un 17.44% a la segunda columna que fue tomado del formato Excel original usado
que muestra el total de Ciento veinticuatro mil setecientos doce Quetzales con cuarenta centavos
(Q. 124,712.40) de costos resultantes con la utilización del forma de hoja electrónica de Excel (a
este valor se le dedujo el impuesto al valor agregado).
Este porcentaje (17.44%) indicado es un valor que se dejó de percibir en la venta.
3.3.6. La cantidad de equipos y materiales necesarios para la instalación del
equipo de aire acondicionado y refrigeración no es calculada con fiabilidad.
Una consecuencia de no realizar la verificación correcta en el lugar físico de instalación de un
equipo de enfriamiento de ambiente y de asumir las medidas de los espacios a enfriar; las
distancias de donde serán instaladas las evaporadoras y condensadoras dan margen a que la
cantidad de materiales no sea calculada con exactitud y por ende el presupuesto final distará del
que en realidad debiese ser.
Se pudo detectar que esta debilidad se da mucho en la tubería de cobre y también en la lámina
que se utiliza para transportar el aire; estos dos elementos son parte muy vital en cada proyecto.
3.3.7. Al realizar la comparación de lo proyectado en los presupuestos iniciales y
el total real de los costos al finalizar la instalación de los equipos de aire
acondicionado, los costos varían significativamente.
Cuando una instalación de un equipo de aire acondicionado y refrigeración finalizada, se procede
a realizar el respectivo cierre del trabajo efectuado; considerando para ello el presupuesto inicial
y comparándolo con todas las salidas de material que fueron utilizados en la misma instalación y
los tiempos utilizados por el personal directo; en el mismo, es donde se determina el resultado
marginal real contra lo que fue proyectado inicialmente. Este es el punto final pero por ser ya
49
histórico es una forma de medir y determinar si se logro el margen esperado y las variaciones que
pudiesen darse en el transcurso de la instalación; la necesidad actual es que al realizar cada
trabajo la variación de la proyección se de un porcentaje aceptable y que no se sub o sobre
estimen los valores y mantener así una visión clara de los costos y lograr una mejor
competitividad.
Contar con un procedimiento que permita a la empresa mantener un monitoreo constante de que
cada presupuesto que sirve de base para cada cotización da una herramienta de negociación y los
proyectos de instalaciones de equipos de aire acondicionado; también da funcionalidades como la
forma de abastecimiento de los equipos y de los insumos necesarios que deben mantenerse en
inventario y de aquellos que sean de compra inmediata por su cuantía económica.
Reduciendo el margen de error en cada instalación también permitirá a un plazo corto contar con
precios fijos de instalaciones que puedan darse en forma común; es decir que si una instalación
de aire acondicionado se repite en forma similar ya existe un precedente para tomar en
consideración y ser más precisos en presentar un precio.
3.4. Resultado Considerando cada punto del análisis anterior en donde se puede verificar que la forma que se
preparan los presupuestos que sirven de base en las propuestas de venta para la climatización
artificial de ambientes utilizando hojas de Excel existe un margen alto de error que trae
consecuencias en estimar valores muy bajos o muy altos y por ello se puede dejar de ganar una
venta o tener una perdida financiera.
Como resultado del análisis se concluye en la necesidad de utilizar el sistema Aspel/Prod el cual
la empresa ya posee las licencias necesarias y sustituir la forma actual de proyectar los
presupuestos en formatos de hojas electrónicas Excel.
50
Capítulo 4
4.1. Propuesta de mejora
4.1.1. Antecedentes
Se realizó una revisión completa en las áreas administrativa, financiera, contable y fiscal de la
entidad donde se detectaron puntos de mejora, sin embargo un punto que influye mucho y que
obtuvo la aceptación de la administración es que a la fecha no existe un método adecuado en la
preparación de los presupuestos que sirven de base para la elaboración de las cotizaciones de
ventas. Como complemento se provee también la adopción de un código inteligente que permita
la adecuada preparación de dichos presupuestos y la identificación clara de cada elemento
(equipos, repuestos y materiales) que son necesarios para la instalación de los equipos de aire
acondicionado y refrigeración el cual será elaborado por parte de las personas encargadas del
departamento de bodega. La administración cuenta con el sistema Aspel completo en todos sus
módulos y no utiliza el de producción (Aspel/Prod) el cual dará un valor agregado juntamente
con la correcta utilización de sistema administrativo (Aspel/Sae).
Posterior a la evaluación de la información y conocer los resultados de la investigación con base
en el análisis realizado; se presenta una propuesta de mejora la cual será implementada en dos
fases.
1) Que el personal de bodega encargado del resguardo de los productos de inventario
coordine la estructuración de códigos de identificación de los equipos, repuestos e
insumos de inventario que son utilizados en las instalaciones de equipos de aire
acondicionado y refrigeración de la empresa.
2) Implementar un software que permita elaborar en forma ordenada y confiable los
presupuestos que sirven de base para la preparación de las cotizaciones de ventas.
51
4.1.2. Objetivo general Proporcionar un adecuado modelo y sistema que permita a la empresa elaborar cada uno de los
presupuestos que sirven de base en la preparación de las cotizaciones de ventas y lograr que las
proyecciones de utilidades sean las adecuadas.
4.1.3. Objetivos específicos a) Estructurar todos los artículos que conforman el inventario en una forma ordenada y
comprensible para todos los usuarios.
b) Proporcionar los lineamientos específicos para que los presupuestos de las cotizaciones
reflejen un margen de utilidad razonable.
4.1.4. Estructuración de los códigos en una base inteligente (Smart Code) La creación de códigos inteligentes que identifican a cada uno de los elementos que integran el
inventario de mercadería por parte del personal de bodega se basará en las necesidades de la
empresa lo cual permitirá una versatilidad en el momento de necesitar consultar los mismos.
La creación de códigos en este ámbito es compleja por lo que se necesitan seguir algunos pasos
para que se codifiquen los artículos en una forma ordenada y comprensible como se muestra a
continuación:
Cuadro 1/2
TIPO DE CódigoM P Material Primario ProductoP T Proyecto Terminado ProductoA C Cuentas de Activo ServicioP S Cuentas de Pasivo ServicioC P Cuentas de Capital ServicioI N Cuentas de Ingresos (Ventas) ServicioC V Cuentas de Costo de Ventas ServicioC S Cuentas de Costo de Servicios ServicioG A Cuentas de Gastos Administrativos ServicioG V Cuentas de Gastos Ventas ServicioO I Cuentas de Otros Ingresos ServicioO G Cuentas de Otros Gastos Servicio
ESTRUCTURA ELEMENTAL DE LA CREACION DE CODIGOS EN SISTEMA DE INVENTARIOLos primeros 2 caracteres identifican primariamente al elemento.
52
Cuadro 2/2
Fuente: Propuesta de mejora.
a) Caracteres identifican primariamente al elemento (Naturaleza):
El total de los dígitos en los códigos es de 16, esto puede ser en forma numérica, alfabética o
la combinación de ambas. Los primeros dos dígitos identificarán cada uno de los mismos en su
forma primaria; es decir su naturaleza general.
1) Materiales Primarios (MP):
Caracteres alfabéticos que incluyen todos aquellos elementos primarios o primos sin los
cuales la instalación de un equipo de aire acondicionado o de refrigeración no se pueda
realizar y que son parte directa y elemental.
TIPO DE CódigoM P E Q Equipos Producto
A C Accesorios de Cobre ProductoA E Accesorios Electricos ProductoA S Accesorios de Sujecion ProductoA D Accesorios de Ducteria ProductoA P Accesorios PVC Producto
TIPO DE CódigoM P E Q W H Westinghosue Producto
M L Miller ProductoG M Goodman ProductoS E Smart Electric ProductoC R Criotec Producto
TIPO DE CódigoM P E Q W H C H Chillers Producto
P Q Paquetes ProductoS P Splits ProductoM S Mini Splits ProductoV T Ventanas ProductoP T Portatiles Producto
TIPO DE CódigoM P E Q W H S P 0 2 02 Toneladas Producto
0 3 03 Toneladas Producto0 4 04 Toneladas Producto0 5 05 Toneladas Producto0 6 06 Toneladas Producto0 7 07 Toneladas Producto
TIPO DE CódigoM P E Q W H S P 0 2 2 0 8 2 3 0 Equipo tipo Split de 2 toneladas en 208/230 Producto
Los siguientes 2 caracteres identifican la medida del elemento
Los siguientes 6 caracteres son discrecionales por cada elemento
Los siguientes 2 caracteres identifican al tipo de elemento
Los siguientes 2 caracteres identifican la marca del elemento
Los siguientes 2 caracteres identifican la division/capacidad del elemento
53
2) Proyecto Terminado (PT):
Cada instalación, reparación o mantenimiento de equipos de aire acondicionado o
refrigeración genera un código que al igual que los de materiales primos debe ser
identificable en forma singular.
3) Cuentas de Activo (CA):
El sistema de inventarios genera cuentas de servicios las cuales al ser ingresados sus
movimientos de compras en el mismo generan las pólizas que afectan la contabilidad por
lo que todas las cuentas de balance y resultados deben también incluirse en el presente
esquema.
Estos códigos están identificados seguidamente de las dos literales por la cuenta que se
utiliza en la nomenclatura contable en el modulo de COI.
4) Cuentas de Pasivo (PS)
Los códigos de las cuentas de pasivo están compuestos por las primeras literales y la
cuenta contable que se utiliza en el modulo contable.
5) Cuentas de Capital (CP)
Los códigos de las cuentas de capital están compuestos por las primeras literales y la
cuenta contable que se utiliza en el modulo contable.
6) Cuentas de Ingresos (IN)
Las cuentas de ingresos están formadas de igual forma con la cuenta contable que
corresponde en la nomenclatura con el prefijo IN, las mismas representan los
movimientos de inventario por las ventas que se efectúan.
54
7) Cuentas de Costo de Ventas (CV)
Estos códigos son formados por el prefijo CV y la cuenta contable que continua según la
referencia contable que corresponda, cabe mencionar que en estos códigos se acumulan
los valores por el costo de los materiales utilizados.
8) Cuentas de Costo de Servicio (CS)
Los códigos de de las cuentas de costo de servicios se forman con el prefijo CS y seguidas
por los números que corresponden a las cuentas contables de COI, este rubro contempla
todos los elementos directos e indirectos en los trabajos que no sean materiales directos.
9) Cuentas de Gastos (GA, GV, OG y OI)
Al igual que los incisos anteriores, estos códigos son formados por las literales iniciales y
con el complemento de las cuentas contables que correspondan según el catálogo contable
que se utiliza en la organización.
En los códigos de productos se parametriza la utilización de un kárdex de inventario con costo
promedio de acuerdo a sus salidas y entradas.
Los códigos de servicios son los vínculos que el sistema SAE utiliza para generar la
información contable y trasladarla al módulo de contabilidad COI.
b) Caracteres que identifican el tipo del elemento (Clase):
Luego de identificar plenamente la naturaleza se procede a determinar la clase de elemento del
cual se trata. Esta determina una familia a la cual pertenece cada uno de los elementos;
nuevamente está determinado por caracteres alfabéticos con las iniciales comunes de las
familias. Estas familias deben ser esquematizadas de acuerdo a cada grupo de elementos
necesarios en las actividades.
1. Equipos (EQ):
Se deben incluir en este rubro todos los equipos que generen directamente la climatización
artificial. Se identifican con las literales ya mencionadas.
55
2. Accesorios de Cobre (AC):
Literales que agruparan todos los elementos de cobre que conducen los fluidos y gases que
son parte vital en la generación o cambio del ambiente.
3. Accesorios Eléctricos (AE):
Todos los equipos de climatización artificial utilizan la electricidad como fuente de poder;
en este rubro se deben incluir todos aquellos elementos vinculados con la conducción de las
corrientes, modificaciones, etc.
4. Accesorios de Sujeción (AS):
Al referirse a la sujeción se puede incluir todos aquellos elementos que permiten la fijación
de los equipos y sus accesorios; esta familia aglomera tanto tornillos, tarugos, varillas
roscables, abrazaderas y todo aquel elemento que funja la función de sostener.
5. Accesorios de Ductería (AD):
En aire acondicionado es típico escuchar esta frase, se refiere a conductos que transportan
el aire desde donde se generan hasta las rejillas las cales expanden el mismo. Se deben
incluir aquí todos aquellos artículos que provean o estén implícitos en esta conducción.
6. Accesorios de PVC (AP):
Familia que incluye a todos aquellos productos de resinas de PVC que se utilizan para
transportar el agua que se genera por la condensación del aire.
c) Caracteres que identifican la marca del elemento:
Por la calidad de que cada marca pueda significar, se debe contemplar que se deje constancia
en cada código de la casa fabricante del elemento.
En los múltiples insumos existen casas fabricantes las cuales proveen elementos suficientes en
la industria relacionada pero que de alguna medida sus calidades son diferentes y a su vez el
precio.
56
d) Caracteres que identifican la división (Modelos):
En los equipos de aire acondicionado y refrigeración como sus insumos existen diferentes
modelos; estos pueden ir desde una torre central en un edificio gigante hasta un aire portátil;
de un cuarto frio de refrigeración hasta una hielera. Esto inclina la creación de caracteres como
el caso presente que identifiquen cada uno de los diferentes modelos; este rubro puede ser tan
extenso como equipos existan por lo que un resumen usual puede ser:
Chillers
Paquetes
Splits
Mini splits
Ventanas
Portátiles
e) Caracteres que identifican la capacidad de enfriamiento:
La capacidad de enfriamiento (BTU) es medida por tonelada, cada equipo puede ser de parte
de tonelada o múltiplos de la misma por lo que este carácter es el numérico que identifica de
igual forma la capacidad en toneladas de enfriar.
f) Caracteres discrecionales por cada elemento:
Para completar los 16 caracteres que forman parte de los que el sistema necesita quedan 6 los
que son muy particular para cada uno de los elementos que por su particularidad necesiten una
ampliación de la descripción.
La estructura antes expuesta está correlacionada con un sistema de pasos que el sistema
necesita. Se deben agregar particularidades de cada código y la descripción del elemento
ingresado. Para dar un panorama explicito se indican los pasos de creación de cada código
según el sistema a utilizar.
57
4.1.5. Pasos necesarios para la creación de los códigos en sistema Aspel/Sae. Inventarios, en este módulo se tendrá el registro de los productos o servicios de la empresa, se
dará de alta atravez de una clave que sea sencilla de ocupar para el resto de los procesos de la
administración de los inventarios a continuación se presenta la ventana de captura.
Figura No. 1 Fuente: ERP Aspel/Sae
Ir al menú Módulos después seleccionamos el submenú: Inventarios
Figura No. 2 Fuente: ERP Aspel/Sae
58
Mostrará la pantalla donde se enlista el inventario como se ve en la siguiente ventana.
Figura No. 3 Fuente: ERP Aspel/Sae
Podemos encontrar los iconos de: nuevo, modificar y eliminar algún producto siempre y cuando
se encuentre en cero existencias.
Dentro de la ventana siguiente nos encontramos con las opciones que en un momento dado se
tienen que seleccionar dependiendo el inventario que se lleve en la empresa son Productos,
Servicios, Kit o un grupo de productos con esto quedara registrado en alguno de estos rubros.
1) Datos Generales
Figura No. 4 Fuente: ERP Aspel/Sae
59
a) Clave:
En este campo se incluyen los códigos que identificaran al elemento según las variables del
punto 4.1.4.
Es un código único y no se permite su repetición en todo el catálogo. Contiene una
extensión máxima de 16 caracteres los cuales pueden ser alfabéticos, numéricos o la
combinación de ambos, de igual forma se reconoce a lo largo del proceso y catálogo como
singulares.
La creación y utilización de un código dándole historial es sumamente delicado puesto que
el mismo ya no puede ser eliminado.
b) Clave alterna:
Este módulo permite darle un seudónimo o clave alterna a cada ítem; esto permite un
mayor grado de identificación y localización de cada elemento que integra el catálogo
general.
Lo recomendado para este campo es utilizar el código de origen del proveedor ya que este
llega impreso en cada mercadería y por ello puede ser de gran utilidad.
c) Descripción:
La descripción es el nombre que identificará cada elemento integrante del catálogo de
inventario. Su función es de suma importancia pues ante todo es lo que indicará el producto
del que se trate.
Al igual que el código puede ser una combinación alfanumérica pero que debe ser concreta
y a su vez clara.
d) Producto:
Bajo producto se deben incluir aquellos artículos tangibles y los proyectos sobre los cuales
se trabaja. Los productos generan un movimiento de Kárdex de entradas y salidas por lo
que se debe de limitar y ser cuidadoso en la apertura de dichos códigos.
60
e) Servicio:
El módulo permite la utilización de códigos de servicios los cuales son un complemento
muy importante en el seguimiento de un trabajo de instalación de equipos de aire
acondicionado o refrigeración; estos códigos no generan existencia ni movimientos de
Kárdex, pero dejan un historial el cual es de muy buen funcionamiento para los servicios o
costos indirectos que conlleva un trabajo.
f) Kit y Grupo de productos:
Estos dos campos pueden ser utilizados cuando existe como su nombre lo indica elementos
que se complementen que deban utilizarse en su conjunto; el módulo los maneja como una
parte integral pero diferenciados a su vez.
g) Línea:
Una línea de productos es un grupo de productos relacionados. Al contrario que la
agrupación de productos en la que varios productos se combinan en uno, la creación de
líneas de productos implica el ofrecer varios productos relacionados entre sí pero de forma
individual. Una línea puede comprender productos de varios tamaños, tipos, colores,
cantidades o precios.
h) Alta de líneas de productos
Módulo Inventarios / Menú Archivos, opción Catálogo de líneas de producto / Menú
Edición / Agregar.
Se podrá dar de alta la clave que llevará la línea de producto, su descripción y la cuenta
contable a la que le reporta. Además, se podrá definir el alta de líneas que te permitirán el
manejo de grupos y subgrupos de productos.
i) Tiempo de surtido:
Para gestionar una mejor estrategia de compras en base a mínimos y máximos de
inventario, cada código puede estar complementado con un tiempo establecido de surtido;
el llenado de este campo indica alertas de surtido de acuerdo a lo estipulado en el mismo.
61
j) Control del almacén:
Una herramienta muy útil es la de determinar la ubicación de cada producto en las bodegas;
este campo es determinado por un lugar físico en el cual se encuentra cada elemento del
inventario.
k) Volumen y peso:
Estas dos variables están dentro de la creación de un código y permiten mantener un control
en los artículos del catálogo en base a su presentación, ya sea esto en peso o tamaño del
mismo.
l) Números de serie:
Al ingresar un número de serie en cada uno de los artículos permite mantener un control de
lo que efectivamente se instala; es parte muy importante en el reclamo de garantías pues se
lleva un record específico de cada elemento.
m) Lotes:
Al realizar compras en volumen es permitido bajo este campo; capturar lotes específicos;
esto en determinado momento puede utilizarse para eficiencia o resultado de las compras
segmentadas en un mismo artículo pero con diferente intervalo de tiempo de producción.
n) Pedimentos aduanales:
Este catálogo permite controlar información de número de lotes y pedimentos aduanales
para aquellos productos que manejen esta información.
o) Unidad de entrada; unidad de salida y factor:
Esta ventana aparece cuando un producto maneja su unidad de entrada diferente a la unidad
de salida. Lo que se debe escribir en el campo de esta ventana es el factor expresa la
relación que existe entre la unidad de entrada y la unidad de salida.
62
Por ejemplo: al comprar el producto por cajas y cada caja contiene 20 piezas, la salida la se
maneja por piezas, entonces el factor entre unidades será 20.
En el ejemplo anterior: Factor=20/1=20, si por ejemplo se compran piezas y se venden
cajas de 20 unidades el factor será igual a:
Factor = (1/20)/1=0.05/1=0.05.
2) Precios y Control:
Figura No. 5 Fuente: ERP Aspel/Sae
a) Precios:
Esta opción permite modificar los precios de venta de un producto o grupo de productos,
sin necesidad de ingresar a cada registro para cambiarlo; esto disminuye el tiempo invertido
en la actualización de precios.
Se deben indicar los precios que se van a modificar de manera general. Se tiene una lista de
5 precios, desde esta opción se pueden modificar todos ellos: precio público, precios de
lista 2, 3, y 4, y precio mínimo; el sistema sugerirá el monto o porcentaje a cambiar de
acuerdo a lo indicado en los campos. Cada precio es recomendable aumentar el porcentaje
de utilidad en base al último costo conocido.
63
Al dar de alta el producto, es recomendable que el precio mínimo sea el menor de
cualquiera de los precios de la lista, ya que al aplicar políticas de descuento en facturas y
vendedores, se tomará a éste precio como el límite al cual no debe rebajarse el precio.
b) Impuestos:
Este catálogo contiene la información básica de los esquemas de impuestos, los cuales se
podrán asociar a un producto, es decir, cada uno de los productos dados de alta en el
inventario pueden tener asociado un esquema de impuestos en particular, de tal forma, que
al momento de calcular los impuestos correspondientes, sólo se calculen los impuestos
especificados en el esquema de impuesto asociado y/o seleccionado dentro del Catálogo de
productos de inventarios/ Detalle. En nuestro caso el único porcentaje aplicable es el actual
del IVA 12%.
c) Costeo:
El sistema calcula el costo del movimiento de salida a partir del costeo que maneje el
producto. El sistema maneja 5 tipos de costeo: U.E.P.S., P.E.P.S., Promedio, Estándar e
Identificado y se definen para cada producto.
d) Cantidades:
Por control de sobre stock o un inventario mínimo, el sistema contiene la versatilidad de
mantener cantidades mínimas y máximas que puedan dar un parámetro de compra en un
período determinado.
e) Proveedores:
Es usual que solo a uno o dos proveedores se compren el mismo tipo de mercadería; por
eso existe un historial y asignación dentro del mismo código de los proveedores más
frecuentes para ese artículo en particular.
64
3) Registro y Acumulados:
Figura No. 6 Fuente: ERP Aspel/Sae
El módulo maneja un sistema de acumulados para muchas variables en el sub módulo de
inventarios, los mismos proveen de información muy útil para la toma de decisiones.
Contiene una relación de acuerdo a los parámetros antes definidos de las cantidades por recibir de
acuerdo a los pedidos realizados y las cantidades por surtir a efecto de los stocks mínimos
determinados.
Se puede también determinar el total de ventas y compras anuales tanto en unidades como en
cantidad monetaria al igual que la última fecha de venta o compra.
Son importantes también los campos señalados de costos pues muestra el promedio y el último
adquirido.
Este apartado de los códigos es muy importante porque facilita ver los historiales y determinar
proyecciones a futuro de los artículos además de dar una panorama muy amigable cada producto.
65
4) Datos adicionales:
Figura No. 7 Fuente: ERP Aspel/Sae
Los campos adicionales de los códigos de productos son de importancia para agregar información
complementaria que pueda ser útil en determinado momento.
Adicional a ello pueden mantener información o concatenación con reportes y con las interfaces
con otros módulos del sistema Aspel.
Resumen de la creación del código inteligente
a) El software a utilizar es el Aspel/Sae complementado con el Aspel/Prod; estos módulos
interactúan para dar la información deseada.
b) El sistema cuenta con capacidad ilimitada de códigos pero su longitud no debe exceder
los 16 caracteres los cuales pueden ser alfabéticos, numéricos o la combinación de
ambos. Cada código a crear se deben sub agrupar tomando dos caracteres de izquierda a
derecha y cada uno debe incluir las dos primeras letras de lo que se desea identificar.
c) Los primeros 2 dígitos identifican la clase de elemento ya sean estos equipos, repuestos,
materiales de instalación o insumos. Los siguientes dos códigos identifican el tipo de
elemento. Los siguientes 2 caracteres identificarán la marca de cada elemento. Los
siguientes dos caracteres deben identificar capacidad. Los siguientes 2 caracteres deben
66
identificar la medida y los 6 caracteres restantes son los que definieran más claramente
el artículo. Adicional al código esta la descripción donde se debe ser más explicito y
mantener la concordancia con el artículo a definir.
d) El código es la llave que une a todas las transacciones de artículos; pero también existe
la clave alterna; en la misma se debe consignar el código original de proveedor.
e) Se deben llenar todos los campos que la ventana de creación de los códigos indica.
f) Los códigos deben ser creados y consensuados por el encargado de bodega y el
supervisor técnico.
g) Por la complejidad de los artículos se deberá tener sumamente precaución en la creación
de nuevos códigos ya que pueden existir artículos similares a los que se esta creando el
código y tomarlos como ya existentes necesitando este nuevo articulo un código
diferente.
h) La solicitud de nuevos códigos proviene de quien elabora las órdenes de compra quien
deberá enviar un correo con la solicitud en el asunto del mismo al encargado de bodega
con copia al supervisor técnico.
i) Los códigos pueden ser agrupados en líneas; una línea de productos es un grupo de
productos relacionados. Al contrario que la agrupación de productos en la que varios
productos se combinan en uno, la creación de líneas de productos implica el ofrecer
varios productos relacionados entre sí pero de forma individual. Una línea puede
comprender productos de varios tamaños, tipos, colores, cantidades o precios.
4.1.6. Implementación de un ERP que permita elaborar en forma ordenada y
confiable los presupuestos que sirven de base para la preparación de las
cotizaciones de ventas.
Para lograr una efectividad en los márgenes de utilidad esperada se diseña el siguiente proceso
acompañado por el ERP Aspe/Sae y Aspel/Prod que permite aunado con la codificación
inteligente una estructuración uniforme y confiable de cada una de las cotizaciones, los pasos a
seguir son:
67
1) Visita por parte del personal de diseño y cálculo al lugar de trabajo.
En la determinación de las necesidades específicas de cada trabajo se es necesario que la
persona que diseña cada uno de los planos y determina los equipos a usar visite el lugar y
verifique todas las variables que afectan una modificación de temperatura.
a) Altura sobre el nivel del mar.
b) Humedad del ambiente.
c) Tamaño del espacio.
d) Cargas térmicas internas.
e) Ventanería.
f) Todo aquello que influya en la variación de la temperatura.
Juntamente con ello se debe llenar el documento de levantado de datos que se anexa.
Esta visita puede llevar la necesidad de fotografías que muestre en determinado momento un
panorama más completo cuando se necesite.
2) Diseño de la instalación del equipo y planos:
Con los datos recabados se procede a la elaboración de los planos necesarios que servirán de
base para determinar las necesidades de equipos y materiales necesarios.
En este paso es donde se deben establecer todos los equipos; materiales; insumos; tiempos
necesarios y todos aquellos elementos que sirvan en forma directa o indirecta para la cuantía
de la instalación de los equipos.
3) Elaboración del presupuesto que sirve de base para la preparación de la cotización de venta:
Este documento se refiere a una propuesta al cliente del monto al que ascendería la compra de
cierta mercancía. Un aspecto importante en este tipo de documento es la fecha de vigencia.
Por la naturaleza de las cotizaciones, éstas no afectan a ningún módulo, es decir, al elaborar en
el sistema una cotización al cliente, no se generan movimientos al inventario ni se crea una
cuenta por cobrar.
68
Este es el punto medular sobre el cual se presenta la propuesta y deberá contener los pasos
siguientes:
Ingreso de los datos generales del cliente:
Partiendo del ingreso al Aspel/Sae, se selecciona el módulo de facturación tal y como se
muestra en la siguiente pantalla.
Figura No. 8 Fuente: ERP Aspel/Sae
Para realizar la cotización se selecciona la pestaña de archivos y posteriormente se
selecciona cotizaciones; este proceso se puede abreviar con las teclas Ctrl+Shift+C
presionándolas en forma conjunta.
Figura No. 9 Fuente: ERP Aspel/Sae
69
Para generar una nueva se selecciona el icono de agregar.
Figura No. 10 Fuente: ERP Aspel/Sae
En la pantalla a continuación se muestra la opción de cotizaciones que se debe seleccionar,
indicar hacer una nueva y llenar los datos de clientes y generales en la primera parte.
Figura No. 11 Fuente: ERP Aspel/Sae
Directa: La cotización se hace de forma directa desde el mismo módulo para que se llenen
todos los datos que solicita.
70
Numero: La numeración es automática y permite llevar una secuencia e historial de cada
una de las cotizaciones.
Fecha de emisión y vigencia: Provee de fechas tanto en la que fue emitida como el último
día en que la misma debe ser válida. La validez se recomienda de 3 semanas por la
variación que pueda darse en los costos.
Código y datos de los clientes: Al seleccionar el código del clientes (búsqueda con F2)
automáticamente importa todos los datos que se parametrizaron al dar de alta un cliente en
el modulo correspondiente.
Condición: Este campo es aprovechado para designar el proyecto sobre el cual se está
trabajando.
Selección de los elementos totales del presupuesto: Tomando como punto de partida los
códigos creados y con el listado de materiales que se determinaron en el punto 4.15. se
deben seleccionar cada uno según sea la necesidad.
Cada código desplegara la descripción y el último costo al cual fue adquirido. El sistema cuenta
con herramientas de búsqueda como el F2 posicionándose en el campo del código tal y como se
muestra en la figura siguiente.
Figura No. 12 Fuente: ERP Aspel/Sae
71
El orden en el cual deben ser seleccionados los equipos y materiales debe ser:
a) Equipos necesarios.
b) Ducteria y sujeción.
c) Accesorios de cobre.
d) Accesorios eléctricos.
e) Accesorios de PVC.
f) Otros directos.
g) Mano de obra directa.
h) Gastos directos de instalación.
El orden anterior muestra los elementos según su importancia, esto no significa que los
últimos sean innecesarios, lo importante es en relación a su costo y servirá de base para el
seguimiento del trabajo al aprobarlo el cliente.
Finalización del presupuesto:
Seleccionados todos los elementos del presupuesto, se procede a guardar la cotización
respectiva; la misma se realiza como se muestra en la siguiente figura y se procede a la
impresión y entrega de la misma al área de ventas quien determina los márgenes de utilidad
que se deben incluir y elabora la cotización final para el cliente con las condiciones de
venta que correspondan.
Figura No. 13 Fuente: ERP Aspel/Sae
72
4) Seguimiento en la realización del trabajo:
Para dar seguimiento a un proyecto de instalación de equipo de aire acondicionado o
refrigeración que ya este vendido y su ejecución sea efectiva se debe utilizar el módulo
Aspel/Prod, módulo que determinará el costo total por los insumos directos e indirectos y su
respectiva comparación con lo presupuestado para concluir en la variación de la utilidad esperada
y los tiempos estimados.
a) Código que identifica cada proyecto:
Cada proyecto es al igual que todos los insumos identificable con un código el cual reunirá
todos los costos necesarios para su finalización. Como se muestra en el punto 4.1.4 donde
se indican los códigos de Proyectos Terminados se debe identificar con las dos literales y
las variables que identifiquen el mismo.
Previo a cualquier ingreso en Prod se debe crear en modulo Sae el código respectivo.
Se debe seguir como lo muestran las pantallas siguientes:
Seleccionar el modulo de Prod.
Figura No. 14 Fuente: ERP Aspel/Prod
73
ASPEL/Prod es un módulo dirigido a empresas productoras de bienes, subensambles o
servicios, de tal forma que para estas, sea un apoyo en la administración de costos de
producción, pues arroja información de la planeación de la producción y de la proyección
de utilidades.
Aspel/PROD puede trabajar en estrecha relación con Aspel/SAE, ya que PROD controla la
producción de la fábrica que elabora los productos, los cuales son vendidos por la compañía
que administra SAE; esto favorece un control eficiente de las ventas y de la distribución del
producto entre los almacenes. De hecho, PROD no podrá funcionar si no tiene acceso a los
datos de la empresa en SAE.
Aspel/PROD se encarga de manejar (a través de hojas de costos) las materias primas, mano
de obra y otros insumos necesarios para la fabricación de un producto; a la vez que permite
calcular su costo antes de producirlo, lo que podrá apoyar la decisión de elaborarlo o no.
También controla el seguimiento de las órdenes de producción elaboradas, donde se
registra el consumo de las materias primas, subensambles e insumos conforme se va
avanzando en la fabricación de un artículo.
Una vez cubierta total o parcialmente una orden de producción, PROD calcula el costo de
fabricación del producto terminado, utilizando para ello dos tipos de costeo: costeo real
(basado en el consumo efectivo de materias primas, mano de obra y otros insumos y en los
costos asignados en el inventario de SAE) o costeo estándar (costo estimado asignado al
producto con base en órdenes de producción anteriores y que se utiliza principalmente para
efectos de planeación).
Aspel/SAE se encarga de proporcionar las materias primas y subensambles necesarios para
que los artículos puedan ser fabricados. Posteriormente, controla lo que se refiere a la
contabilización de los movimientos al inventario que ocurren cuando la fábrica realiza una
entrega total o parcial del producto, así como todo lo correspondiente a su venta.
Aspel/PROD hace posible la estimación de la cantidad de materiales, subensambles e
insumos diversos que se requerirán para fabricar un producto, indicando los materiales y
subensambles que no se encuentran en existencia y que será necesario adquirir o producir
(esto, a través de la Explosión de materiales).
74
Permite conocer la cantidad que se puede fabricar de un producto de acuerdo a las
existencias reales de materias primas y subensambles (Implosión de materiales).
PROD cuenta con reportes que arrojan información referente a los insumos registrados, a
las hojas de costos, a las órdenes de producción y su seguimiento, y a los productos
entregados; cada uno de ellos podrá ser delimitado de acuerdo a una serie de parámetros
que, al ser combinados, permiten obtener listados tan generales o específicos como los que
se requiera.
b) Dirigirse a crear el nuevo Proyecto.
Son todos aquellos elementos que se obtienen como resultado de un proceso de
transformación de los insumos y materiales. Estos productos pueden ser de dos tipos:
artículos terminados o finales (por ejemplo, zapatos, vestidos, etc), que estarán listos para
ser comercializados, y productos terminados que forman parte de otro producto terminado,
que también es elaborado por su compañía. A los primeros se les denominará Productos
terminados y, a los segundos, Subensambles
Los productos terminados y subensambles deben de estar dados de alta dentro del
inventario de Aspel/SAE para que PROD pueda trabajar con ellos. A cada producto
terminado o sub-ensamble le corresponde una hoja de costos, donde se indican los insumos
y materiales que lo componen así como la cantidad necesaria de cada uno de ellos para
fabricar una unidad del producto.
La explicación de por qué un sub-ensamble debe manejarse dentro del inventario de
Aspel/SAE y no dentro del módulo de insumos diversos es sencilla.
Pongamos el ejemplo del motor de un automóvil que produce un fabricante como parte del
auto. Aunque es un componente del producto terminado, también es en sí un producto
terminado, ya que se puede vender como tal para reposición de otra unidad.
Otro ejemplo de la utilización de productos terminados como subensambles es cuando se
forman paquetes de ciertos productos y se venden en su conjunto. PROD permite un fácil
manejo de todas estas combinaciones.
75
Figura No. 15 Fuente: ERP Aspel/Prod
Ingresar el código creado en Sae y rellenar todo lo que necesita el formato.
Figura No. 16 Fuente: CRP Aspel/Prod
5) Orden de producción (instalación)
Considerando tener ya el código que identificará a cada proyecto de instalación, esto
conlleva a la necesidad de dar inicio a la orden de producción (instalación) respectiva.
76
La presente orden reúne todos los elementos ingresados en la creación del código que
identificará a cada proyecto y permite la versatilidad que posee un registro el cual si en un
futuro una orden es similar únicamente se asigna el código y nuevamente los materiales son
puestos a la vista.
Cada orden contempla un correlativo asignado automáticamente, cuenta también con
elementos identificables adicionales.
Para agregar cada una de las órdenes se conduce a lo que muestra la siguiente pantalla:
Figura No. 17 Fuente: CRP Aspel/Prod
Al igual que en modulo ASPEL/Sae en la creación de códigos es necesario crear una nueva
orden diferente a las demás la cual permita trabajar y agregarle todos los parámetros
necesarios para seguir el procedimiento de instalación de un equipo de aire acondicionado o
refrigeración tal y como lo muestran las siguientes imágenes:
77
Figura No. 17 Fuente: ERP Aspel/Prod
Antes de proceder a dar de alta la hoja de costos para un producto terminado, se debe
revisar los siguientes aspectos:
a) Manejo: El producto/proyecto terminado, las materias primas y sub-ensambles que se
requieran para su fabricación, deben estar dados de alta en el módulo de Inventarios y
servicios de Aspel/SAE.
Si en Aspel/SAE se trabaja con multi-almacenes, el producto terminado y/o el sub-
ensamble debe pertenecer al inventario del almacén receptor; por su parte, las materias
primas deben formar parte del inventario del almacén definido como proveedor.
Los insumos diversos o no inventariables que se necesiten en la producción deben formar
parte del Catálogo de Insumos diversos de PROD.
5. Campos de este proceso/Campos de la Cabecera
a. Campo Descripción:
Producto terminado: En este campo es necesario que se indique la clave del
artículo terminado para el que se elaborará la hoja de costos. Se cuenta con la tecla
F2, que despliega una ventana donde se muestran la clave y descripción de los
productos registrados en el inventario de Aspel/SAE. Si se trabaja bajo el esquema de
78
mul-tialmacén, la ventana presentada corresponderá a las claves y existencias
registradas en el inventario del depósito definido como receptor de productos
terminados; con esta ayuda se puede elegir el producto o servicio que se desee. Con
las teclas Shift+F2 el sistema dispara el archivo de ayuda del catálogo de inventarios
y servicios. Otra forma de indicar la clave del producto terminado es tecleándola
directamente en el campo. Si se decide hacerlo así, se debe poner atención en escribir
la clave exactamente igual a como fue dada de alta, respetando incluso el tipo de letra
utilizado (mayúsculas o minúsculas). Para el sistema las claves PRODUCTO-01 y
producto-01 son diferentes. Si se comete algún error al escribir la clave, el sistema
enviará el siguiente mensaje: “Clave de producto inválida o repetida” y no permitirá
continuar con la captura hasta que la clave sea corregida. Por otra parte, cuando el
producto no pertenezca al inventario del almacén receptor se enviará la advertencia:
“el producto no existe en el almacén”. Un producto puede asociarse sólo a una hoja
de costos, dado que ésta es la estimación de los materiales y costos que intervendrán
en su producción. Por ello, el sistema no permite que se elabore una segunda hoja de
costos para un producto. Si se intenta hacerlo, el sistema desplegará el siguiente
mensaje: “Producto terminado previamente dado de alta”. Además, el sistema no
acepta servicios, Kits o grupo de productos como productos terminados, por lo que si
la clave indicada corresponde a un servicio o kit el sistema mostrará el mensaje: “El
producto terminado no puede ser: Servicio o Kit.”
c) Línea / Unidad de medida: Estos campos son desplegados automáticamente por
el sistema una vez que se indicó la clave del producto terminado y no se podrá
ingresar a ellos. La línea y unidad de medida corresponderán a la información del
módulo de Inventarios y servicios de Aspel/-SAE.
d) Lote sugerido: Aquí se debe anotar el número de productos terminados a fabricar, que
será el sugerido en cada orden de producción donde se vaya a fabricar este producto
terminado.
79
e) Tipo de costeo: En este campo se debe elegir el método de costeo bajo el cual se
calcularán los gastos indirectos que intervienen en la fabricación de un artículo o sub-
ensamble. Esto servirá para determinar el costo de entrada al almacén de un producto
terminado o de un sub-ensamble. El sistema cuenta con cuatro métodos de costeo:
Estándar· Costeo real Grupo 1· Costeo real Grupo 2· Costeo
real Grupo 3. Se debe recordar que los factores de prorrateo que se utilizarán para el
costeo real son dados de alta en parámetros del sistema.
6) Parámetros / Prorrateo de Gastos Indirectos
a. Costo estimado: Se elige el tipo de costo que se desea que se aplique como costo
unitario de la materia prima; se selecciona entre: Costo promedio y Último costo;
estas cantidades son tomadas del módulo de Inventarios de Aspel/SAE, ya que se
encuentran definidas en él por las compras realizadas a los proveedores. El sistema
siempre sugerirá el último costo.
b. Almacén para Productos terminados: En este campo se anota el número de almacén
de Aspel/SAE donde se depositarán los productos terminados, el sistema sugiere el
número definido en la carpeta SAE de los Parámetros del sistema, pero se puede
modificar. El almacén definido en este campo tiene mayor prioridad sobre el definido
en parámetros del sistema, como almacén de productos terminados.
c. Concepto para productos terminados: Se anota aquí el número del concepto de
movimientos al inventario bajo el cual se registrará la entrada del producto terminado
al almacén en Aspel/SAE. El sistema sugiere el concepto 3, de “Entrada de fábrica”,
pero se puede cambiar. Se cuenta con la tecla F2, con la que puedes ver un listado de
los conceptos definidos en Aspel/SAE.
d. Período de producción: En este campo se puede definir la periodicidad con que se
pretende fabricar el producto. Para ello, se elige entre: Anual, Semestral, Trimestral,
80
Bimestral, Mensual y Semanal. Hay que señalar que el periodo definido determinará
el rango de fechas sugeridas en la agenda de producción.
e. Observaciones: Todas las partidas de la ventana tendrán la opción de llevar una
observación de su componente, el cual es independiente a la observación que se tenga
por producto terminado.
Figura No. 18 Fuente: ERP Aspel/Prod
Figura No. 19 Fuente: ERP Aspel/Prod
81
Figura No. 20 Fuente: ERP Aspel/Prod
7) Ingreso a fabricación:
a. Proceso: Este campo se presenta sólo si se tiene activado el parámetro: “Maneja
procesos de producción”. Se anota aquí él o los procesos que estarán involucrados en
la fabricación del producto terminado; si se oprime la tecla F2 el sistema mostrarán
una lista de los procesos de producción que están dados de alta en el catálogo.
Proceso de Producción: Hay dos casos en los que el sistema le asigna
automáticamente a este campo el “PROC_UNICO”; dichos casos se explican a
continuación:
Si la traducción se realiza teniendo activo el parámetro "Maneja procesos" de
producción el sistema creará el archivo correspondiente con el PROC_UNICO, de
esta forma se le asignará automáticamente dicho proceso a todos los componentes
definidos en la Hoja de Costos en el campo de Proceso. Si después de la traducción se
desactiva el parámetro Maneja proceso, éstos ya no se presentarán.
82
Cuando se dio de alta un producto terminado teniendo inhibido el parámetro y
posteriormente se activa.
b. Duración: Se anota el tiempo en horas que se tardará el proceso de producción que se
haya elegido para la fabricación del producto terminado. Este campo sólo se presenta
si tiene activado el parámetro de Maneja procesos.
c. Cantidad: En este campo indica la cantidad de material o insumos que se necesitan
para fabricar un solo elemento del producto terminado. El campo acepta hasta 10
dígitos contando enteros y decimales. El número de decimales a capturar dependerá
de lo especificado en los parámetros del sistema. No. de decimales en cantidades
d. Almacén: Este campo sólo se presenta, si en Parámetros se definen almacenes
diferentes para la materia prima y el producto terminado, el sistema sugiere en este
campo el almacén definido en parámetros, sin embargo dicho almacén puede
modificarse y dicha modificación depende del parámetro "Captura de almacén en las
partidas de PT". El almacén que aquí se indique tendrá mayor prioridad sobre el
definido en Parámetros como almacén de materia prima. Captura de Almacén
e. Componente: En este campo se anota la clave de la materia prima, sub-ensamble o
insumo que se utilizará en la fabricación del producto terminado a producir. Se cuenta
con un espacio de 16 caracteres, el cual acepta números y letras. Se puedes teclear
directamente la clave, pero si los catálogos de materiales e insumos son muy grandes,
es más recomendable que se utilice las teclas de ayuda, con objeto de disminuir los
errores de captura y agilizar la operación. En este campo se cuenta con tres teclas de
función que te proporcionan distintos tipos de ayuda: F2 Muestra una ventana con la
clave y descripción de todos los productos registrados en el inventario de Aspel/SAE.
Si se trabaja bajo el esquema de multi-almacenes, aparecerá la clave y existencias de
los materiales registrados en el depósito definido como proveedor de materia prima.
83
F5 Presenta una pantalla con la clave y descripción de todos los insumos registrados.
El catálogo se incluye el concepto de Mano de obra. F6 Despliega una pantalla con la
clave, descripción y existencias de los artículos que han sido registrados como
productos terminados, es decir, aquellos para los que se ha elaborado una hoja de
costos. Al desplegar estos productos, PROD permite registrarlos como componentes
de otro artículo, convirtiéndose así en sub-ensambles. Si un producto aparece en la
ventana de la materia prima, no quiere decir que forzosamente se deberá convertir en
un sub-ensamble. Cuando el sistema registra la hoja de costos de un producto,
internamente lo reconoce o clasifica como producto terminado. Si este producto es
definido como componente en la hoja de costos de otro artículo, el sistema modifica
su clasificación interna y lo cataloga como sub-ensamble. Si un producto nunca es
utilizado como componente de otro, el sistema lo reconocerá como producto
terminado.
f. Tipo: Al capturar la clave del material o insumo, el sistema desplegará
automáticamente el tipo de componente de que se trate. Para ello, utiliza la siguiente
clasificación:
“PT” Producto terminado. Ésta clasificación es desplegada cuando un artículo
para el que ya fue elaborada una hoja de costos y registrado como producto
terminado, se toma como componente de otro producto; es decir, cuando es
utilizado como sub-ensamble.
“GI” Gasto indirecto. Este tipo corresponde a los insumos diversos registrados
dentro del sistema, a los que se definió una aplicación como Gasto indirecto.
“GD” Gasto directo. Este tipo de componente se relaciona con los insumos,
cuya aplicación al costo de producción de un artículo fue definida como Gasto
directo.
MP Materia prima. Este tipo se aplicará a todos aquellos componentes
registrados en el inventario de Aspel/SAE que no son productos terminados ni
84
subensambles, pero que pueden ser inventariados sin problema. No se podrá
ingresar a este campo, ya que sólo es informativo.
g. Costo unitario: En este campo se debe anotar el costo por unidad del componente
especificado. Si es una materia prima o un sub-ensamble, el sistema sugerirá el monto
dependiendo del costo elegido en el campo "Costo estimado con" (ver explicación del
campo Costo estimado con), pero se puede modificar. Por el contrario, si el
componente es un insumo diverso, se desplegará el contenido del campo Costo
unitario, del Catálogo de Insumos de PROD. Si se decide modificar este costo, se
contará con un espacio que acepta hasta once números enteros y dos decimales. El
campo de costo unitario no se ve afectado por lo definido en el parámetro de
redondeo, ya que siempre se presentarán los dos decimales. Si se captura más de dos
decimales, la cifra se mostrará redondeada. En este punto es necesario hacer una
recomendación. En épocas de inflación, más que el último costo registrado es
conveniente utilizar el Costo de reposición, es decir, el costo al que se adquirió el
material o insumo en ese momento. El sistema permite así que la hoja de costos
refleje siempre datos reales que servirán para evitar pérdidas si se decide fabricar un
producto; también será útil para establecer de forma correcta los precios de entrada al
almacén.
h. Tiempo de fabricación: El sistema calcula el número de horas totales que ocupará la
fabricación del producto terminado mediante la suma de las cantidades indicadas en
la columna Duración.
i. Costo estimado: Este costo es igual a la suma de los totales para cada componente y
se entiende como el costo que tendrá cada unidad o pieza del producto terminado al
ingresar al almacén, en caso de que la estructura de componentes y costos anotada no
sufriera modificaciones.
j. Partida actual: Indica el número de partida en la que se está trabajando.
85
Figura No. 21 Fuente: ERP Aspel/Prod
8) Seguimiento de Ordenes de Instalación:
El seguimiento de órdenes de producción constituye la esencia del sistema, dado que en éste se
concentran las operaciones que se pueden aplicar a las órdenes de producción.
A través del menú Seguimiento se podrá registrar todos los componentes que van ingresando a la
fábrica para cubrir la producción requerida en las diferentes órdenes. Así mismo, permite anotar
entregas parciales al almacén, realizar devoluciones de mercancía o cancelar una orden, también
posibilita a dar por terminada la orden (Cierre de orden), operación en la que se calcula el costo
real de la producción.
El seguimiento de órdenes de producción trabaja en estrecha relación con Aspel/SAE y afecta a
diversos módulos de dicho sistema.
Una vez que se genere una orden de producción es indispensable darle seguimiento, es decir,
hacer efectivo el ingreso de los materiales e insumos que se utilizarán en la fabricación. Estos
materiales e insumos pueden ser los mismos que los anotados en la hoja de costos del producto o
pueden ser modificados.
86
a. Acceso: Menú Seguimiento, Entradas a fabricación.
Esta opción permite registrar el consumo de las materias primas y subensambles que
son necesarios para satisfacer una orden de fabricación, conforme vayan siendo
utilizados o requeridos en la producción.
Para que se pueda realizar una entrada de materiales e insumos, se deberá haber
registrado la orden de fabricación correspondiente. Al capturar el movimiento de
entrada a fabricación, el status de la orden cambia de en Espera, a Activa.
Las ventajas de esta opción son:
Registra materiales no anotados en la hoja de costos original.
Se puede sustituir algún material o insumo diverso de los que ya se tienen en
la hoja de costos. Por ejemplo, debido a una emergencia se sustituyen las
horas-hombre de un pintor por horas-hombre de un carpintero habilitado como
pintor, cuyo salario por hora es diferente.
Permite eliminar algún componente que por alguna situación especial no vaya
a ser utilizado en la fabricación del producto.
b. Orden: Se debe anotar el número o clave de la orden a la que se aplicará el
consumo de material o insumo. Se cuentas con ayuda al oprimir la tecla F2, que
presenta en una pequeña ventana el número de la orden y la clave del producto a
fabricar, así como la cantidad a producir. Una misma orden puede utilizarse tantas
veces como sea necesario, hasta llegar al cierre de la orden o a su cancelación.
c. Fecha del movimiento: Anota la fecha en que se captura el movimiento; el sistema
sugiere la fecha de ingreso al sistema, pudiendo modificarla. Con esta fecha es
dado de alta el movimiento de salida a fábrica en el archivo de Movimientos al
inventario de Aspel/SAE.
87
d. Proceso actual: Anota o selecciona en qué fase de la producción (o proceso) se
encuentra el producto a fabricar (producto terminado). Este campo sólo estará
activo cuando se manejen procesos. Si la orden a la que se le va a dar entrada a
fabricación se maneja varios procesos, con este campo se le puede dar entrada a
todos los componentes de un proceso en particular o a todos los procesos si se deja
el campo en blanco. En caso de que el proceso este eliminado, al momento de
elegir el proceso el sistema te mostrará que éste no existe en el catálogo, pero esto
no impedirá que se realice el seguimiento de la orden, por lo cual se debe dejar el
campo vacío, para que se pueda realizar el seguimiento.
e. Documento: En este campo se anota el código con el que es identificado el
movimiento de entrada de consumos. Este número de documento es anotado
también en Aspel/SAE al registrar el movimiento al inventario de salida a
fabricación. El campo de Documento acepta de uno a nueve caracteres, que
pueden ser números, letras o combinaciones de ambos. Es necesario hacer dos
observaciones para el uso de este rubro:
1. No es conveniente dejar el campo en blanco, dado que es una forma para
identificar el movimiento tanto en PROD como en Aspel/ SAE.
2. Una orden de producción puede tener asociados varios movimientos de
registro de consumos. Sería conveniente que se decidiera si todos los
movimientos van a ser registrados bajo un mismo número de documento o si
va a establecer ciertas diferencias para saber de qué movimiento se trata. El
sistema sugiere la referencia que fue capturada al dar de alta la orden.
f. Producto terminado: Cuando se selecciona el número de la orden se despliega
automáticamente la clave, descripción del producto y cantidad de producto, al
igual que su referencia y el código de línea de producto que se tenga registrado en
Aspel/SAE. Después de anotar el número de la orden, se mostrarán como
88
sugerencia los datos de los materiales e insumos diversos cuya aplicación es como
gasto directo, anotados en la hoja de costos del producto. En este punto se podrán
enfrentar cuatro situaciones:
1. Los materiales e insumos (gastos directos) y sus cantidades son idénticas a
los requeridos en la hoja de costos. Esto se presenta cuando no se ha
registrado ningún movimiento de entrada a fabricación asociado a la orden
elegida.
2. Los materiales e insumos (gastos directos) son los mismos que en la hoja de
costos, pero sus cantidades son menores a las calculadas para cubrir la orden.
Esta situación indica que existe uno o varios movimientos de registro de
consumos asociados a la orden. El sistema resta los consumos que vayan
recibiéndose en la fábrica de las cantidades computadas para dar solución a
la orden de fabricación.
3. En la información desplegada falta uno o varios de los componentes. Esto
sucede cuando se han registrado varias entradas a fábrica y con ellas se ha
cubierto la cantidad necesaria del componente, calculado al momento de
generar la orden. Esto no impide que se pueda registrar un nuevo
movimiento de entrada de consumos para alguno de los materiales que ya no
aparecen desplegados.
4. No se despliega ningún dato sobre los componentes. Esto indica que las
entradas a fabricación asociadas a una orden han alcanzado la cantidad de
los componentes calculada al generar la orden de fabricación. Al igual que
en el caso anterior, se podrá dar de alta sin problema otros movimientos de
entrada de consumos utilizando los materiales que ya no aparecen en
pantalla.
g. Cantidad del Prod. Terminado: En este campo se deberá anotar la cantidad a
recibir en la fábrica de un producto determinado. Si el sistema sugiere alguna
cantidad, se podrá aceptarla o modificarla. El número que se escriba podrá ser
89
mayor o menor al sugerido sin que exista problema, dado que lo calculado al
generar la orden de fabricación sólo es una cantidad estimada que puede
modificarse al efectuarse realmente la producción.
h. Referencia de la orden: Se escribe el número de referencia de la orden para que la
información del reporte sea más precisa.
i. Línea: Se escribe la línea del producto que se fabricará.
j. Componente: Se deberá anotar la clave del material o insumo a registrar. Para
facilitar la captura de este campo se presentan cuatro teclas de ayuda:
1. F2: Despliega la clave, descripción y existencias de las materias primas
anotadas en Aspel/SAE. Si se trabaja bajo el esquema de mul-tialmacén, sólo
presentará la clave, descripción y existencias de las materias primas que
formen parte del inventario del almacén proveedor.
2. F5: Muestra la clave y descripción de los insumos diversos registrados en
PROD.
3. F6: Presenta la clave, descripción y existencias de los productos terminados,
es decir, de aquellos que tengan registrada su hoja de costos. Dentro de éstos
estarán incluidos los subensambles.
4. F9: Presenta el catálogo de sustitutos incluyendo sólo los sustitutos definidos
para ese componte en caso de los que tenga, de esta forma se podrá consultar
la clave y descripción de la materia prima y la clave del sustituto asignado
pudiendo seleccionar alguno.
Se podrá elegir cualquier componente, aún cuando no esté registrado en la hoja de
costos original; su costo es tomado en cuenta al calcular el costo total del producto
al momento del cierre de la orden y el costo unitario al momento de entrada al
almacén. Si en este punto el sistema envía el mensaje: “La cantidad es mayor que
90
las existencias disponibles”, se actualizará a las disponibles, o en caso de que
actualices la cantidad en ceros, se presenta el mensaje: "Precaución: Cantidad cero,
elimine esta partida o actualice existencias antes de continuar"; se deberá revisar
las existencias anotadas en ASPEL/SAE o (si se trabaja bajo el esquema de mul-
tialmacén) en el almacén proveedor de materia prima –en caso de que el
componente sea una materia prima; o en el almacén receptor de productos
terminados, si el componente es un sub-ensamble. También se podrá sustituir el
producto por otro, pero es necesario aclarar que el sistema despliega materias
primas, subensambles e insumos diversos cuya aplicación al costo total del
producto es como gasto directo, dado que el monto de los gastos indirectos es
capturado al cerrar la orden o al hacer una entrega parcial. Si en el rubro de
material se elige un insumo diverso cuya aplicación se definió como gasto
indirecto, al momento de efectuar el cierre de la orden su monto aparecerá dentro
del rubro de Otros elementos, y es tomado como un costo diferente al de los
indirectos. Así mismo, si se desea que el sistema considere los costos asociados
con la mano de obra (insumo diverso de tipo Mano de obra, se deberá generar un
movimiento de entrada a fabricación por la cantidad de mano de obra a utilizar).
k. Tipo: El sistema despliega automáticamente el tipo de materia prima de que se
trata (Producto terminado, Materia prima y si el componente es un insumo
presenta las siglas GD o Gi que corresponden a la forma en que se aplicará al
costo de dicho insumo, es decir, como gasto directo o como gasto indirecto.
l. Descripción: El sistema presentará de manera automática la descripción del
componente a utilizar.
m. Trabajador: Únicamente cuando se capture un insumo correspondiente a mano de
obra el sistema te permitirá el ingreso al campo de Trabajador. En éste se puede
anotar una clave o clasificación que sirva para identificar a la o las personas que
realizaron el trabajo.
91
n. Costo: Este campo muestra el total por componente y no puede ser modificado. El
monto desplegado se calcula multiplicando la cantidad del material por el Último
costo o el costo promedio, (depende de lo que se tenga definido en la hoja de
costos), que se tenga en Aspe/-SAE. En el caso de los insumos diversos, el cálculo
se realiza sobre el costo unitario anotado en PROD. Este campo puede no coincidir
con el monto anotado en la hoja de costos, dado que en ella el usuario puede
modificar el monto sugerido; en cambio, en el movimiento de entrada a
fabricación el monto es leído directamente del inventario de Aspel/SAE. Esto
pasará cuando el tipo de costeo es Real, y si los componentes del producto
terminado han tenido movimientos de entrada o salida desde Aspel/SAE, ya que
afecta al costo estimado que se tenía en la hoja de costos. Cuando se maneja el tipo
de costeo estándar no debe haber diferencias, ya que en la entrada a fabricación se
toma tal cual el costo que se tiene en la hoja de costos.
Figura No. 22 Fuente: ERP Aspel/Prod
9) Cierre de Ordenes:
92
Posteriormente, al terminar la fabricación del artículo se deberá cerrar la orden, con objeto de que
se efectúe el movimiento de entrada al almacén, y se calcule tanto el costo real de producción
como el costo al que ingresará al depósito cada unidad manufacturada.
Por otra parte, en algunas empresas entre la generación de la orden y su cierre pueden ocurrir
otros procesos tales como: entregas parciales, devoluciones de materiales al almacén o
cancelaciones de órdenes (estas opciones se llevan a cabo de manera manual). A su vez, el
sistema ofrece tres procesos automáticos: el Registro automático, Fabricación directa y la
Generación automática de órdenes.
El sistema permite realizar devoluciones de los productos sobrantes o que fueron sustituidos por
otros. En este caso es necesario que exista una entrada de materia prima a fabricación y que la
orden tenga el status de Activa, se puede registrar el movimiento por medio de la opción de
Devoluciones de fabricación.
Si se realiza el registro automático de las órdenes, se retoma la cantidad y componentes que
fueron definidos en la hoja de costos, sin posibilidad de ser sustituidos por otros. En este caso, la
orden se cierra automáticamente, realizándose un sólo movimiento de entrada de fábrica que
ampara la cantidad total de productos terminados especificado en la orden de fabricación. Con
esta opción no es posible cancelar la orden ni realizar entregas parciales, es por ello que se
recomienda utilizarla para procesos muy conocidos y con pocas variaciones, que estarían
representados generalmente por productos terminados cuyo método de costeo sea el Estándar.
En el movimiento de cierre de órdenes (tanto en forma manual como automática), un aspecto de
suma importancia es el monto al que ascienden los gastos indirectos. Estos gastos corresponden a
aspectos relacionados con la cantidad a producir, con algún componente a utilizar o con la mano
de obra empleada, que representan un cargo extra en el costo de fabricación de un artículo (p.ej.
gastos por utilizar una bodega especial para almacenar los productos elaborados).
Al momento de cerrar una orden el sistema solicita el total de gastos indirectos y los aplica a la
orden de producción de acuerdo al método de costeo del producto. La posibilidad para capturar el
93
monto de los gastos indirectos depende del parámetro: Captura de gastos indirectos. El método de
costeo a utilizar es definido al momento de generar la hoja de costos y, en caso de emplear un
método de costeo de tipo Real, se deberá indicar al sistema cuál de los factores de prorrateo
deberá tomar en cuenta para calcular los gastos indirectos del producto elaborado.
Otro aspecto de importancia del seguimiento es el manejo del almacén proveedor de materiales y
el receptor de productos terminados (en el caso de que Aspel/SAE funcione bajo el esquema de
multi-almacenes). El número de almacén proveedor (materias primas) es considerado al momento
de realizar un registro de materias primas ya sea en forma manual (entradas a fabricación) o en
forma automática (por registro automático de consumos y cierre de órdenes). También es tomado
en cuenta al efectuar una devolución de fabricación, dado que las materias primas sobrantes,
mermas o materiales a sustituir deben regresar al depósito de donde fueron tomados. Dentro de la
entrada a fabricación se pueden definir varios almacenes de donde se tomará la materia prima.
Por su parte, el número de almacén receptor es utilizado para registrar tres operaciones diferentes:
Entradas a fabricación de componentes que serán reconocidos como subensambles, tanto en
forma manual como automática; devolución de subensambles que no se emplearon en la
producción; y registro de movimientos de entrada de fabricación de productos terminados, tanto
en forma manual (entregas parciales y cierre de órdenes) como en forma automática (por medio
de un registro automático de consumos y cierre de órdenes).
El proceso de Fabricación directa y el Seguimiento manual tanto como el registro automático se
diferencian en que, para utilizar la opción de Fabricación directa se necesita únicamente dar de
alta la hoja de costos, ya que esta opción registra automáticamente la orden de producción, el
seguimiento de la orden y el cierre de la misma; en cambio, con la opción de Seguimiento se
requiere que además de la hoja de costos se haya generado la orden de producción.
Por otra parte, el Seguimiento de órdenes no cuenta con la opción de Eliminar o hacer Cambios,
dado que cualquier movimiento realizado aquí afecta los archivos de Inventarios y servicios,
Multi-almacén y Movimientos al inventario de Aspel/SAE. Así los movimientos no pueden
94
borrarse o modificarse, sino que tendrá que hacer un movimiento que compense o corrija el
anteriormente dado de alta. Por ejemplo, si realizaste un movimiento de entrada a fabricación del
producto: PROD-0001 y después decidiste sustituirlo por el producto: PROD-0008, no es posible
eliminar el movimiento con el que se sacó del inventario el producto PROD-0001. En este caso,
lo que corresponde es realizar una devolución del producto: PROD-0001 y, posteriormente,
elaborar una entrada a fabricación del: PROD-0008.
Una vez que se ha cubierto la orden de producción o que se ha decidido suspender la fabricación
de un artículo, aún cuando no se haya elaborado la cantidad solicitada, es posible dar por
terminado el proceso de producción, registrando un Cierre de orden.
Al momento de cerrar la orden se entregan los productos terminados o subensambles al almacén
receptor, a la vez que se calcula su costo unitario de entrada de acuerdo a los consumos y al
método de costeo con el que se estimará el monto de los gastos indirectos.
Al ingresar a esta opción el sistema solicita la clave de la orden que se desea cerrar (usa la tecla
F2 para poder elegirla). Sólo se pueden cerrar las órdenes que tengan el status Activa, es decir,
aquellas que tienen asociada una o varias entradas de componentes a fabricación.
Para cerrar una orden el sistema solicita los siguientes campos:
a. Número de orden: Este dato es desplegado automáticamente al seleccionar la
orden de la pantalla general.
b. Almacén: Es el número de almacén al cual es enviado el producto terminado.
c. Producto a fabricar: En este espacio se muestra la clave y descripción del producto
fabricado.
d. Documento: Número de documento con el que es identificado el movimiento de
entrada de fabricación en el módulo de Movimientos al inventario de
95
ASPEL/SAE. El sistema sugiere la referencia que fue capturada al dar de alta la
orden.
e. Fecha de entrega: Es la fecha que estaba programada para finalizar el proceso de
producción y entregar el producto terminado.
f. Cantidad a entregar: En este campo el sistema sugiere un número igual a la
diferencia entre la cantidad a fabricar y la cantidad entregada en caso de haber
realizado entregas parciales; puede aceptar este valor o anotar el correspondiente a
la cantidad real a enviar al almacén. El sistema acepta cantidades mayores o
menores a la que se sugiere, es decir, no importará si al terminar la orden se
entrego una cantidad mayor o menor de mercancía, dado que el costo unitario de
entrada al almacén se calcula con base en todos los consumos registrados si el
producto maneja costeo real. La cantidad total entregada es desplegada en la
segunda parte de la pantalla, en la columna de Cantidad fabricada.
g. Cantidad a fabricar: Este dato lo despliega automáticamente el sistema y
corresponde a la cifra registrada en la orden de producción.
h. Cantidad entregada: Este número también es desplegado automáticamente por el
sistema; representa la cantidad que ha sido enviada al almacén, por medio de
entregas parciales.
i. Diferencia: Para realizar el cálculo de este campo, el sistema utiliza la siguiente
fórmula: Cantidad a entregar sugerida = Cantidad a fabricar – Cantidad fabricada.
Por lo que si la cantidad a entregar que se captura es menor a la cantidad sugerida,
la diferencia será positiva. Si la cantidad a entregar que se captura es mayor a la
cantidad sugerida, la diferencia será negativa. A continuación, en la parte inferior
de la ventana, aparece la sección Elementos, que presenta varias columnas donde
se informa sobre el costo real de los materiales que efectivamente se utilizaron
96
dentro de la fabricación del producto terminado o sub-ensamble. No se podrá
ingresar a ninguno de ellos. Son calculados automáticamente por el sistema de
acuerdo a los consumos registrados. Son los siguientes:
j. Materiales: Son los costos asociados a las materias primas y subensambles,
registrados en Aspel/SAE, y que fueron registrados por medio de la opción de
entradas a fabricación.
k. Mano de obra: En este rubro se consideran los insumos de tipo de mano de obra a
los que se les dio entrada a fabricación junto con la orden.
l. Otros: Bajo este rubro se consideran los insumos de tipo materia prima,
maquinaria y otros insumos, de aplicación directa o indirecta, que se les haya dado
entrada a fabricación junto con la orden.
m. Entregas parciales: En este rubro se presenta el costo de las entregas parciales que
hayas realizado al almacén de producto terminado. Es importante aclarar que si el
producto terminado maneja costeo real, el monto que se presenta no considera los
indirectos parciales y se obtiene multiplicando el costo unitario que se presenta en
la entrega parcial por la cantidad a entregar de la misma. Si el producto maneja
costeo estándar el monto presentado corresponderá al costo estimado de la hoja de
costos multiplicado por la cantidad entregada.
n. Total de componentes: En este total se suma el costo de los componentes
(materiales, mano de obra y otros) que se ha requerido para la fabricación del
producto, restándole las entregas parciales efectuadas.
o. Indirectos calculados: En este rubro el sistema presenta el total de gastos indirectos
correspondientes al total de los productos terminados de la orden, si el producto
maneja costeo real y dependiendo del grupo utilizado (grupos 1, 2 ó 3), el sistema
97
sugiere el monto total por indirectos obtenidos a partir de multiplicar el factor
unitario definido en parámetros por las unidades a las que se dio entrada a
fabricación del componente (insumo/materia prima) por el que se va a costear
(mano de obra o consumo de componentes), sin importar que se haya hecho
entregas parciales de productos terminados. Si el producto maneja costeo estándar
el monto sugerido en este campo corresponde a los insumos indirectos que se
definieron en la hoja de costos del producto terminado.
p. Indirectos parciales: Este campo muestra el importe de los gastos indirectos de
aquellos productos que hayas entregado antes de realizar el cierre de la orden.
q. Indirectos al cierre: Si el producto maneja costeo real, el sistema sugiere el importe
que faltaría para completar el total de los indirectos calculados, pero puedes
modificarlo de acuerdo a lo que realmente ocupaste (gastos indirectos). Así el
monto sugerido en este campo se obtiene aplicando la formula: Indirectos al cierre
= Indirectos calculados – Indirectos parciales. Por ejemplo, si inicialmente se
había hecho un cálculo de indirectos de 100 y en las entregas parciales se aplicaron
20, el importe que el sistema sugerirá aquí será de 80. Si el producto maneja
costeo estándar el monto sugerido en este campo corresponde a los insumos
indirectos que se definieron en la hoja de costos del producto terminado.
r. Columna Costo total: En esta columna se despliega el monto de cada uno de los
componentes e indirectos hasta aquí mencionados. El total mostrado es calculado
con base en los registros de entradas a fabricación y las devoluciones de
fabricación; es decir, la cantidad que se presenta ya incluye la deducción de las
devoluciones. Es necesario hacer notar que las devoluciones se sustraen del rubro
al que corresponden; esto es, si existió una devolución de materia prima, su monto
se resta al total de entradas a fabricación de materia prima; si se trata de una
devolución en cualquiera de los insumos diversos, la deducción se realizará sobre
el monto de las entradas a fabricación del rubro de otros.
98
s. Columna Cantidad fabricada: En esta columna se despliega automáticamente la
cantidad entregada total (cantidad entregada + cantidad a entregar).
t. Columna Costo unitario: En esta columna se indica el costo unitario por rubros de
los componentes involucrados en la producción (materiales, mano de obra y otros),
así como de los indirectos al cierre. Esto es calculado dividiendo el costo total
entre la cantidad fabricada.
u. Total de la columna de costo total: En esta posición se presenta el resultado de
sumar los campos de Total componentes más indirectos al cierre:
La forma como se calculan los gastos indirectos al momento de cerrar una orden
depende del método de costeo registrado en la hoja de costos del producto, de lo
definido en el prorrateo de costos indirectos dentro de los parámetros del sistema y
de las entregas parciales si es que las hubo.
v. Costeo Estándar: El sistema considera el costo unitario de todos los componentes
registrados como gastos indirectos dentro de la hoja de costos, multiplicando la
cantidad necesaria del insumo para producir un elemento del producto por la
cantidad a fabricar definida en la orden. Ejemplo, si para fabricar un elemento del
producto: PROD-001 se necesitan 12 elementos del insumo indirecto INS-006,
cuando se deseen fabricar tres elementos de PROD-001 serán necesarios 36
elementos del INS-006. Esta cantidad, multiplicada por el costo unitario del INS-
006, dará como resultado el monto de los indirectos.
Si se utiliza un Costeo Real, pueden presentarse las siguientes situaciones:
1. El producto tiene un método de costeo por mano de obra: Se consideran
todos los insumos de tipo mano de obra a los que se les haya dado entrada
99
a fabricación bajo la misma orden, en este caso la cifra anotada en el factor
de prorrateo correspondiente se multiplicará por la cantidad de horas de
mano de obra empleadas; por ejemplo, si para la elaboración de un artículo
se necesitaron 20 horas de trabajo de un obrero especializado, esta cantidad
se multiplicará por el factor unitario de prorrateo correspondiente a Mano
de obra.
Para este caso, es necesario que la mano de obra haya sido aplicada a los
gastos de fabricación por medio de un movimiento de Entrada a
fabricación.
2. Si se emplea un costeo real por unidades terminadas: La cantidad total
entregada se multiplicará por el factor unitario de prorrateo anotado para
ese tipo de costeo.
3. Si el método de costeo corresponde al consumo de componente: Es
necesario que en la fabricación del producto tome parte aquél para el que se
ha definido un factor de prorrateo. Si el componente no fue utilizado, no se
reflejará el factor unitario de prorrateo anotado.
En el caso del costeo por consumo del componente, la cantidad total
realmente utilizada de ese material o insumo se multiplicará por la cifra
anotada en el factor unitario de prorrateo para ese tipo de costeo.
La cantidad total utilizada de un componente puede ser distinta a la anotada
en la hoja de costos, dado que el sistema toma el dato de las entradas a
fabricación que se hayan registrado para esa orden de fabricación y para
ese componente.
100
Cuando se utiliza cualquier tipo de costeo real, si existe una diferencia en la
operación del sistema, ésta se puede modificar o no dependiendo de lo
especificado en el parámetro Captura de indirectos, aunque el sistema
calcula el total de los indirectos correspondientes a la entrega parcial o al
cierre de la orden, dependiendo el caso, si se ha indicado que es permitida
la captura del monto al que ascendieron los indirectos, se podrán ajustar la
cantidad si se desea. En caso contrario, PROD calculará el monto y no
consentirá que se modifique el campo.
Figura No. 23 Fuente: ERP Aspel/Prod
10) Reporte de órdenes.
Aspel Prod cuenta con una gama de reportes que permiten visualizar con claridad los procesos
desde el inicio del producto o proyecto a trabaja hasta su conclusión. Es muy importante señalar
que además de los reportes cuenta con consultas en las pantallas las cuales son descargables en
formatos de hojas electrónicas para un mejor manejo de la información o su traslado vía correo
electrónico.
101
Dentro de los reportes y consulta más importantes que ofrece el programa podemos mencionar:
1. Consulta de órdenes y su seguimiento.
2. Plan maestro de compras.
3. Explosión e implosión de materiales.
4. Comparativos de consumos vs. hojas de costos.
5. Productos por entregar.
6. Costos de producción.
7. Materiales en proceso de fabricación.
8. Productos terminados con y sin desglose de componentes incluyendo
subensambles.
9. Etiquetas por producto.
10. Diario de movimientos.
11. Agenda de producción.
12. Lista y tarjetas de órdenes.
En los reportes que se listan el de Productos terminados con y sin desglose de componentes
incluyendo subensambles es el que utiliza mas; este muestra una comparación en 2 aspecto
claves; el primero lleva la secuencia de tiempo de inicio y finalización del proyecto, esto permite
mantener una visualización del tiempo estimado con el tiempo real efectivamente utilizado para
encontrar aquellos tiempos muertos de instalación. El segundo permite comparar los materiales
proyectados en el presupuesto original de cotización con los materiales utilizados finalmente, esto
indicado tanto en valores como unidades, esto da una herramienta muy útil en estables factores o
desviaciones que se pueden estimar inicialmente al crear o proyectar un presupuesto.
Estos reportes son parte fundamental del programa; son la parte de retroalimentación que el
software contiene como herramienta de información, su utilización en forma ordenada y eficiente
permite que cada uno de las cotizaciones sea de un mayor acercamiento a la realidad por lo que
fue la parte que se encontró en la empresa como punto de apoyo.
102
Creación de la cotización
a) Se deben realizar un listado general de todos los artículos necesarios para la instalación
de equipo de aire acondicionado o refrigeración.
b) Partiendo del ingreso al Aspel/Sae, se selecciona el módulo de facturación; para realizar
la cotización se selecciona la pestaña de archivos y posteriormente se selecciona
cotizaciones. Seleccionando agregar nueva cotización se agregan los datos que se
requieren.
c) La parte inferior de la cotización es donde se listan todos los artículos que formaran
parte de la instalación. Agregando el código aparecen las referencias de descripción,
cantidad existente y los costos de los artículos; si no se cuenta con el código es posible
una búsqueda con la tecla F2.
d) Al concluir de ingresar todos los artículos se llega a un costo total del presupuesto; este
valor está libre de cualquier impuesto y porcentaje de utilidad. Tomando en
consideración el valor total estimado se procede a incrementar los porcentajes de
utilidad suministrados por gerencia y por último el impuesto al valor agregado.
e) Cada cotización debe imprimirse en archivo pdf y dejar una copia digital. Se deben
imprimir 3 copias las cuales se distribuyen 1) Original para el cliente; 2) Copia para
archivo de ventas y 3) Copia para el departamento de diseño.
f) Con los valores ya establecidos se debe elaborar la propuesta de instalación la cual
contiene todas las características de los equipos que generarán el aire; tiempos de
instalación y demás características que necesitan explicar en la cotización. La cotización
llevará al final una propuesta económica donde se especifican formas y condiciones de
pago además del precio.
g) La propuesta final debe llevar el visto bueno del vendedor; calculista y gerente de
ventas.
Para mayor claridad ver el anexo 14 de flujograma de creación de la cotización.
1. Seguimiento de la cotización ya aceptada por el cliente.
a) Para dar seguimiento a un proyecto de instalación de equipo de aire acondicionado o
refrigeración que ya este vendido y su ejecución sea efectiva se debe utilizar el modulo
103
Aspel/Prod, modulo que determinará el costo total por los insumos directos e indirectos
y su respectiva comparación con lo presupuestado para concluir en la variación de la
utilidad esperada y los tiempos estimados.
b) El listado de materiales contenido en la cotización sirve de base para la creación del
proyecto en Aspel/Prod que en el sistema se le denomina orden. Cada proyecto se
identifica con un código de acuerdo a los parámetros indicados en la creación de
códigos; este código es el que reunirá todos los costos efectivamente empleados para
determinar el valor total en el proyecto efectuado.
c) Cada orden en el sistema debe manejar una receta que es equivalente al listado de
materiales contenido en la cotización.
d) Los despachos de materiales se deben realizar con formas pre impreso, firmado de
autorización por parte del jefe del departamento técnico y las firmas de quien recibe y
entrega además de contener la identificación general al proyecto que pertenece. Estos
mismos formularios servirán para los excedentes de materiales e ingresarlos a bodega
nuevamente. Cada formado debe ser procesado en el modulo Aspel/Prod para hacer las
descargas respectivas de materiales y equipos.
e) Todas las salidas menos los ingresos por excedentes sumaran el costo primario de los
proyectos; el software cuenta con sistemas de reportes en los cuales se pueden hacer las
comparaciones parciales y totales de los materiales proyectados y los utilizados para
determinar un factor de desperdicio final.
f) El sistema permite realizar devoluciones de los productos sobrantes o que fueron
sustituidos por otros. En este caso es necesario que exista una entrada de materia prima a
fabricación y que la orden tenga el status de Activa, se puede registrar el movimiento
por medio de la opción de devoluciones de fabricación.
g) El seguimiento de órdenes de producción constituye la esencia del sistema, dado que en
éste se concentran las operaciones que se pueden aplicar a las órdenes de producción.
A través del menú Seguimiento se podrá registrar todos los componentes que van
ingresando a la fábrica para cubrir la producción requerida en las diferentes órdenes. Así
mismo, permite anotar entregas parciales al almacén, realizar devoluciones de mercancía
104
o cancelar una orden, también posibilita a dar por terminada la orden (Cierre de orden),
operación en la que se calcula el costo real de la producción.
El seguimiento de órdenes de producción trabaja en estrecha relación con Aspel/SAE y
afecta a diversos módulos de dicho sistema.
Una vez que se genere una orden de producción es indispensable darle seguimiento, es
decir, hacer efectivo el ingreso de los materiales e insumos que se utilizarán en la
fabricación. Estos materiales e insumos pueden ser los mismos que los anotados en la
hoja de costos del producto o pueden ser modificados.
h) Cuando el proyecto finaliza se agrega la mano de obra determinando los días
efectivamente utilizados y se compara con lo proyectado inicialmente.
i) La parte final es proceder a cerrar el proyecto el cual se traslada al listado para poder ser
facturado.
j) El sistema cuenta con una gama de reportes que proveen al usuario de información
confiable en cuanto a lo que se proyecta y lo que se ejecuta en cada proyecto; desde los
materiales hasta la mano de obra utilizada así como los tiempos efectivos de trabajo.
Con los puntos detallados se puede tener una base sustentable en conocer el costo total de cada
venta realizada y para mejor compresión ver el anexo de flujograma de seguimiento y
culminación de la orden.
4.2. Viabilidad de la propuesta La propuesta detallada con anterioridad fue basada en las necesidades actuales de la empresa.
Por lo anterior y considerando que los programas ya son parte de los activos de la empresa la
viabilidad de la propuesta es totalmente real, la condición única es la coordinación de los
departamentos de Ingeniería y Diseño; Bodega; Logística y Finanzas involucrados para su
implementación.
105
4.3. Cronograma de actividades de campo Cada una de las actividades y tareas identificadas en el cronograma siguiente se llevaron a cabo
de forma organizada y ordenada ello permitió cumplir los tiempos establecidos conforme fuera
planificada la investigación.
SEMANAS Actividades 1ra. 2da. 3ra. 4ta. 5ta.
Diseño del trabajo de campo Evaluación administrativa-financiera Entrevista con gerente de división Entrevista con gerente financiero-administrativo
Recolección de información financiera y administrativa
Evaluación mercadológica Entrevista con gerente de mercadeo y ventas Encuesta a personal de ventas Encuesta a back office de ventas Recolección de información de ventas Evaluación tributario fiscal Entrevista con contador general Encuesta con auxiliares y asistentes de contabilidad Recolección de información fiscal Evaluación de auditoria Entrevista con gerente financiero-administrativo Entrevista con contador general Encuesta con auxiliares y asistentes de contabilidad Entrevista con auditor interno y asesoría externa Evaluación económico financiero Entrevista con gerente de división Entrevista con gerente financiero-administrativo Entrevista con gerente del departamento técnico Encuesta a supervisores técnicos Encuesta a técnicos Recolección de información de operaciones Análisis y evaluación de la información
Fuente: Papeles de trabajo
106
Conclusiones
1) Un sistema de costos con los parámetros definidos ayudará a que en cada venta de
instalación de equipos de aire acondicionado y refrigeración pueda determinarse con
claridad la diferencia entre el costo proyectado inicialmente que originó el presupuesto y
los costos efectivamente erogados en el proceso de instalación.
2) El software permite mantener una planificación ordenada de todas las instalaciones con
que se cuentan en un periodo de tiempo determinado ya que posee calendarizaciones de
inicio y una proyección de finalización así como sus avances continuos. Con el ingreso
ordenando y sistemático de los artículos que conforman el inventario se puede llegar a
determinar con fiabilidad y en forma oportuna cada uno de los costos que contendrán
las ventas y por consiguiente el resultado bruto de la operación.
3) Conocer la rentabilidad por cada proyecto en particular es de vital importación pues
permite el análisis de efectividad no solo en términos monetarios si no en el tiempo que
se logra cada instalación; con ello permite mantener promedios los cuales facilitaran la
proyección de nuevos proyectos estimando márgenes de utilidad más aceptables.
107
Recomendaciones
1) Implementar el sistema de costos que se propone con los parámetros bien definidos para
lograr determinar en una forma clara, rápida y concisa la variación en los presupuestos
de instalación y los costos efectivamente erogados en cada uno de los trabajos de la
empresa.
2) En la implementación se debe planificar el ingreso ordenando y sistemático de los
artículos para lograr una fiabilidad de cada uno de los costos totales de las instalaciones
de equipos de aire acondicionado y refrigeración. Mantener una planificación ordenada
de todas las instalaciones.
3) Implementar los controles necesarios para determinar en una forma correcta la
rentabilidad por cada proyecto en particular con los que se cuentan y de esa forma
determinar para futuros los índices de variación de costos para futuros proyectos.
Un aspecto relevante recomendable es la incentivación de trabajo en equipo; de los
departamentos de Ingeniería y Diseño; Bodega; Logística y Finanzas esto logrará que el proyecto
se lleve a cabo en una forma ordenada y que colabore con cada uno en las necesidades de
información.
Por demás sofisticad un sistema ERP no sustituye al elemento humano por lo que debe
considerarse:
a) Que la(s) persona(s) encargadas de realizar los presupuestos considere una revisión
posterior a cada presupuesto efectuado.
b) El departamento financiero deberá verificar en una forma constante la fluctuación de los
costos de inventario por cada código existente.
c) Efectuar una auditoria de proyectos finalizados estableciendo parámetros de revisión.
d) Muy importante establecer con mayor exactitud las horas efectivas necesarias de trabajo.
e) Llevar un registro impreso de todo lo operado en el sistema.
f) Mantener un sistema de respaldo de información (back up) diario.
108
Referencias
Electrónicas:
1) Climatización. http://es.wikipedia.org/wiki/Climatizaci%C3%B3n
2) Cámara frigorífica. http://es.wikipedia.org/wiki/C%C3%A1mara_frigor%C3%ADfica
3) Proyecto de obra. http://es.wikipedia.org/wiki/Proyecto_de_obra
4) Catálogo de equipos. http://www.catalogodeproveedores.com/subcat/702/miller.html
5) Ministerio de medio ambiente de Guatemala. http://www.marn.gob.gt/
Escritas: 1) Fleitman, Jack 1994. Evaluación Integral McGraw-Hill Interamericana de México, S.
A. de C. V. México.
2) Arens, Alvin 1994. Auditoria: Un Enfoque Integral Prentice Hall. México
3) Federación Internacional de Contadores –IFAC-. 2009. Normas Internacionales de
Auditoria. Nueva York, Nueva York, 10017, Estados Unidos de Norteamérica.
4) Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad (IASB®), 2009. Norma
Internacional de Información Financiera para Pymes. Nueva York, Nueva York, 10017,
Estados Unidos de Norteamérica.
5) Hernández, R. 2007. Metodología de la investigación (4ª. Edición). México: Mc Graw-
Hill.
6) Instituto de Investigaciones Sociales 2011. Manual de estilo de trabajos académicos.
Universidad Panamericana. Guatemala.
7) Universidad Panamericana. 2006. Guía de Práctica Empresarial Dirigida. Guatemala.
109
Anexo No. 1
Entrevista con gerencia de división
Indique cual es la fecha de ingreso a la empresa.
R/Inicié labores en septiembre 2,010
¿Cuál es la función principal que usted ejerce dentro de la organización?
R/Dirijo en su conjunto las operaciones relacionadas a la entidad, esto contempla la operación en
su conjunto.
¿Su función es acorde a lo que la organización necesita?
R/Considero que sí puesto que a la fecha se han logrado mejoras en todos los aspectos.
Indique sus responsabilidades directas como directivo de la empresa.
R/Se reduce a que con los elementos con los que cuento generar la mayor rentabilidad marcada
en las metas de los presupuestos anuales.
¿Cuál es su posición en el organigrama?
R/La superior en la escala de la división; reporto directamente al gerente corporativo.
En forma directa ¿Cuántas personas están bajo su dirección?
R/Son 35 personas en forma directa.
¿Cuál considera usted que es la contribución de su puesto a los objetivos de la organización?
R/La contribución es la dirección total
110
¿Existe alguna evaluación de desempeño en su puesto? Si la respuesta es afirmativa, favor indicar
la periocidad.
R/Efectivamente, cada mes se evalúa mi desempeño en la presentación de los reportes mensuales
financieros.
En general ¿Cómo considera a la organización?
R/Una empresa con un potencial muy explotable.
¿Qué considera que debe mejorar la organización?
R/Como toda organización existen cada día puntos a mejorar, pero en la actualidad existe uno
que incide en mucho, la falta de un método adecuado para la elaboración de los presupuestos que
sirven para realizar la cotizaciones de instalación de equipos de aire acondicionado y
refrigeración.
Si hubiese un punto crítico que arreglar ¿Cuál considera que debiese ser?
R/Como lo indiqué en la pregunta anterior se deme mejorar el método de elaboración de los
presupuestos que sirven para realizar la cotizaciones de instalación de equipos de aire
acondicionado y refrigeración.
111
Anexo No. 2
Entrevista con gerencia administrativa financiera
Indique cual es la fecha de ingreso a la empresa.
R/Inicié como contador en junio de 2,006
¿Cuál es la función principal que usted ejerce dentro de la organización?
R/Básicamente es la coordinación de los recursos financieros y que los mismos sean utilizados en
una forma ordenada.
¿Su función es acorde a lo que la organización necesita?
R/Considero que a la fecha ha sido acorde pues se han sobrepasado las expectativas de los
directivos.
Indique sus responsabilidades directas como directivo de la empresa.
R/Básicamente se reduce coordinar el área financiera y todos los elementos que ahí intervienen
más los elementos administrativos.
¿Cuál es su posición en el organigrama?
R/Funciona como staf en la organización corporativa.
En forma directa ¿Cuántas personas están bajo su dirección?
R/Directamente son 6, más la incidencia en cada una de las divisiones también representa
dirección indirecta.
¿Cuál considera usted que es la contribución de su puesto a los objetivos de la organización?
112
R/La contribución mayor es la determinación de mejoras en el área financiera
¿Existe alguna evaluación de desempeño en su puesto? Si la respuesta es afirmativa, favor indicar
la periocidad.
R/Mensualmente y junto con la presentación de la información financiera.
En general ¿Cómo considera a la organización?
R/Una organización con un futuro potencial.
¿Existe un organigrama estructurado en la entidad?
R/Efectivamente, para cada unidad de negocio se contempla un organigrama funcional.
¿Cuentan con un sistema de control interno? Si la respuesta es afirmativa, favor indicar cómo
usted considera este sistema.
R/En el transcurso de mi gestión en la entidad se ha elaborado una gama de políticas y
procedimientos sustentables para que cada una de las funciones de cada empleado sea más
efectiva. Considero que el SCI es apegado a la realidad actual y que también existen puntos a
mejorar.
En cuanto a cada puesto de trabajo ¿Existen manuales o instructivos que permitan conocer a cada
empleado su posición, funciones y obligaciones?
R/Es parte del SCI diseñado.
¿Cuentan para los procesos con instructivos que permitan mantener no solo el monitoreo de los
mismos si no que sean funcionales?
113
R/Cada proceso fue creado a las exigencias de la organización y con participación de cada
persona que interviene en el puesto de trabajo.
En cuanto a la información financiera ¿Con qué frecuencia se informa de la misma y a quien?
R/Se presentan informes financieros mensuales y se realiza con cada gerente de unidad.
¿Cuál es el marco de referencia para la construcción de la información financiera?
R/A partir de 2,010 se aplica la norma internacional de información financiera para pequeñas y
medianas empresas.
Si hubiese un punto crítico que arreglar ¿Cuál considera que debiese ser?
R/Existe un punto que se ha recomendado con puntualidad, la forma en que se realiza el
presupuesto con el que se elabora cada cotización de instalación de equipos de aire
acondicionado y refrigeración contiene un grado alto de deficiencias por lo que es ese el punto
crítico que considero debe ser tratado.
114
Anexo No. 3
Entrevista con gerencia de mercadeo y ventas Defina en forma general su puesto.
R/Se reduce a la dirección del personal de ventas que promueve los servicios que presta la
organización.
¿Existe un plan estratégico de ventas?
R/Dentro del presupuesto anual se incluye la estrategia a seguir la cual es evaluada
mensualmente.
Si la respuesta anterior es afirmativa ¿Quién lo elabora y quien lo aprueba?
R/El plan es elaborado conjuntamente con los directivos y aprobado por el Gerente Corporativo
¿Cómo promocionan sus productos y servicios?
R/Se promocionan con visitas a puntos claves en su mayoría; existen también publicaciones en
las revistas de construcción y el mayor enfoque es en la página de internet.
¿Existe una medición del mercado?
R/Se trata de mantener una medición respecto a los precios de la competencia; por existir pocos
oferentes la medición es bastante fácil de concretar.
¿Conoce usted su participación en el mercado?
R/Estamos como la No. 4 en el ranquin del mercado.
¿Son suficientes sus colaboradores para promocionar los servicios y ventas de la empresa?
R/Nos enfocamos al recurso humano por su calidad; considero que tengo los elementos
necesarios y con la capacidad adecuada.
Si hubiese un punto crítico que arreglar ¿Cuál considera que debiese ser?
R/Un punto que siempre retrasa el poder ser efectivos es la forma en que se realiza cada
presupuesto de costos, es ese talvez el punto que yo corregiría.
115
Anexo No. 4
Fuente: Papeles de trabajo
Jorge Ernesto Aguilar AguilarPractica Empresarial DirigidaAnalisis de empresa
¿Conoce usted totalmente la organización?
¿Le proporcionan lo necesario para sus funciones?
¿Los reportes son emitidos a tiempo?
¿La facturacion y cobros son realizados en el momento indicado?
¿Mantiene constante copacitacion?
Si hubiese un punto crítico que arreglar ¿Cuál considera que debiese ser?
ENCUESTA A PERSONAL DE VENTAS
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
116
Anexo No. 5
Fuente: Papeles de trabajo
Jorge Ernesto Aguilar AguilarPractica Empresarial DirigidaAnalisis de empresa
¿Conoce usted totalmente la organización?
¿Le proporcionan lo necesario para sus funciones?
¿Considera que la empresa es competitiva en el mercado?
¿Entiende el funcionamiento de control interno?
¿Mantiene constante copacitacion?
Si hubiese un punto crítico que arreglar ¿Cuál considera que debiese ser?
ENCUESTA A PERSONAL DE VENTAS
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
117
Anexo No. 06
Entrevista con contador general
¿Cuál es su función concretamente en la empresa?
R/Preparar la información financiera, para ello desde su inicio a su presentación mensual.
¿Conoce el rol completa que juega en la organización?
R/Si, básicamente mi función es mantener informada a la administración de los resultados de la
operatividad de la empresa.
¿Quién prepara los impuestos?
R/Los impuestos son preparados por mi persona.
¿Quién da el visto bueno a los impuestos?
R/Gerencia Financiera lo revisa y da su visto bueno.
¿Por qué medio se hace el pago o la presentación correspondiente?
R/Todos los impuestos son pagados y presentados por Bancasat.
¿Existen reparaos o impuestos pendientes de pago?
R/Al momento todos las obligaciones fiscales están 100% cumplidas y no existe ningún repara o
solicitud.
¿Está usted registrado como contador general?
R/Si
Si hubiese un punto crítico que arreglar ¿Cuál considera que debiese ser?
R/El cálculo de costos.
118
Anexo No. 7
Fuente: Papeles de trabajo
Jorge Ernesto Aguilar AguilarPractica Empresarial DirigidaAnalisis de empresa
¿Participa en la preparacion de los impuestos?
¿Conoce la legislacion tributaria?
¿Tiene usted formacion universitaria?
¿Estan al día cada uno de los libros fiscales?
¿Se archivan correctamente los pagos de impuestos?
Si hubiese un punto crítico que arreglar ¿Cuál considera que debiese ser?
ENCUESTA CON PERSONAL DE CONTABILIDAD
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
SI NO
119
Anexo No. 8
Entrevista con gerente de división
¿Qué grado de fiabilidad contiene la información financiera que usted recibe?
R/Aceptable
En forma interna ¿Existe una evaluación de la información y los procesos para determinar la
misma?
R/Se encarga Gerencia Financiera
¿Los estados financieros son auditados? De ser positivo ¿Con qué frecuencia?
R/Si, son auditados anualmente.
¿Confía usted en la independencia de las personas que elaboran la auditoria?
R/Si
120
Anexo No. 9
Entrevista con gerente financiero
¿Quién evalúa los sistemas de control interno?
R/Son evaluados anualmente por auditoría externa.
¿La auditoría interna y contraloría es parte de sus funciones?
R/Si.
¿Qué tipo de servicios presta la auditoría externa?
R/Se cuenta con un servicio integral, auditoría fiscal, administrativa; de procesos y financiera.
¿Existe alguna recomendación en los informes de auditoría?
R/No
121
Anexo No. 10
Entrevista con gerente de división
En General ¿Qué se debe mejorar para que la empresa tenga más presencia en el mercado y
resalte su rentabilidad?
R/Como toda organización existen cada día puntos a mejorar, pero en la actualidad existe uno
que incide en mucho, la falta de un método adecuado para la elaboración de los presupuestos que
sirven para realizar la cotizaciones de instalación de equipos de aire acondicionado y
refrigeración.
¿Cómo considera usted que se deben mejorar los presupuesto de cotización?
R/Existe un ERP disponible que es funcional para este propósito.
¿Qué efecto obtiene usted con la falta de certeza en un presupuesto?
R/El principal es perder la capacidad de negociación por estar no confiable en el costo que
representa cada propuesta.
¿Considera usted que es mejorable la forma de cotizar actualmente?
R/Totalmente
¿Qué recomienda para mejorar el sistema de cotizaciones?
R/Utilizar el ERP (Aspel/Prod)
122
Anexo No. 11
Entrevista con gerente de departamento técnico
¿Cuál es su función dentro de la organización?
R/Hacer efectivos las ventas realizadas por el departamento comercial.
¿Con cuantas personas cuenta su departamento?
R/22
¿Obtiene usted los insumos en tiempo para coordinar sus instalaciones?
R/Si
¿Existe algún punto que usted considera que se puede mejorar?
R/Existen muchos; pero inicialmente los presupuestos creo que son los primordiales.
¿La información que le proveen para realizar cada una de las instalaciones es confiable?
R/Es variable porque en muchos presupuestos debo yo cambiar muchas cosas pues no están
apegados a la realidad.
¿Qué considera usted que se debe mejorar de esa información?
R/Que sea más confiable.
¿Cuenta usted con todos los recursos necesarios para la ejecución de sus labores?
R/Si
123
Anexo No. 12 Aire Total, S. A.
Hoja de cálculo de cargas térmicas
Fuente: Proporcionado por la compañía.
Calculo de cargas térmicas
LAT-N LAT-S (A) (B) PIE² 90 95 100 105 110 BTU/HS-E N-E 0 0 42 45 50 55 60 0
1.-VENTANAS EXPUESTAS AL SOL S-O N-O 0 0 77 80 85 90 95 0O O 0 0 95 100 105 110 115 0NO-SE NE-SO 0 0 57 60 65 70 75 0
(A) (B) PIE²2.- OTRAS VENTANAS NO INCLUIDAS EN 1 0 0 0 20 25 30 40 45 0
CONSTRUCCION LIVIANA PIE LINEAL3.- PAREDES EXPUESTAS AL SOL 60 70 80 90 100 0(Considerando solamente la pared con CONSTRUCCION MACIZAla orientación que en ventana 1) 12¨ DE GRUESO O CON 40 50 60 70 80 0
AISLAMIENTO
PIE LINEAL4.- PAREDES EXTERIORES NO INCLUIDAS EN (3) 25 35 45 55 65 0
PIE LINEAL5.- PAREDES INTERIORES 0 20 30 40 50 60 0(Si el espacio adyacente no esta acondicionado)
habitación no (A) (B) PIE²acondicionada arriba 0 0 0 1 3 5 7 9 0
6.- TECHO con desván sin aislamiento 0 0 0 8 10 13 15 17 0(Escoja el tipo de techo que mejor describa la habitación) arriba aislamiento 2¨ o mas 0 0 3 3 4 4 5 0
horizontal con sin aislamiento 0 0 0 7 8 9 10 11 0cielo razo aislamiento 2¨ o mas 0 0 0 3 3 4 4 5 0concreto sin aislamiento 0 0 0 14 16 18 20 22 0o cielo razo
espacios debajo no acondicionado (A) (B) PIE²7.- PISO no incluir pisos construidos sobre el 2 3 5 7 9 0
suelo o con aotanos debajo 0 0 0
numero de personas que # DE PERSONAS8.- PERSONAS permanecen en la habitación 1000 0
9.- LUCES Y APARATOS ELECTRICOS WATTSEN FUNCION 3.4 0
10.- PUERTAS QUE SE MANTIENEN PIE LINEALNORMALMENTE ABIERTAS 250 225 300 325 350 0
TOTAL 0
TONS 0
124
Anexo No. 13 Aire Total, S. A.
Flujograma de creación de la cotización.
Fuente: Papeles de trabajo
Cada cotización debe imprimirse en archivo pdf y dejar una copia digital. Se deben imprimir 3 copias las cuales se distribuyen 1) Original para el cliente; 2)
Copia para archivo de ventas y 3) Copia para el departamento de diseño.
Con los valores ya establecidos se debe elaborar la propuesta de instalación la cual contiene todas las características de los equipos que generarán el aire; tiempos de instalación y demás características que necesitan explicar en la cotización. La cotización llevará al final una propuesta económica donde se
especifican formas y condiciones de pago además del precio.
La propuesta final debe llevar el visto bueno del vendedor; calculista y gerente de ventas.
Realizar un listado general de todos los artículos necesarios para la instalación de equipo de aire acondicionado o refrigeración
Se selecciona el módulo de facturación; para realizar la cotización se selecciona la pestaña de archivos y posteriormente se selecciona cotizaciones.
Seleccionando agregar nueva cotización se agregan los datos que se requieren.
La parte inferior de la cotización es donde se listan todos los artículos que formaran parte de la instalación. Agregando el código aparecen las referencias de descripción, cantidad existente y los costos de los artículos; si no se cuenta con el
código es posible una búsqueda con la tecla F2.
Tomando en consideración el valor total estimado se procede a incrementar los porcentajes de utilidad suministrados por gerencia y por último el impuesto al
valor agregado.
125
Anexo 14 Aire Total, S. A.
Flujograma de seguimiento y culminación de la orden.
Fuente: Papeles de trabajo
El el modulo Aspel/Prod, modulo que determinará el costo total por los insumos directos e indirectos y surespectiva comparación con lo presupuestado para concluir en la variación de la utilidad esperada y lostiempos estimados.
El listado de materiales contenido en la cotización sirve de base para la creación del proyecto en Aspel/Prodque en el sistema se le denomina orden. Cada proyecto se identifica con un código de acuerdo a losparámetros indicados en la creación de códigos; este código es el que reunirá todos los costos efectivamenteempleados para determinar el valor total en el proyecto efectuado
Cada orden en el sistema debe manejar una receta que es equivalente al listado de materiales contenido enla cotización.
Los despachos de materiales se deben realizar con formas pre impreso, firmado de autorización por parte deljefe del departamento técnico y las firmas de quien recibe y entrega además de contener la identificacióngeneral al proyecto que pertenece. Estos mismos formularios servirán para los excedentes de materiales eingresarlos a bodega nuevamente. Cada formado debe ser procesado en el modulo Aspel/Prod para hacer lasdescargas respectivas de materiales y equipos.
El sistema permite realizar devoluciones de los productos sobrantes o que fueron sustituidos por otros. Eneste caso es necesario que exista una entrada de materia prima a fabricación y que la orden tenga el status deActiva, se puede registrar el movimiento por medio de la opción de devoluciones de fabricación.
Cuando el proyecto finaliza se agrega la mano de obra determinando los días efectivamente utilizados y secompara con lo proyectado inicialmente.
La parte final es proceder a cerrar el proyecto el cual se traslada al listado para poder ser facturado
El sistema cuenta con una gama de reportes que proveen al usuario de información confiable en cuanto a loque se proyecta y lo que se ejecuta en cada proyecto; desde los materiales hasta la mano de obra utilizada asícomo los tiempos efectivos de trabajo.
Todas las salidas menos los ingresos por excedentes sumaran el costo primario de los proyectos; el softwarecuenta con sistemas de reportes en los cuales se pueden hacer las comparaciones parciales y totales de losmateriales proyectados y los utilizados para determinar un factor de desperdicio final.
A través del menú Seguimiento se podrá registrar todos los componentes que van ingresando a la fábrica paracubrir la producción requerida en las diferentes órdenes. Así mismo, permite anotar entregas parciales alalmacén, realizar devoluciones de mercancía o cancelar una orden, también posibilita a dar por terminada laorden (Cierre de orden), operación en la que se calcula el costo real de la producción.El seguimiento de órdenes de producción trabaja en estrecha relación con Aspel/SAE y afecta a diversosmódulos de dicho sistema.Una vez que se genere una orden de producción es indispensable darle seguimiento, es decir, hacer efectivoel ingreso de los materiales e insumos que se utilizarán en la fabricación. Estos materiales e insumos puedenser los mismos que los anotados en la hoja de costos del producto o pueden ser modificados.
126
Glosario de términos
Acondicionador de aire: Dispositivo utilizado para controlar la temperatura, humedad, limpieza y
movimientodel aire en el espacio acondicionado, ya seapara confort humano o proceso industrial.
Aire acondicionado: Control de la temperatura, humedad, limpieza y movimiento de aire en un
espacioconfinado, según se requiera, para confort humano oproceso industrial. Control de
temperatura significacalentar cuando el aire está frío, y enfriar cuando latemperatura es muy
caliente
Ambiente: Condiciones circundantes.
Bomba: Cualquiera de las diferentes máquinas que impulsan un gas o un líquido hacia -o lo
atraen de- algo, por succión o por presión.
Bomba de calor: Sistema del ciclo de compresión, utilizado para abastecer calor a un espacio de
temperatura controlada. El mismo sistema, puede tambiénremover calor del mismo espacio.
Bomba de condensado: Dispositivo para remover el condensado de agua, que se acumula debajo
de unevaporador.
Camión refrigerado: Vehículo comercial equipado para mantener temperaturas abajo de la
ambiental.
Cámara de refrigeración: Espacio refrigerado comercial, que se mantiene a temperaturas abajo de
la ambiental
Condensador: Componente del mecanismo de refrigeración, el cual recibe del compresor vapor
caliente aalta presión, enfriándolo y regresándolo luego a suestado líquido. El enfriamiento puede
ser con aire o conagua.
127
Control interno (CI): El sistema de control interno comprende el plan de la organización y todos
los métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa con el fin de salvaguardar
sus activos y verificara la confiabilidad de los datos contables.
Enfriador de agua (Chiller): Sistema de aire acondicionado, el cual circula agua fría a varios
serpentinesde enfriamiento, en una instalación.
ERP: Los sistemas de planificación de recursos empresariales, o ERP (por sus siglas en inglés,
Enterprise resource planning) son sistemas de información gerenciales que integran y manejan
muchos de los negocios asociados con las operaciones de producción y de los aspectos de
distribución de una compañía en la producción de bienes o servicios.
La Planificación de Recursos Empresariales es un término derivado de la Planificación de
Recursos de Manufactura (MRPII) y seguido de la Planificación de Requerimientos de Material
(MRP). Los sistemas ERP típicamente manejan la producción, logística, distribución, inventario,
envíos, facturas y contabilidad de la compañía. Sin embargo, la Planificación de Recursos
Empresariales o el software ERP pueden intervenir en el control de muchas actividades de
negocios como ventas, entregas, pagos, producción, administración de inventarios, calidad de
administración y la administración de recursos humanos.
Evaporador: Componente del mecanismo de un sistemade refrigeración, en el cual, el refrigerante
se evapora y absorbe calor.
Fuelle: Contenedor cilíndrico corrugado, el cual semueve al cambiar la presión, o proporciona un
sello durante el movimiento de partes.
Gas: Fase o estado de vapor de una sustancia. Un gas es un vapor sobrecalentado, muy lejos de su
temperaturade saturación.
128
Freón: Nombre comercial para una familia de refrigerantes químicos sintéticos, fabricados por
E.I. DuPontdeNemours&CompanyInc
Pedimento aduanal: ERP Aspel es un sistema creado en la Republica Mexicana; en México los
comprobantes fiscales, mejor conocidos como “Facturas”, se expiden cuando una persona compra
mercancías nacionales a un proveedor nacional cumpliendo ciertos requisitos establecidos en la
legislación aplicable; el equivalente en operaciones de Comercio Exterior llamado “pedimento”.
El pedimento aduanal es un comprobante fiscal donde se demuestra que se han pagado todas las
contribuciones ante la autoridad aduanera por la entrada y/o salida de las mercancías de comercio
exterior hacia o desde el territorio nacional.
Refrigerante: Sustancia utilizada en los mecanismos de refrigeración. Este absorbe calor en el
evaporador, cambiando de estado de líquido a vapor, liberandosu calor en un condensador, al
regresar denuevo del estado gaseoso al estado líquido.