Microsoft Word - PROYECTO MANUALES ADMINISTRATIVOS.docx

FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES

ESCUELAS ACADEMICO PROFESIONAL DE CONTABILIDAD

Por una Libertad, Trabajo, Esfuerzo en Equipo Siempre LucharELABORACION E IMPLEMENTACION DE MANUALES ADMINISTRATIVOSLic. Oswaldo Choque NaventePRESENTADO POR:

Abdon Yujra Capaquira

Rosewell Irano Ramos Chambi

ASIGNATURA:

RACIONALIZACION ORGANIZACIONALJULIACA - PERU

MAYO DE 2014DEDICATORIADedico presente trabajo a mis seres queridos que me dieron la fuerza para poder levantarme de mis fracasos y la vida que me dio lecciones para yo poder aprender de aquellos haciendo que hoy tengo el conocimiento de lo que soy.

AGRADECIMIENTO

A mi madre agradecimiento infinito porque nos inculco en deseo de superacin constante y me enseaste lo valioso que era la lectura cuando yo todava soaba con aprender a leer porque en tu lucha y constancia, sembraste en mi la disciplina, el trabajo, el esfuerzo la confianza en mis capacidades y el valor, la entrega ante las duras adversidades

I N D I C E

Resumen.Pgina6

Introduccin. 7

CAPITULO I: PROBLEMA

1.1 Planteamiento Del Problema............10

1.2Formulacin De Problema..10

1.3Objetivos...10

1.3.1 General.10

1.3.2 Especficos. ...

10

1.4

Justificacin.....11

CAPITULO II: MARCO TEORICO

2.1Antecedentes..12

2.2

Base Terica.12

2.2.1 Modelo Socio Tcnico .12

2.2.2 Teora Clsica De La Administracin14

2.2.2.1 Planeacin 15

2.2.2.2 Organizacin . 15

2.2.3 Funciones, Actividades, Obligaciones Y

Autoridad En La Organizacin16

2.2.3.1 Las Funciones 16

2.2.3.2 Las Actividades . 17

2.2.3.1 Las Obligaciones O Deberes 17

2.2.3.2 La Autoridad .

2.2.4 Definicin De Manual..18

2.2.5 Historia De Los Manuales19

2.2.5.1 Objetivos De Los Manuales 19

2.2.5.2 Clasificacin De Los Manuales . 20

2.2.5.3 Ventajas Del Manual 21

2.2.5.4 Desventajas Del Manual. 22

2.2.5.5 Elaboracin De Un Manual 22

2.2.5.6 Contenido Del Manual. 23

2.3Hiptesis..24

2.4

Variables De La Investigacin.24

2.4.1 Dependiente..24

2.4.2 Independiente24

CAPITULO III: METODOLOGIA DE LA INVESTIGACION3.1 mbito De Estudio. 263.2 Tipo De Investigacin. 263.3 Mtodo De Investigacin 263.4 Diseo De Investigacin. 263.5 Poblacin. 273.7 Tcnicas E Instrumentos De Recoleccin De Datos 273.8 Procedimiento De Recoleccin De Datos. 273.9 Tcnicas De Procesamiento Y Anlisis De Datos. 27CAPITULO IV: RESULTADOS4.1 Resultados De La Investigacin. 284.2 Propuesta De Mejora. 284.3 Anlisis De Deteccin Del Problema 295.- Conclusiones 316.- Recomendaciones 337.- Bibliografa 34RESUMENLa Universidad Marista de San Luis , es una institucin educativa que forma parte de la red de Universidades Maristas de todo el mundo. La oferta acadmica de la Universidad Marista es de nivel medio superior y superior. Inicia sus labores en esta ciudad en el ao de 1993. En el transcurso de este tiempo ha ido en aumento su oferta educativa, actualmente ofrece el Bachillerato general de tres aos, 11 licenciaturas enfocadas en el rea Administrativa, Social y Humanidades, Maestras en Educacin, Derecho y Finanzas, adems cuenta con el Doctorado en Educacin.La Universidad ha crecido considerablemente, prueba de ello es su deseo de obtener la certificacin como una institucin de prestigio acadmico por parte de FIMPES. Para obtener la mencionada certificacin, la Universidad se somete a inspeccin por parte del comit valuador. Es en este proceso cuando se detecta la falta de Procedimientos institucionales y que por su importancia se ve la necesidad de utilizar los Manuales, ya que stos son una de las mejores herramientas para administrar cualquier organizacin, en ellos se encuentran claramente detalladas las actividades que deber realizar el trabajador.Posiblemente esta institucin no cuente con Manuales porque en sus inicios no se justificaba el uso de estos documentos. Por su constante evolucin, esta Universidad se ve en la necesidad de elaborar los diferentes Manuales Administrativos con el fin de transmitir en forma completa y efectiva las disposiciones que rigen en esta organizacin y se cumplan las metas establecidas.1.-INTRODUCCINLa Universidad Marista de San Luis Potos, es una institucin privada que ofrece los servicios de educacin media superior y superior en esta ciudad. En el ao de1990, un grupo de egresados del Instituto Marista, puso las bases para continuar con la obra Marista a nivel Universidad. El nombre oficial que adopt fue Universidad Champagnat y en mayo de 1993 se dio la autorizacin por parte del gobierno del Estado para expedir ttulos de bachillerato, licenciaturas, diplomados y maestras.La Universidad Champagnat, en sus inicios prest su servicio en diversos edificios, desde el 2009 las actividades se llevan a cabo en el propio campus ubicado al poniente de la ciudad.Esta Institucin cambi su nombre a Universidad Marista de San Luis como parte del proceso de integracin a la Red de Universidades Maristas.La oferta educativa de la Universidad Marista es amplia, cuenta con Bachillerato de tres aos y licenciaturas del rea Administrativa, Social y Humanidades, as como Ingenieras; tambin cuenta con diez maestras y un doctorado. Cada una de las ofertas educativas cuentan con su respectivo registro oficial de validez otorgado por la Secretara de Educacin del Gobierno del Estado.

El personal que labora en la Universidad Marista se compone de 50 trabajadores administrativos y personal de apoyo, amplindose con el personal docente.

La filosofa de la Universidad Marista de San Luis Potos se rige por los siguientes conceptos: Misin.- Es una comunidad educativa de inspiracin catlica y marista, que forma integralmente a sus miembros, sintetizando fe, cultura y vida; desarrolla a plenitud sus capacidades, principios y valores, para su propio crecimiento y el de su comunidad; se basa en una actitud de servicio, y se compromete con la sociedad para hacerla ms humana y solidaria. Visin.- Ser distinguida y reconocida como una Universidad de inspiracin catlica, que cumpla con su misin de formar integralmente a sus egresados.Desde el ao 2000, fecha de mi ingreso a esta institucin, se ha observado que el personal del rea de Administracin-Contabilidad aparte de realizar las funciones propias de su departamento, lleva a cabo actividades que corresponden a la administracin de Recursos Humanos.Desde su fundacin en el ao de 1993, por tratarse de una institucin que iniciaba sus labores administrativas, la estructura de la Universidad se encontraba muy reducida. Con el paso del tiempo, la Universidad Marista de San Luis ha crecido considerablemente por consiguiente, volvindose ms compleja, y sin embargo, contina la misma plantilla del personal.Las labores en el rea Administracin-Contabilidad de la Universidad Marista se desarrollan en forma rutinaria, por lo que no se haba presentado inconveniente alguno. Sin embargo la Universidad en su deseo de mejorar y ser reconocida como una institucin de prestigio, actualmente se encuentra en proceso de acreditacin, por lo que recientemente se detectaron algunas anomalas, entre stas se encuentran: expedientes del personal y docentes incompletos as como la falta de documentos oficiales y escritos que contengan los procedimientos de esta institucin. Esta observacin se present al momento de recopilar la informacin previa a la visita que se tendra por parte de la comisin valuadora de la Federacin de Instituciones Particulares de Educacin Superior.Una vez que se puso al descubierto estas anomalas surgen preguntas cientficas tales como:Los trabajadores conocen los Procedimientos de las actividades que le son encomendadas?Existe comunicacin entre los integrantes del departamento Administracin- Contabilidad?Al momento de ingresar a la Universidad Marista de San Luis, el personal administrativo recibe documentos con informacin respecto a esta Institucin?Se cree que la Organizacin es de vital importancia en cualquier empresa, ya que a medida que una institucin va creciendo, la complejidad en la misma se amplia, lo cual nos genera la necesidad de desarrollar una estructuracin ms especfica. Esta funcin nos permite llevar a cabo las actividades y delegar autoridad, por lo que se establecen los niveles de jerarquas para realizar las actividades basadas en los Procedimientos que rigen la institucin y as cumplir las responsabilidades encomendadas.Derivado de la situacin que se presenta en la institucin, surge la necesidad de una mejora organizacional por lo que se propone disear, as como la implementacin de Manuales Administrativos en los cuales se documenten los lineamientos institucionales. Dejando como objetivo que queden debidamente establecidos dichos lineamientos.Estos documentos permiten formalizar la operacin de la institucin. Es de gran relevancia que dichos Manuales contengan instrucciones precisas y claras demodo que ayuden a resolver de manera rpida las malas interpretaciones, que no existan dudas y que muestre a cada empleado su puesto dentro de la Universidad, de tal forma que se puedan alcanzar los objetivos institucionales.Por la importancia que merece la situacin anteriormente sealada, y para sustentar este proyecto se toman modelos Organizacionales-Administrativos como son: el Modelo Socio-Tcnico y la Teora Clsica de la Administracin por apegarse a la problemtica anteriormente descrita, se analizarn las diferencias conceptuales de trminos utilizados en la organizacin, enseguida pasaremos a las diferentes definiciones del Concepto de Manual por parte de escritores reconocidos, posteriormente hablaremos ampliamente sobre el punto central de este proyecto, Los Manuales, entre otros puntos se vern los objetivos de los Manuales, su clasificacin, las ventajas y las desventajas, los pasos a seguir para la elaboracin de los Manuales y terminaremos con el contenido que debe tener estos documentos, coadyuvando en la adecuada funcionalidad del rea Administracin-Contabilidad.CAPITULO I: PROBLEMA1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMALa Universidad Marista de San Luis, en su deseo de mejorar y ser reconocida como una institucin de prestigio, actualmente se encuentra en proceso de acreditacin, por lo que recientemente se detectaron algunas anomalas, entre stas se encuentran: expedientes del personal y docentes incompletos as como la falta de documentos oficiales y escritos que contengan los procedimientos de esta institucin. Esta observacin se present al momento de recopilar la informacin previa a la visita que se tendra por parte de la comisin valuadora de la Federacin de Instituciones Mexicanas Particulares de Educacin Superior. Por lo que se propone disear, as como la implementacin de Manuales Administrativos en los cuales se documenten los lineamientos institucionales. Dejando como objetivo que queden debidamente establecidos dichos lineamientos.1.2. FORMUACION DEL PROBLEMAContribuye La Universidad Marista de San Luis con el diseo e implementacin de manuales administrativos de la Federacin de Instituciones Mexicanas Particulares de Educacin Superior en los cuales se documenten los lineamientos institucionales en el departamento de Morazn?1.3. OBJETIVOS1.3.1. General:Disear un Manual Administrativo para la Universidad Marista de San Luis y que esta herramienta permita desarrollar los procedimientos y lineamientos institucionales de la Federacin de Instituciones Mexicanas Particulares de Educacin Superior en el departamento de Morazn.

1.3.2. Especfico:

Establecer cmo afecta la no aplicacin de herramientas administrativas en el funcionamiento administrativo de la Federacin de Instituciones Particulares de Educacin Superior Determinar cmo incide la falta de participacin activa de los miembros de la Federacin de Instituciones Particulares de Educacin Superior en la toma de decisiones de dichas labores.

Indagar como influye la inadecuada transferencia de fondos en la adquisicin de bienes y servicios de los centros educativos.

Proponer la elaboracin de un plan operativo administrativo financiero para alcanzar la gestin efectiva de la supervisin de la Federacin de Instituciones Mexicanas Particulares de Educacin Superior.1.4. JUSTIFICACIONElaborar el Manual Administrativo con el fin de reducir anomalas y tiempo al realizar un proceso administrativo realizndolo directa e internamente en la Universidad Marista de San Luis y no a travs de la Federacin de Instituciones Particulares de Educacin Superior.

El manual trata de constituirse en una adecuada herramienta para manejar los lineamientos institucionales dentro de la Universidad Marista de San Luis y evitar la necesidad de contratar una Federacin de Instituciones Particulares de Educacin Superior. Con este propsito, se incluir en el manual administrativo de control interno y determinacin de funciones, con el fin de orientar tcnica y legalmente los movimientos y procedimientos que realice el personal encargado, beneficiando de esta forma al personal que realice el trabajo como, profesionales internos y externos manteniendo internamente los procesos y a las personas encargadas para cualquier requerimiento de los mismos.

Por qu.- Ayudar a la Universidad Marista de San Luis que no posee un Manual administrativo y por tal razn tiene con una implementacin de lineamiento.

Para qu.- Un Manual que la Universidad Marista de San Luis. Tenga pautas para llevar y manejar una correcta lineacin.

Cmo.- La elaboracin del Manual administrativo con base al mejoramiento de lineamientos de instituciones.Cules.- Los procedimientos a aplicarse formaran parte de la propuesta de este tema, ya que permitir manejar el mejoramiento de lineamiento dentro de la misma universidad y por ende realizar un ptimo trabajo ya que el Manual estar realizado sobre la base de la federacin de instituciones mexicanas lo que permitir su claridad.CAPITULO II: MARCO TERICO2.1. ANTECEDENTESLa presente investigacin tiene con propsito disear e implementar un manual Administrativo para la Universidad Marista de San Luis, para que la misma tenga el rea Administrativa personal dentro de la empresa ya que en la actualidad la Universidad Marista de San Luis Potos cuenta con un manual administrativo de la Federacin de Instituciones Particulares de Educacin Superior que realiza dichas funciones.- El mencionado manual estar en funcin para llevar y manejar una correcta lineacin en nuestro pas de igual forma se sustentara en los principios de las instituciones privadas y pblicas.La elaboracin de un Manual Administrativo es de enorme importancia para la universidad, puesto que tanto para los profesionales internos y externos la parte Administrativa y personal se llevara dentro de las misma universidad teniendo la informacin y documentacin a disposicin permanente, de la misma manera con el Manual contaremos con un control y sistematizacin de la informacin para registrar los movimientos y sus actividades y por ende contar con un informacin confiable y oportuna para la toma de decisiones que permitan obtener la utilidad de la Universidad Marista de San Luis Potos lo que conlleva a que una vez conocidos los resultados de un mejoramiento de lineamiento los directivos determinaran las falencias en cuanto a procesos y procedimientos que pueden ocasionar la falta de eficacia y eficiencia en las documentaciones de lineamientos.2.2. BASES TEORICAS:2.2.1. Modelo Sociotcnico.El concepto de Sistema Sociotcnico surge de las investigaciones llevadas a cabo en el Instituto Tavistock de Inglaterra en el ao de 1951. Las obras publicadas en el ao de 1963 se deben a E.L. Trist y colaboradores y a A.K. Rice. Afirman que toda Organizacin consta de una combinacin de tecnologa y de personas. Los estudios realizados en ese Instituto condujeron a Trist y colaboradores a conceptualizar la empresa como un Sistema Socio-Tcnico abierto, constituido por tres subsistemas principales: Sistema Tcnico o de tareas que incluye el flujo de trabajo, la tecnologa involucrada, los desempeos que la tarea exige y algunas otras variables tecnolgicas. Sistema Gerencial o Administrativo, que implica la Estructura Organizacional, las Polticas, los Procedimientos y las Reglas, el Sistema de Recompensas y Castigos, el modo como se toman las Decisiones y otros elementos proyectados para facilitar los Procesos Administrativos. Sistema Social Humano o Personal Cultural que se relaciona con la Cultura Organizacional, con los valores y las normas y con la satisfaccin de las necesidades personales.Sistema Sociotcnico

SistemaGerencialSistemaSocial

Sistema tcnico

*Fuente: Donald Ralph Kingdom, Matrix Organization, Managing Information Technologies, Londres, Tavistock, 1973, p. 95 1El enfoque de este Sistema concibe a la Organizacin como una combinacin de Tecnologa y al mismo tiempo como Sistema Social por estar en permanente interaccin. Aqu lo primordial est en el hecho de que cualquier Sistema de Produccin necesita de una Organizacin Tecnolgica (equipos y arreglos de procesos) como de una Organizacin de Trabajo (personas que desempean las labores).El modelo de Sistema Abierto, definido inicialmente por Trist, considera que cualquier organizacin toma elementos del ambiente (materias primas, dinero, equipo, etc.) y los utiliza en ciertos procesos para luego exportar productos o servicios que son el resultado de este desarrollo.No se trata de ajustar a las personas a la tecnologa, ni la tecnologa a la gente, se trata de lograr la organizacin entre ambos y llegar a la optimizacin de este sistema.

1Chiavenato Idalberto, Administracin de Recursos Humanos, pg. 18 , McGraw Hill, 2da.e., 19952.2.2. Teora Clsica de la Administracin.Henri Fayol, es el creador de la teora Clsica de la Administracin, esta teora se parte del todo Organizacional y de su estructura para garantizar eficiencia en todas las partes involucradas, tanto las reas o departamentos como las personas que ejecutan las tareas. Para Fayol las funciones del Administrador son Planeacin, Organizacin, Direccin y Control y forman el llamado Proceso Operativo. Para la realizacin de este proyecto el enfoque est en las dos primeras etapas del mencionado Proceso; la Planeacin y la Organizacin.

2.2.2.1. PlaneacinLa Planeacin consiste en fijar el curso concreto de accin que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrn de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y las determinaciones de tiempos y de nmeros necesarios para su realizacinSe considera sumamente importante la Planeacin en esta institucin con el fin de realizar oportuna y eficazmente los trabajos que son encomendados a cada miembro de esta Universidad.La Planeacin cuenta con instrumentos como son los Manuales, Grficas de Gantt, Redes, Diagramas, Procesos, etc. Los principios de la Planeacin son la Precisin, la Flexibilidad y la Unidad, asimismo, tiene sus reglas como son los Programas, los Presupuestos, las Polticas y los Procedimientos.2.2.2.2. OrganizacinOrganizacin es la estructuracin tcnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su mxima eficiencia dentro de los planes y objetivos sealadosLa Organizacin en la Universidad debe proyectarse para ayudar a lograr los Objetivos de la institucin, por lo limitado de los recursos habr que utilizarlos de tal forma que sean establecidos claramente los Objetivos y la asignacin de las responsabilidades de una manera adecuada.Segn L. F. Urwick (Elementos de la Administracin, ed. Herrero, Mxico, 1961) estableci los principios bsicos para el establecimiento de una correcta Organizacin, mismos que a continuacin se reproducen:1. La Organizacin debe ser una expresin de los Objetivos.2. La especializacin individual y el desarrollo de funciones particulares deben ser requeridas en lo posible.3. La coordinacin de personas y actividades y la unidad en el esfuerzo son propsitos bsicos de toda Organizacin.4. La autoridad suprema debe descansar en la alta administracin, con lneas claras de autoridad para cada responsable dentro del Organismo.5. La definicin de cada puesto, sus diferencias, autoridad, responsabilidad y relaciones, deben ser establecidas por escrito (Manual de Organizacin) y puestas en conocimiento de todos los miembros del grupo.6. La responsabilidad del superior en cuanto a la actuacin de sus subordinados es absoluta.7. La autoridad debe tener una responsabilidad correspondiente.8. Por lo que respecta a la capacidad de control, ninguna persona debe supervisar ms de cinco subordinados.9. Es esencial que las distintas unidades de Organizacin se mantengan en proporcin a su autoridad y responsabilidad.10. La Organizacin debe mantener una continuidad en su proceso y estudio y en nuevas tcnicas o aplicaciones.11. La Organizacin tiene como objetivo estructurar el trabajo que desempean las personas para que trabajen en grupos y se consigan los Objetivos de la institucin.2.2.3. Funciones, Actividades, Obligaciones o Deberes, y Autoridad en la Organizacin.Se trata de conocer las diferencias conceptuales respecto a estos trminos por ser de gran utilidad y prctica as como su fcil aplicacin, ms adelante se har uso de las mismas.2.2.3.1 Las Funciones Funcin, agrupamiento de las principales unidades de trabajo, es decir, la reunin lgica y armnica de las actividades afines. Son prcticamente la accin de la institucin y representa los fines esenciales y bsicos para la existencia de la empresa. A continuacin se muestra un ejemplo de descripcin de funciones. A travs de ellas la institucin puede alcanzar sus planes y objetivos.Modelo de Descripcin de FuncionesDenominacin de la UnidadAdministrativaFunciones que realiza

Unidad de organizacin y mtodos1. Estudiar y analizar permanentemente la estructura organizacional y Procedimientos de la Universidad.2. Diagnosticar sobre mtodos de operacin y los sistemas de informacin.3. Disear los sistemas y Procedimientos administrativos ms eficientes.4. Elaborar Manuales Administrativos queincluyan todos los elementos necesarios para que cada sistema aprobado y observar que se apliquen las tcnicas Administrativas.5. Prestar asesora Administrativa a quien lo solicite sobre interpretacin y aplicacin de tcnicas Administrativas.6. Presentar a la Universidad en todos aquellos asuntos relacionados con el programa de reforma Administrativa universitaria.

2.2.3.2 Las ActividadesSe define como cantidad de trabajo especfico que debe realizar una unidad o una persona para que puedan realizar funciones

Aqu trata de la importancia de llevar a cabo las actividades de los diferentes departamentos en forma adecuada para poder alcanzar los planes y objetivos de la institucin.2.2.3.3 Las Obligaciones o DeberesJoaqun Valencia la define como las actividades que tiene que realizar un individuo debido al puesto que ocupa en la organizacin Claramente nos dice que una obligacin es un trabajo o tarea encomendada que se tiene que llevar a cabo y que recaen sobre el subordinado que obedece rdenes.Por lo tanto la responsabilidad no se puede delegar, el subordinado tiene la obligacin de cumplir con su responsabilidad.Aqu se ve la importancia de definir las responsabilidades que cada individuo tiene asignadas y que stas queden por escrito principalmente en los Manuales de Organizacin.2.2.3.4 La AutoridadEs el derecho que tiene una persona de exigir a otra que cumpla ciertos deberes7En este concepto se trata del derecho de mandar a actuar, de tomar las decisiones correctamente y hacer que se cumplan. La autoridad se detecta por los niveles jerrquicos, partiendo del nivel inferior hasta llegar a la mxima autoridad.Nos dice que la autoridad formal, est basada en el puesto a exigir a los subordinados, y la autoridad informal proviene por ejemplo de asesores o lderes.2.2.4 Definicin de ManualUn Manual es de suyo emprico, variable y fcil de comprender: significa un folleto, libro, carpeta, etc. en los que de una manera fcil de manejar (manuable) se concentran en forma sistemtica, una serie de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se presenta entre cada grupo humano en la empresa Graham Kellog. El Manual presenta sistemas y tcnicas especficas. Seala el Procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempea responsabilidades especficas. Un Procedimiento por escrito significa establecer debidamente un mtodo estndar para ejecutar algn trabajo.

Los Manuales son documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemtica, informacin acerca de la organizacin de la empresa

Martn Alvarez Torres, Los Manuales son una de las herramientas ms eficaces para transmitir conocimientos y experiencias, porque ellos documentan la tecnologa acumulada hasta ese momento sobre un tema Continolo G. define al Manual como Una expresin formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector; es una gua que permite encaminar en la direccin adecuada los esfuerzos del personal operativoCon las definiciones que se mencionaron de los diferentes autores, se concluye que la finalidad de los Manuales, es ayudar al personal para cumplir tanto con sus deberes como con sus responsabilidades, por contener stos las Polticas, Procedimientos y Objetivos de la institucin detallados en una forma sencilla para su fcil aplicacin.2.2.5 Historia de los ManualesEl uso de los Manuales, de que se tenga registro, data de los aos de la Segunda Guerra Mundial, en virtud de que en sta se contaba con personal no capacitado en estrategias de guerra y fue mediante los Manuales como se instrua a los soldados en las actividades que deberan desarrollar en campaa.Los primeros intentos de Manuales fueron en forma de Circulares, Memorndums e Instrucciones internas, mediante los cuales se establecan las formas de operar de un organismo, estos intentos de Manuales carecan de un perfil tcnico, pero establecieron la base para los Manuales Administrativos. Estos documentos son una tcnica relativamente nueva en nuestro pas.2.2.5.1 Objetivos de los Manuales.El uso de estos documentos se crea inicialmente como un medio de Comunicacin y como una herramienta auxiliar de Organizacin, tienen el propsito de indicar en forma sistemtica la informacin administrativa. La finalidad de stos es cumplir con los siguientes objetivos.Instruir al personal acerca de aspectos tales como: Objetivos, Funciones, Relaciones, Polticas, Procedimientos, Normas, etctera.Precisar las funciones de cada rea o departamento para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.Coadyuvar a la correcta ejecucin de las labores asignadas al personal y propicia la uniformidad en el trabajo.Servir como medio de integracin y orientacin al personal de nuevo ingreso y facilitar su incorporacin a las diferentes funciones.Proporcionar informacin bsica para la Planeacin e Implantacin de losProcedimientos institucionales.

Por lo anterior, se deduce que la importancia de los Manuales radica en las grandes posibilidades que ofrecen al ayudar a institucionalizar y a establecer las Normas institucionales asimismo, permiten delegar en forma efectiva, por contener las instrucciones escritas; sin embargo, tambin tienen sus limitaciones, entre las que se puede mencionar la elaboracin en forma deficiente, y esto causara serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones; otra de sus limitaciones es que si no se actualizan peridicamente pierden efectividad.2.2.5.2 Clasificacin de los Manuales.Se considera que el propsito de elaborar los Manuales es cubrir las necesidades de las instituciones, en ciertos casos slo sirve a un objetivo y en otros se logran varios objetivos. El uso de estos documentos se hace necesario por la falta de Procedimientos Oficiales que exige hoy en da la Organizacin de esta Universidad.Asimismo se cree que al contar con los citados documentos los trabajadores tendrn claro las labores que debern realizar.Los Manuales pueden ser de diferentes tipos y se clasifican de acuerdo a la siguiente tabla.CLASES DE MANUALES ADMINISTRATIVOS

GeneralesIncluyen al organismo en su conjunto. En este grupo de manuales se clasifican los de: Organizacin. Procedimientos. Polticas.

EspecficosContienen informacin de una unidad orgnica. En esta clasificacin se incluyen los manuales de: Reclutamiento. Auditora interna. Polticas de personal. Procedimientos de tesorera.

2.2.5.3 Ventajas del ManualEl uso de los Manuales mantiene informado al personal sobre los lineamientos institucionalesUn Manual como todo documento al hacer buen uso de l tiene sus ventajas:1. Logra y mantiene un slido plan de organizacin.2. Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensin del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes. 3. Facilita el estudio de los problemas de organizacin. 4. Sistematiza la iniciacin, aprobacin y publicacin de las modificaciones necesarias en la organizacin. 5. Sirve como una gua eficaz para la preparacin clasificacin y compensacin del personal clave. 6. Determina la responsabilidad de cada puesto de trabajo y su relacin con los dems de la organizacin. 7. Evita conflictos 8. Pone en claro las fuentes de aprobacin y el grado de autoridad de los diversos niveles. 9. La informacin sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluacin de puestos y como medio de comprobacin del progreso de cada uno.10. Sirve como una gua en el adiestramiento de novatos.2.2.5.4 Desventajas del ManualLas desventajas que se tiene al hacer uso de los manuales se encuentran:

1. Muchas compaas consideran que son demasiado pequeas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.2. Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al da.3. Existe temor de que pueda conducir a una estricta reglamentacin y rigidez.2.2.5.5 Elaboracin de un Manual.No existe un modelo establecido para la elaboracin de los Manuales, se cree que el paso ms importante para realizar un Manual es saber con precisin que resultados se esperan al llevar a cabo este proceso. En la Universidad Marista, el objetivo de contar con estos Manuales es establecer de manera clara y correcta las diferentes actividades de los departamentos de esta institucin, de tal forma que se llegue a reducir los posibles errores; asimismo, se espera que facilite la introduccin de los trabajadores de nuevo ingreso.Despus de este primer paso, seguimos con la recopilacin de la informacin que se integrar en el Manual, en este punto se solicitar el apoyo a los diferentes encargados de departamentos. Una vez que se tenga la informacin, continuaremos con el procesamiento de los datos recabados para despus dar paso a la elaboracin del diagrama de flujo.La apariencia del Manual es importante, se considera que las pginas deben estar escritas con letra grande y que tengan mrgenes amplios, del formato depende que se utilicen o no los Manuales. Una vez terminado el proyecto ser necesaria una reunin con las personas involucradas para una revisin final con el propsito de verificar que la informacin sea fehaciente y poder turnarlo a las autoridades correspondientes para su aprobacin.Una vez concluido el Manual, el siguiente paso es distribuirlo, se asigna a los puestos, no a las personas, para un mejor control de estos Manuales lo indicado es asignar un nmero a cada ejemplar y llevar un registro del nombre de la persona que lo tiene en su poder.Por ltimo se recomienda mantener actualizados por medio de revisiones peridicas, ya que si se vuelven obsoletos pierden su veracidad.2.2.5.6 Contenido del ManualAspectos que debe incluir un Manual de Procedimientos:1. ndice2. Introduccin. Objetivos del manual. Alcance Cmo usar el manual. Revisiones y recomendaciones3. Organigrama Interpretacin de la estructura orgnica.4. Grficas Diagramas de flujo5. Descripcin narrativa de los procedimientos6. Formas empleadas InstructivoSe pretende elaborar un Manual con las instrucciones precisas y oficiales de la institucin, permitiendo de este modo resolver de manera rpida las malas interpretaciones, que muestre a cada empleado su puesto dentro de la Universidad, indicando la manera para contribuir al logro de los objetivos institucionales y facilite el entrenamiento del personal de nuevo ingreso, as como la integracin con sus nuevos compaeros de trabajo.2.3. HIPOTESISContar con un Manual que norme en la Universidad Marista de San Luis Potos lo que permitir mejorar los lineamientos Administrativos lo que redundar en beneficio tanto de los trabajadores internos y externos.

El Manual de administrativo permitir mejorar la documentacin de lineamiento de la universidad que deber estar ajustada a las decisiones Administrativas de la universidad y de la Federacin de Instituciones Mexicanas Particulares de Educacin Superior.2.4. VARIABLES DE LA INVESTIGACION2.4.1. Dependiente: Manuales administrativos Federacin de Instituciones Mexicanas Particulares de Educacin Superior en los cuales se documenten los lineamientos institucionales 2.4.2. Independiente: Cambio de los manejos administrativos ineficientes. Anlisis de la situacin actual, procedimientos y polticas administrativas. Informacin de manuales administrativos.

CAPITULO III: METODOLOGIA DE LA INVESTIGACION3.1 mbito De EstudioSe aplicar en la Universidad Marista de San Luis. para contar, administrar y controlar el cumplimiento de lineamiento con eficiencia y eficacia lo que permitir obtener mejoramiento en el sector administrativa.

3.2 Tipo De Investigacin

Descriptivo:

Desde la fecha de mi ingreso a la Universidad Marista de San Luis y en el transcurso de ese tiempo, observo que el personal del rea de Administracin- Contabilidad realiza las funciones propias de su departamento, ms aparte tambin labores que corresponden a la administracin de Recursos Humanos; no existen documentos oficiales que describa cada una de las actividades que deba realizar el empleado, asimismo, el trabajador desconoce sus obligaciones y por consiguiente ignora las prestaciones a que tiene derecho.

3.3 Mtodo De InvestigacinEl proyecto se disea para ser utilizado en la Universidad Marista de San Luis, ubicada en la avenida Marcelino Champagnat No. 305 del fraccionamiento Villa Magna en esta ciudad. El planteamiento de este proyecto es especficamente para la mejor ejecucin del trabajo y a la vez apoyar la carga de trabajo que existe actualmente en el rea de Administracin-administrativa, por lo tanto, se trabajar en la Organizacin de la Normatividad de esta Universidad, el llevar a cabo este proyecto se pretende obtener beneficios que se vern reflejados en las diferentes reas de esta institucin.3.4 Diseo De InvestigacinSe desarrollar este proyecto tomando como base la plantilla actual de empleados, posteriormente se puede trabajar en la Planeacin y creacin del rea de Recursos Humanos. Desde sus inicios de actividades de escolaridad formal, la Universidad cuenta con un registro de personal muy reducido; las actividades se llevan a cabo, ms sin embargo, esta institucin a travs de los aos ha crecido considerablemente por la mejora de manejo administrativo.3.5 Poblacin50 trabajadores entre directivos y personal administrativo. El personal docente asciende a 150 maestros para atender a los alumnos de Bachillerato, Licenciaturas, Maestras y el Doctorado. 3.6 Tcnicas E Instrumentos De Recoleccin De Datos

Manejo de encuestas a los trabajadores y alumnos de la universidad.

Verificar los manuales administrativos.

supervisar a los trabajadores y alumnos.

3.7 Procedimientos De Recoleccin De Datos

Recurrimos a los Procedimientos institucionales que se lleven a la prctica solo de manera verbal, algunos otros solamente son documentos como encuestas.

3.8 Tcnicas De Procedimientos Y Anlisis De Datos

Manuales de polticas y procedimientos, departamentales, etc. Diagramas de flujo. Grficas de Gantt Hacer un sistema de anlisis especialmente para registro de datos.

Disear unos manuales eficientes para el manejo de datos.

CAPITULO IV: RESULTADOS4.1 Resultados de la investigacin.De acuerdo a las investigaciones llevadas a cabo se procede a diagnosticar la situacin actual en el rea de Administracin-Contabilidad de la Universidad Marista; para tal efecto se considera necesario conocer los pasos que lleva a cabo el personal de este departamento en la realizacin de sus funciones. Es importante sealar que algunos pasos son llevados a cabo de forma emprica y algunas a veces se omiten, esto se debe principalmente a la falta de un Manual con los Procedimientos Institucionales, asimismo a la falta de Induccin del personal de nuevo ingreso lo que ha impedido que los trabajadores lleven a cabo las tareas que les son asignadas en forma eficiente. Por tal motivo, se cree necesario desarrollar una adecuada sistematizacin de las tareas administrativas de los diferentes departamentos de esta institucin, de tal forma que las debilidades que presenta este departamento no sigan desarrollndose de la misma manera, sino que se trabaje en ellas para convertirlas en una mejora institucional.Actualmente existen diferentes tcnicas de sistematizacin, entre otras estn los Manuales, documento en el cual se indican en forma clara y sencilla las actividades que deber realizar el trabajador. De este modo se espera tener una mejora institucional en cuanto a las actividades del mencionado departamento. Los Manuales tienen el propsito de instruir al personal acerca de los lineamientos, evitando en lo posible errores que pudiesen presentarse de tal modo que se puedan lograr los objetivos de esta Universidad.4.2 Propuesta de mejora.Una vez obtenido los resultados tanto de observacin como documental considero que es de suma importancia hacer uso de los Manuales, por lo que propongo la elaboracin de dichos documentos, puesto que en ellos se detalla en forma sistemtica los diferentes Procedimientos que debe llevar a cabo el trabajador de esta Universidad en los departamentos o secciones que prestan sus servicios y con ello se logre una mayor eficiencia laboral.Se trata de implementar un Manual con los Procedimientos que contenga explcitamente los pasos y operaciones a seguir para realizar las diferentes funciones de cada una de las reas de esta Universidad Marista, de tal modo que se encuentren debidamente organizadas y actualizadas dichas funciones. Asimismo deber ser elaborado en una forma clara y sencilla, de tal modo que pueda ser interpretado por cualquier persona.Los procedimientos son aquellos planes que sealan la secuencia cronolgica ms eficiente para obtener los mejores resultados en cada funcin concreta de una empresag, son la gua detallada que muestra la secuencia y el orden a seguir para la realizacin de una actividad dentro de la institucin.Existe gran diversidad de tcnicas para realizar los planes, as como para presentarlos y explicarlos, los ms usados son:Manuales de polticas y procedimientos, departamentales, etc.Diagramas de flujo.Grficas de GanttCon la creacin de estos documentos se reforzarn los conocimientos, destrezas y habilidades de los empleados y se lograr un nivel ptimo en sus labores cotidianas. Igualmente, los Procedimientos quedarn de manera oficial bien definidos, evitando as improvisaciones, confusiones o malas interpretaciones.4.3 Anlisis para la deteccin del problema.A raz de esta visita y en base a la deteccin ocular respecto a las actividades del personal del departamento de Administracin-administrativo se lleva a cabo una investigacin en los archivos de la Universidad y no se encontr un sustento escrito de los Procedimientos institucionales que se lleven a la prctica solo de manera verbal, algunos otros solamente son documentos informales, por lo que debern formalizarse por escrito y otros si habr que implementarlos; se buscar el mtodo ms adecuado para la realizacin de las actividades que le son encomendadas a los trabajadores, de tal forma que se cumplan los objetivos en tiempo y forma por el personal administrativo . Por lo que se procede a utilizar la herramienta del Dr. Ishikawa, el diagrama de Causa-Efecto, para encontrar las posibles causas de la falta de Sistematizacin de las actividades que se realizan en la citada rea.Diagrama de Causa EfectoMediciones Material PersonalNo se realizan Archivos Personal desconoce evaluaciones al generales

polticas y procedimientos personal administrativo

institucionalesNo se dan cursos Expedientes del Malos hbitos de induccin al personal laborales personal administrativo incompletosNo se da la adecuada Falta de documentos atencin al Docente administrativos yoperativosPersonal carente Falta actualizar de capacitacin tabuladores desueldosNo existe comunicacin Falta completar ex pedientes del per- sonal de acuerdo a polticas estable- cidasEntorno Mtodos

Carece de un sistema adecuado para la AdministracinLa investigacin que se realiza es una investigacin documental complementada con observacin.5.- CONCLUSIONES.

Al finalizar el presente trabajo se mencionan las siguientes conclusiones: Primeramente, por encontrarnos en el proceso de acreditacin ante la FIMPES, y debido a la visita que tendremos por parte del comit evaluador, se manifiestan algunas fallas administrativas y omisin de documentos en los expedientes del personal tanto del docente como del administrativo, razn por la cual se lleva a cabo un anlisis con el fin de detectar las posibles causas de esta situacin. Como se coment anteriormente, la deteccin llevada a cabo es principalmente ocular y se complementa con documentos que estn plenamente identificados, esto es, referente a las actividades del personal del departamento de Administracin-administrativa.Para tal efecto, realizamos una investigacin en los archivos de la Universidad de tal forma que se espera encontrar documentos escritos de los Procedimientos institucionales que se lleven a la prctica, al no obtener estos documentos se procede a utilizar la herramienta de Ishikawa, el diagrama de Causa-Efecto, mtodo en el cual se encuentran las posibles causas de la falta de Sistematizacin de las actividades que se realizan en la citada rea.Este proyecto de investigacin est sustentado en dos modelos OrganizacionalesAdministrativos; el Modelo Socio-Tcnico de E.L. Trist y colaboradores, por considerar a la organizacin que est formada por el factor Humano, Social y Tcnico; y en la Teora Clsica de la Administracin del Ingeniero Henry Fayol por considerar que los Procedimientos Administrativos eran documentos que toda empresa deba contar para tener una buena direccin, puesto que permitan el diagnstico y la solucin de gran cantidad de dificultades que se presentaban en las organizaciones anteriores.Se concluye la importancia de poder contar con Manuales en el cual se encuentren detalladas las instrucciones de cada una de las actividades a realizar por los trabajadores de los diferentes departamentos, de tal modo que no exista confusin o duda en el desempeo de sus funciones y se pueda lograr el xito institucional.En la actualidad el uso de los Manuales es de suma importancia para administrar una empresa de forma ordenada.

6.- RECOMENDACIONES.En base a los resultados que arroja nuestra investigacin, se recomienda hacer uso de los Manuales Administrativos, ya que en stos quedan estandarizadas las actividades de dicho departamento y los trabajadores pueden orientarse y llevar a cabo en una forma segura y sencilla dichos procedimientos.La elaboracin del Manual nos permiti establecer los Procedimientos a seguir, de tal modo que sea de gran utilidad para el personal y tambin para los empleados de nuevo ingreso. Para tal efecto, se deber actualizar peridicamente con el objeto de hacer los ajustes correspondientes para su mejor aplicacinBIBLIOGRAFIAArias Galicia Fernando, Administracin de Recursos Humanos para el AltoDesempeo, Mxico, Trillas, Quinta Ed. 1999Alvarez Torres Martn G. Manual para elaborar Manuales de Polticas yProcedimientos, Mxico, Panorama, 1996.Chiavenato Idalberto. Introduccin a la Teora General de la Administracin, McGraww Hill, Tercera Ed., 1992Chiavenato Idalberto. Administracin de recursos humanos, Mc Graww Hill, Segunda Ed., 1995.Chiavenato Idalberto, Iniciacin a la Organizacin y Tcnica Comercial, McGraww Hill, Mxico, 1993.Gmez Ceja Guillermo. Planeacin y Organizacin de Empresas.- Mxico, McGraw Hill, 2004.Mnch Galindo Lourdes, Fundamentos de Administracin, Mxico, Trillas, 2003Reyes Ponce Agustn, Administracin de Empresas, Mxico, Limusa, 2002. Rodrguez Valencia Joaqun. Cmo elaborar y usar manuales administrativos.ECAFSA, 2000.