test final documento completo

CARIBBEAN INTERNATIONAL UNIVERSITY COORDINACIÓN DE MAESTRÍA

ÁREA DE CIENCIAS GERENCIALES MAESTRÍA EN GERENCIA, MENCIÓN SISTEMAS DE INFORMACIÓN

IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMA DE INFORMACIÓN BASADO EN AUTOMATIZACIÓN INTEGRAL DE PROCESOS

ADMINISTRATIVOS PARA EL INCREMENTO DEL NIVEL COMPETITIVO DE LA ORGANIZACIÓN.

Caso de estudio: Abson C.A.

Presentado por: Alecia A. Franco K.

Como requisito parcial para optar al grado de:

Magister en Gerencia mención Sistemas de Información

Asesor: M.D. Edwuard Castañeda

Caracas, Enero de 2016.

2

ÍNDICE

DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA Identificación de la empresa………………………………………………………. 3 Misión y visión………………………………………………………………………. 3 PROBLEMÁTICA ACTUAL Planteamiento del problema…………………………………………………….. 3 Formulación del problema………………………………………………………… 5 Objetivos de la investigación……………………………………………………. 6 Justificación del problema…………………………………………………………. 6 Alcance del proyecto………………………………………………………………. 7 Estudio de factibilidad……………………………………………………………… 8 MARCO REFERENCIAL Antecedentes……………………………………………………………………….. 11 Marco legal…………………………………………………………………………. 11 Situación actual de la empresa…………………………………………………… 16 PROPUESTA Requerimientos……………………………………………………………………... 23 IMPLEMENTACIÓN Instalación del producto……………………………………………………………. 26 Inducción del personal……………………………………………………………... 29 Soporte y mantenimiento……………………………………………………….… 29 Riesgos………………………………………………………………………………. 30 Plan de mitigación…………………………………………………………………... 30 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS…………………………………………….. 31

3

DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA ABSON C.A. es un espacio dedicado a los amantes de la música, donde encontrará equipos de alta fidelidad de marcas como Dynaudio, T+A y Pro-Ject provenientes de Dinamarca, Alemania y Austria respectivamente. Con más de 15 años de experiencia en el mercado garantizamos calidad en nuestros productos y servicios de asesorías e instalación. Ubicados en el Centro de Arte Los Galpones, Octava Transversal con Avenida Los Chorros, Caracas, específicamente en el Galpón 18. MISIÓN Posicionarse como la empresa número uno en el mercado de alta fidelidad. Abarcando proyectos de embergadura en ambientación con iluminación y sonido de diversos espacios culturales, comerciales o artísticos. VISIÓN Ofrecer un lugar idóneo para deleitarse con buena música, descubrir nuevos artistas, géneros y además tomarse un tiempo para relajarse. Además de promover la cultura nacional a través de las catas musicales.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Desde tiempos remotos, nuestros antepasados siempre han requerido un adecuado manejo de información en el desarrollo de sus actividades económicas, para organizarla y almacenarla de una forma específica y que sea fácil de ubicar, a raíz de esto surgen los sistemas de información (SI); con los cuales se puede estructurar y administrar recursos. Esta práctica existe incluso desde la época de los egipcios y babilonios, quienes hacían censos remontado al año 4000 AC. Sin duda alguna, un censo es un sistema de información dado donde se recolecta información, se procesa, y luego se provee la misma a alguien que la utiliza para la toma de decisiones.

Con el paso de los años y la evolución surge la tecnología que es definida como: “La totalidad de los métodos a los que se ha llegado racionalmente y que tienen una eficacia absoluta (para una fase de desarrollo dada) en todos los campos de la actividad humana”. (Ellul, 1960). Realmente estos métodos han sido muy eficaces y permitiendo acortar tiempo en realización de tareas con producción de calidad. Al seguir la evolución en este campo surge un nuevo concepto y vigente hasta la actualidad llamado Tecnologías de Información y Comunicación que son: “Aquellos dispositivos, herramientas, equipos y componentes electrónicos, capaces de manipular información que soportan el desarrollo y crecimiento económico de cualquiera de ellas”. (Thompson y

4

Strickland, 2004). Cabe destacar que en ambientes tan complejos como los que deben enfrentar hoy en día las organizaciones, sólo aquellos que utilicen todos los medios a su alcance, y aprendan a aprovechar las oportunidades del mercado visualizando siempre las amenazas, podrán lograr el objetivo de ser exitosas.

Por lo antes expuesto, en el mundo presente empresarial ha surgido la

necesidad de desarrollar sus actividades económicas con TIC’s y sistemas de información según Graells (2000), el elemento más poderoso que integra las TICs es la Internet, que ha llevado a la configuración de la llamada Sociedad de la Información, el autor indica que ésta posibilita la existencia de un tercer mundo, donde se puede hacer casi todo lo que se hace en el mundo “físico”, además de esto también permite:

• Control efectivo de las actividades de la organización. • Integración de nuevas tecnologías y herramientas de vanguardia. • Proporciona ventajas competitivas y valor agregado. • Disponibilidad de mayor y mejor información para los usuarios en tiempo

real. • Elimina la barrera de la distancia trabajando con un mismo sistema en

puntos distantes. • Disminuye errores, tiempo y recursos superfluos. • Permite comparar resultados alcanzados con los objetivos programados,

con fines de evaluación y control.

Grandes son los beneficios de los SI y pocas sus desventajas por esto las estructuras organizacionales se han direccionado a la revolución tecnológica y han adaptado progresivamente sus procesos gerenciales y gestión administrativa a esta nueva era de la información. Una de las ventajas destacables y atractivas que los SI brindan a cualquier organización es el aumento de competitividad, esta es una condición para enfrentar con éxito el reto de penetrar los mercados internacionales, “También es factor clave para liderizar los mercados internos, de allí que ser competitivo es llegar al público, y a los clientes con productos y servicios que satisfagan sus requerimientos y expectativas” (Hernández. 1999). Por tal razón, en el hecho de ser competitivos están envueltos varios factores, entre ellos, el recurso humano, el gerencial y las tecnologías, los cuales deben ser flexibles e innovadores para adaptarse a mercados con realidades y exigencias distintas y cambiantes. Es aquí donde se tiene la responsabilidad de poner en marcha el proceso de nuevas iniciativas y de cambios, aportando ideas, con trabajo y con la voluntad de asumir los riesgos que esto trae consigo.

Apoyado en lo antes expuesto y persiguiendo las exigencias del mercado surge la necesidad de la empresa Abson C.A. por incrementar su nivel competitivo, esta compañía está dedicada a la ambientación de espacios con iluminación y sonido de alta fidelidad, tiene una trayectoria de 15 años en el

5

mercado y tan sólo 4 años presentes en Caracas con una tienda física, con el tiempo han ido evolucionando y han tratado de aumentar su cartera de clientes, pero los procedimientos administrativos y gestiones empresariales han quedado en el pasado desde los inicios de la organización, la facturación, procesos de inventario y control de ventas se llevan de forma manual lo que hace que muchos resultados se tarden, no sean eficientes o no puedan atender a tiempo a los clientes en algunas ocasiones, esto trae consecuencias como:

• Falta de control en las gestiones claves administrativas. • Retrasos y poca eficiencia en gestión de procesos.

Limitaciones para asumir responsabilidades con mayor número de clientes.

• Baja credibilidad en resultados derivados de procesos obsoletos con altos índices de errores.

• Inexistencia de actualizaciones de procesos administrativos.

Todo esto ha creado una atmósfera de trabajo pesado que frena a la organización para crecer y abarcar mayor territorio en su mercado, lo cual es vital porque el campo de la alta fidelidad es muy reducido en sí, manejando un target de clientes cautivos que representan cerca de un 5% de personas interesadas en este campo, por ende es clave que el servicio y procesos manejados sean de vanguardia y totalmente actualizados no sólo por manejar sonido que está muy relacionado a la tecnología, sino porque un pequeño error puede provocar que un cliente favorezca a otros competidores.

Por lo antes mencionado se evidencia que la empresa Abson C.A no cuenta con sistemas de información ni estructura tecnológica adecuada para gestionar sus procesos administrativos, trayendo como consecuencias una retrógrada gestión administrativa, desaprovechamiento de captación de clientes y por ende su ausente crecimiento en el mercado. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

Una vez planteada la problemática surge la siguiente incógnita ¿Qué posibilidad existe de lograr el incremento de competitividad de la empresa Abson C.A. mediante la implementación de Sistemas de información para la administración integral de la organización.?

¿Qué procesos administrativos podrán mejorarse con la implementación de Sistemas de información.?

¿En qué forma aumentará la competitividad de la empresa si es mejorada su estructura tecnológica?

¿Qué aspectos laborales son favorecidos cuando se fusión el recurso humano con la tecnología?

6

OBEJTIVO GENERAL

Implementar un sistema de información basado en la automatización integral de procesos administrativos para el incremento del nivel competitivo de la empresa Abson C.A. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Determinar la situación actual de la empresa en base a su estructura tecnológica y procesos administrativos para la identificación de soluciones ante los problemas encontrados.

• Realizar un estudio de factibilidad para conocer estatus financiero y

gastos en los que se debe incurrir para llevar a cabo la propuesta.

• Seleccionar el sistema de información más adecuado en base a las características de la empresa y la integración de procesos administrativos que desea realizarse.

• Ejecutar la implementación del sistema y utilizar indicadores de gestión

que permitan medir los resultados en base a los cambios presentados. JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN

La propuesta se basa en la implementación de un sistema de información para aumentar el nivel competitivo de la empresa mejorando los procesos administrativos y a su vez la infraestructura tecnológica de la empresa, lo que trae consigo beneficios claves como: Integración y uso de internet, lo que facilita procesos de comunicación a través del uso de herramientas de cómo chats o correo electrónico. De esta forma, los empleados se sienten integrados/as a un grupo con el que se comunica y comparte inquietudes laborales similares. Además, debido a la rapidez y eficacia del sistema, puede existir conexión con asesores u otros profesionales de distintos lugares del país y el mundo. Adicionalmente Permite estar actualizados ya que se puede encontrar información mediante los medios de comunicación que cuentan con páginas web, sean radios, prensa y televisión.

Por otra parte los archivos pueden compartirse en distintas computadoras y con la base de datos lo que agiliza las consultas para conseguir determinada información que se requiera para otros procedimientos.

También sirve de portal para compra y ventas online, pudiendo ofrecer el producto a gran cantidad de personas sin limitaciones por tiempo o espacio.

7

Además de poder ser utilizado para Marketing de la empresa y promoción de productos.

Lo antes expuesto contribuye a la eficacia en procesos administrativos, ya que los sistemas están diseñados para procesamiento de grandes volúmenes de datos con índices muy bajos de error, almacenando información crucial para la empresa, organizándola para ser utilizada en cualquier departamento, administrada con códigos y orden alfabético.

Igualmente contar con una plataforma tecnológica actualizada provee confiabilidad por parte de los clientes ya que con esta era de la información y tecnología quien no esté actualizado no causa ningún impacto o preferencia. Incluso en sus productos la empresa Abson C.A. debe contar con tecnología avanzada ya que se dedican al área de iluminación y sonido en alta fidelidad, que en la actualidad las tendencias son inteligencia artificial y automatización en los hogares, y los clientes en el mercado desean invertir en todo lo que esté a la vanguardia y genere más comodidad y versatilidad.

Por último esta propuesta también traerá consigo beneficios de formación al personal ya que será necesario entrenarlos con cursos para que aprendan a dominar el sistema y todas las posibles situaciones tecnológicas que puedan presentarse durante su funcionamiento, haciendo todo lo posible para que la información siempre esté a salvo y segura. ALCANCE DE LA INVESTIGACIÓN

La implementación del sistema de información basado en la automatización integral de procesos administrativos para aumentar el nivel competitivo de la empresa Abson C.A. será aplicado un su única sede física ubicada en El centro de Arte Los Galpones de la ciudad de Caracas, Venezuela.

Se requerirá de dos meses para llevar acabo la ejecución de esta propuesta iniciado en Noviembre de 2015 y culminando en Enero 2016. Comprendiendo tres fases, la primera de planteamiento del problema, formulación de objetivos de la investigación, delimitación, justificación y estudio de factibilidad para saber si es viable o no lograr los objetivos planteados.

La segunda y tercera fase se centran en la ejecución del sistema de información pruebas y resultados que serán medidos con indicadores de gestión para conocer si fue posible aumentar la competitividad de la empresa mediante su eficacia y el asumir mayores responsabilidades con clientes.

8

ESTUDIO DE FACTIBILIDAD Factibilidad técnica

Consistió en realizar una evaluación de la tecnología existente en la organización, en este estudio se recolectó información sobre los componentes técnicos que posee la empresa y la posibilidad de hacer uso de los mismos en la implementación del sistema de información y de ser necesario, los requerimientos tecnológicos que deben ser adquiridos para el desarrollo y puesta en marcha de la propuesta. La tecnología necesaria se evaluó bajo dos enfoques, hardware y software las cuales se muestran a continuación:

DESCRIPCIÓN DE HARDWARE DISPONIBLE

Cantidad Tipo Descripción

1

Estación de trabajo Procesador: Intel Pentium IV/ 3.0 GHz, memoria 256mb, Disco duro: 40 Gb, Tarjeta de red: 10/100 Fast Ethernet, Puerto: 4 USB y uno serial, Unidad de CD –ROM 52X. Accesorios: Teclado y mouse y audífonos. Con monitor SVGA 17” a color.

1

Estación de trabajo

Procesador: Intel Pentium IV/ 3.06 GHz, memoria 512mb, Disco duro: 80 Gb, Tarjeta de red: 10/100 Fast Ethernet, Puerto: 8 USB y uno serial, Unidad de CD –ROM 52X. Accesorios: Teclado y mouse. Con monitor SVGA 17” a color.

1



1

Router

D-LINK DIR 610N+ Velocidad inalámbrica de hasta 150 Mbps, 4 Puertos LAN 10/100Mbps, 1 Puerto Internet 10/100Mbps.

1 Módem Modem Cantv, modelo ZXDSL 831 Este dispositivo tiene soporte DSL/ADSL2/ADSL2+, Soporta transferencias hasta 150mps y maneja el estándar 802.11b/g/n con 2.4Ghz.

1

Impresora HP 3050

Impresora, copiadora y escáner, ciclo de trabajo mensual: hasta 1000 páginas, calidad de impresión: hasta 4800 x 12000 ppp, inyección térmica de tinta.

Fuente: Franco A. (2015). Después de la evaluación se concluye que no es necesario adquirir más

dispositivos de hardware por el momento, con el existente puede iniciarse el proyecto y de resultar exitoso, en el futuro si pueden incorporarse más estaciones de trabajo. Software

Todas las estaciones de trabajo cuentan con Sistema Operativo Windows XP Professional.

9

En la propuesta se plantea implementar un Sistema de información que

ayuda a la automatización integral de procesos, el mismo se llama Profit Plus 2K8 módulo administrativo los requerimientos mínimos de hardware y software para instalarlos se presentan a continuación, con esto queda evidenciado que las estaciones de trabajo con las que cuenta la empresa son aptas para lograr esta implementación. Requerimientos mínimos de hardware y software para instalar Profit Plus 2K8

• Computador Pentium IV 2.8 MHz o superior. • 256 MB de memoria RAM o superior. • Espacio libre en disco duro 1 GB. • Unidad de CD-ROM • Monitor SVGA a color. • Sistema Operativo: Microsoft Windows 2000 Professional (Service Pack

3), Windows XP Professional, Windows 2003 o Vista Business. Factibilidad económica

En la siguiente tabla se muestran todos los costos en los que debe incurrir la empresa para la implementación del nuevo sistema de información en principio, y luego para que éste se mantenga en funcionamiento durante la gestión empresarial, ya que en inicio se requieren ciertos elementos adicionales para la fase de implementación, que después no son necesarios una vez que el sistema sea instalado.

TABLA DE COSTOS

Recursos Descripción Cantidad Precio unitario Total Humanos

-Analista de sistema. -Usuarios del sistema.

(1) (4)

50.000 Bsf. 25.000 Bsf.

50.000 Bsf. 85.000 Bsf.

Materiales

-CD de instalación. -Pen drive. -Resma de hojas blancas. -Cartuchos de impresión. Color Negro -Otros materiales de oficina.

(1) (3) (1) (1) (1) (1)

500 Bsf. 2.000 Bsf 5.000 Bsf. 8.200 Bsf. 8.900 Bsf. 4.500 Bsf.

500 Bsf. 6.000 Bsf. 8.200 Bsf. 8.900 Bsf. 4.500 Bsf.

Tecnológicos

Computadora Router Módem Impresora Servicio de

(3) (1) (1) (1)

120.000 Bsf. 12.000 Bsf. 10.000 Bsf. 45.000 Bsf 1.000 Bsf.

360.000 Bsf. 12.000 Bsf. 10.000 Bsf. 45.000 Bsf. 1.000 Bsf.

10

internet Software Profit Plus Paquete antivirus

(1) (1)

100.000 Bsf. 30.000 Bsf.

100.000 Bsf. 30.000 Bsf.

Logístico

Guías de instalación.

Viene incluido en el paquete de Profit.

TOTAL 721.100 Bsf. Fuente: Franco A. (2015).

De lo antes mencionado cabe destacar que los elementos adicionales necesarios sólo para la fase de implementación están relacionados básicamente con el equipo de analistas que instalará el sistema en la empresa y adiestrará al personal, la mayoría de los otros costos que se reflejan en la tabla ya han sido asumidos por la organización, pero deben contemplarse por ser necesarios para la operatividad del sistema, entre ellos: salario de los usuarios ya que ellos manejan el sistema y están involucrados en la implementación, equipos de hardware que son las estaciones de trabajo donde se instala el sistema pero que fueron adquiridas en el momento en el que inició la empresa y gastos de papelería que son accesorios que siempre se utilizan en estos (SI) para presentar reportes y resultados de la gestión. Factibilidad operativa

Como se mencionó anteriormente, se conoce que la empresa cuenta con la tecnología necesaria para la implementación del sistema de información y también con el personal necesario para que maneje al mismo, lo único que hace falta es adiestrarlos mediante cursos de inducción para que aprendan a manejar el SI de forma correcta, lo cual no será muy complicado pues la herramienta que se está seleccionando posee interfaz amigable y es muy fácil de usar, a continuación se presenta el recurso humano necesario para llevar esta propuesta a cabo:

Usuarios del sistema Cantidad Observación

Analista de sistema

1

El analista implementará el sistema y se encargará de adiestrar al personal de la organización durante un periodo de 1 mes.

Vendedores

3

Son los que dan uso al sistema de forma más cotidiana sobretodo para procesos de facturación e inventario.

Encargado

1

Supervisión en el uso de sistema y manejo de reportes e informes de resultados de ventas mayormente.

Fuente: Franco A. (2015).

11

ANTECEDENTES Lucho P. (2012). Trabajo titulado “Diseño e implementación de un sistema de ventas”. Dicha propuesta se enfocaba en mejorar el proceso de ventas de la tienda Ayabaca ubicada en Santa Rosa ciudad de Tarapoto a través de un sistema informático de ventas aplicando metodología RUP para la construcción de los diagramas de casos de uso y base de datos realizada con gestor de bases de datos Access 2010. El objetivo esta propuesta es mejorar el control de stock de productos facilitar el proceso de ventas y posicionamiento competitivo de la empresa en la región. Este trabajo de grado sirve de apoyo a esta propuesta ya que se enfoca en la implementación de un sistema para automatización del proceso de ventas, abarcando metodologías y diagramas de procesos similares, así como también lo que conlleva a la inducción del personal para que aprendan a manipular el nuevo sistema. Cedeño L. (2010). Maturín Universidad. Implementación de un Sistema automatizado que optimice la gestión de procesos administrativos del área de servicios médicos de la Universidad de Oriente Núcleo Monagas.

El propósito principal es implementar un sistema de información automatizado que optimice la gestión de los procesos administrativos del área de servicios médicos de la Universidad de Oriente Núcleo Monagas. Este software permite controlar procesos administrativos como: registro de usuarios, creación de citas, aperturas de historias médicas, salidas y entradas de productos, etc. Para el desarrollo de software se utilizó la metodología Gray Watch y la herramienta de modelado UML Business y base de datos con plataforma MySQL en servidor web apache.

Este trabajo especial de grado sirve de aporte ya que se empleará al igual que esta propuesta en la automatización de procesos administrativos tales como el registro de paciente que en este caso en un entorno comercial será registro de clientes, pero los procesos administrativos a emplear de registros, pagos, facturación, entradas y salidas de productos, etc. Son muy similares y se manejan con metodologías muy parecidas al del presente proyecto. MARCO LEGAL Ley contra delitos informáticos (Gaceta Oficial N° 37.313 del 30 de octubre de 2001) Título I. Disposiciones generales: Artículo 1: El objeto de la ley especial contra delitos informáticos es la protección integral de aquellos sistemas que utilizan tecnologías de información

12

así como sancionar y prevenir cualquier intento de cometer estos delitos. Artículo 2: Provee las definiciones técnicas relacionados con la ley y la informática para conocer los aspectos básicos tales como:

• Tecnología de información: Es la rama de la tecnología que se dedica al estudio, aplicación y procesamiento de data lo cual involucra una serie de acciones.

• Sistema: Arreglo organizado de recursos y procedimientos diseñados

para el uso de tecnologías de información.

• Data: Hechos, conceptos representados para que sean comunicados por medios de tecnologías.

• Información: Significado que el ser humano le asigna a la data utilizando

las convenciones conocidas y generalmente aceptadas.

• Mensaje de datos: Es cualquier mensaje de data o información que son expresados en lenguajes que puedan ser explícito o encriptado que este preparado dentro de un formato acorde con el sistema de comunicaciones.

Artículo 3: La extraterritorialidad es cuando el delito cometido fue cometido fuera del territorio de la república y será sujeto a disposiciones en el caso de haber producidos efectos dañinos y podrá ser juzgado por tribunales internacionales o en algunos casos evadir esa condena. Artículo 4: Las sanciones que se podrán llevar a cabo serán principales y accesorias, las principales concurrirán con las accesorias y viceversa, de acuerdo con las circunstancias particulares del delito y la ley. Artículo 5: La responsabilidad de las personas jurídicas es que cuando algún gerente o administrador dependiente de esta persona o en su nombre responderán de acuerdo con su participación culpable. Título II. De los delitos Capítulo I De los delitos contra los Sistemas que utilizan Tecnologías de Información Artículo 6: Cuando se realiza un acceso indebido será penado con prisión y multa de unidades tributarias, aquellas personas que entren en un sistema de información sin la autorización correspondiente por parte del dueño de lo contrario seria indebida e ilegal.

13

Artículo 7: Cuando se realiza un sabotaje o daño a sistemas será penado con prisión y multado con el pago de unidades tributarias, aquellas personas que entren en un sistema sin la debida autorización corrompa o destruyas sistemas de información ajena. Artículo 8: Cuando se realiza un sabotaje o daños culposos por negligencia de manera prevista en el artículo anterior se aplicará la pena correspondiente y hasta con una reducción entre la mitad y dos tercios. Artículo 9: Cuando se realiza un acceso indebido o sabotaje a sistemas protegidos y la persona es responsable de realizar, vender, distribuir los materiales o instrumentos necesarios para ejecutarlos será penado con prisión y multa a pagar en unidades tributarias. Artículo 10: Aquella persona que tenga posesión de equipos o prestación de equipos para el sabotaje de sistemas de datos y que ofrezca estos servicios para alterar la seguridad será multado con el pago unidades tributarias y con la prisión. Artículo 11: Aquella persona que practique el espionaje informático y que indebidamente obtenga, revele o difunda información ajena o perteneciente a cualquier organismo será penado con la prisión y con una multa a pagar en unidades tributarias. Artículo 12: La persona que a través de cualquier medio o recurso altere un documento perteneciente a un sistema de tecnología de información y que a su vez lo utilice para fines ajenos será penado con la prisión y multado con el pago unidades tributarias si hacen daño a alguien esta multa aumentará. El Código de Ética y Práctica Profesional de Ingeniería del Software Principio 2: Cliente y Empresario Los ingenieros de software deberán actuar de maneras en que se representen los mejores intereses para sus clientes y empresarios, consistentemente con el interés general. En particular los ingenieros de software deberán, adecuadamente: 2.01. Proporcionar servicios sólo en las áreas de su competencia, siendo honestos y francos acerca de cualquiera de las limitaciones en su experiencia o educación. 2.02. No utilizar conscientemente software obtenido o retenido de manera ilegal o no ética. 2.03. Utilizar la propiedad de un cliente o patrón sólo en maneras adecuadamente autorizadas, y con el conocimiento y consentimiento de los mismos. 2.04. Garantizar que cualquier documento en el que se confía ha sido aprobado,

14

cuando así se requiera, por alguien con autoridad para hacerlo. 2.05. Mantener como privada cualquier información confidencial obtenida mediante el trabajo profesional, siempre que tal confidencialidad no sea inconsistente con los aspectos de interés general y con la ley. 2.06. Identificar, documentar, recoger evidencia e informar con prontitud al cliente o empresario si, en su opinión, es probable que fracase un proyecto, que se demuestre demasiado caro, que viole la legislación sobre propiedad intelectual, o que sea problemático. 2.07. Identificar, documentar e informar al empresario o cliente sobre cualquier asunto de interés social, o del que se tenga conocimiento, acerca del software o documentos relacionados. 2.08. No aceptar trabajo externo que vaya en detrimento del trabajo que se desarrolle para su principal contratante. 2.09. No representar interés contrario al del empresario o cliente, a menos que se comprometa otro valor ético más elevado; en este último caso se informará al empresario o a otra autoridad adecuada acerca de esa preocupación ética. Principio 3: Producto Los ingenieros de software deberán garantizar que sus productos y las modificaciones relacionadas cumplen los estándares más elevados posibles. En particular, los ingenieros de software deberán, según sea adecuado: 3.01. Promover máxima calidad, coste aceptable, y un plazo razonable, garantizando que quedan claros los compromisos significativos al respecto, y que los aceptan el empresario y el cliente, y que están disponibles para consideración por el usuario y el público en general. 3.02. Garantizar objetivos adecuados y alcanzables para cualquier proyecto en el que trabajen o lo vayan a hacer. 3.03. Identificar, definir, y examinar temas éticos, económicos, culturales, legales y medioambientales relacionados con cualquier proyecto. 3.04. Garantizar que están cualificados, mediante una adecuada combinación de educación, adiestramiento y experiencia, para cualquier proyecto en el que trabajen o lo vayan a hacer. 3.05. Garantizar una metodología adecuada para cualquier proyecto en el que trabajen o lo vayan a hacer. 3.06. Trabajar para seguir los estándares de la industria, si disponibles, que sean los más adecuados para las tareas, desviándose de los mismos sólo cuando esté justificado ética o técnicamente. 3.07. Esforzarse para entender completamente las especificaciones del software que están desarrollando. 3.08. Garantizar que las especificaciones para el software sobre el que trabajan han sido bien documentadas, satisfacen los requisitos del usuario y tienen las aprobaciones adecuadas. 3.09. Garantizar estimaciones cuantitativas realistas de coste, plazos, personal, y resultados de cualquier proyecto en el que trabajen o vayan a hacerlo, y proporcionar una evaluación de la incertidumbre de esas estimaciones. 3.10. Garantizar unas adecuadas pruebas, depuraciones y revisiones del

15

software y de los documentos relacionados en los que se trabaje. 3.11. Garantizar una adecuada documentación, incluyendo problemas significativos descubiertos y las soluciones adoptadas, para cualquier proyecto en el que trabajen. 3.12. Trabajar para desarrollar software y documentos relacionados que respeten la confidencialidad de aquellos que van a verse afectados por ese software. 3.13. Ser cuidadosos para utilizar sólo datos precisos, obtenidos mediante medios legales y éticos, y utilizarlos sólo de maneras adecuadamente autorizadas. 3.14. Mantener la integridad de los datos, siendo sensible a aquellos que estén obsoletos u equivocados. 3.15. Tratar todas las formas del mantenimiento del software con la misma profesionalidad que los nuevos desarrollos. Principio 4. Juicio Los ingenieros de software deberán mantener integridad e independencia en su valoración profesional. En particular, los ingenieros del software deberán, adecuadamente: 4.01. Moderar todos los juicios técnicos por la necesidad de amparar y mantener valores humanos. 4.02. Firmar sólo los documentos preparados bajo su supervisión o dentro de sus áreas de competencia, y con los que se está de acuerdo. 4.03. Mantener objetividad profesional con respecto a cualquier software o documentos relacionados para los que se les pida evaluación. 4.04. No involucrarse en prácticas financieras engañosas, tales como sobornos, dobles facturaciones u otras prácticas impropias. 4.05. Comunicar a todas las partes los conflictos de interés que no puedan evitarse razonablemente. 4.06. Rechazar la participación, como miembros o asesores, en organismos privados, gubernamentales o profesionales vinculados con temas de software, en los que tengan, o sus patronos o clientes, potenciales conflictos de interés no revelados. Principio 5. Gestión Los gestores y líderes en ingeniería del software suscribirán y promoverán un enfoque ético a la gestión del desarrollo y mantenimiento del software. En particular, aquellos ingenieros de software en funciones de dirección o liderazgo deberán, adecuadamente: 5.01. Garantizar una buena gestión en cualquier proyecto en los que trabajen, incluyendo procedimientos efectivos para promover calidad y reducción del riesgo. 5.02. Garantizar que se informa a los empleados de los estándares antes de adherirse a ellos. 5.03. Garantizar que los empleados conocen las políticas y procedimientos del empresario para la protección de las claves de acceso, ficheros y otra

16

información que sea confidencial para el empresario o para otros. 5.04. Asignar trabajo sólo después de tener en cuenta la educación y experiencia, moderados con el deseo de mejorar tal educación y experiencia 5.05. Garantizar unas estimaciones cuantitativas realistas del coste, plazo, personal, calidad y productos en cualquier proyecto en el que trabajen o tengan intención de hacerlo, y proporcionar una valoración de la incertidumbre de esas estimaciones. 5.06. Atraer empleados sólo mediante una descripción completa y precisa de las condiciones del empleo. 5.07. Ofrecer una adecuada y justa remuneración. 5.08. No impedir injustamente a otro obtener una mejor posición para la que está cualificado. 5.09. Garantizar que hay un acuerdo correcto en lo referente a la propiedad de cualquier software, procesos, investigación, escritos, o cualquier otra propiedad intelectual a la que el ingeniero del software ha contribuido. 5.10. Proporcionar los medios correspondientes en caso de alegaciones de incumplimiento de la política del empresario o de este Código. 5.11. No pedir a un ingeniero del software hacer algo inconsistente con este Código. 5.12. No castigar a nadie por expresar preocupaciones éticas sobre un proyecto. SITUACIÓN ACTUAL DE LA EMPRESA DIAGRAMAS DE FLUJO

A continuación se presentan los diagramas de flujo de procesos de las actividades administrativas claves de la organización. Estos procesos son los más representativos de la empresa porque están relacionados a la producción económica principal de la misma permitiendo así que pueda mantenerse en el mercado y generar utilidades en su ejercicio.

17

DIAGRAMA DE FLUJO DE INGRESO DE PRODUCTOS

Este diagrama refleja como debe ingresarse al sistema cada artículo de la tienda destinado a la venta al público.

Fuente: Franco, A. (2016).

18

DIAGRAMA DE FLUJO DE AJUSTE DE ENTRADA Y SALIDAS

Este diagrama se refiere al ingreso de stock de cada producto en el inventario por compra del mismo, pero también puede mostrar cualquier egreso por defecto, venta o cualquier otro motivo que deba expresarse, de esta forma se mantiene un stock actualizado y real de los productos que se encuentran en la tienda.


19

DIAGRAMA DE FLUJO DE INVENTARIO

Este diagrama necesita del proceso anterior para poder construirse ya que a una parte del inventario corresponde mostrar la cantidad de productos, y esto se hace con el diagrama de ajustes de entrada y salida, en este se completa la información del producto referente a almacenes y procedencia.


20

DIAGRAMA DE FLUJO DE FACTURACIÓN

Este proceso es el principal en la organización y el que permite mantener el control de ventas e ingreso de dinero en la organización por ello es un poco más largo que los demás, en este los detalles no pueden pasarse por alto.


21

DIAGRAMA DE FLUJO DE PAGOS

Proceso relacionado a facturación ya que se encarga del cobro de lo que se ha facturado a un cliente, éste en conjunto con el anterior permiten conciliar cuentas para mantener controlados los estados financieros de la organización.


22

DIAGRAMA DE FLUJO DE INGRESO DE FACTURAS

Este diagrama se basa en el almacenamiento de facturas de compra a proveedores, bien sea de insumos o artículos terminados que se venderán en la tienda y que representarán el principal ingreso de la misma.

Fuente: Franco, A. (2016). PUNTOS CRÍTICOS

En este caso básicamente el punto crítico de la organización es no contar con una forma automatizada y organizada con la cual llevar procesos administrativos, relacionados a actividades que generan los ingresos de la organización. Como puede notarse en casi todos los procesos un punto crítico es almacenamiento de datos ya que hacerlo de forma manual muchas veces acarrea errores de escritura o en la forma de archivarlos lo que dificulta en ocasiones sincronizar pagos con facturas y mantener un orden correlativo. Esto trae como consecuencias otras desventajas como:

• Desorganización de archivos provenientes de procesos administrativos tales como facturación, inventario, etc.

• Errores en resultados y conciliaciones de estados financieros. • Pérdida de tiempo en gestión de actividades económicas.

23

• Baja capacidad competitiva en el mercado. REQUERIMIENTOS Recursos humanos

Como se ha mencionado anteriormente para esta implementación no es necesario contratar personal que representará el grupo de usuarios que manejará el sistema, pues el número de estaciones de trabajo (3) es suficiente para dar inicio a esta propuesta y la empresa cuenta con esta cantidad de personas. Por otro lado si será necesario contratar un “Outsourcing en tecnología”, la empresa seleccionada se contratará por un periodo de tiempo determinado que en principio se plantea sea un (1) mes, de ser necesario el plazo se alargará; en este periodo se espera implementar el sistema y dar inducción al personal. Recursos de hardware

Para la implementación del sistema no es necesario de momento adquirir algún nuevo dispositivo, con los equipos que tiene la organización es posible lograr la implementación ya que cuenta con los requerimientos necesarios para ello, a continuación se muestran los recursos de hardware con los que cuenta la empresa:

DESCRIPCIÓN DE HARDWARE DISPONIBLE

Cantidad Tipo Descripción

1


Procesador: Intel Pentium IV/ 3.0 GHz, memoria 256mb, Disco duro: 40 Gb, Tarjeta de red: 10/100 Fast Ethernet, Puerto: 4 USB y uno serial, Unidad de CD –ROM 52X. Accesorios: Teclado y mouse y audífonos. Con monitor SVGA 17” a color.

1



1



1

Router

D-LINK DIR 610N+ Velocidad inalámbrica de hasta 150 Mbps, 4 Puertos LAN 10/100Mbps, 1 Puerto Internet 10/100Mbps.

1

Módem

Módem Cantv, modelo ZXDSL 831 Este dispositivo tiene soporte DSL/ADSL2/ADSL2+, Soporta transferencias hasta 150mps y maneja el estándar 802.11b/g/n con 2.4Ghz.

1

Impresora HP 3050

Impresora, copiadora y escáner, ciclo de trabajo mensual: hasta 1000 páginas, calidad de impresión:

24

hasta 4800 x 12000 ppp, inyección térmica de tinta. Fuente: Franco, A.(2015). Recursos de Software

En esta propuesta se plantea la implementación de un sistema de información llamado Profit Plus, módulo administrativo, con el que se pretende integrar los procesos administrativos de la empresa tales como: facturación, registro de clientes, creación y mantenimiento de inventario, etc. Y realizarlos de forma eficaz, con esto la empresa está reforzando el procedimiento de las 5C que trae apoyo y soluciones a la organizaciones, esto comprende: Capacidad: Con dicho proyecto se espera:

• Aumentar la velocidad de procesamiento de información en las actividades administrativas.

• Incremento del volumen en el procesamiento de información, lo que permitirá en largo plazo ampliar cartera de clientes y adquirir proyectos de forma simultánea.

• Almacenamiento de mayor cantidad de información. Costo: En principio se realizará una inversión considerable para la implementación del sistema que podrá recuperarse en una año aproximadamente, pero el sistema puede tener vida útil de al menos 20 años, otros costos en los que se incurrirá es en el entrenamiento del personal que se debe hacer una vez ya que en lo que el empleado sepa manejarlo puede enseñar a nuevo personal que ingrese en la organización. Por último otro costo que acarrea esta implementación que no es algo exorbitante estará destinado al mantenimiento del mismo, actualizaciones e instalación de nuevos antivirus. Control: Mayor seguridad de información ya que es manipulada de una forma que maneja más protocolos para estandarizar la manera en la que se opera. Menor margen de error, el sistema posee formas de conciliar la información de distintas maneras para que coincida y así es menor la posibilidad de cometer errores, además porque también emplea herramientas avanzadas de cálculos y procesamiento de datos. Comunicación: Con esto se logra interconectar procesos y diversas áreas de la empresa, lo que permite generar conclusiones más certeras de resultados y facilita el manejo de la misma información para todos los usuarios. Competitividad: Esta implementación sin duda alguna incrementa el nivel de competitividad de una empresa porque puede realizar sus actividades en menos tiempo, con mayor eficacia y apta para manejar mayor volumen de información, lo que permite trabajar con diferentes clientes de forma simultánea.

25

En las estaciones de trabajo donde se implementará el nuevo sistema también cuentan con otras características a nivel de software que son:

• Sistema operativo: Microsoft Windows 2000 Professional (Service Pack 3), Windows XP Professional, Windows 2003 o Vista Business.

• Aplicaciones: Antivirus Karpesky • Navegador de Internet (Mozilla FireFox). • Procesador de texto (Microsoft Word u Open Office Writer). • Hoja de cálculo (Microsoft Excel). • Visor de presentaciones Power Point (Microsoft Power Point). • Lector de archivos PDF (por ejemplo Acrobat Reader). • Reproductor de audio y video (Microsoft Media Player). • Descompresor de archivos zip, rar (WinZip, 7 zip, WinRar). • Visor de imágenes (Microsoft Picture Manager). • Conexión a Internet de banda ancha, con velocidad de al menos 1 MB. • Cuentas de correo electrónico, facebook, twitter e instagram.

Recursos de telecomunicaciones (Redes y servicios de voz y datos)

Este tipo de redes son las más utilizadas en la organización y comprenden: 1. La telefonía fija o convencional, que es aquella que hace referencia a las líneas y equipos que se encargan de la comunicación entre terminales telefónicos no portables, y generalmente enlazados entre ellos o con la central por medio de conductores metálicos. 2. La telefonía móvil o celular, que posibilita la transmisión inalámbrica de voz y datos, pudiendo ser estos a alta velocidad en los nuevos equipos de tercera generación. 3. Red de computadoras es una red de área local que usa interconexión de ordenadores y periféricos con el objetivo de compartir tanto información como recursos, como impresoras o servidores. En este caso de redes se usan estándares como Ethernet o Token Ring y medios de transmisión como cable de par trenzado o cable coaxial. En la organización todas las computadoras tienen internet y están conectadas a la misma impresora. 4. Servicios telemáticos son los que usan tanto sistemas informáticos como de telecomunicación, como son los que se ofrecen en redes de computadoras como Internet. Empleando el protocolo IP que es capaz de encaminar el tráfico de datos en Internet como si ésta fuera una sola red lógica utilizando identificaciones para cada máquina (dirección IP) mientras que el protocolo TCP permite gestionar una transmisión efectiva de esos datos sin que se produzcan pérdidas. Otros protocolos importantes para el funcionamiento de Internet y utilizados en esta organización son, HTTP es un protocolo de aplicación basado

26

en el protocolo HTTP, destinado a la transferencia segura de datos de Hipertexto, el envío de correo electrónico (SMTP), SSH, la transmisión de archivos (FTP y P2P), las conversaciones en línea (IRC), la transmisión de contenido y comunicación multimedia. En la empresa se requiere conexión constante a internet a diversas páginas de proveedores, para alimentar las redes sociales, para actualizar contenidos de la página web, enviar correos de pagos y pedidos a proveedores, entre otros. PLANES PARA IMPLEMENTAR LA PROPUESTA INSTALACION DEL PRODUCTO Instalación del producto (Sistema Profit Plus)

Profit Plus Administrativo debe ser instalado usando el CD que viene en la caja del sistema. La instalación debe efectuarse tanto a nivel de servidor de red como a nivel de estaciones de trabajo.

Una vez instalado el sistema, al momento de iniciar su uso, se debe utilizar el usuario predeterminado “Profit”, cuya clave de acceso es “Profit” y seleccionar la empresa “Demo”. Esto le permitirá crear los usuarios que ingresarán al sistema y de este modo poder ingresar los datos de su empresa. Posteriormente, éstos pueden ser eliminados. Se recomienda el estudio de la empresa “Demo” antes de efectuar la parametrización del sistema.

Si se adquirió la edición Corporativa debe instalar primero el manejador de base de datos Microsoft® SQL Server 2000 o Microsoft® SQL Server 2005 antes de proceder con la instalación de Profit Plus, además debe realizar las siguientes configuraciones: Instalación de SQL Server 2000 o SQL Server 2005

1. Instalar el manejador de base de datos SQL Server 2000 o SQL Server, la configuración al instalar SQL Server debe ser la siguiente:

• Juego de caracteres: ISO 1252/ISO (predeterminado) • Orden de diccionario: no distinguir mayúsculas/Dictionary order, case-

insensitive • Intercalación Unicode: Unicode General • Tener instalado el Service Pack 3 de SQL Server 2000 y Service Pack 1

en el caso de usar SQL Server 2005. • Elegir como idioma predeterminado español en las propiedades del

servidor en la carpeta configuración del servidor, a través del Administrador Corporativo.

• Habilitar la opción de Autenticación Dual (SQL Server and Windows Authentication Mode), a través de las propiedades del servidor SQL.

• Es necesario configurar el Servidor SQL para que permita las conexiones a través del protocolo TCP/IP, antes de la instalación. Para ello debe

27

verificarse si el Servidor tiene habilitado el Protocolo TCP/IP, en caso de que el esté deshabilitado, habilítelo a través de la ruta Inicio->Programas->Microsoft SQL Server 2005- >Configuration Tools->SQL Server Configuration Manager.

2. Definir en SQL Server la permisología a nivel de usuarios y bases de datos (véase más adelante creación de grupos de usuarios y permisologías de acceso).

3. Una vez finalizados estos pasos se puede proceder a instalar Profit Plus. Creación de usuarios y permisologías de acceso:

Es recomendable que se creen grupos de usuarios Windows, con la finalidad de facilitar las tareas de administración del servidor como: la asignación de privilegios de seguridad sobre las bases de datos de SQL Server 2000 o SQL Server 2005, permisos sobre directorios y archivos de Windows.

En el servidor Windows cree los grupos de usuarios necesarios según los requerimientos de la empresa, y proceda de la siguiente forma: 1. En las herramientas administrativas seleccionar “administrador de usuarios por dominios”. 2. Seleccionar la opción usuario del Menú. 3. Crear el nuevo grupo con grupo local nuevo. 4. Asignar el nombre y descripción del grupo. 5. Añadir con el botón agregar los usuarios que serán miembros del grupo de dominio creado. Luego de haber definido los grupos de usuarios Windows, se debe proceder a definir los inicios de sesión en SQL Server y la creación de un usuario de base de datos, siguiendo los pasos que a continuación se describen: Configuración de Inicio de Sesión para los usuarios Windows. SQL Server 2000 o SQL Server 2005: 1. Ejecutar el Administrador Corporativo de SQL Server 2000 o Microsoft SQL Server Management Studio en caso de tener SQL Server 2005. 2. Seleccionar el servidor con el cual se va a trabajar. 3. Seleccionar la opción seguridad o security. 4. En la carpeta “Seguridad” seleccionar la opción inicios de sesión o logins. 5. Presionar el botón derecho de su Mouse y crear un nuevo inicio de sesión, con las siguientes especificaciones: • En la carpeta “Generales” especificar el nombre de inicio de sesión que corresponda al usuario o grupo de usuarios de Windows. Marcar la opción autenticación Windows NT especificando el dominio y el tipo de acceso. En los valores predeterminados escoja la base de datos master y el idioma spanish. 6. Presionar el botón aceptar.

28

En la carpeta “Funciones del servidor”, especificar los privilegios de seguridad para el servidor en el inicio de sesión que se está creando. Debe existir un grupo de usuario que pueda crear las base de datos, estos deben tener el privilegio de system administrators. En la carpeta “Acceso a base de datos” especificar las bases de datos a las cuales tendrá acceso el inicio de sesión, y las funciones que podrán ser realizadas en la misma. Creación de Usuario SQL Server SQL Server 2000 o SQL Server 2005:

Una vez definidos los inicios de sesión en SQL Server para los usuarios Windows, es necesario crear un usuario SQL Server, a través de los siguientes pasos: 1. En la carpeta “Seguridad” o “Security”, seleccionar la opción inicios de sesión (logins). 2. Presionae el botón derecho de su ratón y cree un nuevo inicio de sesión, con las siguientes especificaciones: • En la carpeta “Generales” especificar el nombre de inicio de sesión “Profit”. Marcar la opción Autenticación SQL Server especificando la contraseña. Es importante desmarcar las opciones Enforce password expiration y User must change password at next login, la cual está marcada por defecto. • En la carpeta “Server Roles”, especificar que el usuario Profit debe tener el privilegio de system administrators (sysadmin). Estos privilegios serán modificados más adelante, tal como se indica en el punto Ingreso al sistema Profit Plus Administrativo (por primera vez). 3. Presionar el botón aceptar. Instalación del sistema Profit Plus Administrativo:

Este tipo de instalación aplica para los casos en que no hay una instalación previa de Profit Plus Administrativo en su equipo, bien sea porque es nuevo, o se ha desinstalado el mismo a través del desinstalador de Windows. 1. Cerrar todas las aplicaciones y reiniciar Windows. 2. Introducir el CD que viene en la caja del sistema. 3. Seleccionar la opción instalación del menú principal. 4. Hacer clic en la opción Administrativo & Avisos y Tareas, luego presionar InstalaciónCompleta. 5. Si desea ejecutar la instalación de forma manual, use la opción ejecutar del botón inicio y ejecutar el archivo Administrativo.exe ubicado en la carpeta “fscommand” del CD. 6. Seguir las instrucciones del programa de instalación e indique: aceptación del contrato, usuario, organización y si el uso va a ser sólo para el usuario administrador o para cualquier usuario. Una vez indicados los datos requeridos presione el botón SIGUIENTE. Seleccionar el tipo de instalación que va a realizar según la edición que haya adquirido.

29

7. Si ha elegido la edición Corporativa se debe seleccionar adicionalmente la opción “Corporativa” de entre los componentes y luego presionar el botón SIGUIENTE. 8. Seleccionar la ruta de instalación y presionar el botón SIGUIENTE para iniciar la instalación. 9. Presionar el botón FINALIZAR para finalizar el proceso de instalación. El sistema creará un acceso directo a Profit Plus Administrativo en su escritorio. 10. Cerrar todas las aplicaciones que se tengan abiertas y reiniciar el equipo. Hacer doble clic en el icono de Profit Plus Administrativo para registrar su licencia de uso. Instalación y Configuración de Cliente para Profit Plus Administrativo 7.0 INDUCCIÓN DEL PERSONAL

Este proceso es muy importante porque determina la manipulación adecuada del sistema y de esto depende el buen funcionamiento del mismo y el mejoramiento de los procesos dentro de la empresa. El proceso de inducción se tiene estipulado para duración de un mes, aplicado por un asesor técnico especializado en el área quien es el responsable también de la implementación del sistema. La inducción contara con fases teóricas para conocer todas las funciones del sistema y la parte practica que es la que realmente se necesita ara realizar los procesos administrativos en la organización. SOPORTE Y MANTENIMIENTO Objetivos

El servicio de soporte técnico y mantenimiento es muy importante ya que ofrece soluciones especializadas en la corrección y prevención de problemas en redes de cómputo, estaciones de trabajo, servidores y en cualquier periférico que lo requiera. Los objetivos a alcanzar con este servicio son los siguientes: 1. Instalaciones y Configuraciones

• Hardware • Sistemas Operativos • Aplicaciones en general

2. Mantenimiento Correctivo de Hardware y Software

• Eliminación de Virus y/o Spywares • Problemas de Funcionamiento de Software • Problemas de Funcionamiento de Hardware

30

3. Mantenimiento Preventivo de Software

• Detección y Limpieza de Aplicaciones Espías • Mantenimiento del Disco Duro • Actualizaciones del Sistema Operativo • Actualizaciones del Antivirus • Actualizaciones de Aplicaciones Básicas • Eliminación de archivos o información poco útil.

Riesgos 1. Las personas no se involucran: Un sistema administrativo es tan bueno como la gente que lo utiliza. Si las personas no hacen uso del sistema la inversión nunca se amortizará; apalancar en el software como herramienta para crear una ventaja competitiva es imposible si los datos no están al día. 2. Los requerimientos no están definidos: Este es el reto, y generalmente la barrera, más común de las empresas; definir en requerimientos funcionales las necesidades de gestión. Los requerimientos tienen que ser específicos, mientras menos ambiguos mejor. 3. Resistencia al cambio: En muchas ocasiones a los seres humanos les cuesta adaptarse a un sistema y dejar de hacer procesos de la forma tradicional a la que estaban acostumbrados. Plan de mitigación

CUADRO DE PLAN DE MITIGACION DE RIESGOS Riesgo

Las personas no se

involucran

Los requerimientos no están definidos

Resistencia al

cambio Impacto

Mal uso de sistema y poco aumento de competitividad en la organización.

Las personas no manejaran el sistema como se debe y los resultados no serán positivos.

Continuar con formas tradicionales de hacer actividades manteniendo errores.

Probabilidad Baja Alta Media Control existente

Directivos con charlas de orientación al personal.

Ninguno, no hay funciones de procesos bien definidas.

Inicios de reuniones con el personal para manifestar preparación durante el proceso de implementación.

Nivel de riesgo Alto Alto Alto Acciones

-Permitir un periodo de pruebas para que los usuarios entren y

-Todos los requerimientos funcionales deberán

-Dar buenas inducciones al personal.

31

“jueguen” con la herramienta sin temor a equivocarse. -Establecer un equipo de apoyo, una fuente de consulta, un FAQ y una base de conocimiento para consultas de los usuarios. -Hacer entender la responsabilidad que tiene cada persona sobre el uso del sistema.

textualizarse, discutirse y aprobarse en el proceso de implementación del sistema.

-Hacerlos entender la importancia del software en la empresa y lo que facilitara el trabajo de cada persona.


CONTINUACIÓN CUADRO DE PLAN DE MITIGACION DE RIESGOS Riesgo

Las personas no se

involucran

Los requerimientos no

están definidos

Resistencia al

cambio Responsables

Empleados y directivos Directivos del departamento de sistemas o grupo encargado de la implementación.

Empleados, directivos y asesores técnicos.

Cronograma

Este riesgo cesará durante el proceso de implementación del sistema e inducción donde los usuarios tomarán confianza, esto puede tomar dos meses.

Pueden definirse los requerimientos en una rango de una semana hasta quince días.

Esta situación puede mejorarse en el mes que se realice la inducción del manejo de sistema


32

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS Cedeño, L. (2010). Implementación de un Sistema automatizado que optimice la gestión de procesos administrativos del área de servicios médicos de la Universidad de Oriente. Recuperado el 1 de enero de 2016 de, https://docs.google.com/viewer?a=v&pid=sites&srcid=dWRvLmVkdS52ZXxhZHNpfGd4OjE5MDRjYmQxNjFiZjY4OTI Lucho P. (2012). Trabajo titulado “Diseño e implementación de un sistema de ventas”, Recuperado el 1 de enero de 2016 de, http://www.academia.edu/7646133/TESIS_DE_DISENO_E_IMPLEMENTACION_DE_UN_SISTEMA_DE_VENTAS Monografías (2009).Impuestos sobre las actividades económicas. Recuperado el 4 de enero de 2016 de, http://www.monografias.com/trabajos62/impuesto-actividades-economicas/impuesto-actividades-economicas.shtml#ixzz3v1ojAAVS Wikipedia (2012). Telecomunicaciones. Recuperado el 6 de enero de 2016 de, https://es.wikipedia.org/wiki/Telecomunicación