Kwarto biedt extra service en toch eenscherpe prijs dankzij automatisering

Kwarto, leverancier van kantoorartikelen, was uit zijn

automatiseringssoftware gegroeid. De bestaande com-

putertoepassingen lieten amper een verdere toename

van de activiteiten toe. Daarom ging men bij Kwarto op

zoek naar een leverancier die de complete bedrijfsvoe-

ring in één toepassing kon samenbrengen. Vooral de

combinatie van contante kasverkoop met standaard

facturatie was van belang.

The Concept Group installeerde een systeem op basis

van Microsoft Dynamics NAV. Daarop werden een hele

reeks parameters ingesteld om de relatief complexe be-

drijfsprocessen van Kwarto in te lassen. Achter de scher-

men draait de software voor de winkelverkoop en voor

de administratie in twee verschillende domeinen, maar

alle medewerkers zien die in één interface.

Daardoor verloopt de winkelverkoop vlotter. Het perso-

neel besteedt die vrijgekomen tijd aan een betere klan-

tenservice. Met de administratieve automatisering

houdt Kwarto het beheer onder controle, waardoor het

zijn kosten laag kan houden en scherpe prijzen kan

hanteren.

Kwarto

land: België

sector: papierwaren en kantoorartikelen

profiel

Kwarto is een bedrijf dat kantoorartikelen levert

aan consumenten en bedrijven. In 15 jaar tijd is het

bedrijf uitgebreid van één naar acht vestigingen

met een centraal depot. Op dit moment telt Kwarto

een 35-tal medewerkers. Het bedrijf blinkt uit door

de breedte van zijn assortiment, persoonlijk con-

tact, scherpe prijzen en leveringssnelheid.

uitdaging

Kwarto moest in 2008 op zoek naar een nieuwe

softwareleverancier voor de automatisering, aange-

zien de bestaande software geen uitbreiding meer

The Concept Group

tel +32 (0)3 420 07 10

info@theconceptgroup.be

Microsoft Dynamics NAV

toeliet. Er werd geopteerd voor Microsoft Dynamics

NAV in combinatie met LS Retail omdat deze op-

lossing goed aansloot bij de wensen en noden van

de onderneming.

oplossing

The Concept Group installeerde Microsoft Dyna-

mics NAV in combinatie met LS Retail omdat deze

oplossing het best aansloot bij de wensen en noden

van Kwarto.

voordelen

Û gemakkelijk aanpasbaar

Û tijdswinst

Û kortere opleiding

Û minder fouten

Û betere dienstverlening

Û flexibele prijsaanpassingen

Û automatische koppeling naar website

Û stabiele leverancier

software&services

Servers

Developer Tools

Windows

Desktop Applications

Business Solutions

Microsoft Dynamics NAC

Microsoft Services

Microsoft Technologies

Microsoft Security

Kwarto is de voorbije jaren flink gegroeid. Omdat het be-

drijf nog verder wil uitbreiden, moest men iets doen aan

de computertoepassingen. Die lieten amper nog een ver-

dere stijging van de activiteiten toe. Daarom ging Kwarto

op zoek naar een nieuwe leverancier die hun specifieke

bedrijfsvoering in één toepassing kon vatten.

“Wij zijn actief in een redelijk complexe business”, vertelt

zaakvoerder Hans Vandecappelle. “We hebben een assorti-

ment van meer dan 25.000 artikelen, die we zowel aan

particulieren als aan kleine en grote bedrijven aanbieden.

Bovendien kunnen zij rechtreeks aankopen doen in de

winkel, bestellen via fax, via e-mail of op onze website.

Klanten kunnen rekenen op staffelkortingen, en grote

klanten krijgen volumekortingen. Tot slot leveren we op

verschillende manieren – door afhaling of aanlevering met

chauffeurs - en worden we door onze leveranciers centraal

of decentraal aangeleverd.” In combinatie met de groei

zorgde deze complexiteit ervoor dat het bestaande com-

putersysteem al in 2008 haar grenzen bereikte. Daardoor

was een verdere uitbreiding binnen het bestaande systeem

niet meer mogelijk en moest Kwarto op zoek naar een

nieuw softwarepakket.

Tijdverlies vermijden

“Het oude systeem was eerder rudimentair en eigenlijk

niet meer aangepast aan onze noden”, zegt Vandecappel-

le. “Onze medewerkers moesten veel zaken zoals kortin-

gen manueel berekenen, daardoor werden soms fouten

gemaakt en in elk geval ging er heel wat tijd verloren. We

waren echt op zoek naar een leverancier die deze situatie

zou kunnen automatiseren in één centrale software.” In de

zoektocht naar een nieuwe softwareleverancier, viel na

onderhandelingen met een vier potentiële leveranciers de

keuze op The Concept Group.

The Concept Group installeerde een systeem op basis van

Microsoft Dynamics NAV en is specialist in automatisering

van groothandel en retailers. “Het was vooral hun jarenlan-

ge ervaring en hun referenties in de retailbranche die ons

aansprak”, vertelt Hans Vandecappelle, “want we wilden de

zekerheid om samen te werken met een goede partner.”

Hoewel de implementatie vlot verliep, moesten er veel

extra parameters ingesteld worden om de relatief com-

plexe bedrijfsprocessen van Kwarto in het systeem te las-

sen. The Concept Group heeft daarvoor een reeks specifie-

ke aanpassingen voorzien. Hans Vandecappelle: "Toch zijn

we erg blij met de manier waarop The Concept

Group deze integratie heeft begeleid. Achter de

schermen draait de software voor de winkelverkoop

en voor onze administratie in twee verschillende

domeinen, maar onze medewerkers zien die in één

interface."

Persoonlijke dienstverlening

Alle toepassingen bij Kwarto werken nu samen: de

verkoop in de winkel, de boekhouding, het afpunten

van binnenkomende betalingen, het artikelbeheer,

de inventaris, de verzamelfacturatie en de transfer

van producten tussen de verschillende winkels. Bin-

nenkort wordt ook de informatie over herbevoorra-

ding mee opgenomen.

“In een hoogst concurrentiële business als de onze,

is extra service onze manier om ons te differentiëren

in de markt. Een goede en persoonlijke dienstverle-

ning in de winkelpunten en bij de levering is één van

onze sterke punten” vertelt de zaakvoerder van

Kwarto, "zeker in combinatie met een aantrekkelijk

prijsniveau. Om dat te bereiken, moet je je efficiënt

organiseren en verstandig automatiseren." Kwarto

plant om ook de logistieke flow beter te automatise-

ren en overweegt om nadien CRM te gebruiken en

beter in contact te blijven met de klanten.

De omschakeling naar Microsoft Dynamics NAV en

LS Retail betekende vooral een voordeel voor de 35

verkoopsmedewerkers van Kwarto, die hun tijd nu

beter kunnen besteden. “De tijd die vroeger verloren

ging bij de administratie in de winkel, kunnen we nu

integraal gebruiken om onze klanten een betere

service te bieden. Ook is hun opleiding sterk verkort.

Daarnaast gaan onze prijsaanpassingen nu ook veel

vlotter. Prijslijsten van leveranciers kunnen in het

systeem geïmporteerd worden. Zo worden de ver-

koopsprijzen automatisch aangepast en kunnen we

de winkelpunten onmiddellijk op de hoogte stellen.

Dat geldt ook voor de prijzen op onze website, die

inmiddels al instaat voor een kleine tien procent van

onze verkoop.”

In de winkels draait de software op specifieke pc-

kassasystemen die verbonden zijn met een back-

upsysteem in elk verkooppunt. “Die back-

upsystemen bieden ons ook een groot voordeel.

Wanneer er plots internetproblemen zouden zijn,

kunnen we gewoon doorwerken in de winkel. De

gegevens worden tijdelijk offline opgeslagen door

een zogenaamde data director. Zo kunnen we pro-

bleemloos verder werken en worden de gegevens

doorgestuurd als alles weer werkt”, vertelt Robbie

Vettenburg, IT-verantwoordelijke bij Kwarto.

Robbie Vettenburg (rechts): “Alle toepassingen werken nu geïntegreerd: winkelverkoop, online verkoop,

boekhouding, betalingen, artikelbeheer, geafficheerde prijzen, inventaris, transfer van producten, enzovoort.”

Microsoft Dynamics NAV biedt ook de mogelijkheid om

als gebruiker zelf aanpassingen te maken in het systeem.

“Op dit moment maken we hier nog geen gebruik van,

maar in de toekomst kan dit uiteraard erg handig zijn,

want we hebben al gemerkt dat het niet steeds evident is

om met standaardpakketten voor elk probleem een ge-

paste oplossing uit te werken.”

Goede beslissing

Een jaar na de start met The Concept Group is Kwarto nog

steeds overtuigd van hun beslissing. In de eerste plaats was

de komst van een nieuw pakket noodzakelijk, aangezien

het oude systeem geen uitbreiding meer toeliet. Doordat

er in de loop van het project gekozen werd voor wijzigin-

gen aan de initiële opdracht en een krachtiger IT-

infrastructuur, lag de implementatiekost hoger dan oor-

spronkelijk verwacht. Toch is men bij Kwarto erg optimis-

tisch in de toekomstplannen. “Enerzijds was er echt geen

andere mogelijkheid dan op zoek te gaan naar een nieuw

systeem, maar anderzijds geloven we sterk in de voordelen

die de grotere efficiëntie ons zullen opleveren. Bovendien

wacht ons nog een boeiende uitdaging deze zomer, want

dan starten we met automatische bevoorrading, waarmee

we nog efficiënter zullen kunnen werken”. Het automatisch

voorraadbeheer zal net zoals de andere toepassingen ge-

baseerd zijn op de software van Microsoft Dynamics NAV.

voor meer informatie

Voor meer informatie over de beschreven

producten en diensten van Microsoft, bel naar

+32 (0)2 503 31 13 of bezoek www.microsoft.be/

cases. U vindt er andere bedrijven die soortgelijke

toepassingen gebruiken.

Voor meer informatie over The Concept Group, bel

naar +32 (0)3 420 07 10 of bezoek www.tcog.be

Voor meer informatie over Kwarto, bezoek

www.kwarto.be/

“De tijd die vroeger verloren ging bij de

administratie in de winkel, kunnen we nu

integraal gebruiken om onze klanten een

betere service te bieden.”

Hans Vandecappelle