testissuu

Handleiding UiTdatabank Datarapporten Basismateriaal voor een gedrukte UiTagenda voor

steden, gemeenten en regio’s

Basismateriaal voor een gedrukte UiTagenda voor

1/03/2011 Handleiding Datarapporten versie 5.6.docx 2/25

inhoud

1 Inleiding 3

2 Hoe het UiTdatabank Datarapport ontvangen? 3

3 Wederzijdse afspraken voor het gebruik van de UiTdatabank Datarapporten 6

4 Tips voor een goede gemeentelijke of regionale UiTagenda 7

5 Praktijkvoorbeelden ter inspiratie 11

5.1 EXIT BRUGGE 11

5.1.1 Het UiTdatabank Datarapport dat Brugge trekt 11

5.1.2 Het UiTdatabank Datarapport na verwerking 12

5.1.3 Het bewerkte rapport in het magazine EXIT BRUGGE 12

5.2 UiT in Hasselt 13

5.2.1 Het UiTdatabank Datarapport na de verwerking door Hasselt 13

5.2.2 Het bewerkte rapport in het magazine UiT in Hasselt 13

5.3 UiT in Regio Kortrijk 13

5.3.1 Het UiTdatabank Datarapport na de verwerking van Kortrijk 13

5.3.2 Het verwerkte rapport in het magazine UiT in Regio Kortrijk 14

6 Inhoud van het UiTdatabank Datarapport 15

6.1 De informatie (kolommen) 15

6.2 De categorisatie 17

7 Het efficiënt verwerken van het Datarapport in 3 stappen 17

7.1 Stap 1: Opslaan op lokale schijf en kopie maken 17

7.2 Stap 2: Selectie van de informatie per evenement (kolommen verwijderen) 18

7.3 Stap 3: Sorteren 18

8 Van Excel naar Word in 7 stappen 19

8.1 Stap 1: Documenttype selecteren 19

8.2 Stap 2: Begindocument selecteren 19

8.3 Stap 3: Gegevensbestand koppelen 19

8.4 Stap 4: Samenvoegvelden invoegen en schikken 20

8.5 Stap 5: Voorbeeld bekijken 23

8.6 Stap 6: Samenvoeging voltooien 23

8.7 Stap 7: Zoeken en vervangen 24

9 Hulp en contact 25


1 Inleiding

Gemeenten, steden en regio’s die zelf gedrukte publicaties aanmaken, kunnen gebruik maken van de

UiTdatabank Datarapporten. Met de datarapporten kan je op een snelle en efficiënte wijze informatie

over het aanbod van je gemeente uit de UiTdatabank halen. Zo beschik je in een handomdraai over

een Excel-document met alle basismateriaal voor je gedrukte agenda’s.

Het datarapport is een Excel-bestand dat op zich niet bruikbaar is voor het publiek. Dit bestand moet

eerst omgezet worden naar een andere opmaak, bv. Word, waarmee je drukker aan de slag kan

gaan. De omzetting biedt ook de gelegenheid om redactionele keuzes te maken.

In dit informatiepakket vind je uitleg over hoe je een datarapport aanvraagt, welke afspraken hieraan

verbonden zijn en hoe je dit kan omzetten naar Word. We bezorgen je ook talrijke weergavetips voor

een goede UiTagenda en enkele praktijkvoorbeelden. Als je met Indesign werkt, kan je een andere

handleiding opvragen via de helpdesk van de UiTdatabank ([email protected]) of via je

provinciale UiTmedewerker.

2 Hoe het UiTdatabank Datarapport ontvangen?

De UiTdatabank heeft een rapportomgeving, waar je zelf je rapport kan trekken. Om toegang te

krijgen tot deze rapportomgeving heb je een account nodig. Dit account kan je opvragen door een mail

te sturen naar [email protected].

Je surft voor de rapportomgeving naar http://www.uitdatabank.be/reports. Om verder te kunnen surfen

op deze website voer je de accountgegevens in die je werden toegestuurd.

Je komt nu terecht op een pagina die je toegang verleent tot het datarapport. Klik op de map

‘Datarapport’.

Om het datarapport voor jouw gemeente te genereren, duid je vervolgens de gewenste selecties aan:


• Begindatum en Einddatum: duid hier de periode aan die je nodig hebt voor je agenda.

• Categorie: als je dit wenst, kan je het rapport reeds op voorhand filteren op een aantal

categorieën. In deze lijst kan je niet alleen thematische rubrieken en types activiteiten

selecteren, maar ook de (leeftijds)doelgroepen, voorzieningen, soort locatie, C Een overzicht

van deze categorieën vind je verderop in deze handleiding.

• Gemeente/Regio: selecteer hier jouw gemeente of regio. Bij het aanduiden van jouw

hoofdgemeente in deze lijst, komen de activiteiten in jouw deelgemeenten automatisch mee in

het rapport.

• Aanbod type: bepaal hier of je tijdelijk of permanent aanbod in je rapport wil, of beide.

Tijdelijk aanbod zijn alle activiteiten die op één of meerdere dagen plaatsvinden (dus geen

vaste collecties, monumenten,C); permanent aanbod is vast aanbod dat altijd te bezichtigen

is.

• Marker/Tag: in de UiTdatabank kunnen kernwoorden worden toegevoegd aan activiteiten. Die

kernwoorden of tags zorgen ervoor dat de activiteit makkelijker vindbaar is. Elke gebruiker kan

een tag toevoegen aan een activiteit. Een marker daarentegen is een tag die slechts door

enkele gebruikers beheerd wordt. Op basis van markers en tags kunnen meer

gepersonaliseerde rapporten worden samengesteld.

• Postcode: als je een rapport wil samenstellen voor een of meerdere deelgemeente(n), dan

kan je in dit veld de postcodes selecteren.

Overzicht categorieën

Aanbod > Hedendaags / niet-hedendaags, Op afspraak, Publieksbereik, Specifieke Doelgroep, Thema,

Toegankelijkheid, Type van activiteit

Actor > Publieksbereik, Type organisatie/persoon

Actor:Locatie > Specifieke Doelgroep, Voorzieningen

Arrangementen > Andere arrangementen, Bedrijfsuitstap, Educatieve meerdaagse, Familie-uitstap,

Groepsuitstap verenigingen, Individuele activiteit, Schoolreis

Beeldende en toegepaste kunstvorm > Audiovisuele kunst, Beeldhouwkunst, Decoratieve kunst,

Design, Fotografie, Grafiek, Installatiekunst, Meerdere kunstvormen, Mode, Schilderkunst

Bezoeken > Beurs, Landschap of natuurgebied, Markt of braderie, Monument, Opendeurdag, Park of

tuin, Tentoonstelling

Bezoekerslocatie/bezienswaardigheid > Andere bezienswaardigheden, Educatief centrum rond

landbouw en platteland, Hoeve- en streekproducenten, Kijkboerderij/bezoekersboerderij, Museum rond

landbouw en platteland, Open tuin, Verkoopspunt hoeve- en streekproducten

Concert > Amusementsmuziek, Dance, Folk en wereldmuziek, Hip hop, r&b en rap, Jazz en blues,

Klassieke muziek, Pop en rock

Cursus of workshop > Computer en techniek, Creativiteit, Gezondheid en zorg, Interculturele vorming,

Kunst en kunsteducatie, Opvoeding, Persoon en relaties, Samenleving

Dansstijl > Ballet en klassieke dans, Moderne dans, Stijl- en salondansen, Volksdans en werelddans

Dansvoorstelling > Ballet en klassieke dans, Hedendaags / niet-hedendaags, Moderne dans, Stijl- en

salondansen, Volksdans en werelddans

Doen > Begeleide uitstap of rondleiding, Congres of studiedag, Cursus of workshop, Eten en drinken,

Kamp of vakantie, Kermis of feestelijkheid, Party of fuif, Recreatiedomein of –centrum, Route, Spel of

quiz, Sportactiviteit, Sportcentrum, Thema- of pretpark, Uitgaan

Filmgenre > Actie en avontuur, Animatie en kinderfilms, Cinefiel, Documentaires en reportages, Drama,

Filmmusical, Griezelfilm of horror, Historische film, Komedie, Kortfilm, Meerdere filmgenres, Science

fiction

Hedendaags / niet-hedendaags > Geen van beide, Hedendaags, Niet-hedendaags

Kijken en luisteren > Circus, Concert, Dansvoorstelling, Festival, Film, Lezing of gesprek,

Sportwedstrijd bekijken, Theatervoorstelling, Toeristisch evenement

Leeftijdsklasse > Jongeren vanaf 12 jaar (12+), Jongeren vanaf 15 jaar (15+), Kinderen vanaf 6 jaar

(6+), Kinderen vanaf 9 jaar (9+), Vanaf kleuterleeftijd (3+), Vanaf peuterleeftijd (0+), Volwassenen (18+)


Literatuur > Fictie, Non-fictie, Poëzie, Strips

Locatie > Archief of documentatie-centrum, Bibliotheek, Bioscoop, Café, Concertzaal, Cultuur-,

gemeenschaps- of ontmoetingscentrum, Discotheek, Filmmuseum, Galerie, Historisch waardevol

gebouw, Jeugdhuis of Jeugdcentrum, Kunstencentrum, Logies, Museum, Openbare ruimte, Polyvalente

zaal of expohal, Recreatiedomein of –centrum, Restaurant, School of onderwijscentrum, Sportcentrum,

Winkel

Lokale besturen > Buurtraad, Communicatieraad, Fietsregistratie, Gemeenteraad, Gezondheidsraad,

Hoorzitting, Infovergadering, Jumelage-activiteit, Middenstandsraad, Mondiale raad, OCMW-raad,

Ontvangst, Plechtigheid, Seniorenraad

Monument > Hedendaags / niet-hedendaags

Muziekgenre > Amusementsmuziek, Dance, Folk en wereldmuziek, Hip hop, r&b en rap, Jazz en blues,

Klassieke muziek, Pop en rock

Op afspraak > Enkel toegankelijk mits afspraak, Toegankelijk zonder afspraak

Plattelandsbeleving > Arrangementen, Bezoekerslocatie/bezienswaardigheid, Routes, Verblijfslocaties

Productie > Hedendaags / niet-hedendaags, Op afspraak, Publieksbereik, Specifieke Doelgroep,

Thema, Toegankelijkheid, Type van activiteit

Publieksbereik > Internationaal, Lokaal, Nationaal, Regionaal, Wijk/buurt

Specifieke Doelgroep > Allochtonen, Groepen (verenigingen), Holebi, Mannen, Personen met een

mentale handicap, Scholen, Senioren, Singles, Studenten, Vrouwen

Specifieke vormingsthema’s > Computer en techniek, Creativiteit, Gezondheid en zorg, Interculturele

vorming, Kunst en kunsteducatie, Opvoeding, Persoon en relaties, Samenleving

Sportdiscipline > Atletiek, wandelen en fietsen, Bal en racketsport, Fitness, gym(nastiek), dans en

vechtsport, Lucht- en motorsport, Omnisport en andere, Outdoor en adventure, Volkssporten, Zwemmen

en Watersport

Systeemcategorie > Thema onbepaald, Type onbepaald

Tentoonstelling > Architectuur, Audiovisuele kunst, Beeldhouwkunst, Decoratieve kunst, Design,

Fotografie, Grafiek, Hedendaags / niet-hedendaags, Installatiekunst, Meerdere kunstvormen, Mode,

Schilderkunst

Theater > Figuren- en poppentheater, Humor/comedy, Mime en bewegingstheater, Musical, Opera en

operette, Tekst- en muziektheater

Theatervoorstelling > Figuren- en poppentheater, Hedendaags / niet-hedendaags, Humor/comedy,

Mime en bewegingstheater, Musical, Opera en operette, Tekst- en muziektheater

Thema > Antiek en brocante, Architectuur, Beeldende en toegepaste kunstvorm, Dansstijl, Erfgoed,

Filmgenre, Geschiedenis, Gezondheid en wellness, Landbouw en platteland, Literatuur, Milieu en

natuur, Muziekgenre, Politiek en maatschappij, Specifieke vormingsthema’s, Sportdiscipline,

Systeemcategorie, Theater, Wetenschap, Zingeving, filosofie en religie

Toegankelijkheid > Gesloten, Open

Type organisatie/persoon > Locatie, Organisator(en), Uitvoerder(s)

Type van activiteit > Lokale besturen, Plattelandsbeleving, UiT_Domein

UiT_Domein > Bezoeken, Doen, Kijken en luisteren, Systeemcategorie

Verblijfslocaties > Verblijf in het dorp, Verblijf op een actieve hoeve, Verblijf op het platteland

Voorzieningen > Archief of documentatiecentrum, Assistentie, Audiodescriptie, Audiogids, Autoparking,

Baby- of luierhoek, Bibliotheek, archief of documentatiecentrum, Blindenvoorzieningen, Brochure

beschikbaar in braille, Brochure beschikbaar in gesproken vorm, Brochure beschikbaar in

grootletterschrift, Busparking, Drankgelegenheid, Educatieve dienstverlening, Eetgelegenheid,

Faciliteiten voor doven en gehoorgestoorden, Gids, Giftshop, Kinderopvang, Ondertiteling, Ringleiding,

Rolstoel ter beschikking, Voelstoelen, Voorzieningen personen met motorische beperking,

Voorzieningen voor hulp- en/of geleidehonden, Voorzieningen voor rolstoelgebruikers


Als je op ‘View Report’ drukt, wordt het rapport gegenereerd.

Als het rapport klaar is, kan je bovenaan kiezen om het rapport te exporteren in een bepaald formaat

(Select a format). Druk vervolgens op de knop ‘Export’ ernaast.

Je kan dan het rapport openen of opslaan op een locatie.

LET OP!

Het is belangrijk dat je toch je planning (de deadlines waarop je het rapport zal trekken) en de

periode waarop het rapport betrekking heeft, meedeelt aan CultuurNet Vlaanderen. Bijvoorbeeld: ik

trek mijn rapport de eerste maandag van de maand, telkens voor de maand erop.

Waarom? Nu en dan dienen er werken te gebeuren aan de rapportomgeving. Wij kunnen die beter

inplannen, met minder overlast voor de gebruikers, als we jullie planning kennen.

Vermeld ook altijd de contactgegevens van degene die verantwoordelijk is voor het rapport binnen

jouw gemeente.

3 Wederzijdse afspraken voor het gebruik van de UiTdatabank Datarapporten

De UiTdatabank Datarapporten zijn gratis voor alle steden en gemeenten.

De stad of gemeente dient enkel een ruilovereenkomst (= de UiTovereenkomst) met CultuurNet

Vlaanderen aan te gaan voor de geleverde service. In deze overeenkomst wordt er o.a. gevraagd om

het beeldmerk van UiTinVlaanderen.be steeds toe te voegen aan de agenda en duidelijk te

vermelden dat de UiTdatabank gebruikt wordt voor het verzamelen van de gegevens. Deze logo’s zijn

gratis te downloaden op http://www.cultuurnet.be/uitdatabank/uitdatabank-

werkmateriaal/beeldmerken.

Daarnaast raden we ook aan om het icoontje van ‘Vlieg’ steeds toe te voegen aan alle kinderaanbod.1

1 Voor meer info over ‘Vlieg’: zie hoofdstuk 4.


Tot slot heeft een datarapport voor een brochure pas zin, als er ook activiteiten of evenementen zijn

ingevoerd in de UiTdatabank. De gemeente staat er voor in dat zijzelf invoert of de lokale actoren

oproept om hun activiteiten in te voeren in de UiTdatabank.

In het kort:

De UiTdatabank

1. De UiTdatabank beheert en archiveert de ingevoerde gegevens en zorgt voor de doorstroming

ervan naar de talrijke mediakanalen.

2. De UiTdatabank levert de brochurerapporten op de gestelde datums.

3. De UiTdatabank voorziet de nodige documentatie om van start te gaan met de UiTdatabank en

met de UiTdatabank Datarapporten.

4. De UiTdatabank bezorgt de gemeente de verplichte beeldmerken en enkele gebruikstips om met

de rapporten aan de slag te gaan.

De gemeente

1. De gemeente geeft aan de UiTdatabank een duidelijke lijst van de datums waarop zij de

brochurerapporten zullen trekken.

2. De gemeente bezorgt de UiTdatabank maandelijks een afgewerkte digitale en geprinte versie van

het tijdschrift waarin de gemeentelijke agenda gepubliceerd wordt.

3. De gemeente voegt steeds het beeldmerk van ‘UiTinVlaanderen.be’ toe aan de agenda. De

gemeente maakt een vermelding van de UiTdatabank als instrument voor het verzamelen van het

culturele aanbod van de gemeente.

4. De gemeente staat in voor de (hoeveelheid) gegevens in de UiTdatabank, door deze zelf in te

voeren of door de lokale actoren te laten invoeren in de UiTdatabank.

4 Tips voor een goede gemeentelijke of regionale UiTagenda

Tip 1: Welk aanbod publiceren?

Gemeentelijk, gesubsidieerd, commercieel, amateur, C?

De UiTdatabank maakt geen onderscheid volgens de organisator. Eigen gemeentelijke activiteiten, de

professionele kunstensector, amateurkunsten en zelfs commercieel aanbod staan er broederlijk naast

elkaar. Ook je lezers maken dit onderscheid meestal niet en participeren aan activiteiten van al deze

aanbieders door elkaar. Waarom zou jouw gemeente zich dus enkel beperken tot informatie over wat

ze zelf organiseert? Inwoners hebben er immers alle baat bij dat er via hun gemeente eindelijk een

betrouwbaar overzicht is van wat er in de eigen gemeente te doen is. Word dan ook dé bron van

vrijetijdsinformatie voor je inwoners. Het gemeentelijk infoblad of de gemeentelijke agenda zal nog

nooit zo veel gelezen zijn!

Cultuur of vrije tijd?

In de UiTdatabank zit veel meer dan louter cultureel aanbod. Ook toeristische activiteiten, sport,

wandelingen, uitgaan en dergelijke kunnen erin opgeslagen worden. Maak van je agenda een

UiTagenda met alle vrijetijdsinformatie.

Tip 2: Informeren en prikkelen

Een agenda is een interessant instrument om activiteiten op te zoeken en een overzicht te krijgen van

wat er te doen is. Maar wil je lezers actief stimuleren om aan een (culturele) activiteit te participeren,


dan volstaat dit niet. Redactionele omkadering van je agenda is dan ook wenselijk, toch minstens van

enkele in het oog springende activiteiten, en bij voorkeur ook gericht op verschillende doelgroepen.

• Voor het aanmaken van redactionele artikels kun je de korte en lange beschrijvingen van het

aanbod in de UiTdatabank als basis gebruiken.

• Er zijn verschillende manieren om activiteiten in de kijker te plaatsen:

- Bepaalde activiteiten kun je als tip presenteren, al dan niet doorheen de agenda. Laat deze

activiteiten opvallen: met een iets langere beschrijving, in een kadertje of in een kleurtje, met

een foto erbij, C

- Recensies en het geven van sterren, bv. van een journalist of door een lezerspanel, kunnen

inspirerend zijn voor de lezers.

- Je kunt ook gepersonaliseerde tips geven: de keuze van een BV, bekende personen in jouw

gemeente, van een vast lezerspanel, van het kind of de jongere van de maand, C

- Voor de keuze van tips kun je de creatievere indelingen hanteren in podium, muziek,

cursus,C Maar je kunt ook andere indelingen gebruiken voor tips. Denk bvb. aan: de

publiekstopper, de onbekende parel, het experiment, de gezinsactiviteit van de maand, C

- Acties en wedstrijden kunnen een stimulans zijn voor participatie. Bovendien kun je zo een

band opbouwen met je lezers en met de deelnemende cultuurorganisaties. Aan de respons

kun je afmeten hoeveel de agenda gelezen wordt en welke acties je publiek het meeste

aanspreken. Tot slot kun je de verzamelde adresgegevens nadien gebruiken voor gerichte

acties; je weet immers zeker dat dit een geïnteresseerd publiek is.

Tip 3: Structuur van je agenda

Dag-aan-dagindeling of thematische indeling

Er zijn verschillende manieren om een agenda te structureren. Hierbij is het belangrijk rekening te

houden met de manier waarop mensen zoeken.

• Eerst dag-aan-dag, dan thematisch: deze indeling is ideaal voor de lezer die wel weet wanneer hij

of zij iets wil ondernemen, maar nog niet goed wát.

• Eerst thematisch, dan dag-aan-dag: deze indeling is eerder gericht naar liefhebbers van bepaalde

genres.

• Je kunt ook opteren voor een combinatie van de twee: leg het accent op dag-aan-dag, maar geef

enkele uitgewerkte thematische tips mee in een kaderstukje.

Onderscheid tussen tijdelijke activiteiten, aanbod dat plaatsvindt tijdens een langere

periode en permanent toegankelijk aanbod

Voor activiteiten die over een langere periode lopen zoals tentoonstellingen, of permanent aanbod

zoals monumenten kun je best een apart overzicht maken, waarin je in één keer de hele periode van

dit soort aanbod weergeeft. Neem de openingen, vernissages en premières echter wél op in je dag-

aan-dagagenda

Tip 4: Gebruik van thema’s

Welke thema’s en hoeveel thema’s?

Een agenda kan op tal van manieren ingedeeld worden in thema’s. Als je echter een datarapport als

basis voor je agenda wilt gebruiken, moet de informatie uit de UiTdatabank op de juiste manier bij

jouw thema’s terecht komen. Om dit wat eenvoudiger te maken, ontwikkelden we een

standaardmapping, waardoor de beschikbare informatie uitgesplitst wordt over die categorieën die

meest gebruikt worden door gemeenten (zie verder).


Tip 5: Vormgeving

Formaat van je agenda of magazine

• Veelal heb je op dit vlak niet veel keuzeruimte meer vermits de gemeentelijke UiTagenda reeds

een onderdeel is van bvb. het gemeentelijk informatieblad, dat een vaststaand format heeft. Toch

zijn er ook dan nog mogelijkheden om ‘eruit te springen’: bvb. de UiTagenda op uitneembare en/of

gekleurde pagina’s in het midden van het infoblad.

• Als je nog de vrije formaatkeuze hebt, dan kunnen de media inspirerend zijn. Zowel in de kranten-

als magazinewereld is er een tendens om kleinere formaten te hanteren die makkelijk bij te

houden en mee te nemen zijn en liefst in een jaszak of (hand)tas passen. Voor agenda’s is ook de

langwerpige vouwagenda populair, al is die niet altijd even makkelijk terug te vouwen.

• Hou er rekening mee dat kleinere formaten meer beperkingen hebben op vlak van lay-out.

Hou het leesbaar en eenvoudig

• Het agendagedeelte is niet gebaat bij veel tierelantijntjes. Een agenda functioneert voornamelijk

als opzoekingsinstrument. Hou de lay-out dan ook zo functioneel en overzichtelijk mogelijk. Maar

helder en eenvoudig wil daarom niet zeggen: saai.

• Agenda’s bevatten over het algemeen zeer veel informatie op een beperkte ruimte. Probeer de

agenda toch wat ademruimte te geven: witruimte, illustraties, foto’s, kaderstukjes,C. Gebruik een

eenvoudig en niet te klein lettertype; niet iedereen kan immers kleine lettertjes lezen.

Kleuren, icoontjes en andere coderingen

Om de verschillende thema’s snel herkenbaar te maken, kun je werken met kleuren, icoontjes of

andere coderingen.

• Kleuren

- Met kleur coderen kan op verschillende manieren: gekleurde titels, een gekleurd grondvlak,

gekleurde kaders of scheidingsstroken, C

- Let erop dat niet alle kleuren even geschikt zijn voor drukwerk. Je vormgever kan je bijstaan

op dit vlak.

- De kleuren verschillen liefst zo sterk mogelijk van elkaar. Zo kan bvb. oranje en bruin in druk

erg op elkaar lijken, waardoor de codering nutteloos wordt.

- Gebruik niet te veel kleuren. Een kleurboek zorgt eerder voor verwarring in plaats van meer

duidelijkheid.

• Icoontjes

- Icoontjes kunnen nuttig zijn, maar overdrijf er niet mee. Vergeet niet om een legende mee te

geven, bij voorkeur op elke pagina van je agenda. Let er ook op dat je ze groot genoeg plaatst

zodat ze leesbaar zijn.

- Er bestaan tal van standaardicoontjes voor bvb. toegankelijkheid voor gehandicapten,

aanwezigheid van een cafetaria of restaurant, parking en zo verder.

- Vlieg is een icoontje dat je kunt gebruiken om het (cultuur)aanbod voor kinderen

goed in de verf te zetten. Je kunt het gratis downloaden op

www.cultuurnet.be/kinderen. Vlieg wordt door steeds meer organisaties en

overheden gebruikt. Plaats Vlieg bij elke kinderactiviteit in je agenda om het

extra te laten opvallen. Of voorzie een bundeling met kinderaanbod met een dikke Vlieg erbij.

Zo moeten kinderen en hun ouders nooit lang zoeken om te vinden wat er voor hen te doen is.

En jong geleerd is oud gedaan, ook op vlak van cultuur!


- Icoontjes hebben enkel zin als ze een duidelijke associatie oproepen. Gebruik dan ook bij

voorkeur (variaties van) universele icoontjes in plaats van eigen verzinsels. Zo kan een boek

of muzieknoot moeilijk verkeerd geïnterpreteerd worden.

Afbeeldingen

Foto’s en illustraties kunnen een agenda wat meer ademruimte geven. Maak ze echter niet te klein,

want dan gaat het effect verloren. Dan is het beter om slechts enkele grotere afbeeldingen te

gebruiken. Plaats ze zeker in de buurt van de betreffende activiteit en voorzie ze van een korte

legende als het verband niet direct duidelijk is. Vergeet ook de copyrightvermelding niet.

Tip 6: Verwijzingen

Verwijzing naar andere infokanalen

Heb je ook een eigen website met een activiteitenagenda? Vergeet dan zeker niet om een duidelijke

verwijzing op te nemen! Bvb. een verwijzing in de stijl van: “Surf naar www.naamwebsite.be voor de

meest up-to-date informatie”. Bij voorkeur voorzie je een duidelijke visuele herkenbaarheid tussen je

gedrukte informatie en je website, zodat dit mensen onmiddellijk een gevoel van herkenning geeft.

Ook in de naamgeving kun je verbanden leggen tussen drukwerk en digitale informatie door bvb.

telkens het woord UiTagenda te gebruiken.

Heb je naast een website ook nog andere informatiekanalen, zoals een digitale nieuwsbrief, een

telefoonlijn en/of een cultuur- of vrijetijdsbalie? Vergeet dan niet om al die kanalen ook te vermelden

en vice versa. Geef ze een herkenbare naam (bvb. UiT in mijn gemeente). Zo weten mensen steeds

waar ze terecht kunnen voor informatie, op elk moment van de dag en op die manier die hen op dat

moment het beste uitkomt.

Oproep om in te voeren

De agenda is ook dé plaats om je verenigingen te stimuleren activiteiten in te voeren in de

UiTdatabank, zodat ze ook opgenomen kunnen worden in jouw gemeentelijke agenda’s (gedrukt of

online).

• Vergeet niet om een deadline mee te geven om in de volgende editie te verschijnen.

• Een oproep kan op verschillende manieren:

- Door onderaan in de agenda een informatieve melding toe te voegen zoals bvb.:

� ‘Wil je ook jouw activiteit in deze agenda zien verschijnen? Surf dan naar

www.uitdatabank.be, vraag een login en paswoord aan en voer je gegevens voor 1

oktober in!’

� ‘Ook jouw aanbod in deze agenda? Surf naar www.uitdatabank.be en voer het voor 1

oktober in!’

- Door de standaardbanner van de UiTdatabank te gebruiken:

Verwijzing naar UiTinVlaanderen.be

Vergeet niet dat je in ruil voor de datarapporten een verwijzing naar UiTinVlaanderen.be dient op te

nemen in je agenda. Daarvoor hebben we een aantal standaardmodellen ontwikkeld die je makkelijk


kunt opnemen in je agenda. Surf daarvoor naar http://www.cultuurnet.be/uitdatabank/uitdatabank-

werkmateriaal/beeldmerken.

5 Praktijkvoorbeelden ter inspiratie

Onder meer de magazines UiT in Hasselt, Exit Brugge en UiT in Regio Kortrijk maken gebruik van

de UiTdatabank Datarapporten voor het verzamelen van hun activiteiten. In dit onderdeel tonen we

enkele voorbeelden van hoe deze gebruikers éénzelfde Excel verwerken tot drie verschillende

agenda’s.

5.1 EXIT BRUGGE

5.1.1 Het UiTdatabank Datarapport dat Brugge trekt


5.1.2 Het UiTdatabank Datarapport na verwerking

De Excel werd eerst chronologisch gesorteerd in een dag-aan-dag agenda en een agenda

met aanbod ‘op vaste tijdstippen’. Vervolgens wordt de agenda thematisch opgedeeld in

cursussen en tentoonstelling.

5.1.3 Het bewerkte rapport in het magazine EXIT BRUGGE

De verwerkte agenda gebuikt kleuren om de verschillende activiteiten te sorteren.


5.2 UiT in Hasselt

Ook Hasselt trekt maandelijks een Datarapport van de UiTdatabank.

5.2.1 Het UiTdatabank Datarapport na de verwerking door Hasselt

Hasselt sorteert haar agenda eerst per thema (Muziek, Podium, Film, Kids, Sport) en binnen

het thema wordt het aanbod nog eens chronologisch gesorteerd.

5.2.2 Het bewerkte rapport in het magazine UiT in Hasselt

5.3 UiT in Regio Kortrijk

5.3.1 Het UiTdatabank Datarapport na de verwerking van Kortrijk

In Kortrijk wordt het datarapport eerst thematisch (Podium, Film, Expo, Voordrachten en

cursus) geordend en daarna chronologisch. De geselecteerde informatie wordt weergegeven

in deze volgorde: eerst de titel, gevolgd door de uitvoerder, de korte beschrijving, het uur, de

locatie, de prijs, de naam van de organisator en vervolgens de contactgegevens van het

aanbod.


5.3.2 Het verwerkte rapport in het magazine UiT in Regio Kortrijk


6 Inhoud van het UiTdatabank Datarapport

De UiTdatabank rapporten bevatten 34 kolommen en dus heel veel informatie over het ingevoerde

aanbod. Er zijn kolommen die informatie weergeven over de ingevoerde gegevens (titels, korte

beschrijvingen, locaties en afbeeldingen) en er zijn kolommen die informatie weergeven over de status

van het aanbod in de UiTdatabank (Identificatiecode, workflow status, laatst aangepast etc.). In dit

onderdeel geven we een volledig overzicht van de beschikbare kolommen en de informatie die ze

weergeven. Daarnaast geven we ook toelichting bij de categorieën of thema’s die gebruikt worden om

het aanbod te categoriseren.

6.1 De informatie (kolommen)

De keuze van de kolommen en de volgorde waarin ze geplaatst worden bepaalt de wijze waarop

de informatie in de agenda weergegeven wordt. Deze kolommen kunnen aangevuld, verwijderd of

gebruikt worden naargelang je behoeften.

De meest gebruikte kolommen (of informatie)

1. Activiteit of uitvoerder

Leg je best de nadruk op de titel van de activiteit of op de artiest(en)? Als leidraad zou je kunnen

focussen op wat vermoedelijk het meest bekend is. Soms is dat de naam van een activiteit, soms

is het eerder de naam van de organisator of uitvoerder. Zo zegt bvb. “Spaak” (de naam van een

voorstelling) misschien niet veel, maar zal “Kommil Foo” (de naam van het betreffende gezelschap)

al iets makkelijker een belletje doen rinkelen. Opgelet: het veld uitvoerder is niet verplicht in

UiTdatabank en zal dus niet altijd ingevuld zijn.

2. Datum en tijd

Zowel bij een dag-aan-dagagenda als een thematische agenda zit de datum verwerkt in de

structuur van de agenda. Vergeet echter niet om ook het aanvangsuur te vermelden.

3. Locatie / contactgegevens

Je kunt de volledige locatiegegevens opnemen bij elke activiteit, of enkel de titel van de locatie

vermelden bv. het gemeentehuis, de stedelijke bibliotheek. Het is ook bijzonder nuttig om naast de

naam van de locatie ook steeds telefoonnummer, e-mailadres en website te vermelden, zodat de

lezer onmiddellijk meer informatie kan opzoeken of kan overgaan tot reservatie indien hij/zij dat

wenst. Om ruimte te besparen, zou je voor de volledige locatiegegevens ook een aparte locatielijst

kunnen maken met alle contactgegevens erbij.

4. Prijs

In veel gevallen zijn er verschillende kortingstarieven en is het niet evident om die allemaal te

vermelden. Je kunt een prijsvork meegeven (bvb. 5-15 euro) of de verschillende tarieven (bvb. 5-

10-15 euro, bvb. 5 euro vvk / 10 euro kassa). Op die manier weten de lezers dat er verschillende

tarieven zijn en dat het nuttig kan zijn om vooraf te informeren naar de kortingen.

5. Korte beschrijving

Een agenda die niet voorzien is van redactionele omkadering zal de cultuurzoeker weinig of niet tot

participatie stimuleren. Het is dus belangrijk om de activiteiten van een korte beschrijving te

voorzien. Niet alle activiteiten beschikken echter over een korte beschrijving en voor sommige


activiteiten is het belangrijker dan voor andere. Probeer om een beschrijving te voorzien voor die

activiteiten waarvan titel of uitvoerder onvoldoende zeggen waarover het gaat, ook al is het maar

één zin. Door te spelen met de lengte van je beschrijvingen kun je overigens ook inspelen op de

lay-out van je agenda, maar dat vergt wel wat redactioneel werk.

Overzicht van alle beschikbare kolommen in een UiTdatabank Datarapport

Excel-kolom (veldnaam)

(Enkel die met * zijn

verplichte invoervelden in

UiTdatabank)

Betekenis

CIDN Unieke Identificatiecode toegekend aan een evenement ingevoerd in de

UiTdatabank

Type aanbod * Type-categorie waarmee het evenement werd ingevoerd in de

UiTdatabank

Thema Thema-categorie waarmee het evenement werd ingevoerd in de

UiTdatabank

UiTrubriek Naam van de rubriek waaronder het evenement wordt geklasseerd. (zie

verder voor een opsomming)

Titel * Titel van het aanbod

Beschrijving * Korte beschrijving van het aanbod (max. 400 tekens)

Uitvoerder(s) Naam en typering (vb. acteur, dirigent, toneelgezelschap,...) van de

uitvoerder(s)

Specifieke doelgroep(en) Specifieke doelgroep die aangeduid werd in de UiTdatabank, vb.

senioren, gezinnen etc.

Leeftijdscategorie Leeftijdsklasse die aangeduid of ingevoerd werd in de UiTdatabank, vb.

vanaf 12 jaar, vanaf 6 jaar etc.

Publieksbereik Aanduiding van het lokale, regionale, nationale of internationale

publieksbereik van het aanbod.

Datum Van * Datum van het evenement (of eerste dag van een periode)

Datum Tot Laatste dag van een periode

Duurtijd Aanduiding van hoe lang de activiteit duurt (dagen, uren)

Tijdsinfo samenvatting Samenvatting van de datum (of data of periode) met de uren

Beeld Het ID van de afbeelding verbonden aan het aanbod. Deze afbeelding is

echter meestal niet geschikt voor druk, dus je neemt best contact op met

de organisator van het aanbod voor een kwaliteitsvolle afbeelding.

Lange Beschrijving Uitgebreide beschrijving zoals die is ingevoerd in de UiTdatabank.

Prijs Toegangsprijs (richtprijs)

Prijs – bijkomende

beschrijving

Extra informatie over de prijs, zoals kortingen, abonnementsprijzen,C

Locatie * Naam van de locatie (vb. Stadsschouwburg)

Adres Samenvatting van de adresgegevens van de locatie

Straat * Straat van de locatie

Huisnr Huisnummer van de locatie

Postcode * Postcode van de locatie

Gemeente * Gemeente waar de locatie zich bevindt

Contactinfo locatie Samenvatting van de contactgegevens van de locatie

Tel locatie Telefoonnummer van de locatie

E-mail locatie E-mailadres van de locatie

URL locatie Website van de locatie

Contactinfo aanbod * Samenvatting van de contactgegevens waar mensen terecht kunnen

voor meer informatie over de activiteit


Tel aanbod Telefoonnummer waar mensen terecht kunnen voor meer informatie over

de activiteit

E-mail aanbod E-mailadres waar mensen terecht kunnen voor meer informatie over de

activiteit

URL aanbod * Website waar mensen terecht kunnen voor meer informatie over de

activiteit

Organisator Naam van de organisator

Workflow status Status van de ingevoerde activiteit: klaar voor validatie, gevalideerd

Datum laatste aanpassing Datum waarop de ingevoerde activiteit laatst aangepast werd

6.2 De categorisatie

Welke rubrieken en hoeveel rubrieken gebruiken?

Ieder aanbod wordt weergegeven met een rubriek (UiTrubriek). Dit betekent dat de UiTdatabank

het aanbod al ingedeeld heeft in verschillende thematische rubrieken zodat de partner het aanbod

gemakkelijker kan categoriseren en gebruiken voor zijn agenda. Deze partnercategorieën zijn

gebaseerd op een standaard indeling en het gebruik ervan is volledig vrijblijvend.

Je kan eventueel ook de naam van sommige rubrieken veranderen om beter te groeperen volgens

de indeling in jouw agenda: bijvoorbeeld Expo veranderen in Tentoonstellingen.

De UiTrubrieken

• Cursussen en voordrachten: Alles omtrent educatieve activiteiten zoals cursussen,

workshops, congressen, lezingen enz.

• Evenementen: Dit omvat aanbod zoals beurzen, braderieën, happenings, feesten, attracties,

maar ook festivals die niet onder een andere rubriek thuishoren (vb. filmfestival hoort onder

film).

• Expo: Deze rubriek omvat alles inzake tentoonstellingen, monumenten enz.

• Film: Dit omvat alles dat met film te maken heeft.

• Muziek: Deze rubriek omvat alle evenementen die met thema muziek (of subthema’s klassieke

muziek, moderne muziek, jazz, wereldmuziek enz.) zijn ingevoerd.

• Podium: Deze rubriek omvat vooral de evenementen die ingevoerd zijn met type voorstelling

(dansvoorstelling, theatervoorstelling,C)

• Sport: Dit omvat alle evenementen die te maken hebben met sport.

• Uitgaan: Deze rubriek bevat de evenementen die te maken hebben met uitgaan, nightlife enz.

• Uitstappen: Deze rubriek omvat activiteiten zoals excursies, groepsbezoeken, wandelingen

enz.

7 Het efficiënt verwerken van het Datarapport in 3 stappen

7.1 Stap 1: Opslaan op lokale schijf en kopie maken

Sla het Datarapport (het Excel-bestand) bij voorkeur meteen op je lokale schijf op. Vervolgens

maak je er een kopie van waarmee je verder werkt. Zo behoud je steeds de originele versie. Om

de helderheid te verhogen, kan je de lijnen tussen de cellen zichtbaar maken. Dit doe je door alles

te Selecteren (Ctrl+A) en vervolgens in het menuonderdeel Lettertype te kiezen voor Randen - Alle

Randen. In een oudere versie van Word kies je in de werkbalk Randopmaak voor Alle Randen.


Voorbeeld:

Het gegenereerde Excel-bestand

heet “Datarapport.xls”

Het wordt eerst opgeslagen als

“Datarapport

Brugge_origineel.xls” en

vervolgens als kopie opgeslagen

onder de naam “Kopie van

Datarapport Brugge.xls”.

7.2 Stap 2: Selectie van de informatie per evenement (kolommen

verwijderen)

Het datarapport levert heel wat informatie, in diverse kolommen, per evenement. Hierdoor zijn

sommige kolommen overbodig. Deze kolommen mogen daarom verwijderd worden. Je kan dit nu

in Excel doen. Let wel op! Indien je de gegevens achteraf nog wenst te sorteren op datum, dien je

de kolom Datum Van te behouden.

TIP

Indien je het onhandig vindt om in het grote Excel-bestand een overzicht te krijgen van alle

kolommen en hierin een selectie te maken, kan je ook de overbodige kolommen nu nog laten

staan. Het is immers ook mogelijk om de selectie van de kolommen die je wil gebruiken pas in een

verdere stap in de wizard in het programma Word te doen.

Hoe een selectie maken in de kolommen in Excel?

• Klik met de linkermuisknop bovenaan een kolom op de kolomletter om de volledige kolom te

selecteren.

• Klik vervolgens op de rechtermuisknop en dan op de optie “Verwijderen”. Zo verwijder je de

volledige kolom en niet alleen de gegevens in de kolom.

7.3 Stap 3: Sorteren

De gegevens in het rapport worden volgens een volgorde geleverd die vaak niet hetzelfde is als

nodig voor de agenda. In deze stap kan je bepalen of je je gegevens thematisch wil tonen in je

agenda of chronologisch of een combinatie van beiden.

In dit voorbeeld worden de evenementen eerst thematisch en vervolgens per datum (thematisch,

dag-aan-dag) gesorteerd.

Kies in het

menuonderdeel

Bewerken de optie

Sorteren en filteren. Bij

Aangepast sorteren kan

je een combinatie van

verschillende

sorteerniveaus maken. In

een oudere versie van

Word ga je via de

menubalk naar Data –


Sorteren, en selecteer je vervolgens de juiste parameters.

Opgelet! Sla na het rangschikken van de evenementen je Excel-document nog eens onder een

andere naam op je computer op. Het is dit bestand dat je zodadelijk zal binnenbrengen in Word.

8 Van Excel naar Word in 7 stappen

De UiTdatabank Datarapporten worden standaard in een Excel-formaat geleverd. Sommige

drukkers/uitgevers verwachten echter om de informatie in een Word-bestand te ontvangen. In dit

geval dient de gebruiker het Excel-bestand om te vormen naar een Word-bestand. Deze

handleiding toont je hoe je dit op een efficiënte wijze kunt doen.

Om het Excel-bestand gemakkelijk in Word te bewerken, maak je best gebruik van de functie ‘Afdruk

samenvoegen’ in het programma Word. Een handige wizard maakt het je makkelijk en gidst je door

de verschillende stappen.

De functie is weliswaar in eerste instantie bedacht vanuit de behoefte om adresetiketten of adreslijsten

aan te maken. Ze is echter evenzeer bruikbaar om een lijst evenementen aan te maken.

Deze methode stelt je bovendien in staat om een sjabloon aan te maken met een model dat je later

zal kunnen hergebruiken bij het aanmaken van nieuwe agenda’s.

Mocht je eventueel over een verouderde versie van Word beschikken, kan het zijn dat je niet met de

functie ‘Afdruk samenvoegen’ kan werken. Neem in dat geval contact op met je partnermedewerker bij

CultuurNet, hij/zij zal je een handleiding bezorgen met een alternatieve methode om het bestand om

te zetten. Deze alternatieve methode is wel omslachtiger.

Om van start te gaan met het omzetten van het Excel-bestand via ‘Afdruk samenvoegen’, open je

het programma Word op je computer.

Je start de wizard op via Extra –Brieven en verzendlijsten – Afdruk samenvoegen.

De wizard zal nu rechts op je scherm verschijnen en je kan onderaan dit deelvenster makkelijk

navigeren tussen de verschillende stappen via Volgende of Vorige.

8.1 Stap 1: Documenttype selecteren

Je selecteert eerst rechts in de wizard welk soort document je wenst te maken op basis van het

gegevensbestand.

• In het geval van een agenda kies je best de optie ‘Adreslijst’. Daarmee kan je in één

document al je activiteiten onder elkaar oplijsten.

• Klik vervolgens onderaan op Volgende.

8.2 Stap 2: Begindocument selecteren

Nu moet je beslissen welk document je als basis zal gebruiken. Je hebt de keuze uit het document

dat je op dat moment hebt geopend, een sjabloon (bv. het sjabloon voor je UiTagenda) of een

bestaand document (bv. een jaarverslag).

We gaan er hier even vanuit dat je de gegevens gebruikt om een nieuwe UiTagenda te maken.

• Kies voor een leeg document (= de optie huidig document) of een sjabloon.

• Klik onderaan op Volgende.

8.3 Stap 3: Gegevensbestand koppelen

Vervolgens moet Word weten uit welk gegevensbestand de gegevens moeten worden opgehaald.


In dit geval wil je Word de gegevens uit het voorbereide datarapport laten ophalen.

Datarapport koppelen

• Kies bovenaan Bestaande lijst gebruiken en klik op Bladeren.

• Wijs nu het bestand van het datarapport aan waaruit je de gegevens wenst op te halen en

klik op Openen.

• Je krijgt dan de pop-up Tabel selecteren te zien. Kies de tabel Datarapport$ en bevestig

met OK.

• Vervolgens opent een nieuw scherm waarin je eventueel nog selecties kan maken. Indien dit

niet nodig is, klik je gewoon op OK.

• Klik daarna op Volgende om naar Stap 4 te gaan.

8.4 Stap 4: Samenvoegvelden invoegen en schikken

Nu het datarapport aan het Word-document is gekoppeld, kan je de velden invoegen waarin de

gegevens zullen worden geplaatst. Dit kan je doen in stap 4 van de Word-wizard: ‘Een map

schikken’.

Het komt erop neer dat we nu een model maken voor de samen te voegen gegevens. Zo bepaal je

welke velden uit het Excel-bestand weergegeven zullen worden in de agenda. Dit model zal je later

kunnen hergebruiken wanneer je nieuwe rapporten wil omzetten naar Word.

• Je kiest in de wizard voor de optie ‘Meer items’.

Je zal zien dat de verschillende velden van jouw voorbereide datarapport opgelijst worden. Je kan nu kiezen welke velden je wenst in te voegen.


• Voeg de velden in door te dubbelklikken op de naam van het veld of door het veld te selecteren en op de knop ‘Invoegen’ te klikken.

Je kan de velden nu best al selecteren in de volgorde zoals je ze in je Word-document wenst te

gebruiken. Maar je kan de volgorde eventueel ook later nog wijzigen.

Je zal zien dat namen van alle gekozen velden aansluitend op elkaar in het Word-document

worden ingevoerd.

Eens de samenvoegvelden zijn ingevoegd in het document, kan je ze schikken en opmaken zoals

je dat wenst. Hier bepaal je dus al grotendeels de lay-out van je agenda.

Je kan de verschillende velden nu dus groeperen (bv. onder elkaar, de samenhorende naast elkaar

enzovoort).

TIP

Sommige gegevens zijn niet voor elke activiteit beschikbaar in het datarapport.

Een activiteit kan bijvoorbeeld wel over een website beschikken, maar niet over een

telefoonnummer. Daarom is het interessant te werken met een voorwaardelijke opmaak voor

velden die elkaar opvolgen op een zelfde regel. Op die manier krijg je geen overbodige

scheidingstekens (zoals een streepje of een komma) als er geen gegevens beschikbaar zijn voor

die activiteit.

Voorwaardelijke opmaak samenvoegvelden

• Selecteer het Samenvoegveld, klik hiervoor op de naam van het veld.

• Kies in het rechtermuismenu de optie Veld bewerken.

• Stel de opmaak in onder Veldopties.


Zo kan je tekst invoeren die enkel voor of na het veld wordt gebruikt, indien het betrokken

veld gegevens bevat. Het systeem zal dit automatisch toepassen.

In dit geval zal het veld met de bijkomende beschrijving van de prijs gevolgd worden door

een komma en een spatie op voorwaarde dat er een bijkomende beschrijving beschikbaar

is in het gegevensbestand.

Als je eenvoudigweg een komma en een spatie tussen de velden zou zetten in het document,

zouden die tekens er iedere keer staan, ook bij activiteiten waarvoor deze gegevens niet

beschikbaar zijn. Je vermijdt zo dus heel wat werk doordat je geen overbodige tekens moet

verwijderen.

Je kan de velden nu nog naar wens

opmaken en bijvoorbeeld

opmaakprofielen toepassen,

bepaalde gegevens in het vet of

cursief zetten, witregels toevoegen,

uitlijning aanpassen enzovoort.

Doordat we met de functie Afdruk

samenvoegen werken en je een

standaardopmaak maakt, hoef je dit

maar één keer te doen en zal je

straks niet nog alle gegevens

afzonderlijk moeten opmaken.

TIP

Als je samenvoegt, komt de datum soms in de ‘Amerikaanse tijdsnotatie’C Dit kan je aanpassen in

het opgemaakte word-hoofddocument. Klik op ‘Datum van’ met rechtermuisknop, dan kies je

‘Andere veldweergave’ en typ je na ‘MERGEFIELD Datum_van’ \@ dd/MM/yyyy; de

veldweergave wordt dan "Datum_Van" \@ dd/MM/yyyy. Let wel: na \@ volgt een spatie.


8.5 Stap 5: Voorbeeld bekijken

Het model is nu klaar. Je kan nu een voorbeeld bekijken.

• Klik onderaan op Volgende om naar stap 5 van de wizard Afdruk samenvoegen te gaan.

Je krijgt het model nu te zien met voorbeeldgegevens uit het gekoppelde datarapport.

Indien het resultaat eruit ziet zoals je wenst kan je naar de volgende stap.

Indien je nog aanpassingen wenst aan te brengen, kan je onderaan rechts eenvoudig terugklikken

naar vorige stappen van de wizard Afdruk samenvoegen.

8.6 Stap 6: Samenvoeging voltooien

Zodra je het model hebt afgewerkt, kan je de samenvoeging voltooien.

• Kies rechts de optie Samenvoeging voltooien. Klik vervolgens op Naar nieuw document. Je

krijgt nog een venstertje te zien waarin je de samenvoeging eventueel kan beperken tot een

aantal records van het gegevensbestand. Normaal gezien laat je de optie Alles aangevinkt

staan en klik je op OK.


De gegevens worden nu uit het datarapport uitgelezen en volgens het model in een nieuw Word-

document geplaatst.

Je kan nu nog de laatste afwerking doen, waar nodig.

Als je het veld UiTrubriek gebruikt zal je die wellicht maar één keer willen gebruiken en de overige

vermeldingen willen schrappen. Bij activiteiten die op meerdere dagen plaatsvinden, kan je

gemakkelijk de data die niet relevant zijn voor jouw agenda uit de lijst verwijderen.

Je UiTagenda is nu klaar om af te printen vanuit Word, door te geven voor verdere opmaak of er

op een andere manier mee aan de slag te gaan.

8.7 Stap 7: Zoeken en vervangen

Je kan nu ook gemakkelijk wijzigingen aanbrengen met de zoek-en-vervang functie. Deze functie is

in het verwerken van het Datarapport een onmisbare tool.

• Klik bovenaan op ‘Bewerken’ - ‘Zoeken’

• Selecteer het tabblad ‘Vervangen’. Hier kan je allerlei redactionele aanpassingen automatisch

laten uitvoeren. Hiermee kan je spaties, regeleinden, punten enz. automatisch vervangen door

andere structuurmarkeringen!

Bv. Zoek en vervang alle cijfers 10 door 2010 of alle komma’s (,) door een streepje (-).Je kan

ook de uurmarkeringen eenvoudig veranderen met deze functie: bv. Zoek en vervang alle :30

door u30 en alle :00 door u. Zo wordt 20:30 -> 20u30 en 20:00 -> 20u


TIP

Wellicht zal je bij iedere editie hetzelfde model gebruiken.

Het volstaat dan dit model op te slaan. Bij de volgende editie kan je dan eenvoudigweg een nieuw

voorbereid datarapport als gegevensbestand aan het Word-bestand koppelen.

Aangezien de veldnamen identiek blijven bij de datarapporten, kan je zo heel vlot een nieuwe

UiTagenda samenstellen.

Klik op ‘Bestand – Opslaan als’ en sla het document in stap 6 op je computer op .

Je kan dit wellicht best onder de naam Sjabloon agenda.doc opslaan zodat je dit later gemakkelijk

terugvindt. Wanneer je een nieuw datarapport in Excel klaar hebt, volstaat het om Sjabloon

agenda.doc te openen in Word.

Je krijgt onderstaande pop-up te zien:

Klik op ‘Ja’ om door te gaan. Open vervolgens de wizard via ‘Extra – Brieven en verzendlijsten –

Afdruk samenvoegen’.

De wizard zal dan automatisch opstarten in Stap 3.

Klik rechts in de wizard op ‘Een bestaande lijst gebruiken’ om het nieuwe Excel bestand in het

sjabloon in te laden.

Je kan vervolgens de verdere stappen van de wizard doorlopen om de nieuwe agenda af te

werken.

Dit zal je veel tijd besparen bij het verwerken van nieuwe rapporten.

9 Hulp en contact

Partnermedewerkers CultuurNet:

• Antwerpen: Toon Beullens: [email protected]

• Limburg en Oost-Vlaanderen: Sam Rasschaert: [email protected]

• Vlaams-Brabant: Davy De Laeter: [email protected]

• West-Vlaanderen: Wim D’haeyer: [email protected]

testissuu

Documents