the university of edinburgh · the university of edinburgh ... a broadly indicative comparison...

22
SEMG 5/3/14 Paper 5.1 Page 1 of 22 The University of Edinburgh Space Enhancement Management Group [SEMG] 5 March 2014 2012-13 Classroom Utilisation Summary Report Brief description of the paper A summary of classroom utilisation statistics covering the 12/13 academic year: including summary reference data and analysis via a range of categories and criteria. Action requested SEMG is invited to note and comment on the paper. Resource implications Does the paper have resource implications? No Risk Assessment Does the paper include a risk assessment? No Equality and Diversity Has due consideration been given to the equality impact of this paper? No. Focus is purely on recording outcomes of statistical analysis. Freedom of information Can this paper be included in open business? Yes Originator of the paper Scott Rosie, Head of Timetabling Services, December 2013 To be presented by Scott Rosie, Head of Timetabling Services

Upload: truongnguyet

Post on 27-Aug-2018

214 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

SEMG 5/3/14 Paper 5.1

 

Page 1 of 22

The University of Edinburgh

Space Enhancement Management Group [SEMG]

5 March 2014

2012-13 Classroom Utilisation Summary Report Brief description of the paper A summary of classroom utilisation statistics covering the 12/13 academic year: including summary reference data and analysis via a range of categories and criteria. Action requested SEMG is invited to note and comment on the paper.

Resource implications Does the paper have resource implications? No Risk Assessment Does the paper include a risk assessment? No Equality and Diversity Has due consideration been given to the equality impact of this paper? No. Focus is purely on recording outcomes of statistical analysis. Freedom of information Can this paper be included in open business? Yes Originator of the paper Scott Rosie, Head of Timetabling Services, December 2013 To be presented by Scott Rosie, Head of Timetabling Services    

SEMG 5/3/14 Paper 5.1

 

Page 2 of 22

 

 

2012/13utilisationofteachingspace:summaryreport   

SEMG 5/3/14 Paper 5.1

 

Page 3 of 22

Contents1.  Introduction .................................................................................................................................... 4 

2.  Reference Data ............................................................................................................................... 4 

2.1 Student data .................................................................................................................................. 4 

2.2 Location data ................................................................................................................................. 4 

2.3 Booking data ................................................................................................................................. 5 

3.  Utilisation criteria ........................................................................................................................... 5 

3.1 Data range ..................................................................................................................................... 5 

3.2 Calculation method ....................................................................................................................... 5 

4.  General teaching space ................................................................................................................... 6 

4.1 General teaching space – centrally managed ............................................................................... 6 

4.1.1 General teaching by capacity range – centrally managed ..................................................... 6 

4.2 General teaching space – locally managed ................................................................................... 8 

4.2.1 General teaching by capacity range – locally managed ....................................................... 10 

4.3 General teaching space – central & local .................................................................................... 11 

4.3.1 General teaching space by capacity range – central & local ............................................... 11 

5.  Specialist/other teaching space .................................................................................................... 12 

5.1 Specialist/other – centrally managed ......................................................................................... 12 

5.2 Specialist/other – locally managed ............................................................................................. 12 

6.  Student study space ...................................................................................................................... 15 

7.  Centrally managed meeting space ................................................................................................ 16 

8.  Training Rooms ............................................................................................................................. 17 

9.  Planned vs Actual utilisation ......................................................................................................... 18 

9.1 Planned vs Actual 12/13 ............................................................................................................. 18 

10.  Utilisation by teaching slot ........................................................................................................ 19 

10.1 Utilisation by teaching slot 12/13 ............................................................................................. 19 

 

 

 

 

 

SEMG 5/3/14 Paper 5.1

 

Page 4 of 22

1. Introduction2012/13 is the first academic year for which the University’s new timetabling system (Scientia Enterprise) can produce a full range of utilisation report and analysis on the University’s teaching space, as well as a selection of non‐teaching spaces, thereby generating a range of data analysis to contribute to the University’s estate‐based strategies. The intention is for this to be the first of a succession of ‘end‐of‐year’ summary reports, enabling the University to compare year‐on‐year statistics and identify emerging trends.  Although the University has always produced utilisation statistics, and mapped year‐on year trends, these were compiled against a smaller pool of rooms and were restricted to physical surveys capturing data from a ‘snapshot’ point in time. New systems enable the generation of statistics relating to ‘planned’ usage (see section 3) which enables analysis across a larger pool of rooms and also creates the opportunity to generate comparison against utilisation returns from physically surveyed space.  There is an expectation that data quality in relation to locally‐managed specialist space will improve during 13/14, therefore 12/13 figures presented in this category carry this caveat, but it is important that this category of space is included and analysed on an on‐going basis.  As this is the first such report, there is an expectation that it will evolve and adapt to strategies and trends, although care will be taken to ensure key reference data and utilisation categories remain consistent to enable effective year‐on‐year comparison.   

2. ReferenceDataThis section relates to key data, at institutional level, that will act as a reference point for all statistics generated for 12/13 and all future academic years.  

2.1StudentdataConfirmed student numbers for 12/13 (source: SASG): 

  Humanities and Social Science 

Medicine and Vet Medicine 

Science and Engineering 

Total 

Undergraduate  13,786  2,567  5,324  21,677 

Taught Postgraduate 

4,456  1,215  853  6,524 

Research Postgraduate 

2,002  1,036  1,629  4,667 

All levels of study  20,244  4,818  7,806  32,868 

 

2.2LocationdataConfirmed location data for inclusion in 12/13 utilisation analysis:  

   No. of rooms  Capacity Sqm

Centrally managed rooms  177  12,975  14,789 

Locally managed rooms  537  15,274  40,929* 

Study Space  27  113  294 

Total  741  28,362  56,012 

SEMG 5/3/14 Paper 5.1

 

Page 5 of 22

*‐ a number of local spaces do not yet carry confirmed Sqm figures in Scientia Enterprise.  

2.3BookingdataConfirmed total of bookings recorded in Scientia Enterprise 12/13 booking database. It should be noted that this database spanned a 65 week booking period (May 2012 – Aug 2013) with future booking database spanning a 52 week booking period (Aug‐July):  

Activity Type  Booking total

Core academic activities  13,282

Web Room Bookings (staff)  45,330

Web Room Bookings (student)  16,995

Other bookings  4,697

Total bookings  80,304

3. UtilisationcriteriaConfirmation of criteria used to identify and calculate levels of utilisation.  

3.1DatarangeThe utilisation data is calculated using the following parameters:  

Mon –Tues & Thu‐Fri, 09.00‐18.00  

Weds 09.00‐13.00  

Mon – Fri, 09:00‐18:00 for Student Study Space  

Mon –Fri, 09:00‐17:00 for Meeting Space  

Full 11 week teaching semester is included unless otherwise stated  

Utilisation is for ‘planned’ utilisation; i.e. all data drawn from the central timetabling/booking system unless otherwise stated 

 

Planned vs Actual data will relate to the particular week during which a physical survey was undertaken 

 

3.2CalculationmethodThe represented figures are calculated using the following methodology: 

• Frequency: The number of hours, within the designated timeframe, that a room is booked  

• Occupancy: The number of seats occupied, in relation to the room’s capacity, during each booked hour 

 • Utilisation: A calculation of Frequency and Occupancy (Freq x Occ/100) to determine overall 

utilisation  

SEMG 5/3/14 Paper 5.1

 

Page 6 of 22

• Red, Amber, Green (RAG): is an SMG agreed threshold for levels of utilisation, these are:  High: 70–100% for Freq/Occ, 50 – 100% for Util Medium: 50-69.99% for Freq/Occ, 25.49.99% for Util Low: 0-49.99% for Freq/Occ, 0-24.99% for Util   

4. Generalteachingspace‘General Teaching’ is the generic category used to describe all standard teaching space that comprises a variety of table and/or chairs layout. Lecture theatres are also included in this category.  

4.1Generalteachingspace–centrallymanaged 

No. of rooms  Capacity  Sqm 

156  9,995  11,220 

 

Central General Teaching Locations ‐ 2012/13 

Utilisation Statistics    

Centrally allocated rooms  Frequency Occupancy Utilisation

Semester 1  67.16%  74.39%  50.62% 

Semester 2  65.61%  73.48%  48.24% 

 

KB General Teaching Locations ‐ 2012/13 

Utilisation Statistics    

Centrally allocated rooms  Frequency Occupancy Utilisation

Semester 1  53.28%  64.30%  34.28% 

Semester 2  52.48%  63.94%  33.97% 

 

All General Teaching Locations ‐ 2012/13 

Utilisation Statistics    

Centrally allocated rooms  Frequency Occupancy Utilisation

Semester 1  60.22%  69.35%  42.45% 

Semester 2  59.04%  68.71%  41.11% 

 4.1.1Generalteachingbycapacityrange–centrallymanagedIndicates relative usage across ‘small’, ‘medium’ and ‘large’ categories, enabling analysis to determine appropriate capacity ranges for teaching space. Analysis is separated by Central and KB teaching zones, as it enables a broadly indicative comparison between Arts and Science teaching. 

Capacity range  No. of rooms  Capacity  Sqm 

1‐20  59  941  1,747 

21‐84  65  2,783  4,010 

85+  32  6,271  5,463 

 

 

SEMG 5/3/14 Paper 5.1

 

Page 7 of 22

Central General Teaching Locations, by capacity ‐ 2012/13 Sem 1 

Utilisation Statistics    

Centrally allocated rooms  Frequency Occupancy Utilisation

1‐20  66.01%  83.03%  54.01% 

21‐84  67.57%  69.48%  46.95% 

85+  69.24%  64.13%  44.40% 

 

KB General Teaching Locations, by capacity ‐ 2012/13 Sem 1 

Utilisation Statistics    

Centrally allocated rooms  Frequency Occupancy Utilisation

1‐20  40.04%  68.68%  27.50% 

21‐84  48.25%  64.14%  30.95% 

85+  66.61%  58.43%  38.92% 

 

Central General Teaching Locations, by capacity ‐ 2012/13 Sem 2 

Utilisation Statistics    

Centrally allocated rooms  Frequency Occupancy Utilisation 

1‐20  62.69%  83.39%  52.28% 

21‐84  69.24%  68.17%  47.20% 

85+  63.39%  60.75%  38.51% 

 KB General Teaching Locations, by capacity ‐ 2012/13 Sem 2 

Utilisation Statistics    

Centrally allocated rooms  Frequency Occupancy  Utilisation

1‐20  49.42%  65.48%  32.36% 

21‐84  47.39%  64.11%  30.38% 

85+  58.80%  59.48%  34.97% 

 

All General Teaching Locations, by capacity ‐ 2012/13 Sem 1 

Utilisation Statistics    

Centrally allocated rooms  Frequency Occupancy Utilisation

1‐20  53.03%  75.85%  40.76% 

21‐84  57.91%  66.81%  38.95% 

85+  67.92%  61.28%  41.66% 

 

SEMG 5/3/14 Paper 5.1

 

Page 8 of 22

All General Teaching Locations, by capacity ‐ 2012/13 Sem 2 

Utilisation Statistics    

Centrally allocated rooms  Frequency Occupancy Utilisation

1‐20  56.05%  74.44%  42.32% 

21‐84  58.31%  66.14%  38.79% 

85+  61.10%  60.11%  36.74% 

 

4.2Generalteachingspace–locallymanagedCovers the same category of space outlined in Section 4, but focuses on space managed locally via School ‘Gatekeepers’. Figures are represented by School, as opposed to the zone‐based statistics for centrally‐managed general teaching space.  MVM Schools and Schools with no space in this category are not represented in these statistics  

No. of rooms  Capacity  Sqm 

249  8,300  14,687 

 

School‐Managed General Teaching Locations ‐ Semester 1 

Utilisation Statistics    

School/Unit  Frequency Occupancy Utilisation

Biology  37.62%  65.52%  24.65% 

Business School  58.89%  64.02%  37.57% 

Chemistry  23.04%  92.37%  21.28% 

Divinity  47.39%  68.36%  30.30% 

ECA  25.31%  47.58%  15.37% 

Economics  18.66%  71.41%  12.90% 

Education   42.32%  72.17%  30.64% 

Engineering  29.04%  74.96%  21.77% 

Geosciences  29.03%  60.02%  17.42% 

HCA  30.68%  69.55%  21.38% 

Health and Social Science  38.57%  78.39%  29.10% 

Law  40.49%  75.76%  30.58% 

LLC  36.07%  66.56%  25.00% 

Mathematics  21.39%  49.27%  10.54% 

Physics  12.50%  66.67%  8.33% 

PPLS  28.46%  75.84%  21.54% 

SPS  36.82%  70.75%  23.49% 

 

SEMG 5/3/14 Paper 5.1

 

Page 9 of 22

 

 

School‐Managed General Teaching Locations ‐ Semester 2 

Utilisation Statistics    

School/Unit  Frequency Occupancy Utilisation

Biology  31.14%  61.83%  19.25% 

Business School  50.20%  54.53%  27.34% 

Chemistry  26.67%  92.18%  24.58% 

Divinity  47.24%  64.70%  27.94% 

ECA  49.63%  45.50%  28.14% 

Economics  29.26%  69.41%  19.45% 

Education  36.77%  66.94%  24.90% 

Engineering  38.83%  73.65%  28.60% 

Geosciences  32.53%  58.30%  18.96% 

HCA  37.28%  67.24%  24.65% 

Health and Social Science  34.61%  67.16%  25.39% 

Law  38.28%  70.83%  28.62% 

LLC  35.53%  66.93%  23.65% 

Mathematics  13.21%  22.78%  3.01% 

Physics  18.86%  71.03%  13.39% 

PPLS  38.93%  75.53%  30.38% 

SPS  60.08%  64.60%  39.55% 

 

0.00%

10.00%

20.00%

30.00%

40.00%

50.00%

60.00%

70.00%

School‐Managed Gen Teach ‐ Sem 1

Frequency

SEMG 5/3/14 Paper 5.1

 

Page 10 of 22

 

4.2.1Generalteachingbycapacityrange–locallymanagedAs section 4.1.1, but School‐based and only includes Schools with space relevant to the capacity bands identified. 

Capacity range  No. of rooms  Capacity  Sqm 

1‐20  112  1,504  3,069 

21‐84  125  4,973  9,252 

85+  12  1,823  2,366 

 

School‐Managed General Teaching Locations, by capacity ‐ Sem 1 

Utilisation Statistics    

School‐Managed  Frequency  Occupancy  Utilisation 

1‐20  33.37%  70.75%  23.19% 

21‐84  37.61%  64.08%  24.00% 

85+  42.66%  51.78%  23.83% 

 

School‐Managed General Teaching Locations, by capacity ‐ Sem 2 

Utilisation Statistics    

School‐Managed  Frequency  Occupancy  Utilisation 

1‐20  36.50%  70.29%  25.01% 

21‐84  40.76%  55.43%  24.80% 

85+  43.95%  62.32%  23.76% 

 

 

0.00%

10.00%

20.00%

30.00%

40.00%

50.00%

60.00%

70.00%

School‐Managed Gen Teach ‐ Sem 2

Frequency

SEMG 5/3/14 Paper 5.1

 

Page 11 of 22

4.3Generalteachingspace–central&localCompares the general teaching utilisation levels between central space (contained in section 4.1) and local space (contained in section 4.2) 

No. of rooms  Capacity  Sqm 

405  18,295  25,907 

 

All General Teaching Locations ‐  Semester 1 2012/13 

Utilisation Statistics    

General teaching rooms  Frequency  Occupancy  Utilisation 

Centrally managed  60.22%  69.35%  42.45% 

Locally Managed  32.72%  68.78%  22.46% 

Overall  46.47%  69.06%  32.46% 

All General Teaching Locations ‐  Semester 2 2012/13 

Utilisation Statistics    

General teaching rooms  Frequency  Occupancy  Utilisation 

Centrally managed  59.04%  68.71%  41.11% 

Locally managed  36.41%  64.30%  23.99% 

Overall  47.73%  66.51%  32.55% 

4.3.1Generalteachingspacebycapacityrange–central&localCompares the general teaching utilisation levels between central space (contained in section 4.1.1) and local space (contained in section 4.2.1) by capacity range 

Capacity range  No. of rooms  Capacity  Sqm 

1‐20  171  2,445  4,816 

21‐84  190  7,756  13,262 

85+  44  8,094  7,829 

 

All General Teaching Locations, by capacity ‐ 2012/13 Sem 1 

Utilisation Statistics ‐ centrally allocated  Utilisation Statistics ‐ locally allocated 

Capacity  Frequency  Occupancy  Utilisation  Frequency  Occupancy  Utilisation 

1‐20  53.03%  75.85%  40.76%  33.37%  70.75%  23.19% 

21‐84  57.91%  66.81%  38.95%  37.61%  64.08%  24.00% 

85+  67.92%  61.28%  41.66%  42.66%  51.78%  23.83% 

    

SEMG 5/3/14 Paper 5.1

 

Page 12 of 22

All General Teaching Locations, by capacity ‐ 2012/13 Sem 2 

Utilisation Statistics ‐ centrally allocated  Utilisation Statistics ‐ locally allocated 

Capacity  Frequency  Occupancy  Utilisation  Frequency  Occupancy  Utilisation 

1‐20  56.05%  74.44%  42.32%  36.50%  70.29%  25.01% 

21‐84  58.31%  66.14%  38.79%  40.76%  55.43%  24.80% 

85+  61.10%  60.11%  36.74%  43.95%  62.32%  23.76% 

  

5. Specialist/otherteachingspaceThis category contains all types of space used for teaching that are not labelled as ‘General Teaching’. This will include all types of laboratory and studio space and all other spaces that do not conform to a standard layout; have specialist use; and would normally be managed at local level.  It should be noted that, during this first full academic year of timetabling in the new system, some Schools have struggled to find the most effective method of recording accurate specialist space usage. It is felt this has contributed to some very low recorded usage. There is an expectation that this data will continue to improve in future academic years.  

No. of rooms  Capacity  Sqm 

314  9,777  29,157* 

 *‐ a number of local spaces do not yet carry confirmed Sqm figures in Scientia Enterprise.  

5.1Specialist/other–centrallymanagedThe only centrally managed teaching space that falls into this category are Teaching Studios, with a number of such studios across both main teaching zones 

No. of rooms  Capacity  Sqm 

7  288  728 

 

Central Managed Teaching Studios ‐ 2012/13 

Utilisation Statistics    

School/Unit  Frequency  Occupancy Utilisation 

Semester 1  67.02%  74.08%  50.31% 

Semester 2  65.27%  72.82%  47.64% 

 

5.2Specialist/other–locallymanagedThis section provides a breakdown of specialist teaching space utilisation by School. Only Schools managing space in this category are included.  

No. of rooms  Capacity  Sqm 

307  9,489  28,429* 

 *‐ a number of local spaces do not yet carry confirmed Sqm figures in Scientia Enterprise.  

SEMG 5/3/14 Paper 5.1

 

Page 13 of 22

School Managed Specialist Teaching Locations ‐ 2012/13 Sem 1 

Utilisation Statistics    

School/Unit  Frequency  Occupancy  Utilisation 

Biology  24.48%  71.45%  17.28% 

Business School  33.75%  86.71%  29.32% 

Chemistry  35.18%  77.20%  27.16% 

ECA  24.08%  49.78%  15.30% 

Education   23.87%  65.38%  16.48% 

Engineering  10.48%  44.94%  4.39% 

Geosciences  14.82%  48.64%  7.20% 

HCA  13.86%  25.82%  7.06% 

Informatics  0.66%  2.43%  0.00% 

LLC  38.41%  62.34%  25.22% 

Mathematics  18.52%  46.49%  8.61% 

Physics  4.02%  12.50%  1.00% 

PPLS  46.53%  81.05%  38.35% 

Overall  22.21%  51.90%  15.18% 

 

 

   

0.00%

5.00%

10.00%

15.00%

20.00%

25.00%

30.00%

35.00%

40.00%

45.00%

50.00%

School Managed Specialist Space ‐ Sem 1

Frequency

SEMG 5/3/14 Paper 5.1

 

Page 14 of 22

School Managed Specialist Teaching Locations ‐ 2012/13 Sem 2 

Utilisation Statistics    

School/Unit  Frequency  Occupancy  Utilisation 

Biology  31.50%  79.73%  25.11% 

Business School  39.60%  67.36%  26.67% 

Chemistry  21.18%  45.96%  9.73% 

ECA  67.50%  50.00%  33.75% 

Education  25.32%  52.13%  15.43% 

Engineering  25.68%  48.51%  12.46% 

Geosciences  11.66%  51.16%  5.96% 

HCA  25.00%  46.39%  17.82% 

Informatics  0.26%  1.46%  0.00% 

LLC  42.08%  70.55%  31.07% 

Mathematics  11.25%  47.73%  5.37% 

Physics  6.46%  15.85%  1.00% 

PPLS  46.53%  81.05%  38.35% 

Overall  27.23%  50.61%  17.13% 

 

 

0.00%

10.00%

20.00%

30.00%

40.00%

50.00%

60.00%

70.00%

80.00%

School Managed Specialist Space ‐ Sem 2

Frequency

SEMG 5/3/14 Paper 5.1

 

Page 15 of 22

6. StudentstudyspaceThe 12/13 booking database contained 17 spaces designated as student ‘Group Study’ spaces. Although students can make study space bookings in a range of centrally‐managed teaching spaces (bookings which are included in the analysis for central teaching space) these 17 spaces are dedicated to this purpose.  As these spaces do not conform to the constraints of the teaching week; Wednesday pm is included in the analysis represented here, thereby creating an analysis period of: Mon‐ Fri, 09:00‐18:00  

No. of rooms  Capacity  Sqm 

17  117  452 

 

Student Study Space ‐  Semester 1 

Utilisation Statistics     

Room  Zone   Capacity Frequency  Occupancy Utilisation

3.3214  JCMB  10  51.62%  62.09%  32.05% 

3.3215  JCMB  10  45.45%  68.73%  31.24% 

3.3216  JCMB  10  48.08%  69.16%  33.25% 

Group Study Room 1  Noreen & Kenneth Murray Library  6  52.63%  80.52%  42.37% 

Group Study Room 1.  Darwin Library  6  26.77%  79.18%  21.20% 

Group Study Room 2  Noreen & Kenneth Murray Library  6  47.78%  79.49%  37.98% 

Group Study Room 2.  Darwin Library  6  21.21%  77.62%  16.46% 

Group Study Room 3  Noreen & Kenneth Murray Library  6  44.04%  79.43%  34.98% 

Group Study Room 3.  Darwin Library  6  13.13%  71.28%  9.36% 

Group Study Room 4  Noreen & Kenneth Murray Library  5  52.42%  96.92%  50.81% 

Group Study Room 4.  Darwin Library  6  23.33%  40.62%  9.48% 

Group Study Room 5  Darwin Library  6  14.55%  74.07%  10.77% 

The Godden Room  Noreen & Kenneth Murray Library  6  53.54%  80.44%  43.06% 

Group Study Room 6  Noreen & Kenneth Murray Library  6  59.19%  81.20%  48.06% 

Group Study Room 7  Noreen & Kenneth Murray Library  6  51.92%  80.87%  41.99% 

Room 2:1  Dalhousie Land  8  43.23%  61.30%  26.50% 

Room 2:2  Dalhousie Land  8  39.19%  60.95%  23.89% 

Overall       40.48%  73.17%  30.20% 

   

SEMG 5/3/14 Paper 5.1

 

Page 16 of 22

Student Study Space ‐ Semester 2 

Utilisation Statistics    

Room  Zone   Capacity Frequency  Occupancy Utilisation

3.3214  JCMB  10  65.86%  65.46%  43.11% 

3.3215  JCMB  10  61.82%  60.98%  37.70% 

3.3216  JCMB  10  53.43%  65.73%  35.12% 

Group Study Room 1  Noreen & Kenneth Murray Library  6  62.73%  83.52%  52.39% 

Group Study Room 1.  Darwin Library  6  39.29%  79.39%  31.20% 

Group Study Room 2  Noreen & Kenneth Murray Library  6  57.78%  81.09%  46.85% 

Group Study Room 2.  Darwin Library  6  31.92%  77.85%  24.85% 

Group Study Room 3  Noreen & Kenneth Murray Library  6  57.68%  80.41%  46.38% 

Group Study Room 3.  Darwin Library  6  31.92%  70.36%  22.46% 

Group Study Room 4  Noreen & Kenneth Murray Library  5  67.17%  92.18%  61.92% 

Group Study Room 4.  Darwin Library  6  42.02%  66.99%  28.15% 

Group Study Room 5  Darwin Library  6  35.96%  67.98%  24.44% 

The Godden Room  Noreen & Kenneth Murray Library  6  70.00%  76.41%  53.48% 

Group Study Room 6  Noreen & Kenneth Murray Library  6  62.12%  79.41%  49.33% 

Group Study Room 7  Noreen & Kenneth Murray Library  6  66.26%  78.46%  51.99% 

Room 2:1  Dalhousie Land  8  51.92%  47.13%  24.47% 

Room 2:2  Dalhousie Land  8  49.90%  55.09%  27.49% 

Overall        53.40%  72.26%  38.90% 

  

7. CentrallymanagedmeetingspaceThere are a number of centrally bookable meeting spaces in the University, although those situated in Old College (Raeburn, Lee etc) are not yet recorded within central timetabling. Analysis contained here focuses on the nine meeting spaces that are recorded.  As meeting space does not conform to teaching week constraints, this analysis includes Wednesday pm. As meeting space is generally used in conjunction with the business day, analysis is constrained to cover the period 09:00‐17:00    

SEMG 5/3/14 Paper 5.1

 

Page 17 of 22

 

No. of rooms  Capacity  Sqm 

9  215  587 

 

Meeting rooms Semester 1 

Utilisation Statistics    

Room  Zone  Capacity Frequency  Occupancy Utilisation

Cheviot Room  Charles Stewart House  12  63.07%  62.06% 39.14%

Cuillin Room  Charles Stewart House  26  75.11%  68.47% 51.43%

Ochil Room  Charles Stewart House  16  67.39%  60.43% 40.72%

Torridon Room  Charles Stewart House  20  64.09%  72.36% 46.37%

Conference Room  David Hume Tower  50  51.48%  72.84% 27.20%

1.07 Meeting Room  Library, George Sq  25  80.22%  81.25% 65.18%

1.09 Meeting Room  Library, George Sq  22  69.55%  70.92% 49.32%

1.11 Meeting Room  Library, George Sq  20  75.00%  84.80% 63.60%

McEwan Hall Reception Room   McEwan Hall  24  66.93%  91.04% 60.94%

Overall        68.09%  73.80% 49.32%

 

Meeting rooms Semester 2 

Utilisation Statistics    

Room  Zone  Capacity Frequency  Occupancy Utilisation

Cheviot Room  Charles Stewart House  12  66.02%  57.77% 38.14%

Cuillin Room  Charles Stewart House  26  65.57%  58.46% 38.33%

Ochil Room  Charles Stewart House  16  68.64%  61.04% 41.90%

Torridon Room  Charles Stewart House  20  71.25%  68.43% 48.76%

Conference Room  David Hume Tower  50  46.48%  60.00% 27.89%

1.07 Meeting Room  Library, George Sq  25  78.07%  71.17% 49.01%

1.09 Meeting Room  Library, George Sq  22  60.91%  68.81% 41.91%

1.11 Meeting Room  Library, George Sq  20  68.75%  80.36% 33.82%

McEwan Hall Reception Room   McEwan Hall  24  38.41%  80.99% 31.11%

Overall        62.68%  67.45% 38.99%

  

8. TrainingRoomsThe meeting suite situated in the Main Library also contains a number of computer training labs. Although these are primarily used for IS training purposes, other departments can use them subject to an internal re‐charge process. 

In line with the principles applied to central meeting space, the analysis is confined to weekday business hours: Mon‐Fri, 09:00‐17:00 

SEMG 5/3/14 Paper 5.1

 

Page 18 of 22

No. of rooms  Capacity  Sqm 

3  45  188 

Library IS Training Rooms ‐ Semester 1 

Utilisation Statistics    

Room  Zone  Capacity Frequency Occupancy  Utilisation 

1.08 Training Room  Library, George Sq  15  35.68%  87.58%  31.25% 

1.10 Training Room  Library, George Sq  12  38.30%  80.46%  30.81% 

1.12 Training Room  Library, George Sq  18  49.43%  81.37%  40.22% 

Overall        41.14%  83.14%  34.10% 

 

Library IS Training Rooms ‐ Semester 2 

Utilisation Statistics    

Room  Zone  Capacity Frequency Occupancy  Utilisation 

1.08 Training Room  Library, George Sq 15  43.52%  83.81%  36.48% 

1.10 Training Room  Library, George Sq 12  47.50%  79.80%  37.91% 

1.12 Training Room  Library, George Sq 18  40.57%  82.79%  33.59% 

Overall        43.86%  82.14%  35.99% 

9. PlannedvsActualutilisationThe University periodically (during every academic year) conduct a physical survey of teaching space to check frequency of use and occupancy levels. This approach generates usage from an ‘actual’ perspective, rather than the more commonly recorded ‘planned’ perspective.  Due to the resource intensive nature of this exercise, these statistics are generated across a single teaching week, rather than the full 11 week teaching semester used to calculate ‘planned’ usage. For the purposes of accurate comparison, ‘planned’ data is generated for the equivalent single week.  

9.1PlannedvsActual12/13Semester 1, wk 6 (w/c 05/11/12) saw physical surveys conducted in two key strategic teaching buildings: David Hume Tower (DHT) and James Clerk Maxwell Building (JCMB). ‘Planned’ utilisation statistics were generated for the same period for comparison.  

Actual vs Planned ‐ Semester 1 

Actual Utilisation ‐ Sem 1, wk6  Planned Utilisation ‐ Sem 1, Wk6 

Frequency  Occupancy  Utilisation Frequency Occupancy Utilisation 

JCMB  29.15%  45.40%  13.23% 42.71% 63.96% 29.64% 

DHT  59.58%  49.73%  29.62% 71.76% 72.45% 51.99% 

Overall  44.37%  47.57%  21.43% 57.24% 68.20% 40.82% 

SEMG 5/3/14 Paper 5.1

 

Page 19 of 22

10. UtilisationbyteachingslotAnalysis was conducted against each designated teaching hour, including Weds pm, to establish patterns of peak demand and popularity across the week. This analysis focuses solely on the Frequency of use, which directly reflects the demand for space, and the analysis represents centrally‐managed teaching space only.  

10.1Utilisationbyteachingslot12/13In order to establish comprehensive usage/demand patterns, this analysis represents usage across both teaching semesters during 2012/13.  To ensure concise representation of this extensive data, these tables have been inserted in ‘picture’ format (please turn to page 20) 

SEMG 5/3/14 Paper 5.1

 

Page 20 of 22

 

 

Central ‐ 12/13 KB ‐ 12/13 Combined ‐ 12/13

Position Day and time Frequency Position Day and time Frequency Position Day and time Frequency

1 Tuesday 14:00  85.78 1 Tuesday 10:00 83.04 1 Tuesday 10:00 82.39

2 Monday 14:00  83.82 2 Thursday 15:00  75.93 2 Thursday 15:00  78.39

3 Thursday 14:00  83.09 3 Monday 15:00  73.37 3 Thursday 14:00  78.03

4 Tuesday 15:00  82.85 4 Thursday 14:00  72.96 4 Monday 14:00  76.79

5 Thursday 11:00  82.44 5 Tuesday 09:00  72.92 5 Monday 15:00  76.40

6 Tuesday 10:00  81.73 6 Friday 11:00  69.87 6 Tuesday 14:00  75.15

7 Thursday 15:00  80.85 7 Monday 14:00  69.76 7 Tuesday 11:00  74.50

8 Tuesday 12:00  80.18 8 Tuesday 11:00  69.06 8 Thursday 11:00  74.40

9 Thursday 10:00  80.08 9 Wednesday 10:00  68.07 9 Tuesday 15:00  73.74

10 Thursday 12:00  79.99 10 Thursday 11:00  66.35 10 Friday 11:00  72.96

11 Tuesday 11:00  79.94 11 Wednesday 11:00  65.85 11 Thursday 10:00  72.73

12 Monday 15:00  79.42 12 Thursday 10:00  65.38 12 Wednesday 11:00  72.36

13 Thursday 16:00  79.25 13 Tuesday 15:00  64.63 13 Wednesday 10:00  71.27

14 Wednesday 11:00  78.87 14 Tuesday 14:00  64.51 14 Monday 11:00  67.83

15 Tuesday 16:00  77.82 15 Monday 11:00  60.37 15 Tuesday 12:00  67.42

16 Monday 16:00  76.08 16 Friday 14:00  59.91 16 Thursday 16:00  65.94

17 Friday 11:00  76.05 17 Monday 10:00  58.62 17 Monday 16:00  65.78

18 Monday 11:00  75.29 18 Friday 15:00  58.39 18 Monday 12:00  65.04

19 Monday 12:00  74.93 19 Monday 16:00  55.48 19 Tuesday 16:00  64.82

20 Wednesday 12:00  74.55 20 Friday 10:00  55.38 20 Friday 10:00  64.70

21 Wednesday 10:00  74.47 21 Friday 09:00  55.30 21 Wednesday 12:00  62.92

22 Friday 10:00  74.02 22 Monday 12:00  55.15 22 Monday 10:00  62.34

23 Friday 12:00  71.18 23 Tuesday 12:00  54.66 23 Tuesday 09:00  61.92

24 Monday 10:00 66.06 24 Wednesday 09:00  53.67 24 Thursday 12:00  61.88

25 Friday 14:00  60.26 25 Thursday 16:00  52.62 25 Friday 12:00  60.44

26 Thursday 17:00  53.87 26 Tuesday 16:00  51.81 26 Friday 14:00  60.09

27 Wednesday 09:00  51.48 27 Wednesday 12:00  51.28 27 Friday 15:00  52.99

28 Tuesday 09:00  50.91 28 Monday 09:00  49.71 28 Wednesday 09:00  52.58

29 Thursday 09:00  49.81 29 Friday 12:00  49.70 29 Friday 09:00  48.11

30 Tuesday 17:00  47.92 30 Thursday 09:00  45.63 30 Thursday 09:00  47.72

31 Friday 15:00  47.58 31 Thursday 12:00  43.76 31 Monday 09:00  47.03

32 Monday 17:00  45.10 32 Friday 16:00  33.10 32 Thursday 17:00  33.81

33 Monday 09:00  44.35 33 Thursday 13:00  30.59 33 Tuesday 13:00  31.72

34 Friday 09:00  40.91 34 Tuesday 13:00  28.32 34 Friday 16:00  30.54

35 Tuesday 13:00  35.12 35 Monday 13:00  25.87 35 Wednesday 15:00 28.67

36 Wednesday 14:00 34.05 36 Wednesday 15:00 24.26 36 Thursday 13:00  28.25

37 Wednesday 15:00 33.08 37 Friday 13:00  22.20 37 Tuesday 17:00  28.19

38 Monday 13:00  28.25 38 Wednesday 14:00 21.99 38 Wednesday 14:00 28.02

39 Friday 16:00  27.98 39 Wednesday 16:00 16.30 39 Monday 17:00  27.77

40 Friday 13:00  26.70 40 Wednesday 13:00 15.55 40 Monday 13:00  27.06

41 Thursday 13:00  25.90 41 Thursday 17:00  13.75 41 Friday 13:00  24.45

42 Wednesday 13:00 22.64 42 Monday 17:00  10.43 42 Wednesday 13:00 19.10

43 Wednesday 16:00 19.92 43 Tuesday 17:00  8.45 43 Wednesday 16:00 18.11

44 Friday 17:00  12.64 44 Friday 17:00  5.65 44 Friday 17:00  9.15

45 Wednesday 17:00 9.33 45 Wednesday 17:00 2.18 45 Wednesday 17:00 5.76

SEMG 5/3/14 Paper 5.1

 

Page 21 of 22

 

 

 

 

0.00

10.00

20.00

30.00

40.00

50.00

60.00

70.00

80.00

90.00Monday 09:00

Monday 10:00

Monday 11:00

Monday 12:00

Monday 13:00

Monday 14:00

Monday 15:00

Monday 16:00

Monday 17:00

Tuesday 09:00

Tuesday 10:00

Tuesday 11:00

Tuesday 12:00

Tuesday 13:00

Tuesday 14:00

Tuesday 15:00

Tuesday 16:00

Tuesday 17:00

Wed

nesday 09:00

Wed

nesday 10:00

Wed

nesday 11:00

Wed

nesday 12:00

Wed

nesday 13:00

Wed

nesday 14:00

Wed

nesday 15:00

Wed

nesday 16:00

Wed

nesday 17:00

Thursday 09:00

Thursday 10:00

Thursday 11:00

Thursday 12:00

Thursday 13:00

Thursday 14:00

Thursday 15:00

Thursday 16:00

Thursday 17:00

Firday 09:00

Friday 10:00

Friday 11:00

Friday 12:00

Friday 13:00

Friday 14:00

Friday 15:00

Friday 16:00

Friday 17:00

Central Frequency ‐ 2012/13

0.0010.0020.0030.0040.0050.0060.0070.0080.0090.00

Monday 09:00

Monday 10:00

Monday 11:00

Monday 12:00

Monday 13:00

Monday 14:00

Monday 15:00

Monday 16:00

Monday 17:00

Tuesday 09:00

Tuesday 10:00

Tuesday 11:00

Tuesday 12:00

Tuesday 13:00

Tuesday 14:00

Tuesday 15:00

Tuesday 16:00

Tuesday 17:00

Wed

nesday 09:00

Wed

nesday 10:00

Wed

nesday 11:00

Wed

nesday 12:00

Wed

nesday 13:00

Wed

nesday 14:00

Wed

nesday 15:00

Wed

nesday 16:00

Wed

nesday 17:00

Thursday 09:00

Thursday 10:00

Thursday 11:00

Thursday 12:00

Thursday 13:00

Thursday 14:00

Thursday 15:00

Thursday 16:00

Thursday 17:00

Firday 09:00

Friday 10:00

Friday 11:00

Friday 12:00

Friday 13:00

Friday 14:00

Friday 15:00

Friday 16:00

Friday 17:00

KB Frequency ‐ 2012/13

0.0010.0020.0030.0040.0050.0060.0070.0080.0090.00

Monday 09:00

Monday 10:00

Monday 11:00

Monday 12:00

Monday 13:00

Monday 14:00

Monday 15:00

Monday 16:00

Monday 17:00

Tuesday 09:00

Tuesday 10:00

Tuesday 11:00

Tuesday 12:00

Tuesday 13:00

Tuesday 14:00

Tuesday 15:00

Tuesday 16:00

Tuesday 17:00

Wed

nesday 09:00

Wed

nesday 10:00

Wed

nesday 11:00

Wed

nesday 12:00

Wed

nesday 13:00

Wed

nesday 14:00

Wed

nesday 15:00

Wed

nesday 16:00

Wed

nesday 17:00

Thursday 09:00

Thursday 10:00

Thursday 11:00

Thursday 12:00

Thursday 13:00

Thursday 14:00

Thursday 15:00

Thursday 16:00

Thursday 17:00

Firday 09:00

Friday 10:00

Friday 11:00

Friday 12:00

Friday 13:00

Friday 14:00

Friday 15:00

Friday 16:00

Friday 17:00

Combined Frequency ‐ 2012/13

SEMG 5/3/14 Paper 5.1

 

Page 22 of 22

Scott Rosie 

Head of Timetabling Services 

December 2013