THEME 5 : Temps et risque

MAITRISER LE TEMPS I. Pourquoi et comment les organisations prennent-elles en compte le temps ? A. Décider dans des horizons temporels différents Une organisation a pour but de se maintenir et de se développer dans le temps. Aussi doit-elle s’intéresser et gérer des horizons temporels différents : le court terme (moins de 2 ans), le moyen (entre 2 et 5 ans) et le long terme (plus de 3 ou 5 ans) et prendre des décisions en fonction de ces perspectives temporelles. RemarqueLes décisions opérationnelles sont des décisions à court terme. Elles sont plus répétitives, moins risquées et prises presque de manière quotidienne ou hebdomadaire par les niveaux inférieurs d'une hiérarchie, car ce qui les caractérise est le fait de ne pas avoir de liberté de choix ni des objectifs ni des moyens. L'exécution doit simplement être en conformité avec ce qui a été décidé par les échelons supérieurs.

: ces horizons temporels sont très relatifs

• Les décisions tactiques sont nécessaires pour organiser et développer les ressources disponibles de l'organisation afin d'en assurer son bon fonctionnement à moyen terme Elles se rapportent à une fonction particulière de l'organisation (telle la production, la gestion des ressources humaines, la commercialisation…). Ces décisions tactiques sont du ressort des cadres moyens. À ce niveau, les objectifs sont déjà fixés par la direction, mais il reste une grande souplesse dans le choix des moyens utilisables pour les atteindre. Cette souplesse consiste à optimiser les ressources nécessaires pour réaliser ces objectifs.

• Les décisions stratégiques engagent, quant à elles, l'organisation sur le long terme. Elles sont importantes, complexes, non répétitives et prises dans l'ignorance partielle de leurs incidences possibles. Ce sont des décisions d'adaptation à l'environnement et à ses mouvances. Ces décisions relèvent de la direction générale ; le choix des objectifs et des moyens est largement ouvert.

La gestion des organisations, donc toutes les décisions de court ou de long terme à prendre pour piloter ces organisations, nécessite des informations sur leur environnement au sens large du terme. Ainsi plus l’horizon temporel à prendre en compte est lointain, plus les informations à rechercher sont nombreuses et incertaines compte tenu des changements environnementaux multiples et à l’échelle planétaire. B. Le temps, une contrainte à intégrer par l’organisation Le découpage du temps dans les organisations doit également prendre en compte les spécificités de ces dernières et s’adapter à des différentes contraintes institutionnelles, sectorielles, technologiques.

- Contraintes institutionnelles Les lois et règlements obligent les organisations à leur fournir ou à obtenir des documents avec une périodicité déterminée afin de les protéger elles et leurs parties prenantes. Ces obligations vont être pour les organisations des contraintes les obligeant à prendre en compte cet espace-temps et à s’y conformer.

- Contraintes sectorielles Suivant les secteurs d’activité des organisations, les évolutions de l’environnement les affectent particulièrement. De leur activité va naître une nouvelle réflexion quant au temps. Par exemple, pour des activités liées aux fêtes de fin d’année (secteur du jouet, de l’alimentaire, secteur du tourisme…), la production même sera affectée avec une nécessité de réorganiser le travail (embauches pour cette période, heures supplémentaires à effectuer, logistique différente à organiser, communication particulière à mettre en place…). La longueur du cycle de production comme l’étendue des marchés à couvrir vont devoir également être prises en compte. Certains secteurs peuvent être également dépendants de mesures économiques, politiques ou sociales qui affecteront leur secteur d’activité en accélérant ou ralentissant la production.

- Contraintes technologiques Elles vont prendre en compte l’étendue des marchés à couvrir ainsi que les techniques et technologies employées à un moment donné du temps. Ces différents temps se superposent dans les organisations. En effet ils font le plus souvent appel à la diversité des acteurs, des services ou à des contraintes ou à des espaces de natures différentes à prendre en compte.

THEME 5 : Temps et risque

II. La veille informationnelle : une nécessité pour gérer l’organisation dans le temps ?

A. La veille informationnelle : définition et enjeux « La veille informationnelle est l’ensemble des stratégies mises en place pour rester informé, en y consacrant le moins d’efforts possible en utilisant des processus de signalement automatisés » (Jean-Pierre Lardy, Urfist de Lyon). « Activité continue et en grande partie itérative visant à une surveillance active de l’environnement technologique, commercial, etc., pour en anticiper les évolutions. » (Afnor). La veille consiste à se tenir au courant des informations pertinentes pour un domaine défini. À la différence de la recherche d'informations (voir thème 2, information et intelligence collective), action ponctuelle, la veille est une activité continue. La recherche d'informations peut être une action de veille si elle est réitérée selon un principe périodique régulier. Pour une organisation, une veille informationnelle, rassemble des veilles dans différents domaines notamment : la veille stratégique, la veille économique dont la veille concurrentielle, la veille sociétale/environnementale, la veille technologique, la veille juridique dont la veille réglementaire etc. Ces différentes veilles sont liées mais exigent l’identification et la surveillance de sources différentes ainsi que l’analyse et l’expertise de personnes aux compétences différentes. Se développer et être pérenne, consolider et affirmer un avantage concurrentiel constitutif de création de valeurs, tels sont les enjeux économiques pour toutes les organisations qui se doivent d’effectuer une veille informationnelle active dans un contexte de mondialisation et libéralisation des échanges. Elles pourront ainsi mieux connaître leur environnement, détecter les changements, anticiper les évolutions de ce dernier afin d’en identifier les opportunités et d’en dégager les menaces. Cette veille leur permettra de mener des démarches proactives, de gagner du temps et d’être un outil d’aide à la décision. B. La démarche de veille Avec la multiplication des sources d’information numériques, la maîtrise des technologies de l’immédiateté et des outils permettant de les exploiter, la veille prend une nouvelle dimension : les données internes sont associées aux informations externes. Toute organisation peut bénéficier d’une démarche stratégique qui peut se révéler un atout majeur et accroître la valeur créée. Deux méthodes peuvent être mises en place : la méthode pull (les utilisateurs vont chercher les informations ; cette méthode est la plus classique) ou la méthode push (les informations sont « poussées », de façon automatique, vers les chercheurs en fonction de leurs critères et préférences qu’ils ont choisis) qui bénéficie des avantages du Web 2.0. Toute démarche de veille comporte les étapes suivantes : - Définition des besoins : que cherche-t-on à savoir ? De quelles informations a-t-on besoin ? Où se

trouvent-elles et sous quelle forme ? Qui en seront les destinataires ? - Identification des sources : recherche des sources officielles et/ou pertinentes, utilisation de

différentes sources (concordance, fiabilité) dont la veille d'autres veilleurs (réseaux sociaux) - Collecte de l’information - Analyse et traitement de l’information selon les besoins et les acteurs - Diffusion de l’information