this is your presentation title - mampu.gov.my · pdf filebab 1 pengenalan inisiatif/projek a....
TRANSCRIPT
OVERVIEW
PENGURUSAN PERUBAHAN
SEKTOR AWAM
PENGENALAN KEPADA MANUAL
PUNCA KUASA
Mesyuarat Hala Tuju dan Perancangan Strategik MAMPU2016 pada 4 Disember 2015 : satu manual berkenaanpengurusan perubahan dibangunkan sebagai garispanduan dalam membantu kejayaan pelaksanaaninisiatif/projek agensi Sektor Awam.
Rancangan Malaysia Ke-11 : MAMPU berperanan untukmemastikan keberkesanan dan kecekapan penyampaianperkhidmatan menerusi pemakaian prosedur standardyang diiktiraf serta menjadi penggerak dan agenperubahan untuk memodenkan penyampaianperkhidmatan kerajaan
PENGENALAN KEPADA MANUAL
� Menyediakan mekanisme kepada agensi Sektor Awam untuk
melaksanakan program pengurusan perubahan yang seragam dalam
usaha memastikan sesuatu inisiatif/projek berjaya dilaksanakan
seperti yang dirancangkan.
� Menggariskan komponen-komponen utama dalam pengurusan
perubahan sejajar dengan standard antarabangsa yang disesuaikan
dengan keperluan Sektor Awam di Malaysia.
TUJUAN MANUAL
KOMPONEN MANUAL
PENGENALAN KEPADA PENGURUSAN PERUBAHAN
FASA PERANCANGAN DAN PERSEDIAAN
FASA PELAKSANAAN
FASA PELESTARIAN PERUBAHAN
DOKUMENTASI PELAN PENGURUSAN PERUBAHAN
MODUL 1:
PENGENALAN KEPADA
PENGURUSAN PERUBAHAN
AGENDA TRANSFORMASI NEGARA
RANCANGAN PEMBANGUNAN MALAYSIA 5 TAHUN
MISI NASIONAL
Digital Malaysia - Program nasional untuk memajukan negara ke arah
ekonomi digital tahun 2020
WAWASAN 2020
DASAR TRANSFORMASI NASIONAL
RAKYAT DIDAHULUKAN, PENCAPAIAN DIUTAMAKAN
Program
Transformasi
Ekonomi
CTI
Cepat Tepat Integriti
PCI
Productivity Creativity
Innovation
BERIMPAK
TINGGI
KOS
RENDAH
PELAKSANAAN
YANG PANTASKEMAMPANAN
Nilai Untuk Wang
Program
Transformasi
Politik
Program
Transformasi
Kerajaan
Program
Transformasi
Sosial
Pro
gra
m
Tra
nsfo
rm
asi
Ko
mu
niti
Pro
gra
m
Tra
nsfo
rm
asi
Fisk
al
NEGARA MAJU BERPENDAPATAN TINGGI
“…The world is
changing quickly and
we must be ready to
change with it or risk
being left behind….”
YAB Dato’ Sri Mohd Najib Tun Abdul Razak
Perdana Menteri semasa ucaptama
Invest Malaysia 2009
“Innovation has nothing to do with how many R&D dollars
you have. When Apple came up with the Mac, IBM was
spending at least 100 times more on R&D. It's not about
money. It's about the people you have, how you're led,
and how much you get it.
Steve Jobs
DEFINISI PERUBAHAN
“Peralihan daripada keadaan
semasa kepada keadaan masa
hadapan.”
(ACMP, 2014)
DEFINISI PENGURUSAN PERUBAHAN SEKTOR AWAM
“Pengurusan perubahan adalah proses pembentukan
pemikiran, budaya, sikap dan amalan pihak terlibat yang
dilakukan secara berterusan oleh organisasi bagi
menjayakan sesuatu inisiatif pembaharuan yang dilaksanakan
untuk memenuhi tuntutan persekitaran dan kehendak
pelanggan yang sentiasa berubah.”
KENAPA PERLU BERUBAH
Ekstrak dari laman sesawang OECD (http://www.oecd.org/)
Keadaan Sekarang
Amalan tradisional (hasil
konteks yang berbeza
dengan keutamaan yang
berbeza)
Keadaan Masa Depan
Meningkatkan prestasi
Memberi tumpuan kepada
kecekapan, keberkesanan
dan kesesuaian
Perubahan Persekitaran
Dunia yang sangat kompetitif
Perubahan dalam masyarakat
Globalisasi
Penggunaan ICT yang meluas
Pemacu
Transformasi:
• struktur
• proses
• prosedur
• budaya
KENAPA PERLU MENGURUS PERUBAHAN
PERSEPSI TERHADAP PEMBAHARUAN SEKTOR AWAM
Tidak Popular DipertikaikanMengambil masa
yang lama untuk
memberi faedah
Penuh dengan
RisikoRumit
Ekstrak dari laman sesawang OECD (http://www.oecd.org/)
OBJEKTIF PENGURUSAN PERUBAHAN
Memudahkan
Pemahaman
Mempengaruhi
minda, sikap,
budaya dan amalan
pihak terlibat
Menangani
Rintangan
Mengurangkan
Tahap Risiko
Inisiatif
Pembaharuan
PENGURUSAN
PERUBAHAN
Ekstrak dari laman sesawang OECD (http://www.oecd.org/)
MODEL PENGURUSAN PERUBAHAN SEDIA ADA
Kurt Lewin
Change Model
Model
Pengurusan
Perubahan
ADKAR
John P. Kotter
8 Steps to Leading
Change
MODEL PENGURUSAN PERUBAHAN SEKTOR AWAM
Fasa Perancangan dan
Persediaan
Fasa Pelaksanaan
Fasa Pelestarian Perubahan
Penyediaan Brif Projek
Penstrukturan Tadbir Urus
Analisis Kesediaan Organisasi
Analisis Pemegang Taruh
Perancangan Komunikasi
Penilaian Risiko
Pelan Pengurusan Sumber
Pelan Komunikasi
Pelan Pengukuran dan Realisasi Faedah
Pengekalan Momentum Pengurusan Perubahan
Pelaksanaan Berterusan Iniasatif Perubahan
FASILITASI LIBAT URUS PEMBUDAYAAN
1
2
3
4
5
6
7
1
2
1
2
MODUL 2:
FASA PERANCANGAN
DAN PERSEDIAAN
Objektif, visi dan hala tuju serta impakTujuan
Inisiatif/projek, punca kuasa dan arahanLatar Belakang
Skop inisiatif/projek serta terma rujukanSkop
Aktiviti dan garis masa tempoh pelaksanaan inisiatif/projekPelaksanaan
Isu dan cabaran daripada dalaman dan luaranIsu dan Cabaran
Hasrat dan pengharapan serta cadanganSyor dan Cadangan
Pertimbangan dan persetujuan daripada pemegang taruhPenutup
PENYEDIAAN BRIF PROJEK
Brif Projek dibangunkan oleh pemilik inisiatif/projek dan mengandungi segala maklumat
penting berkaitan inisiatif/projek baharu yang akan dilaksanakan oleh sesebuah organisasi.
ISI KANDUNGAN
FASA PERANCANGAN DAN PERSEDIAAN
1
PENSTRUKTURAN TADBIR URUS
FASA PERANCANGAN DAN PERSEDIAAN
2
Satu pasukan tadbir urus dibentuk bagi memastikan pengurusan perubahan
dilaksanakan secara strategik dan bersistematik. Pasukan terdiri daripada dua
Jawatankuasa iaitu:
i. Jawatankuasa Pemandu
ii. Jawatankuasa Kerja
Organisasi boleh menggunakan jawatankuasa sedia ada yang bersesuaian untuk
digerakkan sebagai pasukan tadbir urus.
Penaja
(Ketua Jabatan/ Timb. Ketua Jabatan)
Juara/ Urusetia
(Pengarah/ Setiausaha Bahagian
Komunikasi Korporat)
Juara/ Urusetia
(Pengarah/ Setiausaha Bahagian Pemilik Insiatif
Perubahan)
Duta
(Pengarah/ Setiausaha Bahagian
Pentadbiran/ Khidmat
Pengurusan)
Duta
(Pengarah/ Setiausaha Bahagian
ICT)
Duta
(Pengarah/ Setiausaha Bahagian
Dasar)
Duta
(Pengarah/ Setiausaha Bahagian
Lain)
Duta
(Pengarah/ Setiausaha Bahagian
Lain)
Perunding Perubahan
PENUBUHAN TADBIR URUS - JAWATANKUASA PEMANDU
ATAU
PENSTRUKTURAN TADBIR URUS
FASA PERANCANGAN DAN PERSEDIAAN
2
Juara
(Pengarah/ Setiausaha Bahagian Pemilik Insiatif Perubahan)
Duta
(Wakil Pengarah/ Setiausaha Bahagian
Komunikasi Korporat)
Ejen Perubahan
Duta
(Wakil Pengarah/ Setiausaha Bahagian
Pentadbiran/ Khidmat
Pengurusan)
Ejen Perubahan
Duta
(Wakil Pengarah/ Setiausaha Bahagian
ICT)
Ejen Perubahan
Duta
(Wakil Pengarah/ Setiausaha Bahagian
Dasar)
Ejen Perubahan
Duta
(Wakil Pengarah/ Setiausaha Bahagian
Lain)
Ejen Perubahan
Duta
(Wakil Pengarah/ Setiausaha Bahagian
Lain)
Ejen Perubahan
Perunding Perubahan
PENUBUHAN TADBIR URUS - JAWATANKUASA KERJA
PENSTRUKTURAN TADBIR URUS
FASA PERANCANGAN DAN PERSEDIAAN
2
Penentuan tahap kesediaan menggunakan Analisis Medan Daya (Force Field Analysis). Faktor (daya) yang
mendorong atau menghalang kejayaan perubahan dikenalpasti dan skor diletakkan kepada setiap faktor
berdasarkan impaknya.
Tahap Kesediaan Organisasi
Teruskan/Tamat/ Tangguh
pelaksanaan inisiatif/projek
Kadar usaha yang perlu
Bagaimana memperkukuhkan faktor pendorong dan menangani
faktor penghalang
FASA PERANCANGAN DAN PERSEDIAAN
ANALISIS KESEDIAAN ORGANISASI3
Kompleksiti Sistem
Kompetensi Pegawai
Sikap Tidak Mahu Berubah
Sokongan Pengurusan Atasan
Peruntukan Mencukupi
Infrastruktur Lengkap
ANALISIS MEDAN DAYA
SKOR : Sangat Rendah Rendah Tinggi Sangat Tinggi
1 2 3 4
Inisiatif/Projek
Digital Document
Management System
FAKTOR PENDORONG FAKTOR PENGHALANG
Nota: Skor Faktor Pendorong lebih tinggi bagi
inisiatif/projek ini, maka ia boleh diteruskan
3
4
3
10
2
2
3
7Jumlah
FASA PERANCANGAN DAN PERSEDIAAN
ANALISIS KESEDIAAN ORGANISASI3
1. PROFILING
2. PENILAIAN KESEDIAAN
UNTUK BERUBAH
3. PENILAIAN RINTANGAN
FASA PERANCANGAN DAN PERSEDIAAN
ANALISIS PEMEGANG TARUH4
Peneraju
(Pengaruh Tinggi,
Kepentingan Tinggi)
Pemerhati Berpengaruh
(Pengaruh Tinggi,
Kepentingan Rendah)
Penyumbang Aktif
(Pengaruh Rendah,
Kepentingan Tinggi)
Penonton
(Pengaruh Rendah,
Kepentingan Rendah)
- Paling penting
- Mempengaruhi
kejayaan atau
kegagalan
inisiatif/projek
- Dilibatkan dalam
sebarang proses
pembuatan
keputusan
- Sebarang permintaan
perlu
dipertimbangkan
- Peranan penting
dalam menentukan
kejayaan
inisiatif/projek.
- Menyumbang input
berguna
- Dilibatkan secara
rapat agar dapat
memberikan
komitmen yang lebih
tinggi.
- Pihak yang aktif dan
akan meyokong
inisiatif/projek
- Dilibatkan dalam
perkara-perkara yang
berisiko rendah.
- Perlu sentiasa
dimaklumkan
- Pemerhati.
- Dilibatkan secara
minima
- Dimaklumkan dari
semasa ke semasa.
CIRI-CIRI SEGMENTASI PEMEGANG TARUH
FASA PERANCANGAN DAN PERSEDIAAN
ANALISIS PEMEGANG TARUH4
FASA PERANCANGAN DAN PERSEDIAAN
PERANCANGAN KOMUNIKASI5
Segmentasi Audien
PengenalpastianPendekatan Libat
Urus dan KomunikasiBagi Setiap
Kumpulan Audien
Padanan Audien/Saluran
Komunikasi
1 2 3
FASA PERANCANGAN DAN PERSEDIAAN
PERANCANGAN KOMUNIKASI5
PenerajuPemerhati
Berpengaruh
Penyumbang
UtamaPenonton
SEGMENTASI
AUDIEN
Penyertaan
Perundingan
Komunikasi Secara Penolakan
Komunikasi Secara Penarikan
PerkongsianPENERAJU
PEMERHATI
BERPENGARUH
PENYUMBANG
UTAMA
PENONTON
Pendekatan Libat Urus dan Komunikasi Kumpulan Pemegang Taruh
(AccountAbility, 2008)
FASA PERANCANGAN DAN PERSEDIAAN
PERANCANGAN KOMUNIKASI5
Faktor Kejayaan Kritikal Untuk Komunikasi Berkesan
Tidak menunggu sehingga keseluruhan maklumat tersedia
Fokus kepada komunikasi bersemuka dua hala apabila lebihbanyak libat urus diperlukan
Ambilkira kesan perubahan kepada individu
Tetapkan sasaran audien untuk maklumat yang spesifik untuk mengelakkan lebihan maklumat
Beri masa yang mencukupi
Galakkan dan bertindak ke atas maklum balas
FASA PERANCANGAN DAN PERSEDIAAN
PERANCANGAN KOMUNIKASI5
1. Organisasi mengenalpasti
risiko, kebarangkalian
berlakunya insiden risiko tersebut dan
strategi kawalan yang perlu
diambil bagi menanganinya.
2. Dilaksanakan dengan melihat kepada faktor dalaman dan luaran yang
boleh mempengaruhi
kejayaan pelaksanaan
sesuatu inisiatif/projek
3. Pelaksanaan strategi kawalan
yang telah dikenalpasti
perlu dipertimbangka
n bersekali dalam
perancangan pelan
komunikasi.
FASA PERANCANGAN DAN PERSEDIAAN
PENILAIAN RISIKO6
Manusia Sumber
Inisiatif/Projek
dan Aktiviti
Komunikasi
Kewangan
FASA PERANCANGAN DAN PERSEDIAAN
PELAN PENGURUSAN SUMBER7
Infrastruktur
PENILAIAN TASK INDIVIDU
Mengenalpasti pengetahuan dan kemahiran yang diperlukan.
Menganalisis keperluan kompetensi warga.
Mengumpul maklumat berkenaan tahap kompetensi ini termasuklah melalui pemerhatian, temubual, soal selidik, focus group dan sebagainya.
Melaksanakan program latihan yang telah dirancang bagi meningkatkan kompetensi warga.
FASA PERANCANGAN DAN PERSEDIAAN
PELAN PENGURUSAN SUMBER7
MODUL 3:
FASA PELAKSANAAN
Pelan Komunikasi
• Mesej Utama
• Outcome
• Penyampai
• Saluran Komunikasi
• Frekuensi
• Tempoh Masa
• Kos
Pelan Pengukuran dan Realisasi Faedah
• Penentuan Petunjuk Prestasi Utama (KPI)
KOMPONEN FASA PELAKSANAAN
FASA PELAKSANAAN
1 2
LANGKAH-LANGKAH FASA PELAKSANAAN
FASA PELAKSANAAN
Langkah 4Membangunkan Pelan Komunikasi dan Jadual Aktiviti Komunikasi
yang bersesuaian dengan keperluan setiap segmen audiens.
Langkah 3Menggunakan pendekatan komunikasi yang bersesuaian di
setiap peringkat emosi.
Langkah 2Respon yang diberikan oleh individu berubah berdasarkan
kepada peringkat emosi yang dilalui seperti yang diterangkan
oleh Elisabeth Kubler Ross melalui Teori Keluk Perubahan.
Langkah 1
Mengenalpasti aktiviti komunikasi yang sesuai dilaksanakan
berdasarkan respon semua pihak yang terlibat sepanjang
tempoh pelaksanaan inisiatif/projek.
TerkejutTidak menyangka perubahan akan berlaku
PenafianTidak percaya, cuba membuktikan iatidak benar
Kecewa/MarahMenyedari kelainan yang berlaku, kadang-kala merasa marah
KemurunganTiada semangat, kurang tenaga
EksperimenCuba beradaptasi dengan situasi baharu
IntegrasiPenyesuaian kepada perubahan
Masa
Mo
ral d
an
Ko
mp
ete
nsi
WUJUDKAN PENJAJARAN
KONGSI PENGETAHUAN
BANGUNKAN KEUPAYAAN
SEMARAKKAN MOTIVASI
TINGKATKAN KOMUNIKASI
KELUK PERUBAHAN KUBLER-ROSS
PENDEKATAN
KOMUNIKASI
Membuat KeputusanBelajar untuk bekerja dalamsituasi baharu dengan positif
FASA PELAKSANAAN
Mesej Utama
Outcome
Penyampai
Saluran KomunikasiFrekuensi
Tempoh Masa
Pemantauan dan Maklum
Balas
DIMENSI
FASA PELAKSANAAN
PELAN KOMUNIKASI1
1. Menetapkan petunjuk prestasi utama (KPI) dan
sasaran inisiatif/projek
2. Memantau tahap pencapaian semua KPI
3. Menentukan program intervensi yang perlu
dilaksanakan jika sesuatu KPI tidak dapat
dicapai sepertimana yang dirancangkan
FASA PELAKSANAAN
PELAN PENGUKURAN DAN REALISASI FAEDAH2
MODUL 4:
FASA PELESTARIAN PERUBAHAN
Pengekalan Momentum Pengurusan Perubahan
Pelaksanaan Berterusan Inisiatif Perubahan
KOMPONEN FASA PELESTARIAN PERUBAHAN
FASA PELESTARIAN PERUBAHAN
1 2
Rangkaian
Pengurusan
Perubahan
Yang Aktif
Libat Urus
Bersama
Pemegang Taruh
Komunikasi
Berterusan
PENGEKALAN MOMENTUM PENGURUSAN PERUBAHAN
FASA PELESTARIAN PERUBAHAN
1
Faktor Kejayaan Inisiatif
Perubahan
Kepimpinan dan Tadbir Urus Organisasi
Pemantauan dan Pengukuran
Faedah Perubahan
Kemahiran dan Keupayaan Warga
Pengurusan Sumber
PELAKSANAAN BERTERUSAN INISIATIF PERUBAHAN
FASA PELESTARIAN PERUBAHAN
2
MODUL 5:
DOKUMENTASI PELAN PENGURUSAN
PERUBAHAN
BAB ISI KANDUNGAN PENERANGAN
a. Kandungan
b. Kata-kata Aluan
BAB 1 PENGENALAN
INISIATIF/PROJEK
a. Tujuan
b. Latar belakang
c. Skop
d. Pelaksanaan
e. Isu dan Cabaran
f. Syor dan Cadangan
g. Penutup
BAB 2 PERSEDIAAN DAN
PERANCANGAN
a. Senarai Pemegang Taruh
b. Struktur Tadbir Urus Pasukan Pengurusan Perubahan
c. Tahap Kesediaan Organisasi
d. Jadual Penilaian Risiko dan Strategi Kawalan
e. Pelan Pengurusan Sumber
f. Jadual Penilaian TASK Individu
DOKUMENTASI PELAN PENGURUSAN PERUBAHAN
KANDUNGAN DOKUMENTASI PELAN PENGURUSAN PERUBAHAN
BAB ISI KANDUNGAN PENERANGAN
BAB 3 PELAKSANAAN a. Pelan Komunikasi
b. Jadual Aktiviti Komunikasi
c. Pelan Pengukuran dan Realisasi Faedah
BAB 4 KELESTARIAN
PERUBAHAN
a. Senarai Semak Kelestarian Perubahan
BAB 5 PENUTUP/ RANTAIAN KE
HADAPAN
a. Melahirkan harapan kepada semua warga organisasi agar
menyokong pelaksanaan Pengurusan Perubahan dalam
usaha mencapai hasrat organisasi atas projek/program
yang dilaksanakan.
b. Rantaian ke hadapan (The way forward) meliputi apakah
gagasan dan hasrat pihak organisasi yang hendak dicapai
selepas berakhirnya tempoh pelaksanaan projek/program
yang memerlukan pengurusan perubahan
DOKUMENTASI PELAN PENGURUSAN PERUBAHAN
KANDUNAGAN DOKUMENTASI PELAN PENGURUSAN PERUBAHAN
TERIMA KASIHBahagian Perundingan Pengurusan 1
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan
Pengurusan Malaysia (MAMPU)
Jabatan Perdana Menteri
www.mampu.gov.my