THỦ THUẬT TRONG WORD

1. Xóa nhanh các định dạng về font

Để trả lại nhanh về thuộc tính văn bản mặc định ban đầu bạn có thể áp dụng chiêu thức sau: Bấm Ctrl + A để chọn hết toàn bộ đoạn văn bản hoặc tô chọn những đoạn cần thực hiện, rồi bấm tổ hợp phím Crtl + SpaceBar ngay lập tức đoạn văn bản bạn vừa chọn sẽ được trả về chữ bình thường cho những chỗ in nghiêng, in đậm.Đối với những đoạn chữ to, nhỏ thì chúng sẽ được trả về lại đúng kích thước mặc định của văn bản, thực hiện theo phương thức này bạn có thể tiết kiệm được rất nhiều thời gian trong việc định dạng nhanh các files văn bản.

2. Tự động chèn ngày, giờ vào văn bản

Trong văn bản của mình nếu bạn muốn thể hiện chi tiết ngày giờ hiện hành vào tài liệu văn bản thì hãy nhấn con trỏ chuột vào vị trí muốn chèn sau đó truy xuất vào menu Insert > Date and Time. Tại đây bạn hãy chọn một kiểu chèn trong vùng Available Formats sau đó nhấn nút OK để chèn chúng vào vị trí mà bạn đã chọn.

3. Tự động lưu lại dữ liệu khi đang soạn thảo

Nếu bạn làm việc trong môi trường không an toàn vì điện áp thì hiện tượng treo máy hoặc tự khởi động lại đột ngột là điều khó có thể tránh khỏi, để an toàn hơn cho công việc soạn thảo văn bản của mình bạn nên thiết lập thời gian tự động “lưu trữ” dữ liệu với cách thực hiện như sau:Bạn hãy nhấn vào menu Tool > Options, tại đây bạn hãy nhấn vào thẻ Save rồi nhấn dấu chọn trước tuỳ mục Save AutoRecover info every sau đó thiết lập một thời gian mà bạn muốn Word tự động “backup” lại dữ liệu của mình (theo mặc định là 10 phút) sau đó bấm OK để chấp nhận việc thay đổi này.

4. Giấu một đoạn văn bản

Khi nào bạn muốn xem lại đoạn văn bản đã được giấu thì bạn hãy truy xuất vào menu Tool > Options, bấm vào thẻ View rồi nhấn dấu chọn trước tùy mục Hidden text trong vùng Formatting marks. Những đoạn văn bản đã bị bạn che giấu đi sẽ được xuất hiện trở lại kèm theo những nét gạch dưới để cho bạn dễ phân biệt đâu là đoạn văn bản bình thường và đâu là đoạn văn bản đã được che giấu.

5. Chữ việt trong Microsoft Word bị nhảy cách khi bỏ dấu

Bạn chỉ cần vào Tools > Options >Edit. Tại thẻ Edit, bạn bỏ dấu chọn ở mục  Use smart copy and paste, sau đó click OK. Lỗi cách chữ khó chịu sẽ lập tức biến mất.

6. Tự in phím tắt trong MS Word

1. Vào Tools\Macro\Macro… (Hoặc dùng phím Alt+F8) Xuất hiện hộp thoại Macro:

2. Chọn Word Commands trong Macro in bạn sẽ có hộp thoại Macros:

3. Tại đây bạn tìm mục List Commands (hoặc nhập chữ List Commands) vào ô Macro name

4. Chọn nút Run hoặc Step Into Xuất hiện hộp thoại List Commands để bạn lựa chọn việc liệt kê danh sách lệnh phím tắt

5. Chọn Current menu and keyboard settings: Liệt kê các lệnh đã được cài đặt phím tắt (có thể sử dụng) trong List CommandsHoặc chọn All word commands: Liệt kê tất cả các lệnh đã được cài đặt lẫn chưa cài đặt phím tắt (bạn sẽ có thể tự cài đặt thêm) trong Microsoft Word

6. Chọn nút OK -> Kết quả sẽ in cho bạn một danh sách các phím tắt sử dụng trong chương trình Microsoft Word:

Vậy là không cần phải tìm kiếm đâu xa mà bạn có thể có ngay danh sách tất cả các phím tắt cần dùng trong MS Word. Bạn hoàn toàn có thể tự cài đặt thêm hoặc chỉnh sửa các phím tắt này cho thuận tiện trong việc sử dụng.

7. Đổ màu nền cho văn bản.

1. Vào Format \ Background

2. Lựa chọn màu sổ ra, hoặc vào More Colors… và Fill Effects… để mở rộng thêm nhiều loại màu muốn chọn. Sau khi chọn màu nền xong, file văn bản sẽ chuyển sang chế độ hiển thị là Web Layout:

3. Nếu muốn trở lại chế độ hiển thị file bình thường (không có màu nền): Vào View\Print Layout

8. Tạo dòng ………….. nhanh bằng TAB

1. Vào Format\Tabs…

2. Xuất hiện hộp thoại Tabs:

Tab stop position: Độ dài tính từ đầu dòng của tab đến vị trí điểm cuối dòng. Default tab stops: Chế độ mặc định của tab (thường là 1,27cm). Alignment: Căn lề dòng tab.

o Left: Lề trái. o Center: Giữa dòng. o Right: Lề phải.

Leader: Lựa chọn kiểu đường tab (………, ____, ---) Nút Set: Thiết lập

3. Kích vào nút OK để hoàn thành việc tạo tabs. Trong cùng 1 dòng có thể tạo được nhiều tab khác nhau. * Nếu muốn bỏ đường Tab: 1. Tại hộp thoại Tabs, chọn loại đường tab ở Tab stop position 2. Chọn nút Clear: Xóa 1 tab đã chọn 3. Chọn nút Clear All: Xóa toàn bộ các đường tab. 4. Chọn nút OK để hoàn thành.

9. In văn bản trong WORD

Đặt lề cho trang chẵn, trang lẻ ngược nhau. Trong trường hợp tài liệu của bạn có rất nhiều trang văn bản và bạn muốn in 2 trang văn bản vào 2 mặt tờ giấy. Khi đóng gáy tài liệu thành quyển thì lề của cả quyển sẽ không bị to nhỏ lệch nhau. Lấy ví dụ trang văn bản đặt lề là:      - Top: 1.5 cm      - Bottom: 1.5 cm      - Left: 2.5 cm      - Right: 1.5 cm 1. Vào File / Page Setup…

2. Xuất hiện hộp thoại Page Setup, chọn thẻ Margins:

Hãy đánh dấu þ Mirror margins – Đặt lề cho trang chẵn, trang lẻ ngược nhau. (Nó không khác gì khi bạn goi gương.)3. Kết quả là trang văn bản của bạn sẽ có lề như sau:

Trang 1 có lề: Trang 2 có lề:

Top: 1.5 cm Bottom: 1.5 cm Left: 2.5 cm Right: 1.5 cm

Top: 1.5 cm Bottom: 1.5 cm Left: 1.5 cm Right: 2.5 cm

In 2 trang văn bản trên cùng một mặt giấy. 1. Vào File / Page Setup…  2. Xuất hiện hộp thoại Page Setup, chọn thẻ Margins:

Bạn hãy đánh dấu lựa chọn þ 2 pages per sheet – In 2 trang trên cùng 1 sheet. 3. Sau đó bạn in bình thường. 4. Kết quả in sẽ gộp 2 trang trên màn hình word vào 1 mặt giấy đặt dọc:

Với cách làm này thực chất vẫn chưa đem lại lợi ích gì cho bạn. In 2 trang văn bản trên cùng một mặt giấy (quay ngang & áp dụng cho Office 2003) 1. Vào File / Page Setup… 2. Xuất hiện hộp thoại Page Setup, chọn thẻ Margins:

Bạn hãy lựa chọn Book fold 3. Sau đó bạn in bình thường. 4. Kết quả in sẽ gộp 2 trang trên màn hình word vào 1 mặt giấy đặt ngang (Bạn có thể đóng thành sách vì ở giữa 2 trang có khoảng cách làm chỗ đóng gáy sách):

In nhiều trang văn bản trên cùng một mặt giấy. 1. Bạn vẫn soạn thảo văn bản bình thường, 2. Vào File / Print (hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl + P): Bắt đầu in tài liệu

3. Xuất hiện hộp thoại Print:

Trong hộp thoại này, bạn cần chọn ở mục Pages per sheet – In n trang vào cùng một mặt giấy (n =1, 2, 4, 6, 8, 16 trang). Trên hình minh họa là: In 4 trang trên cùng 1 mặt giấy.4. Kết quả bạn sẽ in được nhiều trang trên cùng 1 tờ giấy như sau:

Với cách làm này bạn có thể in được tối đa 16 trang văn bản trên cùng 1 mặt giấy và tất nhiên kích thước chữ sẽ bị nhỏ lại.

10. Tạo tiêu đề trang (Header) và chân trang (Footer)

1. Vào View \ Header and Footer

=> Xuất hiện thanh công cụ Header and Footer

2. Nhập nội dung tiêu đề trang & chân trang. Chi tiết chức năng về thanh công cụ Header và Footer như sau:Insert Auto text: Chèn nội dung tự động- - PAGE - : - Chèn số trang – - Author, Page #, Date: Chèn tên máy tính, số trang, ngày tháng năm (lấy theo ngày hiển thị trên máy tính).- Confidential, Page#, Date: Chèn Confidential, số trang, ngày tháng năm.- Created by: Hiển thị “Created by: tên máy tính”

- Created on: Hiển thị “Created on: ngày, tháng, năm, giờ” (ngày thiết lập máy tính)- Filename: Tên file- Filename and path: Đường dẫn của file và tên file- Last Printed: Hiển thị “Last printed ngày, tháng, năm, giờ”. (ngày thiết lập máy in)- Last saved by: Hiển thị “Last saved by tên đặt khi cài windows”,- Page x of y: Trang thứ x trên tổng số y trang của file.

 - Chèn số trang - Chèn tổng số trang của file - Tự đánh số trang bắt đầu tùy thích. - Chèn ngày, tháng, năm (tính theo ngày hiện tại trên máy tính) - Chèn giờ hiện tại trên máy tính - Định dạng lại kích thước header & footer và lề trang - Ẩn / hiện nội dung file khi tạo nội dung header & footer - Same as previous: Hiển thị nội dung header & footer giống file trước - Di chuyển giữa Header với  Footer - Quay lên trang trước trang hiện tại - Hiển thị trang sau trang hiện tại - Thiết lập một số tính năng khác cho thanh công cụ Header and Footer.

Trường hợp muốn có đường gạch ngang cùng với nội dung Header & Footer, bạn hãy dùng thanh vẽ của MS Word là Drawing như bình thường, vẽ một đường ngang ở vị trí phù hợp.Close: Thoát khỏi màn hình tạo header & footer. Sau khi tạo xong nội dung header & footer bạn có thể kích đúp chuột ra màn hình nội dung trang để thoát.* Trường hợp bạn muốn nhập nội dung Header & Footer của trang chẵn, trang lẻ khác nhau:1. Vào File \ Page Setup

=> Xuất hiện hộp thoại Page Setup \ chọn thẻ Layout:

2. Tại mục Headers and Footers:þ Different odd and even: Lựa chọn việc nhập nội dung Header & Footer của trang chẵn, trang lẻ khác nhau.þ Different first page: Lựa chọn việc nhập nội dung Header & Footer trang đầu tiên của file khác với mọi trang.3. Sau đó bạn nhập lại nội dung Header & Footer của trang chẵn, trang lẻ riêng.

11. Chèn chú thích vào văn bản

Chèn chú thích với Office 2000 Đối với người dùng MS Office 2000 thì chú thích (Comment) sẽ không có ô Comment xuất hiện bên lề phải của trang và khi in ra thì không xuất hiện màu nền. 1. Lựa chọn (bôi đen) từ ngữ muốn chèn chú thích 2. Vào Insert / Comment 12.Chức năng Tracks Change, Comments trong Microsoft Word -

Bật và tắt chế độ Tracks Change

Cách 1: Để kích hoạt chế độ Track Change, vào menu Tools --> Track Changes Cách 2: Click vào biểu tượng Track Change trên thanh toolbar Reviewing (Nếu bạn không thấy xuất hiện thanh công cụ Toolbar thì có thể làm nó xuất hiện bằng cách chọn menu View --> Toolbar --> Reviewing)

Khi chế độ Tracks Change được kích hoạt thì biểu tượng TRK trên thanh trạng thái sẽ chuyển từ chế độ mờ sang đậm

Nhờ có chế độ Tracks Change mà ở trạng thái Print Layout, Web Layout và Reading Layout, những chữ bị xóa hay được định dạng lại sẽ xuất hiện trong một vòng chú thích phía ngoài lề, nhìn giống như cách chúng ta thường dùng bút để sửa văn bản trên trang giấy viết hàng ngày. 

Ở trạng thái quan sát Normal hay Outline, những chữ đã bị xóa xuất hiện ngay trong văn bản với đường gạch chân phía dưới, không nằm trong vòng chú thích và những thay đổi sẽ tác động trực tiếp lên văn bản. Chèn lời bình vào văn bản Cách 1: Chọn menu Insert --> Comment Cách 2: Trên thanh công cụ Reviewing, click biểu tượng Insert Ở trạng thái Print Layout, Web Layout và Reading Layout, bạn sẽ quan sát thấy định dạng như sau:

Sử dụng các nút trên thanh công cụ Reviewing để xác nhận hay hủy bỏ quá trình Track changes và để xóa các Comments (câu bình luận).

1.Click vào Previous để xem lại các thao tác diễn ra trước đó. 2.Click vào Next để xem các thao tác diễn ra sau đó cho đến thao tác sau cùng. 3.Click vào Accept Change để xác nhận quá trình soát lỗi. 4.Click vào Reject Change/Delete Comment để hủy bỏ quá trình soát lỗi và xóa phần bình luận. Định dạng Track changes trông sẽ khác nhau ở những chế độ nhìn khác nhau (Print Layout, Normal, Web layout, Reading layout, Outline). Khi đã sử dụng quen chế độ Track changes thì bạn sẽ tìm ra được dạng nào thì thích hợp nhất với bạn. Ở chế độ quan sát Print Layout, các dòng văn bản được xoá, các lời chú giải và cả định dạng văn bản nữa được hiển thị trong các ô ghi chú phía bên lề của văn bản. Cũng xuất hiện tương tự như chế độ Print Layout là chế độ quan sát Web Layout và dạng Reading Layout. Tuy nhiên, ở dạng Normal và Outline thì không có bất kì ô ghi chú nào cả. Dòng văn bản được xoá được thể hiện trong văn bản với một đường kẻ trên nó, và lời chú giải được thể hiện ở phía dưới cùng của văn bản trong phần Reviewing.

Ngoài ra, ở tất cả các định dạng, dòng văn bản được chèn vào được thể hiện với những đường gạch chân và bôi màu riêng, và những đường kẻ đứng xuất hiện phía bên lề trái để chỉ rõ nơi sự sửa đổi vừa được thực hiện. Các chế độ hiển thị của ô ghi chú (Balloons)Bạn có thể thay đổi các chế độ hiển thị của Balloons bằng cách chọn menu Show nằm trên thanh công cụ Reviewing và thay đổi các chế độ.

+ Always: Luôn luôn xuất hiện ô ghi chú trong quá trình thao tác văn bản + Never: Không muốn xuất hiện ô ghi chú trong suốt quá trình thao tác văn bản + Only for Comments/Formatting: Xuất hiện ô ghi chú đối với những lời chú giải và thao tác thay đổi trong văn bản, còn những dòng văn bản bị xóa đi sẽ hiển thị với đường kẻ gạch ngang qua.

Những phần bị xóa, phần chú giải hay những thay đổi định dạng sẽ xuất hiện trong các ô ghi chú (balloons) ở các chế độ quan sát: Print Layout, Web Layout và Reading Layout. Ngoài ra, bạn có nhiều sự lựa chọn về việc thể hiện sự chèn, xoá bỏ và thay đổi định dạng trong phần "Tracks changes and Comment" với những kiểu chữ, font chữ, định dạng chữ khác nhau, không bắt buộc phải theo chế độ mặc định của Microsoft. Truy cập vào menu Show, chọn Options để có những sự lựa chọn riêng của bạn.

13. Chèn Ngày, tháng, giờ trong nội dung file văn bản Word

1. Vào Insert \ Date and Time…

2. Xuất hiện hộp thoại Date and Time:

Available formats: Lựa chọn kiểu giá trị hiển thị Language: Lựa chọn loại ngôn ngữ hiển thị (Anh, Việt,…) þ Update automatically: Tự động cập nhật Nút Default…: Thiết lập chế độ mặc định

3. Chọn nút OK để đồng ý chèn ngày, tháng, giờ vào nội dung file.

14. Tìm file nhanh với Folder View

Bạn có thể vẽ một sơ đồ bằng chức năng Drawing có sẵn, tuy nhiên, sẽ nhanh chóng hơn nhiều nếu chúng ta sử dụng chức năng Organization Chart (sơ đồ tổ chức) của MS Office hỗ trợ sẵn (Nếu máy tính của bạn chưa cài chức năng này thì dùng đĩa đã cài office trên máy bạn để thêm vào).Đầu tiên, bạn vào InsertPictureOrganization Chart. Khi đó, bạn sẽ có một sơ đồ gồm một ô và 3 nhánh nhỏ bên dưới. Đồng thời, thanh công cụ hỗ trợ cũng sẽ hiện lên để bạn thuận tiện cho việc hiệu chỉnh sơ đồ. Trên thanh cụ bao gồm các nút: Insert Shape để thêm vào các nhánh nhỏ, nhánh ngang cấp, nhánh con, nhánh rẽ; nút Layout dùng để hiệu chỉnh hình dáng các nhánh rẽ và các ô nội dung; nút select dùng để lựa chọn các nhánh; nút Autoformat dùng để lựa chọn các kiểu định dạng

chuẩn có sẵn cho sơ đồ: màu sắc, đường nét sơ đồ...; nút Text Wrapping dùng hiệu chỉnh vị trí của sơ đồ so với nội dung của các dòng chữ: ẩn bên dưới, hiện bên trên, cùng hàng...Tất cả các nút đều có hình minh họa rất cụ thể, sinh động. Ngoài những mẫu chuẩn có sẵn, bạn có thể điều chỉnh nhanh màu sắc (colors), độ lớn (sizes), đường viền (Lines)... của các đường nối, các ô sơ đồ, bằng cách click phải chuột vào đối tượng cần điều chỉnh và chọn Format AutoShape. Ở chế độ mặc định ban đầu, các dòng chữ nằm theo chiều ngang, bạn muốn nó nằm theo chiều đứng (do số lượng các nhánh nhiều) thì bạn làm như sau: Click chuột vào ô muốn điều chỉnh, vào FormatText Direction và lựa chọn chiều quay của dòng chữ theo ý muốn của mình. 

15. Xem nhanh nội dung văn bản Word

- Từ cửa sổ chương trình Microsoft Word, bạn vào menu File > Open hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl + O để mở ra hộp thoại Open.

- Trong hộp thoại Open, bạn vào nút  View (bên trái nút “Tools”). Chọn Preview.

Từ bây giờ, bạn chỉ cần di chuyển con trỏ chuột đến tên file văn bản nào đấy là ngay lập tức

nội dung của file này sẽ xuất hiện trên khung bên phải của hộp thoại Open. Thủ thuật này sẽ giúp bạn rất nhiều, nhất là khi bạn chỉ cần duyệt qua nội dung các file Word khác nhau.

 Tùy biến thao tác copy và cutNếu là người hay thực hiện công việc sao chép và di chuyển dữ liệu, chắc chắn, bạn không thể cảm thấy hài lòng với 2 lệnh Copy và Cut mặc định của Windows.Thủ thuật này sẽ giúp bạn thêm vào menu ngữ cảnh của tập tin và thư mục 2 lệnh mới là Copy To Folder... và Move To Folder... Lệnh Copy To Folder... tương tự như thao tác Copy/Paste, còn lệnh Move To Folder... tương tự như thao tác Cut/Paste. Điểm khác biệt của 2 lệnh mới này là bạn có thể chọn ngay nơi muốn sao chép hay di chuyển dữ liệu mà không cần phải mở hết thư mục này đến thư mục khác. Để bắt đầu, bạn hãy sử dụng trình Notepad (StartProgramsAccessories) và nhập vào đoạn text dưới đây: Sau khi nhập xong, bạn lưu lại tập tin này theo dạng REG bằng cách vào menu

File/Save. Lưu ý là khi đặt tên, bạn phải nhập luôn cả phần mở rộng, ví dụ như themlenh.reg chẳng hạn. Bây giờ, bạn chỉ cần bấm đúp chuột lên tập tin REG vừa tạo là đã có thể sử dụng 2 lệnh mới này rồi đó.

16. Một Số Mẹo Trong Word

-Vô hiệu hóa cửa sổ Task Pane trong Word XPCửa sổ Task Pane luôn xuất hiện ở cạnh phải màn hình soạn thảo mỗi khi bạn Word, điều này sẽ làm diện tích của màn hình soạn thảo bị hẹp lại. Để vô hiệu hóa cửa sổ Task Pane, bạn hãy bỏ chọn mục Show at startup ở ngay phía dưới cửa sổ này. Nếu muốn cho nó xuất hiện trở lại, bạn vào menu Tool-Options. Chọn thẻ View trong cửa sổ vừa hiện ra, trong phần Show, click chọn mục Startup Task Pane. Khởi động lại Word, cửa sổ Task Pane sẽ xuất hiện trở lại.Thực hiện tương tự với Excel, Access, Power Point, Front Page.- Dùng giao diện toolbars Office 97 trong Office 2000/XPKhi sử dụng Office 2000 hoặc Office XP, bạn muốn giao diện của các thanh Toolbox, thanh Menu vẫn giống như Office 97 do sự thân thuộc và dễ sử dụng của nó. Để thực hiện ước muốn "hoài cổ" đó, bạn làm như sau:  Word 2000: Chọn menu Tool-Custom. Trong hộp thoại vừa xuất hiện, chọn thẻ Option và đánh dấu chọn ở dòng Show Standard and Formatting toolbars on two rows và dòng Always show full menus.Thực hiện tương tự với Excel, Access, Power Point, Front Page.- Tạo chữ "chớp nháy" trong Word 97/2000/XPKhi soạn thảo văn bản, với những từ, những đoạn cần được nhấn mạnh hoặc để gây ấn tượng bạn có thể tạo cho chúng hiệu ứng của dãy đèn màu chớp tắt liên tục, chạy đuổi nhau, hoặc khi ẩn khi hiện. Thực hiện như sau: Quét chọn những từ, đoạn văn bản càng gây ấn tượng. Chọn thẻ Text Effects (thẻ Animation đối với Word 97), trong khung Animations bạn thay giá trị <None> bằng một giá trị khác trong danh sách liệt kê bằng cách bấm chuột

17. Customer Toolbars, Menu Và Shortcut Keys

Bằng cách thay đổi sự sắp xếp của Toolbar, các Menu hoặc các phím tắt bạn có thể làm cho Word đáp ứng tốt hơn những yêu cầu của mình (ví dụ thêm những lệnh thường xuyên sử dụng hay bỏ những lệnh ít dùng khỏi Toolbar, Menu). Để thay đổi, bạn vào chọn mục Customize trong menu Tools. Sau đó có thể lưu chúng trong Normal Template, Template đang được mở để chỉnh sửa hay trong Template được kết nối với văn bản. Để những thay đổi này có tác dụng trong mọi văn bản lưu chúng trong Normal Template hay trong một Template sẽ được chuyển thành global .

18. Kiểu Và Định Dạng Tự Động (AutoFormal)

Lệnh Autoformal phân tích phần text trong văn bản, sau đó gán kiểu cho phần text này “gần” với kiểu được sao từ Template nền. Nếu AutoFormat không tìm thấy một kiểu “chấp nhận được” trong số các kiểu chứa trong văn bản, nó sẽ dùng các kiểu cài sẵn (build-in) của word. Những

kiểu build-in này cho phép Autoformal định dạng các thành phần của văn bản như Bodytext, Heading, Bullected list, v.v... Tuy nhiên, bạn vẫn có thể thay đổi kiểu cài sẵn này bằng cách chọn mục Style trong menu Format, nhấn vào nút Modify. những thay đổi này không ảnh hưởng đến các kiểu gốc, vì kiểu build-in cũng đã được sao vào văn bản bởi Autoformat.

19. Cấu Trúc Bên Trong Của Word

Cấu trúc của Word bao gồm 3 thành phần chính sau: phần ứng dụng (Word Application), phần văn bản (Document) và phần mẫu tạm (Template). Mỗi phần tác động lên văn bản của Word theo một cách khác nhau. Phần ứng dụng cung cấp những menu chuẩn, các lệnh (Command) và các thanh công cụ (Toolbar). Phần Template dùng với 2 mục đích: Cung cấp các kiểu mẫu có sẵn để tạo những văn bản mới theo các chủ đề khác nhau; Làm nơi lưu trữ các kiểu mới theo các chủ đề mới tạo, macro, các dữ liệu của AutoText, các lệnh và cấu hình của Toolbar đã được "tùy chọn hóa" (Customized). Phần văn bản chứa cả văn bản, hình ảnh, các thông số về định dạng (bao gồm định dạng trang, định dạng ký tự, đọan) cho chính văn bản đó. Điểm chính yếu để hiểu cấu trúc word là hiểu ba thành phần nói trên tương tác với nhau như thế nào. Trong số ba thành phần kể trên, phần mẫu tạm (Template) có ảnh hưởng nhiều nhất đến hai thành phần còn lại. Template cung cấp các chức năng sau: Thay đổi Menu, Toolbar, gán các tổ hợp phím với những lệnh trên Toolbar hoặc với các Macro, lọai bỏ các lệnh không sử dụng trên menu hoặc Toolbar. Tạo macro để tự động hóa nhiều thao tác trên word chỉ với một lệnh đơn. Gắn các tiêu đề, hình ảnh như biểu tượng công ty vào tất cả các văn bản dựa trên Template đó. Các định dạng cơ bản như phông chữ, kiểu chữ, lề, dạng trình bày trang. Gắn tự động những hình ảnh, text từ Autotext vào văn bản.

20. In Văn Bản Màu Thành Trắng Đen

Khi phải in những văn bản màu trên máy in đen trắng, những chữ có màu sẽ rất mờ. Word có tính năng in chữ màu thành đen hoàn toàn. Với Word từ 7 đến 2000:Hãy chọn Tools / Options rồi nhắp Compatibility. Cuộn trong danh sách Options và chọn Print Colors As Black on Noncolor Printers. Nhấn OK.Cách thiết lập này chỉ có hiệu lực với văn bản hiện hành. Muốn chuyển nó thành mặc định, nhắp Default trong mục Compatibility sau khi chọn tùy chọn Compatibility.

21. Xử Lý Lỗi "General Protection Fault".

Để xử lý lỗi này, đầu tiên bạn thực hành theo 4 bước sau: Tìm tập tin tên normal.dot (thường File này nằng ở trong thư mục Template, thư mục con của thư mục winword).

Đổi tên tập tin normal.dot thành tam.dot Khởi động lại Word. Nếu Word họat động bình thường thì xóa luôn tập tin tam.dot. Word đã tự động tạo mới một tập tin normal.dot mới. Nếu vẫn còn báo lỗi, đổi tam.dot thành normal.dot, và làm bước kế tiếp. Đổi chế độ màn hình về VGA, khởi động lại Windows, và khởi động lại Word. Nếu Word chạy bình thường liên hệ với người bán card màn hình để có được chương trình điều khiển màn hình. Nếu word vẫn không khởi động, có lẽ bạn cần phải cài đặt lại word.

22. Phục Hồi Các File Bị Hỏng

Bạn có tài liệu Word hoặc file ở một dạng nào đó bị hỏng. Bạn có thể mở Word và phục hồi ít nhất là phần chữ trong file. Sau đây là cách thực hiện: Chọn File / Open Trong danh sách Files of Style, chọn Recover Text from any file. Chọn file bạn muốn mở và nhắp Open. Trong khung hội thọai Convert File, chọn Recover Text from any file lần nữa. Khi Word mở file, có lẽ bạn phải bỏ đi những ký tự không cần thiết và định dạng lại chữ. Lưu ý: chọn File Save As ngay sau khi mở được file theo cách này rồi lưu file với một tên mới. Nếu giữ lại tên file ban đầu, chương trình sẽ lưu file dưới dạng tài liệu Word và hủy đi định dạng ban đầu.

23. Tạo Nhãn Có Kích Thước Tùy Ý

Bạn có thể tạo ra một nhãn có kích thước tùy ý bằng cách thực hiện như sau: Lựa Envelopes and Labels từ menu Tools và nhấn vào Tab labels. Nhắp vào nút Options, rồi nhắp vào nút New Label để vào hộp thọai New Custom. Gõ tên nhãn và nhập vào kích thước mới mà bạn muốn trong các hộp khác nhau. Để ý thấy Preview thay đổi khi bạn nhập vào các kích thước mới. Chắc chắn phải lựa một kích thước giấy thích hợp. Nhắp Ok, khi thực hiện xong để trở về hộp Label Option. Lựa nhãn mới, bây giờ được liệt kê trong hộp Product Number, rồi nhắp Ok.

24. Làm Nhãn Trong Word

Giả sử bạn cần chuẩn bị bảng tên cho những người tham dự họp của công ty và không muốn phải "trộn thư tín" (mail merge), công cụ tạo nhãn của word có thể giúp bạn thực hiện việc này một cách dễ dàng. Sau đây là cách tạo nhãn trong word mà không cần phải trộn thư tín. Bắt đầu với một tài liệu trống. Mở một tài liệu mới. Chọn Tools / Envelopes and Label. Nhắp vào mục Labels trong khung hội thọai Envelopes and Labels. Nhắp Options. Trong khung hội thọai Labels Options, chọn kiểu nhãn từ danh sách "Label products" và "Product number" rồi nhấn OK.

Trở về khung hội thọai Envelopes and Labels, không nhập bất cứ gì trong vùng Address. Nhớ là phải đánh dấu chọn vào mục Full page of the same label rồi nhắp New Document. Word sẽ mở ngay một tài liệu mới có một bảng được trình bày theo kiểu nhãn. Để định dạng nhãn được đơn giản, nhập nội dung của mỗi nhãn vào một ô, thêm những định dạng khác họăc hình họa vào nếu cần. Lưu ý rằng: khỏang cách giữa các nãhn được xem như một ô trong bảng nên đừng nhập nội dung vào những ô này. Khi nhập xong, in nhãn ra như bình thường bạn vẫn in. Nếu nghĩ rằng bạn sẽ cần lại những nhãn này thì hãy lưu nó như file bình thường.

25. Tùy Biến Shortcut Menu Trong Word

Các Shortcut menu xuất hiện khi nhắp phím phải chuột có thể tiết kiệm thời gian nhờ hiển thị những lệnh thường dùng cho một tác vụ đặc biệt nào đó. Tuy nhiên, nhiều Shortcut menu không đáp ứng đựơc nhu cầu của bạn. Ví dụ, nếu nhắp phím phải vào một từ trong một tài liệu, bạn sẽ không thấy lệnh Thesaurus xuất hiện. Bạn có thể thêm nó vào Shortcut menu bằng cách dùng một phương pháp mà không có tài liệu nào đề cập đến. Chọn Tools / Customize rồi nhấn mục Toolbars trong khung hội thọai Customize. Trong danh sáng Toolbars, đánh dấu chọn vào khung kế bên chữ Shortcut menus để hiển thị thanh công cụ Shortcut menu. Nhắp vào lọai lệnh thích hợp trong thanh công cụ Shortcut menu để hiển thị danh sách các menu của nó rồi chọn menu bạn cần bổ sung. Vào khung hội thọai Customize, nhắp mục Commands. Chọn một lệnh thích hợp từ danh sách Categories. Ví dụ, lệnh Thesaurus thuộc lọai Tools tương ứng với vị trí của nó trong menu của Word. Nhắp vào lệnh bạn muốn thêm vào menu rồi kéo thả nó lên Shortcut Menu được hiển thị. Lệnh mới này sẽ xuất hiện trên Shortcut menu khi bạn nhả phím chuột ra. Nhắp Close. Lưu ý: Bạn có thể bỏ bất cứ lệnh nào trên Shortcut Menu bằng cách kéo nó ra khỏi menu này và thả ở đâu đó trong cửa sổ tài liệu

26. Tạo MENU

Để tạo một menu mới trên thanh menu cho công việc thường làm. Hãy thực hiện theo các bước sau: Nhắp nút phải chuột vào thanh menu hoặc bất kỳ thanh công cụ nào (ngọai trừ thanh công cụ Office) và chọn Customize từ menu xuất hiện. Lựa chọn Commands. Lựa menu New từ danh sách Cotegories, rồi lựa New Menu trong danh sách Commands. Trong ô Commands dùng chuột kéo trên New Menu vào thanh menu bạn có được thanh menu mới. Đặt lại tên Menu: nhắp nút bên phải chuột vào menu mới và kéo con trỏ chuột vào tên New Menu. Gõ vào tên bạn muốn. Trong ô Categories của hộp thọai Customize, dịch chuyển vệt sáng lên danh sách, các lệnh tương ứng sẽ hiện trong ô Comands. Trong ô Commands, lựa các lệnh muốn thêm vào menu và kéo chúng vào menu ấy.

Khi bạn đã đặt xong các thành phần của menu, nhắp Close. Lưu ý: Bạn có thể thay đổi vị trí của menu vừa tạo trên thanh menu cũng như vị trí các lệnh trong menu, bằng cách mở hộp thọai Customize rồi nhắp và kéo.

27. Đặt Một Nút Macro Trên Thanh Công Cụ

Để đặt thanh công cụ trong Word, bạn hãy thực hiện theo các bước sau: Ghi Macro của bạn như bình thường, chắc chắn phải nhắp vào Asisign Macro vào nút Toolsbars. Nhắp nút phải chuột vào thanh công cụ và lựa chọn tùy chọn Customize. Lựa Tab Commands Dưới Categories, tìm Macros. Một danh sách các Macro có sẵn được liệt kê bên dưới Commands. Lựa amcto bạn muốn và kéo nó vào thanh công cụ (bạn sẽ thấy "điểm chèn xuất hiện nơ biểu tượng sẽ được chèn". Cả tên Macro sẽ xuất hiện trên nút ấy. Để thay tên và kiểu hiển thị của macro, nhắp nút phải chuột vào nó để có menu Modify Selection. Lưu ý: Bạn còn có thể thay đổi các nút và các menu của thanh công cụ từ menu Tools bằng cách chọn Customize.

28. Tạo Nút Trên Thanh Công Cụ Lệnh

Thanh công cụ của Word rất tiện lợi nhưng nếu bạn thường dùng một lệnh không có nút trên thanh công cụ thì sao? Khi làm việc với những tài liệu dài có nhiều ghi chú ở chân trang (Footnote), chắc bạn sẽ muốn lệnh ViewFootnotes có trên thanh công cụ để dễ dàng. Hoặc muốn có một nút để thay đổi màu chữ nhanh chóng. Thêm những lệnh này vào thanh công cụ thật dễ dàng, chỉ cần thực hiện những bước sau: Hiển thị thanh công cụ bạn sắp thêm nút mới, nhắp phím phải vào bất kỳ thanh công cụ nào đó rồi chọn nó từ menu thả xuống. Trong Word, chọn Tools / Customize rồi nhắp Commands. Sau đó chọn All Commands ở danh sách Categories trong khung hội thọai Customize. Tìm lệnh bạn cần trong danh sách Commands. Chọn lệnh rồi nhắp Description. Kéo và thả lệnh đã chọn vào thanh công cụ. Trong Word, bất kỳ lệnh nào có icon trong danh sách Commands đều hiển thị icon đó trên thanh công cụ. Những lệnh còn lại sẽ xuất hiện dưới dạng một nút có chữ bên trong.

29. Tạo Một Nút Riêng

Trong một công việc riêng biệt, nếu bạn phải lặp đi lặp lại một thao tác, bạn nên tạo một icon cho chức năng này. Hãy chọn Tools / Customize / Toolbars và trong mục Categories hãy chọn công cụ bạn muốn (ví dụ như format cho icon style để định dạng đọan văn bản). Nhắp vào biểu tượng bạn muốn và kéo nó vào cửa sổ của tài liệu.

Bây giờ, nó có thể phục vụ bạn như các icon khác trên thanh công cụ. Để lọai bỏ icon này đi bạn chỉ cần nhắp vào khung điều khiển (control box) ở góc trên trái của nó.

30. Ký Tự Quốc Tế Trong Word

Nếu thường gõ các tài liệu có những chữ có dấu nhấn (như tiếng Việt chẳng hạn) hay ký tự quốc tế, bạn có thể thực hiện được bằng windows internation Keyboard, bằng menu Insert / Symbol, hoặc bằng cách gõ mã ký tự trên bàn phím số trong khi giữ phím <Alt>. Cả 3 cách này đều thực hiện được nhưng rất phức tạp, mất nhiều thời gian và cần phải có trí nhớ tốt.Word có một giải pháp hay hơn cho phép bạn đưa các ký tự thường dùng lên menu. Bạn có thể tạo menu con cho một nhóm ký tự hoặc cho cả tập hợp ký tự theo chỉ dẫn sau: Trong một tài liệu còn trống, chọn Tools / Customize. Vào khung hội thọai Customize, nhắp Commands sau đó cuộn trong danh sách Categories và chọn new menu. Nhấn và giữ new menu trong danh sách lệnh Commands, sau đó kéo chuột lên thanh menu trong Word. Bạn nên kéo nó lên menu "Insert". Thao tác này sẽ làm menu Insert thả xuống. Đưa con trỏ đến vị trí bạn muốn chèn một lệnh mới vào và thả chuột ra. Menu con mới sẽ xuất hiện trên menu này. Trở về khung hội thọai Customize, nhắp Modify Selection, thay thế nội dung trong khung name trên menu thành Internation Characters rồi nhấn <enter>. Trong khung hội thọai Customize, chọn All Commands trong danh sách Categories, sau đó chọn Symbol trong danh sách Commands. Nhấn và giữ Symbol trong danh sách lệnh Commands, kéo con trỏ chuột lên menu Insert, tìm đến menu con Internation Charaters mới, sau đó vào khung vừa xuất hiện bên phải menu con này. Trong khung hội thọai Symbol, chọn font và ký tự bạn muốn thêm vào menu con, nhắp OK. Mã Acsii của ký tự sẽ xuất hiện trên menu con. Lập lại bước này cho bất kỳ ký tự nào bạn muốn đưa lên menu. Khi đã hòan tất, đóng khung hội thọai customize lại. Word sẽ lưu menu mới vào file normal.dot và có thể dùng trong mọi tài liệu. Muốn dùng các kí tự mới này, chọn Insert / International Characters rồi chọn một ký tự --->Lưu ý: Nếu gặp lỗi trong khi làm việc với các menu word, bạn có thể kéo lệnh có lỗi ra khỏi menu rời thả nó trong cửa sổ tài liệu nếu như khung hội thọai Customize vẫn hiễn thị.

31. Trang Trí Bằng Bảng Trong Word

Báo chí và những tờ bướm quảng cáo có trình bày phức tạp được thiết kế bằng những chương trình chế bản tinh vi và đắt tiền như QuarkXPress hay Adobe Pagemaker. Với tính năng tạo bảng biểu của Word, bạn cũng có những hiệu ứng tương tự. Sau đây là một vài cách để dùng công cụ này: Tạo bảng cho cả trang: kỹ thuật này sẽ làm việc tốt nếu xem tòan bộ trang như một bảng. Trước hết chuyển sang chế độ xem tòan trang: Chọn View / Page Layout rồi chọn View / Zoom / Whole Page. Nhắp vào Normal Tables and Borders trên thanh công cụ chuẩn, rồi vẽ một ô từ góc trên bên trái xuống góc dưới bên phải trang. Thanh công cụ Tables and Borders sẽ xuất hiện khi bạn thực hiện thao tác này. Sau đó, bạn có thể vẽ bất kỳ ô nào khác trong ô chính này. Sau khi vẽ ô chính, bạn có thể đổi chế độ Zoom cho tiện lợi hơn.

Tạo một ô trống để làm dòng tiêu đề. Nhắp Normal Pencil trên thanh công cụ Tables and Borders rồi nhấn và kéo ô mới theo thước bạn cần. Gõ dòng tiêu đề vào ô đó, điểm sáng dòng chữ rồi định dạng nó theo ý bạn. Tạo một khối text the chiều dọc. Muốn thực hiện điều này, vẽ một ô hẹp theo chiều dọc rồi gõ text vào. Muốn xoay text, nhắp vào ô đó rồi nhắp nhiều lần lên hình tượng Change Text Direction trên thanh công cụ Tables and Borders đến khi nào text đã xoay theo ý bạn muốn. Bạn có thể áp dụng mọi định dạng cho text theo chiều dọc. Kẻ khung. Bạn có thể kẻ khung viền cho một họăc nhiều ô. Nhắp chuột vào một hay nhiều ô muốn kẻ khung rồi nhắp vào mũi tên kế bên Normal Borders trên thanh công cụ Tables and Borders rồi chọn một trong những Options. Chọn kiểu đường kẻ độ dày và màu sắc. Thêm màu nền. Bạn có thể thêm màu cho bất kỳ ô nào. Chỉ cần nhắp vào ô đó, rồi nhắp mũi tên kế bên Normal Shading Color trên thanh công cụ Tables and Borders. Chọn màu cho chữ và nền. Thêm hình họa. Nếu muốn thêm hình ảnh, lưu đồ hay những đối tượng khác vào một ô, trước hết hãy chọn Insert / Text Box rồi tạo một khung. Sau đó chèn hình bên trong khung bằng cách chọn Insert / Picture / Fromfile.

32. Chép Bảng Sang Excel

Bạn có bao giờ phải chuyển một bảng có nhiều dòng, nhiều cột từ Word sang Excel chưa? Khi được dán vào Excel, bảng trông giống một mớ hỗn độn. Sau đây là 5 bước để chuyển bảng từ word sang excel đơn giản hơn. Các bước này thực hiện được với mọi version Office: Vào Word, chọn tòan bộ bảng rồi chọn Edit / Copy. Vào Excel, đưa con trỏ đến vị trí bạn muốn dùng bảng, chọn Edit / Paste. Chọn các cột chứa bảng rồi chỉnh chiều rộng cho vừa với chiều rộng cột trong Word. Khi bảng vẫn còn được đánh dấu chọn, Chọn Format / Cells, nhấn Alignment rồi chọn Top từ danh sách Vertical và chọn Wrap Text. Nhấn OK. Muốn áp dụng các định dạng sẳn có của Excel, chọn Format / Auto Format, rồi chọn một trong những định dạng có sẵn đó.

33. Tạo Bảng Biểu Để Dùng Nhiều Lần

Bạn đã tạo một bảng có kích thước như mong muốn và muốn lưu lại để dùng sau này. Trước tiên hãy lưu tài liệu hiện hành, sau đó bạn hãy xóa nội dung trong bản mà sau này không dùng đến. Nhắp chuột vào một vị trí bất kỳ trong bảng, tắt nút Numlock rồi nhấn <alt>-<num pad5>. Chọn Edit Autotext, đặt tên cho bảng như MYTABLE rồi nhấn vào mục Add. Đóng tài liệu lại nhưng đừng lưu những thay đổi này. Muốn chèn một bảng có nội dung khác (kích thước như bảng trên), bạn chỉ cần gõ MYTABLE và nhấn <F3> là xong.

34. Bao Chữ Xung Quanh Ảnh

Để văn bản bao quanh một ảnh, hãy chọn Insert / Picture. Chọn một hình ảnh rồi bấm OK. Nhắp vào bức ảnh, thay đổi kích thước của nó rồi kéo nó đến vị trí mong muốn. Nhắp lần nữa vào bức ảnh để chắc chắn là đã chọn nó, sau đó vào menu Insert Frame. Nếu Word hỏi bạn có

muốn chuyển sang chế độ Page Layout View hay không thì hãy chọn yes. Thế là văn bản sẽ bọc quanh khung này. cuối cùng lại kéo bức ảnh đến đúng vị trí nếu cần.

35. Kiểm Soát Các Từ Nhầm Lẫn

Có những từ viết đúng chính tả, nhưng thường bị dùng nhầm. Ví dụ như các cặp từ file/field, form/from, it’s/its. Có một cách để đánh dấu những từ dễ nhầm lẫn được cài vào word 97 và 2000. Có một file ít ai biết đến chứa các từ, tự điển chuẩn của Word không có và tự động điểm sách những từ nó có, dù đó là từ đúng. Sau đây là cách thiết lập một tự điển Word như thế: Chọn File / New để tạo một tư liệu mới Gõ danh sách các từ bạn muốn trình kiểm lỗi của Word báo hiệu, mỗi dòng một từ và nhấn <enter> sau mỗi từ. Dùng chữ thừơng, word sẽ nhận biết chữ hoa hoặc thường. Xác định thư mục lưu tự điển của word bằng cách nhắp phím vào nút Start và chọn Find trong Windows 9x hoặc Search trong Windows 2000. Trong khung hội thọai Find all files (search bar trong windows 2000), gõ *.lex trong trường named (Search for files or folders named trong windows 2000). Sau đó chọn My Computer trong trường "Look in" và nhấn Find now (họăc Search now). Với người dùng tiếng Anh kiểu Mỹ, tìm file mssp2_en_lex nếu dùng word 97 hoặc mssp3_en.lex nếu dùng word 2000. Nhớ thư mục chứa các file này. Trở về Word, chọn File / Save As Tìm đến và nhắp đúp vào thư mục đã xác định ở bước 4 Bây giờ chọn Text Only dưới danh sách "Save as type" Trong trường File name, gõ mssp2_en.exc với Word 97 hoặc mssp3_en.exc với Word 2000, nhắp Save. Tên file phải đúng với tự điển bạn đang dùng nhưng có phần mở rộng là exc. Chọn File / Close Muốn sửa hoặc thêm từ nào file này, chỉ cần mở nó như với một tư liệu word. Lưu ý rằng: nếu dùng phiên bản word ngôn ngữ khác, tên tự điển rõ ràng là phải khác nhưng đều bắt đầu bằng mssp2_ hoặc mssp_3 và buộc phải có phần mở rộng là exc và tên phù hợp với ngôn ngữ bạn dùng.

36. Đưa Bảng Biểu Vào Giữa Trang

Đặt điểm chèn vào bất kỳ ô nào trong bảng. Chọn Height and Width từ menu Tables, rồi nhắp vào Center trong phần Alignment (căn chỉnh) của hộp thọai.Nhắp OK để trở về cửa sổ tài liệu bảng của bạn sẽ vào chinh giữa trang theo chiều ngang.

37. Tự Kiểm Tra Chữ Dư Thừa

Ví dụ như thành ngữ "information superhighway" được lặp lại quá nhiều lần trong văn bản, hãy thử thay thế chúng bằng lệnh Edit / Replace rồi nhập một từ hay nhiều từ vào khung Find What và Replace With sau đó nhắp Replace All. Word sẽ cho bạn với số lần nó đã thay thế bằng với số lần thành ngữ xuất hiện trong văn bản.

38. Tìm Và Thay Thế Các Ký Tự Đặt Biệt

Giả sử bạn tạo một tư liệu mà trong đó ấn Enter ba lần để chèn hai dòng trống sau mỗi đọan văn bản. Bây giờ, bạn chỉ muốn để một dòng trống sau mỗi đọan văn. Hãy sử dụng chức năng Find and Replace (Ctrl+H) để làm điều này. Nhấn Ctrl+H để vào cửa sổ Find and Replace Nhắp vào nút More để hiển thị các tùy chọn bổ sung nếu cần thiết. Với điểm chèn trong hộp Find what, nhắp vào nút Special và lựa Paragrahp Mark. Thực hiện điều này ba lần để chèn 3 kí tự trong hộp find what (^p^p^p), lưu ý nút Special còn có thể sử dụng trong hộp thọai find. Nhắp vào hộp Replace with, nhắp vào Special và lựa Paragraph Mark hai lần (^p^p). Nhắp vào Find Next, rồi nhắp Replace. Nếu bạn chắc chắn là muốn thay thế toàn bộ tài liệu, nhắp Replace All (thay thế tất cả). Lưu ý: nếu bạn muốn tìm hoặc thay thế chỉ với ý định dạng bạn muốn. Ngoài ra, bạn còn có thể chỉ thị cho word tìm hoặc thay thế văn bản khi nó được định dạng bằng cách nào đó. Thí dụ, nếu bạn muốn định vị chỉ một từ khi nó được định dạng bằng chữ đậm, nhập từ đó vào hộp find what, nhắp vào nút format và chọn kiểu định dạng. đặc tính định dạng sẽ xuất hiện ở vùng bên dưới hộp find what.

39. Viết Ngoài Lề

Đôi lúc bạn cần những lời ghi chú đặt ở ngoài lề để chú thích cho một đọan văn bản hoặc vẽ vời gì đó. Đây là cách thực hiện trong Word từ Version 6.0 trở đi: Chọn File => Page setup rồi tăng khoảng cách lề trái cho vừa với ghi chú ngoài lề bạn muốn, lưu ý rằng hầu hết các máy in chỉ có thể in những gì cách mép giấy tối thiểu ¼ inch. Chọn Insert => Frame hoặc Insert => Textbox, Word tự động chuyển sang chế độ Page Layout. Nhấn và kéo để vẽ một khung (frame) họăc khung chữ (text box) tại vị trí bạn muốn. Chỉnh kích thước và vị trí khung chữ nếu cần bằng cách kéo các dấu điều khiển trên khung chữ cách mép giấy tối thiểu là ¼ inch. Điều chỉnh lề cho khung chữ bằng cách kéo các hình tượng lề trên thước (nếu không thấy thước xuất hiện trên màn hình chọn View Ruler). Gõ ghi chú và định dạng nếu cần. Word sẽ tự động tăng chiều cao của khung chữ cho vừa với lề. Bỏ đường viền khung chữ trong Word bằng cách nhấn phím phải vào đường viền của khung chữ. Chọn Borders and Shading từ menu thả xuống, chọn None từ mục Presets trong khung hội thoại vừa xuất hiện rồi nhắp OK.

40. Tạo Chữ Viết Lồng Nhau

Bạn có muốn trang trí cho phần in đầu trang giấy viết thư không? Với Word, bạn có thể tạo chữ lồng vào nhau cho những chữ đầu, cho biểu tượng công ty hay cho những thành phần đồ họa khách một cách linh động. Sau đây là cách tạo những chữ lồng nhau bằng cách dùng 2 hay nhiều ký tự trong Word: Gõ các ký tự liền nhau (không có khoảng cách trên một dòng rồi chọn các ký tự này. Nhớ là đừng chọn bất kỳ khoảng cách nào xung quanh, chọn kiểu chữ và co chữ cho những chữ này, kỹ thuật này thường làm việc tốt với co chữ lớn hơn 36 point.

Chọn Format / Font rồi nhấn Character Spacing trong khung hội thọai Font. Chọn Condensed từ danh sách Spacing rồi tăng số point trong ô By cho đến khi các ký tự được lồng vào nhau (quan sát cửa sổ Preview). Nếu muốn, nhắp font trong khung hội thoại rồi chọn màu cho chữ hoặc các thụôc tính định dạng khác, xem trước kết quả trong cửa sổ Preview. Nhắp OK

41. Căn Lề Lại Cho Danh Sách Được Đánh Số

Khi dùng tính năng đánh số cho một danh sách trong Word, các chữ số được căn lề trái, điều này dường như không đúng khi danh sách có hơn 9 khoản (item), vì số 1 của khoản thứ 10 sẽ thẳng hàng với số 9 ở hàng trên. Có cách nào để căn phải những con số này không?Nhiều người đã phát cáu vì kiểu căn lề mặc định cho các chữ số trong danh sách. Rất may là cách sau đây có thể giúp bạn căn lề theo ý mình. Trước khi tạo một danh sách sẽ được đánh số đầu dòng hoặc sau khi chọn một danh sách đã được đánh số, chọn Format / Bullest and numbering. Nếu cần, nhắp vào mục Numbered trong khung hội thọai Bullets and Numbering rồi chọn một trong những tùy chọn sẵn. Nhắp Modify Ở danh sách Alignment of List Text trong mục Number Position của khung hội thọai Modify Numbered List và chọn Right để căn lề cho số theo ý bạn. Nhắp Ok là xong việc.

42. Bookmark Và Hyperlink

Nếu phải nhảy tới nhảy lui đến môt số điểm trong Word bạn có thể thực hiện điều này một cách nhanh chóng bằng cách tận dụng các tính năng Bookmark và Hyperlink. Ví dụ tài liệu của bạn có tham khảo đến bảng xuất hiện ở cuối tài liệu, hãy tiến hành các bước sau: Nhắp vào ô tận cùng góc trái của bảng và chọn Insert / Bookmark (hay trong <Ctrl>-F5). Gõ tên Bookmark dưới 256 ký tự và chọn Add (không có khoảng trống trong tên). Điểm sáng vùng có tham khảo đến bảng này. Chọn Insert / Hyperlink (hay Ctrl>-K) Khi hộp thọai Insert Hyperlink xuất hiện chọn Browse. Chọn Bookmark tương ứng từ danh sách và nhấn Ok. Sau đó khi muốn nhảy đến một Bookmark nào đó thì hãy nhắp vào tên tham chiếu tương ứng, để quay về vị trí trước nhắp vào biểu tượng Back trên thanh công cụ Web.

43. Chuyển Trang Nhanh Trong Word

Word đưa ra phương pháp nhanh để chuyển giữa các trang. Nhắp đúp vào số trang trên dải trạng thái của Word bỏ qua lọat thực đơn Edit / Goto / Page và hiển thị ngay hộp thọai goto (tới trang nào).

44. Thiết Lập Lề

Việcthiết lập trang giấy để in 2 mặt và đóng gáy kiểu sách tương đối phức tạp. Bạn cần thiết lập lề trái và phải không đều nhau để chừa chỗ đóng gáy, sau đó luân phiên giá trị này cho trang chẵn và lẽ. Việc này không khó nhưng dễ nhầm đối với word 7 đến 2000, chọn File / Page Setup thiết lập lề trái và phải cho trang lể chọn Whole Documargins và nhấn OK.

45. Định Dạng Kiểu Thụt Dòng

Định dạng kiểu thụt dòng kể từ dòng thứ hai trở đi một đọan rất phổ biến khi làm danh sách, sơ yếu lí lịch….. dưới đây là một số thủ thuật: Muốn định dạng kiểu này cho một họăc nhiều đọan, đưa con trỏ vào đọan đó hoặc chọn nhiều đọan cùng một lúc, nhấn <Ctrl>-T. Muốn tăng lề trái hơn nữa cho dòng thứ hai trở đi, nhấn <Ctrl>-T lần nữa. Mỗi khi nhấn tổ hợp phím này, khỏang cách sẽ tăng thêm một hai Tab. Muốn giảm khoảng cách lề trái hoặc bỏ kiểu định dạng này, nhấp <Shift>-<Ctrl>-T. Muốn điều chỉnh khoảng cách bằng chuột, nhấn và kéo Tab trên thước đo của Word. Nếu giữ <Alt> khi thực hiện thao tác này, bạn sẽ thấy số đo thực tế của thước. Muốn điều chỉnh khoảng cách chính xác hơn, chọn Format / Paragraph, chọn Hanging trong danh sách thả xuống “Special” rồi đặt khoảng cách theo ý muốn vào trường "By" Kỹ thuật đánh số thứ tự hoặc đánh ký hiệu đầu dòng trong một danh sách cũng dùng kiểu định dạng này nên sử dụng các thủ thuật trên, nhưng lưu ý việc thay đổi khỏang cách chỉ có hiệu lực cho dòng thứ hai trở đi.