Th.S: NGUYỀN NAM THUẬNV À nhóm tin học íhực dụng

Thưc hành kế toán#

máy tính trên

Excel 2010Sách nhăm mục đích giiip cúc clĩiiyên viên kế toán siỉf điintỊ Excel m ột cách dỗ dàng và chxiycn nghiệp hớn Sách cũng dành cho nhxìiiq ngiíời mới bắL d ầu dìm g (len Exccl nliiùig chiía b icl cách ]jhải làm th ế Iiào Sách có ỉìố cục và Tìội Hnnt» trình hày rò ràiiíí, các biíớc hướiiíị (lẫn tluíc hànlỉ cụ ihc (liía lrC’ 11 nhữiiíí vấn (lề và tình liuốntỊ kê toáii thiíc tc

N H À X U Ấ T B Ả N H Ồ N G Đ Ứ C

http

://da

ta4u

.com

.vn/

TH ựC HÀNH K Ế TOÁN MÁY TÍNH TRÊN EXCEL 2010

Th.S: NGUYỄN NAM THUẬN và nhóm (in học íhực dụng

Chịu ỉrách nhiệm xuất bản:HOÀNG CHÍ DŨNG8ỉẽn tập Sửa bản ỉn Trình bày Vẽ bìa

Nguyển Nam Công Sơn Ho^ng Vỹ Lê Thành

Thực hiên liên kết xuất bán:CÔNG TY C ổ PHẦN VẢN HÓA N HÂN VẢN Phát hành tại; HỆ T H ố N C NHÀSÁCH N HÂN VẢN

• 01 Trường Chinh, p 11, Q. Tân Bình, TP. HCMTel: 39717882 - 39717884 - 39712285 Fax: 39712286

• 875 CMT8, P.15, Q.IO, TP. HCM TeL; 39770096 Fax: 39708161

In 1.000 cuốn khố 16 X 24 cm tại Cty cổ Phần In Vân Lang, sốđăng ký KHXB: 187-2009/CXB/Ò6-29/HĐ QĐXB: 48/QĐXB. NXB cấp ngày 14-04-2009 In xong và nộp lưu chiếu quý IV năm 2010.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Ờ I N Ó I Đ Ầ U

Excel là phần mềm nổi tiếng không những về việc xử lý các con số, sự phân tích dữ liệu, các công thức kế toán, mà cùn về sự phân loại và lọc dữ liệu ở tâ”t cá các loại, trình bày dữ liệu ở dạng đồ hoạ. và mọi thứ liên quan đến các con sô” và toán học. Quyển sách "Thực hành kê toán máy tinh Irêii Excel 2010" đưỢc biên soạn nhằm mục đích giúp các chuyên viên kế toán sử dụng Excel mội cách dễ dàng và chuyên nghiệp hơn. Sách cũng dành cho nliững người mới bắt đầu dùng đến Excel nhưng chưa biết cách phải lùm thế nào.

Sách gồm 12 chương, bôn chương đầu giới thiệu giao diện Excel và hướng dẫn những bước cơ bản để tạo những trang bảng tính đầu tiên. Các chương 5 đến 9 giải thích cách trình bày dữ liệu kế toán ở nhiều dạng khác nhau, bao gồm lập biểu đồ Excel, sử dụng các pivot table, in bảng tinh và chia sẻ dữ liệu với các ứng dụng khác. Các chương 10, 11 và !2 bạn không nên bỏ qua vì đây là các chương nâng cao, giúp bạn tiến xa hơn nữa trong việc .sử dụng thành thạo chương trình bảng tính Excel-

Sách có bô” cục và nội dung trình bày rỏ ràng, các bước hướng dần thực hành cụ thể dựa irên những vấn đề và cình huông kế toán thực tế, hy vọng sẽ rất hửu ích cho bạn đọc Irong việc học sử dụng Excel.

r r ’ / _ _ •Tác giá

http

://da

ta4u

.com

.vn/

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chương 1: Khảo sát Excel 2010

Khảo sát €xcel 2010

Những điếm chính• Khám phá nhữìỉg gì bạn có tbổ thực h iện với Excel* Sử dựìiggiao diệ)i Ribbon

» Làm quen với các tab khác iìhau# Tun hiển các loại tài liệu Excel và định d ạ n g jìle mới M N h ậ n sự trợ g iiỉp ím ĩiq viộc sử dụng Excel

Khỏi độn g

Câu hỏi

1. Một sô' ưu diểm của việc sử dụng Excel đế’ quản lý dữ liệu là gì?

2. Làm th ế nào bạn truy cập các lệnh để mở và lưu file?

3. Ribbon là gì?

4. Có bao nhiêu tab luôn nằm trên Ribbon?

5. Tab ngữ cảnh là gì?

6. Sự khác nhau giừa khung tác vụ (task pane) và hộp thoại (dialog box) là gì?

http

://da

ta4u

.com

.vn/

7. Các file Excel được lưu trữ dưới dạng mà nhị phân (binary) haydưới dạng XML?

8. Sự khác biệt giữa một file có phần mở rộng .xlsx và một file cóphần mở rộng .xlsm là gì?

9. Làm th ế nào truy cập hệ thống Excel Help?

Tăng tốcNếu bạn đã hiểu tại sao bạn sử dụng Excel 2010, làm thê nào đê định

hướng cơ bản trong Excel, và làm thế nào để nhận được sự trợ giúp trong Excel, hãy nhảy đến chương tiếp theo.

Chào đón đến với thế giới của Excel 2010. Trong th ế giới thông tin và thay đổi liên tục ngày nay, mọi người cần một cách để tổ chức, xử lý và giải quyết dữ liệu thuộc tấ t cả các loại. Excel là một trong những chương trình tố t nhất để làm ngay điều đó.

Excel cho bạn học từ dữ liệu mọi loại. Bạn có thể;# Pbân loại d ữ ỉiệu đ ể xem nó theo một thứ tự khác-» Lọc dữ liệu đ ể thấy chỉ các phần của nó.u Sử dụng dữ liệĩi trong các công tbrìc đ ể lạo dữ liệu mới.K Tạo biểu đồ d ữ liện đ ể biết nhỉìnggì đã xả y ra trong quá kh ứ và dự

báo ỉihíùig gì có th ể xả y ra trong ỉìíơìĩg lai.M X âyãự iig các ứng dụng và giao diện I’ốn cho bạn kiểm chứng, biệii

chĩnh I>à thav đồi dữ liệii.Trong khi làm việc qua các bài tập trong sách này, bạn học về tác vụ

thực sự mà người ta làm với Excel mỗi ngày, chẳng hạn như các tác vụ trong danh sách sau đây:

M Loại bỏ các đối tỉíợng Iríing lặp ra khỏi các danh sách email.

M Tạo các tiinc card (sổ duuiỉ chỉiic lự cíộiig hỏa.9 Tạo biểií đồ các thay đổi trung hàiig lồii kho rà doanh số theo

thời gian.# Tạo I>à quản lý các ngán sách.M Tạo, theo dõi, và in các hóa đơii.

Để bắt đầu tiến trình, bạn cần hiểu những điểm cơ bản về việc sử dụng Excel. Trong chương này, bạn học thêm nừa về Excel là gì, các thành phần của giao diện phù hỢp với nhau như th ế nào, dữ liệu được lưu trừ sử dung Excel như th ế nào, và cách nhận đươc sư trơ giúp khi ban đang tiến hành.

8 _______ ________Chương 1: Khảo sát Excel 2010

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chương 1: Khảo sát Excel 2010

E x cel là g ì v à tạ i sa o sử dụng nó?Mục đích ban đầu đằng sau Excel là xử lý các con số. Người ta biết

rằng một máy tính có thể thực hiện việc phân tích dừ liệu phức tạp và xử lý số nhanh hơn họ có thể làm những công việc đó bằng thủ công. Để làm dễ dàng điều đó, vào đầu những nám 1980, một số chương trình đã dược tạo nhằm giúp người dùng di chuyển sang các máy desktop của họ một phần việc xử lý sô’ đã được thực hiện trên các máy chủ. Microsoíl đã tung ra Excel vào nãm 1985 thay thế cho Multiplan, chương trìn h bảng tính (xử lý số) nguyên thủy của nó.

Excel đã luôn tính toán giỏi. Một trong những cách tố t nhâ't để học từ thông tin mà bạn có là sử dụng một công thức hoặc một loạt các công thức đế mở rộng những gì mà dữ liệu đang nói cho bạn biết. Ban đầu, các công thức được tạo bởi Excel thì vụng về và phức tạp. Bây giờ các công thức được tổ chức tô't hơn và dễ hiểu hơn nhiều. Nhiều công thức thậm chí có thể được xếp lồng để tạo những phép tính phức tạp.

Qua nhiều nâm, Excel đã được sử dụng để làm việc cùng một lúc vđi các lượng dữ liệu ngày càng lớn. Ngoài ra, những người dùng Excel đã di chuyển từ việc lưu trữ tấ t cả dừ liệu trên máy cục bộ của họ đến làm việc với dữ liệu từ SQL Server 2005 khổng lồ và những cơ sở dữ liệu quan hệ khác trong Excel. Tình huông này có thể dường như làm nhớ lại những ngày ban đầu của máy tính, nơi tấ t cả dữ liệu đã được lưu trữ trên các máy chủ. Tuy nhiên, với sức mạnh của các máy tính ngày nay, sức mạnh tính toán và lưu trữ rộng lớn hơn lại nằm bên trong máy tính desktop hơn những gì bạn có sần trên bất kỳ máy chủ khi Excel đã được tung ra lần đầu tiên.

Tại sao sử dụng Excel? Excel 2010 làm cho dễ dàng theo dõi, hiểu và làm viộc với dữ liệu mà bạn tiêp xúc ô nhà mỗi ngày hoặc tại nơi làm việc. Chương trìn h cho bạn tổ chức dữ liệu thành các nhóm thông tin. Sau đó bạn có thể lập biểu đồ thông tin đó sao cho bạn có thể thấy đưỢc nhừng xu hướng trong dữ liệu. Bạn có thể kết hỢp dữ liệu băng việc sử dụng nhiều công thức khác nhau để tạo thêm dữ liệu và để học hỏi từ nó.

Tóm lại, bạn có thể sử dụng Excel để giúp bạn tìm hiểu những gì dữ liêu có thể làm cho ban.

Những đ iểu bạn cần b iết

Cho mãi đến gần đây, các workbook đã giới hạn các sheet chỉ 256 cột và 16.384 hàng. Trong Excel 2010, bạn có thể có hơn 16,000 cột và 1 triệu hàng trên, bao nhiêu sheet tùy khả năng máy tính có thể xử lý. Với những kích cỡ bảng tính lớn hơn này, bây giờ bạn có thể lưu trữ nhiều dữ liệu trong một file Excel hơn những gì nhiều máy chủ có thể xử lý khi Excel được phát triển ban đầu,

http

://da

ta4u

.com

.vn/

G iao d iện R íbbon E x c e l 2010Nếu bạn đã sử dụng các phiên bản trước của Excel, có th ể bạn biết

rằng mỗi lần bạn nâng cấp. bạn phải học lại nơi chức năng hiện có đã được che giấu và đọc lại tà i liệu để biết cách truy cập và sử dụng những tính nàng mới. Khi Excel đã phát triển, sô’ mục trên các menu và sô' tính năng có sẵn đã phát triển theo hàm số mũ. Nếu Excel 2010 đã tiếp tục với những phương pháp điều khiển bằng menu thì hầu như không thể tìm thấy niọi thứ mà bạn cần.

Excel 2010 không làm việc như bất cứ những gì mà bạn đã từng sử dụng. Trong OíTice 2010, Microsoíl đã thay th ế các menu và thanh công cụ bằng một giao diện mới (Ribbon). Ribbon được th iế t kế để giúp bạn tìm kiếm các thành phần bên trong giao diện và làm việc với toàn bộ dữ liệu một cách dễ dàng hơn. Ngoài ra, Ribbon có thể đễ dàng đưỢc mở rộng trong các phiên bản tương lai mà không tăng thêm sự phức tạp.

Nếu bạn đã sử dụng một phiên bản trưởc của Excel, có th ể bạn thấy Ribbon lúc đầu gây bối rối. Hãy tự cho mình một chút thời gian để tự làm quen với nó. Microsoft đã nổ lực nhiều nhằm bảo đảm rằng nội đung của Ribbon được tổ chức một cách thân thiện với công việc.

Phần lớn công việc của bạn được thực hiện bằng cách sử dụng các nút loại này hoặc loại kia. Những nút này nằm bên trong các nhóm mà lần lượt nằm bên trên các tab. Các tab có sẵn tạo nên Ribbon. Hình 1.1 minh họa Ribbon nằm ở phần trên cùng của giao diện Excel.( 15ffTce B utlon ì

10______________________________________Chướng 1: Khảo sát Excel 2010

T h a n h c ố n g cg Q uick A c c e s s

( c a c ĩ a b ) ÍN u t iẹ n h ) ÍR ib b o n

3- - ............. ^* / y • _ • tg 9 m iS iS lr>m. «/i

f . i 1»1* l íb i i } n« *Mn* 4 _________ . 'H p v * • ' r\ r 11

r>

(N h ó m )

Hình 1 .1 : Các thành phẩn khác nhau cùa giao diện Ribbon mứi.

Ribbon được th iế t kê để giúp bạn làm công việc của mình, được tố chức sao cho các chức năng thường được sử dụng nhiều n h ấ t nằm ở phía bên trái. Các chức năng ít được sử dụng nhât và chuyên dụng n h ấ t nằm d phía bên phải.

B OJficc Buttoit: ở p h ia bôn Irái Ribboìi, OfJìce Bìitton cho bạn thực hiện các tác vụ p h ổ biến qiut Iihiển ứng dụng Ọffice, chắvq hạn như

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chưdng 1: Khảo sát Excel 2010 11

mở, hùi. rà đóng cácfile. rh ia p h ả i của danh sách trìtỉh bàv các lải liệu đĩỉợc tn iy cập lịần đâv nhất từ Excel. Các tùy chọn m à bạn có thể tn iy cập từ Office Biitioii ctỉíỢc m inh họa trong hình 1.2.

?|M T t u i , ;r<

•»!>-«' -I 1» !»•« n H J>*'l H< C«| ệ

*•( P á v ^ t Ì Q

i r « (»->««>•< •<

Ccf«t‘)lis(« 0f<» e i^ n ■! ~ c

t- I, í '

• v5n « r t j i i r r 'k *

Hìnti 1 .2; Các tùy chọn và ctiức nâng có thể truy cập từ Office Butlon.

H Qnick A ccess Toolbar: í\íỉa trôn của Office Bìition iiằm trẽn Quick /1CC6 Ì'.S' Toolbar (QAT), nơi bạn cỏ thể đặ! các nú t cho nhũng hành động mà bạn thường Xìiyêiì thực hiện. Mặc dù về m ặt kỹ thuật từ QAT là một từ ghép, nhưng bạn hiếm khi ỉighe thấy nỏ đìỉợc gọi bằng tôn đầy đủ. Nó thĩtònq dược gọi là QÁT.

M Các Tíib: Ngciy bẽìi dưới QATỈà hàĩìg lab. i\’hâ'p một lên tah một lần sâ kích hoạt lab. NhcÌỊ) bíií kỳ lah hcti ỉồn sẽ tbn gọn Ribbon bên dưới các tab sao cho nỏ biết mẩt. Ribbon vãìỊ có th ề truy cập điíợc bằng 1’iộc nhắp các tcib, lìhưnq IIÓ co riil lại khi không sủ dụng.

ở phía bên phải giao diện Excel là các nút Minimize, Restore, và Close cho Excel {ở hàng trên cùng) và các nút Help, Minimize, Restore và Close cho tà i liệu hiện hành (trên hàng thứ hai).

Các TabLuôn luôn Ribbon có 8 tab. Nếu bạn làm việc với các mục n h ấ t định

bên trong Excel, bạn sẽ có thêm các tab được gọi là các tab ngữ cảnh. Mồi tên tab biểu thị loại tác vụ mà bạn có thể thực hiện với các nú t được nhóm bên trong tab đó. Danh sách này mô tả loại tác vụ bạn có th ể thực hiên trên mỗi tab;

http

://da

ta4u

.com

.vn/

12 Chương 1: Khảo sát Excel 2010

Tab H om e: Đ ịnh dợìiq nội dĩniiị của file lixcel, từ cấp ô (cell) đến cốp sheet. B ạn dành phản lớn thời gian ìàm t’iệc từ tab này. Tab Home dược chọn trong hììib ĩ . l .N ế n bạn sứ dụng Ọffice 2010, chú ỷ rằng các ỉiú tvà nhóm Irên lah Home tìvng có phần tươĩig tự qua tất cả ứng dụng có ribbon.Tab In ser t: Thêm nội duiìg vào bảiig tính Excel, n h ư đĩCỢc minh họa trong hình 1 -3, lĩàv cho bạn truy cập các bảng (table) mới, hình miìỉh họa, biổii đè. liên kết (link), và các mục texí bằng một cú nhấp.

d - 0 • ' 9 e o H • M i c r e s o í t E x í í l ( T ^ í h m c â l P r « v ỉ « w ) -1 \

( ^ g e U y o u l P e r m u l i i D « l a ỉ e v i r t v V !e v f ^ ‘ị ỹ ■ :? . ĩ?

; u | ' : : : íA 1

1Tì\‘

. X ^Á ’

u

n v o l Ĩ 4 t ) l < Z U ữ 4 f l ^ p a r M i T i p i i ^ Ị t t

t t n t k f * * * '

K / C « t r í n t T r « l

& 9 I

i i e i ó t i

T s W í < M M iU e a ỉ iA n i f r \ t * i T í H

A 6 A

Hình 1 .3 : sử dụng lab Insert dể thêm nội dung vào worksheet.

* Tab P age LayotiU Chuẩn bị các sheel Excel đ ể in. NhtC đttợc minh họa tĩvng hình 1.4, iab này cho bạn truy cập iheme, th iết lập trang, tĩ lệ và Iibứng tùỵ chọn và cách sắp đậl các sheet nh ìn thắy được bằng một cú nhấp.

Sookl * fT6chmcdfr.

'; ĨS' — ij «*) in e m e ỉ M a r o in i -ỉ . |w]> . ^ ỉ.l Pttnl A iia n ^ «

Aú

ẲglOrtdli< •^ 6 « ; L 9 r u u ( i i l ị J A u lù m « |ic * V iew *'/> Vk v «

$ctw9 ịC 4Fr l o Fiỉ Sr,«eĩ

Hình 1.4: Sử dụng tab Page Layout dể canh chỉnh W0 fksheet đ ể in.

K Tab Porm itlas: Làm việci'ớ idữ liộ ii trongsheet bằng ìnệcthêm các côiỉS, thức ì'à dữ ỉiệìi. Nbìỉ đìtợc iniiib họa tĩvng hình 1.5, tab này cho bạn tn iỵ cập bằng niội cú Iihâp tất cả côỉig thức đ ã được phân họng mục đ ề dễ dàng sứ dụng. Ngoài ra, bạn sử dụng tabPomiulas đ ể tạo các lên cho các ô và bảng, kiểm tra các công thức, và xác định các phép linh của những giả lỉỊ sheel.

í> d -o- fm/x

S ỡ O k l * M i c r ứ $ o f t E x c e l ( T » c h m c đ Ị P r e s 'i « » o

Home tni«i1 Isyởuỉ F&rmu(9i D«u R*vi<w Vicvr£ Aưteỉvik« íl ^ ^

P o rm i/l3 < * i l ru i ỉ t le n

OD<fintJ . ' ư \ t lì f ií i f(eitnUf Uỉ«d ' ÍA Te*t • Ê_

lr>iệrl ^ ^ Njmf __ F0ími/iâFuntlion p • p ũềìé fii Tirtí • ® Cf«ate from imrtiOrt Ay4«lfig •

A6

Dtirirđ. .r ••'ý— MBr-

Hình 1 .5: sử dụng tab Formuias để thêm các cỗng thức vào lài Eìệu.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chưdng 1: Khảo sát Excel 2010 13

u Tab Data: Thêm dứ liệìi vào sheet từ những ngìiồn khác, trộn dữ liệu ị)ên trong các sheet, phân loại và lọc d ữ liệỉi nhìn thấy đỉíợc. Như được minh họa ỉroiìíị bình 1.6, tab này cho bạn tn iy cập bằng một cú nhấp các nguồn dữ liệu bêĩi ngoài, các chức năng p h â n loại (sor!) và lọc Ợilter) và các công cụ tạo oìLtline và d ữ liệu.

6 o o k l * M i c r Q ỉ ô i t ( T e e h n k ủ l

ữy» R(VJ4W vlrw

K‘ t\ ReímhD i \ » ' AJÍ •

iii) ' j1\ì 'ẵReímh M 5wt íitteiX|J. •

Conn«ct«m í<iii k fíft«

* í'

!ÍÍ* i « « M S r e u p *

—— ^ Uft9«upT « * n « 8 « m o v « , _V Advaní* d Cừ«mn i ^ ’ àd S«Ket»(

Outlư**A 6

Hình 1.6: Tab Data cho phép bạn thẽm dữ liệu hiện có vào vvorksheel.

* Tab Revỉeu!: Kiểm chứng, ghi lời bình chú I’à bảo vệ nội dĩing của sbeet Excel hiện hành, như được m inh họa trong h ình 1.7. Nhũng línb năng này bữíi dụng nhắi khi ỉxin chia sẻ công iHệc với những ìigĩtòi dùng khác.

í« «J 'í - C' S o o k l * M i c r o ỉ o t t £ x c e l C ^ íc h rttc d t P re v ìe ^ v ) ■1 w: . ,

A9e(*>dul ứrũiuuv Otla Vi<w ^^ i p < ) ] « r i g \ ^ P t o t e c t ih e < l ^ P r « U ( t W e < k 6 o » k

. <>Sho«vỀIK6m(K«(?U ưset»u Edit Paei9«sV Trantlsle Ksví

s ^ T h < ỉ ỉ u ( U ỉ C o fflm « n i i**' 4 ^ ỉ h * t < v V o fL t« 9 fc j^ T tá c k C h a n ộ C i •

la rg jj3 « Cĩ^^ir.ííitỉ Cn&ri9«ỉ

A i* • * A «

Hìnti 1 .7: Tab Review tiện lợi khi làm việc trẽn phương diện cộng tác.

# Tab Vỉeiv : Đ ịnh nghĩa chính xắc cách và bao nhiên nội ditng đrỉợc th ể hiện trên m àn hĩnh, nhỉíđỉtợc minh họa trong hình 1.8, tab này cho bạn trtiy cập bàng một cú nhấp những khung xem khác nhati mà Excel hỗ trợrà cáctính uổng cửa sổ và zoom. Từtab này, bạn có ibổ bật và tắi các Ibàiibpbần kbác )ihaii củagiao d iện Excel.

í»' ^ «5I p p

6 o o V l * M Ì ( r o ỉ o f i £ x c « ! tT 6 e h p » c 4 l P r € v ie ^ )

P « g e U r u g t F o trn g U ỉ f t m e w / i t wMonie P«geUruut FotrngUỉ ftmew /ItwJ iJ Ì 'ỊÁ wir<ío>Y 3

* v < « w t ^ A t t í r t ộ * 411 * “ "?©oni lO O S i o o m ỉ ộ ^

i w u t 3 M i S c ' « « n » s< t« < tie n 3 j f f « e : « p y » e í * i i a v V o r t tMN e im u _

U ^ u t 3 M i S c ' « « n

v < c f tồ 0 tk k v < « w i

Stvitơi vVorttNce w>nđevri

W anC ovr

AO

rỹ: ĨẲ

aN4«<IỮS

Hình 1.8: sử dụng tab View để thay dổi diện mạo của giao diện Excel.

9 Tab A dđ-Ins: Tniy cập bất kỳ add-in mà có lẽ bạn đã cài đật. Các add-in giống như các niacro nhưng đieợc d ính kèm vào m ôi tnỉờng Kxceỉ thay in vào cácfiỉe riêng lẻ. Các add-in theo mặc định là trống.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

14 Chương 1: Khảo sát Excel 2010

,vếfí >!Ó không trốnỊị. bạn đã cài đặt thêm pbầii m ềm đ ể bỗ trợ hoặc cải tiến việc sứ dụng Excel.

Q Ế X c Ù i

M ế u m u ố n , tx jn c ó ỉ í iể m ỏ th ê m m ộ ! t a t : lo b D e ve lo p e p , noĩ Lợ n lò m v iệ c vớ i cóc

mocPO v à a d d - in m ộ i c á c k tâ p tpunq [lOn.

Khi bạn làm việc trong môi trường có ribbon, đôi khi sẽ có thêm các tab xuất hiện. Những tab ngữ cảnh này liên quan đến chức năng riêng biệt bên trong Excel. Ví đụ, tab Table chỉ được hiển thị khi ô hiện hành nằm bên trong một bảng được định nghĩa. Các tab lập biểu đồ chỉ xuất hiện khi bạn làm việc với một biểu đồ như được minh họa trong hình 1.9.

, ý ' ' 0 « « w »

i ^ ^ ^ á. < Ì .I |*M^ I.R . y * "

:à-

• ^ ^ *^« w ~ .. ' '

• âl' - Ậịu •Ì ^ W ' v . < c ■■

3 n * : tfS)S658S9H6pW

Hình 1 .9: Các ỉab lạo biểu dồ chl có sẵn khi bạn iàm việc trên một biểu đồ Excel.

Các tab ngữ cảnh là một nỗ lực của Microsoít nhằm đoán những gì bạn có thể làm và khi nào bạn muốn làm điều đó. Bởi vì giao diện cho Excel đâ trở nên rấ t phức tạp, đưa ra các phần nhất định của Excel chỉ hợp lý khi các đối tượng sử dụng những phần đó được chọn. Ví dụ, bạn có thể định dạng chỉ một bảng nếu ô hiện hành nằm bên trong m ột bảng. Một ví dụ khác, mặc dù chức năng cơ bản để thêm một biểu đồ luôn có thể truy cập được, nhưng chức năng liên quan đến việc tạo biểu đồ chỉ nhìn thấy được khi một biểu đồ được kích hoạt. Bạn luôn có thể thêm một biểu đồ bằng việc sử dụng các nút trên tab Insert, nhưng bạn có thể thây và sử dụng tab định dạng biểu đồ chỉ khi một biểu đồ được chọn.

Bạn có thể thấy rằng bạn hoặc thích hoặc không thích các tab ngữ cảnh. Nếu bạn quen luôn hiển thị mọi tùy chọn, bạn nên dành m ột chút

http

://da

ta4u

.com

.vn/

thời gian để làm quen với việc một sô" tab đôi khi không có sẵn. Tuy nhiên, việc thực thi các tab ngữ cảnh khác khá trơn tru. Cuô’i cùng bạn điều chỉnh để quen với sự có sẵn của các tab bổ sung và không bỏ lỡ các tab "thiếu".

Các nút

Khi bạn nhấp một nút xuất hiện trong giao diện Ribbon mới, nó thực hiện một trong nhừng hành động sau đây:

9 Thực th i m ột s ự th a y đổ i tức thì: Những núi Tiàỵgiống n h ìtcác nú t Ihmỉb công cụ cũ cíia h(tìi - bạn nhấp nú t và một thứ g ì đó trong sheei thay đổi.

* MỞ m ột dan h sá c b xố'xuốHg cbứ a thêm cá c tù y chọtu M ỗi lầìi bạn nhắp một nú t vốii hiển thị một danh sách xổxtiống, m ột hàíih động ấn ctịiìh SỔI! được liế n h à iib rà bợ ĩi có th ể chọn từ m ột nhóm hành động riêng biệt Irên danh sách xổxĩtống.

• M ở m ột g a lle ty (tb tev iện ): Cớc gaíleìy là các nú i cósđn nhiểìi lựa chọn. Mỗi lựa chọn làm một điền ệ đó khác đối I>ới d ữ ỉiệu. B ạn sẽ thấy rằng hầii hết cảcgallery dược ỉết hợp ưới định dạng của d ữ liệti lú các biển đồ. Thứ (>ần gùi nhdtĩK i một galỉery trong các p h iê n bản cùa Excel là một số khung tác vụ đ nh hướng định dạng.

Giao diện Ribbon có một khuyết điểm ớn: Bạn không thể di chuyển các nút từ một tab này sang một tab khá và bạn không thể thêm các nút vào, hoặc loại bỏ các nút ra khỏi chír h Ribbon. Như bạn học trong chương 13, bạn có thể thêm các nút vào (, AT nhuíig bạn không th ể như một người đùng bình thường thay đối nội dung của một tab hoặc nhóm. Bạn cần một kiến thức nào đó về XML 1: oặc một công cụ bên ngoài để thực hiện những thay đổi cho bạn.

Các khung tác vụ (task pane)

Một sô” nút trên Ribbon mở ra các kh\.ng tác vụ mà có lẽ bạn đã thấy trong các phiên bản trước của OíTice. Cf': khung tác vụ (task paneHương tự như các hộp thoại, ngoại trừ các khi ug tác vụ được gắn vĩnh viên vào cạnh hoặc phần trên cùng của vùng lf' m việc. Bạn có thể mở hoặc đóng các khung tác vụ bằng cách nhâp một .lút. Một ví dụ về một khung tác vụ trong Excel là giao diện clip a rt đượ ; minh họa trong hình 1.10.

Như bạn có thể thấy, các khung tác vụ md theo chiều dọc theo mặc định, thường ở phía bên phải giao diện Excel. Bạn có thể rê xung quanh khung tác vụ bằng cách nhấp và rê trên thanh tiêu đề của khung tác vụ. Khi một khung tác vụ mở, bạn có thể sử dụng nó, đi chuyển nó đến một trong những vị tr í khác, thay đổi kích cỡ, hoặc đóng nó lại.

Chướng 1: Khảo sát Excel 2010______________________________________ 15

http

://da

ta4u

.com

.vn/

16 Chương 1: Khảo sát Excel 2010

Hình 1 .10: Khung lác vụ Clip Art.

Bạn tìm thấy chỉ m ột vài khung tác vụ bên trong Excel. Khung tác vụ PivotTable hữu dụng khi bạn tìm hiểu thêm về dừ liệu. Bạn sử dụng khung tác vụ D ata M anagement nếu bạn làm việc với các tài liệu trên một server SharePoint hoặc Oíĩìce Live. Có thể bạn không gặp phải những khung tác vụ khác trong quá trình làm việc thường ngày.

C lip A lt ^ X

1-1A i (O & ectnrts a

s h o u !d b e ;

AI m ed ta t v p n

T

#1 ^s i Ọ f 9 d n i2 « d p $ . . .

^ CBd » t o n O f f c e O n ả n e

lựỉ Tlps fbr Andnv CÌP3

Các hộp thoạiTrong các khung tác vụ, nhiều nút mỡ các hộp

thoại. Các hộp thoại (dialog box) là những cửa sổ mở nhằm cho phép bạn thay đổi những thuộc tính hoặc cung cấp thêm thông tin từ bên trong Excel. Có lẽ bạn quen thuộc nhất với hộp thoại open, nơi bạn mở các file mới và hộp thoại Close nơi bạn lưu và đóng còng việc của mình.

Có hai loại hộp thoại cơ bản:• Moílal: B ạn biểĩi thị những thaỵ đổi mà bạn muốn thực h iện lứi

Ihông tin, ỉ>à các tbay đỗi mà bạn muốn thay đổi khi bạn nhấp OK hoặc Close (phụ tbicộc ưào hộp thoại). Các bộp thoại Opeìi ưà Sai>e tà những hộp thoại mocia!.

t! Noumoíỉal: B ạn ihấv các thdv cỉổi Iiíịciy lức thì. Ví dụ, khi bciìi mở hộỊ) thoại I'iud ciììd Replace, cíược tiìiiih họa trong h ình ĩ . ĩ l , hộp Iboại vãn mở trong khi thực hiệu các ihav đổi đối I'ới các ô trong sheet. Mỗi tbav đổi được áp dụng lự độììg khi bạn làm việc thay vì saii khi bạn đóng hộp thoại.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chương 1: Khảo sát Excel 2010 17

Jf3A '

F cm

fí(T ,i - U ; r » t * « í . ’ ■ ^5 C 3 « O c — « • ; - l r . e r t «

s s tìJ* ỉ • 'r. • '' ÌỊ*S í i t 4 Í I | 'C Ạ

J C íộ * * , 1 • ^ f o r t ĩ i » j « 2 ’ ir í* C '

'« ' ' v ( - I í '1 ‘ Í C i t i n g

Q

M

s;c ;c V/

/.Cì

Piniỉ dnd RtpỈAM: 2

Fc-3 4 V ’ íb b 1 i v;< 'u:

'? ' Ị 09 « >> Ị * íè • 1s Ị 1 Ị j Ị i j Ị Ị Ị10 .l ì ríN-ĩ**

i2 ỆK»i ỈAH 4iì

jr, ♦M 4 » »• SlwU *t-i* ĩ s í *

ỉ ? . 3 / 'ăiSỉa IW« ------- • > - —

Hinh 1 .11 : Hộp thoại Find and Repiace là một trong vài hộp thoại nonmodal trongExcel 2010.

C ác lo ạ i tà i liệu E x c e l v à định dạng F íle móiTrước đây, các file Excel đã được lưu trừ dưới dạng các file nhị phân

(binary) trên ổ đĩa cứng. Những file này có phần mở rộng .xỉs. Dữ liệu Excel được lưu trữ dưới dạng một ĩiìe nhị phân được lưu trữ bằng một định dạng độc quyền. Một khuyết điếm của định dạng này là cách duy nhất dữ liệu có thê’ được thay đổi là bằng cách sử dụng Excel.

Với OÍTice 2010, Microsoíl bắt đầu lưu trữ dữ liệu Word, Excel, và PovverPoint trong một định dạng mô hơn. Định dạng mới dựa vào Ex- tensible Markup Language (XML). Ngoài việc là một định dạng mô hơn, các filc XML có khuynh hướng nhỏ hơn các định dạng nhị phân cũ hơn.

Do đó là một người dùng bình thường, bạn có một sô" định dạng khác nhau để lưu dữ liệu Excel. Trong phần này bạn học về từng định dạng đó và khi nào bạn nên hoặc Ichông nên sử dụng chúng.

XLSX

XLSX là định dọng mặc định cho các n i e được tạo trong Excel 2010. Bạn sử dụng định dạng file này qua suô”t phần lớn sách này. Một flle XLSX là một loại file nén độc quyền chứa tấ t cả dữ liệu định dạng tài liệu và các công thức trong một file nén.

Một điều thú vị về định dạng mới là những gì dường như là một file th ậ t ra là một tập hợp file nén. Bạn có thể giải nén file này với Windows XP hoặc Windows Vista để thấy cấu trúc bên trong của fìle trông như

http

://da

ta4u

.com

.vn/

18 Chương 1: Khảo sát Excel 2010

th ế nào. Trong bài tập sau đây, bạn xem một file Excel mẫu nhỏ trong một số định dạng khác nhau. Jừ liệu trong íìle th ì y như nhau - sự khác biệt duy n h ấ t giữa các file là ;ách chúng đà được lưu. Làm theo những bước sau đây:

1. Mở Excel. Nhâ”p O ffice B u tto n và chọn o p en để mở fíle sampleXLSXPile.xlsx. Xem dữ liệu trên sheet đầu tiên.

2. Đóng Excel bằng việc nhấp nút X ở góc phải phía trên.

3. Trong Windows Explorer, nhấp phải SampleXLSX.zip và chọn Extrac All từ menu. Chấp nhận các lựa chọn mặc định cho tiến trình trích xuất.

Fiỉe này là một bản sao chính xác của íìle mà bạn vừa kiểm tra. Bây giờ bạn sẽ mở rộng file này từ một flìe nén sang các fìle được giải nén vô’n hình thành nó.

4. Trong Extraction Wizard, chấp nhận tấ t cả các bước mặc định để trích xuất các file.

Khi việc trích xuất được hoàn tất, một cửa sổ Windows Explorer mới mở ra chứa các file được trích xuâ”t, như được m inh họa trong hình 1.12.

N ô m e D atẻ m o d if ie d ĩ > p t Size

J t h u 1 ;'2006 2:34 m f i!« F ọ ldef

d o c P r c p s 1 2 ,1 /2 0 0 6 2 'M P M P o lđ tí

xl 1 2 1 /2 0 0 6 2;34 PM Filc FoÌơef

tC on t#^n t.T ype5).tn -il

Hình 1.12: Các lile dược trích xuất lừ lỉle XLSX.

Danh sách các file sẽ trông khác nếu khung xem file mặc định dược xác lập sang bấ t kỳ khung xem ngoại trừ Details.

Từng folder chứa một phần của tài liệu của Excel. Nếu bạn muôn thấy XML thực sự vôn tạo nên tài liệu Excel này, bạn có thể mở bất kỳ Ti I g XML bằng Notepad hoặc In ternet Explorer.

5. Nhâp đôi biểu tượng folder xl để xem nội đung của folder đó. Nhấp đôi biểu tượng íolder tables đê’ xem nội dung của folder đó.

Bạn có thể xem folder chứa dữ liệu Excel thực sự, và bạn sẵn sàng mở file XML trong trình duyệt Internet.

6. Nhấp đôi file tablel.xm l.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Mã XML định nghĩa bảng xuất hiện trong trình duyệt. Và dòng đầu tiên sẽ cho Excel biết bảng trông như th ế nào.

<?xm l vers ion=” 1.Ũ” encođing=” UTF-8" standalone=”yes” ?>

- < table xm lns= "h ttp ;//schem as.openxm lfo rm a ts ,o rg /spreadshee tm l/2006/m ain ”

id= ’' l " nam e=”Table1” đisplayName="Table1" ref=’’A1:E16’’ totalsRowCount=” 1” >

<autoFilter ref=” A 1:E 15" />

- <tableColum ns count=” 5">

Dòng tiếp theo chứa định nghĩa của các cột bảng. Bạn có th ể thấy ràng các tên cột từ fi]e gốc khớp với những gì được m inh họa trong những dòng này:

<tabieCoium n id = "1 ” nam e="Store’' to ta lsR ow Label="Totar' />

<tableCoium n id= ’'2 ” name="Coìor” />

<tableColum n ịđ= "3 " nam e=” lnven ỉory '’ tota lsRowFunction="sum " />

<tabieCoìumn id= "4 " nam e="Sold ’' tota lsRowFunction="sum " />

- <tableColum n id = "5 ’’ nam e=”Total” tota isRowFunction="sum ” d a ta D x fld = "0 ">

<calculatedCDlumnFormula>SUM(B2:D2)</calcuíatedColumnFormula>

Các dòng cuôl cùng kết thúc định nghĩa của bảng và định nghĩa thông tin style cho bảng:

</tableColum n>

</tableColum ns>

< ta b le S ty le ln fo n a m e = ’’T a b le S ty le M e c liu m 9 ” s h o w F ir s tC o lu m n = ” 0 ” show LastC olum n=” 1"

shũwRovuStripes="1” showColum nStripes=” 0" />

</table>

Mặc dù bạn không làm việc trực tiếp với XML trong khi học sử dụng Excel, nhưng quen thuộc với các phần của flle được lưu trữ bên trong file nén XLSX sẽ giúp ích cho bạn. Dành một vài phút duyệt qua folder có thông tin file được giải nén.

Đ iểu bạn cẩn b iết

Để tìm hiểu thêm về XML và Excel sử dụng nó như thế nào, hãy tìm kiếm XML hoặc Excel XML trên Web. Cũng có sẵn tài liệu mô tả Microsoít sử dụng XML như thế nào và cách viết XML riêng của bạn.

Chương 1: Khảo saĩ Excel 2010 19

http

://da

ta4u

.com

.vn/

XLSMMột sự thay đổi khác mà Microsoĩt đã thực hiện với Excel 2010 là

tách các định dạng cơ bản của các file thành hai loại. Bạn vừa khai thác loại đầu tiên, loại dữ liệu. Một loại khác, XLSM được sử dụng để lưu trữ bat kỳ bảng tínli Excel có th ể có các macro. Các macro là những chương trình giúp bạn làm tố t hơn, sạch hơn và hiệu quả hơn.

Một file có phần mở rộng .xlsx không thể có bấ t kỳ mã đính kèm. Nếu bạn lưu trừ mọt file có mã trong định dạng Excel 2010, mã phải đi vào một file có phần mở rộng kết thúc bằng chữ m thay vì chữ X .

Tại sao có sự khác biệt này? \^ 1 những lý đo an ninh. Trước đây nhiều virus đă được phân phối dưới dạng các macro ẩn trong các tà i liệu dường như vô hại. Chỉ cần mở tài liệu sẽ chạy mà virus và lan truyền nó sang tấ t cả tài liệu Idiác trên máy tính. Với th iế t lập mới này khả năng lây lan các virus qua các file Excel thông thường được giảm thiểu.

Nếu bạn nhận được một file XLSX bằng email, bạn biết rằng file không có bất kỳ mã đi kèm. Nếu bạn nhận được một file XLSM, bạn có thể biết rằng mã có thể được đính kèm vào file và bạn cần quyết định xem có tin cậy mã hay không. Nếu bạn nhận được m ột file có phần mở rộng .xlsx từ người nào đó mà bạn không biết, bạn có thể yêu cầu Excel không bật (enable) các macro.

File mà bạn sử dụng trong bài tập sau đây dường như là một bản sao chính xác của file mà bạn vừa làm việc. Tuy nhiên, file mới này có một macro được ẩn giấu trong đó. Trong các bước sau đây, bạn mở file này hai lần - một lần với macro được bật và một lần với macro được tắt:

1. Mở Excel. Nhâ'p O ffiee B u t to n và chọn Open để mở file SampleXLSX.xlsm.

Khi bạn mớ file, bạn thấy một dòng mới bên dưới Ribbon. Dòng mới chứa cảnh báo an ninh được minh họa trong h ình 1.13.

20 _____________Chướng 1: Khảc sát Excel 2010

S^curikY VVarnina h à /e ;1i$abled. O ữ tions,

Hình 1 .13 : Một cảnh báo an ninh.

Do sự lócỉi biệl qiữa cóc íile dứ liệu Excel và các íile dử I íệu f Kcel cố cóc macro Iponq dò, qỉò CÓC cốnq lụ có lliế hgn ciìếcác níiổn viên md tđ) íile cố phđn mỏ rộrìq tiưư lliị nó cố llìế có cóc macro Iponq ẩó. í ếu tgn cố mô một fjlc Excel Lhi línli dược xốc lộp ỉkeo CỐCỈI nòi , íile kkônq mỏ.

2. Nhấp nút O p tions.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chương 1: Khảo sát Excei 2010 21

Như được minh họa trong hình 1.14, hộp thoại M icro so ít OíTice S e c u r ity x u ấ t hiện.

S c c u r i ly A l t r t MdtfOỊ '1 !

ỉ Msn Q« n V 1 • \T o»cs 0< v«i ỤI Ilr h9ỉtf <is. Cta j !r>0 J Ifrviòl^ !N 5 <o*»tert r ie? ft > > . M < /'ce <<i t ^ > h t i •

W d tn ir>g ; I t n o l p ữ S iib tc l o d c te r n tm c t h a t k)vit c o n l í A t I r o p i • !v>un.e. Vow >h<>ukl kđve u»v udhrbS L c

r o n l# n ( p t o v K Ỉ^ t rP r t ir ^ i ỉu n c te n a l ih y a n d 1^9 «o«irC p . '

: ỉ . - i '- ' . : :

i .v ỉí5«*'^h8í>ỉ«ST»vẽC«-tivVif’ lí-«^'^C'a’.â'-anpíe'fl5Mftle *1an

*i I ie i> ^ o *^ ; I tne ft o r i I ^ v c x 11 cerỉ«(>i

ị> 'jtk l*'ii ÍOI tctK

i2ỉr-!í:sJ*:»ií

J ;i i

cincd "Ị '

Hình 1.14: Hộp thoại IVIícrosott Oỉỉíce Security Options.

3. Nhấp nút radio E n ab le T his C o n te n t và sau đó nhấp OK.

Khi bạn nhấp nút OK, hộp thoại Security W arning và cảnh báo an ninh biến mất.

4. Chọn V iew > M acros > M acros.

Bạn định hướng Ribbon bằng cách tìm các nút trong một nhóm riêng biệt trên một tab riêng biệt. Đối với phần còn l ạ i của sách này, tấ t cả thành phần của Ribbon được tham chiếu theo cách này. Khi bạn nhấp nút Macros, hộp thoại Macro xuất hiện, như được minh họa trong hình 1.15.

H ìn h 1 . 1 5 H ổ p t h o ạ i Macro.

Md;toM3CT0 name:

•rt

-MI r

L.

ị t t y ỉnto

ịát

Qftiờns...

' M đ c / o s i n : AU Vùot íÒ K ^ k si

« D < íic r iỊ> Ì3 0 n

Cnctì

http

://da

ta4u

.com

.vn/

22 ___________ Chương 1: K h à o s ã t Excel 2010

5. Nhấp nút R un .Một dòng text mới xuất, hiện trên bảng tính, biểu th ị macro đã chạy.

6. Nhấp file Excel.Tiếp theo bạn mở file lần thứ hai. Lần này, bạn sẽ cô' chạy macro mà không bậ t nội dung macro.

7. Nhấp đôi file đế mở nó trong Excel.

File mở, và cảnh báo an ninh xuất hiện lại.

8. Chọn V ie w > M a c ro s > M a c ro s .

Hộp thoại Macro xuất hiện lại.

9. Nhấp nút Run.

Thay vì chạy macro, Excel hiển thị thông báo lỗi được m inh họa trong hình 1.16.O í í i í í * f « < * i

1

j 1 6 e < â u » « y txB »«cur:Ty s e iQ n ộ s , ở iiỗ V ió T ù f v / ì v c u co •vorV ũộộk. a n d c h o c s e to « ^ ^ b ỉe 1 1 (nKTO'J. f en e r ^ o r n a b e i i J b o o t m »:( os, v k L 1

OK Ì H d e '

Hình 1.16; Thông báo nãy biểu thị các macro đã đưực tắt (disable).

Bởi vì bạn đà không bật các macro, Excel không chạy mã. Chương trình bảo vệ bạn khỏi vô ý hủy công việc của mình bằng việc mở một file Excel chứa mã ẩn.

10. Nhâp OK dể đóng thòng báo, và sau đó đóng Excel để tiếp tục.

XLS

Các file được tạo trong các phiên bản trước cùa Excel có phần md rộng .xls. Khi những Tile này được mở trong Excel 2010, Excel md trong chế độ Compatibility. Trong chố clộ này, bạn có thể thực hiện các thay đổi đôl với các tài liệu và sử dụng những tính năng mới. Khi bạn lưu m ột file bằng định dạng này, Compatibility Checker chạy và một danh sách các tính nâng không tương thích được đưa ra. Một ví dụ về báo cáo này được minh họa trong h ình 1.17. Báo cáo này cho thấy các bảng được xác lập trong file hiện hành không được hiển thị trong phiên bản trước.

Sau khi Compatibility Checker đã chạy, bạn có thể lưu file, trong trường hợp này các tính năng không tương thích được tắ t hoặc bạn có thê’ hủy thao tác lưu và sử dụng lệnh Save As để md file dưới dạng một file XLSX, để giữ lại đầy đủ định dạng và chức năng của nó.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chương 1: Khảo sát Excel 2010 23

'.g ‘imẾÌtHÌMi<ro^oft C^ice Excel • CompítibiỉityChect.t^; w I ^ * r I I w V * ^ V ỉ ỉ I w mpm„„

T ỉ i ậ í o l l o v . m g ĩ ^ ò t u i e ĩ 8*1 ứ » 5 W 0 |U > 5 C 4 » ô t e n o t c u p p o í t e d b y ô ả í L e r V

of Excd Thí&e featxjre5 mỏY bê loíí or đegrôdíd '.vheri you íave thỉS v.orkbookin an €âí!(Ễi file íormat ơjck ConorMj« ỉo Mív6 the "‘orkbool ônvNVỗy- 10 ú ử p ôB of yoor feảtuf€5, click cồíicel, ỏnđ ữien tóv€ file W1 orv? of thí nevv' fj[ẻ fOffnâf5.

SLmmary

M m o r lo s s o í ÍKỈelitv

Number ôf occurrences

A tobtc í l / i c Ì3 appíicd to ử lib Jc tlio vv&tl^hoo*. Toblc stylc fofn*iãtbrig càr*M bt dioplôved iTi iârler versìot>5 of E>wl. LocâOCBì; *B»PENS£'

pỉ

Hefo

; V Chedcompaũbilỉtv N+ien savng Ihis v. orkbook-

■ Copy to^evv 's^ieẽt ị ' ị___ Canceỉ

Hìnti 1.17: MỘI báo cáo về kliả năng tương thích

XLSBNgoài các loại file dựa vào XML được phát triển dành cho Excel 2010,

Microsoft đã tạo ra một định dạng binary mới cho phiên bản này. Định dạng binary mđi có phần mở rộng là .xlsb, đã được tạo để cung câ^p một cách cho những người dùng Excel lưu trữ các file cực lớn. Các file XLSB được xác lập để hơi nhỏ hơn và mở và chạy hiệu quả hơn đáng kể. Trừ phi bạn tạo các fìle rấ t lớn, nếu không bạn sẽ không tạo các file XLSB.

Các loại file khácExcel có thể truy cập một sô' loại file khác. Khi bạn tiến triển qua

sách nàv, bạn sẽ tiếp xúc với một vài định dạnịĩ khác;* XI.TX và XLTM: Các /He lemplatc Excel, không có các macro (.xỉtx)

rà có các macro (.xỉtm). Cácfiỉe templaie làm cho dễ tạo cácJìỉe mới hơn từ niộí điểm khởi dằn cbting.

M c s v và TXT: Càc/ile text khôíig định dạng chứa ch ỉd ũ ỉiện . CácỊile c s v lách d ữ ìiộ n íbãith các CỘI hầiig 1’ịệcsứ dụng các d ấ n phđv; các [iỉe TXT dựng lìhiềìi dấu !ách khác lìhaii đ ể tách biệt d ữ /íện thành các cột.

* P D Ĩ: Với thêm một add-in có sẵn từ site Microso/t, bạn có thể sử dụttg Excel ctể tạo các fi le PDF tươiìg thích với Adobe Acrobat.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

24 Chưdng 1: Khảo sát Excel 2010

N hận sự trơ g iúpHệ thống Help Excel 2010 tự xuất hiện trong m ột số cách mà bạn có

thể mong đợi hoặc không mong đợi khi làm việc với nhừng chương trình khác. Phần lớn thời gian bạn truy cập Help bằng việc nhấp nút Help ở góc phải phía trên của Ribbon. (Nút Help chứa ảnh của một dấu hỏi với một hình tròn bao quanh). Hành động này mở ra trang Help mặc định như được minh họa trong hình 1.18.

t i y í x f ^ \ H « lp

' • * i A í Ềp !i«ar(h

SAVíniỊ »Vĩ1f-iri/iọ

iVộfr»h»«t b>dS«;5r4T'ie

I

t

Ị svịiatv đti5h>iii

\ h‘Jxtv,I

EKCtlH«lp> I

C t .O í T í W e 19 w a n c repciH

i » * t . j í 8 v « r» y Iií( - '« x * .

EyrH

cnntne

■[h ộ p S e a rc h ]

Hình 1 .18: Trang Help m ặc định.

Trên trang này, Excel cung cấp một loạt các link dẫn đến các chủ đề (topic) mà Microsoft tin người dùng sẽ cần truy cập thường xuyên. Để truy cập bất kỳ chủ đề này, nhấp text liên kết màu xanh dương. Làm theo các bước sau đây để sử đụng hệ thông Help để khám phá những điều mới mẻ trong Excel 2010:

1. Mở Excel. Nhấp nút H elp.

Chú ý các dấu chỉ báo Online ở vùng phải phía dưới của trang Help.

2. Nhấp liên kết W hat's New.

Trang Help hiển th ị danh sách các link cho các chủ đề thông tin mới như được minh họa trong hình 1.19.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chương 1: Khảo sát Excel 2010 25

ÍK e lH tip í C3

ẦÁieirch

iỉ * 2 0 1 0

i V - r í

I . . i

• u

\ iv : • ộ -.ĨII

I

Mí 2010

• I

' ỳ CQnn«t<ato ỌWcc Onflnc ‘ĩ

Hình 1 .19: Trang Topics Help W hat's New.

3. Nhấp liên kết W hat's N ew in M icroso ít E xce l 2010.

Phần đầu của trang cho chủ đề Help này xuất hiện. Khi bạn đọc qua trang, bạn có thể thay đổi kích cờ font, và bạn thay đổi kích cỡ của trang bằng việc nhảp và rê các mép của nó.

4. Sử dụng nú t mũi tên B ack hoặc nút Hom e để quay trở về trang Help chính.

Bạn định hướng các Lrang giống như cách bạn định hướng trong trìn h duyệt. Bạn có thể sử dụng các nút F o rw a rd , Back, và Home để di chuyển giữa các chủ đề Help mà bạn đã thấy.

5. Nhấp liên kết G e ttin g H elp.

Trang Help này hiển th ị một danh sách các hạng mục con Help cùng như một danh sách các chủ đề để nhận được sự trợ giúp.

6. Đọc qua danh sách các hạng mục Help có sẵn. Nhấp và đọc bấ t kỳ nhừng gì bạn thấy hữu dụng.

Ngoài việc định hướng các chủ đề Help bằng việc sử dụng các liên kết được th iế t lập, bạn có thể tìm sự trợ giúp về các chủ đề bằng việc gõ nhập một cụm từ vào hộp Search và tìm kiếm thông tin trợ giúp.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

7. Tìm hộp Search ở phần trên cùng của cửa sổ Excel Help. Gõ nhập từ pivot vào hộp search và hoặc nhấp Search hoặc nhấn Enter.

Một trang lóe lên trên màn hình cho bạn biết rằng Excel đang tim kiếm trên hệ thông Help để tìm các chủ đề của bạn. Sau đó nó liệt kê 20 kết quả mà nó đã tìm thấy. Mỗi mục đưỢc liệ t kê là một liên kết dẫn đến một mục Help tham chiếu từ pivot. Để thấy tấ t cả chủ đề, sử dụng thanh cuộn nằm bên phải để cuộn qua chủ đề.

26______________________________________ Chưđng 1: Khảo sát Excel 2010

Thực tẽ'

Khi bạn làm việc trong Excel, bạn sẽ cẩn tim các lời giải đáp cho những câu hỏi nằm ngoài phạm vi của sách này. Không giống như các phiên bản Irước của những sản phẩm Microsoít, bộ Office 2010 cung cấp sự trợ giúp hoàn hảo. Thật không may bạn có thể hoặc có thể không truy cập được nó.

Trong Excel 2010, chì một phần nhỏ của các nguổn là i nguyên Help có sẵn dược lưu trữ trên máy. Những điểm cơ bản được lưu trữ cục bộ để bạn có thể lim thấy các lời giải đáp trong thời gian cần thiết. Tuy nhiên, bởi vì sản phẩm trỏ nên rất phức tạp, M icrosoít đă di chuyển sang m ột hệ thống Help tập trung. Sự trợ giúp mà bạn cần được tập trung Irên các server web site M icrosoỉt thay vl được phân phối đến m áy của bạn (và máy của mọi người khác).

Nếu bạn kết nối với Internet, bạn sẽ không nhận thấy bất kỳ vấn đề với v iệc tru y cập Help - nối kết giữa Help cục bộ và Help Online trơn tru và tức thì. Thậm chí có thể bạn không nhận ra khi nào thông tin của bạn đến từ site M icrosolt, Đôi khi thông tin bạn đang xem rõ ràng đến tử site M icrosoít bởi vi thông tin được thể hiện trong trình duyệt thay vi trong cửa sổ Help.

Nếu bạn không dược kết nối với W eb vào lúc bạn cẩn sự trợ g iúp, bạn biết được điều dỏ. Một số thông tin Help không thể truy cập và thậm ch í không xuất hiện trong kết quả tìm kiếm. Ngoài ra, hấu hết các tem plats, các ví dụ mã, v i dụ công thức, clip art, và những thành phần khác xuất h iện từ Web site. Nếu bạn không O n lin e , bạn không truy cập được những m ục này.

rhuậ tngữcom press (nén): Mă hóa dữ liệu để chiếm ít không gian hơn trên ổ đĩa cửng.

contextual (ngữ cảnh): Việc hiển thị một phẩn tử dựa vào v iệc đối tượng được chọn có cần nó hay không.

deíault setting (xác lập mặc định): Sự lựa chọn binh thường được thực hiện khi lùy chọn theo sỏ thích (preíerence) cụ thể không được thực hiện.

đialog box (hộp thoại): Một cửa sổ chứa các lựa chọn và thông tin cho người dùng.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chưdng 1: Khảo sát Excel 2010 27

ga lle ry (thư v iện): Một cửa sổ iớn có vỏ £.0 các biểu tượng mà bạn có thể sử đụng để xác định một lựa chọn đồ họa.

in te rỉa ce {g iao d iện): Hệ thống mà qua đó một người dùng giao tiếp và sử dụng một chương trinh phần mềm.

m odal d ia lo g box: Một loại hộp thoại được hiển thị bởi m ột ứng dụng hỏi mộ! càu hỏi hoặc một loạt càu hỏi vốn phải được trả lời trước khi người dùng có thể tiếp tục.

nonmodal dialog box: Một loại hộp thoại được hiển thị bởi một ứng dụng c lio phép người dùng tiếp tục tương tác với ứng dụng bằng những cách khác.

Oííice Bulton: Nút tròn có logo Office mà qua đó những người dùng otíice 2010 truy cập các lệnh cấp độ file chẳng hạn như in, lưu hoặc mỏ tile.

open íorm at (định dạng mò): Một định dạng file chung cho phép người dùng Iruy cập dữ liệu bên trong một file mà không cần phải sử dụng chương trinh.

proprietary íormat (định dạng dộc quyền): Một loại định dạng file mà một công ty tạo và sử dụng để lưu trữ các tài liệu của nó. Tài liệu không có sẫn công khai để truy cập nội dung củaíile . Chương ừinh được sử dụng dể tạo các file độc quyển phải được sủ dụng để truy cập dữ liệu bên trong các lile đó.

Quick Access Toolbar (QAT): Thanh công cụ có thể tủy biến bên trong Excel dược dặt ngay bên phải OHice Button ò trên hoặc bên dưới Ribbon.

R ibbon : Tập hợp các tab ở phần trên cùng của giao diện Excel mà qua đó ngưởi dùng chọn các chức năng để được thực thi bằng một cách có tổ chức. Ribbon thay thế các giao diện điều khiển bằng Ribbon trước đó.

sp readshee t (bảng tin h ): Nhóm các ò logic bẽn trong một file Excel.

tab : Phần của Ribbon chứa một nhõm các chức năng iiên quan.

task pane (khung tác vụ): Một cửa sổ có thể neo cố định được sử đụng để tương lác với một chương trình hoặc tìm nhiều thông tin hơn những gi có thể nằm vừa dễ dàng trẽn một tab.

w orkshee t: Xem spreadsheet (bàng tính).

Thực hành1. Trước khi Excel 2010 được tung ra, số hàng mà các bảng tính cho

phép là

a. nhỏ hơn số cột được cho phép bây giờ.

b. cô” định

c. 26.

d. Không có giới hạn, tương tự như bây giờ.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

2. Bạn sử dung ____ _ Button để thực hiện các tác vụ chẳng hạn nhưmở và lưu các file.

3. Ribbon gồm những thành phần nà^’ sau đây;a. Các tab.

b. Các nhóm.

c. Các nút.

đ. Tất cả câu trên.

4. Tab này chứa các lệnh để thêm nội dung vào bảng tính?

5. Đúng hoặc sai; Bạn có thể thu gọn Ribbon bằng cách việc nhấp đôi một tab.

6. Nếu bạn tìm tab Table Tools và nó không xuất hiện, bạn nên kiểm tra cái gì trước tiên?

7. Các file XLSX

a. là các file XML nén và file địnli dạng.

b. các ílle n h ị p h â n (binary).

c. là các file có một định dạng độc quyền.

d. chỉ có thể được mở bởi Excel.

8. Đúng hoặc sai: Các flle XLSX có thể chứa mã macro.

9. Đúng hoặc sai: Việc tách định dạng file cho các file Excel thành một định dạng được bật macro và định dạng không được bật macro đã được thực hiện để mang lại sự an ninh cao hơn và sự bảo vệ tốt hơn chống lại virus.

10. Excel có thể mở định đạng nào trong những định dạng file sauđày:

a. XLSX

b. XLS

c. XLSB

d. Tất cả các câu trên .

11. Đúng hoặc sai: T ất cả thông tin Help cho Excel 2010 được lưu trừ cục bộ trên máy tính.

28__________________________ Chưdng 1: Khảo sàt Excel 2010

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chương 2: Tạo VVorksheet Excel 2010 đầu tiên 29

Tạo UUorksheet Gxccl 2010 đầu tiên

Những điểm chính:ẵi ỉ\ ’hận dạng các p h ần khác Iihaii của một U'orksheet

M Dịiìh hướnq một worksheet

# Chọn các dãy ồM Sừ dựng mộ! tenìpìattí (khttôìi mẫu) thiết kế sãn đ ể tạo một worksheet* Tạo inộl u'orksbeel IIIỊÚV lử dồn

K lìdi ĩvorksbưet

Khỏi động

Câu hỏi

1. Mối quan hệ giữa một ô, một hàng, và một worksheet là gì?

2. Bạn tìm thấy tên của worksheet hiện hành ồ đâu?

3. Một sô"ưu điểm của việc sử dụng một template so với tạo file ngay từ đầu là gì?

4. Cách nhanh nhất để chọn một khối dữ liệu bằng bàn phím là gì?

http

://da

ta4u

.com

.vn/

5. Làm th ế nào bạn biốt bạn (lang thav th ế hoặc biên tập nội dung của một ô?

6. Sự khác biệt của việc chọn Savc từ menu Office Button và nhấp biểu tượng Save trôn Qiiick Access Toolbar?

Tăng tốcNếu bạn đã quen thuộc với nhừĩig (liếm cơ bản về việc tạo các worksheet

trong Excel 2010, hãy nhảy đến chương tiếp theo.

Sau khi bạn đã kliảo sát Excel, đã đến lúc bạn bắt đầu tìm hiểu cách sử dụng nó. Trong chương này, bạn bắ t đầu với các điểm cơ bản về việc định hướnịí trong các vvorksheet và sau đó tiếp tục đi đến những cách khác nhau mà bạn có thể chọn dữ liệu bên trong

một sheet.Sau khi hiểu cách định hướng dừ liệu, bạn khám phá cách tạo một

worksheet bằng cách dễ dàng, từ một template (khuôn mẫu) và sau đó cách đòi hỏi nhiều công sức hơn, ngav từ đầu. Sau khi bạn đã nắm vững n h ữ n g đ iểm cơ b ả n về việc tạo các vvorksheet, b ạ n lưu dữ liệu đ ể sử dụng vào những thời điểm khác.

Tìm h iểu c á c thành phần trong một W orksheetSau khi bạn biết Excel 2010 ]à gì và cách định hướng xung quanh các

ribbon, tab, nhóm, và nút, đến !úc thêm dữ liệu vào các worksheet. Bước đầu tiên trong tiế^n trình này là mở Excel 2010 và kiểm tra cách di chuyến xung quanh và làm quen với các phần cúa worksheet.

Excel 2010 lưu trữ dữ liệu trong các ô riêng lẻ. Mỗi ô có một vỊ trí riông biệt mà bạn có thô sử (lụng đỏ tham chiếu nội dung của ô. Danh sách sau đây giải thích nhừng thành phân khác nhau tạo nên một worksheet, như được minh họa trong hình 2.1.

30 Chường 2: Tạo VVorksheel Excel 2010 đáu tiên

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chương 2: Tạo VVorksheet Excel 2010 đầu tiên 31

Ccác h à n g ) [ T h am ch iế u ô ^ [ T e n

l'/

[ C á c c ộ t ]

« r ; ® ỉ ^ e i a » o ^ < l r c f r n j ' j ; Í > J Ỉ J Ẵ f s i « V k s ' i e v .

• l í * “ * « .j* J < i 'r< j i • f ,

ỵ - Á a ' » « ^ '*j* 5 * ^. A . .5- . r ỹ . .

g-^Oĩiĩìí • I , , ,

v«ỉ*.

ỉ : r r / iSoa & f(ns1c»

ty.i r'ii

f ,

u .

l í .r . . ,H Ì t Hrổ i3 3 ỈCP*, -

[ T ê n S h e e t ) [ ò hiệrì hành Tvvorksheet

Hình 2 .1 : Tâ ì cà thành phẩn này là một phẩn cùa vvorksheet Excel.

» Ổ (cell): Các ỉhànb phầìì dữ ìiệii liêng lẻ, leếỉ Cjiíã của cúc hàin và nhữìKịìoạiìhôinị líu khácđiiựclưii tnìtrong các ô. Bạn có Ib ểb iế ỉô não chíọccbọìi ì)ởi rì nó íhíợc bao quanh bằng mộtcíườiỉg cíeiì đậm. (Xem b ình 2. ì J. Các õ cỏ thổ chứam Các Ĩ.6

• Tcxĩn Các côìtf> thứcCác ô cỏ Ihểchứa nbíniíị loại ììội climtị khác, nbư bợ n sẽ ihẩv, nhưng tất cả loại khóc dựa vào inộl Imiìiị bo thành p h ầ n trên.

ẵ! ỉlà iig ( lio u ’): Mỗi ó dược đặl lìX)in> inộl hàng, đìỉợc tham chiổii bởi một số. Số đỏ bắí đchi với I và íâiiq ìhoo trình lự. Bạn có th ể biếi bảiìg Iiào chứa ó di(ợc chọn bởi rìsốbàiK ’ được bật sàng hằng ỉỉiàn ràiiq.

M Cột (Colunin): Mồi ô cũiig được âật íìxmg một cội. Các CỘI đì(ỢC iham chiếu bởi một lêii mẫu lự hoặc lờn cộ!. Nến bạn tham chiến các C Ộ I then các ! Ù I I Dĩầii lự, các mằii lự chạv theo thứ tự bảng chữ cái lừ A đốìi z . và san đó từAA đốiì AZ. rồi đến BA... Khi bạn Viỉợt qiiá cột z z . một ìììâìt tự íbứ ba cíitợc thêm vào và tiểìi /rínb đặt tên

http

://da

ta4u

.com

.vn/

ìiốị) tục. B ạn có thổ biổ! CỘI Iiào chứa ô đieợc chọn bởi vì mầu tự cột chtợc bật sàng hằììíị màu rànq. n.ìứ lự của các mẫn lự thì qttan tì-ọfig: AB là một cộ! khác ixỉi lỉA.

9 \V o rksh ee t: Các bìiiip rà cột lạo nẽn các worỉisheeí. B ạn có thể srỉ clụng các tôn sheel cíổ Ihain chiốii càc U’0rks'heel. Khi bạn mở một ivorkìxìok trống mới. bạn thấy ba ivorksheet mới tĩằm ở cuối có tên là Sbeer !. Sheet 2 ... (Xem bĩnh 2.1). Các sheet có th ể chứa hoặc dữ liệu bvỢc càc biển dồ. Các sheeí được tạo bằng công cự tại biểỉi đồ cíược đặt iêii là Chari ỉ, Chart 2... Những sheet nàv chứa chì các biển đồ (còn dược gọi là các qraph). không p h ả i c á c bàng m CỘI dữ ìiệii. B ạn có thểhiổísheet Iiảo mà hạn dang làm liộc bởi vì tabshect hiện hành có một nền Irắììíị rờ nbững tab sheel khác có một nền xanh diỉơiiq.

K ĩ i le E x c e l Abtểii ivorksheeí lạo nôn các/ile Excel 2010. M ột/ile cố thể có chĩ một sheet bnặc inội số sheet. Sốsheet tối đa m ỗi file là gì? Diều đỏ tùy thuộc rào máy tính. Bạìì có th ể biết f i le nào mà bọìi d a n g làm I'iộc ờằng riệc XCÌÌI rbaiih tiên đ ề ở p h ầ n trê n cùng của của sổ Excel 2010. i\'ổii bạn cbìỉa lưii fi!e, dòng lỉàv đọc là Bookl ■ Microso/t Excel 2010. Aeii bạn dỗ ÌIỈU file, Bookl điỉợc thay thế bằng một tôn file.

D iều bạn cầ n b iế t

Nếu têu íile ghi là Boolc2 hoặc một sô" khác nào đó, điều đó có nghĩa là bạn đã inỏ nhiều file Excel 2010 trong phiên làm việc này của Excel 2010. Có lẽ bạn đã mỏ và dóng chúng trước đó Ixoặc có thể bạn vẫn mở chúng.

Đ iểu b ạn cầ n b iế t

Excel 2010 chơ phép Iỏ’i đa irèn mộc triệu hàng và rrên 16,000 cột mỗi works[ieet. sỏ' sheet tõ'i đa mỗi file bây giờ chỉ đưực giới hạt\ bởi máy tính. Nếu bạn muố’n biết tliêm về nỉìiìng giới hạn cùa Excel 2010, mở Help và tìm s]x?Cỉ7icntions íimi ỈÌ7nils. Mục đầu lièii trên danh sách kết quả cho bạn biết mỗi giới hạn mà có thể bạn muốn biết cho Excel 2010,

K 'llỉam cb iếu ô: Khi bạn (ỉaiiq làiìi việc Iroiìg Hxcel 2010, mồi ô có một tham chiêu (re/ereiicc). cho hạu biết ô nàv được đặt ờ đâìt. Trong mộl ỉrorksbed CĨƠÌI giản, tbaiìì chiếìi ô ỉà ciắii chỉ báo CỘI Iheo san ỉà dâu chỉ háo hàiiíỊ. Ví dụ, ô dược chọii ỉroiig h ình 2.1 nằm lw ìig cộ! D rà bàng 7. (lo dó ibaiiì cbiếii ô lã D7.

Nếu file chứa nhiều vvorksheet và bạn muốn phân biệt giừa ô C22 trên Sheet 1 và ô C22 trên Sheet 3, bạn thên tên sheet vào tham chiếu ô. Trong trường hợp này, C22 của Sheet 1 là Sheetl!C22, và C22 của

32_________________________Chường 2: Tạo VVorksheet Exc ?l 2010 dầu tiên

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Sheet2 là Sheet2!C22. (Dấu chấm than cho Excel biết tên sheet kế t thúc và tham chiếu ô bắt đầu ở đâu. Dấu chấm than đơn giản là một dấu tách giừa hai phần của tham chiếu ò).

Sử dụng các tên sheet là một cách tô’t để phân biệt ô nào trên sheet nào mà bạn đang tham chiếu. Tuy nhiên, các tên mặc định không có tính mỏ tả. Để thay đổi tên của một worksheet, nhấp đôi tab sheet và gõ nhập một tên mô tả. Đừng bận tâm về việc thay đổi các tên sheet sau khi bạn đã tham chiếu chúng - Excel 2010 dã theo dõi sheet nào có tên nào và cập n h ậ t bất kỳ công thức hoặc tham chiếu mà bạn tạo.

Bạn có thể đưa quy ước này đi xa hơn một bước. Nếu bạn muốn tham chiếu một ô nằm trong một file Excel 2010 khác, bạn có thể thêm tên file vào phía trước tham chiếu. Sau khi tên file được thêm, Tham chiếu cho C22 của Sheet 2 trông như sau:

[filenam e.x lsx lS hee t2 !C 22 .

Định hưửng xung quanh một W orkshcetTrước khi bạn có thể thêm dữ liệu vào worksheet, bạn cần biết cách di

chuyển xung quanh trong vvorksheet. Mặc dù bạn có thể làm tấ t cả việc chọn và định hướng bằng chuột, nhưng đôi khi bạn không muôn rời tay Ichỏi bàn phím. Trong những trường hợp này, bạn nên hiểu cách di chuyển xung quanh mà không cần đến chuột.

Di chuyển từ một ô này đến ô khác

Làm th ế nào bạn di chuyển từ ô C22 đến ô A5 bên trong cùng worksheet? Cách dễ nhất để di chuyển cursor từ ô C22 đến ô A5 là bằng cách nhấp. Phải làm gì nếu bạn muốn di chuyển từ ô A5 đến ô GGG390? Làm điều đó như thế nào?

Bạn có thể cuộn chuột sang bên phải cho đến Idii bạn đi đến cột GGG và sau đó xuống đến hàng 390, nhưng bạn có thể sử dụng một cách dễ hơn.

Hộp tham chiếu ô {xem hình 2.1) cho bạn biết bạn ở đâu trên worksheet hiện hành. Ngoài ra, nó có thế’ cho phép bạn định hướng nhanh từ một vị trí trong worksheet Excel 2010 đến một vị trí khác.

Làm theo những bước sau đây để sử dụng hộp tham chiếu ô để di chuyến từ ô A5 đến ô GGG390:

1. Nhấp trong ô A5.

Tham chiếu ô ghi là A5, như được minh họa trong hình 2.2.

Chương 2: Tạo VVorksheet Excel 2010 đầu tiên 33

http

://da

ta4u

.com

.vn/

34 Chương 2; Tao VVorksheet Excel 2010 đầu tiên

r \ A ^ • S y c k l • M K * f C ỉc í l t * f « l íT ^ c h í)!

V i o \ u

4 ì1 ^>1 c f 1 í* ^ ' c '« < • . ; f A 'jt B»n í

U ] -

' 1 *M ề r j i n i , .

- y t : i i < iO f

' V V I? .. /

1 p - ir )

« Cp*l«*n'5

A 5 •

J

1

1

A a : 0 ĩ• * 1

5 1

5

Hình 2 .2 : Navigalion Bar chứa hộp tham chiêu ồ và giá trị hiện hành cho â.

2. Nhấp trong hộp tham chiếu ô.

Tham chiếu ó hiện hành được bật sáng.

3. Gõ nhập GGG390 và nhấn Enter.

Cursor di chuyển đến ô GGG390.Kỹ thuật này hữu dụng, nhưng có thể bạn không thấy tại sao bạn cần

nó. Khi bạn sử dụng Excel ngày càng nhiều, bạn sẽ sử dụng các công thức để làm phần lớn công việc của mình. Khi bạn nhấp trong một ô có một công thức, bạn được cho các tham chiếu ó vôn tạo nên công thức thay vì dữ liệu thực sự. Trong những trường hợp này, bạn muốn có thể định hướng nhanh những ô để thấy những giá trị của chúng là gì khi bạn kiểm tra lỗi.

Di chuyên từ sheet này đến sheet khác

Bước tiếp theo là di chuyển từ một sheet này đến một sheet khác. Để làm điều này, nhấp một tên sheet khác ở cuô’i cửa sổ Excel 2010. Bây giờ bạn đang xem một sheet khác.

Chú ý rốt cuộc bạn có nhận thấy bạn ở ô nào hay không? Nếu bạn chưa chọn một ô trong sheet này, rô”t cuộc bạn d trong ò A l. Nếu bạn đã chọn một ô trong sheet này, rốt cuộc bạn ở trong ô đó.

Sử dụng các phím tắ t để di chuyển xung quanh

Bạn có thể sử dụng những cách khác để di chuyển xung quanh trong worksheet. Nếu bạn di chuyển ra khỏi Sheetl, hãy quay trở về đó. Hãy chắc chắn ô GGG390 được chọn. Để làm cho dễ theo dõi hơn, hãy gõ nhập bất cứ một thứ gì đó mà bạn muôn trong ô này. Thử những thao tác gõ phím trong bảng 2.1 theo thứ tự, và chú ý điều gì xảy ra.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chưđng 2: Tạo VVorksheet Excel 2010 đáu tiẽri 35

Bảng 2.1 Các phím tắt đ ể di chuyển xung quanh trong một Worksheet

Thao tác gõ phím Nơi Cursor di chuyển Ô đưỢc di chuyến đến trong ví dụ

Trẽn một ô. GCxG389

Sang phải một ô GGH389

ị Xuống một ỏ GGH390

Sang trái một 6 GGG390

Ctr!+ —> Đến 0 cuôi cùng trong hàng 390

XFD390

Ctrl+ <— Đến ô kế tiếp nằm bén trái có dữliộu- Nếu không có gì nằm trong bất kỳ ô trong hàng, cursor di chuyến đến ô đầu tiên trong hàng.

GGG390

Phím Home Đé*n ỏ đầu tiẽn trong hàng.

A390

c trl + Đếii ô kế tiếp nàm bên phải có dữ liộu trong đó. Nếu không có gì nằm troug bốt kỳ ô troiig hàng» nó cii chuyền đến ỗ cuổi cùug trong hàng.

GGG390

Clrl+ 'l Đến ô kế tiếp hướng lén trong cột có dữ liệu trong đó. Bôi vì các ô ỏ trôn không chứa dữ liệu, cur- sor di chuyểa dến hàng dầu tiên của cột này.

GGGl

Ctrl^ . , Đổ'n ô kế tiẽ”p hưđng xuôììg có dữ liệu trong đó. Nếu ô không có dữ liệu, cursor di chuyểu đến ô cuối cùng trong cột.

GGG390

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Ctrl+ ( l ầ i n ữ ) Đến ô CUÔI cùng trong cót. GGG1048576Lần nữa, nếu một ô có .ữ liệu, cursor di chuyển đi II đó.

Ctrl+Home Đến ò đầu tiên trong AIsheet.

Sử dụng Ctrl+các phím mũi tên sẽ cho phép bạn đi chuyển xung quanh trong w orksheet dễ dàng hơn chỉ di chuyển theo từng ô nhiều. Bạn phải nhớ hai nguyên tắc khi sử dụng Ctrl+các phím miăi tên để di chuyến xung quanh:

* Nốìi ồ k é tiếp nàm iheo hướng mà bạn iniiốn d i chtiỵổn không có d ũ liệu, Ctrỉ+cácpbím m ũi tên dĩia bạn âến ô kế tiếp có d ứ liệu.

B Nổii ò k ế tiếpcóciừliệỉi, Qrỉ+cácphhn m ũi têu d i chuyền bạn đếìi ô liên tiếp ciiối cùỉig có dữ liệu.

C họn một d õ y ôNếu bạn muôn làm việc mỗi lần với nhiều ô, bạn cần chọn một dãy ô.

Bạn có thể làm điều này bằng một sô” cách như được mô tả trong phần này.

Chọn một nhóm nhỏ ô

Để chọn m ột nhóm nhỏ ô, nhấp một trong các ô và rê ngang qua, lên hoặc xuông để chọn những ô khác. Bạn có thể biết khi nào một nhóm ô được chọn bởi vì chúng hay thay đối màu và các dấu chỉ báo hàng và cột thay đổi thành màu cam.

Làm theo các bước sau đây để chọn nhanh tấ t cả dữ liệu trong các ô G3 đến G9:

1. Nhấp trong ô G3. Không nhả nút chuột.

2. Rê chuột xuông cho đến khi bạn tiến đến ô G9.

3. N hả nút chuột.

Các ô G3 đến G9 được bật sáng và được chọn.

Chọn tâ t cả ô trong một hàng

Để chọn tấ t cả ô trong một hàng, nhấp sô' hàng. T ất cả ô trong hàng đó sau đó được chọn cho dù chúng có chứa dữ liệu hay không. Ví dụ, để chọn tấ t cả ô trong hàng 3, nhấp số 3 nằm ở phía bên trá i m àn hình. Toàn bộ hàng được bật sáng và được chọn. Để chọn nhanh tấ t cả dữ liệu cho các hàng 4 đến 7, làm theo những bước sau đây:

36_________________________ Chưdng 2: Tạo VVorksheet Excel 2010 đẩu tiên

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chưong 2: Tạo VVorksheet Excel 2010 đầu tiên 37

1. Nhâp số 4 nằm phía bên trái màn hình, và sau đó rê xuông đến số 7.

2. Nhả nút chuột.

Các hàng 4 đến 7 được bật sáng và được chọn.

Thực tế

Tim hiểu sự khác b iệ t giữa các worksheet và sheet biểu đổ. Cho đến bây giờ bạn đã xem ch ỉ style (kiểu) sheet của vvorksheet. Bạn cũng có thể tạo một sheet style thứ hai, hoặc một chart sheet, trong Excel 2010. M ột chart sheet (trang biểu đồ) không chủa các ô có dữ iiệu. Thay vào đó mỗi sheet chứa m ột biểu dồ. Biểu đồ đó được diều khiển bằng m ột tập hợp dữ liệu, được định dạng theo cách bạn muốn và được thể hiện trên màn hình hoặc trên bảng in. Một biểu đồ mẫu được minh họa trong hỉnh dưới đây:

Bạn có thể dặt một biểu đổ Excel 2010 trên một workshee1 thông thường hoặc sheet biểu đổ riêng của nó. Khi bạn đặt biểu đổ trên sheet riêng của nó, Excel 2010 đặt cho sheet tên mặc định Chart 1. Bạn cố thể thay đổi tên này khi bạn tạo sheet biểu đổ hoặc sau đó. Đê’ iàm việc này sau đó, nhấp tên sheet và gõ nhập tên mới (như bạn thường làm với m ột w orksheet thông thường).

Tại sao đặt một biểu đổ trên sheet riêng của nó thay vi trên m ột sheet dữ liệu? Bởi vì khi nó nằm trên sheet riêng của nó, nó dẻ in, dễ tham chiếu và dễ làm việc hơn. Bạn không cần phải bận tâm vể biểu dồ nằm chổng lên dữ liệu trên vvorksheet, Nếu bạn cẩn nhúng biểu đồ trong m ột tài liệu W ord hoặc PovverPoint, bạn có thể làm diều này bằng việc tham chiếu sheet biểu đổ thay vì phải b iế t biểu đố nầm ỏ đâu trên trang để bạn có thể chọn nó.

Bạn có thể khám phá cách làm nhiều điều hơn nữa với các biểu đồ trong chương 5.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

38 Chưdng 2: Tạo VVorksheel Excel 2010 đầu tiên

Chọn tâ t cả ô trong một cộtĐể chọn tấ t cả ô trong một cột, nhấp mẫu tự hoặc các mẫu tự cột. Tất

cả ô trong cột hoặc các cột đó được chọn, cho dù chúng có chứa dữ liệu hay không. Ví dụ, để chọn tấ t cả ô trong cột c, di chuyển cursor lên trên mẫu tự c ở phần trên cùng của vvorksheet và nhâp một lần. Toàn bộ cột được bật sáng và được chọn.

Làm theo những bước sau đây để chọn dữ liệu trong các cột D đến G:1. Di chuyển cursor lén trên mẫu tự D ở phần trên cùng của wơrksheet.

2. Nhấp và rê sang phải đến mẫu tự G. Nhả nút chuột.

Các cột D đến G được bậ t sáng và được chọn.

Chọn một nhóm ô lớnNhấn giữ phím Shift khi bạn sử dụng các chuỗi Ctrl+phíra mũi tên và

tấ t cả ô được di chuyển qua được chọn. Rất có khả năng bạn sử dụng kỹ thuật này khi bạn cần chọn một dãy ô có dữ liệu. Ví dụ, nếu worksheet có đừ liệu như được minh họa trong hình 2.3, có th ể bạn muốn thay đổi định dạng trên tấ t cả ô cùng một lúc.

í>. y "0 • ' « ẾooVl - Míơoson ctKsi CTechMíỉi PrevitMm Home P49<ưv<:ut fo(niulaỉ Vtm

[i]' — _ . . . .ĩft«ín*s p , f^, Air«r*gí

• l £ u * • ^ 1 0 0 % “ [ j P n n ỉ n P rirtt

C0tionỉ •

t tr T - v v - T L r-Mt

ĩ ;^

' ỉ ; A '5 I

, 6 * 1

■ 5 i

'M; ạ i li:

'S'li'

? 3

49 2

76aÌA

4S4 3 5

t ì45

%54ìi

5 6 6

loos

Hình 2.3: ữữ liệu liẽn tục cần úược chọn.

Để chọn nhanh tấ t cả dữ liệu trong các ô G3 đến H9, làm theo những bước sau đáy:

1. Nhâp trong ô G3.

2. Nhấn S h ift + C trl + i môt lần.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chương 2: Tạo VVorksheet Excel 2010 đầu tiên 39

Các ô G3 đến (Ì9 được chọn.

3. Nhân Shift + Ctrl + một lần.Các ô G3 đến H9 được chọn, như được minh họa trong h ình 2.4.

Nếu bất kỳ ô rỗng nằm trong dày đữ liệu, bạn không nhận được cùngmột kế t quả. Trong trường hợp đó, sứ dụng chuột để chọn các ô th ì dễ hơn.

ỉ c o k l • T .T<<hnJCài

Af1 ỉ V • icrt-. - ự T c t iS t í ' •

- — J | j eiC‘v*v.in-t } ; ' • A >

‘ Í nI Í

' P r . r ? M l í r . lC -> - Prir,', ;^»nt

om

Cìì V.,?

: c * D ;

1

ũ H

i 4S

4 ^ 2 3 4 3 5

i 1 4 6 b ỉ

6 * » 2

7 ’ 7 6

8 s 3 4

9 ' 3 4 Ỉ6 Õ

10: u~u\ì'

i« < » n _ s h 0 f C X ' __________________

KejJi ácl ;ỉsn ỉgii :ỉS

Hình 2.4: ũử liệu liễn tục được chọn.

ĩi’u

l ữ >3

i* t

ỉ •

+

Tạo xnột W orksheet từ một TempỉateKhi bạn mở Excel 2010, bạn thấy một worksheet trống. Trong khi

bạn học sử dụng Excel 2010, xem tấ t cả () rỗng đó có thể gây m ột chút nản lòng. Bạn biết rằng bạn cần tạo một hóa (lơn, một sổ chârn công, một lịch, một ngân sách hoặc một dự án khác nào đó dường như dơn giản nhưng bạn hoàn toàn không biết bắt đầu từ đâu. Microsoft cung câp một cách để có một sự khởi đầu nhanh trên những tài liệu này: một template.

Một tem plate (khuôn mẫu) là một file Excel 2010 mà người nào đó đã tạo chứa định dạng, các công thức và các vùng nhập dữ liệu. Bằng cách sử dụng một tem plate để bắt đầu một dự án, bạn bắt đầu với nhừng gì rnà người khác đă tạo thay vì bắt đầu ngay từ đầu. Một số tem pìate được phân phối với Excel 2010. Thậm chí có sẵn nhiều tem plate hơn để bạn sử dụng từ Office Onìine.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

40 Chương 2: Tạo VVorksheet Excel 2010 đáư tiên

Tìm kiếm các tempiate được cài đặt trên máy tínhĐể thấy những tem plate Excel nào dược cài đặt trên máy tính , nhấp

OíTice Button và chọn New. Cửa sổ New Workbook xuất hiện, như được minh họa trong hình 2.5.

d o o t i > m |

IK tiK W e>tM 0K

Vf ^ Q Mon p] ■

• 1L _ ■

■

l ■Aacnl U f ■

M Uc * f í* Q<iim «t«i 1■

ỉ tu r e ■• , .

' - ■■ ommm

■

' ■ 1ị

u«t> "(<k 1t 'i ỉ( n

ỉ i n r i ư n

s ^ 1' i * ■

Hình 2 .5 : cửa sổ New Workbook.

Mậc dù danh sách các tem plate đặc biệt khác với những tem plate được minh họa trong hình 2.5 nhưng chức năng của cửa sổ th ì y như nhau. Trong khung trá i bạn chọn hạng mục của vvorkbook m à bạn muốn tạo. Khung nằm bên phải đưa ra những nơi để tìm các tem plate và íìle mà bạn có th ể để workbook mới dựa vào. Phía phải của cửa sổ này thay đổi khi bạn di chuyển qua các hạng mục tem plate.

Đ iếu b ẹ n câ n b iế t

Tại sao danh sách các cemplate đặc biệc trông khác với các template được minh họa trong hình 2.5? Bởi vì nếu bạn kết nối vói Web, Excel 2010 bắt giũ danh sách các cemplate đặc biệt từ Office Online. Danh sách này được mong đợi thay đổi thường xuyên.

Khi Peaturing được chọn trong khung trái, khung phải được tách thành hai phần nằm ngang;

9 N ew B la n k : Ba tùy chọn trong p h ầ n Neu> B lank của của sổ - Blank \Vorkbook, M y Tempỉales và New from Existỉng - cho bạn tạo một ivorkbook mới từ các lemplate hoặc/ile trên m áy linh.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

H Mici-osoft O ffìce Online: Phần này cho họìi thấv các tempiate đặc hiộl rả triiỵ cập nhữiỉiỊ lci)!j)laie khác có sản từ Office Online. (Ghi chú: Bạ}! có thểcloỉf')ilo(id cỏc ỊrmỊylatc ọffice Online chỉ nếĩi bạn kết nối rới hneniet).

Trong chương này, bạn làm việc với một số tem plate được cài đặt và các tem plate có sẵn từ Office Online.

Khi hất kỳ hạng mục khác được chọn ở bên trái, khung ở bên phải thường thế hiện các ảnh xem trước của những tem plate có sẵn trong hạng mục đó. Ngoại lệ là lựa chọn Instalìed Templates. Mặc dù các tem plate có sẵn từ Oíĩỉce Online được yêu cầu phải có một ảnh xem trước, nhưng các tem plate được cài đặt với Excel 2010 th ì không. Lý do là nhiều tem plate được cài đặt dựa vào các template được tạo dành cho các phiên bản Excel cũ hơn và không có các ảnh xem trước hiện hành.

Nhập dữ liệu trong template B llling statement

Cách duy nhất để học cách sử đụng một template là tạo một íìle từ một tem plate và điền vào nó. Trong phần này, bạn tạo m ột báo cáo hóa dơn mới dựa vào tem plate Billing Statement được đính kèm với Excel 2010 .

Ví dự, bạn là chủ một công ty có tên là Juniper Fỉowers, và bạn cần hoàn thành một báo cáo hóa đơn cho Hart's Hotel, một trong những khách hàng của bạn. Bạn quyết định rằng việc tạo báo cáo hóa đơn từ tem plate được cung cấp thì đễ dàng hơn nhiều, do đó bạn mở template và hoàn tấ t nó như được đề cập trong các bài tập hoàn tấ t phần nay.

Đầu tiên bạn cần tạo một fiìe mới từ Billing Statem ent. Làm theo những bước sau đây:

1. Nhâp O ffíce B u tto n và chọn Ncw.

2. Chọn Installed Template từ khung trái của cửa sổ N ew W ork- b o o k .

3. Chọn Billing Statem ent từ khung phải của cửa sổ N ew W ork- b o o k .

4. Nhấp nú t C rea te .

Một báo cáo hóa đơn mới mở ra, như được m inh họa trong hình 2 .6 .

Một vvorkbook dựa vào template này và một vvorkbook trông có một số điểm khác biệt giữa chúng;

* K bìtng x e m của tvorksbeet th ì kh á c . Tempỉate n à y cho thấy một ivorksheel mới trong khiuig xem Pcige Lavouíthay vì khung xem Nor- mal, chophép bạn thấy mỗi trang của báo cảo hóa đơỉi sẽ trông nhít thế nào khi in ra.

Chưdng 2: Tạo VVorksheet Excel 2010 dấu tiên 41

http

://da

ta4u

.com

.vn/

42 Chương 2: Tạo Worksheet Excel 2010 đầu tiên

n MỘI sốô đã đĩfực điền vào cho bạn. D ây là nhũng ò m à hạn xem liốp /heo.

Hình 2 .6 ; M ột báo cáo hóa sơn mới.

Template là một ví dụ hoàn hâo về kiểu khởi đầu mà bạn có thể có được bằng việc sử đụng một template. Một sô' vùng của worksheet đã được hoàn tâ t cho bạn, một bảng đã được tạo cho thông tin hóa đơn và trang được định dạng để in. Điều đó hữu dụng nhưng làm th ế nào bạn sử dụng tem plate này cho công việc của bạn? Câu trả lời: Tương tự như bạn sử dụng b ấ t k ỳ w orkshoG t khác. Nhấp tro n g m ộ t ô và thay đổi nộ i dung của nó. Tiến hành điền vào báo cáo hóa đơn này để xem như th ế nào;

1. Nhấp trong ô B l.

Chú ý rằng bạn đang thay đổi các ô B l, C1 và D l.

2. Gõ nhập ơuniper Flowers và nhấn Enter.

3. Điền vào những ô khác trong các hàng 2 đến 12 bằng việc nhập các giá trị sau đây:

M Ịnniper PhiceìS (idclresn: 128 Pleasanl Vallev Road, SìUte 202; Slory City, lA 50248

m Phone: (123) 555-6789m Fax: (123) 555-8901

n E-nưiil:johiuỉoc@locnl.coin

* Statement 987n Da te: Todnv's clate

n BiHTo:Job}iDoe, Hart's ỉloíel; 234 Bĩimpy Road; Bhie Rock, ỈA56789

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chương 2; Tạo VVorksheet Excel 2010 đầu tiên 43

Bây giờ bạn đã cập nhật báo cáo hóa clơn chung chung để chứa thông tin cô’ định cho hóa đơn rluniper Flowers gởi đến H art's Hotcl được minh họa trong hình 2.7. Bước tiếp theo là hoàn chỉnh bảng hÓH đơn cho hóa đơn này. Bàng đã được định nghĩa sẵn để chứa một hàng liêu (lề, các hàng dữ liệu và một hàng tổng. Mặc dù bây giờ chỉ một hàng dữ liệu được thể hiện trong bảng, nhưng khi bạn thòm dữ liệu vào bảng, nó sẽ mở rộng để chứa nhừng hàng đó.

ơ u n i p e r F ỉ o w e ỉ sli l ‘1 'l«

Vj *i »

?*. ỈITỈ

« rt< r '0

ỉỉMMi

Oo«

ì ì * R<h4

*«c> . lA Ỉ6 *C 1

Hình 2 .7 ; Thõng tin công ty và hóa đơn tioàn tâ't.

4. Nhấp trong ô B15. Điền vào hàng 15 các giá trị sau đây bằng việc nhập các giá trị và sau đó nhấn Tab để di chuyển đến cột kế tiếp:Dato: June 15, 2006

Typo: Lobby Ploral Displavs

Invoice #; C16360

Description; 3 daily Ooral clisplays for lobby Amount: 360

Payment; 0

Khi bạn nhấn phím Tab đo’ di chuyển từ cột Amount đến cột Payment, số tiền (amount) tái định dạng bằng các đô la và cent. Số cũng được phán ánh trong cột Balance và ô Total Balance bởi vì hai vùng này là các ô nơi bạn sẽ không nhập dữ liệu. Thay vào dó, dử liệu được diền vào bằng việc sử dụng m ột công thức.

5. Từ cột Payment, nhấn phím Tab hai lần trên bàn phím.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

44 Chướng 2: Tạo VVorksheet Excel 2010 đầu tiên

Cursor tạm thời thay đổi thành một đồng hồ cát. Khi cursor thay đổi trở lại thành một dấu cộng (+), một hàng mới sẽ được thêm vào bảng.

6. Hoàn tế t hàng mới 16 và bốn hàng kế tiếp như được minh họa trong hình 2.8.

ÌO 11 i;13Ì4 ' li M

E*>ur lữ

H

- Trw< * ln « » ì« a 9 r 0«*e<‘kpcl»n

1*73 “

J I

. ?.?

ì i

- uÍS

ìo

L»Ml)r R o n l

6^lS'200«D«pUr* d O OL o b b r f 1or< l

6 /iS > lù ữ 6 ữ ứ p \ifi C I 3 6 Ỉ

Lottr honi 7 /2 0 0 6 D a p U r ị c i ì t 2

LattỵV I &'1 0 0 ô D o p U y ỉ c IỈA 3

V<VỈ006 SpecBl Ịvenl C lỉMte ’ ( y 20 0 Õ s««ril c I •

3 Aồ<*ỉ I d is p liỵ ỉ Iđ r

(o b b r ỉ ì6 (ìứ Q Ì

ì d id * to r ^ i dt)pb)*& fo r

)ofibr f Ỉ60.003 d M y Hora( dispbỵs le r

f ì tứ .o o

ỉ úiửĩ í c r a l 4 (ỉp tt:r ỉ ^

)0My t 360.00Ỉ S ỉab l« đ » C O r)U ổ n i S IJ ỈO .O O

ị ỉoaoo

• B a Ja n M •

$ 360»

i ĩtứ X

ị 36ữX

ị Ì6ŨM

ĩ ( .r s o .o o

s

s . ' iM«r tuiibn*'nvM

JS ÍZ .

Hình 2.8: Phần hốa đđn hoàn tâ't của một báo cáo hóa đơn.

7. Nhấn phím mũi tên hướng xuống để di chuyển cursor xuống đến vùng tiền chuyển đi (remittance). Gõ nhập H art's Hotel trong ô D26 và ID khách hàng (19911) trong ô D27. Chú ý rằng ID báo cáo, ngày tháng và scí tiền phải trả đều được điền vào từ thông tin m à b ạ n đã cung cấp.

Bước này hoàn thành báo cáo hóa đơn. Báo cáo hóa đơn hoàn chỉnh giông như file JuniperFlowersBillingStatement.xlsx.

Chú ý rằng khi bạn cập nhật bảng hóa đơn, ô D30 đã được cho cùng một giá trị như tổng số dư phải trả cho hóa đơn này. Lần nữa ô này được điền vào bằng việc sử dụng một công thức. Lần này công thức được dựa trực tiếp vào dữ liệu mà bạn đã nhập trong bảng.

Tợo một w o rk sh ee t ctf b ản n g a y từ đầuSau khi bạn đâ tạo một worksheet từ một template, bước tiếp theo

trong việc học sử dụng Excel 2010 là tạo một worksheet ngay từ đầu.Như bạn đã thấy, khi bạn md Excel 2010, nó tự động md một file mdi

cho bạn (xem hình 2.1). File đó mặc định có ba worksheet trống, từng worksheet có đầy đủ các hàng và cột. 0 hiện hành mặc định là ô AI trong worksheet đầu tiên.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Thêm dữ liệu bằng việc sử dụng bàn phímCác cơ bản nhất để thêm dữ liệu dựa vào một ô là nhấp trong ô và gõ

nhập số hoặc text mà bạn muốn ỏ chứa. Bạn đã biết cách di chuyển từ ô này đến ô khác, do đó bây giờ bạn biết những điểm cơ bản về việc tạo worksheet đầu tiên. Trong phần này, bạn tạo một worksheet chứa dữ liệu doanh số hàng quý cho Juniper Flowers. Làm theo những bước sau đây:

1.MỞ Excel 2010.2. Bắt đầu trong ô A l, điền vào ô AI đến H I và các ô C2 đến G8

bằng dữ liệu được minh họa trong hình 2.9.

Chưdng 2: Tạo Worksheet Excel 2010 đẩu tiẽn _______________________ 45

/. e c D i ' c b > s Ị: V ệ â ; C u d r t^ r f io w « r in c o * r i« Ỡ U r T l r c e m è 6 i l o c rv ) rc c r ĩ i6 T ộ y ,'S T u í*eo n c o m e F o o fl ( r c o m è Ộ 5 h « r lr i« íT i#

J Ị I ĩiOOQ Í ỈC ứ Ộ50C lỉOC 7 »i 15ỮỮC 27(/0 SSOỦ 1200 650* lieoo 5000 1100ị 13500 5W IMC lỉ» ỉí«é ỉ»00 670 5SỮ Ỉ600 MO7 ỆOOŨ Ỉ900 60C SCO )00s 2500C 1200 1000 2500 700í XO 11 12 l ĩ

lA:sV It 15 20>**»•> s h v v l l V -I '-* .’ ______________ '* * - — _______

Hình 2.9; [VIỘI sô' dữ liệu mẫu để nhập vào.

Bạn nhập thông tin năm và quý trong phần tiếp theo.

Đ iểu b ạn cẩn b iế t

Để di clìuyển từ ô này dếu ô kliác, bạn có nhấp trong mỗi ô hay sử dụng cluiộc? Khi bạn nhập các khôi dCí liệu vào một worksheet, bạn có thể sử dụng inột phương pháp dễ dàng hơn: Chọn kliô"! ô mà bạn muốn Koàn tất (các ồ C2 đến G8 trong ví dụ). Chiì ý rằng toàn bộ khôi được bậc sáng nliưtig ô hiện hành thì khôag. 0 không được bật sáng cho bạn biết bạn ở đâu và các ô được bậc sáng cho Excel 2010 biết bạn đang làm việc vứi các ô nào. Nhấp trong ô C2. Nlìấti phím Tab 7 lần. Rô'! cuộc bạn ở đâu? Bạn có nhận thấy rằng Excel 2010 giữ bạn lại trong những giới hạn của ô được chọn và biết bạn muố’n đi đến đâu khi bạn tiến đến cuôl vùng chọn hay không? Sử dụng phím Encer và bạn sẽ thấy nó di chuyển bạn qua các cột theo cùng một cách.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

46 Chương 2: Tạo VVorksheet Excel 2010 dầu tiên

Nếu bạn phạm sai sót trong khi gỗ nhập, bạn có thể sửa các giá trị lỗi bằng hai cách: Chọn ô bằng việc nhấp nó và gõ nhập lại loại giá trị mới, hoặc sử dụng Formula Bar để hiệu chỉnh như được nêu chi tiế t trong các bước sau đây:

1. Nhấp ô H l.Chú ý rằng Other Income cũng được thể hiện trên Pormula Bar, ngav ở trên worksheet như được minh họa ở ảnh trên cùng trong h inh2 .10 .

• o

^ ^ Ma- ã . E

i A - : » ự ỉ ' . ^ ;

X ^ j& OTh r

c c*

n yi _ .*• I

i i>, '1 , .

H I • X ✓ j 4 »

A Ỉ C c s F G H ) j ũ

< r ^ a t CUj * ' I » ' n w . e t ln c o * i> 6 P l ỉ » l 4 n c c ở > e k ỉ i i & c » ' i l * K 0 m « T e > / S i j ỉ ! r 0 A n i m è l i r ^ c o D C ^ ú O d

: u o o o 2 » 0 b V X IK iO 7 5 0 1lỉcmcooc 2»0Ỉ7» 6SC0S500

lỉMlĩOO

750

950Jiử.

' H ỉ r * tM trt »«'rw*Ể5 Oit> /i<«v *(í> - ^ I

p#i»f B /

;■; ?;

* CH*n * Jí • A* * ’ ?iB / u - _ .4 A ‘ : ịỵ ĩ,

: ■ 1;"^. > t<D®»wí Sĩ,»*. :m í ts y t*9

h i • X V A ĩe T « lin c o m É

i h r n f i v\ * H I

' Q s ^ n e t f t o v / * r > '> c o m e P ^ n M n c o n < c ỉ A c o m e T c v / ỉ i u > l é đ A * i i « n j h ^ < 0 'n « r M đ i i ‘< o m « Ị r « U H 2 ^

13000 ỈÌOŨ 6ỈOO iỉOQ 7%

I T « d t

ĩ 13000ÌĨCOOỈỈOŨOỉ i M C

16000e o c cỈỈU«

JW2500bW

6709M01200

ỈỈO ỮSMO

ỈỈ4ỮỈỈO630àũcũ

iỉO Q

i » 0iiooỈỈMỈ600

SCOrtíO

7»S5Ữ4iữ

2200

»0ỈOO»5

Hình 2 .10 : Pormula Bar thể hỉện cả nhãn cột gếc và nhan cột mới.

2. Nhâp ngay sau từ O th e r trên Pormula Bar.

3. Xoá lùi từ O ther và thay th ế nó bằng từ Total.

4. Nhấn Enter để áp dụng việc thay đổi vào ô.

Kết quả được minh họa trong ảnh dưới cùng trong h ình 2.10.

Bạn có thể sử dụng phương pháp này để thay đổi các sô", text, hoặc những công thức trong các ô. Nếu bạn không muôn thực hiện sự thay đổi, nhấp nút X trên Formula Bar để hủy các thay đổi. Nếu bạn đã áp dụng sự thay đổi, nhấp nút ư n d o trên QAT.

Gò nhập đữ liệu chỉ là một cách để thêm dữ liệu vào worksheet. Nếu dữ liệu đi theo một mẫu thông thường, bạn có thể sử dụng phương pháp dễ hơn để thêm dữ liệu: AutoPill, được mô tả tiếp theo.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chương 2: Tạo Worksheet Excel 2010 đẩu tiên 47

Điền vào một chuỗi mục nhập bnng AutoPilíAutoFill cho phép bạn quyót định v à i mẫu dữ liệu đầu tiên và sau đó

để Excel 2010 làm công việc lặp lại mẩu qua suô t các ô mà bạn yêu cầu nó điền vào.

Tiến trình này là tiến trình dễ làm hơn giải thích. Làm theo nhừng bước sau đây để điền vào cột Quarter trong sheet mà bạn đang làm việc:

1. Bắt đầu trong ô B2, điền vào tập hợp giá trị duy nhất đầu tiên: Nhập Q1 trong ô B2, Q2 trong ô B3, Q3 trong ô B4, Q4 trong ô B5.

2. Nhấp và rê để chọn các ô mà bạn vừa điền vào.

3. Di chuyển chuột sao cho nó nằm lên trên góc phải phía trên của khôi ô.

Bạn thấy một đấu cộng (+) nàm ngay bên phải và bên dưới khô’i ô, như được minh họa trong hình 2.11.

[ Dáư c h ì b á o A u loP ill J

- * D 5 0 < K 0Q .s r Ý t ỉ ,• e t ' í • x r r r ^ ->< 2SCC

i a ; .2CCCi ĩT iC i ĩ ĩ C i ĩ t z i KJ / . : c c c i iC

ĩ / .Ì5 ĨC i é ĩ i-ỈC . Ì Kt « ? í SẠÍ líC * 59:ì v xĩ 1 2 X 12 : c 7 t t9

a ĩ • . .

Hình 2 .11; Dấu chỉ báo AuloPỈII.

4. Nhâ'p và giữ các chuột nơi đâu cộng xuất hiện.5. Rê từ từ xuống ô B8.

Bên phải các ô, Excel 2010 cho bạn biết giá trị nào mà bạn sẽ nhập trong mồi ô.

6. Nhả nút chuột.

Các ô nhận được các giá trị mới, như được minh họa trong hình 2 . 12.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

48 Chương 2: Tạo VVorksheet Excel 2010 đẩu tiên

A lỉ c ữ ỉ G H t J 14 Q u đ i le r r ; c w e r i n ; o m e P lỉn i< n c o i^ ^ 9 S ỉllo o ^ v ir^c o rrts A n i n ỉ l incQ iT i^ í e c đ in c o ir iẬ r

Q i lỉO O O 2 ỈỠ 0 6S 00 7 5 0

í Q 2 12C 00 27C 0 ỈSOO 12C 0 Sbũ4 Q 3 lỉC C O 2 Ỉ& 0 1 1 0 0 M O

$ O i l ỉ ỉ O C 5 6 9 t ỉd O 2 2 »

€ Q i 16CCC 6 7 9 S ỈC lõCỨ 9 9 0

7 0 2 8 0 0 0 99CŨ 6 0 0 600 100s Cj3 n o o o ì 200 6 0 0 0 ? W ) 700

1

n12

l i11

l i

l ĩ Ị

i ề í

<9 ' ĩ10

1 'í

1« 4 » 1 r . *

Hình 2 .12 : sử dụng AutoPill dể hoàn tâ ì cột B.

Thử làm cùng một việc với cột Year. Điền vào 2006 trong ô A2, và sử dụng AutoFill để hoàn tấ t phần còn lại của cột. Bạn có nhận được những gì mà bạn mong đợi hay không?

Bởi vì trình tự là Q1 đến Q4, Excel biết bạn muôn nó đại diện 4 quý. Nếu bạn sử dụng AI đến A4 thay vào đó, AutoPill sẽ cho bạn A I đến A8.

Bdi vì chỉ một giá trị nằm trong trình tự, Excel 2010 sử dụng giá trị đó để điền vào tấ t cả ô mà bạn rê qua. Để có được các năm mỗi trong 4 hàng quý (quarter), bạn cần điền vào 2006 và trường hợp đầu tiên 2010 và sau đó sử dụng AutoPill để điền vào phần còn lại của cột. Sử dụng phương pháp này để bạn có thể xác lập các năm trong thời gian bao xa tùy thích trong tương lai.

Thực tế

Các dăy được đặt tèn (Named Range). Nhiều người thấy ìham chiếu các ô bằng những gì chúng thể hiện thay vì bằng các tham chiếu ô thì dễ dàng hơn. Thật may thay tính năng Excel Named Ranges cho phép bạn làm điều nảy dễ dàng. Các named range (dãy được đặt tên) có thể là bất cứ những gì bạn muốn, nhưng bây giờ bạn xem cách đặt tên các cộ t dựa vào hàng dữ liệu đầu tiên. Phương pháp này làm cho dễ nhớ dữ liệu nào mà bạn đang tham chiếu hơn. Làm theo những bước sau đây;

1. Trên Sheet 2, chọn các ô A1 đến H9.

2. Nhấp tab Pormulas trên Ribbon.

3. Nhấp nút Create from Selection trong nhóm Named Cells.

Hộp thoại Create Names from Selection xuất hiện,

4. Nếu hộp kiểm Top Row đã không được chọn, hãy làm bây giờ như được minh họa trong hình dưới đây.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chưởng 2: Tạo VVorksheet Excel 2010 đầu tiốn 49

Creete Nameỉ ffom S eỉ« t ío r ' ^

Cteỏíendmesírôm Vâfcj«c in thè:

/ Ị o p * O A

eítcotưnn Eottom rowRiộhỉ col nio

OK ! ■ CânceJ

5. Chọn hộp kiểm Left Column.

6. Nhấp nút OK,

Dường như không có gì xảy ra. Tuy nhiên, bây giờ bạn có thể chọn bất kỳ cột bằng v iệc gõ nhập tên cột trong hộp tham chiếu ô. Bạn phải chú ý một diều; nếu lèn cột dã c6 bất kỳ khoảng trống trong đó, mỗi khoảng trống được thay th ế bằng một dấu gạch dưới,

Bạn cũng có thể đặ t tên trực tiếp cho các ô hoặc các dãy ô từ hộp tham chiếu ô:

1. Chọn các ỗ A1 đến H9.

2. Nhấp trong hộp tham chiếu ô, gõ nhập một tên cho các ô và sau đó nhấn Enter.

ô được đặt tên. Bạn có thể định hướng đến ô cụ thể này bằng v iệc gõ nhập lên của nó trong hộp tham chiếu ô.

òmTqÌ &O0 Lkdnc) tỉiế ck? việc PC nđm Iượn9 Vcop ^ổu iíên vổ để ^ u io P i l l lò cônq việc nàiỊ? Hãi^ |1)|) nó. Bọn sẽ lỉiđq rànq Exccl 2 0 1 0 l(f)ônq hoàn loân Ạù liiônq m ink iểu nliũiiq qì tq n muốn. TLtiiỊ vì điền các ô iiếp ^^leo l>ánq lộp

liợp nờm fiếp llieo, nó cc làm cko các sốqổn cỊÌỐiiq với tnỗu mò txjn ẩõ cKọn, ẩây

Uiôiiq phdi là níiữtiq qì mò tign muốn,

Bạn cũng có thể sử dụng AutoFill đê' hoàn tấ t chuỗi sô", các ngày trong tuần và các tháng. Ngoài ra nếu nội dung ô là các mẫu tự theo sau là các số, Excel 2010 cố đọc ý nghĩ của bạn và đã xác định những gì bạn muôn dưới dạng các kết quả AutoPill.

Nếu các ô chứa các từ, tên hoặc nhừng chuỗi ký tự khác, Excel 2010 lấy các chuỗi mà bạn nhập trong các ô được chọn và lặp lại chúng qua các ô mà bạn rê lên. AutoPill không chỉ làm việc bằng việc rê lên hoặc xuông qua cùng một cột. Bạn có thể chọn nhiều cột và sử dụng AutoPill đê' hoàn tấ t cả hai cột cùng một lúc.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

50 Chương 2; Tạo VVorksheet Excel 2010 đầu tiên

Lưu W orksheetSau khi bạn đã tạo worksheet đầu tiên, đến lúc lưu nó sang đĩa cứng.

Sau dó bạn có thể sử dụng loại file trong tương lai.Khi bạn lưu Tile lần đầu tiên, bạn cần tìm một nơi đê' đặt nó trên đĩa

cứng và cho nó một tên. Làm theo những bước sau đây để lưu worksheet doanh số hàng quý mà bạn đã tạo trong phần trước:

1. Nhấp Office B u tto n và chọn Save.

Hộp thoại Save As xuất hiện như được minh họa trong h ình 2-13.

>í>

'é*>

JìJJWt

• r . * © F *«

Hình 2 .1 3 Hộp Itioạí Save As.

2. Đi đến folder nơi bạn muốn lưu tài liệu.

3. Trong trường File Name, gỏ nhập JuniperQuartelySales.

4. Nhấp nút Save.

Đ iều bạn cẩ n b iế t

Phải làm gì nếu bạn cần chia sẻ fiỉe vổi người nào đó không sử di.mg Excel 2010? Trong trường hợp này có thể bạn cần lưu file dưới dạng một íile XLS. Trong hộp thoại Save As, bạn nhấp mũi tên xổ xuô”ng nằm bên phải hộp danh sách Sove As Type. Từ danli sách, chọn Excel 2010 97-2003 Workbook (*.xls). Đặt cho file một tên và nhấp nút Save.

Cho dù bạn lưu từ OíTice Button (như được mô tả trong danh sách bước trước) từ bàn phím bằng việc nhấn Ctrl + s hoặc từ QAT, tiến trìn h vẫn giông như tiến trình mà bạn vừa sử dụng. Sự khác biệt là làm th ế nào bạn đi đến đó:

» Đ ề lìỉìi bàngcácb sử dụng bànpbim , nhcin Cirl+S.

M D ể liỉii từQAT. nhấp biển tượng điỉợc minh họa ỉiVìig hình 2-14.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Hìnli 2 .1 4 Nhấp biểu tượng Save (biểu tượng trông giông như một đĩa) trẽn ũuíckAccess Toolbar.

Sau khi bạn lưu file lần đầu tiên, bạn có thê sử dụng bất kỳ trong ba phương pháp save để lưu lại file với cùng một tên. Hãy bảo đảm lưu công việc của bạn cách khoảng 15 phút đặc biệt bởi vì bạn đang học sử dụng Excel 201Ỏ.

T h u ậ t ngữ

A utoP ill: Một tính năng Excel quyết định nội dung của một chuỗi ô dựa vào dữ liệu trong vài ô đầu tiên.

C ha rt (B iể u đổ): Một sự biểu diễn dữ liệu bằng hinh ảnh. Đ ể biết thêm chi tiết về các biểu đổ, xem chương 5,

Focus {T iêu đ iểm ); ổ hoặc các ô được chọn.

Porm ula Bar: Khoảng trống giữa vvorksheet và Ribbon thể hiện giá trị hiện hành của ò được chọn hoặc công thức được dịnh nghĩa của nó.

G raph; Xem chart,

N av iga tion Bar: Được dặt giữa worksheet và RIBBON, biểu thị ô hoặc dãy nào dược chọn. Ngoài ra bạn có thể sử đụng Navigation Bar để định hướng nhanh giữa các ô hoặc dãy.

Range (dãy): Một nhóm ô gần kể có một mối quan hệ nào đỏ với nhau một cách logic hoặc theo vị trí. Các hàng và cột ô ià những ví dụ về các dãy liên quan theo vị trí. Dữ liệu iiên quan chẳng hạn như các câu trả lời cho những c â u h ỏ i là c á c ô lạ o n ê n m ộ t d ã y đữ liệu log ic .

Template (khuôn mẫu): Một vvorkbook dược tạo như là điểm khỏi đẩu để tạo nhanh dữ liệu liên quan cho các tác vụ riêng biệt. Các tem plate gồm các ô định dạng sẵn và có thể chứa dữ liệ J và các công thức mẫu.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Thực hành1. Hãy nêu tên hai thành phần của một worksheet được sử dụng để

tham chiếu một ô.

52_________________________ Chường 2: Tạo VVorksheet Excel 2010 đău tiên

2. Khi ô G55 được chọn, ò nào trong những ô sau đây luôn có thê được tiếp cận bằng một thao tác gõ phím?

a. ô Al.

b. ô đầu tiên có dừ liệu trong cột G.

c. ô H56.

d. ô XFD55.

3. Nếu d trong ô Q999, cách nhanh nhất để đi đến ô B 6 là gì?

4. Nếu ô A16 trên S heetl được chọn, ô nào sẽ được chọn khi di chuyển đến Sheet2?

5.Cách nhanh nhất để chọn tấ t cả ô trong một hàng là gì?

6. Hãy cho biết ba ưu điểm cúa việc sử dụng các tem plate.

7. Làm th ế nào biên tập text trong một ô Pormula Bar?

http

://da

ta4u

.com

.vn/

8.1<hi chia sè các filo với những người sử dụng các phiên bản khác của Excel, bạn S ('ỉ cần:

a. Gởi cho họ file XLSX má họ có tliê mở.

b. Gởi cho họ một bán in cùa ĩile và yêu cầu họ đánh dấu nó và bạn sẽ biên tập nó.

c. Lưu file dưới dạng một fiỉe XLS mà họ sẽ có thế’ mở.

d. Bạn không thê' chia se các file với những người sử dụng các phiên bản cũ hơn của Excel,

Chương 2: Tạo VVorksheet Excel 2010 dầu tièn _____________________ 53

http

://da

ta4u

.com

.vn/

54 Chưtíng 3: Tinh Chĩnh worksheet

Tinh chỉnh uuorksheet

Những điểm chính:M Định lại kich cờ các cột và hàng

đ Sao chép I'à dán d ữ liộnM Kết nhóm dữ liộìi (roĩìg wor!isheetẾl DỊnh dạng dữ liệu ã ể năiì\ị cao tính rõ /àn<ị ỉ ứ dỗ biểu

n DỊnh dạng d ữ liệỉi đ ể chia sẻ I'ởi nhữiiíi ngiỉời khácM Kiểm chứiiq lài liộiiI t hỉ ivorksheet

Khỏi động

Câu hỏi

1. Khi bạn đã sao chép một nhóm ô, khi nào bạn không thể dán chúng nhiều lần?

2. Những ưu điểm của việc kết nhóm dữ liệu là gì?

3. Sự khác biệt giữa việc phân loại raột cột dữ liệu trong m ột bảng và việc phân loại m ột cột dữ liệu không nằm trong m ột bảng là gì?

http

://da

ta4u

.com

.vn/

55Chuơng 3: Tinh Chĩnh worksheet

4. ưu điểm của việc đặt tên một bảng là gì?5. Sự khác biệt giữa thanh dữ liệu đinh dạng có điều kiện và thang

mau là6. Ngoài bộ kiểm tra chính tả (speìling checker), những công cụ

văn phạm và nguồn tài nguyên khác nào có săn trong Excel 2010?

7. ưu điểm cúa việc thêm một ngày tháng vào footer của worksheetlà gì?

Tăng tốcNếu bạn đã quen thuộc với những điểm cơ bản của định dạng và việc

in các worksheet trong Excel 2010^hây nhảy đến chưcmg kế tiếp.

Trong chương này bạn học thêm những điểm cơ bản về việc làm việc trong Excel. Bạn sử dụng vvorksheet Juniper Flowers mà bạn đã tạo trong chương 2 để biết cách tinh chỉnh diện mạo của worksheet sao cho tấ t cả dữ liệu được thể hiện và được in và có

the được chia sẻ một cách chuyên nghiệp. Bạn có thể nhận được fĩle này có tên là Chapter3JuniperFlowersl.xlsx từWeb site. Ngoài ra, bạn học cách sử dụng định dạng để làm nổi bật và nhấn m ạnh bằng việc tồ chức dữ liệu thành một bảng. Sau khi dừ liệu được tổ chức, bạn có thể sử dụng dữ liệu được định dạng có điều kiện (conditional formatting) để giúp bạn thể hiện dữ liệu nào đã thay đổi từ khoảng thời gian này đến khoảng thời gian khác. Sau đó bạn có thể làm nổi bật (tô nổi) các vùng nơi bạn cần tập trung nhiều nỗ lực hơn.

Đ ịnh lạ i k ích cỡ c á c cộ t v à hàngĐôi khi lúc bạn thêm text vào một hàng hoặc cột trong một vvorksheet,

một phần của text được cắt đi. Ví dụ, trong vvorksheet ơuniper Flowers, các nhãn cột trong hàng 1 không (lưực hiển thị đầy đủ. Các từ năm ở đó nhưiig chiều rộng mặc định cho các cột quá nhó không thể hiển th ị toàn bộ tiêu dề.

Đê’ giải quyết vấn đề này, hãy yêu cầu Excel 2010 điềư chỉnh chiều rộng của các cột theo chiều rộng của dừ liệu:

1. Mở file Chapter3JuniperFlowersl.xlsx.

2. Chọn các cột A đến G.

3. Di chuyển cursor đến thanh giữa bất kỳ hai dấu chỉ báo cột.

Cursor thay đổi thành biểu tượng được minh họa trong hình 3-1.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

56 Chưdng 3: Tinh chình vvorksheet

C u r s o r đ iế u ch ỉn h cột

ịA B c D Ẽ F + G

1 i e à t Q u a n e r H osver ín (P ld n t Inco 8dÌloon in T o y /S tu ííi f o o d ỉnco Toĩdt incoirte

2 2006 Q1 13000 2300 6500 1500 750

2006 Q2 1?000 2700 5500 120C 330 '

4 2006 Q3 nooo 2bồO 5000 1100 440

s 2006 Q4 13SOO 560 1140 1350 220Cò 2007 Q1 16000 670 550 1600 990

7 2007 Q2 8000 9900 600 800 100 ,

8 2007 Q3 25000 1200 sooo 2500 700

14 4 » b h e c l l r«- ►

Hinti 3.1 Cursor điểu chỉnh xuâ't hiện giữa hai dẵ'u chỉ báo cột.

4. Khi bạn thấy cursor điều chỉnh, nhâp đôi.

Mỗi cột được chọn sẽ tự động điều chỉnh theo chiều rộng của dữ liệu trong các cô của nó.

Nếu chiều cao hàng khiến cho dữ liệu không xuất hiện, bạn có thể điều chỉnh chiều cao của mỗi hàng giông như cách bạn có th ể điều chỉnh các cột:

1. Chọn các hàng 1 đến 9.

2. Di chuyển cursor đến thanh giữa hai hàng bấ t Icỳ.

Cursor biến thành icon được minh họa trong hình 3-2.

( C u rs o r điểu ch ỉn h h àn g ]

ỈCit Q u i r t C T n c \ v c f ^ ^ c c rT lC l^ :o > T ic T o Y / 5 t J * ỉ c o A i t r n a l I n c c m c í O ồ đ l n c ữ m e T o t a l l r e o n i c

Iv A » .ia i \ \

ã 2 o n Q 2

A Qì

b 0 4

Ỉ 0 Í 7 Q I

!d 2 0 0 7 0 3

1 9

LU

l .

u

U Ỉ H 4 )

uoco110»1 6 0 0 C

2:ĩ00ũ

/4 li 2 7 0 0

2 5 0 0

G 7 0

1 2 C 0

tívit5M3

5 3 0

r»J)

\ M k )

U M

m2DOO

ỈSii

40ỉm

000

7 0 C

i ĩ

Hình 3 .2 Cursor điều chỉnli xuâ't hiện giữa hai dâu chỉ báo hàng.

3. Nhâp đôi khi bạn thấy cursor điều chỉnh.

Mỗi hàng được chọn tự động điều chỉnh theo chiều cao của dữ liệu trong các ô của nó.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Nếu bạn thích thay đổi chiều cao cúa rnột hàng hoặc chiều rộng của một cột bằng tay hơn, chọn hàng hoặc đặt cursor giữa cột đó và cột k ế tiế p và rê m ép đề th a y đổi.

S o o c h é p v à d á n d ữ l iệ u tron g E x c c ỉKhi bạn tạo m ột bảng tính, bạn thường cần cùng một nội dung ở

nhiều vị trí. Đế tạo một bán sao cùa một ỏ hoặc một loạt các ô, bạn có thể sao chép hoặc cắt các ô và sau đó dán chúng ò' một vị trí khác.

Thực th i các chức năng sao chép và dán cơ bảnHãy chắc chấn bạn mứ \vorksheet Junipei' Quarterly Sales mà bạn đã

làm việc. (Hoặc bạn có thể mở file ChapLer3JuniperFlowers2.xlsx từ Web site). Sau đó tạo một số bán sao cùa dừ liệu này như là một bài tập thực hành sao chép và dán;

1. Chọn các ô A I đến G9 trong Sheetl.

2. Nhấn c tr l+ c để sao chép các ô sang Clipboard.

Hoặc, chọn H om e > C lipboard > Copy.

Chú ý rằng đường viền cho vùng được chọn trở thành một đường chấm châm động. Hình 3.3 minh họa đường chấm chấm cho vùng được chọn trong ví dụ.

Chương 3: Tinh chỉnh worksheet ______________________ 57

â V ỉ . '6 1 ìr ĩ l ỉ

; 2 t ; ^ q : '.ÌCĨt ỉ i í c n a i : : c

; Q} i : c tù ' I5C

C i ; . c c o 2 ị ĩ t K<x j : ii i - ĩ

• Q i ’. i K i 5 « i ? í :

C i 6 'C ihC Va .0 2 e c c c ỐÍC i ĩ c Zĩ

$ a ỉ !C fC i i t c9

1

Hinti 3 .3 Các ô dược chọn sau khí sao chép.

3. Di chuyển đên Sheet2 bằng việc nhấp vào tên cúa nó ở cuối worksheet.

4. Nhấp trong ô AI và nhân E n ter.

Bảng được đán vào Sheet2.

5. Nhấp trong ô A28 trôn Sheet2 và nhấn c tr l+ v để dán dữ liệu.

Hoặc, chọn Hom e > C lipboard > P as te .

Chú ý rằng các ô không dán lần thứ hai. Nếu bạn nhấn Enter như bạn đã làm ở bước 4, bạn có thể dán nội đung chỉ một lần. Để dán nội dung ô nhiều lần, bạn phải chọn H om e > C ỉỉp b o a rd >

http

://da

ta4u

.com

.vn/

58 Chương 3: Tinh chlnin vvorksheet

P a s te hoặc C trl+V cho thao tác dán (paste) đầu tiên . Một khi bạn dán bằng một trong hai cách đó, bạn có thể lặp lạ i thao tác dản.

1'V A •

Hon*!* I n ĩé ỉ l ta^C 'w t

1B l u ’ A ‘ a ' W

/ _ • ' í ẽ

> \ w f «

-■

6. Lặp lại các bước 1 đến 3. Lần này đán các ô vào SheetS bằng việc nhấn Ctrl+V hoặc nhấp nút Paste.

7. Sau khi bạn dán các ô lần thứ hai, gõ nhập Hello trong ồ A15 của sheet hiện hành.

8. CỐ gắng dán lại các ô. Khòng có gì xảy ra. Bởi vì bạn đã làm một thứ khác nào đó giữa lúc bạn đã sao chép dữ liệu và lúc bạn cố dán nó, Excel không còn có dữ liệu trong Clipboard nữa. Tình huống này, có phần khác với hầu hết những ứng dựng Windows có thể đòi hói một số thời gian để làm quen. Khi bạn sao chép và dán clừ liệu trong Excel, bạn luôn nôn dán dữ liệu ngay sau khi bạn sao chép nó.

9. Đóng file và không lưu các thay dổi. Bạn sử đụng lại file này írong bài tập tiếp theo nơi bạn sẽ bắt đầu với chỉ một bản sao của dữ liệu.

C ó l l iế t g n l i / l iỏ i lù i | c liọ n P u s í r Iđ m vigc iiL ư ỉ l iế nào Iponq E x c e l 2 0 1 0 . B ọ n

c d l ( c u l ) b à iiq t á i l i n l iđ n O l i ’ l + X lio ộ c c k ọ ii H o m B > C l ip t o o r d > C u l . S i /

kkúc U ệ t lỊÌũa viCc sa o cliíí p (co p i|) vù clá» (p .is le ) lò việc sa o cliép ể ể Iqì d ữ liệu

nơi nó l i iệ n hứ u vò ỉọ o m ộ íb ổ i . SQO ll iứ lỉQi nơi i^ợn d ó n . M ộ l k h ó c v iệ c c á t sẽ

logỉ bỏ dữ liệư ra U iồi noi nó ềã lũỆn lỉữu và (Ján RÓ vồo nơi Lgn muẾn. K k i t>ọn

c d i và d ó n I ro n q E x c e l 2 0 1 0 , dữ liệu k liô n q L ị logi bỏ t í ì ổ ỉ v j t r í qố c c k o á ế n k l i l

Ix^n d ó n . M ế u l)Qn I à m b đ i CÚ ^ iề u ( ỳ U ió c Irư ốc U (ỉ ả ò r t y dử liệ u U iô r tq áư ợ c cá t

Koộc ẩưgc dán.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chưđng 3: Tinh chỉnh worksheet 59

Có thêm sự điều khiến với các ỉùy chọii PasteBởi vì mỗi ô chứa dữ liệu, thông tin nhặn dạng và có thể các công

thức, khi bạn dán các ô bạn cán cho Excíil 2010 biết những gì bạn muốn dán. Như bạn đã khám phá trong phần trước, khi bạn tiến hành dán cô” định, mọi thứ được dán. Khi bạn có thêrii kinh nghiệm làm việc với Excel 2010, đôi khi bạn muô'n chỉ các giá trị hoặc chỉ định dạng hoặc một số tổ hợp khác.

I ^ i bạn đán dữ liệu vào các ó trong Excei 2010, một menu Paste Options nhò xuất hiện kế bên các ô mà bạn đã dán như được minh họa trong h ình 3-4. Menu này là một trong hai cách bạn có thể cho Excel 2010 biết nhừng gì muốn dán. Cách còn lại là sử dụng mũi tên xổ xuống trên chính nút Paste như được minh họa trong hình 3-5. Bạn có thể sử đụng một trong hai phương pháp này đé chọn từ nhiều tùy chọn paste khác nhau. Phương pháp nào bạn sứ dụng đế điều khiển dữ liệu m à bạn dán phụ thuộc vào những gì mà bạn muốn dán.

e 1* 0 r iS .Q u d r i« r F lo v v » t ir« i r - ; o d i í i i ỉC '> s rT c ' o i

- Ĩ Í V t C l l y x ii

í : o o 6 Q ĩ 121ŨC SSfl<J ,.t ;o o ó C ì ỉlO C C Ỉ2 O 0 1 1 0 0 U v i

2ŨỒ6 OA lìh O i S6C l u c l ỉS O ĨK Q 1

í. 2C 0? i ó x c 57C s s c i x D 9 « ị

/ 2 0 0 7 a ? sccc 99CC f/?ũ ỈŨU I M 1

1

à

2 0 0 7 0 3 iS M ìC U M s a M Ỉ 5 M 7CC1

‘ * r . •

i

. >D e ỉln « li« n fo t(n jt t in 9 i

I'j . « l .» . | i i i 1

i9 ' t«pi

i7

ỉ i,'1

0*)l< (

1

2 '

V * » . . . . ‘ Ị s ì i * * * -ỳ

Hình 3 .4 Menu Pasle Ũpliũns.

Bảng 3.1 liệt kê các tùy chọn có sẵn trên monu Pasto Options và bảng 3-2 tóm tắ t các tùy chọn của nút Paste.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

60 Chướng 3: Tinh chỉnh vvorksheet

V\

f6> ny lỉ»

ị OMti • u • ^ a m' Z‘^ B / ư • A ' * iK a -•Í3*

J _ • «'ĩ* • A ■ í t :

Pa^te

H o Ệc<iti'v

^ IU < L«tk

► í'if 4\ ^ >p •ll 1»*.

ỈM7 Clỉ

ữHi

Ì • V ,

\í ữMLA'&ei

p « « rw V irw A M Int

vertail>en»ỉ f « r*w n Iiig *

* J» i i t J * •

^» .»»1 M y iíi •

« STVJ|*4

ín s » f f

Vs • ÍT . z ĩ

rm«l&»iSUf • u t t i i •

rd ') in v

3

/.ị c 0 L F 0l 9 w e < ỉ r i i ^ I s n t I n C ữ 6 a i ^ C l ' l > T 9 v / ị t w « t F M '* J I n c v t n e

1 w120CỮnooolỉSOOlúCOOÌ5CCMJ

ỉm2W>rM

S60t? a

iỉOO

ibno.w>0l i i n

SMi»ft>0

i;»cu1250IirkíI3!*fìỈU<0MV)

iW

rĩẮi6S0442A't>s»1C«>TCO

i r i t t t ì . & h « e U > ỉ< « ít ỉ

i« k A &Nt(R «(

Hình 3 .5 Các tùy chọn trẽn núl Pdsle.

Bảng 3.1 Các tùy chọn trễn menu Paste Optìons.

T ê n t ù y c h ọ n

Keep Source P o rm a ttin g

U se D estin a tio n T hem e

K h i n à o c h ọ n t ù y c h ọ n n à y

Buộc các ô giữ lạ i đ ịn h d ạn g của vị t r í gốc của chúng (nguồn)

Sử đụng cụ th ể th em e cho tà i liộư m à bạn đ an g d án m ột th ứ gì đó vào. (Đôi k h i lúc bạn d án từ m ột tà i liệu n ày s a n g m ộ t tà i liộu khác, b ạn cầii chọa th e n ie của tà i liệu nào cán sử dụng).

M atch D es lin a tio n P o rn ia ttin g L àm cho các ô m an g đ ịn h d ạ n g của vị tr ím à b ạn đ an g d án vào.

D án k ế t quá của công thức v à làm cho nó m an g tấ t cả đ ịn h d ạ n g của đích- {K h i b ạn làm việc với m ột công thức, đòi k h i b ạn cần d án chỉ g iá t r ị k h ô n g p h ả i công thức vôn đă tạo g iá trị).

G iữ lạ i k ế t quá v à b ấ t kỳ đ ịn h d ạ n g liên

quan đ ến sồ. (Đ ây là m ột tùy chọn k h á c đê làm việc với k ế t quả của m ộ t công thức).

V alues a n d Source P o rm a ttin g D án g iá t r ị như iig giữ lạ i t ấ t cả đ ịn h dạngtừ nguồn.

V alues O aly

Values an d N um ber

F o rm a ttin g

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chương 3: Tinh Chĩnh vvorksheet 61

Keep Source Columii

W idths

F o rm a ttin g Only

L ink Cells

Tùy chọnP as te

Form ulas

P as tc Values

No B orders

T ran sp o se

P as te L ink

P as te Special

D án nội dung ỗ th (it sự (công thức hoặc k ế t

quả) nhưiig í:ho Excel 2010 b iế t rằ n g cộ t vừa có dược sẽ cỏ cùng m ột ch iều rộ n g n h ư tro n g tài liệu Iiguốn. Định dạng khác không được sao chép - chỉ chiều rộ n g cột. (Tùy chọn này hơi khác với Iihững tùy chọn khác).

Khi bạn không m uôn sao chép nội dun g hoặc công thức nhưng bạn m uốn các ô được đ ịnh dạng như các ô nguồn. (B ạn có th ê đ ạ t được k ế t quá này b ằn g việc chọn H om e > Clip- board > P o rm at P a in ter).

Khi bạn m uôn th â y các th a y đổi tro n g các ô gổc dược p h ản á n h tro n g các ô dược d á n và dán inọi thứ , nhưiig giữ lạ i ô được liên k ế t với õ nguỗn.

Bảng 3 .2 Các tùy chọn của nút Paste

Khi nào chọn nóKhi bạn lĩiuốri dán dữ liệu y nguyên, với định dạng cùa nó uguvêii vẹn. Tùy chọn n à y tương đương n h ấn Ctrỉ+V.

Kl;i bạn muốn dáia công thức, chứ k h ồ n g phải giá tr ị vừa có được.

Khi bạn m uốn d án chỉ k ế t quả của các công thức, chứ không ph ả i đ ịn h dạng.

Klù bạn muốn dán đ ịn h d ạ n g ô, nội d ung và các công thức, nhm ig k h ô n g p h ả i b á t kỳ dường viền ô m à có lẽ đ ă được ấn đ ịah .

K hi b ạn muôn hoán đổi các h à n g cho các cột và ngược lại. (Đỏi khi, lúc b ạn d án nộ i dung từ inột dăy ỏ sang một dây ô khác, bạn nhận ra rỉlng nội dung ố tro n g vị t r í nguồn là nội dung liàng tro n g vị t r í đích- tùy chọn này cũng hữii dụng nốu b ạ n cần lậ t m ộ t b ản g san g m ột phíaj.

Klii b ạn muốn th ấ y các th a y đổi tro n g các ô gốc được p h àn á n h tro n g các cột được d á n và d áu mọi th ứ như ng giữ lạ i ô được liên k ế t với ô nguồn.

Kỉai b ạn muôn chọn (tro n g hộp th o ạ i P as te special) từ một dày tùy chọn định dạng thậm chí rộng hơn. B ạn cũng có th ể thực h iệ n các th ao tác trẽ n dữ liêu k h i Excel 2010 đ án nó.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

62 Chương 3: Tinh chỉnh worksheet

P a s te P ic tu re L ink

P as te As P icture

Copy A s P ic tu re

P as te H y p erlin k Klii b ạ n d án dữ liệu từ W eb hoặc m ộ t nguồntương tự. (Tùy chọii n à y ch ỉ có s ẵ n tro n g trư ờ ng hợp này). Excel 2010 đ ặ t vỊ t r i của đữ liệu th a y vì dừ liệu t h ậ t sự tro n g ô.

K hi ả n h được liê n k ế t với dữ liệu nguồn và b ạn m uốn cập n h ậ t cả dữ liệu nguồn và ảnh. (Nếu b ạn Idiôiig m uốn b iên tậ p dữ liệu, bạn có th ể sử dụng m ộ t tro n g b a tù y chọn sau cùug n ày đ ể tạ o m ộ t ả n h của d ữ liệu tạ i vị t r í nơi b ạn dán).

l íh i b ạn m uôn d á n m ộ t ả n h t ĩn h vốn không th a y đổi k h i dữ liệu ngưồn th a y dổi. Tùy chọn n ày gióng n h ư P a s te P ic tu re L in k (xem inục bảng trước) ngoại t r ừ liên k ế t không được tạo.Klii b ạn m uôn tạ o m ộ t ả n h cua dữ liệu (như nó th ể h iệ n t r ê n m à n h ìn h h o ặc được in ra) và sau dó d á n nó ở b ấ t cứ nơ i n ào b ạn m uốn.

Khi bạn làm việc với các bài tập trong sách này, bạn sẽ thử nghiệm với một số tùy chọn paste này. Một số tùy chọn này hoàn toàn hữu dụng cho người dùng Excel 2010 bình thường và một sô" tùy chọn này chỉ hữu dụng trong các trường hợp giới hạn.

D iều b ạn cần b iế t

Nếu bạii iuiiô”ii thử nghiệm với những tùy chọn khác nhau để dán, mở filc PasceSpecial.xls. và thực hànlí dán dữ liệu đó bhng các tùy chọn pasce khác nhau.

Kct nhóm dữ liệu trong c á c bảngBên trong một vvorksheet, bạn có thể kết nhóm dữ liệu để tạo một

bảng. Các bầng (Table) là các vùng đừ liệu có một mô’i quan hệ tự nhiên với nhau. Ví dụ, bôn trong một vvorksheot thông tin hàng tồn kho, bạn có thể có các bảng được định nghĩa chứa dữ liệu cho các nhóm sản phám riêng biệt hoặc chứa sô'’ lượng hàng tồn kho cho mỗi địa điểm.

Dữ liệu không khác biệt so với các ô được chọn mà bạn đã quen làm việc. Nó là một chuôi các ô chứa dữ liệu phải được tố chức trong các hàng và cột. Có lẽ bạn đă đoán rằng dữ liệu có quan hệ bằng một cách nào đó bởi vì một sô' định dạng dừ liệu đã được hoàn tất.

Trong Excel 2010, định nghĩa một dày ô dưới dạng một bảng sẽ cho bạn khả năng bổ sung không chỉ định dạng m à còn các hàng và cột đặc biệt nhằm cho phép bạn làm việc với dừ liệu một cách nhanh chóng và dê đàng. Có nhớ các hàng mà bạn đã thêm vào báo cáo hóa đơn Juniper

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chương 3: Tinh chỉnh worksheet 63

Flowers trong chương 2 hay không? 'J’ất cá bảng Excel 2010 có th ể được mỏ' rộng lương tự như bảng dó đã dược mở rộng.

B ạ n có th ế ' đ ịn h d ạ n g c á c b ả n g n h a n h h ơ n m ộ t n h ó m b ở i v ì E x c e l b iế t rằng các bảng có các hàng tiêu đề, hàng tống và dữ liệu riêng biệt khác. Ngoài ra, sau khi bạn tạo một bảng, bạn có thể đặt tên cho bảng và sửdụng tôn của nó để tham chiếu nó trong các biểu đồ và các sheet khác.

Sức mạnh th ậ t sự cùa các bảng trớ nên rõ ràng khi bạn làm việc với dữ liộu bên trong một bảng. Như bạn sẽ thấy trong phần tiếp theo, tiến trình lọc và phán loại dữ liệu báng khá đơn giản và mạnh. Định nghía săn đữ liệu dưới đạng một bảng có nghĩa là bạn không cần cho Excel biết các giá trị cần được phân loại hoặc được lọc là bạn cũng không cần quan tâm đến dữ liệu trong một cột được tổ chức khác với dữ liệu trong những cột khác. T ất cả dữ liệu trong một hàng được nô'i kết và toàn bộ hàng được phân loại hoặc được lọc cùng một lúc.

Làm theo những bước sau đây đế’ thay đổi dữ liệu trong file từ dừ liệu không được định dạng thành một bảng Excel:

1. Mở file Chapter3JuniperFlowers2.xlsx.

2. Nhâp và rê bằng chuột đế chọn các ô AI đến G9.

3. Chọn I n s e r t > T ab les > Table.

Hộp thoại Create Table xuất hiện như được minh họa trong hình 3-6. Dây ô m à bạn đà chọn ở bước 2 tự động xuâ t hiện trong hộp text. lỉộp kiểm My Table Has Headers cho Excel biết rằng hàng đầu tiên của dữ liệu không phải là dữ liệu nhưng thay vào đó gồm các tên của các cột trong dữ liệu. Định nghĩa sẵn các header làm cho dễ làm viêc với dừ liêu hơn.

Create Table1 w i Ị ẽ i e ! í ừ ìỄ d ỉ t s f ũ r ' / o l , ' t õ ix e -

SAS1:^S9

OK Cẻncè

Hình 3 .6 Hộp thoại Create Table.

4. Nhấp nút OK để định nghĩa bảng.

Mặc đù dữ liệu trong bảng không thay đổi, nhưng định dạng của nó th ì thay đổi. Bảng vừa có được trông giông như hình 3-7.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

64 Chương 3: Tinh chỉnh vvorksheet

c ỉ i * 0 -- • y «— ■. r t *— <

, . ' A _.7*' . .•

1:o o o ủ ỉ

ì :

ÍVK Í:>cco

2 Ỉ «

i ? C Ỉ

OMCs s c c

' ' í » 0

l ỉ o c7ẵC5SG

O ỉ l ỉ c e c 2iCC ả O Ỉ iiỖO iiC•> 0 4 ; ỉ ỉc a HG l i « c 1Ỉ5C lỉZ ữr. >007 . *.lfi '

Q ? i s t '

i 0 3 SO C ũ «000 a ỉo o

Hình 3 .7 Bảng dữ liệu doanh sỗ' của Juniper Flowers.

Bây giờ hãy xem một sô' phần tử làm cho nhóm ô này trở thành một bảng:

M Các tiê u dề: Chú ỷ rằng hàìig I kbốtig chứa dữ liệii. n a v vào đó nó chứa rexi mô rả bao gồm tiên đè của cột, đảv là tiên đẻ chinh (beading). Cức liôií đề cho bạn biết dữ liệii nào nằm trong mỗi CỘI.

a Cúc m ũ i lên x ổ xuống: lỉạiỉ có cbú V lên x ổ xuống k ế bẽn từ Yeariroiig Ô AI hay khônghVỉili tê iixổx ìiố iìg (tó cho bạn phân h ạ i và lọc nhanh dữ Ìiệ ìi Iro iiq bủìiọ, bồng các g iá I r ị của các ô írong CỘI cĩủ.

Một ưu điểm của việc thay đổi dừ liệu đối với một bảng là bây giờ bạn có thể dễ dàng phân loại và lọc dữ liệu sao cho bạn thấy chính xác thông tin mà bạn muốn.

L ọ c v à p h â n lo ạ i d ữ l iộ u b ả n g

Lọc và phân loại là những cách khác nhau để xem đừ liệu mà không loại bỏ bất kỳ dữ liệu nào. Hãy nghĩ về một bộ bài. Bạn có th ể phân loại các lá bài theo cấp, hoa hoặc màu. Tất cả lá bài nằm ở đó và nhìn thấy dưực, nhưng bạn có thể xem chúng thoo một thứ tự riêng biệt.

Mặt khác, bạn có thế rút ra một số lá bài để bạn có thể thấy chỉ các lá bài nhất (lịnh. Bạn có thể lọc ra hoặc màu của lá bài, bất kỳ hoa hoặc bất kỳ câ'p. Các lá bài mà bạn lọc ra vần tồn tại - bạn chỉ không nhìn thấy chúng ngay bây giờ. Một ví dụ điển hình là tạo một bộ bài pinooc từ một bộ bài bình thường. Bạn rú t ra các lá bài cấp thấp hơn và sử dụng chỉ các lá bài chín trở lên.

Trong Excel 2010 phân loại và lọc làm việc theo cùng một cách:• P hăn l o ạ i (S o rt) cho bạn tbav đổi thứ tự ciìci câc bàiìg Irong bảng

bàng mộl cú ìibấp chìiột.

* Lọc ( f Uter) cho bạn qnyổt íỉịnb các hàng dữ ỉiệĩi nào mà bạn iniiốn ibẩy. Bạn có thể lọc t'ào hoặc lọc ra bắt kỳ bàng dử liệu dựa vào Iiội dnnq của cdc ô.

Để phân loại hoặc lọc dữ liệu trong bảng, nhâp ở một trong các ô tiêu đề và sau đó nhấp mũi tên xổ xuống tại mép phâi của ô. Sau đây là các tùy chọn phân loại và lọc như được minh họa trong hình 3.8:

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chương 3: Tinh chỉnh worksheet 65

K Các tù y chọn Soi-t: Bạn có thểphân loại các số từ lớn nhắt đ ến nhỏ nhấ t hoặc theo màn của ô.

» Các tù y cbọit Piĩter: Bạn có íhểlọc i'ờo rà lọc ra bấr kỳhàng dữ ỉiệu dựa i'ảo I iộ i ciimq của cácô I iv iiiị CỘI Iiàv- ì^hĩdnỳi các tùy chọn sort, iíxce l 2010 có mội số bộ lọc mà hạn có th ể mở và tắ t bằng c h ỉ m ột vài cú n h ắ p chuột hoặc hạiì tạo bộ lọc chnỵéỉi dụng riêng củ a b ạ n bằng riộc chọn Ntttìiber F iỉters > Cíistoni P iỉters (hoặc T e x t FiUers > C-nstom P iíters nếu hạn làm riộc !'ởi text thay in I>ới các số).

/ Ị í » tt 5 n i ỉ M 'A t ô L y e t t

A i r r l - t r j e : t t c

' . ‘. t ị l ' . ' í iC l

í i r I t ỉ ư .

V - H .

v:>yo ý i l \ ' »

V lỹ io -?

✓ 15X'✓

✓:voo✓ 'tiĩr.Vỉi

OK

Hình 3 .8 Phăn toại và lọc các tùy chọn cho dữ liệu text (trái) và dữ liệu số' (p ỉìả i).

Bởi vì dữ liệu mà bạn làm viộc đã được định nghĩa là một bảng, các hàng đữ liệu ở cùng với nhau theo cách bạn mucín kỉii bạn phân loại chúng. Nếu bạn đã sử đụng các tùy chọn sort trên dữ liệu vôn không nằm trong một bảng, bỉìn phân loai chỉ dữ liệu trong cột hiện hành và để riêng nhừng cột khác. M ặt khác các bộ lọc làm việc chỉ trên các hàng dừ liệu. Bạn không thể sử dụng một bộ lọc để ngăn một ô khỏi hiển thị.

Làm theo các bước sau đây để học những điểm cơ bản về việc áp dụng một bộ lọc:

1. Tiếp tục với bảng mà bạn đã tạo trong phần trước hoặc mở fileChapter3JuniperFlowers3.xlsx từ Web site.

2. Nhâp mũi tên xổ xuông nằm bên phải tiêu đề F lo w er In co m e(ô ci).

3. Từ các tùy chọn S ort, chọn S o rt S m allest to L a rg es t.

Thứ tự của tâ"t cả dữ liệu thay đô’i, không chỉ các ô trong cột này.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

66 _____________ _____ ChUdng 3: Tinh chỉnh worksheet

4. Nhấp mũi tên xổ xuông kế bên P lant Income (ô Dl).

5. Chọn N u m b e r F ilte r s > A bove A vrage.Các hàng dữ liệu duy nhất nhìn thấy được bây giờ là các hàng dữ liệu trong đó giá trị của P lant Income cao hơn giá trị trung bình cho cột.

6. Lặp lại bước 4 để tắ t bộ lọc và bảo đàm rằng tấ t cả hàng nhìn thấy lại.

Q l x d a ------------------------------------------------------------------------------------

Đ ể t iế ỉ lliônq lin cliĩ liế l về cóc tộ lọc và píiân logi, xem cliưonq 10.

T ù y b i ế n b ả n g

Bằng việc cho Excel 2010 biết rằng dữ liệu được tổ chức trong một bảng, bạn cũng có được m ột số tính nàng tính toán tuyệt vời. Chỉ bằng một vài cú nhâ^p, bạn có thể thêm các hàng và cột tổng kết vào dữ liệu trong bảng.

Nếu bạn chọn bất kỳ ô trong bảng, một tiêu đề tab ngữ cảnh mới xuất hiện trên Ribbon. Nếu tab này đã không tự động có được tiêu điểm khi bạn chọn bảng, hây nhấp nó bây giờ. Tab Design bên dưới tiêu đề tab ngữ cảnh Table Tools được minh họa trong hình 3-9.

a ' d ^ ' * K í K U L E i(« l (TvdnM itL . y ĩ ì

H iin t ftnnnil4t vl(«> ^ < '

1aW<n«**e 'i c fi<R 'sãÌB*atf'MAOail aaACB *

Tu«n ỉ«r«MhUr>'d(b«:« TtQM ỉ t« fỮ 7 « .n ' T *br«U i'(t

Hình 3.9 Tab Oesign bẽn dưứl tiêu ÚỂ tab ngữ cảnh Table Tools.

Năm nhóm trên tab Table Tools Design cho bạn làm viộc với toàn bộ bảng. Ba nhóm được mô tả d đây:

* P ropertics: Nhỏm nàv chứa hai nút cho bạn qiiyổt định bảng đĩtợc định nghĩa như thổ ììào:M Table Nam e: Nén bạn nhấp bẽn dìíới nú t Tabỉe Namc, bạn có

thể tbav đổi tên của bảng từ Tablcl (mặc định) íhànb một tên mô tả hơn chẳng hạn như Immitory Ịìine 2006. Đặt cho bảng một tên sẽ giúp bạn nhớ các bảng nào chứa dữliệii nào. Nến bạn cần di cbuỵển tử một bảng nàv sang một bảng khác, bạn có thể gõ nhập tên bảng trong bộp íham chiếu và nhảy tníc tiếp đến bảng.

# R esize Tabỉe: Nút nàv cho bạn xác định lại kích cỡ của bảng. Nhắp nút này sẽ mở ra bộp thoại Resixe Table như điíợc minh họa trong hình 3-10.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chương 3: Tinh chỉnh vvorksheel 67

R e s i z e T a b l e

$ele:t ở-!ệne. cista rărge V <ab’e:

Uc»te: Th.e ,.5t 1' 5Ẵ^'ê rovv.ônd '•ẻĩ-J::-g tẶO'e TU5í ovérỉspthe or>5':\v tr.b r •ỉ'*;e .

Or-V

Hình 3 .1 0 Hộp thoại Resỉze ĩa b le .

Hộp thoại Resize Table sẽ cho bạn thay đổi các ó bắt đầu và ô kếtthúc cho bảng. Ký hiệu cho các ô là cùng một ký hiệu cơ bản được đề cập trưức đó trong chương này. Đê’ thay đối dãy, bạn có thể biên tập chính các tham chiếu ô hoặc nhấp và rê trong worksheet để xác định kích cỡ mới của bảng.

o Tíible Siyle Opiions: iXhóin )iàv cho pháp bạn thay đổi n b a íỉh cáchànq lù cột dặc biệt nào trouỊị hảng ìù nhìn ihấy được cũng nhí(h à iiiị rà CỘI nào !wnỊ> ììh ía ìiị hàng rà cột nàv chọn đ ịn h dạng lừ kiểu hàng (lablơ slylữ) ditực chọn.

m Tiible Styles: Abóni tận cùiiíị bôn pbâi Table Styỉes cho phép bạn chọn lable style mờ bạn iniiốii áp dụng vào bảng. Nhóm iiày ìà một lịalleiy hoàn chỉìih với ỉ.lre Freviews. Khi bạn d i chuyển chuột lẽn tr&n các lựa chọn, cức thay (íổi đii'Ợc p h ả n áììb tixrng bảng. (Hãy nhớ các lựa chọn gaỉlerv khôiiỊị được ÚỊ) dụ ng cho đến khi bạn nhấp ctể chọn một lựa cbọii).

C ê x d í ------------------------------------------------------------------------------------

C/ủc IÙ4 ckọn lf‘Cn lioỉ Ic ỉl Mkóc được inô td $au Ironq sóclì nòiị, Đ ể biết ckl liế l

Vt1 còc Itùm vỏ pliép lóilk, xcin cluitliu} 4. Ix ii muốn t)iất lliCin vộ cóc Pivol ĩ o y e s , 3 i ăẽn ckư a n q 6 . Cliưonq 7 m ồ tđ c l i i i iế l cóc r»quồn d ũ liệ u t â n n q o à i.

Làm theo các bước sau dây để thiết lập bảng và học những điểm cơ bản về việc định dạng các bảng:

1. Hãy chắc chắn rằng tấ t cả dữ liệu nhm trong bảng nhìn thây được.

2. Hăy chắc chắn rằng tab ngữ cảnh T ab le T ools D esig n được chọn.

3. Nhấp một lần trong hộp bên dưới trường Table Name trong nhóm Properties.

Việc nhâp trong trường này sẽ chọn text Tablel.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

68 Chương 3: Tinh chỉnh Víorksheet

4. Gõ nhập Salesresults2006 và nhấn Enter.

Tên bảng thay đổi thành Salesresults2006.

5. Sử dụng thư viện Table Styles, thay đổi table style thành Table Style Medium 22.

Gợi ỷ: Đặt chuột lên trên các lựa chọn trong gallery để thây tên của mỗi table style.

6. Hãy chắc chắn tấ t cả 6 hộp kiểm trong nhóm Table Style Op- tions được chọn.

7. Nhấp trong ô CIO.

ô này là ô Totals cho cột c.8. Nhâp mũi tên xổ xuông nằm bên phải ô.

9. Rê lên hoặc xuống để chọn Average từ danh sách và sau đó nháp.

10. Nhâp trong ô DIO.

11. Lặp lại bước 9 nhưng lần này chọn Max.

12. {Tùy chọn) Đảo ngược các ô hàng 10 trở về các phép tính hàng tổng bằng cách nhấp mũi tên xổ xucíng cho mỗi ô và chọn Sum.

Bước này xác lập lại hàng tổng kết bảng sang các tổng tính toán.

Bảng vừa có được được minh họa trong h ình 3-11.i 5 c D g f G

ì V c J t • Q iM r tc r * C l i n t l n c o m t * 0^IIOOA * F e e 4 l n e e * e *

i Ỉ0Q 7 QZ w o o ' 9 9 0 0 - ^ M ữ 90ữì . ỈOOế 0 3 l ỉ M O M 0 » 1 1 »

A 2 0 M 0 2 lỉC O O Ỉ7DQ sso o U M 9 S t< » 0 6 0 1 1 )0 0 D «SÚO - < f Ị t

•> n o k tỉS O O M O - i 1 4 0 ; ỉ m 2M Q; ỈO O ) 0 1 67Ữ ' 1 » Ỉ 6 0 0

s ĨO O Ĩ 0 3 : 2SÚ0C ” ỈM Ú t o o c - ‘ 25ũey

t i j l o u i 9 K M Ỉ 9 I Ỉ 0 27 MO M ỈO 6 0 »

* * 5 ' - t i S h e v t5

Hình 3.11 Bảng được định dạng hoàn chỉnh với hàng tống (totals).

Excel có một tính năng table mà có thể bạn thấy hữu dụng. Sau khi bạn xác định một vùng cua worksheet là một bảng, bạn thêm các hàng hoặc cột vào bảng bằng việc thêm các hàng và cột như bạn thường làm trong bết kỳ vùng khác của worksheet. Khi bạn thêm liàng hoặc cột

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Excel 2010 nhận ra bạn ở trong một bảng và tự động điều chỉnh định dạng. Nôu hàng totals được bậl, vị trí và các giá trị của nó thậm chí đưỢc tự động điều chỉnh cho bạn.

Đ ịnh d ạ n g dữ Hệu đ ể c ả i th iện iinh rõ ràn g v à sự h iểu rõĐôi khi cách dữ liệu thể hiện trên màn hình hoặc khi nó được in ra sẽ

giúp bạn hiểu những gì mà dữ liệu phái nói. Hãy nghĩ về báo cáo hóa đơn mà bạn đâ tạo từ một template trong chương 2 {xem hình 2-6). Định dạng của trang thu hút sự chú ý của bạn đến phần quan trọng nhất: chi tiế t của hóa đơn hiện tại.

Trong Excel 2010, định dạng ô cho phép bạn điều chỉnh nội dung của một ô bàng nhiều cách khác nhau. Để giới thiệu về định dạng cơ bản, bây giờ hãy làm sạch một số dữ liệu trên bảng doanh sô” Juniper Flow- ers.

Đ ị n h d ạ n g c á c ô

Trong bài tập trước, bạn đã thay đổi định dạng của mỗi ô tạ i cấp báng. Tuy nhiên, bạn phái làm nổi bật các phần tử dữ liệu nhất định. Để làm điều này, bạn sẽ làm việc với một số ô riêng lẻ và định dạng chúng.

Để làm việc với định dạng ô, bạn sử dụng các nút trong các nhóm Pont, Alignment và Number trên tab Home.

T h a y đ ổ i k i ể u c a n h c h ỉ n h v à m à u tô

Bước đầu tiên là làm cho các cột Ycar và Quarter trông hơi khác với những cột khác:

1. Mở file Chapter3JuniperFlowers4.xlsx.

2. Nhâ'p tab H om e.

3. Chọn các ô AI đến B9.

4. Nhấp nút C e n te r trong nhóm A lignm cnt.

Bước này bảo đảm răng nội dung của các ô được chọn được canh giữa từ trá i sang phải bên trong các ô bất kể các cột rộng bao nhiêu.

5. Nhấp nút M idd le A lign trong nhóm A ỉignm ent.

Bước này bảo đảm rằng nội dung của ô được chọn luôn được canh chỉnh nửa đường giừa đĩnh và đáy của ô bất kể các hàng cao bao nhiêu.

6. Chọn H om e > F o n t > F ill Color.

Chưdng 3: Tinh chỉnh vvorksheet_____________________________________w

http

://da

ta4u

.com

.vn/

70 Chưdng 3: Tinh chỉnh worksheet

[C o m :3 0 tit) iW v • M t i r o ỉ o t t E u e

H oir.e l n ỉ í f t F 3 jí l5 ',0 » j( F o tn ij1 â ỉ D M i P.«V1

riltíVNỊ.Hehí

B / l i -

11 • A‘ a' ^A

BAB

A 1 ^ ^ 3 ÌS

y T r . íC ií v c lờ rs

a ■ r? 8 ■ B

CÂUHÍNHMÃY

»S U n d â r ũ CC'(or&

Màu tô của các ô được chọn thay đối thành màu của vùng tô hiện hành. Khả năng là nó trông không hấp đẫn với các màu tô còn lại, do đó bạn sẽ tinh chỉnh nó tiếp theo.

7. Để thay đồi màu tô, nhấp mũi tên xổ xuống kế bên nú t Fill Color và chọn một trong các màu cho nền (backgrounđ) của hai hàng này.

Khi bạn hoàn tất, bảng trông giông như hình được minh họa trong hình 3-12.

i, 6 0 í i QVía« • Uuđitc * l Flowet IIVMIM •* nề iư incom • la llO M Incorm * Tor/Mutled Animii Inconti > feo4tn(««n<«

Ùi } ị 1 iU M Q ỉ i 1IOOM s Ĩ V ữ ứ ị s Ỉ.ỈOOO20» 02 s 1 2 M 0 2.T0ej s } lỉOO.O» M Q1 $ n a o M i 2.100« ? ị M ứ i I.ỈOOỖ lÌŨ06 04 ị Ỉ Ỉ . ỈO M ệ •' MO.O ? L W ỉữ ị Ỉ.Ỉ50.0Ỉ(DĨ QJ } s ITP.O Ị i » ứ ị Ỉ,61»0 $ K ỉ i m ừKĐỈ 03 ỉ ỈS.OODJ» ị I.M O ^ ị •.0BO4 i 2.ỈOO.O y V i » w

• • ' r t * '•' -'V !. '$ u .so o o ị 19.1» 0 » i M M O $ ifiỉô .b

» •*

5ĩì______ị.

Hình 3.12 Bảng được địnt) dạng hoàn chỉnh với liàng tolals.

Bây giờ các cột Year và Quarter có một diện mạo đặc trưng hơn những cột khác.

Thay đổi định dạng số

Bước tiếp theo là thay đổi các ô dữ liệu sao cho chúng được định dạng dưới dạng tiền tệ (ví dụ, $1,000) thay vì dưới dạng các số bình thường (ví

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chương 3: Tinh chỉnh worksheet 71

dụ, 1000). Bạn làm tác vụ này bằng việc sử dụng một trong các định dạng đặc biệt trong nhóm Number trên tab Home.

Làm theo những bước sau đây để thay đổi định dạng số của các ô dữ liệu thành tiền tệ:

1. Chọn các cột c cho đến G.

2. Chọn H om e > N u m b er và nhấp biểu tượng dấu đô la.

Bước này định dạng mỗi ô trong những cột này dưới dạng dollar và cent. Bởi vì từng sô' này là một lượng dollar đầy đủ, bạn không cần thể hiện phần cent của số. Excel 2010 cho phép bạn mở và tắ t sự hiển th ị cent băng cách nhấp một vài nút.

3. Với các ò y như th ế được chọn, chọn H om e > N u m b e r > De- c rc a se D ecỉm al.

-Aĩie

r i [C0'>-\p.v..òr.ty Modcỉ • M crcsott Evccl rTôchnlc3l..

I i ìỉ í il Pa^eL3jO‘ji form‘jij< DâU R íítisv Vievv DỄStgn

Vhl HíUí • 11 • X a' ® ~ ^ 2** OeneraiB / y • _ • .ì • V • S : # ^ i Ẽ ; £ $ • % I/

HuMbĩie .ọ .0 0

■“ - i

Bước này làm cho ít số hơn nhìn thấy được sau dấu thập phân.

4. Nhấp lại nú t để hoàn tấ t sự thay đổi từ đô la và cent thành chỉ đô la.

Khi bạn hoàn tất, bảng trông như hình 3-13.- 0 c í t <j

1 YMf ' Quỉnc • ^owet (ncorrvc Plant IncOAir ' 9« ioon irKOrm ’ 1 Animal incoAH ' Foođln€«m« •2007 ùĩ i i . m $ s v » ' ị ' aou > LQO

. ỈM 03 $ iỉ.o m : ỉ 2.S00 s S.OOQ' s laco i mi 2CU6 CJ i u.ooo ' s 2.7D0 $ 5.Ố00 ■ $ ” iTírô ị

7 »c KD* C1 i Ỉ9.0C0 $ Ỉ.ỈOO ỉ «.»0 ỉ 1.300 ip C4 i U»ỈŨO ị % Ỉ.Ỉ4Ử ỉ \.ÌVi ị Ỉ.200; AĐ’ Ol ị ỉ«.ooc ' ị «70 ' $ 1.600 í mi Htìì 03 s % 1,200 S.OOO 1 $ 2400 ị m

~ 'ì1'J ĩ ư U l » .w o ị Ì9,ÌM ỉ 7Ĩ.Ì90 ' i 9M6 iAìữ

S > w v u

Hình 3 .1 3 Bảng được định dạng hoàn chỉnh vâi hàng totals.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Thay đổi định dạng số chỉ là một trong những tùy chọn định dạng nhanh có sẵn trên tab Home. Một tùy chọn nữa trong các tùy chọn định dạng mà bạn sẽ sử dụng thường xuyên là dịnh dạng ngày tháng được mô tả tiếp theo.

Định dạng ngày thángCác ngày tháng trong Excel 2010 được lưu trừ dưới dạng các sò" đặc

biệt nhưng được thể hiện đôi với bạn dưới dạng được định dạng đặc biệt. Để thấy chỉ một sô” tùy chọn ngày tháng có sẵn trong Excel 2010, làm theo các bước sau đây để thêm một ngày tháng cập n h ậ t vào bảng:

1. Nhấp trong ô C13 và gõ nhập Last updated:

2. Nhân Tab để di chuyển đến ô D13 và gõ nhập ngày tháng hôm nay dưới dạng mm/dd/yyyy.

3. Thoát ô D13 bằng việc sử dụng phím Tab hoặc phím Enter.

Chú ý rằng Excel 2010 cố chuyển đổi ngày tháng thành một lượng đô la. Lý do là ở bước 1 của danh sách bước trước, bạn đã chọn toàn bộ cột để thay đổi định dạng. Tiếp theo, bạn thay đổi định dạng cho ô này thành một định dạng ngày tháng.

4. Nhấp trở lại trong ô D13.

5. Chọn H om e > N u m b er và nhấp mũi tên nằm bên phải danh sách xổ xuống N u m b e r F o rm a t, danh sách này cho thấy tùy chọn G e n e ra l đươc chon.

72_____________________________________ Chường 3: Tinh chình vvorksheet

A B C

123

.

i p e c i í K tO V ỊỊã t

N i i m b e r •

■' o lu r r m l12

' • ã

c u r t p n c y

C r t iu n m i

A c < o u n l m p

c & lu m r.J

. u

^ — u

L o n g D d ỉ9

C ũ lu n m i

ã ì j m e

C o iu m n i

%P t t t e r í U g e

C o lu m n l

‘/2h K ỉ i o n

C oU iniP>ỉ

l ơ

s < r e n i t f lc

C o l u m r ỉ▼

í o r m i u . . .

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chương 3: Tinh chỉnh vvorksheet 73

6. Từ danh sách xổ xuống, chọn S h o rt D ate.

Nội đung của ô D13 ngay lập tức thay đổi thành định dạng ngày tháng mà bạn đâ chọn.Khi bạn hoàn tất, bảng trông giông như bảng được m inh họa trong h ình 3-14.

K

U 4 > •

6Q uỉrt* *

cr icw « r l ix o n x * '

ũ £ta íto o o Incomt '

F ^ Tc^/Sỉutfed AAlm>l IM « M • ỉ í « e d in m iM «

ì ( ữ ĩ QJ t « «>00Q 9.900 i «x> ?>

20M 0 3 . , 1 1 ^ > 2.Ỉ90 i > - $ i tn | # N y U u u ^

K M 0 2 U Ắ K O 2 .? » ỉ Ỉ 3 0 0 $MM Ql i K ĩ m Ì.Ì0 3 i % r n r i b Ì M à

ị >Sữ 5 i

Ỉ0 3 Ĩ OI ị 1^000 ị L « m h Ị M 9 j ẳ y v

» 9 7 ũ ỉ $ 2 3 .0 » ị 1200 $ I.COÌ ị

Tof»l M .U Ồ i 10.IM $ ị 1 i «.QM

Uỉt U9d4te<) I

Hinh 3 .1 4 Bảng dưỢc ũinh dạng hoàn chỉnh với hàng totals.

Bạn có nhiều tùy chọn định dạng khác cho các ô riêng lẻ. Bạn làm việc với những tùy chọn định dạng khác này khi bạn tiến triển qua sách này. Nếu bạn muốn quen thuộc với những tùy chọn khác, nhấp trong một ô rỗng và thử nghiệm với những tùy chọn định dạng khác.

Sử dụng dịnh dạng có điều kiệnSau khi bạn đã thử nghiệm với những điểm cơ bản về việc định dạng

các ô riêng lẻ, đến lúc thử nghiệm với một trong những tính năng Excel 2010 mang lại thông tin nhiều nhất: định dạng có điều kiện (conditional formatting).

Định dạng có điều kiện (Conditional formatting) cho phép bạn chọn một nhóm ô và định dạng nhanh dữ liệu sao cho bạn có thể thấy thoáng qua những mối quan hệ giữa dữ liệu. Ví dụ, định dạng có điều kiện cho phép bạn thấy thoáng qua quý nào có doanh số’ cao nhất và thấp nhất cho mồi hạng mục. Các định dạng có điều kiện khác có sẵn bao gồm;

• H ighlight Cells: Ap dụng một m àn bật sáng vào các ô i^ n đáp ứng tiêii chi xá c định của bạn.

• Top/Bottom Rules: Bậtsáĩig bằng một cách nào đó 5 hoặc 10phần tử cao nhấ t và thấp nhất.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

74 Chương 3: Tinh chỉnh worksheet

B Data Bars: Đật các Ihanb đằììgsaii dữỉiộit troỉìg các ỗ đ ể th ể hiện những mối quan bộ giữa dữ liộii.

B! Color Scales: Là một phiên bải! nâng cao bơ)i của các thanh dữ l i ệ u , c á c I b c i ì ì g H Ù I I I c h o p h é p m ã b ỏ c i I i i à ỉ i c á c t h c i i i h .

t í Icons: Áp diDìíỊ các biển !ifợ>ìí> Ihiiộc các loại khác nbaii vào đần của dữ Ìiệìi đ ể tbể biện những mối quan hộ càc p h ầ n tứ dữ liệu.

Làm theo những bước sau đây để định dạng dữ liệu sao cho bạn có thể thấy thoáng qua các giá trị cao nhất và thấp nhâ”t:

1. Chọn các ó C2 đến C8.

2. Trên tab S ty les , nhấp nút C ond itiona l F o rm a tt in g và sau đórê xuống Top/Bottom Rules và lên đến Top 10 Items.

Hộp thoại Top 10 xuất hiện như được minh họa trong hình 3-15.Bạn sẽ thay đổi hạng (rank) sao cho 4 mục cao n h ấ t được địnhdạng.

Top 10 items

Porm at ce lỉs that rank in the TCP:

10 ^ vvith Light R ed Fỉll 'Aỉth D âfk R è đ T e x t

OK .-J L. C õnceí

Hình 3 .15 Hộp thoại Top 10 Items.

3. Thay đối 10 thành 4.

Gõ nhập số hoặc sử dụng các phím tiiũi Len hướng lén và hưóng xuông. Bằng việc thêm định dạng đặc biệt vào 4 lượng cao nhất cho thu nhập hoa (flower), bây giò' bạn có thể xem thoáng qua trong các quý nào các cửa hàng bán được nhiều hoa nhất.

4. Nhâp mũi tên xổ xuống trong hộp thứ hai và chọn Green Fill with Dark Green Text. Nhâp OK. Cúc ô C5, C6, C7 và C8 bây giờ đều là các số màu xanh lá cây với một nền xanh lá cây. Đây là 4 phần tử cao nhất trong cột này.

5. Chọn các ô D2 đến D8.

6. Nhấp nút Conditional Pormatting và sau đó rê xuống đến tùy chọn Data Bars và lên trên để chọn tùy chọn Orange Data Bar.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chương 3: Tinh chỉnh W0fksheet 75

Bây giờ mỗi ô có một thanh màu cam nửa đường qua ô. Nhừng thanh này làm cho dễ chọn các giá trị cao nhất và thấp nhất trong cột hơn nhiều.

Nêu muòn, hãy thử nghiệm với những định dạng có điều kiện cài sẵn khác. Hãy thử xác định những vị trí nơi bạn muôn sử dụng một số biểu tượng và tập hợp màu khác nhau.

Ỷ -----------------------------------------------------------------Bọn có tli€ úp dụnq nLiếu địnli (jọnq có điểu l<ĩện vòo các tộp l iợ p 6 nỉ>ư l!iế

cùnq mộl i ú c . i u tụ t có lliể hữu n!»ưri< 3ừ nq đí < uá xo. Y tưổrtq 3ànq

&0U â ịn l i < jgnq có đíểư k iệ n lò lỏ m c lio cỉễ h iế u ẳ o l iệ u Lt) ỉ n l i ìn ií io á n q <^Lia. M ế u

bọ n á p d ụ í iq qu ú n li iể u đ ịn k {Jọnq L liác níìQU và o các ô , t>ọn có I k ế k lìé h iế u

rt liữ n q q ì m ò da liỆ u ểancj n ố i c lio b g ii L iế í.

T ạ o đ ị n h d ạ n g c ó đ i ề u k i ệ n r i ê n g c ủ a b ạ n

Ngoài việc tùy biến các định dạng có điều kiện Jược cung cấp với Excel 2010, bạn cũng có thể tạo các qui tắc và dấu cỉ.i báo định dạng có điều kiện riêng của bạn. Để làm điều này, bạn chọn tùy chọn New Rule trôn danh sách xổ xuống Conditional Pormatting. Hộp thoại New For- m atting Rule mở ra như được minh họa trong hình 3.16.

ặeSecisRuỉeTYPC!

► P o r m a l O r t t y í d 5 c « 5 < ilA in

► ort/ lo? 0f b0'í0ffi t&*iked» Fo(fì«gl ony ihdtar âbov«or b<i4ovy » ộrV/ ưiuue 0' 'dveỉ^ a í « r m d j i t ? đ e t« ( iv w > « '.v h d * » c « ẵ s t o t v r r i ỉ ;

; t h c R l i c D < 5 c > * p t» c -i:

* . Porm at a li ceU» on t^ieir v»ỉue»:

ì Ị ^ m a t s i y t e : 2-Cotor SCđle •»

Ị Krvnum• T v p e : l o v v « s i V d l u e [ » ị

'! fĩij

Previevv: I ĩ* .-v.,; .! ' ' '

Kigh<${ Sđits 0

□

Catxti

Hình 3-16 Hộp Ihoại New Pormaỉỉing Rule.

Nửa trên của hộp thoại này cho phép bạn th iết lập loại qui tắc (rule) mà bạn muôn áp dụng. Nửa dưới cho bạn nhắm qui tắc vào chính xác những gì bạn muôn dừ liệu trìn h bày cho bạn. Làm theo những bước sau

http

://da

ta4u

.com

.vn/

76 Chương 3: Tinh chỉnh vvorksheet

đây dế’ học trưởc tiên cách thay đổi những màu nào mà Excel chọn cho nền ô trong định dạng có điều kiện và sau đó điều chỉnh qui tắc đó sao cho bạn có thể dễ dàng biết cái nào là Top 5 giá trị.

1. Chọn các ô F2 đến F8.

2. Nhấp nút C o n d itio n a l F o rm a ttin g và rê xuống để chọn New Rule.

Hộp thoại New Pormatting Rule xuất hiện.

3. Từ danh sách xổ xuóng Pormat Style, chọn 3-Color Scale và xác lập tùy chọn Midpoint sang Number.

Mặc dù bạn thay đổi định dạng có điều kiện, nhưng khung xem của dữ liệu đã Ichông thay đổi. Bạn phải lưu rule để thấy sự thay đổi.

4. Nhấp O K để áp dụng qui tắc mới.

Kết quả của rule được thể hiện trong cột F.Bạn có thể làm việc với các qui tắc cho bảng bằng m ột cách khác:

Nhâp nút Conditional Formatting và chọn tùy chọn Manage Rules. Conditional Porraatting Rules Manager md ra như được m inh họa trong hình 3-17.

C ỡ A d í t Ì o n ỉ t F ộ r m d í i l r » 9 R u l í s M a n a g e r

ghow Ivenattog íuểes •i ị ' X Cr>teRuk

R U e {A Đ phed n o r d « r ỉ h o w n ) Porrmt

C r» d e id Cok* S c â le

s t o p I f T r u e *

Dita&arT o p 4 A â 8 í3 C c Y y Z 2

»SĐS2X'S9-ỈCỉ2:ỉCS6

HIiiỉì

Õ k ~ 1 Ị Clese I

Hình 3 .17 Hộp thoại Conditíonal Pormalling Rules M anager.

Sử dụng hộp thoại này bạn có thể thấy và làm việc với tấ t cả qui tắc của bạn cùng một lúc. Để làm việc với một qui tắc (rule), chọn qui tắc đó và nhâp nút Edit Rule. Hành động này mở ra cùng một hộp thoại như tùy chọn Create Rule. K3ii bạn biên tập xong qui tắc, việc nhấp OK sẽ đưa trở lại danh sách quy tắc để bạn có thể làm việc với những qui tắc khác.

Áp dụng các cell style cài sẵn

Ngoài khả năng định dạng các ô bằng định dạng có điều kiện, bạn có sẵn một số cell style (kiểu ô) cài sẵn. Để truy cập chúng, chọii H om e >

http

://da

ta4u

.com

.vn/

S ty les > C ell S ty íes . Hành động này mử ra một danh sách mở rộng các cell style cài sẵn để bạn sử dụng như được minh họa trong hình 3-18. Những style này tương tự như các style m à bạn đã tạo trong bài tập địiih dạng ô. Sự khác biệt là bởi vì chúng được định sẵn, bạn có thể áp dụng chúng bằng một cú nhấp.

Chường 3: Tinh chỉnh vvorksheet____________ 77

I * yC o n d ỉtio n â l Porm at C €ll P o rn ìâ ttm g ’ ô i T â b l í ^ Styies

Styles ìA a e n l l - 2 0 ^ A c t e n l l - 4 0 H

A C C ^ n t i • 2 0 % A c c e r t u • 40%

A c í e n t S ' 2 0 % A c c e m s - 4 0 S

Éinphầiỉs Emphasisla n a

llo<mjỊ Sỉd GroJA ỉid M c K tr )

Nat$ĩ i ( i f ỉ A n d x c A O ir .o v

H e a d in g 1 Meâding2

r n r m « c S ỉ» les

2Ồ % ■ A c c e n t i 2 0 % - A c c e m 2

OuỉpiU

AuÊtkl2 • 20 Accânl2'4ơ% A Ci e n 1 4 • 2 0 ^ A c c e n u • 40%

A c c e n t ố - A c c e n t ó - 4 0 %

Sheet...

ĩ í i i l : M i f — H v r ^ r l i n k

'*C

Heỉdit(jị ỉ Heding<J T itle

' I n p y t

Total

2iỉ% • A c c e r > t ỉ 20% - A c c e n ỉ 4 2 0 % • A c c é n i i 2 0 % • A c c e n i e

4 0 H • A c c e n i i 4 0 % - A t c e n u 4 0 % . A c c ẹ n t a 4 U % - A « e n t 4 40% • A c c e n l S AG% - A c c e n t e

Cuư«Mcy C u i t r n c y (Ữ Ị P o i c t ‘n ỉ

Hình 3 .18 Các lựa chọn cell style Excel cài sẩn.

Các cell style có thể giúp bạn và những người khác hiểu dừ liệu của bạn. Tương tự, bạn có thể đễ dàng sử dụng quá mức định dạng có điều kiện, sứ dụng quá nhiều cell style trong worksheet cũng có thể gây bối rối.

Các cell style và những định dạng có điều kiện cài sắn là các gallery (thư viện), do đó bạn có thể đặt cursor lên trên các tùy chọn để xem những gì chúng làm đối với toàn bộ diện mạo của worksheet trước khi áp dụng chúng. Sử dụng tính năng này để tránh định dạng quá mức dừ liệu.

Đ ịnh dạng dữ liệu đ ể ch ia sẻKhi định dạng dữ liệu để in và chia sẻ, hây làm cho diện mạo của các

vvorksheet cải thiện dữ liệu - khòng làm giảm giá trị của nổ. Để giúp bạn đạt được mục tiêu này, Excel 2010 có các theme cài sần vón là một cách nhanh để định nghĩa các style và định dạng của workbook.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

78 Chương 3: Tinh chỉnh worksheet

Á p đ ụ n g c á c t h e m e

Bạn có thể sử dựng OíTice 2010 đô’ <lỊnh nghĩa một diện mạo chung cho mỗi tài liệu mà bạn tạo. Diện lĩiạo của tài liệu được định nghĩa trong một theme. Các themc chứa thông Un về các phần tà i liệu, các font, màu, style sheet và những phần tử khác. Mặc dù Excel 2010 không hiểu tấ t cả phần tử themo, nhưng nó cho phóp bạn áp dụng các color scheme, font scheme và các hiệu ứng thông thường cho các phần tử đồ họa.

Ý tương đàng sau các theme ìà cho phép bạn áp dụng nhanh định dạng vào một tài liệư sao cho nó trống chuyên nghiệp. Excel 2010 sử dụng một theme trên mỗi \vorkbook. líhi bạn chọn một them e cho một đoạn của workbook (ví dụ, một sheet, chart hoặc table cụ thể), them e đó được áp dụng vào toàn bộ \vorkbook.

Đế' thấy các theme được áp dụng như thế nào và cách thay đổi chúng, bạn quay trở về bảng trước khi bạn đã áp dụng định dạng có điều kiện và sau đó cập nhật định dạng bằng việc sử dụng các theme.

Làm theo những bước sau đây:1. Mở íĩle Chapter3JuniperFlowers5.xlsx.2. Nhấp trong bảng.

3. Chọn P ag e L ayou t > T hem es > Them es.

A.ì Ịa'c<is' -

Oj i x v -i

; Aa I A,> I ' Aa

A d ] > ' A a 1 ; Ằ a Ị

' ? r ' V ,1* f , « : • ••

Â.Í I I A p- I • • •1: — ‘ 8’ • : .1 ' C C v i - í ' '

- l ' ^ Jic r:» tiv í

I Aa ì ; i Aa ' Aa T||! A n ì' t p ' Btx** I I

* »1 í

f n a h f

• J ‘ í IK e h . í s

Danh sách các theme có sẵn trên máy hiển thị. Theme h iện hành được bật sáng bằng màu cam.

í Aa j ■ Aa

ic r:» tiv í

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chương 3: Tinh chỉnh worksheet 79

4. Cuộn qua các them e có sẵn.

Chú ý rằng khi bạn di chuvon qua mỗi theme, nó cho bạn xem trước nhanh trên bang.

Mếu chỉ các. fonl l[icii| d Ổi Uiỉ bọtỉ iì c!iu(jến quo cóc ilieme c6 $đn, cupscr kkênq

riàrn Ironq Lóric) liũỢ(t ảci liêu UkCcỉq I/CC djr>li nqliỉo mộl tđnq . Mếu tg n

Miônq Ồ trcnq riiộl iDdĩK}, cỏc pliổn lứ lkcrn€ (ìuij rikđi dự ng ntiư tkatj ẩểí lò các

íonl. plỉần lử ikernc l<íióc kkônc) ẩược ó p d ụ n q ) c dữ liệiit ăỏ Excel

20ì0 tkôxiCỊ biếl xcni trước Í ổ \ phđti \ ù nòo tpcnq s* dó.

5. Nhấp biểu tượng theme Median để áp dụng ? ó vào workbook.

Ìa a *’ ỷ ----------------------------------------------------------------

Mếu bgn niuốn Tim hiếu ikcm vể các tlieriie, cỏc chi ết ẩucc Ipìn tportq

cLưonq 8 .

T i n h c h ỉ n h c á c s t y l e

Ngoài khả năng định dạng nhanh trên các workbook, bạn có th ể tinh chỉnh điện mạo của dữ liệu sau khi áp dụng theme. Bạn có thể thay đổi các font và màu được sử dụng và diện mạo của các hình đồ liọa bằng việc sử dụng các tiến trình tương tự đã được thảo luận trước đó trong chương này để áp dụng các thay đổi font, thay đổi stylo và những thay đổi màu.

Giả sử theme Median mà bạn vừa áp dụng sử (lụng các íbnt và style mà bạn muốn cho bủng, nhưng bạn muốn sử dụng các màu khác Iihau trong bảng. Làm thoo nhữiìg bước sau dây dê’ thay đổi các màu được sử dụng trong bàng:

1. Nhấp bất kỳ nơi nào trong bảng.

2. Chọn P ag e L ayou t > T hem es > Col- o rs.

3. Di chuyển qua các màu được trình bày trong danh sách xổ xuống.

Các màu của các ô bảng và các màu cua text thay đổi nhưng các font và định dạng thì không thay đổi.

A - ì - ' B C M A I L [ C o m p a t

H ' H ọ n u Í A s « r t I > a g < U y o u t

% 1

E U i U ĩ r t ^

Ớ Í « I Í Í

■ r ~ i K > a H

■ v . O C ì B S i ổ - ữ < ‘

■ - s p « f t

■ C o r r C & M t t c

■ S y a . t )

r r "

P l O r t

F ô y n d r /

4 * ' S Z ; n a a

ỉ M A I

6 c p ^ r

7

8

H D * 'O f v í < r i t

D D JS f l

O u ậ ì

C u q m

P i p t i

1 0 A G B

: 1 M C m . W M m n m t e c n n K

• ^C A ■ T » « 1

1 KE ■ m m m m m m U f ỉ ỉ 9 n

1 MC *■ M m m m m m . r r t f V

CO

http

://da

ta4u

.com

.vn/

80 Chưđng 3: Tinh Chĩnh vvorksheet

4. Nhâp các màu theme Concourse từ danh sách' đề áp dụng ợhúng vào bảng.

5. Di chuyến đến ô SheetllA l.

6. Chọn các ô SheetllA l qua Sheetl!G8.

7. Chọn I n s e r t > T ab les > T able.

8. Nhấp OK.Chú ý rằng bảng mới có định dạng từ theme Median nhưng có các

màu từ them e Concourse tương tự như bảng gốc.Khi bạn tinh chỉnh một theme, bạn tinh chỉnh các xác lập cho toàn

bộ workbook. Nếu bạn muốn áp dụng một sự thay đổi màu vào chỉ một trong các bảng trong workbook, sử dụng các công cụ định dạng bảng được thảo luận trước đó trong chương này.

Kiểm ch ú n g tò i liệuPhần việc tạo một tài liệu chuyên nghiệp là bảo đảm rằng nội dung

chính xác và được trình bày chính xác. Excel 2010 có m ột số công cụ kiểm chứng cài sẵn nhằm giúp bạn bảo đảm rằng dữ liệu th ể hiện trên các bảng tính là chính xác .

K i ể m t r a c h í n h t ả

Hầu hết khi người ta tạo các tài liệu, họ chú ý đến những gì m à họ muôn nói chứ không phải những ^ họ gõ nhập. Nếu tấ t cả tà i liệu Excel 2010 gồm các số thuần túy, bạn không cần bận tâm về việc kiểm tra chính tả. Dù vậy, nếu điều đó xảy ra có lẽ bạn không sống trong th ế giới thật. Trong th ế giới th ậ t thậm chí các bảng tính cũng có tex t cho các tiêu đề cột, tiêu đề hàng và những phần tử text khác.

Làm theo nhừng bước sau đây để tiến hành kiểm tra chính tả:

1. Đóng bất kỳ fíle mà bạn mở. Mở file Chapter3JuniperFlowers6.xlsx.

File này chứa cùng một dữ liệu mà bạn đã làm việc trong chương này. Tuy nhiên, các lỗi gõ nhập đã được thêm vào để bảo đảm rằng bạn thấy các hộp thoại kiểm tra chính tả.

2. Nhấp trong ô SheetlIA l.

3. Chọn Revievv > P ro o fin g > Spelling.

tnỉíTt Pa9«

^ 4 LlI :4t p í 11 iri > e * K h Vn l ỉ T f í m A l t n«vv

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chương 3: Tinh chỉnh vvorksheet 81

Hộp thoại spelling xuâ't hiện với từ sai chính tả đầu tiên được thể hiện ở nửa tríin cùa hộp thoại và những tùy chọn để sửa lỗi chính tả ở nữa dưới.

4. Chọn đúng từ và nhấp nút Change.

Excel 2010 di chuyến trực tiếp sang từ sai chính tả tiếp theo hoặc mở hộp thoại được minh họa trong hình 3-19.

M ic ro ỉo r t O ffĩce Excel

Do you W ùnt to conQnuc ch cd jn g o t tho b c g in rin g o f th c o h c e t’

Y e s N o

Kình 3 .19 Thông báo Continue Spell Check.

5. Bất kế tùy chọn nào được đưa ra, tiếp tục cho đến khi bạn sửa tấ t cả lồi chính tả.

C á n h â n h ó a c á c t ù y c h ọ n c h í n h t ả

Bạn có thế cá nhân hóa các tùy chọn chính tả bằng việc sử dụng một trong các trang trong Excel 2010. Đế truy cập những tùy chọn này, làm theo những bước sau đây:

1. Nhâ'p nút Office và sau đó tìm nút E xcel 2010 O p tio n s và nhấp nó.

Rec nt

2. Trong cột trái, nhấp từ Proofing.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

82

Các tùy chọn kiểm chứng xuất hiện ở phía bên phải hộp thoại như được minh họa trong hình 3.20. Các xác lập bạn thấy là những xác lập mặc định cho Rxce] 2010.

9 S

________________________________ Chương 3: Tinh chỉnh vvorksheeí

ĩ .

*>* *

I ,v r

( .

• : 0 4 iị

'■ j r . i 'U

/ L n ìc I cvt

a:-*! t >, i | I*J y. ~|

\V-:<»A' ù»t«íhj JJ •rt-<fOv’ ?tíif|».ípfk«j *I»<

0 Ỉ5"6*<[ ' ' ì l^t>oie Jiisl t If J>j l ' f

r ~ l J . ' í * t i ' í . i « . i . u » K * í ệ i n I » f t i h

r I <*5*^ T * » - J rt Í'J >

.'n5Jsỉ

ỉ p j r i r ộ 3 ĩ:

t 5 i l . 5 i j Ể V ' ’‘ : 3 » s ' t i i i i r , V

jỂ'*K UA f \ ; « j - í» ? IÍT-5'«1' V

y í* '*rặji3t ỉ '* n r ư i

r**4 < 4 n jì Ỉ*k0 f»»,' /P*;i V

ỉ «9 »< I c l< »o; •>!'*, V

V ,

Hình 3 .2 0 Danh sách kiểm chứng Excel Options.

3. Nếu bạn muôn thay đổi bất kỳ xác lập, hãy làm như vậy và sau đó nhấp OK để lưu các thay đổi của bạn.

Sử dụng ThesaurusĐôi khi lúc bạn tạo một tài liệu, bạn không nghĩ đến đúng từ để sử

dụng ở một vị tr í nhất định. Trong tình huông này OíTice Thesaurus trở nên tiện lợi. Bạn có thể kích hoạt, khung tác vụ Thesaurus bằng cách sau đây: Sau khi chọn từ hoặc toàn bộ một ò, chọn Review > Proofing > Thesaurus. ơ trong hai trường hợp, Excel 2010 cố tìm các tùy chọn cho tcxt được chọn. Làm thoo những bũoc S í \u ổây:

1. Hãy chắc chắn rằng file Chapter3JuniperFIowers6.xlsx mở và rằng nhìn thấy được tất cả dữ liệii trong bảng.

2. Nhấp trong ô SheetllA l.

3. Chọn R ev iew > P ro o íin g > T hesau rus.

iB G - t

M o m e í n s c f t

ù JS p « í l i n g f t e $ e 3 K h T h e ỉ a u í ^

P i o o i m

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chưdng 3: Tinh chỉnh vvorksheet 83

Khung tác vụ Research xuất hiện với tùy chọn Thesaurus hiển thị như được minh họa trong hình 3.21.

T l ì e s à u r u s ; Ẽ r > 9 l s r t Ợ j r t t ệ d » !

- ^

J 7 h e « o r u s tí>gỉ»sh (ư m te d s t a íe ĩ )

_f d a y (n .)

dây

ồữìês i C ao 't tưid it?

T< V o n é & f u > « ỉ « ỉ l t Ế r n ả t i v e s

ty 5ê« Hèlp f;*f f>tnts 0/1 r c í i n in ạ y o u r s e a r c h ,

o th e r p ta c e ỉ to ỉe d rc h

^ & â f i h * T iè f ' in :

fỉtíef v;« èoeksAjlíle5ỉà*ch S'lè$

Hình 3.21 Các tùy chọn Thesaurus trong khung tác vụ Research.

4. Để thay th ế từ hiện hành bằng một trong các lựa chọn, nhấp đôi một lựa chọn.

L à m v i ệ c v ớ i k h u n g t á c v ụ R e s e a r c h

Như bạn vừa thấy, khi bạn mở Thosaurus, bạn kích hoạt Idiung tác vụ Research với các tùy chọn Thesaurus được chọn. Tuy nhiên, một sô” tùy chọn tìm kiêm khác có sẵn từ khung tác vụ này bắt đầu từ Thesau- rus, translation Service (dịch vụ biên dịch), và từ điển (dictionary) đến nhiều site tìm kiếm trực tuyến khác nhau thuộc mọi loại.

Phần còn lại của khung tác vụ Research làm việc như Thesaurus. Bạn chọn từ, cụm từ hoặc ô mà bạn muôn tìm kiếm và chọn R ev iew > P ro o íin g > R e se a rc h . Các kết quả xuất hiện trong khung tác vụ Re­search.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

84 Chương 3: Tinh ch ỉnh w orksheet

Đ iểu b ạ n cầ n b iế t

Đ ể b iê n d ịch v in b ả n cheo cá ch dễ dàng , c h ọ n v ă n b ả n và SIÌU đó ch ọ n R cvie\v > P ro o íin g > T ran s la te .

In W orksheetKhi bạn sẵn sàng in một bảng, bạn có thể thực hiện m ột vài tinh

chỉnh khác đối với bảng tính. Có thể bạn muôn thêm một header, một footer hoặc một sô” thông tin khác vào sheet để nhừng người khác xem dữ liệu của bạn biết dữ liệu đã được thu thập khi nào và thông tin quan trọng khác. Để thêm những phần tử này trong Excel 2010, bạn sử dụng các núl trên tab Page Layout. Tuy nhiên, trước khi bạn thêm những phần tử này có thể bạn muốn thấy bảng sẽ trông như th ế nào khi nó được in ra. Để thấy nó, sử đụng tab View.

Khi bạn đã tạo báo cáo hóa đơn trong chương 2, bảng tính đã được trìn h bày bằng định dạng theo từng trang thay vì trong chỉ các hàng và ô mà có thể bạn quen thấy. Để thấy các bảng như nó sẽ in. ra , chuyển sang khung xem Page Layout. Làm theo những bước sau đây:

1. Mở file ChaptGr3JuniperFlowers7.xlsx.

2. Chọn V iew > \V orkbook V iew > P a g e L a y o u t V iew .

‘ • 'ĩ • B G -M A ĨL ( C o m p a t ib ỉ í i t y M o c le l - M ic r o s o f t E r.c e l (T e c h n ic a l. . . Ị - Ix

Hom « In s t ít P a ọ ỉ Layooí F«rm ulas D i ta R í» K W .H A I De

. ị JPau«B.«lP.ívi«w , :vjFonm.i5BM ,1:

N o rm à i P d 0 ‘^ ! v 'C r i đ l i n e ỉ lV j H ỉa d io ^ s ĩ i o m t ôs« 'e c t‘ ữfì

V k ỉ . « . i ^ h o v .

Khung xem thay đổi thành một khung xem theo từng trang. Chú ý ràng bảng được tách qua hai trang, Đầy không phải là những gì mà bạn muôn.

Bây giờ bạn có thể thấy bảng thu nhập sỗ trông như th ế nào khi in ra , bạn cần tinh chỉnh định dạng để làm cho nó có hiệu quả cho việc in cũng như xem.

Làm ch o b ản g n ằm vừa t r ê n một t rang

Bước đầu tiên là làm cho bảng nằm vừa trên một trang. Theo mặc định, các trang được tạo trong Excel 2010 được tạo dưới dạng các trang portra it (thẳng đứng). Các trang portrait cao hơn chiều rộng của chúng. Đối với bảng của bạn, bạn muôn một trang landscape (nằm ngang) - trang rộng hơn chiều cao của nó. Cách tô t n h ấ t để h ình dung chế độ portra it so với chế độ landscape là xem m ột tờ giấy 8 V 2 X 11 inch. Khi

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chưdng 3: Tinh chinh vvorksheet 85

bạn giữ giây như bạn thưừng viết lên nó, nỏ nằm ở chế độ portrait. Khi bạn xoay giấy sao cho nó nhm về một phía, nó ở chế độ landscape. Hai thuật ngữ này xuất phát từ thế giới nghệ thuật: Các bức tranh chân dung thường được vẽ trên các trang cao hơn và các phong cảnh thường được võ trên các trang rộng hơn.

Khi bạn thay đổi layout bảng từ chế độ portrait sang chế độ land- scape, báng nằm vừa vặn hơn trên một trang in. ớ đầu các bước tiếp theo, bảng trông giông như bảng được minh họa trong hình 3-22.

1 \' c

ĨCèi " Quế/t«t • (kw «f incomv • p)^nt lồ(Qfi:e * B^llỡon Ịncon>e 'ỉ yw> 0UJ’ 2006 03 ỉ n ự - o ì sooo- iooe Q2 129ÙG ĩ m &S00

Ỉ006 Ql 15U00 ỉioo &SOO* r* < 2006 04 lỉSOO 5Õ0 ỈỈ40

» K ữ ĩ Q1 ÌMOO 6*’0 sso

'i '2CI07 Ũ3 3Ỉ000 l ì ^ » 0 0

l o t ^ i 9ỈS0Ổ ỉ « w i~ ? nJ1 r» i.' ị

l í ; 1fV

I" ả /• < > »1 ‘ -cVi 1 ặ ■ * '

Hình 3 .22 Bảng trong khung xem Paye Layout ủưới dạng một trang "p o rtra ir .

1. Chọn P a g e L ay o u t > P age Setup > O rio n ta tio n .

2. Từ danh sách vừa xuất hiện, chọn Landscape.

Các cột A đến G bây giờ xuất hiện trôn trang đầu tiên như được minh họa trong hình 3-23.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

86 Chương 3: Tinh chinh worksheet

. 4

đ 1«

. ic,L 71

•“ M r« « > ■ V > V T Ỉ

i t M • Q tá j r l « i • I IK 0 I II* • t M l o v n ifH o n > « • t 9 r / ỉ ỉ v n * d > v o m « • f e o 4 l M « i n « •

o v n K(Q «ou n o MO20MQỈ Ỉ1M0 2MỮ MEO ỈỈOO U9»M 02 uooo Ỉ7«0 iXữ U90 »wm » C i i X M I M U C Q U 9 0 n o

m i oa lỉSíVt MT. 1M3 ỈISO rtOữn07 Cỉ Ỉ6X0 67S ỈM IMt 990mỉ ữỉ ìiOữO IM 00» ìiứO M

I(««l 9 tv » vnữ HV

JÌL

ị

Hình 3 .2 3 cùng một bảng trong khung xem Pagc Layout ỉiưứi úạng m ộỉ trang "landscape".

Điều chỉnh các lề

Trong một số trường hỢp, dữ liệu quá rộng không thể nằm vừa trên một trang với các lề thông thường, thậm chí trong chế độ landscape. Nếu bạn cần điều chỉnh các lề, sử dụng nút M argins trê n tab Page Layout.

1. Chọn P ag e L ay o u t > P a g c S e tu p > M arg in s .i . ' V I ! > • « - » F ^ r f n u l â ỉ D k U

1 •“ í ^_ A

1 i Ỉ . Ĩ Ằ [

k ^ ỉ < f } i A t ỡ ( i * n ( A t i o n ' . . ĩ f P ì » n r B

• •

^ l . k » ( k m < v u i

T . ị . J •»»> 1

- i * N

ĩ i j n ĩ ^ t ị -

T v , ' Ệ o n * * M n ' • ? s

• P m H ' • >

\ ’ỉ t ( U

T , . f . 1*

l - » T ị

- t h t . i - H i * F J v \ f i 5

T - I - ■ ỉ í - > « r ĩ ' j u i 'k • $

* F * i i * . t « '*• í

2. Từ danh sách xổ xuông, chọn Narrow đế thay đối th àn h các lề nhỏ hơn xung quanh tài liệu.

Tất cả cột từ A đến I bây giờ nằm vừa trên m ột trang như được minh họa trong hình 3-24.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chướng 3: Tinh chỉnh worksheet 87

i R - - ứ »1(

i

1 ieề/ ' C]U«rter ' •! iMMt# * ^oo0lfK«nit *

1

i7007 02 99<x 60t NC 199 1

aoet J} ÌIO^ ĨHK ĩ i n Me ị4 im oỉ C ỉ ÌXOO ĨXữ iM 13» KC 1

;t9» IÌ0» ĩỉce 6sef 3 ^ 7Wc ; laoo Iite> lUỢ ỉ m 1 :- ' » 0 7 *Jl lUứữ i ĩ t iyo IMO 9M 1

• . ưen7 1,3 IKứ ìiõO i*. i Ì9UI 9IMV tMH) i t ỉM 9ỂU) ũ i ị

1

:;ỉí • ĩ i

Í

i

Ị ) 81

i

9 ■'* 5 1

1

•'3 1■■1 ... , 1 :

Hình 3 .2 4 Bảng dược úiểu chỉnh dể in chính xác.

Thêm m ộ t h ea d e r và íooter

Bây giờ bạn sắp tạo một tài liệu được định dạng hấp dẫn. Bước tiếp theo là thêm một haeder và footer mô tà mà sè in với tài liệu:

1. ở phần trên cùng của sheet, ngay trước khi các dòng dữ liệu bắt đầu, nhấp dòng Click to add header như được m inh họa trong h ình 3-25.

----------^ ^ ^ ^ ^ — n

1 v««t ’ ' *Ww«MrKMn« vlKit * 64aooAiiK<Kn* • * FMdincom« ’. X m i 0 2 eoM m o *00 MV 10»< Ỉ M O Ỉ ỈỈOU ỈMQ MCO Ì\Q 9 4*0

. i ỈWUỈ2 Ỉ20U1 ỉ/uo ỈM0 LAO Kữ

Kinh 3 .2 5 M ộ t sheet Excel trong khung xem Page Layout khồng có vùng header dượcxác định.

2. Gõ nhập Jun iper Flowers Quarterly Sales Summary.

3. N hấp nơi khác trong bảng tính.

4. Cuộa xuống qua sheet cho đến khi text Click to add footer xuất hiện, trong một vùng trống ngay bôn dưới hàng 34. Nhấp text.

Tab ngữ cảnh Header and Footer Tools Design xuấ t hiện.

5. C họn Header and Footer Tools Design > Header and Pooter > Pooter.

6. C họn phần tử cuôl cùng trên danh sách, phần tử bắ t đầu với P repared By và kế t thúc với ngày tháng hiện hành.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

88___________________ Chưdng 3: Tinh chỉnh worksheet

Chú ý rằng íooter đâ được tliể hiện ở giữa dưới cùng trang, nhưng ngày tháng sẽ được- thay thr*' bằng [Datol- Nó yêu cầu Excel 2010 chèn ngày tháng hiện hành khi bạn in tài liệu. Bạn có thể thấy nó trông như thê nào trong hình 3-26.

7. Nhấp vào một trong các ô cùa tài liệu để bảo đảm rằng íooter không còn đưỢc biên tập nữa.

: : 'í

.... - ______________________r " --

Pooter

Hình 3 .2 6 Bàng với mộl tooter được thêm vào.

In tà i liệu

Sau khi bạn tinh chinh xong bảng, bạn sẵn sàng in tài liệu. Làm theo những bước sau đây:

1. Chọn F ile > P r in t .

Hộp thoại P rin t xuất hiện.

2. Chấp nhận các tùy chọn in mặc định, nhấp nút OK và in tài liệu.

Hoặc, bạn có thể in tài liệu bằng cách sử dụng nút Quick P rin t trên QAT. Nút này chấp nhận các xác lập in mặc định và gởi tài liệu sang máy in.

Bạn có th ể định dạng bảng tính nhiều hơn nữa. Bạn có th ể thay đổi nền (background) của sheet thành một ảnh, thêm một ảnh chẳng hạn như một logo hoặc bức íinh chụp tòa nhà vào một vùng của sheet, hoặc thậm chí thêm các phần tử đồ họa vào các cột đế thể hiện các cột đại diện cho những sản phẩm gì. Bạn tìm hiểu thêm những tùy chọn này trong chương 8.

Hãy nhớ rằng bạn thêm càng nhiều nhừng thành phần phụ, khả năng định dạng sẽ làm xao lâng đi dữ liệu càng nhiều. Các phần tử có thể hữu dụng như các phần tử thiết kế, nhưng hãy giới h ạn khi thêm chúng vào.

Phục hồl t rở lại khung xem dừ liệu

Sau khi bạn đã in xong, xem lại các ô thì dễ dàng: chọn View > Workbook Views > Normal.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chương 3: Tinh chỉnh w o r k s h e e t _______________ 89

T ỉ iu ậ t n g ữ

C olum n w id th (C h iều rộng CỘI): Chiểu rộng của tất cả ô bên trong cộỉ. Tất cả ô trong một cột có củng một chiếu rộng. Nếu dữ liệu cho một ô quá rộng không thể hiển thị trong cột. dữ liệu hiển thị dưới dạng m ột loạ t các dấu pound (cho dữ liệu số) hoặc được rút ngắn (cho hầu hết các trường hỢp của lext,

C o n d itio n a l to rm a ttin g (Đ ịnh dạng có đ iểu kiện): Đ ịnh dạng củ a dữ liệu theo các qui tắc dưọc định nghĩa dể thể hiện những đ iểu khác biệt trong dữ liệu đó. Những qui tắc mà bạn sử dụng có thể định dạng nội dung của ô, nền ỏ. text ô hoặc các biểu tượng vốn được thể hiện với nội dung ô. M ột ví dụ đ iển hình vế định dạng có điểu kiện là áp đụng các thanh dữ liệu (data bar) để cho thấy kích cỡ của phần tử dữ liệu liên quan đến những phần tủ khác trong dãy như thế nào.

P ilter; Hiển thị ch ỉ các hàng dữ liệu đáp ứng một tiêu chí được ấn đ ịnh. Dữ liệu dã được lọc ra vẫn nằm trong vvorksheet; nó chỉ không được hiển Ihị khi các bộ iọc được bặt. Lọc dữ liệu thường được sử dụng để làm cho các dataset tởn đễ quản lý hơn dể đánh giá dữ liệu. Lọc dữ iiệu cũng được sủ dụng để tìm lời giải đáp cho những câu hỏi cụ thể.

P orm attìng (Đ ịnh dạng ): Diện mạo của các ô bên trong vvorksheet. Định dạng cũng có thể dược áp dụng vào các phần của vvorksheet hoặc vào toàn bộ vvorksheel. Tuy nhiên, tại cấp cơ bản, tất cả đ ịnh dạng trong Excel ảnh hưòng đến một ô được áp dụng lại cấp ô.

H eading (T iêu để): Tiêu dể của một cột trong dữ liệu. Nếu các tiêu đề không được xác định trong hàng dữ liệu dầu tiên, các tiêu đề cho dữ liệu là các tên cột.

Landscape : Một hướng giấy trong đó chiếu rộng của g iấy lớn hơn chiều cao của nó.

Page layou t: Mầu th iế t kế vế diện mạo cùa dữ liệu sao cho nó in theo cách bạn mong dọi, Tab Page Layout chứa các nút làm dẻ dàng v iệc trinh bày hoặc sắp đặt dữ liệu.

P ortra it: Một hướng giấy trong dó chiều cao cùa giấy lớn hơn ch iểu rộng của nó.

P ro o lin g (K iểm chứ ng): Tiến trình kiểm tra nhằm bảo đảm rằng nội dung worksheet được v iế t đúng chinh tả và sử dụng đúng các từ và có đúng định dạng.

Row h e ig h t (C h iều cao hàng): Chiều cao của mỗi ô riêng lẻ bên trong hàng, Như với ch iều rộng cột, tất cả ô bên Irong hàng có cùng m ột chiều cao. Nếu dữ liệu không nằm vừa vặn, chi một phiên bản được rút ngắn của dữ liệu xuất hiện.

S ort: Sắp xếp lại các hàng dữ liệu dựa vào những g iá trị hoặc định đạng của các ô của m ột cột. Khi dữ liệu được phàn !oại trong Excel, các hàng đữ liệu được xem là các record (bảng ghi) thay vì các ô riêng lẻ.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

90______ Chương 3; Tinh chỉnh worksheet

T a b le (B ản g ): M ột tập hợp hàng và cột ô được định nghĩa có thể được định dạng, dược đặ t tên và được xử lý dưới dạng một thực thể đơn.

T ra n sp o se {C huyển d ịch ): Chuyển dịch dữ liệu sao cho dữ liệu trong các hàng được chuyển dịch vào các cột và dữ liệu trong các cột được chuyển dịch sang các hàng.

Thực hành1- L iệt kê hai trường hợp trong đó bạn cần điều chỉnh kích cỡ của

cột hoặc hàng trong một ô.

2. Sau khi bạn làm theo nhưng bước sau đây, dư liệu sẽ được dán bao nhiều lần?l.Chọn ba ô

2.Sao chép các ô

3.Di chuyển sang bên trái ba ô

4.Dán

5.Di chuyển sang bên trá i thêm ba ô nữa

6.Gõ nhập Excel 20107.Gán

3. Hãy cho biết ba ưu điểm của việc kết r lóm dữ liệu thành các bảng.

4. Đúng hoặc sai: Bạn có thổ làm cho tab Table Tools xuất hiện bâ”t cứ lúc nào bấ t kể bạn có làm việc trong một bảng hay không.

5. Các bước nào để áp dụng định dạng có điều kiện dấu dừng (stop) vào m ôt chuỗi các ô?

http

://da

ta4u

.com

.vn/

6. Tab nào được sử dụng để thay đổi diện mạo của w orksheet khi in nó ra.

Chương 3: Tinh chỉnh worksheet 91

7. Làm th ế nào bạn biết liệu một từ trong một ô có bị sai chính tả hay không?

8. Liệt kê các bước để in vvorksheet.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

92 Chương 4: Tim hiểu các công thức Excel 2Q10

Tìm hiếu cóc công thức Gxcel 2010

Những điềm chính:M 'Hm hiểu các côtìiị ihức cơ Ixiììu Hoàìi ĩoàìì hỉển các ỉham cbiốìi ù^ Qĩ^vểĩ cỉịìih các tìiv chọn ILxcoỉ cho các cùn^ thứcM S ử c i ụ i ì i ị I ' Ị I Ì Ỉ CỈ Ì 0 ÌỈ \V iz ( ỉr < l

M Thôììì các côỉìiị ỉhức rào nhiờn ivorkshi^ei

ẫ t S ử c l ụ ì ì g d ỉ ì H ộ ì i t ừ Ì i h ì è i i i v o r k s h e c t

^ Học rề ììhữn^ hàĩìi kháclỄ D ặt ĩõ)ì các dãy và cù)ỉiị ỉbứí'

Khỏi đ ộ n g

Câu hỏi

1. Công thức là gì?

2. Một công thức có thể tiế t kiệm cho bạn thời gian như thế nào?

3. Làm th ế nào bạn quyết định một ô chứa một giá tr ị hoặc một công thức?

http

://da

ta4u

.com

.vn/

-ỉ. Sự khác biệt giữa một tham chiếu ô tuyệt đôi và một tham chiếu ô tương đôi là gì?

õ. Hãy nêu lên một trường hợp trong đó bạn không mucín các công thức tự động tính toán.

6. Các qui tắc kiểm tra lỗi nào có sẵn trong Excel 2010

7. ưu điểm của việc sử dụng Punction Wizard so với gõ nhập các hàm ngay từ đầu là

8. Các hàm nào có sẵn cho các ô chứa text?

9. Ngoài các tên cột, tại sao bạn muốn sử đụng một dãy được đặttên?

Tăng tôcNếu bạn đã quen thuộc với việc sử dụng các công thức để tín h nội

dung ỏ trong Excel 2010, hãy nhảy đến chương tiếp theo.”ì% /ấ " ột phần sức mạnh cùa Excel 2010 là khả năng nó tính những

\ i I phép tính cho bạn, Thay vì nhập dữ liệu bằng tay, bạn có^ T .A .th ể nhập một công thức và yêu cầu Excel 2010 tính các giá

trị trong một sô’ ô. Các công thức bắt đầu từ các phép tính chuỗi ô đơn giản nhất đến những công thức nghiệp vụ và công thức toán học phức tạp nhất.

Ciíc công thức trong Excel làm việc trên đừ liệu số, tex t và tấ t cả loại dữ liệu khác. Các công thức có thế được xếp lồng bên trong một ô hoặc bằng cách sử dụng một tham chiếu ô. Khi bạn làm việc qua chương này, bạn sẽ học cách khai thác sức mạnh của công thức và ra lệnh nó làm công việc cho bạn.

N hững g ì bạn cầ n b iết v ề cá c côn g thứcHãy nghĩ về lớp học toán ở trường tiều học. ơ dó có lẽ bạn đã học các

sự kiện toán bằng việc học thuộc lòng '’1+1=2". Đó là một công thức. Trong Exccl các công thức cho phép bạn thay thế các tham chiếu ô cho các mục nằm ở phía bên trá i dâu bằng và lưu trữ kế t quả trong ô dược chọn.

Khi bạn xem qua vi dụ cơ bản đó, bạn bắt đầu thấy sức m ạnh của các công thức và tại sao bạn cần hiểu chúng. Ví dụ, trong sự kiện toán học cơ bản 1+1=2, nếu bạn lưu trừ hai sô' 1 trong các ô A1+A2, bạn có thể lưu trữ công thức trong ô A3. Công thức đó trông giống như sau: =A 1+ A 2. Mặc dù nó đọc lùi lại từ dừ kiện toán học, nó thể h iện cùng m ột thứ: ”trong ô hiện hành A3), đặt giá trị tìm được bằng việc cộng nội dung của AI và nội dung của A2".

Chương 4: Tim hiểu các công thức Excel 2010__________________________^

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Tại sao sử dụng một công thức cho một thứ nào đó đơn giản như thế? Bởi vì bạn có thể thay đổi các giá trị trong AI và A2 và cho một công thức Excel tính giá trị mới cho A3. Sau khi bạn hiểu khái niệm này,, bạn sẵn sàng tiến đến cấp độ kế tiếp cúa công thức.

Trong chương này bạn làm việc với một số dữ liệu nghiên cứu thị trường mẫu. Các nhà nghiên cứu thị trường không chỉ cần biết toàn bộ nhừng ý kiến từ những người tham gia cuộc khảo sát mà còn có khả năng áp dụng nhiều công thức khác nhau vào dữ liệu được thu thập để quyết định những nhóm người tham gia khác nhau phản ứng như thế nào.

Tạo một công thức cơ bảnCách cơ bản nhất để tạo một công thức là chọn một chuỗi ô, cho Excel

2010 biết công thức nào mà bạn muốn sử đụng và cho Excel quyết định công thức sẽ là gì và câu trả lời nên nằm ở đâu.

Ví dụ, khi một cuộc khảo sát được hoàn thành, các kế t quả khảo sát từ một sô" địa điểm khác nhau cần được kết hợp. Một trong những điểm dữ liệu đầu tiên cần được khám phá là tổng sô' người tham gia. Để khám phá, bạn sử dụng một số dữ liệu mô phỏng và công thức Sum.

Sum cho phép bạn chọn một chuỗi ô và yêu cầu Excel 2010 tự động tính và cập nhật tổng. Trong các bước sau đây, bạn sừ dụng hàm Sum để tìm tổng sô' người phản hồi từ một số địa điểm:

1. Mở file Excel MarketResearchl.xlsx.

Sheet đầu tiên xuất hiện như được minh họa trong h ình 4.1.

94_________________________ Chường 4: Tìm hiểu các công thức Excel 2010

-i ; . v <.f 5 - í * * • T

«•

Ì ‘ '* rAS ' ' ' ' ' • ' • •- - s ' . i • ? * T c í ' ỉ S ỉ

í

ị

5 O v ệ r i * s ' t ĩ . ^ V i i r v

1 11 ;

' t t ì 1. 1

. ì '« r ỉ 1 '

'

.} k < v * ĩ * m ‘t f : ệ r ỳ

Ịi.* i ,*I*Ệ 0 Ị

. . i t ‘ i " i r

f ■ ‘ r

ẳ .« t« ỉ4

'K• • • » • ■ X í-tnn iiy i . :•

..

Hình 4-1 Tổng sỗ' người phản tiổi.

2. Nhâp trong ô H 2.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chương 4: Tìm hiểu các còng thức Excel 2010 95

Chú ý rằng ô H3 chưa có giá t r ị . Bạn sẽ thêm công thức vào ô này.

3. Chọn các ô B2 đến H2.4. Chọn H om e > E d itin g > A utoSum .

; !ị i i

More P u n c t io n ĩ .

Bước này đặt công thức Sum trong ô H2 và th iế t lập công thức để cộng các ô B2 đến H2.

5. AutoKill ô H3 bằng hàm Sum.Khi bạn sử dụng AutoPill trong ô H3, Excel 2010 quyết định các ô nào mà bạn muốn tính tống, tạo đúng công thức và trìn h bày các kết quả tính toán cho bạn như được minh họa trong hình 4-2.

5 c : i = g ' h - ' “ ằC ‘ s í ' C Ì < * . « r 3 1 i ? - ? • • ■ * Ĩ C ' » I

? l i 5* < í J * : í l í . 5 l ỉ ; c _ c Ì C I ,

i A ; ; , * T 3 í - ; ỉ í í * .C * ^ 1 - . * • , ;

- ÉR4

Hình 4 .2 Các tổng sô' người phản hối hoàn tâ't.

Kỹ thuật này làm việc tốt cho các phép tính tổng nhưng không làm việc tó t cho nhiều loại công thức khác.

Tạo trực t iêp một công thức trong một ôCách thứ hai đế’ thêm một công thức vào một ô là nhấp ô và tạo trực

tiếp công thức trong ô đó. líhả năng nhiều hơn là bạn sử dụng phương pháp này cho các phép tính.

Xem dừ liệu nghiên cứu thị trường mà bạn đang làm việc. Bạn thấy rằng hàng 2 chứa số phản hồi mà mỗi địa điểm phải thu thập. Hàng 3 chứa sô" phản hồi mà bạn nhận được. Trong các bước sau đây bạn điền vào hàng 4 bày giờ trống với tĩ lệ phần trăm các phản hồi mong đợi mà mỗi đia điểm nhận đươc:

http

://da

ta4u

.com

.vn/

iỷ -------------------------------------------------------------------------------------

M ỗ ì cíỉươnq Iponq sócíi nÒ4 sử dụnq mộf tìníì kuốncỊ l^kác ẩc Ipình nlìơnq

U ỉ á ỉ n i ệ m c ủ o c Ì i ư o n c Ị ẳ ó . ĩ r o n q m ộ t c h ư ơ n q , m ỗ i t ò ỉ l ộ p J ự a V Ũ O c á c c h ư ơ n q

Irưốc. H õ i| lưu ÍỊ điều sau ắôiẬ, T kế qìói có kai logỉ ngiiòi dùnq mổij tínli: nkữri(Ị

nqưòi mđl dũ liệu và nkững nqưồĩ sẽ mốt dữ liệu. Lưu là i liệu iLưònq xtyên và

iau luu dự pliòiiq tác íile lĩxcel Líii t > ợ n di ckuiịền quo mỗĩ cỉiưonq. Đ iề u ẩố lòm

clio cuộc sốnq cùa t>ợn )pỏ nễn dễ dòng hơn níiiểu.

96 Chướng 4: Tìm hiểu các công thức Ex:el 2010

1. Nhấp trong ô B4 và gõ nhập một dấu bằng (=).

2. Nhấp trong ô B3.

Chú ý rằng công thức trong ô B4 thay đổi từ một dấu băng thành =B3. Bạn đã cho Excel biết rằng ô đầu tiên trong còng thức là ô B3.

3. Gõ nhập một dâu gạch chéo phải (/). Trong Excel, dếư gạch chéo phải nghĩa là "chia cho").

Chú ý rằng mặc dù bạn đã nhấp trong ô B3, bạn vẫn đang thay đổi công thức trong ô B4. Bây giờ bạn đã đặt là =B3/, cho Excel biết rằng bạn phải chia B3 cho một giá trị được cho sau đó.

4. Nhâp ô B2.

Chú ý rằng cóng thức trong ô B44 thay đối thành =B3/B2. Công thức này cho Excel biết rằng phần tử mà bạn muốn chia cho là nội dung của ô B2.

5. Nhấn Enter để hoàn tấ t công thức.

Nhân Enter để cho Excel biết rằng bạn đà tạo xong công thức. Bây giờ ô B4 thể hiện giá trị 0.6 thay vì công thức, nhưng bạn có thề thấy công thức trên Pormula Bar.

Khi bạn nhập xong một công thức, Excel tự động trình bày cho bạn kết quả của một công thức trong lưới ô như được minh họa trong hình 4.3.

i z ồ l f ô HI >•' c c a • e O # - v « f 949 » " » , T ở ti

r í * * ' * ' f * * ) C Ỉ C 1 * M

A t ' . . í ' . ■ n 8 « r c ' C é ' t c i ? Ị 'i i i a

I rti

Hình 4 .3: VVorksheet trỗng giống như hình minh họa này sau khi bạn Ih êm cồng thứcâầu tiên.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chưdng 4: Tìm hiểu các công thức Excel 2010 97

Bgn có lliể b o cênq ilìúc nỏij Lòn^ vìịc qõ okộp các tkam ctíiếu 6. Tu4 nkìên,

plỉươnq pkáp nàij pt)ụ tliuộc vòo Miò nđnq Ligii luẽn nkò cóc ô cko c6nq thức mệt

cách clìínli xóc. r iế u bđl cứ Iìl)ữiiq qì ẳõ dí chuíjến \ponq worksíieef^ cônq lliức sf

ẠĩO t>gn ăùnq kếi qud. Bànq cócíì nỉtđpironq C Q C ô để ikêm tiiam clìiếu vồo c6nq

lỉtức, bọn t iế t ràrtq líiQm cliiếu 6 cliínỉì xóc. I3gn học cóclì biên tộp cônq tf>ức ỏ

pkổn liếp ik eo.

Nếu bạn muôn cùng một công thức đó trong C4, bạn sao chép ô B4 và dán nào vào ô C3. Excel giả định rằng bạn muốn công thức thay đổi thành =C3/C2, mà trong trường hợp này là những ^ bạn muôn. Nói chung, khi bạn sao chép và dán một công thức, bạn muốn nó áp dụng vào các ô liên quan dến công thức mói. Làm theo những bước sau dây để sao chép công thức từ B4 vào những ô khác trong hàng 4:

1. Chọn ô B4.

2. Sử dụng AutoPill, rê công thức này sang bên phải để điền vào các ô C4 đến G4.

Khi bạn nhả nút chuột, chú ý rằng bây giờ mỗi ô có một giá trị. Nhấp trong mỗi ô sẽ cho thấy rằng giá trị của mỗi ô được tính toán bằng việc sử dụng m ột công thức duy nhất.

Khi bạn sử dụng AutoFill để điền vào các ô, bạn yêu cầu Excel sử dụng cùng một công thức cho mãi ô, nhưng sử đụng các ô trong cột này (thay vì các ô trong cột B) cho công thức.

Bởi vì hàng 4 gồm các tỉ lệ phần trăm, thấy được các giá trị dưới dạng các phần trăm thay vì các số’ thập phân thì hữu ích. Bạn có thể làm điều đó bằng chi một vài cú nhấp chuột. Làm theo những bước sau đây;

1. Chọn các ô B4 đến G4.

2. Chọn H om e > N um beỉ’ > %.

^ A ‘0 - tCrt\ A!1 fC0f>JpdHbil)ty M o d t ) • M ỉcrosott Excel

ỉn^ert P d Ọ Ỉ U ỉ O g ĩ F : i n i < j i ỉ t \'i«w

^ vrviHcKe • u - A* a ' *“ ® Oeneral *

y B / y • _ • ' A • ạr. g m i K i Ỹ : i i -

■ . ‘. . ‘M i * ^ n t

W orksheet kết quả được minh họa trong hình 4.4.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

98 Chưtíng 4; Tìm hiểu các công thức Excel 2010

3 c i -; A .r ứ * C ' . * j C c 5 " ơ e * > *>'«>

1 ;» 2 9 í* « c c ' C i r ( ',c l i ^

i Á c . , * * c ‘ O í r c 5 Í" '.S 6 ' ỉ . c 5 5 «ij

e c > ÍC > ỉ ' 5

Hình 4 .4 ; Các kết quả công thức úược định dạng dưứì dạng các t ì lệ phẩn Irăm.

T ham ch iếu c á c ô trong các công thứcL Các địa chỉ tương đôì với cácđịa ch ỉ tuyệ t đôìCó thể bạn nhớ lại rằng bạn đă học trong chương 2 cách tham chiếu

các ô như th ế nào. Tuy nhiên, chương đó chỉ mới đề cập nửa vấn đề. Khi bạn tham chiếu các ô trong các công thức, bạn có thế nói về ha i loại địa chì;

M Các đ ịa c h ỉ tu y ệ t dối: Khi bạn tham chiến một ô ciKỚi dạng mộí địa ch ỉ inỵệt dối (absolme addresa). bạn cho Excel b iết rằng bíiỉi ìiión muốn kéo d ũ liệii từ chinh xâ c ô này.

t t Các d ịíi c h ỉ tjfơìtỊ> ííối: 'íivntị cíịa chỉ tìỉơììg đổi Crelalive address), lĩxcel íiììb loáìi mối qnan bộ giữa hai õ và sử dụng địa ch ỉ Uiơng dối đỏ ibay vì ítừi chi Iii yệi dối của ồ.

Thông thường, khi tham chiếu một ô trong một cồng thức, Excel chuyển đôi địa chỉ dưới dạng một ô cách xa bạn một khoảng cách nhất định. Nếu bạn di chuyển hoặc sao chép công thức, Excel giả định rằng bạn cũng muôn di chuyển tham chiếu. Bạn vừa sử dụng ý tưởng này trong phần trước đê’ sao chép các công thức tỉ lệ phần trăm cho hàng 4.

Bang việc xem dữ liệu phân bô’ thị trường, bạn thấy rằng mỗi ô trong h ả n g 2 c h ứ a sò” p h ả n h ồ i m à m ỗ i vị t r í p h á i th u t h ậ p . B d i v ì m ỗ i đ ịa điểm phải thu thập 10 phán hồi, tâ't cả ô trong hàng 2 chứa số 10.

Đó là một cách có thế chấp n h c ậ n dưực dố (hiết lập dữ liệu, nhưng bạn phải xem xét điều gì xảy ra nếu dừ liệu thay đổi.

Để cuộc khảo sá t tiếp thoo có thể sử dụng worksheet, điều gi xảy ra nếu 15 phản hồi mỗi địa điểm được mong (lợi? Ngay bây giờ bạn cần thay đổi mỗi ô trong hàng 2 hoặc thiết lập công thức để thực hiện sự thay đổi. Tuy nhiên, một tùy chọn tốt hơn là tạo một ô có sô' phản hồi và làm cho từng công thức sử dụng giá trị của ô đó cho cồng thức như được nêu chi tiế t trong các bước tiếp theo. Ngoài ra, bài tập này giúp bạn hiểu sự khác biệt giữa địa chỉ tương đòì và địa chỉ tuyệt đối.

1. Tiếp tục với file mà bạn đã sử dụng trong phần trước, hoặc mở file MarketResearch2.xlsx.

2. Sao chép nội dung của ô B2 và dán chúng vào ô B99.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chương 4: Tim hiểu các công thủc Excel 2010 99

SỐ phản hồi được dán trong ô B99. ô B99 dủ xa để dừ liệu sheet này không xen vào nó, nhưng vẫn nằm trong cùng một sheet sao cho bạn có thể dễ tìm thấy nó để cập nhật nó.

3. Định hướng quay trở về hàng 2.

4. Chọn hàng 2 và xóa nó.Bạn có thể nhấp phải lên trên vùng được chọn và chọn Delete hoặc chọn H om e > C ells > D elete.

Chú ý rằng tấ t cá hàng khác di chuyến lên một hàng. Cũng chú ý rằng mỗi ô trong hàng 3 bây giờ đọc là #REF!, như được minh họa trong hình 4.5.

Hình 4.5: Các lỗi tham chiếu trong các công thức.

Thông báo #REF! là cách Excel cho bạn biết rằng bạn đã làm một điều gì đó làm cho nó không thể hiểu dược công thức nữa. Đừng bận tâm: Bạn sấp giải quyết điều đó. Chứ ý rằng Excel cũng đặt một cờ màu hình lam giác d góc trá i phía trên của mỗi ô dế’ cho bạn biết các lồi đã xảy ra ở dâu.

5. Nhấp trong ô B3.

Chú Ý rằng công thức đã thay đổi và không còn hiển th ị B3 dưới dạng một trong các ô nữa. Thay vào đó nó hiển th ị #REF!.

Cùi ỷ ----------------------------------------c u 4 rÒn< lììnli lltoi màu vànq kế Lên ô liiện lìònli ckứo mộl <ỉoní> sócli nliửnq

lliứ mò l)ọn có lỉiế làm áể CỊÌQÌ qui^ếl ISỉ nàij. D an li sócíi cíio Ix^n [>iếi Ìồi lỏ 91,

lòm ikế nào bọn cố \\\ể ược tpợ qiúp s^a nó, vồ níiữn^ c ì tg n có ikể lòm áế biết

về nó. Tronq ví clụ đơn qiđn nài|, cíiĩ việc sứa lễi* Tu(^ nkỉên» nếu lo i áđ

ro bẻi vì cônq lỉtửc lò mội cônq tíìức píiúc iọp có cổc l^ếi quâ pkụ ihưộc vdo nWr>9

http

://da

ta4u

.com

.vn/

ổ vến kíìônq cliỨ9 Jt!7 liệu, có líìế bạn muến Ẽxccl 2 0 1 0 IdỔ qua lẽ i Íồiị qid. Bó

qua \ẽi &€ kliônq loọi l>é mõ lễì; nố ckỉ loọi bỏ pliđn bột ỉónq irền ô. B ẻ quo Isi cố

lliể nqui^ liỉếm bỏí vì cò tíì€ Ix^n kíiônq nkô pànq lẽ» ầà xéi^ PO vì quên sùo nó. Mếu

bgn chđc ckdn Pầnq tgn sẽ nkó sủa lẽi SQU ióf ix n cố líiể hò qua l>đij qĩò.

6. Nhấp Pormula Bar ngay phía trước dấu pound, và xóa #REF!.

7. Cuộn xuống đến ô B98 và nhâp một lần.

L ư i-r ^ ------------------------------------------------------------------------------------

M íỊc àù bgn đột qiá ỉpị IroncỊ ô B 9 9 , nkưnq đã xóo mộf liànq, do đó qiò

6 vốn lò B 9 9 lọi là B 9 8 . Đ â y là lý ic ỉế ỉ ẩểsử dgnq các cỗnq lliứ c được ẩộf

fên clio cóc íile Excel.

100 Chương 4: Tim hiểu các công thức Excel 2010

8. Nhấn Enter để hoàn tấ t công thức.

Chú ý rằng bây giờ công thức lần nữa tính một giá trị.

9. Sử dụng AutoFill để điền vào phần còn lại của hàng 3 bằng công thức từ B3.

10. Chọn ô C3.Chú ý rằng giá tr ị có thể không phải là những gì mà bạn đă mong đợi. Thực tế, có lẽ nó là #DIVO!. Đây là một lỗi Excel thông thường khác. Nó có nghĩa là bạn đã cố chia cho 0 m à Excel không thể làm được.

Kiểm tra công thức trên Pormula Bar. Chú ý răng Excel đã thay đổi ô B98 thành C98. Bởi vì không có giá trị trong ô C98, Excel hiểu giá trị là 0. Tại sao nó đã thay đổi từ B98 th àn h C98?Khi bạn sao chép các công thức trước đó trong bài tập này, có lè bạn đã vui khi biết rằng Excel đã thay đổi các thay đổi ô. Đó là những gì mà bạn muốn nó làm. Trong trường hợp dó, Excel sử dụng việc tạo địa chỉ tương đối mà nó sử dụng (thay vì địa chỉ tương đối của ó) để tính toán môl quan hệ giữa hai ô. Đây thường là những gì mà bạn muôn.

Tuy nhiên, khi bạn sử dụng một ô để chứa một giá t r ị mà nhiều còng thức khác nhau sẽ sử dụng, bạn không muôn tạo địa chỉ tương đô'i - bạn muôn tạo địa chỉ tuyệt đối. Khi bạn tham chiếu một ô dưới dạng một địa chỉ tuyệt đối, bạn cho Excel biết rằng bạn luôn muôn kéo dữ liệu từ chính xác ô này.

Để thay đổi từ địa chỉ tương đôl sang địa chỉ tuyệt đôl, bạn cần cho Excel biết phần (hoặc các phần) nào của tham chiếu ô sẽ vẫn. Bạn có thể làm cho tham chiếu cột trở thành tuyệt đối, tham

http

://da

ta4u

.com

.vn/

chiếu hàng trở thành tuyệt đó’i, hoặc cả hai tham chiếu trở thành tuyệt đôl. Để làm điều đó, bạn thêm một dấu đô la trước phần của tham chiếu ô mà bạn muốn giữ tuyệt đối.

11. Chọn ô B3.

12. Nhấp Formula Bar ngay phía trước B trong B98.

13. Thay đổi B98 thành $B$98 và nhấn Enter.

Chú ý rằng lần nữa kết quả là đúng số thay vì một lỗi.

14. Sử dụng AutoPill để điền vào phần còn lại của hàng 3 bằng công thức từ B3.

15. Chọn ô C3.

Chú ý rằng mỗi ô lúc này tính tỉ lệ phần trăm một cách chính xác, như được minh họa trong hình 4.6.

Chướng 4: Tim hiểu các công thức Excel 2010 101

« •< < « • • ' * ' TA » c í ỉ i • H í ; < ,

1 i K t í - í C n t A p c S " . 4 « 5 ‘ . ' I T * : ì n1. j * * ; j « 7 i ĩ 9 l

> » Ỉ C H 7Z‘A iC h ;cc*i S C ‘ * 9 C « $:

c4 q .

? . .

Hình 4.6: Một worksheet được sửa.

Khai th ác những tùy chọn ch o phép tinh, h iệu suàt, v à k iểm tra lỗ i

Trước khi tiếp tục khảo sát những công thức và hàm nào trong Excel, bạn cần hiểu một số tùy chọn công thức có sẩn cho bạn. Bạn có th ể tìm thấy những tùy chọn này bằng việc nhấp nút Excel Options ở cuô'i menu Office Button. Việc nhấp hạng mục Pormula sẽ mở ra hộp thoại được minh họa trong hình 4.7. Phần này nêu chi tiế t những tùy chọn này.

Các tùy chọn t ính toán

Theo mặc định, Excel 2010 tự động tính kết quả của các công thức bất cứ khi nào giá trị trong một ô được tham chiếu được thay đổi hoặc vvorksheet được mở. Tuy nhiên, dôi khi bạn không muôn phép tính được thực hiện. Để tắ t các phép tính tự động clio toàn bộ workbook, chọn mọt trong những tùy chọn khác ở đây.

Nếu bạn cập nhật một số lớn các công thức, có thể bạn muốn đợi cho đến khi bạn đã hoàn tấ t việc biên tập trên các công thức trong work- book. Nếu bạn tắ t các phép tính tự động, bạn cần tính toán bằng tay dữ liệu trong vvorksheet hoặc các bảng. Để làm điều này, sử dụng một trong hai phương pháp sau đây:

http

://da

ta4u

.com

.vn/

» Nhắĩi ph im F 9 trên hàu phím.M Chọn Ponnula > Calculation > Calcĩỉlate Nou’.

102________________________ Chưdng 4: Tìm hiểu các còng thức Excel 2010

'' >ụ; VS h c . v P o r m u l a s ' ^

Error Chỉ<king • LĩIĩĩJj' .V a lc h 'C a i c u la t i o n ■‘ ị

■ v ^ í v a l u a t ê F o im u !3 • .V in đ o v v O p t i o n s '

nuiia y ^utcnutK•Automatic E»<?pt fo r Data Table5

D ? b(Hiíi

Nếu bạn không tự động tính toán cấc kết quả công thức, bạn có hai lựa chọn khác:

* A utotnaticallỵ E x c e p tfo r D a taT ab les: Tùy chọn này không phả i là tùy chọn mà bạn có th ề sừ dụng bãv giờ. Trong cá cp h iê ti bảìi tntòc của Excel, các bỗng dữ liệu đã điỉợc sử dụng cho những qìiyết clịìib điềii gì xả y ra Iiếii rà tình hiiông. Tn»ji> những tníờĩig bợp này bạn khôìig tìinốn líìih toán lại cắc kểi quả công ihức cho đ ến khi lất cả dữ liệt I điền xả y m nên (ivhoi ifj đả đtíợc ihav đổi. Bây giờ các bảng (table) được sử dụng cho nbiển chức nãiig rộng hơn. Thực tế, bần h ổ ldữ liệii có rbểcíược !ifii /n?iroiig các hảng. Vi ỉýdođó , có thể bạu không ỉnuốii lắl các phép tiììb tự động cho các bảng ín ì p h i ìxtn tắl lất cả phép liiib lựcĩộiiiị.

B MííìiuaUy: Khi bợii chọn Maniially, bạn cho ĩixcel 2010 biổt ràng bạn sẽ tự hắl cíồu cácpbỚỊ) tính dữ liộìi.

Nếu bạn chọn việc tính toán lại bằng tay (manual recalculation) bạn có thê’ chọn một phép tính trung gian. Khi việc lính toán bằng tay được chọn, bạn có thê chọn một hộp kiêm để yêu cầu líxcel 2010 tính toán lại dữ liệu trước khi bạn lưu file. Tùy chọn này bảo đảm rằng khi bạn mở worksheet lần kế tiếp, dữ liệu trong tâ't cả ô sẽ hiện hành và chính xác.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chương 4: Tim hiểu các công thức Excel 2010 103

e<

V , ;«<

J --k

Ị'ị c w '* *'• â»í * *0' í >1 '^.

Cjku'«1ta» eylM M

«. r.< f « * . « i ? i* 'e » í« *’ » t«.«kvi*í«e"

' - . • * “ » * 'S l » '*«a»iv' • > ' ĩ

-

lV0«U(»ị«1h 'VKIHtUỉ

[7| F« . I I # r < í i » f »

l á n í f - t » n < f T iv «

t l ^ *.'»• V * '- c i c n » N»*v< 6 *. • . <« T » i I

O ir .b " 9

n t i ' i » ' ỉ _______ ___

• . " “Í I I ;■ . . i * í J * » e * I

, í <♦"{ II*. » *< íie"

C 2 y * • ' a < 6 ' v r « . » c » ' • ■Ji - ' - , ' 1 * ; g í » ^ l w :< > i < ĩ « » ' ' - H ' «

p í * * . ; '"•■• * » «»I k .K «.«< <«J ; J>< . p *» ■'"» »• ■**•'' "’9 ‘ ‘ ‘ '

f7 tin e e r ir í^ r -í-^ n ^ t-K J .r «»:•_>'5I ' ; Í< 'ij l* i> e ,< '‘ í ĩt< n i ■■^í'r»i'? r . í . -{► eir, : -

í Ck I r~ c n c t I

Hình 4.7: Các lùy chọn công ttiửc Excel.

Lưo>-ở ten píiQÍ cóc \ÙKẬ cí)<?n địniì lliòi qlan iínk tcón là níìơnq lủ(| chọn cho các pKép tín li lợp Igi. C á c p U p iínlì lộp lọi có hiệu lực klii t^ếi quá củo mội c6nq llnức iko^

đ o i kc t quc3 CỦQ m ộ i cônq llìứ c vốn llio tn c lỉiếư ô <Ịốc. C á c p íiép lín h lộ p lọ i Pấl có

Uiỏ nởnq có liiệu lực U ii Lọn lòm viộc vúl Solvers và G oa ! Scel^crs. Bọn có iỉiể

tlm liỉếu I l i ỉ m về nliữnq lùq cliọn nòij Iponq ckưonq 12.

Làm việc với các công thức

Tập hợp tùy chọn này có 4 hộp kiểm. Chúng cùng giúp bạn quyết định làm th ế nào bạn sẽ tham chiếu các ô khi bạn tạo các công thức:

B RỈC l refereuce stylc: Sừ clụngtùy cbọìì ỉiày để thay đổi cảcb bạn lĩbập các ihain cbiổn cột /ĩviỉg câc công ihức. Nến Ixiìi gập câc vấn dẻ ibeo dõi giữa các inãii lự cột và cột trong sheet, bạn có th ể thay đổi sang một cột dược (lánh số. Hộp kiềm nàv được hãy chọn theo Iiìặc địìth, và có tbể bạn không lửnq thay đổi nó.

M Ponmtía ÁutoCompỉete: Tủy chọìi ỉìởv cho Excel 2010 cho biết rằng hạn m uốn nó đoán nhữiiq gì bạn dang gõ nhập và hoàn thành CÔII(> thức cho hạn. ỉỉạn có ihể íhav đổi đề nghị Excel 2010 bằng I'iộc gõ đè nó hoặc chấp nhận nó bằng việc ìihấn Enler.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Tùy chọn này được chọn theo mặc định. Việc bạn để nó m ở hay tắ t là một lựa chọn mang tính cá nhân. Người khác để nó mở bdi v ì đôi khi họ th ây nó hữu dụng. M ặt khác, những người khác thấy tín h năng AutoComplete gây phiền toái và tắ t nó đi.

M Use Table Names in Ponmilets: sử dụ no, từv chọn này, đi(ợc chọn theo mặc định, để tham chiểu toàn Ix) các bổnq hoặc nội dung bảng bằng các tên bả)ig của chìiìiq. .\'ếii bạn dặt lèn cho các hảng, bước lát này hiTii dụng cho việc tạo các cỗ)ig thức. Nếu bạn không đặt tèn các bảng, tùy chọn nàvkbôuq thavcỉổi bấí cứ thứ gì Ị)ề cách bạn làm việc.

Tùy chọn cuôl cùng trong phần này liên quan đến các PivotTables được đề cập trong chương 6.

Kiểm tra lỗiNhư bạn đã thấy trong chương này, những thay đổi nhỏ đôl với

worksheet có thể gây ra những lỗi không mong muốn trong những ô khác. Excel 2010 ghi chú những lỗi này khi nó nhận biết chúng. Excel 2010 có thể tiến hành loại kiểm tra lỗi này bằng hai cách:

n Chọn hộp kiểm Enabỉe Backgrottnd E rror Cbecking: Excel kiểm rm lìm các lỗ i kh i bạn làm việc I'à cho phép bạn tiếp tục làm nh iìng thứ khác khi nó hoàn tất việc kiểm tra lồi.

ỉẵ H ủy chọn hộp kiểm Euable Background E rrơr Checking: Excel kiểm ira tìm các lỗigâv ra bởi các lỗi đối ĩúi ô hiện bành tntớc khi nó cho phép bạn rời khỏi ô I’à làm việc với một ô khác.

Nói chung, cóng việc của bạn trôi chảy hơn nếu bạn để hộp kiểm này được chọn.

Có thể bạn nhớ lại việc học về cờ lỗi trước đó trong chương này. Nếu bạn bỏ qua bấ t kỳ lỗi, bạn xác lập lại các cờ ignore (bỏ qua) bằng việc sử dụng hộp kiểm Enable Background Error Ghecking. Nhấp nú t Reset Ignored Errors để đánh dấu tấ t cả lỗi trong tài liệu sao cho bạn có thể thây lại chúng.

104________________________ Chưdng 4: Tìm hỉểu các cống thức Excel 2010

Bạn có thê thay đối màu của các cờ cảnh báo về việc nhấp thùng sơn. Ví dụ, nếu màu cờ xanh lá cây mặc định không nổi bật như bạn muôn bạn có thể thay đổi nó thành màu đỏ sao cho bạn có thể thấy lỗi dễ hơn.

Các quy tắ c kiểm t ra lỗi

Excel 2010 cho phép bạn md và tắ t 9 quy tắc kiểm tra lỗi. Bạn không tắ t các thông báo lỗi tính toán cụ thể khi bạn hủy chọn các hộp kiểm cho những quy tắc này; thay vào đó, bạn tắ t các loại lỗi mà bạn muốn Excel 2010 ỉdểm tra . Các xác lập mặc định cho những quy tắc này là nhũtig xác lập mà bạn có thể cần nhat.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chương 4: Tìm hiểu các còng thức Excel 2010 105

Tạo c á c cô n g thức b ằn g Funcỉỉon W izardTrưốc đó trong chương này bạn đã sử dụng Sum bằng việc nhấ^p một

nút trên Ribbon để giúp thiết lập công thức. Một cách thứ hai để tạo một công thức là gõ nhập nó bằng tay. Tuy nhiên, cách hiệu quả nhất để bắt đầu các công thức là sử dụng Punction \Vizard.

Nút Function W izard nằm trong nhóm Function Library trên tab Formulas. Cách tô’t n h ấ t để tìm hiếu Punction Wizard là sử dụng nó. Làm theo những bước sau đây để sử dụng wizard để tạo một công thức:

1. Mở file MarketResearchS.xlsx.

2. Nhấp trong ô Akron!L2.

-----------------

A t r o n !L 2 lò cócíi Excel tíìom cíiiếu ô l_2 trên s\yee t A k ron.

Bạn sẽ th iế t lập ô này để chứa giá trị trung bình cho các phản hồi cho câu hỏi 1 từ những người tham gia Akron. Sheet Akron trông giống như sheet được minh họa trong hình 4.8.

- . - .

i 3 c : 0 - < L M N “Ì* S2 •52 : i ĩ ỉ i 1

[ _ J ]1i : 1 : c » i i «

4 « 4 ; ỉ 7 : > 17 • 1 • 5 1

>

Hình 4.8: Sheet Akron ử đầu bài tập.

3. Chọn P o rm u la s > P u n c tio n L ib ra ry > I n s e r t P u n c tio n .

Hộp thoại In sert Punction xuất hiện, như được minh họa tronghình 4 .9 !

Hình 4.9: Hộp thoại Insert Punctíon.

I n s 9 f t T ư n c t i o n

let í .1 .

p ^ e : < * T ' ' . > e .*

Satit ỉ Krtxot 'COf-CATEíaT£

k.

- -5 .:c O N C A T I r íA T t ( u > t U e X t 2 , . . 0

s e . e 4 {« ICĨ r 1 6 t e x ỉ * C í r g .

Kg g y g-$ OK

http

://da

ta4u

.com

.vn/

106 Chương 4: Tìm hiểu các công thức Excel 2010

Bạn sử đụng hộp thoại này để chọn hàm mà bạn muốn chèn. Bạn có thể chọn hàm bằng một trong hai cách:K GÕ nhập nhứiìiị (>ì hạn lìiiiổii làiỉi rào hộp scarcb ĩ’à nhấp nút Co.

Hảiỉb dộng nàv uhắc iùxcel 2010 lìm hàm mà )ìó nghỉ bạn muốn.B Chọn bàin /ừ danh sách các hàm mả Kxcol 2010 cung cấp. Danh

sácb cítỉỢc chia Ibảiỉh các bạniị mục. Bâv íịiờ để hạíĩg mục dìtởi dạnQ, Most Rcceiiily Usecì. Bạn khai !hỏc I ì h ì ' n i i > hạng mục khác sau irongphảiì này.

4. Từ danh sách Select a Punction, chọn AVERAGE và nhấp OK.

Hộp thoại Punction Arguments xuất hiện, như được minh họa trong hình 4.10.

P u n c t i o n A r Q u m e n t s . „ . ^ 1 0

Ả \

M u m b e r l ỉ r 2 2 - i 2 5 7 , 2 . : ỉ 5 l ỉ 6 2 5 . . ,

■

• 4 , s : < - > j s 0 5

R e t L r n s ã . - t ỉ ỉ C t V .-T " ^ Cẽ!*, '*S ’r e t . 6 ' r ỉ ^ . 0 ' r € ' e r e n c í 5

c o n a . i ’

N ư m b e r l : . v e ; i 5 2 5 5 » % . ; ^ ie í i : # i i ; jn e n ỉ5 h 'c h tJ*<e

F t .'A > J ỈÍl • s

1 C«ấice<

Hìnii 4.10; Hộp thoại Punction Arguments.

Bạn có hai tùy chọn: Gõ nhập trực tiôp tham chiếu ô trong mỗi hộp, hoặc chọn cár ô trong vvorkshect. (Chọn đáng tin cậy hơn nhớ, do đó hãy làm việc này bằng cách (ló bây giờ).

5. Nhấp thanh tiêu dề màu xanh dương trong hộp thoại Punction Arguments, và rè cừa sổ sao cho bạn có Lhể thấy hàng 2 của worksheet Akron.

6. Nhấp trong ô B2 và rê cursor lên đên ô G2. Nhấn E n ter hoặc nhấp nút OK.

Bây giờ ô L2 chứa giá trị trung bình cho các phản hồi cho câu hỏi đầu tiên. Tuy nhiên, bạn sẽ thấy một cờ lỗi nằm bên trá i ô. Bạn cần khám phá lồi là gì và việc bạn có cần làm bất cứ điều ^ về nó hay không.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chương 4: Tìm hiểu các công (hửc Excel 2010 107

7. Nhấp hình thoi màu vàng đế mở ra danh sách các lệnh m à bạn có thể sử dụng để xử lý lỗi.

Danh sách này được minh họa trong hình 4.11.

Phần tử dầu tiên trên danh sách này, Pormula Omits Adjacent Cells, là thành phần quan trọng nhất. Trong trường hợp này, th ậ t ra nó không phải l à một lỗi (hoặc một lệnh). Thay vào đó, nó là một cảnh báo răng bạn đã không đưa tấ t cả ô gần kề (các ô kế bén ô công thức) vào công thức, Chỉ có 6 người phản hồi ở Akron. Nếu bạn đưa các ô rỗng vào giá trị trung bình, giá trị trung bình không đúng.

Formu(a Om its Adjacent Củlls

ypdâ te *orm ula to Include Celiỉ

Help ữ ii th is error

Ịgnore Error

Edỉt In ^ormuU 6ar

ỉrror Chccking Optíon5...

Hình 4 .11: Các tùy chọn xử lý lỗi.

8. Bỏ qua thông báo lỗi.

Bước này không có nghĩa là bạn nên chọn Ignore E rror - nó có nghĩa là "Đừng bận tâm về nó".

ý

B gn kliônq líiể c liỉ viỳc lỊÔu cáu íĩxccl Lỏ qua lỏi nàtj bỏi vì, ẩối vối mộf số lò i, nó

qua lố l cà ỉùl lliuộc logi đó. SdU klii bọn có lliẽm kink ngỊiiệm Ironq việc qui^ết

d ịiil) cóc lỏ i cênq lliức IIÙO mà bgn có lí>ể Ló quo, Lgn có lliể Íxít ẩđu yêu cáu

íĩxcc l tií') CỊIKI r ií r Iỗí rùa txjn. C lio <1ến 5011 đíi, liõ iỊ để nó cđnli Láo bọn tiđt cú klii

nòo cóc cônq lliửc vò pliép tíiili có cóc lẻi.

9. Sử dụng công thức trong ô L2, sử dụng AutoFill để điền vào các ô L3 đến L17 bằng cùng một công thức.

Cột Average cho Alcron bây giờ hoàn tất. Tiếp theo, bạn cần hoàn tâ t các cột Median, Max và Min theo cùng một cách. Hàm Max nằm trong danh sách Most Recently Used; tuy nhiên để tìm hai hàm khác, bạn cần xem trong hạng mục thống kê (statistical).

10. Chọn ô M2.

11. Chọn F o rm u la s > F u n c tio n L ib ra ry > M ore P u n c tio n s .Chọn Statistical từ danh sách đầu tiên và sau đó chọn Median từ danh sách con.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

108 Chương 4: Tìm hiểu các công thức Exceỉ 2010

12. Hoàn tấ t công thức bằng việc chọn các ô B2 đến G2, và sau đó nhấp OK hoặc nhấn Enter. Sử dụng AutoPill để điền vào các ô M3 đến M16 bằng công thức từ M2.

Chú ý rằng các ô M2 đến M16 được điền vào giá trị Median cho các phản hồi cho mỗi câu hỏi.

13. Lặp lại các bước 11 và 12 cho các cột Max và Min.

Lần này chọn Max hoặc Min từ danh sách con trong bước 11. Khi bạn hoàn tấ t, các ô N2 đến 017 được điền vào các giá tr ị thích hợp cho các phản hồi trong mỗi câu hỏi. Sheet vừa tạo ra trông giống như sheet được minh họa trong hình 4.12.

i 1 ỉ 2 1 4Ị ì 1 ỈC ỉ 1i ì « 1 sỉ » ? 4 I 4« 9 9 ỈC 1 11 » ỉ t É 1

i T t ì 7 i 1♦ ề « c 9 1

1 i ỉu 10 % 9 i 1

i : e ỉ 7 t

13 l i 4 9 10 iu n 4 Ệ ị t

u ỉ ÌC 6 %

:« Ỉ S 9 c 1 t

1 ? I* 0 c 7 iữ

^9i ỉ ỡ v ira n Ra:in( K i i ií ìì3 iĩiĨ 7

ĩ taKn

Hình 4 .12: Sheel Akron à cuỏ'i bài tâp

Bạn có thể hoàn tấ t các ô trong hàng 19 bằng việc sử dụng cùng một kỹ thuật nhưng chọn mỗi cột thay vì mỗi hàng.

Bước tiếp theo là hoàn tấ t các công thức cho các phản hồi cho năm thành phô khác. Mặc dù bạn có thể tạo các công thức lần lượt cho mỗi thành phô, nhưng bạn có thể sử dụng một cách dễ dàng hcfn như được mô tả ở phần tiếp theo.

Thêm các công thức vào nhiều vvorksheet cùng m ột lúc

Một bước tắ t hữu dụng bên trong Excel 2010 cho bạn thay đổi nhiều worksheet cùng m ột lúc bằng việc chọn nhiều tab sheet. Trong trường hợp này, bạn muốn sao chép các công thức từ sheet Akron sang các sheet cho 5 thành phố khác bằng việc làm cho những bước sau đay:

1. Tiếp tục với worksheet mà bạn sử dụng trong phần trước hoăc mỗ íĩle MarketResearch4.xIsx.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chưdng 4 : Tìm hiểu các công thức Excel 2010 109

2. Chọn các ô L2 đến 017 và sao chép chúng.3. Nhấp tab Chicago, và sau đó Shiíl+nhấp tab Phoenix.

Chú ý rằng bây giờ bạn xom worksheet Chicago. Những gì bạn vừa làm là kết nhóm các sheet, nghĩa là bạn muốn Excel làm cùng việc với các ô trong mỗi sheet đưỢc chọn.

4. Nhấp trong ô Chicago!L2. Dán dữ liệu.

Các ô Chicago!L2 đến Chicago!016 được điền vào các giá trị.

5. Nhấp từng tab được chọn khác .

Chú ý rằng các giá trị được thay đổi dựa vào dừ liệu trong mỗi sheet.Mặc dù sheet trông tốt, nhưng đừng bị đánh lừa: Bạn chưa hoàn tất. Bạn đã điền vào các công thức cơ bản, nhưng nếu bạn xem kỹ, bạn thấy các kết quá không đúng. Có lẽ bạn nhớ lại rằng Àkrori chỉ có 6 người phản hồi. Mỗi thành phố có số người phản hồi riêng của nó. Số người phản hồi khác nhau nghĩa là sô' cột khác nhau, do đó bước tiếp theo là biên tập các công thức và sửa chúng.

6. Nhấp một trong hai tab không được chọn, và sau đó nhấp lại tab Chicago.Nhấp một tab chưa chọn sẽ cho Excel 2010 biết rằng bạn đã làm việc xong với nhóm tab. Sau đó bạn cần di chuyển trở lại sheet m à b ạ n cần điều ch ỉn h tiế p thGO.

7. Chọn ô L2. Biên tập công thức trên Formula Bar để thay đổi G thành một II.

Bởi vì Chicago có một số người phản hồi khác với Akron, b ạn cần diều chỉnh cột kết thúc để khớp với dữ liệu.

8. Lập lại bưức 7 cho các ò Chicago!M2, Chicago!N2, và Chicago!02.

9. Sử dụng AutoPill trên các cột L, M, và N còn lại để hoàn t ấ t việc cập nhật cho sheet Chicago.

Khi bạn hoàn tất, sheet Chicago trông tương tự như sheet Akron, nhưng có các kết quả công thức khác nhau, như được m inh họa trong hình 4.13.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

110 Chương 4: Tim hiểu các công thức Excel 2010

".rm srHình 4.13: Sheet Chicago ở cuô'i bài lập.

10. Lặp lại các bước 7 đô”n 9 cho các sheet Cleveland, Denver, phiiadelphia, và Phoenix.

S ử d ụ n g dữ liệ u từ nhiều S h ect trong một cô n g thứcCác công thức bên trong một workshcet hoàn toàn hữu dụng. Bạn

nên sẩn sàng đưa ý tưởng của các công thức lên một chiều sâu khác: các cóng thức giữa các worksheet.

Phần sức m ạnh của một công thức là Excel không thực sự quan tâm dữ liệu được lưu trữ ở đâu. Miễn là bạn có thể cho Excel b iết nơi tìm dữ liệu trong công thức, bạn có thể tính toán hầu như bất cứ những gì. Đế hắt đầu hiểu khái niệm này, bạn sẽ xày dựng toàn bộ thông tin trung bình cho các w orksheet Marketing Research.

1. Quay trở về worksheet Summary mà bạn đã sử dụng trong phần trước hoặc mơ' file MarketResearch5.xlsx.

2. Chọn ô BIO.

3. Chọn F o rm u la s > F u n c tio n L ib ra ry > In s e r t P u n c tio n vàchọn Average làm hàm để tính toán. Saư đó nhấp OK.

l<\

ĩnííí f un<tỉ

I n s ír t P a c j« U y o u t

ỵ . AuioSum ỊJị Logiíâi*

R e c e n t l y U s íd ’ , A Te^t •

P ^ n a n ctà l ’ D a t< á Ĩ!m «

BG-Mả IL ỊCom

Oâtâ

iOv^.up c. p .ỉíerencí

IQ MâtlìívĨMg-ÍỶIM ore Punctions ^

4. Chọn ô Akron!L2.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chương 4: Tim hiểu các công thức Excel 2010 111

5. Nhấp hộp text Number2 trong hộp thoại Punction Arguments.

Bởi vì bạn đang làm việc với các ô không gần kề, bạn cần đặ t mỗi ò trong hộp nhập riêng cùa nó.

6. Lặp lại các bước 4 và 5 cho Chicago!L2 (NumberS), Cleveland!L2 (Number4), Denver!L2 (Numberõ), Phi]adelphia!L2 (NumberG), và Phoenix!L2 (NumberT). Nhấp OK Idii tấ t cả ô đã được chọn.

Khi bạn nhấp OK, Summary!B2 thể hiện giá tr ị trung b ình cho cáu hòi đầu tiên.

7. Sử dụng A utoPill để đ iền vào các ô S u m m a ry lB ll đên Summary!B25 từ công thức trong SumraarylBlO.

Khi hoàn tấ t, sheot Summary trông giống như sheet được minh họa trong hình 4.14.

ị ' ,. : ' f :

. . - . < V

. . -

*■ - 4 f ‘\ » m ' ỉ

Hình 4.14: Sheet Summary trôns giống như slieel này ỗ cuQl bải tập.

Khai th óc những tùy chọn khácNhư có lõ bạn đã chú ý, có sẵn một dãy rộng các công thức khác cho

bạn sử dụng. Hầu hốt các công thức làm việc với dừ liệu số. Tuy nhiên, trước khi tiếp tục, bạn nên hiểu tập hợp ba công thức trường hợp đặc biệt: các hàm logic, các hàm text, và các hàm ngày tháng và thời gian. Những người dùng Excel cao cấp cũng có thể quan tâm đến một hạng mục khác: các hàm dò tìm và hàm tham chiếu.

Sử dụng các h à m logic d ể so sánh các giá trịCác hàm logic (logical) cho phép bạn so sánh các giá tr ị ô và cung cấp

một kết quả đúng (true) hoặc sai (false). Ngoài ra, bạn có thể yêu cầu Excel quyê^t định những giá trị nào để hiển thị dựa vào các kô"t quả của các hàm logic. Trong Excel, bạn có thể sử dụng bất kỳ trong bảy hàm logic. Sử dụng hàm If để khám phá việc các phản hồi được cung cấp là tích cực hay tiêu cực:

http

://da

ta4u

.com

.vn/

112__________________________ Chưdng 4: Tìm hiểu các công thức Excel 2010

1. Mở file MarketResearch6.xlsx.

2. Chọn ô EIO.

3. Chọn P o rm u la s > P u n c tio n L ib ra ry > L ogical. Rê xuông để chọn If.

Hộp thoại Function Arguments mở ra.

4. Nhấp ô BIO, và sau đó gõ nhập một dấu lớn hơn (>) và sô" 5.

5. Nhấp trong hộp ValuG_If_true và gõ nhập Respondents liked this part.

6. Nhấp trong hộp Value_if_false và gõ nhập Respondents didn’t like this part.Hộp function vừa có được trông giông như hình 4.15.

' u n ỉ t t o n A r g u m e n t : 1 9 ịm ỉ ^ i m

' I F

L o ộ i c a l t e s t Ẹ 1 0 > 5 » P A I S Ê

V d ỉ u e li ■ R è í p o n d e n t s tó < é d itiỸ Pềrị' ' = ' P e s o o n c ỉ e n t s Í5 ^ ftd t h t s P ô f t ’

' . 0 l u i j f _ f c . b e I » < ỉ h . s p 0 f l | 'i

' V v h e Ỷ ie ỉ ô c i ? n d i t i o n (S m e t , d n d f e f u f n í v a l u e i í T P J . 'E . ỏ r v d ổ n o U * te r \ à h t i f F A L S E ,1

•V a l u c _ i f _ í a 1 s e 15 t h e V ô l u e C t i í IS r t

F A L S ẽ s r e t u r n e d .

t j r n e d i f L o ợ K â ’ t e s í IS P A L t E , \ f

P o r n x i i â r e s u l t =

H e t o Q T tl-íK O K C â n c e i ;

• ’

Hình 4 .15 : Các đỗ'i sồ hàm cho hàm lf.

7. Nhấp OK hoặc nhấn Enter để áp dụng công thức.

8. Sử dụng A utoFill đ ể đ iền vào các ô S u m m a ry lE ll đến Summary!E25.

Các ồ Summary!A9 đến Summary E25 trông giông như ví dụ được minh họa trong hình 4.16.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chương 4: Tìm hiểu các công thức Excel 2010 113

. i

* í A . t t i Ị g

::.*. A ^ « r s ị i>

. >A v y i» Ị«

.•

* ' Í A . a » ;

4- . : — > A '« * '* « Ả

^ r < > Ạ t ị

A ' ỉ . s ' e r Ể

ỹ* . .c

- - ỈA ír . . A ' i.«»fi c » v * r .s

s .v«r .ú

. ỉ4 - ' A í / 16

i c *

a « , c / ' » ' u « : c B ế * ':* . ►•.'<*<»*< H < • •

ũ C*|

1 . ^ ‘ U ' ' . a *0 *;4 0 c * *

S 4 » S 9 't * 'J t € < • ! :

*íĩf;;';í*::a 5*;* ? • * » ■ » " » • ' í a

<«»pj •<•**»€ í* . 1 * « ! r o 'c » * : » úvi’' :

6»HSÍ'f«-tỉỗC‘ ’ Seic'*<«'•> '5 c* *

Hình 4 .16; Dữ liệu ỉổng kết hoàn tâì

Sủ' dụng các hàm íext để xử lý các chuỗi textNgoài việc hiểu cách làm việc với dữ liệu số, bạn cần hiểu cách làm

việc với dữ liệu text. Các hàm text cho phép bạn thay th ế chuỗi, thay đổi các sô’ thành text và trở lại, thay đối kiểu chữ của dừ liệu, và ghép dữ ỉiệu. (Ghép là đặt một chuỗi sang một chuỗi Idiác và đặt giá trị vào mộtô ) .

Trong bài tập này, bạn ghép chuỗi các phản hồi text được cung cấp bởi nhừng người phản hồi trong mỗi thành phô' Sau đó, bạn đưa bài tậpnày đi xa thêm một bước và chọn t ấ t _____cả lời bình chú trên vvorksheet riêng f của họ:

1. Chọn ô Akron!L18.

'irm*

j f T

2. Chọn P o rm u la s > F u n c tio n L ib ra ry > T ex t. Rê xuống dể chọn Concatenate.

Hộp th o ạ i Function Argu- ments xuất hiện với các trường để ghép chuỗi text như được minh họa trong hình 4.17.

3. Nhấp thanh tiêu đề màu xanh dương của hộp thoại Punction Arguments và rê cửa sổ sao cho bạn có thể thây hàng 18 của worksheet hiện hành.

N u t i v ' . r v j n c í j j -

Cl7

í CẨU HlNM MÁY

M Ạ tr iB O A R Ị^

: CPU

NDD

FDD_ÔĨÌHMÃ

. AGP

jwoNrronCASè

- KEYBOARD

14 MOUSC_____

CD f\ooưSPẼAKER

'1

: ; c f

ti ->rjiorius

"15

íítf'

ỉCiPCH:'j5?r»ựTfI vícn

& 0 M A Jl. (C o m p

0 4 t ) i

M í » t > ỉ . '11^ •

lAV VI Tll

)03 INTEL

\z

4X440

http

://da

ta4u

.com

.vn/

114 Chương 4: Tim hiểu các công thức Excel 2010

4. Nhấp trong hộp cho Textl và sau đó trong ó Akron!B18.

5. Nhấp trong hộp cho Text2 và sau đó trong ô Akron!C18.

6. Lặp lại tiến trình này cho các ô Akron D18 đô”n K18. Nhấn Enter hoặc nhấp nút OK khi hoàn tât-

Hây nhớ rằng một elevator là nằm bôn phải hộp thoại. Sử dụng elevator để đi chuyến xuông các vị trí nhập text khác sau khi bạn diền vào mục nhập Text5.

Trong trường hợp này bạn không cần bận tàm về việc không có bất kỳ dữ liệu trong một số ô. Như bạn thấy trong các kết quả, nếu không có text trong ô, Concatenate bỏ qua ô đó.

P u i K i ỉ o n A i g u m ^ m s

c - * : - - L

T e « t l

i l l l -

' . ĩ ' i s ỉ " ' ; s * * Ỉ0 v '* ô 5 Í * í '

T e x t l : Ĩ 'Ề l ĩ í * l í ỉ *wS !5 «

$* ĩ ? * : í t * : t s

l e x ĩ • í y ' * ỹ

[ 1 1

Hình 4 .17: Các đôl sô' hàm chũ hàm Concatenate.

7. Sao chép ô Akron!L18, kết nhóm các sheet thành phô" khác, và dán vào ò L18 của sheet nhìn thấy được.

Bây giờ mỗi trang thành phô" có một danh sách ghép gồm các lời bình chú text của người phản hồi như được ininh họa trong hình 4.18. Để được trợ giúp định dạng, nhấp liên kết Help on This Punction.

Các từ được ghép chạy với nhau như thế nào? Để tránh vấn đề này, bạn có thể thêm các khoảng trống ở cuôl mồi mục nhập hoậc tách biẹt môi mục nhập bằng việc biên tập công thức.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chương 4; Tim hiểu các công thức Excel 2010 115

» • XE3BBS9BBBI^ 1» * J'

i3 l'!.'.** , » »A *'<1

»<*s/ > n . í

5>, » ' ‘a, J4fí • -v .« 3., C p -K ^ *

ĩỉ4ỉ«í«0iOt l

I?l ìt«ỉ&i6

H r C o r m « n | | » lc « v

> C O S < A T Ị \ f t r C t » l l C ỉ « ( « 9 . V K ) 6

J : • M -

Ị99e

f - i - c - r » *

I Vỉ

k v t r i ị t M e0^ j ' >í 4' ii' $s

ịM)

: VHinh 4.18: Sheet Akron cuôl cùng vứi các lời bình chú đưỢc gttép chuỗi

Tìm h iểu c á c h àm ngày tháng và thời gian

Các hàm ngày tháng và thời gian làm việc với bâ t kỳ ô được định dạng dưới dạng thời gian. Chúng cho phép bạn:

ẩ \'hậ)ì dược các phần của ngày ihâiìíị chảng bạii nbư ììãm, Iháng, hoặc tigày.

* .\’bập iKịăy IháiKị hoặc thời gian hiện bành vảo một ô.B Tíiib cắc chởiib lệch giữa cóc ngày Ibáiig Iro/Ig cỏc tìgàv thực tế

boậc các mịày Ìàiiì việc.Có thổ' bạn không sử dụng trực tiếp hàm ngày tháng và thời gian

trong các bảng tính. Ung dụng phổ biến nhất của nhừng hàm này là để nhằm giải quyết việc tính toán các chênh lệch thời gian chẳng hạn như các sổ chấm công, các chênh lệch ngày tháng hoặc việc xử lý ngày tháng khác.

Khai th á c các h àm dò tìm và tham chiếu

Những người dùng Excel cao cấp có thể muốn sử dụng một hạng mục thứ tư của các hàm dừ liệu: dò tìm (lookup) và tham chiếu {reference). Những hàm này cho phép bạn sử dụng dữ liệu trong một chuỗi ô để quyết định các giá trị và công thức nào được sử dụng trong một tập hợp ô khác nhau. Khi bạn thoải mái với các công thức và hàm, bạn nên kiôm tra thông tin trợ giúp về các bảng đò tìm và các công thức tham chiêu.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

116 Chương 4: Tìm hiểu các công thức Excel 2010

Đ ạt tên c á c d ã y v à cô n g thứcBạn đă thấy rằng bạn có thề đặt tên một hàng, một cột, một bảng,

hoặc một nhóm ô. Phần sức mạnh của một dây được đặt tên (named) là nó được sử dụng trong một công thức như thế nào. Ví dụ, bạn đã làm việc với dữ liệu nghiên cứu thị trường trong chương này. Khi bạn đã tạo các công thức, bạn đã chọn các dãy ô và sử dụng chúng để tạo công thức. Kỹ thuật này làm việc tốt khi bạn tạo còng thức nhưng phái làm gì nếu người khác cần sử dụng các vvorksheet sau dó? Đế hiểu dữ liệu nào bạn đà sử dụng cho mỗi công thức, người đó phải xem ĩĩiỗi ô được tham chiếu.

Bạn có thể sử dụng một cách dễ dàng hơn. Khi bạn tạo các công thức hoặc sau khi bạn đã hoàn tấ t và sẵn sàng đặt một vvorksheet vào một iĩiôi trường sản xuất, bạn có thể tạo các dãy được đật tên cho các ô được sử dụng trong các công thức. Sau khi bạn tạo các dãy được đặ t tên, bạn có thể yêu cầu Excel 2010 thay thế các dãy ô bằng các tên của các dây.

Trong bài tập sau đây, bạn thay đổi một sô” công thức trong các sheet nghiên cứu thị trường sao cho chúng sử dụng các dãy được đặ t tên thay vì các tham chiếu ô. Bạn không thay đổi toàn bộ tập hợp công thức nhưng bạn tùy ý tự thay đổi các còng thức còn lại:

1. Mở file Excel MarketResearchDataForNamedRanges.x!sx.

File này là một bản sao của dữ liệu thị trường mà bạn đà làm việc trong chương này. Bàng cách mớ một bản sao mới, bạn có thể bảo đảm rằng các công thức được thiết lập giống như cách các công thức mà bạn thay đổi trong bài tập này.

2. Nhấp trong ô Akron!B2. Nhấp phái trong ò và chọn Name a Range, hoặc chọn F orm ulas > D efíned N am es > D efín e N am e.

Forriiul35 Data Rpựi^w Vi«w

lo o k u p ả p.«fcrer\c« - • ,(J u Deíine Cam? ^

iíTtig ' ^ •Nămé w

ĩ | j h .to re P u n c lt o n s * r . ia n a g e r

Hộp thoại New Name xuâ t hiện với lời tiên đoán tố t n h ấ t của Excel về những gì bạn muôn điền vào như được m inh họa trong hình 4.19.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chương 4: Tìm hiểu các công thức Exce! 2010 117

1 ''J

Q l íỉc o p e : ỉboc^K w

cỏ n ìm e n t'

1

\0: =A^JOrií

1

' • 4

OK Cỏncel

Hình 4 .19: Hộp Ihoại New Name.

3. Trong trường Name, gõ nhập Akron RI Ql.

Để yên các trường Scope và Refers To.

Bạn cho trường một tên dễ hiểu và định phạm vi (scope) nó (cho Excel b iết tên sẽ có thể truy cập được từ bất cứ nơi nào bên trong Nvorkbook này). Cho tên một phạm vi của workbook sẽ cho phép các công thức trong những vvorksheet khác, nhưng không phải các còng thức trong những workbook khác tham chiếu tên. Ngoài ra, bạn đã xác lập dãy của tên này thành ô L2.

4. Nhấp OK.

Chú ý thông báo lỗi được minh họa trong hình 4.20. Bạn không thể có các khoảng trông trong tôn của một dãy.

Ĩ M c r ồ S ồ Ì x O t t lc e E x c e l

• \ ' . i V i : ì *

» \ •‘*e r .1 « e a s - h : « > ‘ í

.-► •A / 'J r . ề ' ĩ x t t '.V ^ • í,* 'ìr. ế * E à : * ; v ^ • e ộ * ẽ ' * 5 1 ' e ' ’ t " > e

I

Hình 4 .2 0 : M ột thông báo lỗi Invalid-name (tên không hỢp lệ).

5. Nhấp OK để đóng thông báo lỗi. Xóa các khoảng trống ra khỏi tôn của dãy sao cho các từ chạy cùng với nhau. Nhấp OK.

Bạn đã đặt tên ô B2 ià AkronRlQl, biểu thị rằng nó là câu trả lời cho câu hỏi 1 từ người phản hồi đầu tiên. Chú ý rằng tên được thể hiện trong hộp tham chiếu ó thay vì trong chính tham chiêu ô.

6. Nhầp trong hộp tham chiếu ô và sao chép toàn bộ tên.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

118 Chương 4: Tim hiểu các còng thửc Excel 2010

Bây giờ bạn có thể sử dụng lại tên này và biên tập nó cho các giá trị trung bình Akron còn lại. Bạn có thể làm tác vụ này bằng tay cho mỗi ô bằng cách nhấp nút Name a Range và chỉnh sửa mỗi tên một cách riêng lẻ. Thay vào đó, bạn sử dụng Naiĩie Manager để tạo các tên còn lại.

7. Chọn F o rm u la s > D efined N am es > N am e M an ag er.

Fomvji3s Đat3 Pe.iív. Vkvv

Lôôk’jp ã í c j Mânie

' I Q r.UUh ũ ĩ ỉ i g

* IiU Punctianí » from 5e)ection

fl3rn?:

Trong hộp thoại Name Manager vừa xuất hiện, bạn có thể làm việc với nhiều dãy được đặt tên bằng cách sử dụng một hộp thoại như được minh họa trong hình 4.21.

1 V

Uew... ' i » " ]

&eféfS T a 5 c o p « C o ( W K n t

1i

i

c • i ! jo n » S fc S J

1i

1

t

1 ạ « ' . . J

Hình 4 .21: Hộp thoại Name Manager.

8. Nhâp nú t New ở góc trái phía trên của hộp thoại.

Hộp thoại New Name xuất hiện để bạn có thể th iế t lập tên mới. Tiếp theo, bạn tạo nhãn cho câu hỏi đầu tiên từ người phản hồi thứ hai.

9. Dán tên và biên tập nó để tham chiếu người phản hồi thứ hai Biên tập tham chiếu ô để trỏ vào ô cho giá trị trung bình cho người phản hồi thứ hai. Nhấp OK.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chương 4: Tìm hiểu các công thức Excel 2010 119

T ên được thêm vào danh sách bên dưới tên đầu tiên mà bạn đã tạo.

10. Lặp lại các bước 8 và 9 cho từng ô Akron Average. Khi bạn định nghĩa xong tấ t cả tên, đóng hộp thoại bằng cách nhấp nú t Close ớ góc phải phía dưới.

Sau khi bạn đã dặt tên tấ t cà giá trị trung bình Akron, danh sách Nam e Manager trông giông như danh sách được m inh họa trong h ình 4.22. Nếu danh sách các tên dài hơn những gì có th ể nằm vừa trên m àn hình, một thanh cuộn (scroll bar) xuâ't h iện bên phái dừ liệu.

M s T t #

NeAv .

. AIJửriC«|QỈ -

A|JCẢ k r c í t f > 4 Q l

V

Vàiu«s

■ v v íe ts T t'

* A Ỉ / o n 'i C S 2

= A lio n iS Ỉ.> S Z

VI • ' » € $ :

- A L * ô n iS F S 2

-Al/ọniscs?

S < o p e

VViMhookv/oriboc*v V o f k b o o k

\%’c<kbook VVoi hoữk

C o m m a ì ỉ

f T - r * r - . i T - ' . ' . . '1|I dỹờữ * JỊ

Hinh 4 .22 : Hộp Ihoại Name Manager với nhiều tễn dược định nghĩa.

riếu donli sóch CỈIỨO cóc 50 iởn Ii0r> 10, llìứ tự của cóc lên sẽ Líìác. Tponq tpưànq \\ụọ nòt , <Jan!ì sóck sc tõlểđ u vỏi mục tliủ 10 lliatj vì vớí mục đáu iiễn nKư lxjn monq d<;i. Liị do lò các íễn ẩược pliổn loọi lliGO líiứ tự lext vì tíieo tkú tự số. Điều nàtj đúnq [>đl cú klii nào bọn pliổn loQÌ ciữ liệu dựa vào lexl lỉên tronq

_______ __________________________________________________ _____________ _

Bạn có th ể biên tập và xóa các tên trong Name M anager bằng việc sử dụng các nút ở phần trên cùng của hộp thoại. Ngoài ra, nếu bạn chọn một tên, bạn có thể thay đổi tham chiếu ô của nó bằng cách biên tập trường Refers To ở cuôl hộp thoại.

Tương tự như bạn có thể chọn một dãy ô trong m ột công’ thức, bạn có thể chọn một dãy ô bên trong một worksheet cho m ột dãy được đặt tên. Bạn sử dụng cùng một hộp thoại để tạo tên kh i bạn sử dụng cho một ó nhưng hãy chọn một dãy ô thay vì một ô.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

120 Chưdng 4: Tìm hiểu các công thức Excel 2010

Sau khi bạn đã tạo một số dãy được đặt tên, bạn sẵn sàng yêu cầu Excel 2010 thay th ế các tham chiếu ô bằng các tên. B ạn làm điều này bằng tùy chọn khác cho nút Defme Name.

11. Chọn F o rm u la s > D efined N am es > D e íín e N am e. Nhấp mũi tên xổ xuống và chọn Applv Names.

Hộp thoại Apply Names xuất hiện với tấ t cả tên được định nghĩa được liệt kê, như được minh họa trong hình 4.23.

Bạn sử dụng các mục trong danh sách này để thay đổi các công thức từ việc sử đụng các tham chiếu ô cho đến việc sử dụng các tên được định nghĩa cho những ô này. Sử dụng các tên thay vì các tham chiếu ô là một phương pháp rõ ràng và ít dễ sai sót hơn.

A p p ^ y

A p p ỉ v Q d m e s :

A k r o n A Ị Q l

i k T i r ^ I.

H N VI ■ ' i

Ả k r o r t P S Q l

A L r o r i f t 5 Q l

V ĩ ạ n & r e R e l d & v ẵ . i M b s o l u i â

>/ Use r o vv a n d cslurrin O p ồ o n s > >

O K Càùcé

Hình 4 .23: Hộp thoại Apply NamGs với nhiểu tên được định nghĩa.

12. Để riêng các hộp kiểm. Chọn tấ t cả mục trên danh sách và nhấp OK.

Hộp thoại đóng lại, và các tên được áp dụng. Không thấy rõ bất cứ điều gì đã xảy ra. Bạn chỉ có thổ thấy tam giác cảnh báo biến m ất khỏi ô L2.

13. Để thấy sự thay đổi, nhấp trong ô L2.

Chú ý ràng công thức đã thay đổi để thể hiện các tên của các ô thay vì các địa chỉ ô. Hiệu ứng này và việc thiếu các ký hiệu cảnh báo được minh họa trong hình 4.24.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chương 4: Tim hiểu các công thức Exce! 2010 121

^ «0 • '. ^ ^ é ^ É . 1 9 1 ỉ^ ì i ì Q m ^

D . ' ì' K léiM lP

' l i *■ a .1 C â U V

V

t í * 3 Pree<d«ni » ^

^ D«p«i»3«nU •

í u Ó V ỳ - * - í e n » w * •

' —-9 ' ' 4ể'

f JM<Ìl “1 V '

' Ạ t ỉ r t -

j u ĩ a e * . rv.’6t<h

0

u - A # A V ĨR & 0 € 1 Ằ k r o r R i Q 1 ■ r R « 1,

0 ĩ G H < L M s 0 i1 « 5 R j RS B6 R7 R â M Ỉ Ỉ1 3 M e ú td i* M â X M ir;

ì 4 ỉ 9 1c $ 2

3 ỉ 1 s ị 5 ị' 1 0 ' 1

A s 7 ] i 4 * 6* ? ' 1

i 5 4 ỉ ì s ' d 9 ' ỉ

6 3 ĩ ì Q ỉ ' 2 ' 1 0 ' 0

1 ^ e B ì 3 b ' s ' s ' 3

1 s 5 0 10 i' ị i c ' 0

{ ỳ ỉ 1 7 ỉ 4 * 3' s ’ 0ỉ ĩ 3 a 3 ỉ ' i ' s' 0

1 . . i s 3 3 e ' 7 ' s ' 21 *• ĩ 0 • 1 ì' 3' 7 ' 0ỉ IC 1 4 5 s ' 5 ' 1 0 ' X

1 ' f s 1 ỉ s ’ 5 ' s ' l

1 i 5 0 3 s ’ á ' 1 0 ' 0

1 I 8 1 9 đ ’ i' 9' 0

r l7 10 % 4 i' 5 ' 1 0 ' 0

Kình 4 .2 4 : Các tên dược áp dụng đã thay th ế c á c tham chiếu ô trong công thức L2.

Sử dụng các tên cho các ô và dãy sẽ giúp bạn tạo những công thức dễ hiểu hơn. Bằng việc đặt tên các ô, bạn loại bỏ khả nàng quên tại sao bạn phải chọn một ô nhất định cho công thức. Ngoài ra, bằng việc sử dụng một ô được đặ t tên, bạn có thể thấy các vấn đề xảy ra với các công thức một cách dễ dàng hơn.

Thuệ i ngữ

abso lu te a d d re s s (d ịa c h ỉ tuyệ t đố i): Đ ịa ch ỉ chính xác của ó bẽn trong vvorkbook. Khi được tham chiếu trong một công thức, loại địa ch l này ỉiếp tục hướng đến cùng một ô bất kể công thức được dán ỏ dâu.

address (hoặc re íerence) (địa chì (hoặc tham chiếu)}; Vị tri bên trong vvorkbook của m ộl ô. Còn dược goi là Iham chiếu ô (cel! re lerence).

A u toC om p le te : Chức năng mà qua dó Excel doán những gì bạn m uốn sử dụng cho g iá trị cho ô. Nếu nội dung ô gồm text, gợi ý AuloCom plete được lấy tử những giá trị khác bên trong cột cho ô được chọn. Khi được sử dụng trong m ột công thức, AutoCompleíe cố đoán các ô cẩn được sử dụng trong công thức đựa vào vị trí của ô.

calculation (tính toán}: Kết quả của một công thức hoặc một loạt các cỗng thức. Tính toán tự động được thực hiện trong nền và công v iệc khác được thực h iện trên sheet. Mặt khác, trong việc tính toán bằng tay, ngưởỉ dùng phải đợi hoàn tất phép tính trước khi đi đến một ô hoặc tab mới. Bạn bắt đầu v iệc tính toán bằng tay bằng việc nhấn F9 hoặc nhấp nút Calcu- late Now.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

122 Chương 4: Tìm hiểu các công thức Excel 2010

t o r m u l a ( h o ặ c íu n c t i o n ) ( c ô n g t h ứ c ( h o ặ c hàm ): Định nghĩa của phép lính cán thực hiện để tìm giá trị kết quả trong một ô. Một còng thức quyết định giá trị của một ô dựa vào giá trị của những ô khác.

grouped shee ts (các sheet đưọc kết nhórn): Nhiều sheet được chọn cho phép làm viêc trên các ô qua toàn bộ tập hợp cùng một lúc.

relative address (dịa chỉ tương đối): Địa chỉ, nhưng khòng phải địa chỉ tuyệt dối của ô bén Irong vvorkbook, Khi được sử dụng trong m ột công thức, loại địa ch ỉ này cho Excel biết cách di chuyển tử ô hiện hành đến ô cần được sử dụng trong công thức. Khi được sử dụng trong mộ! công thức dược đán, loại địa ch ỉ này thay đổi để phản ánh ô nằm trong cùng m ộ t vị trí tương ứng với ô mới như địa chỉ tương ứng với ô gốc.

w izard ; M ột phương pháp tự động hóa được sử dụng bởi Excel để dẫn dắt bạn qua một tiến trình theo tửng bước.

T hự c h à n h1. Hãy nêu ba cách để thêm hàng Sum vào tài liệu.

2. Giá trị nào trong những giá trị sau dây là một địa chỉ tương đôì?

a. $C16

b. c$16c. C16

d. $c$163. Khi bạn tạo một công thức cho ra kốt quả #Div, bạn cần thay dổi

cái gì để sửa lỗi?

4. Đúng hoặc sai: Khi bạn sử dụng nút InsGrt Punction, bạn cần biết chính xác hàm mà bạn muôn sử dụng.

5. Một rủi ro của việc thêm các công thức vào các ô trôn nhiều worksheet cùng một lúc là gì?

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chương 4: Tim hiểu các công thức Excel 2010 123

6. Mờ íìle MarketRescarchG.xlsx mà bạn đã sử dụng trong các bài tập trong chương này. Hãy mô tả cách bạn sử dụng một hàm logic đố' quyết định xem hơn 80% những người phản hồi cần thiết có được sử dụng trong cuộc khảo sát này hay không.

7, Trong chương này bạn đã học về các hàm Date và Time. Làm thế nào những hàm này có thế' ngăn một sự cô" AutoFill xảy ra do thêm các năm vào môt chuỗi các ô?

8, Một ưu điếm của việc đặt tôn các ô và dãy đê sử dụng trong các công thức là gì?

9. Giá trị nào trong những giá trị sau đây không phải là một tên hợp lộ cho một dãy?

a. HappyShcetResult

b. Exc(’l!16

c. Data_Of_Ground_Breaking

d. YesOrNo

http

://da

ta4u

.com

.vn/

124 Chướng 5: Tạo biểu đổ: Các loại biểu đồ Excel cơ bản và ...

Tạo biểu đồ: Cóc loại biếu đồ Excel cơ bản vò khi nào

sử dụng chúng

Những điểm chính

9 Ciới tbiệìi các biển đồ ExcelM 'lạo h i ể n đ ồ d ữ l i ộ u C f í hãn r â i các CỘI I ' à t b ã ì i h

ẫi Chityển đổ i các biểit đồ CỘ! thả iih các hiổii đồ thanh

» Pbâìì loại clữliộu với các ờiểii đồ íròiì 9 Thể hiện íiốìỉ dộ lúi c á c biểii đồ cíườiig lẵ Tun những XIÍ hưởng với các biển đồ táìì xạ

ẵí So sàììh dfí liộii I’ới các biển dồ vùiig H Khảo sát các loại biển đồ khác

Khởi đ ộn g

Câu hỏi

1. Một biểu đồ Excel là gì?

2. Ba loại biểu đồ nào phổ biến nhất?

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chương 5: Tạo biểu dổ: Các íoại biểu đổ Excel cơ bản và ■■■______________ 125

3. Sự khác biệt giữa một bicu dồ thanh và một biểu đồ cột?

4. Bạn có thế vẽ nhiều chuỗi troiig một biểu đồ tròn hay không?

5. Sự khác biệt giữa một biểu đồ dường và một biểu đồ tán xạ có một dường xu hướng là gì?

6. Sự khác biệt giữa một biếu đồ đường và một biểu đồ vùng là gì?

Tăng tôc

Nếu bạn đã quen thuộc với việc quyết định các biểu đồ nào được sử đụng và cách tạo và định dạng chúng trong Excel 2010, hãy lặp nhảy đến chương kế tiếp.

Dữ liệu là dữ liệu. Bản thân m ộ t phần tử dữ liệu thự c sự không thê’ cho bạn biết được nhiều điều. Tuy nhiên, nếu bạn bắ t đầu kết hợp dừ liệu thành các nhóm, bạn có thể học được nhiều thứ về nhừng gì đà xảy ra và những gi có thể xảy ra trong tương lai.

Các biểu đồ (chart) hoặc đồ thị (graph) cho phép bạn biểu diễn bằng trực quan dữ liệu từ một vvorksheet. Chúng cho bạn thấy những xu hướng và mẫu trong dữ liệu mà có thể không nhìn thấy rõ bằng việc xem riêng dữ liệu. Khi chia sẻ thông tin với những người khác, các biểu đồ cho phép bạn trình bày dữ liệu một cách có ý nghĩa hơn.

Dữ liệu khác nhau cần được thế hiện bằng những cách khác nhau. Trong chương này, bạn xem cách tạo và sử dụng các biểu đồ để giúp bạn kể câu chuyện của bạn. Trong tiến trình bạn sẽ học không chỉ cách thiết lập nhiều loại biểu đồ khác nhau có sẵn cho bạn trong Excel 2010, mà còn những biểu đồ nào làm việc tô’t nhâ”t cho nhũng loại dữ liệu nào.

Tìm h iể u c á c th à n h p h ầ n b iể u đ ồ ch u ẩ nMột biểu đồ (chart) là một đcíi tượng trực quan gồm nhiều phần. Mặc

dù tấ t cd biểu dồ có các phần y như nhau, nhưng bạn có thể quyết định các phần nào nhìn thấy được và các phần nào không nhìn thây được như được minh họa trong biểu đồ ở hình 5.1.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

126 Chương 5: Tạo biểu đổ: Các loại biểu dó Excel cơ bản và

Các vách với các clưởng iưól

^ _ T i ê u đ ềb iiu đ ổ Các manh

C hú g iả i (danh Nhãn (labe i) sách các nhãn)

T rụ c Y T rụ c Z T rục X Chuỗi (senes)

Hình 5.1: Đây là các thành phẩn chuẩn của một biếu đổ.

Bạn có thể có hoặc không có mọi tùy chọn được minh họa trong hình hiển thị trong các biểu đồ riêng của bạn. Các thành phần quan trọng mà bạn biết được mô tả trong danh sách sau đây:

n Tiên <lè biên i l ồ (cb a r t liíe); 'íiớii cỉề ciía hiiui (íỏ có Ihể t ì i ô lả CỈIĨ

l iệu Irong biển đồ, x ú c d ịn b Iibữiig kct l ì iậ i i IIỜO Diả bạn n ĩ l rađ ì ỉợ c từ dữ ỉ iộ i i hoặc bình chú rề dữ liộ ii tro iiíị hivìt dồ

ẵÊ Các vách (ivciU): Câc rácb dịnh ìHịhỉa rùnn, của biển đồ và giúp bạn đặt nó Imiỉíị hhồìỉg gian. Các biển (ỉồ bai chiẻii cỏ một vách: mặt sau. Các biểu dồ ba cbiâii cú ba rách: niặl saii. sâu, rà cạnh. ( T ì x m g một số biển dồ J-D. IIIỢI sau Ihực ra là mật Iriiức. Nó líiỵ tbìiộc i’ào góc xom của hiểii cỉồ).

n Các ítiíờug Ỉỉtói (grid liiie); Cdc đườnq lưới íịiiip ibểhiện íhdìig của dữ liệu. Bạn rbiíờHỊị có một tập bọp íỈKỜniị ìifởi trong mòi íiyc. Troiig các biểu cíồ phức lạp bơn, bạn có thố’ hậl nhiềii lập họp dìỉờng lưới cho mỗi Irục.

9 Trục (axis): Mỗi ỉtyc thể biện các qiắ trị cho chĩ ìiệii. Các biểìi đồ hai chiều có hai trục: X cho cỉườnq íbầng đìỉiiíị rà Ycbo đìíờng nằm ngang. Câc biển đồ hai chiền Ihờm mội trục 7. ihể hiện chiền săn của ciữ liộii.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

* Các g iá trị: (.'ác íịiả /rị là nhunỊị Ị>hồíi íử d ữ liện mà bạn lập biển dồ. Trvni> bình 5.1, các ọ,iá ì r ị 1(1 ì i ì ìũ ì i i ịg iá t r ị ỉ iề i i lệ được ìượng Ir i tng bằug mồi Ihaiih.

Chuỗi (series): Mỗi !ập hợj) íịiá trị l>âii troĩigciũliỢii ctượcgọiỉà một chuỗi clữliựii. Mỗi ô chứa mội ĩ>iá Irị. Cácõ Iroìiq một hàng hoặc cột cụ Ihổ íạo Iiêiì chuồi. TronỊị hicii (ỉồ được minh họa lwiìg hình 5-1, tí/c ' Ih d i ih niàn Xdnh lá â iy Iiíợiìiị ir iù ií ị cho mộ! chuỗi l ú cức thanh Iiiàii xaiìh cliíOiiq liiợnq iriỉiiq cho mội chiiỗi khác.

K C ác th a n h ( l ic irsỳ : l ỉở i I ’ì bình 5. / I i i i i ih họa mộl biển đồ thanh, các ìì.Hinh được sử dụng <íể tiỉợiig Iriíiiíị cho các giá trị dữ Ìiệìi. Cắc biểìi dồ Iròii (pic charD sứ dụng các "iiìiốiKị" đổ tượnq Irieiìg cho dữ liệii; các biâii cíồ cíiiờìiíị ( liiie ch a rn SIÌ (hnig các cÍKỜỉìiị và chấm ; và các biổu đồ rá lì \ạ (sca/ter cbar/) sử cỉụnq các chấm.

* Nhãn (íabel): Mậc dù càciịiá Irị là aicsố thực sự. nhiùig các ìĩhãn là Iihứiiỵí>ì cbúiiỉị (íạidiệii. Troiit> hìiib 5-1, các nhâtì là các tháng cĩược che Ảihiuíỉ hởi mỗi Ihciììh.

* Chú g iả i (legeiưl): Bciii và)' íhổ hiẹn mối qìian hộ iỊiữa các nbàn cho cìữ liệu rà các ảnb cỉồ họa tiíợiig ỉriOig cho các ìibõỉi. Troiiq rí í lụ h iổ ii dồ Ibaiìb. bạn cỏ Ihư thấy các màìi kbâc nh íi i i (hoặc các sắc thái xám Irêir Iraiig iiij iiíợiiịiinnigcho lìhữiiiịgĩá trị khác nhan, 'írong lìiộ/ hiểu đồ IIVII. cbú giài sờ Ihể hiộiì sự titơníị quan giữa cắc màu Diiếníi há iih I'à dữ liệu rốn dược biển ihị.

Chín phần tử này là cơ sở của một biểu đồ. Bạn cũng có thể mở và tắ t thang của bieu đồ (nhừng gì mà mỗi đốm trôn trục thể hiện), các đường xu hướng và nhừng phần tử biểu đồ khác. Bạn sẽ xem các phần tử biêu đồ khác khi bạn tiến triển qua chương này.

Mặc dù hình 5.1 minh họa một biéu dồ thanh, nhưng các phẩn của mỗi biểu đồ th ì y như nhau, bất kể bạn đang sử dụng loại biểu đồ nào. Khi bạn tiếp tục qua chương này và học vồ các loại biểu đồ khác nhau, bạn thấy khi nào và cách mở và tắ t các thành phần của một biểu đồ.

Tạo một b iểu đồ cột c ơ bảnLoại biểu đồ mặc định là biểu đồ cột 2-D. Tại cấp cơ bản nhất, kiểu

biểu dồ này sử dụng các thanh dữ liệu tháng đứng để tượng trưng cho dữ liệu trong các ô được chọn. Trong bài tập sau đây, bạn bắt đầu băng việc xâỵ dựng một biểu đồ cột đơn giản từ dữ liệu mẫu. Sau Ichi xây dựng một biếu dồ cơ bản, bạn sẽ hiệu chỉnh diện mạo của biểu đồ và nhừng ^ được trình bày trôn biếu đồ này.

Tạo biếu đồ

Trong các bước sau đây, bạn tạo một biêu đồ cột với dữ liệu mẫu cho Brigham Balloon Corporation. File \vorkbook mẫu chứa thu nhập tổng

Chương 5: Tạo biểu đố: Các loại biểu đố Excel cơ bản và 127

http

://da

ta4u

.com

.vn/

kết, các chi phí và lãi phần trăm cho công ty cho từng khu vực của nó. Bạn sử dụng dữ liệu này cho hầu hết các biểu đồ trong chương này. Mục đích đầu tiên là tạo một biểu đồ cho thấy thu nhập và các chi phí được so sánh như thế nào cho mỗi trong 5 khu vực:

1. Mỏ' íile BasicBarChartData.xlsx.

2. Chọn một ô trong bảng dữ liệu. Chọn In s e r t > C h a r ts > Col- u m n . Từ thư viện (gallery) vừa xuất hiện, chọn biểu đồ Clustered Column, đây là biểu đồ đầu tiên trong hàng đầu tiên.

128____________ Chưdng 5: Tạo biểu dố: Các loại biểu đổ Excel Cd bản và ■■■

Ị Clnéí Chatíí • 2'0

ĩ D C o l u m r t

J j 1 1 'Cylm rtíi

Ì ầ

'

1 lỉ;C o r^

1kà

' ' 1Pyram id

i\i Zr,iịì

Biểu đồ thanh được minh họa trong hình 5.2 xuất hiện. Nếu bạn chọn một ô trong một bảng, then mặc dịnh Excel giả định rằng bạn muốn tấ t cả dữ liệu trong bảng được sử dụng trong biểu đồ. Đôl với một sô" biểu đồ, đó là tấ t c;i những gì bạn cần làm để tạo biếu đồ. Tuy nhiên, bảng cụ thê này chứa hai loại dữ liệu - đô la và tỉ lệ phần trăm - bạn cần cho Excel biết dữ liệu nào mà bạn muốn nó sử dụng cho biểu đồ và sau đó cho nó biết bạn muôn dữ liệu được sử dụng như th ế nào. Do sự khác biệt đáng kể về thang giữa đó la và tỉ lệ phần trăm , biểu đồ được minh họa trong hình 5.2 trông không cân bằng. Điều chỉnh nội dung của biểu đồ sẽ giải quyết vấn đề thang.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chương 5: Tạo biểu dồ: Các loại biểu đổ Excel cơ bản và 129

7-m ’ 1 i / , í> 6 ,óc; M i i * f i ỹ w Ci» t ỉ I ,';* . i c v > . ĩ *tmmr * a a ( T iV ư < I a a * > m v i XA < u '« i r I«< /Viỉ 9 9;740C,W $ )9 i) ỉ3 n c .c o $ M .:M a )rc c S t'4W sW )C 4 M 4 n o x .o o

Ỉ7C« 7t :tn 1&9< lỉS

1 » X 5 W Ĩ 5

$ < ỈX > 9 W t 3

$*) XQ »0 .'ỈI $5! xo j» :j «W.9C3 0 » Í9

í : í

% ::rX 9 9 w :.«

S;S5CĨ > J3 f' s; í x a W3 65

S5ỈKOC5M

• •»3*1 >

(ỈW

• M«v*

Hình 5.2: Biểu đô' cột mặc dịnh được tạo bỏi Excel.

3- Nhâ'n Ctrl+Z để undo việc tạo biểu đồ sao cho bạn có thể bắ t đầu lại từ đầu.

4. Chọn các ô BI đến G3. Chọn In s e r t > C h a r ts > C olum n. Từ gallery vừa xuất hiện, chọn biểu đồ C lu s te re d C oỉum n.

Biểu đồ xuất hiện bây giờ trình bày chỉ lượng đô la cho thu nhập (revenue) và các chi phí (expense). Bởi vì các thanh Ichông được kết nhóm một cách logic, biểu đồ không cung cấp thông tin hữu dụng hoặc kể một câu chuyện hay về dữ liệu. Bước tiếp theo là thay đổi biểu đồ sao cho các thanh được kết nhóm tố t hơn để trình bày thông tin của bạn. Để làm điều này, bạn sử dụng các tab C hart Tools đã xuâ”t hiện trên Ribbon.

5. Chọn C h a r t T ools D esỉển > D ata > Svvitch R ow /C olum n.

• RCÍ -M iH ịC OTipAhl) !(»,• M 5<1*| t • M i; rov<^ft Ị ■ .>1«I p< hr\ f tiíiA t l ù v i

■ ' « . ( • ! '•s 'irih .9 À . ể _ i .I ,p « fe!(iDFVr ?J14

mB » | '

Chú ý rằng dừ liệu trình bày thu nhập và các chi phí cho mỗi khu vực được nhóm lại với nhau, như được minh họa trong hình 5.3.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

130 Chương 5: Tạo biểu đồ; Các loại biểu đổ Excei cơ bản và ...

« * s Ỉ T . w X i ị i i u ũ « O f ĩ ĩ i . ĩ i i C ô ^ õ ẽ 5

_ 5 i ; ậ i í vcocc

WPro'i ; 6 Ỉ6 *I í''í*.

iỉỉSỉddMX

^ v > ỉ f i^ 3 ỉ£ %»tJ.g99 d»? 3%'

l ỉ < * 5 ? f 3 f i í « r 3 t

IS ỉ : * o . d K C ỉ ( ;l ỉ > :3 ư*s D« ^ ).: \

i

f . t f ' ’ .

.________________________ •*- - - --

Hình 5.3: Trong biểu đô' này, dữ liệu hãng và CỘI đã ỉược chuyển đổi sao chQ cácthanh dược nhóm lại một cách logic.

Biểu đồ đơn giản này cho thây rõ hai khu vực khác nhau có các vấn dề. Khu vực phía đông (East) có các chi phí cao hơn so với thu nhập của nó. Khu vực quốc tế (International) thậm chí tệ hơn bởi vì các chi phí của nó nhiều hơn thu nhập của nó. Trong phần tiếp theo, bạn khám phá cách tùy biến biểu đồ để thể hiện hơn nữa việc trình bày dữ liệu.

Tinh chĩnh bản th iết kếBiểu đồ mà bạn vừa tạo cho bạn một bức ảnh trực quan về dừ liệu mà

bạn có thể chia sẻ với những người khác đế' làm cho họ biết được các vấn đề trong các khu vực East và International. Với đồ họa có sẵn trong Excel 2010, bạn được phục vụ tô’t hơn bằng việc làm cho biểu đồ trông hấp dẫn hơn trước khi chia sẻ nó. Biểu đồ trông càng tô"t thì người ta có thể nhận được càng nhiều thông tin từ nó.

Trong các bước sau đây bạn thay đổi thang của trục thẳng đứng sao cho nó dễ hiểu hơn; thử nghiệm với các kiểu biểu đồ khác nhau; và làm cho biêu đồ có dạng ba chiều để tạo cho nó một chiều sâu nào đó:

1 Chọn C h a r t Tools L ay o u t > A xes > A xes để mở ra danh sách các trục (axes) trong biểu đồ. Từ danh sách, chọn tùy chọn Pri- mary Vertical Axis và sau đó chọn tùy chọn Show Axis in Mil- lions.

Chú ý rằng từ millions xuất hiện ở bên trá i trục thẳng đứng và các giá trị bây giờ được định thang thành hàng triệu đô la như được minh họa trong hình 5.4. Bởi vì đôi khi thấy các mối quan hệ giữa các số rấ t lớn thì dễ hơn, việc thay đổi thang làm cho dễ hiểu các số được trình bày hơn. Thật không may, với việc thay đổi

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chương 5: Tạo biểu đồ: Các loại biểu đố Excel cơ bản và ... 131

th àn h hàng triệu (mil)ions), một vai sô’ zc*ro dư thừa được hiển thị trên mỗi dòng.

A c •' t i

V * s * a j »r?r*c *à*S ( £ 4 ^ ị « i _ i ì n ~ . w c 3 0 i n . j « . o x ( K s X . t v O. y < . :

>J2'.

f 9C1 u j ỵ

ì ;X

! Ỉ ỉ s

Hình 5.4: Một biểu đồ đường với Ihang được thay dổi sao cho các số' dễ hiểu han.

2. Quay trở về các tùy chọn Primary Vertical Axes, và lần này chọn More Prim ary Vertical Axis Options.

Hộp thoại Format Axis xuất hiện.

3. Chọn Number nằm ỏ' phía bên trái khung và sau đó thay đổi số hàng chữ sô' thập phân thành 0 ở phía bên phải. Nhấp Close.

Sau khi dữ liệu dễ hiểu hơn, đến lúc hãy khám phá những kiểu biểu đồ khác mà bạn có thể sứ dụng cho dữ liệu này.

4. Chọn C h a r t Tools D esign > C h a rt S ty les > S ty lo 26.r * íf í í ; r c.;« ? ifs^ r'I i «.

■.'•••UMI ru l' ',4A> ‘ «4 lv ,-v l * > • *

Ũ m 0 » n m 8 « ì ) Om n ^Í í s. Ể í «1 * t ì * I , ỉ r g, B e . , i ì

^ m ^® ® ® ® “1 ® • lo9.* 10 o -'Đ 0 -9 iQ 'I n '9 « ọ HI ct

Bởi vì bạn sử dụng một biểu đồ 2-D, tấ t cả tùy chọn loại biểu đồmà bạn có hiển thị một biểu đồ phẳng với các thanh trông đep.Một tùy chọn mà có thể bạn muôn xem xét là cho biểu đồ niọt chiều sâu nào đó bằng việc chọn một biểu đồ 3-D.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

132 Chương 5: Tạo biểu đổ: Các loại biểu đổ Excel cơ bản và ...

5. Khảo sát các kiểu biểu đồ khác. Hay chắc chắn xác lập style sang Style 8 trước khi tiếp tục.

6. Chọn C h a r t T ools D esign > T ype > C h an g e C h a r t T ype.

Bạn có thể thấy hộp thoại Change C hart Type trình bày tấ t cả kiểu biểu đồ có sẵn cho Excel 2010 (xem hình 5.5). Bây giờ, hãy bám theo các biểu đồ cột Column. Khi bạn tiến triển qua chương này, bạn cũng sẽ khảo sá t các loại biểu đồ khác.

C h « i t T y p « & iinQiiniT e r r ^ i t s

AC o k x n n

. < • V

/ . •

V í a

< (S<Ạ ’ r « r )

' , ĩ

f\'

D x i g h í x t

i .

' k Ầò-iữt

c o t u n i n

iL ii

L in«

Ịq J ■ ^ 3 Ĩ 1

I.IP : í ềé à

-Ằ ể - . * . v Ạ ị

c. .*t

•-.... ì i*

p>e

OK

Hình 5.5: Hộp Ihoại Excel 2010 Change Chart Type trình bày các tập hựp biểu Ổổ đẩutiên mà bạn có thể chọn.

7. Chọn biểu đồ 3-D Clustered Column, đây là biểu đồ thứ tư trong hàng đầu tiên. Nhâp OK.

Bây giờ dữ liệu được thể hiện trong ba chiều thay vì trong chỉ hai chiều như được m inh họa trong hình 5.6.

Hình 5 .6 : Biểu đổ cột này là biểu đồ ba chiểu.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Đ iều b ạn cầ n b iế t

Nhiều người thích làm việc với cíic b;'iu sao lớn hơn của các biểu đồ. Chúng làm cho dễ thấy các chi tiếc hơti và dễ làm việc với các plìần tử biểu đồ hơn. Cácli dễ líhất để làm iliềii dó ià di chuyển biểu đồ đến sheet riêng của nó. Chọn Charc Tools Desigiì > Location > Move Chart. Trong hộp thoại Move Chart vừa xuất hiện, uhâ^p núc New Sheet và thay dổi tên để làm cho nó cỏ tính mỏ tả. Sau đó nhâ^p OK. Bạn thâ'y một sheet biểu đồ mới trong \vorkbook cluìa chĩ biểu đồ. Hoặc, bạn có thể nhấn F11 đề di chuyển biểu đồ dến sheet riêng của nó. Từ thời điểm này trd di trong chương này. bạn có thể làm việc với các biểu đồ trên các sheet riêng của chúng hoặc crên cùng các sheet như dữ liệu của bạn.

C huyển đ ổ i một b iể u đồ cột thành một b iểu đ ồ thanhSự khác biệt giữa m ột biểu đồ cột (và bạn đã tạo trong phần trước) và

một biếu đồ thanh là hướng của các hình dạng trong biểu đồ. Trong một biểu đồ thanh, các h ình dạng chạy theo chiều ngang. Để thấy các điểm khác biệt giữa các loại biểu đồ khác nhau, bạn chuyển đổi biểu đồ cột thành một biểu đồ thanh và thay đổi các hình dạng của các thanh từ các hình chữ nhật thành những hình dạng khác:

1. Quay trở về biểu đồ mà bạn đã tạo trong phần trước hoặc mở íĩle BasicBarChartData2.xlsx.

2. Với biểu đồ được chọn, chọn C h art Tools D esig n > T ype > C hange C h a r t T ype.

Hộp thoại Change Chart Type xuất hiện (xem hình 5.5).

3. Nhấp từ Bar trong cột trá i để đi trực tiếp đến các biểu đồ thanh. Chọn tùy chọn C lu s te re d H orỉzon ta l p y ra m id và nhấp OK.

Bây giờ các thanh dữ liệu chạy theo chiều ngang, thay vì theo chiều dọc như được minh họa trong hình 5.7.

Chương 5: Tạo biểu đó: Các loại biểu dồ Excel cơ bản và ... 133

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chú ý rằng với sự thay đổi này, bạn cũng có thê’ thay dổi định dạng của các thanh từ các hình chữ nhật thành các hình chóp. Bạn có thể chọn từ một sô’ hình dạng khác cho các thanh dữ liệu bao gồm các hình chóp, hình trụ, hình chữ n h ậ t hoặc hình hộp, và hình nón (cone).

4. Với biểu đồ được chọn, nhấp tab C h a r t T oo ls F o rm a t.

ở phần trên cùng của nhóm Current Selection, bạn thây danh sách xổ xuông cho các phần tử biểu đồ. Nhấp danh sách xổ xucTng để xem các phần tử nào có thể được chọn như được m inh họa trong hình 5.8.

134 Chương 5: Tạo biểu đổ: Các loại biểu đồ Excel cơ bản và ...

E ỉ . i -• .‘ II

Chart Aítí F i c c f

Hcóicnỉa Vilusỉ Axs> / a l u t ' - x : D i ỉ p l ỉ \ l h i t 5 l í b í l

H c t i i c n t ỉ 'V á lu é i K U j c r G n : lỊ in c 2

P l c t . ' . r e j

S i J ê iV > ll

V e t r c í ỉ ' C ỉ t ỉ g c r . ;

.Vdll:Sííies' Re ínye'

Hình 5 .8 : Chọn phẩn tử biểu đồ mà bạn muôn biẽn tập từ danh sách này.

Trong các phiên bản trước của Excel, để chọn m ột phần tử biểu đồ riêng biệt, bạn đà phải nhâp chính phần tử biểu đồ. Có lẽ bạn đă thấy khó chọn chỉ chi tiế t mà bạn muôn, đặc b iệ t nếu bạn cố dịnh dạng một chuỗi dữ liộu riêng biệt hoặc một vách {wall) riêng biệt. Trong Excel 2010, đê’ chọn một phần tử biểu đồ, bạn tìm nó trong danh sách element và chọn nó. Bạn cũng có th ể chọn chính các phần tử biểu đồ băng việc nháp chúng, nhưng danh sách xổ xuống chart element làm cho dễ bảo đảm hơn rằng bạn đã chọn dúng phần tử.

5. Từ danh sách xổ xuống, chọn tùy chọn Series Revenue. Tiếp theo, chọn C h a r t Tools P o rm a t > C u r re n t S e le c tio n > F o rm a t S e lec tion .

Hộp thoại P''ormat Data Series xuất hiện, như được minh họa trong hình 5.9.

Hộp thoại này cho bạn định dạng mỗi phần tử theo cách bạn muốn. Trong trường hợp này, bạn sử dụng hộp thoại này để thay đổi hình dạng và vùng tô của chuỗi (series) được chọn,

6. Nhấp từ Shape trong cột trái. Thay đổi hình dạng thành Partial Cone.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chú ý rằng các hình (lạng trên y)ióu đồ thay đổi ngay tức th ì, như được minh họa trong hình 5.10. Bạn khòng cần nhấp Close để áp dụng các thay đổi từ hộp thoại này bởi vì nó là một hộp thoại modal.

Bang cách chọn tùy chọn Partial Cone cho hình dạng, bạn. thêm một manh mối trực quan khác vào biếu đồ. Bằng việc xem biểu đồ, bạn thấy rằng hình nón duy nhât kết thúc trong một điểm đầy đủ là thu nhập cho khu vực phía đông (East). Các hình nón riêng phần (partial cone) chuyển đối dữ liệu thành một phần của h ình dạng nón dựa vào phần tràm của giá trị cao nhất.

Với hình dạng này, có thế thậm chí thấy rõ hơn rằng khu vực International dã không đạt được nhiều thu nhập như những khu vực khác. Mỗi hình nón khác dạt gần đến một điểm hơn nó.

Chướng 5: Tạo biểu đổ: Các loại biểu đổ Excel cơ bản và ..._____________135

r o n n c ic

SeiiebOpLion

✓ỉc « r - u > c r '

' *«»

Hình 5 .9 : Hộp llioại Pormat Data Series.

7. Nhấp từ Filỉ trong cột trái. Thay đổi vùng tô (íĩll) thành No Fill.

Các hình dạng trong biểu đồ dường như biến m ất nhưng thực sự th ì không. Mặc dù chúng vẫn nằm ở đó, nhưng chúng không co đường hoặc vùng tô, do đó bạn không thể thấy chúng. Bằng việc không cho chúng vùng tô, bạn có thể "thấy xuyên qua" mỗi thanh.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

136 Chương 5: Tạo biểu đổ; Các loại biểu đổ Excel cơ bản và

Hình 5 .10 : Một biểu đổ Ihanh liình nón riêng phẩn.

8. Chọn tùy chọn Border trong cột trái. Thay đổi tùy cliọn border thành Solid Line, và nhấp Close.

Bây giờ các hình dạng nhìn thấy xuyên qua nhưng bởi vì chúng có một đường viền xung quanh chúng, chúng vẫn xuâ”t hiện. Biểu đồ trông giông như biểu đồ được minh họa trong h ình 5.11.

i

Hình 5 .11: Biểu đẩ thanh hoàn ctilnh (rỗng như ỉiình minh họa này.

Mặc dù có thể bạn không bao giờ sử dụng một biểu đồ th an h trông giống như biểu đồ được minh họa trong hình, nhưng biết cách thay đổi đường và vùng tô trên các phần tử biểu đồ sẽ cho bạn điều khiển được các biểu đồ nhiều hơn.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

P hân h ạ n g mục dữ liệu v ó i c á c b iểu đồ trònCác biểu đồ tròn (pie chart) được sử dụng để xem các mảnh dữ liệu

trong m ột chuỗi liên quan với nhau như thế nào. Nơi bạn đã sử dụng biểu đồ cột và biểu đồ thanh để thấy mối quan hệ giữa thu nhập và các chi phí cho mỗi khu vực của Brigham Balloon, bạn sẽ xây dựng và điều chỉnh hai biểu đồ tròn. Biếu đồ tròn thứ nhất cho thấy thu nhập của công ty được bao nhiêu từ mỗi khu vực. Biểu đồ tròn thứ hai cho thấy chi phí của công ty bao nhiêu được dành cho từng khu vực.

Tạo m ộ t biểu đồ d ể t h ể hiện thu nhập ỉheo mỗi khu vực

Làm theo các bước sau đây để tạo một biểu đồ tròn để thể hiện các thu nhập cho mỗi khu vực của Brigham Balloon Corporation:

1. Mở file BasicPieChartData.xlsx.

Bạn thây bảng dữ liệu mà bạn đã bắt đầu trong phần trước.

2. Chọn ô C2, chọn In s e r t > C h a r ts > P ie , và chọn tùy chọn Pie in 3-D.

Chơờng 5: Tạo biểu dồ: Các loại biểu đổ Excel cờ bản và ..._____________137

Biểu đồ vừa có được được minh họa trong hình 5.12. Excel giả định rằng bạn muốn so sánh thu nhập, các chi phí và lãi không phần trăm cho khu vực phía Bắc (North) (cột dữ liệu đầu tierĩ) Tuy nhiên, biểu đồ này không làm việc cho những mục đích của bạn bởi vì bạn cần nó trình bày thu nhập cho mỗi khu vực.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

138 Chướng 5; Tạo biểu đổ: Các loại biểu đổ Excei cơ bản và

i i t . c o r 5 »* ỉ T.4'»* CKS f c

s >sỉtíw« Ii«mc9cc< iíA’ i0iv«j:w*.

N ọ r t h

Hìnti 5 .12: IVIỘI biểu dũ Irỏn mặc dịnh dược tạo ra bởi Excel 2010 lừ dữ ljệu nhiểu cột. Bởi vì dữ liệu không được tương hựp, biểu úổ Iròn không khả dụng.

Bói vì lx jii đancỊ làm việc vói Jơ llỆu vốn lìàrn ironq mộỉ tánq , Cxccl áđ cếcloán

nlìơnq <ỊÌ l>gn mưốn v í t>iếu 3ồ. Mễu dữ liệu clã thônq ầược biến thành mộf tđnq ,

Excel $ẽ cốáộH đt cả Jữ liệu VQO Liếu dồ. c Ó lẽ bọ n nglìỉ rà nq t>on ẳô nf>0 n áược

Jữ liệu, nhưiiq l^hônq. I id i j lucn cliọn Jữ l i ịu mà ÌoQM muốn vẽ biểu đổ iể lí^n lì

L>ấi vốii để rnà tx c e l cố ỉl,ế qộp pliđi iconq việc ẩcái> nliữnq qì lx jn muốn.

3. Chọn C h a r t T ools D esign > D ata > S w itch R ow /C olum n.

Bây giờ biểu dồ trình bày dữ liệu mà bạn muôn thấy: Thu nhập cho công ty dược phân chia thoo khu vực như được m inh họa trong hình 5.13.

Excel sử dụng hai loại biểu đồ bạn chọn cơ bán. Những gì bạn đã tạo là một biểu đồ tròn thông thưừng. Loại biểu đồ kia lfx Ex- plođod Pie Chart. Trong một biểu (lồ tròn tháo rời (cxploded pie chart), Kxcel di chuyổn mỗi mảnh dữ liệu ra khỏi tâm của biểu đồ.

Các biểu đồ tách rời sẽ tcít khi bạn cần làm nổi bậ t mỗi vùng của biểu đồ tròn. Tuy nhiên, một biểu đồ không tách rời dễ đọc và dễ làm việc hơn. Bọn có thể điều chỉnh vị tr í của bất kỳ m ânh nào đó sao cho nó nổi bật với tâm nhằm giúp duy trì tiêu điểm trên các giá trị dữ liệu mà bạn muốn trong khi vẫn thể hiện toàn bộ bức tranh.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chương 5: Tạo biểu đố; Các loại biểu clổ Excel co bẳn và ■■■ 139

Hình 5 .13: Biểu đồ Iròn mặc dịnh ãược tạo.

4. Nhấp đoạn cho thu nhập của Ichu vực International. Rê nó ra khỏi phần còn ỉại của biểu đồ,Khi bạn rê raảnh, nó thay đối thành chỉ đường bao (outline) của nó. Khi bạn nhả chuột, nó chuyến đổi trở lại thành một mảnh màu đầy đủ. Ngoài ra, phần còn lại của biểu đồ điều chỉnh đô vừa với không gian mới, như được minh họa trong hình 5.14.

Biểu đồ này thể hiện mối quan hệ giữa thu nhập cho mỗi khu vực, nhưng nhiều người muôn thâV các tỉ lộ phần trăm khi xem một biểu dồ như bicu đồ này. Bước tiếp theo là thay đổi layout để trình bày thông tin này.

5. Chọn C h a r t Tools D esign > C h a rt L ay o u ts > L a y o u t 1.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Các Quick Layout được th iế t kế dể cho bạn một sự khởi đầu trong việc định dạng các biểu đồ. Trong trường hợp này layout đã loại bỏ chú giải (legend) và bậ t các nhãn (label) và tĩ lệ phần trăm cho mỗi đoạn bánh. Ngay tức thì, bạn có thế’ thấy những khu vực có thu nhập cao và thấp cho tổng công ty Brigham Balloon Corpora­tion.

6. Nhấp từ Revenue. Thay đổi nó thành Brigham Balloon Corpora­tion Revenue By Region.

7. Nhâp vào phần trông của biểu đồ.

Bước này cho phép Excel định lại kích cỡ của biểu đồ nếu cần thiết.

Bạn dã cho biểu đồ một tiêu đề mô tả rõ dữ liệu bên trong nó như được minh họa trong hình 5.15.

140____________ Chường 5: Tạo bỉểu dồ: Các loại biểu đổ Exceì cơ bản và

Brigham Balloon Corporation Revenue By Region

vV < St

Hình 5 .15; Tjêu dể của biểu đổ trÒR này mô tả rõ ràng dữ liệu cùa nó.

Bây giờ bạn đã đi được nửa đường theo yêu cầu của mình. Bạn có được một biểu đồ chính xác là những gì bạn muốn cho thu nhập nhưng bạn cần một biểu đồ tương đương cho các chi phí. Mặc dù bạn co th ể quay trở về lúc đầu và tạo biểu đồ thứ hai ngay từ đầu, nhưng có m ột cach de dàng hơn được mô tả tiếp theo.

Tạo một biểu đồ đê Ih ể hiện chi ph í theo khu vực

Làm theo các bước sau đây để sử dụng biểu đồ m à bạn tạo làm cơ sở cho việc tạo một biểu đồ mới cho các chi phí:

1. Chọn biểu đồ thu nhập mà bạn vừa tạo và nhấn C tr l+ C để sao chép nó. Nhấp bên ngoài biểu đồ và nhấn c t r l + v để dán nó.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Bây giờ bạn có hai biểu dồ giống hệt. Bước tiếp theo là thay đổi dừ liệu dược sử dụng cho biểu đồ thứ hai này.

2. Với biểu đồ thứ hai được chọn, chọn C h a r t Tools D esign > D ata > S e lec t D ata .

Chơdng 5: Tạo biểu đố: Các loại biểu đổ Excel cơ bần và _____________141

f \ ^ - n - • 8 G -M • IL [ C c n ^ p a t

ín sc it P ỉộ -ỉ L3y'5ut

~i*~~Ỷ.. ^

I

C h a n g í S . ì / í A ỉ 5‘.M Uh S é ííUT>|)c T c n ip td ỉí RO'.^ 'c í y m n

* * A• / r •

Hộp thoại Seloct Data Source xuất hiện như được minh họa trong hình 5.16.

Hộp thoại này cho bạn dễ dàng thay đổi dây dữ liệu được sử dụng cho biếu đồ tròn bánh. Bạn có thể truy cập hộp thoại này cho bất kỳ biểu đồ để thay đổi dày dữ liệu cần được vẽ biểu đồ. Bạn cũng có thể sứ đụng hộp thoại này để hoán đổi các hàng và cột, để chọn các hạng mục dữ liệu riêng biệt, hiển thị hoặc không hiển thị và đế làm ẩn các ô mà bạn không muôn hiển th ị trên biểu đồ. Tiến trình làm từng tác vụ này thì y như thế. Để học tiến trình đó, bây giờ bạn sẽ sử dựng hộp thoại này để thay đổi từ Revenue t h à n h E xpensG S .

S d ỉ d c t D â l ũ S ỡ u r c « ____lỊỉO

á o c e I ^'.0'tn

líSt

n ÍÍC C " c * .

Hinh 5 .16 ; Hộp Ihoại Selecl Data Source.

3. Trong cột Legend Entries (Series), nháp từ Expenses. Nhấp nút mũi tên hướng lên để di chuyển expenses đến đầu danh sách. Nhấp OK.

Bởi vì đây là một biểu đồ tròn, chỉ chuỗi dữ liệu đầu tiên được trình bày trong biểu đồ. Bằng việc di chuyển expenses lên đầu danh sách, bây giờ bạn đã thay đổi biểu đồ để trình bày các chi phí thay vì thu nhập.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Bước tiếp theo là diều chinh biểu đồ này sao cho tiêu đề đúng và lá t bánh cho khu vực International được bật sáng.

4. Biôn tập tiêu đề dể thay dổi từ Rovenuo thành Expense. Nhâp lá t bánh International và kéo nó ra khỏi lá t bánh chính.

Biểu dồ Exponse hoàn chỉnh như được minh họa trong hình 5.17. Mạc dù bây giờ biểu đồ kể nửa phán còn lại cùa câu chuyện, nhưng bạn không thể thấy nửa phần trước. Bạn phải giải quyết tình huống đó.

142_____________ Chướng 5: Tạo biểu dồ: Các loại biểu dồ Excel co bản và

B r ig h a m B a l lo o n C o r p o r a t i o n

E x p e n s e b y R e g io n

Hình 5.17: Biểu đồ tròn hoàn chỉnh đưỢc định dạng để sử (lụng tõ't nhẵt.

Thực t ế

Các biểu dổ tròn cũng có thể được sử dụng để tóm tất dữ liệu cho một hạng mục và cho thấy nó liên quan đến dữ liệu khác xung quanh nó như thế nào. V í dụ, mở file PieChart2.xlsx. ở dây bạn tháy dữ liệu y như thế nhưng khu vực phía táy (VVestern) dã dược mỏ rộng thành dữ liệu cho các tiểu bang riêng lẻ trong khu vực này. Dữ liệu này đượe sử dụng để tạo m ột biểu dồ được gọi là một biểu đố Bar of Pie.

Trong file m ẫu, chuyển sang vvorksheet Bar of Pie. Biểu đổ xuấ t h iện như được m inh họa trong hình dưới đây.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chương 5: Tạo biểu dố: Các loại biểu đổ Excel cơ bản và ... 143

Biểu dồ nãy đã có quá nhiều cột dữ liệu dể tạo nên m ột b iểu đồ tròn hữu dụng. Biểu đổ Bar of Pie cho bạn kết nhóm các m ục dữ iiệu nhỏ hơn thành một hạng mục dược gọi là Other và sau đó trình bày bảng phân tích của O lher kế bèn nó, Một ưu điểm của biểu đổ này là nó cho thấy khu vực quốc tế {international) mang lại ít thu nhập hơn Calitornia.

Bằng v iệc thay dổi lại biểu đổ. bạn có thể nhận được thõng tin tố t hơn từ dữ liệu. Thông tin tốt hơn nghĩa là nhừng quyết định kinh doanh tốt hơn.

Sắp xếp các biêu đồ Revenue và Expense nằm cạnh nhauLảm theo những bước sau đây đê sắp xếp các biểu đồ Revenue và

Exponse trùn màn hình:1. Chọn mỗi biổ’u (lồ vả sắp xếp chúng sao cho nằm cạnh nhau với

các đỉnh của các biéu đồ ngay bên dưới bảng dữ liệu.

Phụ thuộc vào kích cỡ và độ phân giải màn hình, có th ể bạn cần định lại kích cỡ của các biếu đồ để thấy cả hai biểu đồ.

2. Chọn biểu đồ Rovenue và saư đó chọn C h a r t T ools L a y o u t > C u r re n t S e lcc tio n > F o rm a t S election .

3. Sau khi hộp thoại Format Chart Area xuất hiện, thay đổi màu đường viền thành No Line.

Trong nền (background), đường viền xung quanh biểu đồ Revenue biến m ất. Bỏ'i vì nó vẫn là biều đồ được chọn, các núm vẫn hiển thị và đường thì không.

4. Nhấp biểu dồ Expenses, và sau đó nhấp lại nút Porm at Selec- tion. Sau khi hộp thoại Pormat Chart Area xuâ't hiện lại, thay đói tùy chọn Border Color thành No Line. Nhấp nút Close và sau dó nhấp trong bất kỳ ô.

Bây giờ hai biểu đồ đều nhìn thấy được đầy đủ như được minh họa trong hình 5.18.

B fỉghdm Bdiloon C orporatỉỡ iì R evenue 6y RẬgtoii •'t* ' ' t ’

Brigham B alloon C o rp o ra tio n E xpensẹ 6v R egìon

Hình 5 .18 Hai biểu đô' xuâ*t hiện cạnh nhau

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Thể h iện tiến độ b ằ n g c ó c b iểu đ ồ đườngCác biếu đồ đường (line chart) được sử dụng để thể hiện dữ liệu đã

tiến triển qua thời gian như th ế nào hoặc những yếu tố khác. Ví dụ, bạn có thể sử dụng biểu đồ đường để thể hiện doanh số qua các khu vực tiến triển như th ế nào trong một khoảng thời gian một vài quý hoặc thậm chí vài năm như được nêu chi tiế t trong các bước sau đây:

1. Mở file BalloonsSold.xlsx.

Bảng trình bày các bong bóng được bán theo màu trong vài năm qua. Dữ liệu này đã được thu thập để thấy m ột màu bong bóng cụ thể làm tó t hơn hay tệ hơn vào bấ t kỳ thời điểm trong năm. Bạn sẽ sử dụng một biểu đồ đường để trìn h bày câu trả lời.

2. Chọn một ô trong bảng. Chọn In s e r t > C h a r ts > L ỉn e và sau đó chọn tùy chọn Line bên dưới 2-D Line.

144____________ Chưdng 5: Tạo biểu đổ: Các loại biểu đổ Excel cd bản và ...

3. Chọn C h a r t T ools D csign > D a ta > Svvitch R ow /C o lum n để trình bày dừ liệu theo màu thay vì theo nhóm (xem h ình 5.19).

4. Chọn C h a r t T ools D csign > L o ea tio n > M ove C h a r t để đichuyển biểu đồ đến sheet riêng của nó. Trong hộp thoại Move Chart, chọn nút rađio New Sheet, nhập một tên, và sau đó nhấp OK.

Biểu đồ đường xuất hiện như được m inh họa trong h ình 5.20.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chương 5: Tạo biểu đổ: Các loại biểu đố Excel cơ bản và ... 145

B lu « 1 6 2 .0 & Ỉ7 1 2 Ỉ O Ỉ S 9 Ỉ ^ , Ũ Ì ệ 6 1 ]« 8 4 7 Ì l ĩ ị 7 Ì V ị & JỖ Ỉ7 ì O ẻ í i i ĩ i é i i ĩ ù l& ỉ,9 f i t} 1 4 4 .B Ỉ »

i O r t « n 1 1 Ỉ . 2 Ỉ 5 2 9 l ỉ SJỘO? ỉ ỉ . d ỉ ỉ l ỉ IS .C 9 1 ỈẲ 7 Ỉ V g u : \ ; : O ị /3 . : i7 ) 2 ^ « Ỉ .7 C $ 7 7 Ỉ« .7 Ỗ 9 7 Ỉ 9 2 . 4 ỉ đ ỉ ỉ 6 ỉ.â ? S 0 9

• R « 0 I ỉ ỉ . ^ ỉ ỉ ậ S Ể 2 .4 Ỗ S ỈỈ 2 S .2 Ỉ1 6 ^ r } ì7 i c ì : ỉ 1 6 1 2 5 3 ỉ . » $ n H 4 2 Ỉ Ỉ 9 « 7 .7 1 7 4 4 2 2 .M 0 9 S

> í ỉ n l . 7 £ 7 0 4 . ' ' í « Ị;r .4 -Ọ 8 « .M r> S Ị3 9 . W Ì 4 f t >1 .9 2 9 ? ^ 5 .n S 3 < 6

S^ử

iOO

:ìs;C 3

I M

1Ồ 5

- s ue

« • 4

Hình 5 .19; Biểu dồ đưdng cữ bản này trinh bày doanh sô' cho mỗi màu bong bóng trẽnmột khoảng Ihòi gian 12 tháng.

Hình 5.20: Biểu ỗồ dường này xuất hiện Irẻn sheet riêng của nó.

Bạn cần giải quyết hai vân đề cơ bản trong biểu đồ đường này: Đường dữ liệu màu hồng nằm ở đáy biểu đồ và khó thấy bởi vì t h a n g t ỷ lệ c h o h a i t<ập hỢp s ố rấ^t k h á c n h a u v à c á c m à u của đường Ichông khớp với các tên của các bong bóng.

5. Chọn C h a r t T ools F o rm a t > C u rre n t S e le c tio n và chọn Se- ries Pink từ danh sách Chart Elements. Nhấp nút Porm at Selec- tion trong cùng một nhóm.

Bdi vì bây giờ bạn đang làm việc với một biểu đồ đường, bạn có một số tùy chọn mới để định dạng. Bạn sẽ sử dụng một số tùy chọn này trong bài tập này. Thứ đầu tiên để thay đôì là trục (axis).

http

://da

ta4u

.com

.vn/

146 Chương 5: Tạo biểu đổ; Các loại biểu đổ Excel cơ bản và ...

Uỉu. *Ỷ ---------------------------------------------------------------------------------------------

ó c t í ệ l q i ứ a I p ụ C c l i í n h v ỏ t r ụ c p l i ụ ! à q l ? Đ ô i k l . i l Ú C b ọ n v c s o đ ồ J ữ l i ệ u ,

L g n l l iđ ự r à i iq m ộ l c i iu ẽ ỉ n ă m iro n q m ộ l cíõy sẾ và íTiột c tìu ỗ i t k í c n à m ỉr o n q

mội (Jõij số nlié liơn iỉOỘC lỏn lỉỢn nliiỂu. H a i cliuễi vãn liên quan v ó i ntỉoư, do ẳỏ Lọn m u ố n k iể n ỉ l i ị c iiúnc) I r c n c ù n q m ộ l đ ồ i ỉ i ị . M ế ư t ọ r i m uốí> lì iể n i k ị f đ l cổ

liệ u i r ln cùnq mộl irụ c , ẩưồnq cliO cóc sế nliò ỉiơn kliỗnq cố ÍỊ nqkĩo. Đ ế l àm cl»o

cóc tk a i j Ì ổ i cho đ ư ò n q n k ìn t í iố ^ PÕ l»on, t>qn c ó l l i ế V€ cóc sỂ lò n kơ rt i r ề n

mộl trục vò cóc số níiỏ hơn Ipên )pục thứ fi □i. Đ ó là nLi3nq qì bgn ỉd p là m .

6. Nhâp thanh t i ê u đề trên hộp thoại, và sử dụng chuột để rê hộp thoại sang bên trái sao cho nó không che khuất phía trá i của biểu đồ. Nhấp nút radio Secondary Axis.

Chú ý rằng phía phải của biểu đồ nhận được m ột tập hợp sô” thứ hai trên một thang khác. Bạn có thể thấy điều này trong hình 5.21.

Hình 5.21: Bây giờ biểu đõ' đưừng có mộl trục phụ nẳm bẽn phảỉ.

Hai thang đâ được định chuẩn sao cho các đường hợp lý nhưng các dãy vẫn có thể khác nhau. Mặc dù số’ bong bóng màu hồng được bán thâp hơn nhiều so với số bong bóng cho bâ't kỳ màu khác, nhưng nó vẫn đi theo cùng một mẫu như màu kia.

7. Chọn tùy chọn M a rk e r O p tions trong cột trá i và nhấp nút radio Built-in. T ừ danh sách xổ xuông Type, chọn n ục sau cùng.

Bước này chèn một placeholder ảnh cho các marker.

8. Chọn tùy chọn M a rk e r F ill trong cột trái. Nhấp nút P ic tu r e o r T e x tu re Fiil.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chương 5: Tạo biểu dổ: Các ioại biểu dồ Excel cơ bản và ... 147

Các rnarker là những điếm dữ liộu trên các đường. Bạn có thể định (lạng chúng thành bất cứ những gì bạn muốn từ không có gì cả đốn một inàu đồng nhất, một vùng tô gradient, hoặc một bức ảnh. Những tùy chọn nào bạn có cho vùng tô m arker phụ thuộc vào vùng tô nào mà bạn muôn sử dụng. Bơi vì bạn đang sử dụng một vùng tô ánh, bạn có tùy chọn dể chọn ảnh nào và bạn muôn nó trông như th ế nào bôn trong hộp.

9. Nhấp nút đé chèn ánh từ một ííle. Duyệt đến file Balloon.tif, chọn ánh của bong bóng màu hồng, và sau đó nhấp Insert. Hủy chọn hộp kiérn Tile Picture As Texturo.

Chú ý rằng mỗi m arker cho mỗi đường màu hồng tự động thay đổi thành một bong bóng như đưực minh họa trong hình 5.22.

Hình 5 .22 : M ột biểu đổ ứường có các m arker bong bóng.

10. Chọn tùy chọn Line Color trong cột trái. Thay đổi đường thành một đường đậm nét và sau dó Ihay đối màu thành Red, Accent 2 Lighter 60% (mâu màu thứ ba hướng xuông, bên dưới màu đỏ).

Trên m àn hình chú ý rằng đường cho các bong bóng Pink bây giờ là màu hông, như viộc thay đổi sắc độ xám thể hiện trong hình 5.23.

11. Lân lượt nhấp từng đường khác và thay đểi chúng sao cho chúng thể hiện đúng màu đường. Đối với đường màu đo, sử dụng màu đỏ cơ sở từ ỉựa chọn màu. Thay đổi m arker cho các bong bóng màu xanh lá cây thành Balloonsl.tif, và m arker cho các bong bóng màu xanh đương thành Balloons2.tif. Để lại các đường của các bong bóng màu đỏ không có marker.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

148 Chương 5: Tạo biểu đổ: Các loại biểu đố Excel cơ bản và ...

ỉ'" i ' i\,'

Hlnh 5 .23: Một biểu đổ đường vứí mộl Irục phụ có màu và marker đưực thay flểi.

Khi hoàn tắt, biểu đồ trông giông như hình 5.24.Lần nữa, bạn sẽ không tạo biểu đồ này trong thực tế. Có thể bạn sử

dụng một ảnh nhỏ hơn cho các marker sao cho biểu đồ ít chi chít hơn. Tuy nhiên, nếu bạn hiểu cách làm việc vói các marker, bạn có thế’ tùy biến các biểu đồ khi cần thiết.

Hình 5 .24 : Biểu đõ' ãường hoàn chỉnh Irông như ỉiình minh íiọa này.

Thực tế

Như bạn có thể thấy trong hình 5.24, có một sự tương quan giữa tháng và số bong bóng được bán. Màu của các bong bóng đường như khòng thay

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chưđng 5: Tạo biểu đổ; Các loại biểu đổ Excel cơ bản và ... 149

dổi, nhưng khi bạn xem biểu đổ, bạn có thể thấy rằng khoảng thời gian May/June dường như có doanh số bong bóng hơn những thời điểm khác trong năm, Một số tháng khác cũng có những cao điểm, nhưng các cao điểm tháng 5 (May) và tháng 6 (June) luôn cao nhất.

Trong thực tế, bước tiếp theo ỉà khảo sát những gì đang xảy ra trong tháng 5 và Ihấng 6 khấp thế giới. Có thể một lễ hội lớn hoặc một kỳ nghĩ khiến cho doanh số tăng lẽn. Sau dó bạn có thể đặt thêm tiến tiểp thị vào các tháng đó để tăng các khỏi điểm thậm chí nhiều hơn.

Mặt khác, bạn cũng có thể Ihấy từ đũ liệu này rằng Iháng 12 (December) và tháng Giống (January) dường như !á các Iháng bán chậm. Với dữ liệu nãy bạn có thể cho các Ihành viên của bộ phận tiếp thị biễt rằng họ cẩn tim một cách nhằm tăng doanh số trong những tháng dó.

Tim nhũng xu hưóng vó i c á c b iểu đồ tán xọMột cách khác đế xem dữ ỉiệu doanh số bong bóng là xem các điểm

đồ th ị và tìm xu hướng cho mỗi điềm đồ thị. Một biểu đồ đường cho bạn thấy dữ ỉiộu đã nhảy xung quanh như thế nào theo thời gian được mô tả trong phần irước. Dù vậy, thèm quá nhiều dữ liệu sẽ trở nên khó thấy t o à n b ộ d ữ iiộu s ẽ đ i d â u . Đ â y là n ơ i m ộ t b ícu đồ t á n x ạ ( s c a t t e r p lo t ) t r ở nôn tiện lợi sau khi bạn yêu cầu Excel tạo biểu đồ tán xạ, bạn có th ể ra lệnh nó thôm bất kỳ đường xu hướng vào biểu đồ. Bằng việc sử đụng dữ liệu trong biếu đồ đố quyết định những gì đang xảy ra, các đường xu hướng làm cho dữ liệu dễ hiểu hơn đôi với mắt người.

Trong phần này, bạn sử dụng cùng một dữ liệu như trong các phần biểu đồ (lường: I Ĩ I g BalloonsSold.xìsx. Làm theo các bước sau đây để tạo một biếu đồ tán xạ với dữ liệu trong íile này;

1. Chọn một ô từ báng trôn Sheet 1. C họn In s e r t > C h a r ts > S c iitte r. Chọn biểu đồ tán xạ đầu tiên: Scatter with Only Mark- ers.

2. Chọn C h a r t Tools D esign > D ata > Svvitch R ow /C olum n.Sau đó di chuyển biểu đồ đến sheet riêng của nó.

Bie'u đồ vừa có được không cho bạn biết nhiều điều, như bạn có thô thấy trong hình 5.25, nó trình bày íấ t cả số bong bóng qua thời gian trên cùng một thang.

Mặc đù mỗi màu của bong bóng có hình dạng riêng của nó cho một m arker, các m arker được trộn lại với nhau. Bước tiếp theo là thêm các đường xu hướng vào biểu đồ sao cho các xu hướng doanh s3 cho mỗi màu bắt đầu xuất hiện.

3. Chọn C h a r t Tools L ay o u t > A nalysis > T re n d lin e . Từ danh sách, chọn Linear Trendline.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Hộp thoại Ađd Trenclline xuất liiện, như được m inh họa trong hình 5.26.

Hộp thoại này cho phép bạn chọn chuỗi mà bạn muôn trình bày đường xu hướng tuyến tính. Bạn sẽ thêm một đường xu hướng cho mỗi màu, mỗi lần một đưừng.

150 Chưđng 5: Tạo biểu đổ: Các loại biểu dó Excel Cd bản và ■■■

Kình 5 .25 : Một biểu đồ lán xạ C0 bảnAdd T rend line _

A d đ é ĩ ' ' é ' * , c

ĩ < t z

Hình 5.26: Hộp thoại Add Trendline.

4. Nhấp B luc, và sau đó nhấp OK.

5. Lặp lại các bước 3 và 4, nhưng lần này chọn Green thay vì Blue. Làm tương tự cho chuỗi Red và Pink.

Khi hoàn tất, biểu đồ có 4 đường mới - một đường cho mỗi màu bong bóng - như được minh họa trong hình 5.27.

Với các đường xu hướng, bạn có thể thấy doanh số cho mỗi màu đă tăng lên theo thời gian nhưng doanh sô" của các bong bóng màu xanh dương đã tăng lên nhanh nhất và lớn nhất. Đồng thời

http

://da

ta4u

.com

.vn/

có thổ thấy rõ hơn rằng các bong bóng màu hồng bán chậm hơn những màu khác nhiều.

Bạn có thể học một bài học khác tư dữ liệu này nhưng nó đang ẩn giấu. Công việc tiếp theo của bạn là làm cho nó xuất hiện.

6. Chọn Chax’t Tools F o rm a t > C u r re n t S e lec tio n , và chọn Serios Red Trcndline từ danh sách xổ xuông. Sau đó nhấp nút Porm at Selection.

Hộp thoại Pormat Trcndline mở ra với một tập hợp tùy chọn mới như được minh họa trong hình 5.28.

Bằng cách sử dụng những tùy chọn khác này, bạn có th ể tính toán những xu hướng dựa vào những thuật toán tạo xu hướng tinh vi hơn khác.

Chưdng 5: Tạo biểu đố: Các loại biểu C3Ò Excel Cờ bán v à ..._____________151

Hình 5.28: Hộp thoại For- m ai Trendline.

J

J -

1

] ' í . . - .

J •

J •---------------- -

* t ' ' ' • 4 •

V > * r

• v k m ;

• í ' *. 1

ỉ*'^ -V

n le; -

c ĩ t i

J

http

://da

ta4u

.com

.vn/

7. Nhấp các tùy chọn Trend/Regression Type khác trong hộp thoại và chú ý những thay đổi của chúng đối với đường.

Những thuật toán xu hướng khác này cố tạo ra một đường đi tố t hơn giữa dữ liệu, điều này có thể hữu dụng. Tuy nhiên, nếu bạn đi quá xa, các dường trò' nên gây bối rối và không hữu dụng. Hãy thử nghiệm với giá trị trung bình động trên m ột số khoảng thời gian đế thây được nhừng gì được nối ở đây.

8. Hoàn tấ t bài tập này bằng việc th iết lập một đường xu hướng Polynomial {đa thức) cho mỗi trong 4 chuỗi.

Như được minh họa trong hình 5.29, các đường xu hướng đa thức trình bày một câu chuyện Idiác với các đường xu hướng tuyến tính.

152 Chương 5: Tạo biểu đổ; Các loại biểu đồ Excel cd bản và ...

Từ việc thay đổi các thuật toán xu hướng đơn giản này, bạn có thể Lhấy rằng tấ t cả đều không diễn ra tốt trong thế giới doanh số bong bóng. Mặc dù đữ liệu có các xu hướng tiến đến sự phát triển cho tâ t cả màu bong bóng, nhưng xem kỹ sẽ thấy rằng các bong bóng màu xanh dương vân bán cho một xu hướng đi lên và các bong bóng màu xanh lá cây và màu đỏ đã bắt đầu rơi xuông các đường cong phát tr iển của chúng trong vài tháng qua. Có thể bạn cần làm việc với bộ phận tiếp thị để khám phá tại sao.

So sán h dữ liệu vớ i c á c b iểu đồ vùngCách tiếp theo để so sánh dừ liệu là tạo một biểu đồ vùng. Các biểu đồ

vùng giông nhiều như các biểu đồ đường hơn, ngoại trừ chúng phủ chồng dữ liệu cho mỗi chuôi sao cho bạn có thể tìm thấy các mối quan hệ một

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chương 5: Tạo biểu đồ; Các ioại biểu đổ Excel cơ bản và ... 153

cách dề dàng hơn. Một ứng dụng chung c;ho các biểu đồ vùng là xem các phần tử dữ liệu cộng lại để tạo nôn một tổng hợp như th ế nào. Để thấy hiệu ứng này, bạn tạo một bieu dồ vùng từ một mẫu nhỏ của dữ liệu bong bóng và đánh giá toàn bộ (loanli .sô’ bong bóng:

1. Mờ file Ai'eaChart.xlsx.

Báng trình bày sô’ bong bóng dược bán theo màu trong một khoảng thời gian 6 tháng. Bạn sẽ tạo một biếu đồ vùng xếp chồng từ dừ liệu này để thây toàn bộ doanh sô’ đà tiến triển trong 6 tháng như thố nào.

2. Chọn một ô trong bàng. Chọn In se r t > C h a r t > A re a và sau đó cliọn tùy chọn Stacked Ai’ea in 2-D. Di chuyển biếu đồ đến sheet 1'iêng của nó sao cho nó dỗ làm việc hơn.

])o các điếm khác biệt trong thang của doanh số cho các bong bóng màu khác nhau, biếu đồ 2-D không hữu dụng bằng m ột biểu dồ 3-D. Để thấy tại sao, bạn sẽ thay đổi biểu đồ thành m ột biểu <lồ 3-D và làm việc với nó theo cách đó.

3. Chọn C h a r t T ools D esiỉín > T ype > C h an g e C h a r t T ypc.

4. Chọn loai biểu đồ Stackod Arca in 3-D và nhấp OK.

Bàng việc xoay biểu đồ sang một phía và đặt nó trong ba chiều, bạn có thể h ình dung dữ ỉiệu một cách tô’t hơn. Thay vì thây các bề m ặt phảng, bạn có thể thấy mố’i quan hệ giữa các bề mặt.

Biểu đồ xuất hiện được minh họa trong hình 5.30. Mặc dù nó trông tó't nhưng bây giờ bạn sẽ nhanh chóng ìàm cho nó tròng khác lạ.

Hinti 5 .30 : Biểu đồ vùng xỄp chổng 3 -0 ban đẩu.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

5. Từ thư viện C hart Styles trên tab C h a r t T ools D esig ii, chọn Style 39.

Bây giờ bạn sẽ khai thác những tùy chọn định dạng khác nhau cho biểu đồ này. Bạn nhận dạng tế t cả biểu đồ theo cùng một cách; những điểm khác biệt là những tùy chọn nào inà bạn có trong một biểu đồ nào dó.

6. Chọn C h a r t Tools L ay o u t > L ab e ls C h a r t T itle > C e n te re d O veriay T itỉe . Thay đổi tiêu đề thành F irst Six M onths Balloon Sales.

7. Chọn C h a r t Tools L ay o u t > L ab e ỉs > A xis T itle > P r im a ry IIo r iz o n ta l Axis T itle > T itle Belovv Axis. Thay đối tiêu đề thành Month.

8. Chọn C h a r í Tools L ay o u t > L ab e ls > Axis T itle > P r im a ry V ertic a l Axis T itle > I lo ta te d T itle . Thay đổi tiêu đề thành Numbei' of Balloons Solcl.

9. Di chuyển chú giải (legend) đến đáy biểu đồ. (Bạn sử dụng các lựa chọn Legend trong nhóm Labels).

Biểu đồ trông tô t hơn. Bây giờ nó trông như được m inh họa trong hình 5.31.

154____________ Chướng 5: Tạo biểu đổ: Các loại biểu đồ Excel co bần và

Hình 5 .31 : Biểu dồ có nhăn này làm cho dữ liệu úễ hiểu hơn.

10. Chọn C h a r t Tools L ay o u t > B a c k g ro u n d > 3 'D R o ta tio n .

Hộp thoại Form at C hart Area xuất hiện, với các tùy chọn 3-D Rotation xuát hiện, như được m inh họa trong hình 5.32.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chương 5; Tạo biểu đồ: Các ioại biểu đổ Eyc6l cơ bản và _____________155

'ỹ’Õ

3-0R?*4*4

J

: l',-.

--1 Í-'

ii: >A

Z ' i i T « ; ả <

Tí‘ ỉ, : '

L i

Hình 5 .32 : Các từy chọn xoay 3-D cho biểu đã' vùng.

Tập hựp tùy chọn này cho bạn thay đổi góc xoay và phôi cảnh cho bất kỳ biếu dồ 3-D. Để điều chỉnh các góc xoay X và y, sử dụng các mũi tên ở nửa trên của hộp thoại. Klii bạn thay đối góc xoay và phối cảnh, bạn thấy các thay đổi được ỉjhán ánh trong biểu đồ.

LU i ' ýI L u i j p l i ố ỉ a ỉ i i l i v à ( J Ó C X 0 U I J CCI C b ỉ v u c 1 ổ l ^ l ỉ ỉ c ố ị \ i ể l ỏ r n c l ỉ ũ c ú c r l ữ l ì Ệ u

l i ' ỏ i i q l ố l l i O i i . M l i ư i K Ị r k ế u L l i ỏ n q c ^ n l l i ộ n , t > q i i c ó l l ỉ € đ i q i i ó x a . r i l x l i ỉ C ) 9 ^ \y ị i ì

I r ô ỉ i ^ l l ỉ đ i Ị l Ó l c ó l l l ế L I i Ô I K ] l l i í f l i ỉ v n f ỏ u c l i U < j C i < t i ì c i l > 7 n m u ố n L v . I i õ t j q i đ c l k O

I i » g < l l i ứ ( l ư ụ c ( ỉ o n n v u L ụ n t.ărt l l i a i ) J ố ỉ C ] Ó c X 0 Q I J 3 - D c ủ a c ó c b i ể u đ é

c l ỉ d n q l ị g n » l i ã i j c ố l u ố r i c l i u l i q ư ỏ i \Ầ)ÙC l l i ố i ) L i ế u d u I r ư ỏ c M ) i L ọ n S i ỉ c l ụ n q n ổ

I p ũ n q m ộ l i ò i l í C u l i o ộ c I x ỉ n q ỉ r ì n t ì L ỏ i | l i o ộ c i n n 6 r o *

H õ s cẩ n t l iọ n vú i n ú i D c Íg u II R o Iq Iío iì Ironq hộp llio g i r o fm o l C l io p t A re o .

r iỏ Uiônc| đ ư j Lgti Irỏ vể các xác lộp qốcj l)ọn lòm điểu ẩó L)ànq việc níìđp oứf

ỉ^ e & c l. r i ú i D e ío u l l R o lo t io r ì xóc lộ p f)óc XOQ4 v à p íìố i cổnl> I iiện í ià n lì (Jưói

Jụri9 Ii!ỉữri(j xóc Igp niỢc địnli clỉo Liếu ẩổ nùiị vò nliửnq biếu dé Mỉác. V iệc vô íị nliđp nủ l cố thế có nqlìĩa lo [>ỉếu đo kế lỉếp mò tg n tgo trôn<^ l^lìóc vối nliGiu^

1>Ọ n niOM9 đụi.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Tổng quan v ề c ó c lo ạ i b iểu đồ khócCác biểu đồ mà bạn đã học trong chương này có thể là những biểu đồ

duy nhất và bạn sử dụng. Tuy nhiên, bạn có thể sử đụng một số biếu đồ chuyên dụng khác phụ thuộc vào đữ liệu mà bạn được đề nghị vẽ biểu đồ. Trong phần cuỏì của chương này bạn học về nhừng biểu đồ này.

Biếu dồ chứng khoán

Một biểu đồ cố phần (stock chart) giúp bạn nhận dạng các cổ phiếu tiêu biểu như thế nào theo thời gian. Đôl với biểu đồ cơ bản trong nhừng biếu đồ này, bạn cung cấp các giá trị high, low, và close cho các cổ phiếu trong khoảng thời gian giao dịch. Đôi với những biểu đồ khác, bạn thêm các giá trị md cửa và sô” lượng giao dịch. Sau đó các biểu đồ được tạo cho cổ phiôu. Một ví dụ được minh họa trong hình 5.33.

156 Chương 5: Tạo biểu dồ: Các loại biểu đồ Excel cơ bản và ...

Bícu dồ mặỉ

Một biểu đồ m ật (surface) sử dụng dể tương quan dữ liệu khi cả các hạng mục dừ liộu và chuỗi dừ liệu là những giá trị số. Những biếu (lồ này cho bạn thấy dừ liệu sẽ có xu hướng trong hai chiều hoặc ba chiều như thế nào. Một ví dụ được m inh họa trong hình 5.34.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chương 5: Tạo biểu đố: Các loại biểu đổ Excel cO bản và ■ 157

Hình 5 .34: Một biếu ũồ mặt.

Biêu đồ hình xuyếnMột biểu đồ hình xuyến (doughnut chart) là một biểu đồ tròn theo dõi

mỗi lần nhiều chuỗi dữ liệu. Trong một biếu đồ tròn, bạn có thể vẽ biểu đồ chí một chuỗi dữ liệu. Tuy nhiên, trong một biểu đồ hình xuyến mỗi chuỗi trở thành một phần của hình xuyến. Sau đó bạn có thể thấy cả các phần tử dữ liệu riêng lẻ (dưới dạng các màu trong hình xuyến) và toàn bộ tỉ lệ phần trăm của tổng thế mà chuỗi phần tử cung cấp. Một ví dụ được minh họa trong hình 5.35.

Biểu đồ bọtMột biốu đồ bọt (bubble chart) Lương ứng với một hiểu đồ tán xa

(scuLLer chart) tưưng tự như những gì một biểu đồ hình xuyến {dough- nuL) Lương ứng vó'i một biểu đồ tròn. Bạn phải thêm một chiều thứ ba cho tháy các bọt lớn như thế nào. Các bọt thích hợp cho việc trình bày những so sánh chi tiế t hơn của dừ liệu biểu dồ tán xạ. Một ví dự được minh họa trong hình 5.36.

B iể u d ồ r a d a r

Một biểu (lồ radar cho phép bạn vẽ biểu đồ dữ liệu đường như không thố so sánh. Mỗi diểm dữ liệu được vẽ dưới dạng một điểm từ tâm của bieu đồ. Hai loại biểu đồ radar riêng biệt được sử dụng:

!ẵ Các hiển iỉồ cỏ một chìiỗí trôiìíị (ịịốiiỉ> I i h i f mộl hiểii đồ vùng đùii xiúil.

M Các hiểu dồ cỏ lìhiềii chuỗi dữliộii irôiiqgiống nhiícác mạng iìbện rứi các Hỉúker dữ liệii làm các giao diểm giữa các sợi mạng nhện.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

158 Chưdng 5: Tạo biểu đổ; Các loại biểu đổ Excel cơ bản và

% C m <s in 2 0 0 7 v& 2 0 0 6 ì

( « •

ệ«

Hình 5 .35; Một biểu đồ hình xuyến

i s n u a r y

t

i

Hình 5.38; MỘI biểu dồ bọt

Một ví dụ được minh họa trong hình 5.37,

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chương 5: Tạo biểu đổ: Các loại biểu dó Excel cơ bản và ..._____________159

F o r c e V e c t o r s

ỉ

Hình 5 .37: Một biểu đồ radar.

Thuật ngữ

B iểu dồ 2-D: Một biểu dồ có dữ liệu dược vẽ Irong mặt phẳng tọa độ X và y được gọi là "dọc theo trục nằm ngang và trục thẳng đứng".

B iểu đồ 3-D: Một biểu đổ có dữ liệu được vẽ trong tấ t cả ba chiều: X, y, và z (thuờng được gọi chung là chiều rộng, chiều cao, và chiểu sâu).

T rụ c (ax is): Đường nằm ngang và đường thẳng đứng tượng trưng cho các vách và sàn của biểu đồ.

Thanh (bar): Một phần tử nằm ngang hoặc phần tử thẳng đứng được sử dụng để tượng trưng cho cho một giá trị dữ liệu trong một biểu đồ thanh hoặc biểu đổ cột, Các biểu dổ tròn sử dụng các *m iếng" dể tượng trưng cho dữ liệu; các biểu đổ đường sủ dụng các đường và chấm; và các biểu đổ tán xạ sử dụng các chấm,

B iểu đồ (chart); Một sự thể hiện dữ liệu được chọn bằng hình ảnh trong một bảng linh.

T iêu đề b iểu đổ (cha rt litíe ); Một nhãn cỏ thể mô tả dữ liệu trong một biểu đổ, xác định những kêì luận nào mà bạn muốn rút ra từ dữ liệu hoặc binh chú vể dữ liệu trong biểu đổ.

Các đường lưới (g rid line): Một tập hợp đường thẳng đứng và nằm ngang trên một biểu đổ được sử đụng để thể hiện thang. Được sử dụng trong biểu đồ thanh, biểu đổ cột, biểu đổ đường, biểu đồ lán xạ, và biểu đổ vùng.

N hãn (labe l): Một từ hoặc cụm từ mô lả dữ ỉiệu trong biểu đồ tượng trưng cho điểu gì.

C hú g iả i (legend): Thể hiện mối quan hệ giữa các nhãn cho dữ liệu và các ảnh đổ họa tượng trưng cho các nhãn.

http

://da

ta4u

.com

.vn/

160 Chưđng 5: Tạo biểu đổ: Các loại biểu đố Excel cơ bản và

M arker: Chấm trên m ột biểu đổ đường hoặc biểu đồ tán xạ tượng trưng cho giá trị dữ iíệu đang được vẽ biểu dồ,

Scale (thang): Mối quan hệ của dữ liệu được thể hiện bằng một 1rong các trục trong một biểu dỗ.

Đoạn (segm ent): Một phần có dạng hình tròn của toàn bộ vùng trong một biểu đố tròn. Mỗi m iếng của bánh tượng trưng cho tĩ lệ phấn trăm hoặc phần của tổng thể được xác dịnh bôi dữ liệu trong ô đó.

C huỗi (se ries); Mỗi tập hợp giá trị bên trong dữ liệu.

Xu hướng (trend): Hướng chung mà dữ liệu trong m ột biểu đổ tán xạ hoặc biểu dổ đường tiến dến.

Giá tr ị (va lue): Một phần lử dữ liệu mà bạn đang vẽ biểu đổ.

Vách (vvall): Sự tô bóng được thêm vào các cạnh hoặc m ặt sau của một biểu đồ dể tạo ra một cảm nhận về phối cảnh hoặc để cung cấp một nền cho thông lin trực quan trong biểu đổ.

Bài tập1. Phần tử nào trong những phần tử sau đây là phần tử duy nhâ”t

mà bạn không bao giờ nôn làm ẩn?

a. Tiêu đề (title).

b. Các đường lưới (grid line).

c. Các giá trị (value).

d. Chú giải (legend).

2. Đúng hoặc sai; Để thay đổi từ một loại biểu đồ này sang một loại biểu dồ khác, bạn phải tái tạo biểu đồ ngay từ dầu.

3. Để di chuyển một biểu đồ đến sheet riêng của nó, sử dụng nứt___ trong n hóm _____ trên tab_____ .

4. Các biểu đồ thanh tương ứng các biểu đồ cột dưới dạng nằm ngangtương ứng v ớ i____ .

5. lỸii bạn cần thây các tỉ lệ phần trăm của một tổng thế, loại biểu đồ tô t nhất để sử dụng là

a. Biểu đồ tròn (pie chart).

b. Biểu đồ thanh (bar chart).

c. Biểu đồ đường (line chart).

d. Biểu đồ bọt (bubble chart).

http

://da

ta4u

.com

.vn/

Chướng 5: Tạo biểu dổ: Các loại biểu đổ Excel cd bản và ______________ 161

6. Bao nhiêu chuỗi đừ liệu được vẽ biển đồ bằng một biểu đồ tròn?

7. Đúng hoặc sai; Thứ tự của dữ liệu trong chú giải được cố định và không thế’ được thay đổi.

8- Hãy nêu lên tình huống bạn sõ sử dụng một biểu đồ đường với hai trục.

9. Đúng hoặc sai: Các marker trên các biểu đồ đường luôn là các hộp.

1'3. Các đường xu hướng (trendlino) có thể được sử dụng với loại biểu đồ nào?

a. Biểu đồ thanh.

b. Biỗ’u đồ tán xạ.

c. Biểu đồ tròn.

d. Biểu đồ vùng.11. Điều gì xảy ra khi bạn nhấp nút Default Rotation trong khi định

dạng phôi cảnh và góc xoay của một biểu đồ vùng 3-D?

http

://da

ta4u

.com

.vn/