TEMA 1: Aspecte generale privind automatizarea evidenţei

1.1 Aspecte generale privind organizarea protecţiei muncii în condiţiile utilizării

programului automatizat de evidenţă

1.2 Automatizarea evidenţei. Meniul programei 1C:Contabilitate

1.3 Planul de conturi contabile

1.4. Aplicarea asistentului de lansare și înregistrarea constantelor

1.5 Manualul electronic ”Însușirea rapidă a programei 1C: Contabilitate 8”

1.1 Aspecte generale privind organizarea protecţiei muncii în condiţiile utilizării

programului automatizat de evidenţă

Potrivit punctului 2 al articolului 43 din Constituţia RM

salariaţii au dreptul la protecţia muncii. Măsurile de protecţie privesc securitatea şi igiena

muncii, regimul de muncă al femeilor şi al tinerilor, precum şi alte situaţii specifice.

Principalele acte legislative şi normative ce reglementează protecţia muncii salariaţilor

sunt:

1. Legea securităţii şi sănătăţii în muncă nr.186-XVI din 10 iulie 2008;

2. Hotarârea Guvernului nr. 353 din 05.05.2010 cu privire la aprobarea cerinţelor

minime de securitate şi sănătate la locul de muncă;

3. Hotarârea Guvernului nr.603 din 11.08.2011 privind cerinţele minime de securitate şi

sănătate pentru folosirea de către lucrători a echipamentului de muncă la locul de

muncă;

4. Hotarârea Guvernului nr. 1361 din 22.12.2005 despre aprobarea Regulamentului

privind modul de cercetare a accidentelor de muncă.

Asigurarea aplicării dispoziţiilor actelor normative referitoare la condiţiile de muncă şi la

protecţia salariaţilor în exercitarea obligaţiilor lor de muncă revine Inspectoratului de Stat

al Muncii  care este autoritate administrativă şi se afla in subordinea Ministerului Muncii,

Protecţiei Sociale şi Familiei.

În cadrul responsabilităţilor sale, angajatorul este obligat să ia măsurile necesare pentru

protecţia securităţii şi sănătăţii lucrătorilor, inclusiv pentru prevenirea riscurilor profesionale,

asigurarea informării şi instruirii, precum şi pentru asigurarea organizării şi a mijloacelor

necesare.

În cazul unui pericol grav şi imediat, angajatorul este obligat: 

1

a) să ia măsurile necesare pentru acordarea primului ajutor, stingerea incendiilor şi

evacuarea lucrătorilor, măsuri adaptate naturii activităţilor şi mărimii unităţii şi care iau în

considerare prezenţa altor persoane; 

b) să asigure orice contacte necesare cu serviciile externe de protecţie şi prevenire, în

special în ceea ce priveşte acordarea primului ajutor, asigurarea serviciului medical de urgenţă,

serviciului de salvatori şi pompieri.

Angajatorul trebuie să asigure condiţii pentru ca fiecare lucrător să primească o instruire

suficientă, adecvată, teoretică şi practică în domeniul securităţii şi sănătăţii în muncă, în special

sub formă de informaţii, instrucţiuni şi/sau lecţii.

Fiecare lucrător îşi va desfăşura activitatea în conformitate cu pregătirea profesională şi

instruirea sa, precum şi cu instrucţiunile de securitate şi sănătate în muncă primite din partea

angajatorului, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau de îmbolnăvire profesională

nici propria persoană şi nici alte persoane care ar putea fi afectate de acţiunile sau de omisiunile

lui în timpul lucrului. 

Activitatea contabililor ce utilizează programe informatice este legată de folosirea

tehnicii de calcul care este conectată la electricitate şi poate provoca electrocutare sau scurt

circuit urmat de incendii. Instalaţiile electrice trebuie să fie proiectate şi construite astfel încât să

nu prezinte pericol în cazurile enumerate.

   

1.2 Automatizarea evidenţei. Meniul programei 1C:Contabilitate

Progresele înregistrate în domeniul tehnologiilor informaţionale, impactul pe care acestea

îl au asupra diferitelor domenii de activitate, perioada lungă scursă de la începuturile

informatizării contabilităţii şi experienţa acumulată în domeniu ne determină clar formularea

scopului de adaptare a contabilităţii la tehnologiile informaţionale, la informatică în special,

punerea în discuţie a întregului sistem contabil, inclusiv şi metoda contabilă.

În prezent, relaţia dintre contabilitate şi informatică a fost una de influenţare într-un

singur sens: informatica s-a adaptat la contabilitate. Dezvoltarea sistemelor informatice contabile

s-a limitat la informatizarea procedurilor contabile, fără să se producă vreo modificare a lor, sau

oricum vreuna esenţială. Acest fapt a permis obţinerea de avantaje considerabile în ce priveşte

viteza de prelucrare şi corectitudinea prelucrărilor, fără a crea nici o mutaţie în ceea ce priveşte

regulile şi mecanismele contabile.

Pierre Lassègue afirma că „informatica va determina o transformare totală a contabilităţii,

nu doar pentru că procedura sa va fi modificată, ci pentru că ea va înceta să mai fie o funcţie

autonomă a întreprinderii, pentru a fi integrată într-un sistem general de prelucrare a

informaţiilor”.

2

Subsistemul informatic contabil trebuie să conducă la conceptul de sistem informatic

integrat sau total. Fizic prelucrarea integrată se asigură prin reţeaua de calculatoare care

prelucrează o colecţie unică de date sub multiple variante de prelucrare în raport cu funcţiile

îndeplinite de unităţile funcţionale şi de cerinţele conducerii acestora. Din punct de vedere logic

prelucrarea integrată este subordonată specificului activităţilor societăţii prin intermediul unor

colecţii locale de date (baze locale de date) sau colecţii distribuite (baze distribuite de date).

Adoptarea unor norme internaţionale în contabilitate poate deschide foarte larg poarta

schimbului de informaţii între întreprinderile din toată lumea. Utilizând mijloacele tehnice

actuale oferite de internet, întreprinderea intră în circuitul mondial, capătă o viziune

multidimensională .

Formele de evidenţă automatizată sunt variate şi depind de modificările suportate în

contabilitate ca rezultat al utilizării diversei tehnice de calcul. Formele de evidenţă automatizate

actuale permit divizarea muncii, analiticii şi operativităţii. La utilizarea programelor de evidenţă

actuale are loc divizarea muncii pentru prelucrarea datelor. La fel programele contabile permit

organizarea evidenţei pe o bază de date a mai multor utilizatori, precum şi utilizarea a aceluiaşi

registru contabil de către mai mulţi operatori sau contabili. La utilizarea computerului se

soluţionează efectiv şi problema sectorului analitic. Dacă la organizarea evidenţei în mod

manual detalierea lucrului analitic necesită un număr mai mare de contabili pentru a prelucra

informaţia, atunci la utilizarea tehnicii de calcul este posibilă organizarea lucrului analitic cu

orice nivel de detaliere şi nomenclatură a obiectelor analitice. Problema operativităţii la utilizarea

computerului este soluţionată de la sine. Dacă la evidenţa manuală selectarea informaţiei este

susţinută de un enorm volum de lucru şi un şir de greşeli, atunci la evidenţa automatizată acest

lucru se efectuează de sinestătător de către program.

În istoria computerilor, în funcţie mijloacele tehnice utilizate, pot fi determinate următoarele 3

etape:

1. Utilizare maşinilor de perforat. Primele maşini de calcul au apărut la finele anilor 50 a

secolului XX – forma de evidenţă specifică acestei perioade poartă denumirea de tabelar-

perforatoare. La aceasta etapa erau utilizate maşini de perforare, care presupunea efectuarea

înregistrării informaţiei din documentele primare pe fişe perforate. Astfel toate documentele

primare verificate se foloseau pentru formarea fişelor perforate care ulterior se foloseau de

maşinile de calcul pentru a forma registre de evidenţă sintetică şi analitică

2. Utilizarea computerelor de generaţia trei cu sisteme de calcul multiterminale. Aici apar

primele maşini electronice de calcul cum ar fi „Ural”, „Dnepr”, „Minsk”. În această formă

de evidenţă datele primare puteau fi înregistrate şi pe purtători electronici de informaţie ceea

ce permitea a8tomatizarea evidenţei primare. Astfel pentru informaţia înregistrată erau

3

formate baze de date care permiteau revederea repetată a înregistrărilor de date efectuate.

Criteriu specific acestei perioade poate fi numit regimul de solicitare a informaţiei după

necesitate. Astfel contabilul perfectând un document standard cu indicarea informaţiei

solicitate primeşte de la maşina electronică datele respective.

3. Utilizarea computerelor personale car permit folosirea programelor contabile elaborate

pentru condiţiile specifice unei sau altei entităţi. La prima etapa se efectuează înregistrarea şi

prelucrarea datelor primare cu perfectarea registrului unic de operaţii economice. La etapa

doi se efectuează verificarea datelor evidenţei sintetice şi analitice prin formarea diverselor

registre. La etapa finală are loc reflectarea rezultatelor după cererea operatorului: registre,

note contabile, rapoarte şi dări de seamă.

Utilizarea reţelelor computerizate reprezintă o etapă nouă în utilizarea a tehnicii de

calcul. Ea permite aplicarea eficientă a posibilităţilor computerilor în linii de comunicare. Baza

de date reprezintă nucleul informaţional al sistemei, care deseori este amplasat la un singur

computer – serverul reţelei locale. Dar utilizarea bazei unice de date necesită comunicare între

toate computerile şi serverile cea ce poate fi asigurată la fel prin prin reţelile locale de calcul.

Principiile de bază ale formei de evidenţă computerizată sunt:

1. Baza formei de evidenţă computerizată o reprezintă registrul electronic care include:

a) baza de date situată pe purtători tehnici ai informaţiei, cu destinaţia de acumulare şi

păstrare a informaţiei contabile;

b) mărimi variabile, care temporar se creează în memoria computerului pentru

sistematizarea şi generalizarea datelor evidenţei

2. Colectarea datelor primare prin intermediul sistemelor periferice

3. Informaţia ce reprezintă o deviere la unele operaţii contabile (ex: devierea de la normative)

poate fi obţinută automat la solicitarea (cererea).

4. În baza informaţiei primare fixată pe purtători electronici se efectuează o prelucrare integrală

a datelor evidenţei cu un nivel necesar de detaliere şi operativitate. Pentru aceasta este utilizată o

unică bază de date care acumulează toată informaţia necesară pentru sistem.

5. Întroducerea unică a datelor

La organizarea evidenţei computerizate o mare importanţă revine asupra asigurării cu

algoritmii necesari pentru computerizarea evidenţei. Ordinea şi modul ţinerii evidenţei contabile,

succesiunea prelucrării datelor prin intermediul computerelor şi formarea indicatorilor

generalizatori în întregime depind de programul utilizat.

Astfel, sistema de evidenţă este o noţiune mai amplă decât forma de evidenţă, deoarece

cuprinde nu doar tehnica ţinerii evidenţei dar şi metodologia reflectării indicatorilor de calcul,

metodelor de evaluare, organizarea lucrului contabilului ş.a.

4

Fondată în anul 1991 «1С» – reprezintă o companie rusă ce întruneşte un efectiv de

salariaţi în volum de cca 700 persoane cu aptitudini profesionale înalte. Programul 1С – este un

sistem de automatizare a evidenţei pentru orice tip de activitate a unităţii economice.

Pentru activarea programei 1C este necesar de a efectua următoarele:

1. Clic cu butonul stâng al mausului la meniul „Start”

2. Din meniul obţinut a selecta punctul „Programe”;

3. Din programele prezentate de a alege punctul „1C Întreprindere” prin clicul butonului

stâng al mausului

4. În procesul activării programul va propune de a selecta baza informaţională cu care

doriţi să lucraţi.

Lucrul utilizatorilor cu programul 1C se bazează pe utilizarea meniului. Meniul de bază

include următoarele puncte:

„Fişier”, „Operaţiuni”, „Clasificatoare”, „Documente”, „Registre”, „Rapoarte”,

”Întreprindere”, ”Ferestre”, ”Asistenţă” etc.. Fiecare din aceste puncte conţine o serie de funcţii

destinate utilizatorilor. Pentru simplificarea introducerii, redactării şi prelucrării informaţiei în

configuraţia tipică al meniului programei pe interfaţa de lucru este prezentat ”Panoul funcţiei”

(meniul ”Asistenţă”) ce reprezintă un set de hiper-legături, grupate pe capitole-cheie ale

evidenţei: ”Banca”, ”Casieria”, ”Salariu”, ”Mijloace fixe” ş.a. Acest panou conţine funcţia de

selectare a clasificatoarelor, documentelor, registrelor şi rapoartelor pe sectoare de evidenţă.

Multiple regimuri de lucru pot fi selectate de sine stătător prin intermediul pictogramelor.

1.2. Planul de conturi contabile

Pentru organizarea evidenţei în „1C: Contabilitate” este necesar de a pregătii planul de

conturi în regimul de lucru. Termenul „Planul de conturi al programei 1C” cuprinde nu doar

nomenclatorul planului de conturi dar şi procedeul de reglare a acestuia pentru organizarea

evidenţei analitice, cantitative, evidenţei valutare precum şi a sistemului de control al soldurilor

la conturi. Pentru a prezenta forma electronică a planului de conturi din configuraţie tipică este

necesar de a activa meniul „Operaţiuni” → „Planul de conturi”. Evidenţa patrimoniului şi

datoriilor întreprinderii se ţine la conturile evidenţei contabile. Fiecare din conturi are destinaţia

de a forma o evidenţă a existenţei şi mişcării soldurilor. În caz general întreprinderile trebuie să

utilizeze planul de conturi standard, stabilit de legislaţia în vigoare. Dar, reieşind din specificul

activităţii, poate forma un plan de conturi de lucru, adică un astfel de plan ce va fi compus din

conturile care sunt utilizate nemijlocit la întreprindere.

Evidenţa organizată pe subconturi în programul 1C are un şir de particularităţi. Astfel

dacă la etapa configurării va fi stabilit că contul va conţine subconturi, la selectarea înregistrării

5

duble programul va cere neapărat să fie selectat subcontul. Deaceea, soldurile şi rulajele contului

vor coincide cu suma rulajelor şi soldurilor pe toate subconturile acestui cont.

O altă particularitate al planului de conturi în programul 1C se determină prin prezenţa la

conturi (subonturi) a funcţiei de control. Fiecare din conturi poate obţine una din caracteristicile:

„active”

„pasive”

sau „active-pasive”.

Această funcţie poate fi utilizată pentru controlul soldurilor la analiza Balanţei de

verificare. Soldul „greşit” este reflectat în borderou cu semnul „minus”. În planul de conturi

tipizat sunt incluse şi conturile extrabilanţiere.

Organizarea evidenţei analitice

Documentele normative prevăd organizarea evidenţei analitice în cadrul conturilor

sintetice. Spre exemplu la contul 123 „Mijloace fixe” şi 124 „Amortizarea mijloacelor fixe” este

activat subcontul de tipul „MijloaceFixe”. Dacă la cont este activată funcţia evidenţei analitice,

la introducerea corespondenţei programul va cere neapărat selectarea obiectului de evidenţă

analitică. Fiecare cont analitic are tipul său. De regulă acesta reprezintă „Clasificatoare”. Tipul

conturilor analitice „Clasificatoare” permite activarea unui număr nelimitat de obiecte analitice.

Lista obiectelor de evidenţă al acestui tip rămâne a fi deschisă. Drept exemple a acestui tip

servesc clasificatoarele „Mărfuri”, „MijloaceFixe” etc.

Organizarea evidenţei cantitative

Pentru evidenţa bunurilor patrimoniale de rând cu evidenţa analitică este necesar de a

ţine şi evidenţa cantitativă. De exemplu, pentru evidenţa materialelor, mărfurilor, OMVSD la

contul (subcontul) concret în planul de conturi se stabileşte o anumită caracteristică – simbolul

„٧” în fereastra „Cantitate”. Dacă pentru cont sau subcont este prevăzură organizarea evidenţei

cantitative, atunci la perfectarea documentului programul va cere neapărat indicarea cantităţii, iar

suma va fi calculată automat prin înmulţirea preţului unitar la cantitate. În configuraţia tipică

evidenţa cantitativă este stabilită pentru conturile 211 „Materiale”, 213 ”OMVSD”, 216

„Produse”, 217 „Mărfuri”.

Organizarea evidenţei valutei

Pentru operaţiunile în valută străină de actele normative este stabilită ţinerea evidenţei

paralel în valută străină şi valuta naţională a RM. De exemplu. organizarea evidenţei în valută

este prevăzută la decontările cu furnizorii şi cumpărătorii străini, pentru creditele bancare

prezentate în valută străină ş.a. În programul 1C pentru evidenţa valutei la conturile concrete

este activat un criteriu corespunzător – semnul „٧” în fereastra „Valuta”. Dacă pentru contul sau

subcontul corespunzător este activată funcţia de ţinerea a evidenţei valutare, atunci la perfectarea

6

documentului programul neapărat va cere indicarea sumei valutei şi cursului valutar la data

efectuării operaţiunii. Pentru simplificarea lucrului în configuraţia tipică al programei 1C la

conturile de decontări şi la conturile bancare sunt stabilit subconturi speciale. De exemplu,

pentru evidenţa valutei străine este destinat subcontul 2412, 5212, 2212, 2213

1.4. Aplicarea asistentului de lansare și înregistrarea constantelor

La prima lansare a bazei informaţionale noi ”1C: Contabilitate pentru Moldova” se

lansează automat ”Ajutorul de start” (meniul ”Asistenţă”) care ajută la perfectarea tuturor

datelor principale, necesare pentru începutul lucrului în programă. La sfârşitul lucrului ”Ajutorul

din start” formează un raport cu toţi indicii şi setările efectuate, la fel şi cum aceste setări pot fi

modificate mai târziu.

Pentru fiecare entitate sunt caracteristice un şir de informaţie constantă şi convenţional

constantă, de exemplu, denumirea deplină a întreprinderii, adresa juridică, tipul de activitate,

numele - prenumele conducătorului şi contabilului şef ş. a. Astfel de informaţie în programul 1C

se păstrează în formă de constante. Pentru a analiza constantele întreprinderii înregistrate în

configuraţia tipică a programei este necesar a activa meniul „Operaţiuni” → „Constante”.

Lucrul cu constantele se efectuează în fereastra „Lista constantelor” care reprezintă un

fişier cu următoarele părţi componente:

1. Întreprinderi

2. Subdiviziuni

3. Date privind organizaţia

4. Setarea parametrilor de evidenţă

5. Impozite

6. Scara impozitului pe venit

Astfel, în lista subdiviziunilor utilizatorul înregistrează toate subdiviziunile entităţii.

Datele permanente ale entităţii se înregistrează în clasificatorul ”Întreprinderi”. Aici se

înregistrează: denumirea abreviată şi completă a entităţii, tipul, plătitorul de acciz, numărul

mediu statistic de angajaţi, codurile de înregistrare ale organizaţiei, rechizitele de bază, prefixul.

Prefixul este necesar pentru a asigura numerotarea complexă a documentelor fiecărei

entităţi in parte şi reprezintă un șir de simboluri, în număr de nu mai mult de trei cu care vor

începe numerele documentelor.

Datele variabile ale entităţii se reflectă în clasificatorul ”Date privind organizaţia” care

înregistrează însăşi denumirea entităţii, data înregistrării, codul fiscal, numărul plătitorului de

T.V.A., numele persoanelor responsabile, adresele poştală şi juridică, telefoane, e-mail.

7

Datele convenţional constante a entităţii se păstrează în clasificatorul ”Constante” care conţine

valuta evidenţei reglementate, contribuţia asigurării medicale, metoda de calcul a fondului de

pensii.

Informaţia aferentă impozitele şi scutirile din salariu se înregistrează în registrele de date

”Impozite” și ”Scara impozitului pe venit”.

1.5 Manualul electronic ”Însușirea rapidă a programei 1C: Contabilitate 8”

Programul dispune de un manual electronic, numit „Însușirea rapidă a 1C:Contabilitate

pentru Moldova„ (meniul ”Asistenţă”), care este destinat utilizatorilor ce încep să ia cunoștință

cu programul. Manualul dispune de un exemplu integral al activității economico-financiare al

entităţii de la începutul ţinerii evidenţei până la perfectarea rapoartelor contabile. Cu ajutorul lui

este posibilitate de a asimila rapid procedurile fundamentale de lucru cu programa.

Textul conţine instrucţiuni detaliate ce permit utilizatorului de a:

completa datele privind organizaţia;

introduce datele privind terţi;

completa nomenclatorul mărfurilor achiziţionate şi vîndute;

reflecta în programă un şir de operaţiuni fundamentale economice (cumpărarea

şi vînzarea mărfurilor, operaţiuni privind contul de decontare, etc.);

forma rapoarte pentru analizarea formulelor contabile introduse;

obţine bilanţul contabil.

Lista capitolelor instrucţiunii este expusă în partea stângă a ferestrei. Pentru trecerea către oricare

din capitole, este în deajuns de accesat cu mouse-ul pe denumirea acestuia. Implicit, lista

capitolelor este deschisă, dar apăsînd butonul ea poate fi închisă. Apăsarea repetată a acestui

buton va permite iarăși vizualizarea listei capitolelor.

Oricare capitol poate fi tipărit. Pentru această este în deajuns de tastat butonul cu imaginea

imprimantei de pe bara de instrumente a aplicaţiei (sau de apăsat meniul Fișier— Imprimare…,

sau să folosim combinaţia tastelor Ctrl+P).

8

Tema 2. Modul de completare şi utilizare a clasificatoarelor

2.1 Noţiunea şi modul de completare a clasificatoarelor

2.2 Structura clasificatoarelor generale

2.3 Structura clasificatoarelor analitice

2.4 Structura clasificatoarelor suplimentare

2.5 Funcţia „Căutare” în clasificatoare

2.1 Noţiunea şi modul de completare a clasificatoarelor

Clasificatoarele sînt destinate pentru introducerea, păstrarea şi obţinerea unei informaţii

convenţional constante. Către această informaţie se referă datele despre fondatorii entităţii, angajaţii

săi, conturi bancare, impozite, debitori şi creditori etc.

În clasificatoare informaţia se păstrează în formă de înregistrări, mărimea cărora diferă.

Lista clasificatoarelor accesibile utilizatorului se stabileşte la etapa setării configuraţiei.

Conţinutul clasificatoarelor poate fi modificat de utilizator în orice moment. În procesul lucrului cu

clasificatoarele se utilizează:

1. Comanda meniului “Acţiuni”;

2. Bara de pictograme;

3. Comenzile meniului;

4. Comenzile introduse cu ajutorul tastierei.

Lista clasificatoarelor utilizate mai des apar pe interfaţa de lucru a vizualizatorului cu

ajutorul comenzii “Clasificatoare”.

Introducerea unui element nou în clasificatoare poate fi efectuată prin:

Se activează fereastra clasificatorului pe bara de pictograme

Se activează tasta Ins

În meniul principal al programei se deschide meniul „Acţiuni”, iar aici se selectează

punctul „Element nou”.

Pentru introducerea unei grupe noi în clasificatorul cu multe nivele se efectuează una din

următoarele acţiuni:

Se activează fereastra clasificatorului pe bara de pictograme

Se activează tastele Ctrl+F9

În meniul principal al programei se deschide meniul „Acţiuni”, iar aici se selectează

punctul „Grup nou”.

Dacă este necesar ca grupul nou, introdus în clasificatorul cu mai multe nivele, să fie

inclus într-o anumită grupă a acestuia, atunci până la introducere urmează de a seta grupul respectiv.

Redactarea codului, denumirii şi elementelor suplimentare la introducerea grupului nou

poate fi efectuată prin 2 metode: în formă de dialog sau nemijlocit în rîndul Clasificatorului.

Modul de redactare a elementului diferă în funcţie de metodele aplicate.

9

Redactarea în formă de dialog presupune următoarele acţiuni: dacă redactarea se

efectuează în Clasificatorul deschis pentru selectarea elementului, atunci pentru trecerea celulei în

regim de redactare urmează de a activa tasta Enter. La redactarea elementului se poate deplasa în alte

celule (rînduri) utilizând tastele TAB şi Shift+TAB.

Pentru redactarea elementului nemijlocit în rândul clasificatorului este necesar de a fixa

cursorul în celula clasificatorului, semnificaţia căreia poate fi redactată activând tasta Enter.

Pentru a finaliza redactarea elementului urmează de activat tasta Enter, iar pentru a

întrerupe(anula) redactarea – tasta Esc.

De altfel, ţinerea evidenţei computerizate presupune introducerea informaţiei atât la etapa

iniţială (pregătitoare) cît şi nemijlocit în momentul ţinerii contabilităţii. Deacea pentru o generalizare

toate clasificatoarele pot fi clasificate în trei grupuri:

1. Generale;

2. Analitice;

3. Suplimentare

2.2 Structura clasificatoarelor generale

Către clasificatoarele generale pot fi atribuite:

1. Clasificatorul “Conturi de decontare ale întreprinderii”

2. Clasificatorul „Valute”

3. Clasificatorul “Contractanţi”

4. Clasificatorul „Angajaţi”

Clasificatorul “Conturi de decontare ale întreprinderii” este destinat pentru înregistrarea

conturilor curente deschise la entitate în valută naţională şi străină. Conţine rechizitele:

„Codul ” – se determină automat de program;

„Denumirea contului” – reprezintă denumirea contului în funcţie de destinaţia acestuia sau filiala

băncii de deservire;

„Banca” Reprezintă banca de deservire care conţine la fel şi sviftul bancar.

”Valuta” – se reflectă valuta contului curent deschis

Contul curent considerat drept cont de bază poate fi înregistrat în constante cea ce va permite

reflectarea acestuia implicit în toate documentele perfectate.

Clasificatorul „Valute” este destinat pentru păstrarea listei valutelor şi istoriei cursului lor.

Fiecare tip de valută îşi are cursul curent şi divizibilitatea (кратность) proprie. Elementele valutei

utilizate sunt:

1. “Codul” – se atribuie fiecărei valute de Banca Naţională a Moldovei;

2. “Denumirea completă” – denumirea completă a valutei care se va utiliza ulterior în rapoarte,

tabele, documente etc.;

3. “Denumirea abreviată” – abreviatura valutei;

4. “Cursul curent al valutei” – cursul valutei la o anumită dată;

10

5. “Divizibilitatea” – raportul valutei străine la 1 un. valută naţională

Rechizitele ”Curs” şi ”Divizibilitate” sunt periodice

Clasificatorul “Contractanţii” se utilizează cît pentru eliberarea documentelor primare atât şi

pentru ţinerea evidenţei analitice. Clasificatorul poate fi format în formă de arbore cu clasificarea pe

multiple grupe ce simplifică căutarea elementelor. Grupul se formează prin activarea butonului Ctrl +

F9.

Rubrica“Generale” conţine rechizitele juridice ale întreprinderilor

“Codul” – se atribuie fiecărei grupe separate de către program. Este important de a înregistra

denumirea întreprinderilor fără ghilimelele din faţă – la prezenţa acestora va fi exclusă posibilitatea

aplicării funcţiei de căutare rapidă. Aici la fel se înregistrează codul fiscal, codul TVA, adresa

juridică şi poştală a întreprinderii

Rubrica “Conturi de decontare ” conţine informaţia aferentă conturilor bancare precum şi banca

sau filiala de deservire a contractantului.

Clasificatorul „Angajaţi” conţine informaţia aferentă persoanelor angajate la entitate.

Clasificatorul este format din 4 rubrici, şi anume:

1. „Generală”

2. „Calculul salariului”

3. „Evidenţa personalului”

4. „informaţie de contact”

În prima pagină sunt reflectate nr. tabelar, numele, prenumele persoanei angajate, codul IDNO,

codul personal de asigurare, data naşterii, adresa, datele buletinului de identitate (seria, numărul, data

şi oficiul eliberării) şi carnetului de muncă.

În pagina doi se înregistrează salariul de funcţie, valoarea lunară a scutirii şi codul acesteia.

Pagina 3 conţine datele destinate serviciului cadre – subdiviziunea, data angajării şi concedierii,

temeiul acordării funcţiei, statutul social, funcţia deţinută, categoria de asigurare.

Pagina patru este destinată pentru înregistrarea datelor de contact aferente persoanei angajate –

adresele de domiciliu, de reşedinţă, pentru informare, în afara ţării şi telefonul.

2.3 Structura clasificatoarelor analitice

Către clasificatoarele generale se atribuie:

1. Clasificatorul „Nomenclator”

2. Clasificatorul „Mijloace fixe”

3. Clasificatorul „Active Nemateriale”

4. Clasificatorul „Anvelope şi acumulatoare”

5. Clasificatorul „OMVSD”

6. Clasificatorul „Depozite”

Clasificatorul „Nomenclator” este destinat pentru înregistrarea informaţiei aferente mărfurilor,

materialelor, produselor şi serviciilor şi conţine următoarele rechizite:

11

„Codul” – se determină automat de program în succesiunea înregistrării elementelor şi

grupurilor;

„Tipul nomenclatorului” – presupune mărfurile, materialele, produsele sau serviciile

”Grupul nomenclatorului”- la ce grup se atribuie elementul respectiv

„Denumirea deplină” şi ”Denumirea prescurtată” – denumirea bunurilor înregistrate;

„Unitatea de măsură” – unitatea de exprimare a bunurilor;

„Cota TVA” – cota de impozitarea cu TVA;

„Preţul de realizare” este o mărime periodică şi formează istorie;

„Valuta” reflecta valuta pentru care este fixat preţul de realizare

Clasificatorul „Mijloace fixe”: Totalitate informaţiei aferente mijloacelor fixe ce-i aparţin

entităţii se păstrează în clasificatorul „Mijloace fixe”.

Pagina „Generale” conţine codul (stabilit automat de program), denumirea mijlocului fix,

numărul de uzină şi de inventar, producătorul, paşaportul tehnic, data fabricării şi dării în exploatare.

La fel se indică grupa de impozitare, cota TVA şi unitatea de măsură pentru acest mijloc fix.

Rechizitele „Grupa de impozitare” poate prelua una din numeroasele grupe standarde ale

mijloacelor fixe. Aceasta este necesar pentru formarea coeficientului de calculare a uzurii.

Rechizitul „Calcularea amortizării” – este important aici să fie indicată bifă dacă este necesar de

a calcula amortizarea pentru acest mijloc. În caz contrar ea nu va fi calculată.

Pagina „Amortizarea” – rechizitele completate în această pagină ulterior vor fi utilizate la

determinarea amortizării mijloacelor fixe. Aici se indică contul către care vor fi atribuite sumele

amortizării calculate şi articolul de cheltuieli. Este la fel indicat subcontul amortizării şi genul de

activitate a întreprinderii. Valoarea de lichidare se indică in baza procesului verbal al comisiei de

evaluare a mijloacelor fixe (se petrece la întreprindere). În baza de configurare sunt prezentate şi

metodele de calculare a uzurii.

Pagina „Suplimentar” conţine toată informaţia suplimentară aferentă mijlocului fix: persoana cu

răspundere materială, subdiviziunea, furnizorul, tipul de proprietate, tipurile de intrare-ieşire, marca

etc.

Clasificatorul „Active Nemateriale”. Acest clasificator conţine informaţia aferentă tuturor

activelor nemateriale aflate la bilanţul entităţii şi cuprinde 2 pagini:

Pagina „Principal” conţine toată informaţia de bază aferentă activului nematerial: denumirea,

cota TVA, unitatea de măsură, data dării în exploatare. La fel ca şi la mijloacele fixe este necesară

prezenţa bifei în fereastra calculului amortizării.

În pagina „Amortizarea” este necesar să fie indicat subcontul consumurilor sau cheltuielilor

aferent amortizării calculate, articolul de cheltuieli şi subcontul amortizării. Aici la fel se indică

metoda de calcul al amortizării şi durata utilă de exploatare.

Clasificatorul „Anvelope şi acumulatoare” serveşte pentru păstrarea informaţiei aferente

anvelopelor şi acumulatoarelor aflate la bilanţul entităţii. Conţine 2 rubrici: ”Generale” şi

12

”Amortizarea”. Pagina ”Generale” conţine rechizitele: codul, tipul, numărul de uzină, denumirea,

mărimea, indicaţiile vitezometrului, parcurs la început. În pagina ”Amortizarea” se indică valoarea,

termenul de exploatare, conturile de amortizare şi cheltuieli, articolul de cheltuieli şi genul de

activitate

Clasificatorul „OMVSD” serveşte pentru acumularea datelor aferente OMVSD. În clasificator

sunt indicate codul, denumirea , preţul OMVSD, % de calcul al uzurii şi valoarea de lichidare.

Clasificatorul „Depozite (locuri de păstrare)” conţine informaţia aferentă tuturor depozitelor

de care dispune entitatea şi conţine următoarele rechizite: „Denumirea” se înscrie denumirea şi

numărul depozitului, şi rechizitul „Persoana cu răspundere materială” aici se indică Numele

Prenumele persoanei responsabile. La fel se indică tipul depozitului, genul de activitate, codul şi tipul

subdiviziunii.

2.4 Structura clasificatoarelor suplimentare

Clasificatorul „Cheltuieli şi consumuri” este destinat selectării consumurilor şi cheltuielilor

clasei 7 şi 8 de conturi. Este important că acest ghid conţine tipurile de consumuri şi cheltuieli ce

corespund raportului statistic 5C, deaceea introducerea suplimentară a noilor articole de consumuri

trebuie să corespundă raportului statistic. Altfel articolele suplimentare de consumuri vor fi reflectate

în grupul „Altele”.

Clasificatorul „Cheltuieli anticipate” este destinat generalizării informaţie aferente cheltuielilor

anticipate. Rechizitele principale sunt:

„Norma lunară”, lei – indică norma lunară de trecere la scăderi.

„Data casării” – se indică data casării depline a cheltuielilor anticipate.

„Contul de cheltuieli” – reprezintă contul către care se vor casa cheltuielile anticipate

„Subcontul 1”, „Subcontul 2” – analitica pe contul consumurilor.

Clasificatorul „Mijloace băneşti” se utilizează la selectarea conturilor grupului 24 ce ţin de

mişcarea mijloacelor băneşti ale agentului economic.

Este important că clasificatorul nu pate fi redactat deoarece conţine toate posturile Dării de

seamă privind fluxul mijloacelor băneşti.

Clasificatorul „Unităţile de măsură” este utilizat pentru selectarea unităţii de măsură la

evidenţa analitică a stocurilor de mărfuri şi materiale. Către acest îndrumar se apelează la selectarea

clasificatoarelor ”Nomenclator”, ”OMVSD” etc. şi el permite introducerea elementelor noi sau

modificarea elementelor existente

Clasificatorul „Formulare cu regim special” se organizează evidenţa aferentă formularelor de

strictă evidenţă aşa ca: facturi, facturi fiscale, delegaţiilor, foilor de parcurs. Clasificatorul se

completează la utilizarea contului extrabilanţier 918 „Formulare cu regim special”

Clasificatorul „Genuri de activitate” include toate tipurile de activitate practicate de

întreprindere în conformitate cu statutul. Acest clasificator este utilizat pentru evidenţa analitică a

veniturilor şi cheltuielilor entităţii pe tipuri de activitate.

13

Clasificatorul „Impozite” conţine lista impozitelor, taxelor şi contribuţiile pentru asigurarea

socială de stat şi prime obligatori de asistenţă medicală. Elementele clasificatorului necesită a fi

redactate în funcţie de cerinţele evidenţei la întreprindere.

Clasificatorul „Cota TVA” este destinat pentru fixarea cotelor TVA pentru fiecare fel de

bunuri materiale. Se utilizează în diverse clasificatoare şi documente ale configuraţiei tipizate.

2.5 Funcţia „Căutare” în clasificatoare

Pentru căutarea informaţiei necesare în clasificatoare există câteva modalităţi:

A) “Căutare rapidă” – care constă în fixarea cursorului în rândul clasificatorului unde

este necesar de a găsi informaţia necesară, culegând termenul căutat cu ajutorul tastierei. Exemplu.

B) “Căutare liberă” – permite de a căuta informaţia necesară după diferiţi termini şi în

diverse direcţii. Pentru activarea acestei funcţii este necesar ca în orice document deschis sau

îndrumar de a intra în meniul principal şi de activat funcţia “Acţiuni” şi “Căutare”.

C) „Căutarea în formă de dialog” presupune următoarele acţiuni: dacă căutarea se

efectuează în clasificatorul deschis pentru selectarea elementului, atunci pentru trecerea celulei în

regim activ urmează de activat tastele Shift+Enter. La redactarea elementului se poate deplasa în alte

celule (rînduri) utilizînd tastele TAB şi Shift+TAB.

Căutarea se efectuează cu ajutorul cursorului şi indicării simbolului respectiv- dacă

programul dispune de informaţia solicitată la ecran va fi prezentată lista acestora. Dacă este

nevoie de alt simbol - cel precedent poate fi anulat prin activarea butonului „Backspace”.

14

Tema 3: Metode de înregistrare a informaţiei contabile

3.1 Cerinţele aferente perfectării documentelor primare.

3.2 Regimul de introducere manuală a operaţiilor şi înregistrărilor contabile .

3.3 Regimul de lucru cu operaţiile tipice .

3.4 Introducerea unui document nou.

3.5 Repartizarea documentelor în registre. Introducerea soldurilor.

3.1 Cerinţele aferente perfectării documentelor primare

Una din cele mai progresiste din punct de vedere a automatizării evidenţei este

înregistrarea informaţiei prin intermediul documentelor. Regimul de utilizare a documentelor

formate permite de a efectua redactarea automată a operaţiunilor şi înregistrărilor duble.

Documentul electronic astfel devine un analog al documentului de hîrtie.

Programul de evidenţă poate fi astfel automatizat încât utilizatorul să poate obţine

majoritatea documentelor în format electronic.

În lucrul cu documentele în programele de evidenţă automatizate sunt evidenţiate de fapt

două etape: eliberarea primară a acestora şi înregistrarea în baza informaţională. Pentru

simplificarea lucrărilor totalitatea formularelor documentelor sunt incluse în meniul

„Documente” iar regăsirea acestora poate fi efectuată prin meniul „Registre”. În afară de

registrele formate la etapa configurării pentru fiecare sector de evidenţă aparte există şi registrul

general care include toate documentele perfectate în sistem.

Orice document primar ce confirmă faptul unui eveniment economic serveşte drept bază de

efectuarea a înregistrărilor contabile. Înregistrarea dublă la etapa perfectării documentelor se

efectuează în mod automat doar cu acordul utilizatorului. Documentul ce nu formează

înregistrare dublă rămâne inactivat, ceea ce se confirmă prin lipsa bifei în registrul documentelor.

În programul 1C Contabilitate orice document poate fi format prin intermediul

„Configuratorului”. La configurarea sistemului se stabilesc structura documentelor, tipul

dialogului pentru perfectarea acestora, forma de tipar a acestora precum şi algoritmul reflectării

datelor documentului în evidenţa contabilă.

Toate documentele primare urmează să conţină rechizitele:

Denumirea documentului;

Data perfectării;

Conţinutul faptelor economice;

Unităţile de măsură a faptelor nominalizate;

Numele prenumele, funcţiile persoanelor responsabile de înregistrarea operaţiunilor;

15

Semnăturile persoanelor responsabile

Documentul de orice tip este format din două părţi: căciula şi tabelul documentului.

În căciulă sunt înregistrate rechizitele general ale întreprinderii. Partea tabelară a

documentului presupune totalitate datelor aferente întreprinderii ce sunt de o anumită structură.

În unele documente partea tabelară poate fi utilizată drept date iniţiale destinate calculului

sumelor generale.

În cadrul programei contabile 1C este posibil înregistrarea operaţiilor economice prin

intermediul documentelor şi păstrarea lor în registrele de documente, iar documentul poate

forma automat înregistrarea dublă.

Programa permite prelucrarea documentelor formate. În calitate de documente primare sunt

utilizate: ordin de pata, conturi, facturi, etc.

3.2 Regimul de introducere manuală a operaţiilor şi înregistrărilor contabile

În programul 1C Contabilitate sunt posibile câteva modalităţi de înregistrare a

informaţiei contabile. Introducerea manuală presupune utilizarea mecanismului operaţiilor tipice,

documentelor accesate etc. Toate evenimentele activităţii economice a entităţii se păstrează în

program sub formă de operaţii. Operaţiile includ nu numai înregistrările duble dar şi o

caracteristică generală a acesteia: conţinutul, suma totală pe toate înregistrările, data, numărul

etc. Operaţiile pot fi formate automat sau prin introducere manuală. Teoretic ar fi posibilă

pregătirea formei electronice a tuturor documentelor ce fixează evenimentele economice ale

întreprinderii. Dar în practică aceasta nu tot timpul este raţional din punct de vedere economic.

Sunt posibile cazuri când operaţiile economice se repetă foarte rar. Astfel cheltuielile aferente

perfectării formei electronice nu vor fi reale. În cazul perfectării manuale a operaţiei economice

va fi nevoie de o competenţă mai înaltă a contabilului şi de perfectare a tuturor rechizitelor

necesare acestui document.

La perfectarea manual a documentelor urmează a fi înregistrate următoarele elemente:

Numărul operaţiunii, debitul şi creditul conturilor corespondente, subconturile analitice

ale acestora, valuta de înregistrare a operaţiunii şi rata de schimb, cantitatea, suma în valută

naţională şi internaţională, conţinutul economic al înregistrării şi registrul de documente către

care va fi atribuită operaţiunea.

Regimul de introducere manuală se distinge printr-o maniabilitate maximă: se poate

indica oricare conţinut şi înregistra orice formulă contabilă. Totodată acest regim nu necesită o

setare prealabilă în configurator şi este simplă în utilizare.

16

3.3 Regimul de lucru cu operaţiile tipice

Multiple fapte economice înregistrate la entităţi posedă un caracter tipic de reflectare în

evidenţă şi se înregistrează practic prin aceleaşi duble corespondenţe.

Pentru simplicitatea reflectării acestor evenimente standarde în programul 1C sunt

utilizate operaţiunile tipice. În comparaţie cu perfectarea manuală, operaţiunile tipice posedă un

model care reprezintă de fapt scenariul sau algoritmul înregistrării unei sau altei operaţii

economice.

Modelul include:

- Regulile perfectării rechizitelor de bază: numărul, data, suma, conţinutul etc.

- Regulile perfectării rechizitelor suplimentare, dacă acestea sunt specificate;

- Lista înregistrărilor duble posibile;

- Regulile perfectării rechizitelor înregistrărilor duble, conturile corespondente,

cantitatea, valuta etc.

Astfel, la înregistrarea faptei economice prin intermediul operaţiunilor tipice în funcţie

de model automat va fi selectată înregistrarea dublă. După înregistrarea în registrele de date

operaţiunile tipice capătă funcţia celor introduse în mod manual, adică la necesitatea redactări

unor din operaţiile înregistrate va fi necesară selectarea fiecărui document în parte.

Formarea algoritmului operaţiunilor tipice se efectuează prin selectarea punctului

„Operaţiuni tipice” din meniul „Operaţiuni” al programei 1C Contabilitate. Fiecare din

operaţiunile tipice poate fi independentă sau atribuită unui grup de operaţii.

3.4 Introducerea unui document nou

Alegerea documentului pentru înregistrare poate fi efectuată prin mai multe modalităţi:

1) culegerea din registru:

Dacă este activă careva din ferestrele jurnalelor sistemului, pentru introducerea unui document

nou este necesar a executa una din funcţiile:

- setarea butonului „element nou” din bara de pictograme

- setarea butonului Ins.

- în meniul de bază a programei de a activa meniul „Acţiuni” şi de aici a selecta elementul

„Nou”.

Dacă registrul va conţine mai multe tipuri de documente, programul va activa funcţia

interogativă de selectare a documentului necesar . Din lista documentelor prezentate este necesar

de a selecta documentul respectiv şi a activa butonul „OK„. Pe ecran va fi prezentat dialogul de

perfectare a rechizitelor documentului.

17

Dacă sistemul programei conţine multiple registre, iar documentul necesar pentru formare nu

poate fi găsit, este util de a deschide registrul general. Documentele introduse în registrul general

automat sunt reflectate şi în toate celelalte registre care sunt produse de configurator. Dacă

permite interfaţa utilizatorului introducerea documentului nou poate fi efectuată fără a deschide

registrul.

Interfaţa utilizatorului conţine comenzi ale sistemului sau butoane din bara de pictograme, ce

pot permite introducerea directă a unui document nou – adică fără a deschide registrele unde sunt

păstrate aceste documente. Pentru aceasta este necesar de a selecta poziţia respectivă din bara

de meniuri sau a active pictogramă.

2) Introducerea din registrele de operaţiuni şi înregistrări contabile

Este posibilă prin activarea registrului.

3) Introducerea documentului în baza altui document.

Sistemul de programe contabile 1C dispune de funcţii de copiere a informaţiei dintr-un document

în altul.

Pentru aceasta este posibilă utilizarea funcţiei „Introducerea în baza”. Această funcţie permite de

a forma factura fiscală sau de expediţie din conturile spre plată eliberate anterior.

Ordinea trecerii informaţiei din rechizitele concrete a documentelor – tip în document – copie se

formează la înscrierea algoritmului de creare a documentului. Informaţia privind utilizarea

capacităţilor de introducere a documentelor în baza altor documente este detaliată în configuraţia

programei.

Pentru a introducere un document în bază altui document este necesar a stabili cursorul în

documentul de bază şi de a efectua una din funcţiile:

- tastarea consecutivă a tastelor F9,

- tastarea butonului „Introducerea în bază”

- alegerea poziţiei din „Introducerea în bază” din meniul „Acţiuni al meniului programei”.

Pe ecran va fi prezentată listă documentelor. Prin selectarea documentului necesar şi tastarea

butonului OK pe ecran va fi afişat documentul în care informaţia va fi copiată din documentul

anterior.

3.5. Repartizarea documentelor în registre. Introducerea soldurilor

Deoarece tot lucrul cu documente se efectuează prin intermediul registrelor aceste două

noţiuni document şi registre sunt analizate consecutiv. Totalitatea documentelor reflectate într-un

registru sau altul sunt determinate de configuraţie. Prin registrul documentelor pot fi eliberate

documente noi cît şi redactate cele înregistrate. Pentru selectarea mai rapidă a registrelor utilizate

mai des, nomenclatorul acestora este inclus sub forma unor poziţii distincte în meniul principal al

configuraţiei tipice „Registre”.

18

În programul 1C Contabilitate se disting următoarele registre de documente:

1. Introducerea soldurilor

2. Registrul documentelor aferente operaţiilor de casă

3. Registrul documentelor aferente conturilor bancare

4. Registrul documentelor aferente retribuirii muncii

5. Registrul documentelor aferente intrărilor

6. Registrul documentelor aferente ieşirilor

7. Registrul documentelor aferente cheltuielilor anticipate etc.

1. Introducerea soldurilor

Este destinat pentru înregistrarea totalurilor pentru întreprinderile fondate anterior şi a

capitalului statutar pentru întreprinderile fondate recent. Înscrierea datelor se efectuează

pentru sfârşitul perioadei de gestiune (trimestru, an). Astfel, dacă unitatea economică trece de

la forma manuală de evidenţă la cea automatizată de la începutul anului calendaristic atunci

totalurile soldurilor vor fi reflectate la 31. XII.

Drept particularitate a acestui document se consideră utilizarea contului suplimentar 000,

care nu influenţează asupra rezultatelor şi serveşte doar pentru înregistrarea soldurilor

conturilor respective. Aşa cum toate înregistrările efectuate în program presupun

corespondenţe contabile toate soldurile pentru conturile contabile vor fi înregistrate în

paralel pentru contul de formare a acestora şi contul nul. În aşa mod toate conturile active

vor coresponda cu creditul contului 00 iar cele pasive – cu debitul. În urma egalităţii rulajelor

debitului şi creditului contului 00 acest cont se va închide fără a forma sold. Lipsa soldului

pentru acest cont confirmă înregistrării operaţiunilor.

Succesiunea perfectării:

a) Se înregistrează data documentului;

b) Se selectează valuta dacă se reflectă soldurile conturilor valutare. În lipsa acestora va fi

stabilită valuta naţională.

c) Se selectează contul pentru care se va înregistra soldul. Programul automat va informa

despre apartenenţa soldului debitor sau creditor;

d) În partea tabelară a documentului se indică detalierea analitică a obiectelor de evidenţă;

e) Dacă pentru contul selectat se presupune ţinerea evidenţei cantitative va fi înregistrată

cantitatea obiectelor de evidenţă aflate în stoc.

f) Dacă pentru cont se presupune ţinerea evidenţei valutare va fi indicată suma acesteia

g) Confirmarea corectitudinii înregistrării operaţiei se efectuează prin tastarea butonului Ok.

19