Tiedolla johtaminen ja ennakointiENSA- ja SataViisari -hankkeiden yhteinen päätösseminaariPorin suomalainen klubi, Pori, Tiistai 14.10.2014Tutkimusjohtaja, Dosentti Jari Kaivo-ojaTulevaisuuden tutkimuskeskus, Turun kauppakorkeakoulu

Tiedolla johtamisen teemat esityksessä - Mitä tiedolla johtaminen on? - Miten tiedolla johtaminen liittyy ennakointiin - Systeemien toiminnan ennakointi - Johtaminen ja muutoksen hallinta - Mihin suuntaan ennakointijärjestelmiä olisi syytä kehittää?

Tiedon merkitys on tiedetty jo pitkään … ”Se, joka tietää, mikä on tarpeellista ja pystyy sen toimittamaan, osaa johtaa niin taloa kuin valtiotakin.”

–Ksenofon (1960) ”aristoleselaisessa hengessä”

Tieto menestyksen takaajana Taloussosiologi Thorstein Vebleniä (1857–1929) pidetään usein yhtenä ensimmäisistä tutkijoista, jotka sitoivat yrityksen menestymisen sen kykyyn luoda, jakaa ja soveltaa tietoa.

Veblen esittää kirjassaan Theory of Business Enterprise (1904), että yritys joka ei tiedä mitään, mitä sen asiakkaat tai sidosryhmät eivät tiedä, ei voi menestyä.

Ei ole mitään syytä olettaa, etteikö organisaatioiden riippuvuus tiedosta olisi 2000-luvulla vähintään yhtä merkittävää kuin Veblenin aikana.

Tieto ei ole nykyisin pelkästään kriittinen resurssi, vaan yhä useammin myös organisaatioiden tuottama lopputuote.

Mitä arvokkaampia, harvinaisempia ja vaikeammin kopioitavissa yrityksen resurssit ovat, sen vankemmalla pohjalla yrityksen kilpailuetu on erityisesti lyhyellä aikavälillä

Mihin tietoa tarvitaan? Simonin (1978) mukaan tietoa tarvitaan:

(1) päätöksentekotilanteen havaitsemiseen, (2) vaihtoehtoisten toimintamallien

hahmottamiseen sekä (3) sopivan toimintamallin valintaan

Tapahtuman arvopotentiaali on ajan funktio (Hackathorn 2004)

Hackathorn, R. (2004). “The BI watch: real-time to real-value”, DM Review, January.

Kaksi päästrategiaa tiedon hyödyntämisessä (Hansen 1999) Hansenin ym. (1999) mukaan organisaatiot toteuttavat tiedolla johtamisen käytäntöjä, jotka nojaavat joko kodifiointi- tai personointistrategiaan (codification & personalisation strategy).

Kodifiointistrategian mukaan toimivat organisaatiot tukeutuvat eksplisiittiseen tietoon. Tässä ajattelumallissa järjestelmän älykkyys on koodattavissa ja tallennettavissa tietojärjestelmiin tai muihin määrämuotoisiin dokumentteihin ja toiminta perustuu tiedon systemaattiselle uudelleenkäytölle. Kodifiointistrategiassa tiedon organisointi, jakaminen ja soveltaminen ovat vahvasti tietojärjestelmävetoisia. Tämä mahdollistaa skaalaedun tiedon uudelleenkäytössä.

Toisessa ääripäässä ovat sellaiset organisaatiot, jotka perustavat toimintansa personointistrategiaan. Personointistrategiassa painopiste on ihmisten välisessä kokemusten vaihdossa ja hiljaiseen tietoon perustuvan osaamisen hyödyntämisessä. Personointistrategiassa tietoteknologian roolina on tukea ihmisten välistä kommunikointia ja verkostoitumista.

Kyse ei luonnollisesti ole toisensa pois sulkevista tietostrategioista.

Nonaka-Takeuchi: SECI-malli Nonakan & Takeuchin (1995) SECI-malli kuvaa hiljaisen tiedon muuntumista eksplisiittiseen muotoon ja takaisin neljässä eri vaiheessa: sosialisaatio (socialization) ulkoistaminen (externalization) yhdistäminen (combination) ja sisäistäminen (internalization).

Nämä eri vaiheet muodostavat tiedon spiraalin, joka ilmentää organisaation tietämyksen kasvua. Olennaista mallissa on huomion kiinnittäminen siihen, että organisaatiot kehittävät toimintatapoja ja käytäntöjä, jotka yksilöiden (työntekijöiden, asiakkaiden) hiljaisen tiedon valjastamisen organisaation tietopääomaksi

Yves Doz & Mikko Kosonen (2014) Governments for the future: Building the strategic and agile state. Sitra. Helsinki. http://www.sitra.fi/node/5895409

Keskustelu julkisen hallinnan ja politiikan tulevaisuudesta on aktiivista: millaisen tiedon varassa valtiota ja kansakuntaa johdetaan?

Kaksi vaihtoehtoista poliittisen neuvonannon mallia (Craft & Howlett 2013)

Pitkän aikaviiveen ”kylmä” neuvonanto Lyhyen aikaviiveen ”kuuma” neuvonanto

Tietoperusteista Huhuperusteista, perustuu hajanaisiin tietoihinTutkimusta hyödyntävä Mielipide/ideologiapohjaistaRiippumaton/neutraali ongelmien ratkaisu Harhainen/puolueellinen, tarve voittaa äänestys/vaalit Pitkä aikaviive Lyhyt aikaviiveProaktiivinen ja ennakoiva Reagoiva ja kriisivetoinen Strateginen ja moniulotteinen, systeeminen Yksittäiset asiatIdealistinen Pragmaattinen Julkinen intressi fokuksessa Tarve voittaa vaalitAvoin prosessi Salainen prosessi, ”diilaus”Objektiivinen selkeys Epäselvyys, päällekkäisyydetEtsitään parasta ratkaisua Konsensus päätöksenteko

Systeemien ennakointi (DPP-metodologia)

Diagnoosit Prognoosit Ohjeistukset

Systeemi ja alisysteemit

Reduktionistinen systeemianalyysi (”Kokonaisuus on osiensa summa”, systeemin osat ovat keskeisiä)

Holistinen systeemianalyysi ”Kokonaisuus on enemmän kuin osiensa summa”, systeemien vuorovaikutussuhteet ovat keskeisiä)

Kaksi systeemiajattelun pääsuuntausta

Ennakoinnin kolme ”pilaria” (ns. suositeltava ennakointi-systeemi)

Ideoinnin, inventoinnin ja innovaatioiden tuottamisen lähkohdat (Kaivo-oja 2013)

Tiedolla johtamisen perusta -Tiedolla johtaminen: se voidaan nähdä käytännöllisenä johtamisen näkökulmana, -Tiedolla johtamisen oikeutus organisaatioissa syntyy siitä, miten organisaatiot kykenevät erottamaan epäolennaisen informaation ja tiedon olennaisesta informaatiosta ja tiedosta

-Tietoperusteisuus luo uskottavuutta ja vaikuttavuutta johtamiselle -Vanhentuneet tiedot johtavat helposti vääriin arviointeihin ja vääriin päätöksiin -Tiedolla johtamisella pyritään sekä informaation puutteesta johtuvan epävarmuuden vähentämiseen että informaation paljoudesta ja/tai toimintatilanteen monimutkaisuudesta syntyvän monitulkintaisuuden hallintaan

-Rationaalisen päätöksentekomallin mukaisesti tietämistä preferoidaan yleisesti tietämättömyyden kustannuksella

Miten tiedolla johtaminen nähdään tänään? - Tiedolla johtaminen (ja erityisesti hallinnonrajat ylittävä tiedonkulku), keskenään keskustelevat tietojärjestelmät sekä julkishallinnon keräämän datan parempi hyödyntäminen nähdään tänään erittäin lupaavana keinona lisätä julkishallinnon ja laajemmin julkisten palvelujen tuottavuutta ja vaikuttavuutta

- Massadata (Big Data) nähdään yhä tärkeämmäksi tiedolla johtamisen työkaluksi

-3 V-ajattelu: Massadataa kuvataan tavanomaisesti kolmella ulottuvuudella, joita ovat informaation suuri määrä (Volume), informaation leviämisen nopeus (Velocity) sekä informaation monet eri muodot (Variety)

- Joidenkin arvioiden mukaan kysymys on uudenlaisesta yhteiskunnallisesta infrastruktuurista, joka muuttaa myös käsityksiämme demokratiasta (deliberatiivinen demokratia) ja kansalaisosallistumisesta (e-demokratia, teledemokratia).

- Kehitys kohti ketterämpää julkishallintoa?

Tiedolla johtamisen haasteista -Ideaali: luotettava, reaaliaikainen informaatio ja tieto, proaktiivinen päätöksenteko, ei vanhentuneita tietoja

-Matka tiedolla johtamisen ideaaliin on pahasti kesken -Ongelmana usein yhteensopimattomat tietojärjestelmät -Epäselvät vastuut informaation ja tiedon käsittelyssä yleinen ongelma -Toimintaympäristö on muuttunut kompleksisemmaksi ja tiedonkäsittelyn vaatimukset ovat kasvaneet

-Tiedolla johtaminen on suomalaisessa julkishallinnossa toistaiseksi lunastamista odottava lupaus

-Hyvä muistaa: Kaikella informaatiolla, joka on saatavilla, ei ole toiminnan kannalta olennaista merkitystä

-Miten hyödyllinen tieto tuotetaan ja jaellaan oikeille toimijoille?

Tiedonhallinnan perusongelmia -Epävarmuus -Monimutkaisuus -Epäselvyys ja -Tiedon monitulkintaisuus -Informaation ja tiedon välittämisen ongelmat -Perverssiin tietokäyttäytymiseen ohjaavat kannustimet ja organisatorisia käytännöt (mm. salaaminen, harhauttaminen, disinformaation levittäminen jne.)

Osaamisvaatimukset ovat kasvussa tiedolla johtamisessa …

Teknologia kehitys ja ubiikki-teknologinen murros (Halal 2013/TechCast -ennuste)

Teknologioiden muutos ja vaikutus toimintoihin (The Future of Business Transformation, s. 13, Kairos Future 2014)

Nordic average Energy sector/Utility Financial services Manufacturing Public ServiceBigData 50*100 50*100 25*49 25*49 25*49Cloud Computing 25*49 25*49 25*49 25*49 25*49Mobility 50*100 50*100 50*100 50*100 50*100Social media 50-100 25*49 50-100 25*49 25*49Internet of Things/M2M 50*100 25*49 10*24 50*100 25*493D Printing/Additive manufacturing 0*9 10*24 0*9 10*24 0*93D displays and holographics 0*9 10*24 0*9 10*24 10*24Augmented reality 0*9 0*9 0*9 10*24 0*9Automation of knowledge work 25*49 25*49 25*49 25*49 25*49Natural User Interface 10*24 25*49 10*24 10*24 25*49Advanced manufacturing 10*24 0*9 0*9 25-49 10*24Artificial intelligence and expert systems 10*24 10*24 10*24 10*24 10*24Bring Your Own Device 25*49 0*9 25*49 0*9 25*49Quantified Self 0*9 10*24 0*9 0*9 0*9Mobile payments 25*49 10*24 50*100 10*24 10*24Reconfigurable manufacturing systems 10*24 0*9 0*9 25*49 0*9Smart grid networks 10*24 25*49 0*9 10*24 25*49

The measure impacts of new technologies in the Nordic countries as a whole and in each of four focus industries.Very high impact = 50*100High impact = 25*49Medium impact = 10*24Low impact = 0*9

Mullistus syntyy näistä teknologisista muutostekijöistä

Robotisaation ja automaation edutTiedetään mitä on tapahtumassaTiedetään mitä on tapahtunutTiedetään missä on tapahtumassa Rutiinipäätökset voidaan prosessoida ja automatisoidaVoidaan edistää ad hoc -verkostoitumista (serendipiteetti) Voidaan keskittyä aidosti vaativiin päätöksiin, kun osa toiminnoista on autopilotoitujaVahvoja mahdollisuuksia Suomessa: pelillisyys, turvallisuusratkaisut, hyvinvointisovellutukset, uusteollistaminen

Kehitys kohti ubiikkia robotisoitua systeemiä (Kaivo-oja 2013) Yksittäisten vaiheiden tietokoneistaminen (process intelligence) Yhden toimialueen tietokoneistaminen (esim. rahoitus, tuotanto tai jakelu, ns. limited business intelligence) Integroitujen prosessien tietokoneistaminen (integrated business intelligence) Prosessien integroitu ja älykäs koordinoiminen yli yritysrajapintojen (ubiquitous intelligence, ambient intelligence)

Ubiikkiyhteiskunnan uusi liiketoiminta-potentiaali yrityksille (Kaivo-oja 2013)Identifiointi (ihmiset, laitteet, koneet, robotit, ryhmät, verkostot, markkinat, tuotteet, palvelut)Muisti (asiat säilyvät muistissa)Prosessointilogiikka (kone voi päättää asioita)Verkostoituminen (ad-hoc –verkostoituminen, serendipiteetti)Sensoriteknologia (erilaiset mittaukset, lisääntyvä kontekstitietoisuus)Käyttäjien interface -ratkaisut (toimivuusvaatimukset eri laitteille kasvussa jatkuvasti)Laitteiden sijainti tiedetään itse laitteessa (positiointi) ja muut voivat saada tietää laitteen sijainnin (tracking)

Embot -toiminnot tulevaisuuden organisaatiossa (Kim 2005)

Koordinaatio

Tunteminen

(sensing)Tunnistamin

en

Paikallistaminen

SertifiointiData-

louhiminen

Viestintä

Embot -hallintotoiminnot

Esimerkki: Ubiikkirobotti –järjestelmä (Hyun-Sik Shim, Jongchang Lee , Tae-Hoon Kim, Hyun Kim & Kang Woo Lee 2005)

Ubiikkirobotti ja uusi hallinto (Kim 2005, modifioitu)

Uusi älykäs hallinto

Autonominen

Sopeutuva

Hajautettu

Konteksti-tietoinen

Rationaalinen

Proaktiivinen

Oppiva

Kommuni-koiva

Sisällytetty kokonaisuut

een

Saumaton

Haaste: Internet of Things-skenaario (Grieco, Rizzo, Colucci, Sicari, Piro, Paola & Boggia 2014)

Ihmiset

Robottiryhmät

Auttavat ihmisiä heidän tarpeidensa mukaisesti

IoT-verkostot

YmpäristöInformaatiota ympäristöstä

Tarjoavat informaatiota operaatioista

Viestintä kerätystä datasta jadatan käsittelystä

Kontrollointi, optimointi ja eritoimintojen parantaminen

Informaatiota ihmisistä

Viestintä ja vuorovaikutus (Communication) Vaihtelu (Variety) Osallistuttava johtaminen (Participative management) Kompleksisuuden vaikutukset johtamiseen ja päätöksentekoon (Complexity, management & leadership) Systeemien dynamiikka (System dynamics) Ilkeiden ongelmien kuvaaminen ja ratkaisuyritykset (Wicked problems descriptions, problem structuring methods) Systeemitset prosessit ja sisällöt (Systemic processes and contents)Keskeisiä systeemiteoreettisia tutkimusteemoja tänään (ks. esim. Mingers & White 2010)

Yksinkertainen systeemi Monimutkainen systeemi Kompleksinen systeemi Kaoottinen systeemi

Millaisia ovat systeemit?

David Snowdenin Cynefin -systeemimalli: tilanteen mukaisen päätöksenteon viitekehys

Kompleksinen systeemi-Kokeile-tunnista-reagoi-”Next practice”-Syy- ja seurasusuhteet eivät ole helposti tunnistettavissa-omalla strategialla ei ole isoa vaikutusta

Monimutkainen systeemi-Tunnista-analysoi-reagoi-”Good practice”-Vaihtoehdot ohjaavat toimintaa-On mahdollista mukautuaKaoottinen

systeemi-Toimi-tunnista-reagoi-”Unique practice”-Yllätyksiä (”Villejä kortteja”)-Ennakoiminen lähes mahdotonta tai mahdotonta

Yksinkertainen systeemi-Tunnista-kategorisoi-reagoi-”Best practice”-Tiedetään mitä tapahtuu-Toiminta ennakoitavaa

”Known”

”Knowable””Complex”

”Chaotic”

”Asiantuntijuus”

”Ohjekirjat”

”Uuden luominen,turvallinenepä-onnistu-minen”

”Kaoottinentoiminta”

Systeemit ja ennakointi (Kaivo-oja 2014)

Yksinkertainen Monimutkainen Kompleksinen Kaoottinen

Ennakoinnin haasteellisuustaso

Systeemisen käyttäytymisen kokonaisasetelma

Emergentti

Stabliili

EpästabiiliMatala

Varmuus

Korkea

Korkea Yhteisymmärrys Matala

PopulismiRakentavat oppositioryhmät

”Hallituksen sisäinenoppositio”

Hallitus

Systeeminen johtamisprosessi

Reunaehdot

Informaation vaihdanta ja

jakelu

Aikajänne ajattelussa

Tavoitteet –vaikuttavuus -

suhde

Ihmisten ja systeemien

vuorovaikutus

Toimijat systeemissä

Monimutkainen

Kaoottinen systeemi

Yksinkertainen

Systee-

minen viiteke

hysJohta-minen Resurssointi

Orkestrointi

Pelisäännöt

Valtasuhteet ja mandaatit

Resurssit (materiaalinen resurssimobilisointi) Johtamistaidot, johtamisen työkalut Mindset (asenteet ja ajatusmallit) Suunta muutokselle (visiot) Motivaatio ja motivointi (mission merkitykselliseksi tekeminen) Energisointi ja innostuspääoma (henkinen mobilisointi) Johtamisen tukipalvelut (neuvonantajat, virkamiehet ja tietojärjestelmät) Konfliktien ratkaisukyvyt

Poliittisen systeemisen muutoksen työkaluja

Yhteenvetoa Olisi tärkeää keskittyä relevantin ennakointitiedon tuottamiseen Riskinä on tarpeisiin nähden epärelevantilla informaatiolla ja tiedolla kuormittaminen ja siitä johtuvat väärät päätökset ja strategiat Päätöksentekotilanteiden perusluonnetta tulisi pohtia huolella ennakoinnin tietotuotantoa suunniteltaessa Luodaanko tiedolla järjestystä vai epäjärjestystä systeemeihin? Oikeanlaisen tiedon kohdentaminen oikeanlaisiin organisaatioihin ja tarpeisiin on edelleen iso haaste Tiedolla johtamisen ideaalien ja käytännön toimintamallien kuilun kurominen umpeen olisi strateginen avainkysymys ennakoinninkin yhteydessä Robotisaatio, automaatio ja keinoäly tulevat muuttamaan tiedolla johtamista

Kiitos!Tutkimusjohtaja, Dosentti Jari Kaivo-oja (Helsingin yliopisto, Suunnittelutieteet, Lapinyliopisto, Innovaatiotutkimus ja ennakointitutkimus), Tulevaisuuden tutkimuskeskus, Turun kauppakorkeakoulu, Turun yliopistoPienteollisuustalo, Yliopistonkatu 58 D, 1. kerros33100 TamperePuh. (02) 333 9832, (041) 753 0244Email: jari.kaivo-oja@utu.fi