tiedonhallinnan nyky- ja tavoitetila työpajakentällä...nuorten työpajatoiminnan yleisistä...
TRANSCRIPT
Tiedonhallinnan nyky- ja tavoitetila työpajakentällä –
Kohti toimintaa tukevaa ja verkottunutta tiedonhallintaa
www.tpy.fi
Santtu SundvallTiedonhallinnan asiantuntija
Valtakunnallinen työpajayhdistys ry
Tiedonhallinnan kehittämiskokonaisuuden tausta
• Vuosina 2014-2015 Valtakunnallisessa työpajayhdistyksessä käynnissä ollut
määräaikainen kehittämiskokonaisuus, jota on rahoittanut opetus- ja
kulttuuriministeriö
• Kokonaisuuden päätavoitteena sosiaalisen vahvistamisen toimialan
tiedonkeruun yksinkertaistaminen, nopeuttaminen ja tiedon aiempaa
parempi hyödyntäminen
• Kokonaisuus koostui kolmesta osaprosessista:
Vaikuttavuusprosessi: sosiaalisen vahvistamisen palveluiden
laadullista vaikuttavuutta arvioivien mittarien rakentaminen
Tilastoprosessi: Sosiaalisen vahvistamisen toimialan tilastoinnin
kehittäminen ja valtakunnallisten kyselyiden toteuttaminen
Kehittämisprosessi: Tiedonhallinnan nyky- ja tavoitetilan
kartoittaminen sekä kehittämisehdotusten laatiminen
www.tpy.fi
Selvityksen kaksi päämäärää
• Työpajojen tiedonhallinnan nykytilan kuvaaminen
Miten työpajat keräävät tietoa omasta toiminnastaan sekä kuinka
tietoa hyödynnetään toiminnan ja johtamisen apuvälineenä
Tehdään näkyväksi kentän hyvät tietokäytännöt ja tiedonhallintaan
liittyvät haasteet
• Työpajojen tiedonhallinnan tavoitetilan määrittely
Laaditaan nykytilan pohjalta kuvaus tavoitetilasta, jota kohti toimialan
tiedonhallinnan kokonaisuutta tulisi pitkäjänteisesti kehittää
Tavoitetilan saavuttamista tuetaan kehittämisehdotuksilla
www.tpy.fi
Selvityksessä käytetytmenetelmät
• Strukturoidut teemahaastattelut:
Selvitystä varten haastateltu yhteensä 47 työpajatoiminnan johtoon,
kehittämis- tai valmennushenkilökuntaan kuulunutta asiantuntijaa
Haastatteluita tehty 23 organisaatiossa. Joukossa sekä kunnallisia
pajoja että säätiöitä ja yhdistyksiä.
• Sähköpostikysely:
Lähetetty kaikille Valtakunnallisen työpajayhdistyksen
jäsenorganisaatioille (lähetysajankohtana 227 kpl)
Vastauksia 96 työpajaorganisaatiosta
Vastausprosentti 42 %
• Tutkimusteemat:
Työpajojen dokumentointi- ja tilastointikäytännöt,
sidosryhmäyhteistyö ja siihen liittyvä tiedonkulku, toiminnan
mittaaminen ja raportointi, työpajojen asiakastietojärjestelmät sekä
tiedonhallintaan liittyvät kehittämisideat www.tpy.fi
Tiedonhallinnan merkitys organisaation toiminnalle
• Mitä tiedonhallinnalla tarkoitetaan:
Tieto organisaation toiminnan ja johtamisen keskeisenä resurssina ja
aineettomana pääomana
Tiedonhallinnan organisatorinen ja teknologinen viitekehys (Kaario ja
Peltola 2008)
Hyvä tiedonhallinta edellyttää organisaation toimintatapojen ja
tietojärjestelmien kehittämistä rinnakkain
Mielletään kuitenkin helposti pelkkien tietojärjestelmien
kehittämiseksi ja hankinnaksi
• Tiedonhallinnan prosessien merkitys työpajalle:
Työpajojen johto, rahoittajat ja ohjaavat tahot saavat riittävästi
laadukasta tietoa päätöksentekonsa pohjaksi (mm. tiedolla
johtaminen ja raportointi)
Työpajoilla toteutettavien valmentautujalähtöisten palveluprosessien
sujuva toteuttaminen edellyttää ajantasaista ja paikkaansa pitävää
tieto (mm. dokumentointi)www.tpy.fi
Kokonaisarkkitehtuurimallinnus selvityksen perustana
www.tpy.fi
Periaatetaso● Organisaation toimintaa ohjaavat lait, säädökset,
strategiat, kehittämisstandardit
Toiminta-
arkkitehtuuri
•Organisaation palveluiden, prosessien ja sidosryhmien suhde tiedonhallintaan
•Mikä on organisaation ydintehtävä?
Tieto-
arkkitehtuuri
•Organisaation tietorakenteet, tietovarannot ja tietokäytännöt sekä käsitteet
•Mikä tieto on toiminnan kannalta olennaista?
Tietojärjestelmä-arkkitehtuuri
• Tietojen käsittelyssä vaadittavat tietojärjestelmät ja niiden väliset rajapinnat
•Millaisilla työkaluilla tietoa kerätään?
Teknologia-arkkitehtuuri
• Tietojärjestelmien edellyttämä tekninen infrastruktuuri
• Toimintaympäristön asettamat vaatimukset tietojärjestelmille
Työpajojen tiedonhallinnan nykytila: Periaatetaso ja tiedonhallintaa ohjaavat säädökset• Työpajatoimintaa tai sen tiedonhallintaa ei tällä hetkellä määritellä
suoraan lainsäädännöllä
• Tarkimmin varsinaista työpajatoimintaa säätelee opetusministeriön päätös nuorten työpajatoiminnan yleisistä perusteista ja suosituksista (17/600/2006) Valmentautujien sijoittumisten seurannalle ja asianmukaisen
palautteen keruulle erityishuomio Nuorisolaki 2016?
• Työpajoilla toteutettavien palveluiden ja toimenpiteiden tavoitteita määritellään usein tarkasti. Laki kuntouttavasta työtoiminnasta, laki julkisesta työvoima ja
yrityspalvelusta, sosiaalihuoltolaki
• Työpajojen tiehallintaan liittyvä tietosuojalainsäädäntö hyvin laajaa Pajoilla käsitellään usein arkaluontoisia ja yksilöllisiä asiakastietoja Tietosuojan taso riippuu usein työpajojen erikoistumisalasta
Mm. Kelan ja sosiaali- ja terveydenhuollon asiakkaiden osalta tietosuojavaatimukset hyvin korkeita www.tpy.fi
Työpajojen tiedonhallinnan nykytila: Toiminta-arkkitehtuuri ja työpajojen palvelut
• Keskeistä työpajojen palveluiden ja perustoiminnan yhteys tiedonhallintaan Toiminnan perustarpeiden huomioiminen tiedonhallinnan keskiössä
• Palveluiden sisällöt ja kuvaukset vaikuttavat mm. niiden mittaamiseen
• Työpajojen palvelut:• Työpajakentän tarjoamat palvelut vaihtelevat organisaatiokohtaisesti
Organisaatiot toimivat neljän politiikkalohkon rajapinnoilla (työllisyyspolitiikka, koulutuspolitiikka, sosiaali- ja terveyspolitiikka sekä nuorisopolitiikka)
Painopiste vaikuttaa: Mitkä ovat keskeisiä ohjaavia tahoja ja sidosryhmiä Millaisia ohjaavien tahojen palveluita ja toimenpiteitä
pajoilla toteutetaan• Työpajat toteuttavat ohjaavien tahojen palveluita ja toimenpiteitä
valmennuspalveluiden avulla Valmennuspalveluiden sisällöt ja nimikkeet vaihtelevat
organisaatiokohtaisesti -> haaste vertailun ja mittaamisen kannalta
www.tpy.fi
Työpajojen tiedonhallinnan nykytila: Toiminta-arkkitehtuuri ja työpajojen palvelut (2)• Työpajojen palveluiden mallintaminen
• Palveluiden mallintaminen erityisen tärkeä osa tiedonhallintaa Tarkat palvelukuvaukset tekevät työpajoilla tapahtuvan
valmennuksen näkyväksi sekä valmentautujille, henkilökunnalle että sidosryhmille ja mahdollistavat eri organisaatioiden välisten palveluiden vertailun
• Kyselyyn vastanneista työpajoista 74 prosenttia oli mallintanut palvelunsa Mallintamistarkkuus vaihteli suuresti: osalla suppea
prosessikaavio, toisilla hyvin tarkka työnkulun kuvaus Palveluiden vertailun, mittaamisen ja tiedonhallinnan prosessien
kannalta tarkka mallintaminen tärkeää
• Kentällä olemassa hyviä mallinnuspohjia. Näitä voisi kuitenkin jatkossa kehittää ja tarkentaa. Mm. JHS179 -suositukset
www.tpy.fi
Työpajojen tiedonhallinnan nykytila: Toiminta-arkkitehtuuri ja työpajojen palvelut
• Sidosryhmäyhteistyö ja tiedonkulku• Työpajat toimivat keskeisenä osana laajaa palvelu- ja ohjausverkostoa• Kaikki haastatellut pajat kartoittaneet sidosryhmäverkostonsa• Tiedonkulun sujuvuus:
Tiedonkulun katsottiin olevan hyvää aluehallintoviranomaisten (AVI), TPY:n ja kunnan suuntaan
Huonoiten olennainen tieto liikkui Kelan, yritysten ja muiden työpajojen suuntaan
ALU-verkostotoiminta nostettiin siihen osallistuneilla alueilla yhdeksi tärkeäksi tavaksi saada työpajojen välistä tiedonkulkua paremmaksi
• TE-toimistoyhteistyö herätti kommentteja puolesta ja vastaan Osa koki yhteistyön toimivan erinomaisesti Toiset näkivät TE-toimiston organisaatiouudistuksen,
toimipisteiden lakkauttamisen ja toimenpiteisiin liittyvien tulkintojen vaihtelun huonontaneen viime vuosien aikana tiedonkulkua
• Usein yhteistyö ja tiedonkulku perustui henkilötason suhteisiin, organisaatiotasolla yhteistyö saattoi olla heikompaa
www.tpy.fi
Työpajojen tiedonhallinnan nykytila: Työpajojen tietoarkkitehtuuri
• Tietoarkkitehtuuri on tiedonhallinnan ydinaluetta. Toiminnan ja tietojärjestelmien välinen liima.
• Selvityksessä tarkasteltiin mm. työpajojen dokumentointi-, tilastointi- ja raportointikäytäntöjä sekä toiminnan mittaamisessa käytettyjä menetelmiä/työkaluja Miten tietoa kerätään, millä tavoin sitä hyödynnetään työpajalla ja
kenelle sitä välitetään? Tärkeätä myös tiedolla johtamisen näkökulma
• Tietoarkkitehtuurin kehittämisen näkökulmasta työpajat olivat hyvin erilaisessa asemassa Osa työpajoista oli integroinut tiedonhallinnan ja tiedolla johtamisen
hyvin tiiviisti osaksi toimintakulttuuriaan, osa vasta tämän tien alkupäässä
Työpajan käytössä olevat resurssit vaikuttavat ratkaisevasti teemaan
www.tpy.fi
Työpajojen tiedonhallinnan nykytila: Dokumentointikäytännöt
www.tpy.fi
24%
20%
15%
22%
35%
23%
58%
54%
36%
45%
57%
55%
45%
58%
28%
40%
33%
33%
21%
17%
18%
16%
7%
3%
2%
3%
7%
4%
1%
2%
0%
0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 %
Henkilöstön dokumentointitavat ovat yhdenmukaisia.
Dokumentoinnin nykytaso on organisaatiossanne riittävän hyvä.
Dokumentointi on organisaatiossa helppoa ja vaivatonta.
Dokumentointiin liittyvä ohjeistus on selkeää.
Henkilökunta on sitoutunut säännölliseen dokumentointiin.
Dokumentoidut tiedot ovat ajan tasalla.
Dokumentointikäytännöt ovat kehittyneet viimeisen viidenvuoden aikana.
Dokumentoitu tieto tukee valmennustyötä.
Täysin samaa mieltä Jokseenkin samaa mieltä Jokseenkin eri mieltä Täysin eri mieltä En osaa sanoa
Työpajojen tiedonhallinnan nykytila: Dokumentoidun tiedon hyödyntäminen
www.tpy.fi
2%
4%
12%
4%
18%
16%
23%
24%
8%
21%
15%
23%
28%
35%
40%
45%
29%
39%
29%
40%
37%
30%
26%
26%
35%
23%
24%
16%
13%
9%
5%
4%
22%
11%
15%
12%
3%
7%
5%
0%
0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 %
Alueelliseen vertailuun
Toiminnan markkinointiin ja vaikuttamistyöhön
Pajan sisäiseen vertailuun (esim. asiakasryhmät, työyksiköt)
Tutkimuksiin ja selvityksiin
Organisaation tulevan toiminnan suunnitteluun
Valmennustyön laadullisen vaikuttavuuden arviointiin
Valmennuksen tukemiseen
Sidosryhmille raportointiin
Erittäin paljon Paljon Jonkin verran Vähän Erittäin vähän/ei ollenkaan En osaa sanoa
Työpajojen tiedonhallinnan nykytila: Tilastointi ja raportointi
• Tilastointi:
• Tilastoinnin taso koettiin työpajakentällä hyväksi.
• Kaivattiin kuitenkin lisää tilastointia ja tietojen käsittelyä helpottavia
apuvälineitä
• Työpajoista saadaan tällä hetkellä erittäin runsaasti tilastotietoa.
Suurempi haaste tiedon hyödyntäminen
Osa arvioi yksiköiden ja organisaation nykytilannetta jatkuvasti,
osa satunnaisesti
Ennakointiin soveltuvaa tietoa ja vertailutietoa kaivattiin
enemmän
• Raportointi:
• Eniten työpajoja kuormittava tiedonhallinnan osa-alue
• Monikanavarahoitus ja raportointitahojen runsaus haasteena
• Raportointivaatimukset kasvaneet viime vuosien aikana
Samalla kasvanut työpajojen tarve todistaa toiminnan sisältöjen
vaikuttavuus ja laatu
www.tpy.fi
Työpajojen tiedonhallinnan nykytila: Tietojärjestelmäarkkitehtuuri
• Tietojärjestelmäarkkitehtuuri kehittynyt kentällä nopealla tahdilla tämän vuosikymmenen aikana. Taustalla mm. OKM:n valtakunnallinen työpajakysely, kasvavat
asiakasmäärät ja työpajojen oma tarve saada toiminnastaan tarkempi kokonaiskuva.
• Kentällä käytössä kaksi laajalle levinnyttä ohjelmaa: PARty ja VAT Lisäksi muutama työpaja on kehittänyt omista lähtökohdistaan oman
tietojärjestelmänsä. mm. Oulun Ouka-typa, Lahden Valtti, Eduron Arvi jne.
• Tietojärjestelmiltä edellytettiin yhtä voimakkaasti sekä johtamisen että työpajan toiminnallisen puolen huomioimista Pyrkimyksenä valmentautujalähtöisyyden, helppokäyttöisyyden ja
selkeyden lisääminen• Lisäksi toiveena oli eri tietojärjestelmien välisten rajapintojen kartoitus ja
madaltaminen Työpajat ja etsivä nuorisotyö (mm. PAR-järjestelmät ja Enter) Työpajat ja ohjaavat tahot (mm. verkosto-toiminto)
www.tpy.fi
Työpajojen tiedonhallinnan nykytila: Teknologia-arkkitehtuuri
• Työpajojen laitteistojen taso ja uudet innovaatiot
Laitteistojen tason koki erittäin hyväksi tai hyväksi 61 prosenttia
kyselyyn vastanneista
Taso riippuu pitkälti pajan käytössä olevista taloudellisista resursseista
sekä erilaisten valmennusyksiköiden luonteesta
• Suoranaisia uusia teknologisia innovaatioita kentällä oli vähän
Tablettiteknologian käytöstä oltiin kiinnostuneita. Voisi helpottaa
valmennuksen dokumentointia liikkuvassa työssä.
Yksi paja kehittänyt valmentautujien työajanseurantaan oman
teknisen järjestelmänsä
www.tpy.fi
Työpajojen tiedonhallinnan tavoitetila
www.tpy.fi
Menneisyys
Organisaatiokohtainen tiedonhallinta
Tiedonhallinta osin toiminnasta ulkoisena elementtinä
Nykytila
Kohti toimialan yhteistä tiedonhallintaa
Tiedonhallinnan roolin voimakas kasvu
Tavoitetila
Tiedonhallinnan ekosysteemi (työpajat ja sidosryhmät)
Toimintalähtöinen, johtamista tukeva tiedonhallinta
Työpajojen tiedonhallinnan tavoitetila:kaksi näkökulmaa (1)
• Kuvattu 15 osatavoitetta ja 32 niitä tukevaa kehittämissuositusta kokonaisarkkitehtuurin rakenteiden mukaisesti
• Kaksi keskeistä teemaa
1) Toimintalähtöinen, johtamista tukeva tiedonhallinta Työpajojen palveluprosessit on mallinnettu tavoitteiden, sisältöjen,
työvaiheiden ja tiedonkulun osalta riittävällä tasolla. Työpajoilla on selkeät dokumentointikäytännöt ja dokumentointi
koetaan olennaiseksi osaksi työpajoilla tapahtuvaa valmennusta Työpajojen johtaminen perustuu monipuoliseen tiedon
hyödyntämiseen Työpajojen käytössä olevat tietojärjestelmät tukevat pajoilla
toteutettavaa valmennusta ja vastaavat entistä enemmän sen tarpeisiin.
Valmennustyön kehittymistä tuetaan joustavasti uusien teknologioiden tarjoamilla mahdollisuuksilla.
www.tpy.fi
Työpajojen tiedonhallinnan tavoitetila:kaksi näkökulmaa (2)
2) Työpajat ovat osa monialaista tiedonhallinnan ekosysteemiä Työpajat muodostavat valtakunnallisesti ja alueellisesti toimivan
yhteistyöverkoston, jonka sisällä oleellinen tieto liikkuu sujuvasti Niin ohjaavien tahojen, muiden sidosryhmien kuin valmentautujien
suuntaan tapahtuva tiedonkulku on työpajoilla selkeätä, yhdenmukaista ja läpinäkyvää
Ohjaavien tahojen, rahoittajien ja kuntien työpajoihin kohdistamat raportointivaatimukset ovat ennakoitavissa, ja työpajat kykenevät vastaamaan niihin vaivattomasti.
Työpajojen ja keskeisten sidosryhmien käytössä olevien tietojärjestelmien väliset rajapinnat on tunnistettu, ja niiden välinen tiedonsiirto on sujuvaa.
www.tpy.fi
Miten tästä eteenpäin?
• Ensisijaisesti tärkeätä määritellä, kuinka tiedonhallintaa tullaan jatkossa kehittämään yhtenäisesti eteenpäin Sekä valtakunnalliset että paikalliset näkökulmat huomioitava tarkasti Yhtenäisyyden kannalta selkeintä määritellä koordinoiva taho Eri organisaatioiden välinen yhteistyö on kaiken ytimessä
Niin työpajojen, TPY:n, ministeriöiden kuin ohjaavien tahojen ja kuntien suuntaan
• Valtakunnallinen työpajayhdistys tulee jatkossakin tukemaan toimialan tiedonhallinnan kehittymistä niin koulutusten, vaikuttamistyön kuin yhteistyön luomisen ja kehittämisen keinoin Mm. Sovari-mittarin ja tilastoinnin kehittämisessä TPY:llä keskeinen
rooli
www.tpy.fi
Kiitos!
www.tpy.fi
Santtu SundvallTiedonhallinnan asiantuntija, TPY