tik-76.612 ohjelmistoprojektien hallinta luento 7 ... · • suunnittelu ja hallinta ovat...

Tik-76.612Ohjelmistoprojektien Hallinta

Luento 7 – Projektinhallinnan työkalut

Tik-76.612 Kevät 2002 ©Accenture 2002 All Rights Reserved

Luentokartta

suunnittelu ohjaus päätössynty käynnistys operointi

Projektinhallinnan työkalut -niille on todellista käyttöä koko projektin elinkaaren ajan.....

Ti 12.3

To 14.3

Ti 19.3

To 21.3

Ti 26.3

To 4.4

Ti 9.4

To 11.4

Ti 16.4

Ti 18.4

To 26.4

Kurssin aloitus

Projektin synty

Projektisuunnitelma

Projektin käynnistäminen

Työmäärien arviointi

Projektin ohjaus

Projektihallinnan työkalut

Projektien erilaisuudet

Laadunohjaus ja leadership

Projektin päättäminen

Ohjelmistotuoteliiketoiminta


Projektinhallinnan työkalut-osuuden tavoite

Projektinhallinnan työkalut -osassa käydään läpi tarpeita, joita työkaluilla pyritään täyttämään, työkalujen hyödyntämisen perusperiaatteita sekäkäsitellään muutamien esimerkkityökalujen toiminnallisuutta. Osiossa EI oteta kantaa markkinoilta löytyvien ohjelmistojen ”hyvyyteen”!!

Tuki ja / tailinja-organisaatio

Projekti

Määriteltyaloituspiste

Määriteltylopetuspiste

Määritelty kesto, eri vaiheita

Yrityksen tukiorganisaatio tukee projektia (ja muita projekteja) peruspalveluilla

Tarve Tarve tyydytettyResurssitarve

suunnittelu

ohjaus

päätössynty käynnistys operointitekeminen


Pohdittavaksi

Mihin (projektinhallinta)työkaluja käytetään/tarvitaan?

Mikä työkalussa on oleellista?

Entä jos joudut vastaamaan:– Miksi projekti on myöhässä?– Mistä budjetti muodostuu?– Entä toteutuneet kustannukset– Kuinka paljon aikaa testaustiimiltä kului?– Voimmeko siirtää näitä tehtäviä eteenpäin?– ”Tarvitsen Java-skodarin apua, ehtiskö joku?”


Tarvitaan OIKEAA dataa - muuten kaikki on liian vaikeaa...

Työkalut on ”turhia”, jos kaikki menee hyvin eikä kenellekään tarvitse kommunikoida mitään.....

....näinhän ei ole, todellisuudessa; siksi oikeat..

.... työkalut siirtävät projektin ohjaajan työn fokusta reaktiivisuudesta PROaktiivisuuteen!

SHIT IN, SHIT OUT......

....toisaalta asioista ei pidä tehdä liian vaikeita; eli....

....K.I.S.S!! (Keep It Simple & Stupid)


Projektihallintaan liittyy moninaisia tarpeita -> tarvitaan erilaisia työvälineitä

• Projektin tehtävät - >Projektin luonnin automatisointi– aiemmat projektit runkona, (kaupallisista) menetelmistä

rakentuvat, automaattiset projektirungot.• estimoinnin tuki - projektin muodon tuki

• Projektin komponentit - > Komponenttien hallinnan automatisointi– resurssit, lopputuotteet, riskit, muutoshallinta...

• Ajankirjaus, estimointi & raportointi– vastuu ”työkalun esittämän tilanteen”

yhdenmukaisuudesta ”todellisen tilanteen” kanssa jokaisella projektin jäsenellä

• SHIT IN, SHIT OUT!!


Projektinhallintatyökalun ominaisuuksia

Tehtävien ositus & aikataulutus– WBS-rakenne & verkkorakenne

• tehtävien ryhmittely rakenteesta huolimatta• useita versioita samasta projektista - versionhallinta• toteutuneiden projektien / projektikehysten käyttö

uuden suunnitelman pohjana• projektin ohjaaminen uuteen suuntaan kesken

projektin -> simulointi, tietojen replikointi

– aikayksiköt (h, p, vk, kk, q, v)– automaattinen aikataulunlaskenta

• poiskytkentä!!

– globaali kalenteri vs. projektikalenteri


Projektinhallintatyökalun ominaisuuksia (jatkuu)

Resursointi– resurssikohtainen kalenteri (lomat / poissaolot)– resurssipoolit & ”koneresurssit”– moniprojektiympäristön resurssihallinta

• moniprojektihallinta!!

– resurssikohtainen laskenta - ylityöt• resurssitasaus• kompetenssien hallinta - roolien hallinta



Kustannukset– kustannusten kohdistus tehtäville

• tehtävien kohdistus eri kustannuspaikoille

– monipuolisen kustannusrakenteen hallinta (normaali vs. ylityöt vs. konsultit yms.)

– kustannusraportointi ajan funktiona– kassavirtalaskelmat– ”earned value” -laskenta



Käytettävyys - yhteistoiminta (collaboration)– omien raporttien/näkymien luonti

• suodattimet & lajittelijat (filters & sorters)• näkymien ulkonäön muokkaus (värit, merkit yms.)

– käyttöliittymän toiminnallisuus• hiiri, ”drag & drop”, ”workbench”

– verkkotoiminnallisuus!!!!• tietoturva vs. auktorisoinnit!!• personointi

– tiedonsiirto - yhteensopivuus– tulostus



• Tekniikka– Client vs. Server– verkko - intranet - internet– OS– Oma kehitys / muokkaus

• Hinta & Tuki– Hinta– Kehittämistuki– Koulutus / Help Desk / (On-line) manuaalit


Projektisuunnitelma pitäisi tehdä ja työkalu on valittu, mitä nyt?

- Konsultin oppikirjaesimerkki

Ennen kuin käärit hihat...• Olethan määrittänyt jo...

• ”mitä” ja ”miten” ohjaat - mikä on tärkeintä• miten hallitset ”contingencyä”• WBS perusrakenteen (+ verkko)• perusprosessit (muutokset, riskit, resurssit, talous

yms.)• Ymmärräthän miten työkalusi...

• aikatauluttaa tehtävät (työmäärä, aika, yksikkö)• automatiikka (onkohan sitä?) toimii• mihin tunnuslukujen laskenta perustuu

Hyvä... kääritään hihat


OK! - mitä sitten?

”Tekninen” pystytys + projektitoimisto– yhteiset kirjastot (näkymät, tiedostot yms.)

• merkit, väritys, yms.

– auktorisoinnit & roolit• kuka ”omistaa” suunnitelmat• kuka ylläpitää tietoja ja pyörittää rutiineja

Perusmääritykset– kalenterit + peruspäivämäärät– aikayksiköt (työmäärä, ajan kesto)– desimaalit– WBS-tasot (jos tarpeen)– alustava budjetti - alustava projektitiimin koko


sitten suunnitellaan

• Suunnittele (Plan the Work)– Määritä lopputuotteet (tehtävät)

• Projekti on ”lopputuotteista muodostuva ketju”• Tehtävän ”oikeutus” on siitä syntyvä lopputuote• Aloita avainlopputuotteista!!!• Rakenna raportointia tukeva WBS-rakenne

– Määritä tehtävien riippuvuudet• Mitkä tehtävät ovat OIKEASTI riippuvuussuhteessa ja

miten• Edellytys työkalun todelliselle hyödyntämiselle


suunnittelu jatkuu

– Määritä resurssit• työmäärien kiinnitys ei (yleensä) onnistu ilman resurssia• käytä ”N.N”- tai ryhmäresursseja, jos muuta ei ole• MÄÄRITÄ RESURSSIKOHTAISET KALENTERIT• muista myös tukiroolit

– IT-tuki, asiantuntijatuki yms.

– Kohdenna budjetit / työmäärät tehtäville• ESTIMOINTI• käytä ”Budjetti”-resurssia, jos haluat tarkastella vain työmääriä

– Aikatauluta• Milloin alkaa, milloin valmistuu• Reunaehdot (”constraint”)• Käytä automaattista aikataulutusta erittäin VAROEN


ja edelleen suunnitellaan

• Määritä jatkuvat tehtävät– hallinta, raportointi, status-palaverit, IT-tuki jne.– ota huomioon rakenteessa, jotta eivät sotke mittareita

• Kohdista resurssit– kuka tekee ja mitä– tarkenna työmäärät

• Höylää ja iteroi– Nyt se työ vasta alkaa....

• Hyväksytä• Kiinnitä contingencyn hallintaan

– jos hallitset sitä toisella työkalulla...• Aja budjetti / lukitse budjetti

– aja raportit hetkeltä nolla– tätä vastaan projektiasi mitataan


Ja sitten työkalu onkin tehnyt tehtävänsä..... vai?

Projekti saatiin käyntiin...mitäs sitten?

Nyt ”Tehdään” (Work the Plan)– Suunnitelman tulisi pitää mahdollisimman paljon

yhtä ympäröivän todellisuuden kanssa...koko ajan�Tietoja PITÄÄ ylläpitää viikoittain / päivittäin

• päivämäärät, status, toteutumat, ETC’t• Jokainen henkilö -> esimiehen tarkistus ->

projektijohdon tarkistus• tunnusluvut erilaiset eri tasoilla• räätälöidyt raportit


Työkalun käyttö - yhteenveto

• Mieti mitä mittaat, hallitset ja raportoit– ”Shit in, shit out”

– ”Guestimates to Complete” eivät tuo lisäarvoa

• Projektilla on kaksi yhtä tärkeää ”todellisuutta”– (alkuperäinen) budjetti & nykytilanne

• Suunnittelu ja hallinta ovat iteratiivisia prosesseja -> suunnitelma on valmis vasta kun projekti päättyy

• Ymmärrä ero datan ja näkymän välillä (työkalukohtainen asia)• Ymmärrä syvällisesti data ja hallinnointiprosessi, jotta ymmärrät

raportteja (K.I.S.S.)!• Keskity yksityiskohtiin, kun pystytät projektitoimistoa. Kerralla

oikein!• Minimoi muutokset ja tee tarvittavat muutokset hyvin kontrolloidusti• Kirjaa (erikseen) suuret projekti- tai suunnitelmamuutokset


Yleisimpiä projektinhallinnan työkaluja

• Projektityökalut ostetaan useimmiten valmiina pakettina. Suurissa organisaatioissa voi olla perusteltua tehdä oma sovellus.

• MS Excel (MS Powerpoint)• MS Project• ABT Project Workbench• Niku Portofolio Manager• Notes (räätälityökalut)• Paketit (SAP-PS, PTC Windchill)• + lukematon määrä muita (katso esim.

http://www.infogoal.com/pmc/pmcswr.htm)


MS Excel

• (Ylivoimaisesti) eniten käytetty projektinhallinnan työväline

• Joustavin ja helpoin työväline (niin....)– kun tarpeet ovat suoraviivaiset, projekti simppeli

ja maailma ympärillä ei kovasti muutu

• Suuria haasteita laajennettaessa käyttöä

• Siirtyminen raskaampien (eli tehokkaimpien) työkalujen käyttöön voi olla työlästä

• HUOM! Erittäin tärkeä työkalu muiden kuin ”tehtäväkomponenttien” hallinnassa– Riskit, Avoimet asiat, Tunnusluvut yms.


MS Powerpoint

• Yksinkertaiset projektit– Asiakas saa byrokratiasta näppyjä– Kommunikointi (& kalenteri) oleellisinta– Työmäärää ei tarvitse hallita– Suunnitelmamuutokset hyvin manuaalista työtä– Edellyttää TODELLA aktiivista keskustelua ja

seuraamista -> projektipäällikkö itse ”savessa” muiden mukana


MS Project

Suosituin ”oikea” projektihallintatyökalu!– ”tällä saa ’planit’ niin nopeasti kasaan”....

Accenturen kokemukset eivät ole aivan parhaat mahdolliset

– MS Project ei taivu joka mutkalle projektin kohdatessa ongelmia.....

– Automatiikkaa / ”älyä” hieman liikaa....– Kehitys kuitenkin kehittyy.

Tietokantasovellus– Data kannassa -> katsellaan muokattavien

näkymien avulla


ABT Project Workbech

• ”Pemari” on iso/raskas työkalu, isoihin projekteihin, vai onko?– voi toki käyttää ”riisutuilla” ominaisuuksilla pienissäkin

projekteissa• Moniprojektituki onnistuu myös ilman ”repositorya”• Tehokas, eikä niin vaikea kuin maine/huhut antavat ymmärtää

– työkalun logiikka on hieman haastava• vaatii panostusta liikkeelle lähdössä

• Tietokantasovellus– Data kannassa -> katsellaan muokattavien näkymien avulla

• Huolimatta korkeasta iästä edelleen laajalti tehokkaassa käytössä....


Niku Portofolio Manager

• Pemarin uusin ”versio” – kokonaan uusi tuote!!– toimittaja ja maahantuoja vaihtunut– laajentunut toiminnallisuus, ”moduloitu”

• Niku Planner - Metodit, Profilointi, Työmääräarviot• Niku Workbench - ”Vanha pemari”• Niku Resourcer - Resurssien ja kompetenssin hallinta• Niku Time - Ajankirjaus ja tiedonvälitys• Niku Publisher - Tiedottaminen, Projektin webbisivut• Niku Director - Projektisalkun hallinta

– Saatavissa WEB-liittymä tuntien syöttöön


Räätälöintiä ajankäytön hallintaan - Notes

• ”Paperihärdelli” generoi uuden työkalun -> syntyi ”lokaali” Notes kanta muutaman projektin käyttöön -omat tarpeeni saivat tarttumaan Notes Designeriin.....

– Tarve pitää olla• meillä se oli erittäin vaativa asiakas ja paperin

pyörittämiseen väsynyt tiimi

– Tiedät mitä haluat!!!• oleellista oli toteutumien ja statuksen seuranta• statusraportit samaan kantaan

– Sinulla on osaavia tekijöitä tai itselläsi on aikaa


Make or buy?

• Mitä hyötyjä saavutetaan tekemällä projektinhallintaratkaisu itse?

• Milloin se voi olla tarkoituksenmukaista?• Työkaluna esimerkiksi Lotus Notes• Todellisuus varmasti yhdistelmä useammasta

työkalusta/menetelmästä.• taskien hallinta• tunnuslukujen hallinta• issuet, SIR’t• riskit• resurssit (roll-in, roll-out, osaamisen kehitys)• yms.


Muita projektipäällikön työkaluja 1

• Riskien seuranta, muutosten seuranta, ”asioiden” seuranta

Nordic CM PAM Conference - Naantali May 27-28, 1999

Project progress 2/2

Project’s budget is on track

Productivity is good and as planned

Project’s is on time and will reach the intermediate goals

High-quality final deliverbles

Project risks are at normal level and they are managed proactively

Successful co-ordination with other projects and their requirements

Project’s progress

0

50

100

150

200

250

Or iginal 15.2.1999 9.3.1999 29.3.1999 20.4.1999

Risk point = risk’s probabil ity x risk’s effect

Risk development curve

NEW

DOWN

2: DBC’s commitment, resource availability and project schedule might not be synchronized with FCSD’s project.

4: Collisions with the other FCSD projects. It might also lead to conflicts using system resources. Possible version control problems, because both projects possibly modify the same code.

1: Unavailability of resources with the right skill profile (FCSD, DBC, AC, Dycom)

3: Project team needs to change unfamiliar program code (Ramses and Gateway). Program documentation is not up to date, possible errors and original programmers not available).

5: Transition from new business capabilities development intooperations fails, because operations people are not identified ontime or transition poorly executed.

SAME

Probability

2

4

6

8

10

2 4 6 8 10Impact

1

2

3

4

5

1

3 4

5


Muita projektipäällikön työkaluja 2

• Projektipäällikön työkalupakki


A tools is always a tool...

• Automatisoi ja ohjaa tehtävien suorittamista, mutta ei korvaa projektipäällikköä.....– Työkalua pitää AINA osata käyttää – ja muokata

hallintatarpeiden mukaan –> älä kopioi, ajattele ensin!!!

– Työkalu synnyttää aina ohjelmistonhallintahaasteen• kuka tukee sovellusta (vrt. make vs. buy)?• joku muu organisaatiossasi tekee oman suunnitelmansa

toisella työkalulla• pitää (aina) myydä organisaatiolle!!!!!!• jonain päivänä käytät vanhaa versiota


Projektien hallinnassa EI OLE tärkeintä työkalut

• Projekteja hallinnoitiin ennen aikaan mm. ”Klubiaskin” kanteen, nykyinen viimeistelty teknologia mahdollistaa enemmän, mutta ei ole poistanut tarvetta hallita muitakin muutoksen osia.

� Lack of sponsorship and leadership� Poor planning prior to action� Attempt to take on too much change� Do not continuously monitor impact of changing external

dynamics upon projected project benefits � Impractical or unimplementable concept� Focused on project rather than business deliverables� Do not adequately address all components of change

tik-76.612 ohjelmistoprojektien hallinta luento 7 ... · • suunnittelu ja hallinta ovat...

Documents