tilitoimistoiltapäivä 15.11.2017
TRANSCRIPT
TILITOIMISTO-ILTAPÄIVÄ
15.11.2017 Ilmarinen ja Suomen Taloushallintoliitto ry
OHJELMA• kello 13 Tervetuloa Ilmariseen!
– Jukka Welling, yhteysjohtaja, Ilmarinen
• kello 13 Avaus
– Antti Soro, toimitusjohtaja, Suomen Taloushallintoliitto ry
• kello 13.15 Työeläkevakuuttamisen muutokset
– Vuoden 2018 muutokset
◦ Tiina Nurmi, eläkevakuutusjohtaja, Ilmarinen
– Kansallinen tulorekisteri
◦ Arto Leinonen, hankepäällikkö, Valtiovarainministeriö
• kello 14 Iltapäiväkahvit
• kello 14.30 Tietosuoja-asetus tuo uusia velvoitteita tilitoimistoille ja sen asiakkaille
◦ Eija Männistö, henkilöstöhallinnon johtava asiantuntija, Suomen Taloushallintoliitto ry
• kello 15.15 Parempaa työelämää!
◦ Aino Antin, työhyvinvointipäällikkö, Ilmarinen
• kello 16 Tilaisuus päättyy
TILITOIMISTON TULEVAISUUS
Antti Soro, toimitusjohtaja, Suomen Taloushallintoliitto ry
YliLiikevaihto
1 mrd €Kasvua vuosittain 2–3 %,
heikko kannattavuus?
Työllistää
12 000Automaatio muuttaa
toimenkuvaa
Yrityksiä
4 000Konsolidoituminen
käynnissä
Kirjanpidon liikevaihto
n.70 teur / työntekijä?
Kasvu jatkunut
vahvanaIsot ketjut ostavat
pienempiä tilitoimistoja
TILITOIMISTOALA TÄNÄÄN
TALOUSHALLINTOLIITON JÄSENTOIMISTOT HOITAVAT
MERKITTÄVÄN OSAN PK-SEKTORIN KIRJANPIDOISTA…
Taloushallintoliitto
perustettu
1968
Jäsenenä noin
800auktorisoitua yritystä
Hoitavat
140 000asiakasyrityksen
ja yhteisön
taloushallintoa.
Laskevat
300 000palkkapussia / kk
56 %
Liiton jäsenten liikevaihto
559 milj.
…JA TALOUSHALLINTOLIITTO ON ALAN MERKITTÄVIN
KEHITTÄJÄ…
Tilisanomat – alan johtava
ammattilehti, lukijoita
n. 20 000
KLT-tutkinnon suorittaneita
KLT-kirjanpitäjiä
n. 3 000
PHT -koulutuksen suorittaneita
palkkahallinnon asiantuntijoita
n. 400
…JA KOULUTTAJA
YliKoulutus-
asiakkaita
6000
Koulutuspäiviä
180+ 13 verkkokurssia
Koulutus-
tuotteita
50
ALAN MUUTOSVOIMAT
Talous- ja henkilöstöhallinnon digitalisoituminen, ohjelmistorobotiikka ja -automaatio tehostavat
talous- ja henkilöstöhallinnon prosesseja sekä alentavat kustannuksia.
Toimialan yritysjärjestelyt jatkuvat aktiivisina ja alalle tulon kynnys madaltuu pilvipalveluratkaisujen
poistaessa kertainvestoinnit omiin järjestelmiin asiantuntijapalveluita tarjoavissa yrityksissä.
Neuvonnalta odotetaan enemmän konkreettista lisäarvoa ja parempaa laatua. Lainsäädäntö tulee
mahdollisesti nostamaan tilintarkastusrajoja, mikä edellyttää kirjanpitäjiltä vahvempaa osaamista.
Talous- ja henkilöstöhallinnon ulkoistamisen trendi vahvistuu edelleen.
Automaatio mahdollistaa taloushallinnon laajamittaisen
tehostamisen ja lisäarvon tuottamisen liiketoiminnalle…
Kirjaukset
& tiliöinnit
Raportointi
Analyysi
NeuvonantoTaloushallintoon
käytetty aika ja
resurssit
KirjauksetRaportointi
Analyysi
Neuvonanto
KehitysTÄNÄÄN HUOMENNA
Vastuunotto
liiketoiminnan
tuloksesta, sekä
operatiivisesta että
taloudellisesta.
Painopistealueina
analyysi,
skenaarioiden
luonti,
toimenpidesuosituk
set ja käytännön
päätöksenteon tuki.
Tekoäly
Työpöytä-automaatio
Taloushallinnon järjestelmät ja
standardit
muutosajurit
… mutta kirjanpitäjä on edelleen vastuussa asiakkaansa yrityksen
taloudellisesta tilasta ja yrittäjän menestymisestä
YRITYS YRITTÄJÄ
KIRJANPITÄJÄ
Enemmän lisäarvoa tuottavat palvelut mahdollistavat alan
kannattavuuden ja kompensaatiotason nostamisen…
Yritystoiminnan
raportointi ja
analysointi
Neuvon-
antoprojektit
Esimerkiksi:
• Sukupolvenvaihdokset
• Yritysjärjestelyt ja -rahoitus
• Verosuunnittelu
• …
LIS
ÄA
RV
O &
HIN
OIT
TE
LU
• Kassavirtalaskenta
• Ennusteen seuranta
• Avainlukujen analysointi
• …
Resurssit ja henkilöstö
Lakisääteisten
velvoitteiden
hoitaminen
• Kirjanpito ja tilinpäätös
• ALV-tilitys
• Tuloveroilmoitus
• …
…ja kasvua voi hakea myös kehittämällä HR-palvelujen tarjontaa
asiakkaillensaLI
SÄ
AR
VO
& H
INN
OIT
TE
LUEsimerkiksi:
• Työoikeus ja -sopimusasiat, palkkamallit
• Kehitys- ja koulutussuunnittelu
• YT-neuvottelut ja irtisanomiset
• Työaika-, kulu-, loma- ja ylityöseuranta
• Sairauspoissaolot
• …
Palkkahallinto
Henkilöstöjohtaminen
ja raportointi
HR
neuvon-
antoprojektit
Resurssit ja henkilöstö
• Palkanlaskenta, lakisääteiset
tilitykset ja ilmoitukset
• Kela-hakemukset, tilastot, sivukulujen
jaksotukset
• …
Tämän päivän kirjanpitäjä tai palkanlaskija
1. On numero-orientoitunut
2. Keskittyy yksityiskohtiin
3. Soveltaa kirjaussääntöjä
4. Analysoi historiatietoa
5. …
Tulevaisuuden kirjanpitäjä tai palkanlaskija
1. On asiakaspalvelija
2. Näkee kokonaisuuden
3. Mallintaa liiketoimintaympäristöä
4. Ennustaa tulevaa
5. …
Psykologi…?
Liikemies…?
Ennustajaeukko...?
…?!
Ollaksesi relevantti tulevaisuudessa sinunkin
kannattaa tehdä valinta…
Erikoistuminen vs. Generalisti
14
VUODEN 2018 MUUTOKSIA
Tiina Nurmi, eläkevakuutusjohtaja, Ilmarinen
• Vuoden 2018 TyEL- ja YEL-vakuutusmaksu
• YEL – yrittäjän sosiaaliturvan perusta
• Ilmarinen ja Etera yhdistyvät 1.1.2018
• Miten Kansallinen tulorekisteri vaikuttaa työeläkevakuuttamiseen?
SISÄLTÖ
TYEL- JA YEL-MAKSU 2018• TyEL-maksu vuosina 2017 – 2021 on 24,4 % palkkasummasta.
– Työntekijöiden maksuosuus nousee 1,2 %-yksikköä vuosina 2017 – 2020.
• YEL-maksu vuonna 2018 pysyy vuoden 2017 tasolla
– alle 53-vuotiaille ja yli 62-vuotiaille 24,10 % työtulosta
– 53-62-vuotiaille 25,60 % työtulosta.
Työntekijän maksu %Työnantajan
osuus %
Vuosi Alle 53 v ja
yli 62 v
53 – 62 v Keskimäärin Keskimäärin
2017 6,15 7,65 6,45 17,95
2018 6,35 7,85 6,65 17,75
2019 6,75 8,25 7,05 17,35
2020 7,15 8,65 7,45 16,95
2021 7,15 8,65 7,45 16,95
• Yhtiöillä omat laskuperusteet asiakashyvityksen kokonaismäärän jakamiseen
• Hyvitysten osittaminen asiakkaille on yhtiökohtaista
• Hyvityksissä on sovellettava kohtuusperiaatetta ja yhdenmukaisuutta
• Muutos näkyy asiakkaalla vuonna 2019
• Ilmarisen hyvityskyky on edelleen kilpailukykyinen
• Vastaa paremmin asiakassegmenttien tarpeisiin
ASIAKASHYVITYKSISSÄ YHTIÖKOHTAISUUS LISÄÄNTYY
• Itsensä työllistäminen on yleistynyt – työ vakuutetaan työeläkkeissä joko yrittäjinä tai palkansaajina– Pääsääntöisesti oman työnsä laskutuksessa
laskutuspalveluja käyttävillä henkilöillä täyttyy YEL:nedellytykset
• YEL ei ole täysin pysynyt tämän kehityksen vauhdissa ja vaatisi näiltä osin päivittämistä – Välittömästi ei ole suuria muutoksia tulossa, mutta
kehittämistyö jatkuu.
• YEL ei ole pelkkä vanhuuseläketurva, vaan YEL-työtulo on pohjana myös Kelan maksamille päivärahoille– Se on elinikäinen vakuutus, jonka ostovoima pysyy
indeksikorotusten vuoksi ennallaan.
YRITTÄJÄN TYÖELÄKKEEN TURVA YEL KAIPAA MUUTOSTA
ILMARINEN JA ETERA YHDISTYVÄT 1.1.2018 ASIAKKAIDEN EDUKSI
20
KUSTANNUSTEHOKKUU
S
TUO PAREMMAT
ASIAKASHYVITYKSET
Ilmarisen vakavaraisuus
säilyy vahvana
Parempi hyvityskyky sekä
Ilmarisen että Eteran vanhoille
asiakkaille.
PAREMMAT JA
MONIPUOLISEMMAT
PALVELUT
Palveluvalikoima laajenee:
yhdistämme Ilmarisen & Eteran
parhaat palvelut.
Laadukasta työkykypalvelua
kaikille asiakasyrityksillemme.
Palvelukehitys molempien yhtiöiden
parhaiden käytäntöjen pohjalta.
PANOSTAMME
KORKEAAN
PALVELUTASOON
Minimoimme asioinnin muutokset.
Palvelukanavat säilyvät.
Vakuutukset ja eläkkeenmaksu
jatkuvat normaalisti
Varmistamme palvelun resurssit.
Asiakkaiden ei tarvitse tehdä
mitään.
Yhdessä entistäkin vahvempi rooli työkyvyn,
tuottavuuden ja menestyksen tukemisessa
suomalaisissa yrityksissä.
Mikä?• Sähköinen rekisteri, jonne työnantaja tai
työnantajan käyttämä tilitoimisto ilmoittaa työntekijöiden palkkatiedot v. 2019 alkaen.
• Työnantajan työtaakka kevenee, kun ansiot ilmoitetaan jatkossa vain yhteen paikkaan.
– Korvaa esim. verottajalle, eläkeyhtiölle ja työttömyysvakuutusrahastolle ilmoitettavat ansiotiedot.
• Vuonna 2020 tulorekisteri laajenee: sinne ilmoitetaan myös eläke- ja etuustiedot.
Miten valmistaudun?• Tulorekisteri tulee- oletko valmis?- tee testi
ilmarinen.fi-sivuilla ja selvitä, miten työnantajan, tilitoimiston ja yrittäjän kannattaa tulorekisterin tuloon valmistautua.
• Ennakoi tulorekisteriä! Siirry ilmoittamaan yrityksesi työntekijöiden ansiot kuukausittain Ilmariselle jo nyt –tulorekisteriinkin ansiot ilmoitetaan viimeistään 5 päivää maksamisen jälkeen
– Ilmarisen kuukausi-ilmoittajaksi on helppo siirtyä: tee muutos Ilmarisen verkkopalvelussa kohdassa Muuta Ilmoitus-ja maksutapaa.
– Kuukausi-ilmoittamalla yritys välttyy myös lisä- ja tasausmaksuilta.
M I K Ä TULOREKISTERI – MITEN VALMISTAUDUN?
TULOREKISTERI- KÄYTTÖÖNOTON ETENEMINENArto Leinonen, hankepäällikkö, Valtiovarainministeriö
Mikä tulorekisteri on ja mitä
sillä tavoitellaan?
Kaksivaiheinen toteutus• Rekisterin käyttöönotto toteutetaan kahdessa vaiheessa toteutuksen hallittavuuden varmistamiseksi,
myös tietojen käyttäjien mukaantulo on jaettu kahteen vaiheeseen (ks. seuraava dia).
• Ensimmäisessä vaiheessa eli vuodesta 2019 lähtien tulorekisteriin ilmoitetaan palkkojen ja niiden
kaltaisten suoritusten tiedot.
• Vuodesta 2020 alkaen sinne ilmoitetaan myös eläkkeiden ja muiden etuuksien maksutiedot.
• Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin koskee kaikkia palkkatulojen maksajia heti 1.1.2019 lähtien ja
kaikkia etuuden maksajia 1.1.2020 lähtien ilman siirtymäaikoja.
14.11.2017
Tulorekisteri
Kela
Verohallinto
Eläkelaitokset
Eläketurvakeskus
Työttömyysvakuutusrahasto
Työttömyyskassat
Vahinkovakuutusyhtiöt
Kunnat
TEM:ön hallinnonala
Työsuojeluviranomaiset
Koulutusrahasto
Tilastokeskus
Tapaturmavakuutuskeskus
Potilasvakuutuskeskus
Tiedon käyttäjät
Palkansaaja tai etuustulon saaja
Pankkitili
Työnantaja 1
Työnantaja n
Etuuden maksaja 1
Etuuden maksaja n
€
Palkka-
laskelma tai
etuuspäätös2019
2019
2020
2020
2019
2019
2019
2019
2020
2020
2020
2020
2020
2020
2020
Lisäksi:
2020
2021
2020
Ulosotto
2019
Tulorekisteri
- yksi ilmoitus, ajantasaiset tiedot
Tulorekisterin yleiset tavoitteet ja hyödyt
• Tulorekisteri on reaaliaikainen tietovaranto, johon tiedot ilmoitetaan
aina maksukohtaisesti.
• Kokoaa tiedon yhteen tietovarastoon ja välittää sen eteenpäin tietoa
tarvitseville tahoille (tiedon käyttäjät).
• Ei muokkaa, jalosta tai tulkitse rekisteriin ilmoitettua tietoa, vaan
toimii ilmoitetun "raakadatan" välittäjänä edelleen tiedon käyttäjille.
• Yksinkertaistaa palkan maksamiseen liittyviä ilmoittamis- ja
raportointivelvoitteita sekä tiedon luovuttamista.
14.11.2017
Tulorekisterin yleiset tavoitteet ja hyödyt
• Tarjoaa ajantasaisen tietovarannon palkka-, etuus- ja eläketiedoista
tiedon käyttäjien päätöksenteko- ja käsittelyprosesseja varten.
• Automatisoi tulorekisterin tiedon käyttäjien prosesseja.
• Tukee harmaan talouden torjuntaa.– Ilmoittamisessa tapahtuvat laiminlyönnit mahdollista todeta tulonsaaja-tasolla lähes
reaaliaikaisesti.
14.11.2017
Tulorekisterin perustamishanke• Kansallisen tulorekisterin perustamishanke (KATRE) on valtiovarain-ministeriön ja Verohallinnon
yhteishanke:
1. Valtiovarainministeriö ohjaa:
– Hankkeen yleinen ohjaus.
– Neuvottelut sidosryhmien kanssa.
– Hankkeen rahoitus.
– Lainsäädännön valmistelu.
2. Verohallinto toteuttaa:
– Verohallinto vastaa järjestelmän teknisestä toteutuksesta ja sen myöhemmästä
ylläpidosta.
– Tietojärjestelmän toteuttajaksi valittiin Digia Oyj ja tekninen toteutusprojekti on
alkanut joulukuussa 2016.
14.11.2017
Lainsäädäntö
Lainsäädännöstä• Tulorekisteri edellyttää sitä koskevan uuden erillislain säätämistä, VM on vastannut tarvittavan
lainsäädännön valmistelusta rekisterin määrittelytyön rinnalla keväästä 2015 lähtien.
• Hallituksen esitys laiksi tulotietojärjestelmästä on annettu Eduskunnalle 5.10.2017 (HE 134/2017),
Eduskuntakäsittely on parhaillaan käynnissä.
• Lain on tarkoitus tulla voimaan vuoden 2018 alusta rekisterin toiminnan aloituksen edellyttämien
käytännön järjestelyjen sekä rekisterin testauksen tueksi. Voimaantulosäännöksessä säädetty
käyttöönoton vaiheistuksesta.
• Nyt Eduskunnassa käsiteltävänä oleva HE 134/2017 ei sisällä eläkkeiden ja muiden etuustulojen
ilmoittamista koskevia säännöksiä.
– Tästä osuudesta annetaan erillinen lakiesitys alkuvuodesta 2018.
14.11.2017
Tulorekisteristä yleisesti
Rekisterinpitäjä ja vastuut
• Tulorekisterin rekisterinpitäjänä toimii Verohallintoon perustettava
uusi Tulorekisteriyksikkö.– Vastaa rekisterinpitäjälle tietosuoja-asetuksen ym. perusteella kuuluvista velvoitteista ja ylläpitää
tulotietojärjestelmää.
– Vastaa tietojen teknisestä oikeellisuudesta ja niiden muuttumattomuudesta.
• Suorituksen maksajat kuitenkin vastaavat tulorekisteriin antamiensa
tietojen oikeellisuudesta sekä virheiden oikaisemisesta olematta itse
rekisterinpitäjiä.
14.11.2017
Tulorekisterin keskeisiä periaatteita
• Tietojen ilmoittaminen ja hyödyntäminen on maksutonta, koskee
kaikkia tiedon käyttäjiä.
• Tulorekisteriin annetut tiedot säilytetään tulotietojärjestelmässä 10
vuoden ajan maksuvuoden päättymisestä.– Vastaa aikaa, jonka työnantajat ovat velvollisia säilyttämään palkka- ja muun kirjanpitonsa.
14.11.2017
Tulorekisterin keskeisiä periaatteita• Tietojen ilmoittamisaika on pääsääntöisesti maksupäivä + 5 päivää.
– Eräät tiedot on kuitenkin mahdollista ilmoittaa kerran kuukaudessa viimeistään seuraavan
kuukauden 5. päivänä.
– Kotitalous voi ilmoittaa tiedot kerran kuukaudessa viimeistään maksu-kuukautta seuraavan
kuukauden 5. päivänä.
– Ilmoittaminen mahdollista aikaisintaan 45 päivää ennen maksupäivää.
• Tulorekisteri ei luo uusia tiedonsaantioikeuksia.– Tulorekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä eli tiedot eivät ole vapaasti kaikkien saatavilla
– Lainsäädäntö määrittelee, mitä tietoja kullekin tiedon käyttäjälle voidaan tulorekisteristä luovuttaa
(perustuu nykyisiin tiedonsaantioikeuksiin).
14.11.2017
Tulorekisterin asiointipalvelu
• Tulonsaajat voivat tarkastella tulorekisterissä olevia tietojaan
tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa.– Nähtävillä kaikki tulorekisteriin talletetut tulotiedot ja muut tiedot.
– Samat tiedot, jotka välitetään edelleen tulorekisterin tiedon käyttäjille.
• Myös tiedon tuottajat voivat katsella tulorekisteriin talletettuja tietoja
omalta osaltaan.– Nähtävissä kaikki yksittäiset tulorekisteriin ilmoitetut tiedot.
• Edellyttää aina tunnistautumista.
14.11.2017
Tietojen ilmoittaminen
Tulorekisteriin ilmoitettavat tiedot
• Tulotietojärjestelmää koskevassa laissa ei säädetä ilmoitus- tai
tiedonantovelvollisuudesta sinänsä vaan se perustuu jatkossakin eri
alojen omaan substanssilainsäädäntöön.– Laissa säädetään vain velvollisuudesta hoitaa tietyt ilmoitusvelvollisuudet tulorekisteriä
ilmoituskanavana käyttäen sekä mahdollisuudesta antaa tietyt tiedonantovelvollisuuden piiriin
kuuluvat tiedot tiedon käyttäjille tulo-tietojärjestelmän välityksellä.
• Tulorekisteriin pakollisesti ilmoitettavat tiedot (6 §).
• Pakollisia tietoja täydentävät tiedot, ilmoittaminen tulorekisterin kautta vapaehtoista (7 §).
14.11.2017
Pakolliset ja täydentävät tiedot• Mitä pakollisesti ilmoitettavilla tiedoilla ja täydentävillä tiedoilla tavoitellaan, miksi on kahdenlaisia
tietoja?
• Pakolliset tiedot:
– Korvaavat vuosi-ilmoitukset Verohallinnolle, työeläkealalle, TVR:lle ja työtapa-
turmavakuuttajille sekä tietyt kuukausi-ilmoitusvirrat Verohallinnolle ja työeläke-
alalle.
• Täydentävät tulolajit ja muut täydentävät lisätiedot:
– Tietoja, jotka ovat välttämättömiä tulonsaajan lakisääteisten sosiaalietuuksien tai
asiakasmaksujen toimeenpanossa.
– Myös nämä täydentävät lisätiedot ovat valtaosin saatavissa yritysten palkka-
hallinnon tietojärjestelmistä.
– Tulorekisterin hyödyt jäävät kaikille osapuolille vähäisemmiksi, jos täydentäviä
tietoja ei ilmoiteta tulorekisteriin.
14.11.2017
Palkkatulojen tietosisältö, yleisrakenne
• Tietosisältö on jaettu kahteen ilmoitukseen:
1. Palkkatietoilmoitus:• Pakolliset tiedot
• Täydentävät tiedot
– Täydentävät tulolajit
– Muut täydentävät lisätiedot
2. Työnantajan erillisilmoitus:• Tiedot, joita ei ilmoiteta palkkatietoilmoituksella.
14.11.2017
Palkkatulojen tietosisältö
• Palkkatulojen tietosisältö on määritelty yhdessä kaikkien tiedon käyttäjien kanssa.
– Tietosisältö ei perustu minkään tiedon käyttäjän tarpeisiin yksinään.
• Jokaista tulorekisterin tietoa tarvitsee joku käyttäjä eli ns. turhaa tietoa ei ole.
• Tietosisältö ei ole suoraan minkään nykyisen ilmoittamistavan mukainen, koska yksikään nykyinen
vuosi-ilmoitus ei kata läheskään kaikkia eri tiedon käyttäjien tietotarpeita.
• Tulorekisteriin ilmoitettavat tiedot ovat kuitenkin aivan samoja tietoja, joita työnantajat tälläkin hetkellä
ovat velvollisia ilmoittamaan eri tiedon käyttäjille.
– Tapa niiden ilmoittamiseen vain muuttuu toiseksi.
14.11.2017
Kanavat: Kuinka tiedot ilmoitetaan?
• Tiedot voi ilmoittaa tulorekisteriin eri kanavia pitkin:
– Tekninen rajapinta: tiedot siirtyvät tulorekisteriin suoraan palkkahallinnon tieto-
järjestelmästä.
• Ei erillistä kirjautumista ilmoittamisen hetkellä.
• Tulorekisteri on käytännössä "integroitu" palkkajärjestelmään.
– Latauspalvelu: tiedot voidaan ladata tiedostona sähköisessä asiointipalvelussa.
• Vaatii erillisen kirjautumisen.
– Käyttöliittymä: tiedot syötetään manuaalisesti sähköisessä asiointipalvelussa.
• Vaatii erillisen kirjautumisen.
– Paperi: tiedot annetaan paperilomakkeella.
• Mahdollista vain erityisestä syystä.
14.11.2017
Tietojen korjaaminen –aina korvaava menettely
14.11.2017
• Tulorekisterin palkkatietojen korjaamisessa käytetään aina korvaavaa
menettelyä:– Ilmoitusta korjataan siten, että kaikki tiedot annetaan uudelleen, myös alkuperäisessä
ilmoituksessa oikein olleet tiedot.
– Korvaava ilmoitus tehdään sen maksutapahtuman ilmoituksesta, jossa virhe on ollut.
• Tulonsaajalla voi olla samalla palkanmaksukaudella ja -päivällä useita
voimassaolevia ilmoituksia. – ”Uusi ilmoitus” ei koskaan korvaa aiemmin annettua ilmoitusta.
– Tietojen korjaamisessa on pystyttävä kohdistamaan korjaus oikeaan ilmoitukseen.
• Tulorekisterin ilmoitusviitteellä, jonka maksaja saa aina uuden ilmoituksen yhteydessä
ja/tai
• maksajan omalla ilmoitusviitteellä, jos tulorekisterin muodostamaa ilmoitusviitettä ei haluta tai voida
käyttää korjaamisessa.
42
LisätietoaTulorekisteri.fi -sivustolla on jo runsaasti materiaalia tulorekisteristä kuten:
• Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin ohje:
– Dokumentissa kuvataan rahapalkkojen sekä sosiaalivakuutusmaksujen ilmoittaminen ja
annettujen tietojen korjaaminen esimerkkien avulla.
• Tulolajien ja tuloista vähennettävien erien selitteet ohje:
– Palkkatietoilmoituksella olevien tulolajien ja tuloista vähennettävien erien selitteet.
– Dokumentissa kuvataan tilanteet, joissa tulolajeja käytetään.
– Lisäksi kuvataan ennakonpidätyksen toimittaminen ja sosiaalivakuutusmaksujen
maksaminen kunkin tulolajin osalta.
• Palkkatietoilmoituksen tietosisällön soveltamisohje:
– Dokumentissa kuvataan palkkatietoilmoituksen tietosisältö ja mitä tietosisällön kussakin
yksittäisessä kohdassa ilmoitetaan.
14.11.2017
Ilmoittamisen laiminlyönnin
sanktiointi
Sanktioinnista• Tulotietojärjestelmää koskevassa lakiehdotuksessa on säädetty
tulorekisterin myöhästymismaksusta, joka vastaisi rakenteeltaan
nykyistä oma-aloitteisten verojen myöhästymismaksua ja korvaisi sen
tulorekisteriin ilmoitettavien tietojen osalta.
• Myöhästymismaksua määrätään, jos pakolliset tiedot ilmoitetaan
myöhemmin kuin maksupäivää seuraavan kalenterikuukauden 8.
päivänä (= laskenta ei ole kytketty maksupäivä + 5 päivää -sääntöön).– Täydentävien tietojen ilmoittamiseen ei liity sanktioita.
• Myöhästymismaksua määrätään vuoden 2019 aikana ainoastaan
ilmeistä piittaamattomuutta osoittavissa tapauksissa.– Tänä aikana keskitytään määräaikoihin kohdistuvaan ohjaukseen.
14.11.2017
Mikä muuttuu?
Mitä aiempia käytäntöjä tulorekisteri
korvaa? 1/3
• Vuodesta 2019 lähtien tulorekisteri korvaa:
– Työnantajien toimittamat yleisesti ja rajoitetusti verovelvollisille maksettujen palkkojen vuosi-
ilmoitukset Verohallinnolle.
– Vuosi-/kuukausi-ilmoitukset työeläkelaitoksille.
– Vuosi-ilmoitukset työttömyysvakuutusrahastolle (TVR).
– Oma-aloitteisten verojen veroilmoituksesta tulorekisteri korvaa työnantajasuorituksiin liittyvät
veroilmoitukset Verohallinnolle sekä verolajilla 25 ilmoitettavat ennakonpidätykset osakeyhtiöltä,
osuuskunnalta tai muulta yhteisöltä.
14.11.2017
Mitä aiempia käytäntöjä tulorekisteri
korvaa? 2/3• Vuodesta 2020 lähtien tulorekisteri korvaa myös:
– Eläkkeisiin ja etuuksiin liittyviä vuosi-ilmoituksia Verohallinnolle:
• vuosi-ilmoitukset eläkkeistä ja etuuksista
• vuosi-ilmoitus takautuvista eläkkeistä
• vuosi-ilmoitus työttömien korvauspäivistä
• vuosi-ilmoitus rajoitetusti verovelvolliselle maksetuista eläkkeistä ja muista etuuksista.
– Työtapaturma- ja ammattitautivakuuttamisen vuosi-ilmoituksen.
• Pyritään korvaamaan myös vuoden 2019 vuosi-ilmoitus tulo-rekisteriin talletetuilla tiedoilla
tammikuussa 2020 (selvitettävänä).
14.11.2017
Mitä aiempia käytäntöjä tulorekisteri
korvaa? 3/3
• Lisäksi tulorekisteri korvaa myös työnantajilta ja tulonsaajilta pyydettyjä palkkaselvityksiä ja -
todistuksia mikäli täydentävät tiedot on annettu tulo-rekisteriin.
• Tulorekisteriin toimitettuja täydentäviä tietoja hyödynnetään mm. sosiaali-etuuksien käsittelyssä (Kela,
työttömyyskassat, vakuutusyhtiöt), asiakas-maksujen määräämisessä (kunnat) sekä eri viranomaisten
valvonnassa ja tilastoinnissa (Tilastokeskus).
– Kun tiedot on kerran annettu, ei niitä enää kysytä (eikä saada kysyä) myöhemmin uudestaan.
14.11.2017
Mikä muuttuu palkanlaskijan työssä?
• Palkkatietojen ilmoittamisen rytmi muuttuu:
– Ilmoittaminen tapahtuu reaaliaikaisesti ja maksukohtaisesti. Käytännössä vuosi-
ilmoittamisesta siirrytään maksukohtaiseen ilmoittamiseen.
– Viimeiset palkkojen vuosi-ilmoitukset annetaan vuodelta 2018.
– Jatkossa ilmoittamiseen liittyvät työt jakaantuvat tasaisemmin koko vuodelle.
• Saman palkkatiedon moninkertainen ilmoittamisvelvollisuus poistuu.
• Ajassa taaksepäin tehtävien selvittelyiden määrä vähenee - jos
tiedot on kerran annettu, ei niitä enää kysytä uudestaan.
• Tulorekisteriin on aina ilmoitettava kaikki pakolliset tiedot.
• Tulorekisterissä palkkalajit = tulolajit.
14.11.2017
Mikä ei muutu palkanlaskijan työssä?
• Tulorekisteri ei muuta palkkakirjanpitoa.
• Tulorekisteri ei poista palkkalaskelmaa.
• Tulorekisteri ei vaikuta maksamisen velvoitteisiin, rahavirtoihin tai
niihin liittyviin menettelytapoihin – muutos koskee vain tietojen
ilmoittamista.
• Myös eräät tilastolliset velvoitteet säilyvät (mm. EK:n palkka-
tilastointi).
14.11.2017
Käyttöönoton aikataulu
Käyttöönoton aikataulusta
• Palkkojen rajapintadokumentaatio julkaistiin 6/2017 sille asetetun tavoite-aikataulun mukaisesti.
• Rekisterin tekninen toteutus on käynnissä ja etenee koko ajan.
• Rajapintojen sidosryhmätestaus alkaa 1.3.2018.
• Suureen muutokseen on enää vain reilu vuosi aikaa! Suunnitelmallinen ja ennakoiva varautuminen
vuoteen 2019 on ollut alusta asti avainasemassa hankkeen onnistumiselle.
– Edellyttää, että myös tiedon tuottajat tekevät ja testaavat tarvittavat järjestelmämuutokset
riittävän ajoissa.
14.11.2017
KAHVITAUKO
Palaamme kello 14.30 takaisin auditorioon ja webinaariin
TIETOSUOJA-ASETUS JA ULKOISTETTU PALKANLASKENTAEija Männistö, henkilöstöhallinnon johtava asiantuntija,
Suomen Taloushallintoliitto ry
SISÄLTÖ
• Milloin ja mitä henkilötietoja voidaan käsitellä
• Osoitus- ja tiedonantovelvollisuus
• Yrityksen ohjeistus tietojen käsittelijälle
57
AIKATAULU JA KÄSITTEET
• Henkilötieto tunnistettavissa olevaa luonnollista henkilöä koskevaa tietoa
• Rekisteri mikä tahansa jäsennelty henkilötietoja sisältävä tietojoukko
• Rekisteröity henkilö, jonka tietoja käsitellään, esim. työntekijä
• Rekisterinpitäjä luonnollinen tai oikeushenkilö, joka määrää henkilötietojen
käsittelyn tarkoitukset ja keinot, esim. työnantaja
• Käsittelijä luonnollinen tai oikeushenkilö, joka käsittelee henkilötietoja
rekisterinpitäjän lukuun tämän ohjeiden mukaisesti, esim. tilitoimisto,
pilvipalvelun tarjoaja, palvelintilan tarjoaja
• Käsittely kaikki tietoon kohdistuva toiminta, esim. keräily, järjestäminen,
muokkaus, haku, käyttäminen, luovuttaminen, poistaminen, tuhoaminen
• Soveltamisen siirtymäkausi päättyy 25.5.2018, jolloin velvoittavaa
lainsäädäntöä
58
MILLOIN JA MITÄ HENKILÖTIETOJA VOIDAAN KÄSITELLÄ
• Tiettyja ja laillisia tarkoituksia varten
– Rekisteröidyn suostumus
– Rekisterinpitajan lakisaateisen velvoitteen noudattaminen
– Sopimus, jossa rekisteröity on osallisena, täytäntöönpano
– Rekisteroidyn tai toisen luonnollisen henkilon elintarkeiden etujen
suojaaminen
– Yleisen edun mukainen tehtävä tai rekisterinpitäjän julkisen vallan
käyttäminen
– Rekisterinpitajan tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen
toteuttaminen
• Paitsi jos rekisteroidyn edut tai perusoikeudet ja -vapaudet
ensisijaisia
59
MILLOIN JA MITÄ HENKILÖTIETOJA VOIDAAN KÄSITELLÄ
• Asianmukaisia ja olennaisia; riittävä laajuus, ei enempää
– Tarvittaessa virheelliset tiedot oikaistaan tai poistetaan viipymatta
• Sailytetaan muodossa, josta rekisteroity on tunnistettavissa, ainoastaan niin
kauan kuin on tarpeen henkilotietojen kasittelytarkoitusten toteuttamista
varten
• Varmistettava asianmukainen tietoturva luvattoman, lainvastaisen ja
vahingossa tapahtuvan väärinkäytön varalta
• Organisatoriset ja tekniset toimenpiteet
• Riskiperusteisuus
– Yrityksen toimet on suunniteltava sen mukaan, mikä riski tietojen
vuotamisella tai häviämisellä on - henkilön yhteystiedot vs. terveystiedot
60
ERITYISIÄ HENKILÖTIETORYHMIÄ KOSKEVA KÄSITTELY (9
ARTIKLA)
1. Sellaisten henkilötietojen käsittely, joista ilmenee rotu tai etninen alkuperä,
poliittisia mielipiteitä, uskonnollinen tai filosofinen vakaumus tai
ammattiliiton jäsenyys sekä geneettisten tai biometristen tietojen
käsittely henkilön yksiselitteistä tunnistamista varten tai terveyttä
koskevien tietojen taikka luonnollisen henkilön seksuaalista
käyttäytymistä ja suuntautumista koskevien tietojen käsittely on kiellettyä.
2. Edellä olevaa 1 kohtaa ei sovelleta, jos
a) rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa kyseisten
henkilötietojen käsittelyyn yhtä tai useampaa tiettyä tarkoitusta varten
b) käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai rekisteröidyn velvoitteiden ja
erityisten oikeuksien noudattamiseksi työoikeuden, sosiaaliturvan ja
sosiaalisen suojelun alalla.
61
KÄSITTELIJÄN VALINTA JA KIRJALLINEN SOPIMUS
• Rekisterinpitäjän vastuu käsittelijän valinnasta (artikla 28)
– “Rekisterinpitäjä saa käyttää ainoastaan sellaisia henkilötietojen
käsittelijöitä, jotka toteuttavat riittävät suojatoimet asianmukaisten
teknisten ja organisatoristen toimien täytäntöönpanemiseksi”
• Asiakassopimusten läpikäynti ja mahdollinen päivitys (artikla 28)
– Kirjalliset sopimukset
– Sopimus sisältää mm. rekisterinpitäjän ohjeet tilitoimistolle
– Alihankkijoiden käytön luvanvaraisuus ja vastuu
62
OSOITUSVELVOLLISUUS
• Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (artikla 30)
• Käsittelijän rekisteriseloste (artikla 30)
– Kuvaus kunkin asiakkaan lukuun tehtävistä “käsittelyiden ryhmistä”’
– Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista
• Sisäänrakennettu ja oletusarvoinen tietosuoja (artikla 25)
– Järjestelmän ja prosessien tietoturvan tason selvitys ja dokumentaatio
63
OSOITUSVELVOLLISUUS
• Käsittelyn turvallisuus (artikla 32)
– “Käsittelijän on toteutettava riskiä vastaavan turvallisuustason
varmistamiseksi asianmukaiset tekniset ja organisatoriset
toimenpiteet”
• Vaikutustenarviointi laajoissa järjestelmä- ja prosessimuutoksissa
(artikla 35)
• Tuki rekisterinpitäjälle sekä auditoinnin tukivelvoite (artikla 28)
• Tietosuojavastaava (artikla 37)
-> Sopimukset, prosessien dokumentaatio, riskien tunnistus
-> Osoitettava että toimet on suoritettu (artikla 24)
64
TIEDONANTO- JA TIEDOTTAMISVELVOLLISUUS
• Rekisteröityä on tiedotettava - asianmukainen ja lapinakyva kasittely
– Rekisterin tarkoitus ja perusteet
– Yhteystiedot: rekisterinpitäjä, tarvittaessa käsittelijä ja
tietosuojavastaava
– Tahot, joille henkilotietoja luovutetaan
– Tietojen säilyttämisen määräajat
– Oikeus tarkastaa mitä tietoja on käsitelty, oikeus oikaista, poistattaa
tai rajoittaa tietojen käsittelyä
– Rekisteroidyn oikeus tehda valitus valvontaviranomaiselle ja
valvontaviranomaisen yhteystiedot
• Rekisterinpita jan on toimitettava rekistero idylle jäljennös kasitelta vista
henkilo tiedoista tämän pyynnöstä
65
KÄYTÄNNÖN TOIMIA
66
NÄKÖKULMIA YRITYKSEN JA TIETOJEN KÄSITTELIJÄN KANNALTA
• Projektimaisesti “kelpoisuus” syksyn ja kevään aikana
• Asetuksen huomiointi juoksevassa toiminnassa
• Näkökulmia/kompetensseja:
– Juridinen ymmärrys asiasta
– Henkilöstön osaaminen ja koulutus
– IT-järjestelmät ja prosessit
– Markkinoinnillinen hyödyntäminen
• Huomioidaan yleinen prosessien dokumentointitarve, mukaan lukien
kirjanpitolain 2:7a § “luettelo kirjanpidoista ja aineistoista”
67
MITEN EDETÄ
• Tunnistetaan ja minimoidaan sellaiset olennaiset riskit, jotka ovat ehkäistävissä romuttamatta
taloutta ja asiakkaiden palkanmaksua
• Muiden asioiden osalta tehdään voitava ja laaditaan dokumentaatio, jossa asiat on tunnistettu.
• Riskinä suomalaiskansallisen huolellisesti tehty kallis ylireagointi
68
HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TURVALLISUUS
TIETOSUOJA-ASETUKSESSA…
• Rekisterinpitäjän ja käsittelijän on tietosuoja-asetuksen 32 kohdan
mukaisesti toteutettava tietojenkäsittelyn turvallisuuden varmistamiseksi
toimenpiteitä ja dokumentoitava ne.
• Asetuksessa on esimerkkeinä mainittu
a) henkilötietojen pseudonymisointi ja salaus;
b) kyky taata käsittelyjärjestelmien ja palveluiden jatkuva
luottamuksellisuus, eheys, käytettävyys ja vikasietoisuus
c) kyky palauttaa nopeasti tietojen saatavuus ja pääsy tietoihin fyysisen
tai teknisen vian sattuessa
d) menettely, jolla testataan, tutkitaan ja arvioidaan säännöllisesti
teknisten ja organisatoristen toimenpiteiden tehokkuutta tietojen-
käsittelyn turvallisuuden varmistamiseksi.69
…HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TURVALLISUUS
TIETOSUOJA-ASETUKSESSA
• Käytännössä on tilitoimiston käytävä läpi (osin asiakkaan kanssa)
- Palkanlaskennan prosessi
- Asiakkaan kanssa toteutettava tietojen välitys
- Liittymät
- Järjestelmien ja hakemistojen käyttöoikeudet
- Tietojen arkistointi sekä
- Laadittava dokumentointi
• Prosessi ja dokumentaatio tulee tarkastaa kriittisesti kohtuullisin väliajoin
70
KIRJANPITOLAKI JA TIETOSUOJA-ASETUS
• Kirjanpitolaki velvoittaa säilyttämään kirjanpitoaineiston sisällöltään
muuttumattomana lain mukaisen säilytysajan
• Tietosuoja-asetus oikeuttaa säilyttämään henkilötietoja perustellusta
syystä (esimerkiksi palkanlaskentapalvelun tuottaminen ja lakisääteinen
arkistointi) huomioiden henkilötietojen suojaus
• Tilitoimiston/yrityksen tulee sopia ja dokumentoida, mitä, miksi ja miten
arkistoidaan – perusteeton tulostus ja arkistointi tulee lopettaa.
-> Laaditaan arkistointisuunnitelma
71
PALKANLASKENNAN KIRJANPITOAINEISTOA
• Tositteet – säilytys 6 vuotta
– Työaikalistat, työsopimus tai muu dokumentti (palkka), provisiolista,
KELA-päätös…
• Liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto - säilytys 6 vuotta
– Ilmoitukset viranomaisille ja vakuutusyhtiöille, ennakkoperintä-
asetuksen vaatimat listat
• Kirjanpidot eli kirjaukset tai päivä- ja pääkirja 10 vuotta
– Palkanlaskennan tapahtumat eli kirjaukset aikajärjestyksessä:
tapahtumalista/palkkalista jne.
– Palkanlaskennasta kirjanpitoon viety kirjaus
• Periaatteessa riittäisi, että säilytetään kirjanpidossa, mutta
kätevää säilyttää myös palkka-aineistossa
72
1. LÄPIKÄYNTI JA DOKUMENTAATIO KÄSITTELYN
TURVALLISUUDESTA JA ARKISTOINTISUUNNITELMA
• Käydään läpi ja dokumentoidaan prosessi tietoturvanäkökulma
huomioiden ja dokumentoidaan arkistoitavat aineistot
• Aineiston nimi
• Luokitus (normaali, arkaluontoinen, ei henkilötietoa)
• Vastaanottotapa (miten saadaan asiakkaalta)
• Jatkokäsittely (miten käsitellään)
• Säilytystapa (miten säilytetään)
• Säilytysaika (kuinka kauan)
• Hävitystapa (miten hävitetään, kuka vastaa)
73
Aineisto Luokitus Vastaan-otto-tapa
Jatkokäsittely Säilytystapa Säilytys-aika Hävitystapa
Työntekijän perustiedot –työsopimuksen kopio
Normaali(Huom ay-tiedot)
Paperiposti Syötetään palkkajärjestelmään, arkistoidaan palkanlaskenta-aineistoon henkilöiden perustietoihin
Asiakaskohtainen palkkamappi (henkilöiden perustiedot)
6 vuotta, tosite(yleensä asiakas säilyttää)(Huomtyötodistus annettava 10 vuotta)
Ei hävitetä, jos työsuhde voimassa.(Hävitetään kerran vuodessa 6 vuoden säilytysajan täytyttyä päättyneiden työsuhteiden osalta).
Palkkalista/tapahtumalista
Normaali, jos AY tai ulosotto eriteltynä, arkaluonteinen
Palkanlaskennasta tiedot
Arkistoidaan tuloste palkanlaskenta-aineistoon
Asiakaskohtainen palkkamappi (palkka-ajot)
10 vuotta, päiväkirja
Hävitetään kerran vuodessa 10 vuoden säilytysajan täytyttyä
Palkanlaskennan yhteenveto kirjanpitoon
Ei henkilötietoja Palkanlaskennasta tiedot
Tallennetaan kirjanpitoon, arkistoidaan tuloste palkanlaskenta-aineistoon
Asiakaskohtainen palkkamappi (palkka-ajot)
10 vuotta(tiliöinnit)
Hävitetään kerran vuodessa 10 vuoden säilytysajan täytyttyä
Vuosi-ilmoitustiedot Normaali Palkanlaskennasta tiedot
Toimitetaan tieto verottajalle, TyEl-vakuutusyhtiölle (vuosi-ilmoittaja), tapaturma- ja työttömyysvakuutus- yhtiöille, arkistoidaan tuloste palkanlaskenta-aineistoon
Asiakaskohtainen palkkamappi (palkka-ajot)
6 v.(Liiketapahtumia koskevaa kirjeenvaihtoa)
Hävitetään kerran vuodessa 6 vuoden säilytysajan täytyttyä
2. SELOSTE KÄSITTELYTOIMISTA (30 ARTIKLA)
• Henkilötietojen käsittelijän tai käsittelijöiden ja kunkin rekisterinpitäjän,
jonka lukuun henkilötietojen käsittelijä toimii sekä rekisterinpitäjän tai
tarvittaessa henkilötietojen käsittelijän edustajan ja
tietosuojavastaavan nimi ja yhteystiedot.
• Kunkin rekisterinpitäjän lukuun suoritettujen käsittelyiden ryhmät.
• Mahdollisuuksien mukaan yleinen kuvaus 32 artiklan 1 kohdassa
tarkoitetuista teknisistä ja organisatorisista turvatoimista.
75
3. TOIMINTAOHJELUONNOS ASIAKKAILLE ANNETTAVAKSI
TILITOIMISTOLLE
• Tietosuoja-asetuksen 28 artiklan alakohdan 3 a mukaan asiakkaan
on annettava tilitoimistolle dokumentoidut eli kirjalliset ohjeet
henkilötietojen käsittelystä.
• Tilitoimiston kannattaa luonnostella asiakkailleen kohdat, joista
ohjeistusta tulee antaa.
76
4. KIRJALLISET SOPIMUKSET JA
KL2004 EHTOJEN UUSIMINEN
• Kaikille tilitoimistoille kirjalliset sopimukset palkka-asiakkaille
toukokuuhun 2018 mennessä!
– 28 artikla ”Henkilötietojen käsittelijän suorittamaa käsittelyä on
määritettävä sopimuksella tai muulla unionin oikeuden tai jäsenvaltion
lainsäädännön mukaisella oikeudellisella asiakirjalla, joka sitoo
henkilötietojen käsittelijää suhteessa rekisterinpitäjään ja jossa
vahvistetaan käsittelyn kohde ja kesto, käsittelyn luonne ja tarkoitus,
henkilötietojen tyyppi ja rekisteröityjen ryhmät, rekisterinpitäjän
velvollisuudet ja oikeudet.”
• KL2004 henkilötietojen käsittelyn erityisehdot päivitettävänä
Taloushallintoliiton työryhmällä
77
ALIHANKKIJOIDEN KÄYTTÖ PILVIPALVELUISSA
Asiakas • Rekisterinpitäjä
Tilitoimisto • Käsittelijä – laskee palkat
Pilviohjelmistotalo
• Käsittelijä - tarjoaa ohjelmiston ja tekee tukitoimia esimerkiksi käyttöliittymän kautta
Palvelinfirma• Käsittelijä – saattaa käydä kannassa
tai päästä sinne
• Jos asiakas on itse tehnyt
sopimuksen ohjelmistotalon
kanssa, on vastuu
käsittelijöistä asiakkaalla
5. ALIHANKKIJOILTA DOKUMENTAATIO
• Kun palkanlaskentajärjestelmän palvelimet on ulkoistettu, (pilvipalvelu
tai vastaava) tulee ohjelmistotalolta tai palvelinpalvelun tarjoajalta
pyytää dokumentaatio tietosuoja-asetuksen vaatimusten
toteutustavoista.
• Salassapitosopimukset
• Käyttäjärajaukset
• Koulutus
• Tekninen tietoturva jne.
79
6. ASIAKASTIEDOTE
• Tilitoimiston ja muiden tiedon käyttäjien kannattaa laatia asiakkailleen
ohjeistusta, jossa asiat kuvataan maanläheisesti ja turhia pelottelematta, ja
nostetaan esille pari konkreettista ohjetta
– Mikä tietosuoja-asetus on
– Kirjallinen sopimus yrityksen ja tiedon käyttäjän välillä
– Osoitusvelvollisuus ja ohjeistus
– Tiedonanto- ja tiedottamisvelvollisuus
– Palkka-aineistot käyttöoikeuksien ja lukkojen taakse
• Sairaudet, ay-jäsenyydet
– Asiointi vain nimetyn yhteyshenkilön kautta ellei muusta sovittu
– Tietosuoja-asetus huomioitava kaikessa toiminnassa, jossa
henkilötietoja, mm. asiakasrekisteriiin yhteyshenkilöistä kerätyt tiedot
– x
80
LUPA ALIHANKKIJOIDEN KÄYTTÖÖN?
• 28 artiklan mukaan ”Henkilötietojen käsittelijä ei saa käyttää toisen
henkilötietojen käsittelijän palveluksia ilman rekisterinpitäjän erityistä
tai yleistä kirjallista ennakkolupaa. Kun kyse on kirjallisesta
ennakkoluvasta, henkilötietojen käsittelijän on tiedotettava
rekisterinpitäjälle kaikista suunnitelluista muutoksista, jotka koskevat
muiden henkilötietojen käsittelijöiden lisäämistä tai vaihtamista, ja
annettava siten rekisterinpitäjälle mahdollisuus vastustaa tällaisia
muutoksia.
• Jos sopimuksessa on yleinen lupa käyttää alihankkijoita, onko
silti muutoksiin kysyttävä suostumus?
81
TIETOSUOJAVASTAAVAN NIMEÄMISEN TARVE?...
• 37 artiklan 1c kohdan mukaan Tietosuojavastaava on nimettävä ”kun
rekisterinpitäjän tai henkilötietojen käsittelijän ydintehtävät
muodostuvat laajamittaisesta käsittelystä, joka kohdistuu 9
artiklan mukaisiin erityisiin henkilötietoryhmiin ja 10 artiklassa
tarkoitettuihin rikostuomioita tai rikkomuksia koskeviin tietoihin.”
• Tietosuoja-vastaava on raskas hallinnollinen velvoite, joka edellyttää
myös dokumentointia
– Rekisterinpitäjän ja käsittelijöiden neuvonta
– Valvoo tietosuojamääräysten noudattamista
– Vaikutusten arviointi
– Yhteistyö valvontaviranomaisen kanssa
– Mukana kaikkien henkilotietojen suojaa koskevien kysymysten
kasittelyssä82
VAIKUTUSTEN ARVIOINTI?...
1. Jos tietyntyyppinen käsittely etenkin uutta teknologiaa käytettäessä todennäköisesti aiheuttaa – käsittelyn luonne, laajuus, asiayhteys ja tarkoitukset huomioon ottaen – luonnollisen henkilön oikeuksien ja vapauksien kannalta korkean riskin, rekisterinpitäjän on ennen käsittelyä toteutettava arviointi suunniteltujen käsittelytoimien vaikutuksista henkilötietojen suojalle. Yhtä arviota voidaan käyttää samankaltaisiin vastaavia korkeita riskejä aiheuttaviin käsittelytoimiin.
2. Tietosuojaa koskevaa vaikutustenarviointia tehdessään rekisterinpitäjän on pyydettävä neuvoja tietosuojavastaavalta, jos sellainen on nimitetty.
3. Edellä 1 kohdassa tarkoitettu tietosuojaa koskeva vaikutustenarviointi vaaditaan erityisesti tapauksissa joissa kyseessä on laajamittainen käsittely, joka kohdistuu 9 artiklan 1 kohdassa tarkoitettuihin erityisiin henkilötietoryhmiin.
83
OTE ASETUKSESTA (PERUSTELUJEN KOHTA 81/173)…
• Jotta voidaan varmistaa, että henkilötietojen käsittelijä noudattaa tämän
asetuksen vaatimuksia rekisterinpitäjän puolesta suorittamassaan
käsittelyssä, rekisterinpitäjän olisi antaessaan käsittelytoiminnat
henkilötietojen käsittelijän tehtäväksi käytettävä ainoastaan sellaisia
henkilötietojen käsittelijöitä, joilla on antaa riittävät takeet erityisesti
asiantuntemuksesta, luotettavuudesta ja resursseista, jotta ne voivat
panna täytäntöön tämän asetuksen vaatimusten mukaiset tekniset ja
organisatoriset toimenpiteet, käsittelyn turvallisuus mukaan lukien.
84
…OTE ASETUKSESTA (PERUSTELUJEN KOHTA 81/173)…
• Sitä, että henkilötietojen käsittelijä noudattaa hyväksyttyjä käytännesääntöjä
tai hyväksyttyä sertifiointimekanismia, voidaan käyttää osoittamaan
rekisterinpitäjälle asetettujen velvollisuuksien noudattamista. Henkilötietojen
käsittelijän suorittamaa käsittelyä olisi säänneltävä unionin oikeuden tai
jäsenvaltion lainsäädännön mukaisella sopimuksella tai muulla
oikeudellisella asiakirjalla, joka sitoo henkilötietojen käsittelijän
rekisterinpitäjään ja jossa vahvistetaan käsittelyn kohde ja kesto,
käsittelyn luonne ja tarkoitukset, henkilötietojen tyyppi ja
rekisteröityjen ryhmät, ja siinä olisi otettava huomioon henkilötietojen
käsittelijän erityistehtävät ja vastuualueet suoritettavan käsittelyn
yhteydessä sekä rekisteröidyn oikeuksiin ja vapauksiin liittyvä riski.
85
…OTE ASETUKSESTA (PERUSTELUJEN KOHTA 81/173)
• Rekisterinpitäjä ja henkilötietojen käsittelijä voivat päättää käyttää yksittäistä sopimusta tai sellaisia
vakiosopimuslausekkeita, jotka hyväksyy joko suoraan komissio tai valvontaviranomainen
yhdenmukaisuusmekanismin mukaisesti komission hyväksymänä. Kun henkilötietojen käsittelijä on
saattanut käsittelyn loppuun rekisterinpitäjän puolesta, sen olisi rekisterinpitäjän valinnan mukaisesti
palautettava tai poistettava henkilötiedot, paitsi jos henkilötietojen käsittelijään sovellettavassa
unionin oikeudessa tai jäsenvaltion lainsäädännössä vaaditaan säilyttämään henkilötiedot.
86
KIITOS!
Eija Männistö
PAREMPAA TYÖELÄMÄÄ
Aino Antin, työhyvinvointipäällikkö, Ilmarinen
#parempaatyöelämää
MISTÄ SEURAAVAKSI PUHUMME
Työn merkitys
Työkunnon ylläpitäminen, palautuminen, itsestä huolehtiminen
Kognitiivinen ergonomia
Läsnäolon voima
TYÖN MERKITYS
TYÖN VAATIMAT OSAAMISET JA VALMIUDET
Työn ja elämän
hallinnan
valmiudet
Verkosto-
osaaminen
ja organisointi-
taidot
Reflektiivisyys
ja
refleksiivisyys
Kyky
hyödyntää
taitavasti ja
monipuolisesti
tietotekniikkaa
(Mukaillen Alasoini & al. Suomen työelämä vuonna 2030)
Työhyvinvointia tukee
• Merkityksellisyyden tunne
• Hallinnan tunne
• Aikaansaamisen ja onnistumisen tunne
• Liittymisen tunne
• Palaute
• Sopiva haasteellisuus
Työhyvinvointia vaarantaa
• Työn tarkoituksettomuus
• Hallitsemattomuus, osaamattomuus
• Jatkuva epäonnistuminen
• Palautteen ja tuen puute
• Ulkopuolisuuden tunne
• Tekemättömät työt
92
TYÖHYVINVOINTI SYNTYY TYÖSSÄ
TYÖNTEKIJÄ SUHTEESSA ITSEENSÄ• Vastuullisuus työstä koko työprosessin ajan -
omasta perustehtävästä, omasta oppimisesta
• Vastuu työn ja itsen kehittämisestä, aktiivisuudesta tuoda myös epäkohtia esille ja hakea ratkaisuja.
• Vastuu omasta jaksamisesta mm. aikataulujen hallinnasta ja riittävästä levosta, tasapainosta elämän eri osa-alueilla.
93
TYÖKUNNON YLLÄPITÄMINEN
KOLME PSYKOLOGISTA PERUSTARVETTAITSEOHJAUTUVUUSTEORIA1. Omaehtoisuus (autonomy)
• Vapaus päättää itse tekemisistään ≠ tiukasti kontrolloitu tekeminen
• Sisäinen motivaatio – ei ulkoinen pakko
2. Kyvykkyys (competence)• Tunne siitä, että osaa hommansa ja saa asioita aikaiseksi
• Uuden oppiminen, selviää haasteista
3. Yhteisöllisyys (relatedness)• Tarve olla yhteydessä toisiin ihmisiin; ihminen on laumaeläin.
• Välittäminen
Martela, Jarenko, 2015; Ryan, Deci, 2000
MITÄ HYVINVOINTI OIKEASTAAN ON?
• Kokonaisvaltaista hyvinvointiavoi verrata pyörään, jokakoostuu kuudesta osasta. Jos yksi osista hajoaa, pyörä eienää toimi. Jokaisen osan tuleeolla kunnossa, ja toimia vielähyvin yhteen muiden osienkanssa, jotta pyörä pyöriimallikkaasti.
Hintsa Performance:
Circle of Better Life
PALAUTUMINEN
KAKSI REITTIÄ PALAUTUMISEEN
• Hankin uusia voimavaroja käytettyjen tilalle
• Vältän tekemistä, joissa käytän samoja voimavaroja kuin työssä
KEHON PALAUTUMISEN NELIKENTTÄ
Suorituspiikki
- Kahvi
- Sokeri
- Nopeat hiilihydraatit
- Piristeet
- Kortisoli
Energisoiva
- Kevyet proteiinit
- Hitaat hiilihydraatit
- Liikunta
- Jooga /venyttely
- Leikki ja nauru
Turruttava
- Alkoholi
- Unilääkket
- Ylensyönti
- Television liiallinen katselu
- Kipulääkkeet
Rentouttava
- Säännölliset tauot
- Torkut
- Meditaatio
- Riittävä uni
- Lomat
Aktiivinen
Passiivinen
Korkea
kestävyys
Matala
kestävyys
Schwartz – Gomes 2010
TIETOTYÖKOGNITIIVINEN ERGONOMIA
MIKÄ SINUA KUORMITTAA TYÖSSÄSI?Keskustele vieruskaverin kanssa
HUKKAA JA SÄHLÄYSTÄ?• Siirrätkö tavaroita, dokumentteja tai tietoa tarpeettomasti tai edestakaisin?
• Varastoitko materiaalia tai tietoa liikaa tai onko varastoitu materiaali väärän laista?
• Onko työssäsi turhaa liikettä?
– Kuluuko aikaa etsimiseen?
– Aiheuttaako järjestys tai ergonomia turhaa liikettä ja siirtämistä?
• Odotatko tavaroita, tuotteita, tietoa, palaverien alkamista?
• Tehdäänkö tai tuotetaanko asioita ilman tilausta, toimitetaanko enemmän kuin on hyväksytty tai pyydetty?
• Teetkö ylilaatua tai tarvitaanko useita hyväksyntöjä? Mikä on riittävän hyvä?
• Miten suhtaudut virheisiin? Häpeä vai oppimisen madollisuus?
MITÄ ASIOITA VOISIT TEHDÄ TOISIN?Keskustele vieruskaverin kanssa
Asiat, joista voin
itse päättää
(asenne, teot,
ajatukset)Asiat, joihin voin
vaikuttaa, mutta joita
en voi päättää
VAIKUTTAMISEN KOLME KEHÄÄ
Asiat, joita en voi
päättää ja joihin en
voi vaikuttaa
TIETOTYÖ HAASTAA INHIMILLISET KYVYTIhmisen tiedonkäsittelykykyyn liittyy monia rajoituksia
• havaintokykymme rajallinen
• huomio vain yhdessä asiassa kerrallaan – multitasking tehotonta
• voimme työstää ja kerrata hyvin pientä tietomäärää kerrallaan
• muisti on altis häiriöille
Useat tekijät vaikuttavat tiedonkäsittelykykyyn ja muistiin
• univaje, stressi, mieliala, motivaatio, ravinto, liikunta, terveys
Muistamiseen voi liittyä erityisongelmia
• Oppimisen vaikeudet, muistisairaudet105
KESKITTYMISEN MERKITYS
Multitasking rasittaa aivoja paljon.
1 2 3 4 5 . . . 25 26 27
106
MUISTI JA MIELI HÄIRIINTYVÄT HERKÄSTI• Visuaalinen melu - ylimääräiset kuvat, liike, näytöllä välkkyvät kohteet
• Auditiivinen melu - puhehäly, vieraskielinen puhe, musiikki –heikentää suoritusta 10% (Hongisto 2005 ja 2008, Venetjoki ym. 2006)
• Keskeytykset - keskeytyvistä tehtävistä jää sinä päivänä hoitamatta viidesosa (Mark ym. 2005)
• Tietotulva - asiaa ja opittavaa tulee paljon, jatkuvasti ja joka taholta
• Tietojärjestelmäongelmat - järjestelmien huono käytettävyys ja opittavuus ym., hukataan työaikaa jopa 10% (www.flowit.fi)
107
• Varmista työsi rajat
• Vähennä tietotulvaa
• Luo toimivat työstrategiat
• Aikaa ammattitaidon ylläpitämiselle
• Hallitse keskeytyksiä
• Anna työrauha myös muille
• Käytä muistin apuvälineitä
• Tunnista lisäkuormituksen vaaranpaikat
• Luo avoimuuden kulttuuria
• Ylläpidä positiivista ilmapiiriä
• Yhdistä työhön liikunta, miksei vaikka päivälepo
108
KOGNITIIVISEN ERGONOMIAN KEINOT
KESKISTY OLEELLISEEN -PRIORISOIKiireinen Ei kiireinen
Tärkeä
A-tehtävät
Tee heti, edistä
• Liittyvät perustehtävään ja tavoitteisiin• Akuutit työtehtävät ja ongelmat• Projektit, kokoukset ja raportit, joilla on
määräaika• Kriisitilanteet
B-tehtävät
Kalenteroi, puolusta
• Edistävät tavoitteen saavuttamista.• Suunnittelu- ja valmistelu• Verkostoituminen• Ennakoiva työ• Arvojen/tavoitteiden/toimenkuvausten/
roolien/vastuiden selkeyttäminen
Ei
tärkeä
C-tehtävät
Delegoi, rytmitä, mieti toimintatapa
• Eivät suoranaisesti edistä tavoitteen
saavuttamista. • Tarpeettomat keskeytykset/pyynnöt• Turhat kokoukset, puhelut, viestit• Muiden pikkuongelmat
Varo uppoutumista!
D-tehtävät
Unohda, ole ammattilainen
• D-tehtävät eivät edes kuulu tehtäviisi,
ne eivät millään lailla edistä
tavoitteiden saavuttamista.
Ajanvietettä ja puuhastelua!
(Covey 2004)
JOS MAHDOLLISTA, TEE PÄIVÄN HAASTAVIN ASIA AAMULLA
LÄSNÄOLON VOIMA
Mindfull, or Mindful?
MIKSI LÄSNÄOLOTAITOA?• Ärsykkeiden ja häiriöiden määrä
lisääntynyt huomattavasti työpäivän aikana
• Kiireinen, hektinen elämänrytmi
• Palautuminen tehtävien välillä auttaa stressinhallinnassa ja se auttaa keskittymään uuteen tehtävään
HARJOITTAMATON MIELI …… ja sen haasteet
114
VAELTAMINEN
- häiriöherkkä
- keskeneräiset työt
stressaavat
- tehoton
- kuormittuu herkästi
AUTOMAATIO
- vanhat ratkaisut
- ei näe uusia
vaihtoehtoja
- luovuus vähäistä
ARVOTTAMINEN
- mieli arvottaa
ympäristöä koko ajan –
”lisää tätä”, ”ei enää tätä
- ja kuormittuu, kun
nurkan takaa tuleekin
taas ”ei tätä” -laatua
LÄSNÄOLO AUTTAA
Asioiden priorisoinnissa kiireen keskellä
Lisäämään luovuutta
Uusien toimintatapojen löytämisessä
Keskittymään uudelleen häiriöistä huolimatta
Selkeyttämään oman työn ja vapaa-ajan suhdetta
Lisäämään hyvinvointia
Vapautumaan stressistä ja kuluttavista ajatuksista
Elämään hetkessä täydemmin
11
5
TIETOISESTI LÄSNÄ TYÖSSÄ
• Ole tietoisesti ja hyväksyvästi läsnä sille tehtävälle, jota olet juuri nyt tekemässä
• Hengitä muutama kerta syvään, tarkista että seisot tai istut tukevasti, sano itsellesi: ”Nyt keskityn vain tähän tehtävään.”
• Päästä irti ajatuksista, jotka koskevat tehtäviä joita et juuri nyt voi edistää ja mihin et juuri nyt voi vaikuttaa
Tunnustele päivän aikana jaksamistasi. Tunnista voimavarasi. Anna itsellesi taukoja useampia kertoja työpäivän aikana!
• ”Mindfulness-käytävä”
• Tietty oviaukko triggerinä
• Puhelimen soittoääni
• Liikennevalot ja ruuhka
• Ennen kuin lähetät meilin …
• Palaverissa – anna huomiosi levätä puheenvuoroissa
117
NIKSEJÄ
Antti-Juhani Wihuri: Mindfulness työssä
TÄHÄN PAIKKAAN JA TILANTEESEEN
PAREMPAA TYÖELÄMÄÄ, OLE HYVÄ.Lue lisää palveluistamme:
https://www.ilmarinen.fi/parempaa-tyoelamaa/parempaa-tyoelamaa/
119