tim penyusun - landspatial | direktorat tata ruang … knowledge...... pengambilan keputusan bagi...
TRANSCRIPT
i
TIM PENYUSUN
Pengarah:
Dr. Ir. Imron Bulkin, MRP
(Deputi Bidang Pengembangan Regional dan Otonomi Daerah, Bappenas)
Ketua:
Dr. Ir. Oswar Muadzin Mungkasa, MURP
(Direktur Tata Ruang dan Pertanahan, Bappenas)
Anggota:
Mia Amalia, ST, M.Si, PhD
Santi Yulianti, SIP, MM
Uke Mohammad Hussein, S.Si, MPP
Ir. Rinella Tambunan, MPA
Ir. Nana Apriyana, MT
Herny Dawaty, SE, ME
Aswicaksana, ST, MT, MSc
Raffli Noor, SSi
Pendukung:
Sylvia Krisnawati
Cecep Saryanto
ii
KATA PENGANTAR
Pesatnya perkembangan teknologi dan sistem informasi beberapa tahun terakhir menjadi kebutuhan
di setiap organisasi dalam mengelola data dan pengetahuan yang dimiliki. Hal ini seiring dengan
meningkatnya kompleksitas kegiatan organisasi dan meningkatnya kemampuan teknologi informasi.
Dengan tersedianya informasi yang berkualitas, dapat mendorong para pemimpin untuk
meningkatkan kemampuan kompetitif (competitive advantage) organisasi yang dikelolanya. Hal ini
berdampak pada kebutuhan untuk mengintegrasikan berbagai pengalaman, wawasan berikut
berbagai data yang diperlukan ke dalam bentuk manajemen pengetahuan atau yang dikenal dengan
Manajemen Pengetahuan.
Manajemen Pengetahuan adalah upaya terstruktur dan sistematis dalam mengembangkan dan
menggunakan pengetahuan yang dimiliki untuk membantu proses pengambilan keputusan bagi
peningkatan kinerja organisasi. Aktivitas dalam manajemen pengetahuan meliputi upaya perolehan,
penyimpanan, pengolahan dan pengambilan kembali, penggunaan dan penyebaran, serta evaluasi
dan penyempurnaan terhadap pengetahuan sebagai aset intelektual organisasi.
Dengan mulai berlakunya Peraturan Pemerintah No. 61 Tahun 2010 tentang pelaksanaan Undang-
Undang No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, maka Indonesia menjadi negara
ke-5 di Asia setelah Nepal, India, Jepang, dan Thailand yang menjamin warga negara untuk
mendapatkan informasi publik. Hal ini berdampak pada kebutuhan kementerian dan lembaga
pemerintah untuk mengelola pengetahuan dan informasi yang dimiliki untuk menjangkau publik
lebih luas sesuai dengan ketentuan Undang-Undang tersebut.
Bidang Tata Ruang dan Pertanahan telah menjadi salah satu pondasi pelaksanaan pembangunan di
Indonesia yang bersifat multi sektor, sehingga terkait erat dengan banyak sektor yang menggunakan
serta membentuk ruang nasional. Untuk itu, kebijakan terkait kedua bidang tersebut menjadi hal
penting untuk diketahui oleh publik sehingga tidak terdapat ketimpangan informasi dan
meminimalisir potensi konflik yang dapat terjadi. Manajemen Pengetahuan berperan sebagai alat
pendukung dalam pengelolaan pengetahuan termasuk data dan informasi yang termasuk di
dalamnya. Implementasi manajemen pengetahuan akan memberikan pengaruh positif terhadap
proses kinerja lembaga baik secara langsung maupun tidak langsung. Beberapa manfaat yang didapat
dengan penerapan manajemen pengetahuan, antara lain: penghematan waktu dan biaya,
peningkatan aset pengetahuan, kemampuan beradaptasi, dan peningkatan produktivitas.
Penerapan Manajemen Pengetahuan di Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan merupakan langkah
awal untuk memperkuat sekaligus memperkaya aset pengetahuan yang tersebar di semua sektor.
Lebih lanjut, penerapan manajemen pengetahuan tersebut diharapkan mampu meningkatkan daya
saing kelembagaan, serta efektivitas dan efisiensi kerja, sehingga sasaran dan target kinerja lembaga
dapat tercapai dengan baik.
iii
Akhir kata, semoga laporan akhir ini menjadi bahan referensi dan masukan yang bermanfaat bagi
perkembangan sistem informasi terkait tata ruang dan pertanahan di seluruh kelembagaan yang
terkait dengan Bidang Tata Ruang dan Pertanahan, maupun di lingkungan Kementerian
PPN/Bappenas.
Jakarta, 31 Desember 2014
Direktur Tata Ruang dan Pertanahan
Kementerian Negara PPN/Bappenas
Ir. Oswar Muadzin Mungkasa, MURP
iv
DAFTAR ISI
TIM PENYUSUN .................................................................................................................................................... i
KATA PENGANTAR ........................................................................................................................................... ii
DAFTAR ISI .........................................................................................................................................................iv
DAFTAR SINGKATAN .......................................................................................................................................vi
DAFTAR GAMBAR .......................................................................................................................................... viii
DAFTAR TABEL ............................................................................................................................................... viii
BAB I PENDAHULUAN .......................................................................................................................................1
1.1 Latar Belakang ............................................................................................................................................................. 1
1.2 Tujuan dan Sasaran Kegiatan ............................................................................................................................... 3
1.3 Ruang Lingkup Kegiatan ......................................................................................................................................... 3
1.4 Keluaran .......................................................................................................................................................................... 3
1.5 Jadwal Pelaksanaan Kegiatan ............................................................................................................................... 3
1.6 Sistematika Penulisan............................................................................................................................................... 4
BAB II LANDASAN TEORI MANAJEMEN PENGETAHUAN ........................................................................6
2.1 Pengertian Pengetahuan ......................................................................................................................................... 6
2.2 Konsep Dasar Manajemen Pengetahuan ......................................................................................................... 8
2.2.1 Teori Dasar Manajemen Pengetahuan .......................................................................................... 9
2.2.2 Elemen Manajemen Pengetahuan ................................................................................................ 10
2.2.3 Tiga Komponen Manajemen Pengetahuan .............................................................................. 11
2.2.4 Empat Pilar Manajemen Pengetahuan ....................................................................................... 12
2.2.5 Berbagi Pengetahuan .......................................................................................................................... 13
2.2.6 Alat dan Teknik Manajemen Pengetahuan............................................................................... 14
2.3 Budaya Organisasi ................................................................................................................................................... 16
2.4 Contoh Penerapan Manajemen Pengetahuan ............................................................................................ 17
2.4.1 Luar Negeri .............................................................................................................................................. 17
2.4.2 Dalam Negeri .......................................................................................................................................... 18
BAB III PROFIL DIREKTORAT TATA RUANG DAN PERTANAHAN .................................................... 19
3.1 Tugas Pokok dan Fungsi Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan ................................................... 19
3.2 Struktur Organisasi ................................................................................................................................................. 19
3.3 Sistem Informasi Tata Ruang dan Pertanahan .......................................................................................... 20
v
3.4 Manajemen Pengetahuan Pusat Data dan Informasi Bappenas....................................................... 23
BAB IV PENGEMBANGAN MANAJEMEN PENGETAHUAN DIREKTORAT TATA RUANG DAN
PERTANAHAN .................................................................................................................................. 25
4.1 Proses Penyusunan Manajemen Pengetahuan .......................................................................................... 25
4.2 Sistem Aplikasi MP TRP ........................................................................................................................................ 34
4.3 Peta jalan MP TRP.................................................................................................................................................... 39
4.4 Kebijakan MP TRP ................................................................................................................................................... 40
4.5 Standar Operation Procedure (SOP) MP TRP .............................................................................................. 41
4.6 Perangkat dan Teknik MP TRP.......................................................................................................................... 42
BAB V KESIMPULAN DAN REKOMENDASI ............................................................................................... 45
5.1 Kesimpulan ................................................................................................................................................................. 45
5.2 Saran dan Rekomendasi ....................................................................................................................................... 45
DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................................................................... 47
LAMPIRAN ......................................................................................................................................................... 48
vi
DAFTAR SINGKATAN A AAR: After Action Review ABA: Asset Based Approach AI: Appreciative Inquiry B BAPPENAS: Badan Perencanaan Pembangunan Nasional BKPRD: Badan Koordinasi Penataan Ruang Daerah BKPRN: Badan Koordinasi Penataan Ruang Nasional BTOR: Back to Office Report. Merupakan laporan singkat dari hasil kegiatan yang diikuti oleh para staf di Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan C CD: Compact Disk COP: Community of Practices D Dit. KKDT: Direktorat Kawasan Khusus dan Daerah Tertinggal Dit. TRP: Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan E EFQM: The European Foundation for Quality Management I Infosos: Informasi dan Sosialisasi IRSA: Indonesian Regional Science Association IT: Information Technology J Jobdesk: Job description K K-Map: Knowledge Map. Merupakan pemetaan pengetahuan yang menjadi dasar pembuatan aplikasi dari sistem manajemen pengetahuan. KMS: Knowledge Management System Knowledge: Pengetahuan K/L: Kementerian/Lembaga L LAKIP : Laporan Kinerja Instansi Pemerintah LAMPID: Lampiran Pidato Presiden LBKB: Lingkar Belajar Komunitas Bervisi LP2B: Lahan Pertanian Pangan Berkelanjutan M MP: Manajemen Pengetahuan
vii
N NSPK: Norma, Standar, Prosedur, dan Kriteria P PIC: Person In Charge PP: Peraturan Pemerintah PPN: Perencanaan Pembangunan Nasional PRODA: Program Daerah Agraria Pusdatinrenbang: Pusat Data dan Informasi Perencanan Pembangunan R RAN: Reforma Agraria Nasional R&D: Research and Development. Riset dan pengembangan. RDTR: Rencana Detail Tata Ruang RKA: Rencana Kerja Anggaran RKP: Rencana Kerja Pemerintah RPJMN: Rencana Pembangunan Jangan Menengah Nasional RPWP3K: Rencana Pengelolaan Wilayah Pesisir dan Pulau-Pulau Kecil RTR KSN: Rencana Tata Ruang Kawasan Strategis Nasional RTRWN: Rencana Tata Ruang Wilayah Nasional RTR Pulau: Rencana Tata Ruang Pulau S SAF: Singapure Armed Forces SCDRR: : Safer Communities through Disaster Risk Reduction SDM: Sumber Daya Manusia SECI: Socialization, Externalization, Combination, dan Internalization. Merupakan salah satu model pengembangan manajemen pengetahuan yang diinisiasi oleh Nonaka dan Takeuchi, serta dikenal pula sebagai model Pengetahuan Spiral. SMP: Sistem Manajemen Pengetahuan SOP : Standar Operational Procedure Subdit: Sub Direktorat T TIK: Teknologi Informasi dan Komunikasi TORA: Tanah Objek Reforma Agraria TRP: Tata Ruang dan Pertanahan U UU: Undang-Undang
viii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. Proses Manajemen Pengetahuan dalam Bidang TRP ............................................................................ 2
Gambar 2. Model SECI Nonaka dan Takeuchi................................................................................................................... 9
Gambar 3. Tiga Komponen Manajemen Pengetahuan menurut Bhatt .............................................................. 11
Gambar 4. Empat Pilar Manajemen Pengetahuan ....................................................................................................... 13
Gambar 5. Struktur Organisasi Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan 2014 ............................................. 20
Gambar 6. Menu Portal Tata Ruang dan Pertanahan ................................................................................................ 21
Gambar 7. Statistik Portal Tata Ruang dan Pertanahan ........................................................................................... 22
Gambar 8. K-Map Subdit Informasi dan Sosialisasi .................................................................................................... 29
Gambar 9. K-Map Sekretariat Reforma Agraria Nasional (RAN) ......................................................................... 30
Gambar 10. K-Map Sekretariat Badan Koordinasi Penataan Ruang Nasional (BKPRN) .......................... 30
Gambar 11. K-Map Subdit Pertanahan ............................................................................................................................. 31
Gambar 12. K-Map Subdit Tata Ruang .............................................................................................................................. 31
Gambar 13. Halaman Muka Aplikasi MP - TRP ............................................................................................................. 35
Gambar 14. Halaman Beranda Aplikasi MP – TRP ...................................................................................................... 35
Gambar 15. Halaman Pengetahuan Pribadi User pada Aplikasi MP - TRP ...................................................... 36
Gambar 16. Halaman Profil User Aplikasi MP – TRP .................................................................................................. 36
Gambar 17. Halaman Pengetahuan per Bidang Aplikasi MP - TRP ..................................................................... 37
Gambar 18. Halaman Tampilan Dokumen pada Aplikasi MP - TRP ................................................................... 37
Gambar 19. Halaman Seluruh User Tim TRP pada Aplikasi MP - TRP ............................................................... 38
Gambar 20. Jumlah Statistik Pengetahuan yang terkumpul pada Sistem Aplikasi MP - TRP ................ 38
Gambar 21. Peta Jalan Manajemen Pengetahuan Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan .................... 39
Gambar 22. Elemen Kebijakan MP – TRP Bappenas .................................................................................................. 40
Gambar 23. Proses Berbagi Pengetahuan MP – TRP Bappenas............................................................................ 42
Gambar 24. Proses Administrasi Sistem MP – TRP Bappenas .............................................................................. 42
Gambar 25. Perangkat dan Teknik MP – TRP Bappenas .......................................................................................... 43
Gambar 27. Kegiatan Lokakarya Awal Manajemen Pengetahuan pada Bulan Februari 2014 .............. 55
Gambar 28. Kegiatan Diskusi Kelompok dengan TA MP TRP, Bpk. Haitan Rachman ................................ 55
Gambar 29. Kegiatan Lokakarya Manajemen Pengetahuan di Hotel AMPani, 20 Februari 2014........ 56
Gambar 30. Kegiatan Lokakarya Akhir Manajemen Pengetahuan di Hotel Oria, 21 Juli 2014.............. 56
DAFTAR TABEL
Tabel 1. Jadwal Pelaksanaan Kegiatan ..................................................................................................... 4
Tabel 2. Jumlah Pengunjung Portal TRP ................................................................................................ 22
Tabel 3. Jadwal Diskusi Manajemen Pengetahuan ................................................................................ 27
Tabel 4. Jadwal Diskusi Berdasarkan per Sesi ....................................................................................... 27
Tabel 5. Daftar Kepakaran Subdit/Sekretariat di Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan ................ 28
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Di era globalisasi dan pesatnya perkembangan teknologi, menjadi kebutuhan di setiap
organisasi dalam mengelola data dan informasi untuk menjadi pengetahuan yang dimiliki, sehingga
pengetahuan yang telah ada dan terbentuk selama beberapa periode terkelola, tersimpan dan
terarsipkan dengan baik. Kebutuhan untuk membangun dukungan manajemen pengetahuan
(Knowledge Management) pun semakin tinggi. Pengetahuan merupakan bagian penting yang
menentukan kekuatan bertahan hidup sebuah organisasi, baik organisasi yang bergerak untuk
tujuan mencari laba maupun nirlaba. Salah satu langkah yang dapat dilakukan untuk membangun
dukungan manajemen pengetahuan di organisasi adalah dengan bertukar pengetahuan antar-
anggota. Anggota yang mempunyai pengetahuan, gagasan, keterampilan atau pun pengalaman
merupakan aset yang penting bagi organisasi. Diharapkan dengan semakin banyaknya pengetahuan,
semakin banyak inovasi baru yang tercipta, sehingga mampu meningkatkan daya saing suatu
organisasi. Anggota organisasi juga harus mampu berbagi pengetahuannya kepada anggota lain,
sehingga tercipta pemikiran yang sama dan oleh karenanya dapat mencapai tujuan yang diharapkan.
Untuk itu, manajemen pengetahuan menjadi hal penting yang harus diterapkan di dalam sebuah
organisasi.
Sumber daya seperti pengetahuan (knowledge) sangat erat berhubungan dengan sumber daya
manusia yang merupakan aset dan modal intelektual terpenting organisasi. Namun, semakin
berkembangnya kompleksitas manajemen, dinamika internal dan eksternal organisasi, metode
manajemen, dan teknologi informasi organisasi seringkali terlupakan dan tanpa disadari bahwa aset
sumber daya manusia yang perlu dikelola guna menyikapi kondisi tersebut semakin penting (Munir,
2008). Berbagi pengetahuan (knowledge sharing) adalah sumber penting bagi organisasi dan
merupakan fungsi utama di dalam manajemen pengetahuan. Berbagi pengetahuan adalah proses
timbal balik ketika individu saling bertukar pengetahuan (tacit dan explicit knowledge) dan secara
bersama-sama menciptakan pengetahuan/solusi baru (Van den Hoof dan De Ridder, 2004).
Manajemen Pengetahuan (MP) terdiri atas berbagai kegiatan di dalam suatu organisasi untuk
mengidentifikasi, menciptakan, mendistribusikan serta mengadopsi berbagai wawasan dan
pengalaman. Wawasan dan pengalaman yang dikumpulkan ini mewakili knowledge (pengetahuan)
yang dimiliki oleh satu individu dan tertanam di dalam organisasi dalam bentuk kegiatan dan proses
pelaksanaan kegiatan.
Salah satu strategi yang digunakan dalam Manajemen Pengetahuan adalah peran aktif untuk
mengelola pengetahuan (push strategy). Dalam strategi ini, individu yang berada di dalam satu
organisasi untuk secara langsung membagi serta mengambil pengetahuan yang mereka miliki ke dan
dari dalam satu sistem penyimpanan bersama, misalnya dalam bentuk basis data. Strategi lain adalah
mencari pengetahuan baru dengan melibatkan berbagai ahli di bidang yang digelutinya (pull
strategy). Dalam strategi ini, ahli memberikan wawasan baru kepada individu yang memerlukan.
Kedua strategi di atas dikenal dengan strategi codification dan personalization. Codification fokus
2
pada pengumpulan dan penyimpanan pengetahuan yang telah melalui proses coding ke dalam basis
data elektronik. Basis data ini akan mempermudah suatu organisasi untuk mengakses sumber
pengetahuan tersebut. Strategi personalization bertujuan untuk mendorong satu individu untuk
membagi pengetahuan secara langsung. Teknologi informasi berperan penting untuk memfasilitasi
komunikasi dan berbagi pengetahuan di antara anggota organisasi. Instrumen manajemen
pengetahuan lain yang dapat digunakan dalam satu organisasi adalah cross-project learning, after
action reviews, knowledge mapping, expert directories serta best practices transfer.
Sebagai sebuah institusi pemerintah, Kementerian PPN/Bappenas telah banyak melakukan
berbagai kegiatan keilmuan/birokratis dalam penyusunan berbagai kebijakannya, terutama dalam
penyelenggaraan penataan ruang dan pertanahan. Kegiatan diskusi, lokakarya, seminar, dan kajian
yang selalu diadakan setiap tahunnya telah menghasilkan berbagai pengetahuan baik dalam bentuk
peraturan maupun kebijakan lainnya. Di Bidang Tata Ruang, telah dilakukan Kajian Kebijakan
Insentif dan Disinsentif Tata Ruang dalam Penataan Ruang, dan Kajian Penyeimbangan Penataan
Ruang, Produksi Biomassa yang Berkelanjutan dan Konservasi. Di Bidang Pertanahan, telah
dilakukan Kajian Sertifikasi Tanah. Hal ini menjadi sangat penting untuk pengembangan kebijakan
yang tepat di Bidang Tata Ruang dan Pertanahan yang diacu oleh berbagai sektor.
Manajemen Pengetahuan menjadi sangat penting untuk Bidang Tata Ruang dan Pertanahan
(Bidang TRP) yang bersifat multi sektor, sehingga terkait erat dengan banyak sektor yang
menggunakan serta membentuk ruang nasional. Bidang Tata Ruang dan Pertanahan di Indonesia
menjadi salah satu pondasi pelaksanaan pembangunan. Kedua bidang ini bersifat lintas sektor, lintas
wilayah, dan lintas pemangku kepentingan. Oleh karenanya, Sistem Manajemen Pengetahuan
(Knowledge Management System) yang akan dibangun merupakan sistem (umumnya berbasis
teknologi informasi) terkait yang digunakan untuk melakukan pengelolaan atas pengetahuan pada
tiap tahapan, baik saat perolehan, penyimpanan, pengambilan kembali, pemanfaatan maupun
penyempurnaannya dalam melaksanakan berbagai kebijakan bidang tata ruang dan pertanahan.
Dalam rangka pelaksanaan kegiatan tersebut, Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan telah
melakukan pengintegrasian berbagai pengalaman, wawasan meliputi berbagai data yang diperlukan
ke dalam bentuk Manajemen Pengetahuan (MP). MP dapat menjadi solusi bagi berbagai organisasi
dan individu pengguna ruang secara efektif dengan mengurangi kesenjangan pengetahuan pada
setiap elemen di dalamnya. Secara sederhana proses manajemen pengetahuan dalam bidang TRP
dapat digambarkan pada Gambar 1.
Gambar 1. Proses Manajemen Pengetahuan dalam Bidang TRP
ProsesSebarkan sesuai dengan
tipe pengguna
Pilah, simpan
Gunakan
Aturan
Peta
Data
Media Komunikasi
Input
3
1.2 Tujuan dan Sasaran Kegiatan
Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk mempermudah proses penciptaan, pengumpulan,
penyimpanan, dan berbagi-tukar pengetahuan, menutup kesenjangan pengetahuan, baik di dalam
internal organisasi, maupun dengan masyarakat, dan meningkatkan kemampuan organisasi dalam
mengelola aset intelektual, pengetahuan, dan pengalaman yang ada. Dalam rangka mencapainya,
penetapan indikator kinerja diarahkan pada hasil yang memiliki sasaran dan indikator yang terukur.
Adapun sasaran yang akan dicapai, antara lain:
1. Terkumpulnya data dan informasi bidang TRP;
2. Analisis data dan informasi bidang TRP;
3. Penyusunan data dan informasi sesuai dengan target pengguna; dan
4. Tersosialisasikan dan tersebarnya data dan informasi bidang TRP sesuai dengan kebutuhan
pemangku kepentingan melalui berbagai media.
1.3 Ruang Lingkup Kegiatan
Kegiatan Manajemen Pengetahuan (MP) ini mencakup:
1. Pengelolaan sistem informasi di bidang tata ruang dan pertanahan;
2. Pelaksanaan kegiatan kehumasan yang aktual dan dokumentasi melalui pengembangan
website/situs: <tataruangpertanahan.com>; <trp.or.id>; <bappenas.go.id>; dan
<bkprn.org>.
3. Mengkoordinasikan penyusunan media sosialisasi tentang TRP seperti Portal TRP, Buletin
Tata Ruang dan Pertanahan, leaflet ringkasan undang-undang, dan eNewsletter;
4. Pelaksanaan kegiatan analisis dan sosialisasi melalui lokakarya dan seminar, khususnya
untuk kegiatan kajian;
5. Publikasi cetak dan digital yang meliputi CD, leaflet, dan Buletin.
1.4 Keluaran
Keluaran yang diharapkan melalui pelaksanaan kegiatan ini adalah:
1. eKM-TRP sebagai sistem basis data kegiatan tata ruang dan pertanahan;
2. Informasi kepada publik melalui website/situs: <tataruangpertanahan.com>; <trp.or.id>;
<bappenas.go.id>; dan <bkprn.org>.
3. Media publikasi: eNewsletter, buletin, leaflet, dan CD;
4. Hasil diskusi dengan ahli dan narasumber; dan
5. Diskusi publik melalui seminar/lokakarya dan portal tata ruang dan pertanahan.
1.5 Jadwal Pelaksanaan Kegiatan
Kegiatan pengembangan manajemen pengetahuan Bidang Tata Ruang dan Pertanahan ini
dilaksanakan dalam jangka waktu 12 (dua belas) bulan. Pelaksanaan kegiatan ini dilaksanakan dalam
bentuk pengumpulan data dan informasi, analisis, dan pendistribusian/sosialisasi. Adapun jadwal
pelaksanaan selengkapnya dapat dilihat pada Tabel 1 di bawah ini:
4
Tabel 1. Jadwal Pelaksanaan Kegiatan
No Kegiatan Bulan ke-
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1. Pengumpulan Data dan
Informasi TRP
2. Analisis Data dan
Informasi TRP
3. Penyebarluasan Data
dan Informasi melalui
Media :
Portal TRP
Buletin TRP
Leaflet
eNewsletter
Website/situs
1.6 Sistematika Penulisan
Laporan kegiatan ini disusun dengan sistematika sebagai berikut:
BAB I PENDAHULUAN
Merupakan pendahuluan yang membahas latar belakang kegiatan Manajemen
Pengetahuan (MP), tujuan dan sasaran kegiatan, ruang lingkup kegiatan, keluaran,
jadwal pelaksanaan kegiatan, dan metodologi penyusunan.
BAB II LANDASAN TEORI MANAJEMEN PENGETAHUAN
Membahas mengenai teori umum Manajemen Pengetahuan (MP) dan contoh proyek
unggulan (best practices) yang ada di dalam negeri maupun di luar negeri secara
singkat.
BAB III PROFIL DIREKTORAT TATA RUANG DAN PERTANAHAN
Membahas secara singkat mengenai profil Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan,
termasuk di dalamnya tugas pokok dan fungsi, struktur organisasi, sistem informasi
yang ada di Direktorat serta penerapan Manajemen Pengetahuan itu sendiri.
BAB IV PROSES PENYUSUNAN SISTEM MANAJEMEN PENGETAHUAN DI DIREKTORAT
TATA RUANG DAN PERTANAHAN KEMENTERIAN PERENCANAAN
PEMBANGUNAN NASIONAL/BAPPENAS
5
Menjelaskan mengenai proses penyusunan sistem MP yang dibangun di Direktorat
Tata Ruang dan Pertanahan meliputi pengumpulan data sampai pembangunan
sistem aplikasi.
BAB V KESIMPULAN DAN REKOMENDASI
Berupa kesimpulan dan hasil dari kegiatan yang telah dilaksanakan dan membahas
secara singkat mengenai rekomendasi dan saran yang diberikan untuk perbaikan dan
pengembangan sistem MP mendatang.
6
BAB II
LANDASAN TEORI MANAJEMEN PENGETAHUAN
2.1 Pengertian Pengetahuan
Pengetahuan merupakan campuran dari pengalaman, nilai-nilai, informasi yang mempunyai
konteks, pandangan pakar yang memberikan kerangka untuk mengevaluasi dan membangun
pengalaman dan informasi baru. Pengetahuan itu berasal dan dipergunakan dalam pikiran-pikiran
yang mempunyainya. Dalam organisasi, pengetahuan sering melekat tidak hanya pada dokumen,
tetapi dalam rutinitas organisasi, proses, praktek-praktek dan norma-norma yang berkaitan dengan
organisasi” (Davenport and Prusak, 1998).
Fungsi Pengetahuan oleh Achterbergh dan Vriens (2002) mempunyai dua komponen utama
yaitu:
1. Pengetahuan menyajikan semacam dasar untuk isyarat penilaian, yang pada gilirannya,
memungkinkan untuk melakukan tindakan.
2. Peran pengetahuan dalam menghasilkan tindakan yang tepat adalah bahwa pengetahuan
menyajikan dasar untuk menyampaikan tindakan yang memungkinkan, mempertimbangkan
apakah tindakan yang sesuai dengan hasil yang diharapkan, menggunakan pertimbangan
tersebut dalam memilih, untuk memutuskan bagaimana tindakan harus dimplementasikan
dan untuk benar-benar mengimplementasikan tindakan tersebut.
Sebelum beranjak pada manajemen pengetahuan, kita perlu memahami terlebih dahulu
hubungan antara data, informasi, dan pengetahuan. Tuomi pada tahun 2000 mengumpulkan definisi
– definisi tersebut adalah sebagai berikut:
1. Data,
Merupakan suatu kumpulan angka atau fakta objektif mengenai sebuah kejadian atau hal tanpa
konteks dan penafsiran. Data dapat berupa sebagai data mentah, karena bentuk fakta maupun
angka tersebut tidak bermanfaat bagi yang menggunakannya apabila ia tidak mempunyai nilai
dan makna. Data merupakan bahan baku yang harus diolah dan disusun terlebih dahulu
sedemikian rupa sehingga berubah sifat dan fungsinya menjadi informasi. Untuk itu, data dapat
diubah menjadi informasi dengan menambah nilainya melalui konteks, kategorisasi, kalkulasi,
koreksi, dan pengendapan.
2. Informasi,
Berupa data yang diorganisasikan atau dikelola sehingga mempunyai arti. Informasi yang
dikemas sebagai sebuah pesan, biasanya dalam bentuk dokumen atau komunikasi yang terdengar
atau terlihat (audio visual) dan bertujuan untuk mengubah cara pandang penerimanya terhadap
sesuatu, yang berpengaruh pada penilaian dan tingkah laku. Selanjutnya, informasi yang terdiri
dari data yang sudah diolah akan memiliki nilai dan mulai bermanfaat bagi yang
menggunakannya.
3. Pengetahuan,
Informasi yang telah memiliki nilai dan kegunaan disebut Pengetahuan. Pengetahuan
merupakan pemahaman seseorang yang didapatkannya dari informasi. Pengetahuan tidak
terletak pada informasi, akan tetapi terletak pada diri seseorang. Karena dengan didukung oleh
pengalaman yang dimiliki seseorang itu, maka informasi yang semula telah tersedia selanjutnya
7
dikembangkan dan terus dilakukan pembaharuan hingga akhirnya terbentuk menjadi sumber
pengetahuan.
Pengetahuan merupakan himpunan dari pengalaman, nilai, informasi yang mempunyai konteks
dan pendapat pakar/ahli yang memberikan kerangka untuk mengevaluasi dan membangun
pengalaman dan informasi baru. Dalam lingkungan organisasi/perusahaan, pengetahuan tidak
hanya terdapat pada dokumen-dokumen atau sistem penyimpanan, tetapi juga proses rutin
organisasi, praktek-praktek yang dilakukan ataupun dalam bentuk produk-produk.
Secara umum di bawah ini beberapa kepentingan pengetahuan dan informasi bagi
perusahaan/organisasi:
1. Pengetahuan dan informasi telah dirasakan sebagai hal yang sangat penting untuk seluruh
perusahaan/organisasi di mana pun
2. Pengetahuan sekarang ini telah dikenal sebagai aset yang sangat mempunyai nilai untuk
perusahaan
3. Mewujudkan kemampuan untuk menghasilkan pengetahuan dalam perusahaan
meningkatkan fleksibilitas perusahaan terhadap tantangan baru yang muncul
4. Informasi dan pengetahuan telah menjadi pengendali utama untuk daya saing dari
perusahaan melalui efisiensi perusahaan dan juga inovasi-inovasi baru
Kategori pengetahuan dalam organisasi adalah:
1. Pengetahuan implisit (tacit), yaitu pengetahuan yang masih berada dalam pikiran individu
yang memiliki pengetahuan tersebut. Tacit knowledge adalah pengetahuan yang didapatkan
dari pengalaman, kegiatan yang dilakukan, dan susah didefinisikan dimana biasanya
dibagikan lewat diskusi, cerita. Menurut Nonaka dan Takeuchi (1995), tacit knowledge
diartikan sebagai suatu pengetahuan yang personal, spesifik, dan umumnya sudah
diformulasi dan dikomunikasi kepada pihak lain. Dalam bahasa sehari-hari, Tacit Knowledge
berarti ilmu pengetahuan atau pengalaman yang didapatkan seseorang melalui kegiatan
yang dilakukan sehari-hari di dalam melakukan suatu bidang pekerjaan. Tacit knowledge
akan hilang begitu saja apabila orang yang bersangkutan tidak membagikan ilmunya kepada
orang lain (transfer knowledge) atau tidak didokumentasikan dengan baik dalam bentuk
hard/soft copy.
2. Pengetahuan eksplisit (explicit), yaitu pengetahuan yang sudah secara eksplisit diutarakan
dan tersedia dalam organisasi. Umumnya pengetahuan eksplisit bersifat terstruktur dan
tercermin dalam berbagai rujukan peraturan dan standar kerja dalam organisasi.
Pengetahuan akan dapat memberikan manfaat terbesar bagi organisasi mana kala bisa
disebarkan kepada segenap pihak yang berkepentingan dalam organisasi tersebut. Dalam arti lainnya, explicit knowledge adalah pengetahuan yang sudah diformulasikan,
biasanya disajikan dalam bentuk tulisan misalnya peraturan, buku-buku literatur. Dalam
organisasi proses penyebaran/sharing pengetahuan akan membantu pencapaian tujuan
organisasi. Explicit atau codified knowledge diartikan sebagai pengetahuan yang dapat
ditransformasikan dalam bentuk formal dan bahasa yang sistematis.
Penggabungan kedua jenis knowledge ini sangat dibutuhkan untuk pengembangan sistem
manajemen pengetahuan di manapun. Perusahaan ataupun organisasi harus dapat menanamkan
8
pemahaman mengenai manfaat pentingnya mengenai manajemen pengetahuan kepada para
penggunanya atau karyawan yang ada di dalam perusahaan.
2.2 Konsep Dasar Manajemen Pengetahuan
Istilah manajemen pengetahuan pertama kali diperkenalkan kira-kira pada awal tahun 1990an.
Namun studi awal tentang manajemen pengetahuan telah dilakukan pada pertengahan tahun 1980-
an antara lain oleh Karl Erik Sveiby dan Tom lloyd (1987) dengan bukunya yang berjudul Managing
Knowhow: Add Value...by Valuing Creativity. Sementara istilah intellectual capital yang merupakan
unsur dari manajemen pengetahuan pertama kali diperkenalkan secara popular oleh Thomas A.
Stewart pada tahun 1991 di majalah Fortune yang mendefinisikan intellectual capital sebagai
berikut:
“Intellectual capital is the sum of everything the people of the company know which gives a
competitive advantage in the market” (Thoms A. Stewart)
Manajemen Pengetahuan kemudian berkembang menjadi ilmu yang banyak diterapkan di
berbagai perusahaan. Manajemen Pengetahuan memiliki sejarah yang cukup panjang antara lain
terlibat dalam diskusi internal pekerjaan, forum diskusi, pelatihan profesional, program
pendampingan, dan masih banyak lainnya. Tahun 1999, personal manajemen pengetahuan
diperkenalkan ke publik yang berdasarkan pada manajemen dari pengetahuan yang ada di tingkat
individu (Wright 2005). Menurut Gartner Group (1998), manajemen pengetahuan adalah suatu
disiplin yang mempromosikan suatu pendekatan terintegrasi terhadap pengidentifikasian,
pengelolaan dan pendistribusian semua aset informasi suatu organisasi. Selanjutnya disebutkan
bahwa informasi yang dimaksud meliputi basis data, dokumen, kebijakan, dan prosedur dan juga
keahlian dan pengalaman yang sebelumnya tidak terartikulasi yang terdapat pada pekerja
perorangan.
Manajemen Pengetahuan (MP) adalah upaya terstruktur dan sistematis dalam mengembangkan
dan menggunakan pengetahuan yang dimiliki untuk membantu proses pengambilan keputusan bagi
peningkatan kinerja organisasi. Aktivitas dalam manajemen pengetahuan meliputi upaya perolehan,
penyimpanan, pengolahan dan pengambilan kembali, penggunaan dan penyebaran, serta evaluasi
dan penyempurnaan terhadap pengetahuan sebagai aset intelektual organisasi.
Pada prinsipnya ada tiga proses dasar dalam Manajemen Pengetahuan (MP) yaitu
perolehan/akuisisi pengetahuan, berbagi pengetahuan, dan pemanfaatan pengetahuan:
a) Perolehan/Akuisisi Pengetahuan, yaitu proses perolehan ataupun pengembangan aset
intelektual, termasuk pemahaman personal, keahlian, pengalaman dan relasi antar data.
Dalam proses ini terjadi perekaman data dan penyimpanannya ke dalam basis data
pengetahuan organisasi atau knowledge repository.
b) Berbagi Pengetahuan, yaitu proses menyebarkan dan membuat pengetahuan tersedia
untuk berbagai kalangan yang membutuhkan di dalam organisasi penggunanya. Proses
berbagi dapat terbentuk melalui proses sosial pada kultur organisasi yang menghargai
aktivitas berbagi pengetahuan. Proses tersebut dapat berlangsung secara tradisional melalui
diskusi dan kolokium, maupun melalui medium modern dengan berbasiskan teknologi.
c) Memanfaatkan Pengetahuan, yaitu proses penggunaan pengetahuan di dalam organisasi.
Termasuk di dalamnya adalah penerapannya dalam pembentukan panduan-panduan kerja
berdasarkan pengalaman dan pengetahuan di masa lampau. Dalam proses ini juga terjadi
9
aktivitas pengembangan dan penyempurnaan lebih lanjut dari pengetahuan yang telah
didapatkan.
2.2.1 Teori Dasar Manajemen Pengetahuan
Nonaka dan Takeuchi mengembangkan sebuah model manajemen pengetahuan yang
populer disebut Knowledge Spiral Model. Model ini menggambarkan bagaimana tacit dan explicit
knowledge bertransformasi dari satu bentuk ke bentuk lainnya sebagai bagian dari proses penciptaan
knowledge. Metode ini terkenal dengan sebutan SECI (Socialization, Externalization, Combination dan
Internalization). Secara sederhana dari ke empat teori tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Socialization;
Metode ini lebih kepada pengalaman seseorang (tacit knowledge). Dimana seseorang yang
memiliki pengalaman diharapkan mau membagikan pengalaman atau ilmu yang didapat
tersebut kepada orang lain (sharing knowledge). Bentuk sharing knowledge bisa berbagai
cara, misalnya: melalui seminar, diskusi kelompok, menjadi motivator dan masih banyak lagi.
2. Externalization;
Singkatnya adalah Tacit to Explicit. Ini lebih kepada bagaimana ilmu yang sudah di-sharing-
kan tersebut didokumentasikan dengan baik sehingga dapat rapi tersimpan dengan
sempurna. Bentuknya bisa berupa: ebook, perpustakaan, jurnal dan masih banyak lagi.
3. Combination;
Mengandung arti bahwa dari dokumen yang sudah ada tersimpan sebelumnya, kandungan
materi atau isinya bisa diubah (ditambah/dikurangi) menyesuaikan dengan kondisi yang
ada. Dengan demikian, sejumlah teori ilmu-ilmu yang tersimpan tersebut akan semakin
bertambah baik lagi.
Gambar 2. Model SECI Nonaka dan Takeuchi
4. Internalization; Ini lebih kepada bagaimana seseorang tersebut belajar atau mempelajari hal-hal baru yang belum pernah dipelajari sebelumnya, sehingga dia akan memperoleh ilmu pengetahuan baru untuk menunjang karir pekerjaannya.
10
Secara umum, ada 5 (lima) hal komponen penting dari manajemen pengetahuan yaitu:
People, Processes, Culture, Structure, dan Technology. Lima hal tersebut tergantung pada perspektif
atau pandangan yang spesifik (Spender & Scherer, 2007). Ada 4 (empat) kemampuan pengetahuan
yang ditawarkan agar organisasi dapat fokus kepada penggunaan pengetahuan dalam meningkatkan
kecepatan organisasi dalam melakukan pengambilan keputusan. Empat hal tersebut adalah :
1. Impact of IT on Knowledge Management
Dampak dari pesatnya teknologi informasi sangat berpengaruh pada sistem manajemen
pengetahuan, termasuk metode penerapannya di setiap sistem informasi dapat berbeda-
beda tergantung pada kebutuhannya.
2. Workplace
Tempat kerja menjadi salah satu faktor yang mempengaruhi penggunaan manajemen
pengetahuan tersebut. Kondisi lingkungan tempat kerja dapat menjadi patokan akan tingkat
kebutuhan sistem MP ini. Semakin rumit dan luas, maka akan semakin beragam sistem yang
dapat diterapkan.
3. Community
Salah satu cara penerapan manajemen pengetahuan adalah melalui komunitas-komunitas
tertentu. Pada komunitas tersebut, pengetahuan yang dibagikan dapat lebih fokus dan
menambah wawasan di lingkup komunitasnya.
4. Individual
Kemauan dari masing-masing individu untuk berbagi pengetahuan merupakan tantangan
tersendiri dalam penggunaan manajemen pengetahuan. Dengan komitmen dan konsitensi
dalam berbagi, maka sistem MP dapat berjalan dengan baik.
2.2.2 Elemen Manajemen Pengetahuan
Terdapat dua elemen pokok di dalam manajemen pengetahuan yaitu kejelasan posisi
pengetahuan dalam organisasi dan kejelasan tata kelola pengetahuannya. Kejelasan akan dua hal
tersebut harus tertuang secara eksplisit dalam rencana dan strategi penerapan manajemen
pengetahuan, yakni:
a) Kejelasan Posisi Pengetahuan
Organisasi harus secara tegas menyatakan bahwa ke depan akan menjadi
organisasi pembelajaran yang mendasarkan segenap aktivitas dan proses pengambilan
keputusan pada data dan informasi yang valid, termasuk dalam penyusunan mekanisme,
prosedur, tata laksana maupun pengelolaan mobilitas personel di dalamnya. Organisasi
perlu secara tegas menyatakan bahwa semua pengetahuan adalah milik institusi. Setiap
unit kerja bisa saja menjadi produsen, pengelola atau pun penanggung jawab validitas
pengetahuan, tetapi bukan berarti memiliki hak untuk memiliki dan membatasi
kepemilikan dan akses akan pengetahuan.
b) Kejelasan Tata Kelola Pengetahuan
Setelah posisi data dan informasi sebagai sumber pengetahuan jelas, maka
organisasi selanjutnya perlu menetapkan tata kelola pengetahuan tersebut. Prinsip tata
kelola pada Manajemen Pengetahuan (MP) bersumber pada kejelasan posisi
pengetahuan. Walaupun semua pengetahuan adalah milik institusi, tidak berarti tidak
ada kejelasan otoritas yang dapat mengakses, merubah, dan menyebarkan pengetahuan
11
tersebut. Penanggung jawab terhadap validitas pengetahuan juga harus ada. Karena
sifatnya yang mencakup seluruh lini organisasi, maka aturan tata kelola ini harus
dikeluarkan oleh pucuk pimpinan dalam organisasi.
Pengetahuan-pengetahuan di dalam organisasi tersebut bisa saja hilang, hal ini dapat terjadi
karena perpindahan pekerjaan atau meninggal dunia dari orang yang memilikinya atau pengetahuan
tersebut sudah tidak dipergunakan lagi atau sudah usang. Kehilangan pengetahuan ini tentunya
merupakan kehilangan investasi yang sangat berharga dari perusahaan.
Jika organisasi kurang memperhatikan pengelolaan pengetahuan dengan sistematik, maka
perusahaan akan mendapatkan hal-hal yang merugikan seperti:
1. Kehilangan investasi yang dilakukan untuk sumber daya manusia (SDM), riset dan
pengembangan (R&D), dan juga pengalaman-pengalaman yang diperoleh,
2. Kehilangan peluang-peluang perusahaan dalam pasar dan pengembangan bisnis (business
development), dan
3. Kehilangan visi dan misi perusahaan untuk dapat tumbuh.
Dengan adanya kerugian-kerugian yang terjadi dikarenakan tidak adanya pengelolaan
pengetahuan di dalam perusahaan, maka organisasi harus mempunyai tiga langkah utama yang
sangat penting untuk dilakukan:
1. Menjadikan pengetahuan dan proses pengetahuan yang lebih eksplisit di lingkungan
perusahaan,
2. Mengembangkan kerangka strategik untuk mengarahkan eksploitasi pemanfaatan
pengetahuan yang terdapat dalam produk, jasa dan juga proses perusahaan, dan
3. Memperkenalkan metoda yang lebih sistematik untuk pengelolaan pengetahuan (Knowledge
Management).
2.2.3 Tiga Komponen Manajemen Pengetahuan
Dalam artikelnya yang berjudul EFQM Excellence Model and Manajemen Pengetahuan
Implications, Dilip Bhatt seorang konsultan Manajemen Pengetahuan mengungkapkan tiga
komponen Manajemen Pengetahuan yang terdiri dari (Bhatt, 2000):
Gambar 3. Tiga Komponen Manajemen Pengetahuan menurut Bhatt
1. People aspects terdiri dari pendidikan, pengembangan, rekrutmen, motivasi, retensi, organisasi,
uraian pekerjaan, perubahan budaya perusahaan, dan mendorong adanya pengembangan
12
pemikiran, kerjasama dan partisipasi seluruh pegawai (share knowledge to creating value through
social interaction);
2. Process aspects terdiri dari proses inovasi, perbaikan berkelanjutan, dan perubahan radikal
seperti reengineering;
3. Technology aspects terdiri dari informasi dan decision support system, knowledge based system, dan
data mining.
Ketiga elemen tersebut merupakan elemen penting yang dapat menentukan keberhasilan
implementasi sistem MP. Bahkan dikatakan bahwa Manajemen Pengetahuan (MP) itu sendiri tak lain
adalah integrasi dari masyarakat dan proses, yang kemudian dimungkinkan dengan teknologi dapat
memfasilitasi pertukaran informasi, pengetahuan dan keahlian untuk meningkatkan kinerja
organisasi.
Hubungan di antara masyarakat, proses, dan teknologi dapat dikatakan sebagai berikut:
a. Manajemen pengetahuan dibangun dari pengetahuan yang ada pada pekerja yang ada di
organisasi. Dalam hal ini, orang-orang yang berkepentingan tersebut berbagi
pengetahuan yang mereka punya, mengelola pengetahuan tersebut dalam siklus
berkesinambungan, serta menggunakan pengetahuan tersebut dalam menganalisa dan
menyelesaikan suatu masalah;
b. Aktivitas transfer dan berbagi pengetahuan hanya akan efektif jika proses diterapkan di
organisasi yang mendukung untuk itu. Tanpa adanya proses yang jelas, maka tidak akan
dapat tercipta budaya berbagi pengetahuan di dalam organisasi;
c. Sebagai perekat kedua elemen tersebut, teknologi merupakan elemen yang tak kalah
penting untuk menjadikan proses berbagi pengetahuan menjadi suatu kegiatan yang
mungkin dilakukan dengan seefisien mungkin. Tanpa teknologi, proses yang telah
didefinisikan tidak akan dapat berjalan dengan optimal.
2.2.4 Empat Pilar Manajemen Pengetahuan
Hal terpenting dalam manajemen pengetahuan adalah empat pilar utama dalam
penerapannya sebagaimana yang dikemukakan oleh Stankosky (2000), seperti tercantum pada
Gambar 4.
Stankosky menjelaskan bahwa empat pilar tersebut menopang kekuatan dalam arsitektur
manajemen pengetahuan:
1. Kepemimpinan (Leadership). Kepemimpinan mengembangkan strategi yang dibutuhkan untuk
keberhasilan dalam sebuah lingkungan. Strategi itu menentukan visi dan harus menyelaraskan
MP dengan strategi bisnis untuk mendorong nilai dari MP ke seluruh organisasi. Fokusnya adalah
membangun dukungan dari para eksekutif.
2. Organisasi (Organization). Memperkenalkan MP membutuhkan perubahan dalam organisasi,
dan MP dituntut untuk menjadi katalis dalam budaya perusahaan. Untuk memulai perubahan
dalam organisasi, MP harus diintegrasikan dengan proses bisnis.
3. Teknologi (Technology). Sebagai alat dalam MP yang sangat penting. Menentukan dan
mendefinisikan kemampuan IT sangat penting agar sesuai dan sejalan dengan kebutuhan
organsisasi.
13
Gambar 4. Empat Pilar Manajemen Pengetahuan
4. Pembelajaran (Learning). Pembelajaran dalam organisasi (organizational learning) harus
diarahkan kepada pendekatan seperti peningkatan komunikasi, menjalankan tim yang lintas-
fungsi, dan menciptakan komunitas belajar. Dalam konteks ini belajar dapat dideskripsikan
sebagai mendapatkan knowledge atau kemampuan melalui belajar, pengalaman, atau instruksi-
instruksi. Manusia (people) memainkan peranan penting dalam hal ini, baik dalam
mengoperasikan SMP sebagai alat untuk mendukung perusahaan, berkolaborasi, berkomunikasi,
sharing idea, dan sebagainya.
2.2.5 Berbagi Pengetahuan
Secara konseptual perilaku berbagi pengetahuan dapat didefinisikan sebagai tingkatan
sejauh mana seseorang secara aktual melakukan kegiatan berbagi pengetahuan (Bock dan Kim,
2002a; Bock dan Kim, 2002b). Berbagi pengetahuan dapat pula dipahami sebagai perilaku ketika
seseorang secara sukarela menyediakan waktu terhadap orang lain mengenai pengetahuan dan
pengalamannya (Hansen dan Avital, 2005).
Lin Lu et al. (2006) menyatakan bahwa dimungkinkan terjadinya proses yang berbeda dalam
berbagi pengetahuan tacit dan pengetahuan eksplisit. Oleh karena itu, dalam penelitiannya, perilaku
berbagi pengetahuan diuraikan ke dalam perilaku berbagi pengetahuan tacit dan perilaku berbagi
pengetahuan eksplisit.
Kepemimpina
n
Kepemimpina
n
Organisasi
Teknologi Pembelajara
n
14
2.2.6 Alat dan Teknik Manajemen Pengetahuan
Berikut beberapa alat dan teknik yang dapat digunakan pada penerapan manajemen
pengetahuan:
1. Brainstorming
Brainstorming adalah cara yang mudah untuk membantu sekelompok orang untuk
menghasilkan ide-ide yang baru dan tidak biasa. Prosesnya dibagi menjadi dua bagian, yaitu
divergensi dan konvergensi. Selama fase divergen, setiap orang sepakat untuk menunda
pertimbangan mereka. Dengan kata lain, semua ide akan dibenarkan. Sementara itu, selama fase
konvergen, para peserta akan menggunakan pertimbangan mereka, tetapi melakukannya dengan
cara ‘positif’ yaitu, mereka mencari apa yang mereka sukai tentang ide-ide tersebut sebelum
menemukan kekurangannya.
Brainstorming berguna ketika ada kebutuhan untuk menghasilkan sejumlah pilihan atau ide-
ide yang relatif besar. Hal ini tidak sesuai ketika sebuah masalah diketahui memiliki solusi tepat
tunggal yang membutuhkan analisis cermat untuk menentukan solusi tersebut. Misalnya,
brainstorming tentang solusi yang tepat untuk masalah matematika mungkin akan menjadikan
penggunaan waktu yang buruk. Brainstorming dapat digunakan di hampir semua situasi di mana
sekelompok (terdiri dari dua orang atau lebih) dapat menemukan ruang untuk bekerja bersama-
sama. Ruang yang sederhana seperti dilengkapi dengan meja-bersama dan beberapa potongan
kertas kosong di atasnya untuk dituliskan ide-ide.
2. Learning Reviews
Ini adalah teknik yang digunakan oleh tim proyek untuk membantu pembelajaran tim dan
individu selama proses kerja. Hal ini dapat dilakukan setelah kejadian yang diidentifikasi. Sebuah
kejadian dapat berupa seluruh tindakan kecil atau bagian diskrit dari tindakan yang lebih besar,
misalnya, pertemuan perencanaan proyek.
Tujuan dari Learning Reviews adalah agar anggota tim terus belajar secara berkelanjutan
sambil melaksanakan proyek. Anggota tim harus mampu belajar dengan cepat, dan beradaptasi
dalam rangka meningkatkan proyek. Biasanya, anggota tim meneruskan sebuah proyek atau tugas
tanpa menggambarkan sampai selesainya proyek tersebut. Hal ini tidaklah cukup baik, jika harus
menunggu selesainya proyek, untuk tinjauan dalam mengambil pelajaran (lesson learned). Belajar
sambil mengerjakan, memungkinkan baik individu dan tim untuk belajar langsung dari keberhasilan
dan kegagalan, terlepas dari lamanya durasi proyek.
3. Communities of Practice
Dr Etienne Wenger dan timnya ilmuwan sosial adalah salah satu pelopor awal untuk
membangun konsep Communities of Practice (COP) melalui studi mereka pada saat magang sebagai
model pembelajaran. Mereka menemukan bahwa hubungan sosial ketika magang memungkinkan
pembelajaran secara efektif dan kemudian menamai mereka dengan Communities of Practice. COP
menjadi salah satu fokus utama dari manajemen pengetahuan (Knowledge Management) setelah
buku pertama mereka untuk COP, Communities of Practice – Learning, Meaning, and Identity,
diterbitkan pada tahun 1998. Sejak itu, COP telah memainkan peran penting dalam konteks
manajemen pengetahuan (MP) terutama untuk berbagi pengetahuan umum di luar
divisi/departemen resmi dan, memang, sebagai alat untuk mem-break-down pembatas untuk aliran
pengetahuan di seluruh organisasi.
15
COP adalah kelompok masyarakat yang membagikan perhatian atau passion untuk sesuatu
yang mereka lakukan, dan belajar bagaimana melakukannya dengan lebih baik saat mereka
berinteraksi secara teratur. Dalam konteks MP, COP dibentuk―sengaja atau spontan―untuk
membagikan dan membuat keterampilan umum, pengetahuan, dan keahlian di antara karyawan.
COP biasanya adalah untuk berbagi dan mengembangkan keterampilan umum, pengetahuan, dan
keahlian, contohnya seperti sekelompok engineer yang bekerja untuk masalah yang sama, ahli
jaringan yang mengeksplorasi teknik baru, atau pertemuan manajer pertama kali untuk membantu
satu sama lain. Ada juga beberapa COP yang fokus untuk menghasilkan pengetahuan dan inovasi
baru. Ukuran COP bervariasi dari 2-3 orang hingga ribuan orang, dan anggota keahlian bisa jadi
homogen atau heterogen.
4. Taxonomy
Taxonomy adalah sebuah teknik yang menyediakan struktur untuk mengatur informasi,
dokumen, dan perpustakaan dengan cara yang konsisten. Struktur ini membantu orang menavigasi,
menyimpan, dan mengambil data dan informasi yang dibutuhkan di seluruh organisasi secara efisien.
Itu membangun alur kerja alami dan pengetahuan kebutuhan dalam struktur intuitif. Taxonomy
dapat dianggap sebagai sistem klasifikasi, dengan kata lain, 'Daftar Isi' untuk modal pengetahuan
organisasi. Taxonomy juga menyediakan petunjuk untuk keahlian dan pengetahuan yang berbasis
manusia. Taxonomy biasanya mencakup hirarki yang mengacu pada konsep dan istilah, dan
Informasi "tag" yang selanjutnya mengidentifikasi dan mengkategorikan elemen-elemen konten.
Taxonomy juga dapat mencakup pelabelan metadata, yang memungkinkan data atau informasi
primer dikelola dan dimanipulasi secara sistematis. Hasil metadata ini dalam struktur hirarki, yang
jika dilakukan dengan benar, tidak hanya memungkinkan pemetaan dengan bagian-bagian kata
tetapi juga memungkinkan pemetaan dengan konsep dan inferensi.
Banyak organisasi membangun dan menerapkan struktur taksonomi sebagai tata kelola pada
aset pengetahuan mereka dan untuk membangun tenaga kerja yang kolaboratif. Taxonomy juga
dapat digunakan untuk membangun konsensus, pemahaman, dan visi bersama untuk membantu
mem-break-down pondasi fungsional dari sebuah organisasi. Organisasi kini mulai menyadari
pentingnya hubungan antara taxonomy dan budaya perusahaan dan pentingnya memiliki bahasa
yang umum untuk membicarakan tentang informasi mission-critical.
5. Knowledge Mapping (Pemetaan Pengetahuan)
Knowledge Mapping atau pemetaan pengetahuan adalah suatu proses ketika organisasi dapat
mengidentifikasi dan mengkategorikan aset pengetahuan dalam organisasi mereka―orang, proses,
konten, dan teknologi. Itu memungkinkan organisasi untuk meningkatkan keahlian dari orang-orang
yang ada dalam organisasi, serta mengidentifikasi hambatan dan kendala untuk memenuhi tujuan
dan sasaran strategis. Hal itu untuk membangun peta jalan untuk mencari informasi yang dibutuhkan
untuk membuat penggunaan yang terbaik dari sumber daya, terlepas dari sumber atau bentuknya.
Dengan demikian, bentuk Knowledge Mapping adalah bervariasi, tergantung pada strategi
pengetahuan perusahaan. Jika berfokus pada kodifikasi dan penggunaan kembali pengetahuan
eksplisit, peta akan diisi dengan pengetahuan eksplisit, seperti dokumen inti, konten di intranet, data
transaksi dengan pelanggan, dan lain-lain. Di sisi lain, jika perusahaan berfokus pada peningkatan
kemampuan individu, peta akan terdiri dari banyak pengetahuan tacit, seperti pengetahuan
bagaimana caranya, jaringan sosial, dan lain-lain.
16
Pemetaan pengetahuan mencakup semua proses dan alat untuk menggambarkan perspektif
pemain/pemeran, sumber, aliran, hambatan, dan merosotnya pengetahuan dalam suatu organisasi.
Knowledge mapping adalah bantuan navigasi untuk pengetahuan baik eksplisit dan tacit,
menunjukkan pentingnya dan hubungan antara penyimpanan dan dinamika pengetahuan. Peta yang
terakhir dapat mengambil beberapa bentuk, dari tampilan bergambar hingga direktori yellow pages,
dengan topik terkait.
6. Portal Pengetahuan
Ada sering banyak kebingungan antara perihal 'information portal’ dan ‘knowledge portal’.
Portal informasi sering digambarkan sebagai pintu gerbang menuju informasi yang dikodifikasi dan
digital, biasanya dimuat pada dokumen dan basis data, untuk memungkinkan pengguna memiliki
satu lagi cara sederhana dalam menavigasi ke arah informasi yang diinginkan. Biasanya, informasi
ini disusun dan direncanakan.
Namun, ‘knowledge portal’ jauh lebih dari information portal. Portal pengetahuan dibangun
di atas portal informasi. Jika informasi merupakan penyedia pengetahuan, yang terbuat secara
eksternal dan eksplisit untuk berkomunikasi dengan yang lain dalam cara yang terstruktur, hal itu
ditetapkan sebagai informasi sampai para pencari/pembaca memprosesnya (proses pembelajaran)
dan mengintegrasikanya ke dalam pengetahuan akal sehat yang dimiliki oleh pencari tersebut (di
dalam kepala).
Portal pengetahuan mempercepat proses pembelajaran ini dan mempermudah perpindahan
antara bentuk pengetahuan tacit dan eksplisit dengan lebih efektif. Portal pengetahuan serta yang
mengandung informasi terstruktur, berisi jaringan dan komunitas pengetahuan, forum diskusi, dan
ruang kerja yang kolaboratif untuk lebih baik lagi dalam mendorong, memunculkan, dan mentransfer
pertukaran yang lebih 'spontan' bagi pengetahuan tacit.
Portal pengetahuan juga biasanya berisi 'expert locator'―semacam direktori 'Who's Who'
untuk membantu orang menemukan dan terhubung dengan para ahli. Portal pengetahuan yang baik
adalah 'knowledge asset centric' atau dapat disebut juga sebagai Pusat Aset Pengetahuan. Itu artinya,
ia dirancang untuk pegawai pengetahuan agar mencari dan bekerja pada aset pengetahuan yang
kuncinya dengan mudah di dalam area pengetahuan kunci dari organisasi.
7. Video Sharing
Dalam bentuk yang paling sederhana, video sharing adalah kemampuan untuk
mempublikasikan konten video, baik kepada audiens yang spesifik atau seluruh dunia. Selain
membagikan konten, sebagian besar pengelolaan situs juga memungkinkan beberapa tingkat diskusi.
Video adalah media yang sangat kuat untuk menangkap, membagikan, dan memakai pengetahuan.
Ketersediaan hari-hari ini atas murahnya kamera video dan software editing berbasis PC telah
mengartikan bahwa sekarang hampir semua orang praktis untuk membuat video mulai dari yang
sederhana seperti petunjuk ‘how to ...', sampai merekam presentasi konferensi secara lengkap. Video
sharing memungkinkan siapa saja untuk merasakan pengalaman terbaik berikutnya untuk berada di
sana.
2.3 Budaya Organisasi
Budaya organisasi memiliki hubungan yang sangat erat dengan manajemen pengetahuan dalam
hal dukungan terhadap terciptanya lingkungan dan suasana yang memungkinkan terjadinya proses
berbagi pengetahuan di dalam lingkungan organisasi tersebut. Apabila organisasi tidak menganggap
17
bahwa berbagi pengetahuan merupakan sesuatu hal yang penting bagi kemajuan organisasi, maka
budaya yang tercipta dalam organisasi tersebut tidak akan mendukung terciptanya atmosfir
knowledge sharing.
Sebagai contoh organisasi yang sudah terbiasa membiarkan karyawannya bekerja secara
individualis atau tidak pernah meminta masukan dan saran dari karyawan melalui forum diskusi
atau rapat maka tidak akan pernah terjadi proses berbagi pengetahuan dalam organisasi. Dengan
kondisi seperti ini, maka yang terjadi adalah karyawan selalu bekerja sendiri dan tidak dalam
kelompok, organisasi dalam mengambil keputusan tidak pernah melibatkan karyawan.
Solusi untuk permasalahan di atas adalah dengan membangun budaya berbagi pengetahuan di
dalam organisasi tersebut, sehingga:
1. Berbagi pengetahuan adalah suatu hal yang biasa (norma),
2. Orang-orang didorong untuk bekerja bersama, berkolaborasi, dan berbagi, serta
3. Menghargai mereka yang mau melakukan hal-hal tersebut.
Dengan kata lain istilah pengetahuan adalah kekuatan (knowledge is power) telah bergeser
menjadi berbagi pengetahuan lebih kuat (knowledge sharing is more powerful).
2.4 Contoh Penerapan Manajemen Pengetahuan
2.4.1 Luar Negeri
2.4.1.1 Manajemen Pengetahuan Singapure Armed Forces (SAF)
SAF adalah sebuah organisasi tertutup milik pemerintah yang biasanya cenderung
"merahasiakan" metode kerja dan penggunaan sistem aplikasi dalam standar operasional mereka.
Namun yang terjadi pada SAF justru sebaliknya. SAF cukup terbuka dan mau berbagi dengan
masyarakat luas. Dan itu menunjukkan bahwa mereka adalah organisasi yang solid, terorganisir
dengan rapi dan layaknya siap menghadapi segala tantangan.
Ada dua hal yang bisa kita contoh dari SAF dalam penerapan Manajemen Pengetahuan (MP)
di sebuah organisasi. Pertama adalah penerapan budaya pembelajaran dalam menerima kesalahan
(tolerant of mistakes). Toleransi terhadap kesalahan disini merupakan bagian dari proses
pembelajaran dimana sekecil apapun kesalahan harus terdokumentasi dengan baik sehingga bisa
mencegah hal tersebut terulang lagi dan membantu orang lain untuk tidak melakukan kesalahan
yang sama. Jadi kesalahan juga harus dihargai sebagai pengetahuan dan bukan sebagai hal yang
harus ditutup-tutupi atau bahkan tabu untuk dibicarakan.
Dalam model Manajemen Pengetahuan (MP), manusia memegang peranan kunci dalam
menentukan keberhasilan penerapan sebuah sistem MP, dan justru pada faktor inilah kesalahan
seringkali terjadi (human error). Jika sebuah kesalahan terjadi, hal tersebut harus dibicarakan dan
bahkan diperdebatkan pada sesi Leadership Dialogues yang kemudian di-share kepada bagian terkait
berdasarkan chain of command (jalur komando).
Hal kedua yang bisa kita contoh dari SAF dalam penerapan MP adalah adanya sebuah forum
diskusi online untuk berbagi informasi dan pengalaman. SAF menggunakan sistem learning network
yang mereka namakan eSILK. Ini merupakan sebuah sistem dengan platform serbaguna dan fleksibel
yang memungkinkan para anggota SAF saling berbagi informasi dan pengalaman dengan cara
membuat sebuah blog pribadi sehingga siapa saja bisa langsung memberikan komentar dan belajar
18
secara online. Sebagai contoh jika ada anggota SAF yang dikirim ke sebuah pelatihan combat strategy
terbaru, mereka diwajibkan untuk sharing hal-hal apa saja yang sudah dipelajari dengan cara meng-
update blog pribadi mereka. Dengan demikian, anggota SAF lainnya dapat dengan segera mengetahui
informasi terbaru tersebut. Ini juga membantu proses coaching dan pembahasan hal tersebut lebih
lanjut secara online.
2.4.2 Dalam Negeri
2.4.2.1 Manajemen Pengetahuan di LSM Perkumpulan Pikul - Lingkar Belajar Komunitas
Bervisi
PIKUL adalah organisasi nirlaba, non-pemerintah yang didirikan pada tahun 1998. Sejak
berdirinya, PIKUL diberi mandat untuk memperkuat kapasitas lokal dan lembaga-lembaga di
Indonesia Timur. Saat ini, PIKUL melayani mandatnya dengan memfasilitasi para champions dan
masyarakat untuk membuat dan mencapai visi mereka yang resilien/berketahanan.
Pendekatan yang dilakukan oleh PIKUL berdasarkan Aset (Asset Based Approach/ABA),
PIKUL percaya bahwa semua manusia dan masyarakat memiliki KEKUATAN dan SUMBER DAYA, dan
dengan visi yang jelas mereka akan mampu merebut kembali masa depan mereka.
A. Kerangka Kerja dan Pembelajaran
PIKUL menggunakan Appreciative Inquiry (AI) sebagai kerangka dari bekerja dan belajar. Dengan
AI, PIKUL terus menyelidiki apa yang terbaik dalam masyarakat dan komunitas, apa potensi dan
peluang yang akan memungkinkan mereka untuk mencapai visi masa depan mereka.
B. Strategi dan Aktifitas
Strategi 1 | Lingkar Belajar Komunitas Bervisi (LBKB):
1. Menemukan aktor yang melakukan aktifitas inovatif di tingkat lokal
2. Melakukan “visioning” champions (aktor perubahan) dan masyarakat, berbasis daerah dan
berbasis tema/isu
3. Memfasilitasi percepatan inovasi dan pengembangan aktor perubahan.
4. Memfasilitasi jaringan aktor perubahan yang efektif, memungkinkan proses belajar mereka
terjadi melintasi batas-batas geografis
Strategi 2 | Membangun dan Mengembangkan Wacana Tanding:
1. Penelitian krisis sosio-ekologi dan inovasi di Indonesia Timur
2. Mempublikasikan profil para pelaku perubahan di masyarakat, termasuk visi dan inovasi
mereka.
19
BAB III PROFIL DIREKTORAT TATA RUANG DAN PERTANAHAN
3.1 Tugas Pokok dan Fungsi Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan
Secara singkat uraian tugas pokok dan fungsi Unit Kerja Eselon II Direktorat Tata Ruang dan
Pertanahan yang berada di Kedeputian Bidang Pengembangan Regional dan Otonomi Daerah,
berdasarkan Peraturan Menteri PPN/Kepala Bappenas No 5/2007 tentang Organisasi dan Tata Kerja
Kementerian Negara PPN/Bappenas adalah melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan,
koordinasi, sinkronisasi pelaksanaan penyusunan dan evaluasi perencanaan pembangunan nasional
di bidang tata ruang dan pertanahan serta pemantauan dan penilaian atas pelaksanaannya (Pasal
437).
Sementara dalam menyelenggarakan fungsinya, Direktorat mempunyai fungsi sesuai dengan
Pasal 438, sebagai berikut:
a. penyiapan perumusan kebijakan perencanaan pembangunan nasional di bidang tata ruang dan
pertanahan;
b. sosialisasi dan koordinasi pelaksanaan kebijakan perencanaan pembangunan nasional di bidang
tata ruang, dan pertanahan;
c. pelaksanaan penyusunan rencana pembangunan nasional dan rencana pendanaannya di bidang
tata ruang dan pertanahan dalam jangka panjang, menengah, dan tahunan;
d. pengkajian kebijakan perencanaan pembangunan nasional dibidang tata ruang dan pertanahan;
e. pemantauan, evaluasi dan penilaian kinerja pelaksanaan rencana pembangunan nasional di
bidang tata ruang dan pertanahan;
f. penyusunan rencana kerja pelaksanaan tugas dan fungsinya serta evaluasi dan pelaporan
pelaksanaannya; dan
g. melakukan koordinasi pelaksanaan kegiatan-kegiatan pejabat fungsional perencana di
lingkungan direktoratnya.
3.2 Struktur Organisasi
Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan, Kementerian PPN/Bappenas terdiri dari Direktur,
Sub Direktorat Tata Ruang, Sub Direktorat Pertanahan, dan Sub Direktorat Informasi Sosialisasi Tata
Ruang Pertanahan. Dalam menjalankan tugas dan fungsinya, peran para Fungsional Perencana
Pertama, Muda, dan Madya yang ada sangat membantu dalam penyelesaian tugas terkait bidang tata
ruang dan pertanahan serta pengelolaan sistem informasi sosialisasi tata ruang dan pertanahan.
Struktur Organisasi Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan dapat dilihat pada Gambar 5.
20
Gambar 5. Struktur Organisasi Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan 2014
3.3 Sistem Informasi Tata Ruang dan Pertanahan
Berdasarkan tugas pokok dan fungsi serta struktur organisasi yang ada di Direktorat Tata
Ruang dan Pertanahan, salah satu Sub Direktorat yang menangani langsung dalam pengelolaan
sistim informasi adalah Sub Direktorat Informasi Sosialisasi Tata Ruang dan Pertanahan (Subdit
Infosos TRP). Tugas dari Subdit Infosos TRP ini mengumpulkan data dan informasi tata ruang dan
pertanahan, melaksanakan inventarisasi kebijakan di bidang tata ruang dan pertanahan, serta
melakukan sosialisasi dalam pelaksanaannya. Oleh karena itu, dalam penyelenggaraannya Subdit
Infosos mempunyai fungsi sebagai berikut:
pelaksanaan sosialisasi hasil pengkajian kebijakan di bidang tata ruang dan pertanahan; pelaksanaan koordinasi dan sinkronisasi perencanaan pembangunan nasional di bidang
informasi tata ruang dan pertanahan; penyusunan rencana pembangunan nasional di bidang informasi tata ruang dan pertanahan; penyusunan rencana pendanaan pembangunan di bidang informasi tata ruang dan pertanahan; pelaksanaan inventarisasi dan analisis berbagai kebijakan dan informasi yang berkaitan dengan
penyiapan rencana pendanaan pembangunan di bidang informasi tata ruang dan pertanahan; pemantauan, evaluasi, penilaian, dan pelaporan atas pelaksanaan rencana, kebijakan, dan
program-program pembangunan di bidang informasi tata ruang dan pertanahan.
Direktur TRP:
Dr. Ir. Oswar Mungkasa, MURP
Kasubdit Tata Ruang:
Mia Amalia, PhD
Kasubdit Pertanahan:
Uke M. Hussein, MPP
Kasubdit Infosos:
Santi Yulianti, MM
Fungsional
Perencana
Administrasi:
Sylvya K.
Cecep Saryanto
•Madya: Rinella Tambunan, MPA; Nana Apriyana, MT; Hernydawati, ME.
•Muda: Khairul Rizal, ST, MPP; Aswicaksana, MT, MSc; Agung Dorodjatoen, MSc;
•Pertama: Raffli Noor, SSi.
Fungsional Perencana
•Riani Nurjanah, ST; Cindie Ranotra, ST; Octavia Rahma M, SH; Chandrawulan Padmasari, ST; Zaharatul ST; Linggar Wahyusagara, S.Kom.
•Idham Khalik, MP; Gita Nurrahmi, ST; Dea Chintantya, ST; Marhensa Aditya Hadi, S.Si; Reza Nur Irhamsyah, ST.
•Indra Ade, S.Kom; Gina Puspitasari, ST; Astri Yulianti, S.I.Kom.
Tenaga ahli (outsource)
•Redha Sofiya, ST; Pratiwi Khoiriyah; Sukino
•Sukwad; Ujang S; Maman H
•Mahfudin; Widodo; Agung Pribadi Yahya
Tenaga pendukung
21
Untuk mendukung tugas pokok dan fungsi tersebut Subdit Infosos TRP mempunyai beberapa kegiatan dan produk yaitu:
1) Sosialisasi Kajian Direktorat TRP. Tahun 2014, kajian TRP kembali disosialisasikan pada
konferensi Indonesian Regional Science Association (IRSA), yang telah dilaksanakan pada 2-
3 Juni 2014 di Makassar. Pada konferensi ini, Direktorat TRP mempresentasikan dua
makalah, yaitu: (i) Background Study of The National Medium Term Development Plan 2015-
2019; dan (ii) Spatial Planning Policy: Third National Medium Term Development Plan’s
Background Study. Kedua kajian tersebut merupakan kajian yang telah dilaksanakan pada
tahun 2013, sebagai bagian dari proses penyusunan RPJMN 2015-2019. Hasil kajian ini juga
telah dipublikasikan melalui media publikasi lainnya, seperti portal TRP, newsletter, buletin
TRP, milis, dan website TRP.
2) Portal TRP (tataruangpertanahan.com). Portal TRP berbentuk portal informasi yang
berfokus pada isu tata ruang dan pertanahan. Update konten berita dan kliping dilakukan
setiap hari. Untuk menu portal dapat dilihat pada Gambar 6. Pada menu berita, konten di
dalamnya meliputi: (i) kegiatan internal; (ii) kegiatan eksternal TRP; dan (iii) berita seputar
tata ruang dan pertanahan.
Gambar 6. Menu Portal Tata Ruang dan Pertanahan
Beranda Berita
Berita dan isu-isu terbaru
terkait TRP
Pustaka
Kebijakan
Panduan
Buku
Disertasi/
Thesis
Majalah
Artikel
Bahan Tayangan
Booklet
Leaflet
Regulasi
Ketetapan MRP
UU/Perpu
PP
Perpres
Kepmen
Perda
Data
Fakta
Data Dasar
Status Penyelesaian
RTRW Provinsi
Status Penyelesaian
RTRW Kabupaten
Status Penyelesaian RTRW Kota
Hari Penting
Profil Tata Ruang
Kliping
22
Berdasarkan data statistik Januari – Juni 2014, jumlah pengunjung portal TRP cenderung
meningkat setiap bulannya, termasuk pengunjung baru, seperti terlihat pada Tabel 2 dan Gambar
7.
Tabel 2. Jumlah Pengunjung Portal TRP
Month Jan Feb Mar April Mei Juni Juli Agu Sept Okt Nov
Unique
Visitor 0 208 183 196 247 276 847 1263 1868 2185 2340
Number
visits 0 361 392 383 346 412 2541 3789 5604 6555 7020
Pages 0 1530 3049 1531 1019 1892 2402 2920 4343 6895 7400
Total 0 2099 3624 2110 1612 2580 5790 7972 11815 15635 16760
( Sumber: Google Analytic. Data hingga 30 November 2014)
Gambar 7. Statistik Portal Tata Ruang dan Pertanahan
( Sumber: Google Analytic. Data hingga 30 November 2014)
3) e-BKPRN. e-BKPRN merupakan aplikasi yang diciptakan untuk memudahkan koordinasi
antar-anggota BKPRN. Dalam pengembangannya, telah dilakukan pemutakhiran aplikasi
Jan Feb Mar Apr Mei Juni Juli Agu Sept Okt Nov
Unique Visitors 0 0 361 392 383 346 412 2541 3789 5604 6555 7020
Number of visits 0 0 208 183 196 247 276 847 1263 1868 2185 2340
0
1000
2000
3000
4000
5000
6000
7000
8000
9000
10000
PEN
GU
NJU
NG
STATISTIK PORTAL TRP
23
berdasarkan hasil evaluasi uji coba di sekretariat BKPRN, dan juga telah dilakukan perbaikan
terhadap buku panduannya.
4) Buletin Tata Ruang dan Pertanahan secara berkala. Buletin Tata Ruang dan Pertanahan
(disebut dengan Buletin TRP) adalah buletin yang terbit dua kali dalam setahun, yang
bertujuan mengupas isu-isu terkini terkait bidang tata ruang dan pertanahan. Buletin ini akan
disampaikan kepada seluruh anggota Badan Koordinasi Penataan Ruang Nasional (BKPRN),
pemerintah daerah, perguruan tinggi dan para pemangku kepentingan penataan ruang dan
pengelolaan pertanahan. Buletin TRP Edisi I Tahun 2014 telah terbit pada awal Agustus 2014
dan telah didisribusikan ke lingkungan Kementerian PPN/Bappenas. Tema yang diangkat
pada edisi kali ini adalah “Babak Baru Pembangunan Bidang Tata Ruang dan Pertanahan:
RPJMN 2015-2019”. Tema ini diangkat mengingat pada tahun 2014 ini adalah tahun
penyusunan RPJMN 2015-2019.
5) Newsletter Tata Ruang dan Pertanahan. Newsletter TRP merupakan bagian dari kegiatan
sosialisasi informasi terbaru mengenai tata ruang dan pertanahan yang diterbitkan setiap
bulannya.
6) Website/Situs Tata Ruang dan Pertanahan (trp.or.id). Secara reguler, dilakukan update
konten berita setiap harinya pada website TRP. Beberapa konten di dalamnya, meliputi
kegiatan internal TRP dan berita seputar tata ruang pertanahan dari beberapa koran dan
situs berita. Proses ini dilakukan bertahap dan bersamaan dengan update konten pada portal
TRP.
7) Milis TRP (http://groups.google.com/forum/#!forum/tata-ruang-pertanahan). Milis TRP
merupakan forum komunikasi bagi pemangku kepentingan tata ruang dan pertanahan. Milis
TRP memiliki tujuan untuk menjadi wadah komunikasi bagi pemangku kepentingan di
Bidang Tata Ruang dan Pertanahan. Anggota milis terbuka untuk umum, baik individu
maupun institusi.
3.4 Manajemen Pengetahuan Pusat Data dan Informasi Bappenas
Pusat Data dan Informasi Perencanaan Pembangunan (Pusdatinrenbang) adalah unsur
penunjang yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bappenas melalui Sekretaris
Utama. Pusat Data dan Informasi Perencanaan Pembangunan mempunyai tugas menyediakan dan
mengembangkan prasarana Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK), melaksanakan
pengumpulan dan pengelolaan dokumen, arsip, kepustakaan, data, dan Informasi, serta
mengkoordinasikan pengembangan jaringan Informasi dan perpustakaan untuk menunjang
perencanaan pembangunan.
Pusat Data dan Informasi Perencanaan Pembangunan menyelenggarakan fungsi:
1. penyediaan dan pemeliharaan prasarana TIK;
2. pengkajian dan pengembangan prasarana TIK;
3. pengumpulan dan pengelolaan bahan pustaka, arsip, data dan informasi untuk menunjang
perencanaan pembangunan;
4. penyajian informasi dan publikasi perencanaan pembangunan;
24
5. pengelolaan perpustakaan dan pengembangan jaringan perpustakaan; dan
6. pelaksanaan koordinasi dalam penyajian basis data, informasi, dan penentuan platform TIK
sebagai sarana untuk mendukung perencanaan pembangunan.
Secara umum, Pusdatin memiliki tupoksi untuk mendukung data informasi dan teknologi
informasi. Untuk itu, Pusdatin telah menyusun MP di lingkup Bappenas dari tahun 2013, berupa
Kajian sebatas teori dan konsep MP secara menyeluruh jika nantinya sistem MP tersebut akan
diterapkan di Kementerian PPN/Bappenas. Tahun 2014, kegiatan MP Pusdatin dilanjutkan dengan
Kajian berupa Penguatan Instrumen Teknologi Informasi untuk MP. MP yang disusun oleh Pusdatin
masih bersifat makro, antara lain meliputi pengumpulan informasi terkait kegiatan proses
penyusunan RPJMN dan RKP di Kementerian PPN/Bappenas.
Saat ini Pusdatin memiliki tiga aplikasi yang bernaung di bawah kegiatan MP, yakni: (i) Hasil
Rapat Bappenas, yang didapat dari hasil rapim; (ii) Buka Warung, pengumpulan data proses
penyusunan RKP dari setiap Direktorat; dan (iii) e-monev, yang merupakan implementasi dari PP No.
39 Tahun 2006 yang memberikan informasi mengenai program kegiatan K/L. Sebelumnya, Pusdatin
pernah membuat aplikasi Jejaring Kerja yang merupakan bagian dari pemetaan kompetensi, namun
aplikasi tersebut kurang mendapat respon yang baik.
Untuk aplikasi MP yang meliputi RPJMN dan RKP tersebut, Pusdatin menggunakan aplikasi
timeline sederhana yakni SMILE WIDGETS. Terkait dengan kegiatan MP, Pusdatin mendapatkan
kesulitan karena kurangnya tanggapan dari pimpinan untuk kegiatan ini. Harapan pada masa yang
akan datang, perlu dukungan dan komitmen dari pimpinan dan seluruh unit kerja/Direktorat terkait
kegiatan MP dan dapat memberi peranan penting untuk perkembangan MP tersebut.
Secara umum, MP di TRP dan MP di Pusdatin memiliki konsep yang sama. Perbedaaannya,
Pusdatin lebih kepada memberi dukungan untuk bagian teknologi informasi yang memiliki cakupan
luas di lingkup Bappenas. Sementara MP TRP fokus kepada substansi dengan cakupan yang lebih
kecil untuk lingkup Direktorat. Dilihat dari ruang lingkupnya, MP TRP dapat menjadi sub-bagian dari
MP Pusdatin untuk lingkup Bappenas. Ke depan, MP TRP diharapkan dapat menjadi Pilot Project MP
Pusdatin untuk lingkup Bappenas.
25
BAB IV PENGEMBANGAN MANAJEMEN PENGETAHUAN DIREKTORAT TATA RUANG DAN PERTANAHAN
4.1 Proses Penyusunan Manajemen Pengetahuan
Upaya penerapan Manajemen Pengetahuan di Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan secara
tidak langsung sudah dirintis sejak tahun 2007. Melalui Subdit Informasi dan Sosialisasi Tata Ruang
dan Pertanahan, mulai diciptakan situs internet/website, leaflet ringkasan peraturan, Buletin TRP,
dan informasi digital lainnya yang didistribusikan kepada berbagai pemangku kepentingan.
Seiring perkembangan, sejak Tahun 2011 Direktorat TRP mulai aktif mengikuti konferensi
internasional untuk mensosialisasikan hasil kajian di Bidang Tata Ruang dan Pertanahan, sekaligus
untuk berbagi-tukar pengetahuan dengan pihak di luar birokrasi serta dengan peneliti dari berbagai
negara. Selain itu, untuk menutup kesenjangan pengetahuan internal Direktorat TRP, kami membuat
sistem informasi, yaitu e-TRP dan e-BKPRN. Tahun 2014, seluruh upaya tersebut akan diintegrasikan
dalam naungan Manajemen Pengetahuan (MP) Bidang Tata Ruang dan Pertanahan.
Inisiasi kegiatan Manajemen Pengetahuan atau yang kemudian disebut MP sudah dimulai sejak
tahun 2013. Awal 2014 dilakukan pertemuan pertama dengan mengundang Ir. Moh Haitan, seorang
ahli Sistem Informasi khususnya “Designing Knowledge Management System” (KMS) yang sudah
mempunyai banyak pengalaman dalam mengembangkan dalam bidang KMS. Oleh karena itu,
Direktorat TRP telah melakukan berbagai diskusi dan berbagi informasi serta pengetahuan dengan
tenaga ahli untuk mengidentifikasi dan memperoleh pemahaman awal tentang MP serta melihat
kebutuhan apa saja yang diperlukan dalam mengembangkan MP tersebut. Berikut adalah proses
kegiatan yang telah dilakukan:
1. Lokakarya (Workshop) Perdana Manajemen Pengetahuan TRP (5 Februari 2014)
Kegiatan lokakarya ini bertujuan untuk menyosialisasikan dan berdiskusi aktif dengan saling
berbagi dan belajar dalam mengupas konsep MP serta kemungkinan penerapannya untuk bidang
tata ruang dan pertanahan. Di masa mendatang, diharapkan kegiatan MP ini dapat menjangkau
lingkup yang lebih luas, yakni lingkup Kementerian PPN/Bappenas.
Kegiatan diskusi yang dilakukan merupakan langkah awal dari pengembangan MP di Dit. TRP
dalam meningkatkan kualitas kebijakan dan efektivitas kegiatan. Secara singkat, materi yang
disampaikan pada kegiatan tersebut, meliputi: 1) Konsep Manajemen Pengetahuan; 2) Pemetaan
Pengetahuan; 3) Portal Pengetahuan; 4) Manajemen Pengetahuan Reformasi Birokrasi Indonesia;
dan 5) Manajemen Pengetahuan Kementerian PPN/Bappenas dan TRP.
Melalui lokakarya tersebut, diketahui bahwa faktor utama dalam mengembangkan MP faktor
adalah keberadaan champion/leader. Sementara di dalam proses penerapan MP, tahapan yang paling
krusial adalah dari tahap pengumpulan-penyimpanan (store) ke tahap pendistribusian (share).
Tahap selanjutnya yang perlu dilakukan adalah perubahan paradigma dari masing-masing anggota,
kemudian dilakukan internalisasi dan implementasi. Namun, perubahan paradigma tersebut
26
menjadi salah satu kendala, karena paradigma yang dimiliki setiap orang berbeda, sehingga tidak
semua orang mau untuk saling berbagi data dan informasi.
Dengan mengembangkan sistem MP, maka akan terciptalah pengetahuan baru. Salah satu yang
termasuk di dalam sistem MP di Direktorat TRP adalah portal TRP yang fokus membahas mengenai
Tata Ruang dan Pertanahan. Portal TRP didefinisikan sebagai tempat untuk menyimpan semua data,
informasi, dan pengetahuan di satu lokasi. Sistem MP sendiri seharusnya tidak hanya berhenti di
portal saja, tetapi dapat dilakukan melalui advokasi, menyebarkan informasi secara luas melalui
milis, dan lain sebagainya.
Dalam lokakarya ini, ditemukan bahwa kondisi saat ini, penerapan MP untuk Kementerian
PPN/Bappenas masih berada pada tahap pengumpulan-penyimpanan, meskipun di beberapa
direktorat sudah pada tahap berbagi (share). Dari temuan ini, para peserta mengemukakan bahwa
seharusnya Kementerian PPN/ Bappenas telah berada pada tahap penciptaan (create). Dalam
prosesnya dari store ke share, selain diperlukan proses validasi, seharusnya pengetahuan di-create
terlebih dahulu, setelah itu baru kemudian di-share.
Dalam lokakarya dibahas secara singkat mengenai peta jalan manajemen pengetahuan dalam
lima tahun ke depan khusus untuk Bidang Tata Ruang dan Pertanahan serta implementasinya secara
internal Direktorat TRP maupun internal terbatas di Kedeputian Bidang Pengembangan Regional
dan Otonomi Daerah.
Melalui penerapan manajemen pengetahuan, secara khusus diharapkan aset intelektual,
pengetahuan, dan pengalaman yang ada di dalam organisasi dapat dikelola dengan baik. Secara
umum, seluruh pengetahuan yang telah terkumpul ini dapat meningkatkan kualitas pengambilan
keputusan. Dari hasil diskusi ini, disepakati bahwa Direktorat TRP akan mulai menyusun peta jalan
MP TRP, menyusun K-Map TRP dan menyusun jadwal dari setiap tahap proses pengembangan MP.
2. Lokakarya Penyusunan K-MAP Tata Ruang dan Pertanahan (20 Maret 2014)
Lokakarya dihadiri oleh tenaga ahli MP Direktorat TRP dan staf Infosos, serta Direktorat TRP.
Adapun tujuan kegiatan ini untuk menyusun rencana kerja kegiatan MP untuk Januari – Juli 2014.
Selain itu, dilakukan pula pembagian kelompok terkait pengumpulan pengetahuan TRP yang
disesuaikan dengan jumlah Subdit/Sekretariat yang berada di Direktorat TRP. Pembagian kelompok
ini terdiri atas lima kelompok yaitu Sekretariat BKPRN, Sekretariat RAN, Subdit Tata Ruang, Subdit
Pertanahan dan Subdit Infosos. Setiap kelompok tersebut memiliki seorang penanggung jawab untuk
membantu mempermudah komunikasi dalam proses penerapan MP tersebut.
Pembahasan yang dilakukan pada lokakarya ini, mencakup:
a. Finalisasi K-Map (Mind-Map) TRP
b. Terkumpulnya pengetahuan TRP yang ada
c. Kesiapan pengetahuan untuk digunakan
d. Aktifitas Pengembangan K-Map TRP.
Dari lokakarya ini, tenaga ahli menyampaikan bahwa untuk penetapan alat dan teknik yang akan
diterapkan bisa menggunakan COP atau AAR, yakni komunitas yang memiliki aktivitas, minat, dan
praktek yang sama. Biasanya penerapan MP di Indonesia lebih kepada sistem teknologi informasi
saja, padahal tidak seluruhnya terbatas pada teknologi informasi. Hal ini dikarenakan dalam MP ada
yang berupa dokumen saja maupun non dokumen yang terdapat di dalamnya pengetahuan yang bisa
memberikan masukan, seperti komentar.
27
Hasil dari kegiatan ini menyebutkan bahwa pemahaman sistem manajemen pengetahuan lebih
lanjut perlu dilakukan penjadwalan rutin terkait dengan pembagian kelompok, yang akan membahas
mengenai K-Map masing-masing kelompok. Pertemuan rutin tersebut dilakukan setelah awal Mei
2014 dengan pembagian setiap kelompok masing-masing selama 1,5 jam dalam seminggu.
3. Pengumpulan Data, Informasi, dan Pengetahuan (April-Juli 2014)
Pada bulan Februari-Maret 2014, telah dilaksanakan lokakarya MP di tataran internal direktorat,
rapat koordinasi rutin dengan tenaga ahli, pembagian form MP, dan rapat koordinasi rutin internal.
Dari kegiatan-kegiatan tersebut telah dihasilkan K-Map Direktorat TRP dan sistem aplikasinya yang
dapat diakses di laman landspatial.bappenas.go.id./km.
Kegiatan MP TRP salah satunya berupa pengumpulan data pengetahuan. Proses pengumpulan
tersebut dilakukan secara bertahap melalui diskusi yang disesuaikan dengan kelima grup yang sudah
dibagi pada lokakarya sebelumnya. Namun pada prosesnya, terkendala oleh pemahaman yang
berbeda mengenai beberapa komponen MP dan perubahan waktu diskusi internal dengan masing-
masing Subdit TRP. Jadwal selengkapnya dapat dilihat pada Tabel 3 dan Tabel 4 di bawah ini:
Tabel 3. Jadwal Diskusi Manajemen Pengetahuan
No Subdit Mei Juni Juli
3 4 1 2 4 1 2 3
1 Sekretariat BKPRN 28 12 21
2 Sekretariat RAN 21 5 21
3 Subdit. Pertanahan 21 5 21
4 Subdit. Tata Ruang 21 5 21
5 Subdit. Infosos 28 12 26 3 8 21
Tabel 4. Jadwal Diskusi per Sesi
Tanggal Jam Subdit/Unit Penanggung Jawab Bulan Mei – Juni 2014 21 Mei 2014 09.00 – 10.30 WIB Subdit. Tata Ruang Riani 10.30 – 12.00 WIB Subdit. Pertanahan Dea Sekretariat RAN Dea 28 Mei 2014 09.00 – 10.30 WIB Subdit. Infosos Astri 10.30 – 12.00 WIB Sekretariat BKPRN Chachan 05 Juni 2014 09.00 – 10.30 WIB Sekretariat RAN Dea Subdit Pertanahan Dea 10.30 – 12.00 WIB Subdit. Tata Ruang Riani 12 Juni 2014 09.00 – 10.30 WIB Subdit. Infosos Astri 10.30 – 12.00 WIB Sekretariat BKPRN Chachan 26 Juni 2014 09.00 – 12.00 WIB Subdit Infosos & Dir Bulan Juli 2014 03 Juli 2014 09.00 – 12.00 WIB Subdit Infosos dan
Pusdatinrenbang Astri
28
Pada proses pengumpulan tersebut, tenaga ahli memberikan tiga form khusus untuk
mengidentifikasi pengetahuan yang dimiliki oleh Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan, yakni:
1) Form Pemilik Pengetahuan/Pembagi Pengetahuan (Untuk kepakaran dibagi menjadi dua bagian,
untuk kepakaran yang sesuai dengan K-map/jobdesk dan kepakaran individual),
2) Form Bagian/Group sebagai deskripsi untuk setiap grup, dan
3) Form Pengetahuan yang diisi dalam bentuk softcopy (5) dan bentuk hardcopy (5), sehingga total
10 form untuk per individu yang harus diisi pada awal uji coba sistem MP. Pada Form
Pengetahuan ada beberapa poin tambahan, yakni:
a. Untuk poin tanggal catat menjadi dua bagian, yakni: tanggal catat dokumen dan tanggal catat
komputer.
b. Tanggal catat dokumen adalah tanggal penyusunan/pembuatan/penerimaan dokumen
tersebut. Sementara tanggal catat komputer adalah tanggal pada saat dokumen di-unggah
ke sistem.
c. Untuk poin pemilik dapat ditulis lebih dari satu orang.
d. Ditambahkan poin penggunggah sebagai orang yang akan mengunggah
dokumen/pengetahuan tersebut.
e. Pengetahuan bisa didapat dari berbagai sumber dan kategorinya disesuaikan dengan K-Map
yang sudah disusun oleh masing-masing grup.
Pengisian form tersebut didasarkan pada K-Map yang telah dihasilkan oleh masing-masing
Subdit/Sekretariat. Dalam mengisi form pemilik pengetahuan, terdapat kesulitan untuk
mengidentifikasi kepakaran dari masing-masing Subdit/Sekretariat. Untuk mengatasi hal tersebut,
maka ditentukanlah kepakaran sementara yang disesuaikan dengan lingkup kerja yang dilakukan
oleh Subdit/Sekretariat. Daftar kepakaran tersebut dapat dilihat pada Tabel 5 berikut.
Tabel 5. Daftar Kepakaran Subdit/Sekretariat di Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan
NO NAMA GRUP KEPAKARAN
1 Subdit Tata Ruang 1) Perencanaan Pembangunan 2) Perencanaan Tata Ruang 3) Pemantauan 4) Evaluasi 5) Penyusunan Laporan Kinerja Instansi Pemerintah
(LAKIP) 2 Subdit Pertanahan 1) Perencanaan Pembangunan
2) Analisa Kebijakan 3) Management Strategy 4) Penyusunan Laporan Kinerja Instansi Pemerintah
(LAKIP) 3 Subdit Infosos 1) Jurnalistik
2) Exhibition Management 3) Media and Web Management
08 Juli 2014 09.00 – 12.00 WIB Subdit Infosos dan Pusdatinrenbang
Astri
21 Juli 2014 09.00 – 12.00 WIB Seluruh Subdit TRP Subdit Infosos
29
4) Analisa Kebijakan 5) Penyusunan Laporan Kinerja Instansi Pemerintah
(LAKIP) 4 Sekretariat RAN 1) Analisa Kebijakan
2) Management Strategy 5 Sekretariat BKPRN 1) Penyusunan SOP
2) Report Management 3) Analisa Kebijakan/Peraturan 4) Information Management 5) Meeting Management (Pengelolaan rapat dan pertemuan)
Berdasarkan pada ketiga form tersebut, K-Map setiap Subdit/Sekretariat, dan kepakaran dari masing-masing Subdit/Sekretariat, maka dibuatlah aplikasi sistem K-MAP TRP yang dikerjakan oleh staf Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan. Sistem ini kemudian diberi nama Knowledge Management TRP. Secara singkat, sistem ini akan dibahas pada 4.2.
4. Pembuatan Sistem MP TRP (Mei – Juli 2014)
Pembuatan Sistem MP TRP memerlukan waktu hampir tiga bulan untuk mendapatkan berbagai
data, informasi, dan pengetahuan hingga menjadi suatu K-Map Direktorat TRP. K-Map yang disusun
oleh setiap kelompok disesuaikan dengan jobdesk secara umum yang dilakukan oleh setiap
Subdit/Sekretariat. Hal ini yang kemudian menentukan bidang dari masing-masing pengetahuan
yang dimiliki oleh setiap Subdit/Sekretariat.
Secara umum, K-Map Subdit Infosos terdiri dari empat hal pokok, yakni sosialisasi, koordinasi,
pemantauan dan evaluasi, serta analisis kebijakan. Keempat hal pokok tersebut merupakan jobdesk
keseluruhan yang dilakukan oleh Subdit Infosos sehingga memberikan output media sosialisasi dan
informasi yang menjadi perangkat dari distribusi informasi Bidang Tata Ruang dan Pertanahan.
Adapun K-Map tersebut dapat dilihat pada gambar-gambar di bawah ini:
Gambar 8. K-Map Subdit Informasi dan Sosialisasi
30
Gambar 9. K-Map Sekretariat Reforma Agraria Nasional (RAN)
Sekretariat RAN memiliki dua program utama yakni intervensi kebijakan dan koordinasi lintas
sektor dan daerah. Adapun pada prosesnya, intervensi kebijakan mengalami perubahan sesuai
dengan arahan kebijakan pertanahan nasional. Kamar khusus pertanahan pada pengadilan diusulkan
untuk dihapuskan karena masih membutuhkan kajian lebih dalam.
Gambar 10. K-Map Sekretariat Badan Koordinasi Penataan Ruang Nasional (BKPRN)
Kementerian PPN/Bappenas berlaku sebagai Sekretaris BKPRN yang salah satu tugas pokoknya
adalah menjalankan sistem informasi dan kehumasan di lingkup seluruh anggota BKPRN.
31
Gambar 11. K-Map Subdit Pertanahan
Pada Subdit Pertanahan, terdapat lima hal pokok yakni koordinasi perencanaan, penyusunan
kebijakan perencanaan pembangunan, analisa kebijakan, monitoring dan evaluasi, serta penugasan
lain.
Gambar 12. K-Map Subdit Tata Ruang
32
Tidak jauh berbeda dengan Subdit Pertanahan, Subdit Tata Ruang memiliki fokus pada
perencanaan, pemantauan dan evaluasi, kajian dan penugasan lain. Kajian yang dilakukan oleh
Subdit Tata Ruang tersebut terkait dengan Bidang Tata Ruang dan Pertanahan, salah satunya
Backgroud Study RPJMN.
Pada pembuatan K-Map ini diperlukan suatu form-form pengetahuan untuk memudahkan dalam
proses identifikasi dan pengumpulan pengetahuan yang terdapat di Direktorat Tata Ruang dan
Pertanahan (TRP) Bappenas. Di samping hal tersebut, form-form ini diperlukan untuk melakukan
perbaikan terhadap sistem aplikasi MP yang akan dikembangkan. Jenis form tersebut dapat dilihat
lampiran.
5. Sesi Diskusi dengan Mitra MP – Pusdatinrenbang Bappenas (Juli 2014)
Diskusi ini dilakukan dalam dua kali pertemuan, yakni pada tanggal 3 Juli dan 8 Juli 2014. Adapun
tujuan diskusi ini yakni untuk mengetahui seberapa jauh kegiatan MP yang selama ini telah
dilaksanakan oleh Pusdatinrenbang Bappenas, dan sejauh mana kedua sistem MP yang ada dapat
saling mendukung antara satu dengan yang lain. Dari hasil diskusi tersebut, disebutkan bahwa MP
Pusdatinrenbang yang dilaksanakan pada tahun 2013 baru sebatas teori dan konsep, yang mengkaji
mengenai MP secara keseluruhan untuk Bappenas. Pada Tahun 2014, akan dilanjutkan dengan
kegiatan pada penguatan instrumen teknologi informasi untuk MP.
Sistem MP yang terdapat di Pusdatin berpedoman pada konsep manusia, proses, dan kebijakan.
Namun, proses MP masih terkendala pada bagaimana proses pengumpulan pengetahuan itu sendiri.
Pihak Pusdatinrenbang merasa kesulitan untuk menjadikan proses berbagi pengetahuan sebagai
kebiasaan (habit) pada setiap orang sehingga diperoleh pengetahuan baru dan dapat dishare ke
orang lain. Terkait dengan kegiatan MP, Pusdatin mendapatkan kesulitan karena kurangnya respon
dari pimpinan untuk kegiatan ini. Untuk mendatang, harapannya dukungan dan komitmen dari
pimpinan terkait kegiatan ini dapat memberi peranan penting untuk perkembangan MP tersebut.
6. Lokakarya Akhir Manajemen Pengetahuan (21 Juli 2014)
Pada tanggal 21 Juli 2014 telah diselenggarakan peluncuran awal MP Direktorat TRP yang
mengundang direktorat mitra K/L di Kedeputian Pengembangan Regional dan Otonomi Daerah dan
mitra direktorat terkait. Dalam prosesnya, disusunlah peta jalan MP, rancangan kebijakan penerapan
MP, dan rancangan SOP oleh tenaga ahli.
Kegiatan lokakarya ini merupakan presentasi akhir mengenai perkembangan sistem manajemen
pengetahuan dari hasil diskusi yang dilakukan pada periode Mei – Juli 2014. Lokakarya ini dibuka
oleh Direktur Tata Ruang dan Pertanahan lalu dilanjutkan dengan paparan dari Tenaga Ahli dan
terakhir demo aplikasi sistem MP yang telah disusun oleh Staf Infosos, Direktorat TRP.
Adapun lokakarya ini bertujuan untuk: a) Diseminasi kebijakan, peta jalan, dan perangkat/media
penerapan manajemen pengetahuan di Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan, dan b) Peluncuran
sistem aplikasi manajemen pengetahuan di Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan. Keluaran yang
diharapkan pada lokakarya ini yakni adanya masukan dari para pengguna sistem dan pengembang
manajemen pengetahuan untuk perbaikan penerapan MP di Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan.
33
Dalam kesempatan ini dibahas mengenai beberapa hal terkait dengan:
a) Kebijakan MP TRP yakni: (a) penerapan kegiatan MP diharapkan dapat menjadi bagian dari
semua aktifitas TRP; (b) sistem aplikasi MP TRP yang telah disusun dikembangkan secara
bertahap dan berkelanjutan; dan (c) aplikasi MP TRP diharapkan sudah digunakan oleh seluruh
staf TRP pada pertengahan Agustus 2014 (18 Agustus 2014).
b) Peta jalan MP TRP untuk lima tahun ke depan, yakni: (1) Tahap Permulaan (Getting Started)
pada Tahun 2014; (2) Tahap Percobaan (Explore and Experiment) pada Tahun 2015; (3) Tahap
Pengembangan (Expand and Support) pada Tahun 2016; (4) Tahap Institusionalisasi
(Institutionalize) pada Tahun 2017; (5) Tahap Integrasi (Integrate) pada Tahun 2018.
c) Perangkat yang digunakan MP TRP yakni: (i) Community of Practice; (ii) Learning Reviews; (iii)
Meeting and Brainstorming; (iv) Video and Audio; dan (v) Sistem Aplikasi MP.
Penyusunan sistem aplikasi MP didasarkan dari form yang diberikan sebelumnya, yakni form
pribadi, form kelompok, dan form pengetahuan. Terdapat kesulitan saat menentukan komponen
kepakaran, karena persyaratan kompetensi tidak ada. Namun demikian, kepakaran disesuaikan
dengan K-Map yang telah disusun oleh masing-masing Subdit/Sekretariat. Oleh karenanya MP
diharapkan tidak dianggap sebagai kegiatan yang episodik, namun terus menerus dan berkelanjutan,
karena akan bermanfaat bagi perkembangan dan pertumbuhan sebuah organisasi. Untuk saat ini,
sistem aplikasi MP khusus untuk TRP dan tidak dapat dilihat oleh Direktorat lain kecuali memang
jika ada permintaan khusus.
Hasil dari diskusi akhir ini menyarankan agar sistem MP TRP tersebut diperkuat terlebih dahulu
dalam segi informasi dan pengetahuan secara internal, setelah dirasa penguatan tersebut cukup,
maka sistem MP TRP ini dapat dibuka untuk pihak eksternal. Perkiraan waktu penguatan di internal
TRP disarankan selama dua tahun dan berikutnya sistem tersebut dapat dibuka ke Direktorat lain di
lingkup Kementerian PPN/Bappenas.
Nantinya, sistem MP TRP yang telah disusun dapat direplikasi dan digunakan oleh Direktorat
lain, namun demikian untuk masing-masing Direktorat akan berbeda, disesuaikan dengan
konten/substansi dan struktur yang dimiliki oleh masing-masing Direktorat yang ada. K-Map yang
disusun saat ini bukan final, melainkan bisa berubah-ubah disesuaikan dengan pengetahuan yang
didapatkan oleh masing-masing Subdit/Sekretariat.
Sistem MP tersebut berbeda dengan portal, situs/website, maupun milis, karena berfokus pada
pengetahuan dan prosesnya, serta memiliki lingkup yang lebih luas. Sementara untuk portal, website,
dan milis lebih kepada perangkat untuk menyebarluaskan pengetahuan tersebut. Untuk mendatang,
bahan-bahan dari hasil rapat disarankan untuk diupload di sistem aplikasi MP, sehingga proses
berbagi mulai dilaksanakan. Masukan lain untuk pengembangan sistem MP tersebut muncullnya
grup baru yakni administrasi dan perpustakaan yang fokus untuk memasukkan
informasi/pengetahun mengenai buku-buku. Sementara untuk perwakilan dari Direktorat lain,
seperti Dit. KKDT akan dibuatkan username khusus yang hanya dapat melihat dan mendownload
pengetahuan di TRP, namun tidak dapat mengupload. Username yang akan diberikan sementara
bersifat sementara, dengan nama “Tamu TRP”.
34
Dengan diadakannya kegiatan lokakarya MP ini, sistem MP TRP sudah dapat berjalan secara
efektif sejak bulan Agustus 2014 disertai dengan perbaikan sistem MP TRP yang akan dilakukan
secara bertahap dan berkelanjutan.
Ke depan, dalam pengembangan sistem MP ini, Direktorat TRP akan melakukan kerjasama
dengan Biro Pusat Data dan Informasi, dan Direktorat Perumahan dan Permukiman Kementerian
PPN/Bappenas terkait dengan pemahaman dan penerapan MP. Harapannya, pengembangan dan
penerapan MP juga dapat dilaksanakan hingga lingkup Bappenas secara menyeluruh.
Rangkaian proses penyusunan sistem MP TRP dapat dilihat pada bagan di bawah ini.
Rangkaian Proses Penyusunan MP TRP
4.2 Sistem Aplikasi MP TRP
Sistem aplikasi MP TRP merupakan sistem MP TRP yang dibuat berdasarkan hasil K-Map yang
disusun oleh seluruh Subdit/Sekretariat di Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan. Sistem tersebut
dapat diakses pada alamat landspatial.bappenas.go.id./km. Pada awalnya aplikasi tersebut hanya
terbatas untuk lingkup internal Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan, Kementerian PPN/Bappenas
saja, namun dari hasil diskusi, maka sistem tersebut akan dibuka untuk lingkup eksternal Direktorat
Tata Ruang dan Pertanahan, yang berada dalam naungan satu Kedeputian, yakni Deputi
Pengembangan Regional dan Otonomi Daerah. Namun untuk pengenalan sistem MP tersebut masih
dalam tahap awal.
Diskusi/sharing dengan MP di Pusdatin (Juli 2014)
Revisi/perbaikan MP TRP (Agustus – Oktober 2014)
Laporan Akhir Kegiatan MP Bidang
Tata Ruang Pertanahan
(Desember 2014)
Lokakarya Akhir MP (21 Juli 2014)
Diskusi MP (internal Bappenas) (5 Februari 2014)
Lokakarya Awal MP (20 Maret 2014)
Pembuatan Sistem MP TRP (Mei – Juni 2014)
Pengumpulan data dan pengetahuan (April 2014)
35
Berikut cara sederhana menggunakan aplikasi tersebut:
1. Open Browser melului Mozila Firefox atau Google Chrome, maupun browser lain, lalu akses
alamat landspatial.bappenas.go.id./km. Setelah tersambung maka akan terlihat halaman
untuk log in seperti gambar di bawah ini:
Gambar 13. Halaman Muka Aplikasi MP - TRP
Pada halaman ini terdapat dua kolom yang harus diisi yakni username dan password.
2. Isikan username dan password tersebut lalu klik LOG IN. Maka halaman berikutnya yang
akan terlihat adalah halaman beranda seperti di bawah ini.
Gambar 14. Halaman Beranda Aplikasi MP – TRP
36
Halaman beranda terdiri atas tiga menu utama, yakni: (i) dashboard; (ii) pengetahuan; dan (iii)
tim TRP. Dashboard menampilkan seluruh menu yang ada di dalam aplikasi tersebut. Menu
pengetahuan berisi daftar pengetahuan yang dimiliki oleh seluruh Subdit/Sekretariat yang berada di
lingkungan Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan. Pada menu Tim TRP terdapat seluruh daftar staf
Dit. TRP yang menggunakan aplikasi MP tersebut.
Gambar 15. Halaman Pengetahuan Pribadi User pada Aplikasi MP - TRP
Kita dapat membuka halaman pengetahuan pribadi pada foto profile kita di kanan atas halaman
tersebut. Halaman pengetahuan pribadi berisi daftar pengetahuan yang telah kita upload dalam
sistem MP tersebut. Pada halaman tersebut terdapat icon unggah pengetahuan.
Gambar 16. Halaman Profil User Aplikasi MP – TRP
37
Selanjutnya kita dapat melihat profil user jika kita mengklik pada bagian foto profile di bagian kanan
atas. Pada tampilan tersebut ada dua jenis, profile secara umum dan daftar pengetahuan yang sudah
kita upload.
Gambar 17. Halaman Pengetahuan per Bidang Aplikasi MP - TRP
Halaman pengetahuan per bidang adalah halaman yang menampilkan seluruh pengetahuan yang
telah diupload sesuai dengan pengelompokkan dari setiap Subdit/Sekretariat. Hal tersebut dapat kita
lihat jika kita mengklik menu pengetahuan lalu Infosos. Hasilnya akan terlihat seperti gambar di atas.
Gambar 18. Halaman Tampilan Dokumen pada Aplikasi MP - TRP
Halaman berikut menampilkan dokumen pengetahuan yang hendak dilihat maupun akan
didownload.
38
Gambar 19. Halaman Seluruh User Tim TRP pada Aplikasi MP - TRP
Halaman berikut menampilkan seluruh user dari seluruh staf di Direktorat TRP yang
menggunakan sistem MP TRP. Jika kita ingin keluar dari sistem MP TRP tersebut, kita hanya perlu
mengklik foto profile lalu klik Sign Out, maka halaman pun akan kembali ke halaman tampilan utama.
Gambar 20. Jumlah Statistik Pengetahuan yang terkumpul pada Sistem Aplikasi MP - TRP (data per 05 Desember 2014)
Pada Gambar 20 berikut, merupakan statistik yang menunjukkan jumlah pengetahuan yang
telah terkumpul hingga 05 Desember 2014 sesuai dengan masing-masing subdit/sekretariat. Pada
perkembangannya, pada sistem MP-TRP ini ditambah satu kelompok lagi yakni administrasi dan
perpustakaan yang mengumpulkan informasi mengenai buku-buku baru dan dokumen-dokumen
administrasi lain yang penting.
39
4.3 Peta jalan MP TRP
Peta jalan umumnya digunakan untuk memberikan pandangan secara 'gambaran besar'
terhadap inisiatif baru atau kompleks, program atau 'perjalanan' bagi suatu organisasi. Dalam istilah
sederhana, ini menunjukkan kepada para pemangku kepentingan dan pihak lainnya yang
berkepentingan mengenai strategi dan taktik untuk mendapatkan dari 'awal hingga mencapai
tujuan'.
Peta jalan ini telah dikembangkan untuk membantu memberi petunjuk kepada orang dan
organisasi dalam perjalanan MP mereka, di mana niat mereka adalah dengan menggunakan MP
sebagai tuas bisnis untuk kinerja bisnis. Itu menjabarkan kecocokan dan aliran elemen kunci yang
dibutuhkan untuk membangun, memberikan dan mempertahankan MP bagi suatu organisasi. Hal ini
berlaku apakah ‘layanan’ MP disediakan secara internal maupun eksternal untuk meningkatkan
kinerja organisasi. Hal ini dimaksudkan untuk melayani dengan cara sederhana, namun
komprehensif, terarah dan checklist. Bagaimanapun, itu bukan rencana proyek formal, dan hal ini
tentunya bukan seperti sebuah buku masak yang memberikan resep secara sempurna.
Peta jalan MP mencerminkan proses yang berulang-ulang dan berubah-ubah, di mana
pembelajaran saat Anda mengerjakan adalah faktor kunci untuk sukses. Hal ini juga berguna untuk
menciptakan kesadaran, buy-in dan keselarasan, dan membantu mengelola ekspektasi di antara para
pemangku kepentingan yang akan dikaitkan sepanjang perjalanan.
Peta jalan manajemen pengetahuan (MP) Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan (TRP)
Kementerian PPN/Bappenas terdiri dari 5 tahapan utama yaitu :
1. Tahap Permulaan (Getting Started), 2014
2. Tahap Percobaan (Explore and Experiment), 2015
3. Tahap Pengembangan (Expand and Support), 2016
4. Tahap Institusionalisasi (Institutionalize KM), 2017
5. Tahap Integrasi (Integrate KM), 2018
Deskripsi singkat mengenai peta jalan MP Direktorat TRP Kementerian PPN/Bappenas
digambarkan dalam Gambar 21 sebagai berikut:
Gambar 21. Peta Jalan Manajemen Pengetahuan Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan
TAHAP PERMULAAN (2014)
Membangun Tim MP TRP
Menyusun K-Map TRP Mengidentifikasi dan
mengkoleksi pengetahuan TRP yang ada
Membangun aplikasi dasar sistem MP TRP
Mensosialisasi MP di lingkungan TRP
TAHAP PERCOBAAN(2015)
Mempertahankan aktifitas-aktifitas MP TRP
Mengidentifikasi dan mengkoleksi pengetahuan hasil aktifitas bersama atau di luar TRP untuk dimasukan ke dalam MP TRP melalui Tim MP TRP
Meningkatkan aplikasi sistem MP untuk lebih dapat diakses dari pihak luar TRP
Memperjelas kebijakan MP TRP
TAHAP PENGEMBANGAN (2016)
Membuka MP TRP dengan lainnya dalam satu Deputi dengan TRP
Meningkatkan sosialisasi aktifitas MP TRP dengan lainnya dalam satu Deputi dengan TRP
Meningkatkan aplikasi sistem MP TRP yang dapat melibatkan pihak lainnya dalam satu Deputi dengan TRP
Memperjelas Tata Laksana MP TRP
TAHAP INSTITUSIONALISASI (2017)
Melekatkan aktifitas MP kedalam semua aktifitas TRP
Membuka MP TRP untuk seluruh Bappenas
Meningkatkan aktifitas- aktifitas MP TRP ke dalam semua bagian Bappenas
Meningkatkan aplikasi sistem MP TRP untuk dapat melibatkan semua Bappenas yang relasi terhadap TRP
TAHAP INTEGRASI (2018)
Membuka MP TRP untuk di luar Bappenas yang berkepentingan
Meningkatkan aktifitas- aktifitas MP TRP dalam semua aktifitas dengan pihak di luar Bappenas
Meningkatkan fitur aplikasi sistem MP TRP dengan Web 2.0 dan terbuka dengan pihak- pihak yang berkepentingan
40
4.4 Kebijakan MP TRP
Manajemen Pengetahuan (MP) menggambarkan mengenai penangkapan, pembuatan, berbagi
dan pengelolaan pengetahuan. MP secara umum terdiri dari tiga komponen (i) orang-orang yang
membuat, berbagi dan menggunakan pengetahuan sebagai bagian dari pekerjaan sehari-hari mereka
dan membantu membentuk budaya organisasi yang suka berbagi pengetahuan (ii) Proses yang
meliputi metode untuk memperoleh, membuat, mengatur, berbagi dan transfer pengetahuan untuk
menyesuaikan situasi yang berbeda dan (iii) teknologi yang meliputi mekanisme untuk menyimpan
dan menyediakan akses ke data, informasi, dan pengetahuan yang harus terintegrasi dengan cara
orang bekerja, dan mengalamatkan kebutuhan mereka yang sebenarnya.
Manajemen senior dalam organisasi perlu membuat ekspektasi MP yang jelas dengan
menyatakan apa yang perlu dilakukan secara eksplisit pada saat manajemen pengetahuan, dan oleh
siapa. Mereka perlu menyatakan ekspektasi-ekspektasi tersebut, dan terus memperkuatnya dengan
apa yang mereka putuskan. Mereka juga harus memastikan ekspektasi tersebut tidak bisa
dilemahkan oleh, atau menuai konflik dengan, struktur dan ekspektasi dari perusahaan lain.
Manajemen senior dapat menjadi jelas tentang apa yang mereka harapkan dalam hal
manajemen pengetahuan, berdasarkan standar publikasi, dan dengan menetapkan akuntabilitas
yang jelas. Mereka juga harus memastikan bahwa ekspektasi mereka untuk manajemen pengetahuan
didukung oleh apa yang mereka putuskan dan lakukan. Misalnya, mereka harus menetapkan waktu
dan sumber daya yang diperlukan untuk mengelola pengetahuan. Mereka juga harus memastikan
bahwa sistem penghargaan dalam organisasi bisa mendukung manajemen pengetahuan.
Sebagai langkah awal kebijakan manajemen pengetahuan (MP) di lingkungan Direktorat Tata
Ruang dan Pertanahan (TRP) Bappenas ini terdiri dari 5 elemen utama kebijakan yaitu (a) Pimpinan
TRP, (b) Waktu Dalam MP TRP, (c) Arah Penerapan MP TRP, (d) Kegiatan TRP dan Aktifitas MP TRP
dan (e) Aplikasi dan Fitur Sistem MP TRP. Seperti yang digambarkan pada gambar di bawah ini.
Gambar 22. Elemen Kebijakan MP – TRP Bappenas
a. Pimpinan TRP
Pimpinan mengarahkan penerapan MP secara berkelanjutan
41
Pimpinan mengarahkan penerapan MP menjadi bagian semua aktifitas TRP
Pimpinan mengarahkan penerapan MP untuk terjadi integrasi dengan semua pihak-
pihak terkait dari Deputi, Kementerian PPN/Bappenas dan di luar Kementerian
PPN/Bappenas
b. Waktu Dalam MP TRP
Proses aktifitas MP mempunyai waktu yang jelas untuk menyimpan dan
menyebarluaskan pengetahuan-pengetahuan
Waktu berbagi ke dalam sistem dicatat sebagai bentuk dari kinerja individu, team dan
organisasi untuk semua aktifitas MP
c. Arah Penerapan MP TRP
Penerapan MP akan berlanjut sampai terbentuk aktifitas MP menjadi bagian seluruh
aktifitas dari TRP
Berbagi pengetahuan melalui MP TRP berkelanjutan mulai dari TRP sendiri,
kemudian Deputi, hingga lingkup Kementerian PPN/Bappenas dan terbentuk
pengetahuan dengan bagian-bagian di luar Kementerian PPN/Bappenas
d. Aplikasi dan Fitur Sistem MP TRP
Sistem aplikasi MP dikembangkan secara bertahap dan berkelanjutan
Aplikasi MP dimulai dari TRP dan kemudian mendapatkan feedback dari lingkungan
satu deputi yang mana TRP terdapat di dalamnya, kemudian seluruh Kementerian
PPN/Bappenas dan akhirnya dari bagian-bagian luar Kementerian PPN/Bappenas
untuk semua aktifitas MP TRP
Sistem Aplikasi MP akan menggunakan pendekatan Web 2.0 untuk lebih luas dan
terintegrasi
4.5 Standar Operation Procedure (SOP) MP TRP
SOP adalah suatu set instruksi (perintah kerja) terperinci dan tertulis yang harus diikuti demi
mencapai keseragaman dalam menjalankan suatu pekerjaan tertentu (detailed, written instructions
to achieve uniformity of the performance of a specific function) dengan berpedoman pada tujuan yang
harus dicapai. SOP menjadi pedoman bagi para pelaksana pekerjaan.
SOP yang baik akan menjadi pedoman bagi pelaksana, dan sarana komunikasi antara pelaksana
dan pengawas, sehingga pekerjaan dapat diselesaikan secara konsisten. Para pekerja akan lebih
percaya diri dalam bekerja karena tahu apa yang harus dicapai dalam setiap pekerjaan. SOP bisa
digunakan sebagai salah satu alat training dan untuk mengukur kinerja karyawan.
SOP Manajemen Pengetahuan (MP) Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan (TRP) Bappenas
sebagai langkah awal terdiri dari 2 proses utama, yaitu :
1. Proses Berbagi Pengetahuan MP – TRP Bappenas
2. Proses Administrasi Sistem MP – TRP Bappenas
42
Gambar 23. Proses Berbagi Pengetahuan MP – TRP Bappenas
Gambar 24. Proses Administrasi Sistem MP – TRP Bappenas
4.6 Perangkat dan Teknik MP TRP
Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan (TRP) Kementerian PPN/Bappenas sebagai langkah
awal menetapkan perangkat dan teknik untuk mendukung penerapan Manajemen Pengetahuan
(MP), dilakukan melalui: (a) Community of Practices, (b) Learning Reviews, (c) Brainstorming and
Meeting, (d) Video and Audio dan (e) Sistem Manajemen Pengetahuan (MP). Perangkat ini akan terus
berkembang ketika penerapan MP juga berkembang di lingkungan TRP sendiri.
Pro
se
s B
erb
ag
i P
en
ge
tah
ua
n K
M -
TR
P
Dir
ekto
rat
TR
PS
taff
TR
P
Login
Sistem KM
Mengakses
Sistem KM
Mengupload
Pengetahuan
Memberikan
Komentar
Lanjut?
Lanjut?
Ya
Ya
Logout
Sistem KM
Aktifitas dan
Kegiatan TRP
Aktifitas
KM?
Mengikuti
Kegiatan KM
Ya
Menyusun
Laporan
Kegiatan KM
Menyusun File
Dokumen Untuk
Sistem KM
Menyusun
Laporan Kegiatan P
ros
es
Ad
min
istr
as
i S
iste
m K
M -
TR
P
Ad
min
KM
- T
RP
Login
Sistem KM
Mengakses
Sistem KM
Mengupload
Pengetahuan
Memberikan
Komentar
Lanjut?
Lanjut?
Ya
Ya
Logout
Sistem KM
Administrasi
Sistem KMLanjut?
43
Gambar 25. Perangkat dan Teknik MP – TRP Bappenas
1. Community of practice (COP)
Dalam COP ini, Direktorat TRP telah melakukan pembentukan kelompok atau bagian sesuai
dengan bidang yang ada di Direktorat TRP untuk berbagi pengetahuan. Adapun pengetahuan yang
dikumpulkan tersebut berasal dari semua materi terkait dengan pelaksanaan kegiatan Tata Ruang
dan Pertanahan selama Tahun 2014 serta pengumpulan informasi melalui media sosial seperti
portal, e-trp, e-bkprn, milis, majalah, buku dan sebagainya, sehingga dari semua informasi tersebut
terkumpul dan dapat berbagi dengan para anggota kelompok tersebut.
2. Learning Reviews
Semua bahan pembelajaran/pelatihan/kegiatan/meeting yang diperoleh setiap staf TRP
disimpan ke dalam sistem MP TRP. Salah satu input yang menjadikan perangkat ini bisa berjalan
dengan baik dikarenakan dalam pengumpulan informasi dari setiap anggota kelompok dikumpulkan
dalam bentuk BTOR (Back to Report Office). BTOR merupakan laporan hasil dari
rapat/pertemuan/kegiatan yang telah dilakukan maupun diikuti oleh seluruh staf TRP, baik itu
berupa bahan paparan, maupun diskusi, untuk dapat disimpan dalam sistem MP TRP. Dengan adanya
BTOR yang didistribusikan ke seluruh staf TRP, diharapkan semua staf dapat meningkatkan
wawasan dan pengetahuan terkait Bidang Tata Ruang dan Pertanahan.
3. Meeting and Brainstorming
Setiap pertemuan aktifitas TRP menjadi bagian dari aktifitas MP. Hal ini juga dilakukan dengan
berbagai pertemuan seperti rapat staf (mingguan, bulanan) dan rapat dengan para mitra kerja
(Kementerian/Lembaga) dalam proses perencanaan, koordinasi, pemantauan dan evaluasi terkait
dengan pelaksanaan tugas bidang tata ruang dan pertanahan.
44
4. Video and Audio MP
Dalam menghadiri beberapa kegiatan diskusi penting yang terkait dengan Bidang Tata Ruang
dan Pertanahan, Dit. TRP telah memanfaatkan alat voice recorder sebagai perekam audio, sehingga
pengetahuan tersebut tersimpan dalam bentuk audio. Dalam penggunaan video saat ini belum
dilakukan secara optimal, namun akan dilakukan secara bertahap. Media perekaman tersebut sangat
penting untuk berbagi semua aktifitas MP TRP.
5. Sistem Aplikasi MP TRP
Sistem aplikasi MP TRP merupakan sistem pendukung utama yang memiliki fungsi untuk
menyimpan dan berbagi pengetahuan tentang Bidang Tata Ruang dan Pertanahan di lingkup
Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan, Kementerian PPN/Bappenas.
45
BAB V
KESIMPULAN DAN REKOMENDASI
5.1 Kesimpulan
Penerapan sistem manajemen pengetahuan (Knowledge Management System) yang dilakukan
Kementerian PPN/Bappenas tentu belum bisa memberikan hasil yang optimal dalam mengelola
pengetahuan organisasi pemerintah khususnya Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan. Idealnya,
penerapan sistem manajemen pengetahuan langsung diterapkan pada seluruh atau sebagian
organisasi yang banyak mengelola pengetahuan dalam bentuk inovasi atau peraturan-peraturan.
Manajemen pengetahuan diperlukan agar organisasi mampu melaksanakan fungsinya secara efektif
sehingga kesenjangan pengetahuan pada setiap elemen organisasi dapat diminimalisir.
Berdasarkan hasil kegiatan dalam mempersiapkan, menyusun, dan melaksanakan serta
menerapkan sistem manajemen pengetahuan di Direktorat TRP maka dapat disimpulkan hal-hal
sebagai berikut:
1) Sistem MP TRP sudah dapat berjalan dan telah mulai digunakan oleh seluruh staf TRP sejak 18
Agustus 2014.
2) Batas waktu diusulkan 2 (dua) hari kerja untuk meng-upload bahan-bahan dari hasil setiap
pertemuan/rapat/meeting yang dilaksanakan maupun yang diikuti oleh staf Dit.TRP pada
sistem MP TRP.
3) Adanya penambahan satu kelompok lagi yakni administrasi dan perpustakaan.
4) Untuk perwakilan dari Direktorat di luar TRP, dapat diberikan username “Tamu TRP”.
5.2 Saran dan Rekomendasi
Berdasarkan hasil kegiatan MP TRP yang sudah berjalan selama satu tahun ini, maka saran dan
rekomendasi yang dapat disampaikan adalah bahwa suatu organisasi akan mempunyai kinerja yang
“okey punya” jika menerapkan sistem manajemen pengetahuan (Turban cs, Information technology
for management). Disarankan agar semua informasi dan pengetahuan dari seluruh komponen
organisasi dalam hal ini Direktorat TRP yang berasal dari aktifitas rapat – rapat harian, informasi
mengenai peraturan – peraturan terbaru serta data – data lain yang menunjang dapat dikumpulkan
dengan suatu sistem informasi yang mudah untuk diakses oleh seluruh anggota organisasi. Dengan
demikian, jika sistem informasi tersebut (Knowledge Management System) sewaktu-waktu
diperlukan, maka sistem tersebut dapat diakses oleh anggota organisasi guna keperluan rapat di
manajemen puncak, sehingga data, informasi dan pengetahuan yang ada sudah merupakan gabungan
dari pengetahuan seluruh anggota organisasi.
46
Oleh karena itu, rekomendasi bagi pengembangan dan peningkatan sistem MP TRP adalah
sebagai berikut:
1) Perbaikan sistem MP TRP perlu dilakukan secara bertahap dan berkelanjutan.
2) Penguatan sistem MP TRP dengan melakukan perbaikan pada teknik dan perangkat MP yang
telah digunakan.
3) Penggunaan sistem MP TRP dapat digunakan secara optimal oleh seluruh staf Direktorat TRP.
4) Melakukan diskusi dan berbagi pengetahuan lebih lanjut mengenai penerapan sistem
informasi/MP dengan Direktorat lain di Kementerian PPN/Bappenas seperti Pusdantinrenbang
dan Direktorat Perumahan dan Permukiman; maupun dengan instansi lain di luar Kementerian
PPN/Bappenas untuk memperkaya referensi.
Panjangnya tahapan penerapan manajemen pengetahuan mengindikasikan bahwa manajemen
pengetahuan tidak dapat serta merta langsung diterapkan di Kedeputian secara khusus maupun
Kementerian PPN/Bappenas. Selain itu, oleh karena banyak staf baik di Direktorat ataupun
Kedeputian di Kementerian PPN/Bappenas tidak semuanya memahami konsep manajemen
pengetahuan, maka diperlukan pihak lain di luar Kementerian PPN/Bappenas yang dapat membantu
penerapan manajemen pengetahuan.
Oleh karena itu, penerapan kegiatan manajemen pengetahuan (MP) pada Direktorat Tata Ruang
dan Pertanahan ini diharapkan membantu secara khusus Kedeputian Pengembangan Regional dan
Otonomi Daerah dan secara umum Kementerian PPN/Bappenas untuk melihat lebih teknis apa-apa
yang perlu dipersiapkan dalam penerapan manajemen pengetahuan pada level Direktorat maupun
Kedeputian di Kementerian PPN/Bappenas.
47
DAFTAR PUSTAKA Aldi, B. Elnath. 2005. Menjadikan Manajemen Pengetahuan Sebagai Keunggulan Kompetitif Perusahaan Melalui Strategi Berbasis Pengetahuan. Semarang. Davenport, T. H. (1998). Working Knowledge: How Organization Manage What They Know. Davidson, C. a. (2003). Manajemen Pengetahuan, An Introduction to creating competitive advantage from intellectual capital. New Delhi: Vision Book. Jason Cole & Helen Foster. 2006. Using Moodle, 2th Edition, Teaching with the popular open source Course Management System. Jetter, Antoin, dkk. (2006). Knowledge Integration: The Practice of Manajemen Pengetahuan in Small and Medium Enterprises. Springer. 7. Halliday, Kelly, McMurray, Morrow (2007), Knowledge Elicitation. Jurnal JIBEKA Volume 7, No 3 Agustus 2013: 26 – 32 Manajemen Pengetahuan: Belajar dari Singapore Armed Forces.
http://www.dunamis.co.id/knowledge/details/articles/167. Diakses pada 23 Mei 2014.
Manajemen Pengetahuan. http://en.wikipedia.org/wiki/Knowledge_Management diakses 17 Juli 2014. Nonaka, I. a. (1995). The Knowledge Creating Company: How Japanesse Companies Create The Dynamics In Innovation. Oxford University Press. Profil Pikul Agustus 2011 English Version Siregar, Ahmad Ridwan. 2005. Manajemen Pengetahuan Perspektif Pustakawan. Disampaikan dalam Seminar Ilmiah Nasional IPI di PekanBaru Riau, 31 Mei – 3 Juni 2005. Tiwana, A. (2000). The Manajemen Pengetahuan Tollkit. Prentice Hall PTR. Upper Saddle River, NJ 07458.
48
LAMPIRAN
NOTULENSI RAPAT KOORDINASI MANAJEMEN PENGETAHUAN
NOTULENSI RAPAT KOORDINASI I Hari/Tanggal : Kamis/05 Juni 2014 Tempat : Ruangan Sekretariat BKPRN Pimpinan Rapat : Bp. Haitan dan Tim Infosos Peserta : Subdit Infosos, Subdit Pertanahan, dan Sekretariat RAN
HASIL DISKUSI
1. Diskusi yang semula dijadwalkan tanggal 03 Juni 2014, diubah menjadi tanggal 05 Juni 2014 dan dihadiri oleh Tenaga Ahli MP, Staf Infosos, dan Staf Pertanahan beserta Sekretariat RAN.
2. Diskusi ini bertujuan untuk membahas mengenai K-Map dari masing-masing kelompok yang sebelumnya sudah terbagi menjadi lima, yakni: Sekretariat BKPRN, Sekretariat RAN, Subdit Tata Ruang, Subdit Pertanahan, dan Subdit Infosos.
3. Diskusi ini juga merupakan lanjutan dari Diskusi Manajemen Pengetahuan pada tanggal 21 Mei 2014 dan 28 Mei 2014. Pada tanggal 21 Mei 2014 membahas mengenai K-Map Subdit Tata Ruang, Subdit Pertanahan, dan Sekretariat RAN. Sementara tanggal 28 Mei 2014 membahas mengenai K-Map Subdit Infosos dan Sekretariat BKPRN.
4. Pada diskusi kali ini semula akan membahas mengenai isian form oleh Subdit Tata Ruang dan Subdit Pertanahan, dan Sekretariat RAN. Namun karena Subdit Tata Ruang tidak dapat hadir, maka diganti oleh Subdit Infosos.
5. Beberapa hal penting yang dibahas dalam diskusi tersebut, yakni: a. Proses Diskusi Manajemen Pengetahuan saat ini sudah masuk pada proses pengumpulan
pengetahuan TRP yang disesuaikan dengan kelima grup yang sudah dibagi. b. Form yang diberikan oleh TA (Bp. Haitan) ada tiga jenis form, yakni:
Form Pemilik Pengetahuan/Pembagi Pengetahuan (Untuk kepakaran dibagi menjadi dua bagian, untuk kepakaran yang sesuai dengan K-map/jobdesk & kepakaran individual),
Form Bagian/Group sebagai deskripsi untuk setiap grup, dan Form Pengetahuan yang diisi dalam bentuk softcopy (5) dan bentuk hardcopy (5),
sehingga total 10 untuk per individu. c. Pada Form Pengetahuan ada beberapa poin tambahan, yakni:
Untuk poin tanggal catat menjadi dua bagian, yakni: tanggal catat dokumen dan tanggal catat komputer.
Tanggal catat dokumen adalah tanggal penyusunan/pembuatan/penerimaan dokumen tersebut. Sementara tanggal catat komputer adalah tanggal pada saat dokumen di-unggah ke sistem.
Untuk poin pemilik dapat ditulis lebih dari satu orang. Ditambahkan poin penggunggah sebagai orang yang akan mengunggah
dokumen/pengetahuan tersebut. Pengetahuan bisa didapat dari berbagai sumber dan kategorinya disesuaikan dengan
K-Map yang sudah disusun oleh masing-masing grup. d. Untuk kepakaran Subdit Pertanahan difokuskan sementara menjadi empat hal utama, yakni:
49
1) Perencanaan Pembangunan 2) Analisa Kebijakan 3) Management Strategy 4) Penyusunan Laporan Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP)
6. Aplikasi sistem K-MAP TRP sedang disusun oleh Mas Indra. Diharapkan sistem ini dapat diselesaikan akhir Juni, untuk selanjutnya di bulan Juli akan difokuskan bagian mana dari K-Map TRP ini yang akan diterapkan.
NOTULENSI RAPAT KOORDINASI II Hari/Tanggal : Kamis/12 Juni 2014 Tempat : Ruangan Sekretariat BKPRN Pimpinan Rapat : Bp. Haitan dan Tim Infosos Peserta : Subdit Infosos dan Sekretariat BKPRN
HASIL DISKUSI
1. Diskusi dihadiri oleh Tenaga Ahli MP, Staf Infosos, dan Staf Sekretariat BKPRN. 2. Diskusi ini bertujuan untuk: 1) membahas mengenai K-Map dari masing-masing kelompok yang
sebelumnya sudah terbagi menjadi lima (Sekretariat BKPRN, Sekretariat RAN, Subdit Tata Ruang, Subdit Pertanahan, dan Subdit Infosos); 2) membahas mengenai aplikasi sistem K-Map yang sedang dibuat oleh Mas Indra.
3. Diskusi ini juga merupakan lanjutan dari Diskusi Manajemen Pengetahuan pada tanggal 05 Juni 2014 yang membahas mengenai isian form Subdit Infosos, Subdit Pertanahan, dan Sekretariat RAN.
4. Pada diskusi kali ini membahas mengenai isian form oleh Subdit Tata Ruang dan Sekretariat BKPRN secara singkat, dan sistem K-Map yang tengah dalam proses penyusunan.
5. Beberapa hal penting yang dibahas dalam diskusi tersebut, yakni: a. Proses Diskusi Manajemen Pengetahuan saat ini sudah masuk pada proses pengumpulan
pengetahuan TRP yang disesuaikan dengan kelima grup yang sudah dibagi. b. Form Pengetahuan direncanakan akan dikumpulkan sebanyak 50, dengan rincian sebagai
berikut: (i) bentuk softcopy sebanyak 40 dan (ii) bentuk hardcopy sebanyak 10. c. Untuk kepakaran Sekretariat BKPRN difokuskan sementara menjadi lima hal, yakni:
Penyusunan SOP Penggunaan Aplikasi GIS (Sistem Informasi Geospasial) Analisa Kebijakan/Peraturan Exhibition Management (Pengelolaan kegiatan) Meeting Management (Pengelolaan rapat dan pertemuan)
d. Berdasarkan hasil diskusi, aplikasi sistem K-MAP TRP yang disusun oleh Mas Indra diusulkan untuk dilakukan beberapa hal sebagai berikut: Penambahan untuk poin ‘kategori’, Untuk poin hardcopy dan softcopy yang terpisah, berikutnya akan digabungkan ke dalam
direktori Knowledge. Penamaan sistemnya yakni Manajemen Pengetahuan TRP
50
TINDAK LANJUT
1. Jadwal pertemuan untuk membahas mengenai sistem aplikasi K- Map TRP (Bp. Haitan dengan Mas Indra), dijadwalkan pada minggu ke-4 Juni, sekitar tanggal 24 Juni 2014, pukul 09.00 – selesai di Sekretariat BKPRN.
2. Jadwal pertemuan berikutnya dengan Dir. TRP dan Subdit Infosos dijadwalkan pada tanggal 01 Juli 2014 pukul 09.00 – selesai di Sekretariat BKPRN.
NOTULENSI RAPAT KOORDINASI III Hari/Tanggal : Kamis/26 Juni 2014 Tempat : Ruangan Sekretariat BKPRN Pimpinan Rapat : Bp. Haitan dan Tim Infosos Peserta : Subdit Infosos dan Sekretariat BKPRN HASIL DISKUSI
1. Diskusi dihadiri oleh Tenaga Ahli MP beserta tim dan Staf Infosos 2. Diskusi ini bertujuan untuk membahas pemutakhiran aplikasi sistem K-Map yang sedang dibuat
oleh Mas Indra. 3. Diskusi ini juga merupakan lanjutan dari Diskusi Manajemen Pengetahuan pada tanggal 12 Juni
2014 yang membahas mengenai isian form Sekretariat BKPRN. 4. Beberapa hal penting yang dibahas dalam diskusi tersebut, yakni:
a. Proses Diskusi Manajemen Pengetahuan saat ini sudah masuk pada proses pengumpulan pengetahuan TRP dan pembuatan aplikasi sistem MP TRP.
b. Form Pengetahuan direncanakan akan dikumpulkan sebanyak 50, dengan rincian sebagai berikut: (i) bentuk softcopy sebanyak 40 dan (ii) bentuk hardcopy sebanyak 10. Form tersebut akan diinput pada sistem yang tengah disusun dan akan dijadikan sebagai model awal.
c. Berdasarkan hasil diskusi, aplikasi sistem K-MAP TRP yang disusun oleh Mas Indra diusulkan untuk dilakukan penambahan hal sebagai berikut: Penambahan untuk menu ‘kategori’, Penambahan untuk menu ‘pengetahuan individu/pengetahuanku’, Penambahan untuk menu ‘komentar,’
d. Tenaga Ahli MP berencana untuk membantu dalam penyusunan laporan akhir untuk Bab III mengenai Peta jalan Manajemen Pengetahuan dan Bab IV.
e. Output yang dihasilkan dari Manajemen Pengetahuan, yakni: 1) Peta jalan 2) SOP Manajemen Pengetahuan 3) K-Map TRP 4) Aplikasi sistem MP TRP
TINDAK LANJUT
Kesimpulan dan tindak lanjut sebagai berikut: berupa jadwal pertemuan berikutnya dengan Dir. TRP
dan Subdit Infosos dijadwalkan pada tanggal 01 Juli 2014 pukul 09.00 – selesai di Ruang Direktur.
51
NOTULENSI RAPAT KOORDINASI IV Hari/Tanggal : Selasa/1 Juli 2014 Tempat : Ruangan Rapat Direktur TRP Pimpinan Rapat : Bp. Direktur TRP Peserta : Subdit Infosos dan Bp. Haitan
HASIL DISKUSI
1. Perlu SOP/kebijakan penggunaan aplikasi MP, yg nantinya dijelaskan dalam lokakarya. 2. Untuk Direktur bisa masuk ke semua grup (kaya option disposisi). 3. Untuk mengisi bidang Sekretariat RAN, bisa diambil dari Subdit Pertanahan 4. Pengelompokan bahan berdasarkan keyword, kemudian masuk ke dalam master data.
Keyword bisa di klik. Ada menu search. 5. Diharapkan dapat dikomentari oleh siapa saja termasuk dalam 1 grup atau beda grup. Hal
ini akan ditindaklanjuti dengan sistem yang ada.Termasuk untuk melihat pengetahuan individu atau kelompok lainnya.
6. Tipe pengetahuan softcopy berbentuk link. 7. Kebijakan penerapan MP akan disampaikan oleh Bp. Direktur TRP 8. Draft sop, peta jalan, dan kebijakan akan disusun oleh Pak Haitan. 9. SOP pake bussiness process management 2.0
Tindak lanjut
Tanggal 21 juli akan diadakan Lokakarya berupa demo (mas indra), peta jalan, kebijakan, sop. Dengan mengundang peserta diluar staf Direktorat TRP termasuk Pusdatin Bappenas. Softlaunching wakil dari masing2 direktorat.
NOTULENSI RAPAT KOORDINASI V Hari/Tanggal : Selasa/8 Juli 2014 Tempat : Ruangan Rapat Sekretariat BKPRN Pimpinan Rapat : Subdit Infosos Peserta : Subdit Infosos, Staf Pusdatin dan Konsultan MP Pusdatin dan Bp.
Haitan HASIL DISKUSI
1. Diskusi dihadiri oleh Tenaga Ahli MP TRP dan Tenaga Ahli MP Pusdatin beserta staf Pusdatin dan Staf Infosos.
2. Diskusi ini bertujuan untuk berbagi informasi mengenai penerapan MP di TRP dan MP di Pusdatin, serta sejauh mana kedua sistem MP tersebut dapat saling mendukung antara satu dengan yang lain.
3. Diskusi ini juga merupakan lanjutan dari Diskusi Manajemen Pengetahuan pada tanggal 03 Juli 2014 yang membahas mengenai MP yang telah dilakukan oleh Pusdatin.
4. Reviu singkat mengenai MP di TRP:
52
a. MP TRP yang telah berjalan saat ini lebih fokus kepada proses pengumpulan pengetahuan/substansi yang dimiliki oleh Direktorat TRP. MP TRP yang disusun memiliki fungsi untuk mendukung aktivitas Direktorat.
b. MP TRP yang tersusun didasarkan pada pemetaan pekerjaan yang dilakukan oleh setiap subdit/sekretariat di Direktorat, yang kemudian disesuaikan dengan kepakaran masing-masing subdit dan kepakaran masing-masing personal.
c. Sistem MP TRP yang dibangun merupakan langkah awal dari aplikasi untuk berbagi pengetahuan/substansi dari masing-masing subdit/sekretariat di Direktorat TRP.
d. Rencana peta jalan untuk 5 tahun mendatang, Sistem MP TRP diharapkan dapat dikembangkan dengan baik hingga tingkatan Bappenas. Namun demikian, prosesnya perlu dilakukan secara bertahap. Untuk tahun 2015 akan dicoba untuk dikenalkan di lingkup Deputi.
e. Terkait dengan pelaksanaan sistem MP ini, harus didukung oleh kebijakan dan SOP serta dukungan dan komitmen dari pimpinan, sehingga dapat diaplikasi ke seluruh staf yang ada di Direktorat.
5. Reviu singkat mengenai MP di Pusdatin: a. Pusdatin memiliki tupoksi untuk mensupport data informasi dan teknologi informasi. Untuk
itu, Pusdatin mencoba mencuri start dengan menyusun MP di lingkup Bappenas. b. Pusdatin telah memulai kegiatan MP dari tahun 2013, yakni Kajian tentang Keseluruhan MP
untuk di Bappenas. Tahun 2014, kegiatan MP Pusdatin yakni Penguatan Instrumen Teknologi Informasi untuk MP.
c. MP yang coba disusun oleh Pusdatin secara makro meliputi RPJMN dan RKP di seluruh Bappenas.
d. Saat ini Pusdatin memiliki 3 aplikasi yang bernaung di bawah kegiatan MP, yakni: (i) Hasil Rapat Bappenas, yang didapat dari hasil rapim; (ii) Buka Warung, pengumpulan data dari setiap Direktorat; dan (iii) e-monev, yang merupakan implementasi dari PP 39 yang memberikan informasi mengenai program kegiatan K/L.
e. Sebelumnya, Pusdatin pernah membuat aplikasi Jejaring Kerja yang merupakan bagian dari pemetaan kompetensi, namun aplikasi tersebut kurang mendapat respon yang baik.
f. Untuk aplikasi MP yang meliputi RPJMN dan RKP tersebut, Pusdatin menggunakan aplikasi timeline sederhana yakni SMILE WIDGETS.
g. Terkait dengan kegiatan MP, Pusdatin mendapatkan kesulitan karena kurangnya respon dari pimpinan untuk kegiatan ini. Untuk mendatang, harapannya dukungan dan komitmen dari pimpinan terkait kegiatan ini dapat memberi peranan penting untuk perkembangan MP tersebut.
6. Secara umum, MP di TRP dan MP di Pusdatin memiliki konsep yang sama. Perbedaaannya jika di Pusdatin lebih kepada support untuk bagian teknologi informasi yang memiliki cakupan luas se-Bappenas. Sementara MP TRP fokus kepada substansi dengan cakupan yang lebih kecil untuk lingkup Direktorat.
7. Dilihat dari ruang lingkupnya, MP di TRP dapat menjadi sub-bagian dari MP Pusdatin untuk lingkup Bappenas. MP TRP dapat menjadi Pilot Project MP Pusdatin untuk lingkup Bappenas.
8. Untuk penerapan MP sendiri, diperlukan standardisasi yang dapat diaplikasikan ke setiap pengguna MP, sehingga MP satu dengan yang lainnya saling mendukung.
9. Perlu adanya kebijakan dan regulasi yang jelas jika mendatang MP akan diberlakukan di lingkup Bappenas.
10. Dukungan dan komitmen dari pimpinan memiliki peranan penting untuk penerapan kegiatan MP.
11. Perlunya dibuat semacam komunitas khusus untuk pengguna MP, atau dibangun semacam Knowledge Café.
53
TINDAK LANJUT
1) Dit. TRP akan melakukan perbaikan dan pemutakhiran dari sistem MP yang telah disusun dan mengadakan lokakarya pada tanggal 21 Juli 2014. Pada lokakarya tersebut akan diundang perwakilan dari masing-masing Direktorat di bawah Kedeputian Bidang Pengembangan Regional dan Otonomi Daerah.
2) Pihak Pusdatin akan menginformasikan hasil dari rapat koordinasi kepada pimpinan dan menindaklanjuti segera.
NOTULENSI RAPAT KOORDINASI VI Hari/Tanggal : Senin/21 Juli 2014 Tempat : Hotel Oria, Jakarta Pusat Pimpinan Rapat : Direktur Tata Ruang dan Pertanahan Peserta : Subdit Infosos, Staf Pusdatin dan Konsultan MP Pusdatin dan Bp.
Haitan HASIL DISKUSI
1. Lokakarya ini dihadiri oleh Tenaga Ahli MP TRP, seluruh staf Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan, dan perwakilan dari Direktorat KKDT, yakni Pak Togu.
2. Lokakarya ini bertujuan untuk: a) Diseminasi kebijakan, peta jalan, dan tool/media penerapan Manajemen Pengetahuan di Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan, dan b) Launching sistem aplikasi Manajemen Pengetahuan di Direktorat Tata Ruang dan Pertanahan.
3. Keluaran yang diharapkan pada lokakarya ini yakni adanya masukan dari para user sistem dan pengembang Manajemen Pengetahuan untuk perbaikan penerapan MP di Dit Tata Ruang dan Pertanahan.
4. Lokakarya ini juga merupakan presentasi akhir mengenai perkembangan sistem Manajemen Pengetahuan dari hasil diskusi yang dilakukan pada periode Mei – Juli 2014.
5. Lokakarya ini dibuka oleh Direktur Tata Ruang dan Pertanahan lalu dilanjutkan dengan paparan dari Tenaga Ahli, Pak Haitan, terakhir demo aplikasi sistem MP yang telah disusun oleh Mas Indra, staf Infosos. Setelahnya diadakan tanya jawab dan buka puasa bersama.
6. Paparan Direktur Tata Ruang dan Pertanahan: d) Kebijakan MP TRP yakni: (a) Penerapan kegiatan MP diharapkan dapat menjadi bagian dari
semua aktifitas TRP; (b) Sistem aplikasi MP TRP yang telah disusun dikembangkan secara bertahap dan berkelanjutan; dan (c) Aplikasi MP TRP diharapkan sudah digunakan oleh seluruh staf TRP pada pertengahan Agustus 2014 (18 Agustus 2014).
e) Peta jalan MP TRP untuk lima tahun ke depan, yakni: (1) Tahap Getting Started - 2014; (2) Tahap Explore and Experiment – 2015; (3) Tahap Expand and Support – 2016; (4) Tahap Institutionalize MP - 2017; (5) Tahap Integrate MP – 2018.
f) Tools yang digunakan MP TRP yakni: (i) Community of Practice; (ii) Learning Reviews; (iii) Meeting and Brainstorming; (iv) Video and Audio; dan (v) Sistem Aplikasi MP.
7. Paparan Tenaga Ahli MP, Bapak Haitan: a) Agenda pengetahuan TRP yakni:
Membuat pengetahuan dan proses pengetahuan lebih eksplisit Pengembangan kerangka kerja strategis untuk memandu eksploitasi pengetahuan –
dalam produk, jasa, dan proses; dan
54
Pengenalan metode yang lebih sistematiss untuk manajemen pengetahuan b) Penyusunan sistem aplikasi MP didasarkan dari form yang diberikan sebelumnya, yakni form
personal, form group, dan form pengetahuan. Ada kesulitan saat menentukan komponen kepakaran, karena persyaratan kompetensi tidak ada. Namun demikian, kepakaran disesuaikan dengan K-Map yang telah disusun oleh masing-masing Subdit/Sekretariat.
c) MP diharapkan tidak dianggap sebagai kegiatan yang episodik, namun terus menerus dan berkelanjutan, karena akan bermanfaat bagi perkembangan dan pertumbuhan sebuah organisasi.
d) Untuk kebijakan penggunaa aplikasi MP TRP, dianjurkan setelah 2 (dua) hari kerja, bahan paparan yang didapatkan untuk segera diupload di sistem yang telah disusun tersebut.
e) Untuk saat ini, sistem aplikasi MP khusus untuk TRP dan tidak dapat dilihat oleh Direktorat lain kecuali memang jika ada permintaan khusus.
8. Beberapa hal yang dibahas dalam diskusi: a. Perkuat terlebih dahulu informasi dan pengetahuan secara internal, lalu sistem MP tersebut
dapat dibuka keluar. Untuk perkiraan waktu selama dua tahun penguatan di internal dirasa sudah cukup. Setelahnya sistem tersebut dapat dibuka ke Direktorat lain di Bappenas.
b. Sistem yang telah disusun dapat direplikasi dan digunakan oleh Direktorat lain, namun demikian untuk masing-masing Direktorat akan berbeda, disesuaikan dengan konten/substansi dan struktur yang dimiliki oleh masing-masing Direktorat yang ada.
c. K-Map yang disusun saat ini bukan final, melainkan bisa berubah-ubah disesuaikan dengan pengetahuan yang didapatkan oleh masing-masing Subdit/Sekretariat.
d. Sistem MP berbeda dengan portal, website, maupun milis, karena berfokus pada pengetahuan dan prosesnya, serta memiliki lingkup yang lebih luas. Sementara untuk portal, website, dan milis lebih kepada tools untuk menyebarluaskan pengetahuan tersebut.
e. Untuk mendatang, bahan-bahan dari hasil rapat disarankan untuk diupload di sistem aplikasi MP, kecuali untuk BTOR yang diupload melalui naskah dinas.
f. Untuk memasukkan informasi/pengetahun mengenai buku-buku, disarankan untuk membuat grup baru yakni administrasi dan perpustakaan.
g. Untuk perwakilan dari Dit. KKDT akan dibuatkan username khusus yang dapat melihat dan mendownload pengetahuan di TRP, namun tidak dapat mengupload. Username yang akan diberikan sementara bersifat sementara, dengan nama “Tamu TRP”.
TINDAK LANJUT
Kesimpulan yang didapat dari lokakarya tersebut, yakni:
1. Sistem MP TRP sudah dapat berjalan dan diharapkan sudah digunakan oleh seluruh staf TRP sejak 18 Agustus 2014,
2. Batas waktu diusulkan 2 (dua) hari kerja untuk upload bahan-bahan di sistem MP TRP, 3. Perlu penambahan satu grup lagi yakni administrasi dan perpustakaan, dan 4. Untuk perwakilan dari Direktorat di luar TRP, dapat diberikan username “Tamu TRP”.
Tindak lanjut dari lokakarya tersebut, yakni:
a) Perbaikan sistem MP TRP akan dilakukan secara bertahap dan berkelanjutan. b) Penyusunan laporan akhir MP c) Tim MP akan melakukan diskusi dan sharing dengan Dit. Perumahan dan Permukiman setelah
Lebaran mengenai sistem informasi/MP yang dimiliki oleh mereka (waktu akan ditentukan kemudian).
FOTO-FOTO KEGIATAN MP TRP
55
Gambar 26. Kegiatan Lokakarya Awal Manajemen Pengetahuan pada Bulan Februari 2014
Gambar 27. Kegiatan Diskusi Kelompok dengan TA MP TRP, Bpk. Haitan Rachman
56
Gambar 28. Kegiatan Lokakarya Manajemen Pengetahuan di Hotel AMPani, 20 Februari 2014
Gambar 29. Kegiatan Lokakarya Akhir Manajemen Pengetahuan di Hotel Oria, 21 Juli 2014
57
LAMPIRAN II
FORM MP TRP
FORM PEMILIK / PEMBAGI PENGETAHUAN
Nama :
Photo :
Email :
Telepon :
Bagian / Grup :
Kepakaran :
Username :
Password :
Sesuai dengan K-Map:
Kepakaran Individual:
58
FORM BAGIAN / GRUP
Nama :
Deskripsi :
Pimpinan :
Moderator :
File K-Map :
59
FORM PENGETAHUAN
Judul :
Penjelasan : Singkat
Keyword :
Katagori :
Tipe : Softcopy Hardcopy
HARDCOPY
Lokasi :
Komentar : Ya Tidak
Pemilik :
Tanggal Catat :
SOFTCOPY
Nama File :
Tipe : PPT DOC PDF ZIP VIDEO
Tulisan
Komentar : Ya Tidak
Pemilik :
60
Pengunggah :
Tanggal Catat Dokumen :
Tanggal Catat Komputer :
Catatan:
1. Pemilik = Bisa lebih dari satu orang. 2. Pengunggah = Orang yang menggunggah data tersebut. 3. Tanggal catat dokumen = Tanggal penyusunan/pembuatan/penerimaan dokumen. 4. Tanggal catat computer = Tanggal saat dokumen di-unggah pada system (tidak perlu
diisi, karena akan tercatat otomatis saat mengunggah dokumen).