time management

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La gestione del tempo è un falso problema

Il tempo è vita

Il tempo è l’uso che ne facciamo …

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La percezione del tempo



Il tempo che abbiamo quotidianamente a nostra disposizione è elastico: le passioni che sentiamo lo espandono, quelle che ispiriamo lo contraggono e l’abitudine riempie quello che rimane.

M. Proust

Alla ricerca del tempo perduto

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In quali situazioni e con quali tecniche penso di gestire bene il mio

tempo?

In quali situazioni penso di gestire male il mio

tempo e perché?

Cosa mi servirebbe per migliorare la gestione inefficace del mio

tempo?

Autoanalisi

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Punti forti: come e perché gestisco bene il mio tempo

Punti deboli:come e perché gestisco male il mio tempo

Autoanalisi

Autodiagnosi …

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Cosa intendiamo con

“tempo cronologico” e “tempo psicologico”

Cosa significa “tempo governato”

La relazione fra “tempo aziendale” e

“tempo personale”

Dalla autopercezione alla gestione del tempo

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La gestione del tempo è strettamente

correlata al ruolo ricoperto

Analisi del proprio ruolo

Aree di responsabilità

Obiettivi di ruolo

Orizzonti temporali di

pianificazione

Il Time Management è autodisciplina


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Un tale che passeggiava tra gli alberi incontrò un boscaiolo

intento a segare un tronco con grande fatica. Curioso di

scoprire come mai fare a pezzi una pianta caduta costasse

tanto sudore, il tale si avvicinò, stette un po’ a osservare e

poi disse: “ potrò sbagliare, ma mi sembra che la tua sega

tagli poco. Che ne diresti di appuntire i denti?” Il boscaiolo

tra un respiro affannoso e l’altro rispose brusco: “ non ho

tempo, devo segare”.

Così narra un racconto canadese.


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La storiella insegna che ognuno ritiene di far

buon uso del proprio tempo, semplicemente

occupandolo. Pochi si soffermano sul reale

utilizzo che ne fanno perché è scarsa

l’abitudine all’autoanalisi.


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Aree di responsabilità

Obiettivi


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Obiettivi

Possiamo raggruppare in tre grandi aree

gli obiettivi di un ruolo manageriale

Quelli determinanti, di grande importanza,

da perseguire entro la scadenza definita

Quelli importanti che è auspicabile e

necessario raggiungere

Quelli che è auspicabile raggiungere ma

possono variare ed essere posticipati


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Tempo effettivamente dedicato

al perseguimento di ogni obiettivo

Tempo che si dovrebbe dedicare


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Un metodo per usare con efficacia il proprio tempo

Il modello dei 5 assi


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Conoscere l’utilizzodel proprio tempo

Il concetto diPRIORITA’

La PIANIFICAZIONEgiornaliera esettimanale

Organizzare iltempo RELAZIONALE

1 2

3 4

5

Utilizzare strumentie tecniche adeguati


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Conoscere l’utilizzo del proprio tempo



Ora Attività Durata totale Durata prevista Interruzioni

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CALCOLARE IL TEMPO DEDICATO A:

Attività pianificate

Attività di routine

Attività impreviste

Interruzioni e/o disturbi

Verificare i periodi più tranquilli, quali quando, perché

CONSIDERARE

Le tipologie di interruzioni e disturbi

Il peso e il significato degli imprevisti

Il rapporto tempo e ruolo

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DUE PRINCIPI GUIDA

La pianificazione delle nostre attività

E’ UN MEZZO, NON UN FINE, ovvero noi

pianifichiamo per lavorare meglio e non

lavoriamo per pianificare.

Non tutto è pianificabile, gli imprevisti fanno

parte delle regole del gioco.

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Il concetto di priorità



PRIORITA’

IMPORTANZA URGENZA

Impatto Scadenzavaloriale di un’attività, di un

problema su

obiettivi critici

(per bisogni - risorse in

gioco)

temporale entro cui va

gestito un lavoro, una

situazione

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IMPORTANZA e URGENZA sono criteri di priorità coerenti

MA

IMPORTANZA TU scegli come destinare il tempo

TU hai un ruolo attivo

URGENZA ALTRI riempiono il tuo tempo

Il concetto di urgenza è soggettivo

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PROBLEMI

STRATEGICI

PROBLEMI

OPERATIVI

20% 80%

PROBLEMI

20 80

2080

RISULTATI

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Il modello di Eisenhower

Urgente Non urgente

Imp

ort

an

teN

on

im

po

rtan

te

CrisiProblemi pressantiProgramma giunti a scadenza

PrevenzioneSviluppo relazioniIndividuazione nuove opportunitàPianificazione

Attività banali, ripetitiveParte della corrispondenzaAlcune telefonateLadri di tempo

InterruzioniTelefonateParte della corrispondenzaRapportiAlcune riunioniAttività che stanno a cuoread altre persone

11 12

13 14

20



Urgente Non urgenteIm

po

rta

nte

No

nim

po

rta

nte

CrisiProblemi pressantiProgramma giunti a scadenza11

Non siamo noi a gestire attività e priorità:è un’area di forte rischio e molto critica.


21



Urgente Non urgenteIm

po

rtan

teN

on

imp

ort

an

te

12

Quadrante della gestione personale efficace


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Le tipologie di priorità

Priorità legata al ruolo

Priorità legata alla strategia

aziendale

Priorità legata alla propria crescita

professionale

Priorità legata alla persona

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Tecniche e strumenti per governare il proprio tempo



Tecniche e strumenti per

governare il proprio tempo

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1. Ogni giorno lasciate sempre libero il 20-30%

del tempo per gli imprevisti.

2. Indicate non tanto l’ora in cui farete il lavoro,

ma il giorno.

3. Tenete sempre presente la durata realistica

delle attività e non scordate la routine.

Tre regole base

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1. Quali sono gli OBIETTIVI della prossima

settimana ?

2. Qual è la loro PRIORITA’ ?

3. Quali ATTIVITA’ devo svolgere ?

4. QUANDO svolgo queste attività ?

La pianificazione settimanale

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Pianificare vuol dire:

Stabilire l’ordine di priorità (cosa farò per primo, per secondo, ecc …) per il quale si svolgerà la propria attività.

LA PIANIFICAZIONE IMPOSTATA VA

VISSUTA E CONTROLLATA


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L’agenda

Giorno

Telefonare

Scrivere

P

8.00

19.00

appuntamenti

Area dellapianificazionecon indicazionedelle priorità (P)

Obiettivi P

P

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Acquisire la consapevolezza della soggettività del tempo

Assegnare un budget temporale ad ogni attività

Essere realisti nella valutazione del tempo

Privilegiare le sequenze di lavoro omogenee

Pianificare per priorità e privilegiare l’essenziale

(ricordate la curva di Pareto: con il 20% del tempo si portano a

termine l’80% dei risultati)

Studiare la curva di produttività per capire quando conviene

affrontare le attività più impegnative

Per governare il proprio tempo

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Alternare attività di natura diversa senza disperdervi

Dedicare tempo alla gestione del proprio tempo, 10/15’ alla mattina e

15’ ogni sera per il giorno successivo

Verificare periodicamente l’uso del proprio tempo

Non rimandare le decisioni

Saper anche dire NO motivandolo

Tener conto dei propri ritmi e dei ritmi dell’azienda

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Archiviare con metodo, in modo che ogni documento sia

rintracciabile velocemente

Fare telefonate è una vera e propria attività: cercare di

farle tutte nello stesso periodo di tempo (40’ ? Provate!)

Non usare le e-mail per messaggi inutili

Programmare le riunioni definendo in anticipo ordine del

giorno e modalità di conduzione

Essere puntuali, anche se gli altri non lo sono

Per governare il proprio tempo

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Tecniche e Strumenti per organizzare il tempo relazionale



Tecniche e Strumenti per

organizzare il tempo relazionale

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Tecniche e Strumenti per organizzare il tempo

relazionale



1. Comunicare con chiarezza

2. Attenersi ai fatti e stimolare gli altri a farlo

3. Saper ascoltare

Organizzare il tempo relazionale

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relazionale



La nostra comunicazione deve essere comprensibile e

chiara per l’altro

Verificare che sia disponibile ad ascoltare

Fare sempre una premessa: scopo e sintesi degli

argomenti

Procedere logicamente evitando incisi e perifrasi

Fare uso di esempi

Usare adeguatamente la comunicazione non verbale


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relazionale



Separare i fatti dalle interpretazioni e dalle opinioni o

reazioni

Usare il feedback

Verificare se l’altro ha compreso e se è d’accordo

Lasciar parlare senza interrompere

Incoraggiare la comunicazione dell’altro

Fare domande finalizzate


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relazionale



Imparare a comunicare anche contenuti spiacevoli e a

dire di no ricordando che è essenziale:

Argomentare le proprie idee o tesi e motivare

il proprio no

Ci vuole un motivo per dire di no

Che il no sia alla richiesta e non alla persona

Rispettare la programmazione altrui


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Piano d’azione lavoro personale

Obiettivi Azioni Come valuterò ilraggiungimentodell’obiettivo

Entro quando

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relazionale



Mai mi sono assoggettato alle ore:

Le ore sono fatte per l’uomo, non l’uomo per le ore

Rabelais

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Bibliografia

Time management. Come organizzare al meglio la propria settimana di lavoroHaynes Marion E. Franco Angeli, Milano, 2003

Gestire bene il tempo di lavoro. Strategie di time management, David Fontane, Centro StudiErickson, 1997

Gestisci il tuo tempo, L.J. Seiwert, Franco Angeli, 2002

Il principe del tempo, Annalisa Costa, Tiziano Botteri, Etas Libri, Milano

Piccolo manuale di time management, Edicart, 2000

La conquista del tempo: società e democrazia nell'era della rete, a cura di Derrick de Kerckhove, Postfazione di Giuliano Bianchi, Editori Riuniti, 2003

Gestire il tempo. Come migliorare l'utilizzo del proprio tempo e diventare padroni della propria vita Laura e Luca Varvelli, Il Sole 24 Ore Management, Milano, 2004

Dieci Pensieri sul Tempo, Bodil Jonsson, Einaudi, Torino 2000

L'arte di avere tempo. Consigli utili su come usufruire del nostro bene più prezioso, Emil Oesch,Crisalide 2000

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