Managementul timpuluiHP / Aprilie 2014 Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice. Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice.#Sed fugit interea, fugit irreparabile tempusVirgiliu Georgicele Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice. Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice.#Dar intre timp fuge, timpul de neinlocuit fuge2AgendaS ne cunoatemIntroducere n cadrul teoreticAnalizeazTipuri de prioriti Legea lui ParetoDecideDefinirea i prioritizarea obiectivelorPune n practic administrarea eficient a timpuluiCum s evitm amnareaCum s spunem nuEvitarea ntreruperilorSfaturi pentru gestionarea timpului Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice.#S ne cunoatemMa numesc si sunt profesor depredau de.

Ma astept de la acest curs sa..

Am un exemplu cand nu am avut timp suficient sa Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice.#Elemente cheie ale managementului timpuluiLegile timpului Principiul Pareto sau regula 80/2080% din timp contribuie cu doar 20% la obinerea rezultatelor dorite20% din activiti timpul de lucru al unei persoane, contribuie n proporie de 80% la rezultatele obinute

Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice.#54 tipuri de prioritiPlanificarea eficient ar trebui s includ 15% din sarcinile primului grup, 20% din sarcinile celui de-al doilea grup i 65% din sarcinile celui de-al treilea grup.

Importante i urgenteDefectarea unei aplicaii folosite zilnic, ntlniri care nu suport amnare

Importante i ne-urgenteMeninerea relaiei cu furnizorii, ncheierea unui proiect

Neimportante, dar urgenteRezolvarea unei probleme aprute la computerul unui coleg, realizarea unui raport de activitate cerut de superiorul ierarhic

Neimportante, ne-urgenteUtilizare internet n scop personal, discuii cu colegii Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice.#Exercitiu: To do list pentru o zi de munca tipica- de planificat activitatile si de prioritizat. 63. Decide Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice. Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice.#

DecideDefinirea corect a obiectivelor:

Specifice

Msurabile

Accesibile

Relevante

TemporaleStructura SMART duce la o mai bun alegere a obiectivelor i o planificare mai eficient, adic la anse mai mari de reuit. Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice.#

DecideDezvolt o imagine de ansamblu asupra tuturor obiectivelor pe care doreti s le ndeplineti.

Organizeaz obiectivele identificate n funcie de urgen i importana ndeplinirii lor (tabelul dezvoltat de Stephen Covey n 1989). n ajutor poate veni i modalitatea dezvoltata de Alan Lakein (1989) categorizare A, B, C

Dezvolt un plan pe termen lung, mediu i scurt

Evit supra-planificareaPai ctre o bun prioritizare a obiectivelor: Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice.#

DecideProcrastinarea reprezint frica de a face lucruri pe care nu ne dorim s le facem.

Frica are deseori efecte mai negative dect rezultatul ndeplinirii activitii amnate.

Deciziile trebuiesc luate prompt. Astfel se ncurajeaz crearea momentumului n luarea viitoarelor decizii.

Nu lsa niciodat pe mine ceea ce poi finaliza astzi.Benjamin FranklinEvitarea procrastinrii: Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice.#Deciden mod inevitabil, lucrurile nu vor merge ntotdeauna conform planului.

Perseveren Frustrare, Eec

nvingerea presiunii ca factor demotivant:

tehnici de relaxare (yoga, exerciii fizice)discutarea problemelor cu prieteni, colegimprirea activitilor ntre colegi ce pot oferi noi perspectivea spune nu ntr-un mod politicosPuterea perseverenei:

Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice.#Lista cu lucruri de fcutPai n crearea unei liste viabile cu lucruri de fcut pe termen scurt (1 zi)

Ce am de fcut astzi? Ce trebuie fcut astzi? Ct de important i urgent este fiecare activitate n parte?mi setez obiectivele pentru astzi;Care este segvenialitatea activitilor?Ct dureaz fiecare activitate n parte?

(IMPORTAN+SEGVENIALITATE)/TIMP =

Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice.#4. Pune n practicAdministrarea eficient a timpuluiEvitarea consumatorilor de timp Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice. Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice.#IntroducereConsumatorii de timpTimpul nu e niciodat suficient!2 categorii de cauze ce duc la apariia acestor consumatori / guri negre care absorb timpulInterneExterne Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice.#Introducere1. Cauze interneSunt cele asupra crora avem controlul:AmnareaNu spunem Nu!Perfecionism n loc de a duce treaba pn la capt Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice.#Introducere2. Cauze externeSunt cele care vin din exterior. Nu le putem controla 100% dar putem ncerca.Exemple:Activiti birocraticentreruperi cauzate de colegiedineConvorbiri telefonice Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice.#IntroducereObiective practice:Cum s evitm amnarea

nfrngerea tendinei de a prelua mai mult dect putem duce;Cum s spunem nu sarcinilor noi

Reducerea timpului pentru convorbiri telefonice;Cum s mpiedici vizitatorii s-i mnnce timpul Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice.#A. Cum s evitm amnarea Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice. Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice.#A. AmnareaVizionare / Exerciiuhttps://www.youtube.com/watch?v=VJ1Kh7YhkbUTrebuie s duci la bun sfrit o sarcin, DAR:Biroul nu e curatPlanta nu e udat, etc.Numii motive pentru care ai amnat ndeplinirea unei sarcini Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice.#A. AmnareaMotive frecvente pentru amnare:Nu tiu de unde s ncepNu-mi place sarcinaMi-e team c voi face treaba prost Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice.#A. Amnarea1. Nu tiu de unde s ncepSarcina este prea complexNu am neles exact ce mi se cereSunt depitAceste situaii vor duce deseori la amnarea startului lucrului Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice.#A. Amnarea2. Nu-mi place sarcinaCnd nu-i place ce ai de fcut, ntotdeauna gseti ORICE altceva dect ce ar trebui fcut, orict de important ar fi sarcina primordial Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice.#A. Amnarea3. Mi-e team c voi face treaba prostCnd sarcina pare prea dificil, amnarea este un mod de a evita eeculUn perfecionist refuz s nceap o lucrare atta timp ct nu e sigur c rezultatul va fi excepionalEfectul acestei strategii este c din cauza amnrii chiar i un rezultat mediocru devine imposibil din cauza lipsei de timp Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice.#A. AmnareaBeneficii pentru a evita amnareaProductivitate crescutTimpul alocat amnrii va fi investit n munca efectiv, deci calitatea/cantitatea muncii va creteDispare graba, lucrul fcut sub presiunea timpuluiNivel sczut de stresNu exist sarcini pe care tii c ar trebui s le duci la ndeplinire, dar le amniNu va trebui s lucrezi contra cronometruCrete nivelul de controlRezolvnd lucrurile la timp crete ncrederea n forele proprii de a atinge obiectivele Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice.#A. AmnareaStrategii pentru a evita amnareaGndete-te la consecinenltur piedicileStabilete-i un termen limitTreci la treab Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice.#A. Amnarea1. Gndete-te la consecineCe se va ntmpla dac NU te apuci de treab?Crete stresulScade calitatea lucrriiRatezi termenul limit i supori consecineleCresc costurile (d.ex. Dac nu plteti o factur la timp) Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice.#Specific cultural unde nu exist termene limit, un examen se poate repeta de x ori?26A. Amnarea2. nltur piedicileIdentific elementele care te mpiedic s ncepi treaba i ndeprteaz-leDac pentru a ndeplini misiunea B ai nevoie de resursa A, faptul c amni s obii resursa nseamn automat c amni i ndeplinirea misiuniiDac nu tii cum cere ajutor, ntreab Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice.#Omul e supt vremi?27A. Amnarea3. Stabilete-i un termen limitStabilete un termen limit anterior celui oficial, dar f-l cunoscut celor din jurDeseori suntem nclinai s respectm mai strict termene pentru care ne-am luat angajamentul fa de ali oameni Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice.#A. Amnarea4. Treci la treabArunc-te cu capul nainte i vezi ct de departe ajungimparte sarcina n mai multe sarcini intra-dependente, aranjeaz-le n ordinea logic i ncepe cu nceputulDac e o sarcin dificl ncepe cu cea mai uoar sub-sarcinAlternativa: ncepe cu cea mai dificil sub-sarcin; cere mai mult efort, dar dup aceea am scpat de stres Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice.#A. AmnareaExerciiuUn elev dificil perturbeaz constant orele de biologie. Doamna profesoar amn s aib o discuie cu elevul (sau cu prinii acestuia) deoarece i displac confruntrile.Alegei cte o strategie de evitare a amnrii i pune-i-o n aplicare. Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice.#A. AmnareaIdei adiionaleEvitai perfecionismulAranjai sarcinile n funcie de importanSrbtorii terminarea la timp a sarcinilor importante, acordai-v o recompens Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice.#B. Cum s spunem nu Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice. Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice.#B. Cum s spunem nuImplicarea n prea multe activiti consecine frecvente:Prea mult stres, care n final poate duce la epuizareNeglijarea vieii personaleImposibilitatea ndeplinirii responsabilitilor i activitilor cotidiene Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice.#B. Cum s spunem nuImplicarea n mai multe activiti conduce frecvent la MULTITASKING.ncercarea de a face mai multe lucruri n paralel duce la greeli, ineficien, nivel crescut al stresului. Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice.#B. Cum s spunem nuStrategii pentru a spune NuCunoaterea responsabilitilor i obiectivelor principalePlanificarea timpului Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice.#B. Cum s spunem nuCunoaterea responsabilitilor i obiectivelor principale:Este imposibil s rezolvai toate lucrurile n acelai timpPunei-v ntrebarea Care este activitatea cu cel mai mare impact?

2. Planificarea timpuluimprii-v ziua n intervale de timpalocai intervale de timp necesare activitilor pe care trebuie s le ndepliniiOdat ce toate intervalele dintr-o zi de lucru au fost alocate nu mai acceptai activiti noi. Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice.#B. Cum s spunem nuA fi pe placul colegilor de munc este o tendin natural a oamenilor. De aceea, a spune nu, pentru unele persoane este un lucru dificil. i mai dificil este s acceptm un lucru care nu poate fi dus la bun sfrit. Astfel, atitudinea corect este de a refuza o activitate dac nu avem posibilitatea de a o ndeplini. Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice.#Colegi: refuzai politicos ef: oferii un motiv pentru care nu avei timp37B. Cum s spunem nuDe luat n considerare cnd spunem nu:Nu trebuie dat un rspuns pe moment, daca e nevoie, luai-v un rgaz pentru a analiza dac timpul dvs permite angajarea n noua activitateFormulai refuzul n modul Dac preiau aceast nou activitate, activitile mele principale (A, B, C) vor avea de suferitNu oferii motivaii paralele (ex: nu cred oricum c e printre ndatoririle mele), ci referii-v strict la constrngerile de timp Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice.#C. Evitarea ntreruperilor Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice. Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice.#C. Evitarea ntreruperilorntreruperile pot fi cauzate de:efiColegiedineConvorbiri telefoniceE-mail-uri, ncepnd cu cele oficiale i terminnd cu cele cu bancuri i poze nostimeZgomot de fundalO ntrerupere cost mai mult timp dect durata ei propriu-zis din cauza efortului adiional de a ne concentra din nou asupra temei iniialeDe multe ori e nevoie s lum o activitate de la nceput dac am fost ntrerupi Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice.#C. Evitarea ntreruperilorStrategii de evitareNu rspundei la telefon folosii mesageria vocalNu mai verificai E-mail-ulPe ct posibil, izolai-v Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice.#C. Evitarea ntreruperilorRespingei ntreruperileCnd d.ex. un coleg vrea s discute ceva trebuie s respingei interaciunea ntr-un mod directFii politicos i menionai ce anume v lipsete ca s ducei activitatea la bun sfrit ca persoana care v ntrerupe s neleag Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice.#C. Evitarea ntreruperilorConvorbirile telefoniceTransferul apeluluiExist o alt persoan care se poate ocupa de apel?Scurtarea duratei apeluluiInformai apelantul c nu avei dect puin timp la dispoziie i c facei tot posibilul s rezolvai problema n aceast perioadReprogramareDac nu putei prelua apelul acum, reprogramai-l; oferii o scurt explicaie de ce nu avei timp i cnd v vei elibera Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice.#C. Evitarea ntreruperilorFii amabilCnd evitai o ntrerupere este important s o facei ntr-un mod amabilNu pot vorbi acum, sunai-m n 3 ore vs Mi-e team c momentan sunt implicat ntr-o problem urgent, v pot suna eu napoi, n jurul orei 15?Transferul apelului: Sunt presat de timp, dar cred c v poate ajuta dna X, care s-a ocupat de o problem identic. Pot s v fac legtura cu ea?Scurtarea duratei: Sunt la curent cu problema, dar din pcate nu am dect 5 minute la dispoziie. Dac dorii mai multe detalii, haidei s stabilim o alte convorbire pe dup-amiazReprogramare: Acum trebuie s particip la o edin, dar sunt liber dup ora 17 sau mine diminea. Pot s v sun eu ntr-unul din aceste intervale? Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice.#Exemplul de la service-ul de biciclete44C. Evitarea ntreruperilorApelani scitoriFii proactiv dac cineva v tot sun cu aceeai problem, o strategie bun este s venii n ntmpinarea persoanei i s-o sunai dvs.Specificai cnd suntei disponibil pentru a fi apelat Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice.#C. Evitarea ntreruperilorExerciiu 1Ion lucreaz la un raport, cnd l sun colegul tefan i l roag s discute despre plngerile din ultimele 3 luniReacii posibile:Mi-e team c sunt prins momentan. Te pot suna eu cnd am timp? E ok pe dup-mas, sau mine la prima or?Mai important dect s discutm plngerile din ultimul trimestru este s termin eu raportul sta trebuie s-l predau pn disear. Te rog sun-m mineNu sunt eu cel mai n msur s te ajut. Pot s-i fac legtura cu Mihaela? Ea i poate da toate informaiileTe ajut cu plcere, dar nu am dect 10 minute la dispoziie. Te ajut ct pot i dac mai e nevoie mai stm de vorb i mineNu pot vorbi acum! Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice.#1, 3, 446C. Evitarea ntreruperilorExerciiu 2Imediat ce a nchis telefonul, Ion este sunat de un client care i pune pentru a 3-a oar aceleai ntrebri despre contract. Discuia ar dura cel puin jumtate de orReacii posibile:S stea la telefon cu clientul pn clientul e pe deplin satisfcut, orict ar duraS sune clientul o dat pe sptmn pentru a verifica dac are nevoie de clarificriS-l roage politicos pe client s nu-l mai sune dect dac are o problem serioasS-l informeze pe client cnd e mai liber i poate sta de vorb Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice.#2, 447C. Evitarea ntreruperilorVizitatori nepoftiiColegi care vin n vizit i consum timpul alocat activitilor importante

Strategii de evitare:Informai vizitatorii ct timp avei la dispoziiePunei-v un semn cu v rog nu deranjai pe birountrebai cu ce te pot ajuta? cum apare vizitatorul:Cei care vin pentru a socializa ar trebui s neleag c nu e momentul potrivitCei care vin cu o problem profesional vor trece direct la subiectAranjai ntlniri n afara orelor de munc, la mas sau dup program Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice.#C. Evitarea ntreruperilorVizitatori nepoftiiDac nu avei timp, informai vizitatorul: sunt extrem de ocupat, te superi dac vorbim mai trziu? Un coleg ar trebui s neleag situaia dificil n care v aflai i s v las s terminai treaba, iar dvs vei fi mult mai bine-dispus odat ce treaba e gata i vei putea sta de vorb cu colegulPunnd obligaiile pe primul loc ctigai de fapt timp pentru a putea petrece timpul liber mai relaxai, la dispoziia colegilor Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice.#Stil de lucruIn loc de recapitulareFiecare zi s aib un scop al ei: seteaz un obiectiv al zilei.

Pentru a-i atinge obiectivele stabilite, trebuie s tii nti unde te afli acum. Sau altfel spus, degeaba ai o hart (planul anual) i un drum (acele sarcini zilnice), dac nu tii care e situaia ta de acum. Pentru asta e bine s faci o revizuire lunar a evoluiei obiectivelor tale.

ncepe ziua scriind o list de sarcini. Sau scriind n agend sarcinile zilei. Ideea este c primul lucru pe care l faci de diminea (sau n seara precendet) s fie definirea sarcinilor zilei. Pe baza planului sptmnal i a celui lunar. Care trebuie s vin automat din planul anual.

Stabilete obiective ambiioase i n acelai timp realiste. Nu te rezuma s alegi ceva uor de fcut. Viseaz, ndrznete la mai mult! Dar ai grij s fie i tangibile n acelai timp.

Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice.#V mulumim! Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice. Copyright 2014 Hewlett-Packard Development Company, L.P. The information contained herein is subject to change without notice.#