tinjauan mutu pada pt. xyz berdasarkan sistem manajemen

Tinjauan Mutu Pada PT. XYZ Berdasarkan Sistem

Manajemen Mutu ISO 9001:2015

1st Farida Risqi Nur Safitri

Departemen Teknik Sistem Dan Industri

Institut Teknologi Sepuluh Nopember

Surabaya, Indonesia

[email protected]

2nd Sri Gunani Partiwi

Departemen Teknik Sistem Dan Industri

Institut Teknologi Sepuluh Nopember

Surabaya, Indonesia

[email protected]

merupakan perusahaan industri jasa yang bekerjasama dengan

PLN (salah satu klien PT. XYZ) dalam mengerjakan proyek

kelistrikan (pemasangan, desain maupun pemeliharan

kelistrikan). Saat ini PT. XYZ sudah memiliki sertifikasi ISO

9001:2008, tetapi ISO tersebut sudah tidak berlaku lagi per-bulan

Oktober 2018. Perusahaan belum melakukan re-sertifikasi SMM

ISO 9001:2008 ke ISO 9001:2015. Tujuan dari penelitian ini

adalah untuk melakukan penerapan risk based thinking pada PT.

XYZ berdasarkan pembaruan yang ada pada ISO 9001:2015

menggunakan AS/NZS 4360:2004, melakukan tinjauan mutu pada

kondisi sistem manajemen mutu saat ini di PT. XYZ dengan gap

analysis berupa self- assessment checklist dan untuk mengetahui

seberapa besar kesiapan perusahaan untuk melakukan sertifikasi

ISO 9001:2015 dan memberikan rekomendasi untuk melakukan

pemenuhan serta perancangan dokumen sistem manajemen mutu

yang sesuai dengan persyaratan yang ada pada ISO 9001:2015.

Risiko yang ada di PT. XYZ dari 15 proses yang dilakukan

berjumlah 54 risiko. Persentase tinjauan mutu PT. XYZ

berdasarkan ISO 9001:2015 sebesar 58,51% atau dengan kata lain

PT. XYZ masih butuh adanya perbaikan untuk persiapan Sistem

Manajemen Mutu ISO 9001:2015.

Kata Kunci—ISO 9001:2015, Risk Based Thinking, Gap

Analysis, Self- Assessment Checklist, AS/NZS 4360:2004.

Sektor pengadaan listrik termasuk dalam industri yang

mengalami pertumbuhan secara dinamis, dengan menyumbang

0,97% PDB Indonesia, sedangkan ketika tersebut digabungkan

dengan pengadaan gas maka akan mencapai 5,47% PDB

Indonesia [1]. Sektor tersebut terus mengalami pertumbuhan tiap

tahunnya, hal ini mengindikasikan kebutuhan listrik semakin

besar. Hal ini berbanding lurus dengan semakin ketatnya

persaingan yang terjadi antara perusahaan kontraktor listrik

sebagai rekanan dari PT. PLN (Persero) untuk mewujudkan

tersedianya kebutuhan konsumsi listrik. Untuk menghadapi

persaingan tersebut, maka perusahaan kontraktor listrik dituntut

untuk memberikan service yang terbaik kepada konsumen

termasuk kepada PLN dengan memberikan kualitas/ mutu

pelayanan yang terbaik. Salah satu upaya yang bisa dilakukan

adalah dengan memiliki kualifikasi yang menjanjikan yang bisa

ditawarkan ke konsumen, yaitu dengan pengadopsian dan

pengimplementasian program peningkatan kualitas secara

efektif dalam bentuk sertifikasi standar ISO 9001 mengenai

Sistem Manajemen Mutu.

PT. XYZ merupakan salah satu perusahaan kontraktor listrik yang berdiri sejak tahun 2014. Bidang pekerjaan PT. XYZ adalah industri jasa yang bekerjasama dengan PLN (salah satu klien PT. XYZ) dalam mengerjakan proyek kelistrikan (pemasangan, desain maupun pemeliharan kelistrikan). PT. XYZ sudah memiliki sertifikasi ISO 9001:2008, tetapi ISO tersebut sudah tidak berlaku lagi per-bulan Oktober 2018, hal ini mengakibatkan menurunnya jumlah proyek yang diterima oleh PT. XYZ, hal ini disebabkan berkurangnya rasa percaya klien kepada perusahaan karena belum memiliki sertifikat ISO 9001:2015, dan juga ada beberapa keluhan dari klien mengenai mutu layanan perusahaan. Hal yang harus dilakukan untuk menjawab permasalahan tersebut adalah dengan membuat perancangan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015, hal pertama yang dilakukan adalah dengan melakukan tinjauan mutu perusahaan dalam kondisi saaat ini. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk melakukan penerapan risk based thinking pada PT. XYZ berdasarkan pembaruan yang ada pada ISO 9001:2015, melakukan tinjauan mutu pada kondisi sistem manajemen mutu saat ini di PT. XYZ dan untuk mengetahui kekurangan persyaratan yang dimiliki perusahaan untuk melakukan sertifikasi ISO 9001:2015 dan memberikan rekomendasi untuk melakukan pemenuhan serta perancangan dokumen sistem manajemen mutu yang sesuai dengan persyaratan yang ada pada ISO 9001:2015. Gap Analysis berupa self-assessment checklist digunakan pada penelitian ini untuk melakukan tinjauan mutu pada perusahaan, penelitian ini juga melakukan analisis risiko dikarenakan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 memiliki pembaruan berupa risk based thinking oleh karena itu penelitian ini menggunakan AS/NZS 4360:2004 untuk melakukan analisis risiko perusahaan.

A. Diagram Alir Penelitian

Diagram alir penelitian menggambarkan keseluruhan

tahapan yang akan dilakukan dalam penelitian, berikut

merupakan diagram alir penelitian yang dapat dilihat pada

Gambar 1 berikut ini.

TP-41

Abstrak— Penelitian ini dilakukan di PT. XYZ yang

I. PENDAHULUAN

II. METODOLOGI PENELITIAN

B. Studi Lapangan dan Literatur

Studi lapangan merupakan langkah awal yang dilakukan

untuk survey di PT. XYZ dan didapatkan infromasi bahwa PT.

XYZ belum melakukan sertifikasi ISO 9001:2015, hal ini

dikarenakan sumber daya manusia (karyawan) yang ada di

PT.XYZ belum sepenuhnya menerapkan dan melakukan

prosedur seperti yang ada dalam ISO 9001, belum dilakukannya

perbaruan ke ISO 9001:2015 juga mengakibatkan penurunan

jumlah proyek yang didapat oleh PT.XYZ. Literatur yang

digunakan berasal dari buku, jurnal, artikel, internet dan

berbagai literatur lain yang dapat memberikan informasi serta

pengetahuan guna menunjang penelitian, baik yang terbaru

ataupun penelitian- penelitian terdahulu.

C. Pengumpulan Data

Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer

yang diperoleh dengan cara melakukan brainstorming atau

berdiskusi, wawancara terstruktur, wawancara semi terstruktur,

maupun wawancara informal dengan pihak perusahaan yang

memiliki kompetensi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 dan

manajemen risiko yaitu direktur utama, koordinator lapangan,

admin, spv K3 dan spv teknik. Data sekunder merupakan data

yang sudah ada dan dimiliki oleh perusahaan, bersumber dari

arsip perusahaan berupa dokumen-dokumen perusahaan yang

berkaitan dengan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 dan

manajemen risiko.

D. Pengolahan Data dan Analisis

Hal yang pertama dilakukan adalah melakukan analisis

risiko menggunakan standar AS/ NZS 4360:2004, tetapi hanya

menggunakan tahap identifikasi risiko dan penilaian risiko atau

analisis risiko. Identifikasi risiko dan penilaian risiko dilakukan

dengan cara melakukan wawancara informal dengan pimpinan

perusahaan, kepala setiap divisi dan pegawai yang terlibat

dalam proses tertentu, hal ini dilakukan agar identifikasi risiko

dan penilaian risiko dapat mengumpulkan data dan informasi

yang lengkap dan realistis. Metode yang digunakan dalam tahap

identifikasi risiko adalah wawancara informal dengan direktur

utama, sekretaris umum, kepala divisi operasi, kepala divisi

teknik, spv teknik, teknisi K3, koordinator lapangan, karyawan

bagian administrasi dan tenaga ahli kelistrikan PT. XYZ. Pada

tahap penilaian risiko juga menggunakan metode wawancara

semi terstruktur dengan SDM atau pegawai yang pernah

megalami risiko tersebut, sekedar melihat atau terlibat dalam

risiko- risiko yang sudah diidentifikasi pada tahap sebelumnya,

penilaian risiko berdasarkan nilai L (likelihood) dan C

(consequence). Matriks analisis risiko secara kualitatif yang

digunakan dapat dilihat pada Tabel I [2] berikut ini.

Likelihood

Consequences

Insignificant 1

Minor 2

Moderate 3

Major 4

Catastrophic 5

A (Almost

Certain) H H E E E

B (Likely) M H H E E

C

(Possible) L M H E E

D (Unlikely)

L L M H E

E (Rare) L L M H H

Keteranngan:

E (Extreme) : Diperlukan tindakan dengan segera

H (High) : Diperlukan perhatian dari manajemen senior

M (Moderate) : Tanggung jawab harus ditentukan

L (Low) : Dikelola dengan prosedur rutin yang ada

Tahap kedua yang dilakukan adalah melakukan tinjauan mutu yaitu dengan pengukuran gap analysis (self-assessment checklist) sebelum dilakukan perancangan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015, yang digunakan untuk melakukan identifikasi gap antara prosedur yang tertulis dengan proses berdasarkan persyaratan pada Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015, memberikan gap analysis checklist tersebut kepada pihak- pihak perusahaan yang dijadikan narasumber atau informan. Tabel II merupakan scoring yang digunakan sebagai indikator penilaian [3] dan Tabel III merupakan range yang digunakan pada pengukuran kesiapan penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 untuk melihat hasil kesenjangan dalam gap analysis [4], kedua tabel tersebut dapat berubah setelah dilakukan proses brainstorming dengan pihak perusahaan, karena adanya penyesuaian dengan kondisi perusahaan.

Gambar 1. Diagram Alir Penelitian

TP-42

TABEL I. MATRIKS ANALISIS RISIKO KUALITATIF

TABEL II. INDIKATOR PENILAIAN

Score Keterangan

1 Jika organisasi/ perusahaan tidak memahami apa yang mereka

butuhkan dan tidak melakukan hal tersebut

2 Jika organisasi/ perusahaan memahami pentingnya kegiatan

tersebut, tetapi tidak melakukannya

3

Jika organisasi/ perusahaan memiliki dokumen terkait kegiatan tersebut, tetapi masih juga belum menerapkan atau melakukan

tetapi tidak ada catatan mengenai itu

4 Jika organisasi/ perusahaan melakukan kegiatan tersebut tetapi tidak dilakukan secara konsisten

5 Jika organisasi/ perusahaan melakukan kegiatan dengan baik dan

melakukannya secara konsisten

Range Keterangan

75%-100% Tingkat kesiapan organisasi tinggi (sudah siap) untuk

melengkapi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015

50%-74%

Tingkat kesiapan organisasi sedang atau masih butuh

adanya perbaikan untuk persiapan Sistem Manajemen

Mutu ISO 9001:2015

1%-49%

Tingkat kesiapan organisasi rendah atau masih sangat

membutuhkan perbaikan, karena kondisi organisasi masih berbeda jauh dari Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015

Untuk mendapatkan persentase seperti pada Tabel V digunakan rumus (1) sebagai berikut.

Persentase Klausul = Skor Checklist

Skor Maksimum x 100% (1)

Keterangan:

Skor Checklist = Hasi penilaian tiap klausul (sesuai hasil

observasi)

Skor Maksimum = Total nilai maksimum tiap klausul yang

diharapkan oleh perusahaan (sesuai kesepakatan)

Memberikan daftar rancangan dokumen sebagai

rekomendasi yang harus dipenuhi, dibuat atau diperbarui oleh

PT. XYZ berdasarkan persyaratan yang ada pada klausul ISO

9001:2015 dan kemudian memberikan rekomendasi yang harus

dilakukan oleh PT. XYZ pada klausul yang memiliki nilai

persentase di bawah 75%

E. Penutup

Kesimpulan yang akan diambil berdasarkan hasil penelitian

yang telah dilakukan dan juga menjawab dari tujuan penelitian,

serta saran yang diberikan untuk penelitian yang akan datang

yang memiliki bahasan yang sama dengan penelitian ini.

A. Analisis Risiko PT. XYZ

Manajemen risiko perusahaan yang dilakukan di PT. XYZ

pada tahap identifikasi risiko dan penilaian risiko. setelah

dilakukan identifikasi didapatkan hasil yang dapat dilihat pada

Tabel IV berikut

TABEL IV. REKAP HASIL IDENTIFIKASI RISIKO PT. XYZ

No. Proses/ Kegiatan Risiko

1. Mendapatkan informasi

tentang tender proyek baru

Proyek mengalami kegagalan atau berhenti di tengah jadwal

pengerjaan

2. Pemilihan tender proyek

yang akan diikuti

Mengalami kekalahan ketika mengikuti tender

Menghabiskan waktu, tenaga dan

uang

Kehilangan kesempatan dalam mengikuti tender proyek yang lain

Kehilangan kesempatan dalam

mendapatkan proyek yang lebih

sesuai dengan perusahaan

3.

Pembuatan proposal

(termasuk perencanaan dan penjadwalan proyek) dan

mengisi dokumen

penawaran

Mata lelah dan terjadi gangguan

penglihatan

Terjadi kesalahan dalam

pengetikan

Terjadi kesalahan dalam pengisian

dokumen

Terjadi kesalahan dalam

pengetikan

Terjadi kesalahan dalam pengisian

dokumen

Mengalami low back pain

Mengalami carpal syndrome yang berkelanjutan

Hilang fokus

Rasa sakit pada bagian tubuh yang

tersetrum

Hilang kesadaran (pingsan)

4. Pengajuan proposal penawaran

Tidak terkirim atau tidak masuk

dalam system perusahaan yang

mengadakan tender

Keterlambatan pengajuan (terlewat

dari waktu yang sudah ditentukan)

Pengajuan tidak diterima

Tidak menang dalam lelang (tidak mendapatkan proyek)

5. Perencanaan dan

penjadwalan proyek

Terjadi keterlambatan pengerjaan

dan penyelesaian proyek

6. Pembuatan skema kelistrikan

Membuat ulang skema

Petugas lapangan tidak memahami skema yang telah diuat

Terjadi penurunan kepuasan klien

Hilangnya kepercayaan klien



Jadwal proyek terkendala (proyek

tertunda)

7. Pemilihan alat dan material

untuk instalasi listrik



8. Pemilihan supplier material

untuk instalasi listrik

Terjadi kendala pada aktivitas

proyek

Terjadi penurunan kualitas hasil

proyek

Mencari dan menjalin kerja sama

dengan supplier baru

9.

Pemesanan/ pembelian alat

dan material untuk instalasi

listrik kepada supplier

Memesan alat dan material

pengganti

Memesan alat dan material di

supplier yang lain

Memesan alat dan material dengan

jumlah dan spesifikasi yang tidak sesuai


tertunda)

TABEL III. RANGE PERSENTASE PENILAIAN

TP-43

ini menggunakan standar AS/ NZS 4360:2004, tetapi hanya

III. HASIL DAN PEMBAHASAN

No. Proses/ Kegiatan Risiko

10. Penerimaan alat dan material

instalasi listrik dari supplier


tertunda)

Menerima alat dan material dengan

jumlah dan spesifikasi yang tidak

sesuai

Alat dan material disimpan dengan posisi yang tidak semestinya

Terjadi cidera

11.

Pembayaran alat dan

material instalasi kepada supplier

Over budgeting pada rencana

keuangan perusahaan

12. Proses instalasi listrik


tertunda)

Tersterum/ tersengat aliran listrik

Cidera ringan sampai berat, bahkan

bias menyebabkan kematian


tertunda)

Terjadi kendala pada aktivitas

proyek


tertunda)

Pemasangan instalasi tidak sesuai

13. Melakukan evaluasi dari

hasil instalasi listrik

Hasil evaluasi tidak sesuai dengan

yang ada di lapangan

14. Pembuatan laporan

keuangan perusahaan

Terjadi kesalahan pengetikan atau perhitungan

Kesalahan dalam perencanaan

keuangan untuk masa yang akan datang

Laporan keuangan tidak sesuai

dengan kenyataan (kurang detail)

15. Melakukan evaluasi kinerja

karyawan perusahaan

Evaluasi kinerja karyawan tidak sesuai dengan kenyataan

Ketidaksesuain dalam pemberian

bonus dan apresiasi kepada

karyawan

Dari hasil identifikasi risiko didapatkan total 54 risiko dari

15 proses yang dilakukan di PT. XYZ, kemudian dilakukan

penilaian risiko pada setiap risiko tersebut, Tabel V berikut ini

merupakan contoh hasil penilaian risiko pada proses pembuatan

proposal (termasuk perencanaan dan penjadwalan proyek) dan

mengisi dokumen penawaran.

TABEL V. CONTOH HASIL PENILAIAN RISIKO PT. XYZ

Risiko L C Keterangan

Mata lelah dan terjadi gangguan penglihatan B 2 High

Terjadi kesalahan dalam pengetikan C 1 Low

Terjadi kesalahan dalam pengisian dokumen C 1 Low

Terjadi kesalahan dalam pengetikan C 1 Low

Terjadi kesalahan dalam pengisian dokumen C 1 Low

Mengalami low back pain C 2 Medium

Mengalami carpal syndrome yang berkelanjutan

E 2 Low

Hilang fokus C 1 Low

Rasa sakit pada bagian tubuh yang tersetrum C 2 Medium

Hilang kesadaran (pingsan) D 2 Low

Dari 15 proses atau kegiatan yang dilakukan oleh PT. XYZ

terdapat 54 risiko dengan 20 risiko rendah, 28 risiko sedang, 7

risiko tinggi dan tidak ada risiko ekstrem. Proses atau kegiatan

yang dilakukan PT. XYZ yang memiliki risiko paling banyak

adalah proses pembuatan proposal yang termasuk juga

perencanaan dan penjadwalan proyek serta pengisian dokumen

penawaran. Proses tersebut memiliki 7 risiko dengan tingkatan

low, 2 risiko dengan tingkatan medium dan 1 risiko dengan

tingkatan high, adapun risiko yang memiliki tingkatan high

tersebut adalah mata lelah dan terjadi gangguan penglihatan, hal

ini dikarenakan beberapa karyawan mengeluh bahwa matanya

mengalami kelelahan dan gangguan, serta harus dilakukan

pertolongan pertama dan tentunya hal tersebut sangat

mempengaruhi kinerja dari karyawan tersebut, oleh karena itu

diperlukan perhatian yang lebih lagi dari pihak perusahaan

untuk mengatasi atau setidaknya memitigasi risiko tersebut.

Rekomendasi yang dapat diberikan untuk memitigasi terjadinya

risiko tersebut adalah dengan mengatur jarak pandang mata ke

layar komputer, mengatur durasi dalam penggunaan komputer,

dan mengatur pencahayaan komputer. Jarak pandang mata ke

layar komputer yang baik menurut Occupational Safety and

Health Assocoation (OSHA) adalah 46-61 cm atau yang ideal

sekitar 50,80 cm [5]. Durasi penggunaan komputer juga akan

berpengaruh pada kelelahan mata [6], oleh karena itu mata juga

perlu beristirahat setidaknya selama 5 menit setelah menatap

layar komputer selama 30 menit. Pengaturan pencahayaan yang

sesuai standar adalah sebesar 300 lux untuk ruangan

perkantoran yang menggunakan komputer, hal ini sesuai

dengan Keputusan Menteri Kesehatan No. 1405 Tahun 2002

mengenai Persyaratan Lingkungan Kerja dan Industri, serta

pengaturan visual display dari layar komputer berupa resolusi

dan kekontrasan juga diperlukan [7].

B. Tinjauan Mutu PT. XYZ

Tinjauan mutu dilakukan menggunakan wawancara

terstruktur dengan menggunakan self- assessment checklist.

Self- assessment checklist yang diberikan kepada pihak

perusahaan (direktur utama perusahaan) berisi 65 pertanyaan

yang sesuai dengan setiap klausul yang ada pada ISO

9001:2015. Pengisian pertanyaan- pertanyaan tersebut

didasarkan pada kondisi perusahaan saat ini yang dengan cara

pemeriksaan dokumen- dokumen yang terkait serta melakukan

observasi lapangan tentang implementasi dokumen- dokumen

tersebut, sedangkan untuk penilaian didasarkan pada Tabel II

dan Tabel III. Dari hasil pengisian self- assessment checklist

yang sudah dilakukan oleh pihak perusahaan, didapatkan hasil

yang dapat dilihat pada Tabel VI berikut.

TABEL VI. HASIL TINJAUAN MUTU PT. XYZ BERDASARKAN

KLAUSUL ISO 9001:2015

Klausul Skor

Checklist

Skor

Maksimal Persentase

(4) Konteks

Organisasi 15 25 60%

(5) Kepemimpinan 14 25 56%

(6) Perencanaan 14 25 56%

(7) Dukungan 38 70 54,28%

(8) Operasi 70 120 58,33%

(9) Evaluasi Kerja 24 40 60%

(10) Peningkatan 13 20 65%

Rata- rata 187 325 58,51%

Dari Tabel VI di atas hasil persentase yang dihitung

menggunakan persamaan 1 menunjukkan bahwa pemenuhan

kriteria- kriteria sistem manajemen mutu PT. XYZ berdasarkan

klausul ISO 9001:2015 adalah sebesar 58,51% atau dengan kata

TP-44

lain PT. XYZ masih butuh adanya perbaikan untuk persiapan

Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015, jadi perusahaan

butuh beberapa rekomendasi dan pemenuhan dokumen yang

belum dimiliki oleh perusahaan yang sesuai dengan ISO

9001:2015.

C. Usulan Rancangan Dokumen

Rencana perbaikan yang diberikan kepada PT. XYZ adalah

dengan memenuhi dokumen sesuai syarat atau klausul yang ada

pada ISO 9001:2015, berdasarkan hasil self- assessment

checklist yang sudah dilakukan pengisian oleh pihak

perusahaan, maka didapatkan beberapa dokumen yang harus

dipenuhi oleh PT. XYZ dapat dilihat pada Tabel VII berikut.

TABEL VII. DAFTAR RANCANGAN DOKUMEN

Nama Rancangan

Dokumen Klausul

Nama Rancangan

Dokumen Klausul

SWOT Analisis 4,6 Ruang Lingkup Sistem

Manajemen Mutu 4

Sasaran Mutu 6 SOP Pengendalian Dokumen

7

Kebijakan Mutu 5 SOP Pengendalian

Rekaman 7,8,9,10

Bisnis Proses 4,8 SOP Tindakan Perbaikan dan Pencegahan

10

Struktur Organisasi 4 SOP Pengendalian

Ketidaksesuaian 8,10

Job Description 5,7 SOP Tinjauan Manajemen Mutu

9

Matriks

Kompetensi 7 Kriteria Pemilihan Supplier 8

SOP Audit Internal 9 Strategi Inovasi Perusahaan 8

Daftar rancangan dokumen pada Tabel VII ini diberikan

kepada PT. XYZ dengan harapan dapat membantu perusahaan

dalam mempersiapkan untuk melakukan sertifikasi ISO

9001:2015. Rancangan dokumen tersebut sudah disesuaikan

dengan kebutuhan PT. XYZ dilihat dari hasil self- assessment

checklist yang sudah dilakukan, dan tentunya sesuai dengan

klausul yang ada pada ISO 9001:2015. Contohnya, pada klausul

4 (konteks organisasi) dokumen yang perlu dipenuhi atau dibuat

oleh PT. XYZ adalah dokumen SWOT analisis (diperlukan

perbaruan dari dokumen yang sudah ada), dokumen bisnis

proses yang berisi aktivitas yang dilakukan oleh PT. XYZ

dimulai dari input sampai dengan output, dokumen struktur

organisasi (diperlukan perbaruan dan kelengkapan dari

dokumen yang sudah ada), dan dokumen ruang lingkup sistem

manajemen mutu yang berisi ruang lingkup dari penerapan

sistem manajemen mutu di PT. XYZ. Dokumen untuk

memenuhi klausul 5 (kepemimpinan) adalah dokumen

kebijakan mutu yang berisi kebijakan- kebijakan dari PT. XYZ

terhadap sistem manajemen mutu yang ada di perusahaan dan

dokumen job description yang berisi tugas dan wewenang dari

setiap divisi dan jabatan yang ada di perusahaan. Klausul 6

(perencanaan) membutuhkan dokumen SWOT analisis dan

sasaran mutu (diperlukan kelengkapan dari dokumen yang

sudah ada), untuk klausul 7 (dukungan) diperlukan dokumen

job description, dokumen matriks kompetensi yang berisi

kriteria untuk kompetensi setiap SDM yang ada di perusahaan,

dokumen SOP pengendalian dokumen yang berisi cara

pengendalian dari seluruh dokumen sistem manajemen mutu

ISO 9001:2015 di PT. XYZ baik dokumen yang baru maupun

dokumen yang direvisi, dan dokumen SOP pengendalian

rekaman yang berisi cara teknis yang digunakan untuk

melakukan pengendalian rekaman agar dapat terdokumentasi

dengan baik yang nantinya digunakan sebagai bukti dari

terlaksananya suatu kegiatan serta dapat menjadi sumber

pengembangan untuk masa yang akan datang. Dokumen untuk

memenuhi klausul 8 (Operasi) adalah dokumen bisnis proses,

dokumen SOP pengendalian rekaman, dokumen SOP

pengendalian ketidaksesuaian yang berisi cara pengendalian

ketidaksesuaian yang terjadi dalam bisnis proses yang

dilakukan oleh PT. XYZ terutama mengenai output yang

mereka hasilkan, dokumen kriteria pemilihan supplier berisi

kriteria- kriteria yang perlu dipenuhi oleh supplier ketika ingin

bekerja sama dengan dengan PT. XYZ yang dapat disesuaikan

dengan spesifikasi proyek yang sedang dikerjakan oleh

perusahaan, dokumen strategi inovasi perusahaan yang berisi

rencana dan stategi dalam pembuatan inovasi jasa yang akan

dilakukan oleh PT. XYZ, dan formulir survei kepuasan

pelanggan yang berisi beberapa pertanyaan yang berkaitan

dengan pelayanan dan output yang diberikan PT. XYZ kepada

pelanggan (klien). Klausul 9 (evaluasi kerja) membutuhkan

dokumen SOP audit internal, dokumen SOP pengendalian

rekaman, dan dokumen SOP tinjauan manajemen mutu,

sedangkan untuk klausul 10 (peningkatan) dibutuhkan

dokumen SOP pengendalian rekaman, dokumen SOP tindakan

perbaikan dan pencegahan.

D. Rekomendasi

Dari klausul 4 sampai dengan klausul 10, semua memiliki

persentase dibawah 75% atau rata- rata persentase keseluruhan

sebesar 58,51% yang berarti PT. XYZ masih membutuhkan

perbaikan untuk persiapan sertifikasi ISO 9001:2015,

rekomendasi yang dapat diberikan untuk masing- masing

klausul adalah sebagai berikut:

1) Klausul 4 mendapatkan persentase sebesar 60%,

rekomendasi yang dapat diberikan kepada PT. XYZ terkait

klausul tersebut adalah melakukan pembaruan pada SWOT

analisis dari dokumen yang sudah ada, perlu penyesuaian

kembali dengan kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman

yang dimiliki oleh PT. XYZ saat ini. Melengkapi struktur

organisasi yang ada saat ini agar lebih jelas dan detail dan

SDM yang ada di perusahaan paham ketika membaca

struktur organisasi tersebut, membuat ruang likup sistem

manajemen mutu agar penerapan sistem manajemen mutu di

perusahaan lebih jelas lingkupnya dan dapat menjadi kontrol

pelaksanaan sistem manajamen mutu, membuat bisnis

proses perusahaan sebagai pendukung dari penerapan sistem

manajemen mutu perusahaan dan melakukan penyimpanan

dan pemeliharaan dari semua dokumen sistem manajemen

mutu guna mendukung berjalannya proses operasional

perusahaan.



klausul tersebut adalah pemimpin harus menunjukkan

komitmen terhadap sistem manajemen mutu dengan cara

melaksanakan semua kegiatan (bisnis proses) perusahaan

TP-45

sesuai dengan prosedur yang telah dibuat berdasarkan sistem

manajemen mutu, membuat kebijakan mutu perusahaan

serta melakukan sosialisasi dari kebijakan mutu yang telah

dibuat tersebut agar digunakan sebagai pedoman dalam

penerapan sistem manajemen mutu di perusahaan.



klausul tersebut adalah memperbarui sasaran mutu yang

sudah ada saat ini dan disesuaikan dengan kondisi internal

dan eksterna perusahaan.

4) Klausul 7 mendapatkan persentase sebesar 54,28%,


klausul tersebut adalah menumbuhkan rasa kepedulian SDM

yang ada di perusahaan terhadap kebijakan mutu dan sasaran

mutu yang sesuai dengan bidangnya, dengan cara

melibatkan semua SDM untuk melakukan evaluasi terhadap

penerapan kebijakan mutu dan melakukan diskusi serta

menerima semua masukan dari karyawan mengenai strategi

yang digunakan untuk mencapai sasaran mutu yang sudah

dibuat, dan terus melakukan update dokumen atau

pembaruan dari dokumen- dokumen ISO yang disesuaikan

dengan kondisi perusahaan.

5) Klausul 8 mendapatkan persentase sebesar 58,33%,


klausul tersebut adalah melakukan penyebaran informasi

kepada seluruh SDM yang ada diperusahaan mengenai

perubahan dari dokumen- dokumen yang dibuat, dengan

cara melakukan penempelan pengumuman bahwa ada

perubahan dokumen yang terkait atau bisa dengan cara

melakukan sosialisasi untuk menjelaskan dokumen yang

berubah tersebut, agar SDM yang ada di perusahaan tidak

hanya mengetahui perubahannya tetapi juga memahami

perubahan tersebut serta melakukan benchmarking kepada

perusahaan serupa dengan intensitas setahun sebanyak dua

kali, agar perusahaan bisa mengetahui kebutuhan pasar saat

ini dan dapat memenuhi kebutuhantersebut dengan

melakukan inovasi.



klausul tersebut adalah melakukan audit internal sesuai

dengan sistem manajemen mutu ISO 9001:2015 untuk

mengetahui kesesuaian perusahaan dalam melakukan

penerapan ISO tersebut dengan mendatangkan auditor dari

pihak eksternal perusahaan.


rekomendasi yang dapat diberikan adalah melakukan

peningkatan kesesuaian, kecukupan dan efektivitas sistem

manajemen mutu di perusahaan dengan cara melakukan

konsep PDCA (Plan, DO, Check, Action). Tahap plan

perusahaan merencanakan semua kegiatan atau proses

bisnisnya dengan baik dan detail, mulai dari perencanaan

dan penjadwalan proyek, pembuatan skema untuk proyek

instalasi listrik, perencanaan keuangan perusahaan, sampai

perencanaan pembelian alat dan material untuk instalasi

listrik. Tahap do perusahaan mendapatkan informasi

mengenai tender proyek baru, pemilihan tender proyek yang

akan diikuti oleh perusahaan, pengajuan proposal

penawaran untuk proyek, pemilihan alat dan material yang

sesuai dengan spesifikasi dari proyek yang dikerjakan,

pemilihan supplier yang menyediakan alat dan material

tersebut, pemesanan alat dan material, pembayaran alat dan

material kepada supplier dan pengerjaan proyek instalasi

listrik. Tahap check perusahaan melakukan evaluasi dari

hasil proyek instalasi listrik yang telah dilakukan dan

melakukan evaluasi kinerja karyawan, sedangkan pada

tahap action perusahaan melakukan perbaikan dari evaluasi

yang telah dilakukan tersebut dan membuat rencana strategi

kedepannya agar perusahaan dapat melakukaan proses

bisnisnya dengan lebih baik.

A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian tinjauan mutu di PT. XYZ

berdasarkan ISO 9001:2015 dapat ditarik kesimpulan bahwa

analisis risiko yang dilakukan di PT. XYZ menggunakan AS/

NZS 4360:2004 dengan tahapan identifikasi risiko dan

penilaian risiko didapatkan hasil 54 risiko yang ada pada PT.

XYZ dari 15 proses atau kegiatan yang dilakukan di perusahaan

tersebut, dengan rincian 20 risiko rendah, 28 risiko sedang, 7

risiko tinggi dan tidak ada risiko ekstrem. Tinjauan mutu yang

dilakukan di PT. XYZ berdasarkan ISO 9001:2015

menggunakan self- assessment checklist didapatkan hasil

klausul 4 mendapatkan persentase sebesar 60%, klausul 5

sebesar 56%, klausul 6 sebesar 56%, klausul 7 sebesar 54,28%,

klausul 8 sebesar 58,33%, klausul 9 sebesar 60% dan klausul 10

sebesar 65%, sedangkan untuk hasil persentase pemenuhan

kriteria- kriteria sistem manajemen mutu PT. XYZ berdasarkan

klausul ISO 9001:2015 adalah sebesar 58,51% atau dengan kata

lain PT. XYZ masih butuh adanya perbaikan untuk persiapan

Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015. Self- assessment

checklist yang sudah dilakukan pengisian oleh pihak

perusahaan, didapatkan beberapa dokumen yang harus dipenuhi

oleh PT. XYZ yaitu SWOT analisis, sasaran mutu, kebijakan

mutu, bisnis proses, struktur organisasi, job description, matriks

kompetensi, SOP audit internal, ruang lingkup sistem

manajemen mutu, SOP pengendalian dokumen, SOP

pengendalian rekaman, SOP tindakan perbaikan dan

pencegahanm SOP pengendalian ketidaksesuaian, SOP tinjauan

manajemen mutu, kriteria pemilihan supplier, strategi inovasi

perusahaan dan formulir survei kepuasan pelanggan.

B. Saran

Saran yang diberikan untuk penelitian selanjutnya yang

serupa adalah penelitian selanjutnya diharapkan dapat

membantu perusahaan dengan melakukan perancangan

dokumen wajib maupun non wajib ISO 9001:2015 dan dapat

melakukan tinjauan mutu kembali setelah dilakukan

pemenuhan dokumen ISO 9001:2015 dan dapat memberikan

rencana strategi untuk perusahaan dalam penerapan ISO

9001:2015 yang efektif.

TP-46

IV. PENUTUP

[1] Kementrian Koordinator Bidang Perekonomian Republik Indonesia,

Outlook Perekonomian Indonesia 2019, Cetakan Pe. Kementrian

Koordinator Bidang Perekonomian Republik Indonesia, 2019.

[2] AS/NZS, Risk Management Guidelines Companion to AS/NZS

4360:2004, HB 436:200., vol. 428, no. 6983. Sydney: Retrieved from Standards New Zealand Database, 2004.

[3] A. T. Prakasa, N. W. Setyanto, and L. T. W. N. Kusuma, “Analisis

Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 Menggunakan GAP Analisis Tools (Studi Kasus PT. Sahabat Rubber Industries, Malang),” J.

Rekayasa dan Manaj. Sist. Ind., vol. 3, no. 1, pp. p11-21, 2015.

[4] J. M. Fernando, B. Purwanggono, and P. Adi, “Pada Pt . Wijara

Nagatsupazki Dengan Menggunakan Metode Gap Analysis,” p. 10, 2015.

[5] C. Fluke, “Working safely with EtO.,” J. Healthc. Mater. Manage., vol. 8, no. 2, pp. 69–73, 1990.

[6] D. W. Putri and M. Mulyono, “Hubungan Jarak Monitor, Durasi Penggunaan Komputer, Tampilan Layar Monitor, Dan Pencahayaan

Dengan Keluhan Kelelahan Mata,” Indones. J. Occup. Saf. Heal., vol. 7,

no. 1, p. 1, 2018, doi: 10.20473/ijosh.v7i1.2018.1-10.

[7] Mentri Kesehatan Republik Indonesia, “Keputusan Menteri Kesehatan

Republik Indonesia Nomor 1405 Tahun 2002,” 2002.

TP-47

DAFTAR PUSTAKA

tinjauan mutu pada pt. xyz berdasarkan sistem manajemen

Documents