tipologia y valor del documento
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TIPOLOGÍA Y VALOR DEL DOCUMENTO
PRESENTADO POR: SEBASTIAN ROJAS
DOCENTE : RUTH LOPEZ
COLEGIO COFRATERNIDAD DE SAN FERNANDOBOGOTÁ D.C.
2016
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Un documento es todo objeto que ofrece información (soporte informativo). Los documentos tienen 2 tipos de características:Características Físicas: Se dividen en 2 características:
En cuanto a soporte: Un objeto(soporte), signos utilizados, el tamaño, la forma de representación, accesibilidad y periodicidad.
En cuanto a textualidad: Los documentos pueden ser:. Textuales: Documentos impresos. Es un texto escrito con signos que debe interpretarse. Ej.: Libros, prensa y medios de comunicación.. No textuales: Los documentos no impresos; tales como los documentos visuales, audiovisuales, magnéticos, electrónico
TIPOLOGÍA DE LOS DOCUMENTOS
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Son características que tienen que ver con el mensaje informativo. Las características intelectuales son la finalidad, contenido, tema, tipo de autor, fuentes informativas, modo de difusión, accesibilidad y originalidad.
EJ: Informe sobre gasto en educación en España:Finalidad del documento=>¿Quién lo ha hecho?Contenido=> ¿Qué es lo que contiene?Tipo de autor y postura=> Si es un autor personal o colectivo.Fuentes=>Que fuentes han utilizado(estadísticas por ejemplo)Originalidad=> Si se ha hecho otro antes o no
CARACTERÍSTICAS INTELECTUALES:
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Se establecen tipologías documentales a partir de los grados de elaboración de la información. Se habla de 3 tipos:Documentos Primarios: Soportan información original, información de autoría. Ej.: Noticia en un periódico.Documentos secundarios: Son documentos que se desarrollan a partir de los primarios, existen a partir de ellos y habitualmente contienen su descripción. EJ: Noticia que se publica en el Boletín de un Ministerio, Catálogo de una biblioteca.Documentos terciarios: Son documentos que se establecen a partir de los primarios y los secundarios y reúnen y elaboran las informaciones de forma que corresponden a necesidades de categorías determinadas de usuario. EJ: Dossier(documento a partir de un documento primario y un documento secundario).
TIPOLOGÍAS DOCUMENTALES
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Dentro de los documentos existentes están las Fuentes referenciales o Literatura Secundaria. Se llama secundaria porque es una literatura de título informativo. Son obras de consulta y de referencia que están destinadas a orientar y solucionar necesidades informativas y no a ser leídas y utilizadas en su totalidad. Son documentos de utilización frecuente que contienen datos de información concretas de orientación, actualización y definición de ideas. Pueden ser de 3 tipos:De tipo documental: Bibliografías, catálogos y los boletines de resúmenes y repertorios que remiten a documentos e informaciones analizadas y descritos.
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Bibliografías: Listas de descripciones de documentos.. Catálogos: Listas de documentos en órdenes específicos..Boletines de resúmenes: Son descripciones condensadas y textuales de documentos originales.De tipo informativo: Enciclopedias, diccionarios, manuales, anuarios que son documentos informativos que remiten a informaciones sobre significados, ideas, datos y procesos.. Diccionarios: Son fuentes terminológicas.. Enciclopedias: Conjuntos descriptivos de informaciones temáticas.. Anuarios: Documentos temáticos que suministran visiones cronológicas de conjunto.. Manuales: Documentos de gestión que se utilizan como orientación y guía para realizar procesos y procedimientos.
DE TIPO DOCUMENTAL
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De tipo indicativo: Son documentos que remiten a informaciones prácticas de situación y localización. Están:. Directorio: Son descripciones condensadas de direcciones de personas, organismos y servicios. Pueden ser de muchos tipos.. Organigrama: Descripciones gráficas de estructuras organizativas.¿Cuales son los documentos primarios de criterio para los funcionarios?. 2 TIPOS:Documentación jurídica: Es el instrumento de trabajo de las AAPP que está sometido al derecho administrativo que se supone que dentro de las AAPP la actualización de la legislación vigente.Documentación Administrativa: Son los documentos administrativos que produce la propia AAPP y que son los documentos que varían en sus datos y que exigen en algunos casos seguimiento durante periodos de tiempo determinados, y que en otros casos necesitan seguimiento continuo.
DE TIPO INDICATIVO
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Las valoraciones de las fuentes de referencia son:1º Finalidad: Objetivos que van a condicionar la estructura y el contenido.2º Autoridad: Depende de la autoría.3º Los contenidos seleccionados: Las informaciones se pueden incluir o excluir.4º La actualización: Es importante y la inmediatez de las obras.5º La perspectiva6º La organización de los contenidos y la presentación de la información.
LAS VALORACIONES DE LAS FUENTES DE REFERENCIA SON:
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Según su finalidad (valor primario): valor administrativo.Según su utilidad(valor secundario): valor legal, jurídico o probatorio.El valor secundario es también llamado valor histórico o permanente.
Otros valores(Diccionario de Terminología Archivística) :
- Valor informativo: valor como referencia para investigadores.
- Valor intrínseco: contenido, circunstancias de su producción, firmas, sellos.
LOS VALORES DE LOS DOCUMENTOS.
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1.- Jerarquía administrativa y funcional.
2.- Valores primarios (valor administrativo, legal, fiscal, científico-tecnológico)
3.- Valores secundarios(derivados de su importancia para la investigación)
3.1.-Valores testimoniales(importantes para la entidad creadora y para la investigación)
3..- Valores informativos (referidos a personas, cosas o fenómenos). SchellenbergEl archivero determinará la valoración del documentos atendiendo a su exclusividad, su forma y su importancia para la investigación y la cultura. Pero el valor es algo inherente al documento y existe antes del análisis del archivero.
CRITERIOS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL.
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El Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos recoge estas tres actividades como las primeras actuaciones de gestión documental.El AGA presentará a la Comisión Andaluza de Archivos una propuesta para la identificación y valoración e las series documentales de las Consejerías. Propone una plantilla:1.- Identificación2.- Valoración3.- Selección4.- Observaciones5.- Área de Control.
IDENTIFICACIÓN, VALORACIÓN Y SELECCIÓN DE SERIES DOCUMENTALES.
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Determinará el destino de los documentos a partir de su valor y los plazos para su conservación o destrucción. Se produce en una etapa de carácter conceptual y de carácter práctico en la que se determine la depuración o conservación del documento.
MÉTODOS DE SELECCIÓN.a) Pieza por piezab) Selección cualitativa:
Intrínseca(por su propio valor histórico, social, etc.)
Extrínseca (alfabética, cronológica)
Topográfica( por áreas geográficas)
Combinada
c) Por muestreo (aleatorio o sistemático)
LA SELECCIÓN.
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Es el trabajo final de los trabajos de valoración y selección. Se le puede denominar también: cuadro/calendario de expurgo, cuadro/calendario de selección...Estos cuadros calendarios especifican el destino concedido a cada serie documental.
Será elaborado por la comisión de expertos y aprobados por la administración competente con categoría de reglamento.TIPOS DE CALENDARIOS:
1.- Calendarios de disposición generales (para series documentales comunes a todas las administraciones)2.- Calendarios de disposiciones especiales (de una administración concreta).Además pueden ser:
a.- Calendarios integrales: serán revisados periódicamente. Indica para cada serie:Código
Tipología documental/denominación de la serie
Tipo de conservación(temporal/permanente)
Tipo de destrucción(completa/parcial)
CALENDARIO DE DISPOSICIÓN
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Es responsabilidad del archivo intermedio
El diálogo es entre productor del documento y el archivero es fundamental para evitar las eliminaciones incontroladas y reconducir la producción de documentos.
LA ELIMINACION
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GRACIAS