tips & tricks - ricoh nederland en tricks waaier_150x55_007_def_t_76...آ  tips & tricks. inleiding...

Download Tips & Tricks - Ricoh Nederland en Tricks waaier_150x55_007_DEF_t_76...آ  Tips & Tricks. Inleiding Ricoh

Post on 22-Mar-2020

1 views

Category:

Documents

0 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

  • Tips & Tricks

  • Inleiding Ricoh helpt u graag beter en makkelijker te werken en leven. Daarom

    vindt u in deze waaier praktische tips, die u inspireren om uw informatie

    effectiever te organiseren en te creëren. Ontdek hoe u veilig, kosten­

    besparend, duurzaam, efficiënt en mobiel kunt werken, zodat u kunt

    focussen op wat ertoe doet en het verschil kunt maken.

  • Inhoud

    1 Veilig werken

    2 Kostenbesparend werken

    3 Duurzaam werken

    4 Efficiënt werken

    5 Mobiel werken

  • Veilig werken Informatie is strikt persoonlijk en vraagt meer dan ooit om een adequate

    beveiliging. Uw klanten en medewerkers rekenen erop dat hun gegevens

    in vertrouwde handen zijn. En dat alleen bevoegden toegang hebben

    tot die informatie. Ook de omgeving waar de informatie wordt geborgd,

    moet beveiligd zijn. De juiste informatie bij de juiste persoon, zodat u

    zich met minder risico’s kunt focussen op wat ertoe doet en het verschil

    kunt maken. 1

  • Documenten beveiligen? • Geef te printen documenten pas vrij na

    gebruikers identificatie via een pas of pincode,

    zodat documenten niet onbeheerd op de

    printer blijven liggen.

    • Voeg een digitale handtekening (PDF­

    signature) toe aan documenten, zodat

    deze niet meer gewijzigd kunnen worden.

    • Zorg ervoor dat uitgeprinte documenten

    niet gekopieerd kunnen worden, zodat

    de inhoud veilig blijft.

    • Laat bij het scannen van documenten

    automatisch nummering of datum

    en/of tijdstempels toevoegen.

    Veilig werken

  • Printer beveiligen? • Zorg voor automatische gegevenscodering van

    alle printers, zodat wachtwoorden of adres­

    boeken van de printer onbegrijpelijk worden.

    • Zorg voor gegevensversleuteling en veilige

    gegevensvernietiging, zodat de gegevens die

    achtergebleven zijn op de printer verwijderd

    worden.

    • Schoon uw harde schijf regelmatig op.

    • Retourneer uw machines aan Ricoh,

    dan wissen wij alle gegevens.

    Veilig werken

  • Netwerk beveiligen? • Voorkom onbevoegde toegang tot de MFP’s.

    • Registreer uw IP­adressen en gebruik IP­filtering.

    • Beveilig toegang tot het netwerk met

    cliëntfilters.

    • Voorzie iedere printer en MFP van

    een firewall.

    • Maak adequaat back­ups op een

    beveiligde server.

    Veilig werken

  • Manier van werken beveiligen? • Richt een consistent informatiebeveiligings­

    beleid in.

    • Maak alle gebruikers bewust van uw

    beveiligingsbeleid.

    • Monitor alle afdrukactiviteiten.

    • Automatiseer uw documentstromen.

    • Laat documenten automatisch een

    vastgestelde veilige route volgen.

    Veilig werken

  • Kostenbesparend werken Meer werk verzetten met minder mensen in minder tijd. Dat kan door het

    digitaliseren en centraliseren van informatie. Uw gegevens kunt u voortaan

    direct delen. En doordat uw informatie centraal beschikbaar is, kunt u sneller

    schakelen. Alle informatie is beschikbaar voor de juiste persoon, op de juiste

    plaats, op het juiste moment en in de juiste vorm, zodat u zich met minder

    kosten en meer tijd kunt focussen op wat ertoe doet en het verschil

    kunt maken. 2

  • Printkosten besparen? • Stel de printerdriver standaard in op zwart­wit.

    • Routeer grotere printopdrachten naar de

    meest geschikte printer.

    • Maak gebruikers bewust van hun gedrag.

    Opslagruimte en daarmee kosten besparen? • Digitaliseer uw archief en laat toners

    automatisch leveren, zodat u geen

    voorraad hoeft bij te houden.

    Kostenbesparend werken

  • Papier besparen? • Print dubbelzijdig.

    • Print meerdere pagina’s op één vel.

    • Print beveiligd.

    • Maak eerst een afdrukvoorbeeld.

    • Maak gebruikers bewust van hun gedrag.

    • Print uw logo en adresgegevens digitaal

    mee en bespaar op briefpapier.

    Tijd besparen? • Zet veel gebruikte instellingen vast

    onder 1 knop op uw printer!

    • Digitaliseer uw werkprocessen, zodat

    dubbel werk en handmatige handelingen

    worden vermeden.

    Kostenbesparend werken

  • Inzicht in kosten? • Laat de gebruiker inloggen met behulp

    van een pasje of pincode.

    • Monitor het afdrukgedrag.

    Kostenbesparend werken

  • Duurzaam werken De wereld verandert. Een flexibele, toekomstbestendige werkomgeving is

    daarin onmisbaar. Ricoh creëert deze omgeving waarin iedereen altijd en

    overal makkelijk mobiel en duurzaam (samen)werkt. Goed voor het milieu,

    uw reputatie en onontkoombaar voor de toekomst. De juiste informatie op

    de juiste manier, zodat u zich met minder zorgen en minder kosten kunt

    focussen op wat ertoe doet en het verschil kunt maken. 3

  • Energie en CO2 uitstoot verminderen? • Stel uw printers energiezuinig in en laat ze

    automatisch in slaapstand gaan op het

    moment dat u dat wenst (bijvoorbeeld na

    werktijd). Compenseer de resterende CO2

    uitstoot met Carbon credits.

    • Vergader online met video vergadermiddelen,

    zodat u minder hoeft te reizen.

    • Laat uw toners automatisch leveren,

    waardoor ze in één keer vervoerd kunnen

    worden (minder transport).

    Duurzaam werken

  • Duurzaam werken? • Werk met duurzaam FSC papier en supplies,

    die minimaal voldoen aan de duur zame

    inkoopcriteria van Agentschap NL.

    • Laat gebruikers een groene gebruikerstraining

    volgen, zodat ze zich bewust zijn van hun

    (duurzame) gedrag.

    • Lever uw lege cartridges gratis in met

    onze retourdoos, zodat grondstoffen

    hergebruikt kunnen worden.

    • Geef uw printers een tweede leven door

    ze te laten reviseren.

    • Krijg inzicht met behulp van groene

    rapportages.

    Duurzaam werken

  • Papierverbruik verminderen? • Print het document pas na het inloggen met

    behulp van een pincode of pasje uit, zodat er

    geen papieren op de printer blijven liggen.

    • Bekijk eerst het afdrukvoorbeeld, zodat u

    zeker weet dat u het document wilt printen.

    • Print standaard dubbelzijdig.

    Duurzaam werken

  • Efficiënt werken Met een efficiënte inrichting van uw printomgeving, slimme scanoplossingen

    en geavanceerde beheersoftware heeft u geen zorgen meer over het

    afdrukbeheer. U hoeft er niet meer naar om te kijken. Met de juiste

    printers op de juiste plaats, de juiste informatie automatisch in het

    gewenste/vereiste formaat en een beveiligde en automatische routering

    en opslag van documenten en data, hebben uw medewerkers meer tijd

    voor andere taken. U bespaart tot maar liefst 30% tijd en kosten. 4

  • • Beheer uw printomgeving eenvoudig met

    een centrale, online beheertool.

    • Lever lege cartridges eenvoudig in met

    onze gratis retourdoos.

    • Laat toners automatisch leveren.

    • Laat tellerstanden automatisch doorgeven.

    • Meld uw servicevraag gemakkelijk online

    via eService.

    • Voorkom papierstoringen door het papier

    in de verpakking te laten zitten en

    op een droge plaats te bewaren.

    Efficiënt werken Geen omkijken naar het beheer en onderhoud van uw printomgeving?

  • • Scan documenten direct naar de juiste locatie

    door de printer te koppelen aan interne

    applicaties voor documentbeheer (bv factuur

    rechtstreeks naar AFAS).

    • Vind uw documenten meteen terug

    door ze in een ‘tekst doorzoekbaar’

    PDF formaat te scannen.

    • Digitaliseer uw werkprocessen om

    overbodige handmatige handelingen

    te voorkomen.

    Geen omkijken naar het vinden, opslaan en bewerken van uw documenten?

    Efficiënt werken

  • Geen omkijken naar het delen en printen van uw documenten? • Zet veel gebruikte instellingen vast onder

    1 knop op uw printer!

    • Scan documenten in en verstuur ze vanaf

    de printer direct naar e­mail, map of archief.

    • Print documenten vanaf uw mobiel of tablet.

    Documenten extra waarde geven? • Print een document in kleur om het

    meer attentiewaarde te geven.

    • Maak een boekje van een document

    met meer dan 5 pagina’s.

    Efficiënt werken

  • Mobiel werken Altijd en overal werken. Met uw laptop, smartphone of tablet. Thuis, op

    het werk of onderweg. Waar u ook bent, u wilt graag de juiste informatie

    bij de hand hebben. En deze informatie ook kunnen delen, printen of

    bewerken. Ook wilt u informatie uitwisselen en even overleggen met

    collega’s of klanten. Ook op afstand. De juiste informatie op het juiste

    moment, op de juiste plaats, zodat u zich door meer flexibiliteit kunt

    focussen op wat ertoe doet en het verschil kunt maken. 5

  • Altijd en overal samenwerken? • Vergader online met videovergadermiddelen,

    alsof u bij de ver