TM Trademarks of the Toronto Organizing Committee for the 2015 Pan American and Parapan American Games.

Taller sobre la solicitud de propuesta (RFP)de los Juegos Panamericanos y Parapanamericanos TORONTO

2015

Presentado por Comité Organizador de los Juegos Panamericanos y Parapanamericanos Toronto

2015 (TO2015) CIBCMinisterio de Desarrollo Económico, Comercio y Empleo / Ministerio de

Investigación e Innovación

2Orden del día

Bienvenida• Descripción general de los Juegos Panamericanos y

Parapanamericanos TORONTO 2015• Oportunidades de negocio• Redacción de respuestas de las solicitudes de propuestas• Oportunidades de asociación y creación de redes de

contacto de las solicitudes de propuestas• Discusión grupal• Comentarios de cierre

Descripción general de los Juegos Panamericanos y Parapanamericanos TORONTO 2015

Sección 1

4Un evento de clase mundial

• El tercer evento polideportivo internacional más grande después de los Juegos Olímpicos de verano y los Juegos Asiáticos

• El evento polideportivos más grande que haya organizado Canadá

• Juegos Panamericanos: del 10 al 26

de julio• Juegos Parapanamericanos: del 7 al

15 de agosto

5En cifras

• 41 países y territorios panamericanos

• Más de 450 miembros en el Comité Organizador

• 10.000 atletas, entrenadores y funcionarios

• Más de 40 sedes• 51 deportes • Hasta 20.000 voluntarios• Presupuesto de $1400 millones

del Comité Organizador de TO2015

6Legado de los Juegos

Económico• Trabajos, turismo y negocios

Infraestructura• Deporte y remodelación

Social• Voluntarios• Accesibilidad• Diversidad

7

• Infrastructure Ontario• Municipios• TO2015

$700 millones

de capital

• TO2015$700

millones operativos

Oportunidades de contratación pública = + de $300 millones

35 % Gobierno de

Canadá

Desglose presupuestario del Comité Organizador de TO2015

Inversiones: $1400 millones

35 % Provincia de

Ontario

10 % Ingresos de los Juegos

20 % Gobierno municipal

8Sector público más amplio

TO2015 corresponde al sector público más amplio de Ontario con vigencia en el 2012

• Cumple las directrices de contratación pública de Ontario

• Procesos enfocados en:– Imparcialidad y transparencia– Optimizar la rentabilidad

Nuestros criterios de compra incluyen lo siguiente:

• Costo total de propiedad• Disponibilidad de bienes y

servicios• Calidad• Solución innovadora• Capacidades y experiencia• Diversidad• Solidez financiera de la empresa

Oportunidades económicas

Sección 2

10Umbrales del proceso de contratación pública

Umbral de gastos Proceso de contratación pública Identificación del proveedor

Hasta $10.000 • Obtención de cotizaciones • Base de datos del proveedor*

de $10.000 a $100.000 • Invitación a la competencia• Mín. 3 proveedores

• Base de datos del proveedor• Listado de proveedores MERX• Investigación de mercado• Publicación en la página web de

TO2015

mayor a $100.000 • Competencia abierta• Publicación en MERX

• MERX• Publicación en la página web de TO2015

* Las empresas se registraron en la página web de TO2015

¡Participen!

Página web de TO2015 toronto2015.org

• Listado actual de ofertas de MERX• Registre su empresa• Oportunidades de patrocinio• Oportunidades de voluntariado

Página web de MERX www.merx.com

11

12Plazo de contratación pública - Compras principales

Servicio de alimentos para la Villa(Hostelería)

Muebles de la Villa(Camas/cajoneras/productos textiles)

MAE(Muebles/accesorios/equipamiento)

Flota de autobuses

Marzo de 2014

Limpieza(Villa)

Febrero de 2014 Abril de 2014

Energía temporal

Tiendas

Remolques y almacenamiento

Cocina de la Villa

13Plazo de contratación pública - Compras principales

Cercas

Baños portátiles

Mayo de 2014 Verano de 2014Junio de 2014

Andamios/sillas temporales

Reprografía

Diciembre de 2014

Pantallas de video/marcadores

Equipamiento deportivo

Imagen de marca de los Juegos – Señalización, gráficos, carteles, etc.

Mástiles de bandera

Equipo y servicios médicos(IRM/rayos X/fisioterapia)

14Estrategia de contratación pública

• Aprovisionamiento de contratación: local (GGH), provincial, nacional, internacional

• Diversidad de proveedores: pequeñas y medianas empresas 51 % propiedad y control por parte de los grupos siguientes :– Pueblos aborígenes– Mujeres– Minorías visibles– Personas con discapacidades– Comunidad GLBT

• Asociaciones: alentar las asociaciones entre pequeñas empresas diversas y grandes empresas (beneficios de legado)

Otros internacional

esPaíses

panamericanos

Canadá

Ontario

Toronto y GGH

15Diversidad de proveedores y gastos geográficos de TO2015Al 31 de enero de 2014

Proveedores diversos contratados

181 22 % de proveedores

Total de gastos diversos $5 millones15 % de todos los gastos en proveedores

Clasificación diversa N.º de proveedores

Gasto

Propiedad de mujeres 104 $4,4 millones

Empresas de minorías visibles 59 $0,56 millones

Empresas de aborígenes 11 $0,08 millones

Empresas de personas con discapacidades

5 $0,01 millones

Empresas de GLBT 2 <$0,01 millones

Región Gasto % del gasto total

GGH $23,8 millones 70 %

Ontario $0,6 millones 2 %

Canadá $9 millones 26 %

ODEPA/internacionales $0,7 2 %

Redacción de respuestas de las solicitudes de propuestas

Sección 3

17Comprensión de los elementos

RFI • Solicitud de información

RFP – Q• Solicitud de precalificación

RFQ• Solicitud de cotización

RFP• Solicitud de propuesta

18Elaboración de su respuesta

• Lea y clarifique• Analice los detalles requeridos• Comprenda los requisitos obligatorios• Intención de ofertar, plazos y fechas• Tiempo para responder• La diferencia que marca

19Ejemplo de pregunta de RFP

• Describa brevemente los conjuntos de calificaciones/destrezas, áreas de conocimientos especializados, nivel de conocimientos especializados, y autoridad para resolver los desafíos de personal, equipamiento y servicio.

20Ejemplo de respuesta de RFP

Cómo no responder:• Consulte la respuesta de la pregunta n.º 8 que brinda un resumen

detallado.

21Ejemplo de respuesta de RFP

Cómo no responder:• Permanecerá intacto el equipo de gestión de cuentas existente que

se dedica actualmente al apoyo de su organización.

22Ejemplo de respuesta de RFP

• Nos concentramos especialmente en la excelencia del servicio al cliente. Todos los miembros del equipo constituirán recursos dedicados con el entrenamiento cruzado correspondiente de respaldo para cubrir las enfermedades y los días feriados. A continuación se presentan las personas clave que forman nuestra estructura de gestión de cuentas.

• Director de cuenta: rinde cuentas directamente al Presidente y es responsable de la gobernanza general de proyectos, estableciendo informes del contrato de nivel de servicio (Service Level Agreement, SLA), realizando recomendaciones de mejora del proceso y dirigiendo las sesiones informativas de proyectos. El Director de cuenta es el punto de escalamiento primario para los miembros del equipo interno y el cliente. Las principales áreas de experiencia incluyen:

• Gerente de cuenta: rinde cuentas al Vicepresidente de operaciones y es responsable de la gestión diaria de la cuenta una vez que se completa la implementación del proyecto. El gerente de cuenta es responsable de analizar y distribuir el informe de SLA, realizando reuniones regulares de análisis de clientes y recomendaciones para mejorar el proceso. Toda consulta del cliente que el Gerente de cuenta no pueda responder se asigna al miembro del equipo de servicio al cliente correspondiente para brindar la respuesta.

• Proceso de escalamiento y resolución de quejas: el punto de escalamiento primario es el Director de proyectos durante el ciclo de un proyecto y el Director de cuenta o el Gerente de cuenta en cualquier momento. Estas personas tienen la autoridad plena para resolver todos los asuntos que incluyen los desafíos del personal, el equipamiento y el servicio.

Asociación para las respuestas de RFP

Sección 4

24Asociación con las oportunidades comerciales de TO2015

¿Por qué asociarse con otros?• La oportunidad supera su capacidad• La suma de sus capacidades individuales crea un

valor más sólido para el cliente• Presencia geográfica: la huella de los Juegos

Panamericanos y Parapanamericanos TORONTO 2015 es amplia

• Los socios traen el componente de diversidad que le pueda faltar

• Los socios brindan una experiencia de sostenibilidad ambiental

Nota: Responder a las oportunidades comerciales de TO2015 en calidad de socios y la estructura de la asociación es decisión exclusiva de las empresas participantes.

25Modelos de asociación

Principal - secundaria (nivel 1 / nivel 2)

• La compañía más grande desempeña una función principal mientras que la compañía más pequeña ocupa una función de nicho.

• Ejemplo 1: – El proveedor de hostelería de la Villa de los Atletas

Panamericanos/Parapanamericanos CIBC (nivel 1) requiere una empresa de hostelería (nivel 2) para proveer la cocina caribeña durante 10 días.

• Ejemplo 2: – El principal proveedor de autobuses de TO2015 (nivel 1)

requiere la subcontratación de autobuses y conductores regionales (nivel 2) para las sedes del Área del Gran Toronto (GTA) (Minden, Oro-Medonte).

26Modelos de asociación

Entre pares• Las empresas del mismo tamaño

se asocian para responder a una RFP de TO2015. Cada empresa satisface una parte determinada de los requerimientos; una dirige el contrato o ambas forman una empresa conjunta.

• Ejemplo 1: – La Compañía A y la Compañía B forman un

equipo para responder a una RFP sobre la transmisión de TO2015. La Compañía A brinda servicios de transmisión anfitriona (producción de video) mientras que la Compañía B brinda la transmisión nacional (transmisión por televisión). La Compañía A representa la parte más grande del contrato y por lo tanto decide ser el líder del contrato.

• Ejemplo 2: – Una florería se asocia con una empresa de

regalos para proporcionar los ramos de flores para las ceremonias de entrega de medallas de TORONTO 2015. Forman una empresa conjunta (asociación) para este contrato.

27Asociaciones de proveedores

Desarrollo de su propuesta de asociación• Todas las RFP de TO2015 incluirán los requisitos de diversidad.• Cree una oportunidad para que el proponente líder no diverso cumpla sus

requisitos de diversidad mediante una asociación o subcontratación. • Cree una situación de “ganar-ganar”. • Asegúrese de que exista valor y una necesidad en su propuesta (es decir,

investigue sobre TO2015).– El presupuesto si se ha publicado en línea.– Libro de candidatura de TORONTO 2015 (página web).– Juegos de verano similares.

• Proponga la solución que está dispuesto a realizar

(experiencia demostrada).

28Asociaciones de proveedores

¿Con quién puede asociarse?• Empresas extranjeras que requieran el conocimiento, la mano de obra

o la experiencia local• Empresas nacionales que busquen la diversidad de la cadena de suministro,

el conocimiento o la experiencia local

¿Dónde puede encontrar su socio comercial?• Investigación de mercado. • Su organización comercial (Consejo de Comercio, Cámara de Comercio,

Organización de Diversidad).• Su institución financiera.• MERX – lista de empresas que buscan una

oportunidad en TO2015

29Asociaciones de proveedores

Captura de pantalla de la lista de proveedores de MERX para una RFP particular

30Asociaciones de proveedores

¿Qué formas pueden tomar las asociaciones?• Formal (legal)

– Asociaciones de empresas conjuntas• Informal

– Acuerdos por carta, memorándum de entendimiento• Apretón de manos y/o acuerdo verbal

– Ofertas conjuntas en una RFP en la que una toma la delantera.– Subcontratación, una parte de la cadena de suministro.

31Asociaciones de proveedores

Identificar las categorías de gastos que encajan con un modelo de asociación

32Asociaciones de proveedores

Ejercicio grupal para la creación de redes de contacto N.º 1• Forme equipos de 6.• Seleccione una oportunidad comercial en TO2015 de la lista

proporcionada.• Explique la oportunidad para una propuesta de asociación, lo que

incluye:– ¿Qué funciones desempeñarán todos los socios?– ¿Qué valor le brinda esto al comprador (TO2015)?

• Cinco minutos para finalizar el ejercicio; 30 segundos para presentarlo a la sala.

¡Gracias!