tombola paul valéry
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PROJET 2013 / 2014
SECONDE BACCALAUREAT PROFESSIONNEL
GESTION ADMINISTRATION
LYCEE PROFESSIONNEL PAUL VALERY - MENTON
POLE 4 : Gestion administrative des projets
Seconde Baccalauréat professionnel Gestion Administration
Classe 4.1 Suivi opérationnel du projet
Intitulé du projet : Organiser une tombola
Résumé du projet
Les élèves du tertiaire en seconde bac pro GA au
lycée des métiers Paul Valéry, en partenariat avec la
Maison des Lycéens, organisent une tombola qu’ils
proposeront au sein du lycée aux clients du restaurant
ainsi qu’à l’ensemble des professeurs et des élèves.
QUOI ?
Objectif général du projet
Aptitude Compétences
Accompagner
des projets
- Réaliser un descriptif de projet a partir d’éléments
- Constituer une base documentaire
- Chiffrer et présenter des données budgétaires
- Assurer les formalités liées a un projet
- Suivre le déroulement d’un projet
- Organiser la communication entre les acteurs
- Organiser la mobilisation des moyens matériels
nécessaires
QUI ?
Niveau
de
classe
concerné
Professeur
coordonnateur
Autres
professeurs
associés au
projet
Autres
intervenants
Organisme
partenaire
Niveau
de classe
concerné
Seconde
Gestion
Administration
Arts
appliqués
Hôtellerie –
Restauration
Chefs des
travaux
Partenaires
Maison des
lycéens
Lycée
Professionnel
Paul Valéry
Seconde
OU ?
A l’intérieur du lycée x
A l’extérieur du lycée
QUAND ?
Situation
dans l’année
2013-2014
Remarques
S O N D J F M A M J J
COMMENT ?
Les étapes
principales
du projet
1 - Etude du projet :
Démarche du projet – Constatation des besoins
2 -Organisation :
Définition des étapes de la mise en œuvre du projet :
Cahier des charges
3 - Conception du projet :
Courriers, affiches, vente des billets
4 - Réalisation du projet :
Tirage de la tombola
5 - Diffuser le projet :
Création du descriptif du projet
Moyens mis à disposition :
Ordinateurs, suite bureautique, imprimante, feuilles, téléphone…
Sces Objectif de la séance Durée Lieu Professeurs
Intervenants
Lien avec
l’activité
pédagogique
Ressources
1
Présenter le projet aux élèves
Etude de faisabilité
Choix de la date de la tombola
Choix de la sortie pédagogique
2 h
Classe
Gestion
Administration
1
2
5
Internet
2
Elaborer les courriers pour
demande de lots auprès des
partenaires du lycée
4 h
½ groupe
Administration
Hôtellerie-
restauration
4
6
Base de
données des
partenaires
Word
3
Elaborer les courriers de
demande d’autorisation
4 h
½ groupe
Gestion
4
Internet
Word
4
Budgétisation prévisionnelle
4 h ½ groupe Gestion
3 Internet
Tableur
5
Affiches pour la tombola
2 h Classe Arts appliqués 7 Affiches
6
Création des billets
2H ½ groupe Administration 7 Internet
Publisher
DEROULEMENT :
7 Recensement des lots 1 h Classe Gestion
7
5
Tableur
8 Courriers
remerciements
2 h ½ groupe Administration 4 Texteur
9
Préparation vente des
billets
2 h Classe
Lycée
Restaurants
Administration 7
5
6
Publisher
Tableur
10 Budgétisation du projet 2 h ½ groupe Gestion
3 Tableur
11 Organisation de la
sortie
2 h Classe Administration 6
7
Tableur
12 Constituer le descriptif
du projet
3 h ½ groupe Gestion
8 Power
point
13
Préparation du Tirage
au sort de la tombola
et de la
remise des lots
2 h Classe Gestion
Administration
6
7
Texteur
Tableur
COMPETENCES TRANSVERSALES VISEES
Savoirs rédactionnels Savoirs Juridiques et
économiques Le descriptif du projet
Le tri et la hiérarchisation des informations
Le courrier de sollicitation : les procédés d’écriture
Le lexique du souhait, de la demande, de
l’autorisation
L’argumentation : la persuasion
Les formules d’introduction et de conclusion du
courrier
Les formules de politesse
Le rapport d’étape
Les administrations, leurs
finalités et leurs champs
d’intervention
Les subventions
La réglementation juridique
en lien avec le projet
La normalisation
Différentes
catégories
de savoirs
Les activités des élèves Etapes du projet Périodes
Présentation
et étude
du projet
- Démarche de projet
- Organisation : les questions à se poser
- Définir les étapes de la réalisation du projet
- Choix des dates
- Choix de la sortie pédagogique
1 - Etude du projet
2 - Organisation Mars
Recherche,
analyse des
informations
- Analyser les formalités obligatoires et collecter les
informations
- Recherche Internet
- Préparer le dossier du pôle 4
2 - Cahier des
charges
Mars
Organisation
et réalisation
des activités
La recherche des lots
- Contacter les partenaires pour collecter des lots
- Consulter le fichier des partenaires :
- Recueillir le fichier des partenaires
- Saisir le fichier des partenaires
- Rédiger la lettre : Word
- Utiliser la présentation normalisée (Afnor)
- Fusionner les documents (publipostage simple) : Word
- Plier et procéder à l’envoi (125 lettres)
- Etablir le calendrier des étapes du projet : Publisher
3 – Conception du
projet Avril
Equipements,
matériels,
outillage,
fournitures…
La conception des billets de tombola
- Créer une maquette souches +tickets: Publisher
- Imprimer les billets en couleur
- Assembler les carnets
- Distribuer les carnets
La conception des affiches de diffusion de la tombola
- Etudier la charte graphique
- Participer à la promotion
Mai
Organisation et
réalisation des
activités
Recenser les lots
- Lister les lots reçus : Excel
Planifier la vente
- Affecter les rôles pour la période de vente du 12 mai au 28
mai
- Diffuser les affiches
Remercier les partenaires
- Lister les réponses (requête)
- Rédiger la lettre : Word
- Fusionner les documents (publipostage simple) : Word
- Utiliser la présentation normalisée (Afnor)
4 -
Organisation
du projet
Mai
Organisation et
réalisation des
activités
Le budget
- Etablir le budget final
- Chiffrer les recettes et les dépenses : Excel
- Mettre en forme le document
- Analyser les résultats
Organiser le tirage de la tombola
-Préparation du cocktail
Organiser la sortie pédagogique
-Formalités
4 -
Organisation
du projet
Mai
Rendre compte
Le descriptif du projet
- Finaliser le projet
- Retranscrire les étapes du projet : PowerPoint
5 - Diffusion
du projet
Mai
TIRAGE DE LA TOMBOLA LE JEUDI 05 JUIN 2014 !
Pôle 4
Activités de référence
Accompagner des projets :
* Suivi opérationnel du projet
* Evaluation du projet
Tâches professionnelles
Activités pédagogiques
Savoirs associés
4.1.1 Mise en forme et diffusion
du descriptif du projet
1 - Collecte et recherche de
l’information
- La démarche de projet
- Le suivi administratif de projet
- Les documents composites
4.1.2 Organisation de la base
documentaire
2 - Préparer une base
documentaire
- La base documentaire
- Les unités de stockage
- Les moteurs de recherche
4.1.3 Production d’états
budgétaires liés au projet
3 - Traiter un budget
- La budgétisation de projets
- La détermination des coûts
- La gestion budgétaire
4.1.4 Traitement des
formalités et des
autorisations
4 - Traitement des formalités
administratives
-Les formalités et les autorisations
administratives
- Les modalités de traitement des formalités
et autorisations : courrier
4.1.5 Suivi du planning
de réalisation du projet
5 - Etablir un planning
- La gestion de projet
- La gestion du temps
- L’ordonnancement et la planification
4.1.6 Mise en relation
des acteurs du projet
6 - Communiquer oralement
- La communication interpersonnelle
- La communication de groupe
4.1.8 Suivi logistique du
projet
7 - Suivre le projet
- La logistique évènementielle
- Les prestations logistiques
- Les outils logistiques
4.2.3 Clôture
administrative du projet
8 - Respecter les procédures de
clôture
- La clôture administrative d’un projet
- La protection et la traçabilité des
documents
- Les modes de classement et d’archivage
Pôle 1 : Gestion administrative des relations externes
C 1.1 Gestion administrative des relations avec les fournisseurs
1.1.1 : - Tenue des dossiers fournisseurs et sous traitants
- Saisir la base de données des partenaires
- Classer des documents
1.1.2 : - Traitement des ordres d’achats, des commandes
- Rechercher des lots auprès des partenaires : délimiter une zone
- Mettre au net des lettres (Norme AFNOR)
- Traiter le publipostage sous texteur Word 2007
- Constituer le plan d’une lettre
- Présenter le document avec la norme
- Plier et mettre sous enveloppes (125 lettres)
- Créer des documents de qualité
1.1.3 : - Traitement des livraisons, des factures et suivi des anomalie
- Recenser les lots reçus sous texteur Word 2007
- Remercier les partenaires
C 1.2 Gestion administrative des relations avec les clients et les usagers
1.2.1 : - Participation à la gestion administrative de la prospection
- Créer des étiquettes sous Publisher 2007
1.2.2 : - Tenue des dossiers clients, donneurs d’ordre et usagers
- Adopter des règles comportementales à : vente de billets
C 1.3 Gestion administrative des relations avec les autres partenaires
1.3.3 : - Traitement des formalités administratives
- Préparer un courrier de sollicitations auprès d’une administration
- Compléter un formulaire administratif
- Créer le règlement de la tombola
Pôle 3 : Gestion administrative interne C 3.1 Gestion des informations
3.1.1 : - Collecte et recherche d’informations
- Rechercher la base de donnée des partenaires
- Communiquer oralement
- Rechercher les éléments de la sortie (coûts + horaires) : Internet
3.1.2 : - Production d’informations structurées
- Etablir un budget sous Excel 2007
3.1.3 : - Organisation et mise à disposition des informations
- Constituer et archiver la base documentaire : pôle 4
C 3.2 Gestion des modes de travail
3.2.2 : - Gestion des flux de courriers
- Traiter le courrier sortant : tarifs d’acheminement
3.2.3 : - Gestion des flux d’appels téléphoniques
- Emettre des appels : fiche téléphonique
C 3.3 Gestion des espaces de travail et des ressources
3.3.1 : - Orientation et information des visiteurs
- Communiquer de manière professionnelle : organisation du tirage au sort
3.3.4 : - Participation au suivi du budget de fonctionnement
- Mettre à jour le budget sous tableur : Excel 2007
C 3.4 Gestion du temps
3.4.2 : - Gestion des agendas
- Planifier les taches sous tableur : Word 2007
3.4.2 : - Planification et suivi des activités
- Définir les priorités et les délais : programmer la vente
POURQUOI ?
Sortie du Vendredi 20 juin 2014
Ile Sainte Marguerite
Baie de Cannes
- Départ de Nice en bateau
- Visite de l’île
- Déjeuner
- Visite du fort et du musée de la mer
- Retour en bateau
Les différents paysages de l’île
Visite du fort royal
La découverte du musée d’archéologie sous marine et terrestre :
- Le vieux château, le musée
- Les prisons d’état
- La légende du Masque de fer
- Le mémorial huguenot
- Le peintre prisonnier, Jean Le Gac
- Les citernes romaines
- Les épaves
MISE SOUS PLIS
COUPE DES
TICKETS
CONTROLE DES
TICKETS
BON VOYAGE !!!