1  

Instructions  for  New  Tele-­‐Town  Hall  Platform    

This  guide  demonstrates  the  simple,  one-­‐time  setup  for  our  new  town  hall  forum  in  an  easy  to  follow,  step-­‐by-­‐step  fashion  for  iPhones,  iPads,  and  Android  devices.    We  are  excited  about  the  additional  features  and  flexibility  this  system  provides  us  in  how  we  reach  out  to  connect  with  you,  and  we  hope  you  will  take  the  time  to  walk  through  this  transition  with  us.        

To  attend  a  session,  you'll  first  need  to  register  using  the  Registration  URL  in  your  email  invitation.  After  you  register,  you'll  receive  a  confirmation  email  with  information  on  how  to  join  the  session  when  it's  time.    

 1)   Click  the  Registration  website  link  in  your  invitation  email.  It  will  take  you  to  our  

registration  page.    

2)   Fill  out  all  required  fields  in  the  registration  form  and  click  Register.    

3)   Once  you've  successfully  registered,  you'll  see  a  Registration  Confirmation  page  and  receive  a  confirmation  email  with  information  on  how  to  join  the  session.    

 

             

4)   When  it's  time  for  the  session,  just  click  the  Join  URL  in  your  confirmation  email.            Don't  share  the  Join  URL  with  anyone  –  it's  unique  to  you.    

  2  

For  iPhones  &  iPads:  1)   Download  the  GoToWebinar  app  from  the  App  Store  by  clicking  here.    

 2)   At  the  time  of  the  town  hall,  open  the  app  on  your  device  (on  iPad  tap  “Join  A  Webinar”)  

and  type  in  the  Webinar  ID  number  that  appears  at  the  bottom  of  your  registration  email.  

                                                     

3)   To  avoid  audio  complications  during  the  call,  go  to  Settings  at  the  bottom  of  the  screen  and  slide  the  selector  switch  off  on  “Mute  Upon  Joining”  as  in  the  picture  here.  

             

  3  

 4)   The  iOS  App  will  allow  you  to  Ask  a  Question  by  tapping  the  Question  icon  in  the  

toolbar,  typing  your  question  and  tapping  Send.                            

5)   You  can  also  Raise  your  Hand  to  ask  a  question  live  on  the  air  by  tapping  the  Raise  Hand  icon  in  the  toolbar  so  that  it  turns  blue.  Tap  it  again  to  lower  your  hand.    

         

a.   Listen  for  the  Host  to  mention  your  name,  at  which  time  you  will  be  brought  into  the  live  conversation  to  ask  your  question.      

   

b.   If  you  begin  talking  but  the  audio  is  not  coming  through  on  the  webcast  check  to  see  if  there  is  a  window  on  your  screen  like  this  one.    If  so,  press  “Yes”  to  talk.  

       

6)   To  leave  the  Town  Hall,  touch  this  button  and  choose  to  Leave  Webinar.      

  4  

For  Android:      

1)   Download  the  app  from  Google  Play  by  clicking  here.  When  you  install  the  GoToWebinar  app,  it  will  request  permission  to  access  different  features  on  your  Android  device  to  run  properly.    Please  grant  these  permissions.  

                       

2)   At  the  time  of  the  town  hall,  open  the  app  on  your  device  (on  a  Tablet  tap  “Join  A  Webinar”)  and  type  in  the  Webinar  ID  number                      that  appears  at  the  bottom    of  your  registration  email.  

                                     

  5  

         

3)   To  avoid  audio  complications  during  the  call,  go  to  Settings  at  the  top  right  of  the  screen  and  uncheck  the  box  on  “Mute  Upon  Joining”  as  in  the  picture  here.  

                               

4)   Upon  joining  the  town  hall,  the  application  will  ask  you  to  dial  in  via  your  cell  phone  before  returning  to  the  GoToMeeting  app  to  watch  the  presentation.  Please  do  so.  

                             

  6  

         

5)   The  Android  App  will  allow  you  to  Ask  a  Question  by  tapping  the  Question  icon  in  the  toolbar,  typing  your  question  and  tapping  Send.    

                               

6)   You  can  also  Raise  your  Hand  to  ask  a  question  live  on  the  air  by  tapping  the  Raise  Hand  icon  in  the  toolbar  so  that  it  turns  blue.  Tap  it  again  to  lower  your  hand.    

 a.   Listen  for  the  Host  to  mention  your  name,  at  

which  time  you  will  be  brought  into  the  live  conversation  to  ask  your  question.      

   

b.   If  you  begin  talking  but  the  audio  is  not  coming  through  on  the  webcast  check  to  see  if  there  is  a  window  on  your  screen  like  this  one.    If  so,  press  “Yes”  to  talk.  

         

  7  

     

7)   To  leave  the  Town  Hall,  touch  this  button  and  choose  to  Leave  Webinar.