trabajo auditoria por ciclos de transacciones

INDICE

INTRODUCCION

AUDITORIA POR CICLOS DE TRANSACCIONES.................................................4

AUDITORIA POR CICLOS DE TRANSACCIONES.................................................5

1. Ciclos de Transacciones:.....................................................................................5

2. Ciclos como Métodos de Segmentación:.............................................................6

3. Determinación de los Objetivos de Auditoria:.......................................................6

4. Estudio y Evaluación de la Estructura del Control Interno:...................................6

4.1. Esquema a observar para Estudio de cada Ciclo:.........................................6

4.2. Principales Tipos de Ciclos de Transacciones:............................................7

4.2.1. Enlaces de los Ciclos:.............................................................................7

5. Clases de Ciclos de Transacciones:....................................................................8

5.1. Ciclo de Tesorería:........................................................................................8

5.1.1. Funciones Típicas del Ciclo de Tesorería:..............................................8

5.1.1.1. Función de Ejecución:......................................................................9

5.1.1.1.1. Inversiones.................................................................................9

5.1.1.1.2. Financiamiento...........................................................................9

5.1.1.2. Función de Registro..........................................................................9

5.1.1.2.1. Inversiones.................................................................................9

5.1.1.2.2. Financiamiento...........................................................................9

5.1.1.3. Función de Custodia.......................................................................10

5.1.1.3.1. Inversiones...............................................................................10

5.1.1.3.2. Financiamiento.........................................................................10

5.1.2. Asientos Comunes:...............................................................................10

5.1.3. Formas y Documentos Vitales:.............................................................10

5.1.4. Objetivos del Control Interno:................................................................10

5.2. Ciclo de Egresos..........................................................................................11

5.2.1. Compras:...............................................................................................11

5.2.1.1. Funciones típicas del Ciclo de Compras:........................................12

5.2.1.1.1. Funciones de Ejecución:..........................................................12

5.2.1.1.2. Funciones de Registro:............................................................12

5.2.1.1.3. Función de Custodia:...............................................................13

5.2.1.2 Asientos Comunes:..........................................................................13

5.2.1.3. Formas y Documentos Vitales:.......................................................13

5.2.1.4. Objetivos del Control Interno:.........................................................13

5.2.1.5. Errores Potenciales:.......................................................................14

5.2.2 Nominas:................................................................................................14

5.2.2.1. Funciones Típicas del Ciclo de Nominas:.......................................15

5.2.2.1.1. Funciones de Ejecución:..........................................................15

5.2.2.1.2. Funciones de registro:..............................................................15

5.2.2.1.3. Funciones de custodia:............................................................16

5.2.2.2. Asientos comunes:.........................................................................16

5.2.2.3. Formas y documentos vitales:........................................................16

5.2.2.4. Objetivos del Control Interno:.........................................................16

5.2.2.5. Errores Potenciales:.......................................................................16

5.3. Ciclo de Conversión:....................................................................................17

5.3.1. Funciones Típicas del Ciclo de Conversión:.........................................17

5.3.1.1. Funciones de ejecución:.................................................................17

5.3.1.2. Funciones de Registro:...................................................................18

5.3.1.3. Funciones de Custodia:..................................................................18



5.3.4. Objetivos de Control Interno:.................................................................18

5.3.5. Errores Potenciales:..............................................................................19

5.4. Ciclo de Ingresos:........................................................................................19

5.4.1. Funciones Típicas del Ciclo de Ingresos:..............................................20

5.4.1.1. Funciones de Ejecución:.................................................................20

5.4.1.2 Funciones de Registro:....................................................................21

5.4.1.3. Funciones de Custodia:..................................................................21





5.5. CICLO INFORMACIÓN FINANCIERA:........................................................23

5.5.1. Funciones Típicas:................................................................................23

5.5.2. Asientos Contables:..............................................................................23



5.5.5. Documentación y Evaluación................................................................24

5.5.6. Tipos de Informes:.................................................................................24


5.6. Ciclo de Producción:....................................................................................25

5.6.1. Funciones Típicas del Ciclo de Producción:.........................................25

INTRODUCCION

AUDITORIA POR CICLOS DE TRANSACCIONES

1. Ciclos de Transacciones:

Para una mayor comprensión sobre el tema de Auditoria por Ciclos de

transacciones es necesario comprender cada uno de los conceptos que lo

conforman.

Ciclo: Enfatiza al Auditor que la Actividad de Negocios es un flujo continuo de

hechos y transacciones.

Transacciones: Hecho económico que produce un efecto potencial sobre los

Estados Financieros.

Por lo descrito anteriormente podemos decir que la Auditoria por Ciclos de

Transacciones no es más que la división de los Estados Financieros en

segmentos o componentes más pequeños los cuales permiten que el trabajo de

auditoria sea más manejable y ayuda a la asignación de tareas a los diferentes

miembros del equipo de que llevará acabo el trabajo de auditoria.

La mayoría de los auditores tratan dos o mas segmentos de forma independiente

uno del otro, y en la realización del trabajo de auditoria cada segmento es

examinado y evaluado de forma separada pero no por completo independiente

uno del otro, por ejemplo, tratan los activos fijos y lo efectos por pagar como dos

segmentos diferentes y al realizar la revisión de los activos fijos quizá se detecte

un efecto por pagar no registrado.

En conclusión podemos concluir que los resultados se combinan una vez que se

termina la auditoria de cada segmento incluyendo las interrelaciones con otros

segmentos.

2. Ciclos como Métodos de Segmentación:

Una forma común de dividir una auditoria por ciclos es la de conservar los tipos de

operaciones y saldos de cuentas relacionados estrechamente en el mismo

segmento. A esto se le llama el método de ciclos; por ejemplo, las ventas, los

ingresos por ventas, las entradas de caja y el reconocimiento de las cuentas

incobrables son los cuatro tipos de operaciones que provocan aumentos o

disminuciones en las cuentas por cobrar. Por lo tanto todas ellas forman parte del

ciclo de ventas y cobranza.

3. Determinación de los Objetivos de Auditoria:

Los auditores realizan las auditorias de acuerdo con el método de ciclo realizando

pruebas de auditorias de las operaciones que constituyen los saldos finales y

también realizando pruebas de auditoria de los saldos de las cuentas. Los

auditores han determinado, en general, que la forma mas eficiente de realizar

auditorias es estar seguros de cada tipo de operaciones y del saldo final en la

cuenta relacionada.

4. Estudio y Evaluación de la Estructura del Control Interno:

El Control Interno: Comprende el plan de organización, métodos coordinados y

medidas adoptadas dentro del negocio, para salvaguardar activos, verificar la

confiabilidad y corrección de los datos contables, promover eficiencia operativa y

fomentar adhesión a políticas administrativas.

4.1. Esquema a observar para Estudio de cada Ciclo:

Que las transacciones se ejecuten adecuadamente (eficiencia operativa)

Que las transacciones estén debidamente registradas (obtención de

información financiera razonable y oportuna)

Custodia de los activos (protección a los activos)

4.2. Principales Tipos de Ciclos de Transacciones:

Tesorería

Egresos

- Compra (adquisición)

- Nómina (pago)

Conversión

Ingresos

- Ventas

- Ingresos de Efectivo

Información Financiera

4.2.1. Enlaces de los Ciclos:

Flujo de los Ciclos de Transacciones:

1. El Ciclo de Tesorería provee efectivo a los ciclos de Egresos

2. Los dos Ciclos de Egresos compran materias primas y propiedades y pagan

la nómina que se utiliza en el Ciclo de Conversión

3. El ciclo de Conversión origina productos y servicios y controla los

Inventarios de productos terminados para venderlos

4. El Ciclo de Ingresos vende los productos y servicios y entrega el efectivo al

Ciclo de Tesorería para uso interno o inversiones externas

5. Todos los Ciclos envían información contable al Ciclo de Información

Financiera y ésta se resume en Estados Financieros.

5. Clases de Ciclos de Transacciones:

5.1. Ciclo de Tesorería:

El ciclo de Tesorería de una empresa incluye aquellas funciones que tratan cobre

la estructura y rendimiento del capital. (Manejo de efectivo y emisión de

obligaciones de deuda y acciones de capital)

Las funciones del ciclo de Tesorería se inician con el reconocimiento que las

necesidades de efectivo, continúan con la distribución del efectivo disponible a las

operaciones productivas y otros usos y se terminan con la devolución del efectivo

a los inversionistas y a los acreedores.

5.1.1. Funciones Típicas del Ciclo de Tesorería:

Las funciones típicas de un ciclo de Tesorería podrían ser:

Relaciones con sociedades financieras y de crédito

Relaciones con accionistas

Administración del efectivo y las inversiones

Acumulación, cobro y pago de intereses y dividendos

Custodia fiscal del efectivo y los valores

Administración de monedas extranjeras incluyendo riesgos cambiarios.

5.1.1.1. Función de Ejecución:

5.1.1.1.1. Inversiones

Compra de valores

Recibir ingresos periódicos

Venta de valores.

5.1.1.1.2. Financiamiento

Emisión de obligaciones y acciones del capital social

Pago de intereses y dividendos, redimir obligaciones y re adquisición de

acciones.

5.1.1.2. Función de Registro


Contabilizar las transacciones y pase al mayor

Actualizar el mayor auxiliar de inversiones


Contabilizar las transacciones en diarios y mayor

Actualización de los mayores auxiliares

5.1.1.3. Función de Custodia


Protección de valores

Mantener correctos los saldos de las inversiones


Asegurarse de la corrección de los saldo de los pasivos y del capital social

5.1.2. Asientos Comunes:

Incurrir en deudas y pagarlas, emitir y retirar acciones, adquirir y vender acciones

de tesorería.

5.1.3. Formas y Documentos Vitales:

Certificados o títulos de acciones, Documentos por pagar, Emisión de

obligaciones, Acciones, bonos y otros de inversión, Convenios para plan de

beneficios, Cheques de dividendos e intereses.

5.1.4. Objetivos del Control Interno:

a) Eficiencia Operativa: Autorización, segregación de Funciones,

procedimientos de documentación.

b) Información Financiera Confiable y Oportuna: Segregación de funciones,

registros contables y procedimientos.

c) Adecuada Custodia de los Activos

5.2. Ciclo de Egresos

5.2.1. Compras:

Llamado también de adquisición y pago, clasifica la adquisición de recursos entre

cuentas de activo y gasto.

También afecta cuentas por pagar y pasivos acumulados, por las diferencias en

tiempo que existen entre el recibo de recursos y el desembolso de efectivo.

El ciclo de compras de una empresa incluye todas aquellas funciones que se

requieren llevar a cabo para:

La adquisición de bienes, mercancías y servicios

El pago de las adquisiciones anterior

Clasificar, resumir e informar lo que se adquirió y lo que se pago

El ciclo de compras contiene la adquisición y el pago de:

Inventarios

Activo fijo

Servicios externos

Suministros o abastecimientos

En este ciclo se clasifica la adquisición de los recursos antes mencionados entre

diversas cuentas de activo y de resultados. En virtud de que existen diferencias en

tiempo entre la recepción del os recursos y el pago de los mismos, deben

considerarse también como parte de este ciclo las cuentas por pagar y los pasivos

acumulados derivados de la adquisición de dichos recursos.

5.2.1.1. Funciones típicas del Ciclo de Compras:

Las funciones típicas de compras son:

Selección de proveedores

Preparación de solicitudes de compra

Función especifica de compras

Recepción de mercancías y suministros

Control de calidad de mercancías y servicios adquiridos

Registro y control de las cuentas por pagar y los pasivos acumulados

Desembolso de efectivo

5.2.1.1.1. Funciones de Ejecución:

Solicitud de compra

Solicitud de Cotización

Selección del mejor cotizante

Preparación de la solicitud de compra

Autorización para adquisición de bienes y/o servicios

Función específica de compra

Recepción de mercancías y suministros

Control de calidad de la adquisición

Verificación y aprobación de los pagos.

5.2.1.1.2. Funciones de Registro:

Registro y control de cuentas por pagar y pasivos acumulados

Distribución de compras y cuentas apropiadas

Actualización de registros de inventario y costos

Actualizar submayores de caja, inventarios, etc.

5.2.1.1.3. Función de Custodia:

Protección del inventario

Mantener registros correctos de inventarios.

5.2.1.2 Asientos Comunes:

Compras, desembolsos de efectivo, ajustes, distribución de cuentas y pagos

anticipados.

5.2.1.3. Formas y Documentos Vitales:

Solicitud de compra, órdenes de compra, documentos de recepción, facturas de

proveedores, notas de débito y crédito, solicitudes de cheques, cheques y

autorizaciones para desembolsos.

5.2.1.4. Objetivos del Control Interno:

a) Eficiencia Operativa: Autorización, segregación de funciones,

procedimientos de documentación.

b) Información Financiera confiable y Oportuna: Segregación de funciones,

registros contables y procedimientos, verificación interna independiente.

c) Custodia de los Activos

5.2.1.5. Errores Potenciales:

a) Compra: bienes o servicios contabilizados pero no recibidos, no

autorizados.

b) Recibidas pero no contabilizadas

c) Factura contabilizada incorrectamente.

d) Pagos contabilizados, pero no efectuados o viceversa,

e) Contabilizados en período indebido

f) Pagos no autorizados.

5.2.2 Nominas:

Involucra eventos y transacciones de remuneraciones a ejecutivos y empleados.

Incluyen personal asalariado, obreros por hora o incentivo, comisiones a

vendedores, premios a ejecutivos, planes de pensión, participación de utilidades,

vacaciones pagadas, prestaciones a empleados.

El ciclo de nóminas de una empresa incluye aquellas funciones que se requiere

llevar a cabo para:

La contratación y utilización de mano de obra

El pago de mano de obra

Clasificar, resumir e informar lo que se utilizo y pago de mano de obra

El ciclo de nominas contiene la contratación, utilización y pago de servicios

personales como por ejemplo nomina de mano de obra directa, mano de obra

indirecta, ejecutiva, administrativa, etc.

En virtud de que existen diferencias en tiempo entre la recepción de los servicios

del personal y el pago de los mismos, estén relacionados como parte de este ciclo

de las cuentas por pagar y pasivos acumulados derivados de la obtención de

dichos recursos.

5.2.2.1. Funciones Típicas del Ciclo de Nominas:

Las funciones típicas de nominas son:

Reclutamiento y selección de personal

Contratación de personal

Llevar las relaciones laborales

Prepara informes de asistencia

Registro, información y control de la nómina

Desembolso de efectivo

Promoción y evaluación de personal

5.2.2.1.1. Funciones de Ejecución:

Reclutamiento

Contratación

Promoción y despido de personal

Capacitación y evaluación de personal

Preparación de informes de asistencia

Preparación, autorización, cálculos, control y pago de nóminas

Autorización, pago y recuperación de anticipos varios.

5.2.2.1.2. Funciones de registro:

Contabilización de transacciones de nómina a pase al mayor

Actualizar registro de empleados

Determinar costo de mano de obra.

5.2.2.1.3. Funciones de custodia:

Protección de fondos de nómina

Protección de registros de nómina

Mantener corrección de cuentas bancarias.

5.2.2.2. Asientos comunes:

Nóminas pagadas, beneficios de empleados, distribuciones de mano de obra,

ajustes de nómina, pagos anticipados.

5.2.2.3. Formas y documentos vitales:

Solicitud de empleo, entrevista y pruebas, selección preliminar, exámenes físicos,

contratos de trabajo, aviso de promoción, aviso de aumento salarial, despidode

personal, liquidación al personal

5.2.2.4. Objetivos del Control Interno:

a) Eficiencia operativa: Autorización, segregación de funciones, controles

físicos y verificación interna independiente.

b) Información financiera razonable y oportuna: Segregación de funciones,

registros contables y procedimientos y verificación interna independiente.

5.2.2.5. Errores Potenciales:

a) Planillas infladas con personal no existente

b) Pagos por trabajo no realizado

c) Apropiación de salarios no reclamados

d) Indemnizaciones pagadas no contabilizadas

e) Contabilización y/o pago indebido de salarios y/o prestaciones laborales

f) Errores en cálculos o sumas

5.3. Ciclo de Conversión:

Maneja agrupaciones de recursos, como Inventarios, Propiedades y Equipos

Depreciables, Recursos Naturales existentes, Seguros Pagados por Adelantado y

otros activos no monetarios

En un negocio de Manufactura, Montaje o Proceso lo más importante es la

producción de un artículo terminado por el uso de recursos adquiridos

Incluye proceso y movimiento de todos los recursos relacionados con Inventario

hasta almacenar los productos terminados

Es más extenso en las industrias de manufactura

En entidades de servicios, pueden no existir funciones de este Ciclo que sean

perceptibles

5.3.1. Funciones Típicas del Ciclo de Conversión:

5.3.1.1. Funciones de ejecución:

Expedición de órdenes de producción

Requisición de materias primas

Procesamiento de materias primas

Transferencia de productos terminados para almacenamiento

Depreciación y amortización de activos.

5.3.1.2. Funciones de Registro:

Transferencia de Inventarios (en proceso a producto terminado)

Aplicación de costo de mano de obra

Aplicación de cuota de gastos de fabricación

Depreciación y amortización de activos fijos

Determinación de variaciones en precios y calidad.

5.3.1.3. Funciones de Custodia:

Proteger productos en proceso y terminados

Guardar adecuadamente registros de manufactura


Depreciación y amortización de costos deferidos, incluso de propiedades, retiro de

propiedades, transferencia de inventarios, gastos de fabricación.


Orden de producción, requisición de materiales, boletas de ruta, informes de

producción, hojas de costos, hojas de trabajo de aplicación de gastos de

fabricación, tarjetas de tiempo (mano de obra)

5.3.4. Objetivos de Control Interno:

a) Eficiencia Operativa: Autorización, Segregación de Funciones,

Procedimientos de Documentación.

b) Información Financiera Adecuada y Oportuna: Autorizaciones, Segregación

de Funciones, Registros Contables y Procedimientos.

c) Custodia de Inventarios

5.3.5. Errores Potenciales:

a) Inventarios: Anotado movimientos, sin que lo haya; entrada o salida NO

contabilizada; cantidades anotadas incorrectamente.

b) Producción: Transferencias interdepartamentales incorrectas.

c) Producción en Proceso: Mano de obra o gasto indirecto incorrectos, Gastos

clasificados incorrectamente, Producción terminada, NO descargada.

5.4. Ciclo de Ingresos:

Abarca las transacciones que se requieren para cambiar por efectivo los productos

o servicios así mismo incluye tomar pedidos, embarcar productos, conceder

servicios, mantener y cobrar cuentas y recibir efectivo

La función contable de determinar el costo de ventas se hace aquí

El ciclo de ingresos de una empresa, incluye todas aquellas funciones que se

requieren llevar a cabo para cambiar por efectivo, con los clientes, sus productos o

servicios. Estas funciones incluyen la toma de pedidos de los clientes, el

embarque de los productos terminados, el uso por los clientes del os servicios que

presta la empresa, mantener y cobrar las cuentas por cobrar a clientes y recibir de

estos el efectivo. En virtud de que ciclo de ingresos es el ciclo en que el control

físico y el derecho de propiedad sobre los recursos se vendes, la determinación

del costo de ventas es una función contable que puede identificarse con el ciclo de

ingresos.

5.4.1. Funciones Típicas del Ciclo de Ingresos:

Las funciones típicas de un ciclo de ingresos son:

• Otorgamiento de crédito

• Toma de pedidos

• Entrega o embarque de mercancía y/o prestación del servicio

• Facturación

• Contabilización de comisiones

• Contabilización de garantías

• Cuentas por cobrar

• Cobranza

• Ingreso del efectivo

• Ajuste a facturas y/o notas de crédito

• Determinación del costo de ventas

5.4.1.1. Funciones de Ejecución:

a) Ventas:

Toma de pedidos

Evaluación y aprobación de crédito

Despacho del pedido

Prestación del servicio

Facturación.

b) Ingresos de Efectivo:

Recibir remesas de efectivo por correo

Recibir dinero de ventas al mostrador

Sumar total de entradas de efectivo

Depositar en el Banco

Determinación de cuentas incobrables.

5.4.1.2 Funciones de Registro:

a) Ventas:

Contabilizar la factura

Contabilizar comisiones

Contabilizar garantías otorgadas por ventas

Emitir notas de crédito y ajustes de clientes

Determinar el costo de ventas.

b) Ingresos de Efectivo:

Contabilizar en el Diario las entradas de efectivo y efectuar pase al

Mayor

Contabilizar transacciones de ajustes a ventas

Actualización de Mayores Auxiliares de Clientes (anotar rebajas).

5.4.1.3. Funciones de Custodia:

a) Ventas:

Proteger el Mayor Auxiliar de Clientes

Mantener actualizados los saldos

Ingresos de Efectivo

Llevar el control correcto de los saldos de efectivo

Llevar un control apropiado de los saldos de los clientes.


Las ventas, costo de ventas, ingresos de Caja, devoluciones y rebajas en ventas,

provisiones para cuentas dudosas.


Ventas: Pedidos, Órdenes y Conocimientos de Embarque, Facturas de Venta,

Recibos

Ingresos de Efectivo: Avisos de remesas de fondos, cheques, cintas de máquinas

registradoras, depósitos bancarios


a) Eficiencia Operativa: Autorización, Segregación de Funciones,

Procedimientos de Documentación.

b) Información Financiera Razonable y Oportuna: Asignación de

Responsabilidades para cada función.

c) Adecuada Custodia de Activos


a) Ventas

b) Facturada, NO despachada

c) Despachada, NO facturada

d) Facturada, NO contabilizada

e) Importe contabilizado incorrectamente

f) Cobros

g) Cobrado, NO depositado

h) Cobrado, No contabilizado

i) Depositado, NO contabilizado

5.5. CICLO INFORMACIÓN FINANCIERA:

No procesa transacciones, obtiene información de Contabilidad y Operaciones de

otros Ciclos

Analiza, evalúa, resume, concilia, ajusta y reclasifica esa información, para

informar a la Gerencia y otros

Aquí ocurre la recopilación de datos para su exposición en los Estados

Financieros

5.5.1. Funciones Típicas:

Incluye las actividades básicas:

Originar y preparar pólizas de Diario

Registrar operaciones en el Diario

Mayorizar operaciones

Agrupa información de revelación suplementaria

Originar, preparar, consolidar y re expresar informes y Estados Financieros

Conversión monetaria

Obtener información de otros Ciclos

Custodia de formularios y Libros de Contabilidad.

5.5.2. Asientos Contables:

- Valuaciones (si no se preparan en otro Ciclo)

- Eliminaciones y reclasificaciones.


Pólizas de Diario, Diario General y Subsidiarias, Mayor General, Auxiliares de

Mayores, Estados e Informes Financieros.


a) Autorizaciónb) Clasificación y Procesamiento de Transacciones

5.5.5. Documentación y Evaluación

Salvaguarda Física

5.5.6. Tipos de Informes:

Balance de Comprobación

Estados Financieros Básicos

Estados y Anexos gerenciales

Declaraciones Fiscales


a) Se incluyen:

b) Asientos No Autorizados

c) Asientos e Información Omitidos

d) Asientos con Errores de Anotación o Suma

e) Asientos o Pólizas de Diario incorrectos

f) Uso o distribución de documentación sin autorización previa

g) Estados Financieros o Estadísticos presentados indebidamente

5.6. Ciclo de Producción:

Las funciones del ciclo de producción manejan recursos tales como inventarios,

propiedades y equipos depreciables, recursos naturales existentes, seguros

pagados por adelantado y otros activos no monetarios que se tienen para usarse

en el negocio.

En un negocio de manufactura, montaje proceso, la actividad mas importante del

ciclo de producción es la obtención de un artículo terminado mediante el uso de

los recursos adquiridos con ese propósito: materiales, mano de obra directa y

elementos de costos indirectos. El ciclo de producción de una empresa de esa

clase incluiría el proceso y movimiento de todos los recursos relacionados con los

inventarios, hasta que los productos terminados se transfieren a su almacén

respectivo. Los embarque a clientes son parte del ciclo de ingresos.

Las industrias usan distintos métodos de contabilidad para determinar el costo de

los productos fabricados o vendidos. Muchos fabricantes utilizan sistemas

sofisticados de costos para valuar los recursos que se ponen en producción, los

artículos producidos y las mercancías vendidas.

5.6.1. Funciones Típicas del Ciclo de Producción:

Las funciones típicas de un ciclo de producción son:

Contabilidad de costos

Control de fabricación

Administración de inventarios

Contabilidad de inmuebles, maquinaria y equipo.

CONCLUSIONES

RECOMENDACIONES

BIBLIOGRAFIA

Comisión de Normas y Procedimientos de Auditoria. CONTROL INTERNO,

Resendiz Editores, 1990.

http://afisonmer.blogspot.com/

http://www.monografias.com/

http://afisonmer.blogspot.com/

trabajo auditoria por ciclos de transacciones

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