trabajo final gestión documental ii
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PRESENTADO POR:
Alba Maritza Rincón Corredor
Diana Carolina Silva Ramírez
Giovanni Hernando Pulido
Luz Marina Molina Quintero
María Delfa Melo Rincón
Martha Liliana Cuellar Gómez
VISITAS UNIDAD DE ARCHIVOS
¿COMO ESTA ORGANIZADO EL ARCHIVO DE DUITAMA?
El Archivo de Duitama se encuentra organizado según el organigrama del municipio
Por : Alba Maritza rincón corredor
¿EXISTE PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL?
SI EXISTE PROGRAMA DE GESTION
DOCUMENTAL :
Son las estrategias que se dirigen a la planeación
direccionamiento y control de los recursos
tecnológicos, físicos y financieros y el mas
importante el humano para el funcionamiento del
Archivo vale la pena que nuestro archivo
comienza su programa de gestión documental en
el año 2008
¿QUE PROCESOS ADMINISTRA?
Para desarrollar el proceso de Gestión Documental al interior
del archivo central del municipio de Duitama tenemos
El de producción
Recepción
Distribución
Tramite
Organización
Consulta
Conservación
Disposición final
¿Qué software administra el archivo?
En el momento no se tiene ningún
software pero la administración en
cabeza de la Doctora Constanza Isabel
Ramírez Acevedo tiene para el en este
año 120.000.000 millones
¿VENTAJAS PARA LA EMPRESA DESPUÉS DE SU IMPLEMENTACIÓN?
La organización de los documentos permite que se logreuna rápida identificación del documento solicitadodándole un valor a loas funciones y necesidades de unaadministración, facilitando la rápida ubicación deldocumento.ActividadesElaboración de inventariosOrganización y entrada de documentosAplicación de TRD Y TVD
¿CÓMO SE MANEJA EL TEMA DE SEGURIDAD, ALTERIDAD, CONSERVACIÓN Y PRIVACIDAD?
Determinar la necesidad de la consulta Determina la competencia de la consulta
Condiciones de acceso restringidoDisponibilidad de la información por reserva y conservación
Reglamento de consulta Disponibilidad del expediente
Ubicación del documento herramientas de consultaAtención y servicio al usuario
Sistema de registro de control de préstamo.
ARCHIVO DE GESTION DIRECCIÓN DISTRITAL DE IMPUESTOS
Por : Diana Carolina Silva Ramírez
• ¿Cómo está organizado el archivo?• El archivo de gestión de la DIB, se encuentra ubicado en la Av Calle 17 No. 65 B 95, por el
volumen documental se encuentra centralizado en el primer piso de la , esta conformado por una Asesora, un Profesional Especializado, Una Profesional Archivista, tres supervisores y 56 Auxiliares Administrastivos
• ¿Existe un PGD?• No hay PGD, pero se esta haciendo el diagnostico para adquirirlo.
• ¿Qué procesos administra?
• Recursos Tributarios, Servicio Al Contribuyente, Régimen Sancionatorio, Recepción De Información De Entidades Recaudadoras, Evaluación Operativa De Ingreso Y Seguimiento, Recepción De Otros Impuestos Al Consumo, Devoluciones Y/O Compensaciones, Notificación De Actos Administrativos , Asesoría Jurídico Tributaria, Gestión Y Mantenimiento Del Sistema De Información, Reporte De Información De Cuenta Corriente Contribuyentes, Control Y Seguimiento De La Generación E Incorporación De Actos Oficiales Al Sistema De Información, Generación De Formatos Físicos Y Electrónicos, Saneamiento Y Disposición De La Información Tributaria, Inscripción Y Novedades En El Registro De Información Tributaria Rit, Determinación De Impuestos A La Producción Y Al Consumo, Determinación De Impuestos A La Propiedad, Gestión De Cobro, Administración De Tornaguías
¿Qué software administra el archivo?No se cuenta con un software, se trabaja con programas.
¿Cuál es?Acces y excel
¿Qué funciones maneja?Administrar y custodiar la documentación producida en la dirección.Responder solicitudes de copias de los documentos que reposan en el archivo de gestión.Gestionar el préstamo y suministro de los expedientes de la dirección.
¿Qué características tiene?Que es un archivo centralizado, lo anterior debido al volumen documental y por la infraestructura.
¿Ventajas para la empresa después de su implementación?La principal es el acceso eficiente y eficaz a la información, para obtener un mejor desempeño en el ejercicio de las funciones.
¿Cómo se maneja el tema de seguridad, alteridad, conservación y privacidad?Como la mayoría de la documentación es de Reserva Tributaria, solo tienen acceso a ella los funcionarios de la dirección que lleven el proceso y el contribuyente, se hace mediante un control que se tiene diligenciando unos formatos al momento de la consulta de cada expediente.
Unidad de archivo visitada
UNIVERSIDAD DE LOS ANDES
Por :Giovanni Hernando Pulido
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ónEl Fondo documental de la universidad de los Andes está ubicado en un
edificio destinado para tal fin, allí se recibe, clasifica, ordena y guarda
la información producida por todas las dependencias en razón de sus
funciones.
La documentación de la universidad está organizada de acuerdo con su
tipología en las distintas series documentales dispuestas para tal fin.
• Cronológico
• Alfabético
• Por dependencia y/o unidad productora
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Carpetas desacidificadas marca Juter Cajas x200
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Crear, facilitar y administrar los medios formales de comunicación institucional, por medio de la
normalización y estandarización de la producción documental en las unidades académicas y
administrativas.
Definir la Tabla de Retención documental (TRD), la cual recopila todos los documentos de archivo que
componen la memoria académica e institucional de la Universidad.
Consolidar el funcionamiento del Sistema Integral de Archivo de la Universidad de los Andes, bajo el
concepto de Archivo total.
Garantizar planes y programas de promoción, divulgación y formación de usuarios continua para los
colaboradores de los Sistemas de Archivos en las diferentes dependencias de la Universidad.
Integrar y utilizar técnicas administrativas y gerenciales para la gestión de recursos y proyectos
que perfeccionen los productos y servicios informativos a la comunidad universitaria.
Poner los productos y recursos del archivo a disposición de la comunidad universitaria Uniandina,
para la investigación y la enseñanza a partir de la construcción, la recuperación, el acceso y la
custodia de la memoria institucional.
Racionalizar la administración documental en las unidades académicas y administrativas, y por ende
el trabajo archivístico, a partir del establecimiento y aplicación de normatividad en los procesos y
procedimientos documentales.
Recuperar y transferir documentos con valor patrimonial al Archivo histórico.
La preservación y custodia de información por medio de los
archivos, tiene como objeto conformar la memoria institucional de
la Universidad de los Andes, garantizando el acceso y recuperación
a ella como apoyo a la investigación histórica y el soporte legal de
sus actos en el tiempo. Esto lo logramos a través de la
implementación de herramientas, normas y políticas, aprobadas por
el Comité de Gestión Documental de la Universidad.
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Lector de microfichas y máquina microfilmadora
Lector-impresor de microfichas (Minolta RP 605Z)
Extintor de Solkaflam
La adecuada conservación permite garantizar la vida útil de los
documentos con el fin de no perder la información, La implementación
de los procesos de digitalización y microfilmación de los documentos
aportan grandes beneficios como el ahorro de espacio y la
conservación de la información por un largo período de tiempo; el
archivo de la Universidad de los Andes, sirve de soporte a todas las
dependencias de la entidad para la toma de decisiones y como apoyo
para la investigación histórica y, a la gestión académica y
administrativa.
ARCHIVO VISITADOPOR: LUZ MARINA MOLINA QUINTERO
• Entidad: Universidad Central
•Atendida por: Esperanza Pinto Martínez.
•Cargo: Auxiliar de Gestión Documental
•Correo: [email protected]
¿CÓMO ESTA ORGANIZADO EL ARCHIVO?
El archivo de la Universidad Central Sede Norte, se
encuentra ubicado por orden cronológico
agrupando de esta manera todos los archivos
generados por fechas, año, mes y a medida que
van llegando se van conservando los archivos en
legajos y estos en cajas enumeradas de una forma
progresiva o ascendente para la mayor facilidad al
momento de buscar un documento.
¿EXISTE UN PGD?Es de gran importancia contar para cualquier empresa con
un programa de Gestión Documental que facilite la
organización y planificación de la documentación producida
y recibida en el objetivo de facilitar su utilización y
conservación.
La Universidad Central cuenta con un Programa de Gestión
Documental que permite contar con la facilidad de llevar un
proceso de los archivos para proveer la recuperación de
información de forma rápida y oportuna.
¿QUÉ PROCESOS ADMINISTRA?
Esta oficina de Gestión Documental se encarga de regular
todo el acervo documental generado y recibido en la
institución. También asesora la organización y
administración de los archivos de gestión de cada una de
las dependencias de la Universidad. Por tanto los procesos
que administra son:
Recepción: Recibe toda la documentación de los
estudiantes que son solicitados como requisito para su
inscripción al igual que para su graduación.
• Organización: Se encarga de ingresar en el sistema toda la información
recibida para luego ser organizada en su respectivo lugar.
• Consulta: Todo el material que se encuentra aquí puede ser consultado y
manipulado por el personal que lo desee, por tanto deben llevar un control
de lo que se presta para cualquier dependencia contando así con la
seguridad de resguardar el material.
• Conservación: El archivo se encuentra ubicado en un lugar con las
mejores condiciones ambientales para que los documentos se conserven
en buen estado.
• Disposición final de los documentos: Deposita la información en sus
respectivos lugares para mantener la sala en orden y adecuada
ubicación.
¿QUÉ SOFTWARE ADMINISTRA EL ARCHIVO?
El archivo de la Universidad Central
administra el software Docunet Web,
que cuenta con herramientas
indispensables para mantener el
archivo en continuo orden.
Docunet Web: Es un software que permite el
control de préstamo de sus documentos físicos
como también la disposición de todos los
contenidos a todos los funcionarios de la
dependencia de manera inmediata
almacenando también electrónicamente toda la
información y permitiendo mejorar la gestión
archivística de esta dependencia.
¿QUÉ FUNCIONES MANEJA?Alguna de las funciones que maneja la auxiliar son:
• Captura: Permite la digitalización directa de los documentos entrantes.
• Consultas: Permite realizar las búsquedas necesarias del material, dando
la facilidad de buscar por carpetas así como también la información
activa e inactiva.
• Acceso internet: Se identifica el acceso al sistema de consulta de
carpetas y documentos permitiendo generar los mismo mecanismos de
búsquedas mediante índices o descriptores.
• Radicación de correspondencia: Permite controlar la llegada y envió de
documentos tanto externos como internos, para un mejor control de
esta.
¿QUÉ CARACTERÍSTICAS TIENE?Docunet Web se caracteriza por mantener y ayudar en el
control de préstamo de los documentos físicos ya que en
esta dependencia se mueven muchos documentos de este
tipo para consulta externa, tienen la posibilidad de contar con
un programa integral y te calidad garantizando que todos los
registros estén almacenados bajo los criterios legales que
estén establecidos en la organización en este caso la
Universidad.
¿VENTAJAS PARA LA EMPRESA DESPUÉS DE SU IMPLEMENTACIÓN?
Después de la implementación de este sistema la Universidad
tuvo las ventajas de tener un mejor control de la documentación
existente en el archivo contando con la facilidad de controlar los
prestamos y encontrar con facilidad el material que se solicita
para consulta. Es importante rescatar que Docunet Web cuenta
con herramientas importantes para garantizar un buen manejo
del archivo y organización del mismo en donde todos los
empleados pueden trabajar de la mano para mantener la oficina
de Gestión Documental al día y satisfacer las necesidades de
esta y de los usuarios.
¿CÓMO SE MANEJA EL TEMA DE SEGURIDAD, ALTERIDAD, CONSERVACIÓN Y PRIVACIDAD?
La Universidad cuenta con la posibilidad de contar con el apoyo de una
empresa de seguridad que se encarga de proteger no solo esta oficina si no
en general todas las instalaciones controlando así por cámaras los
movimientos que se pueden dar en el transcurrir del día, para garantizar la
seguridad de todos. Se cuenta con personal altamente calificado por
Recursos Humanos y por la Directora del archivo confiando así en el personal
y que alteren ninguna información que se encuentra en el archivo, los
documentos se consideran información para uso de la Universidad y de
cualquier persona que desee alguna información por lo tanto no se
considera privada y se puede tener acceso a ella y la conservación de estos
se hace manteniendo un buen espacio y ambiente para su cuidado.
REGISTRO FOTOGRÁFICO
La unidad de Archivo que visite es el
Archivo de Gestión de Historias Clínicas
de la Red de Salud del Oriente E.S.E
(Empresa Social del Estado), su sede
principal es mas conocida como El
Hospital Carlos Holmes Trujillo, ubicado en
un sitio neurálgico de la ciudad, El Distrito
de Agua-blanca, al Oriente de la ciudad.
Por: María Delfa Melo Rincón
¿Cómo está organizado el archivo?
, cada expediente es de un paciente, y en su interior se encuentran todas las atenciones que
ha tenido en la Red de Salud del Oriente E.S.E, entre ellas podemos encontrar los siguientes
tipos documentales:
Consulta Externa, Consulta Urgencias, Consulta Odontología, Consulta con especialistas,
Los diferentes programas de Promoción y Prevención (P Y P) control prenatal, crecimiento y
desarrollo, planificación, hipertensión, diabetes, etc.
Su archivo en las estanterías se realiza por digito terminal del documento de identidad del
paciente Archivo de Gestión de Historias Clínicas de la Red de Salud del Oriente, se
encuentra ubicado en el Centro de Salud del Diamante, en un edificio construido
especialmente para la conservación de documentos, este Acervo documental se encuentra
organizado en estanterías de siete niveles, en carpetas individuales.
¿Existe un PGD?
Si, desde que se aprobó las TRD en el año 2012.
¿Qué procesos administra?
Todos los procesos tantos administrativos, como de la parte asistencial. Así mismo
interviene en: Planeación Documental, Producción Documental, Gestión y Tramite
Organización Documental, Transferencia documental, Disposición de documentos
Preservación documental a largo plazo, Valoración Documental.
¿Qué software
administra el
archivo?
Programa de Gestión
Documental
Automatizado Alfanet
¿Cuál es?
Alfanet
¿Qué funciones maneja?
DOCUMENTOS RECIBIDOS
- Documentos Recibidos
- Impresión del Sticker
- Registro de Radicación
- Modificación Datos Documentos Radicados
- Digitalización e Imágenes
- Alertas por Correo Electrónico
DOCUMENTOS ENVIADOS
- Documentos Enviados
- Interfaz de Registro
- Registro de Documentos
- Devolución de Documentos Enviados
- Alertas por Correo Electrónico
WORKFLOW
- Post It Electrónico
- Alertas por Correo Electrónico
ADMINISTRACIÓN
Funciones del Módulo de Administración
CONSULTAS
- Consultas Documentos Recibidos*Documentos Recibidos *Opciones
de Consulta
- Consultas Documentos Enviados
* Documentos Enviados
* Plantilla Documentos Enviados
* Reporte
- Consulta de Documentos Recibidos y Enviados por
comodines
- Consulta Gestión de Tareas
REPORTES
Reportes de Dependencias, Reportes de
Seguridad,
Reportes de Series, Reportes de Usuarios
REPORTES DINAMICOS
Limpiar el Reporteador , Crear Reporte Dinámico,
Exportar e Imprimir Reportes por Tipos de
Formato Reportes Gráficos, Informe de Gestión
PRESTAMOS
Funciones del Módulo de Prestamos
Devoluciones de Préstamos
Consulta de Préstamos
¿Qué características tiene?
Digitalizacion de documentos.
Radicación de documentos parametrizable (entrada, salida,
resoluciones, memorandos etc).
Gestión sobre el documento: Archivar, Agendar, Modificar ,
Reasignar, Incorporar en expedientes, Tipificar el documento (a
partir de las TRD)
Agilidad al momento de realizar búsquedas de documentos y
expedientes (puede hacerse por fechas, usuarios, tipos de
documentos, naturaleza, serie documental, dependencia, etc.).
Generación de expedientes virtuales.
Generación de reportes de gestión.
Gestión de Archivos
Flujos Documentales (WorkFlow)
¿Ventajas para la empresa después de
su implementación?
Oportunidad en las respuestas a
solicitudes de los usuarios internos o
externos.
Ahorro en tiempo al momento de realizar
búsqueda de información en el Software.
Economía representativa en papel, tóner, y
otros suministros de papelería.
Contribuir a preservar el medio ambiente,
con la directiva de Cero Papel.
¿Cómo se maneja el tema de seguridad,
alteridad, conservación y privacidad?
El Sofware cuenta con varios perfiles de
usuarios como:
Administrador
Consultas
Documentos
Imágenes
ARCHIVO DE BOGOTAPor: Martha Liliana Cuellar Gómez
• COMO ESTA ORGANIZADO• Diagnostico de fondos documentales acumulados.
• Normalización de gestión documental.• Implementación de estanterías.
• Asistencia técnica en la elaboración de tablas de retención.
Programa gestión documental• la protección de los recursos documentales del
Distrito Capital con el propósito de garantizar el acopio, la conservación, organización y servicio de fondos y colecciones con valor patrimonial, difundiendo la memoria contenida en el acervo documental en beneficio de las entidades de la Administración Distrital, investigadores y estudiosos de la ciudad y toda otra persona interesada en conocer la historia de Bogotá.
Procesos de administraciónAdecuación de espacios para archivo
Medición y recomendaciones sobre condiciones ambientales
Asistencia técnica en producción, almacenamiento, manipulación y consulta del material de archivo
Asesoría en procesos de conservación preventiva y conservación de documentos
Acompañamiento en procesos de reproducción de documentos.
Software que administra el archivo
• Dispone de la siguiente infraestructura informática (hardware, software y comunicaciones) requerida para la puesta en funcionamiento del “Sistema de Archivo”: – Servidor de base de datos Oracle 8 o superior.
– Servidor de aplicaciones J2EE cuyo contenedor Web satisfaga la especificación 2.3 de Servlets y la especificación 1.2 de páginas JSP o superior; p. ej. Tomcat 4.X u Oracle IAS 9i o superior. Debe tener instalada la Máquina Virtual Java 1.4.2 o superior.
– Las estaciones de trabajo requeridas: Pentium III, 256 MB RAM y 60 MB de disco. Internet Explorer 5.0 ó superior.
Ventajas para la empresa después de su implementación
Con el objeto de administrar de manera estandarizada y automatizada todos los procesos correspondientes a la gestión
documental en una entidad. Las funcionalidades, bondades y fortalezas del software fueron evaluadas y conceptuadas positivamente por la Dirección Archivo de
Bogotá.
CÓMO SE MANEJA EL TEMA DE SEGURIDAD, ALTERIDAD, CONSERVACIÓN Y PRIVACIDAD
• Referencia de la historia institucional de las entidades• Identificación de fondos documentales con potencial valor
histórico y cultural• Elaboración del diagnostico de FDA, desde la perspectiva de
conservación preventiva• Monitorio de condiciones ambientales• Asesoría en el levantamiento de cuadros de clasificación
documental a partir de los procesos y procedimientos• Conceptualización sobre depósitos de archivos centrales• Migración de información en diferentes medios.• Asesoría a procesos de digitalización y microfilmación
GRACIAS