trabajo grupo documentos electronicos

EJE TEMÁTICO NUMERO 2

CAROLINA BRAVO FLOREZOFELIA MUÑOZ CASTILLO

PABLO GARCÍA CHINCHILLASURELLY ANDREA VASQUEZ CORREA

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍOCIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,

BILBIOTECOLOGÍA Y ARCHIVISTICA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

ARMENIA QUINDÍO

EJE TEMÁTICO NUMERO 2

CAROLINA BRAVO FLOREZOFELIA MUÑOZ CASTILLO

PABLO GARCÍA CHINCHILLASURELLY ANDREA VASQUEZ CORREA

Tutor JORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANO

Ingeniero de Sistemas

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍOCIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,

BILBIOTECOLOGÍA Y ARCHIVISTICA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

ARMENIA QUINDÍO

TABLA DE CONTENIDO TABLA DE CONTENIDO

Introducción Objetivos Definición Componentes Características Clasificación Problemática de la conservación de documentos electrónicos Documentos electrónico de archivo

INTRODUCCIÓNINTRODUCCIÓN

Los documentos electrónicos son hoy por hoy uno de los temas de mayor importancia debido a la ayuda que están generando a las organizaciones y a las personas del común, por su agilidad, versatilidad, espacio, pronta entrega, fácil acceso, comodidad, etc.

En los componentes de la información y clasificación documental se manejan técnicas muy exactas para mantener la información al día en el lugar donde debe de estar y como debe estar para ser ubicada fácilmente al momento de ser requerida.

OBJETIVOS OBJETIVOS

Objetivo General

Comprender la racionalidad económica que opera detrás del documento electrónico y de las iniciativas cero papel.

Objetivos Específicos

Conocer y entender porque son importantes los documentos electrónicos.

Saber entender la clasificación de la documentación y aprovechar lo que proporciona el uso de las nuevas tecnologías de la información a las empresas públicas y privadas.

Un documento electrónico es un documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo electrónico o magnético, y en el que el contenido está codificado mediante algún tipo de código digital, que puede ser leído, interpretado, o reproducido, mediante el auxilio de detectores de magnetización.

Que son los documentos Que son los documentos electrónicos? electrónicos?

COMPONENTES DEL COMPONENTES DEL DOCUMENTO DOCUMENTO ELECTRÓNICOELECTRÓNICO

Los componentes característicos del documento electrónico son:

1. Medio (el portador físico del mensaje).

2. Contenido (el mensaje que el documento trata de comunicar).

3. Forma física e intelectual (las reglas de representación

tenidas en cuenta para la comunicación del mensaje).

4. Acción (el ejercicio de voluntad que da origen al documento).

5. Cuatro personas (las entidades actuantes por medio

del documento: autor, destinatario, redactor, creador).

6. Vínculo archivístico (la relación que vincula cada

documento con el anterior y con el siguiente).

7. Contexto (el marco jurídico, administrativo, procedimental

y documental en el que es creado el documento).

COMPONENTES DEL COMPONENTES DEL DOCUMENTO ELECTRÓNICODOCUMENTO ELECTRÓNICO

Documento electrónico

“Información registrada, producida, recibida en torno a la implantación, realización y ámbito de una actividad institucional o personal que engloba el contenido, contexto y estructura y permite probarla existencia de la actividad que lo generó”.

[Definición del CIA] [Consejo Internacional de Archivos]

Contenido

Estructura

Contexto


El documento electrónico y sus partes

CONTENIDO = DATOSTextuales (páginas, párrafos, palabras)NuméricosGráficosSonorosEnlaces hipertexto



CONTEXTO

• Información necesaria para una comprensión completa y adecuada de:

- Los documentos

- Las actividades y operaciones

- Procesos asociados a los documentos

• Información para la gestión y conservación

• Información la recuperación y el acceso a esos documentos



ESTRUCTURA

“Forma en la está registrado el documento, lo que incluye la utilización de signos, diseño, formato, soporte”

Guide for Managing Electronic Record froman Archival perspective


Metadatos.Se definen como datos /obre los datosy hacen que el documento pueda ser utilizado y comprendido.Éstos describen cómo se ha registrado la información, cuándo y por quien, cómo está estructurada, cuándo se ha utilizado…Para cumplir los requisitos funcionales archivísticos se pueden organizar en seis capas o niveles.1. Registro: información relativa a la captura del documento.2. Términos y condiciones: para saber si está disponible para su lectura, por parte de quién, bajo qué condiciones.


Metadatos…

3. Estructura: informa sobre la dependencia del software necesario para su representación y las posibilidades de interoperabilidad con otros sistemas en función de las normas seguidas en su diseño.

4. Contexto: son los metadatos que preceden al contenido y cumplen la función de demostrar la procedencia, el entorno en el que el documento ha sido creado.

5. Contenido: son los datos y pueden tener cualquier forma.

6. Historia del uso: para conocer cuándo, cómo y de qué manera ha sido archivado, clasificado, valorado y seleccionado, y utilizado.

1. Los documentos electrónicos deberán cumplir los siguientes requisitos para su validez:a) Contener información de cualquier naturaleza.b) Estar archivada la información en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.c) Disponer de los datos de identificación que permitan su individualización, sin perjuicio de su posible incorporación a un expediente electrónico.

2. Los documentos administrativos electrónicos deberán, además de cumplir las anteriores condiciones, haber sido expedidos y firmados electrónicamente.

CARACTERISTICAS DE LOS CARACTERISTICAS DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOSDOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

CARACTERISTICAS DE LOS CARACTERISTICAS DE LOS DOCUMENTOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOSELECTRÓNICOS

3. Otras características básicas son:Es capaz de almacenar información tanto en forma de texto, imágenes diagramas.Se opera desde un ordenador o pcNo tiene limite de caracteres. Es virtualOptimiza los recursos de recuperación de la información en cuanto formato y tiempoEficacia de realizar transacciones en la informaciónFacilita el proceso del texto y da recuperación de respaldo a la informaciónEl archivo recibe un nombre y un formato para guardarlo en un directorio, subdirectorio o carpeta dado por el individuo almacenado en el equipo de computo Puede abrirse cuantas veces sean necesarias para: modificar - imprimir- eliminar

CLASIFICACIÓN DE LOS CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOSDOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Toda clasificación pretende sistematizar,aclarar conceptos e ideas, agrupar (y por tanto diferenciar) por criterios de afinidad, dependiendo del punto de vista que adoptemos para clasificar obtendremos una clasificación u otra para el mismo documento.

Algunas de esas clasificaciones (si no todas) plantean controversias desde el momento en el que no resulta fácil o claro incluir un documento en una u otra de las clases o cuando no quedan bien delimitados los márgenes de las mismas.

CLASIFICACIÓN DE LOS CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOSELECTRÓNICOS

A los soportes tradicionales como son: PapelPelícula (imagen fija: fotográfica; imagen en movimiento: cine, televisión y vídeo; rayos x: para uso médico, etc.)

Se han unido los nuevos soportes que se pueden resumir en dos categorías distintas: Magnéticos Vídeocasete o Video tape (analógico) Radio casete o Audio tape (analógico) Casete digital o Digital tape Mini DV Disquetes o Floppy Disk Discos Zip o Zip Disc

CLASIFICACIÓN DE LOS CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOSDOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Audio MiniDisc Tarjetas de Memoria Discos duros

Ópticos: CD-Audio CD-ROM DVD

Aunque también existe un nuevo tipo de soportes que combina ambas tecnologías, se trata de los soportes:

Magnético-Ópticos: Discos Mo

Problemática de la Problemática de la conservación de Documentos conservación de Documentos

Electrónicos Electrónicos

• La información digital es intrínsecamente más fácil de alterar que las tecnologías tradicionales de papel o microfilm.

• Los soportes de almacenamiento digital tienen menos esperanza de vida y requieren de la existencia de unas tecnologías para acceder a los mismos que cambian a una velocidad incluso mayor que los propios formatos. Además se deterioran más fácilmente haciendo que se pierdan los contenidos.

Problemática de la Problemática de la conservación de conservación de

Documentos Electrónicos Documentos Electrónicos

• Mantenimiento de los documentos “Calidad de la información” Los documentos digitales no deben ser mantenidos completamente separados de los documentos en papel: un documento aislado no tiene valor si esta separado de su contexto y su documentación (Termino “Calidad de la información”). El acceso a los documentos debe ser extremadamente sencillo, a la vez que debemos controlarlos mejor, para ponerlos a disposición de las generaciones futuras.



El camino a recorrerConsiderar en los proyectos de Administración electrónica el cumplimiento de los aspectos relacionados con la gestión y acceso a los documentos electrónicos.

• Estrategia: Cada organización debe construir su estrategia sobre los documentos electrónicos, y un plan de cómo se va a llevar a cabo (UNE-ISO-15489)

• Tecnología: la tecnología cambia lo importante es el contenido –los datos, y documentos electrónicos- y no el continente (MoReq 2, servicios @firma, SNTS, tram.)

• Reglas: adaptar disposiciones y rediseño de los procedimientos internos de trabajo a la nueva realidad que supone la Administración Electrónica (manuales de gestión no de usuarios de aplicaciones, cuadro de clasificación)

• Personas: tareas de carácter organizativo, técnico y de coordinación que deberán ser asignadas en el marco de las organizaciones. (responsables de políticas hasta ejecución)



El camino a recorrer: cuestiones

• Qué documentos van a estar firmados, sellados; con qué tipo de firma o sellos de los que la normativa permite.

• Cuándo se establece que un documento es definitivo y qué medidas hay que aplicar a lo largo del tiempo

• Establecer su calendario de conservación

• Qué tipo registros auditables se van a establecer para garantizar y demostrar que los documentos no han sido manipulados y alterados.

• Qué estrategia tecnológica se va a adoptar para que los documentos sean legibles y para mantener los metadatos asociados que facilitan su localización y comprensión.

• Qué medios hay que establecer para asegurar la seguridad de acceso.

• En qué nivel de la organización es responsable del seguimiento del cumplimiento de las medidas.

Documento Electrónico Documento Electrónico de Archivo de Archivo

Según el Archivo General de la Nación un documento electrónico de archivo es:

El conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.

Documento Electrónico de Documento Electrónico de Archivo Archivo

Aquel documento que es producido, recibido o reunido por una persona física o jurídica de modo involuntario, natural y espontáneo en el transcurso y como apoyo de sus actividades, de la que es testimonio, haciendo uso de la electrónica, que se conserva y trasmite también mediante los medios electrónicos, en depósitos de conservación permanente, tras efectuar una selección a partir de la identificación y valoración de las series, con medidas de autentificación y preservación adecuadas y con una organización respetuosa con su modo de producción, con el fin de garantizar su valor informativo, legal y cultural, así como de permitir su acceso y uso también mediante las tecnologías de la información.

Documento Electrónico Documento Electrónico de Archivode Archivo

Propuesta de programa de intervención en archivos de documentos electrónicos

1. El plan de preservación contendrá instrucciones para:Planificar y crear depósitos acordes con las directrices y normas internacionales de conservación.Un reglamento para el uso y la manipulación de los documentos.Planes de emergencia para actuar ante desastres como incendios e inundaciones.Medidas de seguridad contra el robo que deberán ampliarse también a sistemas de seguridad informática contra intervenciones no autorizadas que puedan modificar los documentos.

2. Las medidas de conservación preventiva actuarán en tres frentes:Protección de los soportes de los agentes de deterioro físicos y bióticos.


Defensa de los contenidos de los virus informáticos. Reproducción de los documentos, tanto para disponer de copias de seguridad

como para luchar contra la obsolescencia.

3. El estudio de estrategias y técnicas adecuadas para llevar a cabo la reproducción masiva y continua de los documentos electrónicos es prioritario. Cuatro tipos de soluciones son las más difundidas durante el proceso de copia:

La salvaguarda de la especificación de las versiones de los formatos junto con los documentos para permitir su futura decodificación.

La migración de formatos. La eliminación de las dependencias no esenciales de los documentos con los

programas que los crearon para facilitar su recuperación por tecnología estándar.

El desarrollo de aplicaciones informáticas que emulen el funcionamiento de hardware y software obsoletos.


Principios en el ámbito de archivo Documentos electrónicos

Autentificación: El documento electrónico de archivo participa de los mismos rasgos que el resto de los documentos de archivo: originalidad, unicidad, organicidad y valor probatorio. Las diferencias con el resto derivan del hecho de que su creación, manipulación, transmisión, recuperación y lectura se realiza mediante herramientas informáticas apropiadas ya sean de tipo físico (ordenadores, periféricos y redes) o lógico (sistemas operativos, aplicaciones y protocolos de comunicaciones).

Su fin es identificar los elementos de los documentos electrónicos que son necesarios para mantener su autenticidad a lo largo del tiempo y fijar los controles que se deben realizar para comprobar no sólo la integridad física y lógica de los documentos, sino también su calidad cuando se almacenan y transfieren a los diversos depósitos.


Preservación: La conservación preventiva de los soportes para garantizar la permanencia de la información y del valor jurídico del documento es uno de los principios que rigen la gestión de los archivos. La investigación en su preservación se enfrenta a dos retos: primero, la creación de depósitos de conservación adecuados, tanto físico-lógicos (disquetes, discos compactos, video discos digitales, etc.) para los originales y las copias, como contenedores y almacenes de estos depósitos seguros, siempre en óptimas condiciones. También, se hace necesario tomar nuevas y más urgentes medidas ya que lo digital es más vulnerable al paso del tiempo que el papel.

Los soportes de los documentos digitales tienen una capacidad de resistencia menor a la acción de agentes de deterioro naturales como humedad, oxidación, magnetismo y elementos bióticos. Además, se enfrentan a un nuevo fenómeno aún más peligroso: la obsolescencia técnica tanto de los depósitos físico-lógicos, como de los elementos de hardware y de software mediante los que se han creado.


Organización:Las recomendaciones de las principales organizaciones archivísticas, son la defensa de la validez de representar y organizar los archivos de documentos electrónicos de acuerdo con su modo de producción. Los principios de procedencia, integridad de los fondos y respeto a la estructura orgánica, que se concretan en la reunión de los documentos manteniendo las agrupaciones naturales y en la realización de una descripción multinivel según la jerarquía documental, de acuerdo con la Norma Internacional General de Descripción Archivística, son de aplicación, por su carácter universal, en este tipo de archivos.

En los archivos electrónicos se seguirán identificando los fondos y secciones mediante el análisis del fin, las funciones y los órganos de las instituciones productoras, y las series documentales mediante el estudio de los tipos documentales.


Acceso:La facilidad en el acceso a los archivos de documentos electrónicos es la principal aportación de lo digital en esta área de la gestión. Ofrece, la velocidad y la precisión de la búsqueda y la recuperación gracias a la automatización de los instrumentos de descripción, junto con su necesaria normalización. Y, el aumento del grado de difusión y uso del archivo que brinda la posibilidad de acceder a los documentos por vía telemática tanto dentro de la institución productora en la intranet como desde el exterior por usuarios ajenos a la organización a través de internet.

A lo anterior sumamos tres pilares en áreas actuales de investigación y desarrollo: —la edición y difusión de los documentos en formatos electrónicos universales basados en estándares abiertos, —la definición electrónica de los distintos tipos de documentos creados por una institución mediante la identificación de su origen, contenido, estructura y otros datos de interés que se asocian como metadatos a los documentos, y —la normalización y codificación de los instrumentos de descripción.

CONCLUSIONES CONCLUSIONES

El reconocimiento de cada uno de los temas investigados es altamente significativo para este proceso de aprendizaje ,sobre todo por que se tiene la posibilidad de documentar y visualizar los contenidos de esta manera es más afectivo el aprendizaje.

Para hacer un adecuado manejo de la información es indispensable conocer del procedimiento de cada uno de los documentos digitales y cada una de sus definiciones es realmente confortable la realización del presente documento porque en el se plasma los temas más relevantes sobre la documentación digital.

VIDEOVIDEO

https://www.youtube.com/watch?v=vX1k0sv5yzA

BIBLIOGRAFIA BIBLIOGRAFIA

http://es.wikipedia.org/wiki/Documento_electr%C3%B3nico

http://www.criptored.upm.es/descarga/20110412_ENI_DOCe_TASSI_UPM_99_final.pdf

http://aabadom.files.wordpress.com/2009/10/75_0.pdf

http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/2001/diciembre/9.pdf

http://infonautica.net/docs/infomag/infodigital/contenidos/textos/Esteban_1.pdf

http://www.hipertexto.info/documentos/soportes.htm

http://www.ub.edu/gestiodocumentalarxiu/ca/gda/normativa/Adm_electronica_docum_exped_archivo.pdf

trabajo grupo documentos electronicos

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