trabajo práctico final organización de eventos iv lic....
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Trabajo Práctico Final Organización de eventos IV Lic. Rocío Cabrera
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Índice:
Idea general del evento……………………………………………………………….3
Objetivos………………………………………………………………………………..5
Cronograma de actividades………………………………………………………….6
Resumen ejecutivo……………………………………………………………………7
Salón……………………………………………………………………………9
Catering………………………………………………………………………..11
Ambientación y Vestimenta…...…………………………………………….15
Sonido e Iluminación…………………………………………………………16
Saxofonista……………………………………………………………………17
Gráfica…………………………………………………………………………18
Fotógrafo………………………………………………………………………20
Sommelier……………………………………………………………………..21
Mobiliario………………………………………………………………………22
Honorarios…………………………………………………………………….23
Imprevistos……………………………………………………………………24
Fotos…………………………………………………………………………..25
Trabajo Práctico Final Organización de eventos IV Lic. Rocío Cabrera
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Idea del evento
La idea de Saveurs de vin es hacer de la tarde de cada invitado (30 personas),
una experiencia inolvidable. Se comenzará con una recepción de
aproximadamente veinte minutos, mientras se aguarda a los invitados.
Seguidamente comenzará la banda de jazz, luego la cata de un vino y su
respectivo maridaje, y así sucesivamente hasta completar los cuatro vinos
seleccionados (tinto, blanco, rosado y de postre). Los mismos se realizarán en
cuatro bloques de 10 minutos, tanto la cata de vinos como el show de saxofón,
irán intercalados. Al finalizar la última cata de vinos, donde el sommelier
cerrará con el vino de postre y su respectivo maridaje, se realizará un sorteo en
los últimos minutos del evento.
El mismo constará de: entre todos los invitados presentes en el evento y con el
número dado en la acreditación, se realizará un sorteo de al menos 1 o 2
botellas de vino (su tipo podrá ser: blanco, tinto, rosado, espumante o de
postre). Se lo realizará como forma de agradecimiento a todos aquellos que
hicieron posible Saveurs de vin. Pensamos el/los regalos de acuerdo a la
temática que va a tener el evento.
Detalles: en las mesas estarán dispuestas las cuatro copas afnor (de
degustación) para cada invitado con una hoja blanca debajo, y sus respectivos
aperitivos para el momento del maridaje. Los vinos estarán en su correcta
temperatura y al momento de catarlos, se los servirá. Además de las copas,
habrá un vasito de plástico para servirse el agua si se desea. Cada mesa
estará cubierta con un mantel negro y en la misma habrá una jarra de agua,
galletitas de agua (para limpiar el paladar entre vino y vino) y una frappera o
spitter (por si en algún caso, al invitado le sea fuerte el vino o no le guste). Los
vinos se servirán con una servilleta para cuando la misma comience a perder
frío y “caigan las gotitas”, además para que no se resbale y respetar la manera
protocolar de cómo servir un vino.
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Vinos a presentar:
Vino Blanco. Alfredo Roca Tocai. Variedad: Tocai Friulano. Corte: 100%
Tocai Friulano. Ubicación del viñedo: San Rafael, Mendoza, Argentina.
Cosecha: manual en cajas. Vinificación: Uso de levaduras
seleccionadas. Temperatura de fermentación entre 14-16º C. Variedad
de origen italiano. Vino blanco de gran personalidad que conjuga aromas
florales y frutales con fresca acidez.
Vino Rosado. 505 Casarena. Malbec Rosé. Origen: Mendoza,
Argentina. Región: Cuyo Río Mendoza. Bodega: Casarena. Variedad:
Blen. Corte: 70% Malbec | 30% Cabernet Franc. Ubicación del viñedo:
Agrelo, Luján de Cuyo. Provincia de Mendoza, Argentina. Es un vino de
color rosado, de intensidad media y brillante. En nariz se presenta como
un vino elegante, con intensas notas a frutos rojos frescos. Amable en
boca, profundo, con marcada acidez, proporciona una muy agradable
sensación de frescura al beberlo.
Vino Tinto. Altosur Malbec .Finca Sophenia. Variedad: Malbec. Corte:
100% Malbec. Ubicación del viñedo: Tupungato, Gualtallary. Provincia
de Mendoza, Argentina. Vinificación: Cosecha manual en pequeñas
cajas plásticas, previa selección, a fines del mes de Marzo. Selección de
racimos en la viña y en mesa de selección a la entrada de la bodega.
Puesta en tanque de fermentación por gravedad. Premaceración en frío.
Fermentación mediante levaduras seleccionadas a temperatura
controlada. Maceración post-fermentación durante 15 días. Crianza en
barricas de roble Francés durante ocho meses. Color rojo intenso con
marcadas notas violetas. En nariz de complejos aromas de ciruelas y
guindas maduras, con presencia de frutos secos y notas mentoladas. En
boca de taninos dulces y voluminosos que demuestran una gran
concentración.
Vino de Postre. Latest Harvest Desierto Pampa. Tipo: tinto. Variedad:
Viognier. Corte: 100% Viognier. Alcohol: 10%. Ubicación del viñedo: Alto
Valle del Río Colorado, 25 de Mayo. Provincia de La Pampa, Argentina.
Crianza: 12 meses (100% francés).
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Objetivo del evento
El objetivo principal del evento será: Poder brindar nuevos conceptos y
conocimientos a los invitados con el fin de que puedan diferenciar los tipos de
vinos a través de la cata.
Objetivo principal:
Organizar una cata de vino, a cargo de un sommelier profesional, con el fin de
brindar a los invitados conocimientos básicos acerca de diferentes sepas y sus
características generales.
Los objetivos secundarios del evento será:
Pasar una tarde diferente, acompañado de vino, aperitivos y jazz.
Difundir y dar a conocer al sommelier y saxofonista contratados para el
evento.
Crear un espacio donde los invitados puedan sociabilizar entre ellos.
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Cronograma
19.00 hs Llegada de los invitados, se les entrega el número para el sorteo.
19.30 hs Inicio del saxofonista.
19:40 hs Inicio de la cata de vinos. Primer vino y maridaje.
19.50 hs Saxofonista.
20:00 hs Segunda cata de vino y maridaje.
20.10 hs Saxofonista.
20.20 hs Tercera cata de vino y maridaje.
20.30 hs Última presentación del saxofonista.
20.40 hs Última y cuarta cata de vino y maridaje.
20.50 hs Sorteo
21.00 hs Palabras de agradecimiento y finalización del evento.
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Resumen Ejecutivo
NOMBRE: Saveurs de vin
TIPO DE EVENTO: Gastronómico y entretenimiento
LUGAR: Guatemala 4733, Palermo
FECHA: 16/06/15
HORARIO: 19 a 21hs
CANTIDAD DE ASISTENTES: 30
ORGANIZADORES: Falleti, Delfina; Gonzalo, Micaela, Morassut Julieta,
Orellano, Agostina; Pellegrini, Julieta y Villacis, Felipe.
Servicio o Proveedor Costo IVA Total
Salón
Catering
Ambientación
Sonido e iluminación
Saxofonista
Gráfica
Fotógrafo
Sommelier
Mobiliario
Honorarios
Subtotal
$450
$2434
$0
$0
$600
$0
$0
$1800
$0
-
-
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
-
-
$450
$2434
$0
$0
$600
$0
$0
$1800
$0
-
$5284
Resumen Ejecutivo
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Imprevistos - - -
TOTAL $5284*
TOTAL POR
PERSONA
$880,67*
*LOS PRECIOS ESTÁN BASADOS EN PESOS ARGENTINOS
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Salón
El lugar de la realización del evento “Saveurs de vin”, será en el SUM de un
edificio ubicado en Borges y Guatemala (Palermo). El mismo es en un subsuelo
y tiene una capacidad para 30 personas. Posee tres mesas medianas
rectangulares, sillas, dos sofás para cuatro personas, una mesa ratona,
sistema de audio, plasma, aire acondicionado, cocina integrada, vajilla,
cafetera, horno eléctrico y heladera. El servicio de limpieza está incluido con el
alquiler del salón.
El día del evento dejaremos el frente libre, donde el sommelier se ubicará en la
esquina del lado izquierdo, mientras que el saxofonista se ubicará en la
esquina del lado derecho.
Las mesas estarán dispuestas como se ve en la foto (en forma horizontal y de
a dos). La mesa que falta la traeremos nosotros. Estarán contra la pared
dejando un espacio entre mesa y mesa; y entre silla y silla. De esta manera
tendremos en cuenta el espacio de cada invitado para que estén cómodos.
Luego, los dos sofás, estarán ubicados del lado izquierdo en forma de “V”,
donde la mesa de apoyo será la ovalada. Del lado derecho, cerca de la parte
de la cocina pero sin obstruir la entrada, estarán ubicadas las dos sillas
individuales junto con la mesa ratona chica.
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COTOS TOTAL: $450.00.-
COSTO POR PERSONA: $15
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Catering (vinos y maridaje): A continuación, se detallan los vinos que se
degustarán, junto con la comida para el maridaje.
1) Vino Blanco:
Alfredo Roca Tocai.
Maridaje: Bellini de salmón ahumado, queso crema y palta. Queso provolone, y
aceitunas verdes.
2) Vino Rosado:
505 Casarena. Malbec Rosé.
Maridaje: Brusquetas de queso de cabra (brie), tomates cherry, albahaca,
aceite de oliva Extra virgen. Pimentón rojo.
3) Vino Tinto:
Diamandina by Diamandés. Cosecha Tardía 2014.
Maridaje: Pinchos (brochette) de palomita salteada. Pimientos (rojo, verde y
amarillo), Cebollitas moradas. Condimentado a gusto con Salsa Teriyaki.
4) Vino de Postre:
Late Harvest Desierto Pampa.
Maridaje: Higos, frutos secos (nueces, almendras). Se suman 3 tipos de
chocolates en cubos: blanco, con leche y amargo.
A cada invitado se le entregará esta información impresa como recordatorio del
evento. Cada vino se servirá al momento de ser catado para que conserve su
temperatura ideal, en conjunto con el maridaje correspondiente.
COTOS TOTAL: $1580
COSTO POR PERSONA: $52,67
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Agua
Se comprarán aproximadamente dos bidones de seis litros cada uno para el
momento de la cata de vinos y maridaje. Es necesario como complemento a
esta actividad.
COTOS TOTAL: $70
COSTO POR PERSONA: $2,33
Copas Afnor
Se encargaron 140 copas afnor (para cata de vinos) al proveedor de vajillas y
cristalería: Casablanca Vajillas. Se retirarán el mismo día del evento, un par de
horas antes y se devolverán a la misma hora en que se retiraron, pero al día
siguiente. El contrato del servicio tiene vigencia por un día. Las copas estarán
dispuestas en la mesa.
COTOS TOTAL: $424
COSTO POR PERSONA: $14,14
Vasos de plástico
Tal como solicitó el sommelier, se comprarán cincuenta vasos chicos de
plástico para poder servir el agua durante la cata de vinos. Estarán dispuestos
en la mesa, junto con las copas afnor.
COTOS TOTAL: $30
COSTO POR PERSONA: $1
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Vajilla
La vajilla que utilizaremos será la que está incluida en el alquiler del SUM. Esto
comprende: platos chicos y medianos para disponer los aperitivos para los
maridajes, las frapperas que las utilizaremos como spitters (para escupir el vino
en caso de no gustar – cantidad: cinco) y una jarra para el agua.
COTOS TOTAL: $0
COSTO POR PERSONA: $0
Servilletas de papel
Pack de cien servilletas de papel para el momento de la cata de vinos y
maridaje. Las mismas estarán dispuestas en la mesa.
COTOS TOTAL: $30
COSTO POR PERSONA: $1
Servilletas de tela
Las servilletas de tela (blancas) las llevaremos nosotros de nuestras casas y
utilizaremos solamente tres. Únicamente, las usaremos para servir cada vino y
prevenir que la botella no se resbale.
COTOS TOTAL: $0
COSTO POR PERSONA: $0
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Manteles
Utilizaremos cinco manteles negros para cubrir las mesas. Este color fue el
recomendado por el sommelier. Los mismos, los compraremos ya que ninguno
de los integrantes del equipo tiene.
COTOS TOTAL: $300
COSTO POR PERSONA: $10
CATERING
Vinos $1580
Agua (dos bidones de seis litros) $70
Copas Afnor (x 140) $424
Vasos de plástico $30
Vajilla $0
Servilletas de papel $30
Servilletas de tela $0
Manteles $300
Costo Total Final: $2434
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Ambientación
La ambientación va a constar de un estilo minimalista, ya que el lugar no
requiere de demasiada ambientación debido a que el mismo va acorde a la
degustación y posee colores en blanco y bordo que va a tono con el evento.
Las mesas van a estar con manteles color negro, centros de mesa en madera y
por dentro van a tener uvas de fantasía y en la puerta del evento habrá un
cartel con el nombre del evento diseñado con letras simulando ser de madera.
COTOS TOTAL: $0
COSTO POR PERSONA: $0
Vestimenta
La vestimenta que utilizaremos los seis miembros del equipo de Saveurs
de vin será el siguiente:
Tanto hombres como mujeres, usaremos pantalón y camisa negra. La
misma podrá ser manga corta o larga. Podremos acompañarlo con un
saquito del mismo color.
En el caso de las mujeres, usaremos zapatos/ tacos de color negro. Tipo
cerrado. Va a depender de cada una, usar el pelo suelto o atado.
En el caso del único hombre en el grupo, usará zapatos negros.
Con estos acuerdos entre todos, estaremos iguales para que nos
identifiquen como parte del staff y tener un mismo estilo. La vestimenta
elegida, estará acompañada de la insignia realizada para cada uno.
COTOS TOTAL: $0
COSTO POR PERSONA: $0
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Sonido e Iluminación
Durante el evento se va a pasar música con un pendrive (Bill Evans – solo
piano). Luego de la recepción, comenzará a tocar el saxofonista Rodrigo
Clavell. Luego de un periodo de 10 minutos, comenzará el sommelier con la
cata de vinos y degustación. En ese momento no habrá música. Luego volverá
el saxofonista, luego de vuelta el sommelier, el saxofonista nuevamente y cierra
las actividades del evento el sommelier. Finalizada esta etapa, se procederá al
sorteo, dónde volveremos a poner Bill Evans, mediante el pendrive en el
sistema de sonido del SUM.
El lugar cuenta con un home theater (nos aseguramos de que funcione
correctamente) que es lo que utilizaremos toda la noche, ya sea por la música
que pasaremos, o por el video que se va a pasar de fondo en el televisor y
vamos a contar con la iluminación del lugar.
COTOS TOTAL: $0
COSTO POR PERSONA: $0
COSTO TOTAL FINAL: $0
COSTO POR PERSONA: $0
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Saxofonista (Rodrigo Clavell)
Rodrigo Clavell.
CABA (Buenos Aires)
Estudió Técnico Profesional en Saxofón (CSMMF)
Tiene Más de 2 años de experiencia impartiendo
clases particulares
Músico cesionista, de eventos, profesor y alumno, abierto al intercambio.
Todos tienen distintas posibilidades, es importante conocer las propias
(Rodrigo Clavell).
Durante la velada dará un show de jazz de un total de cuarenta minutos de
duración. La actuación del saxofonista contratado constará de cuatro
bloques de diez minutos cada uno, que se intercalarán con los cuatro
bloques de diez minutos de la cata de vinos. Primero comenzará el
saxofonista y luego seguirá la cata de vinos; luego el segundo bloque del
saxofonista, seguido del segundo bloque de la cata de vinos; el tercer
bloque del saxofonista seguido de la cata de vinos y para finalizar; el último
bloque del saxofonista y la última cata de vinos.
El show consistirá en que el saxofonista, Rodrigo Clavell, haga un repertorio
melódico de jazz únicamente con su saxofón. Tocará de pie.
COTOS TOTAL: $600
COSTO POR PERSONA: $20
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GRÁFICA
Redacción y armado de invitaciones (diseño y distribución) y demás
piezas gráficas
La gráfica del evento nos la imprimirá gratuitamente la tía de Micaela en el
trabajo.
Flyer:
Distribución: El panel A3 (anexo al Trabajo Práctico Final), estará ubicado en la
puerta del Salón donde se desarrollará el evento.
Los flyer estarán ubicados en la puerta del SUM, al lado del Panel; en la puerta
de acceso a las escaleras que conduce al SUM como señalética, dentro del
SUM (en el frente, al costado de la televisión) y en la presentación del Trabajo
Práctico Final.
Panel: anexo al trabajo práctico.
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Invitación (modelo): se repartirán 30 invitaciones a los invitados, para que
cada uno tenga el recuerdo del evento. El resto las enviaremos vía mail y a
través de un inbox en Facebook. Las invitaciones serán personalizadas. Cada
integrante se encargará de su propia convocatoria y de llegar a los 6 invitados.
En total serán 30 personas las que participarán de “Saveurs de Vin”.
Insignias Staff Insignias Invitados
COTOS TOTAL: $0
COSTO POR PERSONA: $0
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Fotógrafo
Antes, durante y después del evento habrá un fotógrafo disponible para retratar
todos los momentos del mismo, el encargado de esta actividad será el primo de
Julieta Pellegrini, el cual se ofreció a participar como fotógrafo sin cobrarnos.
Gracias a esta ayuda, destinaremos el presupuesto pensado para las fotos, al
catering. Una vez finalizado el evento, el primo de nuestra compañera nos
pasará las fotos de forma digital para que cada uno tenga el recuerdo de la
noche de Saveurs de vin.
COTOS TOTAL: $0
COSTO POR PERSONA: $0
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Sommelier
Para dos de las actividades del evento, contratamos un sommelier que va a
estar a cargo de la cata de vinos y de realización de una degustación
(maridaje) que concuerde con cada tipo.
El nombre del sommelier es Octavio Aizenman, tiene 26 años, es estudiante de
la Escuela Argentina de Vinos y está pronto a recibirse en la carrera como
Sommelier. Lo contactamos a través de una recomendación de la mamá de
una compañera de equipo, por su buen desempeño en un curso en la Escuela
donde estudia.
Tuvimos una primera entrevista con él, para que nos explique y nos oriente en
nuestro evento. Hablamos de las proporciones y tipo de aperitivos necesarios
para el maridaje, los tipos y cantidad de vinos que hay que comprar para la
cantidad de invitados al evento (30), el tipo de copa necesaria para la
degustación (afnor) y la planificación y organización de la charla (4 bloques de
10 minutos). En estas charlas, Octavio Aizenman, explicará cada vino y dirá
sus propiedades, la cosecha, de dónde proviene y con qué se marida.
COTOS TOTAL: $1800
COSTO POR PERSONA: $60
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Mobiliario
El mobiliario que utilizaremos será el que incluye el alquiler del SUM.
Tendremos a nuestra disposición para el armado del evento lo siguiente: tres
mesas blancas rectangulares de seis personas cada una, treinta y cinco sillas
blancas, una mesa blanca redonda (baja y chica), una mesa ovalada blanca
(baja y larga), dos sillones blancos individuales, un home theatre y una
televisión con sus respectivos controles remotos.
COTOS TOTAL: $0
COSTO POR PERSONA: $0
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Honorarios
Generalmente, por los honorarios de un OPE se podría cobrar un honorario
alrededor del 10%. Pero en este caso, el costo de los honorarios es de $0
(pesos argentinos), ya que va a ser un evento organizado por un grupo de
alumnos de la Universidad de Palermo. Los mismos realizarán el evento para la
carrera Organización de Eventos IV como fin de cursada para finalmente
recibirse.
Las tareas que los OPE realizarán serán:
Planificación y coordinación del evento (pre-evento, desarrollo del evento
y post-evento).
Confeccionar el cronograma, Timing y MAM.
Búsqueda de locación que se ajuste a las necesidades del evento
Contratación y entrevistas con los proveedores.
Evaluación de resultados del evento, con el equipo de trabajo y con los
proveedores.
COTOS TOTAL: $0
COSTO POR PERSONA: $0
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Imprevistos
Los imprevistos en un evento, se estiman entre un cinco y un diez por ciento
del subtotal del presupuesto del evento.
Para las copas afnor que alquilamos, tuvimos que pagar $500 de garantía.
En nuestro caso, no contaremos con un porcentaje para imprevistos. Si antes,
durante o después del evento llegamos a romper algo, haremos un fondo
común con nuestro dinero, para cubrir dichos daños
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Fotos
Antes del evento
Armado para la carpeta del jurado
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SUM
Escaleras que derivaban al SUM en el subsuelo
Ascensores, parte del subsuelo.
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Baños, subsuelo
Entrada al SUM
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SUM (sin modificar el mobiliario)
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Cocina (antes de la preparación del catering)
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Cocina (preparación del catering)