trabalho (fases gest info)07.06
TRANSCRIPT
Ciências e Tecnologias da Documentação e Informação 3º ano – Projeto de Arquivo
Mestre Milena Carvalho & Doutor Lino Oliveira2012/2013
Trabalho realizado por:Ana Santos, 9100478
Cristiana Costa, 9090330
Luís Gomes, 9100019
Maria Munteanu, 9100022
Grupo 3
Sumário
Introdução
As fases da gestão da informação
Diagnóstico e análise das necessidades
Recolha, análise e levantamento da produção documental
Plano de classificação
Avaliação, Seleção e Eliminação
Conclusão
2
Introdução
No âmbito da unidade curricular de Projeto Arquivo, foi proposta a
realização de um trabalho, cujo âmbito são as fases de gestão da
informação: Receção, Produção, Avaliação, Seleção e Eliminação.
A metodologia utilizada foi a pesquisa em documentos
disponibilizados no moodle pelos professores, a leitura do “Manual
para a gestão de documentos” bem como as “Orientações
Técnicas para Avaliação de Documentação Acumulada”.
3
As fases de gestão da informação (1/2) As fases da gestão da informação atravessam todas as idades do
documento, ou seja, o documento tem um ciclo de vida repartido em
três fases distintas cuja duração está diretamente relacionada com a
necessidade e frequência da sua utilização, por parte dos serviços
produtores.
4
5
As fases de gestão da informação (2/2)
Caracterização do organismo
Esta fase tem como objetivos identificar a estrutura orgânica e
funcional existente, reconhecer os traços dominantes da evolução do
organismo, identificar as características principais da sua cultura
organizacional e identificar as suas necessidades de informação.
6
Diagnóstico e análise das necessidades (1/9)
Caracterização do organismo: ESEIG
A ESEIG é uma instituição de ensino superior integrada no Instituto
Politécnico do Porto e foi criada pelo Decreto-lei de 4 de Janeiro de
1990.
Até 2001 a ESEIG funcionou essencialmente em dois pólos provisórios
(em Vila do Conde e em Póvoa de Varzim) o que possibilitou que
nesse período, a escola oferecesse uma formação de qualidade aos
alunos.
7
Diagnóstico e análise das necessidades (2/9)
Caracterização do organismo: AE ESEIG
Em 1991 a ESEIG encontrava-se dividida em dois núcleos
independentes: o núcleo de Vila do Conde (ESEIG – VC) e o núcleo de
Póvoa de Varzim (ESEIG – PV) onde cada tinha uma AE.
Até 2001 as duas associações permaneceram independentes, mas em
Outubro do mesmo ano, abriram as novas instalações da ESEIG,
ficando assim a AE centralizada num só núcleo, o que obrigou a junção
de ambas as associações.
8
Diagnóstico e análise das necessidades (3/9)
Caracterização do organismo: AE ESEIG
O arquivo da AE compreende os seguintes sub-fundos:
ESEIG – VC: referente à AE de Vila do Conde 1991-2001 (com os estatutos
de 1991);
ESEIG – PV: referente à AE de Póvoa de Varzim 1991-2001 (com os
estatutos de 1993);
ESEIG PV/VC: referente ao período de transição de Outubro a Dezembro
de 2001 (com proposta de estatutos de 2001);
ESEIG – VC: referente à AE atual (com os estatutos de 2003).
9
Diagnóstico e análise das necessidades (4/9)
Caracterização do organismo: AE ESEIG-PV
A AEESEIG-PV tem como missão “promover actividades culturais,
recreativas, desportivas e outras que se afigurem com interesse, de modo a
proporcionar a boa projecção da ESEIG e sempre com o intuito de servir os
interesses dos alunos que representa”.2
A democraticidade, independência e autonomia são os princípios
fundamentais da AEESEIG-PV.
10
Diagnóstico e análise das necessidades (5/9)
2 CARVALHO, Milena; OLIVEIRA, Lino – Enquadramento da AEESEIG [Em linha]. [Consult. 15 Mar. 2013]. p. 1-3. Informação de suporte à unidade curricular de Projeto de Arquivo, disponibilizada no moodle. Disponível em WWW: <URL: http://www.eseig.ipp.pt/moodle1213/mod/resource/view.php?id=5732>.
Caracterização do organismo: AE ESEIG-PV
11
Diagnóstico e análise das necessidades (6/9)
Caracterização do sistema do organismo
Centralizado
Misto
Descentralizado
O arquivo da AEESEIG é um sistema centralizado pois
encontra-se num único depósito (armário situado na sala
B204 da ESEIG) e serve vários departamentos.
12
Diagnóstico e análise das necessidades (7/9)
Identificação de recursos
Para uma adequada gestão e preservação do arquivo são
necessários recursos materiais variados (armários, capas, etc.) o
seu depósito deveria ser em ambiente com temperatura e
humidade controlada, contudo por falta de recursos financeiros
tal não acontece.
13
Diagnóstico e análise das necessidades (8/9)
Definição de um programa de intervenção
A documentação encontra-se em capas e botas em dois armários numa sala
de aula.
Esta não possui as condições necessárias para a documentação de um arquivo,
pois não há controlo da temperatura nem da humidade e as condições de
armazenamento são inadequadas.
Em algumas capas os documentos estão em excesso o que dificulta muito o
seu acesso, e no caso de necessidade de consulta torna-se complicado e
perigoso porque se podem danificar documentos. Quanto aos documentos
foram encontrados alguns com dobras, clipes e agrafos.
14
Diagnóstico e análise das necessidades (9/9)
Recolha, análise e levantamento da produção documental
Fluxo informacional
Recenseamento
da documentação
15
Elaboração do plano de classificação (1/6)
Funções meio
As funções-meio são um “conjunto de actividades específicas desenvolvidas por
um organismo ou instituição no quadro da gestão do projecto.”3
As funções meio do sub-fundo da AEESEIG-PV não foram possíveis de
encontrar porque não é visível a existência do departamento património e
assuntos do pessoal. Quanto à contabilidade esta não é um departamento
mas sim uma função do Conselho Fiscal.
16
3 PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – Manual para a gestão de documentos. Lisboa: IAN/TT, 1998. cap. 2, p. 6. ISBN 972-8107-38-2.
Elaboração do plano de classificação (2/6)
Funções fim
As funções-fim são um “conjunto de actividades desenvolvidas por um
organismo ou instituição no quadro da gestão interna.”4
As funções fim da AEESEIG-PV são representar e defender os interesses dos
estudantes, promover a formação cívica, física, cultural e científica dos seus
membros, participar em todas as questões do interesse dos estudantes,
estabelecer relações e contactos com outras associações.
17
4 PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – Manual para a gestão de documentos. Lisboa: IAN/TT, 1998. cap. 2, p. 6. ISBN 972-8107-38-2.
Elaboração do plano de classificação (3/6)
Definição de critérios para a constituição de séries e
sub-séries
18
Elaboração do plano de classificação (4/6)
Codificação “Cada nível da hierarquia é representado por um número ou letra. O
número do primeiro nível repete-se nas classes dele dependentes. Por sua
vez o número da classe intermédia repetir-se-á nas séries dependentes. A
seguir cada número colocar-se-á um ponto final de modo a representar a
hierarquia existente.”5
19
5 PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – Manual para a gestão de documentos. Lisboa: IAN/TT, 1998. cap. 2, p. 25-26. ISBN 972-8107-38-2.
Elaboração do plano de classificação (5/6)
Apresentação e implementação do PC “O plano de classificação é um elemento estruturante do sistema de
qualquer organismo, na medida em que se apresenta como um conjunto
de regras claramente definidas que promovem a organização dos
documentos de arquivo”6
A criação de um plano de classificação em arquivo tem como
objetivo responder à necessidade de proporcionar a estrutura lógica
do sistema de informação, de forma a representar a natureza do
organismo, e facilitar a localização conceptual da informação.
20
6 PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – Manual para a gestão de documentos. Lisboa: IAN/TT, 1998. cap. 2, p. 5. ISBN 972-8107-38-2.
Elaboração do plano de classificação (6/6)
Plano de Classificação
21
Avaliação, Seleção e Eliminação (1/5)
Diagnóstico e análise das necessidades
Para uma intervenção no sub-fundo AEESEIG-PV 1991-2001,
documentação compreendida entre 1999-2001 foi necessário antes
mesmo de começar a efetuar o recenseamento, conhecer de uma
forma detalhada o organismo a tratar.
Este estudo pressupôs também a avaliação do estado em que se
encontrava este sub-fundo e qual a melhor forma de abordar a
recolha da informação produzida pelos vários departamentos da
associação de estudantes.
22
Avaliação, Seleção e Eliminação (2/5)
Estudo de contexto de produção documental
Os elementos de informação a recolher e a analisar são: leis
orgânicas/estatutos, organogramas, regulamentos, planos de
classificação, entre outros. Esta é um auxílio para equipa de avaliação
para o reconhecimento das séries a avaliar.
Para ter conhecimento do contexto da produção documental do
sub-fundo da AEESEIG-PV foi consultado o organigrama, planos de
atividades e o recenseamento realizado.
23
Avaliação, Seleção e Eliminação (3/5)
Levantamento, descrição e análise documental
Os procedimentos a serem adoptados nesta etapa dependem das
condições específicas que caracterizam os arquivos. O diagnóstico de
situação realizado previamente permite definir a metodologia a ser
utilizada perante o nível de organização documental detetado.
Para fazer o levantamento, descrição e análise da documentação
existente no sub-fundo foi realizada uma folha de recolha de dados.
24
Avaliação, Seleção e Eliminação (4/5)
Métodos de amostragem
Amostragem exemplar
Amostragem seletiva
Amostragem sistemática
Amostragem aleatória
Não foi utilizado nenhum método de amostragem pois o sub-fundo
não é de grande dimensão.
25
Avaliação, Seleção e Eliminação (5/5)
Tabela de seleção
A tabela de selecção é um instrumento que fixa os prazos de
conservação e destino final dos documentos.
Nesta a informação deve estar estruturada da seguinte forma:
número de referência, classificação, série e sub-série documental,
prazo de conservação, destino final e observações.
26
27
Tabela de Seleção (1/2)
28
Tabela de Seleção (2/2)
Conclusão
Foi possível ao longo deste trabalho assimilar os conceitos que até então
tínhamos observado na sua vertente teórica. Para tal, foi muito importante a
leitura referencial do Manual para a Gestão de Documentos.
O tratamento de um arquivo pressupõe muita dedicação, conhecimentos
orgânicos e técnicos da instituição, assim como esta atividade deverá ser
elaborada por um profissional, pois para seguir todos as orientações descritas
no Manual de Gestão de Documentos é preciso ter noções de arquivística e
saber interpretar a informação lá descrita.
29
Referências
Slide 7: http://www.cm-viladoconde.pt/PageGen.aspx?WMCM_PaginaId=27647¬iciaId=52864
Slide 12: http://www.ambisig.pt/Site/FrontOffice/default.aspx?module=article/article&id=2626
Slide 14: http://br.freepik.com/fotos-gratis/documentos--carta--correspondencia-privada_492737.htm
Slide 21: http://www.inma.org.br/site/documentos.html
Slide 24: http://renato-tecnologia.blogspot.pt/2011/07/como-analisar-dados-das-midias-sociais.html
Slide 276 http://angelito-blue.blogspot.pt/2010/08/como-eliminar-el-virus-recycler.html
30
