Office of Strategic Initiatives Digital Preservation Outreach and Education 

   

 Training Event Planning Guide 

Contents   About the Guide.................................................................................................................. 1 Training Event Principles..................................................................................................... 2 Roles and Responsibilities................................................................................................ 3‐4 Organizing for the Event .................................................................................................. 5‐8 Managing the Event Schedule ............................................................................................ 9  Event Checklists............................................................................................. Attachment A                                 This is version 1.0 of the DPOE Training Event Planning Guide. DPOE produced the original version in November 2011. It was last updated on 9 November 2011. 

 

About the Guide  DPOE  promotes  the  expansion  of  digital  preservation  training  and  curation opportunities on a national scale. This objective  is supported by the promotion of core training  principles,  by  leveraging  existing  curricula,  by  developing  a  base  of  trainers through train‐the‐trainer programs, by maintaining the most comprehensive calendar of training  events possible,  and by  raising  awareness of  the  need  for  and  availability of training.    The  DPOE  Training  Event  Planning  Guide  supports  individuals  and  organizations interested in delivering digital preservation training events.   Users of this guide support the DPOE mission by:  

Following DPOE principles in planning and delivering training events 

Encouraging less experienced trainers and other interested parties to participate in the DPOE program 

Providing  feedback on  this  guide  and   other DPOE  resources  to  improve  their content and utility   

Sharing  successes,  sample  training  materials,  examples,  exercises,  lessons learned with the community  

 These related DPOE resources might also be of use in planning for an event:  

For curriculum content: DPOE Modules V2  

To publicize and document your event: DPOE Calendar  

To understand training needs in your region or sector: DPOE Needs Assessment   Version 1.0 of the DPOE Training Event Planning Guide was compiled with contributions from Nancy McGovern, George  Coulbourne,  Thomas  Padilla,  Kristopher Nelson,  Ellen O’Donnell, and Mary Rhoads.   DPOE  welcomes  feedback  on  the  DPOE  Training  Event  Planning  Guide;  please  send feedback to dpoe@loc.gov. 

    

1

 

DPOE Training Event Principles   DPOE Training Event Principles  support an  inclusive model of digital preservation and curation  training  that  encourages  program  participants  to  embrace  opportunities  for collaboration and community‐oriented activities.   All DPOE resources incorporate these principles.  It is a hope and expectation that training providers who collaborate with DPOE or make use of DPOE resources will embrace the DPOE Training Event Principles.  Following these principles will  result  in  inclusive  training  events,  based  upon  a  constantly  developing curriculum, offered to appropriate audiences by trained instructors.   Audience   

receives  training  targeted  at  a  specific  audience  with  intended  outcomes identified 

cuts across domains, communities, and sectors   

applies and is accepted to specific training events when appropriate 

is actively involved in training evaluation and impact assessment  Content 

is suited to the purpose, level, and topic of the offering 

is made as available as possible for use by other community instructors  

reflects prevailing community standards and practice  

includes and shares as many practical examples and use cases as possible  Trainers 

have a level of knowledge, skills, and experience appropriate to the training 

seek opportunities to expand and update their knowledge and skills 

share their knowledge, approaches, and experiences as widely as possible  Events 

are publicized beyond provider perimeters to serve the wider community 

are available to any participants who meet specific criteria and prerequisites 

are made as affordable as possible while addressing provider costs 

taking  place  online  and  onsite  are  designed  to  reach  a  range  of  relevant participants 

 NOTE: These principles are  loosely modeled on  the principles developed  for NISO’s A Framework of Guidance for Building Good Digital Collections. 

 

2

 

Roles and Responsibilities   If  you  have  the  resources,  you  may  convene  a  logistics  team  to  handle  operational issues  and  an  instructional  team  to  address  curriculum  content  issues. However  your event is structured, it is essential to assign roles with defined responsibilities to ensure that there are shared objectives for the training event.   For smaller scale  training events,  look around  for volunteers  to help.    It  is challenging and not nearly as fun to organize and deliver workshops on your own.  Training events also benefit  from a variety of perspectives.   You  can  see  from  the  scope of  the  roles defined below  that members of  the  logistics  team do not have  to know about digital preservation  to  help  out.    The  time  required  for  organizing  and  guiding  volunteers should be factored into the timeline for organizing the training event.  The roles and activities discussed here can be managed by smaller teams where one or two fill all of the roles. With a smaller team there will be overlap between some of these roles.   The Trainer(s) 

facilitate exercises, respond to questions from attendees, and contributes to the development of content 

practice material to be presented and arrive prepared for assigned sessions 

review training materials upon request 

follow travel planning instructions and be responsive to requests  The Lead Organizer  

initiates and/or manages the event once it begins  

determines dates for event (finalizes with Event Planning) 

identifies and confirms trainers for event 

defines  requirements  for  event  (catering,  venue  setup,  audio‐visual,  training materials) 

sends welcome and thank you messages to participants (at minimum)  The Project Manager  

manages workshop logistics before, during and after event  

coordinates  with  event  planning  on  catering  and  anything  that  affects  event schedule 

coordinates with IT about equipment requirements and technical support  

oversees registration and payment process (if applicable) 

oversees  training materials  production  for  each workshop  (e.g.,  set  deadlines, coordinate printing) 

 

3

 

maintains event schedule and shares updated versions with team 

coordinates with workshop participants  from  registration  through updates  just prior to event and any follow up after the event 

communicates deadlines  with instructors/trainers about their participation (e.g., deadlines, requirements) 

 The Event Planner(s) 

provides advice/instructions for event (e.g., deadlines, setup, schedule timing) 

organizes contracts/arrangements with event hotel  

organizes  hotel  reservations  and  travel  support  for  instructors/trainers  (if applicable) 

makes/confirms training room reservations  

organizes catering, hospitality   IT, Website, & Administrative Staff  

assists with logistics before, during and after event  

provides technical support for training event (IT) 

updates web‐based and other  information sources about   events upon request (e.g., calendar entries, announcements, course descriptions, event details) 

 The Attendees  

should be aware of training expectations and outcomes  

complete homework and prerequisites prior to training event upon request 

arrive prepared to participate in training and in follow up activities 

provide informative feedback for events   

               

 

4

 

Organizing for the Event   When organizing for the event it is helpful to consider the following questions.   Who is the intended audience for the workshop?  

 All training events should have a target audience. Efforts to ensure that attendees match the target audience are a key to success.    It may be tempting to accept anyone who expresses interest in a training event, but doing so means that the  intent of the training event and the expectations of the attendees will be at odds.    Create a future opportunity for would‐be attendees by letting them know about future training events that might be of interest, and/or point them to  other  training  events  that  are  a  better  fit  for  their  interests  and expectations. 

 Who will the trainers for the workshop be?  

 Confirm the availability of all trainers and make sure that you have an instruction team that is able to effectively present (become familiar with, develop, or adapt) the training content.  

 Who will fill the organizing roles for the training event? 

 People to fill roles may be readily available for a training event or may have to be found. Willing volunteers might be colleagues, friends, family, or acquaintances. 

 What are the desired outcomes for the training event?   

 Briefly state what attendees should know and be able to do after attending the training.   For  the  DPOE  modules,  this  might  be:  “Attendees  should  have  a  greater awareness of the scope of digital preservation activities and of some resources to learn more.” 

 What will attendees receive? 

 Examples  for  onsite  events  include  printed  name  tags,  training  materials, certificates of completion or attendance, information about the host institution, and local information (transportation, restaurants, attractions and nightlife).   

5

 

 If you are able to award credit for attending a training event, be clear that this option  is  available,  how  attendees  will  qualify  for  credits,  and  what documentation will be provided.   DPOE does not have a  continuing education credit  system  in  place  for  the  modules,  but  please  notify  the  DPOE  team (dpoe@loc.gov) if that is of interest or if you have a mechanism for doing so that you would like to try.  

 What homework or prerequisites will be required of the attendees? 

 If  there  are  prerequisites  for  training, make  sure  that  the  criteria  are  applied consistently  for  all  attendees.    If  homework  is  required,  make  sure  that attendees have enough time to complete it.   The DPOE modules, which this guide supplements, do not have any prerequisites because  the  intended  audience  is  not  expected  to  have  any  familiarity  with digital  preservation,  though  organizers  of  training  may  identify  some  easy activities to prepare.   

 Where will the training event be held? 

 The room should be appropriate to the number of attendees (not too large and not too small), comfortable to be in for the duration of the training (comfortable chairs  and  tables  situated  for  all  to  sit  at  and  see  well),  and  easy  to  use audiovisual equipment.  Ideally, there  is space  in the room or nearby for breaks and/or lunches.   

 Where will the trainers and attendees stay during the training event?  (If applicable) 

 If  attendees  and  trainers need  to  travel  to  the  event,  identify options  for  the most  convenient,  affordable  accommodations.   Often, organizations have  rate agreements with local hotels, etc.  Arranging for a block of rooms for attendees should not require a commitment of money by the organizers.    

 When will the training event be held? 

 When deciding what day(s) the event will be held it is important to consider how your choice will affect workshop attendance. Would you have a better turnout on  a  weekday  evening  or  a  weekend  afternoon?    How  would  it  be  for  your desired  audience  to  travel  to  your  event,  park,  etc.,  on  various  days  and  at certain times? Consider the effect of proximate holidays or other major events.  

  

6

 When will registration need to be announced and completed  for the training event to be organized? 

 Consider how much time attendees will need to be able to make arrangements to attend  the  training event.   That will determine  the date by which  the event should be announced and when registration (when applicable) should open and close.   If there  is cap on the number of attendees, be sure to make that known and to build that into the registration process. 

 When will the training materials need to be ready for the training event? 

 Organizers need to determine when training materials must be printed, posted, and/or copied onto flash drives or other media for distribution prior to the start of the event.   The  list of  training materials  to be provided  to  attendees  should be  identified and used as a checklist to make sure it is ready for the event.     

 Why is the training being conducted? 

 Organizers should be clear about the desired outcomes of each training event so that success can be measured and adjustments can be made for future events.  

 How will the training materials be made available to attendees?   

 Training materials may be made available  to attendees  in hard  copy or digital format or a combination of the two. Digital materials may be provided online or copied onto a USB drive or other  format  that attendees  receive.   Materials  in either  format may be made available before  (e.g., homework), during, or after attending a training event.    Organizers  typically  consider  cost,  ease  of  use  for  attendees,  and  intellectual property  rights when  deciding  how  to make materials  available  to  attendees.  The DPOE modules should be cited appropriately, but otherwise the modules are not subject to intellectual property constraints.  

 How will you assess the success of the training event? 

 For the success of a training event to be determined, the outcomes need to be known and measurable. The DPOE modules  include a  sample evaluation  form. You are encouraged  to use  it and  share  the  results with  the DPOE network  to assist other organizers and help revise the modules.   

7

 

Evaluation forms may be provided  in hard copy form or online, either during or just  after  the  training  event.  It  can  be  easier  to  get  more  responses  from attendees  if you encourage  the completion of evaluation  forms during  training and it is common to link completing evaluation forms to receiving certificates of completion.   

 How will you follow up with attendees after the event?  

It would be reasonable to follow up with attendees to check on their progress.  You might follow up by email, a survey, or other means.  If you decide to follow up, you should let attendees know what to expect after the event.  

How much support will you provide for travel and accommodation? (If applicable)  

Attendees  need  to  know  what  to  expect  for  travel  support,  e.g.,  information about the venue, travel options, accommodation options and/or available rates, and financial support (which is not common).  Providing this information with an online  description  of  the  event  as  well  as  emailing  registered  attendees  are effective in managing this information and avoiding confusion.  

 How much will you expect from trainers? 

 Managing expectations about  level of effort and time commitment  is  important for a successful event and any instructions should be provided in written form.  

 How much will you charge for the training event? (If applicable)   

Tuition that enables covering costs is common. A key decision for organizers is to balance  the  cost of delivering  training against  the amount potential attendees can and will afford to pay.  If you decide to charge tuition, think through the best and  easiest  way  to  collect  and  document  tuition  payments.    Remember  that some portion of attendees will require a second or third copy of their receipt.   

            

8

 

Managing the Event Schedule  The schedule for the training event is essential for delivering successful training events.  These are some considerations for constructing your training event schedule.   

Key  information: Attendees need  to know  the start  time and end  time  for  the training event,  in addition to break and  lunch times should you choose to have them. 

 

Arriving  and  leaving:  If  attendees will  be  driving  or  flying  to  attend,  consider what beginning and end time will be most convenient. 

 

Level of detail: Developing an internal schedule with very specific time slots for your  team  to  follow  (e.g.,  how  long  presentations  will  be,  when  an  exercise should start and end) is helpful. A more general schedule should be provided to attendees because  it allows you greater flexibility  in structuring your event and adjusting as needed. 

 

Test  your  timing:  Be  sure  to  walk  through  your  session(s)  and  breaks  to  be familiar with delivering the material and to identify potential timing challenges.  

 

Catering: If you are having breaks and lunch, coordinate with the caterers (if you have  them)  on  when  those  will  be  and  know  how  to  work  around  their requirements. 

 

Sequencing: Schedule something engaging at  the start of your event and  think about how to make sessions after lunch more interactive.  

 

Consistency:  If  you  are  doing  a  sequence  of  sessions  over  a  period  of  time, consider the best way to schedule those sessions. For example will sessions be at the same time on the same day for a number of weeks or each day for a week? Variations in scheduling needs to be carefully managed to avoid confusion.   

 

Wrap‐up: Allow time during your event for evaluations if you expect those to be completed during  the  training. Also allow  time  for handing out certificates and discussion of next steps.  

 

Punctuality: Start and end on time!  

Hospitality:  If  there will  be  any  events  scheduled  in  the  evenings, make  sure attendees know about those well in advance. 

 

9

 

10

A syllabus for the training is a good supplement for the agenda, so attendees can read a concise  description  of  the  objectives  for  the  training.    The  DPOE  modules  include  a sample syllabus to adapt for your training event.   Attendees often request a schedule or syllabus in advance of a training event.  Providing the  complete  versions  in  advance  can  be  confusing  (the  content  might  not  be  clear enough to attendees or might seem overwhelming) or might prove challenging to your planning process if the schedule changes after you have shared it.                        

    

Audiovisual Needs

Scheduling the Venue

Selecting a Venue

Before the Event: Venue

Event Checklists

Select a venue with enough tables, chairs and breakout spaces to accommodate event activities.

Select a venue that is easy to get to by car and/or public transit.

Select a venue that will comfortably accommodate all attendees, staff, & observers.

Select a venue that will allow a seating configuration that suits your workshop design

Confirm whether or not proximate events will affect the training event.

Schedule venue audiovisual and technical support.

Schedule venue for time needed to set-up, instruct, and clean up.

Print clear signs to direct attendees to venue.

Request venue rules and regulations.

Recording and Photographing Event

Microphone(s) for trainers/presenters

Test speakers providing audio for presentation

Speakers to provide audio for presentation

Remote for advancing presentation slides

Computer to connect to projector

Projector(or other display device) for slides

Test microphone(s)

Plans to record event include

Staff with video expertise

Equipment & Lighting

Microphones for recording

Plans to photograph event include

Signed promotional permissions from all event participants and venue owner

Staff member to photograph event

Attachment A

Indicate if meals will be provided

Provide directions to event by car and public transit

List local attractions

Address whether internet access will be available

Address whether computers are required

Address whether computers will be provided

Describe registration process

Specify, if applicable, event participation cost

Trainers & Support Staff

Coordinate with staff tasked with IT & audiovisual support to confirm equipment and technical support.

Coordinate with staff tasked with event planning on catering and anything that affects event schedule.

Communicate deadlines and requirements to trainers.

Confirm start and end times for event

Before the Event: Communications

Letter of Confirmation:

Workshop Announcement:

Define purpose of event

Identify target audience(s)

Specify desired skill levels

State the number of possible attendees

Provide expected outcomes

Include method of event registration

Confirm participant registration

Provide communications expectations(e.g. logistics document forthcoming)

State date, place, and start and end times for event

Logistics Information

Attendees

Attachment A

Before the Event: Materials

Folders/notebooks for materials if applicable

Table Tents/Placards

Flips chart & flip chart markers

Nametags

Writing pads

Pens

Cups, plates, utensils, & napkins for refreshments if not provided by caterer

Contact information for trainers and attendees

Event agenda

Training evaluation form

DPOE module(s), slide(s), and resources

Information about local attractions

Travel information

Workshop

Training

Storage media for material dissemination if applicable: Flash drive(s), CDR, etc.

Attachment A

During the EventArrive early to ensure venue is ready

Layout nametags, training materials, sign-sheets.

Configure tables and chairs.

Test all IT & audiovisual equipment: projector, slides, audio + video segments, microphones, etc.

Load slides on presentation computer.

Place event signs in clearly visible locations .

Ensure team is prepared to answer questions about logistics.

Ensure team is prepared to organize technical support.

Ensure team is prepared to provide administrative support.

Allow brief period of time for trainer, team member, and attendee introductions.

Communicate changes in schedule if any.

Communicate time that all breaks will occur.

Communicate next steps during wrap-up.

Attachment A

Process evaluation forms in easy to understand format- e.g. quantitative summary + select comments.

Send thank you notes

After the Event

to trainers

to attendees

to IT support , A/V support, Event Planner, and any other parties who provided assistance

Share evaluation results with

trainer team

hosts

sponsors

DPOE network

Decide needs or wants to see feedback.

attendees

Conduct follow-up with attendees, trainers, and team members.

Hold immediate debrief with team to discuss what worked, did not work, how to improve.

Share what you learned and examples that might help other trainers.

Attachment A