Tranås kommuns ledningsmodellEn modell för ledning och styrning

2 RESPEKT ANSVAR KREATIVITET TYDLIGHET

POLITISK STYRNING VERKSAMHETSNIVÅFörtroendevalda Medarbetare

Styrdokument

Ansvar & roller

Mål - kvalitet Övergripande mål Verksamhetsmål

Strategi/policy Plan/regler

Reglemente Delegation

Nämndmål Individuella mål/aktivitet

Program/riktlinjer Process/handplock/ rutin checklista

Delegation Delegation/verkställighet

KU

ND

EN

- M

ED

BO

RG

AR

EN

KU

ND

EN

- M

ED

BO

RG

AR

EN

Vad? När? Hur? Vem?

Kommunfullmäktige CheferKommunstyrelse/nämnder Medarbetare

Ledningsmodellen

3

InledningEn modell för ledning och styrning

Tranås kommuns Ledningsmodell är ett kommunövergripande ramverk för ledning och styrning, som gäller både förtroendevalda och medarbetare. Vår gemensamma utgångspunkt är att leverera bästa möjliga kvalitet till kunden i förhållande till tillgäng-liga resurser och uppsatta mål.

Varför behöver vi en ledningsmodell?

Syftet med ledningsmodellen är att säkerställa att verksamheterna styrs utifrån lagar och andra krav, den politiska inriktningen, att vi uppfyller fastställda mål och att skattemedel används på bästa tänkbara sätt. Ledningsmodellen är neutral och ska fungera över tid oavsett politisk majoritet.

Förutsättningar för att lyckas är att vi har en väl förankrad värdegrund, tydliga roller, styrdokument som är lätta att förstå och följa, samt ett systematiskt arbetssätt för att ständigt följa upp, utvärdera förbättra våra verksamheter.

Vad påverkar våra förutsättningar för styrning? Kunden

Som kommun påverkas vi av olika externa faktorer. I vår ledningsmodell utgår vi särskilt från fyra grundläggande faktorer:

• våra kunders behov och önskemål

• invånarantal och demografi

• lagar och andra krav

• omvärldsförändringar

Eftersom vi påverkas av vad som sker i vår omvärld måste vi ständigt utveckla våra arbetssätt för att fortsätta att vara en attraktiv kommun och arbetsgivare.

Så ska vi styra och leda våra verksamheterKommunens utveckling ska bygga på god insyn och hög delaktighet i såväl besluts-process som genomförande. Alla relationer – såväl mellan politik och verksamhet, såväl som mellan medarbetare och kund – ska präglas av dialog och samverkan.

Värdegrund

Ledningsmodellen vilar på Tranås kommuns värdegrund Ledstjärnan. Värdegrunden omfattar både förtroendevalda och medarbetare och ska genomsyra hela organisationen. Var och en förstår sin roll, sitt sammanhang och vet vilka hon eller han är till för.

Ledstjärnan är utmärkande för vårt sätt att bemöta dem vi är till för och representerar, det vi vill vara kända för. Vår ledstjärna lyser stark av kraften från våra gemensamma värdeord; Respekt, Ansvar, Kreativitet och Tydlighet (RAKT). Värdeorden genomsyrar allt vi gör, i ledarskap såväl som i medarbetarskap.

Med gemensamma krafter verkar vi utifrån ett kundfokus och bygger en kommun för framtiden.

Politiken och verksamheten - om vad och hur

För att kommunen ska fungera effektivt krävs en tydlig ansvarsfördelning mellan förtroendevalda och medarbetare.

Förtroendevaldas roll – vad och när

Ytterst är det kommunallagen som reglerar vad förtroendevalda har för skyldigheter och befogen-heter, liksom vad de får och inte får delegera. Det handlar om de strategiska frågorna vad och när och om målinriktning, omfattning och kvalitet.

Kommunfullmäktige är det högst beslutande organet i en kommun och har det övergripande ansvaret för ekonomi och strategiska frågor. Det är här de mest över-gripande frågorna beslutas, medan mer specifika frågor delegeras till nämnderna och via dem till verksamheterna.

För att styra detta finns en kedja av reglementen och delegationsordningar. Kommunfullmäktige, kommunstyrelse och nämnderna fastställer därmed vad som ska göras och när det ska vara klart.

Politisk nivå

Verksamhetsnivå

KommunfullmäktigeKommunstyrelse

Nämnd

Vad

Hur

När

Vem

4 RESPEKT ANSVAR KREATIVITET TYDLIGHET

Medarbetarnas roll – hur och vem

Medarbetarna ansvarar för det praktiska arbetet och verkställer beslut. Det åligger dem att beskriva och besluta hur uppdraget ska utföras och vem/vilka som ska genomföra det. De har ett professionellt förhållningssätt till uppdragen och utarbetar välunderbyggda underlag för beslut och uppföljning, utvärdering och kontroll.

Roller och ledarskap

En grundförutsättning för styrningen i kommunen är tydliga roller och ett aktivt ledarskap. Tranås kommuns chefer styr och leder verksamheterna mot att leverera bästa möjliga kvalitet i förhållande till tillgängliga resurser och mål. För att säkerställa att värdegrund följs och att verksamheterna ständigt utvecklas är det viktigt att chefer och arbetsledare på alla nivåer leder utifrån Ledstjärnan, värdeorden RAKT och ständiga förbättringar. För att tydliggöra rollerna i verksamheterna ska det finnas tydliga befattnings- och uppdragsbeskrivningar i samtliga verksamheter.

Styrdokument i Tranås kommun

Som förtroendevalda och medarbetare styrs vi av många olika lagar och krav, men även styrdokument som myndigheter utfärdar. Utöver dessa fastställer Tranås kommun interna styrdokument för sina verksamheter. Styrdokumenten anger inriktningar och ramar för hur kommunens verksamheter ska ledas och styras. Syftet är att kvalitets-säkra det vi utför. Vissa styrdokument är på en övergripande nivå medan andra är mer detaljerade. Styrdokumenten kan vara både normerande och aktiverande och beslutas på politisk nivå eller på verksamhetsnivå (operativa styrdokument).

• Tranås kommuns styrdokument beslutas på tre nivåer:

• Kommunfullmäktige

• Kommunstyrelse och nämnder

• Verksamheten/förvaltningen

Tydlig utformning

För att säkerställa en bred förankring bland förtroendevalda och medarbetare ska styrdokumenten präglas av:

• enkelhet, tydlighet och kommunicerbarhet

• en tydlig uppdelning mellan politisk nivå och verksamhetsnivå

• att de är förenliga med överordnade dokument

• att de är konkreta

Politiska styrdokument

Strategin är den mest överordnade och mest abstrakta typen av dokument och beslutas av kommunfullmäktige. Strategin pekar ut riktningar och långsiktiga mål (vad), den är med andra ord aktiverande. Övergripande mål och riktlinjer fastställs i början av varje mandatperiod i Utvecklingsstrategin, som beslutas i kommun-fullmäktige. Det är ett strategiskt grunddokument för mandatperioden och anger prioriteringar och strategisk inriktning i vissa principiella frågor. Kommunstyrelsen ansvarar för uppföljning och tar initiativ till förändringar under mandatperioden.

Kommunfullmäktige beslutar också om policyer. En policy vilar inte på samma strategiska grund men speglar en politisk ambition och är normerande. Den anger vårt förhållningssätt och våra principer (vad).

Kommunstyrelsen och nämnderna beslutar om program (aktiverande) och riktlinjer (normerande). Dessa ska konkretisera den politiska styrningen och ange vad som ska åstadkommas och när det ska ske.

Operativa styrdokument

Inom verksamhetsorganisationen fastställs operativa styrdokument som ska säker-ställa att verksamheterna efterlever den politiska viljeinriktningen samt följer lagar och andra krav. De ska även kvalitetssäkra och systematisera det dagliga arbetet. Vårt genomförande ska präglas av ett kundfokuserat och processorienterat arbetssätt. Med tydliga processer och styrdokument kan verksamheterna leverera bästa möjliga kvalitet i förhållande till tillgängliga resurser och mål.

5

KUNDEN

Invånarantal & demografi

Lagar & andra krav

Omvärldsförändringar

Kunds behov & önskemål

KUNDEN

Bästa möjliga kvalitet till kunden i förhållande till tillgängliga resurser & mål

VÄRDEGRUND

ROLLER & LEDARSKAP

SYSTEMATISKT KVALITETSARBETE & UTVECKLING

MÅLSTYRNING & UPPFÖLJNING

VERKSAMHETSNIVÅ

Hur? Vem?

POLITISK NIVÅ

Vad? När?

KommunfullmäktigeNämnder och

Kommunstyrelse

Reglementen, ägardirektiv och bolagsordning

Uppdrags- beskrivningar

Vision, strategi och policy

Verksamhetensbudget

Operativastyrdokument

Delegations-ordningar

Nämndbudget

Program ochriktlinjer

Kommunensbudget

Styrmodellen

6 RESPEKT ANSVAR KREATIVITET TYDLIGHET

Så kvalitetssäkrar vi resultatet Målstyrning och kvalitet

Målstyrning innebär att leda en verksamhet mot uppsatta mål. En förutsättning i målstyrningen är att vi ser den röda tråden i målkedjan, från nationella och politiska mål till verksamhetsnära mål.

I Tranås kommun arbetar vi med målstyrning utifrån fyra perspektiv:

• Kunden

• Verksamheten

• Personalen

• Ekonomin

En förutsättning för att uppnå kvalitet är att vi arbetar systematiskt med att doku-mentera, analysera och följa upp resultat i förhållande till de krav och mål vi har att förhålla oss till. Först därefter kan vi ta ställning till åtgärder och genomföra de som utvecklar verksamheten.

För att kunna leverera rätt kvalitet till våra kunder är det viktigt att systematiken – planera, genomföra, följa upp och förbättra – är en naturlig del i allt vi gör.

Verksamhetsutveckling och omvärldsbevakning

Ledningsmodellen bygger på tanken om en lärande organisation, där vi ständigt reflekterar över hur vi arbetar och om vi gör rätt saker utifrån uppsatta mål och omvärldens krav. Systematisk omvärldsbevakning är därför en viktigt del i det vardagliga arbetet för att utveckla verksamheterna i rätt riktning.

Ledstjärnan, RAKT ledarskap och RAKT medarbetarskap ligger som grund när verksamheterna arbetar med ständiga förbättringar. I praktiken betyder det att arbetet planeras, genomförs, utvärderas och följs upp i många små förbättrings- steg i en integrerad och ständigt pågående lärprocess där målet är att:

• leverera bästa möjliga kvalitet till kunden i förhållande till insatta resurser => öka effektiviteten

• skapa bättre arbetsmiljö för medarbetarna => vara en attraktiv arbetsgivare

Uppföljning av resultat och kvalitet

Vid uppföljning utvärderas resultat och kvalitet genom exempelvis kvalitetsjämförel-ser, riskanalyser, avvikelsehantering, tillsyner och undersökningar, som genomförs både externt och internt. Resultatet bildar underlag för det systematiska kvalitetsar-betet och ligger till grund för framtida mål för politiken och verksamheterna.

För att kunna bedöma om verksamheterna fungerar på ett önskvärt sätt är det även viktigt att få in synpunkter från kunderna. Synpunktshanteringen syftar till att utveckla och förbättra kommunens verksamheter.

Internkontroll och revision

Det främsta syftet med internkontroll av verksamheter är att uppnå effektivitet och säkerhet i kommunorganisationen i frågor som rör verksamhet, ekonomi och tillämp-ning av lagar och föreskrifter. Internkontroll ska också säkerställa att arbetet sker enligt Tranås kommuns värdegrund, ledningsmodell, utvecklingsstrategi samt att lagstiftning efterföljs inom verksamheterna. Internkontroll ska omfatta av både egna verksamheter och externa utförare.

Enligt kommunallagen är det nämnderna som ska se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheterna bedrivs på ett i övrigt tillfredställande sätt.

Revisionen arbetar på uppdrag av kommunfullmäktige och granskar kommunens verksamheter löpande för att kontrollera att verksamheten arbetar i enlighet med kommunfullmäktiges mål och gällande föreskrifter.

Revisionen ska även utvärdera om det finns tillräcklig intern kontroll.

SummeringGenom tydliga processer och roller med utgångspunkt i vår ledstjärna skapar vi en stabil verksamhet med kunden i centrum.

En stabil organisation som arbetar systematiskt med utveckling kan enklare och snabbare anpassa sig efter omvärldsförändringar och nya krav.

När vi gör rätt saker på rätt sätt skapar vi bästa möjliga kvalitet till kunden i förhållande till tillgängliga resurser och mål.

7

Förbättringshjulet

PLANERA

FÖRB

ÄTTR

A

GENO

UTVÄRDERA

MFÖ

RA

Anteckningar

Stadshusplan 1, 573 82 Tranås · 0140 - 681 00 tranaskommun@tranas.se · www.tranas.se

Ver.

1.0

- 20

18-1

2-06