services for sustainable procurement

global resource. local skills.

TransQempowered by Achilles

Information Booklet

TransQ - Qualification System forSuppliers to Transport Utilities inScandinavia

Allmän information

TransQ – Kvalificeringssystem förLeverantörer till transportorganisationeri Skandinavien

Eng

lish

......

......

.2

Sve

nska

......

......

6

The TransQ Qualification System for Suppliers to Transport Utilities inScandinavia is to establish a registry of suppliers evaluated in accordancewith a set of standardised criteria set forth by the participating Utilities inScandinavia. Suppliers that meet the entrance requirements are consideredby the participating Utilities in accordance to a bidderslist. When purchasingproducts or services inclusive in TransQ the Utilities are able to make a bid-ders list among qualified Suppliers.In that way TransQ Transport SupplierQualification System shortens the time making a purchase and bidders list.TransQ qualifies Suppliers for most of Transport Utilities in Scandinavia.

IN ENGLISH

CONTENTSTransport Supplier Qualification Systemto Transport Utilities in Scandinavia

1. Introduction1.1 The TransQ System Background1.2 Participation Utilities1.3 Use of the Qualification System

2 Information about the TransQqualification system2.1 Announcement of the System andDuration2.2 Procedure and Criteria forQualification2.3 Commercial QualificationRequirements2.4 Completed QuestionnaireRequirements2.5 Managing Director’s confirmation2.6 Reply Deadline and Feedback2.7 Product and Service Categories

3 Qualification and updating3.1 Qualification Fee and updatingRequirements3.2 Optional Updates

4 Selection of tenders4.1 Selection on the first stage4.2 Selection on Subsequent stages

5 Disqualification6 The co-ordination unit

TransQ Qualification System – RightsandDuties of the Parties

1. General2. Definitions3. Duration and Scope4. Announcements and Documentation5. Qualification Criteria6. Application for Qualification7. Approval/Rejection/Termination8. Tender List9. Indemnity10. Applicable Law

TransQ Qualification System -SupportingDeclaration

Declaration 12E

PART I

PART II

PART III

1

2

1.1 The TransQ System BackgroundLaws and regulations in Scandinavia regu-lating procurements made by the Utilitieshave been adjusted with effect to meet therequirements of the EU Utilities and ser-vices Directive No 93/38/EEC. The rulesrequire that Suppliers of products andservices to the Utilities are selected withthe aid of objective criteria based on apublic call for competition in the EU/EEAarea. To ensure a correct and objectiveprocurement in accordance with the rules,a several of Transport Utilities inScandinavia have decided to establish ajoint Qualification System in 1998.

1.2 Participating UtilitiesThe following Utilities have appointedTransQ, Achillevs Information AB, hereafterreferred to as the Co-ordination Unit, toco-ordinate the joint system forQualification of Suppliers of products services and works. This system will beopen to other Utilities that wish to partici-pate.

1.3 Use of the Qualification SystemTransQ has been developed to cover mostprocurement needs by Transport Utilities inScandinavia. The objective of the partici-pating Utilities is to establish the majorityof tender lists on the basis of TransQ.Qualification through TransQ will thereforebe the most important gateway forSuppliers and contractors seeking con-tracts with the participating TransportUtilities.

Each Utility is however free to use all theprocurement procedures available accor-ding to Scandinavian laws and theEU/EEA procurement rules.

I. TransQ - Qualification System for Suppliers toTransport Utilities in Scandinavia

Participating utilitiesSweden Banverket, Botniabanan AB

Norway Jernbaneverket, Avinor AS,Oslo Lufthavn AS, NSB BA

Main contractors: Balfour Beatty Rail, Baneservice

Aktuell information se: www.transq.com

1. INTRODUCTION 2. INFORMATION ABOUT THETRANSQ QUALIFICATION SYSTEM

2.1 Announcement of the Systemand DurationThe Co-ordination Unit announces, onbehalf of the Utilities, the qualificationsystem in the Journal of Supplement tothe Official Journal of the EuropeanCommunities and Tenders ElectronicDaily (TED) for the product and servicecategories covered by the system.Suppliers may obtain qualification forany of the announced products or ser-vices in. Any changes in the systemwill be announced as required, and atotal overview of the product and ser-vice categories covered by the systemwill be announced annually.Announcement of products or servicecategories that TransQ include is madeyearly. The participating Utilities inscandinavia have no duty to make anannoun-cement for every specific pur-chase. The TransQ System is used wit-hout limit of time.

2.2 Procedure and Criteria forQualificationWhen a Supplier applies for qualifica-tion in the TransQ the Supplier have tofill in an electronic questionnaire andsubmit it including supporting declarations tothe Co-ordination Unit. The Suppliermust fulfil the criteria stated below inorder to achieve qualified status in TransQ:

1. COMMERCIAL QUALIFICATION REQUIRE-

MENTS

2. COMPLETION OF AN ELECTRONIC QUES-

TIONNAIRE

3. MANAGING DIRECTOR'S CONFIRMATION

4. DECLARATION OF INCORPORATION

In connection with the questions, cer-tain requisite documents must beenclosed when returning the comple-ted questionnaire to the Co-ordinationUnit. Documents asDeclaration of Incorporation. Moreover,it is the Supplier's own responsibility toprovide relevant information on the company's products/services andother manufacturing aspects in anaccurate manner.

2.3 Commercial QualificationRequirementsa) The Supplier is performing the sale inthe own name.

b) The Supplier is up-to-date with pay-ments of all imposed taxes and fees.

c) The Supplier is adhered to legalrequirements with regard to submittal oflast Year's Annual Report and Accounts tothe legal authorities.

d) The Supplier is not involved in any debtsettlement proceedings or in any otherrespect is placed under public

e) The Supplier is registered in a PublicCompany Register (Certificate ofCompany Register (Certificate ofIncorporation). If a certificate of a Supplieris not relevant, other satisfactory docu-mentation from public authorities concer-ning legal registration must be enclosed.

f) The Supplier is registered in the VATregister where required by law. If the activity is not subject to VAT registration, astatement to that effect must be submit-ted.

2.4 Completed QuestionnaireRequirementsThe internet-based questionnaire must becompleted accurately and correctly. It isrecommended that the Supplier carefullyread through the applicable instructionsbefore filling in the internet-based ques-tionnaire. Insufficient completion will prevent the Supplier from obtaining qualifi-cation. The Supplier will not be qualified ifthere are any errors and/or omissions ofmandatory information.

The Supplier should enter all relevant pro-ducts and services in the questionnaire,and the Co-ordination Unit's responsibilityis to enter the Supplier's products andservices in the TransQ database. It is ofimportance that the Supplier describes theproducts and services in a way thatmakes them easy to find, describe andare specific.

2.5 Managing Director's ConfirmationA standardised declaration form -Trans declaration12E must be signed by the ManagingDirector or equivalent confirming that theinformation entered in the questionnaire iscorrect. The Declaration confirms that thegiven information in the questionnaire iscorrect and is included with the question-naire.

The Declaration gives the right to theUtilities, if needed, to do revisions of thequality, health and environment systems of the Supplier.

2.6 Reply Deadline and FeedbackQualification for announced productand servicecategories may be conducted throughoutthe year. The Supplier will receive feedbackon the result of the qualification process within four weeks after the oordi-nation Unit has received the completedqualification material, indicating whichcategories the Supplier has been qualifiedfor. If the Supplier is not qualified, the reason will be specified, and the Suppliercan rectify any errors and / or omissionsand send in a revised application.

2.7 Product and Service CategoriesSpecial product/service nomenclature hasbeen prepared for products and servicescovered by TransQ Qualification System. Aprerequisite for search and retrieval of datamay be that the Suppliercompletes the internet-based questionnai-re based on the nomenclature of the quali-fication system

3.1 Qualification Fee and updatingRequirementsFor the initial registration the applicant willbe charged a qualification fee to cover theCo-ordination Units case processing. Thequalification is valid for 12 months, andmust be renewed within 365 days of theprevious qualification to maintain con- tinuous qualification. The Co-ordinationUnit will after approximately nine monthsissue necessary material for qualificationrenewal. A fee accrues for each annualqualification renewal. See current fee onhttp:\\www.transq.com.

Update of the information is free of charge. Increasing codes means an additional fee.

4.1 Selection on the first stageThe existence of the qualification system isadvertised annually in the Official journal ofthe European Communities, as required bySwedish and EU law.The Co-ordinationUnit then registers the details ofsuppliers in accordance with the require-ments of TransQ, as set out in the TransQquestionnaire. The Utilities who use TransQmay then use this information

3. QUALIFICATION AND UPDATING

3

4. SELECTION OF TENDERERS

4

- Failure to meet the renewal deadline forannual updating.- Absence of and / or unapproved materialat the annual update.- Missing payment

Questions/applications regarding TransQmay be addressed to the Co-ordinationUnit.

TransQ QualificationAchillevs Information ABP.O. Box 1817 StoaNO-4858 ArendalNorway

Street address: Vikavn 31Tel.nr: +47 37 06 35 40Fax: +47 37 06 35 41

E-mmail: transq@achilles.comWeb: http:\\www.transq.comhttp:\\www.achilles.com

5. DISQUALIFICATION

6. THE CO-ORDINATION UNIT

to select suppliers for bid lists. They dothis by searching the TransQ database fora specific product or service category, andfor other information relevant to selection.By this means, they may select a suitablenumber of qualified suppliers in an non-discriminatory manner who will be invitedto tender for a contract. Note that in somecases a Utility may have other qualificationrequirements, additional to those stipula-ted in the joint criteria for the QualificationSystem. In these cases, the utility will seekadditional information from those supplierswho meet the joint qualification criteria.

The TransQ System is used in accordancewith the principle of proportionality. Thismeans that the utility will specify require-ments in proportion to what is necessaryfor the supplier to fulfil the scope of thecontract. The utility will also ensure that asuitable number of suppliers is included inthe bid list to ensure adequate competi-tion. Utilities will make selection decisionsbased on the information given by thesuppliers. The information considered byutilities typically includes the financial andeconomic situation of the supplier, thetechnical skills and capacity of the suppli-er, the capacity of the suppliers to meetrequirements regarding quality, safety andenvironment aspects in the work.

References from customers. In all cases,the particular characteristics of a contractwill be important aspects when suppliersare selected for the bid list and the infor-mation sought and selection criteria usedwill be established in proportion to thescope of the particular contract.

4.2 Selection on Subsequent StagesIf the Utility need further information, morethan found in TransQ for establishing ten-der lists for a certain procurement, theymay on its own establish one or moresubsequent qualification stages.Subsequent stages must pertain to theSuppliers who are qualified in TransQ. Thesupplementary criteria stipulated by theUtility for subsequent qualification stagesare nondiscriminatory, and the Suppliersmust fulfil the criteria mentioned above inorder to be considered for the final tenderlist.

Suppliers that withhold essential informa-tion or give false, misleading or grosslyincorrect information will be disqualified.Suppliers will also lose their qualification inTransQ in the following cases:

II TransQ - Rights and duties of the parties

By participating in TransQ, the Utilities and Suppliers

accept the rights and duties set forth below:

1 General

These terms regulate both the relationship between

the Utilities and the Co-ordination Unit on one hand

and the relationship between the Utilities and the

Supplier on the other. The terms enter into force when

the Coordination Unit has received the completed

electronic questionnaire or other specified documenta-

tion from the Supplier.

The purpose of the qualification system for Suppliers

to the participating Utilities is to establish a register of

Suppliers who are evaluated on the basis of pre-esta-

blished, objective qualification criteria. Furthermore that

they are found to satisfy the above mentioned criteria

so that when an appropriate demand occurs, they will

be considered into the tender list in the relevant pro-

duct and service categories.

2 Definitions

The Utilities are the companies registered as users of

the qualification system. The Supplier shall upon

request be given an updated list of companies as

users of the System. The Supplier is the Supplier of

products and/or services who has sent in a completed

elctronic questionnaire and supporting documents to

the Co-ordination Unit. The Co-ordination Unit is

TransQ, Achillevs Information AB. The System is the

Qualification System for Suppliers to Transport Utilities

in Scandinavia for Suppliers to the Utilities afore listed.

3. Duration and Scope

3.1 Qualification of Suppliers will be conducted in

accordance with specified product and service catego-

ries as announced in the Journals Supplement to the

Official Journal of the European Communities and

Tenders European Daily (OJ/TED).

3.2 The System will be announced in OJ/TED at least

once annually, with information specifying which pro-

duct and service categories are included in the

System. Separate announcements will be issued

whenever the System is supplemented with new pro-

duct and service categories. The Utilities may at any

time, jointly or separately, terminate the Qualification

System for one or more product or service categories.

Affected Suppliers will be informed of any termination.

3.3 The qualification is conducted separately for each

category when a Supplier can offer products and / or

services in two or more announced categories.

3.4 The qualification may include two or more qualifi-

cation stages. All Suppliers will be evaluated according

to the joint qualification criteria established within the

System. If the result of the evaluation is passed, the

Supplier will be informed that they are qualified in

accordance with the first stage. Certain products and

services may require qualification at additional stages.

In that case, the Utility will establish and distribute

information on supplementary criteria, etc., to

Suppliers who are qualified in the System.

3.5 Supplier has no guarantee of being included in any

specific tender list or awarded a contract.

4. Announcements and Documentation

4.1 The System will be announced in OJ/TED. The

announcement will contain information on the System

and will be in accordance with the EU Utilities and

Services Directive No. 93/38 EEC and relevant national

regulations.

4.2 The announcement in OJ/TED that the System is

in effect will serve as the formal call for competition.

4.3 The Co-ordination Unit will administrate the docu-

mentation in the qualification process and of informa-

tion on relevant decisions regarding the qualification of

each Supplier. The documentation will be kept on file

for a minimum of four years.

5. Qualification Criteria

The System is based on objective qualification criteria

and rules stipulated by the participating Utilities. The

qualification criteria are described in the chapter I sec-

tion 1.3 above. The Utilities reserve the right to change

criteria and rules as needed.

6. Application for Qualification

A Supplier applying for qualification is responsible for

correct indication of the product and service categories

to be included in the System.

The Supplier is responsible for keeping the

Qualification information updated throughout the quali-

fication period and updating the information if changes

occur.

7. Approval / Rejection / Termination

7.1 The Co-ordination Unit informs the applicant of the

result of the assessment within at most four weeks

after the recieval of the qualificationmaterial. If the

Supplier does not achieve qualification the reason for

that decision will be specified and the Supplier can

rectify any errors and/or omissions and return a revised

application.

7.2 A certificate of qualification is sent after the Co-

ordination Unit has approved the Supplier in TransQ.

7.3 Rejection of a qualification application will also be

notified in writing, stating the reasons.

7.4 Failure to provide complete and correct information

within the deadline specified in the correspondence

with the Co-ordination Unit or possibly in the announ-

cement in OJ/TED is sufficient reason for rejecting

the application.

7.5 The Supplier is responsible for providing informa-

tion about important changes of registered data wit-

hout being reminded. The qualification will

apply to the relevant qualification period unless termi-

nated by the Utilities. For additional information look at

chapter I section 7.6.

7.6 The Utilities may terminate the qualification of a

Supplier registered as qualified in the Qualification

System only if the Supplier no longer satisfies the rules

and criteria pertaining to the System. The Suppliers

will be informed in writing, stating the reason for the

qualification termination, before having their registration

terminated.

7.7 Withholding important information or providing

false, misleading or grossly incorrect information will

result in disqualification.

7.8 The Utilities are subject to, and work according to,

strict businessethics requirements. Unethical behaviour

on the Supplier's part can lead to disqualification.

8. Tender Lists

The Utilities make a bidders list by making a choice

among qualified Suppliers in TransQ. This is done on

non-discriminated basis. The size and type of procure-

ment is indicating which Suppliers will be included in

the bidders list. The criteria for that choice is described

in chapter I section 3 and 6.1.

9. Indemnity

The Supplier indemnifies the Utilities and the Co-ordi-

nation Unit for any form of loss and / or damage that

might arise through the use of information and data

registered in the System based on the electronic ques-

tionnaire the Supplier has delivered.

10. Applicable Law, Arbitration

This agreement is subject to Swedish law. Disputes

that cannot be resolved by mutual agreement shall be

brought to arbitration in Stockholm.

5

6

TransQ Kvalificeringssystem för Leverantörer till SkandinaviskaTransportorganisationer är ett register med Leverantörer som är utvärderade efterkriterier satta av de deltagande organisationerna. Vid upphandlingar av produkt-eller tjänstekategorier som TransQ omfattar skapar organisationerna en lista medanbudsgivare bland kvalificerade Leverantörer. Fördelarna med TransQ är blandannat förkortad upphandlingstid och att Leverantörer som kvalificerats i TransQ ärkvalificerade för de största organisationerna i Skandinavien.

PÅ SVENSKA

INNEHÅLLKvalificeringssystemet för Leverantörertill Transport-organisationer iSkandinavien

1 Inledning1.1 Bakgrund TransQ1.2 Deltagande Transportorganisationerna1.3 Prekvalificeringssystemets fördelar

2 Information om TransQkvalificeringssystemet2.1 Annonsering och giltighet av kvalificering2.2 Kvalificeringens processer och kriterier2.3 Finansiella krav för kvalificering2.4 Besvara frågeformuläret TransQ2.5 Kompletterande intyg av verkställandedirektör2.6 Tidsfrister och Feedback2.7 Produkt och tjänstekategorier

3 Kvalificering och uppdateringar3.1 Administrationsavgift och krav på upp-datering3.2 Valfria uppdateringar

4 Urval av anbudsgivare4.1 Urval I en första nivå4.2 Urval I ytterligare nivåer

5 Diskvalificering

Parternas rättigheter och skyldigheter

1. Allmänt2. Definitioner3. Varaktighet och omfattning4. Annonsering och dokumentation5. Kriterier för kvalificering6. Ansökan om kvalificering7. Godkännande/Avslag/Upphörande8. Urval av anbudsgivare9. Skadeslöshet10. Tillämplig lagstiftning

TransQ kvalificeringssystem –Kompletterande intyg

Intyg 12E

DEL I

DEL II

DEL III

7

1.1 Bakgrund TransQLagar och regler som styr upphandlingarinom försörjningssektorn i Skandinavienhar anpassats för att möta kraven i EU:sförsörjningsdirektiv Utilities Directive2004:16. Regelverket innebär att organisa-tioner inom försörjningssektorn skall väljaleverantörer av varor och tjänster på ettobjektivt sätt och anbudsbegäran skallannonseras. För att säkerställa att upp-handlingen sköts på ett objektivt, affärs-mässigt och korrekt sätt etablerade destörsta SkandinaviskaTransportorganisationerna ett gemensamtkvalificeringssystem 1998.

1.2 DeltagandeTransportorganisationerFöljande Transportorganisationer har utsettTransQ, Achillevs Information AB för attkoordinera och administrera kvalificerings-systemet. Systemet är öppet för flerTransportorganisationer som önskar anslu-ta sig.

1.3 Fördelar med kvalificeringssystemTransQ är utvecklat för att möta de flestaSkandinaviska Transportorganisationernasupphandlingsbehov. De deltagande organi-sationerna har som mål att det mestaurvalet av anbudsgivare skall genomförasmed hjälp av TransQ. Kvalificeringeni TransQ kommer därför att vara det vikti-gaste sättet för leverantörer att kommaifråga för kontrakt med dessa organisatio-ner.

Det står dock varje organisation fritt attäven sedan systemet etablerats att använ-da alla de upphandlingsformer som natio-nell lagstiftning och regelverk påbjuder.

2.1 Annonsering och giltighet avkvalificeringPå uppdrag av de deltagande organisatio-nerna annonserar Koordineringsledet årli-gen kvalificeringssystemet i TendersElectronic Daily (OJ/TED) med de produkt-och tjänstekategorier som systemet omfat-tar. Leverantörer kan bli kvalificerade för devaror och tjänstekategorier som är annon-serade. Eventuella förändringar i systemetannonseras vid behov.

I TransQ – Kvalificeringssystemet för leverantö-rer till Transportorganisationer i Skandinavien

Varje år görs en förnyad annonsering avde produkt- och tjänstekategorier somkvalificeringssystemet omfattar. De delta-gande organisationerna är inte skyldiga attannonsera varje specifik upphandlingseparat. TransQ tillämpas utan tidsbe-gränsning.

2.2 Kvalificeringens processer ochkriterierNär en leverantör ansöker om att delta iTransQ, fyller leverantören i ett elektronisktformulär med uppgifter om det egna före-taget. Det sänds till Achilles tillsammansmed tillhörande intyg. Leverantören måsteuppfylla samtliga nedanstående kriterier föratt bli kvalificerad i TransQ:

1.KOMMERSIELLA KVALIFICERINGSKRAV

2. DET ELEKTRONISKA FORMULÄRET SKALL VARA

IFYLLT

3. INTYG FRÅN VERKSTÄLLANDE DIREKTÖR OM

ATT DEN UPPGIVNA INFORMATIONEN ÄR KORREKT

4. REGISTRERINGSBEVIS FRÅN BOLAGSVERKET

ELLER MOTSVARANDE

Det är leverantörens eget ansvar att fylla irelevant information om den egna verk-samheten och de varor eller tjänster dekan leverera på ett korrekt och sökbartsätt.

2.3 Kommersiella krav för kvalificeringa) Leverantören skall företa försäljning ieget namn.

b) Leverantören skall vara ajour med allapålagda skatter och avgifter.

c) Leverantören skall ha uppfyllt regler somomfattar insändande av årsredovisningaroch räkenskaper till myndigheter

d) Leverantören skall inte vara satt påobestånd, vara inblandad i några skuld-processer eller under förmyndarskap

e) Leverantören skall vara registrerad i ettoffentligt register över företag och organi-sationer. En kopia av registreringsbevissom är utfärdat av officiellt företagsregister(Bolagsverket) sänds med ansökan. Omregistreringsbevis inte är relevant för denansökande leverantören skall annan officiellhandling insändas som styrker officiellregistrering av verksamheten.

f) Leverantören skall vara registrerad iMoms (VAT) register om så krävs enligtlagar och förordningar. Om verksamheten

Deltagande organisationerSverige

Banverket, Botniabanan AB,

NorgerJernbaneverket, Avinor AS,Oslo Lufthavn AS, NSB BA

Huvudkontraktörer: Balfour Beatty Rail, Baneservice

Aktuell information se: www.transq.com

1. INLEDNING

2. INFORMATION OMKVALIFICERINGSSYSTEMET

9

inte kräver någon Momsregistering skalldetta anges.

2.4 Besvara frågeformuläret TransQDå det Internetbaserade formuläret ochmedföljande intyg fylls i rekommenderasleverantörerna studera alla online doku-ment. Det internetbaserade formuläretmåste fyllas i noggrant och korrekt. Är formuläret otillräckligt ifyllt kommer leveran-tören inte att kvalificeras, tex. om det sak-nas obligatorisk information eller om oriktiginformation har uppgetts.

Leverantören ansvarar för att uppge relevanta produkt- eller tjänstekategorier.Koordineringsledet ansvarar att dessa ärsökbara för de upphandlande enheterna iTransQ databas. Det är viktigt att produk-terna/tjänsterna beskrivs med karaktäris-tiska ord på ett sökbart, förklarande ochsärskiljande sätt.

2.5 Intyg av verkställande direktörVerkställande Direktör eller motsvarandeundertecknar ett standardiserat intyg -TransQ Declaration 12E. Intyget bekräftaratt den uppgivna informationen given i formuläret är korrekt och bifogas medansökan. Intyget godkänner att de upp-handlande enheterna som deltar i TransQhar rätt, om så krävs, att genomföra revi-sion av leverantörens eventuella kvalitets-,hälso- och miljöledningssystem samt CSRinfomation. Det bekräftar också informa-tionen kommer att hållas uppdateradunder kvalificeringsperioden.

2.6 Tidsfrister och responsKvalificering för de annonserade produkt-och tjänstekategorierna kan göras när somhelst under året. Leverantörer som an-söker om kvalificering meddelas omresultatet inom fyra veckor efter att komplett kvalificeringsmaterial inkommit tillKoordineringsledet. Kvalificeringsutfalletinnehåller en förteckning över de produk-ter, tjänster eller entreprenader somleverantören är kvalificerad för. Om leveran-tören inte blir kvalificerad kommerorsaken till detta anges och leverantörernakan då åtgärda bristerna och inkommamed en förnyad ansökan.

2.7 Produkt- och tjänstekategorierEn särskild kategorilista har utarbetats förde produkter, tjänster och entreprenadersom TransQ omfattar. En förutsättning försökbarhet i TransQ är att Leverantörernafyller i det Internetbaserade formuläret ochanvänder sig av kvalificeringssystemetskategorisystem.

3.1 Administrationsavgift och krav påuppdateringFör kvalificeringsmaterial, handläggningoch kvalificering i TransQ utgår en avgift.Avgiften ger möjlighet att kvalificera sig förmer än 40 produkt- eller tjänstekategorier.Kvalificeringen är giltig i 12 månader ochmåste förnyas inom 1 år.

Koordineringsledet kommer efter ca 9månader sända leverantören nödvändigtmaterial för att uppdatera informationen.Avgiften utgår årligen för förnyad kvalifice-ring. Se aktuell avgift påhttp:\\www.transq.com

3.2 Valfria uppdateringarInformation kan uppdateras utan kostnad.Sådan information som avser företagetsadress, E-post, telefon- eller faxnummersamt kontaktpersoner vid företaget kanuppdateras manuellt av Koordineringsledet.

Förändringar avseende ett företags ombild-ning såsom fusion eller delning kräver ettnytt ifyllt formulär, nytt intyg och registre-ringsbevis.

Leverantören kan kvalificera sig för fleraprodukt och tjänstekategorier, lägga tillreferenser, ändra information om kvalitets-system eller uppdatera finansiell informa-tion under kvalificeringsperioden. Uppdateringav enbart information är kostnadfri. Vid beställ-ning av fler kategorier debiteras en tillägsavgift.

4.1 Urval i en första nivåOrganisationerna kan söka i systemet efteranbudsgivare för en specifik produkt- ellertjänstekategori. Om ytterligare informationinte behövs, utöver den som är angiven iTransQ, kan den aktuella organisationenskapa en lista över anbudsgivare. Ett urvalav kvalificerade leverantörer i TransQ görsdå på objektiva grunder. Systemet kommeratt tillämpas i enlighet med proportionali-tets-principen. Det innebär att krav somställs på leverantörer i en upphandlingkommer att vara avvägda mot det somkrävs för att Leverantörerna skall kunnagenomföra uppgiften / kontraktet.Avvägningar görs för att antalet leverantö-rer som ger anbud blir tillräckligt stort föratt konkurrensen på marknaden skallkunna utnyttjas fullt ut.

3. KVALIFICERING OCH UPP-DATERINGAR

4. URVAL AV ANBUDSGIVARE

10

Den upphandlande enheten kommer attgöra sin bedömning utifrån den informationsom företagen har lämnat till TransQ.Leverantörernas ekonomiska och finansiel-la ställning avvägs i proportion till upphand-lingens värde och omfattning.Leverantörernas tekniska förmåga ochkapacitet bedöms i avvägning till uppgiften/ kontraktet. Då ställs krav på miljö-, hälso-, och säkerhetsarbete i den utsträckningkraven är relevanta till upphandlingen.Referenser samt kvalitetssystem för pro-dukter och tjänster är viktiga aspekter iavvägningen. Arten och omfattningen fören upphandlingen kommer att vara vägle-dande för urvalet leverantörer till enanbudsgivning.

4.2 Urval i ytterligare nivåerbehöva mer information än den som finns iTransQ kan de, var för sig, inrätta ytterliga-re kvalificeringsnivåer för att välja utanbudsgivare. För att komma i fråga fördessa nivåer måste leverantörerna varakvalificerade i TransQ. Urvalskriterierna fördessa nivåer är objektiva. Om ytterligarenivåer används måste leverantörerna alltsåbåde uppfylla kvalificeringskraven i TransQoch kriterierna i de ytterligare nivåerna föratt komma med på listan över anbudsgiva-re.

Leverantörer som undanhåller betydelsefullinformation eller uppger falska, missledan-de eller avsevärt felaktiga uppgifter kom-mer att bli diskvalificerade. leverantörer kanockså bli diskvalificerade i följande fall:

- Årlig uppdatering av kvalificeringeninkommer ej inom utsatt tid- Avsaknad av, eller icke godkänd, information eller material- Ej erhållen kvalificeringsavgift

Frågor och kvalificeringsansökan tillTransQ ställs till Achilles:

TransQ QualificationAchillevs Information ABP.O. Box 1817 StoaNO-4858 ArendalNorway

Street address: Vikavn 31Tel.nr: +47 37 06 35 40Fax: +47 37 06 35 41

E-mmail: transq@achilles.comWeb: http:\\www.transq.comhttp:\\www.achilles.com

5. DISKVALIFICERING

6. KONTAKTA OSS

11

II TransQ – Parternas rättigheter och skyldigheter

Genom att delta i TransQ accepterar organisationerna

och leverantörerna de rättigheter och skyldigheter som

anges nedan:

1 Allmänt

Dessa villkor reglerar förhållandet mellan organisatio-

nerna och Achilles å ena sidan och organisationerna

och leverantörerna å den andra.

Syftet med kvalificeringssystemet för leverantörer till de

ovan angivna organisationerna är att de etablerar en

lista med godkända Leverantörer med hjälp av i förväg

fastlagda, objektiva kvalificeringskriterier. Leverantörer

som uppfyller dessa kriterier kan inkluderas i listan över

anbudsgivare för en aktuell produkt- eller tjänstekate-

gori.

2 Definitioner

Transportorganisationerna i Skandinavien är de organi-

sationer som är registrerade som användare av

TransQ. Leverantörerna skall vid begäran erhålla en

uppdaterad lista med organisationer som är användare

av TransQ. Leverantören är Leverantörer av varor och

tjänster och som sänt Koordineringsledet ett komplett

ifyllt elektroniskt formulär tillsammans med nödvändiga

dokument för kvalificering. Koordineringsledet är

TransQ, Achillevs information AB. Systemet avser kvali-

ficeringssystemet för Leverantörer till ovan listade

Skandinaviska transportorganisationerna inom försörj-

ningssektorn

3. Varaktighet och omfattning

3.1 Kvalificering av leverantörer kommer att göras

utifrån produkt- och tjänstekategorier annonserade i

EU:s officiella databas Tenders European Daily (TED).

3.2 Systemet annonseras i TED årligen. Annonsen

innehåller de produkt- och tjänstekategorier som sys-

temet omfattar. Ytterligare annonsering görs i de fall

systemet utökas med ytterligare produkt- och / eller

tjänstekatgorier. Transportorganisationerna kan om så

önskas tillsammans eller var för sig, stänga systemet

för en eller flera produkteller tjänstekategorier. Berörda

Leverantörer kommer i sådana fall att underrättas.

3.3 Registrerade kategorier kvalificeras var för sig när

leverantören kan erbjuda produkter eller tjänster i två

eller fler kategorier.

3.4 Kvalificeringen kan bestå i en, två eller fler nivåer.

Alla leverantörer utvärderas med de kvalificeringskrav

som systemet omfattar. Om resultatet av denna utvär-

dering är positiv kommer leverantören meddelas att de

godkänts för kvalificeringens första steg. För upphand-

lingar av vissa produkter eller tjänster kan det krävas

att ytterligare kvalificeringsnivåer införs. I sådana fall

kommer organisationerna att distribuera ytterligare krav

till de berörda leverantörerna som är kvalificerade i

TransQ.

3.5 Att vara registrerad som kvalificerad leverantör i

Systemet innebär inte någon garanti att delta i anbuds-

listor eller att erhålla förfrågningsunderlag.

4. Annonsering och dokumentation

4.1 Systemet annonseras årligen i TED. Annonsen

innehåller information om systemet i enlighet med EUs

försörjningsdirektiv 2004:16 samt relevanta nationella

lagar och förordningar.

4.2 Årlig annonsering av Systemet i TED fungerar som

en formell anbudsbegäran.

4.3 Koordineringsledet kommer att administrera kvalifi-

ceringsprocessen och dokumentera formella beslut

och information som berör kvalificeringen av varje

enskild leverantör. Dokumentationen kommer att

sparas i minst 4 år.

5. Kriterier för kvalificering

Systemet bygger på objektiva kvalificeringskriterier

samt regler fastställda av organisationerna. Kriterierna

beskrivs i detta häfte under kapitel I avsnittet 1.3.

Transportorganisationerna förbehåller sig rätten att

ändra reglerna efter behov.

6. Ansökan om kvalificering

En leverantör som ansöker om att bli kvalificerad är

ansvarig för att på ett korrekt sätt registrera sig för de

produkt- eller tjänstekategorier som denna ansöker

kvalificering för.

7. Godkännande / Avslag / Upphörande

7.1 Koordineringsledet informerar leverantören om

utfallet av kvalificeringen längst fyra veckor efter att

kvalificeringsmaterialet inkommit. Om leverantören inte

blir kvalificerad meddelas orsaken till detta och leveran-

tören ges möjlighet att korrigera felaktigheter och / eller

komplettera nödvändig information för att återkomma

med en ny kvalificering.

7.2 Ett certifikat av kvalificeringen sänds efter att leve-

rantören godkännts för TransQ.

7.3 Avslag av kvalificeringsansökan meddelas skriftli-

gen med en motivering.

7.4 Underlåtelse att inkomma med komplett och kor-

rekt information inom de tidsfrister som specificerats i

korrespondens med Koordineringsledet eller i eventuell

annons i TED utgör skäl för avslag av kvalificeringsan-

sökan.

7.5 Leverantören är ansvarig för att meddela föränd-

ringar i informationen given till Koordingeringsledet,

utan påminnelse. Kvalificeringen är giltig för den aktuel-

la kvalificeringsperioden om den inte avbryts av organi-

sationerna. För mer information se kapitel I avsnitt 7.6.

7.6 Organisationerna kan avbryta en leverantörs kvalifi-

cering i Systemet endast om leverantören inte längre

uppfyller reglerna och kraven för att vara kvalificerad. I

sådana fall kommer leverantören att erhålla en skriftlig

motivering om orsakerna till att leverantörens kvalifice-

ring upphört.

7.7 Undanhållande av viktig information eller vid uppgi-

vande av falsk, missledande eller uppenbart felaktig

information kommer att innebära att kvalificeringsansö-

kan avslås.

7.8 Organisationerna är underlagda att arbeta efter

affärsetiska principer. Oetiskt uppträdande från leve-

rantörens sida kan leda till diskvalificering.

8. Urval av anbudsgivare

Transportrganisationer skapar listor över anbudsgivare

genom ett urval av kvalificerade leverantörer i TransQ

på objektiva grunder. Arten och omfattningen av före-

målet för en viss upphandling är vägledande för urvalet

av de leverantörer som kommer att inbjudas till

nbudsgivning. Kriterierna beskrivs i detta häfte under

kapitel I avsnitt 3 och 6.1.

9. Skadeslöshet

Leverantören skall hålla organisationerna och

Koordineringsledet skadeslösa för varje typ av skada

eller förlust som kan uppkomma vid bruk av informa-

tion och data som framkommit i det elektroniska for-

mulär och som har registrerats i systemet.

10. Tillämplig lagstiftning

Detta avtal omfattas av svensk lagstiftning. Tvister där

parterna ej kan förlikas skall lösas genom skiljedoms-

förfarande i Stockholm.

TransQ Qualification, P.O.Box 1817 Stoa, N-4858 Arendal, Norway

TransQ Declaration No. 12E

Transport Qualification System for Suppliers to Transport Utilities in Scandinavia

DECLARATION ISSUED BY MANAGING DIRECTOR

The below attestation concerns:

TransQ ID:

Company:

Address:

Postal Code / Location:

Country:

We hereby confirm that the information regarding the above mentioned company registered in the Internet-based questionnaire is correct and by the date of issue reflecting the present

activity including our current scope of products / services.

We accept that the Utilities as users of TransQ, on request, will be allowed to audit and verify the information stated regarding Quality System(s)

and / or regarding Health, Environment and Safety System.

We hereby confirm that we will work with CSR (Corporate Social Responsibility) and strive to follow the 10 principles set out in UN-Global compact act. Read more at

www.unglobalcompact.org

Binding signature Managing director

Date:

Signature:

Name in block letters:

The statement is valid only if registered with TransQ unit within 30 days after the date of issue. Original signature required