trésorerie : gestion de la tombée des fonctionnaires ... · présentation de la procédure (1/2)...
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Juin 2017
Processus ExploitationTrésorerie : Gestion de la tombée des fonctionnaires
(Tombée SOLD)
Domaine : ExploitationDate de création : 30/06/2017
Sous-domaine : Trésorerie
Procédure : Gestion de la tombée SOLD Réf. : EXP-TRE-006
2
Evolution de la procédure
Version Date Modifications Origine
V1.0 30/06/2017 Version publiée•Zouheir BELKAHIA (GRANT THORNTON)
•Issam LABASSI (Responsable procédures Groupe)
Domaine : ExploitationDate de création : 30/06/2017
Sous-domaine : Trésorerie
Procédure : Gestion de la tombée SOLD Réf. : EXP-TRE-006
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Présentation de la procédure (1/2)
La gestion de la tombée SOLD concerne le traitement des échéances des fonctionnaires. Son
traitement suit les étapes suivantes :
▪ La génération de la tombée SOLD (Cf. Sous-Procédure 1 « Génération de la tombée SOLD »)
▪ Le traitement du retour de la Solde (Cf. Sous-Procédure 2 « Traitement du retour de la Solde »), avec
l’intégration du fichier de la Solde et l’identification des écarts
▪ Le traitement et le recouvrement des impayés résiduels une fois les motifs identifiés, par la mise en
place des actions adéquates (relances téléphoniques et écrites, report d’échéance, sinistre,
changement de mode de règlement, …) (Cf. Procédure « REC-AMB-003 : Recouvrement amiable
SOLD » et Procédure « SAV-MFI-005 : Renégociation / Sous-Procédure 3 : Report d’échéances pour
les clients Particuliers à l’initiative d’Alios Finance »)
Cette gestion fait suite à l’échéancement du dossier par la Solde et à la mise en production des affaires
y afférentes.
La récupération du fichier de la Solde se fait à partir du 20 du mois précédant le mois de l’échéance.
Si le fichier de la Solde n’est reçu le 25 du mois, le Gestionnaire Recouvrement Particuliers SOLD doit
procéder à une relance de la Solde.
Domaine : ExploitationDate de création : 30/06/2017
Sous-domaine : Trésorerie
Procédure : Gestion de la tombée SOLD Réf. : EXP-TRE-006
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Présentation de la procédure (2/2)
La gestion des tombées SOLD est sous la responsabilité des Gestionnaires Recouvrement Particuliers
SOLD, en interaction avec d’autres fonctions pour les tâches suivantes :
▪ La génération des tombées sur EKIP, sous la responsabilité de la Comptabilité Métier
▪ La correction de certaines erreurs constatées lors des tombées (rattachement du code de la Solde à
la fiche du tiers client), à faire par le Commercial (Conseillers Clientèle)
▪ La saisie des reports d’échéances et des changements de mode de règlement par les Conseillers
Clientèle SAV (à l’initiative des Gestionnaires Recouvrement Particuliers SOLD)
Afin de finaliser le traitement de la tombée dans les délais fixés, il est important que tous les
intervenants soient à jour dans l’exécution des tâches qui leur reviennent. En cas de défaut ou de
retard, le Gestionnaire Recouvrement Particuliers SOLD assure la relance de l’intervenant concerné,
avec information de sa hiérarchie et de la Direction Générale.
Domaine : ExploitationDate de création : 30/06/2017
Sous-domaine : Trésorerie
Procédure : Gestion de la tombée SOLD Réf. : EXP-TRE-006
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Logigramme
Symbole Description
Début de la procédure:
Activité système
Activité: entièrement manuelle
Document:
Décision ou question dont le résultat dicte l'étape suivante.
Sous-process:
Fin de la procédure.
Sous-process
Domaine : ExploitationDate de création : 30/06/2017
Sous-domaine : Trésorerie
Procédure : Gestion de la tombée SOLD Réf. : EXP-TRE-006
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Trésorerie
Agent Comptable Métier
Sous-Procédure 1 : Génération de la tombée SOLD
Contrôler
l’exhaustivité de
la tombée SOLD
DSI Groupe
Problème
informatique
Pas de problème
constaté
Générer à nouveau
la tombée pour les
affaires concernées
Traitement
des demandes
d’intervention
Problème autre
qu’informatique Demander la
correction de
l’erreur constatée
Génération de
la tombée :
Facturation des
échéances sur
EKIP
Domaine : ExploitationDate de création : 30/06/2017
Sous-domaine : Trésorerie
Procédure : Gestion de la tombée SOLD Réf. : EXP-TRE-006
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Procédure détaillée
Description des
Tâches
• A la génération de la tombée SOLD, lancer
l’état des tombées de la Solde à partir de
BO
• Sur la base de l’état des tombées de la
Solde, contrôler que toutes les tombées
SOLD ont été correctement générées et
aux dates prévues, sur la base de :
- La colonne « Indicateur Echéance
Tombée » au niveau de l’onglet « Etat des
tombées »
- L’onglet « Etat des tombées non encore
facturées »
• Si des anomalies de génération, dues à des
problèmes autres qu’informatiques ont été
constatées, demander la correction des
erreurs constatées au niveau des affaires ou
des tiers concernés :
- Absence du code de la Solde au niveau de
la fiche tiers du client : Demander la
correction de cette anomalie au
Département Commercial (Conseiller
Clientèle)
- Etc.
• Suite à la correction de l’erreur constatée
(et la réception d’un email confirmant la
correction), générer à nouveau la tombée
pour les affaires concernées
Acteurs Agent Comptable Métier Agent Comptable Métier Agent Comptable Métier
Application SIBO EKIP
Support /
Éditique
Etat des tombées de la Solde
EDT-TRE-001
Générer à nouveau la
tombée pour les affaires
concernées
Demander la correction
de l’erreur constatée
Contrôler l’exhaustivité
de la tombée SOLD
Sous-Procédure 1 : Génération de la tombée SOLD
Domaine : ExploitationDate de création : 30/06/2017
Sous-domaine : Trésorerie
Procédure : Gestion de la tombée SOLD Réf. : EXP-TRE-006
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Trésorerie
Responsable Informatique du Pôle
Sous-Procédure 2 : Traitement du retour de la Solde
Intégrer le fichier
de précompte de
la Solde sur
EKIP
Fichier rejeté
Fichier intégré
Réception du
ficher de
précompte envoyé
par la Solde
Agent Comptable Métier
Identifier les
erreurs ayant
entraîné le
rejet du fichier
Corriger les
erreurs
constatées
sur EKIP
Procéder à la
réintégration du
fichier de précompte
de la Solde sur EKIP
Erreurs constatées au niveau
des affaires du fichier
Pas d’erreurs constatées au
niveau des affaires du fichier2
1
2
Domaine : ExploitationDate de création : 30/06/2017
Sous-domaine : Trésorerie
Procédure : Gestion de la tombée SOLD Réf. : EXP-TRE-006
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Trésorerie
Responsable Informatique du Pôle
Sous-Procédure 2 : Traitement du retour de la Solde
Communiquer les
erreurs constatées
au Gestionnaire
REC SOLD
Erreurs au niveau des
données de la Solde
(N° d’affaire, …)
1
Erreurs au niveau des
données d’Alios Finance
(matricule du client, …)
Gestionnaire
Recouvrement
Particuliers SOLD
Envoyer une correspondance à la
Solde l’informant des corrections à
faire (notamment les N° d’affaires à
corriger lors des prochains envois)
Procéder à la correction des
données sur EKIP (notamment les
matricules au niveau des fiches
clients)
Erreurs au niveau des
données de la Solde
(N° d’affaire, …)
Erreurs au niveau des
données d’Alios Finance
(matricule du client, …)
Procéder à la
correction des N°
d’affaires erronés sur
EKIP ALIOSDEV
Identifier les
erreurs constatées
au niveau des
affaires du fichier
Domaine : ExploitationDate de création : 30/06/2017
Sous-domaine : Trésorerie
Procédure : Gestion de la tombée SOLD Réf. : EXP-TRE-006
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Trésorerie
Gestionnaire Recouvrement Particuliers SOLD
Sous-Procédure 2 : Traitement du retour de la Solde
Constatation
d’impayés
2
Non constatation
d’impayés
- Pour le Gabon, en consultant
l’état de retour de la Solde
- Pour l’Afrique de l’Ouest, en
contactant la Solde
Identifier le motif
de non règlement
de l’échéance par
le client
Quotité insuffisante
ou non disponible
Décès du client
Licenciement
Démission
Départ à la retraite
Demander un
report de
l’échéance
impayée
Congé Maladie /
Accident
Congé Maternité
Client suspendu Report
d’échéances
Recouvrement
amiable SOLD
Recouvrement
amiable SOLD
Recouvrement
amiable SOLD
Sous-Procédure 1 : Non
règlement de l’échéance par le
client pour quotité insuffisante
ou non disponible
Sous-Procédure 2 : Non
règlement de l’échéance suite au
décès du client
Sous-Procédure 3 : Non
règlement de l’échéance suite à
la fin du contrat de travail du
client
Domaine : ExploitationDate de création : 30/06/2017
Sous-domaine : Trésorerie
Procédure : Gestion de la tombée SOLD Réf. : EXP-TRE-006
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Procédure détaillée (1/3)
Description des
Tâches
• A la réception du fichier de
précompte de la Solde,
l’intégrer au niveau d’EKIP
• Consulter le compte-rendu
d’intégration et vérifier si le
fichier a été correctement
intégré ou pas
Si Fichier rejeté :
• Identifier les erreurs ayant
entraîné le rejet du fichier,
s’agissant notamment des cas
suivants :
- Affaire non facturée
- Lettrage d’un encaissement
sur une échéance objet du
fichier transmis par la Solde
- Etc.
• Communiquer par email ces
erreurs à l’Agent Comptable
Métier et lui demander de
procéder à leur correction
(avec information du
Gestionnaire Recouvrement
Particuliers SOLD)
Si Fichier rejeté :
• Corriger sur EKIP les erreurs
constatées :
- Si Affaire non facturée :
relancer la facturation pour
les affaires concernées
- Si Lettrage d’un
encaissement sur une
échéance objet du fichier
transmis par la Solde :
procéder au délettrage de
l’encaissement en question
- Etc.
• Informer par email le
Responsable Informatique Pôle
de la correction des erreurs
(avec en copie le Gestionnaire
Recouvrement Particuliers
SOLD)
Si Fichier rejeté :
• Une fois toutes les erreurs
corrigées, procéder à la
réintégration du fichier de
précompte de la Solde au
niveau d’EKIP
• Consulter le compte-rendu
d’intégration pour s’assurer que
le fichier a été correctement
intégré
Acteurs Responsable Informatique Pôle Responsable Informatique Pôle Agent Comptable Métier Responsable Informatique Pôle
Application SIEKIP EKIP EKIP
MOP-TRE-001 MOP-TRE-001
Support /
Éditique
Corriger les erreurs
constatées sur EKIP
Identifier les erreurs ayant
entraîné le rejet du fichier
Procéder à la
réintégration du fichier de
précompte de la Solde
Intégrer le fichier de
précompte de la Solde
sur EKIP
Sous-Procédure 2 : Traitement du retour de la Solde
Domaine : ExploitationDate de création : 30/06/2017
Sous-domaine : Trésorerie
Procédure : Gestion de la tombée SOLD Réf. : EXP-TRE-006
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Procédure détaillée (2/3)
Description des
Tâches
Si Erreurs constatées au
niveau des affaires du fichier :
• Sur la base du compte-rendu
d’intégration, identifier sur EKIP
les erreurs relevées au niveau
des affaires du fichier :
- Erreur sur les données d’Alios
Finance (N° de matricule du
client, …)
- Erreur sur les données de la
Solde (N° de l’affaire, …)
• Communiquer ces erreurs au
Gestionnaire Recouvrement
Particuliers SOLD
Si Erreurs au niveau des
données de la Solde (N° de
l’affaire, ..) :
• Pour les erreurs concernant les
N° d’affaires, procéder à la
correction sur EKIP ALIOSDEV
des données, en procédant en
remplacement du N° d’affaire
erroné par le bon N° d’affaire
Si Erreurs au niveau des
données de la Solde (N° de
l’affaire, ..) :
• Préparer une correspondance
à la Solde l’informant des
correction à faire (notamment
les N° d’affaires à corriger lors
des prochains envois)
• Faire signer la correspondance
par le Directeur Recouvrement
et Contentieux
• Envoyer la correspondance à la
Solde
Si Erreurs au niveau des
données d’Alios Finance
(matricule du client, …) :
• Procéder à la correction des
données sur EKIP (notamment
les matricules au niveau des
fiches clients)
ActeursResponsable Informatique Pôle Responsable Informatique Pôle Gestionnaire Recouvrement
Particuliers SOLD
Gestionnaire Recouvrement
Particuliers SOLD
Application SIEKIP ALIOSDEV EKIP
MOP-TRE-002
Support /
Éditique
Procéder à la correction
des données sur EKIP
Informer la Solde des
corrections à faire
Procéder à la correction
des N° d’affaires erronés
sur EKIP ALIOSDEV
Sous-Procédure 2 : Traitement du retour de la Solde
Identifier les erreurs
constatées au niveau
des affaires du fichier
Domaine : ExploitationDate de création : 30/06/2017
Sous-domaine : Trésorerie
Procédure : Gestion de la tombée SOLD Réf. : EXP-TRE-006
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Procédure détaillée (3/3)
Description des
Tâches
• Pour les affaires ayant des impayés identifiées sur la base de l’état BO « Analyse de la
Solde », déterminer le motif de non règlement de l’échéance par le client, sur la base
de l’état de retour de la Solde (cas du Gabon) ou en contactant directement la Solde
(Cas de l’Afrique de l’Ouest)
• En fonction du motif de l’impayé, lancer les actions adéquates (recouvrement et
contentieux, report d’échéance, sinistre, changement de mode de règlement, …) :
- Si Quotité insuffisante ou non disponible : Demander le report de l’échéance auprès
du SAV et lancer les actions de relances (relances téléphoniques, lettres de relances,
lettre de mise en demeure, requête pour OIP éventuellement, …)
- Si Décès du client : Demander un changement de mode de règlement auprès du SAV
et demander le lancement du remboursement du sinistre vie auprès de l’assureur
En cas d'impayés, localiser la famille pour obtenir les règlements correspondants
- Si Licenciement / Démission / Départ à la retraite : Demander un changement de
mode de règlement auprès du SAV et contacter le client pour la mise en place d'un
protocole de remboursement, ou à défaut, initier les procédures de recouvrement à
son encontre
- Si Congé Maladie / Congé Maternité / Client suspendu : Demander le report de
l’échéance impayée auprès du SAV
Acteurs Gestionnaire Recouvrement Particuliers SOLD
Application SIBO
Support /
Éditique
Etat d’analyse de la Solde
EDT-TRE-002
Identifier le motif de non
règlement de l’échéance
par le client
Sous-Procédure 2 : Traitement du retour de la Solde
Domaine : ExploitationDate de création : 30/06/2017
Sous-domaine : Trésorerie
Procédure : Gestion de la tombée SOLD Réf. : EXP-TRE-006
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Documents / Etats utilisés
EDT-TRE-001 : Etat des tombées de la Solde
BO Recouvrement Etats de tombée de la Solde (Onglet « Etat des tombées »)
Cet état renseigne sur les éléments suivants : N° Affaire, N° et Nom Client, Référence Facture Client, Date d'échéance,
Date de première échéance, Date de dernière échéance, Référence facture Client, Date d'exigibilité, Echéance facturée
(Oui / Non), Montant de la facture (TTC), Solde Facture (TTC), Encours net, Encours brut
Domaine : ExploitationDate de création : 30/06/2017
Sous-domaine : Trésorerie
Procédure : Gestion de la tombée SOLD Réf. : EXP-TRE-006
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Documents / Etats utilisés
EDT-TRE-002 : Etat d’analyse de la Solde
Domaine : ExploitationDate de création : 30/06/2017
Sous-domaine : Trésorerie
Procédure : Gestion de la tombée SOLD Réf. : EXP-TRE-006
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Modes opératoires SI
MOP-TRE-001 : Rattachement du tiers employeur au code guichet
EKIP Exploitation Trésorerie Gestion de la tombée Retour de la tombée Intégration Retour
(Lanceur IPlan)
L’écran ci-dessous permet le lancer l’intégration du fichier de la Solde après avoir vérifié que ce fichier est bien dans le
répertoire spécifié
A la fin du traitement, le lanceur va afficher un rapport détaillé sur les cas d’erreurs
Domaine : ExploitationDate de création : 30/06/2017
Sous-domaine : Trésorerie
Procédure : Gestion de la tombée SOLD Réf. : EXP-TRE-006
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Modes opératoires SI
MOP-TRE-002 : Correction des erreurs sur les N° d’affaires
EKIP ALIOSDEV Paramétrage Paramétrage SOLD Correction Numéro Affaire (ZALFCORRSOLD)
L’écran ci-dessous permet de corriger les contrats erronés, en associant pour chaque contrat erroné (1) le bon numéro
d’affaire EKIP (2)
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