Trường cao đẳng kỹ thuật LÝ TỰ TRỌNG

-----ooOoo-----

Đề tài: Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý

cửa hàng vật liệu xây dựng.

Nhóm: Nguyễn Minh Thiện GVHD: Nguyễn Văn Danh

Lai Hùng Phương

I. Bảng kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống và các

bảng phỏng vấn cụ thể từng chủ đề: 1. Bảng kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống:

Kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống

Hệ thống: Quản lý cửa hàng vật liệu xây dựng

Người lập: Nguyễn Minh Thiện & Lai Hùng Phương.

Ngày lập: 01/10/2016

STT

Chủ đề

Yêu cầu

Ngày bắt

đầu

Ngày kết

thúc

1 Quá trình nhập vật

liệu

-Biết được tính đa dạng của

nguồn hàng và quá trình

nhập của cửa hàng

01/10/2016 01/10/2016

2 Quá trình bán vật

liệu

-Biết được các quy trình

bán của cửa hàng

02/10/2016 02/10/2016

3 Quản lý kho vật

liệu

-Phân loại và quản lý kho

theo mã của từng vật liệu

03/10/2016 03/10/2016

4 Hệ thống máy

móc,thiết bị , phần

mền

Cần nắm bắt rõ tài nguyên

máy móc, thiết bị ,hệ điều

hành và phần mền tương

thích

04/10/2016 04/10/2016

2. Các bảng kế hoạch phỏng vấn cụ thể: a. Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ 1:

Kế hoạch phỏng vấn

Người được hỏi:Nguyễn Cường Người phỏng vấn:Nguyễn Minh Thiện

Địa chỉ :tại cửa hàng

Thời gian hẹn:01/10/2016

Thời điểm bắt đầu:8h30

Thời điểm kết thúc:9h30

Đối tượng được hỏi là:phòng quản lý

-Cần thu thập dữ liệu: thông tin về

tình hình nhập thêm vật liệu, cách

nhập

-Cần thỏa thuận: xem quá trình nhập

và hình thức khi nhập vật liệu mới

Các yêu cầu đòi hỏi:

Vai trò, vị trí, trình độ, kinh nghiệm của

người phỏng vấn.

Chương trình :

Giới thiệu

Tổng quan về dự án

Tổng quan về phỏng vấn

+Chủ đề được đề cập:quá trình

nhập ,phân loại và quản lý vật

liệu

Chủ đề 1:câu hỏi ,câu trả lời

Tổng hợp của nội dung chính

Ý kiến của người được hỏi

Kết thúc.

Ước lượng thời gian:

1p

2p

2p

20p

20p

2p

2p

1p

(Dự kiến tổng cộng:50phút)

Phiếu phỏng vấn Dự án:Quản lý cửa hàng vật liệu xây dựng Tiểu dự án:quá trình nhập thêm vật liệu

Người được hỏi: Nguyễn Cường Người phỏng vấn :Nguyễn Minh Thiện

Ngày:01/10/2016

Câu hỏi:

I.Quá trình nhập thêm vật liệu

1. Mỗi lần nhập cửa hàng có lưu trữ phiếu

nhập vật liệu không, và lưu trữ những

thông tin gì?

2. Cửa hàng sẽ lưu trữ những thông tin

nào của vật liệu?

3. Khi nhập mới cửa hàng có cần tính đến

số lượng và kiểm tra nguồn góc của từng

loại vật tư không?

4. Hình thức nhập thêm vật tư như thế

nào?

5. Cửa hàng có lưu trữ nhà cung cấp

không, và lưu trữ những thông tin gì?

6. Cửa hàng chỉ nhập duy nhất một nhà

cung cấp hay nhiều hơn?

7. Khi nhận được đơn hàng, nhà cung cấp

có báo giá trước cho cửa hàng không?

8. Có trường hơp nào cửa hàng cần

thương lượng giá với nhà cung cấp

không?

Trả lời

Có,chúng tôi sẽ lưu trữ những

thông tin:số phiếu nhập,mã nhà

cung cấp,ngày nhập vào hệ thống

quản lý của cửa hàng

Các thông tin bao gồm: mã vật

liệu, tên vật liệu, số lượng, đơn vị

tính, nhân viên kiểm tra, ngày

nhận…

Chúng tôi phải kiểm tra hàng tồn

trong kho còn ít hay đã hết thì tiền

hành nhập thêm. Đồng thời cũng

cần kiểm tra nguồn góc của từng

loại vật tư để người mua yên tâm

sử dụng.

Chúng tôi có phiếu đặt hàng riêng,

khi cần nhập thêm thì sẽ dùng

phiếu đó để đặt hàng với nhà cung

cấp. Và chúng tôi cũng nhận thêm

các loại vật tư mới nếu người sử

dụng yêu cầu.

Có, chúng tôi sẽ lưu những thông

tin: mã nhà cung cấp, tên nhà cung

cấp, địa chỉ nhà cung cấp, điện

thoại.

Nếu trên thị trường có thêm nhà

cung cấp uy tín, tin cậy thì chúng

tôi sẽ nhập vật tư của họ để phòng

trường hợp nhà cung cấp thứ nhất

hết hàng cung cấp cho cửa hàng

chúng tôi.

Có, nhưng không phải với giá nào

thì cửa hàng cũng chấp nhận.

Có, trường hơp khi nhà cung cấp

đưa ra giá cao hơn lần nhập hàng

trước .Vì mục đích kinh doanh có

lợi nhuận chúng tôi cần thương

b. Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ 2:

Kế hoạch phỏng vấn Người được hỏi:Chung Ngọc Thúy Người phỏng vấn:Lai Hùng Phương

Địa chỉ:tại cửa hàng Thời gian hẹn:02/10/2016

Thời điểm bắt đầu: 8h30

Thời điểm kết thúc: 9h30

Đối tưởng được hỏi: phòng quản lý.

-Cần thu thập dữ liệu:thông tin quá trình

quản lý xuất vật liệu xây dựng

-Cần thỏa thuận:xem quá trình xuất vật liệu

Các yêu cầu đòi hỏi :

Vai trò, vị trí, trình độ, kinh nghiệm của

người phỏng vấn.

Chương trình:

Giới thiệu.

Tổng quan về dự án.

Tổng quan về phỏng vấn

+Chủ đề đề cập: quá trình quản lý

bán và xuất hóa đơn vật tư

Chủ đề 2:câu hỏi và câu trả lời

Tổng hợp các nội dung chính

Ý kiến của người được hỏi

Kết thúc

Ước lượng thời gian:

1p

1p

2p

15p

15p

2p

2p

1p

(Dự kiến tổng cộng:40phút)

9. Đối với nhà cung cấp thì cửa hàng sẽ

chọn nhà cung cấp như thế nào?

lượng sao cho tối ưu nhất.

Để đảm bảo được chất lượng cho

người tiêu dùng .Cửa hàng sẽ chọn

nhà cung cấp tin cậy và có uy tính

cao trên thị trường.

Phiếu phỏng vấn

Dự án:quản lý cửa hàng vật liệu xây

dựng

Tiểu dự án:quản lý quá trình bán

vật liệu

Người được hỏi:Chung Ngọc Thúy Người phỏng vấn:Lai Hùng Phương

Ngày:02/10/2016

c. Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ 3:

Câu hỏi:

1. Thông tin khách hàng cửa hàng có lưu

trữ lại không, và lưu trữ những thông tin gì?

2. Khi xuất hóa đơn, cần có những thông tin

gì ?

3. Cửa hàng có nhận đơn đặt hàng trước của

khách hàng hay không?

4. Những khách hàng nào cửa hàng không

nhận đơn đặt hàng trước?

5. Khi đặt hàng trước cần yêu cầu khách

hàng đặt cọc trước không.Nếu có là bao

nhiêu?

6. Khi khách hàng muốn đổi trả hàng thì

cửa hàng có chấp nhận không?

7. Trường hợp nào cửa hàng không nhận

đổi trả?

8. Trước khi xuất hóa đơn có cần tra cứu số

lượng hàng tồn không?

9. Trường hơp hết hàng thì cửa hàng sẽ xử

lý như thế nào?

10. Khi đổi trả có cần lưu trữ và xuất lại

hóa đơn cho khách hàng không?

Câu trả lời:

Có, Cửa hàng sẽ lưu thông tin

khách hàng như:mã khách hàng

,tên khách hàng,địa chỉ,điện thoại

Những thông tin trên hóa đơn gồm

có:số hóa đơn,người lập hóa

đơn,ngày nhập hóa đơn

Chúng tôi chỉ nhận đơn đặt hàng

trước đối với những công ty xây

dựng lớn.

Đối với những cửa hàng nhỏ lẻ

chúng tôi khộng nhận đơn đặt

trước vì phòng trường hợp không

nhận hàng

Có,khách hàng phải đặt cọc trước

1 nữa số tiền của đơn hàng đó

Cửa hàng chỉ nhận đổi trả với dơn

hàng có số lượng ít và vừa

Với một hóa đơn có số lượng lớn

thì cửa hàng sẽ không nhận vì sẽ

gặp khó khăn khi vận chuyển vào

kho hàng

Chúng tôi sẽ tra cứu hàng tồn

trước khi lập hóa đơn

Chúng sẽ gia hạn lại với khách

hàng và thông báo bên bộ phần

nhập vật liệu đó sớm nhất

Có , chúng tôi sẽ lưu trữ tất cả chi

tiết đổi trả và xuất lại hóa đơn cho

khách hàng

Kế hoạch phỏng vấn Người được hỏi:Lê Ngọc An Người phỏng vấn:Nguyễn Minh Thiện

Địa chỉ:tại cửa hàng Thời gian hẹn:03/10/2016

Thời điểm bắt đầu:14h

Thời điểm kết thúc:15h

Đối tượng được hỏi là:phòng quản lý

-Cần thu thập dữ liệu: cách phân loại và

quản lý kho

-Cần thỏa thuận:xem quá trình phân loại

Các yêu cầu ñòi hỏi:

Vai trò, vị trí, trình dộ, kinh nghiệm của

người phỏng vấn

Chương trình :

Giới thiệu

Tổng quan về dự án

Tổng quan về phỏng vấn

+Chủ đề được đề cập:quá trình

quản lý lưu trữ thông tin của nhân

viên

Chủ đề 3:câu hỏi và câu trả lời

Tổng hợp các nội dung chính

Ý kiến của người được hỏi

Kết thúc

Ước lượng thời gian:

1p

2p

2p

20p

5p

3p

2p

(Dự kiến tổng cộng:35phút)

Phiếu phỏng vấn

Dự án:quản lý cửa hàng vật liệu xây

dựng

Tiểu dự án:quản lý kho

Người được hỏi:Lê Ngọc An Người phỏng vấn:Nguyễn Minh Thiện

Ngày:03/10/2016

Câu hỏi:

1. Cửa hàng sẽ kiểm tra vật liệu như thế

nào?

2. Quá trình nhập xuất hàng ra vào kho

cần lưu trữ những thông tin gì?

3. Quá trình phân loại được diễn ra như

thế nào?

4. Trường hợp vật liệu được nhập lần

đầu thì cửa hàng sẽ phân loại như thế

nào?

5. Vào cuối tháng nhân viên quản lý

kho phải báo cáo những thông tin gì?

Câu trả lời:

Khi nhập cũng như xuất vật liệu chúng

tôi sẽ kiểm tra về nhà cung cấp,mã

hàng, số lượng

Khi nhập hàng xuất hàng ra vào kho

phải có phiếu xuất trình nhập hoặc

xuất

Chúng tôi sẽ dựa vào mã của từng vậy

liệu để phân loại và sắp xếp

Nếu vật tư mới nhập lần đầu thì chúng

tôi sẽ lưu trữ những thông tin cần thiết

và cũng dựa vào mã vật liệu để sắp

xếp

Nhân viên phải báo cáo nhập-

xuất-tồn và thống kê kết quả hoạt

động bán vật liệu

d. Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ 4:

Phiếu phỏng vấn Dự án:quản lý cửa hàng vật liệu xây

dựng

Tiểu dự án:hệ thống thiết bị phần mền

Người được hỏi:Trần Văn Tuấn Người phỏng vấn:Lai Hùng Phương

Ngày:04/10/2016

Câu hỏi:

1. Cửa hàng có dùng phần mền để quản lý

vật tư không?

2. Trước đây cửa hàng sử dụng những

phần nào?

Câu trả lời:

Có

Trước đây chúng tôi sử dụng phần

mền chung trên thị trường

Kế hoạch phỏng vấn

Người được hỏi:Trần Văn Tuấn Người phỏng vấn:Lai Hùng Phương

Địa chỉ :tại cửa hàng Thời gian hẹn:04/10/2016

Thời điểm bắt đầu : 14h

Thời điểm kết thúc : 15h

Đối tượng được hỏi là:phòng kỹ thuật

-Cần thu thập dữ liệu:thông tin về trang

thiết bị, hệ thống quản lý cửa hàng

-Cần thỏa thuận:xem hệ thống thiết bị ,

phần mền của cửa hàng

Các yêu cầu đòi hỏi:

Vai trò, vị trí , trình độ, kinh nghiệm của

người phỏng vấn

Chương trình:

Giới thiệu

Tổng quan về dự án

Tổng quan về phỏng vấn

+ Chủ đề được đề cập:hiểu biết,

nắm bắt về trang thiết bị , chương

trình quản lý của cửa hàng

Chủ đề 4: câu hỏi và câu trả lời

Tổng hợp các nội dung chính

Ý kiến của người được hỏi

Kết thúc

Ước lương thời gian:

1p

2p

2p

20p

5p

3p

2p

(Dự kiến tổng cộng:35phút)

3. Mong muốn của cửa hàng về phần mền

được thiết kế riêng sẽ như thế nào?

4. Cửa hàng có thường nâng cấp hệ thống

cũng như trang thiết bị không?

Chúng tôi cần 1 phần mền có thể

quản lý chặc chẽ,dễ dàng quản lý

hơn

Có ,chúng tôi thường nâng cấp hệ

thống và trang thiết bị để quản lý

tốt hơn

II.Tổng quan về đánh giá phỏng vấn: Sau quá trình phỏng vấn, người phỏng vấn thu thập được nhiều

thông tin rất thực tế từ cửa hàng cũng như nhân viên trong cửa hàng và

người được hỏi cũng thấy thoải mái khi được phỏng vấn, đồng thời trả

lời cũng trung thực.

III. Mô tả hệ thống và các biểu mẫu:

1.Mô tả hệ thống: Qua việc khảo sát tại một số cửa hàng bán vật liệu xây dựng,

chúng tôi thu thập được một số dữ liệu sau đây:

-Nhân viên được sự chỉ đạo của quản lý liên hệ với nhà cung cấp để lập

hợp đồng nhập thêm vật liệu. Sau khi nhập về cửa hàng nhân viên sẽ căn

cứ vào chứng từ để tiến hành phân loại và sắp xếp vào kho.

-Do đó ta cần có kho dữ liệu về vật liệu gồm những thông tin sau: mã

vật liệu, tên vật liệu, số lượng, đơn vị tính, nhân viên kiểm tra, ngày

nhận, số lượng tồn.

-Mỗi lần nhập vật liệu về đều phải có phiếu nhập vật liệu vào kho để

lưu trữ thông tin nhập gồm: số phiếu nhập, mã nhà cung cấp, ngày nhập.

-Do nhập vật liệu từ nhiều nhà cung cấp khác nhau nên ta cần có kho

dữ liệu để chứa thông tin về các nhà cung cấp bao gồm: mã nhà cung

cấp, tên nhà cung cấp, địa chỉ nhà cung cấp, điện thoại.

-Do có nhiều công ty xây dựng lớn và vừa thường xuyên đến mua vật

liệu tại cửa hàng nên ta cần có kho dữ liệu khách hàng gồm: mã khách

hàng, tên khách hàng, địa chỉ, điện thoại.

-Khi khách hàng đến mua vật liệu ta lập hóa đơn trong đó bao gồm: số

hóa đơn, người lập hóa đơn, ngày bán.

-Khi lập xong hóa đơn nhân viên phải lập phiếu xuất vật liệu từ kho: số

phiếu xuất ứng với số hóa đơn, người lập phiếu xuất, ngày xuất

-Cuối tháng, nhân viên bán hàng phải lập báo cáo tình hình nhập, xuất,

tồn của từng loại vật liệu. Hàng tháng phải lập báo cáo doanh thu nhằm

mục đích đánh giá tình hình tiêu thụ đối với từng loại vật liệu, lập báo

cáo doanh thu tổng hợp cho biết tổng số tiền bán từng tháng của cửa

hàng.

2. Biểu mẫu:

PHIẾU NHẬP VẬT LIỆU

Số phiếu nhập:………………………………..

Nhà cung cấp:………………………………...

Ngày nhập:……………………………………

STT Mã vật liệu Tên vật liệu Số lượng Đơn giá Thành tiền

TM.Nhà Cung Cấp TM.Cửa Hàng

PHIẾU XUẤT VẬT LIỆU

Số phiếu xuất:………………

Người lập phiếu:……………………

Ngày xuất:………………………………

STT Mã vật liệu Tên vật liệu Số lượng Đơn giá Thành tiền

TM.Cửa Hàng

BÁO CÁO NHẬP-XUẤT-TỒN

Người lập báo cáo:………………….

Ngày lập:…………………….

STT Tên hàng ĐVT Tồn đầu hàng Mua trong

tháng

Bán trong

tháng

Tồn cuối

tháng

SL Số

tiền

SL Số

tiền

SL Số

tiền

SL Số

tiền

Tổng cộng

Người lập: Thủ khu: Cửa hàng trưởng:

HÓA ĐƠN

Số hóa đơn:……………………………

Người lập hóa đơn:……………………..

Ngày lập hóa đơn:……………………..

STT Mã vật liệu Tên vật liệu Số lượng Đơn giá Thành tiền

Khách Hàng TM.Cửa Hàng

KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG

Người lập:…………………………….

Ngày lập:…………………………..

STT Tên hàng ĐVT Đơn giá vốn Bán thàng trong tháng

Sl bán Trị giá

vốn

Trị giá

bán

Chênh

lệch

Tổng cộng

Người lập: Thủ kho: Cửa hàng trưởng:

IV.Mô Hình Phân Rã Chức Năng (BFD):

1. Mô hình chức năng tổng thể:

Quản Lý Nhập

Vật Liệu

Quản Lý Cửa Hàng Vật Liệu Xây Dựng

Quản Lý Bán

Vật Liệu Quản Lý Kho

a. Mô hình chức năng Quản Lý Nhập Vật Liệu:

Mô tả chức năng:

Cập nhật yêu cầu: là nơi tiếp nhận yêu cầu nhập hàng của

bộ phận kho hàng và ban quản lý. Từ đó yêu cầu, liên hệ

với nhà cung cấp để có được thông tin chính xác về vật liệu

cần nhập. Sau đó mới lập đơn đặt hàng gửi đến cho nhà

cung cấp.

Lập đơn đặt hàng: Sau khi có các thông tin đầy đủ từ nhà

cung cấp vật liệu. Bộ phận nhập hàng sẽ tiến hành lập đơn

hàng để mua vật liệu.

Cập nhập kết quả hóa đơn: là khâu cuối cùng trong quản lý

nhận vật liệu. Vật liệu, thông tin, phiếu giao hàng từ nhà

cung cấp sẽ được tiếp nhận. Đồng thời có nhiệm vụ thanh

toán với nhà cung cấp.

Quản Lý Nhập Vật Liệu

Cập Nhập

Yêu Cầu

Lập Đơn Đặt Hàng

Cập Nhật Kết Quả

Hóa Đơn

b. Mô hình chức năng Quản Lý Bán Vật Liệu:

Mô tả chức năng:

Lập đơn đặt hàng: Khi tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng,

kiểm tra thấy đủ điều kiện cung cấp vật liệu cho khách

hàng. Bộ phận bán hàng sẽ lập đơn đặt hàng.

Lập hóa đơn thanh toán: Sau khi đã thương lượng với

khách hàng xong. Đơn đặt hàng đã có, bộ phận bán hàng sẽ

lập hóa đơn để thanh toán với khách hàng.

Lập phiếu xuất hàng: Sau khi xác định trong kho có vật liệu

khách hàng cần. Bộ phận bán hàng lập phiếu xuất vật liệu

gửi xuống kho để lấy vật liệu bàn giao cho khách hàng.

Cập nhật thông tin khách hàng: Lấy thông tin khách hàng,

lưu vào kho dữ liệu, chuyển giao thông tin khách hàng cho

bộ phận tài chính.

Lập báo cáo bán hàng: báo cáo tình hình bán hàng trong

tháng sẽ được gủi về ban giám đốc cửa hàng.

Giao hàng: có nhiệm vụ bàn giao vật liệu đã được yêu cầu

đến tay khách hàng, trực tiếp thực hiện thanh toán đối với

khách hàng sau đó chuyển đến cho phòng tài chính.

Quản Lý Bán Vật Liệu

Lập

Đơn

Đặt

Hàng

Lập

Phiếu

Xuất

Vật Liệu

Cập Nhật

Thông Tin

Khách Hàng

Lập Hóa Đơn

Thanh Toán

Lập Báo Cáo

Bán Hàng Giao Hàng

c. Mô tả chức năng Quản Lý Kho:

Mô tả chức năng:

Lập phiếu xuất kho: sau khi bộ phận bán hàng đã thương

lượng và thống nhất với khách hàng. Bộ phận bán sẽ lập

phiếu xuất vật liệu gửi tới kho vật liệu, yêu cầu xuất vật

liệu cho khách hàng đúng chủng loại, số lượng. Sau đó kho

vật liệu sẽ xuất hàng và lập phiếu xuất kho.

Lập phiếu nhập kho: khi có vật liệu mới về, bộ phận nhập

hàng sẽ chuyển hàng đến kho vật liệu của cửa hàng.Sau khi

tiếp nhận đủ số lượng, chủng loại, bộ phận kho vật liệu sẽ

lập phiếu nhập kho để chứng nhận rằng đã nhận đủ lượng

hàng vào kho của cửa hàng.

Cập nhật thông tin nhập-xuất-tồn: đây là khâu quan trọng,

nó quyết định trực tiếp đến hoạt động của cửa hàng. Từ

lượng hàng bán ra, lượng hàng nhập vào, những vật liệu

nào bán ít, bán chạy, còn lại trong kho… Việc thống kê đó

sẽ giúp ban giám đốc vạch định rõ ràng kế hoạch cho

những tháng tiếp theo. Nhằm mục đích cuối cùng đem lại

doanh thu cao nhất cho cửa hàng.

Lập Báo Cáo

Thống Kê Cập Nhật Thông Tin

Nhập-Xuất-Tồn

Lập Phiếu

Nhập Kho

Lập Phiếu

Xuất Kho

Quản Lý Kho

Báo cáo-Thống kê: là việc không thể thiếu, để báo cáo tình

hình hàng trong kho đến ban giám đốc. Qua đó thông tin

cho bộ phận bán hàng về số lượng hàng có trong kho để

trao đổi mua bán với khách hàng. Thông tin đến bộ phận

nhập hàng để báo cáo vật liều nào có, vật liệu nào hết.

2. Biểu đồ phân rã chức năng :

Quản Lý Kho Quản Lý Bán Vật Liệu Quản Lý Nhập Vật Liệu

HỆ THỐNG QUẢN LÝ CỬA HÀNG

VẬT LIỆU XÂY DỰNG

Cập nhật yêu cầu

Lập đơn đặt hàng

Cập nhật kết quả

hóa đơn

Lập đơn đặt hàng

Lập hóa đơn

thanh toán

Lập phiếu xuất

vật liệu

Cập nhật thông

tin khách hàng

Lập báo cáo bán

hàng

Giao hàng

Lập báo cáo

thống kê

Cập nhật

thông tin

nhập-xuất-tồn

Lập phiếu

nhập kho

Lập phiếu xuất

kho