tugas akhir · 1 perancangan sistem informasi penggajian karyawan pada pt. langgeng multi jaya...
TRANSCRIPT
-
1
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN
KARYAWAN PADA PT. LANGGENG MULTI JAYA
JAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan Program Diploma Tiga (D.III)
DWI SUHARTO
NIM : 12122699
Jurusan Manajemen Informatika
Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika
Jakarta
2015
-
ii
-
iii
-
iv
-
v
-
vi
KATA PENGANTAR
Dengan mengucapkan puji syukur penulis panjatkan puji syukur penulis panjatkan
kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya, sehingga
pada akhirnya penulis dapat menyelesaikan tugas ini dengan baik. Adapun judul yang
penulis ambil dalam Tugas Akhir sebagai berikut “Perancangan Sistem Informasi
Penggajian Karyawan Pada PT. Langgeng Multi Jaya Jakarta’’.
Tujuan penulisan Tugas Akhir ini dapat dibuat salah satu syarat kelulusan Program
Diploma Tiga (D.III) Jurusan Manajemen Informatika Akademi Manajemen
Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika. Penulis menyadari bahwa tanpa
bimbingan dan dorongan dari semua pihak, maka penulisan Tugas Akhir ini tidak
akan berjalan dengan baik. Oleh karena itu pada kesempatan ini, penulis
menyampaikan ucapan terima kasih kepada :
1. Direktur Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana
Informatika.
2. Bapak Agus Sunanto,S.Kom selaku Dosen Pembimbing Tugas Akhir
3. Bapak Rudi Kusmanto selaku Direktur Utama PT.Langgeng Multi Jaya yang
telah memberikan izin untuk mengadakan praktik kerja lapangan.
4. Orang Tua tercinta yang telah memberikan dukungan moral maupun spiritual.
5. Teman-teman mahasiswa kelas 12.6A.31
-
vii
Serta semua pihak yang terlalu banyak untuk disebut satu persatu sehingga
terwujudnya penulisan ini. Penulis menyadari bahwa penulisan Tugas Akhir ini
masih jauh dari sempurna, untuk itu penulis mohon kritik dan saran yang bersifat
membangun demi kesempurnaan penulisan di masa yang akan datang. Semoga
penulisan Tugas Akhir ini dapat berguna bagi penulis khususnya dan bagi para
pembaca pada umumnya.
Jakarta,23 Juni 2015
Penulis
-
viii
ABSTRAKSI
Dwi Suharto (12122699), Perancangan Sistem Informasi Penggajian Karyawan
Pada PT. Langgeng Multi Jaya Jakarta.
Sejalan dengan perkembangan ilmu dan teknologi dewasa ini semakin banyak
perusahaan atau instansi yang bermunculan. Pada masa sekarang, suatu perusahaan
sebaiknya dapat bekerja dengan cepat, tepat, dan benar dengan persaingan yang
kompetitif. Sistem informasi yang dibutuhkan juga harus akurat di perusahaan atau
instansi dalam kegiatan sehari-harinya. Dengan masih adanya sistem penggajian
karyawan masih menggunakan cara manual. Mulai dari pendataan karyawan sampai
pada perhitungan gaji karyawan oleh bagian keuangan. Dengan menggunakan sistem
manual terdapat banyak kesalahan yang terjadi antara lain: membutuhkan banyak
waktu dan tenaga bila kita membutuhkan dokumen, adanya data yang terselip Karena
kurang terjaminnya keamanan data. Sehingga membutuhkan media penyimpanan
yang cukup besar untuk dokumen tersebut. Dengan terjadinya masalah tersebut
diatas, diperlukan sarana yang dapat meringankan tugas seorang pemimpin, bagian
keuangan dan personalia dalam menyelesaikan suatu masalah terutama masalah
pengolahan data gaji pegawai. Salah satu alternative yang dapat membantu
menyelesaikan masalah tersebut adalah dengan menerapkan sistem komputerisasi
dalam suatu perusahaan atau instansi untuk mengolah data gaji karyawan. Dengan
sistem komputerisasi diharapkan dapat diperoleh data secara tepat, cepat, dan lebih
efisien waktu, tenaga, dan biaya.
Kata Kunci : Perancangan Sistem, Sistem Penggajian
-
ix
ABSTRACT
Dwi Suharto (12122699), Design of Information System Employee Payroll at
PT. Langgeng Multi Jaya Jakarta.
In line with the development of science and technology today more and more
enterprises or agencies are springing up. At present, an enterprise should be able to
work with a fast accurate and truthful with the high level of care in order to continue
to run and survive the competitive performance. The system also nedded information
must be accurate, timely and flexible. This will support the smooth running of the
enterprise or government activity in day to day activities. With the employment of the
system is still using the manual method. Starting from logging employee reaches the
wage calculation by the financial professionals. By using a manual system ther are
many error that occour, among others : requires a lot of time and energy when we
need a document., there is a lack of data for the assurance of peace tucked data.
Until the proceedings of storage media requires large enough for the document. With
the accurence of the above-mentioned problems, needed a means to ease the task of a
leader, the financial and personel in solving particular problem salary data
processing problems, one alternative which can help solve this problem is to
implement a computerized system in an enterprise or agency to process salary data.
With the computerized system in expected to be obtained in real data, faster and more
efficient time, effort and cost.
Keywords : Design system, Payroll systems.
-
x
DAFTAR ISI
Halaman
Lembar Judul Tugas Akhir.................................................................................................. i
Lembar Pernyataan Keaslian Tugas Akhir ......................................................................... ii
Lembar Pernyataan Publikasi Karya Ilmiah ....................................................................... iii
Lembar Persetujuan dan Pengesahan Tugas Akhir ............................................................. iv
Lembar Konsultasi Tugas Akhir ......................................................................................... v
Kata Pengantar .................................................................................................................... vi
Daftar Abstraksi .................................................................................................................. viii
Daftar Isi.............................................................................................................................. x
Daftar Simbol ...................................................................................................................... xiii
Daftar Gambar ..................................................................................................................... xvi
Daftar Tabel ........................................................................................................................ xviii
Daftar Lampiran .................................................................................................................. xix
BAB I PENDAHULUAN ................................................................................................... 1
1.1. Latar Belakang Masalah ................................................................................... 1
1.2. Maksud dan Tujuan .......................................................................................... 3
1.3. Metode Penelitian............................................................................................. 3
1.4. Ruang Lingkup ................................................................................................. 5
1.5. Sistematika Penulisan ...................................................................................... 5
BAB II LANDASAN TEORI ............................................................................................. 7
2.1. Konsep Dasar Sistem ....................................................................................... 7
2.2. Teori Pendukung .............................................................................................. 16
-
xi
BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN ........................................................................ 27
3.1. Tinjauan Perusahaan ........................................................................................ 27
3.1.1. Sejarah Institusi / Perusahaan ..................................................................... 27
3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi ................................................................... 28
3.2. Prosedur Sistem Berjalan ................................................................................. 33
3.3. Analisis Kebutuhan .......................................................................................... 36
3.3.1. Identifikasi Kebutuhan ................................................................................ 36
3.3.2. Use Case Diagram ...................................................................................... 37
3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan ............................................................. 40
3.4.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan ...................................................... 40
3.4.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran ...................................................... 41
BAB IV PERANCANGAN SISTEM USULAN ................................................................ 44
4.1. Perancangan Sistem .......................................................................................... 44
4.1.1. Rancangan Diagram Aktivitas ................................................................... ̀ 45
4.1.2. Rancangan Dokumen Sistem Usulan .......................................................... 51
4.2. Perancangan Perangkat Lunak ......................................................................... 55
4.2.1. Rancangan Basis Data................................................................................. 55
4.2.2. Rancangan Antar Muka .............................................................................. 62
4.2.3. Rancangan Arsitektur Perangkat Lunak ..................................................... 67
4.3. Implementasi .................................................................................................... 69
4.3.1. Spesifikasi Sistem Komputer ...................................................................... 79
4.3.2. Jadwal Implementasi ................................................................................... 80
-
xii
BAB V PENUTUP .............................................................................................................. 83
5.1. Kesimpulan ....................................................................................................... 83
5.2. Saran ................................................................................................................. 84
Daftar Pustaka ..................................................................................................................... 85
Daftar Riwayat Hidup ......................................................................................................... 86
Surat Keterangan Riset/PKL ............................................................................................... 87
Lampiran-lampiran .............................................................................................................. 88
-
xiii
DAFTAR SIMBOL
Use Case Diagram
NO GAMBAR NAMA KETERANGAN
1
Actor
Menspesifikasikan himpuan peran yang
pengguna mainkan ketika berinteraksi
dengan use case.
2
Dependency
Hubungan dimana perubahan yang terjadi
pada suatu elemen mandiri (independent)
akan mempengaruhi elemen yang
bergantung padanya elemen yang tidak
mandiri (independent).
3
Generalization
Hubungan dimana objek anak (descendent)
berbagi perilaku dan struktur data dari objek
yang ada di atasnya objek induk (ancestor).
4
Include Menspesifikasikan bahwa use case sumber
secara eksplisit.
5
Extend
Menspesifikasikan bahwa use case target
memperluas perilaku dari use case sumber
pada suatu titik yang diberikan.
6
Association Apa yang menghubungkan antara objek satu
dengan objek lainnya.
7
System
Menspesifikasikan paket yang menampilkan
sistem secara terbatas.
8
Use Case
Deskripsi dari urutan aksi-aksi yang
ditampilkan sistem yang menghasilkan suatu
hasil yang terukur bagi suatu aktor
9
Collaboration
Interaksi aturan-aturan dan elemen lain yang
bekerja sama untuk menyediakan prilaku
yang lebih besar dari jumlah dan elemen-
elemennya (sinergi).
10
Note
Elemen fisik yang eksis saat aplikasi
dijalankan dan mencerminkan suatu sumber
daya komputasi
-
xiv
Activity Diagram
NO GAMBAR NAMA KETERANGAN
1
Activity
Memperlihatkan bagaimana masing-
masing kelas antarmuka saling
berinteraksi satu sama lain
2
Action State dari sistem yang mencerminkan
eksekusi dari suatu aksi
3
Initial Node Bagaimana objek dibentuk atau diawali.
4
Actifity Final
Node
Bagaimana objek dibentuk dan
dihancurkan
5
Fork Node Satu aliran yang pada tahap tertentu
berubah menjadi beberapa aliran
Sequence Diagram
NO GAMBAR NAMA KETERANGAN
1
LifeLine
Objek entity, antarmuka yang saling
berinteraksi.
2
Message
Spesifikasi dari komunikasi antar objek
yang memuat informasi-informasi
tentang aktifitas yang terjadi
3
Message
Spesifikasi dari komunikasi antar objek
yang memuat informasi-informasi
tentang aktifitas yang terjadi
-
xv
Class Diagram
NO GAMBAR NAMA KETERANGAN
1
Generalization
Hubungan dimana objek anak
(descendent) berbagi perilaku dan
struktur data dari objek yang ada di
atasnya objek induk (ancestor).
2
Nary
Association
Upaya untuk menghindari asosiasi
dengan lebih dari 2 objek.
3
Class Himpunan dari objek-objek yang berbagi
atribut serta operasi yang sama.
4
Collaboration
Deskripsi dari urutan aksi-aksi yang
ditampilkan sistem yang menghasilkan
suatu hasil yang terukur bagi suatu aktor
5
Realization
Operasi yang benar-benar dilakukan oleh
suatu objek.
6
Dependency
Hubungan dimana perubahan yang terjadi
pada suatu elemen mandiri (independent)
akan mempegaruhi elemen yang
bergantung padanya elemen yang tidak
mandiri
7
Association
Apa yang menghubungkan antara objek
satu dengan objek lainnya
-
xvi
DAFTAR GAMBAR
Halaman
1. Gambar II.1 Model Waterfall ........................................................................................ 16
2. Gambar II.2 Relasi satu ke satu (one to one) ................................................................ 17
3. Gambar II.3 Relasi satu ke banyak (one to many) ........................................................ 17
4. Gambar II.4 Relasi banyak ke banyak (many to many) ................................................ 18
5. Gambar II.5 Contoh activity diagram sederhana .......................................................... 20
6. Gambar II.6 Use Case Model........................................................................................ 21
7. Gambar II.7 Contoh Class Diagram ............................................................................. 23
8. Gambar II.8 Contoh Sequence Diagram ....................................................................... 24
9. Gambar II.9 Kardinalitas One to one (1:1) ................................................................... 25
10. Gambar II.10 Kardinalitas One to Many (1:M) ............................................................ 25
11. Gambar II.11 Kardinalitas Many to Many (M:M) ........................................................ 26
12. Gambar III.1 Struktur Organisasi Perusahaan .............................................................. 28
13. Gambar III.2 Activity Diagram ..................................................................................... 35
14. Gambar III.3 Use Case Diagram .................................................................................. 37
15. Gambar IV.1 Activity Diagram Usulan Login .............................................................. 45
16. Gambar IV.2 Acitivity Diagram Usulan Data Karyawan.............................................. 46
17. Gambar IV.3 Activity Diagram Usulan Absensi ........................................................... 47
18. Gambar IV.4 Activity Diagram Usulan Data Gaji ........................................................ 48
19. Gambar IV.5 Activity Diagram Usulan Laporan Absensi ............................................ 49
20. Gambar IV.6 Activity Diagram Usulan Laporan Gaji .................................................. 50
21. Gambar IV.7 Entity Relationship Diagram .................................................................. 55
-
xvii
22. Gambar IV.8 Logical Record Structure ........................................................................ 56
23. Gambar IV.9 Rancangan Antar Muka Tampilan Login ................................................ 62
24. Gambar IV.10 Rancangan Antar Muka Tampilan Menu Utama .................................. 62
25. Gambar IV.11 Rancangan Antar Muka Tampilan Profil User ..................................... 63
26. Gambar IV.12 Rancangan Antar Muka Tampilan Ubah Profil .................................... 63
27. Gambar IV.13 Rancangan Antar Muka Tampilan Data User ....................................... 64
28. Gambar IV.14 Rancangan Antar Muka Tampilan Data Karyawan .............................. 64
29. Gambar IV.15 Rancangan Antar Muka Tampilan Data Jabatan................................... 65
30. Gambar IV.16 Rancangan Antar Muka Tampilan Data Absensi .................................. 65
31. Gambar IV.17 Rancangan Antar Muka Tampilan Data Gaji ........................................ 66
32. Gambar IV.18 Class Diagram ...................................................................................... 67
33. Gambar IV.19 Sequence Diagram ................................................................................ 68
34. Gambar IV.20 Tampilan Menu Login ........................................................................... 69
35. Gambar IV.21 Tampilan Menu Utama ......................................................................... 70
36. Gambar IV.22 Tampilan Ubah Profil ........................................................................... 71
37. Gambar IV.23 Tampilan Form Data User .................................................................... 72
38. Gambar IV.24 Tampilan Form Karyawan ................................................................... 73
39. Gambar IV.25 Tampilan Form Jabatan ....................................................................... 74
40. Gambar IV.26 Tampilan Form Absensi ....................................................................... 75
41. Gambar IV.27 Tampilan Form Gaji ............................................................................. 76
42. Gambar IV.28 Tampilan Form Laporan Absensi ......................................................... 77
43. Gambar IV.29 Tampilan Form Laporan Gaji ............................................................... 78
-
xviii
DAFTAR TABEL
Halaman
1. Tabel III.1 Use Case Menghitung Absensi ................................................................... 38
2. Tabel III.2 Use Case Menghitung Gaji ......................................................................... 39
3. Tabel IV.1 Spesifikasi File_User .................................................................................. 57
4. Tabel IV.2 Spesifikasi File_Karyawan ......................................................................... 58
5. Tabel IV.3 Spesifikasi File_Absensi ............................................................................. 59
6. Tabel IV.4 Spesifikasi File_Jabatan .............................................................................. 60
7. Tabel IV.5 Spesifikasi File_Gaji ................................................................................... 61
8. Tabel IV.6 Tabel Jadwal Implementasi ........................................................................ 82
-
xix
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
1. Lampiran A-1 Kartu Absen ...................................................................................... 92
2. Lampiran A-2 Data Karyawan ................................................................................. 93
3. Lampiran A-3 Data Gaji........................................................................................... 94
4. Lampiran B-1 Rekapitulasi Absen ........................................................................... 95
5. Lampiran B-2 Rekapitulasi Gaji Karyawan ............................................................. 96
6. Lampiran B-3 Slip Gaji ............................................................................................ 97
7. Lampiran B-4 Laporan Pengeluaran Bulanan .......................................................... 98
8. Lampiran C-1 Kartu Absen ...................................................................................... 99
9. Lampiran C-2 Data Karyawan ................................................................................. 100
10. Lampiran C-3 Data Gaji ........................................................................................... 101
11. Lampiran C-4 Data Jabatan ...................................................................................... 102
12. Lampiran C-5 Data User .......................................................................................... 103
13. Lampiran D-1 Laporan Absensi ............................................................................... 104
14. Lampiran D-2 Laporan Gaji Karyawan ................................................................... 105
15. Lampiran D-3 Slip Gaji ............................................................................................ 106
16. Lampiran D-4 Laporan Pengeluaran Bulanan.......................................................... 107
17. Lampiran E-1 Form Login ....................................................................................... 108
18. Lampiran E-2 Form Menu Utama ............................................................................ 109
19. Lampiran E-3 Form Ubah Profil .............................................................................. 110
20. Lampiran E-4 Form Data User ................................................................................ 111
21. Lampiran E-5 Form Karyawan ................................................................................ 112
-
xx
22. Lampiran E-6 Form Jabatan ..................................................................................... 113
23. Lampiran E-7 Form Absensi .................................................................................... 114
24. Lampiran E-8 Form Gaji .......................................................................................... 115
25. Lampiran E-9 Form Laporan Absensi...................................................................... 116
26. Lampiran E-10 Form Laporan Gaji.......................................................................... 117
-
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah
Pada dasarnya setiap instansi–instansi baik swasta maupun pemerintah
menginginkan teknologi yang canggih dalam mengerjakan segala aktivitas pada
perusahaan yang mereka kelola agar menghasilkan pekerjaan yang maksimal dan
seefektif mungkin. Dengan adanya perkembangan dunia tekhnologi yang modern
pada saat ini, banyak sekali perubahan yang terjadi pada kehidupan manusia dalam
menangani setiap permasalahan yang terjadi. Hal ini terjadi karena adanya
perkembangan tekhnologi yang menuntut adanya data dan informasi yang tepat dan
akurat.
Sistem penggajian adalah salah satu kegiatan yang dilakukan oleh suatu
perusahaan untuk mendapatkan perhitungan dan mengetahui berapa upah atau gaji
yang didapat dari karyawan setiap bulannya. Ketepatan dan kecermatan perhitungan
gaji adalah pendukung yang memacu semangat kerja yang baik maka akan
meningkatkan kreatifitas dan produktifitas kerja, dan sebaliknya apabila terjadi
kesalahan dengan perhitungan yang berkaitan dengan penggajian itu akan dapat
menurunkan semangat kerja serta produktifitas para pekerja maka dengan adanya
komputerisasi sistem penggajian akan lebih cepat dan tepat serta akurat.
-
2
Proses penggajian karyawan yang telah berjalan pada PT.Langgeng Multi Jaya
selama ini masih bersifat manual,yaitu dengan menggunakan aplikasi Microsoft
Excel. Namun dengan bertambahnya karyawan yang bekerja di perusahaan ini, maka
timbul beberapa masalah yang dapat mengurangi kinerja perusahaan, diantaranya
memerlukan waktu lama untuk menghitung gaji yang diterima karyawan, sering
terjadi kesalahan dalam perhitungan gaji karyawan, karena staff bagian penggajian
kurang teliti dan kurang menguasai Microsoft Excel dengan baik. Untuk mengatasi
permasalahan di atas, penulis bermaksud untuk membuat program penggajian
karyawan untuk mempermudah user dalam pengolahan data gaji karyawan.
Sehubungan dengan hal tersebut maka penulis mencoba menawarkan suatu
analisa sistem sebagai bahan penulisan Tugas Akhir dengan Judul : “Perancangan
Sistem Informasi Penggajian Karyawan Pada PT. Langgeng Multi Jaya
Jakarta”
1.2. Maksud dan Tujuan
Adapun maksud dari penulisan Tugas Akhir ini adalah :
1. Melakukan analisa masalah pada sistem yang ada di perusahaan PT.Langgeng
Multi Jaya dengan tujuan agar dapat mengidentifikasi permasalahan yang ada.
2. Mengembangkan kemampuan dan menerapkan ilmu pengetahuan yang dimiliki
oleh penulis.
3. Untuk menerapkan dan mengembangkan ilmu pengetahuan yang diterima
penulis selama belajar di Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina
Sarana Informatika.
-
3
Sedangkan tujuan dari penulisan Tugas Akhir ini adalah sebagai salah satu
syarat kelulusan pada Program Diploma Tiga (DIII) Jurusan Manajemen Informatika
dan Komputer Bina Sarana Informatika (AMIK BSI) Jakarta.
1.3. Metode Penelitian
Dalam rangka pengumpulan data yang diperlukan dalam penulisan laporan
Tugas Akhir, penulis menggunakan beberapa metode diantaranya adalah :
A. Metode Pengembangan Perangkat Lunak
Metode yang digunakan pada pengembangan perangkat lunak ini menggunakan
water fall (sommerville,2007:66) yang terbagi menjadi tiga tahapan, yaitu :
1. Analisis kebutuhan
Tahapan ini sangat menekan pada masalah pengumpulan kebutuhan pengguna
pada tingkatan sistem dengan menentukan konsep sistem beserta antarmuka yang
menghubungkan dengan lingkungan sekitar. Hasilnya berupa spesifikasi sistem.
2. Perancangan Sistem dan Perangkat Lunak
Proses perancangan sistem ini difokuskan pada empaat atribut, yaitu struktur data,
arsitektur perangkat lunak, representasi antarmuka, dan detail (algoritma)
procedural.
3. Implementasi dan Pengujian Unit
Pada tahap ini, perancangan perangkat lunak direalisasikan sebagai serangkaian
program atau unit program. Kemudian pengujian unit melibatkan verifikasi
bahwa setiap unti program telah memenuhi spesifikasinya.
-
4
B. Teknik pengumpulan data
Teknik pengumpulan data yang dilakukan oleh penulis dalam melakukan
pengumpulan data untuk pembuatan Tugas Akhir adalah :
1. Metode Observasi / Observation
Merupakan salah satu tekhnik pencarian data atau fakta dengan cara pengamatan
langsung pada kegiatan yang sedang berlangsung di perusahaan.
2. Metode Wawancara / Interview
Mengumpulkan data dengan cara tatap muka langsung dengan narasumber.
3. Metode Kepustakaan / Library Research
Dalam metode ini penulis mengambil semua bentuk karangan buku dan literatur-
literatur yang berkaitan dengan penulisan karya ilmiah.
3.1. Ruang Lingkup
Ruang lingkup digunakan sebagai batasan pembuatan program, atau sebagai
pembahasan yang difokuskan oleh penulis yang nantinya digunakan sebagai
pembatas pemecahan masalah dalam pembuatan laporan.
Dalam penulisan tugas akhir ini penulis hanya memfokuskan pada pembahasan
masalah yang dimulai dari pengolahan absensi, perhitungan gaji, pencetakkan slip
gaji, sampai dengan proses pembuatan laporan absensi, laporan data gaji, dan laporan
pengeluaran bulanan.
-
5
3.2. Sistematika Penulisan
Dalam sistematika penulisan laporan makalah ini penulis membaginya menjadi
beberapa bab diantaranya sebagai berikut :
BAB I Pendahuluan
Pada Bab ini berisikan penjelasan umum tentang alasan pemilihan judul,
maksud dan tujuan, metode penelitian, ruang lingkup yang membatasi permasalahan
dan sistematika penulisan yang merupakan gambaran dari keseluruhan bab.
BAB II Landasan Teori
Pada bab ini menjelaskan tentang konsep dasar dari sistem yang dibahas
serta Memberikan penjelasan tentang peralatan (tools) pendukung perencanaan sistem
yang di gunakan dalam penulisan laporan riset.
BAB III Analisa Sistem Berjalan
Bab ini berisikan umum, tinjauan perusahaan yang terdiri dari sejarah
perusahaan dan Struktur organisasi beserta fungsinya, prosedur sistem berjalan,
Activity Diagram, use case, analisis kebutuhan, spesifikasi dokumen sistem berjalan
yang terdiri dari spesifikasi bentuk dokumen masukan, spesifikasi dokumen bentuk
keluaran, permasalahan, dan alternatif pemecahan masalah.
BAB IV Perancangan Sistem Usulan
Bab ini berisikan sistem usulan yang terdiri dari rancangan activity diagram
usulan, Rancangan dokumen usulan yang terdiri dari bentuk dokumen masukan dan
bentuk dokumen pengeluaran, Perancangan perangkat lunak, Spesifikasi file,
Rancangan antar muka, Rancangan arsitektur perangkat lunak, Implementasi yang
-
6
akan diusulkan kepada perusahaan, Spesifikasi sistem komputer, dan Jadwal
implementasi dalam mewujudkan sistem yang diusulkan.
BAB V Penutup
Bab ke lima merupakan bab terakhir yang berisikan kesimpulan dan koreksi
dari hasil penulisan disertai saran–saran dari hasil penelitian yang telah di lakukan
penulis.
-
7
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Konsep Dasar Sistem
A. Pengertian Sistem
Menurut Atmosudirjo dalam Sutabri (2012:7) sistem terdiri atas objek-objek
atau unsur-unsur atau komponen-komponen yang berkaitan dan berhubungan satu
sama lainnya sedemikian rupa sehingga unsur-unsur tersebut merupakan suatu
kesatuan pemrosesan atau pengolahan yang tertentu.
Pengertian sistem yang dikemukakan menurut Al Fattah (2009:3) secara
sederhana, sistem dapat diartikan sebagai “Suatu kumpulan atau himpunan dari unsur
atau variabel-variabel yang saling terorganisasi”.
B. Karakteristik Sistem
Menurut Sutabri (2012:13) Model umum suatu sistem terdiri dari input, proses,
dan output. Hal ini merupakan konsep suatu sistem yang sangat sederhana mengingat
suatu sistem dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran sekaligus. Selain itu
suat sistem juga memiliki karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yang mencirikan
bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem. Adapun karakteristik yang
dimaksud adalah sebagai berikut :
1. Komponen Sistem
Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu
subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-
-
8
sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi
proses sistem secara keseluruhan.
2. Batasan Sistem (Boundry)
Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem
dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.
3. Lingkungan Luar Sistem (Environtment)
Lingkungan luar (environment) dari suatu sistem apapun diluar batas dari
sistem yang mempengaruhi operasi sistem.
4. Penghubung Sistem (Interface)
Penghubung (interface) merupakan media penghubung antara satu sub sistem
dengan sub sistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-
sumber daya mengalir dari satu sub sistem ke sub sistem yang lainnya.
5. Masukan Sistem (Input)
Masukan (input) adalah energi yang dimasukan ke dalam sistem. Masukan
dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) yaitu energi yang
dimasukan supaya sistem tersebut dapat beroperasi dan masukan sinyal (signal
input) energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.
6. Keluaran Sistem (Output)
Keluaran (output) adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan
menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat
merupakan masukan untuk sub sistem yang lain atau kepada supra sistem.
-
9
7. Pengolah Sistem (Procces)
Pengolah sistem adalah bagian yang bertugas mengolah atau mengubah
masukan menjadi keluaran.
8. Sasaran Sistem (Objectve)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Sasaran
dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan
keluaran yang akan dihasilkan sistem dan dikatakan berhasil jika mengenai
sasaran dan tujuannya.
C. Pengertian Perancangan Sistem
Menrut Kursini dan Koniyo (2007:79) perancangan sistem adalah “proses
pengembangan spesifikasi sistem baru berdasarkan hasil rekomendasi analisis
sistem”.
Dalam tahap perancangan tim kerja desain harus merancang yang dibutuhkan
dalam berbagai kertas kerja. Kertas kerja itu harus memuat berbagai uraian mengenai
input, dan output dari sistem yang diusulkan.
Desain/Perancangan sistem dapat diartikan sebagai :
1. Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem.
2. Pendefinisian atas kebutuhan-kebutuhan fungsional.
3. Persiapan untuk rancang bangun implementasi.
4. Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk, berupa penggambaran
perencanaan, pembuatan sketsa, pengaturan dari beberapa elemen terpisah
dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.
5. Konfigurasi komponen software dan hardware sistem.
-
10
Tujuan tahap perancangan sistem :
1. Memenuhi kebutuhan pemakai sistem.
2. Memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap untuk
pemrograman dan ahli-ahli teknik yang terlibat.
D. Pengertian Sistem Informasi
Menurut Sutabri (2012:38) Sistem Informasi adalah “suatu sistem didalam
suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang
mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan
strategi dari suatu organisasi untuk menyediakan laporan-laporan yang diperlukan”.
E. Pengeritan Sistem Informasi Manajemen
Menurut Lucas dalam Hartono (2013:20) “seperangkat prosedur yang tersusun
dengan baik yang pada saat dijalankan menghasilkan informasi untuk mendukung
pengambilan keputusan dan pengendalian organisasi”.
Menurut Scott dalam Zakiyudin (2012:19) Sistem Informasi manajemen adalah
sekumpulan sistem informasi yang saling berinteraksi, yang memberikan informasi
baik untuk kepentingan operasi atau kegiatan manajerial.
F. Sistem Penggajian
Menurut Jogiyanto (2005:307) “Gaji merupakan imbalan kepada pegawai yang
diberi tugas-tugas administratif dan pimpinan yang jumlahnya, biasanya tetap secara
bulanan/tahunan”
-
11
G. Visual Basic 6
Visual Basic merupakan salah satu bahasa pemrograman yang memungkinkan
para programmer untuk membuat aplikasi yang berbasis windows dengan sangat
mudah. bahasa ini sangat popular disebabkan kemudahan dan kelengkapannya untuk
mengembangkan dan membuat aplikasi kecil (tools atau desktop database) maupun
yang besar (client/server, aplikasi web, dan lain-lain).
Sebagai bahasa pemrograman berbasis visual, Microsoft visual basic 6.0
mempunyai keunggulan sebagai berikut :
1. Sebagai software DBMS, kita dapat merancang, membuat atau membangun
program aplikasi database maupun program-program lainnya.
2. Teknologi akses data yang dimiliki oleh visual basic 6.0 yaitu teknologi activex
Data Object atau yang lebih dikenal dengan nama ADO. ADO mampu
mengintegrasikan program aplikasi database yang anda bangun dengan
berbagai sumber data seperti Microsoft Accsess, SQL Server, ODBC, dan lain
sebagainya.
H. Basis data
Menurut Rosa dan Salahuddin (2013:44) “Sistem basis data adalah sistem
terkomputerisasi yang tujuan utamanya adalah memelihara data yang sudah diolah
atau informasi dan membuat informasi tersedia saat dibutuhkan”.
Sistem informasi tidak dapat dipisahkan dengan kebutuhan akan basis data
apapun bentuknya, entah berupa file teks ataupun DBMS (Database Management
System).
-
12
Kebutuhan basis data dalam sistem informasi meliputi :
1. Memasukan, menyimpan, dan mengambil data.
2. Membuat laporan berdasarkan data yang telah tersimpan.
J. Database
Database sering didefinisikan sebagai kumpulan data yang terkait. Secara
teknis, yang berada dalam sebuah database adalah sekumpulan tabel atau objek lain
seperti indeks view dan lain-lain. Tujuan utama pembuatan database adalah untuk
memudahkan dalam mengakses data. Data dapat ditambahkan, diubah, dihapus atau
dibaca dengan relatif mudah dan cepat.
Saat ini tersedia banyak perangkat lunak yang ditujukan untuk mengelola
database. Perangkat lunak seperti itu biasa diamakan DBMS (Database management
system), contoh produk pengelola database lainnya yaitu : Acces, MS SQL Serverdan
MySQL
K. Microsoft Access
Microsoft Accses adalah sebuah program aplikasi basis data dengan model
relasional. aplikasi ini menggunakan mesin basis data Microsoft Jet Database Engine,
dan juga menggunakan tampilan grafis yang intuitif sehingga memudahkan untuk
pengguna.
Microsoft Acces dapat menggunakan data yang disimpan didalam format
Microsoft Accses, Microsoft Jet Database Engine, Microsoft SQL Server, Oracle
Database, atau semua container basis data yang mendukung standar ODBC.
-
13
Objek yang terdapat pada Microsoft Accses :
1. Tables
Merupakan objek utama dalam sebuah file database sekaligus objek pertama
yang harus dibuat karena didalam tabel inilah seluruh data-data yang
dibutuhkan disimpan.
2. Query
Merupakan objek yang berfungsi untuk menempatkan, mengubah dan
menganalisa data.
3. Form
Merupakan objek yang digunakan untuk menampilkan data yang tersimpan
dalam tabel
4. Reports
Merupakan objek yang digunakan untuk merangkum dan mencetak data atau
suatu laporan secara efektif.
5. Macros
Merupakan objek yang digunakan untuk mengoptimasi sekaligus menghemat
waktu yang diperlukan dalam pembuatan aplikasi database. dengan kata lain
macro adalah kumpulan beberapa perintah, yang tersusun dalam sebuah daftar.
6. Modules
Merupakan objek yang digunakan untuk menuliskan kode program atau
prosedur yang dapat digunakan untuk program aplikasi.
-
14
L. Model Pengembangan Perangkat Lunak
Metode Waterfall adalah suatu proses pengembangan perangkat lunak
berurutan, di mana kemajuan dipandang sebagai terus mengalir ke bawah (seperti air
terjun) melewati fase-fase perencanaan, pemodelan, implementasi (konstruksi), dan
pengujian.
Menurut Simarmata Janner dalam Boehm (2005:54) “kemunculan model air
terjun adalah untuk membantu mengatasi kerumitan yang terjadi akibat proyek-
proyek pengembangan perangkat lunak”.
1. Tahapan Metode Waterfall
Dalam pengembangannya metode waterfall memiliki beberapa tahapan yang
urut: requirement, design, implementation, verification dan maintenance. Tahap
requirement atau spesifikasi kebutuhan sistem adalah analisa kebutuhan sistem yang
dibuat dalam bentuk yang dapat dimengerti oleh klien dan staf pengembang. Dalam
tahap ini klien atau pengguna menjelaskan segala kendala dan tujuan serta
mendefinisikan apa yang diinginkan dari sistem. Setelah dokumen spesifikasi
disetujui maka dokumen tersebut menjadi kontrak kerja antara klien dan pihak
pengembang. Tahap selanjutnya adalah desain, dalam tahap ini pengembang akan
menghasilkan sebuah arsitektur sistem secara keseluruhan, dalam tahap ini
menentukan alur perangkat lunak hingga pada tahap algoritma yang detil. Selanjutnya
tahap implementasi, yaitu tahapan dimana keseluruhan desain diubah menjadi kode-
kode program. Kode program yang dihasilkan masih berupa modul-modul yang
selanjutnya akan di integrasikan menjadi sistem yang lengkap untuk meyakinkan
bahwa persyaratan perangkat lunak telah dipenuhi. Tahap selanjutnya adalah
-
15
verifikasi oleh klien, klien menguji apakah sistem tersebut telah sesuai dengan
kontrak yang telah disetujui. Tahap akhir adalah pemeliharaan yang termasuk
diantaranya instalasi dan proses perbaikan sistem sesuai kontrak.
2. Manfaat Metode Waterfall
Kualitas software tetap terjaga karena pengembangannya yang terstruktur dan
terawasi. Disisi lain model ini merupakan jenis model yang bersifat dokumen
lengkap, sehingga proses pemeliharaan dapat dilakukan dengan mudah. Akan tetapi
dikarenakan dokumentasi yang lengkap dan sangat teknis, membuat pihak klien sulit
membaca dokumen yang berujung pada sulitnya komunikasi antar pengembang dan
klien. Dokumentasi kode program yang lengkap juga secara tak langsung menghapus
ketergantungan pengembang terhadap pemrogram yang keluar dari tim pengembang.
Hal ini sangat menguntungkan bagi pihak pengembang dikarenakan proses
pengembangan perangkat lunak tetap dapat dilanjutkan tanpa bergantung pada
pemrogram tertentu. Keunggulan model pendekatan pengembangan software dengan
metode waterfall adalah pencerminan kepraktisan rekayasa.
3. Kelemahan Metode Waterfall
Kelemahan pengembangan software dengan metode waterfall yang utama
adalah lambatnya proses pengembangan perangkat lunak. Dikarenakan prosesnya
yang satu persatu dan tidak bisa diloncat-loncat menjadikan model klasik ini sangat
memakan waktu dalam pengembangannya. Disisi lain, pihak klien tidak dapat
mencoba sistem sebelum sistem benar-benar selesai pembuatannya. Kelemahan yang
lain adalah kinerja personil yang tidak optimal dan efisien karena terdapat proses
menunggu suatu tahapan selesai terlebih dahulu.
-
16
Secara keseluruhan model pendekatan pengembangan software dengan metode
waterfall cocok untuk pengembangan software / perangkat lunak dengan tingkat
resiko yang kecil, dan memiliki ukuran yang kecil serta waktu pengembangan yang
cukup panjang. Model ini tidak disarankan untuk ukuran perangkat lunak yang besar
dan tingkat resiko yang besar.
Kebutuhan
Sistem
Spesifikasi Kebutuhan
Perangkat Lunak
Desain Perangkat
Lunak
Implementasi
Perangkat Lunak
Uji Mesin Formal
Integrasi
Perangkat Lunak
Operasi dan
Perawatan
Gambar II.1 Model Waterfall
2.2. Teori Pendukung
A. Entity Relationship Diagram (ERD)
Menurut Fathansyah (2012:74) “Entity Relationship Diagram merupakan
semesta data yang ada di „dunia nyata‟ diterjemahkan sejumlah perangkat konseptual
menjadi sebuah diagram data. Dalam pembentukan ERD terdapat 3 komponen yang
akan dibentuk yaitu :
1. Entitas
Menurut Fathansyah (2012:75) “Entitas merupakan individu yang mewakili
sesuatu yang nyata (eksistensinya) dan dapat dibedakan dari sesuatu yang lain”. Suatu
-
17
kursi yang kita kita duduki, seseorang yang menjadi pegawai di perusahaan dan
satu unit mobil yang melintas didepan kita adalah entitas. Contoh : Mahasiswa,
mobil, pegawai, pelanggan.
2. Hubungan (relasi / relationship)
Menurut Fathansyah (2012:77) “Relasi menunjukkan adanya hubungan
diantaranya sejumlah entitas yang berasal dari himpunan entitas yang berbeda”.
Contoh : Seorang mahasiswa dengan nim=‟100001‟ dan nama_mhs=‟Ali
Akbar‟ (yang ada dihimpunan entitas mahasiswa) mempunyai relasi dengan entitas
satu mata kuliah dengan kode_kul=‟IF-110‟ dan nama_kul=‟Struktur Data‟.
Daftar relasi yang digunakan dalam ERD antara lain :
a. Relasi satu ke satu (one to one)
Dosen Mengepalai Jurusan
Gambar II.2 Relasi satu ke satu (one to one)
Dosen hanya memiliki satu jurusan dan jurusan memiliki satu dosen
b. Relasi satu ke banyak (one to many)
Dosen Mengajar Kuliah1 M
Gambar II.3 Relasi satu ke banyak (one to many)
Dosen hanya mengajar satu mata kuliah dan satu mata kuliah belum tentu
hanya memiliki satu dosen.
-
18
c. Relasi banyak ke banyak (many to many)
Mahasiswa Mempelajari KuliahM M
Sumber : Fathansyah (2012:83)
Gambar II.4 Relasi banyak ke banyak (many to many)
Mahasiswa mempelajari banyak mata kuliah dan mata kuliah tidak hanya
dipelajari oleh mahasiswa.
3. Atribut
Menurut Fathansyah (2012:76) “setiap entitas pasti memiliki atribut yang
mendeskripsikan karakteristik (property) dari entitas tersebut”.
Langkah-langkah dalam membuat ERD adalah sebagai berikut :
a. Mengidentifikasi dan menetapkan seluruh himpunan entitas yang akan
terlibat.
b. Menentukan atribut-atribut key masing-masing himpunan entitas.
c. Mengidentifikasi dan menetapkan seluruh himpunan relasi diantara
himpunan entitas yang ada beserta foreign key-nya.
d. Menentukan derajat dan cardinality rasio relasi untuk setiap himpunan relasi.
e. Melengkapi himpunan relasi dengan atribut-atribut yang bukan kunci (non-
key).
-
19
B. Unified Modelling Language (UML)
Menurut Rosa dan M. Shalahuddin (2013:138) Unified Modelling Language
(UML) adalah sekumpulan spesifikasi yang dikeluarkan oleh Object Management
Group (OMG).
Pada dasarnya perkembangan teknik pemrograman berorientasi objek,
munculah sebuah standarisasi bahasa pemodelan untuk pembangunan perangkat
lunak yang dibangun menggunakan teknik pemrograman berorientasi objek, yaitu
Unified Modelling Language (UML). UML muncul karena adanya kebutuhan
pemodelan visual untuk menspesifikasikan, menggambarkan, membangun, dan
dokumentasi dari sistem perangkat lunak.
1. Activity Diagram
Activity diagram menurut Munawar (2005:109) “adalah teknik untuk
mendeskripsikan logika procedural, proses bisnis dan aliran kerja dalam banyak
kasus. Activity diagram mempunyai peran seperti halnya flowchart, akan tetapi
perbedaannya dengan flowchart adalah activity diagram bisa mendukung perilaku
parallel sedangkan flowchart tidak bisa”.
Activity diagram atau diagram aktivitas menggambarkan workflow(aliran kerja)
atau aktivitas dari sebuah sistem atau proses bisnis atau menu yang ada pada
perangkat lunak. Diagram aktivitas menggambarkan aktivitas sistem bukan apa yang
dilakukan aktor, jadi aktivitas yang dapat dilakukan oleh sistem.
-
20
Mengambil data buku Validasi data buku
Denda
Bayar Denda Validasi data
Ya Tidak
Sumber : Munawar (2005:111)
Gambar II.5 Contoh activity diagram sederhana
Activity diagram juga banyak digunakan untuk mendefinisikan hal-hal berikut:
1. Rancangan proses bisnis dimana setiap urusan aktivitas yang digambarkan
merupakan proses bisnis sistem yang didefinisikan.
2. Urutan atau pengelompokan tampilan dari sistem / user interface dimana
setiap aktivitas dianggap memiliki sebuah rancangan antarmuka tampilan.
3. Rancangan pengujian dimana setiap aktivitas dianggap memerlukan
pengujian yang perlu didefinisikan kasus ujinya.
4. Rancangan menu yang ditampilkan pada perangkat lunak.
2. Use Case Diagram
Menurut Munawar (2005:71) “Use Case adalah kontruksi untuk
mendeskripsikan bagaimana sistem akan terlihat dimata pengguna potensial. Use case
terdiri dari sekumpulan skenario yang dilakukan oleh seorang actor, sedangkan use
case diagram memfasilitasi komunikasi diantara analis dan pengguna serta diantara
analis dan klien".
-
21
Use case diagram merupakan pemodelan untuk kelakuan (behavior) sistem
informasi yang akan dibuat. Use case mendeskripsikan sebuah interaksi antara satu
atau lebih aktor dengan sistem informasi yang akan dibuat.
Syarat penamaan pada use case adalah nama didefinisikan sesimpel mungkin
dan dapat dipahami. Ada dua hal utama pada use case yaitu pendefinisian atau apa
yang disebut aktor dan use case.
1. Aktor merupakan orang, proses, atau sistem lain yang berinteraksi dengan
sistem informasi yang akan dibuat diluar sistem informasi yang akan dibuat
itu sendiri. Jadi walaupun symbol dari aktor adalah gambar, tapi aktor belum
tentu merupakan orang.
2. Use case merupakan fungsionalitas yang disediakan sistem sebagai unit-unit
yang saling bertukar pesan antar unti atau aktor.
Use Case
Sistem
Actor Actor
Sumber : Munawar (2005:64)
Gambar II.6 Use Case Model
3. Class Diagram
Class diagram atau diagram kelas menurut Munawar (2005:26)
menggambarkan struktur sistem dari segi pendefinisian kelas-kelas yang akan dibuat
untuk membangun sistem. Kelas memiliki apa saja yang disebut atribut dan metode
atau operasi.
-
22
Diagram kelas dibuat agar pembuatan program atau programmer membuat
kelas-kelas sesuai rancangan didalam diagram kelas agar antara dokumentasi
perancangan dan perangkat lunak sinkron.
Susunan struktur kelas yang baik pada diagram kelas sebaiknya memiliki kelas
sebagai berikut :
1. Kelas main
Kelas yang memiliki fungsi awal dieksekusi ketika sistem dijalankan.
2. Kelas yang menangani tampilan (view)
Kelas yang mendefinisikan dan mengatur tampilan kepemakai.
3. Kelas yang diambil pendefinisian use case (controller)
Kelas yang menangani fungsi-fungsi yang harus ada diambil dari
pendefinisian use case, kelas ini biasanya disebut dengan kelas proses yang
menangani proses bisnis dan perangkat lunak.
4. Kelas yang diambil dari pendefinisian data (model)
Kelas yang digunakan untuk memegang atau membungkus data menjadi
sebuah kesatuan yang diambil maupun akan disimpan ke basis data.
-
23
Pelanggan
Nama Pelangggan
Order
No
Tgl
Status
Cabang
Nama Cabang
Pembayaran
Jumlah
Tunai
Jml kembalian
Kartu kredit
NoExp DateOrder detail
Jumlah
Item Barang
Nama BarangHarga
Sumber : Munawar (2005:67)
Gambar II.7 Contoh Class Diagram
4. Sequence Diagram
Menurut Munawar (2005:87) “Sequence Diagram digunakan untuk
menggambarkan perilaku pada suatu scenario, diagram ini menunjukan sejumlah
contoh obyek, dan message (pesan) yang diletakkan diantara obyek-obyek didalam
use case”.
Sequence Diagram menggambarkan kelakuan objek pada use case dengan
mendeskripsikan waktu hidup objek dan message yang dikirimkan dan diterima antar
objek. Untuk menggambar sequence diagram maka harus diketahui objek-objek yang
terlibat dalam suatu use case beserta metode-metode yang dimiliki kelas yang
-
24
diinstansiasi menjadi objek itu. membuat sequence diagram juga dibutuhkan
untuk melihat scenario yang ada pada use case.
Internet Halaman Utama Form Input Data
User
Akses Website
Halaman utama ditemukan
Input Data
Sumber : Munawar (2005:67)
Gambar II.8 Contoh Sequence Diagram
5. Logical Record Structure (LRS)
Menurut Fathansyah (2012:78) “Logical Record Structure adalah representasi
dari struktur record-record pada tabel yang terbentuk dari hasil antar himpunan
entitas dan kardinalitas. Relasi menunjukan jumlah maksimum entitas yang dapat
berelasi pada himpunan entitas yang lain”.
Derajat relasi atau kardinalitas rasio menjelaskan jumlah maksimum hubungan
antara satu entitas dengan entitas lainnya, yaitu :
-
25
1. One to One
Setiap anggota entitas A hanya boleh berhubungan dengan satu anggota
entitas B, begitu pula sebaliknya.
ENTITAS 1
ENTITAS 2
ENTITAS 3
ENTITAS 4
ENTITAS 1
ENTITAS 2
ENTITAS 3
ENTITAS 4
A B
Gambar II.9 Kardinalitas One to One (1:1)
2. One to Many
Setiap anggota entitas A dapat berhubungan dengan lebih dari satu anggota
entitas B, tetapi tidak sebaliknya.
ENTITAS 1
ENTITAS 2
ENTITAS 3
ENTITAS 4
ENTITAS 1
ENTITAS 2
ENTITAS 3
ENTITAS 4
A B
Sumber : Fathansyah (2012:81)
Gambar II.10 Kardinalitas One to Many (1:M)
-
26
3. Many to Many
Setiap entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas himpunan entitas
B dan demikian pula sebaliknya.
ENTITAS 1
ENTITAS 2
ENTITAS 3
ENTITAS 4
ENTITAS 1
ENTITAS 2
ENTITAS 3
ENTITAS 4
A B
Gambar II.11 Kardinalitas Many to Many (M:M)
-
27
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Tinjauan Perusahaan
Untuk dapat memahami lebih jauh lagi tentang perusahaan ini maka dalam
tinjauan perusahaan akan dijelaskan secara rinci mengenai profil dari perusahaan,
sejarah perusahaan dan fungsi organisasi
3.1.1. Sejarah Perusahaan
PT. Langgeng Multi Jaya berdiri pada tanggal 14 April 2004, didirikan oleh
Bapak Rudi Kusmanto. Berawal dari peristiwa demonstrasi pada tanggal 21 Mei 1998
terjadinya demonstrasi mahasiswa yang diikuti oleh sebagian masyarakat, terjadi
kerusuhan dan pembakaran dimana-mana. Bapak Rudi bersama dengan teman-
temannya mendapat tugas untuk mengamankan wilayah Ibu Kota.
Pada saat bertugas, Bapak Rudi berkenalan dengan seorang pengusaha,
pimpinan perusahaan yang berkeinginan untuk meminta keamanan atas kantor, toko,
pabrik, perumahan, untuk dijaga agar terhindar dari penjarahan sampai tahun 2003.
Akhirnya pada tahun 2004 Bapak Rudi memutuskan untuk membangun badan usaha
yang bergerak dibidang pendidikan dan penyaluran tenaga security.
-
28
3.1.2. Struktur Organisasi PT. Langgeng Multi Jaya
Keberhasilan suatu perusahaan tidak akan tercapai tanpa adanya kerja sama
yang baik antara fungsi-fungsi perusahaan maupun dengan pegawainya. Oleh karena
itu diperlukan suatu koordianasi yang baik pada masing-masing bagian tersebut di
kerjakan dengan efekti, akurat dan jelas. Sturuktur organisasi tercemin dalam suatu
bagan organisasi yang menunjukkan adanya bagian tugas dan wewenang serta aturan
dan prosedur yang ada, termasuk komunikasi dan arus kerja. Berikut ini bentuk bagan
dan struktur organisasi yang sedan berjalan pada PT. Langgeng Multi Jaya.
Rudi Kusmanto
Direktur Utama
Suharto
Manajer Operasional
Wahyu Wahono
Manajer Umum
Lambok
Pembinaan
Eriandi
Diklat
Munirih
HRD
Suripto
Logistik
Paramata
Marketing
Weno
Administrasi
Sutrimo
Sekertaris
Dadang DikrianaManajer Keuangan
Lisda
Accounting
Sumber : PT. Langgeng Multi Jaya
Gambar III.1 Struktur Organisasi Perusahaan
-
29
Setiap unsur dan bagian yang ada dalam organisasi perusahaan mempunyai
tugas dan fungsinya masing-masing. Tugas adalah keseluruhan dari pekerjaan-
pekerjaan yang di butuhkan untuk mencapai tujuan sedangkan fungsinya adalah
sekolompok aktivitas yang sama berdasarkan sifat atau pelaksanaannya. Adapun
Tugas dan Fungsi Setiap jabatan sebagai berikut :
1. Direktur :
a. Menentukan kebijakan tertinggi perusahaan
b. Bertanggung jawab terhadap keuntungan dan kerugian perusahaan
c. Bertanggung jawab dalam memimpin dan membina perusahaan secara efektif
dan efisien
d. mewakili perusahaan, mengadakan perjanjian-perjanjian dengan perusahaan
yang membutuhkan jasa keamanan.
2. Sekertaris :
a. Memfilter informasi dan sebagai sumber informasi bagi pimpinan.
b. Mengatur aktivitas perusahaan.
c. Menjadi perantara pihak-pihak yang ingin berhubungan dengan direktur.
d. Memberikan ide-ide sebagai alternatif pemikiran direktur.
e. Pemegang rahasia penting direktur yang berkaitan dengan perusahaan.
3. Keuangan :
a. mengelola sumber daya perusahaan terutama bidang keuangan perusahaan.
b. memastikan pelaporan keuangan yang sesuai dengan peraturan
-
30
c. mengawasi operasional mengenai keuangan perusahaan
d. mempertanggungjawabkan kegiatan yang ada mengenai bagian keuangan
e. menetapkan prosedur pelaksanaan secara rinci tentang keuangan
4. Manager Operasional :
a. Melaksanaan kegiatan dalam melakukan tugas teknis perusahaan terutama
dalam operasional
b. Mengawasi kegiatan dalam melakukan tugas teknis perusahaan terutama
dalam operasional.
c. Membuat laporan pertanggung jawaban kerja kepada direktur
d. Membuat harga sewa untuk jasa keamanan
5. Manager Umum :
a. Bertanggung jawab atas data dan semua pengarsipan data perusahaan
b. Membuat laporan pertanggung jawaban kerja kepada direktur
c. Membantu laporan pertanggung jawaban kerja kepada direktur
d. Membantu direktur dalam mengelolah sumber daya perusahaan
e. Membantu direktur dalam melakukan control arus kekayaan perusahaan
f. Mengordinasikan semua bagian dalam perusahaan dengan membentuk sistem
kerja sama diantara para manager perusahaan.
-
31
6. Pembinaan :
a. Membina para security baru yang akan di tempatkan di perusahaan yang
membutuhkan jasa keamanan security
b. Memberikan arahan apabila ada anggota security yang bermasalah di tempat
penugasan.
7. Diklat :
a. Memberikan pendidikan tentang prosedur kerja security kepada security baru
b. Melatih fisik para security agar mempunyai bela diri
8. HRD :
a. Merumuskan dan membuat kebijakan untuk perusahaan
b. Memilih calon karyawan yang tepat dan mempekerjakan karyawan yang
cocok dan sesuai dengan kebutuhan
c. Mencatat semua rincian dari karyawan yang bekerja dalam perusahaan.
9. Logistic :
a. Melakukan pengadaan barang yang diperlukan untuk mendukung pelayanan
operasional perusahaan
b. melakukan analisa kebutuhan pengadaan barang yang diminta unit kerja lain
guna memenuhi pengadaan baran
10. Marketing :
a. Menawarkan kerjasama kepada perusahaan yang membutuhkan jasa security
b. Melakukan negosiasi harga jasa security
-
32
11. Accounting :
a. melakukan pengaturan administrasi perusahaan
b. membuat rekap absensi karyawan
c .menyusun dan membuat laporan keuangan perusahaan
d. melakukan pembayaran gaji karyawan
e. membuat slip gaji karyawan
12. Staff Administrasi :
a. menerima dokumen lamaran dan ditindak lanjuti ke HRD
b. membuat kontrak kerja bagi karyawan
c. membuat laporan jamsostek atau mendaftarkan pegawai yang belum
jamsostek
d. Merekap absensi dan lembur serta membuat laporan kepada HRD
e. Memberikan laporan kepada head section / manager bagi pegawai yang tidak
masuk tanpa alasan yang jelas
-
33
3.2. Prosedur sistem berjalan
A. Prosedur sistem berjalan
Prosedur sistem penggajian yang berjalan pada PT. Langgeng Multi Jaya
adalah sebagai berikut :
1. Prosedur Absensi
Setiap karyawan PT.Langgeng Multi Jaya diberikan kartu absensi yang
sudah disediakan oleh perusahaan. Karyawan yang datang langsung melakukan
absen dengan media mesin absensi kartu (Time Clock). absen dilakukan dua
kali, yaitu absen datang dan absen pulang. Pada saat datang setelah karyawan
melakukan absen, maka kartu absen diserahkan ke administrasi untuk di beri
paraf sebagai bukti kehadiran.
2. Prosedur Perhitungan Absensi
Setiap akhir bulan karyawan mengumpulkan kartu absensi harian kepada
bagian keuangan. Kemudian bagian keuangan membuat dan menghitung rekap
absensi. Setelah itu rekap absensi tersebut disimpan kedalam arsipnya masing-
masing.
3. Prosedur Perhitungan Gaji
Berdasarkan arsip rekap absensi,bagian accounting melakukan perhitungan
gaji. Selain itu diambil data-data lain yang diperlukan dari arsip-arsip, antara lain data
karyawan untuk mengetahui informasi karyawan, data gaji untuk mengetahui
tunjangan jabatan, tunjangan transportasi dan tunjangan makan
-
34
serta data potongan pinjaman koperasi untuk mengetahui jumlah potongan
pinjaman koperasi. Setelah itu dilakukan perhitungan keseluruhan akan
diketahui jumlah gaji bersih yang diterima oleh karyawan, lalu dibuat
rekapitulasi gaji karyawan yang kemudian diserahkan kepada manajer
keuangan untuk di setujui. Setelah di setujui kemudian disimpan ke dalam arsip
rekapitulasi gaji karyawan
4. Prosedur Pembayaran Gaji
Gaji di transfer pada karyawan setelah manager keuangan menyetujui
laporan perhitungan gaji yang telah dibuat oleh accounting, kemudian gaji di
transfer ke rekening masing-masing karyawan.
5. Prosedur Pembuatan Slip Gaji
Setelah gaji di transfer ke rekening karyawan, maka accounting membuat
Slip Gaji dan diberikan kepada karyawan untuk mengetahui hitungan gaji hasil
kerja karyawan.
6. Prosedur Pembuatan Laporan Gaji
Setelah slip gaji diberikan kepada karyawan maka accounting akan membuat
laporan gaji yang datanya diambil dari arsip gaji dan arsip slip gaji, serta
laporan absensi yang diambil dari arsip absensi, laporan-laporan tersebut akan
diberikan kepada manajer keuangan untuk dipeiksa dan di setujui lalu setelah
disetujui, manajer keuangan membuat laporan pengeluaran yang nantinya
diberikan kepada direktur beserta laporan gaji yang sudah di setujui.
-
35
B. Activity Diagram
Kayawan Admin
Mendata Kehadiran
Sakit
Membuat Laporan Absensi Bulanan Membuat dan Menghitung Rekap Gaji
Melakukan Perhitungan Gaji
Membuat Rekap Gaji
Transfer Gaji Karyawan
Membuat Slip Gaji
Izin Tanpa Keterangan
Melakukan Absen
Manager KeuanganAccounting
Menandatangani rekap gaji
Mengarsipkan rekap gaji
Membuat laporan bulanan
Membuat laporan gaji Menandatangai laporan
YA
Ulangi
Gambar III.2 Activity Diagram
-
36
3.3. Analisis Kebutuhan
Berdasarkan hasil riset penulis yang telah dilakukan di PT.Langgeng Multi
Jaya, dimana dalam pengolahan penggajian karyawan masih memerlukan waktu yang
lama. Oleh karena itu dibutuhkan suatu sistem informasi yang terkomputerisasi, yang
akan mengurangi kendala-kendala yang terjadi, sehingga akan mempermudah atau
mempercepat kegiatan dalam proses penggajian karyawan.
3.3.1. Identifikasi Kebutuhan
Identifikasi kebutuhan diperoleh berdasarkan kebutuhan pengguna dan
kebutuhan sistem dari aplikasi penggajian karyawan. Program yang telah dibuat harus
dapat memproses penggajian karyawan mulai dari Perhitungan absensi, Perhitungan
gaji, Pembayaran gaji, Pembuatan laporan gaji.
1. Kebutuhan Pengguna
Dalam aplikasi penggajian karyawan baru terdapat dua pengguna yang saling
berinteraksi dalam lingkungan sistem yaitu bagian admin dan accounting. Dalam
scenario kebutuhan, kedua pengguna tersebut mempunyai karakteristik interaksi dan
informasi dengan sistem yang berbeda beda yaitu :
a. Skenario kebutuhan admin
1. Menghitung absensi karyawan
2. Membuat laporan absensi bulanan
b. Skenario kebutuhan accounting
1. Melakukan perhitungan gaji
-
37
2. Membuat slip gaji
3. Membuat laporan gaji
2. Kebutuhan sistem
a. pengguna harus melakukan login terlebih dahulu untuk dapat mengakses
aplikasi ini dengan memasukkan username dan password agar privasi
masing-masing pengguna tetap terjaga keamanannya.
b. Sistem melakukan perhitungan absensi karyawan.
c. sistem melakukan perhitungan gaji karyawan.
d. pengguna harus melakukan logout setelah menggunakan aplikasi.
3.3.2. Use Case Diagram
Karyawan
Admin
Accounting
Manager keuangan
Membuat Laporan
absensi bulanan
Menghitung Jumlah
Kehadiran
Menginput Daftar Hadir
Melakukan Absensi
Membuat Rekap Absensi
Melakukan Perhitungan Gaji
Membuat Rekap Gaji
Mentrasfer Gaji Karyawan
Membuat Slip Gaji
Membuat Laporan Gaji
Membuat Laporan
Pengeluaran Bulanan
Gambar III.3 Use Case Diagram
-
38
1. Deskripsi Use case menghitung absensi
Tabel.III.1 Use Case Menghitung Absensi
Use Case Name Menghitung Absensi
Requirements Admin dapat menghitung absensi
Goal Admin dapat menghitung absensi
melalui aplikasi penggajian
Pre-Conditions Admin telah melakukan login
Post-Conditions Karyawan tidak absen
Failed end Condition Admin tidak dapat menghitung absensi
Actors Admin
Main Flow/Basic Path 1. admin memilih kriteria pencarian
2. admin mengetikkan ID_Absensi
Karyawan
3. sistem mencarikan ID_Absensi
Karyawan yang tidak absen
4. Sistem menampilkan ID Absensi
karyawan yang tidak absen
Alternate Flow/Invariant A A1. Admin Mengetikkan ID Absensi
A2. Admin memiilih status kehadiran
Karyawan
A2. Sistem menampilkan data
Kehadiran karyawan
Invariant B B1. Admin Mengetikkan ID_Absensi
B2. Admin memilih kriteria cari
B3. Sistem tidak menemukan data
yang di cari
B4. Sistem menampilkan pesan “Data
yang dicari tidak ada”.
-
39
1. Deskripsi Use case Perhitungan gaji
Tabel.III.2 Use Case Menghitung Gaji
Use Case Name Perhitungan gaji
Requirements Accounting dapat melakukan
perhitungan gaji
Goal Accounting dapat melakukan
perhitugan gaji karyawan melalui
aplikasi penggajian
Pre-Conditions Accounting telah melakukan login
Post-Conditions ID Absensi tidak sesuai
Failed end Condition Accounting tidak dapat menghitung
gaji
Actors Accounting
Main Flow/Basic Path 1. User memilih kriteria pencarian
2. User menampilkan ID Absensi
Karyawan
3. Sistem menampilkan pesan ID
Absensi tidak sesuai
Alternate Flow/Invariant A A1. Accounting memilih kriteria ID
Absensi
A2. Sistem menampilkan data ID
Absensi
Invariant B B1. User memilih data karyawan
B2. User mengetikan NIS
B3. Sistem tidak menemukan data
yang dicari
B4. Sistem menampilkan “Data tidak
ditemukan”.
-
40
3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan
Spesifikasi sistem berjalan merupakan pembahasan mengenai bentuk dari
dokumen-dokumen sistem berjalan yang mempunyai pemahaman dalam proses
penggajian pada PT.Langgeng Multi Jaya.. Spesifikasi sistem berjalan tersebut terdiri
dari dokumen masukan dan keluaran yang dilakukan dalam proses penggajian
1. Spesifikasi bentuk dokumen masukan
Dokumen masukan adalah segala bentuk masukan yang berupa dokumen yang
diolah dalam proses yang dapat menghasilkan keluaran atau output yang diinginkan.
Yang termasuk dokumen dalam sistem penggajian pada PT.Langgeng Multi Jaya
adalah sebagai berikut :
a. Nama dokumen : Kartu Absen
Fungsi : Informasi Mengenai Jam Masuk dan Jam Keluar
Karyawan
Sumber : Karyawan
Tujuan : Accounting
Media : Kartu Absen
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap 1 bulan
Bentuk : Lampiran A.1
-
41
b. Nama dokumen : Data Karyawan
Fungsi : Informasi Mengenai Jumlah Karyawan
Sumber : HRD
Tujuan : Accounting
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap 1 bulan
Bentuk : Lampiran A.2
c. Nama dokumen : Data gaji
Fungsi : Informasi Gaji Karyawan
Sumber : Accounting
Tujuan : Manajer Keuangan
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap 1 bulan
Format : Lampiran A.3
2. Spesifikasi bentuk dokumen keluaran
Dokumen keluaran adalah dokumen yang dihasikan dari proses sistem input
atau disebut juga dengan dokumen keluaran. Yang termasuk dokumen keluaran
dalam sistem penggajian pada PT.Langgeng Multi Jaya adalah :
-
42
a. Nama dokumen : Rekapitulasi Absen
Fungsi : Informasi Mengenai Jumlah Kehadiran Karyawan
Sumber : Accounting
Tujuan : Arsip Rekapitulasi Absensi
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap 1 bulan
Format : Lampiran B.1
b. Nama dokumen : Rekapitulasi Gaji Karyawan
Fungsi : Informasi Mengenai Jumlah Keseluruhan Gaji
Karyawan
Sumber : Accounting
Tujuan : Arsip Rekapitulasi Gaji Karyawan
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap 1 bulan
Format : Lampiran B.2
-
43
c. Nama dokumen : Slip Gaji
Fungsi : Informasi Mengenai Jumlah Gaji Karyawan
Sumber : Accounting
Tujuan : Karyawan
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap 1 bulan
Format : Lampiran B.3
d. Nama dokumen : Laporan Pengeluaran Bulanan
Fungsi : Informasi mengenai jumlah pengeluaran keuangan
Sumber : Manajer keuangan
Tujuan : Direktur
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap 1 bulan
Format : Lampiran B.4
-
44
BAB IV
PERANCANGAN SISTEM USULAN
4.1. Perancangan Sistem
Perancangan sistem usulan ini diharapkan memecahkan suatu masalah yang
ada, maka pada bab ini akan dijelaskan tentang rancangan usulan yang tepat pada
perusahaan PT.Langgeng Multi Jaya. Setelah kemajuan teknologi dibidang
terkomputerisasi ini mulai menjangkau pada seluruh bidang bisnis, untuk memenuhi
kemajuan disegala bidang, khususnya dibidang penggajian karyawan dalam proses
pengolahan data dan penyimpanan data.
Dengan adanya sistem terkomputerisasi diharapkan dapat menjawab semua
kebutuhan dan permasalahan yang ada sehingga sistem yang diusulkan ini agar
menjadi perbandingan antara sistem yang masih manual dengan sistem yang sudah
terkomputerisasi dan setiap masalah dapat diatasi.
Dalam hal ini penulis mengajukan rancangan sistem usulan didalamnya
terdapat prosedur sistem usulan disertai rancangan diagram aktivitas, bentuk
dokumen input dan output, yang diharapkan dapat digunakan dalam penerapan
pembangunan sistem.
-
45
4.1.1. Rancangan Diagram Aktivitas
Menggambarkan urutan aktivitas dalam sebuah proses, yang dipakai untuk
memahami secara keseluruhan dalam alur sebuah proses. Pada diagram aktivitas ini
penulis akan menjelaskan urutan atau gambaran rancangan sistem. Berikut ini adalah
rancangan diagram akitvias (activity diagram) yang diusulkan :
a) Activity Diagram Usulan Login
User
Ulangi
Berhasil
Sistem
Menu utama
LoginUser memasukkan username dan password
Gambar IV.1 Activity Diagram Usulan Login
-
46
b) Activity Diagram Usulan Data Karyawan
Admin
Ulangi
Berhasil
Sistem
Menu utama
Menyimpan data
Admin memasukkan username dan password Login
Form data karyawan
Menginput data karyawan
Gambar IV.2 Activity Diagram Usulan Data Karyawan
-
47
c) Activity Diagram Usulan Data Absensi
Admin
Ulangi
Berhasil
Sistem
Menu utama
Menyimpan data
Admin memasukkan username dan password Login
Form data karyawan
Menginput data karyawan
Gambar IV.2 Activity Diagram Usulan Absensi
-
48
d) Activity Diagram Usulan Data Gaji
Accounting
Ulangi
Berhasil
Sistem
Menu utama
Menyimpan data
LoginAccounting memasukkan username dan password
Form data gaji
Menginput data gaji
Gambar IV.3 Activity Diagram Usulan Data Gaji
-
49
e) Activity Diagram Usulan Laporan Absensi
Admin
Ulangi
Berhasil
Sistem
Menu utama
LoginAdmin memasukkan username dan password
Form laporan absensi
Memilih periode bulan dan tahun
Mencetak laporan absensi
Gambar IV.5 Activity Diagram Usulan Laporan Absensi
-
50
f) Activity Diagram Usulan Laporan Gaji Karyawan
Accounting
Ulangi
Berhasil
Sistem
Menu utama
Login
Memilih periode bulan dan tahun
Accounting memasukkan username dan password
Form laporan gaji
Mencetak laporan gaji
Gambar IV.6 Activity Diagram Usulan Laporan Gaji Karyawan
-
51
4.1.2. Rancangan Dokumen Sistem Usulan
A. Bentuk Dokumen Masukan
Dokumen masukan yang merupakan suatu elemen-elemen data yang
digunakan sebagai masukan proses pengolahan data untuk memperoleh informasi
yang diinginkan atau menghasilkan keluaran yang lebih baik itu berupa daftar atau
laporan. Dokumen masukan yang digunakan pada sistem usulan ini adalah sebagai
berikut :
1. Nama dokumen : Kartu Absensi
Fungsi : Sebagai bukti kehadiran karyawan
Sumber : Karyawan
Tujuan : Accounting
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Satu bulan sekali
Bentuk : Lampiran C.1
2. Nama dokumen : Data Karyawan
Fungsi : Untuk Mengetahui Data Karyawan
Sumber : File_data_karyawan
Tujuan : Accounting
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap 1 bulan
Bentuk : Lampiran C.2
-
52
3. Nama dokumen : Data gaji
Fungsi : Informasi gaji pokok karyawan
Sumber : Accounting
Tujuan : Manajer keuangan
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap bulan
Format : Lampiran C.3
4. Nama dokumen : Data Jabatan
Fungsi : Untuk Mengetahui informasi Jabatan
Sumber : File_Jabatan
Tujuan : Accounting
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap 1 bulan
Format : Lampiran C.4
5. Nama dokumen : Data User
Fungsi : Untuk Mengetahui informasi data user
Sumber : File_User
Tujuan : Accounting
Media : Kertas
-
53
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap 1 bulan
Format : Lampiran C.5
B. Bentuk Dokumen Keluaran
1. Nama dokumen : Laporan Absensi
Fungsi : Informasi mengenai jumlah kehadiran karyawan
Sumber : Accounting
Tujuan : Arsip rekap absen
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap bulan
Format : Lampiran D.1
2. Nama dokumen : Laporan Gaji Karyawan
Fungsi : Mengetahui jumlah keseluruhan gaji karyawan
Sumber : Accounting
Tujuan : File_rekap gaji
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap 1 bulan
Format : Lampiran D.2
-
54
3. Nama dokumen : Slip Gaji
Fungsi : Sebagai bukti pembayaran gaji karyawan
Sumber : Accounting
Tujuan : Karyawan dan arsip_slip gaji
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap bulan
Format : Lampiran D.3
4. Nama dokumen : Laporan Pengeluaran Bulanan
Fungsi : Mengetahui jumlah pengeluaran keuangan perusahaan
untuk menggaji karyawan setiap bulannya.
Sumber : Manajer Keuangan
Tujuan : Direktur
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap bulan
Format : Lampiran D.4
-
55
4.2. Perancangan Perangkat Lunak
4.2.1. Rancangan Basis Data
A. Entity Relationship Diagram (ERD)
Perancangan basis data menghasilkan pemetaan tabel-tabel yang digambarkan
dengan entity relationship diagram (ERD).
Karyawan
Memiliki Jabatan
Melakukan
Absensi Menghasilkan Gaji
diinput User
Nm_karyawan
Tgl_lahir
Tgl_masuk
NIS
Jns_kelamin
Alamat
Agama
Tlp
Pendidikan
Kd_jabatan
Kd_jabatan
Gaji_pokok
Tunjangan
ID_absensi
NIS
Tgl_hadir
Jam_datang
Jam_pulang
Terlambat
Kd_user
Username
NIS Password
ID_absensi
No_slip
Periode
Kd_jabatan
Tun_makan
Tun_transport
Tun_jabatan
Gaji Pokok
Level
Nama
Jabatan
Status
Uang Lembur
Potongan Pajak
Potongan
Koperasi
Gaji Bersih
1
1
1
1
11
M
1
Gambar.IV.7 Entity Relationship Diagram
-
56
B. Logical Record Structure
Jabatan
Kd_jabatan
Nm_jabatan
Gaji_pokok
Tunjangan Karyawan
NIS
Nama_karyawan
Tgl_lahir
Kd_jabatan
Alamat
Jenis_kelamin
Agama
Status
Telepon
Pendidikan
Tgl_masuk
Absensi
ID_absensi
NIS
Tgl_hadir
Jam_datang
Jam_Pulang
Terlambat
Status
Gaji
No_slip
Periode
ID_absensi
Kd_user
Kd_jabatan
Gaji_pokok
Tun_makan
Tun_transport
Tun_jabatan
Uang lembur
Pot_pajak
Pot_Koperasi
Gaji Bersih
User
Kd_user
Username
NIS
Level
Password
1
1
1
1
1
11
M
Gambar.IV.8 Logical Record Structure
-
57
C. Spesifikasi File
Pada sistem penggajian di PT. Langgeng Multi Jaya diperlukan adanya
beberapa file database yang berguna untuk menampung data dalam bentuk yang lebih
teratur dan lebih aman. Untuk memudahkan pengolahan data pada waktu pemrosesan,
dalam pembuatan program itu diperlukan beberapa table atau file yang tersimpan
dalam suatu database dengan nama penggajian.accdb, spesifikasi file pada sistem usulan ini
adalah :
1. Spesifikasi File : Data User
Nama File : Admin
Akronim : Admin.mdb
Fungsi : Untuk mengetahui yang memakai aplikasi
Tipe File : File Master
Organisasi File : Indexed Sequential
Akses file : Random
Media : Hardisk
Panjang Record : 90 byte
Kunci field : Kd_user
Software : Microsoft Accsess 2010
TABLE IV.1 Spesifikasi_File_User
No Elemen data Nama Field Tipe Size Ket
1 Kd User Kd_user Text 10 Primary Key
2 Nama User Nama_user Text 30
3 NIS NIS Text 30
4. Level Level Text 10
5. Password Password Text 10
-
58
2. Spesifikasi File : Data Karyawan
Nama File : Karyawan
Akronim : Karyawan.mdb
Fungsi : Untuk mengetahui data karyawan
Tipe File : File Master
Organisasi File : Indexed Sequential
Akses file : Random
Media : Hardisk
Panjang Record : 150 byte
Kunci field : NIS
Software : Microsoft Accsess 2010
TABLE IV.2 Spesifikasi_File_Karyawan
No Elemen data Nama Field Tipe Size Ket
1 NIS NIS Text 10 Primary Key
2 Nama Karyawan Nama_karyawan Text 30
3 Tgl_lahir Tgl_lahir Date/Time 30
4. Alamat Alamat Text 10
5. Jenis_kelamin Jenis_kelamin Text 10
6. Agama Agama Text 10
7. Status Status Text 10
8. Telepon Telepon Text 20
9. Pendidikan Pendidikan Text 10
10. Tgl_masuk Tgl_masuk Date/Time
11. Kd_jabatan Kd_jabatan Text 10
-
59
3. Spesifikasi File : Data Absensi
Nama File : Absensi
Akronim : Absensi.mdb
Fungsi : Untuk mengetahui kehadiran karyawan dalam 1 bulan
Tipe File : File Transaksi
Organisasi File : Index Sequential
Akses file : Random
Media : Harddisk
Panjang Record : 80 byte
Kunci field : ID_absensi
Software : Microsoft Accsess 2010
Table IV.3 Spesifikasi File_absensi
No Elemen data Nama Field Tipe Size Ket
1 ID_Absensi ID_absensi Text 10 Primary Key
2 NIS NIS Text 30
3 Tgl_hadir Tgl_hadir Date/Time
4. Jam Datang Jam_datang Text 10
5. Jam Pulang Jam_pulang Text 10
6. Terlambat Terlambat Text 10
7. Status Status Text 10
-
60
4. Spesifikasi File : Data Jabatan
Nama File : Jabatan
Akronim : Jabatan.mdb
Fungsi : Menghitung gaji berdasarkan tingkatan karyawan
Tipe File : File Master
Organisasi File : Index Sequential
Akses file : Random
Media : Harddisk
Panjang Record : 40 byte
Kunci field : kd_jabatan
Software : Microsoft Accsess 2010
Table IV.4 Spesifikasi File_jabatan
No Elemen data Nama Field Tipe Size Ket
1 Kd Jabatan Kd_jabatan Text 10 Primary Key
2 Nama Jabatan Nama_jabatan Text 30
3 Gaji Pokok Gaji_pokok Currency
4. Tunjangan Tunjangan Currency
-
61
5. Spesifikasi File : Data Gaji
Nama File : Gaji
Akronim : Gaji.mdb
Fungsi : Untuk mengetahui jumlah gaji karyawan
Tipe File : File Transaksi
Organisasi File : Index Sequential
Akses file : Random
Media : Harddisk
Panjang Record : 56 byte
Kunci field : ID_absensi
Software : Microsoft Accses 2010
Table IV.5 Spesifikasi File_gaji
No. Elemen Data Nama Field Tipe Size Keterangan
1. No. Slip No_slip Text 7 Primary Key
2. ID Absensi Id_absensi Text 10
3. Kode User Kd_user Text 10
3. Periode Periode Text 10
4. NIS NIS Text 12
5. Kode Jabatan Kd_jabatan Text 7
6. Gaji pokok Gaji_pokok Currency
7. Tunjangan Jabatan Tun_jabatan Currency
8. Tunjangan Makan Tun_makan Currency
9. Tunjangan Transport Tun_transport Currency
10. Potongan Pajak Pot_pajak Currency
11. Potongan Koperasi Pot_koperasi Currency
12. Gaji Bersih Total_gaji Currency
-
62
4.2.2. Rancangan Antar muka
1. Rancangan Tampilan Login
USERNAME
PASSWORD
XXXX
XXXX999
MASUK
Logo
Gambar IV.9 Rancangan Antar Muka Tampilan Login
2. Rancangan Tampilan Menu Utama
File Master Transaksi Laporan
Aplikasi Penggajian
PT. LANGGENG MULTI JAYA
Logo
Gambar IV.10 Rancangan Antar Muka Tampilan Menu Utama
-
63
3. Rancangan Tampilan Profil User
Logo PT. LANGGENG MULTI JAYA
Kode User
Username
Level
xxx99
xxxx
999
Kembali
Gambar IV.11 Rancangan Antar Muka Tampilan Profil User
4. Rancangan Tampilan Ubah Profil
Logo PT. LANGGENG MULTI JAYA
NIS
USERNAME
PASSWORD
PASSWORD BARU
xxxx
xxxxxx
xxx99
xxx99
UBAH KEMBALI
Gambar IV.12 Rancangan Antar Muka Tampilan Ubah Profil
-
64
5. Rancangan Tampilan Data User
Logo PT. LANGGENG MULTI JAYA
Kode User
User Name
NIS
Password
Level
xxx99
xxxx
xxxx
xxxx99
99
Tambah Batal
Simpan Hapus
Gambar IV.13 Rancangan Antar Muka Tampilan Data User
6. Rancangan Tampilan Data Karyawan
L