tugas gabungan

Tugas 1 17 Maret 2011 Keterangan : Semua hadir

BAB I DEFINISI LINGKUP

1.1. Uraian Singkat Sistem informasi merupakan elemen yang penting didalam dunia saat ini. Kurangnya sistem informasi yang memadai dapat membuat pengguna informasi tidak mendapatkan informasi yang dibutuhkan. Selain itu juga dapat menyebabkan masalah yang mungkin berdampak secara tidak langsung terhadap kinerja sistem. Salah satu organisasi yang perlu mendapat perhatian dalam bidang sistem informasi adalah Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) Wushu. UKM Wushu merupakan salah satu jenis UKM yang terdapat di Unika Atma Jaya yang menaungi bidang seni bela diri. UKM ini mempunyai beberapa kegiatan yang dilakukan, seperti latihan rutin setiap hari Selasa dan Jumat, performance show pada suatu event tertentu, promosi pada saat pengenalan fakultas untuk mahasiswa baru, dan lain-lain. Sampai saat ini, di UKM tersebut belum ada suatu sistem yang menyediakan informasi yang mudah diakses mengenai absensi anggota UKM, absensi pelatih, uang kas dan berbagai informasi penting lainnya. Oleh karena itu, menurut kami adalah perlu membuat suatu sistem informasi yang terkomputerisasi yang akan memudahkan baik pihak pengurus UKM, pelatih maupun anggota UKM didalam mendapatkan informasi yang diperlukan. Adanya sistem informasi yang mendukung akan membuat pendataan yang dilakukan menjadi lebih efisien dan efektif. Dengan dibuatnya sistem informasi pada UKM Wushu ini, kami berharap terbentuknya komunikasi yang baik diantara pihak-pihak yang terlibat sehingga dapat memajukan performansi UKM Wushu dalam pelaksanaan kegiatannya.

1.2. Gejala Permasalahan Untuk membuat sistem informasi yang dapat menyelesaikan masalah, maka diperlukan suatu alat untuk mengidentifikasi gejala-gejala yang dapat menyebabkan masalah. Adapun yang dimaksud dengan gejala adalah suatu tanda-tanda yang memungkinkan adanya masalah. Tools yang dipakai untuk mengidentifikasi gejala adalah PIECES (Performance, Information,

1

Tugas Besar TKI 415 - Sistem Informasi

2

Economics, Control, Efficiency and Service). Deskripsi gejala-gejala masalah yang terjadi di UKM Wushu dapat dilihat pada tabel 1.1. dibawah ini.

Tabel 1.1. Penentuan Gejala dengan Metode PIECES Elemen PIECES Gejala Kondisi Saat ini Kondisi yang Diharapkan Identitas anggota didapat langsung setelah data dimasukkan Pencarian dilakukan Proses pencarian secara manual dengan identitas anggota melihat file yang berisi membutuhkan waktu form pendaftaran. yang lama Waktu yang dibutuhkan kurang lebih 5 menit. Pembayaran uang kas 85% dari dari anggota sering melewati batas membayar uang kas waktu yang telah melewati batas waktu ditentukan yang ditentukan Absensi dilakukan Tidak ada informasi secara manual pada saat mengenai jumlah latihan dimulai anggota yang hadir saat Jumlah anggota saat latihan dilakukan latihan dihitung secara manual Dari tahun ke tahun, Adanya penumpukan identitas anggota data identitas anggota semakin menumpuk Pengurus menanyai bisa/tidaknya pelatih Tidak ada informasi melalui SMS mengenai absensi Para anggota sering pelatih pada hari bertanya kepada latihan pengurus ada/tidaknya latihan Anggota harus bertanya Kurangnya informasi kepada bendahara mengenai status bagaimana status pembayaran uang kas pembayaran uang kas nya. Pengeluaran dan Tidak adanya laporan pendapatan uang kas keuangan kas tidak dicatat secara rinci

Performance

Seluruh anggota membayar uang kas tepat waktu Adanya absensi yang terkomputerisasi

Information

Adanya database yang menyediakan identitas anggota Seluruh anggota dapat mengetahui hadir/tidaknya pelatih sebelum jam latihan

Anggota dapat dengan mudah mengakses informasi mengenai uang kas melalui komputer Dibuat perincian penggunaan uang kas

Economics

Fakultas Teknik Jurusan Teknik Industri Universitas Atma Jaya Jakarta Jakarta

Tugas Besar TKI 415 - Sistem Informasi Yang dicatat hanya sisa uang kas saat itu Pendataan uang kas dicatat dalam bentuk buku dimana memungkinkan untuk dimanipulasi anggota lain Sistem pendataan yang serba manual membutuhkan banyak kertas/buku Tergantung mood bendahara

3

Control

Kurangnya keamanan pada sistem pendataan uang kas

Dibuat proteksi terhadap pendataan uang kas

Efficiency

Penggunaan kertas yang terlalu banyak Pemantauan mengenai pembayaran uang kas tidak berjalan baik

Sistem pendataan dilakukan dengan menggunakan komputer Ada aturan yang jelas terhadap batas waktu pembayaran uang kas

1.3. Ruang Lingkup Penelitian Untuk memfokuskan sistem informasi yang kami buat, maka yang akan kami bahas dalam sistem informasi ini antara lain adalah pendataan anggota, absensi anggota, absensi pelatih dan uang kas. Yang dimaksud dengan sistem informasi pendataan anggota adalah menyediakan informasi selengkap-lengkapnya mengenai anggota UKM Wushu yang masih aktif saat ini, dengan demikian dapat disajikan rekapitulasi mengenai fakultas mana yang paling berminat terhadap UKM Wushu. Selain itu juga dapat disajikan rekapitulasi mengenai jumlah anggota dari tahun ke tahun. Sistem informasi mengenai absensi anggota dibuat dengan tujuan agar adanya informasi yang jelas mengenai siapa saja yang bisa mengikuti latihan pada hari tersebut sehingga pelatih maupun anggota tidak datang sia-sia. Begitu juga bagi pelatih absensi berguna untuk mengetahui apakah pada hari tersebut pelatih berhalangan hadir atau tidak sehingga anggota tidak sia-sia menunggu untuk mengikuti latihan. Sistem informasi mengenai uang kas dibuat dengan tujuan untuk mempercepat proses pendataan uang kas, pembuatan rincian mengenai penggunaan uang kas, serta memberikan proteksi terhadap status pembayaran anggota.

Fakultas Teknik Jurusan Teknik Industri Universitas Atma Jaya Jakarta Jakarta

BAB II ANALISIS PERMASALAHAN

2.1. Memahami Bidang Masalah Sistem informasi yang terjadi saat ini pada UKM Wushu masih dilakukan serba manual. Misalnya saja dalam hal absensi anggota, sekretaris harus mencentang satu per satu anggota yang hadir mengikuti latihan di hari tersebut. Dengan sistem saat ini, proses pendataan yang ada kurang efektif karena memerlukan banyak waktu dan juga cukup membuang biaya didalam melakukan pendataannya. Hal ini akan berdampak pada repotnya pengurus UKM dalam melakukan pendataan. Selain itu komunikasi antara pihak yang terlibat (pelatih, anggota dan pengurus) belum berjalan efektif. Informasi yang dibutuhkan tidak tersedia pada waktu yang tepat. Untuk itu kami bermaksud membuat suatu sistem informasi yang terkomputerisasi sehingga baik anggota, pengurus dan pelatih dapat mengakses sistem informasi itu kapanpun dimana pun mereka mau. Dengan itu juga waktu yang dibutuhkan dalam pendataan dapat diminimumkan.

2.2. Menganalisis Masalah dan Kesempatan Langkah pertama yang dilakukan dalam analisis ini adalah menggali kebutuhan informasi untuk kondisi saat ini yang dapat dilihat pada tabel 2.1. dibawah ini.

Tabel 2.1. Kebutuhan Informasi No 1 Jenis Informasi Identitas anggota Status kehadiran anggota Status kehadiran pelatih Yang Butuh Pengurus Yang Memberi Sekretaris Waktu Penyampaian Saat pendaftaran Sebelum latihan Performansi Sistem Sekarang Anggota mengisi form pendaftaran secara manual Status kehadiran dilakukan dari mulut ke mulut Pengurus menanyakan hadir/tidaknya pelatih melalui Akibat yang Ditimbulkan Menumpuknya kertas form pendaftaran Tidak adanya latihan karena kekurangan anggota Membuang pulsa pengurus

2

Pelatih

Pengurus

3

Anggota

Pengurus

Sebelum Latihan

4

Tugas Besar TKI 415 - Sistem Informasi 4 Absensi anggota Status pembayaran uang kas Pengurus Sekretaris SMS Pada saat Dilakukan secara latihan manual oleh sekretaris Setiap awal Dilakukan secara bulan manual dengan menulis di buku dan penagihan tidak rutin dilakukan Setiap awal Tidak dibuat bulan rincian mengenai pengeluaran dari uang kas

5 Jalannya latihan agak terganggu Banyak yang belum membayar uang kas

5

Pengurus

Bendahara

6

Rincian pengeluaran uang kas

Pengurus

Bendahara

Uang kas sering habis tak terduga

Langkah selanjutnya adalah dengan mendokumentasikan analisis sebab akibat yang dapat dilihat pada tabel 2.2. berikut ini.

Tabel 2.2. Matriks Masalah dan Tujuan Masalah Tidak tersedianya rekapitulasi mengenai identitas anggota Sebab Belum adanya sistem informasi yang memadai Tujuan Kondisi yang Diharapkan Menghasilkan Kebenaran Data identitas statistik informasi anggota dapat keanggotan identitas diolah sehingga yang menghasilkan informatif sesuai yang informatif Identitas Jumlah Identitas masing-masing kertas anggota yang anggota dapat yang banyak tidak diketahui digunakan mempersulit apabila penyimpanan dibutuhkan Memberikan Jumlah Bisa/tidaknya kepastian anggota anggota ada/tidaknya yang mengikuti latihan di hari datang latihan dapat itu diketahui sebelum jam latihan Memberikan Waktu Bisa/tidaknya kepastian update pelatih Kriteria Usulan Perbaikan Membuat database seluruh anggota

Menumpuknya Pendataan bersifat form pendaftaran manual

Ketersediaan informasi kehadiran anggota tidak tepat waktu

Belum ada sarana untuk menangkap informasi dengan cepat

Membuat sistem yang terkomputeri sasi mengenai data anggota Anggota mengupdate informasi kehadiran mereka ke dalam sistem pelatih mengupdate

Ketersediaan informasi

Belum ada sarana untuk menangkap

Fakultas Teknik Jurusan Teknik Industri Universitas Atma Jaya Jakarta Jakarta

Tugas Besar TKI 415 - Sistem Informasi kehadiran pelatih informasi tidak tepat waktu cepat dengan ada/tidaknya latihan di hari itu memberikan latihan dapat diketahui sebelum jam latihan Absensi tidak memakan waktu yang lama

6 informasi kehadirannya ke dalam sistem Membu