tugas sistem informasi manajemen - …labkomsb.staff.ipb.ac.id/files/2017/02/paiman-s-.pdf · tugas...
TRANSCRIPT
TUGASSISTEM INFORMASI MANAJEMEN
PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI : INSOURCING VS OUTSOURCING PADA PERUSAHAAN FARMASI
STUDI KASUS PT. KIMIA FARMA (PERSERO) TBK.!
Oleh :
Pamian Siregar K15161137
DosenDr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc., (CS)
PROGRA PASCA SARJANA MANAJEMEN DAN BISNISINSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR2016
!!! ! ! ! ! ! ! SISTEM INFORMASI MANAJEMEN!
! "
DAFTAR ISI
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
1.2 Perumusan Masalah
!BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Definisi Sistem Informasi
2.2. Sistem Development Life Cycle (SDLC)
2.3. Pengembangan Sistem Informasi
2.3.1. Outsourcing
2.3.2. In-souring
2.3.3. Co-sourcing
! !BAB III PEMBAHASAN
3.1. Penerapan Outsourcing, Cosourcing Insourcing pada perusahaan
3.2. Penerapan Outsourcing di bidang teknologi informasi
3.3. Penerapan Insourcing di bidang teknologi informasi
3.4. Penerapan Cosourcing di bidang teknologi informasi
3.5. Pemilihan pendekatan yang di gunakan pada perusahaan
3.6. Studi Kasus : PT. Kimia Farma (Persero) Tbk.
2.3.1. Profile Perusahaan Kimia Farma
2.3.2. Implementasi Sistim ERP SAP
2.3.3. Kualitas dan Maintenance Software
BAB IV PENUTUP
#$%. Kesimpulan
Daftar Pustaka
!!! ! ! ! ! ! ! SISTEM INFORMASI MANAJEMEN!
! &
BAB IPENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Kemajuan dan perkembangan system informasi teknologi pada perusahaan
membantu perusahaan dalam melakukan praktek pemasaran dan bisnis. Sistem informasi
adalah suatu sistem yang menyediakan informasi untuk manajemen dalam mengambil
keputusan dan juga untuk menjalankan operasional perusahaan, dimana sistem tersebut
merupakan kombinasi dari orang-orang, teknologi informasi dan prosedur-prosedur yang
tergorganisasi. Dalam era persaingan global dan kompetisi yang semakin ketat saat ini,
setiap perusahaan harus mampu melakukan terobosan-terobosan dan inovasi baru serta
menggunakan seluruh sarana dan teknologi yang tersedia untuk dapat tetap hidup dan
mempertahankan pelanggan yang dimiliki. Sistem informasi merupakan sarana dan tools
yang sering dipilih oleh banyak perusahaan di dunia untuk membantu dalam
mempertahankan pelanggan yang dimiliki dan sebagai alat untuk bersaing.
Sistem informasi dapat membantu perusahaan dalam mengembangkan strategi
bisnis, proses bisnis, serta mendukung proses pengambilam keputusan yang efektif
sehingga dapat membantu perusahaan dalam mencapai tujuan. Bila informasi yang
dibutuhkan kurang memadai, dalam kurun waktu tertentu organisasi/perusahaan tersebut
akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya yang dimiliki, sehingga
dalam hal pengambilan keputusan-keputusan yang strategis akan sangat terganggu, yang
pada akhirnya akan kalah dalam persaingan dengan perusahaan lain dalam bisnis yang
sama.
!
Dalam mengoptimalkan pengembangan dan implementasi teknologi sistem
informasi, setiap perusahaan dapat melakukan melalui 3 (tiga) metode, yaitu insourcing,
cosourcing, dan outsourcing. Namun keterbatasan sumberdaya yang dimiliki oleh
perusahaan atau organisasi untuk membangun dan mengelola sistem informasi dengan
baik menyebabkan maraknya penggunaan jasa outsourcing atau pihak ketiga (vendor)
untuk membangun dan mengelola sistem informasi dalam perusahaan. Perusahaan yang
melakukan outsourcing mempunyai beberapa alasan diantarannya untuk
penyederhanaan terhadap beban pekerjaan sehingga dapat fokus melakukan aktivitas
!!! ! ! ! ! ! ! SISTEM INFORMASI MANAJEMEN!
! #
utama dari bisnisnya, meningkatkan sumber daya dibagian operasional yang dapat
meningkatkan produksi dan output serta memberikan dukungan tambahan kepada
manajemen organisasi untuk meningkatkan efektivitas biaya melalui efisien secara
keseluruhan.
Setiap perusahaan harus peka dan berhati-hati dalam menentukan pilihan dari
metode tersebut untuk meningkatkan implementasi dari sistem informasi yang telah
dibangun. Karena masing-masing metode memiliki kelebihan dan kekurangan, sehingga
perusahaan harus memutuskan pilihan yang sesuai dengan kebutuhan bisnisnya.
Kesalahan dalam menentukan pilihan akan memberikan dampak yang buruk bagi
kehidupan bisnis perusahaan.!
Paper ini akan mengulas bagaimana pengembangan sistem informasi berbasis
insourcing, cosourcing, maupun outsourcing beserta kelebihan dan kelemahan masing-
masing. Akan dibahas juga secara singkat bagi mana peranan dan strategi pengembangan
sistem informasi melalui pendekatan ketiga model di atas pada perusahaan PT. Kimia
Farna (Persero) Tbk. Penulis merupakan bagian karyawan dari PT. Kimia Farma (Persero)
Tbk. yang berinteraksi langsung dalam berbagai pengembangan sistem improvement
khususnya bertanggung jawab dalam implementasi sistem ERP SAP di Kimia Farma.
1.2. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas maka rumusan masalah dari makalah ini ialah :!
1. Menjelaskan pengertian dan penerapan insourcing dan outsourcing?!
2. Menjelaskan keunggulan dan kelemahan insourcing cosourcing dan outsourcing
dalam pengembangan dan implementasi sistem informasi?!
3. Menganalisis penerapan insourcing, cosourcing dan outsourcing pada fungsi-fungsi
manajemen PT. Kimia Farma (Persero) Tbk.?!
!
!
!
!!! ! ! ! ! ! ! SISTEM INFORMASI MANAJEMEN!
! ’
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Sistem Informasi
Perusahaan yang telah memutuskan untuk mengembangkan usaha di dunia
Sistem informasi memainkan peranan yang sangat penting dalam bisnis. Teknologi
informasi dapat membantu segala jenis bisnis meningkatkan efisiensi dan efektivitas
proses bisnis, pengambilan keputusan manajerial dan kerja sama kelompok kerja, hingga
dapat memperkuat posisi kompetitif bisnis dalam pasar yang cepat sekali berubah. Hal
ini berlaku ketika teknologi informasi digunakan untuk mendukung tim pengembangan
produk, proses dukungan untuk pelanggan, transaksi e-commerce, atau dalam aktivitas
bisnis lainnya. Teknologi dan sistem informasi berbasis internet dalam waktu singkat
menjadi bahan yang dibutuhkan untuk keberhasilan bisnis di lingkungan global yang
dinamis saat ini kata O’Brien.
Sistem informasi dapat merupakan kombinasi teratur apapun dari orang-orang,
hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan,
mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Orang bergantung pada
sistem informasi untuk berkomunikasi antara satu sama lain dengan menggunakan
berbagai jenis alat fisik (hardware), perintah dan prosedur pemrosesan informasi
(software), saluran komunikasi (jaringan), dan data yang disimpan (sumber daya data)
sejak permulaan peradaban.
Peran utama aplikasi sistem informasi dalam bisnis adalah untuk memberikan
dukungan yang efektif atas strategi perusahaan agar dapat memperoleh keunggulan
kompetitif. Peran strategis SI ini melibatkan penggunaan TI untuk mengembangkan
berbagai produk, layanan, dan kemampuan yang memberikan perusahaan keunggulan
besar atas tekanan kompetitif dalam pasar global. Hal ini menciptakan sistem informasi
strategis, SI yang mendukung atau membentuk posisi kompetitif dan strategi dari
perusahaan bisnis. SI strategis dapat berupa SI apapun (TPS, SIM, DSS, dan lain-lain)
yang menggunakan TI untuk membantu organisasi memperoleh keunggulan kompetitif,
mengurangi kelemahan kompetitif, atau untuk memenuhi tujuan strategis perusahaan
lainnya. Perusahaan dapat bertahan hidup dan berhasil dalam jangka panjang hanya jika
!!! ! ! ! ! ! ! SISTEM INFORMASI MANAJEMEN!
! (
perusahaan tersebut berhasil mengembangkan strategi untuk menghadapi lima tekanan
kompetitif yang membentuk struktur persaingan dalam industrinya. Dalam model klasik
Michael Porter mengenai strategi kompetitif, bisnis apapun yang ingin bertahan hidup dan
berhasil harus mengembangkan dan mengimplementasikan berbagai strategi untuk secara
efektif mengatasi :
1. Persaingan dari para pesaing dalam industrinya
2. Ancaman pemain baru dalam industri dan pasarnya
3. Ancaman yang dihadapi karena adanya produk pengganti yang dapat mengambil
pangsa pasar
4. Daya tawar pelanggan
5. Daya tawar pemasok
Dalam hal tersebut system informasi berperan sangat penting, Dilihat dari sisi
perspektif managerial fungsi dari system informasi adalah :
1. Minimize Risks, terutama yang berkaitan dengan faktor-faktor keuangan. Umumnya
resiko berasal dari adanya ketidakpastian dalam berbagai hal dan aspek-aspek
eksternal lain yang berada di luar control perusahaan. Contohnya adalah kurs mata
uang yang berfluktuasi, perilaku konsumen yang dinamis, jumlah permintaan produk
yang tak menentu dan lain sebagainya. Kehadiran teknologi informasi selain harus
mampu membantu perusahaan untuk mengurangi resiko bisnis yang ada, perlu pula
menjadi sarana untuk membantu manajemen dalam mengelola resiko (managing risk)
yang dihadapi sehari hari.
2. Reduce Cost, tawaran lain yang ditawarkan oleh teknologi informasi adalah
perbaikan, efisiensi dan optimalisasi proses-proses bisnis di perusahaan. Peranan
teknologi informasi sebagai katalisator dalam berbagai usaha mengurangi biaya-biaya
operasional perusahaan pada akhirnya akan berpengaruh pada profitabilitas
perusahaan. Ada empat cara yang ditawarkan oleh teknologi informasi untuk
mengurangi biaya-biaya yang kerap dikeluarkan untuk kegiatan operasional sehari-
hari melalui Eliminasi atau Simplifikasi Proses, Integrasi dan Otomatisasi Proses.
3. Add Value, Tujuan akhir dari dari penciptaan value bukan sekedar untuk memuaskan
pelanggan saja (customer satisfaction), tetapi lebih jauh untuk menciptakan loyalitas
(customer loyalty) sehingga pelanggan tersebut bersedia untuk selalu menjadi
konsumen perusahaan untuk jangka waktu yang panjang (customer bonding)
!!! ! ! ! ! ! ! SISTEM INFORMASI MANAJEMEN!
! )
4. Create New Realities, Perkembangan teknologi informasi yang terakhir ditandai
dengan pesatnya teknologi internet, telah mampu menciptakan suatu arena bersaing
baru bagi perusahaan, yaitu di dunia maya. Berbagai konsep e-business semacam e-
commerce, e-procurement, e-customers, e-loyalty, dan lain-lain pada dasarnya
merupakan suatu cara memandang baru di dalam menanggapi mekanisme bisnis di
era globalisasi informasi. (2)
2.2. Sistem Development Life Cycle (SDLC)
SDLC (Systems Development Life Cycle, Siklus Hidup Pengembangan Sistem)
atau Systems Life Cycle (Siklus Hidup Sistem), dalam rekayasa sistem dan rekayasa
perangkat lunak, adalah proses pembuatan dan pengubahan sistem serta model dan
metodologi yang digunakan untuk mengembangkan sistem-sistem tersebut. Konsep ini
umumnya merujuk pada sistem komputer atau informasi. SDLC juga merupakan pola
yang diambil untuk mengembangkan sistem perangkat lunak, yang terdiri dari tahap-
tahap: rencana(planning),analisis (analysis), desain (design), implementasi
(implementation), uji coba (testing) dan pengelolaan (maintenance).(5) Dalam rekayasa
perangkat lunak angsyat Ä, konsep SDLC mendasari berbagai jenis metodologi
pengembangan perangkat lunak. Metodologi-metodologi ini membentuk suatu kerangka
kerja untuk perencanaan dan pengendalian pembuatan sistem informasi, yaitu proses
pengembangan perangkat lunak. Terdapat 3 jenis metode siklus hidup sistem yang paling
banyak digunakan, yakni: siklus hidup sistem tradisional (traditional system life cycle),
siklus hidup menggunakan prototyping (life cycle using prototyping), dan siklus hidup
sistem orientasi objek (object-oriented system life cycle).(6)
Adapun kegunaan utama dari SDLC adalah mengakomodasi beberapa kebutuhan.
Kebutuhan-kebutuhan itu biasanya berasal dari kebutuhan pengguna akhir dan juga
pengadaan perbaikan sejumlah masalah yang terkait dengan pengembangan perangkat
lunak. Kesemua itu dirangkum pada proses SDLC yang dapat berupa penambahan fitur
baru baik itu secara modular maupun dengan proses instalasi baru. Dari proses SDLC juga
berapa lama umur sebuah perangkat lunak dapat diperkirakan untuk dipergunakan yang
dapat diukur atau disesuaikan dengan kebijakan dukungan dari pengembang perangkat
lunak terkait$*)+$!Dengan siklus SDLC, proses membangun sistem dibagi menjadi
!!! ! ! ! ! ! ! SISTEM INFORMASI MANAJEMEN!
! ,
beberapa langkah dan pada sistem yang besar, masing-masing langkah dikerjakan oleh
tim yang berbeda.!
Dalam sebuah siklus SDLC, terdapat enam langkah. Jumlah langkah SDLC pada
referensi lain mungkin berbeda, namun secara umum adalah sama. Langkah tersebut
adalah
1. Analisis sistem, yaitu membuat analisis aliran kerja manajemen yang sedang berjalan
2. Spesifikasi kebutuhan sistem, yaitu melakukan perincian mengenai apa saja yang
dibutuhkan dalam pengembangan sistem dan membuat perencanaan yang berkaitan
dengan proyek sistem
3. Perancangan sistem, yaitu membuat desain aliran kerja manajemen dan desain
pemrograman yang diperlukan untuk pengembangan sistem informasi
4. Pengembangan sistem, yaitu tahap pengembangan sistem informasi dengan menulis
program yang diperlukan
5. Pengujian sistem, yaitu melakukan pengujian terhadap sistem yang telah dibuat
6. Implementasi dan pemeliharaan sistem, yaitu menerapkan dan memelihara sistem yang
telah dibuat
Siklus SDLC dijalankan secara berurutan, mulai dari langkah pertama hingga
langkah keenam. Setiap langkah yang telah selesai harus dikaji ulang, kadang-kadang
bersama expert user, terutama dalam langkah spesifikasi kebutuhan dan perancangan
sistem untuk memastikan bahwa langkah telah dikerjakan dengan benar dan sesuai
harapan. Jika tidak maka langkah tersebut perlu diulangi lagi atau kembali ke langkah
sebelumnya. Kaji ulang yang dimaksud adalah pengujian yang sifatnya quality control,
sedangkan pengujian di langkah kelima bersifat quality assurance. Quality control
dilakukan oleh personal internal tim untuk membangun kualitas, sedangkan quality
assurance dilakukan oleh orang di luar tim untuk menguji kualitas sistem. Semua langkah
dalam siklus harus terdokumentasi. Dokumentasi yang baik akan mempermudah
pemeliharaan dan peningkatan fungsi sistem (8)
2.3. Pengembangan Sistem Informasi
Pengembangan sistem (system development) merupakan aktivitas menyusun suatu
sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau
!!! ! ! ! ! ! ! SISTEM INFORMASI MANAJEMEN!
! -
! ! !
memperbaiki sistem yang sudah ada. Pengembangan sistem menurut Rustono (2003)
dilakukan dengan merencanakan dan mengembangkan arsitektur sistem informasi
organisasi yang terdiri atas komponen-komponen software , hardware , brainware , proses
dan prosedur, infrastruktur, dan standar. Pengembangan sistem informasi menurut Loudon
(dalam Husein dan Wibowo, 2000:89) didorong oleh faktor eksternal dan faktor internal.
Faktor eksternal adalah faktor lingkungan organisasi yang mempengaruhi adopsi dan
desain sistem. Beberapa faktor lingkungan eksternal adalah peningkatan biaya tenaga
kerja atau sumber daya lain, persaingan dari perusahaan lain dan perubahan regulasi
pemerintah (UU). Sedangkan faktor internal adalah faktor institusional organisasi yang
mempengaruhi proses adopsi dan desain sistem informasi. Faktor ini mencakup value
(tata nilai), norma, dan hal-hal penting yang dapat membentuk strategi penting dalam
organisasi.
2.3.1. Pengertian Outsourcing
Definisi Outsourcing
Beberapa defenisi outsourching yang telah dikembangkan oleh para ahli,
diantaranya:
1. Outsourcing adalah kontrak dengan pihak lain (di luar perusahaan) terhadap fungsi,
tugas atau layanan organisasi dalam rangka mengurangi beban proses, memperoleh
keahlian teknis maupun penghematan biaya (Eugene Garaventa, Thomas Tellefsen,
2001);
2. Outsourcing adalah pemindahan tanggung jawab manajemen kepada pihak ketiga
secara berkesinambungan di dalam menyediakan layanan yang diatur oleh perjanjian.
3. Outsourcing adalah aktivitas dimana supplier (pihak pemasok/vendor) menyediakan
barang dan/atau layanan kepada buyer (pihak perusahaan) berdasarkan perjanjian
yang telah disepakati (Elfing & Baven, 1994; Domberger, 1998).
4. Outsourcing adalah tindakan memindahkan beberapa aktivitas rutin internal
perusahaan, termasuk dalam hal pengambilan keputusan kepada pihak lain yang
diatur oleh kontrak perjanjian (Maurice F. Greaver II,1999);
Suatu organisasi melakukan IT outsourcing dalam rangka mengembangkan sistem
informasi untuk menghasilkan sistem informasi yang lebih baik, memanfaatkan IT untuk
mencapai hasil bisnis yang lebih baik, dan mengeksploitasi aset IT secara eksternal.
!!! ! ! ! ! ! ! SISTEM INFORMASI MANAJEMEN!
! %.
! ! !
Contoh layanan teknologi informasi yang paling sering di outsourcing-kan yaitu network,
desktop , aplikasi serta web hosting.
Terdapat berbagai definisi outsourcing yang berkaitan dengan Teknologi
Informasi (TI). Dibawah ini adalah berbagai definisi outsourcing yang berkaitan dengan
TI yang dikutip oleh Diah (2008) dari berbagai sumber :
1. IT outsourcing adalah mensubkontrakkan sebuah fungsi IT dari suatu perusahaan
pada vendor eksternal
2. IT outsourcing didefinisikan sebagai “kontrak jangka panjang dimana satu atau lebih
service provider ditugaskan untuk bertanggung jawab mengatur satu atau lebih
operasi dan infrastruktur IS klien”
3. “Offshore outsourcing” adalah pekerjaan outsourcing pada vendor yang berlokasi di
benua yang berbeda dengan klien
4. IT outsourcing berkembang menjadi IS outsourcing. Definisi IS outsourcing adalah
“pemberian tanggung jawab kepada pihak ketiga berhubungan dengan seluruh atau
beberapa komponen spesifik (fisik maupun sumber daya manusia) dalam IT
infrastruktur organisasi”
5. Konsep BPO merupakan perkembangan dari IS outsourcing. Perbedaan antara BPO
dan IS outsourcing adalah pada kasus BPO, provider melakukan kontrol pada
keseluruhan baik proses bisnis, sumber daya manusia, dan teknologi
6. Business process outsourcing (BPO) didefinisikan sebagai perluasan IT outsourcing,
dimana dalam BPO pihak ketiga bertanggung jawab dalam melaksanakan beberapa
proses bisnis (misal: call center)
7. Offshore software development dalam dunia IT sering dideskripsikan sebagai
outsourcing pembuatan software dan layanan teknis kepada kontraktor atau fasilitas
yang dimiliki sendiri yang berlokasi di negara dengan standar gaji lebih rendah
Klasifikasi Outsourcing
Menurut Indrajit (2000), berdasarkan jenisnya, outsourcing teknologi informasi
dapat dibedakan menjadi 4 jenis yaitu :
1. Total Outsourcing, yaitu perusahaan cenderung menyerahkan hampir semua fungsi
teknologi informasinya seperti perangkat keras, perangkat lunak, dan brainware
kepada pihak lain. Di Indonesia, perusahaan-perusahaan yang bergerak di bidang
!!! ! ! ! ! ! ! SISTEM INFORMASI MANAJEMEN!
! %%
! !
industri manufaktur, pertambangan, konfeksi, dan kimia merupakan beberapa contoh
institusi bisnis yang telah menerapkan strategi tersebut
2. Total insourcing, yaitu penyewaan atau peminjaman sumber daya manusia yang
dimiliki pihak lain untuk dipekerjakan pada perusahaan terkait dalam jangka waktu
tertentu. Banyak sekali perusahaan besar di Indonesia yang melakukan relasi bisnis
sejenis ini terutama dengan menjalin kerjasama dengan perusahaan konsultan
multinasional yang memiliki reputasi andal di bidang teknologi informasi.
3. Selective sourcing, yaitu perusahaan melakukan pemilahan terhadap fungsi-fungsi
dan entitas bisnis yang terkait dengan teknologi informasi di perusahaannya dan
memutuskan untuk menyerahkan sebagian saja kepada pihak lain sementara sisanya
masih akan dikelola oleh perusahaan.
4. De facto insourcing, yaitu penyerahan pengelolaan teknologi informasi kepada
perusahaan lain lebih dikare nakan adanya latar belakang sejarah, dibandingkan
dengan hasil evaluasi objektif.
Manfaat Oursourcing
Penerapan outsourcing layanan teknologi informasi memiliki tujuan/ manfaat bagi
perusahaan. Menurut Chen dan Perry (2003), tujuan/ manfaat outsourcing layanan
teknologi informasi yaitu :
1. Penghematan Biaya. Penghematan biaya merupakan salah satu tujuan di dalam
melakukan outsourcing layanan TI. Melalui skala ekonomi memungkinkan vendor
untuk menyediakan layanan dengan tingkat biaya yang lebih rendah dibandingkan
bilamana ditangani se ndiri oleh perusahaan. Misalnya dengan penggunaan
infrastruktur TI serta pemberdayaan SDM yang dimiliki oleh vendor secara bersama-
sama oleh beberapa organisasi klien (perusahaan) dapat menekan biaya infrastruktur
menjadi lebih murah dibanding perusahaan membangun infrastruktur TI sendiri dan
menanganinya sendiri. Penghematan biaya dapat menjadi menjadi hal yang sangat
signifikan ketika perusahaan dapat mengakuisisi suatu bidang spesialisasi yang dapat
digunakan untuk mencapai tujuan perusahaan.
2. Memenuhi kebutuhan SDM TI yang terampil. Perusahaan-perusahaan terkadang
dihadapkan kepada permasalahan di dalam melaksanakan proyek-proyek besar
teknologi informasi yaitu kekurangan akan personil TI yang terampil. Melalui
outsourcing diharapkan dapat menyelesaikan masalah yang dihadapi, dikarenakan
vendor memiliki tenaga kerja TI khusus untuk layanan yang mereka berikan,
!!! ! ! ! ! ! ! SISTEM INFORMASI MANAJEMEN!
! %"
!
!
sehingga mereka diharapkan mampu memenuhi kebutuhan tenaga TI yang terampil
bagi perusahaan.
3. Mendapatkan teknologi yang terkini. Melalui outsourcing teknologi informasi,
perusahaan dapat mengakses teknologi terkini beserta SDM yang profesional.
Perusahaan biasanya mulai mempertimbangkan kebijakan outsourcing disaat
merencanakanupgrade layanan teknologi informasi (TI) agar mendapatkan layanan
TI yang terbaik. Dengan selalu menggunakan teknologi terkini yang disediakan oleh
pihak vendor, diharapkan dapat membantu perusahaanmencapai tujuan mereka.
4. Fleksibilitas dalam hal teknologi dan modul-modul (fitur-fitur). Melalui
outsourcing TI, perusahaan diberikan berbagai pilihan teknologi beserta modul-
modul (fitur-fitur) yang akan digunakan. Salah satu kelemahan terbesar bilamana
perusahaan membangun infrasruktur dan aplikasi sendiri adalah kekakuan terhadap
teknologi yang digunakan. Selain itu pembiayaan investasi awal yang sangat besar
untuk layanan TI yang terkadang memaksa perusahaan untuk terus menggunakan
teknologi yang telah usang dikarenakan alasan keterbatasan keuangan bilamana akan
melakukan upgrade teknologi. Mengingat sifat teknologi yang cepat berubah, maka
penerapan outsourcing memungkinkan manajemen risiko yang lebih baik. Risiko
teknologi dialihkan ke pihak vendor dikarenakan mereka bertanggung jawab penuh
di dalam upgrade teknologi.
5. Waktu pembangunan dan penyebaran layanan TI yang lebih cepat. Waktu
pembangunan dan penyebaran layanan TI yang cepat merupakan salah satu
keuntungan yang diharapkan di dalam menerapkan kebijakan outsourcing layanan
TI. Bilamana perusahaan ingin membangun layanan TI sendiri, misalnya dengan
melakukan in-house , maka perusahaan akan dihadapkan kepada persoalan-persoalan
seperti kebutuhan akan personil IT, pengintegrasian sistem lama dan sistem baru,
pembangunan infrastruktur TI, dan pengambilan keputusan di dalam pengadaan
berbagai perangkat dan komponen yang diperlukan. Hal ini dapat menjadi sesuatu
yang berisiko sangat tinggi. Namun, bila hal tersebut dilakukan dengan outsourcing ,
maka vendor dapat memberikan paket-paket solusi berupa personil TI, infrastruktur
yang memadai, layanan yang terintegrasi, serta dukungan lainnya. Bilamana vendor
telah berpengalaman dalam suatu jenis layanan tertentu, maka dapat dikatakan bahwa
layanan/ sistem tersebut telah teruji/terbukti sehingga permasalahan yang potensial
dapat diantisipasi. Waktu pembangunan aplikasi dan penyebaran layanan aplikasi
tersebut dapat berkurang setengah dari waktu yang diperlukan dibandingkan
!!! ! ! ! ! ! ! SISTEM INFORMASI MANAJEMEN!
! %&
!
bilamana melakukan in-house . Waktu pengerjaan pembangunan dan penyebaran
sangatlah penting ketika perusahaan akan menerapkan sistem/layanan TI yang baru.
Misalnya, pembaruan terhadap beberapa sistem dan infrastruktur TI yang harus
segera dilakukan untuk menjamin keamanan sistem informasi.
6. Meningkatkan cash flow management. Outsourcing dapat membantu
perusahaan mengelola arus kas (cash flow management), dimana perusahaan dapat
mengatur pembiayaan berdasarkan layanan yang diberikan, dan perusahaan tidak
perlu melakukan investasi awal secara besar-besaran.
Benefit Outsourcing
Outsourcing menjadi popular karena dapat mengefektifkan biaya operasi dari
perusahaan dibanding membangun sebuah pusat teknologi informasi, pusat operasi
komputer dan menerima staf khusus. Outsourcing membantu sebuah perusahaan untuk
memaksimalkan sekaligus mengefisienkan pelaksanaan sistem informasi yang
dibutuhkan.
Adapun beberapa keuntungan dari implementasi outsourcing adalah:
1. Kemampuan penggunaan teknologi yang tepat dan spesifik
Kontraktor penyedia outsourcing tentu memiliki teknologi dan kemampuan spesifik
yang dapat mendukung operasi dari sistem teknologi informasi yang perusahaan
inginkan dibanding jika perusahaan harus membangun sendiri sistem tersebut.
Kontraktor juga memiliki tenaga ahli yang dapat menjalankan dan membuat
teknologi tersebut berjalan dengan efisien dan maksimal. Dengan menggunakan jasa
dari kontraktor, perusahaan tidak perlu memikirkan perkembangan teknologi
informasi detik per detik dan membangun sebuah tim atau departemen untuk
mengatasi semua problem yang berhubungan dengan hal tersebut.
2. Efisiensi waktu dan biaya Implementasi outsourcing akan membawa
peruahaan untuk lebih memfokuskan sumber-sumber dayanya untuk
mengembangkan atau bertahan dalam kompetisi di lingkungan bisnisnya, perusahaan
tidak perlu memikirkan problem-problem yang timbul diluar lingkar utama
bisnisnya, mereka dapat menggunakan kontraktor teknologi informasi untuk
mengatasi problem-problem di sekitar teknologi informasi yang merupakan problem-
problem diluar lingkar bisnis utama mereka untuk tetap mendukung aktifitas di bisnis
utama mereka
!!! ! ! ! ! ! ! SISTEM INFORMASI MANAJEMEN!
! %#
!
3. Kualitas pelayaan dan kemampuan yang maksimal dari tenaga ahli. Kontraktor
teknologi informasi adalah ahli di dalam menjalankan sistem teknologi informasi.
Mereka dapat menyediakan pelayanan yang professional, efektif dan efisien. Tenaga
ahli dilingkungan perusahaan sendiri atau tenaga professional information sistem
internal akan dibebaskan dari pengurusan operasi setiap hari dan dapat lebih
difokuskan untuk perencanaan dan pengembangan sistem teknologi informasi yang
akan mendukung bagi aktifitas utama dari perusahaan
4. Fleksibel
Kemampuan dan pengalaman teknologi informasi dari kontraktor yang sudah biasa
menangani permasalahan di bidang teknologi informasi akan membantu perusahaan
untuk dapat selalu meng-up to date teknologinya tanpa mengeluarkan biaya yang
besar. penggunaan teknologi informasi bagi penunjang aktifitas perusahaan dapat
berjalan se-fleksibel mungkin, karena kontraktor dapat dengan cepat mengantisipasi
perkembangan teknologi informasi. (Lubis, 2004)
Bahkan hal ini diperkuat oleh alasan O’Brien (2009), terdapat beberapa kelebihan
dari outsourcing di bidang TI :
1. Mengurangi dan mengendalikan biaya operasional. Pemilihan outsourcing memang
membutuhkan biaya yang mahal pada awal kontraknya, tetapi pertimbangan resiko
yang akan ditanggung oleh perusahaan lebih kecil dibandingkan dengan membangun
sendiri dengan kemampuan kurang akan mengakibatkan permasalahan di kemudian
hari dan berdampak pada segi pembiayaan perusahaan.
2. Meningkatkan fokus perusahaan pada kegiatan utama usahanya tanpa dibebani
permasalahan pengembangan sistem informasi.
3. Mendapatkan akses terhadap sistem informasi premium atau kelas dunia bagi
penerapan sistem informasi di perusahaannya.
Sumber daya manusia dalam perusahaan dapat lebih fokus melakukan pekerjaan pada
kegiatan utama perusahaan tanpa dibebani kegiatan pengembangan sistem informasi.
Tentu saja hal ini diharapkan akan meningkatkan produktifitas perusahaan.
5. Memberi jalan keluar terhadap permasalahan ketidaktersediaan sumber daya dari
perusahaan yang ahli dalam pengembangan sistem informasi, sehingga dapat
mengurangi resiko salah penerapan sistem informasi.
6. Menunjang akselerasi tujuan perusahaan untuk mempercepat mendapatkan
keuntungan/ benefit dengan penerapan sistem informasi yang sesuai.
!!! ! ! ! ! ! ! SISTEM INFORMASI MANAJEMEN!
! %’
!
7. Menghindarkan dari kendali internal mengenai tidak berfungsinya sistem informasi
karena penerapan sistem informasi yang salah atau gagal.
8. Peningkatan benefit perusahaan akan menyebabkan perusahaan dapat meningkatkan
pertumbuhan modal usaha.
9. Berbagi resiko terhadap implementasi sistem informasi antara perusahaan dan
vendor. Kesalahan implementasi tidak ditanggung penuh oleh perusahaan saja, oleh
karena itu dibutuhkan kerjasama yang baik dalam proses perencanaan sistem
informasi antara perusahaan dan vendor.
Perusahaan dapat mengontrol pemasukan dan pengeluaran kas dengan bantuan sistem
informasi yang tepat.
Kelemahan Outsourcing TI
Dengan banyaknya keuntungan dari penerapan outsourcing di bidang TI, namun
bukan berarti outsouring TI tidak mepunyai kekurangan atau kelemahan. Berikut ini
dijelaskan mengenai kekurangan dari outsourcing dibidang TI.
1. Pelanggaran kontrak kerja oleh vendor lebih banyak akan mengakibatkan kerugian
bagi perusahaan. Misalnya hasil aplikasi tidak sesuai dengan harapan perusahaan
menimbulkan kerugian biaya dan waktu.
2. Perusahaan akan kehilangan kontrol terhadap aplikasi sistem informasi yang
dibangun oleh vendor apabila terjadi ganguan pada sistem informasi yang sangat
penting bagi perusahaan. Penanganan gangguan yang hanya dapat diperbaiki oleh
vendor mengakibatkan ketergantungan bagi perusahaan.
3. Perusahaan lain dapat meniru sistem informasi yang dikembangkan oleh vendor yang
sama.
2.3.2. Insourcing
Definisi Insourcing
In-sourcing merupakan metode pengembangan sistem informasi yang hanya
melibatkan sumber daya di dalam suatu organisasi atau suatu perusahaan. Sistem
informasi mengenai operasi sistem pada pihak manajemen untuk memberikan pengarahan
dan pemeliharaan sistem dalam hal ini pengendalian ketika sistem bertukar input dan
output dengan lingkungannya.
!!! ! ! ! ! ! ! SISTEM INFORMASI MANAJEMEN!
! %(
!
Benefit Insourcing
Kelebihan dalam menerapkan metode insourcing diantaranya :
1. Umumnya sistem informasi yang dikembangkan sesuai dengan kebutuhan
perusahaan karena karyawan yang ditugaskan mengerti kebutuhan sistem dalam
perusahaan.
2. Biaya pengembangannya relatif lebih rendah karena hanya melibatkan pihak
perusahaan.
3. Sistem informasi yang dibutuhkan dapat segera direalisasikan dan dapat segera
melakukan perbaikan untuk menyempurnakan sistem tersebut.
4. Sistem informasi yang dibangun sesuai dengan spesifikasi yang di butuhkan dan
dokumentasi yang disertakan lebih lengkap.
5. Mudah untuk melakukan modifikasi dan pemeliharaan (maintenance) terhadap
sistem informasi karena proses pengembangannya dilakukan oleh karyawan
perusahaan tersebut.
6. Adanya insentif tambahan bagi karyawan yang diberi tanggung jawab untuk
mengembangkan sistem informasi perusahaan tersebut.
7. Lebih mudah melakukan pengawasan (security access) dan keamanan data lebih
terjamin karena hanya melibatkan pihak perusahaan.
8. Sistem informasi yang dikembangkan dapat diintegrasikan lebih mudah dan lebih
baik terhadap sistem yang sudah ada
Kelemahan Insourcing
Kelemahan dalam menerapkan metode insourcing adalah :
1. Keterbatasan jumlah dan tingkat kemampuan SDM yang menguasai teknologi
informasi.
2. Pengembangan sistem informasi membutuhkan waktu yang lama karena konsentrasi
karyawan harus terbagi dengan pekerjaan rutin sehari-hari sehingga pelaksanaannya
menjadi kurang efektif dan efisien.
3. Perubahan dalam teknologi informasi terjadi secara cepat dan belum tentu perusahaan
mampu melakukan adaptasi dengan cepat sehingga ada peluang teknologi yang
digunakan kurang canggih (tidak up to date).
4. Membutuhkan waktu untuk pelatihan bagi operator dan programmer sehingga ada
konsekuensi biaya yang harus dikeluarkan.
!!! ! ! ! ! ! ! SISTEM INFORMASI MANAJEMEN!
! %)
5. Adanya demotivasi dari karyawan ditugaskan untuk mengembangkan sistem
informasi karena bukan merupakan core competency pekerjaan mereka.
Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang sistem informasi dapat menyebabkan
kesalahan persepsi dalam pengembangan distem dan kesalahan/resiko yang terjadi
menjadi tanggung jawab perusahaan (ditanggung sendiri) (Faisalansyari, 2004).
2.3.3. Co-sourcing
Definisi Co-sourcing
Co-sourcing dapat diartikan sebagai usaha untuk mempekerjakan (hiring) para
ahli atau staff untuk kepentingan perusahaan. Namun dalam arti luas dapat diartikan
sebagai hubungan kerja sama dalam jangka waktu lama (long-term relationship) dan
jika diasosiasikan dengan nilai-nilai luhur maka dapat dikategorikan pada partnership
dari pada penyedia (vending). Pelaksanaan strategi co-sourcing oleh suatu perusahaan
pada dasarnya dipengaruhi oleh meningkatnya kegiatan bisnis suatu perusahaan dimana
pada satu sisi perusahaan dihadapkan pada adanya keterbatasan SDM internal dari segi
kuantitas maupun kualitas knowledge yang dimilikinya dalam menangani sistem
informasi manajemen tersebut secara baik (efektif dan efisien). Strategi ini lebih terarah
pada performa bisnis yang dilaksanakan setiap perusahaan. Trend globalisasi dan
tantangan yang semakin besar pada lingkungan yang membutuhkan fleksibilitas,
perkembangan berkelanjutan dan fokus kepada kompetensi inti perusahaan merupakan
penyebab perusahaan memilih strategi cosourcing.
Benefit pengembangan sistem Co-sourcing
Kelebihan menggunakan co-sourcing :
1. Adanya sharing knowledge antara karyawan perusahaan tersebut dengan wakil dari
vendor. Hal ini dapat menyempurnakan sistem informasi yang dikembangkan dimana
karyawan perusahaan menguasai kebutuhan sistem dalam perusahaan, sedangkan
vendor menguasai bidang teknologi informasi.
2. Perusahaan dapat melakukan transfer teknologi dan transfer pengetahuan dari vendor
ke dalam perusahaan.
3. Sistem yang dibangun relatif sesuai dengan kebutuhan perusahaan karena
perencanaan pengembangan yang lebih kompetitif.
!!! ! ! ! ! ! ! SISTEM INFORMASI MANAJEMEN!
! %,
4. Kegagalan yang timbul dalam pengembangan sistem informasi menjadi tanggug
jawab kedua belah pihak (risk sharing) dan penyelesaiannya dapat didiskusikan
bersama.
5. Biaya pengembangan sistem informasi relatif murah karena terdapat sharing cost yang
ditanggung bersama oleh perusahaan dan vendor.
6. Teknologi yang akan dikembangkan dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan
kemampuan sumberdaya perusahaan
Kelemahan pengembangan sistem Co-sourcing
Kelemahan menggunakan co-sourcing :
1. Perbedaan kepentingan antar organisasi sehingga dapat terjadi konflik kepentingan
antara perusahaan dan vendor yang berdampak pada ganguan pelaksanaan sistem
informasi.
2. Terdapat kekhawatiran tentang keamanan sistem informasi karena adanya peluang
penyalahgunaan sistem informasi oleh vendor, misalnya pembajakan atau
pembocoran informasi perusahaan.
3. Waktu yang relatif lama dalam transfer teknologi dan pengetahuan dari pihak ketiga
kepada pihak perusahaan.
4. Relatif sulit melakukan perbaikan dan pengembangan sistem dilakukan oleh vendor,
sedangkan informasi karena pengembangan perangkat lunak
perusahaan umumnya hanya terlibat sampai rancangan kebutuhan sistem.
5. Perlu penyesuaian budaya kerja dalam pengembangan sistem infomasi perusahaan.
6. Membutuhkan biaya yang relatif besar karena melibatkan banyak pihak dalam
pelaksanaanya.
7. Keuntungan perusahaan dalam pengembangan sistem infomasi perusahaan tidak
dapat dirasakan langsung dalam waktu dekat (Abrianto, 2011).
!
!!! ! ! ! ! ! ! SISTEM INFORMASI MANAJEMEN!
! %-
BAB III
PEMBAHASAN
3.1. Penerapan outsourcing, cosourcing atau insourcing pada perusahaan
Setiap perusahaan memiliki pertimbangan khusus untuk memutuskan bagaimana
strategi pengembangan sistem informasi yang akan dijalankan di setiap lini manajerial
perusahaannya. Pemilihan mengenai pendekatan mana yang akan digunakan dalam suatu
perusahaan, sebenarnya tergantung dari ruang lingkup, budget, resiko, tingkat kegunaan,
dan sejauh mana perusahaan memerlukannya. Kalau ruang lingkup itu tidaklah terlalu
besar dan sangat sederhana, maka pendekatan insourcing adalah langkah yang terbaik
yang ada. Tetapi kalau sudah mencakup area yang lebih luas lagi, mungkin outsourcing
adalah jalannya, sehingga fokus kegiatan bisnis perusahaan bisa lebih difokuskan daripada
kita menyibukkan diri untuk mengurusi sesuatu yang membuat kita menjadi kesusahan
dalam menjalankan inti bisnis.
Setiap perusahaan harus peka dan berhati-hati dalam menentukan pilihan dari
metode tersebut untuk meningkatkan implementasi dari sistem informasi yang telah
dibangun. Karena masing-masing metode memiliki kelebihan dan kekurangan, sehingga
perusahaan harus memutuskan pilihan yang sesuai dengan kebutuhan bisnisnya.
Kesalahan dalam menentukan pilihan akan memberikan dampak yang buruk bagi
kehidupan bisnis perusahaan.
3.2. Penerapan outsourcing di bidang teknologi informasi
Teknologi informasi saat ini berperan penting dalam strategi organisasi sehingga
banyak organisasi yang menggantungkan kesuksesannya pada teknologi informasi yang
dimiliki. Perkembangan dan perubahan teknologi yang sangat cepat telah menimbulkan
kesulitan dalam mengelola sumber daya vital tersebut. Dengan outsourcing seluruh atau
beberapa fungsi teknologi informasi, memberikan alternatif untuk mengelola bidang
organisasi yang sangat kompleks ini.
Outsourcing teknologi informasi melibatkan pelepasan kendali atas sumber daya
organisasi yang penting pada pihak ekternal. Oleh karena itu pemilihan fungsi teknologi
!!! ! ! ! ! ! ! SISTEM INFORMASI MANAJEMEN!
! ".
informasi yang paling tepat dan kelompok ketiga yang terbaik akan menjadi sangat
kompleks. Lebih lanjut McFarlan dan Norlan, (1995) menyebutkan berbagai fungsi
teknologi informasi yang sering di-outsource seperti operasi pusat data, manajemen
network, pemeliharaan/ akuisisi hardware, technical support, pelatihan/pendidikan dan
pengembangan aplikasi. Outsourcing bisa dilaksanakan di dalam perusahaan (onshore),
namun sering juga dilakukan di luar perusahaan (offshore).
Merurut kutipan dari jurnal Akbar (2012) bahwa terdapat tiga alasan yang
merupakan pertimbangan utama suatu organisasi untuk melakukan IT outsourcing,
diantaranya adalah berdasarkan ekonomi dan finansial, teknis (teknologi), dan bisnis.
Dalam penerapannya, outsourcing menjadi masalah tersendiri bagi perusahaan
khususnya bagi tenaga kerja. Oleh sebab itu terdapat pro dan kontra terhadap penggunaan
outsourcing, diantaranya:
Pro Outsourcing :
1. Solusi bagi perusahaan dalam menghadapi ketidakstabilan kondisi ekonomiglobal yang mempengaruhi kondisi ekonomi nasional
2. Solusi dari permasalahan mengatasi monopoli perusahaan-perusahaan raksasa3. Sebagai pemerataan kesempatan kerja4. Dapat lebih fokus kepada core business yang sedang di jalankan.5. Dapat mengurangi biaya.
6. Dapat mengubah biaya investasi menjadi biaya belanja.7. Tidak dipusingkan jika terjadi turn over tenaga kerja.8. Merupakan modernisasi dunia usaha.9. Efektivitas manpower.10. Tidak perlu membuang-buang waktu dan tenaga untuk suatu pekerjaan yang bukan
merupakan inti bisnis atau pekerjaan yang bukan utama.
11. Memberdayakan anak perusahaan.12. Dealing with unpredicted business condition.13. Proses pendewasaan dalam bisnis14. Penerapan standar kerja internasional
Kontra Outsourcing :1. Status ketenagakerjaan yang tidak pasti.
!!! ! ! ! ! ! ! SISTEM INFORMASI MANAJEMEN!
! "%
!!
2. Adanya perbedaan perlakuan kompensasi dan benefit antara tenaga kerja internal dengan tenaga kerja outsourcing.
3. Career path dari outsourcing kurang terencana dan kurang terarah.4. Para pihak pengguna jasa dapat memungkin untuk memutuskan hubungan kerjasama
dengan pihak outsourcing provider secara sepihak sehingga dapat mengakibatnya status mereka menjadi tidak jelas.
5. Eksploitasi manusia.
Dari pemaparan pro dan kontra diatas dapat diketahuai bahwa selain adanya
kelebihan dari penggunaan outsorcing, juga masih terdapat kekurangan-kekurangan
akibat dari penerapan outsorcing. Salah satu kunci sukses dari outsorcing adalah
kesepakatan untuk membuat hubungan jangka panjang (long term relationship), tidak
hanya kepada proyek jangka dekat. Xue et al. (2005) menyatakan bahwa kesuksesan
outsourcing teknologi informasi terutama yang dilakukan diluar perusahaan (offshore),
berhubungan erat dengan kinerja virtual team. Oleh karena perusahaan yang melakukan
outsourcing dan provider outsourcing bekerja sama dalam jarak yang jauh, diperlukan
kolaborasi dari seluruh anggota virtual team yang terdistribusi secara geografis. Selain
itu, tanpa adanya penanganan yang baik, seperti ketergantungan, kerugian material hingga
keamanan data dan informasi yang menyebabkan penggunaan jasa outsorcing TI akan
membawa dampak yang buruk bagi perusahaan.
Perusahaan juga harus memperhatikan faktor-faktor yang dapat mempengaruhi
kesuksesan implementasi Teknologi Informasi. The Outsourcing Institute, suatu lembaga
yang didirikan di Amerika, yang melakukan riset mengenai perkembangan outsourcing
ini, mengatakan bahwa menurut penelitian, ada 10 hal atau faktor yang menyebabkan
keberhasilan langkah outsourcing, yaitu :
1. Memahami maksud dan tujuan perusahaan.
2. Memiliki visi dan perencanaan strategis.
3. Memilih secara tepat service provider atau pemberi jasa.
4. Melakukan pengawasan dan mengelolaan terus menerus terhadap hubunganantar
perusahaan dan pemberi jasa.
5. Memiliki kontrak yang cukup tersusun dengan baik.
6. Memelihara komunikasi yang baik dan terbuka dengan individu atau kelompok yang
terkait.
!!! ! ! ! ! ! ! SISTEM INFORMASI MANAJEMEN!
! ""
7. Mendapatkan dukungan dan keikutsertaan dari manajemen
8. Memberikan perhatian secara berhati-hati pada persoalan yang
menyangkutkaryawan.
9. Memiliki justifikasi ekonomi dan keuangan yang layak.
10. Menggunakan tenaga berpengalaman dari luar
3.3. Penerapan insourcing di bidang teknologi informasi
Pendekatan Insourcing merupakan kebalikan dari outsourcing. Jika outsourcing
melimpahkan pengerjaan proyek pada pihak luar, Insourcing mengembangan proyek
dengan memanfaatkan spesialis IT dalam perusahaan tersebut. Dalam TI, Insourcing
merupakan delegasi dari suatu pekerjaan ke pihak yang ahli (spesialis TI) dalam bidang
tersebut dalam suatu perusahaan. Insourcing adalah metode pengembangan sistem
informasi yang hanya melibatkan sumber daya di dalam suatu organisasi atau suatu
perusahaan.
Organisasi biasanya memilih untuk melakukan insourcing antara lain dalam rangka
mengurangi biaya tenaga kerja dan pajak. Organisasi yang tidak puas denga outsourcing
kemudian memilih insourcing sebagai penggantinya. Beberapa organisasi merasa bahwa
dengan insourcing mereka dapat memiliki dukungan pelanggan yang lebih baik dan
kontrol yang lebih baik atas pekerjaan mereka daripada dengan meng-outsourcingnya.
Menurut Zilmahram (2009), Insourcing dapat terjadi karena hal-hal sebagai berikut:
1. Kompetensi karyawan yang tidak optimal dimanfaatkan di dalam perusahaan.
2. Terjadinya perubahan yang mengakibatkan beberapa kompetensi tertentu tidak
dibutuhkan lagi di dalam perusahaan.
3. Sebagai persiapam karyawan untuk menempuh karir baru di liar perusahaan
Pendekatan insourcing di suatu perusahaan masih memiliki pro dan kontra dalam
penggunaannya. Hal ini dipengaruhi oleh faktor fungsional tenaga kerja, diantaranya:
Pro Insourcing:
1. Perusahaan dapat mengontrol sistem informasinya sendiri
2. Biaya untuk pekerja dalam perusahaan biasanya lebih kecil daripada biaya untuk
pekerja outsource
!!! ! ! ! ! ! ! SISTEM INFORMASI MANAJEMEN!
! "&
3. Mengurangi biaya operasional perusahaan, seperti transportasi, dan lain-lain.
Fleksibel, karena perusahaan dapat meminta perubahan sistem pada karyawannnya
sendiri tanpa harus mengeluarkan biaya tambahan.
Kontra Insourcing:
1. Mengurangi fleksibilitas strategi
2. Suppplier yang berpotensi memberikan produk dan layanan yang mahal.
3. Tidak ada batasan biaya dan waktu yang jelas, karena tidak ada target. Dan kalaupun
ada target, tidak ada punishment yang jelas ketika target tidak tercapai.
4. Kebocoran data yang dilakukan oleh karyawan IT, dikarenakan tidak ada reward dan
punishment yang jelas.
5. End User tidak terlibat secara langsung, sehingga terdapat kemungkinan hasil
implementasi sistem tidak sesuai dengan kebutuhan end user
Keputusan suatu perusahaan dalam menentukan pendekatan apa yang
digunakan dalam mengembangkan perusahannya didasarkan pada kondisi dan kebijakan
yang diambil pada perusahaan tersebut. Pendekatan Insourcing dipilh pada saat :
1. Manajemen perusahaan memilih keputusan ini dikarenakan sumberdaya internal
masih cukup mampu menangani pekerjaan tersebut baik secara finansial dan
kapabilitas SDM internalnya.
2. Brand dan reputasi perusaan dianggap penting, daripada kualitas
3. Perusahaan tidak memiliki dana yang cukup untuk berinvestasi dalam outsorcing
4. Departemen IT dapat diandalkan, baik dari segi kualitas dan standar operasional
internal
3.4. Penerapan cosourcing di bidang teknologi informasi
Perkembangan perusahaan yang semain pesat menuntut penggunaan pendekatan
yang tepat dalam proses bisnis yang dijalani. Dengan adanya pro dan kontra terhadap
penerapan outsourcing, kelebihan dan kekurangan outsourcing, serta adanya model
outsourcing menyebabkan timbul dilema bagi perusahaan untuk menggunakan pendekatan
yang tepat digunakan untuk pengembangan sistem informasi ataupun pengelolaan
teknologi dan sistem informasi. Salah satu pendekatan yang mungkin cocok sebagai
solusi hal tersebut adalah menggunakan pendekatan co-sourcing.
!!! ! ! ! ! ! ! SISTEM INFORMASI MANAJEMEN!
! "#
Pendekatan Co-sourcing dalam TI digunakan untuk mengembangkan dan
implementasi suatu sistem. Perusahaan yang menggunakan pendekatan co-sourcing
adalah karena perusahaan yang mempunyai komponen informasi internal yang sangat
mendukung kebutuhan pihak ketiga, serta subyek yang akan dikembangkan oleh
perusahaan merupakan core competency sehingga perusahaan membutuhkan pihak ketiga
yang dapat bekerjasama dalam beberapa hal (bukan keseluruhan) sehingga dapat memberi
kontribusi terbaik bagi perusahaan
Dengan metode kerjasama tersebut, Perusahaan dapat mengontrol data, dan
informasi hasil pengolahan IT, tetapi perusahaan juga mendapatkan keuntungan
perkembangan IT yang ditawarkan oleh solusi outsourcing dan konsultasi. Co-sourcing
menguntungkan untuk dilakukan pada bidang-bidang pekerjaan yang mengandung rahasia
perusahaan seperti bidang audit.
Pendekatan co-sorcing memiliki pro dan kontra dalam penggunaannya,
diantaranya:
Pro co-sourcing:
1. Adanya sharing knowledge antar organisasi
2. Perencanaan pengembangan lebih terpadu dan holistic
3. Standar, prosedur dan metodologi sesuai dengan kebutuhan perusahaan
4. Tim mempunyai sense of ownership and accountable dalam membangun ssistem
5. Pekerjaan yang dilakukan dapat menjadi sarana pembelajaran bagi seluruh komponen
perusahaan.
Kontra Co-sourcing:
1. Rahasia perusahaan diketahui partner
2. Terdapat kekhawatiran dalam kemanan sistem
3. Program mmasih bersifat general
4. Kemungkinan akan terbaginya SDM yang memiliki kompetensi dalam fokus bisnis
yang dilaksanakan
!!! ! ! ! ! ! ! SISTEM INFORMASI MANAJEMEN!
! "’
!
!
3.5. Pemilihan Pendekatan yang Digunakan Pada Perusahaan
Pada makalah ini digunakan tiga pendekatan untuk melihat pendekatan apa yang
cocok diterapkan dalam suatu bisinis perusahaan dalam implementasi sistem teknologi
informasi , diantaranya outsourcing, insourcing, dan co-sourcing. Setiap pendekatan
memiliki kelebihan dan kekurangan dalam penggunaannnya.
Pendekatan yang digunakan dapat ditentukan dari strategi bisnis yang digunakan
dalam suatu perusahaan maupun skala ekonomi yang dimiliki. Menurut Yasar (2008)
Outsourcing dipilih karena dapat memberikan manfaat strategis, seperti:
1. Meningkatkan fokus perusahaan pada bisnis inti,
2. Mempercepat proses adaptasi terhadap perubahan bisnis,
3. Memecahkan masalah yang sulit dikendalikan atau dikelola
4. SDM yang ada dapat digunakan untuk kebutuhan yang lebih strategis
5. Memungkinkan penghematan dana capital
6. Mengefisienkan dan mengendalikan biaya operasional
7. Memperoleh SDM yang lebih profesional sesuai dengan bidangnya
Strategi bisnis juga dikembangkan oleh Mc farlan dan Mc Kenney’s yang disebut
dengan Strategi Grid dalam buku Jugiyanto (2003) yang menyatakan bahwa strategi
bisnis dapat digunakan untuk menganalisis kontribusi TI terhadap posisi strategik
perusahaan. Posisi perusahaan dalam strategi grid ditentukan oleh dua dimensi yaitu
ketergantungan operasi perusahaan terhadap TI sekarang dan Portofolio pengembangan
aplikasi TI di masa depan..
Sebuah perusahaan yang mengunakan jasa outsorcing untuk pengembangan sistem
TI memiliki beberapa alasan, diantaranya: kualitas yang dihasilkan dalam implementasi
TI menggunakan jasa TI akan lebih baik, fokus manajemen berbeda, serta fibber-optic
dan teknologi komunikasi memfasilitasi solusi TI Internasional. Sedangkan penggunaan
jasa outsourcing yang tidah disarankan untuk diterapkan dalam suatu perusahaan
dikarenakan dengan pertimbangan: membebaskan dari unit TI Internal yang diluar
kendali, mengurangi investasi, memfasilitasi fleksibilitas biaya, dan lain-lain
!!! ! ! ! ! ! ! SISTEM INFORMASI MANAJEMEN!
! "(
Gambar 1. Strategi Grid dalam aplikasi TI
Semakin tinggi skala dan kemampuan ekonomi suatu perusahaan, maka pendekatan
yang dipilih akan menitikberatkan kepada kualitas untuk pencapaian efektifitas dan
efisiensi dari strategi bisnis yang diterapkan. Jika dari skala ekonomi masih rendah tetapi
kemampuan ekonomi tinggi maka perusahaan dapat menggunakan co sourcing, yaitu
perusahaan bekerjasama dengan perusahaan luar dengan mengikutsertakan karyawannya
dalam rangka peningkatan skala ekonomi yang lebih besar. Jika dari skala ekonomi sudah
besar dan kemampauan ekonomi juga tinggi, sebaiknya perusahaan menggunakan
mengendalikan SI secara internal (insourcing) untuk mendukung strategi perusahaan
dalam memperbesar pangsa pasar untuk diterapkan dalam suatu perusahaan dikarenakan
dengan pertimbangan: membebaskan dari unit TI Internal yang diluar kendali,
mengurangi investasi, memfasilitasi fleksibilitas biaya, dan lain-lain
!!! ! ! ! ! ! ! SISTEM INFORMASI MANAJEMEN!
! ")
3.6. Studi Kasus : PT. Kimia Farma (Persero) Tbk.
3.6.1. Profile Perusahaan Kimia Farma
PT Kimia Farma (Persero) Tbk adalah perusahaan industri farmasi pertama di Indonesia yang didirikan oleh Pemerintah Hindia Belanda pada tahun 1817 dengan nama N.V. Chemicalien Handle Rathkamp & Co (Jakarta), N.V. Pharmaceutische Handel Svereniging J.Van Gorkom & Co (Jakarta), N.V. Bandungsche Kinine Fabriek (Bandung) dan N.V. Jodium Onderneming Watoedakon (Mojokerto). Pada tahun 1958 Pemerintah Indonesia melebur sejumlah perusahaan farmasi tersebut menjadi Perusahaan Farmasi Negara Bhinneka Kimia Farma, lalu berubah bentuk badan hukum sehingga bernama PT Kimia Farma pada tanggal 16 Agustus 1971. Sejak Tahun 2001 PT Kimia Farma (Persero) merubah statusnya menjadi perusahaan terbuka dengan dicatatkan pada Bursa Efek Jakarta dan Bursa Efek Surabaya maka nama perusahaan menjadi PT Kimia Farma (Persero) Tbk.
Saat ini PT. Kimia Farma (Persero) Tbk memiliki 4 anak perusahaan yaitu :1. PT. Kimia Farma Trading & Distribution, (KFTD) yaitu anak perusahaan yang
bergerak dalam jasa Perdagangan dan Distrbusi produk-produk perusahaan maupun produk pihak ketiga. Saat ini KFTD telah memiliki 47 cabang yangbtersebar diseluruh Provinsi Indonesia.
2. PT. Kimia farma Apotek (KFA), yaitu anak perusahaan yang bergerak dalam jasa retail produk-produk kesehatan. Saat ini KFA telah memiliki sekitar 900 Apotek yangtersebar diseluruh Indonesia. KFA memiliki anak perusahaan yaitu Kimia Farma Diagnostika yang bergerak dalam jasa laboratorium pemeriksaan kesehatan dan Bisnis Unit Klinik Kimia Farma
3. PT. Kimia Farma Sungwun Pharmacopia, yaitu perusahaan joint venture Kimia Farma dengan perusahaan Korea dengan kepemilikan saham Kimia Farma sebesar 75%. Bergerak dalam industry pembuatan Bahan Baku Obat dan merupakan satu-satunya industry Bahan Baku Obat di Indonesia
4. PT. Sinkona Indah Lestari, yaitu anak perusahaan yang bergerak pada industry Bahan Baku Kina.
PT. Kimia Farma (Persero) Tbk sebagai holding company mengoperasikan 3 unit Srategic Bisnis Unit BU yaitu :� SBU Manufacture yang mengelola 6 Unit Pabrik/Plant di lima lokasi (Medan,
Jakarta, Bandung, Semarang, Watudakon) dan 1 unit R&D� SBU Marketing yang mengelola pemasaran seluruh produk-produk Kimia Farma� SBU Asset yang mengelola utilisasi asset yang dimilikia perusahaan.Selain Kimia Farma Holding juga dilengkapi dengan beberapa divisi fungsional untuk penunjang usaha yaitu Divisi Supply Chain, Divisi Pengembangan Bisnis Strategis, Divisi Human Capital, Divisi Akuntansi Keuangan, Divisi Satuan Pengawas Internal (SPI) serta Corporate Secretary.
3.6.2. Implementasi Sistim ERP SAP Kimia Farma
Dengan kompleksitas bisnis dari hulu ke hilir yang diusahakan, maka Kimia Farma memerlukan adanya sistim informasi yang terintegrasi sehingga dapat bersaing secara kompetitif. Perusahaan menyadari bahwa sistim informasi existing yang ada sebelumnya yang masih terpisah-pisah antara anak perusahaan maupun Bisnis Unit sudah harus diintegrasikan kedalam satu sistim informasi.
!!! ! ! ! ! ! ! SISTEM INFORMASI MANAJEMEN!
! ",
Gambar 2. Existing sistem di Kimia Farma
Gambar di atas menjelaskan sistem exising yang ada di Kimia Farma beserta dengan anak
perusahaannya mulai dari Kimia Farma Holding, Kimia Farma Trading and Distribution
dan juga Kimia Farma Apotek. Kimia Farma Holding sendiri menggunakan 2 sistem di 5
pabrik Kimia Farma yaitu Portege untuk Unit Plant Jakarta, Plant Semarang dan Plant
Watudakon serta sistem Fox untuk Plant Bandung dan Plant Medan. Sedangkan Human
capital juga mempunyai aplikasi sendiri yaitu HCIS (human capital information system).
PT. Kimia Farma (Persero) Tbk memilih sistim ERP-SAP sebagai software yang
digunakan untuk mengintegrasikan semua proses dari hulu di holding sampai ke hilir
dianak-anak perusahaannya yaitu KFTD dan KFA. Dengan terintegrasinya seluruh proses
dan sistim informasi perusahaan diharapkan dapat meningkatkan performansi operasional
maupun finansial Kimia Farma, meningkatkan fungsi control dan monitoring serta dapat
mengkonsolidasikan laporan keuangan dari setiap anak perusahaan serta dapat
meningkatkan pelayanan kepada customer Kimia Farma.
Tujuan Implementasi SAP di PT. Kimia Farma (Persero) Tbk adalah :
1. Mengintegrasikan aplikasi-aplikasi bisnis (keuangan, supply change, penjualan,
pergudangan, pembelian, manufaktur, sumber daya manusia, bisnis inteligen) –
Integrated
2. Mempercepat pelaporan sehingga membantu TOP Management dalam mengambil
keputusan strategis perusahaan – Faster
!!! ! ! ! ! ! ! SISTEM INFORMASI MANAJEMEN!
! "-
3. Menerapkan best practice proses bisnis untuk meningkatkan produktifitas - Better
Manfaat Utama dalam penerapam ERP SAP di Kimia Farma adalah sebagai
berikut :
• Realtime Analytic dengan New Technology : in memory computing by SAP HANA
• Simplifikasi proses bisnis untuk mengurangi aktivitas administrasi dan meningkatkan
aktivitas services, tactical & strategic Planning
• Integrasi proses bisnis untuk meningkatkan pengukuran, pengawasan, pengendalian
dan peningkatan kinerja perusahaan.
Gambar 2. As-Is dan Tobe ERP di Kimia Farma
Dari gambar di atas dapat menjelaskan perubahan dari sistem yang di gunakan
existing saat ini dengan penerapan sistem ERP SAP di Kimia Farma untuk ke depannya.
Sehingga dengan penerapan sistem SAP proses bisnis di kimia farma dapat berjalan
dengan integrated sehingga data yang di butuhkan oleh Direksi bisa lebih cepat dan lebih
baik untuk mengambil keputusan yang sangat strategis.
Implementasi Sistim Informasi ERP SAP di Kimia Farma dilakukan melalui sistim
kerjasama Manage Service dengan PT. Telkom yang juga merupakan perusahaan
BUMN. Bentuk kerjasama Manage Service tersebut merupakan kombinasi antara
insource dan outsource yaitu :
1. Investasi Server dan User License dilakukan oleh Kimia Farma
2. Configuration Sistim SAP sesuai dengan Bisnis Proses Kimia farma dilakukan
bersama-sama antara Kimia Farma dengan Telkom
!!! ! ! ! ! ! ! SISTEM INFORMASI MANAJEMEN!
! &.
3. Networking menggunakan jaringan Telkom
4. Server Location ditempatkan pada Data CentreTelkom
5. Maintanance dan Improvement Sistim dilakukan bersama-sama antara Kimia Farma
dan Telkom. Kimia Farma bertanggung jawab terhadap maintenance Data Base
sedangkan Telkom terhadap maintenance dan improvement sistim.
Kimia Farma mengimplementasikan 11 Modul SAP yaitu Finace (FI), Controling
(CO), Human Capital Management (HCM), Sales Distribution (SD), Material
Management (MM), Project System (PS), Quality Management (QM) Plant Maintanance
(PM), Production Planning (PP), Fund Management (FM) dan Bisnis Inteligence (BI).
3.6.3. Kualitas & Maintenance Software
Dengan menggunakan software aplikasi sistim ERP SAP yang merupakan salah
satu software ERP yang diakui kehandalannya dan juga pengelolaannya yang
menggunakan kerjasama Manage Service dengan PT. Telkom maka Kimia Farma dapat
menjamin improvement dan pengembangan sistim informasinya sesuai dengan kebutuhan
dan perkembangan terbaru.
Adapun pro dan kontra dalam software evaluation saat penerapan sistem ERP SAP
di kimia Farma adalah sebagai berikut :
Description Insourcing Outsourcing
Quality Lebih rendah karena sedikit pemahaman lintas ilmu
Lebih tinggi karena di bangun oleh banyak ahli lintas ilmu
Efficiency Tidak effesien Lebih effesien
Security Rendah Tinggi
Connectivity Membutuhkan banyak biaya investasi karena harus membeli banyak perangkat
Hanya membayar sewa bulanan untuk semua perangkat
Maintenance Lebih susah untuk update teknologi karena membutuhkan personil yang terdidik dan tersertifikasi dan perangkat
Lebih mudah karena tersedia tenaga tersertifikasi dan perangkat untuk testing dan
!!! ! ! ! ! ! ! SISTEM INFORMASI MANAJEMEN!
! &%
tambahan untuk testing update update
Hardware Membutuhkan banyak biaya investasi dan nilai hardware terus terdepresiasi lebih susah mendapatkan keterkinian teknologi
Hanya membayar sewa dan mudah mendapat keterkinian teknologi
Documentation Lebih susah Lebih mudah
Integration other
module
Lebih susah karena didesain hanya kebutuhan perunit (Keuangan, logistic, sales)
Lebih mudah karena didesain untuk lintas module (terintegrasi module Keuangan, logistic, Sales)
!!! ! ! ! ! ! ! SISTEM INFORMASI MANAJEMEN!
! &"
!
BAB IV
PENUTUP
4.1. Kesimpulan
Pengembangan Sistem Informasi dalam suatu perusahaan harus berangkat dari
rencana strategis stake holder maupun komponen manajerial yang terlibat dalam suatu
sistem bisnis. Keseluruhan pemangku kebijakan harus mampu merumuskan kebutuhan
pengembangan sistem informasi yang sesuai dengan apa yang sedang berjalan dan perlu
untuk dikembangkan.
Penerapan outsourcing, insourcing, serta co-sourcing memiliki keunggulan dan
kelemahan masing-masing (pro dan kontra). Sebenarnya tidak bisa dikatakan mana yang
lebih baik dan mana yang buruk, tapi kebijakan memilih pendekatan itu tergantung pada
situasi perusahaan yang dapat dilihat dari strategi bisnis yag dijalankan serta skala
ekonomi dan kemampuan ekonomi perusahaan tersebut.
Penerapan insourcing dapat dilakukan bila perusahaan memiliki kemampuan SDM
yang memiliki keahlian TI dan dana yang cukup besar untuk pengembangan infrastruktur
IT, hal ini akan membuat sistem informasi yang dikembangkan menjadi salah satu strategi
kompetitif perusahaan. Tetapi jika perusahaan ingin memfokuskan pada core competency-
nya serta memiliki skala ekonomi dan kemampuan ekonomi yang masih tergolong rendah,
maka metode outsourcing dapat menjadi pilihan, tetapi yang harus diperhatikan adalah
pemilihan vendor atau rekanan dan kunci sukses lainnya. Jika dari skala ekonomi masih
rendah tetapi kemampuan ekonomi tinggi maka perusahaan dapat menggunakan
cosourcing, yaitu perusahaan bekerjasama dengan perusahaan luar dengan
mengikutsertakan karyawannya dalam rangka peningkatan skala ekonomi yang lebih bes
Dalam mengimplementasikan sistim informasi ERP SAP dengan tujuan
mengintegrasikan semua proses bisnis yang ada diperusahaan, maka Kimia Farma
menggunakan bentuk Manage Service dengan PT. Telkom. Dengan kualitas dan
kehandalan software SAP serta bentuk pengelolaan sistim menggunakan Manage Service
maka Kimia Farma dapat menjamin improvement dan pengembangan sistim informasinya
sesuai kebutuhan dan perkembangan
!!! ! ! ! ! ! ! SISTEM INFORMASI MANAJEMEN!
! &&
Daftar Pustaka
1. James A. O’Brien. Introduction to Information Systems. Penerbit : Salemba
Empat Ed. 12 2006.
2. Indrajit RE, Peranan Startegis Teknologi, di kutip 6 Februari 2017, dari
https://www.google.com/#q=peranan+sistem+informasi.
3. Chen, Y.C. and Perry, J. (2003). Dikutip 6 Februari 2017, dari
http://www.businessofgovernment.org. “IT Outsourcing: A Primer for Public
Manager”,
4. Wikipedia., SDLC, Dikutip 6 Februari 2017, dari
https://id.wikipedia.org/wiki/SDLC
5. Wikipedia., System development life cycle, Dikutip 6 Februari 2017 dari
https://en.wikipedia,.org/wiki/Systems_development_life_cycle
6. Abrianto, M. 2011. Dikutip 6 Februari 2017, dari
http://duditrons.blogspot.com, Keuntungan dan Kelemahan dari
Pengembangan Sistem Informasi antara Insourcing, Outsourcing, dan Co-
Sourcing.
7. Elfing, T. and Baven, G. (1994) Outsourcing technical services: stages of
development. Long Range Planning 27 (5): 42–51.
8. Eugene Garaventa, Thomas Tellefsen. (2001). Outsourcing : The Hidden Costs,
Review of Business Journal, Vol 22, Spring.
9. Maurice F.Greaver II. (1999). Strategic Outsourcing, a Structured Approach to
Outsourcing Decisions and Initiatives , American Management Association,
USA.
!!! ! ! ! ! ! ! SISTEM INFORMASI MANAJEMEN!
! &#
10. O’Brien, JA . Marakas, George. 2009. Management Information system. Ninth
edition. Mc Graw Hill. Inc Boston Universitas Gunadarma
11. Lubis, Muhamad Safri. 2004. Penggunaan Outsorcing Pada Aktifitas Teknologi
Informasi. Surat Kabar Harian Analisa. Medan
12. Faisalansyari. 2012. Dikutip 6 Februari 2017, dari
http://faisalansyari.wordpress.com, Keuntungan dan Kelemahan dari
Pengembangan Sistem Informasi Secara Outsorcing Dibandngkan dengan
Insourcing.
13. Abrianto, M. 2011. Dikutip 6 Februari 2017, dari
http://duditrons.blogspot.com, Keuntungan dan Kelemahan dari
Pengembangan Sistem Informasi antara Insourcing, Outsourcing, dan
Co-Sourcing.
14. Jogiyanto. 2003. Sistem teknologi Informasi. pendekatan terintegrasi : Konsep
dasar. teknologi. Aplikasi, pengembangan dan pengelolaan. ANDI. Yogyakarta
15. Blanchard, B. S., & Fabrycky, W. J.(2006) Systems engineering and analysis
(4th ed.) New Jersey: Prentice Hall.
16. Cummings, Haag (2006). Mannformation Systems for the Information Age.
Toronto, McGraw-Hill Ryerson
17. Pengembangan Sistem Teknologi Informasi Metode SDLC (System
Development Life Cycle), Dikutip 6 Februari 2017 dari
https://joulisinolungan.wordpress.com/2014/12/10/pengembangan-sistem-
teknologi-informasi-metode-sdlc-system-development-life-cycle/
18. Sistem Development Life Cycle, Dikutip 6 februari 2017, dari
https://yuliagroups.wordpress.com/system-development-life-cycle-sdlc/
!!! ! ! ! ! ! ! SISTEM INFORMASI MANAJEMEN!
! &’
TUGASSISTEM INFORMASI MANAJEMEN
ANALISIS URGENSI KUALITAS SOFTWAREDILIHAT DARI ASPEK MAINTAINABILITY :
STUDI KASUS PT. KIMIA FARMA (PERSERO) TBK.!
Oleh :
Pamian Siregar K15161137
DosenDr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc., (CS)
PROGRA PASCA SARJANA MANAJEMEN DAN BISNISINSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR2017
!!! ! ! ! ! ! ! SISTEM INFORMASI MANAJEMEN!
! &(
DAFTAR ISI
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
1.2 Tujuan
!BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Software
2.1.1. System Software
2.1.2. Aplication Software
2.2. Maintenanca Sistem Informasi
2.3. Maintenance Software
! !BAB III PEMBAHASAN
3.1. Aktivitas Pemeliharaan Software
3.2. Kebutuhan Penyesuaian dan Perubahan Software
3.3. Indikator Maintainability Software
3.4. Urgensi Maintainability Software
3.6. Studi Kasus : PT. Kimia Farma (Persero) Tbk.
2.3.1. Profile Perusahaan PT. Kimia Farma (Persero) Tbk
2.3.2. Implementasi Sistim ERP SAP
2.3.3. Kualitas dan Maintainabilty Software ERP SAP
BAB IV PENUTUP
#$%. Kesimpulan
Daftar Pustaka
!!! ! ! ! ! ! ! SISTEM INFORMASI MANAJEMEN!
! &)
BAB IPENDAHULUAN
1.1. LATAR BELAKANG
Sistem informasi (SI) menjadii enabler yang berperan penting dalam mendukung
berjalannya fungsi bisnis baik operasional maupun manajerial suatu perusahaan. Dengan
investasi yang tidak murah serta implementasi yang tidak mudah, banyak perusahaan
menjadikan Sistim Informasi sebagai strategi bersaing dalam menghadapi kompetisi yang
semakin ketat. Tantangan lainnya adalah perkembangan teknologi informasi yang sangat
dinamis seiring dengan kebutuhan perusahaan yang semakin kompleks dan beragam,
menjadikan Sistim Informasi yang dimiliki perusahaan harus terus dapat mengikuti
perubahan dan perkembangan yang terjadi. Software atau perangkat lunak sebagai suatu
komponen dalam sistem informasi akan terus berkembang sesuai dengan kebutuhan
pengguna system tersebut.
Sifat fleksibilitas atau maintainability dari sistem software menjadikan
penggunaan perangkat lunak semakin banyak digunakan pada system yang besar dan
kompleks. Pengubahan rancangan system perangkat keras (hardware) sangat sulit dan
memerlukan biaya yang besar. Pengubahan rancangan software dapat dibuat kapan saja,
baik pada saat pengembangan sistem maupun setelah pengembangan sistem. Biaya
pengubahan software ini jauh lebih murah daripada biaya pengubahan hardware
(Sommerville, 2003).
Perawatan perangkat lunak (software maintenance) adalah aktivitas yang dimulai
sejak perangkat lunak mulai digunakan (after delivery) hingga akhirnya perangkat lunak
tersebut tidak dapat digunakan lagi (retired).. Tujuan maintenance software adalah untuk
memperbaiki kesalahan (to correct), meningkatkan kinerja (to improve), menyesuaikan
dengan kebutuhan (to adapt), atau untuk mencegah terjadinya kesalahan (to prevent).
Kemampuan Sistim Informasi untuk dimodifikasi perlu dipikirkan sejak tahap
pengembangan sehingga aktivitas pemeliharaan bisa dikerjakan dengan resource yang
seekonomis mungkin
!!! ! ! ! ! ! ! SISTEM INFORMASI MANAJEMEN!
! &,
Paper ini juga akan mengulas bagaimana kualitas dan maintainability software
Sistim Informasi pada perusahaan PT. Kimia Farna (Persero) Tbk. Penulis merupakan
bagian karyawan dari PT. Kimia Farma (Persero) Tbk. yang terlibat aktif dan berinteraksi
langsung dalam berbagai pengembangan sistem improvement khususnya bertanggung
jawab sebagai Project Manager dalam implementasi sistem ERP SAP di Kimia Farma.
1.2. TUJUAN
Berdasarkan latar belakang diatas maka tujuan dari makalah ini adalah :!
1. Memaparkan urgensi maintainability dalam pengembangan software Sistim Informasi.!
2. Memaparkan penerapan kualitas dan maintainability software Sistim Informasi PT.
Kimia Farma (Persero) Tbk.!
!!!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!!! ! ! ! ! ! ! SISTEM INFORMASI MANAJEMEN!
! &-
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.2. SOFTWARE
Software adalah kumpulan dari program yang digunakan untuk menjalankan
aplikasi tertentu pada komputer. Sedangkan program merupakan kumpulan perintah
computer yang tersusun secara sitematis. Berdasarkan fungsinya software
dikelompokkan menjadi 2 kelompok yaitu Perangkat Lunak Sistem (System Software)
dan Perangkat Lunak Aplikasi (Application Software).
2.1.1 System Software (Perangkat Lunak Sistem)
Perangkat Lunak Sistem merupakan kumpulan dari perangkat lunak yang
digunakan untuk mengendalikan system computer yang meliputi Sistem Operasi
(Operating System), Interpreter dan Compiler.
A. Sistem Operasi
Sistem Operasi berfungsi untuk mengendalikan hubungan antara komponen-
komponen yang terpasang dalam sistem komputer misalnya keybord dan CPU
dengan layar monitor dan lain-lain. Sistem Operasi yang paling banyak digunakan
di dunia saat ini adalah sistem operasi yang dibuat oleh Microsoft dengan nama
Microsoft Windows.
Sistem Operasi memiliki beberapa fungsi diantaranya :
� Menjalankan komputer saat komputer pertama dinyalakan
� Menjalankan program aplikasi
� Menjalankan program utility
� Mengelola file
� Menjalankan mode batch (menumpuk data sebelum diolah)
� Memberi layanan pencetakan data di layar dan printer serta menyimpan data di
file.
!!! ! ! ! ! ! ! SISTEM INFORMASI MANAJEMEN!
! #.
Berdasarkan cara penggunaannya, Sistem Operasi dapat digunakan secara
Multitasking dan atau Multiuser. Sistem Operasi Multitasking adalah sistem
operasi yang bisa melayani beberapa program komputer yang tersimpan pada
memori untuk menjalankan aplikasi tertentu pada saat yang bersamaan. Misalnya
menjalankan pemutar musik saat menggunakan aplikasi pengolah data (word
processor) atau tabel (spreedsheet). Sedangkan Sistem Operasi Multiuser adalah
sistem operasi yang bisa melayani beberapa user pada saat yang bersamaan untuk
menjalankan satu aplikasi tertentu yang tersimpan pada komputer tertentu seperti
server dan host. Misalnya untuk pengolahan secara terpusat (time sharing
processing), untuk menjalankan software tertentu yang jumlah copy-nya hanya satu
di server, tapi yang menggunakannya banyak, software tersebut bisa dipanggil dan
dijalankan dibanyak terminal pada saat yang bersamaan. Hal ini terjadi karena
setiap terminal membaca aplikasi tertentu di server dan kemudian menyimpannya di
memori terminal (client).
Beberapa jenis program dalam sistem operasi adalah :
a. Bootstrap Loader (Program Pembaca Software Pertama)
Biasanya berada pada ROM, berfungsi untuk membaca bagian utama dari sistem
operasi dari penyimpanan kedua (secondary memory) atau tambahan ketika
komputer pertama kali dinyalakan.
b. Diagnostic Test
Berfungsi untuk melakukan pengecekan terhadap jalannya komponen-komponen
dari sistem komputer, seperti pengecekan terhadap RAM dan Diskdrive.
Sebagian dari program pengecekan ini berada pada ROM dan akan secara
otomatis beroperasi pada saat komputer pertama kali dinyalakan. Program
pengecekan lain disimpan pada media penyimpanan kedua seperti Hard Disk.
Contoh software ini adalah Norton Utility.
c. Operating System Executive (Pengendali Operasi)
Berfungsi mengendalikan jalannya sitem komputer, seperti menjalankan program
dan mengirimkan perintah ke hardware (perangkat keras).
d. BIOS (Basic Input / Output Systems)
!!! ! ! ! ! ! ! SISTEM INFORMASI MANAJEMEN!
! #%
Berfungsi untuk :
- Membaca karakter dari keyboard
- Menulis karakter pada layar monitor
- Menulis karakter pada printer
- Menentukan apakah printer sedang sibuk atau tidak
- Membaca sektor disk pada diskdrive tertentu
e. Utility Program (Program Utility)
Berfungsi untuk memberikan kemudahan dalam memanfaatkan disk seperti :
- Memformat disk
- Menunjukkan isi disk
- Mengopy isi dari disk ke disk yang lain
- Memindahkan isi dari disk ke disk yang lain
- Menunjukkan sisa dari disk
- Membuat back up hard disk
- Menyimpan kembali back up ke hard disk
f. File Maintenance
Berfungsi memberikan fasilitas pada program yang dibuat oleh user untuk
membuat, membaca dan mengisi file.
B. Interpreter
Merupakan software yang berfungsi sebagai penerjemah bahasa yang dimengerti
oleh manusia kedalam bahasa yang dimengerti oleh komputer (bahasa mesin)
perintah per perintah. Interpreter (bahasa) saat ini telah berkembang sampai pada
bahasa generasi keempat, dengan perkembangan sebagai berikut :
� Bahasa generasi pertama (1st GL), misalnya bahasa mesin
� Bahasa generasi kedua (2nd GL), misalnya bahasa assembly
� Bahasa generasi ketiga (3rd GL), misalnya bahasa BASIC, PASCAL, COBOL,
FROTRAN, C.
� Bahasa generasi keempat (4th GL), misalnya bahasa Clipper, Foxpro, Oracle,
SQL for Windows, Ingres, Acces. Bahasa ini dikenal juga sebaga DBMS (Data
Base Management Systems) Software yaitu software aplikasi untuk mengelola
data.
!!! ! ! ! ! ! ! SISTEM INFORMASI MANAJEMEN!
! #"
C. Compiler (Kompiler)
compiler berfungsi untuk menerjemahkan bahasa yang dipahami oleh manusia
kedalam bahasa yang dipahami oleh komputer secara langsung satu file. Saat ini
Interpreter dan Compiler sudah menjadi satu paket.
2.1.2 Aplication Software (Perangkat Lunak Aplikasi)
Perangkat Lunak Aplikasi merupakan software jadi yang siap untuk digunakan.
Software ini dibuat oleh perusahaan perangkat lunak tertentu (Software House).
Peraangkat lunak aplikasi dibuat untuk membantu masalah yang relatif umum karena itu
sangatlah wajar kalau software-software ini tidak dapat memenuhi kebutuhan spesifik
setiap pengguna komputer. Untuk memenuhi kebutuhan spesifik pengguna, maka
dilakukan modifikasi atau customize oleh pembuat software itu sendiri.
Beberapa contoh Perangkat Lunak Aplikasi adalah :
� Sistem Informasi Akuntansi, misalnya Quicker
� Word Processor (Pengolah Kata), misalnya Word 2010
� Desktop Publishing, misalnya PageMaker
� Spreedsheet, yang digunakan untuk membuat tabel-tabel perhitungan angka, misalnya
EXCEL.
� Presentasi, misalnya Power Point dan Director
� Komunikasi, misalnya Net Meeting
� WorkGroup, misalnya Ms. Office yang merupakan software multiaplikasi dimana
didalamnya ada software Word Processing (Word), Spreadsheet (Excel), Presentasi
(Power Point), e-Mail (Microsoft Outlook), Teleconferencing (Net Meeting) dan
DBMS (Acces).
� Statistik, misalnya SPSS dan Statistica
� Browser, yaitu software yang berfungsi untuk masuk ke jaringan internet.
� Utility, yaitu software yang bisa memberikan kemudahan bagi pengguna komputer
dalam mengoperasikan komputer seperti memformat, menghapus, melihat direktori,
dll.
� Audit, yaitu software untuk audit sistim informasi yang dapat dilakukan dengan
menggunakan teknik Audit through Computer ataupun Audit by Computer.
!!! ! ! ! ! ! ! SISTEM INFORMASI MANAJEMEN!
! #&
2.2. MAINTENANCE SISTEM INFORMASI
Pemeliharaan Sistem adalah suatu kombinasi dari berbagai tindakan yang
dilakukan untuk menjaga suatu sistem dalam atau memperbaikinya sampai suatu kondisi
yang diharapkan. Pemeliharaan atau maintainability sistem dapat digolongkan menjadi
empat jenis, yaitu:
a. Pemeliharaan Korektif
Pemeliharaan korektif adalah bagian pemeliharaan sistem yang tidak begitu tinggi
nilainya dan lebih membebani, karena pemeliharaan ini mengkoreksi kesalahan-kesalahan
yang ditemukan pada saat sistem berjalan. Umumnya pemeliharaan korektif ini mencakup
kondisi penting atau bahaya yang memerlukan tindakan segera. Kemampuan untuk
mendiagnosa atau memperbaiki kesalahan atau malfungsi dengan cepat sangatlah
berharga bagi perusahaan.
b. Pemeliharaan Adaptif
Pemeliharaan adaptif dilakukan untuk menyesuaikan perubahan dalam lingkungan data
atau pemrosesan dan memenuhi persyaratan pemakai baru. Lingkungan tempat sistem
beroperasi adalah dinamik, dengan demikian, sistem harus terus merespon perubahan
persyaratan pemakai. Umumnya pemeliharaan adatif ini baik dan tidak dapat dihindari.
c. Pemeliharaan Perfektif (Penyempurnaan)
Pemeliharaan penyempurnaan mempertinggi cara kerja atau maintainabilitas (kemampuan
untuk dipelihara). Tindakan ini juga memungkinkan sistem untuk memenuhi persyaratan
pemakai yang sebelumnya tidak dikenal. Ketika membuat perubahan substansial modul
apapun, petugas pemeliharaan juga menggunakan kesempatan untuk meng-upgrade kode,
mengganti cabang-cabang yang kadaluwarsa, memperbaiki kecerobohan, dan
mengembangkan dokumentasi.
d. Pemeliharaan Preventif
Pemeliharaan preventif terdiri atas inspeksi periodik dan pemeriksaan sistem untuk
mengungkap dan mengantisipasi permasalahan. Karena personil pemeliharaan sistem
bekerja dalam sistem ini, mereka seringkali menemukan cacat-cacat (bukan kesalahan
yang sebenarnya) yang menandakan permasalahan potensial. Sementara tidak
!!! ! ! ! ! ! ! SISTEM INFORMASI MANAJEMEN!
! ##
memerlukan tindakan segera, cacat ini bila tidak dikoreksi di tingkat awal, jelas sekali
akan mempengaruhi baik fungsi sistem maupun kemampuan untuk memeliharanya dalam
waktu dekat.
System maintenance dilaksanakan untuk tiga alasan:
a. Memperbaiki kesalahan penggunaan system mengungkapkan kesalahan (bugs) dalam
program atau kelemahan rancangan yang tidak terdeteksi dalam pengujian sistem.
b. Menjaga kemutakhiran sistem. Perubahan-perubahan sebagai akibat berlalunya waktu
mengharuskan modifikasi dalam rancangan atau perangkat lunak.
c. Meningkatkan sistem saat manajer menggunakan sistem terkait cara-cara membuat
peningkatan.
2.4. MAINTENANCE SOFTWARE
Software Maintenance adalah usaha yang diperlukan untuk menemukan serta
memperbaiki kesalahan (error) dalam software. Software Maintenance merupakan bagian
dari Pemeliharaan Sistem (Sistem Maintenance). Dimana setelah sebuah software berhasil
dikembangkan dan diimplementasikan, akan terdapat berbagai hal yang perlu diperbaiki
berdasarkan hasil uji coba maupun evaluasi. Sebuah software yang dirancang dan
dikembangkan dengan baik, akan dengan mudah dapat direvisi jika diperlukan. Seberapa
jauh software tersebut dapat diperbaiki disebut Maintanability Software dan merupakan
faktor lain yang harus diperhatikan dalam memilih suatu software.
Menurut McCall, 1997 kriteria yang mempengaruhi kualitas software terbagi
menjadi tiga aspek penting yaitu :
a. Sifat-sifat operasional dari software (Product Operations)
b. Kemampuan software dalam menjalani perubahan (Product Revision)
c. Daya adaptasi atau penyesuaian software terhadap lingkungan baru (Product
Transition).
Dalam ISO 9126 dijelaskan terdapat enam karakteristik kualitas perangkat lunak,
yaitu functionality, reliability, usability, efficiency, maintainability dan portability
sebagaimana dijelaskan pada gambar dibawah.
!!! ! ! ! ! ! ! SISTEM INFORMASI MANAJEMEN!
! #’
Menurut penjelasan yang dimuat dalam dokumen ISO 9126, maintainability
adalah kapabilitas produk perangkat lunak untuk dapat dimodifikasi. Modifikasi dapat
berupa tindakan koreksi, peningkatan fungsi atau adaptasi perangkat lunak terhadap
perubahan, serta modifikasi dalam kaitan kebutuhan dan spesifikasi fungsionalnya. ISO
9126 membagi aspek maintainability ke dalam lima sub kriteria sebagai berikut :
a. Analysability, yaitu kemampuan suatu produk perangkat lunak untuk dapat dianalisis
atas terjadinya defisiensi, untuk dapat dipelajari penyebab-penyebab kegagalan di
dalam perangkat lunak tersebut, atau kapabilitas untuk dapat diidentifikasi bagian-
bagian di dalam software tersebut bilamana diperlukan modifikasi.
b. Changeability, yaitu kemampuan suatu produk perangkat lunak untuk boleh menerima
modifikasi-modifikasi tertentu yang akan diimplementasikan pada software tersebut.
c. Stability, yaitu kemampuan suatu produk perangkat lunak untuk terhindar dari dampak
tak terduga akibat modifikasi pada software tersebut.
d. Testability, yaitu kemampuan suatu produk perangkat lunak untuk dapat dilakukan
validasi atas perubahan yang telah ditanamkan di dalamnya.
e. Maintainability compliance, yaitu kemampuan suatu produk perangkat lunak untuk
mengikuti / sesuai standard dan ketentuan terkait maintainability
Dengan beragamnya tujuan perawatan perangkat lunak, maka jenis perawatan
perangkat lunak dapat dibagi menjadi empat, yaitu perawatan perbaikan (correction),
perawatan peningkatan kinerja (improvement), perawatan penyesuaian (adaptation), dan
perawatan pencegahan (prevention). Akan tetapi, secara umum jenis perawatan perangkat
!!! ! ! ! ! ! ! SISTEM INFORMASI MANAJEMEN!
! #(
lunak dapat dikelompokkan kedalam dua kategori besar, yaitu perawatan perbaikan
(correction) dan perawatan peningkatan (enhancement). Perawatan jenis kedua mencakup
perawatan improvement, adaptation, dan prevention.
Jones (2010) menyatakan bahwa ada tiga aktivitas pemeliharaan produk perangkat
lunak, yaitu: a) perbaikan kerusakan (defect repair), b) perluasan atau peningkatan produk
perangkat lunak (enhancement), dan c) pemugaran (renovation).
Alur kerja dari ketiga aktivitas pemeliharaan tersebut ditunjukkan dalam gambar
berikut :
!!! ! ! ! ! ! ! SISTEM INFORMASI MANAJEMEN!
! #)
BAB III
PEMBAHASAN
3.7. AKTIVITAS PEMELIHAARAN SOFTWARE
Pemeliharaan dilakukan untuk menjaga software tetap andal dan responsif bagi
penggunanya setelah hal tersebut selesai dikembangkan dan diinstal. Jones (2010)
mengungkapkan bahwa pemeliharaan merupakan hal yang lebih sulit dan kompleks untuk
dianalisis dibandingkan dengan proses pengembangannya. Pemeliharaan perangkat lunak
mencakup banyak aktivitas yang berbeda. Jones (2010) menyebutkan sedikitnya ada 23
jenis pekerjaan yang dapat dikelompokkan dalam lingkup pemeliharaan sebagaimana
dijelaskan dalam Tabel dibawah ini :
!!! ! ! ! ! ! ! SISTEM INFORMASI MANAJEMEN!
! #,
Keduapuluh tiga aktivitas pemeliharaan ini merupakan bentuk-bentuk dari
modifikasi perangkat lunak eksisting. Terkadang beberapa aktivitas tersebut dapat terjadi
berurutan dalam satu aliran kerja modifikasi, misanya reverse engineering seringkali
mendahului aktivitas reengineering.
Pemeliharaan Perangkat Lunak merupakan pekerjaan yang relatif lebih kompleks
daripada tahap pengembangan Perangkat Lunak. Jones (2010) mengungkapkan hal-hal
yang menjadi kunci keberhasilan suatu perusahaan dalam aktivitas ini yang merupakan
Best Practices dalam software maintenance diantaranya :
a. Memakai jasa spesialis pemeliharaan dibanding orang dengan kualifikasi developer
b. Mempertimbangkan opsi outsourcing;
c. Merekam atau mencatat semua bugs / kesalahan yang pernah dilaporkan pengguna;
d. Mencatat response time sejak laporan kerusakan/bugs diterima hingga tindakan koreksi
mulai dilakukan;
e. Mencatat response time sejak tindakan koreksi dilakukan hingga penanganan selesai;
f. Mencatat semua aktivitas pemeliharaan yang dilakukan dan juga biayanya.
3.8. KEBUTUHAN PENYESUAIN DAN PERUBAHAN SOFTWARE
Jones (2010) mengungkapkan bahwa suatu aplikasi perangkat lunak akan mengalami beberapa penyesuaian dan perubahan sejak penginstalannya, diantaranya :
a. Semua aplikasi perangkat lunak memiliki “bugs” atau kesalahan dalam baris perintah atau bagian lain dalam software tersebut, saat bugs ditemukan (memang biasanya baru diketahui kemudian saat program dijalankan) maka kesalahan tersebut perlu diperbaiki;
b. Dalam pengembangan bisnis perusahaan, fitur dan kebutuhan baru akan muncul, maka aplikasi existing perlu di-update agar sesuai dengan kebutuhan pengguna;
c. Adanya perubahan atau penetapan regulasi yang baru dari pemerintah yang harus dipatuhi sehingga perlu diadakan update pada aplikasi perangkat lunak. Kadangkala masa transisi menuju pemberlakuan regulasi sangat singkat;
d. Structural decay yang terjadi sejalan dengan semakin tuanya suatu software akan memperlambat performa atau juga meningkatkan bugs/kesalahan. Oleh karena itu,
!!! ! ! ! ! ! ! SISTEM INFORMASI MANAJEMEN!
! #-
bilamana masih memberikan nilai bagi perusahaan, perangkat lunak tersebut perlu di ‘renovasi’. Aktivitas renovasi perangkat lunak ini misalnya restrukturisasi atau refaktorisasi untuk menyederhanakan kerumitan (contohnya: migrasi ke struktur fileyang baru, migrasi ke bahasa pemrograman yang baru), mengidentifikasi kemudian membuang modul-modul yang error dan memberikan tambahan fitur-fitur pada proses modifikasi ini;
e. Setelah beberapa tahun penggunaan, aplikasi tersebut mungkin perlu diganti dengan yang lebih baru.
3.9. INDIKATOR MAINTAINABILITY SOFTWARE
Kapabilitas software untuk dapat dipelihara berpadanan dengan kondisi tertentu
yang memberikan petunjuk atau indikasi apakah software tersebut ada pada level kurang
atau lebih mudah untuk bisa dimodifikasi. Swanson (1999) mengungkapkan penaksiran
kondisi-kondisi yang dimaksud dilihat dari tiga perspektif, yaitu pada pengembangannya
(in development), pengoperasian (in operation) dan penggunaannya (in use). Tabel
dibawah mengelaborasi deskripsi sugestif untuk masing kondisi maintainability dalam
tiga perspektif tersebut.
!!! ! ! ! ! ! ! SISTEM INFORMASI MANAJEMEN!
! ’.
3.10. URGENSI MAINTAINABILITY SOFTWARE
Swanson (1999) mengartikan maintainability dari suatu software sebagai
kapabilitas software untuk ditingkatkan atau diperluas fungsi-fungsinya, di mana
pemakaian sumberdaya dalam aktivitas pemeliharaan, pengoperasian dan penggunaannya
adalah seekonomis mungkin. Alokasi sumberdaya perlu dipertimbangkan dengan cermat,
baik biaya maupun effort yang akan dikeluarkan kelak dalam pemeliharaan software. Hal
ini perlu dicermati bilamana organisasi menilai maintainability software yang dimilikinya
akan memberikan benefit dikemudian hari.
Urgensi maintainability software perlu dicermati karena biaya yang dikeluarkan
untuk pemeliharaan cukup besar. Boehm (1982) dalam Suroso (2014) mengungkapkan
hasil studinya di mana biaya pemeliharaan memakan porsi resource dana kegiatan
pengembangan dan implementasi perangkat lunak yang relatif besar, di mana biaya
pemeliharaan perangkat lunak mengambil porsi 49%, sedangkan biaya pengembangan
adalah 43% dan sisanya (8%) untuk kegiatan lain-lain. Biaya perbaikan kesalahan pada
suatu perangkat lunak juga meningkat sejalan dengan tahapan pengembangannya. Boehm
(1981) dalam Suroso (2014) mengungkapkan multiplikasi biaya tindakan korektif, di
mana biaya perbaikan kesalahan pada tahap analisa yang hanya memerlukan biaya 2
satuan dibandingkan biaya perbaikan untuk kesalahan yang sama pada tahap operasi yang
memelukan biaya 200 satuan sebagaimana gambar dibawah ini.
Sumber : Boehm, software Engineering Economics (1981) dalam Suroso (2014)
!!! ! ! ! ! ! ! SISTEM INFORMASI MANAJEMEN!
! ’%
Maintainability merupakan hal yang penting karena software harus terus
beradaptasi terhadap perubahan lingkungan penggunaan maupun kebutuhan-kebutuhan
yang baru, selain memenuhi tuntutan user untuk keandalan sistem perangkat lunak yang
membangun software dari koreksi atas kesalahan-kesalahan (bugs). Contoh-contoh
ilustrasi kebutuhan akan penyesuaian dan perubahan software sebagaimana diuraikan
sebelumnya. Boehm (1982) dalam Suroso (2014) memecah serapan biaya pemeliharaan
sebesar 49% kedalam empat jenis aktivitas, yaitu tindakan corrective (21%), adaptive
(25%), preventive (4%) dan perfective (50%). Kelompok aktivitas penyempurnaan
(perfective) ternyata mengambil setengah porsi dari total kebutuhan biaya pemeliharaan.
Untuk mendukung keandalan dan memenuhi kebutuhan serta mempertimbangkan
biaya pemeliharaan software yang besar, alokasi sumberdaya perlu diperhitungkan dengan
baik. Resource yang ditinjau meliputi biaya (maintenace cost) dan usaha (maintenance
effort) seperti penjelasan berikut ini :
a. Maintenance Cost
Swanson (1999) mengungkapkan pemeliharan SI yang berbasis Teknologi Informasi
(TI) memakan biaya yang relatif mahal. Perubahan atau modifikasi atas suatu
perangkat lunak akan membutuhkan biaya dalam pelaksanaan kegiatannya. Banker
(1993) dalam Huber (2009) menyebutkan ada dua tipe biaya dalam modifikasi
software, yaitu biaya finansial dan biaya waktu. Biaya finansial adalah akumulasi biaya
dari komponen pekerja yang terlibat di dalamnya. Semakin banyak pekerja yang
terlibat maka biaya ini akan semakin tinggi. Biaya waktu adalah akumulasi biaya yang
timbul dari aktivitas ini sepanjang rentang waktu berlangsungnya aktivitas, di mana
biaya finansial adalah komponen yang mempengaruhi biaya waktu. Semakin lama
proses modifikasi software berlangsung untuk mencari tahu (discover),
mengimplementasikan (implement), menguji (test) dan mendokumentasikan
(document), maka komponen biaya ini akan semakin tinggi
b. Maintenance Effort
Jika suatu aplikasi perangkat lunak yang dimiliki oleh sebuah organisasi dalam proses
pengembangannya dibuat agar lebih mudah untuk dimodifikasi, misalnya dibangun
dengan tingkat kerumitan yang rendah, maka usaha (effort) yang dicurahkan oleh
organisasi tersebut dikemudian hari akan lebih ringan (Swanson, 1999). Maintenance
!!! ! ! ! ! ! ! SISTEM INFORMASI MANAJEMEN!
! ’"
effort sebagai input aktivitas pemeliharaan terdiri dari sumberdaya yang dialokasikan
dan digunakan dalam tugas ini, misalnya sumberdaya mesin, workbenches dan
sumberdaya manusia atau staff. Sumberdaya manusia sendiri dibedakan berdasarkan
keterampilan (skills), pengalaman dan motivasinya, yang kemudian dikelompokkan
lagi sesuai job class serta besaran gaji.
3.11. Studi Kasus : PT. Kimia Farma (Persero) Tbk.
3.5.1. Profile Perusahaan PT. Kimia Farma (Persero) Tbk
PT Kimia Farma (Persero) Tbk adalah perusahaan industri farmasi pertama di
Indonesia yang didirikan oleh Pemerintah Hindia Belanda pada tahun 1817 dengan nama
N.V. Chemicalien Handle Rathkamp & Co (Jakarta), N.V. Pharmaceutische Handel
Svereniging J.Van Gorkom & Co (Jakarta), N.V. Bandungsche Kinine Fabriek (Bandung)
dan N.V. Jodium Onderneming Watoedakon (Mojokerto). Pada tahun 1958 Pemerintah
Indonesia melebur sejumlah perusahaan farmasi tersebut menjadi Perusahaan Farmasi
Negara Bhinneka Kimia Farma, lalu berubah bentuk badan hukum sehingga bernama PT
Kimia Farma pada tanggal 16 Agustus 1971. Sejak Tahun 2001 PT Kimia Farma
(Persero) merubah statusnya menjadi perusahaan terbuka dengan dicatatkan pada Bursa
Efek Jakarta dan Bursa Efek Surabaya maka nama perusahaan menjadi PT Kimia Farma
(Persero) Tbk.
Saat ini PT. Kimia Farma (Persero) Tbk memiliki 4 anak perusahaan yaitu :
5. PT. Kimia Farma Trading & Distribution, (KFTD) yaitu anak perusahaan yang
bergerak dalam jasa Perdagangan dan Distrbusi produk-produk perusahaan maupun
produk pihak ketiga. Saat ini KFTD telah memiliki 47 cabang yang tersebar diseluruh
Provinsi Indonesia.
6. PT. Kimia Farma Apotek (KFA), yaitu anak perusahaan yang bergerak dalam jasa
retail produk-produk kesehatan. Saat ini KFA telah memiliki sekitar 900 Apotek yang
tersebar diseluruh Indonesia. KFA memiliki anak perusahaan yaitu Kimia Farma
Diagnostika yang bergerak dalam jasa laboratorium pemeriksaan kesehatan dan Bisnis
Unit Klinik Kimia Farma
7. PT. Kimia Farma Sungwun Pharmacopia, yaitu perusahaan joint venture Kimia Farma
dengan perusahaan Sungwun Pharmacopia Korea dengan kepemilikan saham Kimia
!!! ! ! ! ! ! ! SISTEM INFORMASI MANAJEMEN!
! ’&
Farma sebesar 75%. Bergerak dalam industry pembuatan Bahan Baku Obat dan
merupakan satu-satunya industry Bahan Baku Obat di Indonesia
8. PT. Sinkona Indah Lestari, anak usaha yang bergerak pada industry Bahan Baku Kina.
PT. Kimia Farma (Persero) Tbk sebagai holding company mengoperasikan 3 unit
Srategic Bisnis Unit BU yaitu :
� SBU Manufacture yang mengelola 6 Unit Pabrik/Plant di lima lokasi (Medan,
Jakarta, Bandung, Semarang, Watudakon) dan 1 unit R&D
� SBU Marketing yang mengelola pemasaran seluruh produk-produk Kimia Farma
� SBU Asset yang mengelola utilisasi asset yang dimilikia perusahaan.
Selain itu Kimia Farma Holding juga dilengkapi dengan beberapa divisi fungsional untuk
penunjang usaha yaitu Divisi Supply Chain, Divisi Pengembangan Bisnis Strategis,
Divisi Human Capital, Divisi Akuntansi Keuangan, Divisi Satuan Pengawas Internal
(SPI) serta Corporate Secretary.
3.5.2. Implementasi Sistim ERP SAP Kimia Farma
Dengan kompleksitas bisnis dari hulu ke hilir yang diusahakan, maka Kimia
Farma memerlukan adanya sistim informasi yang terintegrasi sehingga dapat bersaing
secara kompetitif. Perusahaan menyadari bahwa sistim informasi existing yang ada
sebelumnya yang masih terpisah-pisah antara anak perusahaan maupun Bisnis Unit sudah
harus diintegrasikan kedalam satu sistim informasi.
!!! ! ! ! ! ! ! SISTEM INFORMASI MANAJEMEN!
! ’#
Gambar di atas menjelaskan sistem exising yang ada di Kimia Farma beserta
dengan anak perusahaannya mulai dari Kimia Farma Holding, Kimia Farma Trading and
Distribution dan juga Kimia Farma Apotek. Kimia Farma Holding sendiri menggunakan
2 sistem di 5 pabrik Kimia Farma yaitu Portege untuk Unit Plant Jakarta, Plant Semarang
dan Plant Watudakon serta sistem Fox untuk Plant Bandung dan Plant Medan. Sedangkan
Human capital juga mempunyai aplikasi sendiri yaitu HCIS (Human Capital Information
System).
PT. Kimia Farma (Persero) Tbk memilih sistim ERP-SAP sebagai software yang
digunakan untuk mengintegrasikan semua proses dari hulu di holding sampai ke hilir
dianak-anak perusahaannya yaitu KFTD dan KFA. Dengan terintegrasinya seluruh proses
dan sistim informasi perusahaan diharapkan dapat meningkatkan performansi operasional
maupun finansial, meningkatkan pelayanan kepada customer, meningkatkan fungsi
control dan monitoring serta dapat mengkonsolidasikan laporan keuangan dari Kimia
Farma Group.
Tujuan Implementasi SAP di PT. Kimia Farma (Persero) Tbk adalah :
4. Mengintegrasikan aplikasi-aplikasi bisnis (Keuangan, Supply Chain, Sales,
Pergudangan, Pembelian, Manufaktur, Human Capital, Bisnis Inteligen) – Integrated
5. Mempercepat pelaporan sehingga membantu TOP Management dalam mengambil
keputusan strategis perusahaan – Faster
6. Menerapkan best practice proses bisnis untuk meningkatkan produktifitas - Better
Manfaat Utama dalam penerapam ERP SAP di Kimia Farma adalah :
• Realtime Analytic dengan New Technology : in memory computing by SAP HANA
• Simplifikasi proses bisnis untuk mengurangi aktivitas administrasi dan meningkatkan
aktivitas services, tactical & strategic Planning
• Integrasi proses bisnis untuk meningkatkan pengukuran, pengawasan, pengendalian
dan peningkatan kinerja perusahaan.
• Efisiensi melalui paperless operasional, berkurangnya duplikasi aktivitas dan
restrukturisasi organisasi
• Meningkatnya kualitas inventory sehingga dapat mengurangi biaya inventory serta
meningkatkan penjualan.
!!! ! ! ! ! ! ! SISTEM INFORMASI MANAJEMEN!
! ’’
Dari gambar di atas dapat menjelaskan perubahan dari sistem yang digunakan
existing saat ini dengan penerapan sistem ERP SAP di Kimia Farma untuk kedepannya.
Sehingga dengan penerapan sistem SAP proses bisnis di Kimia Farma dapat berjalan
dengan integrated sehingga data yang dibutuhkan oleh Direksi bisa lebih cepat dan lebih
baik untuk mengambil keputusan yang sangat strategis.
Implementasi Sistim Informasi ERP SAP di Kimia Farma dilakukan melalui sistim
kerjasama Manage Service dengan PT. Telkom yang juga merupakan perusahaan
BUMN. Bentuk kerjasama Manage Service tersebut adalah :
6. Investasi Server dan User License dilakukan oleh Kimia Farma
7. Configuration Sistim SAP sesuai dengan Bisnis Proses Kimia farma dilakukan
bersama-sama antara Kimia Farma dengan Telkom
8. Networking menggunakan jaringan Telkom
9. Server Location ditempatkan pada Data CentreTelkom
10. Maintanance dan Improvement Sistim dilakukan bersama-sama antara Kimia
Farma dan Telkom. Kimia Farma bertanggung jawab terhadap maintenance Data Base
sedangkan Telkom terhadap maintenance dan improvement sistim.
Kimia Farma mengimplementasikan 11 Modul SAP yaitu Finace (FI), Controling
(CO), Human Capital Management (HCM), Sales Distribution (SD), Material
Management (MM), Project System (PS), Quality Management (QM) Plant Maintanance
(PM), Production Planning (PP), Fund Management (FM) dan Bisnis Inteligence (BI).
!!! ! ! ! ! ! ! SISTEM INFORMASI MANAJEMEN!
! ’(
3.5.3. Kualitas dan Maintainability Software ERP SAP
Software Aplikasi ERP SAP versi saat ini telah mengalami beberapa kali
perubahan sesuai dengan perkembangan dan kemajuan tekhnologi informasi. Berikut
adalah gambaran perubahan software aplikasi ERP SAP sejak versi pertama yaitu SAP
R/3 hingga versi SAP ERP 6.0 yang dilaunching pada Juni 2006. Bahkan pada tahun
2016, SAP melaunching versi terbarunya yaitu SAP HANA.
SAP mengembangkan beberapa jenis software aplikasi ERP yang disesuaikan
dengan size bisnis atau size perusahaan seperti yang digambarkan pada gambar dibawah :
"#$!%&’()*’’!"&(+*"#$! $
"#$!%&’()*’’!#../()/0)*
"#$!%&’()*’’!0)*
"#$!%&’()*’’!%12*’(3)
!!! ! ! ! ! ! ! SISTEM INFORMASI MANAJEMEN!
! ’)
Perusahaan kecil dengan size bisnis kecil dapat menggunakan SAP Business One dengan
fungsi bisnis dasar. Selanjutnya dengan size bisnis atau perusahaan yang semakin besar
berturut-turut tersedia SAP Business by Design, SAP Business All-in-One dan SAP
Business Suite dengan fungsi bisnis yang sangat lengkap.
a. SAP Business One
Didesign untuk perusahaan kecil dengan size bisnis kecil, menyediakan Business
Management Solution yang terintegrasi dengan beberapa fungsi bisnis dasar yaitu
keuangan, sales, customers dan operations.
b. SAP Business by Design
Meyediakan design yang spesifik untuk perusahaan skala menengah dengan skala
bisnis sedang.
!!! ! ! ! ! ! ! SISTEM INFORMASI MANAJEMEN!
! ’,
c. SAP Business All-in-One
Didesign untuk perusahaan skala menengah dengan fungsi yang lebih lengkap.
!
!
!
d. SAP Business Suite
Merupakan software aplikasi ERP SAP dengan fungsi bisnis prosess internal yang
komprehensif dan terintegrasi dengan aktivitas eksternal perusahaan.
!/0123
4 0562789:
;8909<2!=!>?975?1
@?:8378<3
ManufacturingA5?BC<7!D2E21?FG 297
HCG 09!>0F8701!4 090:2G 297
A5?<C52G 297!=!/?C5<89:
/25E8<2
! "#$%&’()*’’#../()/0)*
!!! ! ! ! ! ! ! SISTEM INFORMASI MANAJEMEN!
! ’-
Pada SAP Business Suite, integrasi dengan aktivitas eksternal perusahaan difasilitasi
melalui modul :
� Supplier Relationship Management (SRM)
� Product Lifecycle Management (PLM)
� Supply Chain Management (SCM)
� Customer Relationship Management (CRM)
Software Aplikasi SAP menyediakan dan dapat mengadopsi ruang pengembangan
(extensibility) maupun inovasi sesuai dengan keinginan dan kebutuhan bisnis user.
Dengan menggunakan software aplikasi ERP SAP yang diakui kehandalan dan
maintainabilitinya serta pengelolaannya yang menggunakan kerjasama Manage Service
dengan PT. Telkom maka Kimia Farma dapat menjamin improvement dan pengembangan
sistim informasinya sesuai dengan kebutuhan dan perkembangan terbaru.
!
!
4*35.6758!9:5)3*’;!!9<==*>+(<)’
Enhancement Packages
Support Packages
!
!
,)+*=?=(’*!"*=@(>*’
!
A*B6CD ?=<@*E!F&)>+(<)5.(+1
"B(+>:!F=5D *B<=G
H 5)E5+<=1
0?+(<)5.
!
!!! ! ! ! ! ! ! SISTEM INFORMASI MANAJEMEN!
! (.
!
BAB IV
PENUTUP
4.1. Kesimpulan
Pemeliharaan dilakukan untuk menjaga software tetap andal dan responsif bagi
penggunanya. Kegiatan pemeliharaan memerlukan praktek manajemen yang baik untuk
menjamin tersedianya sumberdaya untuk mendukung hal tersebut sehingga kebutuhan
akan perubahan dan penyesuaian, yang termasuk dalam lingkup pekerjaan pemeliharaan,
dapat dipenuhi. Besarnya biaya dalam aktivitas pemeliharaan perlu diseimbangkan
dengan besarnya benefit yang akan diterima perusahaan.
Dalam mengimplementasikan sistim informasi yang mengintegrasikan semua proses
bisnis yang ada diperusahaan, maka PT. Kimia Farma (Persero) TBk menggunakan
software aplikasi ERP SAP yang sudah diakui kualitas kehandalan dan maintainability
softwarenya. Melalui bentuk kerjasama Manage Service pengelolaan sistem dengan PT.
Telkom maka Kimia Farma dapat menjamin improvement dan pengembangan sistim
informasinya sesuai kebutuhan dan perkembangan.
!!! ! ! ! ! ! ! SISTEM INFORMASI MANAJEMEN!
! (%
Daftar Pustaka
1. Anonim, 2012. Software Quality Attributes. http: //www. sqa.net/
softwarequalityattributes.html.
2. O’ Brien, James, 2010. Introduction to Information System. McGraw. Hill, New York.
3. Williams, Brian K,Stacey C. Sawyer, 2005. Using Information Technology.
McGrawHill, New York, America.
4. ISO 9126, I. (2000). Information technology – Software product quality, Part 1:
Quality Model. International Organization for Standardization.
5. Agrawal, Aditya et. al. (2009). ORE: A Framework to Measure Organizational Risk
During Information Systems Evolution. (C. Barry, K. Conboy, M. Lang, G.
Wojtkowski, & W. Wojtkowski, Eds.) Information Systems Development: Challenges
in Practice, Theory and Education, 2, 675-686.
6. Huber, J. R. (2009). A Thesis: Software Documentation Guidelines for Maintainability.
Grand Forks: University of North Dakota.
7. Jones, C. (2010). Software Engineering Engineering: Lessons from Successful Projects
in the Top Companies. New York: McGraw-Hill.
8. Suroso, I. A. (2014). Pembangunan Sistem Informasi. Bahan Kuliah Sistem Informasi
Manajemen MB-IPB, (Tidak diterbitkan).
9. Swanson, E. B. (1999). IS “Maintainability”: Should It Reduce the Maintenance
Effort? (Winter, Ed.) Database for Advances in Information Systems, 30/1, 65-76.