Conceptos Básicos de Presentaciones - Contenido Introducción 2

Lección 1 Creación de presentaciones 11

Lección 2 Trabajo con presentaciones 22

Lección 3 Impresión de una presentación 38

Lección 4 Agregar y modificar texto de diapositivas 55

Lección 5 Aplicación y modificación de plantillas de diseño 71

Lección 6 Inserción de información en PowerPoint 93

Lección 7 Realización de presentaciones con diapositivas 113

Lección 8 Creación de presentaciones multimedia 125

Lección 9 Creación de presentaciones para el Web 140

Lección 10 Revisión y uso compartido de presentaciones 150

Apéndice Objetivos completos de los exámenes de MOS (Microsoft Office Specialist) para PowerPoint 2002 166

Introducción Ahora más que nunca, los adultos tienen que reinventarse a sí mismos en muchas ocasiones para estar al día de los grandes cambios que se producen en el mundo del siglo XXI.

Microsoft® Unlimited Potential (UP) es un programa global centrado en mejorar el aprendizaje de jóvenes y adultos al proporcionar conocimientos tecnológicos a través de centros comunitarios de aprendizaje tecnológico (CTLC). Microsoft cree que fomentando la enseñanza de conocimientos técnicos podemos ayudar a crear oportunidades sociales y económicas que ayuden a cambiar las vidas de las personas y a transformar las comunidades.

Al participar en los cursos UP, los alumnos se centrarán en los conocimientos técnicos que necesitan para utilizar diversas aplicaciones. Todos los cursos UP enseñan conocimientos tecnológicos de manera práctica que resaltan las aplicaciones reales de la tecnología, desde informática básica y alfabetización informática hasta fotografía digital, diseño de páginas Web o software de productividad.

Los cursos UP están pensados para su uso dentro de la comunidad y en centros de enseñanza de tecnología, ya sea en el contexto de un aula o para autoaprendizaje. En el caso de los cursos relacionados con información introductoria y tecnologías de comunicaciones (alfabetización informática, Internet, World Wide Web, medios digitales y aplicaciones de productividad), no se supone experiencia previa con la tecnología o el software.

A quién va dirigido este programa Todos los cursos del programa Microsoft UP están diseñados para motivar a los jóvenes y adultos que desean aprender nuevas tecnologías o aumentar sus conocimientos tecnológicos actuales, ya sea por razones personales o profesionales. Los cursos tienen en cuenta el hecho de que los adultos suelen llegar a las experiencias de aprendizaje con una amplia variedad de experiencias previas, expectativas y conocimientos:

■ Los alumnos comunitarios desean emplear su tiempo y su dinero sabiamente. Este programa se ha diseñado para prever, comprender y centrarse en la necesidad de estos alumnos de una instrucción eficiente y efectiva.

■ Una instrucción bien diseñada tiene en cuenta los conocimientos previos de los alumnos comunitarios y aporta nuevos conocimientos. Este programa da cabida a una amplia variedad de conocimientos y habilidades ya existentes. Cada curso tiene en cuenta tareas y niveles de conocimientos comunes.

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■ Los alumnos comunitarios van a aprender y esperan que se les trate como personas independientes, únicas y capaces. Este programa puede utilizarse en un aula o como herramienta para el autoaprendizaje a su propio ritmo.

■ Los alumnos comunitarios, orientados a la acción, esperan que lo aprendido sea aplicable directamente a sus responsabilidades profesionales, así como a sus fines personales. Este programa contiene muchos ejemplos prácticos del mundo real y aplicaciones diseñadas para atraer a una amplia gama de alumnos adultos.

Por encima de todo, cada curso UP está diseñado para enseñar conocimientos de tecnología pero siempre teniendo presente el uso de la tecnología para mejorar las oportunidades individuales, la productividad, la preparación para el trabajo y la calidad de vida.

Ofertas y objetivos de los cursos El programa UP cumple los estándares educativos de Microsoft e internacionales. Como tal, el programa de estudios ofrece los siguientes cursos introductorios sobre equipos, software y tecnología digital:

● Conceptos básicos de informática

Este curso ofrece a los alumnos una base sólida de los conceptos básicos de la informática y los fundamentos de hardware, software, sistemas operativos, Internet, etc.

● Conceptos básicos de medios digitales

Este curso enseña a los alumnos cómo empezar con los medios digitales, incluyendo fotografía digital, audio y vídeo digital.

● Conceptos básicos de Internet y del World Wide Web

Este curso enseña cómo explorar el Web, utilizar motores de búsqueda, trabajar con correo electrónico y crear páginas Web.

● Conceptos básicos de diseño Web

Este curso explica todo el proceso de diseño de páginas Web, desde los fundamentos de HTML hasta las estrategias para diseñar y crear un sitio Web completo.

● Conceptos básicos de procesamiento de textos

Este curso se centra en cómo utilizar un procesador de textos para escribir y revisar diversos documentos personales y comerciales, desde cartas y memorandos sencillos hasta documentos complejos que contienen gráficos y tablas.

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● Conceptos básicos de presentaciones

Este curso trata todo lo necesario para crear presentaciones electrónicas convincentes, desde la creación de presentaciones con diapositivas básicas hasta cómo agregar gráficos, vídeo y audio para conseguir presentaciones multimedia completas.

● Conceptos básicos de bases de datos

Este curso presenta los fundamentos del uso de una base de datos relacional para crear tablas, formularios e informes.

● Conceptos básicos de hojas de cálculo

Este curso enseña a los alumnos los conceptos básicos de las hojas de cálculo incluyendo la creación de hojas de cálculo, la modificación de datos, la creación de diagramas y gráficos, y la publicación de una hoja de cálculo en el Web.

Cada curso utiliza tareas y proyectos para desarrollar competencias en cuanto a la tecnología de información básica y las aplicaciones de productividad de sobremesa mediante el tratamiento de los temas siguientes:

● Conceptos básicos de la tecnología de la información

● Uso del equipo y administración de archivos

● Procesamiento de textos

● Hojas de cálculo

● Bases de datos

● Presentaciones

● Alfabetización sobre Internet, World Wide Web y correo electrónico

Entre las áreas temáticas principales se incluyen las siguientes:

● Fundamentos de la informática (hardware, software, sistema operativo)

● Principales aplicaciones de software (aplicaciones de productividad)

● Internet, World Wide Web y correo electrónico

El programa UP ofrece materiales para los alumnos y para los instructores que son flexibles, confiables, económicos y orientados a los resultados. De acuerdo con el contrato de copyright, los instructores pueden duplicar y personalizar todos los materiales y archivos para mejorar el proceso de aprendizaje.

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Cómo está organizado el curso Cada curso del programa Microsoft UP empieza con los conceptos básicos y pasa rápidamente hacia conocimientos y técnicas intermedios. Los tutoriales prácticos construyen de forma experta sus conocimientos paso a paso. Al estudiar con un enfoque basado en tareas, aprende algo más que simplemente las características del software. Aprende a realizar tareas de la vida real, de forma que pueda aumentar su productividad inmediatamente utilizando la tecnología.

Cada lección empieza con unos objetivos de aprendizaje en viñetas. Cada objetivo especifica una tarea determinada que podrá realizar cuando complete la lección.

Los tutoriales paso a paso son el eje central de cada lección. Las lecciones se basan en tareas que puede encontrar en el mundo laboral cotidiano. Este enfoque le permite ver rápidamente la importancia del aprendizaje. El enfoque basado en tareas está imbricado en toda la serie, incluyendo la organización de lecciones dentro de cada unidad, los títulos de las lecciones y las situaciones de ejemplo elegidas para los archivos de prácticas. Los conceptos se presentan e ilustran con ejemplos de muchas situaciones de la vida real, la tecnología se explica claramente y los ejercicios prácticos le permiten empezar a aplicar inmediatamente lo que sabe. La mayoría de las lecciones terminan con 4 ó 5 ejercicios prácticos de dificultad creciente, y desafían al alumno a entender y aplicar lo aprendido.

Características especiales ● Objetivos de aprendizaje. Establecen claramente los objetivos

de enseñanza para cada lección, de forma que entienda lo que aprenderá. Los objetivos de aprendizaje se tratan de manera coherente y constituyen la estructura de las lecciones, lo que le ayuda a captar la información más importante y a preparar las habilidades de aprendizaje.

● Tutoriales paso a paso. Los pasos numerados contienen instrucciones detalladas paso a paso que le ayudan a aprender. Cada tutorial incluye numerosas ilustraciones que le guían por el proceso de aprendizaje. Con cada curso se ofrecen archivos de ejemplo.

● Sugerencias. En toda la lección se incluyen sugerencias útiles y formas alternativas de realizar las tareas que le ofrecen información adicional, métodos abreviados y posibles problemas, así como comentarios acerca de lo que está aprendiendo.

● Notas. En todo el texto de la lección encontrará información adicional que le permite profundizar más en un tema.

● Importante. Las notas especiales ofrecen precauciones o instrucciones especiales.

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● Barras laterales. Las barras laterales de algunos de los cursos contienen temas parentéticos, información adicional o explicaciones más extensas, como momentos interesantes en la historia de la informática, los entresijos de la ley del copyright o lo que tiene que saber acerca de los “colores seguros” que hay que utilizar en una página Web.

● Jerga. Estas notas al margen de algunos de los cursos ofrecen definiciones de términos técnicos.

● ¡Pruébelo! Estas barras laterales especiales de algunos cursos ofrecen minitutoriales rápidos para comprobar sus conocimientos.

● Archivos de prácticas. Unos documentos de ejemplo le ayudan a completar los ejercicios presentados al final de las lecciones de varios cursos. Las lecciones basadas en proyectos empiezan con una lista de todos los archivos que necesitará para completar el proyecto.

● Puntos clave o Resumen de la lección. Los resúmenes de lo que ha aprendido en una lección sirven como recordatorio de los puntos clave y le indican lo que debe hacer a continuación.

● Ejercicio corto. Los ejercicios cortos incluidos al final de cada lección evalúan lo que ha aprendido y cómo podría aplicarlo. Esta evaluación al final de la lección va más allá de una simple recapitulación de lo aprendido, al pedirle que explique cómo realizar ciertas tareas.

● Resumen de conceptos. Estos ejercicios incluidos al final de cada lección le permiten practicar la aplicación de lo aprendido a proyectos del mundo real. Muchos de estos ejercicios se basan unos en otros para ofrecer un conjunto creciente de desafíos que ponen a prueba sus conocimientos.

● Apéndices. Los objetivos para el examen de especialista en Microsoft Office de cada curso se enumeran en un apéndice al final del libro.

Archivos de prácticas En varios de estos cursos se incluyen documentos de ejemplo y otros archivos para acelerar el aprendizaje y ofrecer ejemplos “terminados” que puede comparar con su propio trabajo. En cada lección se explica cuándo y cómo utilizar los archivos de prácticas para esa lección. Muchas de las lecciones se basan en situaciones de la vida real para que pueda aplicar fácilmente los conocimientos aprendidos a su propia situación.

Por ejemplo, Conceptos básicos de diseño Web incluye todos los ingredientes para crear varios sitios Web con FrontPage: los archivos de texto, los archivos gráficos y los archivos HTML necesarios para crear un sitio Web atractivo.

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Puede elegir entre trabajar con estos archivos como parte de la instrucción en el aula en los centros comunitarios de tecnología y aprendizaje o bien puede utilizarlos para aprender por su cuenta.

El instructor instalará todos los archivos de prácticas en la unidad de disco duro de cada equipo. Dependiendo del curso concreto que vaya a realizar, los archivos se almacenarán en la carpeta Practice de cada curso. Los archivos de cada curso se encuentran en las carpetas del curso correspondiente, bajo la carpeta Unlimited Potential de la unidad C: . Su instructor le explicará cómo ir a los archivos del curso que va a realizar.

Requisitos del sistema Todos los equipos del aula o del centro comunitario de aprendizaje deben cumplir las condiciones mínimas siguientes para ejecutar Microsoft Office XP y permitir a los alumnos el trabajo con los archivos de prácticas empleados en muchas de las lecciones.

● Un equipo personal que ejecute Microsoft Office XP con un procesador Pentium a 133 megahercios (MHz) o superior.

● Sistema operativo Windows XP.

● 128 MB de RAM como mínimo, además de 8 MB de RAM adicionales para cada programa de Office que se ejecute simultáneamente.

● Al menos 58 MB de espacio disponible en disco (después de instalar Microsoft Office XP).

● Una unidad de CD-ROM.

● Un monitor con resolución Super VGA (800 x 600) o superior con 256 colores; se recomienda un monitor de 15 pulgadas como mínimo.

● Un mouse (ratón), IntelliMouse u otro dispositivo señalador compatible.

Acerca del equipo de autores Gran parte del material de estos cursos se basa en los puntos fuertes del enfoque ya probado que Microsoft desarrolló y refinó para sus series Step by Step Courseware, y sus series de libros Step by Step y Faster Smarter. Los instructores, especialistas de diseño educativo, autores y expertos en tecnología que aportaron el contenido de estos libros y cursos poseen unos extensos conocimientos en tecnología y gran experiencia didáctica.

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Convenciones utilizadas en este curso Este curso utiliza fuentes, símbolos y convenciones de títulos especiales para resaltar la información importante o para llamar su atención sobre pasos especiales. Para obtener más información acerca de las características disponibles en cada lección, consulte la sección “Características especiales” de esta Introducción.

Convención Significado

Texto en cursiva Este formato indica un término clave utilizado por primera vez, como banda ancha o World Wide Web.

Texto en negrita Este formato indica el texto que usted debe escribir.

O bien

Indica un término clave que se emplea por primera vez.

Fuente Sans-serif Este formato se utiliza para resaltar texto que forma parte de los pasos de los tutoriales.

nota Las notas ofrecen información adicional que le permite profundizar en un tema.

sugerencia Ofrecen sugerencias útiles y formas alternativas de realizar tareas.

importante Las notas especiales ofrecen precauciones o instrucciones especiales.

Las notas al margen recuadradas ofrecen información adicional y comentarios sobre el texto.

Puede buscar y descargar software antivirus en Internet.

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Características de las lecciones

Los objetivos de la lección establecen claramente los objetivos de enseñanza para cada lección, de forma que entienda lo que aprenderá.

Las ilustraciones ofrecen información visual mientras que estudia la lección.

Las sugerencias ofrecen consejos útiles, métodos abreviados y formas alternativas de realizar una tarea.

Cada tema empieza con información que explica conceptos y técnicas.

Las notas importantes contienen instrucciones especiales.

Las notas al margen incluyen sugerencias e información adicional.

Los pasos numerados ofrecen instrucciones detalladas para realizar una tarea.

Los términos importantes se muestran en negrita y se definen la primera vez que se utilizan.

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Resumen de la lección trata problemas restantes de la administración de archivos para terminar la lección.

Las preguntas de Ejercicio corto, con respuestas breves, le plantean preguntas sobre los conceptos expuestos en la lección.

Los ejercicios de Resumen de conceptos le desafían a que aplique lo que ha aprendido y le obligan a aplicar los conocimientos de una forma nueva.

Creación de presentaciones Una vez completada esta lección, podrá: n Iniciar Microsoft PowerPoint. n Explorar la ventana de PowerPoint. n Elegir un método para iniciar una presentación. n Crear una presentación mediante un asistente. n Guardar una presentación.

Con Microsoft® PowerPoint® puede crear presentaciones generales, notas del orador, documentos para distribuir para los asistentes y esquemas, todo ello en un único archivo de presentación. PowerPoint incluye eficaces herramientas que facilitan la creación y organización de presentaciones paso a paso.

Por ejemplo, suponga que usted es el vicepresidente de ventas de la empresa de relaciones públicas Contoso, Ltd. y es responsable de elaborar un nuevo programa de aprendizaje para los empleados. El presidente de Contoso le ha pedido que cree una breve presentación para describir el proyecto en la junta anual de accionistas.

En esta lección aprenderá a iniciar PowerPoint, explorará la ventana de PowerPoint, elegirá un método para iniciar una presentación, creará una presentación con el Asistente para autocontenido y guardará su trabajo.

No necesitará ningún archivo de prácticas para esta lección. En su lugar, creará todos los archivos y las carpetas que necesite en el transcurso de esta lección.

Inicio de Microsoft PowerPoint Después de instalar PowerPoint y los archivos de prácticas ya puede iniciar PowerPoint. Como ocurre con otros programas, hay varias formas de iniciar PowerPoint. Una forma consiste en utilizar el botón Inicio de la barra de tareas.

En este ejercicio iniciará PowerPoint.

1 En la barra de tareas, haga clic en Inicio. Aparecerá el menú Inicio.

2 En el menú Inicio, seleccione Todos los programas. Aparecerá el menú Programas, que muestra todos los programas que hay en la unidad de disco duro, incluyendo Microsoft PowerPoint. Una parte del menú Programas debe ser similar a la que se muestra en la ilustración siguiente.

LECCIÓN 1

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3 Haga clic en el icono de Microsoft PowerPoint para iniciar PowerPoint.

Sugerencia También puede iniciar PowerPoint si crea un icono de acceso directo al mismo en el escritorio de Windows®. Basta con hacer doble clic en el icono de un acceso directo para iniciar su programa asociado. Para crear un acceso directo, haga clic en el botón Inicio, seleccione Todos los programas, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en Microsoft PowerPoint, seleccione Enviar a y haga clic en Escritorio (crear acceso directo). Un acceso directo del escritorio se representa mediante un icono con una flecha curva en su esquina izquierda.

Exploración de la ventana de PowerPoint Cuando Microsoft PowerPoint se abre, muestra la ventana de programa. Una ventana es un área de la pantalla que se utiliza para mostrar una ventana de programa o de presentación de PowerPoint. La ventana de presentación es el lienzo electrónico en el que se escribe texto, se dibujan formas, se crean gráficos, se agrega color y se insertan objetos. Como ocurre con todos los programas de Microsoft Windows XP, puede ajustar el tamaño de las ventanas de PowerPoint y de presentación con los botones Minimizar y Restaurar/ Maximizar, y puede cerrar la ventana de PowerPoint o de presentación con el botón Cerrar.

Si ha instalado PowerPoint 2002 como un programa independiente, puede que su menú sea distinto.

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En la parte superior de la ventana de PowerPoint están los menús y los botones que se utilizan para realizar las tareas de presentación más frecuentes. Puede aparecer otra fila de botones a lo largo de la parte izquierda y en la parte inferior de la pantalla. Los menús son listas de comandos u opciones disponibles en PowerPoint. Los botones que usted ve están organizados en barras de herramientas. Los botones de barra de herramientas son accesos directos a comandos de menú y herramientas de formato que se utilizan con frecuencia. Basta con hacer clic en la barra de herramientas apropiada para tener acceso rápido a tareas como dar formato a texto y guardar una presentación.

Opciones de barra de herramientas Las barras de herramientas Estándar y Formato están situadas justo debajo de la barra de menús. La primera vez que se inicia PowerPoint, las barras de herramientas Estándar y Formato aparecen en la misma fila para ahorrar espacio en la ventana. En las barras de herramientas sólo aparecen los comandos que se utilizan con más frecuencia. Las barras de herramientas de su equipo pueden mostrar botones diferentes de los que aparecen en las ilustraciones de esta lección. Para ver el resto de los comandos de una barra de herramientas, haga clic en la flecha hacia abajo de Opciones de barra de herramientas, que se muestra en el margen. Una vez que utilice un botón de la lista Opciones de barra de herramientas, reemplazará a un botón utilizado con menos frecuencia en la parte visible de la barra de herramientas. En este libro, si se le indica que haga clic en un botón y no lo ve, haga clic en la flecha hacia abajo de Opciones de barra de herramientas para ver todos los botones de la barra.

PowerPoint utiliza barras de herramientas y menús personalizados. Cuando haga clic en un nombre de menú, aparecerá un menú abreviado con los comandos que utiliza con más frecuencia. Para ver el menú completo, puede dejar el puntero sobre el nombre de menú durante varios segundos, hacer doble clic en el nombre de menú o bien hacer clic en el nombre de menú y, a continuación, hacer clic en la pequeña flecha doble situada en la parte inferior del menú abreviado. Cuando aparezca el menú completo, los comandos que no se veían en el menú abreviado aparecerán en color gris claro.

Panel Esquema/Diapositivas La vista predeterminada, la Normal, consta de tres paneles: Esquema/Diapositivas, Diapositiva y Notas. El panel Esquema/Diapositivas contiene fichas que le permiten alternar entre ver el esquema del texto de la diapositiva (la ficha Esquema) y ver una lista de las diapositivas de la presentación como miniaturas (la ficha Diapositivas). El panel Diapositiva muestra la diapositiva tal y como aparecerá en la presentación. El panel Notas es donde se introducen las notas para el orador. Puede cambiar el tamaño de cualquiera de los paneles si arrastra la barra de color gris que los separa.

Cuando las barras de herramientas Estándar y Formato comparten una misma fila, no puede ver todos los botones, pero puede tener acceso a otros botones si hace clic en la flecha hacia abajo de Opciones de barra de herramientas que hay al final de la barra de herramientas.

Puede desactivar la característica de menús personalizados para que todos los comandos aparezcan siempre en los menús. En el menú Herramientas, haga clic en Personalizar, haga clic en la ficha Opciones, desactive la casilla de verificación Mostrar primero los últimos comandos usados y haga clic en Cerrar.

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Panel de tareas En la parte derecha de la ventana de PowerPoint está el panel de tareas, como se muestra en la ilustración siguiente. El panel de tareas muestra comandos y funciones que utiliza con frecuencia cuando trabaja con presentaciones. Los paneles de tareas le permiten trabajar con comandos sin necesidad de mostrar menús o utilizar botones de barra de herramientas. Algunos paneles de tareas aparecen automáticamente. Por ejemplo, el panel de tareas Nueva presentación se abre junto con PowerPoint cada vez que se inicia el programa. Otros paneles de tareas se muestran como respuesta a una solicitud específica. Por ejemplo, cuando indica a PowerPoint que desea insertar una imagen prediseñada se abre el panel de tareas Insertar imagen prediseñada para ayudarle a buscar una imagen.

Puede cambiar rápidamente de un panel de tareas a otro si hace clic en la flecha hacia abajo de Paneles de tareas adicionales en cualquier panel de tareas para ver los otros paneles de tareas. Cuando haya terminado de utilizar un panel de tareas, haga clic en su botón Cerrar para ocultarlo.

En la parte inferior del panel Esquema/Diapositivas hay botones de vista que le permiten ver las diapositivas de la presentación de distintas formas. La primera vez que abre PowerPoint, la presentación se muestra en la vista Normal.

Aparecen mensajes en la parte inferior de la ventana, en un área llamada la barra de estado. Estos mensajes describen lo que está viendo y haciendo en la ventana de PowerPoint mientras trabaja en ella.

Para abrir el panel de tareas manualmente, haga clic en Panel de tareas en el menú Ver. Este comando abrirá el panel de tareas si está oculto o lo cerrará si está abierto.

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Para obtener más información acerca de los distintos elementos de la pantalla, puede hacer que se muestre una Información de pantalla. Haga clic en el comando ¿Qué es esto? del menú Ayuda y, después, haga clic en el elemento acerca del que desee más información. Aparecerá un cuadro con más información acerca del elemento. Para ver una Información de pantalla para un botón de barra de herramientas, sitúe el puntero sobre el botón sin hacer clic en él; aparecerá una Información de pantalla que indica el nombre del botón, como se muestra en el margen.

Información de pantalla En este ejercicio personalizará el menú Ventana y verá una Información de pantalla para un botón.

1 En la barra de menús, haga clic en Ventana. Aparecerá el menú Ventana.

2 Haga clic en las flechas situadas en la parte inferior del menú Ventana para ver el menú expandido. Aparecerá el menú expandido.

3 Haga clic en Panel siguiente.

4 En la barra de menús, haga clic de nuevo en Ventana. Observe que Panel siguiente aparece ahora en el menú Ventana. PowerPoint ha personalizado su menú Ventana.

Ficha Diapositivas En este ejercicio verá la ficha Diapositivas y utilizará el menú Paneles de tareas adicionales.

1 Sitúe el puntero sobre el icono de la diapositiva en la ficha Diapositivas del panel Esquema/Diapositivas. Cuando sitúe el puntero sobre el icono aparecerá una Información de pantalla.

2 Haga clic en la flecha hacia abajo de Paneles de tareas adicionales. Se abrirá el menú Paneles de tareas adicionales.

3 Haga clic en cualquier lugar vacío de la ventana de PowerPoint. Se cerrará el menú Paneles de tareas adicionales y el panel de tareas Nueva presentación seguirá abierto.

Puede activar y desactivar la Información de pantalla para barras de herramientas. En el menú Herramientas, haga clic en Personalizar, haga clic en la ficha Opciones, desactive la casilla de verificación Mostrar información de pantalla en las barras de herramientas y haga clic en Cerrar.

También puede ver el menú expandido si hace clic en el menú y espera unos segundos hasta que aparezca el menú.

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Elección de un método para iniciar una presentación El panel de tareas Nueva presentación puede ayudarle a trabajar con presentaciones existentes y a crear presentaciones nuevas. Si ya ha creado una presentación, el nombre de la misma aparecerá en la sección Abrir una presentación del panel de tareas. Si desea crear una presentación nueva, puede empezar a agregar texto a la presentación en blanco en el panel Diapositiva o puede utilizar las opciones de la sección Nuevo del panel de tareas.

● Haga clic en Presentación en blanco para empezar una presentación nueva desde el principio.

● Haga clic en De plantilla de diseño para aplicar una de las plantillas de diseño de PowerPoint a una nueva presentación en blanco.

● Haga clic en Del Asistente para autocontenido para que PowerPoint le ayude con el contenido de la presentación y con el diseño.

Creación de una presentación mediante un asistente La creación de una presentación con el Asistente para autocontenido puede ahorrarle tiempo ayudándole a organizar y escribir la presentación. El asistente le guía por un proceso paso a paso y le pregunta información acerca de la presentación, empezando por la diapositiva de título, que es la primera diapositiva de la presentación.

En este ejercicio creará una presentación utilizando el Asistente para autocontenido.

1 En el panel de tareas Nueva presentación, haga clic en Del Asistente para autocontenido en la sección Nuevo. Se cerrará el panel de tareas Nuevas presentación y se abrirá el cuadro de diálogo Asistente para autocontenido, que muestra la pantalla Inicio. En la parte izquierda del cuadro de diálogo hay una lista de las pantallas del asistente.

Sugerencia Si aparece el Ayudante de Office, haga clic en No, no me proporcione ayuda en este momento en la pantalla de ayuda.

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2 Lea la introducción y haga clic en Siguiente. Aparecerá la segunda pantalla del Asistente para autocontenido y el cuadrado situado junto a Tipo de presentación a la izquierda del cuadro de diálogo cambiará al color verde para indicar que se trata de la pantalla actual. El Asistente para autocontenido le pedirá que seleccione un tipo de presentación. Para ayudarle a identificar rápidamente los tipos de presentación, el asistente organiza las presentaciones por categoría.

3 Haga clic en Proyectos.

4 En la lista de la derecha, haga clic en Información general del proyecto.

5 Haga clic en Siguiente.

El Asistente para autocontenido le pedirá ahora que seleccione un tipo de medio para la presentación.

6 Si es necesario, haga clic en la opción Presentación en pantalla para seleccionar ese tipo de presentación.

7 Haga clic en Siguiente. El Asistente para autocontenido le pedirá ahora que introduzca información para la diapositiva de título y la información del pie de página que se incluirá en cada diapositiva.

8 Haga clic en el cuadro Título de la presentación, escriba Nuevo programa de aprendizaje de empleados y presione Tab.

9 En el cuadro Pie de página, escriba Contoso, Ltd.

En los pasos de este libro, la negrita indica texto que usted debe escribir exactamente como aparece. Si comete algún error mientras escribe esa información, presione Retroceso para eliminar el error y escriba el texto correcto.

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10 Compruebe que las casillas de verificación Fecha de la última actualización y Número de diapositiva están activadas.

11 Haga clic en Siguiente y, después, haga clic en Finalizar.

La ventana de presentación de PowerPoint aparecerá con el contenido proporcionado por el Asistente para autocontenido en forma de esquema en la ficha Esquema del panel Esquema/ Diapositivas y la diapositiva de título en el panel Diapositiva. El nombre que aparece en la diapositiva de título es el nombre del usuario registrado.

Guardar una presentación El trabajo que ha realizado hasta ahora sólo se ha almacenado en la memoria temporal del equipo. Para guardar su trabajo de manera que pueda usarlo más adelante, debe asignar un nombre a la presentación y almacenarla en la unidad de disco duro del equipo.

La primera vez que guarda una presentación nueva, aparece el cuadro de diálogo Guardar como al elegir el comando Guardar. En el cuadro de diálogo Guardar como puede asignar nombre a la presentación y elegir dónde desea guardarla. Después de asignar nombre a una presentación, puede guardar los cambios realizados si hace clic en el botón Guardar de la barra de herramientas Estándar o si selecciona Guardar en el menú Archivo. Es decir, la versión más reciente sobrescribe la versión original. Si desea conservar ambas versiones, puede elegir el comando Guardar como del menú Archivo para guardar la nueva versión con un nombre distinto.

Si desea cambiar cualquier dato introducido previamente, haga clic en el botón Atrás.

Casi todos los cuadros de diálogo incluyen un botón de signo de interrogación en la esquina superior derecha de su ventana. Cuando hace clic en este botón y después hace clic en cualquier control del cuadro de diálogo, aparece una ventana de Ayuda que explica qué es el control y cómo utilizarlo.

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En este ejercicio guardará una presentación.

1 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Guardar. PowerPoint mostrará el cuadro de diálogo Guardar como, como se muestra en la siguiente ilustración. El texto del cuadro situado junto a la etiqueta Nombre de archivo estará seleccionado, de forma que pueda escribir un nombre para la presentación.

2 En el cuadro Nombre de archivo, escriba Informe de aprendizaje

para empleados de Contoso Pres 01. La palabra Pres del nombre de archivo es una abreviatura de Presentación.

3 Haga clic en la flecha hacia abajo de Guardar en y, después, haga clic en la unidad C.

4 En la lista de nombres de archivos y carpetas, haga doble clic en las carpetas Practice y Lesson01 sucesivamente.

5 Haga clic en Guardar o presione Entrar para guardar la presentación. El nombre de la barra de título cambiará de Presentación1 a Informe de aprendizaje para empleados de Contoso Pres 01.

Sugerencia PowerPoint guarda las presentaciones para poder recuperarlas en caso de que el programa deje de responder o haya un corte del suministro eléctrico. PowerPoint guarda los cambios en un archivo de recuperación basándose en las opciones indicadas en las funciones de guardar Autorrecuperación. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones, haga clic en la ficha Guardar, active la casilla de verificación Guardar información de Autorrecuperar cada, especifique el período de tiempo en que desee guardar y haga clic en Aceptar.

Para crear una presentación nueva a partir de diapositivas existentes, haga clic en Archivo en la barra de menús, haga clic en Guardar como, escriba un nuevo nombre en el cuadro Nombre de archivo y haga clic en Guardar.

La barra Sitios que aparece en el lado izquierdo del cuadro de diálogo Guardar como ofrece un acceso cómodo a las ubicaciones utilizadas con frecuencia para guardar archivos.

Si su disco duro utiliza una letra distinta de C, sustituya la C por la letra de unidad apropiada.

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Resumen de la lección En esta lección ha aprendido a iniciar PowerPoint, explorar la ventana de PowerPoint, elegir un método para iniciar una presentación, crear una presentación con el Asistente para autocontenido y guardar una presentación.

Si va a proseguir con la siguiente lección:

● En el menú Archivo, haga clic en Cerrar. Si PowerPoint le pregunta si desea guardar los cambios, haga clic en Sí. PowerPoint guardará los cambios y cerrará la presentación.

Si no va a proseguir con otras lecciones:

● Haga clic en el botón Cerrar situado en la esquina superior derecha de la ventana de PowerPoint. Si PowerPoint le pregunta si desea guardar los cambios, haga clic en Sí. PowerPoint guardará los cambios, cerrará la presentación y saldrá.

Ejercicio corto 1 ¿Qué formas hay de iniciar una sesión de PowerPoint?

2 ¿Cómo se crea una presentación mediante un asistente?

3 ¿Cómo puede guardar dos versiones del mismo archivo?

Resumen de conceptos Ejercicio 1: su jefe le pide que cree un plan comercial. Para ayudarle a empezar, utilice el Asistente para autocontenido con el fin de crear la nueva presentación. Cree una presentación en pantalla de plan comercial con el título Plan comercial y el pie de página Contoso, Ltd. Guarde la presentación como Plan comercial en la carpeta Lesson01 situada en la carpeta Practice.

Ejercicio 2: trabaja para una empresa de servicios llamada A. Datum Corporation que personaliza sistemas para pequeñas empresas. Su empresa esperaba ganar un contrato para suministrar 25 equipos nuevos a una escuela local, pero otra empresa de su área ofreció condiciones más ventajosas. Utilice la plantilla Comunicación de malas noticias del Asistente para autocontenido con el fin de comunicar ese hecho a los demás empleados. Modifique el contenido sugerido de las diapositivas de acuerdo con su situación. Guarde la presentación con el nombre Malasnoticias en la carpeta Lesson01 que se encuentra en la carpeta Practice.

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Ejercicio 3: A. Datum Corporation, su empresa, no quiere perder más contratos. Su jefe ha convocado una reunión de ventas y desea que usted elabore una presentación que ayude al personal de ventas a centrarse en los servicios y los puntos fuertes de A. Datum Corporation. Utilice la plantilla Venta de un producto o servicio del Asistente para autocontenido y personalice las diapositivas para explicar las necesidades de los clientes de A. Datum Corporation y cómo A. Datum Corporation puede resolver sus estrategias de precio y servicio al cliente. Guarde la presentación con el nombre Venta en la carpeta Lesson01 que se encuentra en la carpeta Practice y déjela abierta para el próximo ejercicio.

Trabajo con presentaciones Una vez completada esta lección, podrá: n Crear una nueva presentación mediante una plantilla de diseño. n Introducir texto en el panel Diapositiva. n Crear una diapositiva nueva. n Introducir texto en la ficha Esquema. n Insertar diapositivas de otras presentaciones. n Reorganizar diapositivas en la vista Clasificador de diapositivas. n Crear una carpeta para almacenar una presentación. n Mostrar diapositivas en la vista Presentación con diapositivas. n Personalizar PowerPoint.

Para trabajar de manera eficiente con Microsoft® PowerPoint® necesita familiarizarse con las características más importantes del producto. En la lección anterior aprendió a crear una presentación con el Asistente para autocontenido, cambiar el texto del título y de los párrafos, cambiar de vista, pasar de una diapositiva a otra, guardar una presentación y utilizar opciones de Ayuda de PowerPoint.

Después de crear una presentación de informe del progreso del programa de aprendizaje para los empleados de Contoso, Ltd, decide utilizar PowerPoint para desarrollar el contenido del programa. El próximo paso consiste en iniciar una presentación nueva y desarrollar el contenido para la primera sesión de aprendizaje, “Captar nuevos clientes”. Su director de ventas le ha dado varias diapositivas para que las incluya en la presentación.

En esta lección aprenderá a iniciar una presentación nueva mediante una plantilla de diseño, introducir texto en las diapositivas, crear nuevas diapositivas, introducir texto en la ficha Esquema, insertar diapositivas de otras presentaciones y reorganizar diapositivas.

Para completar los procedimientos de esta lección tendrá que crear una presentación nueva a partir de una plantilla de diseño. Utilice el archivo 02 PPT Lesson de la carpeta Lesson02, en la carpeta Practice del disco duro.

LECCIÓN 2

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Creación de una presentación nueva a partir de una plantilla de diseño Además de empezar una presentación con el texto de ejemplo proporcionado por el Asistente para autocontenido como hizo en la lección 1, también puede iniciar una presentación nueva sin que PowerPoint inserte ningún texto de ejemplo. Puede elegir una plantilla de diseño o una presentación en blanco. Una plantilla de diseño es una presentación con un formato y una combinación de colores diseñados de forma profesional a la que sólo necesita agregar texto. Puede utilizar una de las plantillas de diseño suministradas con PowerPoint o puede crear su propia plantilla.

En este ejercicio iniciará una presentación nueva con una plantilla de diseño.

1 Si salió de PowerPoint al final de la lección anterior, vuelva a iniciar ahora PowerPoint.

2 En el menú Ver, haga clic en Panel de tareas si es necesario para ver el panel de tareas Nueva presentación.

3 En el panel de tareas Nueva presentación, haga clic en De plantilla de diseño. Aparecerá el panel de tareas Estilo de la diapositiva con diversas plantillas de diseño por orden alfabético.

Sugerencia Para crear una presentación en blanco o una presentación utilizando el Asistente para autocontenido, abra el panel de tareas Nueva presentación y haga clic en Presentación en blanco o en Asistente para autocontenido. Las plantillas que se muestran en el panel de tareas Estilo de la diapositiva son las mismas que las que usa el Asistente para autocontenido.

4 En el panel de tareas Estilo de la diapositiva, seleccione una plantilla de diseño. El nombre de la plantilla de diseño aparecerá como una Información de pantalla y aparecerá una flecha hacia abajo en la parte derecha del diseño.

5 En el panel de tareas Estilo de la diapositiva, haga clic en la flecha hacia abajo que hay en la parte derecha de la plantilla de diseño. Aparecerá un menú con comandos que le permiten aplicar la plantilla de diseño a toda la presentación o a determinadas diapositivas, o cambiar el tamaño de las plantillas de diseño de vista previa en el panel de tareas Estilo de la diapositiva.

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6 En el panel de tareas Estilo de la diapositiva, arrastre el cuadro de desplazamiento hacia abajo hasta que aparezca el estilo Arce; después, haga clic en el estilo Arce. El estilo Arce se aplicará a la diapositiva en blanco en el panel Diapositiva.

7 Haga clic en el botón Cerrar del panel de tareas Estilo de la

diapositiva para cerrarlo.

Introducción de texto en el panel Diapositiva Para agregar texto a una presentación, incluyendo títulos y subtítulos, puede introducirlo en el panel Diapositiva o bien en la ficha Esquema en la vista Normal. El panel Diapositiva le permite introducir texto en una diapositiva mediante un método visual, mientras que la ficha Esquema le permite introducir texto mediante un método de contenido. El panel Diapositiva, que muestra el diseño Diapositiva de título, incluye dos cuadros de texto denominados marcadores de posición de texto. El cuadro superior es un marcador de posición para el texto del título de la diapositiva. El cuadro inferior es un marcador de posición para el texto del subtítulo de la diapositiva. Después de introducir texto en un marcador de posición, éste se convierte en un objeto de texto; es decir, en un cuadro que contiene texto de una diapositiva.

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En este ejercicio pondrá título a una diapositiva y agregará un subtítulo.

1 Si es necesario, haga clic en la ficha Esquema en el panel Esquema/Diapositivas.

2 En el panel Diapositiva, haga clic en el marcador de posición de texto Haga clic para agregar título. Aparecerá un cuadro de selección alrededor del marcador de posición para indicar que éste está preparado para que usted introduzca o modifique texto. Desaparecerá el texto del marcador de posición y aparecerá un punto de inserción parpadeante.

3 Escriba Captar nuevos clientes. Observe que el texto aparecerá en la ficha Esquema al mismo tiempo.

4 Haga clic en el marcador de posición del texto Haga clic para agregar subtítulo. Se anulará la selección del objeto de título y se seleccionará el objeto de subtítulo.

5 Escriba Su nombre y presione Entrar.

6 Escriba Contoso, Ltd. La ventana de presentación debe ser similar a la que se muestra en la siguiente ilustración:

Si comete algún error mientras escribe, presione Retroceso para eliminar el error y escriba el texto correcto.

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Creación de una nueva diapositiva Hay dos formas de agregar más diapositivas a una presentación rápida y fácilmente: hacer clic en el botón Nueva diapositiva de la barra de herramientas Formato que aparece justo encima del panel de tareas o hacer clic en el comando Nueva diapositiva del menú Insertar. Cuando utiliza cualquiera de estos métodos, PowerPoint inserta la nueva diapositiva en la presentación inmediatamente después de la diapositiva actual y muestra el panel de tareas Diseño de la diapositiva con 27 estilos de diapositiva prediseñados, de los que podrá aplicar uno a la nueva diapositiva. Para seleccionar un diseño, haga clic en él en el panel de tareas Diseño de la diapositiva. Aparecerá el título del diseño de diapositiva seleccionado cuando deje descansar el mouse (ratón) sobre cada opción.

Los diseños de diapositiva le permiten crear diapositivas con determinadas apariencias y funciones. Por ejemplo, puede elegir un diseño que muestre únicamente un título en una diapositiva o uno que ofrezca marcadores de posición para un título y un gráfico.

En este ejercicio creará una nueva diapositiva e introducirá texto en ella.

1 En la barra de herramientas Formato, haga clic en el botón Nueva diapositiva. Aparecerá el panel de tareas Diseño de la diapositiva. PowerPoint agregará una nueva diapositiva vacía después de la diapositiva actual en el panel Diapositiva y creará un nuevo icono de diapositiva en la ficha Esquema. PowerPoint aplicará el estilo de diapositiva predeterminado Título y texto (un título y una lista con viñetas) a la nueva diapositiva. En la barra de estado se mostrará Diapositiva 2 de 2.

2 Escriba Elaborar un plan. Observe que la nueva diapositiva y el nuevo título aparecen en el panel Esquema cuando los crea en el panel Diapositiva. PowerPoint le permite trabajar directamente en el panel Diapositiva y en la ficha Esquema para que introduzca sus ideas.

3 Cierre el panel de tareas Diseño de la diapositiva.

Si empieza a escribir en una diapositiva vacía sin haber seleccionado primero un marcador de posición, PowerPoint introducirá el texto en el objeto de título.

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Introducción de texto en la ficha Esquema La ficha Esquema muestra el texto de la presentación en forma de esquema, como si hubiera escrito el texto utilizando la vista Esquema de Microsoft Word 2002. El panel Esquema le permite introducir y organizar el título y el texto de los párrafos de todas las diapositivas de una presentación. En la ficha Esquema, el texto del título de la diapositiva aparece a la derecha de cada icono de diapositiva y el texto de los párrafos aparece bajo cada título, sangrado un nivel. Para introducir texto en la ficha Esquema, haga clic en el lugar donde desea que comience el texto y empiece a escribir. Mientras trabaja en la ficha Esquema también puede crear una diapositiva nueva, y agregar texto de título y de párrafos, mediante el comando Nueva diapositiva o la tecla Entrar.

En este ejercicio introducirá texto de párrafos en una diapositiva existente, y creará una nueva diapositiva y agregará texto a esa diapositiva en la ficha Esquema. 1 Sitúe el puntero, que cambiará a una I, a la derecha del título de la

diapositiva 2 en la ficha Esquema y haga clic en el área en blanco. Aparecerá un punto de inserción parpadeante.

2 Presione Entrar. PowerPoint agregará una nueva diapositiva en el panel Diapositiva y un nuevo icono de diapositiva en la ficha Esquema, con el punto de inserción parpadeante situado junto a él.

3 Presione Tab. Al presionar Tab se sangra el texto hacia la derecha un nivel y el texto de la diapositiva 3 vuelve a la diapositiva 2. El icono de diapositiva cambia a una pequeña viñeta de color gris en la diapositiva 2 en la ficha Esquema.

4 Escriba Crear una lista de contactos y presione Entrar. PowerPoint agregará una nueva viñeta con el mismo nivel de sangría. Observe que una vez que presiona Entrar después de escribir texto de viñetas, la viñeta pasa a ser de color negro. Observe también que el texto se ajusta a la línea siguiente en la ficha Esquema sin necesidad de presionar Entrar.

5 Escriba Programar llamadas telefónicas periódicas a posibles clientes y presione Entrar.

6 Escriba Volver a evaluar la estrategia periódicamente y hacer los ajustes necesarios y presione Entrar.

7 En la barra de herramientas Esquema, haga clic en el botón Aumentar nivel.

Importante Si la barra de herramientas Esquema no es visible en la pantalla, haga clic en el menú Ver, seleccione Barras de herramientas y haga clic en Esquema.

PowerPoint creará una nueva diapositiva con el punto de inserción a la derecha del icono de diapositiva.

Para agregar texto de párrafo a la diapositiva 2 en lugar de comenzar una diapositiva nueva, tiene que cambiar el nivel de esquema de título de diapositiva a una viñeta.

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8 Escriba Hacer el cliente número uno y presione Entrar.

9 Presione Tab. PowerPoint creará un nuevo nivel de sangría para la diapositiva 3.

10 Escriba Ser creativo y presione Entrar. Aparecerá una nueva viñeta.

11 Escriba Ser persistente, presione Entrar y escriba Seguir siendo positivo.

12 Mantenga presionada la tecla Ctrl y presione Entrar. Aparecerá una nueva diapositiva.

13 Escriba Resumen, presione Entrar y, después, presione Tab. PowerPoint creará un nuevo nivel de sangría para la diapositiva 4.

14 Escriba Crear un plan adecuado a su temperamento y presione Entrar.

15 Escriba Intentar evitar llamadas frías y presione Entrar.

16 Escriba Estar al día de las tendencias en la industria del cliente. La ventana de presentación debe ser similar a la que se muestra en la siguiente ilustración:

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Inserción de diapositivas de otras presentaciones Puede ahorrar tiempo al crear una presentación si utiliza diapositivas que usted u otra persona ya había creado en otras presentaciones. Al insertar diapositivas de una presentación en otra, las diapositivas insertadas se adaptan al diseño y al color de la presentación actual, por lo que no tiene que hacer ningún cambio.

En este ejercicio insertará diapositivas de una presentación en otra.

1 En el menú Insertar, haga clic en Diapositivas de archivos. Aparecerá el cuadro de diálogo Buscador de diapositivas.

2 Haga clic en la ficha Buscar presentación si es necesario y, después, haga clic en Examinar. Aparecerá el cuadro de diálogo Examinar.

3 En el cuadro Buscar en, compruebe que está seleccionado el disco duro.

4 En la lista de nombres de archivos y carpetas, haga doble clic en la carpeta Unlimited Potential.

5 Haga doble clic en la carpeta Practice, y después en la carpeta Lesson02.

6 Haga clic en el archivo 02 PPT Lesson y, después, haga clic en el botón Abrir. Volverá a aparecer el cuadro de diálogo Buscador de diapositivas.

7 Si es necesario, haga clic en Mostrar.

8 Haga clic en la diapositiva 2, en la diapositiva 3, después en la flecha de desplazamiento hacia la derecha y, por último, en la diapositiva 4 para seleccionar las diapositivas que desea insertar. El cuadro de diálogo Buscador de diapositivas debe ser similar al que se muestra en la siguiente ilustración:

Si usa una o más diapositivas en varias presentaciones, puede hacer clic en Agregar a Favoritos para guardar las diapositivas seleccionadas en la ficha Lista de favoritos del cuadro de diálogo Buscador de diapositivas.

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9 Haga clic en Insertar.

PowerPoint insertará las diapositivas en la nueva presentación después de la diapositiva actual.

10 Haga clic en Cerrar. La última diapositiva insertada aparecerá en el panel Diapositiva.

Reorganización de diapositivas en la vista Clasificador de d iapositivas Después de insertar diapositivas de otra presentación en la presentación actual, quizás tenga que reorganizarlas en el orden que comunique su mensaje de manera más efectiva. La mejor forma de hacerlo es utilizar la vista Clasificador de diapositivas, donde puede arrastrar una o más diapositivas de una ubicación a otra.

En este ejercicio reorganizará diapositivas en la vista Clasificador de diapositivas.

1 Haga clic en el botón Vista Clasificador de diapositivas. Observe que la barra de herramientas Clasificador de diapositivas aparecerá encima de la ventana de presentación.

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2 Haga clic en la diapositiva 4 (“Resumen”) y arrástrela hasta el espacio vacío que hay detrás de la diapositiva 7 (“Mantener una lista de contactos”). Cuando empiece a arrastrar, observe que el puntero cambiará y adoptará la forma de puntero de arrastre (vea la ilustración siguiente). Cuando suelte el botón del mouse, la diapositiva 4 cambiará a su nueva posición, y PowerPoint cambiará de posición y volverá a numerar las demás diapositivas de la presentación.

3 Arrastre el cuadro de desplazamiento hasta la parte superior de la

barra de desplazamiento vertical y haga clic en la diapositiva 4 actual (“Objetivos del día”).

4 Arrastre la diapositiva 4 entre las diapositivas 1 y 2.

5 Haga doble clic en la diapositiva 1 para volver a la vista anterior, la vista Normal.

Creación de una carpeta para almacenar una presentación Para mantener las presentaciones ordenadas y tener acceso a ellas fácilmente, puede almacenarlas en carpetas diferentes que usted cree y darles nombre. Por ejemplo, puede almacenar todas las presentaciones de aprendizaje de Contoso, Ltd en una carpeta llamada Aprendizaje. Si después de un tiempo hay demasiados archivos en la carpeta Aprendizaje, puede crear subcarpetas dentro de ella con nombres como Captación y Técnicas.

En la vista Clasificador de diapositivas puede mover también diapositivas entre dos o más presentaciones abiertas. Abra todas las presentaciones, cambie la vista a Clasificador de diapositivas y haga clic en Organizar todas en el menú Ventana. Arrastre las diapositivas de una ventana de presentación a otra.

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Utilice el botón Crear nueva carpeta del cuadro de diálogo Guardar como para crear una carpeta nueva. Antes de hacer clic en el botón Crear nueva carpeta, quizás tenga que hacer clic en la flecha hacia abajo de Guardar en para buscar la unidad en la que desea almacenar la nueva carpeta. Puede utilizar la barra Sitios para cambiar a otra ubicación del equipo. La barra Sitios situada en la parte izquierda de los cuadros de diálogo Guardar como y Abrir proporciona acceso rápido a ubicaciones que se utilizan frecuentemente para almacenar y abrir archivos.

En este ejercicio creará una carpeta y guardará la presentación actual en la nueva carpeta.

1 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Guardar. PowerPoint mostrará el cuadro de diálogo Guardar como, en el que puede escribir un nuevo nombre para la presentación y crear una nueva carpeta para almacenarla.

2 En el cuadro Guardar en, compruebe que está seleccionado el disco duro.

3 En la lista de nombres de archivos y carpetas, haga doble clic en las carpetas Practice y Lesson02 sucesivamente.

4 Haga clic en el botón Crear nueva carpeta. Aparecerá el cuadro de diálogo Nueva carpeta. Observe que la carpeta que va a crear es una subcarpeta de PowerPoint Practice.

5 Escriba Captación como nuevo nombre de la carpeta y haga clic

en Aceptar. Captación se convertirá en la carpeta actual del cuadro de diálogo Guardar como.

6 En el cuadro Nombre de archivo, escriba Captación de Contoso Pres 02. El “02” al final del nombre de archivo de la presentación corresponde al número de lección.

7 Haga clic en Guardar. PowerPoint guardará la presentación con el nuevo nombre Captación de Contoso Pres 02, que ahora aparecerá en la barra de título de la ventana de presentación, en la carpeta Captación.

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Ver diapositivas en la vista Presentación con diapositivas En cualquier momento durante el desarrollo de una presentación puede revisar de forma rápida y sencilla las diapositivas para controlar su precisión y su secuencia en la vista Presentación con diapositivas. La vista Presentación con diapositivas muestra las diapositivas en orden según el número de diapositiva, utilizando toda la pantalla del equipo.

En este ejercicio verá diapositivas en la vista Presentación con diapositivas.

1 En el panel Esquema, haga clic en el icono de la presentación 1 si es necesario.

2 Haga clic en el botón Presentación (a partir de la diapositiva actual). PowerPoint mostrará la primera diapositiva de la presentación.

3 Haga clic en la pantalla para avanzar hasta la diapositiva siguiente.

4 Haga clic en una diapositiva cada vez para avanzar por la presentación. Después de la última diapositiva, haga clic para salir de la vista Presentación con diapositivas. PowerPoint volverá a la vista actual.

Personalización de PowerPoint Puede personalizar PowerPoint para adaptarlo a su forma de trabajar si cambia distintas opciones. Puede ver estas opciones si hace clic en el comando Opciones del menú Herramientas. Por ejemplo, puede abrir los archivos usados recientemente si tiene acceso a ellos desde el menú Archivo. Con el comando Opciones puede cambiar el número de archivos usados recientemente que aparecen en el menú Archivo.

En este ejercicio personalizará una opción de PowerPoint.

1 En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y, después, haga clic en la ficha General. Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones con la ficha General abierta.

2 Haga clic en la flecha hacia arriba o hacia abajo de Archivos usados recientemente para ver seis entradas.

3 Haga clic en Aceptar.

4 Haga clic en el menú Archivo para ver la lista expandida de archivos usados recientemente y presione Esc para cancelar el menú.

Para terminar una presentación con diapositivas antes de llegar a la última diapositiva, presione Esc.

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Resumen de la lección En esta lección ha aprendido a crear una presentación nueva mediante una plantilla de diseño, introducir texto en las diapositivas, crear nuevas diapositivas, introducir texto en la ficha Esquema, insertar diapositivas de otras presentaciones y reorganizar diapositivas.

Si va a proseguir con la siguiente lección:

1 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Guardar. PowerPoint guardará los cambios en la presentación.

2 En el menú Archivo, haga clic en Cerrar. PowerPoint cerrará la presentación.

Si no va a proseguir con otras lecciones:

1 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Guardar. PowerPoint guardará los cambios en la presentación.

2 Haga clic en el botón Cerrar situado en la esquina superior derecha de la ventana de PowerPoint. PowerPoint cerrará la presentación y saldrá.

Ejercicio corto 1 ¿Cómo se empieza una presentación nueva mediante una plantilla

de diseño con PowerPoint ya en ejecución?

2 ¿Cómo agrega texto de título a una diapositiva?

3 ¿Qué formas hay de crear una diapositiva nueva?

4 ¿Cómo puede cambiar el nivel de sangría del texto de un párrafo?

5 ¿Cómo se mueve una línea de texto entera?

6 ¿Cómo puede ver las diapositivas que desea insertar de otra presentación?

7 ¿Cómo puede mover una diapositiva en la vista Clasificador de diapositivas?

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Resumen de conceptos Ejercicio 1: el equipo de ventas le ha nombrado para que elija la nueva plantilla de diseño para los informes mensuales de ventas. Decide utilizar el texto siguiente para crear una nueva presentación mediante una plantilla de diseño con una diapositiva de título, y una nueva diapositiva con un título y viñetas.

Orden del día de repaso de ventas del Suroeste {título}

Fecha de hoy {subtítulo}

Orden del día {título}

Presentación {viñeta}

Discusión {viñeta}

Resumen {viñeta}

Guarde la presentación con el nombre Ventas SO en la carpeta Lesson02 que se encuentra en la carpeta Practice.

Ejercicio 2: su supervisor le ha pedido que le ayude con una presentación de motivación. Empiece por crear una nueva presentación utilizando una plantilla de diseño con las diapositivas siguientes:

Diseño estratégico personal {título}

Equipo de ventas {subtítulo}

Temas {título}

Planear para cambiar {viñeta}

Identificar las barreras para el éxito {viñeta}

Conseguir las habilidades y los conocimientos necesarios {viñeta}

Inserte la diapositiva 2 (“Objetivos del día”) al final de la presentación desde el archivo 02 PPT lesson de la carpeta Lesson02 contenida en la carpeta Practice. Mueva la diapositiva para que sea la segunda diapositiva.

Guarde la presentación con el nombre Motivar en la carpeta Lesson02 que se encuentra en la carpeta Practice.

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Ejercicio 3: el departamento de personal de A. Datum Corporation desea crear varias presentaciones para recordar a los empleados las normas de la compañía. Empiece por crear una nueva presentación utilizando una plantilla de diseño con las diapositivas siguientes:

A. Datum Corporation {título}

Días no laborables y tiempo personal {subtítulo}

Días no laborables {título de la diapositiva Sólo el título}

Días no laborables oficiales {título de la diapositiva Título y texto}

Año Nuevo {viñeta}

Día de Reyes {viñeta}

Viernes Santo {viñeta}

Día del trabajo {viñeta}

Nuestra Señora del Pilar {viñeta}

Navidad {viñeta}

En la ficha Esquema, cree una nueva diapositiva con el título Días no laborables ampliados. Escriba después los siguientes elementos de viñeta en la ficha Esquema:

Sólo para el personal senior

Seis días de vacaciones

Día después del Pilar

Nochebuena

Nochevieja

Mueva la primera viñeta para que sea la última viñeta de la diapositiva. Guarde la presentación con el nombre Días no laborables en una nueva carpeta llamada Personal que usted cree en la carpeta Lesson02, que se encuentra en la carpeta Practice.

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Ejercicio 4: cree otra presentación nueva para el departamento de personal de A. Datum Corporation. Utilice la misma plantilla de diseño que para el ejercicio anterior y guarde la presentación como Vacaciones en la carpeta Personal. Cree el siguiente contenido:

A. Datum Corporation {título}

Normas de vacaciones {subtítulo}

Personal de administración {título}

Menos de 1 año, 0 días {viñeta}

De 1 a 5 años, 7 días {viñeta}

De 6 a 10 años, 14 días {viñeta}

Ejercicio 5: cree una nueva presentación mediante una plantilla de diseño para la cafetería de su empresa. El personal de la cafetería desea informar a los empleados de la compañía de las nuevas entradas “ligeras” y de un bar de café que ofrece bebidas de café como las que venden en los establecimientos de las cadenas de café. Cree el contenido de las diapositivas y modifique el orden de las mismas como desee. Vea después las diapositivas en la vista Presentación con diapositivas.

Impresión de presentaciones Una vez completada esta lección, podrá: n Abrir una presentación existente. n Agregar un encabezado y un pie de página. n Obtener una vista preliminar de una presentación. n Imprimir una presentación.

Microsoft® PowerPoint® le ofrece flexibilidad para imprimir las diapositivas de una presentación y cualquier suplemento. Por ejemplo, puede agregar encabezados y pies, obtener una vista preliminar de su presentación en escala de grises o en blanco y negro para ver cómo quedarán las diapositivas a color una vez impresas e imprimir diapositivas, notas del orador, documentos para distribuir a los asistentes y esquemas de presentaciones. Puede personalizar fácilmente el proceso de impresión si selecciona el tamaño del papel, la orientación de la página, el intervalo de impresión y el tipo de impresora que mejor se ajusten a sus necesidades. Cuando esté preparado para imprimir, puede obtener una vista preliminar de la presentación en la pantalla para asegurarse de que tiene la apariencia que desea.

Como vicepresidente de ventas de Contoso, Ltd, tiene que crear presentaciones para un nuevo programa de aprendizaje para los empleados. En la lección anterior creó una presentación para la primera sesión de aprendizaje, “Captar nuevos clientes”, y ahora desea abrir e imprimir la presentación y las páginas de notas para el orador que la acompañan.

En esta lección aprenderá a abrir una presentación existente, agregar un encabezado y un pie de página, obtener una vista preliminar de las diapositivas e imprimir una presentación.

Para completar los procedimientos de esta lección necesitará utilizar un archivo llamado 03 PPT Lesson de la carpeta Lesson03 que hay en la carpeta Practice del disco duro.

Apertura de una presentación existente Puede abrir una presentación existente (por ejemplo, una creada por un compañero) y trabajar en ella del mismo modo en que crearía una presentación nueva. Para abrir una presentación existente, primero debe identificar la presentación y su ubicación.

LECCIÓN 3

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En este ejercicio abrirá una presentación existente y la guardará con un nuevo nombre.

1 Si salió de PowerPoint al final de la lección anterior, vuelva a iniciar ahora PowerPoint.

2 En el menú Ver, haga clic en Panel de tareas si es necesario para ver el panel de tareas Nueva presentación.

3 En el panel de tareas Nueva presentación, bajo Abrir una presentación, haga clic en Más presentaciones o bien, en la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Abrir. PowerPoint mostrará el cuadro de diálogo Abrir, que es donde debe especificar el nombre y la ubicación de la presentación que desea abrir.

4 En el cuadro Buscar en, compruebe que está seleccionado el

disco duro.

5 En la lista de nombres de archivos y carpetas, haga doble clic en la carpeta Unlimited Potential para abrirla.

6 Haga doble clic en la carpeta Practice para abrirla.

7 En la lista de nombres de archivos y carpetas, haga doble clic en la carpeta Lesson03 y, por último, haga clic en el archivo 03 PPT Lesson, si no está ya seleccionado.

8 Haga clic en Abrir. PowerPoint mostrará la presentación 03 PPT Lesson en la vista Normal. La ventana de presentación debe ser similar a la que se muestra en la siguiente ilustración:

La flecha hacia abajo del botón Abrir del cuadro de diálogo Abrir ofrece otras formas de abrir un archivo.

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9 En el menú Archivo, haga clic en Guardar como.

Se abrirá el cuadro de diálogo Guardar como. Compruebe que la carpeta Practice aparece en el cuadro Guardar en.

10 En el cuadro Nombre de archivo, escriba Contoso Captar Pres 03 y haga clic en Guardar. PowerPoint guardará la presentación y en la barra de título aparecerá el nuevo nombre.

Búsqueda de una presentación Si no recuerda el nombre de un archivo de presentación pero conoce parte del nombre o de su contenido, puede utilizar el panel de tareas Búsqueda básica para buscar la presentación que contiene parte del nombre de archivo o determinadas palabras. Si desea realizar búsquedas más avanzadas puede utilizar propiedades, condiciones y valores en el panel de tareas Búsqueda avanzada para especificar criterios más específicos. El panel de tareas Búsqueda avanzada contiene un conjunto de propiedades (como nombre de archivo, texto, fecha de creación, fecha de la última modificación y número de diapositivas) y condiciones asociadas (como igual a, en o antes de, más que o sí/no) para ayudarle a buscar determinados archivos o conjuntos de archivos. Por ejemplo, puede escribir el criterio de búsqueda “nombre de archivo incluye aprendizaje”, donde nombre de archivo es la propiedad, incluye es la condición y aprendizaje es el valor, para encontrar todos los archivos que contengan la palabra aprendizaje. Si la opción de búsqueda rápida está instalada en el equipo, PowerPoint podrá buscar en los archivos y organizar la información para poder recuperarla con mayor rapidez. Si esta opción no está instalada, puede hacer clic en Instalar en el panel de tareas Búsqueda básica para instalarla.

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Para buscar una presentación con el panel de tareas Búsqueda básica:

1 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Buscar. Aparecerá el panel de tareas Búsqueda básica. Si aparece el panel de tareas Búsqueda avanzada, haga clic en Búsqueda básica en la parte inferior del panel.

2 En el cuadro de texto Buscar, escriba el texto que desea buscar en los archivos.

3 Haga clic en la flecha hacia abajo de Buscar en y active la casilla de verificación Ubicaciones para buscar archivos de presentación. O bien, active la casilla de verificación En cualquier sitio para buscar en todos los archivos del equipo.

4 Haga clic en la flecha hacia abajo de Resultados posibles y active la casilla de verificación correspondiente a los tipos de elementos que desea buscar o active la casilla de verificación Cualquier cosa para buscar todos los tipos de archivo.

5 Haga clic en Búsqueda avanzada en la parte inferior del panel de tareas Búsqueda básica para que aparezca el panel de tareas Búsqueda avanzada.

6 Haga clic en la flecha hacia abajo de Propiedad. El cuadro Propiedad mostrará las propiedades de la presentación abierta en este momento.

7 Elija una propiedad de la lista o escriba el nombre de propiedad que desee buscar.

8 En el cuadro Condición, elija una condición en la lista o escriba una condición.

9 En el cuadro Valor, escriba el valor que desea asociar a la condición.

10 Si los criterios de búsqueda anteriores existen, haga clic en Y para agregar criterios que deban ser verdaderos además de los anteriores o haga clic en O para agregar un criterio que sea suficiente, independientemente de los criterios anteriores.

11 Haga clic en Agregar para agregar el criterio de búsqueda.

12 Haga clic en Buscar.

PowerPoint buscará en los archivos seleccionados de las carpetas indicadas. Cuando haya terminado la búsqueda, PowerPoint mostrará los archivos que cumplan los criterios del panel de tareas Resultados de la búsqueda. Puede hacer doble clic en los archivos en el panel de tareas Resultados de la búsqueda para abrirlos.

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Agregar un encabezado y un pie de página Antes de imprimir su trabajo, puede agregar un encabezado o un pie de página, los cuales se mostrarán en todas las diapositivas, copias impresas o páginas de notas. Los encabezados y pies de página contienen información útil acerca de la presentación, como el nombre del autor o de la empresa, la fecha y la hora, y el número de página o de diapositiva. Como PowerPoint le permite agregar más de un encabezado y pie de página a una presentación, puede tener diferentes encabezados y pies de página para las diapositivas, notas y documentos para distribuir. Puede agregar rápida y fácilmente un encabezado y un pie de página a las diapositivas, documentos para distribuir a los asistentes, esquemas y notas del orador mediante el comando Encabezado y pie de página del menú Ver. La información de encabezado y pie de página aparece en la diapositiva maestra.

En este ejercicio agregará un encabezado y un pie de página a una presentación.

1 En el menú Ver, haga clic en Encabezado y pie de página. Aparecerá el cuadro de diálogo Encabezado y pie de página con la ficha Diapositiva abierta.

2 Active la casilla de verificación Pie de página y escriba Aprendizaje para empleados a la derecha de la frase Contoso, Ltd. En el cuadro Vista previa, un rectángulo negro resalta la posición del pie de página en las diapositivas. El cuadro de diálogo debe ser similar al que se muestra en la siguiente ilustración:

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3 Haga clic en la ficha Notas y documentos para distribuir. Aparecerán las opciones de encabezado y pie de página para las páginas de notas y documentos para distribuir. Se activarán las cuatro casillas de verificación.

4 Haga clic en el cuadro Encabezado y escriba Captar nuevos clientes.

5 Haga clic en el cuadro Pie de página y escriba Contoso, Ltd.

6 Desactive la casilla de verificación Fecha y hora. PowerPoint incluirá el encabezado, el pie de página y el número de página en todas las páginas de notas o de documentos para distribuir que imprima.

7 Haga clic en Aplicar a todas. La información de encabezado y pie de página se aplicará a las diapositivas, y a las página de notas y de documentos para distribuir. Observe que la diapositiva actual aparecerá con el pie de página.

Vista preliminar de una present ación Vista preliminar le permite ver la apariencia que tendrán las presentaciones antes de imprimirlas. En la vista preliminar tiene la opción de cambiar entre varias vistas, como notas, diapositivas, esquemas y documentos para distribuir, y de cambiar la orientación de impresión. Si va a utilizar una impresora en blanco y negro para imprimir una presentación en color, querrá comprobar que la presentación impresa será legible. Por ejemplo, un texto rojo oscuro sobre un fondo sombreado tal vez quede bien a color; en cambio, cuando se ve en blanco y negro o con sombras de gris, puede que el texto no se distinga bien del fondo. Para evitar este problema, en la vista preliminar puede ver las diapositivas a color en blanco y negro puros o en escala de grises y, de este modo, saber la apariencia que tendrán cuando se impriman.

Con la opción Blanco y negro puros, los colores se muestran únicamente en blanco y negro; en cambio, con la opción Escala de grises se muestran en distintos tonos de gris. Si desea hacer cambios a las diapositivas mientras las ve en blanco y negro, puede cambiar la opción de color a blanco y negro en la vista Normal.

En este ejercicio obtendrá la vista preliminar de los documentos para distribuir de la presentación, verá las diapositivas en Escala de grises y en Blanco y negro puros, y cambiará la apariencia de las diapositivas en blanco y negro.

1 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Vista preliminar. La pantalla cambiará a la vista preliminar y mostrará la presentación con las opciones seleccionadas actualmente.

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Importante Si va a imprimir en una impresora de escala de grises, las diapositivas se mostrarán con escala de grises en la vista preliminar.

2 En la barra de herramientas Vista preliminar, haga clic en la flecha hacia debajo de Imprimir y, después, haga clic en Documentos (2 diapositivas por página). La pantalla de vista preliminar muestra la presentación como un documento con dos diapositivas por página.

3 En la barra de herramientas Vista preliminar, haga clic en la flecha hacia debajo de Opciones, seleccione Color o escala de grises y haga clic en Escala de grises. La pantalla de vista preliminar mostrará la presentación en una escala de grises con sombras.

4 En la barra de herramientas Vista preliminar, haga clic en el botón Página siguiente. La pantalla de vista preliminar mostrará la siguiente página del documento para distribuir.

5 Sitúe el puntero (que cambiará a una lupa con un signo más) en el área de vista preliminar y haga clic en el centro de la diapositiva superior. La pantalla de vista preliminar se ampliará para ver una vista más detallada de la diapositiva.

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6 Sitúe el puntero (que cambiará a una lupa con un signo menos) en el área de vista preliminar y haga clic en el centro de la diapositiva. La pantalla de vista preliminar se reducirá para ver la vista original de la diapositiva.

7 En la barra de herramientas Vista preliminar, haga clic en el botón Página anterior. La pantalla de vista preliminar mostrará la página anterior del documento para distribuir.

8 En la barra de herramientas Vista preliminar, haga clic en Cerrar vista preliminar. Se cerrará la pantalla de vista preliminar y la diapositiva aparecerá en la vista anterior.

9 Haga clic en el botón Vista normal, si es necesario, y haga clic en la ficha Diapositivas para ver miniaturas de las diapositivas en el panel Esquema/Diapositivas.

10 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Color o escala de grises y, a continuación, haga clic en Escala de grises. La diapositiva cambiará de color a escala de grises y se abrirá la barra de herramientas Vista Escala de grises. Todavía puede ver las miniaturas de las diapositivas en color en la ficha Diapositivas, lo que permite comparar más fácilmente las diapositivas en color con las de blanco y negro.

11 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Color o

escala de grises y, a continuación, haga clic en Blanco y negro puros. La diapositiva se mostrará en blanco y negro puros.

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12 En la barra de herramientas Vista Escala de grises, haga clic en el botón Valor y, después, haga clic en Negro con relleno en escala de grises. El fondo de la diapositiva cambiará de blanco a gris.

13 En la barra de herramientas Vista Escala de grises, haga clic en el botón Valor y, después, haga clic en Blanco. El fondo de la diapositiva será de nuevo blanco.

14 En la barra de herramientas Vista Escala de grises, haga clic en el botón Cerrar Vista en blanco y negro. La diapositiva volverá a cambiar a color.

Impresión de una presentación Hay varias formas de imprimir una presentación de PowerPoint: como diapositivas, notas para el orador, documentos para distribuir a la audiencia o esquema. PowerPoint simplifica la impresión de una presentación. Detecta el tipo de impresora que ha elegido (ya sea a color o de blanco y negro) e imprime la versión apropiada de la presentación. Por ejemplo, si selecciona una impresora en blanco y negro, se configurará la presentación para que se imprima en sombras de gris (escala de grises).

PowerPoint imprime las diapositivas y los suplementos basándose en las opciones del cuadro de diálogo Imprimir. En el cuadro de diálogo Imprimir puede seleccionar una impresora o la opción de imprimir en un archivo. Allí establece el intervalo de impresión, que define qué diapositivas se imprimirán. Puede elegir imprimir varias copias de una presentación y, si imprime más de una copia de cada diapositiva, puede elegir intercalar la presentación a medida que se imprime. Cuando intercala la presentación, PowerPoint imprime una copia completa antes de imprimir la copia siguiente. El cuadro de diálogo Imprimir también contiene un botón Vista previa que le lleva a la ventana Vista preliminar, donde puede ver cómo quedarán los cambios realizados.

Al hacer clic en la flecha hacia abajo de Imprimir en el cuadro de diálogo Imprimir puede elegir imprimir la presentación como uno de cuatro tipos de resultado:

● Diapositivas Imprime las diapositivas tal y como aparecen en la pantalla, una por página. Para imprimir una diapositiva como una transparencia se sigue el procedimiento habitual, excepto que en lugar de papel hay que poner en la impresora transparencias.

● Documentos Imprime una, dos, tres, cuatro, seis o nueve diapositivas por página.

● Páginas de notas Imprime cada diapositiva con las notas del orador debajo.

● Vista Esquema Imprime las diapositivas con formato, de acuerdo con la configuración de la vista actual. Lo que se ve en la ficha Esquema es lo que aparece en el documento impreso.

Si va a imprimir las diapositivas con una imprenta profesional, deberá imprimirlas en un archivo en lugar de en una impresora. Para imprimir las diapositivas en un archivo, active la casilla de verificación Imprimir a archivo de la sección Impresora.

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A continuación se muestra un ejemplo de cada tipo de impresión.

Diapositiva (horizontal)

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Página de notas

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Página de documento para distribuir

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Página de esquema

Al hacer clic en la flecha hacia abajo de Color o escala de grises en el cuadro de diálogo Imprimir puede elegir imprimir la presentación como una de tres opciones de color:

● Color Utilice esta opción para imprimir una presentación en color en una impresora de color. Si selecciona una impresora de blanco y negro con esta opción, la presentación se imprimirá en escala de grises.

● Escala de grises Utilice esta opción para imprimir una presentación en escala de grises en una impresora de color o de blanco y negro.

● Blanco y negro puros Utilice esta opción para imprimir una presentación sólo en blanco y negro, sin grises, en una impresora de color o de blanco y negro.

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Por último, en la parte inferior del cuadro de diálogo Imprimir se encuentran las siguientes opciones de impresión, que permiten mejorar el resultado:

● Ajustar al tamaño del papel Utilice esta opción para ajustar las diapositivas al tamaño del papel de la impresora en caso de que el papel no se corresponda con las opciones de tamaño y orientación de las diapositivas.

● Enmarcar diapositivas Utilice esta opción para agregar un marco alrededor de las diapositivas de la presentación que va a imprimir.

● Incluir páginas de comentarios Utilice esta opción para que se impriman los comentarios que haya insertado en la presentación.

● Imprimir diapositivas ocultas Utilice esta opción para que se impriman todas las diapositivas ocultas.

Si está satisfecho con las opciones actuales del cuadro de diálogo Imprimir, puede hacer clic en el botón Imprimir de la barra de herramientas Estándar para imprimir directamente sin ver primero las opciones. De lo contrario, haga clic en el comando Imprimir del menú Archivo para imprimir con otras opciones diferentes.

En este ejercicio examinará los tipos de resultados y las opciones de impresión. Después imprimirá diapositivas, documentos para distribuir y notas del orador de la presentación.

1 En el menú Archivo, haga clic en Imprimir (si no se muestra ya el cuadro de diálogo Imprimir). Aparecerá el cuadro de diálogo Imprimir.

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2 En el área Intervalo de impresión, haga clic en la opción Diapositiva actual.

3 Haga clic en la flecha hacia abajo de Imprimir y, después, haga clic en Diapositivas.

4 Haga clic en la flecha hacia abajo de Color o escala de grises, haga clic en Escala de grises y, después, haga clic en Aceptar. PowerPoint imprimirá la diapositiva actual de la presentación. Aparecerá un pequeño icono de impresión en la barra de estado que muestra el estado de la impresión.

Sugerencia Todas las impresoras imprimen el texto y los gráficos de manera ligeramente distinta. PowerPoint ajusta el tamaño de las diapositivas de la presentación a la impresora que usted elija. Mediante fuentes escalables, como fuentes TrueType, PowerPoint le permite imprimir una presentación en distintas impresoras y conseguir los mismos resultados. Cuando imprime una presentación con fuentes escalables, PowerPoint reduce o amplía el tamaño del texto de la presentación para cada impresora con el fin de conseguir resultados coherentes.

5 En el menú Archivo, haga clic en Imprimir. Aparecerá el cuadro de diálogo Imprimir.

6 Haga clic en la flecha hacia abajo de Imprimir y, después, haga clic en Documentos.

7 Haga clic en la flecha hacia abajo de Diapositivas por página y, después, haga clic en 2. Observe que PowerPoint activará la casilla de verificación Enmarcar diapositivas cuando usted seleccione Documentos.

8 Haga clic en Aceptar. PowerPoint imprimirá las diapositivas de la presentación como páginas de documentos.

9 En el menú Archivo, haga clic en Imprimir. Aparecerá el cuadro de diálogo Imprimir.

10 Haga clic en la flecha hacia abajo de Imprimir y, después, haga clic en Página de notas.

11 En el área Intervalo de impresión, haga clic en la opción Diapositivas. El punto de inserción aparecerá en el cuadro de intervalo junto a la opción Diapositivas.

Puede imprimir documentos para distribuir a la audiencia en seis formatos: una, dos, tres, cuatro, seis o nueve diapositivas por página.

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12 Escriba 1-3; 5. PowerPoint imprimirá las páginas de notas de la 1 a la 3 y la 5.

13 Haga clic en Aceptar. PowerPoint imprimirá las páginas de notas 1, 2, 3 y 5.

Sugerencia Puede guardar una diapositiva como una imagen para utilizarla en otros programas. Muestre o seleccione la diapositiva que desee guardar y, después, haga clic en Guardar como en el menú Archivo. En el cuadro Guardar como tipo, haga clic en Metarchivo de Windows y, después, haga clic en el botón Guardar. Ahora puede insertar la diapositiva como si se tratara de cualquier imagen.

Resumen de la lección En esta lección ha aprendido a abrir una presentación existente, agregar un encabezado y un pie de página, obtener una vista preliminar de las diapositivas e imprimir una presentación.

Si va a proseguir con la siguiente lección:

1 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Guardar. PowerPoint guardará los cambios en la presentación.

2 En el menú Archivo, haga clic en Cerrar. PowerPoint cerrará la presentación.

Si no va a proseguir con otras lecciones:

1 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Guardar. PowerPoint guardará los cambios en la presentación.

2 Haga clic en el botón Cerrar situado en la esquina superior derecha de la ventana de PowerPoint. PowerPoint cerrará la presentación y saldrá.

Puede imprimir páginas de notas o diapositivas en cualquier orden si especifica los números de diapositiva y los intervalos separados por signos de punto y coma.

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Ejercicio corto 1 ¿Cómo puede cambiar a la vista Blanco y negro puros?

2 ¿Qué cuatro opciones puede especificar en un encabezado o en un pie de página?

3 ¿En qué tipos de resultados puede imprimir una presentación?

4 ¿Cómo imprimiría documentos para distribuir a la audiencia con cuatro diapositivas por página?

5 ¿Cómo puede obtener una vista preliminar del esquema de una presentación antes de imprimirla?

Resumen de conceptos Ejercicio 1: abra la presentación Contoso Captar Pres 03 de la carpeta Lesson03 que hay dentro de la carpeta Practice e imprima dos diapositivas por página sin un marco.

Ejercicio 2: abra la presentación Contoso Captar Pres 03 de la carpeta Lesson03 que hay dentro de la carpeta Practice e imprima documentos para distribuir a la audiencia utilizando seis diapositivas de escala de grises por página en orden vertical.

Ejercicio 3: abra la presentación Días no laborables que creó en el ejercicio 3 de la lección 2. Agregue un pie de página a todas las diapositivas que muestre la fecha (elija la opción de fecha que se actualiza automáticamente), el número de diapositiva y el texto A. Datum Corporation. En las páginas de notas y de documentos para distribuir, agregue un encabezado que incluya la fecha (que se actualice automáticamente) y el texto Días no laborables y tiempo personal, y un pie de página con el texto A. Datum Corporation.

Ejercicio 4: abra la presentación Días no laborables y véala en Vista preliminar. Cambie a la vista Esquema. Amplíe la vista para ver el texto de encabezado y pie de la página. Imprima la presentación como un esquema.

Ejercicio 5: abra la presentación Vacaciones que creó para el ejercicio 4 de la lección 2. Muestre las diapositivas en la vista Normal, en Blanco y negro puros. Cambie la vista a Escala de grises. Imprima las páginas de notas en escala de grises, con un marco alrededor de las páginas.

Agregar y modificar texto de diapositivas Una vez completada esta lección, podrá: n Agregar texto a diapositivas. n Ajustar la posición de los objetos de texto. n Dar formato a texto. n Cambiar la alineación y el espaciado del texto. n Buscar y reemplazar texto y fuentes. n Comprobar la ortografía.

En Microsoft® PowerPoint® puede agregar y modificar el texto de las presentaciones para perfeccionar el mensaje. PowerPoint ofrece varias alternativas para poner texto en las diapositivas: marcadores de posición de texto para introducir títulos y subtítulos de las diapositivas, etiquetas de texto para notas y frases breves, y cuadros de texto para los textos más extensos. También puede poner el texto dentro de objetos tales como círculos, rectángulos o estrellas.

Como vicepresidente de ventas de la empresa de relaciones públicas Contoso Ltd, ha estado trabajando en una presentación que desea personalizar para los nuevos clientes. Después de trabajar con el esquema de la presentación en la lección anterior, ya está en condiciones de refinar el mensaje.

En esta lección aprenderá a agregar texto a las diapositivas, ajustar la posición de los objetos de texto, cambiar la apariencia del texto, buscar y reemplazar texto, reemplazar fuentes y comprobar la ortografía.

Para completar los procedimientos de esta lección necesitará utilizar un archivo llamado 04 PPT Lesson de la carpeta Lesson04 que hay en la carpeta Practice del disco duro.

1 Inicie PowerPoint si es necesario.

2 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Abrir.

3 Vaya hasta la carpeta Lesson04 de la carpeta Practice y abra el archivo 04 PPT Lesson.

4 En el menú Archivo, haga clic en Guardar como, escriba Empresa Contoso Pres 04 en el cuadro Nombre de archivo y haga clic en Guardar.

LECCIÓN 4

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Agregar texto a diapositivas Por lo general, las diapositivas contienen cuadros de texto para los títulos y el texto con viñetas en los que introduce las ideas principales. También puede colocar otros objetos de texto en una dispositiva mediante el botón Cuadro de texto de la barra de herramientas Dibujo. Los cuadros de texto se utilizan cuando necesita incluir anotaciones o puntos secundarios que no pertenecen a una lista.

Puede crear dos tipos de objetos de texto: una etiqueta de texto, que es texto que no se ajusta dentro de un cuadro definido, y un cuadro de procesamiento de texto, que es texto que sí se ajusta dentro de los límites de un objeto. Utilice una etiqueta de texto para introducir notas o frases breves y un cuadro de procesamiento de texto para texto o frases más extensos.

Puede crear una etiqueta de texto en una diapositiva mediante la herramienta Cuadro de texto para seleccionar un lugar de la diapositiva donde empezará a escribir el texto. Puede crear un cuadro de procesamiento de texto mediante la herramienta Cuadro de texto para arrastrar el puntero con el fin de crear un cuadro de texto del ancho apropiado.

Una vez que haya creado un cuadro de procesamiento de texto o una etiqueta de texto, puede convertir uno de estos objetos en el otro si cambia la opción de ajuste de texto y la opción Ajustar texto del cuadro de diálogo Formato de cuadro de texto. También puede reducir el tamaño de una etiqueta de texto para convertirla en un cuadro de procesamiento de texto si arrastra uno de los controladores de cambio de tamaño de las esquinas. El texto se ajustará al nuevo tamaño.

En este ejercicio agregará texto a un objeto de texto, y creará una etiqueta de texto y un cuadro de procesamiento de texto.

1 Arrastre el cuadro de desplazamiento del panel Diapositiva hasta la diapositiva 5.

2 Haga clic inmediatamente delante de la palabra deberes en el primer elemento con viñeta.

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3 Escriba sus y presione la barra espaciadora. El párrafo se ajustará en el objeto de texto. La ventana de presentación debe ser similar a la que se muestra en la siguiente ilustración:

4 Haga clic en cualquier lugar fuera del cuadro de selección con

líneas inclinadas para anular la selección del objeto de texto.

5 En la barra de herramientas Dibujo, haga clic en el botón Cuadro de texto. El puntero cambiará y adoptará la forma de una letra T invertida.

6 Sitúe el puntero en la parte inferior central de la diapositiva.

7 Haga clic para crear una etiqueta de texto. Aparecerá un pequeño cuadro de selección vacío formado por líneas inclinadas de color gris que contiene el punto de inserción parpadeante.

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8 Escriba Los tipos de medios se muestran en la diapositiva 4. La ventana de presentación debe ser similar a la que se muestra en la siguiente ilustración:

9 Haga clic en un área en blanco de la diapositiva.

Se anulará la selección de la etiqueta de texto.

10 Haga clic en el botón Diapositiva siguiente para avanzar hasta la diapositiva 6.

11 En la barra de herramientas Dibujo, haga clic en el botón Cuadro de texto.

12 Sitúe el puntero debajo de la última viñeta, entre el elemento con viñeta y la parte inferior de la diapositiva, y arrastre el puntero para crear un cuadro que se extienda un poco más allá de la última entrada con viñeta. Cuando suelte el botón del mouse (ratón), aparecerá un cuadro de selección con líneas inclinadas que contiene el punto de inserción parpadeante. Ahora puede introducir el texto.

El texto que crea en una diapositiva mediante la herramienta Cuadro de texto no aparece en la ficha Esquema. En la ficha Esquema sólo aparece el texto introducido en un marcador de posición de título o de texto principal.

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13 Escriba Merece la pena crear relaciones sociales en varios niveles. El ancho del cuadro no cambiará, pero las palabras se ajustarán y el alto del cuadro aumentará para dar cabida a toda la entrada. La ventana de presentación debe ser similar a la que se muestra en la siguiente ilustración.

14 Haga clic en un área en blanco de la diapositiva para anular la

selección del objeto de texto.

Ajuste de la posición de los objetos de texto Después de haber creado un objeto de texto, puede ajustar la posición del texto en el objeto. En PowerPoint tiene el control absoluto sobre la colocación y la posición del texto. Puede ajustar el objeto de texto para que dé cabida al texto o puede ajustar el texto para que quepa en el objeto de texto.

En este ejercicio ajustará un objeto de texto y un marcador de posición de texto.

1 Haga clic en el cuadro de texto inferior de la diapositiva 6 y, después, haga clic en el extremo del cuadro de texto para seleccionarlo con el cuadro de selección de puntos.

2 En el menú Formato, haga clic en Cuadro de texto. Aparecerá el cuadro de diálogo Formato de cuadro de texto.

3 Haga clic en la ficha Cuadro de texto.

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4 Desactive la casilla de verificación Ajustar línea de texto de la

autoforma.

5 Haga clic en Aceptar. El cuadro de procesamiento de texto cambiará a una etiqueta de texto y se expandirá en la diapositiva.

Sugerencia También puede convertir una etiqueta de texto en un cuadro de procesamiento de texto si arrastra un controlador de cambio de tamaño para reducir el ancho del cuadro de texto. El texto se ajustará a las nuevas dimensiones del cuadro de texto.

6 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Deshacer.

7 Sitúe el puntero cerca del texto con viñeta de la diapositiva 6 hasta que cambie al puntero de selección y haga clic para seleccionar el objeto de texto de párrafo. Observe que el cuadro de selección con puntos es mayor de lo necesario. (Hay espacio en blanco adicional en la parte inferior.)

8 En el menú Formato, haga clic en Marcador de posición. Aparecerá el cuadro de diálogo Formato de autoforma.

9 Haga clic en la ficha Cuadro de texto.

10 Active la casilla de verificación Ajustar tamaño de la autoforma al texto y haga clic en Aceptar.

11 Haga clic en un área en blanco de la diapositiva para anular la selección del cuadro de texto. El objeto se ajustará al tamaño del texto.

El comando del menú Formato cambia, dependiendo del tipo de objeto seleccionado. Si cambia el tamaño de un cuadro de texto, el comando del menú Formato será Cuadro de texto y el cuadro de diálogo que aparecerá tendrá el título Formato de cuadro de texto.

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Dar formato a text os Cuando termine de introducir texto puede cambiar su apariencia si aplica formato (como la fuente, el tamaño de fuente y el tipo de viñetas o numeración), selecciona el objeto de texto y hace clic en uno o más botones de formato de la barra de herramientas Formato. Puede agregar o quitar viñetas o la numeración en un objeto de texto. Cuando agrega o quita una línea de una lista numerada, PowerPoint reordena los números.

En este ejercicio quitará y agregará texto, numeración y viñetas, y dará formato al texto.

1 Haga clic en el extremo del cuadro de texto con viñetas de la diapositiva 6 para seleccionarlo con el cuadro de selección con puntos.

2 En la barra de herramientas Formato, haga clic en el botón Viñetas. Desaparecerán las viñetas de las cuatro líneas de texto.

3 En la barra de herramientas Formato, haga clic en el botón Numeración para cambiar las viñetas por números. El texto cambiará a una lista numerada.

4 En la barra de herramientas Formato, haga clic de nuevo en el botón Viñetas. El texto cambiará a una lista con viñetas.

5 Haga clic en el botón Diapositiva siguiente para ir a la diapositiva 7.

6 Sitúe el puntero cerca del extremo de las comillas en el cuadro de texto hasta que cambie al puntero de selección y haga clic para seleccionarlo. Aparecerá un cuadro de selección con puntos alrededor del objeto de texto para indicar que está seleccionado.

7 En la barra de herramientas Formato, haga clic en el botón Cursiva. El texto del objeto cambiará a cursiva.

8 En la barra de herramientas Formato, haga clic en el botón Disminuir tamaño de fuente para reducir el tamaño de fuente a 20 puntos.

9 En la barra de herramientas Dibujo, haga clic en la flecha hacia abajo del botón Color de fuente. Aparecerá un menú de colores de texto de la combinación de colores actual.

Puede utilizar Numeración automática para iniciar una lista numerada escribiendo texto. Quite las viñetas que haya al principio de la línea, escriba un número 1, una letra A o a, o un número romano I o i seguido de un punto o de un paréntesis de cierre, escriba texto y presione Entrar. La numeración continuará automáticamente.

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10 Haga clic en el color azul como se indica en la ilustración siguiente:

El color de fuente del cuadro de procesamiento de texto cambiará y será azul.

11 Seleccione las palabras No sé qué. Aparecerá el cuadro de selección con líneas inclinadas y podrá dar formato al texto individual.

12 En la barra de herramientas Formato, haga clic en el botón Cursiva. El texto dejará de estar en cursiva.

13 Haga clic en un área en blanco de la diapositiva para anular la selección del objeto de texto.

Cambio de la alineación y el espaciado del texto PowerPoint le permite controlar la alineación del texto en la diapositiva. Puede alinear texto a la izquierda, a la derecha o en el centro de un objeto de texto. Puede ajustar la alineación de texto en un objeto si selecciona el objeto y hace clic en un botón de alineación de la barra de herramientas Formato. El botón Alinear a la izquierda alinea el texto uniformemente con el extremo izquierdo del cuadro de texto y es útil para texto de párrafos. El botón Alinear a la derecha alinea el texto uniformemente con el extremo derecho del cuadro de texto y es útil para etiquetas de texto. El botón Centrar alinea el texto en el centro del cuadro de texto, y es útil para títulos y encabezados.

La línea del botón Color de fuente también cambia para indicar el color de fuente seleccionado actualmente.

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Puede ajustar el espacio vertical entre las líneas seleccionadas, y el espacio que hay antes y después de los párrafos, si selecciona el objeto y hace clic en un botón de interlineado (Aumentar espacio entre párrafos o Disminuir espacio entre párrafos) de la barra de herramientas Formato o mediante el comando Interlineado del menú Formato.

En este ejercicio cambiará la alineación del texto en un objeto de texto, disminuirá el espacio entre párrafos y ajustará el interlineado.

1 Seleccione el cuadro de texto situado en la parte inferior de la diapositiva 7.

2 En la barra de herramientas Formato, haga clic en el botón Centrar. El texto del objeto de texto se alineará al centro.

3 Haga clic en un área en blanco de la diapositiva para anular la selección del cuadro de texto.

4 Haga clic en el extremo del cuadro de texto del párrafo con viñeta de la diapositiva 7 con el puntero de selección. Aparecerá el cuadro de selección con puntos.

5 En la barra de herramientas Formato, haga clic en la flecha hacia abajo de Opciones de barra de herramientas, seleccione Agregar o quitar botones y, después, seleccione Formato. Aparecerá una lista de todos los botones disponibles actualmente en la barra de herramientas Formato.

6 En la lista de botones adicionales, haga clic en el botón Disminuir espacio entre párrafos para colocarlo en la barra de herramientas. Aparecerá una marca de verificación junto a la entrada.

7 Haga clic en la flecha hacia abajo de Opciones de barra de herramientas para cerrar la lista.

8 En la barra de herramientas Formato, haga clic en el botón Disminuir espacio entre párrafos. El espacio entre párrafos del cuadro de texto se reducirá en 0,1 líneas, pasando de 1,0 a 0,9.

9 Haga clic en un área en blanco de la diapositiva para anular la selección del cuadro de texto.

10 Haga clic en el extremo del objeto de texto del párrafo con viñeta de la diapositiva 7 para seleccionarlo.

11 En el menú Formato, haga clic en Interlineado. Aparecerá el cuadro de diálogo Interlineado.

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12 Haga clic en la flecha hacia abajo de Antes del párrafo hasta que aparezca 0,1 y, a continuación, haga clic en Aceptar.

El espacio que hay delante de cada párrafo se reducirá 0,1 líneas.

13 Haga clic en un área en blanco de la diapositiva para anular la selección del cuadro de texto.

Sugerencia Todo lo que puede hacer para manipular una etiqueta de texto o un cuadro de procesamiento de texto puede hacerlo también con cualquier objeto de texto, incluyendo objetos de texto de título y de párrafo, y viceversa.

Búsqueda y reemplazo de texto y fuentes Los comandos Buscar y Reemplazar del menú Edición le permiten buscar y cambiar texto específico de una presentación. Buscar le ayuda a encontrar todas las apariciones de una palabra o de un conjunto de caracteres específico, mientras que Reemplazar encuentra todas las apariciones de una palabra o de un conjunto de caracteres específico y lo reemplaza por otro diferente. Puede cambiar de una vez todas las apariciones de un texto específico, o bien puede aceptar o rechazar cada cambio individualmente. Los comandos Buscar y Reemplazar también le ofrecen opciones para realizar búsquedas más detalladas. Si desea buscar palabras enteras de forma que la búsqueda no se detenga en una palabra que contenga una parte de la palabra de búsqueda, active la casilla de verificación Sólo palabras completas. Si desea buscar una palabra o una frase que tenga un determinado modelo de mayúsculas y minúsculas, active la casilla de verificación Mayúsculas y minúsculas. Además de buscar texto, también puede buscar y reemplazar una determinada fuente en una presentación. El comando Reemplazar fuentes le permite reemplazar todas las apariciones de un estilo de fuente que ha estado utilizando por otro diferente.

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En este ejercicio utilizará el comando Reemplazar para buscar y reemplazar una palabra y, después, reemplazará una fuente.

1 En el menú Edición, haga clic en Reemplazar. Aparecerá el cuadro de diálogo Reemplazar.

2 Haga clic en el cuadro Buscar y escriba facetas.

3 Presione Tab o haga clic en el cuadro Reemplazar con.

4 Escriba aspectos.

5 Haga clic en Buscar siguiente.

PowerPoint buscará y seleccionará la palabra facetas en la diapositiva 5.

6 Haga clic en Reemplazar. Aparecerá un cuadro de alerta que indica que PowerPoint ha terminado de buscar en la presentación.

7 Haga clic en Aceptar y, después, haga clic en Cerrar en el cuadro de diálogo Reemplazar. Se cerrará el cuadro de diálogo Reemplazar.

8 Haga clic en un área en blanco de la diapositiva para anular la selección de todos los cuadros de texto.

9 En el menú Formato, haga clic en Reemplazar fuentes. Aparecerá el cuadro de diálogo Reemplazar fuentes.

10 Haga clic en la flecha hacia abajo de Reemplazar y, después, haga clic en Tahoma.

11 Haga clic en la flecha hacia abajo de Con, desplácese hacia abajo y haga clic en Arial.

12 Haga clic en Reemplazar. En toda la presentación, el texto que tenía el formato de fuente Tahoma cambiará a la fuente Arial.

13 Haga clic en Cerrar en el cuadro de diálogo Reemplazar fuente.

Si el cuadro de diálogo tapa el texto seleccionado, arrastre la barra de título del cuadro de diálogo Reemplazar de forma que pueda ver el texto.

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Comprobación de la ortografía El corrector ortográfico de PowerPoint revisa la ortografía de toda la presentación, incluyendo todas las diapositivas, esquemas, páginas de notas y páginas de documentos para distribuir a la audiencia. Para ayudarle a identificar las palabras escritas incorrectamente o las palabras que el diccionario integrado de PowerPoint no reconoce, PowerPoint las subraya con una línea roja ondulada. Para desactivar esta característica, puede desactivar la casilla de verificación Comprobar ortografía mientras escribe en la ficha Ortografía del cuadro de diálogo Opciones (al que se tiene acceso desde el menú Herramientas). PowerPoint incluye varios diccionarios integrados que permiten revisar la ortografía de las presentaciones en otros idiomas además del español. También puede crear diccionarios personalizados en PowerPoint para revisar la ortografía de palabras únicas; asimismo, es posible utilizar los diccionarios personalizados de otros programas de Microsoft. Las palabras escritas en otro idioma pueden marcarse como tales para que PowerPoint no las vuelva a señalar como un error ortográfico.

Hay dos formas de corregir las palabras escritas incorrectamente en los documentos. Puede utilizar el botón Ortografía de la barra de herramientas Estándar para comprobar toda la presentación o bien, cuando encuentre una línea roja ondulada bajo una palabra, puede hacer clic con el botón secundario del mouse en esa palabra y elegir la ortografía correcta en la lista del menú contextual.

En este ejercicio marcará una palabra como de otro idioma, seleccionará y corregirá una palabra escrita incorrectamente, y comprobará la ortografía de toda la presentación.

1 Arrastre el cuadro de desplazamiento hasta la diapositiva 7. Las palabras Kathryn y M. aparecerán con un subrayado rojo ondulado, lo que indica que están escritas incorrectamente o que el diccionario no las reconoce.

2 Seleccione las palabras en inglés Kathryn M. en el cuadro de procesamiento de texto.

3 En el menú Herramientas, haga clic en Idioma. Aparecerá el cuadro de diálogo Idioma.

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4 Desplácese hacia abajo y haga clic en Inglés (Estados Unidos). PowerPoint marcará las palabras seleccionadas como palabras inglesas para el corrector ortográfico.

5 Haga clic en Aceptar y, después, haga clic para anular la selección

del texto seleccionado. El diccionario reconocerá ahora las palabras, aunque puede aparecer una línea roja ondulada debajo de Kathryn.

6 Arrastre la barra de desplazamiento hasta la diapositiva 6.

7 Haga clic con el botón secundario del mouse en la palabra Ambietales y, después, haga clic en Ambientales en el menú contextual. PowerPoint corregirá la palabra escrita incorrectamente.

8 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Ortografía. PowerPoint empezará a comprobar la ortografía de la presentación. El corrector ortográfico se detendrá y seleccionará el nombre propio Contoso.

Contoso no aparece en su diccionario, pero sabe que se trata de un nombre propio y que está escrito correctamente.

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9 Haga clic en Agregar. Se agregará al diccionario personalizado la palabra Contoso y se seguirá comprobando la ortografía de la presentación. El corrector ortográfico se detendrá y seleccionará el nombre propio Sacksteder.

10 Haga clic en Omitir todas. El corrector ortográfico se detendrá en Kathryn, la palabra inglesa que hay en el cuadro de procesamiento de texto.

11 Haga clic en Omitir. El corrector ortográfico omitirá el nombre propio. El corrector ortográfico se detendrá cuando no reconozca el nombre Hinsch.

12 Haga clic en Omitir todas. El corrector ortográfico omitirá ahora todas las apariciones de la palabra Hinsch. El corrector ortográfico se detendrá y seleccionará la palabra escrita incorrectamente Realciones. La palabra correcta, Relaciones, aparecerá en la lista Sugerencias.

Sugerencia Haga clic en Autocorrección en el cuadro de diálogo Ortografía para agregar la palabra escrita incorrectamente y la ortografía correcta de una palabra en la tabla de elementos de autocorrección.

13 Haga clic en Cambiar para corregir la ortografía. El corrector ortográfico seguirá comprobando si la presentación contiene palabras escritas incorrectamente o palabras no incluidas en el diccionario. Aparecerá un cuadro de diálogo cuando PowerPoint termine de comprobar toda la presentación.

14 Haga clic en Aceptar y arrastre el cuadro de desplazamiento hacia arriba hasta la diapositiva 1.

Resumen de la lección En esta lección se ha explicado cómo agregar texto a diapositivas, ajustar la posición de los objetos de texto, dar formato a texto, cambiar la alineación y el espaciado del texto, buscar y reemplazar texto y fuentes, y comprobar la ortografía de una presentación.

Si va a proseguir con la siguiente lección:

1 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Guardar. PowerPoint guardará los cambios en la presentación.

2 En el menú Archivo, haga clic en Cerrar. PowerPoint cerrará la presentación.

El diccionario personalizado le permite agregar palabras que su diccionario no reconoce. Contoso es un nombre propio que puede agregar a su diccionario personalizado.

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Si no va a proseguir con otras lecciones:

1 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Guardar. PowerPoint guardará los cambios en la presentación.

2 Haga clic en el botón Cerrar situado en la esquina superior derecha de la ventana de PowerPoint. PowerPoint cerrará la presentación y saldrá.

Ejercicio corto 1 ¿Cómo puede crear un cuadro de procesamiento de texto de 5 cm.

con ajuste de texto?

2 ¿Cómo quita la numeración de una lista e inserta viñetas en su lugar?

3 ¿Cómo se cambia el color de una fuente?

4 ¿Cómo ajustaría el interlineado de varios párrafos a 1,3 líneas?

5 ¿Cómo se busca y se reemplaza una palabra concreta?

6 ¿Cómo selecciona otro idioma que desea utilizar cuando comprueba la ortografía de una presentación?

Resumen de conceptos Ejercicio 1: abra el archivo Empresa Contoso Pres 04 de la carpeta Lesson04, que se encuentra en la carpeta Practice. Muestre la diapositiva 3 en la vista Normal y haga los siguientes cambios:

1 Agregue un cuadro de texto con el texto Cree una imagen con impacto.

2 Cambie el formato del texto a la fuente Contoso, tamaño de 36 puntos, estilo cursiva y color rojo.

3 Mueva el cuadro de texto a la parte inferior central de la diapositiva.

Guarde y cierre la presentación.

Ejercicio 2: abra el archivo Empresa Contoso Pres 04 de la carpeta Lesson04, que se encuentra en la carpeta Practice. Muestre la diapositiva 4 y haga los siguientes cambios:

1 Agregue un cuadro de texto con el texto Cree impacto con los medios adevuados.

2 Corrija la ortografía de la palabra adevuados.

3 Agregue un símbolo de marca comercial mediante el elemento de Autocorreción (tm) al final del texto Cree impacto con los medios adecuados.

Guarde y cierre la presentación.

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Ejercicio 3: abra la presentación 04 Holidays. Cambie la alineación del subtítulo de la diapositiva 1. (Si ahora la alineación es al centro, alinee el subtítulo a la derecha por ejemplo.) Reemplace una de las fuentes de la presentación por otra que usted desee. Cambie el color de los títulos de las diapositivas (excepto en la diapositiva 1) por otro del mismo grupo de colores que ofrezca la plantilla de diseño. Guarde y cierre la presentación.

Aplicación y modificación de plantillas de diseño Una vez completada esta lección, podrá: n Comprender y aplicar plantillas de diseño. n Entender los patrones de PowerPoint. n Cambiar la presentación mediante el patrón. n Modificar los marcadores de posición de patrones. n Dar formato a texto de patrón. n Dar formato a viñetas. n Ajustar las sangrías de los textos de patrones. n Volver a aplicar un diseño de diapositiva. n Ocultar objetos de patrones. n Guardar una presentación como una plantilla.

Una plantilla es un archivo de presentación que contiene un conjunto predefinido de características de texto y color. Puede crear una presentación a partir de una plantilla o puede aplicar una plantilla a una presentación existente. Cuando aplica una plantilla a una presentación, las diapositivas de la presentación adoptan las características de la plantilla, por lo que puede mantener un diseño uniforme en toda la presentación. Microsoft® PowerPoint® utiliza patrones que controlan la apariencia de las partes individuales de la presentación, incluyendo el formato, el color, los gráficos y la ubicación del texto. Todas las presentaciones cuentan con un conjunto de patrones, uno para cada vista.

Como vicepresidente de ventas de la empresa de relaciones públicas Contoso Ltd, ha estado trabajando en una presentación general que se puede personalizar para los nuevos clientes. Después de agregar y modificar el texto de la lección anterior, ya puede aplicar una plantilla de diseño a la presentación.

En esta lección aprenderá a aplicar una plantilla de PowerPoint, ver y cambiar a varios patrones, cambiar la presentación de objetos de patrones, modificar y dar formato al texto del patrón, volver a aplicar un diseño del patrón, ocultar el diseño del patrón y guardar una presentación como una plantilla.

LECCIÓN 5

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Para completar los procedimientos de esta lección necesitará utilizar los archivos 05 PPT Lesson y 05 PPT Template de la carpeta Lesson05 que hay en la carpeta Practice del disco duro.

1 Inicie PowerPoint si es necesario.

2 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Abrir. Aparecerá el cuadro de diálogo Abrir.

3 Vaya hasta la carpeta Lesson05 de la carpeta Practice y abra el archivo 05 PPT Lesson.

4 En el menú Archivo, haga clic en Guardar como, escriba Empresa Contoso Pres 05 en el cuadro Nombre de archivo y haga clic en Guardar.

Descripción y aplicación de plant illas de diseño PowerPoint incluye una amplia gama de plantillas diseñadas profesionalmente que pueden ayudarle a conseguir la apariencia que desea. Al aplicar una plantilla a una presentación, PowerPoint copia la información de cada patrón de la plantilla a los patrones correspondientes de la presentación. Todas las diapositivas de una presentación adquirirán la apariencia de la plantilla.

Puede utilizar una de las múltiples plantillas que se incluyen en PowerPoint o puede crear su propia plantilla a partir de presentaciones existentes. Si lo desea, también puede aplicar distintas plantillas a lo largo del proceso de desarrollo hasta que encuentre la apariencia que más le guste. Para aplicar una plantilla a una presentación existente, abra la presentación y utilice el panel de tareas Estilo de la diapositiva para buscar y seleccionar la plantilla que desee.

En este ejercicio aplicará una plantilla a una presentación existente.

1 En la barra de herramientas Formato, haga clic en el botón Estilo de la diapositiva. Aparecerá el panel de tareas Estilo de la diapositiva.

2 En la parte inferior del panel de tareas Estilo de la diapositiva, haga clic en Examinar. Aparecerá el cuadro de diálogo Aplicar plantilla de diseño.

3 Vaya hasta la carpeta Practice y haga doble clic en la carpeta Lesson05.

4 En la lista de nombres de archivos y carpetas, haga clic en 05 PPT Template.

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5 Haga clic en Aplicar.

PowerPoint aplicará, o copiará, la información del archivo de plantilla 05 PPT Template a los patrones de la presentación. El estilo y el formato del texto, los colores de las diapositivas y los objetos de fondo cambiarán para coincidir con los de la plantilla. El contenido seguirá siendo el mismo. La ventana de presentación debe ser similar a la que se muestra en la siguiente ilustración:

6 En el panel de tareas Estilo de la diapositiva, haga clic en el botón

Cerrar para cerrarlo.

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Descripción de los patrones de PowerPoint PowerPoint incluye dos diapositivas especiales llamadas patrones: patrón de diapositivas y patrón de títulos. El patrón de diapositivas y el patrón de títulos de una plantilla reciben el nombre de par de patrones de diapositivas y títulos. Puede crear más de un patrón de diapositivas o de títulos dentro de una presentación. Esto es útil para crear secciones diferentes dentro de la misma presentación. Si desea crear varios patrones en una presentación, puede insertar un nuevo patrón de diapositivas y un patrón de títulos en una presentación o puede aplicar más de una plantilla a la presentación.

El patrón de diapositivas controla las propiedades de todas las diapositivas de la presentación. Todas las características del patrón de diapositivas (color de fondo, color del texto, fuente y tamaño de fuente) aparecen en todas las diapositivas de la presentación. Cuando hace un cambio en el patrón de diapositivas, dicho cambio afecta a todas las diapositivas. Por ejemplo, si desea incluir el logotipo de su compañía, otra imagen o la fecha en cada diapositiva, puede ponerlo en el patrón de diapositivas. El patrón de diapositivas contiene marcadores de posición de patrón para el texto de título, el texto de párrafo, la fecha y la hora, la información de pie de página y los números de diapositiva. Los marcadores de posición de texto y título del patrón controlan el formato del texto de todas las diapositivas de una presentación. Si desea realizar un cambio en toda la presentación, necesita cambiar cada patrón de diapositivas o cada par de patrones. Por ejemplo, si cambia el formato del texto del título del patrón a cursiva, el título de todas las diapositivas cambiará a cursiva para coincidir con el patrón. Si para una diapositiva concreta desea pasar por alto los valores predeterminados del patrón de diapositivas, puede utilizar comandos del menú Formato. Por ejemplo, si en una diapositiva desea omitir los gráficos de fondo, puede utilizar esa opción en el cuadro de diálogo Fondo para la diapositiva deseada.

La diapositiva de título tiene su propio patrón, que se llama patrón de títulos. Los cambios realizados en el patrón de títulos sólo afectarán a la diapositiva de título de la presentación. Al igual que el patrón de diapositivas, el patrón de títulos contiene marcadores de posición. La principal diferencia entre el patrón de diapositivas y el patrón de títulos consiste en que el patrón de títulos utiliza un estilo de subtítulo del patrón, en lugar del estilo de texto del patrón.

Una vez que aplique una plantilla diferente, puede seguir haciendo cambios en el patrón de diapositivas.

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Los patrones de diapositivas y de títulos aparecen juntos en la vista Patrón de diapositivas. Puede seleccionar cualquier patrón como una diapositiva en miniatura en la vista Patrón de diapositivas para hacer cambios en él. Cuando ve un patrón aparece la barra de herramientas Vista Patrón de diapositivas. Esta barra de herramientas contiene el botón Cerrar vista Patrón, que vuelve a llevarle a la vista donde estaba antes de abrir el patrón. La barra de herramientas Vista Patrón de diapositivas contiene también varios botones para insertar, eliminar, cambiar el nombre, duplicar y conservar patrones. Cuando conserva un patrón, lo protege para que no resulte eliminado.

En este ejercicio verá el patrón de diapositivas y el patrón de títulos, cambiará entre ellos, conservará los patrones originales, insertará un segundo patrón de diapositivas y un segundo patrón de títulos, y cambiará al patrón de documentos y al patrón de notas.

1 En el menú Ver, seleccione Patrón y haga clic en Patrón de diapositivas. Aparecerá el patrón de títulos junto con la barra de herramientas Vista Patrón de diapositivas. En el panel Diapositivas de la parte izquierda de la ventana de presentación aparecerán diapositivas en miniatura del patrón de títulos y del patrón de diapositivas. Su pantalla debe tener una apariencia similar a la mostrada en la siguiente ilustración:

PowerPoint incluye un patrón de documentos y un patrón de notas donde puede agregar información y datos.

El patrón de títulos aparece porque utilizó el comando Patrón de diapositivas cuando tenía seleccionada una diapositiva de título en la vista Normal. PowerPoint muestra el patrón de títulos o el patrón de diapositivas, dependiendo del tipo de diapositiva que esté seleccionada en la vista Normal.

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2 En el panel Diapositivas de la parte izquierda de la ventana de presentación, haga clic en Diapositiva 1. Aparecerá la diapositiva Patrón de diapositivas, como se muestra en la siguiente ilustración:

Sugerencia Puede permitir o impedir que haya varios patrones en una presentación. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y, después, haga clic en la ficha Modificar. Bajo Deshabilitar características nuevas, desactive la casilla de verificación Patrones múltiples para permitir la aplicación de varias plantillas de diseño o active la casilla de verificación Patrones múltiples si desea restringir las plantillas de diseño a una por cada presentación.

3 En la barra de herramientas Vista Patrón de diapositivas, haga clic en el botón Conservar patrón. Aparecerá una chincheta de color gris junto a ambos patrones de diapositivas en el panel Diapositivas, lo que impedirá que PowerPoint los elimine o los modifique.

4 En la barra de herramientas Vista Patrón de diapositivas, haga clic en el botón Insertar nuevo patrón de diapositivas. La diapositiva 3 aparecerá debajo de la diapositiva 2 con un diseño de diapositiva en blanco.

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5 En la barra de herramientas Vista Patrón de diapositivas, haga clic en el botón Insertar nuevo patrón de títulos. La diapositiva 4 aparecerá debajo de la diapositiva 3 con un diseño de diapositiva de título en blanco y el par de maestros de diapositivas y títulos aparecerá unido.

6 En la barra de herramientas Vista Patrón de diapositivas, haga clic en el botón Conservar patrón. Aparecerá un mensaje de alerta donde se le pregunta si desea eliminar estos patrones porque no se utilizan en ninguna diapositiva.

7 Haga clic en No. Desaparecerá la chincheta de color gris que hay junto a ambos patrones de diapositivas nuevos y los patrones dejarán de estar protegidos frente a eliminaciones o cambios.

8 En la barra de herramientas Formato, haga clic en el botón Diseño para abrir el panel de tareas Estilo de la diapositiva.

9 En el panel de tareas Estilo de la diapositiva, bajo Aplicar una plantilla de diseño, desplácese hacia abajo hasta el diseño Nubes y haga clic en esa plantilla de diseño. Aparecerán los nuevos patrones de diapositivas con el diseño Nubes.

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Solución de problemas Si el diseño Nubes no está disponible, inserte el CD-ROM de Microsoft Office XP en la unidad de CD-ROM, vaya hasta el final de las plantillas de diseño en el panel de tareas Estilo de la diapositiva y haga clic en Plantillas de diseño adicionales o haga clic en Examinar en la parte inferior del panel de tareas Estilo de la diapositiva, vaya hasta la carpeta de aplicación y haga doble clic en el archivo de la plantilla Nubes.

10 En el panel de tareas Estilo de la diapositiva, haga clic en el botón Cerrar para cerrarlo.

11 En el menú Ver, seleccione Patrón y haga clic en Patrón de documentos. Aparecerán el patrón de documentos y la barra de herramientas Vista Patrón de documentos.

12 En la barra de herramientas Vista Patrón de documentos, haga clic en el botón Mostrar tres por página. El patrón cambiará y mostrará tres documentos por página.

13 En el menú Ver, seleccione Patrón y haga clic en Patrón de notas. Aparecerá el patrón de notas junto con la barra de herramientas Vista Patrón de notas, que muestra la diapositiva y la posición del texto de las notas del orador para las páginas de notas.

14 En la barra de herramientas Vista Patrón de notas, haga clic en Cerrar vista Patrón. PowerPoint volverá a llevarle a la primera diapositiva de la presentación, en la vista Normal.

15 En el panel Diapositiva, arrastre el cuadro de desplazamiento hasta la diapositiva 7.

16 En la barra de herramientas Formato, haga clic en el botón Diseño para ver el panel de tareas Estilo de la diapositiva.

17 En el panel de tareas Estilo de la diapositiva, bajo Utilizada en esta presentación, seleccione la combinación de diseño Nubes, haga clic en la flecha hacia abajo de la combinación y, a continuación, haga clic en Aplicar a las diapositivas seleccionadas. PowerPoint aplicará el diseño Nubes a la diapositiva 7 únicamente.

18 En el panel de tareas Estilo de la diapositiva, haga clic en el botón Cerrar para cerrarlo.

Mediante la barra de herramientas Patrón de documentos puede ver la posición de dos, tres, cuatro, seis o nueve diapositivas por página.

También puede salir de una vista de patrón y volver a la vista Normal si hace clic en el botón Vista Normal.

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Cambio de la present ación mediante el patrón Cada patrón contiene marcadores de posición donde puede agregar objetos de fondo, como texto y gráficos que aparecerán en todas las páginas. Por ejemplo, puede incluir objetos como el nombre y el logotipo de la compañía, o un nombre de producto.

En este ejercicio quitará el pie de página de la diapositiva de título.

1 En el menú Ver, haga clic en Encabezado y pie de página. Aparecerá el cuadro de diálogo Encabezado y pie de página, como se muestra en la siguiente ilustración.

2 Active la casilla de verificación No mostrar en diapositiva de título.

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3 Haga clic en Aplicar a todas. La información de pie de página desaparecerá de la diapositiva de título.

4 Haga clic en el botón Diapositiva siguiente para ver la diapositiva 2.

La información de pie de página de la diapositiva seguirá estando en el resto de las diapositivas de la presentación.

Modificación de los marcadores de posición de patrones Puede modificar y organizar los marcadores de posición en todas las vistas de patrones para la fecha y la hora, los pies de página y los números de diapositiva; todos ellos aparecerán en el patrón de diapositivas en la posición predeterminada. También puede personalizar la posición de los marcadores de posición.

En este ejercicio modificará los marcadores de posición del patrón de diapositivas.

1 Muestre la diapositiva 2 si es necesario.

2 En el menú Ver, seleccione Patrón y haga clic en Patrón de diapositivas. Aparecerá la vista Patrón de diapositivas.

3 Haga clic en el borde del marcador de posición Área de fecha en la esquina inferior izquierda. Asegúrese de hacer clic en el borde del marcador de posición para que aparezca el cuadro de selección con puntos. Si aparece el cuadro de selección con líneas inclinadas, haga clic en el borde del mismo.

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4 Presione Supr.

Sugerencia Si elimina un marcador de posición por error, puede hacer clic en Diseño del patrón en la barra de herramientas Vista Patrón de diapositivas, hacer clic en la casilla de verificación correspondiente al marcador de posición apropiado y hacer clic en Aceptar para volver a aplicar el marcador de posición, o bien puede hacer clic en el botón Deshacer.

5 Seleccione el borde del marcador de posición Área de pie de página con el cuadro de selección con puntos.

6 Mantenga presionada la tecla Mayús y arrastre hacia la izquierda el marcador de posición Área de pie de página hasta que el borde del marcador de posición esté alineado con el borde del marcador de posición de texto del patrón. Al mantener presionada la tecla Mayús mientras arrastra un objeto de PowerPoint se limita el movimiento del objeto horizontal o verticalmente. Es decir, el objeto permanece en el mismo plano. En este caso, el pie de página seguirá estando alineado con el marcador de posición Área de número.

7 Haga clic en un área en blanco de la diapositiva para anular la selección del marcador de posición.

Dar formato a text o del patrón Al dar formato a los marcadores de posición en la vista Patrón de diapositivas proporcionará coherencia a la presentación. Los marcadores de posición del patrón para el título, el texto con viñetas, la fecha y la hora, el número de diapositiva y el pie de página determinan el estilo y la posición de dichos objetos. Para dar formato al texto del patrón debe seleccionar primero el marcador de posición de texto y cambiar después el formato como desee. Para dar formato a texto con viñetas tiene que colocar el punto de inserción en la línea del texto con viñetas que desee modificar.

En este ejercicio dará formato al texto del patrón en los marcadores de posición Área de pie de página y Área de número.

1 Haga clic en el marcador de posición Área de pie de página, mantenga presionada la tecla Mayús y haga clic en el marcador de posición Área de número para seleccionar ambos objetos.

2 En la barra de herramientas Formato, haga clic en la flecha hacia abajo de Tamaño de fuente y, después, haga clic en 20.

3 Mantenga presionada la tecla Mayús y haga clic en el marcador de posición Área de pie de página. Se anulará la selección del marcador de posición Área de pie de página.

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4 En la barra de herramientas Formato, haga clic en el botón Negrita. El marcador de posición Área de número se pondrá en negrita.

5 Haga clic en un área en blanco fuera del marcador de posición de texto del patrón para anular la selección del marcador de posición.

6 En el marcador de posición de texto del patrón, sitúe el cursor en forma de I a la derecha del texto Segundo nivel y haga clic.

7 En la barra de herramientas Formato, haga clic en el botón Cursiva. El texto Segundo nivel se pondrá en cursiva.

8 Haga clic en un área en blanco fuera del marcador de posición de texto del patrón para anular la selección del marcador de posición. El patrón de diapositivas debe ser similar al que se muestra en la siguiente ilustración:

Dar formato a viñetas Además de dar formato al texto, PowerPoint le permite personalizar las viñetas en párrafos individuales o en objetos completos de una presentación. Puede reemplazar una viñeta con una fuente y un color distintos, una imagen o un número.

En este ejercicio dará formato a las viñetas del patrón con un símbolo diferente y una imagen.

1 En el patrón de diapositivas, haga clic en la primera línea de texto Haga clic para cambiar el estilo de título en el marcador de posición de texto del patrón y, después, haga clic de nuevo en el texto. PowerPoint situará el punto de inserción en el texto.

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2 En el menú Formato, haga clic en Numeración y viñetas. Aparecerá el cuadro de diálogo Numeración y viñetas con el símbolo de viñeta actual seleccionado.

3 Haga clic en Personalizar. Aparecerá el cuadro de diálogo Símbolo.

4 Haga clic en la flecha hacia abajo de Fuente, desplácese hacia abajo y haga clic en Wingdings.

5 Haga clic en la viñeta de rombo, como se indica en la ilustración siguiente:

6 Haga clic en Aceptar para volver al cuadro de diálogo Numeración

y viñetas.

7 Haga clic en la flecha hacia abajo de Color y, después, haga clic en el color púrpura.

8 Haga clic en la flecha hacia abajo de Tamaño hasta que aparezca 85. PowerPoint reducirá en la diapositiva el nuevo tamaño de viñeta en un 15 por ciento.

9 Haga clic en Aceptar. La viñeta de rombo púrpura aparecerá en la primera línea de texto.

10 Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la segunda línea de texto titulada Segundo nivel en el marcador de posición de texto del patrón. PowerPoint seleccionará el texto y aparecerá un menú contextual.

11 Haga clic en Numeración y viñetas en el menú contextual.

Puede hacer clic en un color de viñeta diferente, ajustar el porcentaje de tamaño, cambiar el símbolo si selecciona otro o utiliza el comando Imagen o Personalizar, o cambiar las viñetas a números.

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12 Haga clic en Imagen. Aparecerá el cuadro de diálogo Viñeta de imagen. Este cuadro de diálogo forma parte de la Galería multimedia. Contiene imágenes que puede utilizar como viñetas.

13 Haga clic en la flecha de desplazamiento hacia abajo hasta que aparezca un rombo de color azul claro. Haga clic en Aceptar para insertar la viñeta en la diapositiva.

14 Haga clic en el botón Vista Normal y, después, haga clic en el

botón Diapositiva siguiente hasta que aparezca la diapositiva 3. Las nuevas viñetas aparecerán en la diapositiva 3, como se muestra en la siguiente ilustración:

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Sugerencia Puede utilizar una imagen digitalizada u otra fotografía como viñeta. En el cuadro de diálogo Viñeta de imagen, haga clic en Importar, seleccione la imagen que desee importar en el cuadro de diálogo Agregar clips a la galería y haga clic en Agregar. La imagen aparecerá como una de las opciones del cuadro de diálogo Viñeta de imagen.

Ajuste de las sangrías de los t extos de patrones PowerPoint utiliza marcadores de sangría para controlar la distancia entre las viñetas y el texto. El ajuste de las sangrías en PowerPoint funciona de la misma forma que en Microsoft Word 2002. Para cambiar la distancia existente entre una viñeta y su texto correspondiente, primero debe mostrar la regla, que muestra la posición actual de la viñeta y del texto, y después debe ajustar los marcadores de sangría en la regla. Los marcadores de sangría de la regla controlan los niveles de sangría de un objeto de texto de patrón. Cada nivel de sangría consta de dos triángulos, denominados marcadores de sangría, y un pequeño cuadro denominado marcador de margen. El marcador de sangría superior controla la primera línea del párrafo. El marcador de sangría inferior controla el borde izquierdo del párrafo. Cada nivel de sangría está configurado de forma que la primera línea se extienda hasta la parte izquierda del párrafo, mientras que el resto del párrafo “cuelga” debajo. Este tipo de sangría se denomina sangría francesa. Para ajustar un marcador de sangría debe mover el triángulo de la regla a una nueva posición. Puede mover todo el nivel (la viñeta y el texto) mediante el marcador de margen.

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En este ejercicio mostrará la regla, ajustará marcadores de sangría y ajustará el nivel de margen.

1 En el menú Ver, seleccione Patrón y haga clic en Patrón de diapositivas. Aparecerá el Patrón de diapositivas.

2 Haga clic en el marcador de posición de texto del patrón titulado Haga clic para editar el estilo de título del patrón y, después, haga clic de nuevo en el texto.

3 En el menú Ver, haga clic en Regla. La ventana de presentación debe ser similar a la que se muestra en la siguiente ilustración:

4 Haga clic en la línea de texto titulada Haga clic para editar el estilo

de texto del patrón y, después, haga clic de nuevo en el texto. La regla agregará marcadores de sangría para cada nivel de texto representado en la lista con viñetas. Aparecerán cinco pares de marcadores de sangría: superiores e inferiores.

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5 Arrastre hacia la derecha el marcador de sangría del primer nivel de sangría, incluso con el marcador de sangría inferior, como se muestra en la siguiente ilustración:

Cuando suelte el botón del mouse, el texto del primer nivel de sangría se desplazará hacia la derecha.

6 Arrastre lentamente el marcador de margen del primer nivel de sangría hasta el margen izquierdo de la regla. Los marcadores de viñeta, texto y sangría se situarán en el margen izquierdo.

Importante Si arrastra un marcador de nivel de sangría o de margen hasta otro nivel de sangría, el primer nivel de sangría (o marcador) empujará al segundo nivel de sangría hasta que suelte el botón del mouse. Para devolver un marcador de sangría a su posición original, arrastre el marcador de margen del nivel de sangría o haga clic en el botón Deshacer.

Al mover el primer marcador de margen se cambiará la posición del margen izquierdo del objeto de texto del patrón.

Sugerencia Si los marcadores de sangría no están alineados uno sobre otro, arrastre uno de los marcadores hacia atrás hasta llegar al otro. Asimismo, dependiendo del tamaño del monitor que utilice, los cambios en la sangría pueden resultar muy difíciles de detectar.

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7 Arrastre el marcador de sangría inferior del primer nivel de sangría hasta la marca de 1,25 centímetros de la regla. El primer nivel de sangría de la regla volverá a tener el formato de sangría francesa. La ventana de presentación debe ser similar a la que se muestra en la siguiente ilustración:

8 Haga clic con el botón secundario del mouse en un área en blanco

del patrón de diapositivas y, después, haga clic en Regla. Se cerrará la regla.

9 Haga clic en el botón Vista Normal. PowerPoint volverá a llevarle a la diapositiva 3.

Volver a aplicar un d iseño de diapositiva Si hace cambios en el diseño de una diapositiva y después decide que prefiere el diseño original, puede volver a aplicar el diseño a esa diapositiva desde el panel de tareas Diseño de la diapositiva. También puede cambiar el diseño actual de una diapositiva si selecciona un diseño nuevo en el panel de tareas Diseño de la diapositiva.

En este ejercicio aplicará un diseño a una diapositiva.

1 En la diapositiva 3, seleccione el borde del objeto de título con el cuadro de selección con puntos.

2 Arrastre el objeto de título hasta el extremo derecho de la diapositiva.

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3 En el menú Formato, haga clic en Diseño de la diapositiva para ver

el panel de tareas Diseño de la diapositiva. Aparecerá el panel de tareas Diseño de la diapositiva con el estilo de diseño de la diapositiva actual seleccionado.

4 Haga clic en la flecha hacia abajo situada junto al diseño de diapositiva original que desee aplicar.

5 En el menú, haga clic en Volver a aplicar diseño. PowerPoint volverá a aplicar el diseño de la diapositiva para poner el objeto de título en su posición original dentro de la diapositiva.

6 En el panel de tareas Estilo de la diapositiva, haga clic en el botón Cerrar para cerrarlo.

Ocultar objetos de patrones En el caso de diapositivas individuales, quizás desee ocultar objetos de fondo como la fecha y la hora, el encabezado y el pie de página, los marcadores de posición de número de diapositiva, los gráficos, las formas y las líneas, de manera que no aparezcan en la pantalla.

En este ejercicio ocultará los objetos del patrón en el fondo de una diapositiva. 1 Haga clic en el botón Diapositiva siguiente para ir a la diapositiva 4.

2 En el menú Formato, haga clic en Fondo. Aparecerá el cuadro de diálogo Fondo.

3 Active la casilla de verificación Omitir imágenes gráficas del fondo del patrón.

4 Haga clic en Aplicar. Se omitirán los objetos de fondo de la diapositiva.

5 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Guardar para guardar los cambios realizados.

También puede tener acceso al cuadro de diálogo Fondo si hace clic con el botón secundario del mouse en un área en blanco de la diapositiva.

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Guardar una presentación como una plantilla Después de personalizar los patrones puede guardar la presentación como una plantilla nueva, que podrá aplicar a otras presentaciones.

En este ejercicio guardará una presentación como una plantilla.

1 En el menú Archivo, haga clic en Guardar como. Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como. Aparecerá Empresa Contoso Pres 05 en el cuadro Nombre de archivo.

2 En el cuadro Nombre de archivo, escriba Plantilla de la empresa Contoso.

3 Haga clic en la flecha hacia abajo de Guardar como tipo y, después, haga clic en Plantilla de diseño. PowerPoint mostrará la carpeta Plantillas. De cara a esta lección, guarde esta plantilla con los restantes archivos de prácticas.

4 En el cuadro Guardar en, compruebe que está abierta la carpeta Lesson05 dentro de la carpeta Practice.

5 Haga clic en Guardar. PowerPoint guardará la plantilla en la carpeta Lesson05.

Resumen de la lección En esta lección ha aprendido a aplicar una plantilla de PowerPoint, ver y cambiar a varios patrones, cambiar la presentación de objetos de patrones, modificar y dar formato al texto del patrón, volver a aplicar un diseño del patrón, ocultar el diseño del patrón y guardar una presentación como una plantilla.

Si va a proseguir con la siguiente lección:

1 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Guardar. PowerPoint guardará los cambios en la presentación.

2 En el menú Archivo, haga clic en Cerrar. PowerPoint cerrará la presentación.

Si no va a proseguir con otras lecciones:

1 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Guardar. PowerPoint guardará los cambios en la presentación.

2 Haga clic en el botón Cerrar situado en la esquina superior derecha de la ventana de PowerPoint. PowerPoint cerrará la presentación y saldrá.

Para incluir la nueva plantilla con las demás plantillas que vienen con PowerPoint, tiene que guardarla en la carpeta Plantillas, que suele estar en Datos de programa/Microsoft /Plantillas. La ubicación de la carpeta Datos de programa puede ser diferente en los distintos sistemas. En el panel de tareas Estilo de la diapositiva aparecerá un nuevo icono de plantilla.

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Ejercicio corto 1 ¿Cómo se aplica una plantilla?

2 ¿Cómo selecciona una imagen como viñeta patrón?

3 ¿Qué debe hacer para que se muestre la regla?

4 ¿Cómo se ajusta el nivel de margen?

5 ¿Qué debe hacer para guardar una presentación como una plantilla?

6 ¿Cómo puede ver el patrón de títulos?

Resumen de conceptos Ejercicio 1: abra el archivo Empresa Contoso Pres 05 de la carpeta Lesson05, que se encuentra en la carpeta Practice. Cambie la diapositiva de título para que se muestre la información de encabezado y pie de página de la diapositiva, muestre el pie de página con la fecha en la diapositiva, agregue el marcador de posición de fecha al diseño del patrón, mueva el marcador de posición de fecha a la parte inferior central del patrón de diapositivas, y guarde y cierre la presentación.

Ejercicio 2: abra el archivo Empresa Contoso Pres 05 de la carpeta Lesson05, que se encuentra en la carpeta Practice. Cambie los atributos de formato de los marcadores de posición de pie de página y de área de número para que aparezcan en negrita con un tamaño de 18 puntos, cambia la viñeta Segundo nivel a una imagen, oculte los objetos del fondo de la diapositiva 5, y guarde y cierre la presentación.

Ejercicio 3: abra el archivo 05 PPT Marx y guárdelo como 05 Marx en la carpeta Lesson05 que hay dentro de la carpeta Practice. Aplique a esta presentación la plantilla de diseño 05 Marx Template que hay en la carpeta Lesson05. Conserve los dos patrones, y agregue un nuevo par de patrones de diapositivas y de títulos. Aplique la plantilla de diseño Borde a los nuevos patrones. Aplique el patrón Borde a la diapositiva de título y a la última diapositiva de la presentación. Guarde y cierre la presentación.

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Ejercicio 4: abra el archivo 05 Marx de la carpeta Lesson05, que se encuentra en la carpeta Practice. Muestre la vista Patrón de diapositivas y seleccione el patrón de diapositivas Borde. Cambie el texto del título a Book Antiqua, en negrita y de color negro. Cambie el texto de las viñetas a Book Antiqua. Muestre el patrón de títulos y asegúrese de que todo el texto de la diapositiva de título tiene la fuente Book Antiqua. En ambos patrones Borde, cambie los demás marcadores de posición de texto a Arial de 14 puntos para que coincidan con los de la plantilla Marx. En el patrón de diapositivas Borde, cambie los símbolos de viñeta para que coincidan con los utilizados en el patrón de diapositivas Marx. Si lo desea, seleccione una nueva viñeta de imagen para las entradas principales con viñetas. Ajuste las sangrías como sea necesario para mostrar las viñetas de imagen sin abarrotar el texto. Asegúrese de que en todas las diapositivas aparecen la fecha y el número de diapositiva. Guarde la presentación como una plantilla llamada 05 Marx Nueva plantilla. Cierre la presentación.

Inserción de información en PowerPoint Una vez completada esta lección, podrá: n Cambiar el diseño de una diapositiva. n Insertar una imagen prediseñada. n Aplicar escala a una imagen. n Insertar una tabla y darle formato. n Insertar una tabla de Microsoft Word. n Insertar un gráfico de Microsoft Excel. n Insertar y modificar una imagen. n Insertar y modificar una imagen de WordArt.

Hay varias formas de insertar información gráfica y numérica en una presentación de Microsoft® PowerPoint® para ayudarle a comunicar su mensaje. La forma más directa de hacerlo consiste en copiar y pegar información como texto, objetos y diapositivas dentro de una misma presentación, entre distintas presentaciones y en otros programas basados en Microsoft Windows®. Otra forma de insertar información en PowerPoint es mediante los comandos del menú Insertar, y las barras de herramientas Estándar y Dibujo. Estos comandos le permiten insertar imágenes prediseñadas, tablas, gráficos, diagramas, imágenes u objetos.

Como vicepresidente de ventas de Contoso, Ltd. ha estado trabajando en una presentación de la compañía. Ahora ya puede agregar imágenes prediseñadas, imágenes, tablas y gráficos para mejorar su mensaje.

En esta lección aprenderá a cambiar el diseño de una diapositiva, insertar imágenes prediseñadas, aplicar escala a una imagen e insertar y modificar tablas, un gráfico de Microsoft Excel, una imagen y WordArt.

Para completar los procedimientos de esta lección necesitará utilizar un archivo llamado 06 PPT Lesson de la carpeta Lesson06 que hay en la carpeta Practice del disco duro.

1 Inicie PowerPoint si es necesario.

2 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Abrir.

3 Vaya hasta la carpeta Lesson06 de la carpeta Practice y abra el archivo 06 PPT Lesson.

4 En el menú Archivo, haga clic en Guardar como, escriba Empresa Contoso Pres 06 en el cuadro Nombre de archivo y haga clic en Guardar.

LECCIÓN 6

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Cambio del d iseño de una diaposit iva Al insertar imágenes prediseñadas, tablas y otra información en PowerPoint, a menudo necesita realizar cambios en el diseño de la diapositiva. Si hace cambios en el diseño de una diapositiva y después decide que prefiere utilizar el diseño original, puede volver a aplicarlo mediante el comando Diseño de la diapositiva. También puede cambiar el diseño actual de una diapositiva si selecciona un diseño nuevo en el panel de tareas Diseño de la diapositiva.

Cuando inserta imágenes prediseñadas, tablas, gráficos, imágenes u objetos, PowerPoint puede aplicar un comportamiento de diseño automático que cambia el diseño de la diapositiva para dar cabida al nuevo objeto. Debajo del objeto aparece un icono de etiqueta inteligente mediante el cual puede deshacer el diseño automático u obtener acceso a más opciones de Autocorrección.

En este ejercicio aplicará un diseño diferente a una diapositiva.

1 En la ficha Diapositivas, haga clic en la diapositiva 4.

2 En el menú Formato, haga clic en Diseño de la diapositiva. Aparecerá el panel de tareas Diseño de la diapositiva con el estilo de diseño de la diapositiva actual seleccionado.

3 En el panel de tareas Diseño de la diapositiva, desplácese hacia abajo hasta llegar al encabezado Diseño de texto y objetos.

4 Bajo el encabezado Diseño de texto y objetos, haga clic en el diseño de diapositiva Título, texto y objetos. Cambiará el diseño de la diapositiva 4. La lista con viñetas sólo ocupará la mitad izquierda de la pantalla. Un marcador de posición de contenido ocupará la mitad derecha. Ahora ya puede insertar en la diapositiva una tabla, un gráfico, una imagen prediseñada, una imagen, un diagrama o un organigrama, o un clip multimedia.

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5 Si es necesario, elija Autoajustar el texto al marcador de posición de texto.

6 En el panel de tareas Diseño de la diapositiva, haga clic en el cuadro Cerrar para cerrarlo.

Inserción de una imagen pred iseñada PowerPoint brinda acceso a cientos de imágenes prediseñadas de diseño profesional. Para agregar una imagen prediseñada a una diapositiva puede utilizar un Autodiseño con un marcador de posición de contenido y hacer clic en el icono Insertar imagen prediseñada, que abre el cuadro de diálogo Seleccionar imagen. También puede hacer clic en Insertar imagen prediseñada en la barra de herramientas Dibujo o seleccionar Imagen en el menú Insertar y, después, hacer clic en Imagen prediseñada para abrir el panel de tareas Insertar imagen prediseñada, que le ayuda a buscar imágenes prediseñadas.

La Galería multimedia de Microsoft ordena las imágenes prediseñadas, las imágenes, los sonidos y las secuencias en categorías. La Galería multimedia le permite organizar y seleccionar clips de Microsoft Office, del Web o de su colección personal de clips. Mediante el botón Buscar puede buscar determinados tipos multimedia, como películas o imágenes prediseñadas.

Si no encuentra la imagen que busca en la Galería multimedia, dispone de más imágenes en la Galería de diseño en línea, una galería multimedia que Microsoft ofrece a través de su sitio Web. Para tener acceso a la Galería de diseño en línea, haga clic en el botón Galería multimedia en línea de la barra de herramientas Galería multimedia o seleccione el vínculo situado en la parte inferior del panel de tareas Insertar imagen prediseñada. Se iniciará el explorador Web directamente en la página Web de la Galería de diseño en línea, en la que encontrará miles de imágenes prediseñadas gratuitas.

En este ejercicio insertará en una diapositiva una imagen prediseñada de la Galería multimedia.

1 Con la diapositiva 4 visible, en el menú Insertar, seleccione Imagen y haga clic en Imágenes prediseñadas. Aparecerá el panel de tareas Insertar imagen prediseñada con las opciones de búsqueda.

2 Haga clic en la flecha hacia abajo de Los resultados deben ser y asegúrese de que sólo esté activada la casilla de verificación Imágenes.

3 En el cuadro de texto Buscar texto, escriba pico y haga clic en Buscar. Aparecerán todas las imágenes prediseñadas relativas a pico.

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Importante El contenido del panel de tareas Insertar imagen prediseñada depende de su sistema. Puede mostrar imágenes prediseñadas cargadas en su sistema por otros programas y, si está conectado a Internet, puede mostrar imágenes de la Galería de diseño en línea. Las imágenes prediseñadas de la Galería multimedia aparecen con un pequeño icono de globo en la esquina inferior izquierda de la imagen.

4 Desplácese hacia abajo, si es necesario, y haga clic en una imagen prediseñada similar a la que se muestra en la siguiente ilustración:

PowerPoint insertará la imagen prediseñada. Aparecerá un botón Opciones de diseño automático en la esquina inferior derecha de la imagen que le permite deshacer el diseño automático, deshabilitar la función de diseño automático o cambiar las opciones de Autocorrección. Se seleccionará la imagen en la diapositiva y se abrirá la barra de herramientas Imagen. Cuando se selecciona una imagen, PowerPoint abre automáticamente la barra de herramientas Imagen.

Importante Si la barra de herramientas Imagen no aparece, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la imagen prediseñada y, después, haga clic en Mostrar barra de herramientas Imagen en el menú contextual.

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5 Haga clic en la flecha hacia abajo del botón Opciones de diseño automático para ver las opciones disponibles y, después, haga clic fuera de la imagen para anular su selección. Se ocultará la barra de herramientas Imagen.

6 En el panel de tareas Insertar imagen prediseñada, haga clic en el botón Cerrar para cerrarlo.

Aplicación de escal a a una imagen Al aplicar escala se cambia el tamaño de todo un objeto en función de un porcentaje definido. Con el comando Imagen del menú Formato puede cambiar el tamaño de un objeto numéricamente, en lugar de arrastrar su controlador de cambio de tamaño. Puede aplicar escala a un objeto en un porcentaje relativo al tamaño original de la imagen si activa la casilla de verificación correspondiente de la ficha Tamaño en el cuadro de diálogo Formato de imagen. De lo contrario, la escala aplicada será proporcional al tamaño actual de la imagen. Si crea una presentación específicamente para una presentación con diapositivas, también puede optimizar el tamaño de una imagen para el tamaño de la pantalla; para ello, active la casilla de verificación Escala adecuada para la presentación con diapositivas en la ficha Tamaño del cuadro de diálogo Formato de imagen.

En este ejercicio aplicará escala a un objeto. 1 En el panel Diapositiva, arrastre el cuadro de desplazamiento hasta

la diapositiva 8. 2 Seleccione la imagen prediseñada.

Aparecerá la barra de herramientas Imagen. 3 En la barra de herramientas Imagen, haga clic en el botón Formato

de imagen o bien haga clic en Imagen en el menú Formato. Aparecerá el cuadro de diálogo Formato de imagen.

4 Haga clic en la ficha Tamaño.

5 En el área Escala, seleccione el número en el cuadro Alto.

6 Escriba 120. Como la casilla de verificación Bloquear relación de aspecto está activada, el valor de la opción Ancho también cambiará automáticamente a 120% cuando haga clic en Aceptar. Si no sabe con seguridad cuál es el nuevo tamaño de escala, puede hacer clic en Vista previa (junto a Cancelar) para ver el objeto antes de cerrar el cuadro de diálogo.

7 Haga clic en Aceptar.

Sugerencia PowerPoint recuerda el tamaño original de un objeto de imagen o de texto. Si cambia accidentalmente un objeto a un tamaño erróneo, puede volver a aplicar una escala del 100% en proporción al tamaño original o puede hacer clic en Restablecer imagen en el cuadro de diálogo.

Si la barra de herramientas Imagen no aparece, haga clic en el menú Ver, seleccione Barras de herramientas y haga clic en Imagen.

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8 Anule la selección del objeto. La ventana de presentación debe ser similar a la que se muestra en la siguiente ilustración:

Inserción y formato de una tabla Las tablas sirven para organizar la información de forma clara en filas y columnas. La intersección de una fila y una columna se llama celda. Puede crear una tabla con celdas de tamaño estándar o puede dibujar una tabla personalizada con celdas de varios tamaños. Una vez creada una tabla, introduce el texto en las celdas como si se tratara de un párrafo, excepto que al utilizar la tecla Tab el punto de inserción pasa de una celda a otra en lugar de sangrar el texto. La primera fila de la tabla suele utilizarse para los encabezados de columna. La columna situada más a la izquierda es ideal para las etiquetas de fila. Puede personalizar y dar formato a celdas individuales, así como a toda la tabla. Para que quepa el texto que introduce en la tabla, puede combinar celdas para formar una celda larga. Esto es útil cuando desea que el texto se extienda en la parte superior de una tabla. También puede dividir una celda en dos. Con las barras de herramientas Formato, y Tablas y bordes puede agregar color y bordes, y cambiar la alineación del texto en una tabla.

En este ejercicio insertará una tabla y le dará formato.

1 Arrastre el cuadro de desplazamiento hasta la diapositiva 11. Se ha aplicado el Autodiseño Tabla a la diapositiva 11.

2 Haga doble clic en el marcador de posición de tabla. Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar tabla.

También puede presionar Esc para anular la selección de un objeto.

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3 Haga clic en la flecha hacia arriba de Número de filas hasta que aparezca el número 4.

4 Haga clic en Aceptar. PowerPoint insertará una tabla en blanco que puede rellenar con texto. La barra de herramientas Tablas y bordes también aparecerá en la ventana de presentación.

5 Escriba el texto siguiente en la tabla, utilizando la tecla Tab para pasar de una celda a otra.

6 Seleccione los títulos de columna, Compañía y Éxito, de la tabla y

haga clic en el botón Negrita de la barra de herramientas Formato.

7 En la barra de herramientas Formato, haga clic en el botón Centrar y, después, haga clic en Centrar verticalmente en la barra de herramientas Tablas y bordes.

8 En la barra de herramientas Tablas y bordes, haga clic en la flecha hacia abajo del botón Color de relleno y, después, haga clic en el cuadro de color gris claro que hay a la derecha.

9 Haga clic en el botón Dibujar tabla de la barra de herramientas Tablas y bordes, y dibuje una línea bajo Miller Textiles. La ventana de presentación debe ser similar a la que se muestra en la siguiente ilustración.

Si la barra de herramientas Tablas y bordes no aparece, haga clic en el menú Ver, seleccione Barras de herramientas, y haga clic en Tablas y bordes.

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10 Haga clic en el botón Borrador de la barra de herramientas Tablas y

bordes y, después, haga clic en la línea que hay bajo Miller Textiles.

11 Haga clic de nuevo en el botón Borrador para desactivarlo.

12 Asegúrese de que no hay ninguna celda de la tabla seleccionada. Haga clic en la línea vertical que hay entre las dos columnas y arrástrela hacia la izquierda hasta que el texto de la columna derecha llene la tabla, como se muestra en la siguiente ilustración:

13 Anule la selección de la tabla.

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Inserción de una tabla de Microsoft Word Puede insertar una tabla de Microsoft Word en PowerPoint si inserta la tabla como un objeto incrustado en una diapositiva. (Consulte “Inserción de un gráfico de Microsoft Excel” en esta lección para ver más información acerca de un objeto incrustado.) Omita esta tarea si no tiene instalado Word.

Para insertar una tabla de Word:

1 En PowerPoint, en el menú Insertar, haga clic en Objeto.

2 En el cuadro de diálogo Insertar objeto, haga clic en Crear nuevo.

3 En el cuadro Tipo de objeto, haga clic en Documento de Microsoft Word y, después, haga clic en Aceptar. Se abrirá un documento de Microsoft Word en la diapositiva de PowerPoint.

4 Utilice los comandos del menú Tabla para crear la tabla que desee.

5 Haga clic fuera de la tabla para volver a Microsoft PowerPoint.

Inserción de un gráfico de Microsoft Excel PowerPoint simplifica el proceso de insertar un gráfico de Microsoft Excel en una presentación al incrustar el gráfico como un objeto en la diapositiva. Un objeto incrustado es un objeto que mantiene una conexión directa con su programa original, conocido como programa de origen. Después de insertar un objeto incrustado, puede modificarlo fácilmente si hace doble clic en él, lo que abrirá el programa en el que se creó originalmente.

La incrustación de objetos hace que aumente considerablemente el tamaño de archivo de una presentación, ya que el objeto incrustado se almacena en la presentación. Para reducir el tamaño de archivo de la presentación, puede vincular los objetos en lugar de incrustarlos. Un objeto vinculado aparece en la diapositiva, pero en realidad contiene un “vínculo” de regreso al documento original, conocido como documento de origen. Cuando vincula un objeto, el objeto original se almacena en su documento de origen, donde se creó. La presentación sólo almacena una representación del original. El programa de origen actualizará el objeto cuando modifique el documento de origen.

En este ejercicio insertará un objeto de gráfico de Excel en una diapositiva y modificará un objeto de Excel incrustado.

1 En la ficha Diapositivas, haga clic en la diapositiva 7.

2 En el menú Insertar, haga clic en Objeto. Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar objeto.

3 Haga clic en la opción Crear desde archivo.

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4 Haga clic en Examinar. Aparecerá el cuadro de diálogo Examinar. Es similar al cuadro de diálogo Abrir.

5 Vaya hasta la carpeta Lesson06 de la carpeta Practice.

6 En la lista de nombres de archivos y carpetas, haga clic en 06 PR Budget y, después, haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Examinar.

Importante Cuando trabaje con un objeto vinculado, no olvide que las posibles modificaciones debe realizarlas en el documento de origen, no en PowerPoint. Aunque puede hacer cambios en la imagen de la presentación, serán temporales y se perderán cuando cierre la presentación. La próxima vez que abra la presentación, el objeto se actualizará (vinculará) con la versión del documento de origen en el programa de origen. Para vincular un objeto, active la casilla de verificación Vínculo en el cuadro de diálogo Insertar objeto.

7 Haga clic en Aceptar. PowerPoint incrustará el gráfico (un gráfico de barras) en la nueva diapositiva.

8 Haga doble clic en el gráfico de Excel incrustado. Se abrirá Excel y mostrará la hoja Gráfico1. Las barras de herramientas Estándar y Formato cambiarán a las de Excel, y aparecerá la barra de herramientas Gráfico de Excel.

9 Haga clic en la ficha Gráfico2 de la hoja. El objeto incrustado debe ser similar al que se muestra en la siguiente ilustración.

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10 Haga clic en un área en blanco de la diapositiva para salir de Excel

y anular la selección del objeto de Excel incrustado. Volverán a aparecer las barras de herramientas y los menús de PowerPoint, y el objeto de Excel incrustado se actualizará en la diapositiva, como se muestra en la siguiente ilustración:

Sugerencia Quizás tenga que cambiar el tamaño del objeto de Excel en la diapositiva arrastrando sus controladores laterales para que asemeje al objeto que se muestra en la ilustración anterior.

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Inserción de una imagen PowerPoint permite insertar en una diapositiva imágenes, gráficos, fotografías digitalizadas, imágenes prediseñadas, fotos o ilustraciones desde un CD-ROM o desde otro programa. Cuando utiliza el submenú Imagen del menú Insertar puede especificar el origen de la imagen: un archivo, una colección de imágenes prediseñadas de Office, o un escáner o una cámara digital.

Para insertar una imagen desde un archivo del disco duro, de un disco extraíble o de la red, utilice el comando Desde archivo del submenú Imagen. Para insertar una imagen desde la colección de imágenes prediseñadas que viene con PowerPoint, haga clic en el comando Imagen prediseñada, que abrirá el panel de tareas Insertar imagen prediseñada. Microsoft Office XP dispone de cientos de imágenes diseñadas profesionalmente que puede utilizar en sus presentaciones. Si tiene un escáner conectado al equipo que está utilizando, puede digitalizar e insertar una imagen mediante el comando Desde escáner o cámara. Una vez que haya insertado una imagen prediseñada o cualquier imagen en el documento, puede modificarla mediante la barra de herramientas Imagen.

Si tiene muchas imágenes, puede utilizar PowerPoint para crear un álbum de fotos. PowerPoint le permite insertar varias imágenes del disco duro en su álbum de fotos. También puede personalizar el álbum de fotos mediante opciones especiales de diseño, como marcos ovales y rótulos debajo de cada imagen.

Cuando inserta imágenes desde archivos de la unidad de disco duro, un escáner, una cámara digital o una cámara Web, PowerPoint le permite seleccionar varias imágenes, ver miniaturas de ellas e insertarlas todas de una vez, lo que acelera el proceso.

En este ejercicio insertará una imagen, abrirá un nuevo álbum de fotos e insertará varias imágenes en el álbum.

1 En la ficha Diapositivas, haga clic en la diapositiva 10.

2 En el menú Insertar, seleccione Imagen y haga clic en Desde archivo. Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar imagen.

3 Vaya hasta la carpeta Lesson06 de la carpeta Practice. Aparecerán miniaturas de todas las imágenes almacenadas en la carpeta.

4 En la lista de nombres de archivos y carpetas, haga clic en 06 Future Picture.

5 Haga clic en Insertar. Aparecerán la imagen y la barra de herramientas Imagen, junto con el botón Opciones de diseño automático.

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6 En el menú Insertar, seleccione Imagen y haga clic en Nuevo álbum de fotos. Aparecerá el cuadro de diálogo Álbum de fotografías.

7 Haga clic en Archivo o disco. Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar imágenes nuevas.

8 Vaya hasta la carpeta Lesson06 de la carpeta Practice.

Sugerencia Si no puede ver miniaturas de las imágenes de esta carpeta, haga clic en la flecha hacia abajo del botón Vistas de la barra de herramientas Insertar nuevas imágenes y seleccione Miniaturas.

9 En la lista de archivos, haga clic en Picture1, mantenga presionada la tecla Ctrl, y haga clic en Picture2, Picture3 y Picture4. Se seleccionarán las cuatro imágenes.

10 Haga clic en Insertar. Aparecerá el cuadro de diálogo Álbum de fotografías con las cuatro imágenes enumeradas bajo Imágenes del álbum.

11 Bajo Diseño del álbum, haga clic en la flecha hacia abajo de Diseño de la imagen y, después, haga clic en 4 imágenes.

12 Haga clic en la flecha hacia abajo de Forma del marco y, después, haga clic en Biselado. Las imágenes del álbum de fotografías aparecerán con marcos biselados.

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13 Haga clic en Crear. Se cerrará el cuadro de diálogo Álbum de fotografías, y se abrirá una nueva presentación de PowerPoint con una diapositiva de título y la nueva diapositiva con cuatro imágenes.

14 En el menú Archivo, haga clic en Guardar como, vaya hasta la carpeta Lesson06 de la carpeta Practice y haga clic en Guardar. PowerPoint guardará el archivo del álbum de fotografías con su nombre predeterminado.

15 Haga clic en el botón Cerrar ventana de la ventana de presentación Álbum de fotografías para volver a la presentación Empresa Contoso Pres 06.

Modificación de una imagen Si inserta una fotografía o una imagen digitalizada en una diapositiva, puede mejorar la imagen con brillo, contraste y controles de conversión. Después de hacer cambios, puede hacer clic en el botón Restablecer imagen de la barra de herramientas Imagen para invertir todos los cambios. Algunas veces sólo necesitará un fragmento de una imagen en la presentación. Mediante el comando Recortar imagen puede ocultar partes de una imagen de forma que no se vea completa en la pantalla. La imagen no se altera, sólo se cubre parte de ella. Para girar una imagen, seleccione el objeto, sitúe el puntero (que adoptará la forma de un puntero Girar libremente) sobre el controlador de giro verde situado en la parte superior del objeto y, a continuación, arrástrelo para girar el objeto en cualquier ángulo.

Con PowerPoint también puede comprimir imágenes para reducir el tamaño de archivo de la imagen. Sin embargo, cabe la posibilidad de que al hacerlo se pierda algo de calidad visual, dependiendo de la configuración de compresión. Puede elegir la resolución que desea utilizar para las imágenes de una presentación dependiendo de dónde o cómo se vayan a ver (por ejemplo, en el Web o impresas) y puede establecer otras opciones, como eliminar las áreas recortadas de una imagen, para conseguir el mejor equilibrio entre la calidad de la imagen y el tamaño del archivo.

En este ejercicio cambiará el tamaño, mejorará, moverá, recortará y comprimirá una imagen.

1 Arrastre el cuadro de desplazamiento hasta la diapositiva 10, si es necesario.

2 Haga clic en la imagen para seleccionarla, si es necesario, y muestre la barra de herramientas Imagen.

3 Mantenga presionada la tecla Mayús y arrastre los controladores de cambio de tamaño de las esquinas que hay en la imagen para ampliar la imagen en la diapositiva.

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Importante Si tiene problemas al cambiar el tamaño de la imagen, puede presionar la tecla Alt mientras arrastra los controladores de cambio de tamaño para desactivar la función de ajuste de objetos a la cuadrícula, que permite alinear los objetos con una cuadrícula de espaciado uniforme en la diapositiva.

4 En la barra de herramientas Imagen, haga clic en el botón Color y, a continuación, haga clic en Marca de agua. La imagen se convertirá en una marca de agua.

5 En la barra de herramientas Imagen, haga clic dos veces en el botón Menos brillo. El brillo de la imagen disminuirá para mejorar la apariencia de la imagen.

6 En la barra de herramientas Imagen, haga clic dos veces en el botón Más contraste. El contraste de la imagen aumentará para mejorar la apariencia de la imagen.

7 Arrastre la imagen hacia arriba hasta que esté alineada con la parte superior del cuadro de texto de la diapositiva.

8 En la barra de herramientas Imagen, haga clic en el botón Recortar. El puntero cambiará a la herramienta de recorte.

9 Sitúe el centro de la herramienta de recorte sobre el controlador de cambio de tamaño central izquierdo y arrastre hacia la derecha para recortar la parte izquierda de la imagen. Mientras arrastra aparecerá un contorno con puntos para mostrar el área que quedará después del recorte. La herramienta de recorte también cambiará a un puntero de restricción que indicará la dirección en la que está recortando.

10 Sitúe el centro de la herramienta de recorte sobre el controlador de cambio de tamaño central derecho y arrastre hacia la izquierda para recortar la parte derecha de la imagen.

11 En la barra de herramientas Imagen, haga clic en el botón Recortar o haga clic en una parte en blanco de la diapositiva. La herramienta de recorte volverá a cambiar al puntero.

12 Arrastre los controladores de cambio de tamaño laterales y de las esquinas para cambiar el tamaño de la imagen, de forma que cubra la parte derecha de la diapositiva.

Para mostrar rápidamente la barra de herramientas Imagen, seleccione la imagen.

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13 En la barra de herramientas Imagen, haga clic en el botón Comprimir imágenes. Aparecerá el cuadro de diálogo Comprimir imágenes. Los valores actuales son adecuados para sus necesidades.

14 Haga clic en Aceptar.

Aparecerá un cuadro de advertencia que le informa de que al comprimir la imagen puede reducirse la calidad de la misma.

15 Haga clic en Aplicar para comprimir la imagen.

16 Anule la selección de la imagen. La ventana de presentación debe ser similar a la que se muestra en la siguiente ilustración.

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Inserción y modificación de una imagen de WordArt Con WordArt puede insertar texto caprichoso o con estilo en una presentación. WordArt le permite agregar mejoras visuales al texto, que van más allá del cambio de una fuente o del tamaño de fuente. La mayoría de los usuarios utilizan WordArt para resaltar frases breves, como Nuestros clientes son lo primero, o una única palabra, como Bienvenida. No es necesario ser un artista para crear texto con estilo; WordArt le ofrece muchas opciones para elegir. Puede insertar texto con estilo si hace clic en el botón Insertar WordArt de la barra de herramientas Dibujo y selecciona después un estilo.

En este ejercicio insertará WordArt en una diapositiva, dará formato a texto de WordArt y saldrá de WordArt.

1 Arrastre el cuadro de desplazamiento hasta la diapositiva 14.

2 En la barra de herramientas Dibujo, haga clic en el botón Insertar WordArt. Aparecerá el cuadro de diálogo Galería de WordArt con una lista de estilos.

3 Haga clic en el estilo de la tercera columna, tercera fila, como se muestra en la siguiente ilustración.

4 Haga clic en Aceptar.

Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar texto de WordArt.

5 En el cuadro Texto, escriba Disfrutamos del resplandor de su imagen. El texto de WordArt tendrá de manera predeterminada la fuente Times New Roman de 36 puntos.

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6 Haga clic en Aceptar. Aparecerá el texto que ha escrito y la barra de herramientas WordArt.

7 Arrastre hacia la izquierda el controlador de cambio de tamaño inferior derecho para reducir el tamaño del objeto de WordArt de manera que quepa en la diapositiva.

8 En la barra de herramientas WordArt, haga clic en el botón Forma de WordArt y, después, haga clic en el símbolo Onda 2 doble, como se muestra en la siguiente ilustración:

9 En la barra de herramientas WordArt, haga clic en el botón Espacio

entre caracteres de WordArt. Aparecerá un submenú con los tipos de espacios entre caracteres.

10 En el submenú Espaciado entre caracteres, haga clic en Separado.

11 En la barra de herramientas WordArt, haga clic en el botón Formato de WordArt.

12 Haga clic en la ficha Colores y líneas, haga clic en la flecha hacia abajo de Color en la sección Relleno situada en la parte superior del cuadro de diálogo y, después, haga clic en el cuadro azul oscuro que hay en la fila superior de cuadros de colores (cuadro Seguir combinación de colores de énfasis).

13 Haga clic en la flecha hacia abajo de Color en la sección Línea y, después, haga clic en el cuadro azul oscuro de la fila superior de cuadros de colores (cuadro Seguir combinación de colores de énfasis).

14 Haga clic en Aceptar.

15 En la barra de herramientas Dibujo, haga clic en el botón Estilo de sombra y, después, haga clic en Configuración de sombra. Aparecerá la barra de herramientas Configuración de sombra.

16 En la barra de herramientas Configuración de sombra, haga clic en la flecha hacia abajo del botón Color de sombra y, después, haga clic en el cuadro azul claro (cuadro Seguir combinación de colores de énfasis y de hipervínculo).

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17 Haga clic en el botón Cerrar de la barra de herramientas Configuración de sombra.

18 Arrastre el objeto de texto de WordArt hasta el centro de la diapositiva y haga clic en un área en blanco de la ventana de presentación para salir de WordArt. Se cerrará la barra de herramientas WordArt.

Resumen de la lección En esta lección ha aprendido a cambiar el diseño de una diapositiva, insertar imágenes prediseñadas, aplicar escala a una imagen e insertar y modificar tablas, un gráfico de Microsoft Excel, una imagen y WordArt.

Si va a proseguir con la siguiente lección, guarde y cierre la presentación:

1 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Guardar. PowerPoint guardará los cambios en la presentación.

2 En el menú Archivo, haga clic en Cerrar. PowerPoint cerrará la presentación.

Si no va a proseguir con otras lecciones, guarde y salga de PowerPoint:

1 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Guardar. PowerPoint guardará los cambios en la presentación.

2 Haga clic en el botón Cerrar situado en la esquina superior derecha de la ventana de PowerPoint. PowerPoint cerrará la presentación y saldrá.

Ejercicio corto 1 ¿Cómo se aplica escala a un objeto desproporcionadamente?

2 ¿Cómo puede sombrear la última fila de una tabla?

3 ¿Cómo se inserta un objeto de gráfico de Excel?

4 ¿Cómo puede convertir una imagen en una marca de agua?

5 ¿Cómo se recorta una imagen?

6 ¿Cómo inserta WordArt?

Resumen de conceptos Ejercicio 1: abra el archivo Empresa Contoso Pres 06 de la carpeta Lesson06, que se encuentra en la carpeta Practice. Inserte una nueva diapositiva al final de la presentación con el diseño Título, texto y objetos, busque imágenes prediseñadas con la palabra clave comunicación e inserte una imagen prediseñada. Aplique escala a la imagen en un 50 por ciento, cambie el color de la imagen, y guarde y cierre la presentación.

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Ejercicio 2: abra el archivo Empresa Contoso Pres 06 de la carpeta Lesson06, que se encuentra en la carpeta Practice. Muestre la diapositiva 11, seleccione todo el texto de la tabla y cambie la fuente a Arial, cambie el color de los títulos de columna de la tabla a púrpura claro, y guarde y cierre la presentación.

Ejercicio 3: abra el archivo Empresa Contoso Pres 06 de la carpeta Lesson06, que se encuentra en la carpeta Practice. Muestre la diapositiva 7, abra el objeto de Microsoft Excel incrustado, muestre Hoja1, salga de Microsoft Excel, y guarde y cierre la presentación.

Ejercicio 4: abra el archivo Empresa Contoso Pres 06 de la carpeta Lesson06, que se encuentra en la carpeta Practice. Inserte una nueva diapositiva al final de la presentación con el diseño Blanco, inserte WordArt en la diapositiva con cualquier estilo y el texto ¿Alguna pregunta? con la forma Inflar, y guarde y cierre la presentación.

Ejercicio 5: Inicie una presentación nueva para A. Datum Corporation utilizando cualquier plantilla de diseño o una que haya utilizado en otras lecciones. Guarde la presentación con el nombre 06 AD Ventas en la carpeta Lesson06 que se encuentra en la carpeta Practice. En el área de título de la diapositiva de título, inserte un objeto de WordArt con el texto A. Datum Corporation, y modifique los estilos y los formatos como desee. Agregue el subtítulo Conferencia anual de ventas. Agregue una diapositiva con el diseño Título y tabla, y escriba el título Agenda. Inserte la tabla siguiente:

Orador Fecha Hora

Dave Richards 28 de abril 9:00 a.m.

Annette Hill 28 de abril 10:00 a.m.

Luis Bonifaz 29 de abril 9:00 a.m.

Dé formato a la tabla como desee para que destaque en la diapositiva. Guarde los cambios y cierre la presentación.

Ejercicio 6: abra la presentación 06 AD Ventas de la carpeta Lesson06 y muestre la diapositiva 1. En el panel de tareas Insertar imagen prediseñada, busque sólo fotografías utilizando la palabra clave presentación. Inserte una imagen apropiada en la diapositiva. Aplique escala a la imagen como sea necesario para que quepa en la diapositiva (quizás desee mover el título y el subtítulo para hacer sitio a la imagen). Modifique las propiedades de la imagen y recórtela como sea necesario. Comprima la imagen. Agregue una nueva diapositiva al final de la presentación con el diseño Título y texto. Escriba el título Nos centramos en los clientes e inserte en el área de texto los nombres de cinco clientes (puede inventárselos). Inserte una imagen prediseñada apropiada (por ejemplo, utilice la palabra clave cliente) en la diapositiva a la derecha de la lista con viñetas. Deshabilite el diseño automático y aplique escala a la imagen prediseñada. Guarde los cambios y cierre la presentación.

Realización de presentaciones con diapositivas Una vez completada esta lección, podrá: n Anotar diapositivas durante una presentación con diapositivas. n Establecer transiciones de las diapositivas. n Animar el texto de las diapositivas. n Animar objetos de las diapositivas. n Ocultar una diapositiva durante una presentación con diapositivas.

En Microsoft® PowerPoint® puede ver las presentaciones en el monitor del equipo mediante la vista Presentación con diapositivas. La presentación con diapositivas utiliza su equipo como un proyector para ver una presentación en uno o dos monitores en pantalla completa o, mediante el uso de hardware especial, en un proyector de transparencias. Puede configurar una presentación con diapositivas para que funcione manualmente o de forma continua y automática. Para que las presentaciones con diapositivas resulten más interesantes y atractivas, puede agregar animación al texto y a los gráficos de las diapositivas que se verán durante la presentación. Mientras expone una presentación con diapositivas también puede tomar notas para documentar los puntos que los miembros de la audiencia expresarán durante la presentación.

Como vicepresidente de ventas de Contoso, Ltd. ha estado trabajando en una presentación de la compañía. Está en condiciones de ensayar la presentación con diapositivas para Wendy Beth Kahn, la consejera delegada, que desea verla antes de la reunión del próximo mes con los jefes de departamento.

En esta lección aprenderá a dibujar en una diapositiva durante una presentación con diapositivas, agregar transiciones de diapositivas, animar texto y objetos, y ocultar una diapositiva durante una presentación.

Para completar los procedimientos de esta lección necesitará utilizar un archivo llamado 07 PPT Lesson de la carpeta Lesson07 que hay en la carpeta Practice del disco duro.

1 Inicie PowerPoint si es necesario.

2 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Abrir.

3 Vaya hasta la carpeta Lesson07 de la carpeta Practice y abra el archivo 07 PPT Lesson.

4 En el menú Archivo, haga clic en Guardar como, escriba Empresa Contoso Pres 07 en el cuadro Nombre de archivo y haga clic en Guardar.

LECCIÓN 7

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Anotación de diapositivas durante una presentación con diapositivas Durante una presentación con diapositivas puede dibujar líneas y formas a mano alzada para anotar diapositivas y hacer hincapié en un punto. Para ello debe elegir la herramienta de pluma en el menú emergente y empezar a dibujar. Puede cambiar el color de la pluma en cualquier momento de la presentación si elige un color nuevo en el menú emergente.

En este ejercicio utilizará la herramienta de pluma para subrayar el título de la diapositiva durante una presentación y para cambiar el color de la pluma. 1 Arrastre el cuadro de desplazamiento hasta la diapositiva 8 y haga

clic en el botón Presentación (a partir de la diapositiva actual). PowerPoint mostrará la diapositiva actual de la presentación.

2 Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en cualquier lugar de la pantalla, seleccione Opciones de puntero y haga clic en Pluma. El puntero cambiará a la herramienta de pluma. Ya puede dibujar en la diapositiva.

Importante Si la herramienta Pluma está activa en la vista Presentación con diapositivas, la presentación no avanza hasta la siguiente diapositiva al hacer clic con el mouse. Para poder avanzar mediante el mouse debe volver a cambiar la herramienta de pluma al puntero.

3 Dibuje una línea bajo el punto con viñeta Creación.

4 Haga clic con el botón secundario del mouse en cualquier lugar de la pantalla, seleccione Pantalla y haga clic en Borrar pluma. PowerPoint borrará la anotación. También puede presionar E para borrar las anotaciones.

5 Haga clic en el botón del menú emergente, seleccione Opciones de puntero y, después, seleccione Color de la pluma. Aparecerá el menú Color de la pluma con distintos colores para elegir.

6 En el submenú Color de la pluma, haga clic en Aguamarina.

7 Dibuje una línea bajo el elemento con viñeta Producción.

8 Haga clic con el botón secundario del mouse, seleccione Opciones de puntero y haga clic en Automático. La herramienta de pluma volverá a cambiar al puntero, lo que le permite hacer clic con el mouse para avanzar hasta la siguiente diapositiva.

9 Presione Esc. Terminará la presentación con diapositivas y PowerPoint mostrará la diapositiva 8 en la vista Normal.

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Configuración de transiciones de diapositiva Los efectos de transición ayudan a hacer una transición más impactante, variando el modo en que una diapositiva sustituye a la anterior. Una transición de diapositiva es el efecto visual que se produce cuando una diapositiva aparece y desaparece de la pantalla durante una presentación. Las transiciones de diapositiva incluyen efectos como Barrido hacia la derecha, Cortar en negro, Cubrir a la izquierda y arriba, y División vertical saliente. Puede establecer una transición para una dispositiva o un grupo de diapositivas si selecciona primero las diapositivas en la vista Clasificador de diapositivas o en la ficha Diapositivas en la vista Normal y aplica después la transición. También puede establecer el tiempo de transición entre diapositivas, la dirección de la transición y el momento en el que ésta se realiza. El panel de tareas Transición de diapositiva es el método más rápido y sencillo de aplicar efectos de transición entre diapositivas, establecer la velocidad y el sonido de la transición, y determinar la configuración para el avance de una diapositiva.

En este ejercicio aplicará un efecto de transición para una única diapositiva, aplicará una transición para varias diapositivas y después cambiará la velocidad de transición.

1 Haga clic en el botón Vista Clasificador de diapositivas y seleccione la diapositiva 1.

2 En el menú Presentación, haga clic en Transición de diapositiva. Aparecerá el panel de tareas Transición de diapositiva con las opciones actuales de transición de diapositiva.

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3 Bajo Aplicar a las diapositivas seleccionadas, desplácese hacia abajo y haga clic en Disolver. PowerPoint mostrará el efecto de transición en la miniatura de la diapositiva 1 en la vista Clasificador de diapositivas y pondrá un símbolo de transición bajo la esquina inferior izquierda de la diapositiva. El símbolo indica que PowerPoint ha aplicado un efecto de transición a esta diapositiva.

4 Haga clic en el símbolo de transición que aparece bajo la diapositiva 1. PowerPoint mostrará el efecto de transición Disolver en la diapositiva 1.

5 Haga clic en el botón Presentación (a partir de la diapositiva actual). La vista Presentación con diapositivas mostrará la diapositiva 1 con el efecto de transición Disolver.

6 Presione Esc para terminar la presentación.

7 En el menú Edición, haga clic en Seleccionar todo. Se seleccionarán todas las diapositivas de la presentación. Anule la selección de la diapositiva 1 porque ya tiene una transición de diapositiva.

8 Mantenga presionada la tecla Ctrl y haga clic en la diapositiva 1 para anular su selección.

9 En el panel de tareas Transición de diapositiva, bajo Aplicar a las diapositivas seleccionadas, desplácese hacia abajo y haga clic en Cuadros bicolores hacia abajo. Las miniaturas de las diapositivas mostrarán el efecto de transición.

10 Bajo Modificar transición, haga clic en la flecha hacia abajo de Velocidad y, después, haga clic en Medio. PowerPoint aplicará el efecto de transición a las diapositivas seleccionadas. Observe que todas las diapositivas tienen un símbolo de transición bajo sus esquinas izquierdas.

11 Haga clic en el botón Presentación (a partir de la diapositiva actual). La vista Presentación con diapositivas mostrará la diapositiva 2 con el efecto Cuadros bicolores hacia abajo.

12 Haga clic con el mouse varias veces para avanzar por las diapositivas y observe el efecto de transición; después, presione Esc para terminar la presentación. PowerPoint volverá a llevarle a la vista Clasificador de diapositivas.

13 Presione Ctrl+E para seleccionar todas las diapositivas.

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14 En el panel de tareas Transición de diapositivas, bajo Aplicar a las diapositivas seleccionadas, desplácese hacia abajo y haga clic en Sin transición; después, haga clic en un área en blanco de la ventana de presentación. PowerPoint quitará el efecto de transición para todas las diapositivas.

15 En el panel de tareas Transición de diapositiva, haga clic en el botón Cerrar para cerrarlo.

Animación del texto de las diapositivas Puede hacer una presentación con diapositivas más atractiva si agrega animación al texto y los gráficos de las diapositivas. Durante una presentación, el texto de la diapositiva puede ir apareciendo en pantalla por párrafos, palabras o letras. Las diapositivas con texto que configura para que aparezcan de forma gradual se denominan diapositivas con animación de texto.

La forma más sencilla de aplicar efectos de animación en una presentación es usar Combinaciones de animación en el panel de tareas Estilo de la diapositiva. La opción Combinaciones de animación ofrece acceso con un solo clic a animaciones de diseño profesional divididas en tres categorías: Sutil, Moderado y Llamativo. La mayoría de ellas tiene sonidos asociados. Para obtener una vista previa de cada combinación de animación puede ir cambiando entre las distintas opciones hasta que encuentre la animación que desee.

Puede aplicar efectos de animación en las vistas Clasificador de diapositivas o Normal. Si aplica un efecto de animación en la vista Clasificador de diapositivas, PowerPoint aplicará el efecto a todos los objetos de la diapositiva, excepto a los objetos de título y de fondo. Si aplica un efecto de animación en la vista Normal, tendrá que seleccionar los objetos de la diapositiva actual a los que desee aplicar animación y, después, aplicar el efecto.

Si desea crear su propia combinación de animaciones, puede personalizar la animación de un objeto si selecciona el comando Personalizar animación del menú Presentación. Entre las animaciones personalizadas se incluye mover varios objetos simultáneamente, mover objetos a lo largo de una ruta y aplicar una secuencia para todos los efectos de la diapositiva. Puede agregar combinaciones de animaciones a cada diapositiva o bien, con un clic, puede aplicar una combinación a todas las diapositivas de una presentación.

Si aplica un efecto de transición y un efecto de animación a una diapositiva, el efecto de transición se producirá en primer lugar, seguido del efecto de animación.

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En este ejercicio abrirá Combinaciones de animaciones en el panel de tareas Estilo de la diapositiva, aplicará una combinación de animaciones a una única diapositiva y a varias diapositivas, y personalizará la animación de texto.

1 En la vista Clasificador de diapositivas, seleccione la diapositiva 8.

2 En el menú Presentación, haga clic en Efectos de animación. Aparecerá el panel de tareas Estilo de la diapositiva con varias combinaciones de animaciones.

3 En el panel de tareas Estilo de la dispositiva, bajo Aplicar a las diapositivas seleccionadas, haga clic en Desvanecer todo. PowerPoint aplicará el efecto de animación a la diapositiva. Aparecerá un símbolo de animación bajo la esquina izquierda de la diapositiva 8.

4 Haga clic en la diapositiva 2, mantenga presionada la tecla Mayús,

y haga clic en las diapositivas 3 y 4. Se seleccionarán las diapositivas 2, 3 y 4.

5 En el panel de tareas Estilo de la dispositiva, bajo Aplicar a las diapositivas seleccionadas, haga clic en Barrido desvanecido. PowerPoint aplicará el efecto de animación a las tres diapositivas. Aparecerá un símbolo de animación bajo la esquina izquierda de cada diapositiva.

6 En la vista Clasificador de diapositivas, haga doble clic en la diapositiva 1 para cambiar a la vista Normal y ver la diapositiva 1.

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7 En el menú Presentación, haga clic en Personalizar animación. Aparecerá el panel de tareas Personalizar animación con el texto Seleccione un elemento de la diapositiva y haga clic en “Agregar efecto” para agregar animación.

8 Haga clic en el texto de título Dé impacto a su imagen y, después, haga clic en Agregar efecto en el panel de tareas Personalizar animación. Aparecerá el submenú Agregar efecto con cuatro categorías de efectos: Entrada, Énfasis, Salida y Trayectorias de desplazamiento.

9 Seleccione Entrada y haga clic en Desplazar hacia arriba. El efecto de animación se mostrará en la diapositiva 1. En el panel de tareas Personalizar animación, el texto del título (elemento 1) y una descripción del efecto aparecerán en la lista Orden de animación.

10 Haga clic en el texto de subtítulo Contoso Ltd.

11 En el panel de tareas Personalizar animación, haga clic en Agregar efecto, seleccione Énfasis y haga clic en Girar. Se mostrará el efecto de animación. En el panel de tareas Personalizar animación, el texto del subtítulo (elemento 2) y una descripción del efecto aparecerán en la lista Orden de animación.

12 Haga clic en el botón Presentación (a partir de la diapositiva actual). Aparecerá la diapositiva 1 sin el título.

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13 Haga clic en cualquier lugar de la pantalla para ver el efecto Desplazar hacia arriba y, después, haga clic en la pantalla por segunda vez. El nombre de la compañía girará.

14 Haga clic en la pantalla para mostrar la diapositiva 2. El título se desvanecerá pero las viñetas no aparecerán hasta que no haga clic con el mouse.

15 Haga clic en la pantalla tantas veces como sea necesario para mostrar todos los elementos con viñetas de la diapositiva 2, el título y el objeto de la diapositiva 3, y el título, la imagen y dos elementos con viñetas de la diapositiva 4.

16 Presione Esc.

Animación de objetos de las diapositivas Además de animar texto en una presentación con diapositivas, puede personalizar la animación de objetos de diapositiva, como objetos dibujados. Como ocurre con el texto, para establecer efectos de animación personalizados debe estar en la vista Normal.

Si tiene un objeto con texto puede animar el texto y el objeto por separado o conjuntamente. El valor predeterminado es animar al mismo tiempo el objeto y su texto. Si lo desea, puede animar únicamente el texto de un objeto.

Otra forma de personalizar la animación de objetos de una diapositiva consiste en cambiar el orden de aparición del texto o de las formas en la pantalla durante una presentación con diapositivas.

En este ejercicio animará objetos de diapositiva y cambiará el orden en que se animan los objetos.

1 En la vista Normal, arrastre el cuadro de desplazamiento hasta la diapositiva 6.

2 Arrastre el mouse para dibujar una marquesina de selección alrededor de las tres formas y los conectores.

3 En el panel de tareas Personalizar animación, haga clic en Agregar efecto, seleccione Entrada, haga clic en Más efectos y, después, haga clic en Barrido. Se animarán los tres objetos y las dos líneas de conectores. El número 1 aparecerá junto a cada una de las cinco partes para indicar que todas ellas se van a animar al mismo tiempo.

4 En la parte inferior del panel de tareas Personalizar animación, haga clic en Presentación con diapositivas y, después, haga clic en la pantalla. Los tres objetos y las líneas de conectores aparecerán todos a la vez.

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5 Presione Esc para terminar la presentación.

6 En la lista Orden de animación, haga clic en Conector angular 6, en la parte inferior del panel de tareas haga clic dos veces en la flecha hacia arriba de Reordenar, haga clic en la flecha hacia abajo de Inicio y, a continuación, haga clic en Después de la anterior. El orden de animación Conector angular 6 cambiará del cuarto al segundo.

7 En la lista Orden de animación, haga clic en Conector angular 7, haga clic una vez en la flecha hacia arriba de Reordenar, haga clic en la flecha hacia abajo de Inicio y, a continuación, haga clic en Después de la anterior. El orden de animación Conector angular 7 cambiará del quinto al cuarto.

8 En la lista Orden de animación, haga clic en Bisel 4:

Reconocimiento, haga clic en la flecha hacia abajo de Inicio y, después, haga clic en Después de la anterior.

9 En la lista Orden de animación, haga clic en Bisel 5: Relájese, haga clic en la flecha hacia abajo de Inicio y, después, haga clic en Después de la anterior.

10 En la parte inferior del panel de tareas Personalizar animación, haga clic en el botón Presentación (a partir de la diapositiva actual) y, después, haga clic en la pantalla para ver todo el contenido de la diapositiva. Los objetos y las líneas de conectores aparecerán uno detrás de otro de arriba abajo.

11 Presione Esc para terminar la presentación.

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Ocultar una diapositiva durante una presentación con diapositivas Quizás desee personalizar una presentación para un público en concreto, en cuyo caso puede que no sea necesario utilizar todas las diapositivas de la presentación actual. Con el comando Ocultar diapositiva puede ocultar las diapositivas que no desee utilizar durante una presentación pero que desee conservar.

En este ejercicio ocultará una diapositiva de la presentación actual.

1 Haga clic en el botón Vista Clasificador de diapositivas.

2 Seleccione la diapositiva 10.

3 En la barra de herramientas Clasificador de diapositivas, haga clic en el botón Ocultar diapositiva. Aparecerá un símbolo de ocultar sobre el número de diapositiva para indicar que esa diapositiva se ocultará en una presentación, como se muestra en la siguiente ilustración:

4 Seleccione la diapositiva 9.

5 Haga clic en el botón Presentación (a partir de la diapositiva actual) y, después, haga clic en cualquier lugar de la pantalla.

6 La presentación ocultará la diapositiva 11 y mostrará la diapositiva 11.

7 Presione A para volver a la diapositiva 9.

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8 Haga clic con el botón secundario del mouse en cualquier lugar de la pantalla, seleccione Ir a, seleccione Por título y haga clic en (10) Planear el futuro; o bien, presione la tecla O para mostrar la presentación con la diapositiva oculta. La diapositiva oculta aparecerá en la vista Presentación con diapositivas.

9 Presione Esc para terminar la presentación.

Resumen de la lección En esta lección ha aprendido a dibujar en una diapositiva durante una presentación con diapositivas, agregar transiciones de diapositivas, animar texto y objetos, y ocultar una diapositiva durante una presentación.

Si va a proseguir con la siguiente lección, guarde y cierre la presentación:

1 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Guardar. PowerPoint guardará los cambios en la presentación.

2 En el menú Archivo, haga clic en Cerrar. PowerPoint cerrará la presentación.

Si no va a proseguir con otras lecciones, guarde y salga de PowerPoint:

1 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Guardar. PowerPoint guardará los cambios en la presentación.

2 Haga clic en el botón Cerrar situado en la esquina superior derecha de la ventana de PowerPoint. PowerPoint cerrará la presentación y saldrá.

Ejercicio corto 1 ¿Cómo puede ver las opciones de Personalizar animación?

2 ¿Cómo se elimina un efecto de transición de todas las diapositivas de una presentación?

3 ¿Cómo puede avanzar en la vista Presentación con diapositivas?

4 ¿Cómo se termina inmediatamente una presentación en la vista Presentación con diapositivas?

5 ¿Cómo cambia el color de la pluma de anotación?

6 ¿Cómo se oculta una diapositiva durante una presentación con diapositivas?

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Resumen de conceptos Ejercicio 1: abra el archivo Empresa Contoso Pres 07 de la carpeta Lesson07, que se encuentra en la carpeta Practice. Cambie la transición de la diapositiva 1 a Barrido hacia abajo con una velocidad lenta, oculte la diapositiva 13, inicie una presentación con diapositivas, cambie el color de la pluma a rojo, dibuje una línea bajo el texto Contoso, Ltd de la diapositiva 1, muestre todas las diapositivas de la presentación, y guarde y cierre la presentación.

Ejercicio 2: abra el archivo Empresa Contoso Pres 07 de la carpeta Lesson07, que se encuentra en la carpeta Practice. Anime la imagen prediseñada de la diapositiva 4 con el efecto Desplazar hacia arriba desde la parte inferior, cree y muestre una presentación personalizada llamada Cliente de Contoso con las diapositivas 1, 4, 6, 7, 8, 9 y 14, y guarde y cierre la presentación.

Creación de presentaciones multimedia Una vez completada esta lección, podrá: n Insertar sonidos en una presentación. n Insertar películas en una presentación. n Reproducir sonidos o películas en una presentación con diapositivas. n Establecer intervalos de las diapositivas. n Grabar una narración en una presentación con diapositivas. n Crear una presentación con avance automático.

Con Microsoft® PowerPoint® puede convertir una presentación con diapositivas en una presentación multimedia de ejecución automática si agrega sonidos y películas, crea vínculos a otras diapositivas y establece intervalos de las diapositivas. Puede configurar PowerPoint para que los sonidos y las películas se reproduzcan de forma automática o para reproducirlos manualmente.

Como vicepresidente de ventas de Contoso, Ltd. ha estado trabajando en una presentación de la compañía. Después de agregar transiciones y animaciones decide agregar sonidos y películas a las diapositivas, establecer intervalos de las diapositivas y ensayar la presentación.

En esta lección aprenderá a insertar sonido y una película en una presentación, reproducir sonidos y películas en una presentación con diapositivas, agregar intervalos de diapositivas, grabar una narración y configurar una presentación con avance automático.

Para completar los procedimientos de esta lección necesitará utilizar un archivo llamado 08 PPT Lesson de la carpeta Lesson08 que hay en la carpeta Practice del disco duro.

1 Inicie PowerPoint si es necesario.

2 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Abrir.

3 Vaya hasta la carpeta Lesson08 de la carpeta Practice y abra el archivo 08 PPT Lesson.

4 En el menú Archivo, haga clic en Guardar como, escriba Contoso Pres 08 en el cuadro Nombre de archivo y haga clic en Guardar.

LECCIÓN 8

126

Inserción de sonidos en una presentación Con PowerPoint puede hacer que una presentación sea más interesante si agrega sonidos que se reproducirán durante la presentación o para acompañar a las transiciones entre las diapositivas. Puede insertar sonidos mediante la Galería multimedia de Microsoft o desde un archivo si hace doble clic en un marcador de posición de multimedia, o bien si hace clic en el comando Películas y sonidos del menú Insertar. Para reproducir sonidos necesita tener instalado en el equipo hardware de sonido (como una tarjeta de sonido y altavoces). Para reproducir un sonido, haga doble clic en el icono de sonido del panel Diapositiva en la vista Normal o en el transcurso de la presentación.

PowerPoint inserta los sonidos como objetos que, como tales, pueden cambiarse y modificarse. Después de insertar un objeto de sonido puede cambiar su reproducción si modifica las opciones de reproducción.

En este ejercicio agregará sonido a una transición de diapositivas e insertará un sonido en una diapositiva.

1 Compruebe que la diapositiva 1 es visible en el panel Diapositiva y, después, en el menú Presentación, haga clic en Transición de diapositiva. Aparecerá el panel de tareas Transición de diapositiva.

2 Haga clic en la flecha hacia abajo de Sonido y, después, haga clic en Aplauso.

Sugerencia Para ver otros sonidos posibles, haga clic en Otro sonido en la lista Sonido. En el cuadro de diálogo Agregar sonido, indique la ubicación del archivo de sonido que desea agregar.

PowerPoint aplicará el sonido a la primera diapositiva.

3 Haga clic en el botón Presentación (a partir de la diapositiva actual). El sonido se reproducirá durante la transición de la primera diapositiva.

4 Presione Esc.

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5 Arrastre el cuadro de desplazamiento hasta la diapositiva 10.

6 En el menú Insertar, seleccione Películas y sonidos, y haga clic en Sonido de la Galería multimedia. Aparecerá el panel de tareas Insertar imagen prediseñada con los sonidos posibles.

7 En el panel de tareas Insertar imagen prediseñada, desplácese hacia abajo en la lista Resultados y haga clic en cualquier sonido que desee.

Sugerencia Puede obtener una vista previa de un sonido si hace clic en su flecha hacia abajo y selecciona Vista previa/Propiedades.

Aparecerá un cuadro de mensaje en el que se le pregunta si desea que el sonido se reproduzca automáticamente en la presentación.

8 Haga clic en Sí. Aparecerá un pequeño icono de sonido en el centro de la diapositiva. El icono de sonido es pequeño, pero puede ampliarlo para facilitar el acceso al mismo si arrastra un controlador de cambio de tamaño.

Sugerencia Si está conectado a Internet, puede hacer clic en el botón Galería multimedia en línea del panel de tareas Insertar imagen prediseñada para que el explorador se abra y vaya directamente al sitio Web Galería de diseño en línea de Microsoft, donde tendrá acceso a cientos de imágenes prediseñadas, fotos, sonidos y películas.

9 Arrastre el icono de sonido hasta la esquina inferior derecha de la diapositiva.

Si no encuentra ningún sonido apropiado, puede seleccionar Películas y sonidos en el menú Insertar, hacer clic en Sonido de archivo, ir hasta la carpeta Lesson08 de la carpeta Practice y hacer doble clic en el archivo Thrash.wav.

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10 Haga doble clic en el icono de sonido. Se reproducirá el sonido.

Inserción de películas en una presentación Con PowerPoint también puede reproducir películas durante una presentación. Las películas funcionan del mismo modo que los sonidos. Puede insertar películas desde la Galería multimedia de Microsoft o desde un archivo si hace doble clic en un marcador de posición de multimedia, o bien si hace clic en el comando Películas y sonidos del menú Insertar. Para reproducir una película, haga doble clic en el objeto de película. Para pausar la película, haga clic de nuevo en el objeto de película.

PowerPoint inserta las películas como objetos que, como tales, pueden cambiarse y modificarse. Una vez que haya insertado una película, puede cambiar la forma en que se reproduce si modifica los efectos de animación personalizados y las opciones de película.

En este ejercicio insertará y reproducirá una película, y cambiará las opciones de reproducción de la película.

1 Arrastre el cuadro de desplazamiento hasta la diapositiva 13.

2 En el menú Insertar, seleccione Películas y sonidos, y haga clic en Película de la Galería multimedia. Aparecerá el panel de tareas Insertar imagen prediseñada con las películas posibles.

129

Sugerencia La mayoría de las películas de la Galería multimedia son en realidad imágenes animadas, también conocidas como archivos GIF animados. Al igual que las películas, los archivos GIF animados aportan interés a su presentación, pero se modifican más como una imagen insertada que como una película insertada.

3 En el panel de tareas Insertar imagen prediseñada, desplácese hacia abajo por la lista Resultados y haga clic en una película relacionada con las empresas que muestra una flecha golpeando una diana.

4 Si es necesario, haga clic en No en el cuadro de alerta donde se le pregunta si desea reproducir la película en la presentación con diapositivas. La película aparecerá en la diapositiva.

5 Arrastre la película hasta el área en blanco que hay en la parte derecha de la diapositiva y amplíe el clip si es necesario.

6 En el panel de tareas Insertar imagen prediseñada, haga clic en el

botón Cerrar para cerrarlo.

Si no encuentra ninguna película apropiada, pruebe a hacer clic en el botón Modificar y especificar una palabra clave como flecha. O bien, puede seleccionar Películas y sonidos en el menú Insertar, hacer clic en Película de archivo, ir a la carpeta Lesson08 de la carpeta Practice y hacer doble clic en el archivo Arrowhit.avi.

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Reproducción de sonidos o películas en una presentación con diapositivas Después de insertar un objeto de sonido o de película puede cambiar su reproducción si modifica las opciones de animación o de acción. Puede ajustar las opciones de reproducción de forma que PowerPoint reproduzca la película con las opciones establecidas en el cuadro de diálogo Opciones de las películas. También puede cambiar la configuración de la acción para que se reproduzca una película o un sonido cuando se mueva el mouse sobre el objeto en lugar de cuando se haga clic en él. Además, puede cambiar el orden de animación de manera que la película se reproduzca antes de que PowerPoint anime el texto o a la vez.

En este ejercicio cambiará las opciones de reproducción y de acción para la reproducción en la vista Presentación con diapositivas.

1 En la ficha Diapositivas, haga clic en la diapositiva 2.

2 Haga clic con el botón secundario del mouse en el objeto de película y, después, haga clic en Modificar objeto de película. Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones de las películas, y mostrará las opciones de reproducción y el tiempo total de reproducción de la película.

3 Active la casilla de verificación Repetir la reproducción hasta su interrupción. Ahora, cuando se reproduzca el objeto de película, el clip multimedia seguirá reproduciéndose hasta que usted lo detenga.

4 Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones de las películas.

5 Haga clic de nuevo con el botón secundario del mouse en el objeto de película y, después, haga clic en Personalizar animación en el menú contextual. Aparecerá el panel de tareas Personalizar animación.

6 En el panel de tareas Personalizar animación, haga clic en Agregar efecto, haga clic en Entrada y, después, haga clic en Disolver. El objeto de película aparecerá en la lista Orden de animación.

7 Haga clic en la flecha hacia abajo de Inicio y, después, haga clic en Con anterior.

8 Con el objeto de película todavía seleccionado, haga clic en Agregar efecto, haga clic en Acciones de la película y, después, haga clic en Reproducir.

9 Haga clic en la flecha hacia abajo de Inicio y, después, haga clic en Después de anterior.

Para ser coherente con los demás objetos de la diapositiva tiene que configurar el objeto de película para que esté animado en la diapositiva durante una presentación.

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10 Haga clic en el elemento Texto 2 de la lista Orden de animación y haga clic una vez en la flecha hacia arriba de Reordenar que hay en la parte inferior del panel de tareas Personalizar animación. El elemento de texto será ahora el primer elemento de la lista.

11 Haga clic en el primer elemento Cogs.avi de la lista Orden de animación y, después, haga clic una vez en la flecha hacia arriba de Reordenar.

12 Haga clic en el segundo elemento Cogs.avi y, después, haga clic una vez en la flecha hacia arriba de Reordenar. Los objetos de película estarán ahora bajo el elemento de texto, como se muestra en la siguiente ilustración:

13 Haga clic en el icono de sonido de la diapositiva 2 para seleccionar

el objeto.

14 En el menú Presentación, haga clic en Configuración de la acción. Aparecerá el cuadro de diálogo Configuración de la acción.

15 Haga clic en la ficha Acción del mouse y, después, haga clic en la opción Acción de objeto. La opción Reproducir aparecerá en la lista.

16 Haga clic en Aceptar y, después, haga clic en el botón Presentación (a partir de la diapositiva actual).

17 Sitúe el puntero sobre el icono de sonido para reproducir el sonido y haga clic con el mouse para avanzar por las animaciones de la diapositiva.

18 Presione Esc para detener el sonido y la película, y presione de nuevo Esc para detener la presentación con diapositivas.

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Configuración de intervalos de diapositivas El intervalo de diapositivas hace referencia al tiempo que una diapositiva aparece en la pantalla. Al igual que ocurre con las transiciones, puede establecer intervalos para una diapositiva o para un grupo de diapositivas, dependiendo de la cantidad de diapositivas que seleccione cuando aplique el intervalo.

Hay dos formas de avanzar la presentación con diapositivas: avance automático, que se establece con la función de intervalo, o avance manual, que se controla con el mouse. La función de intervalo de avance automático hace avanzar automáticamente las diapositivas de la presentación, manteniendo cada diapositiva en la pantalla durante el tiempo designado previamente. La función de intervalo con un clic con el mouse recorre manualmente las diapositivas de la presentación.

En este ejercicio aplicará intervalos de diapositivas en la vista Clasificador de diapositivas.

1 Haga clic en el botón Vista Clasificador de diapositivas.

2 En la barra de herramientas Clasificador de diapositivas, haga clic en el botón Transición de diapositiva o bien, en el menú Presentación, haga clic en Transición de diapositiva. Aparecerá el panel de tareas Transición de diapositiva.

3 En el área Diapositiva avanzada, active la casilla de verificación Automáticamente después de y haga clic dos veces en la flecha hacia arriba para mostrar 00:02. Como ambas casillas de verificación de la sección Diapositiva avanzada están activadas, las diapositivas avanzarán después de dos segundos o cuando haga clic con el mouse.

Sugerencia En la vista Presentación con diapositivas, al hacer clic con el mouse se avanza siempre una diapositiva, incluso aunque el intervalo establecido en el panel de tareas Transición de diapositiva no haya transcurrido. Por el contrario, si mantiene presionado el botón del mouse evita que se produzca una transición hasta que lo suelte, incluso si ha transcurrido el tiempo establecido.

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4 Haga clic en Aplicar a todas las diapositivas. PowerPoint aplicará las opciones actuales de Transición de diapositiva, incluyendo el nuevo intervalo de diapositiva, a todas las diapositivas y pondrá el intervalo 00:02 en todas las diapositivas en la vista Clasificador de diapositivas.

5 Desplácese hacia arriba (si es necesario) y haga clic en Diapositiva 1.

6 Haga clic en el botón Presentación (a partir de la diapositiva actual). PowerPoint ejecutará la presentación con diapositivas en la ventana de presentación utilizando el intervalo especificado en el panel de tareas Transición de diapositiva.

Sugerencia Si aplica animaciones a varias diapositivas, el tiempo de permanencia de éstas en pantalla durante la presentación puede verse afectado. Los intervalos se dividen de forma equitativa entre las animaciones de cada diapositiva y es posible que deba ajustarlos para que los elementos animados se muestren de forma adecuada.

No importa qué diapositiva esté seleccionada cuando haga clic en Aplicar a todas las diapositivas.

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Grabación de una narración en una presentación con diapositivas Puede agregar una narración de voz o sonido a una presentación con diapositivas cuando cree una presentación para personas que no pueden asistir a la misma o durante una reunión, de forma que los presentadores puedan examinarla más tarde y oír los comentarios realizados durante la presentación. Para grabar una narración el equipo debe tener instalada una tarjeta de sonido y un micrófono. Puede grabar una narración antes de ejecutar una presentación con diapositivas o bien puede grabarla durante la presentación e incluir los comentarios de la audiencia. Mientras graba la narración, puede pausarla o detenerla en cualquier momento. Puede eliminar una narración de voz, al igual que cualquier otro objeto de PowerPoint.

Si no tiene instalado en su equipo hardware de grabación y reproducción de sonido, el comando Grabar sonido del submenú Películas y sonidos del menú Insertar, y el comando Grabar narración del menú Presentación estarán atenuados. Si estos comandos están atenuados en su equipo, omita esta sección.

En este ejercicio grabará un sonido o un comentario en una diapositiva, eliminará el sonido o el comentario y grabará una narración de voz durante la presentación.

1 Haga doble clic en la diapositiva 1 para cambiar a la vista Normal.

2 En el menú Insertar, seleccione Películas y sonidos, y haga clic en Grabar sonido. Aparecerá el cuadro de diálogo Grabar sonido, como se muestra en la siguiente ilustración.

3 Seleccione el texto del cuadro Nombre y escriba Diapositiva 1

Bienvenida.

4 Haga clic en el botón Grabar y diga “Bienvenidos a Contoso Ltd, su empresa favorita de relaciones públicas”.

5 Haga clic en el botón Detener, haga clic en el botón Reproducir y, después, haga clic en Aceptar. Aparecerá un icono de sonido en la diapositiva.

6 Haga clic en el icono de sonido y presione Supr. Se eliminará la grabación de sonido de la diapositiva 1.

Necesita tener una tarjeta de sonido o hardware interno de sonido, un micrófono y altavoces instalados en el equipo para poder grabar y reproducir una narración en una presentación con diapositivas.

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7 En el menú Presentación, haga clic en Grabar narración. Aparecerá el cuadro de diálogo Grabar narración, y mostrará la cantidad de espacio libre en disco y el número de minutos que puede grabar, como se muestra en la siguiente ilustración:

Importante Hay dos formas de insertar narraciones en las diapositivas. Al incrustar la narración se agregan los objetos de sonido a la presentación (aumentando por tanto el tamaño del archivo), mientras que al vincular la narración los objetos de sonido se almacenan en archivos independientes. Para insertar la narración en las diapositivas como un objeto incrustado y empezar a grabar, haga clic en Aceptar. Para insertar la narración como un objeto vinculado, active la casilla de verificación Vincular narraciones en y haga clic en Aceptar para empezar a grabar. Observe que mientras está grabando no oirá los otros sonidos que insertó en la presentación con diapositivas.

8 Haga clic en Aceptar.

9 Utilice los intervalos de diapositiva ensayados o haga clic para avanzar por la presentación y agregar narración de voz (su propia explicación de las diapositivas) mientras avanza.

10 Haga clic con el botón secundario del mouse en cualquier lugar de la pantalla y, después, haga clic en Pausar la narración. La narración de voz se pausará durante la grabación.

11 Haga clic con el botón secundario del mouse en cualquier lugar de la pantalla y, después, haga clic en Reanudar la narración. Se reanudará la grabación de la narración de voz y podrá recorrer el resto de la presentación, agregando la narración. Al llegar al final de la presentación aparecerá un mensaje en el que se le preguntará si desea guardar los nuevos intervalos de diapositiva junto con la narración.

Puede pausar o detener la narración de voz durante la grabación.

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12 Haga clic en Guardar. Aparecerá un icono de sonido en la esquina inferior derecha de cada diapositiva que tenga narración.

Sugerencia Para mostrar una presentación con narración en un equipo que no tenga instalado hardware de sonido, haga clic en Configurar presentación en el menú Presentación y, después, active la casilla de verificación Presentación sin narración para evitar problemas al ejecutar la presentación.

13 Haga clic en el botón Presentación (a partir de la diapositiva actual). La narración se reproducirá con la presentación con diapositivas.

Creación de una presentación con avance automát ico Las presentaciones con ejecución automática constituyen una excelente forma de comunicar información sin que nadie tenga que ejecutar la presentación. Quizás desee configurar una presentación para que se ejecute automáticamente en un puesto de una exposición o ponerla en la intranet de su empresa para que la ejecuten los usuarios cuando deseen. Una presentación de ejecución automática desactiva todas las herramientas de exploración, excepto los botones de acción y otras opciones de acciones disponibles para el usuario.

En este ejercicio configurará una presentación de ejecución automática.

1 En el menú Presentación, haga clic en Configurar presentación. Aparecerá el cuadro de diálogo Configurar presentación.

2 Haga clic en la opción Examinada en exposición (pantalla completa). Cuando haga clic en esta opción, la casilla de verificación Repetir el ciclo hasta presionar Esc se activará y se quitará su color gris. Si tiene sonido de narración grabado, se reproducirá a menos que elija desactivarlo.

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3 Haga clic en Aceptar.

4 En la vista Clasificador de diapositivas, haga clic en el icono correspondiente a la diapositiva 13 y, después, haga clic en el botón Presentación (a partir de la diapositiva actual). La presentación se ejecutará continuamente, utilizando los intervalos de diapositiva establecidos en la sección anterior. Las transiciones establecidas en la lección anterior seguirán siendo las mismas.

5 Presione Esc.

Sugerencia Normalmente abre una presentación en PowerPoint y hace clic en el botón Presentación (a partir de la diapositiva actual) para iniciar una presentación. Puede omitir un paso si guarda una presentación como una presentación con diapositivas de PowerPoint que se iniciará directamente en una presentación cuando se abra. Abra la presentación que desee guardar como una presentación con diapositivas de PowerPoint, haga clic en el comando Guardar como del menú Archivo, haga clic en la flecha hacia abajo de Guardar como tipo, haga clic en Presentación con diapositivas de PowerPoint y, después, haga clic en Guardar.

138

Resumen de la lección En esta lección ha aprendido a insertar sonidos y películas en una presentación, reproducir sonidos y películas en una presentación con diapositivas, agregar intervalos de diapositivas, grabar una narración y configurar una presentación con avance automático.

Si va a proseguir con la siguiente lección, cierre y guarde la presentación:

1 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Guardar. PowerPoint guardará los cambios en la presentación.

2 En el menú Archivo, haga clic en Cerrar. PowerPoint cerrará la presentación.

Si no va a proseguir con otras lecciones, guarde y salga de PowerPoint:

1 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Guardar. PowerPoint guardará los cambios en la presentación.

2 Haga clic en el botón Cerrar situado en la esquina superior derecha de la ventana de PowerPoint. PowerPoint cerrará la presentación y saldrá.

Ejercicio corto 1 ¿Cómo se inserta un sonido desde la Galería multimedia?

2 ¿Cómo utilizaría los intervalos de diapositiva y el mouse para avanzar por una presentación con diapositivas?

3 ¿Cómo elimina un objeto de sonido de una diapositiva?

4 ¿Cómo se graba un comentario en una única diapositiva?

5 ¿Cómo configura una presentación con diapositivas para que se ejecute continuamente?

139

Resumen de conceptos Ejercicio 1: abra el archivo Contoso Pres 08 de la carpeta Lesson08, que se encuentra en la carpeta Practice. Cambie el sonido de transición de diapositiva, establezca todos los intervalos de diapositiva a 4 segundos, establezca los intervalos de diapositiva ensayados, reproduzca la presentación, y guarde y cierre la presentación.

Ejercicio 2: abra el archivo Contoso Pres 08 de la carpeta Lesson08, que se encuentra en la carpeta Practice. Elimine el gráfico de la diapositiva 5, inserte una película o un sonido desde la Galería multimedia de Microsoft que esté relacionado con el contenido de la diapositiva, cambie las opciones de animación para la reproducción durante una presentación, cree una presentación con avance automático, reproduzca la presentación con diapositivas, y guarde y cierre la presentación.

Ejercicio 3: abra el archivo 08 Marx de la carpeta Lesson08, que se encuentra en la carpeta Practice. Guarde la presentación como 08 Marx en la carpeta Lesson08. Si es posible, grabe un saludo en la dispositiva 1 en el que se dé la bienvenida a los empleados de Marx and Fellows a su cafetería de cinco estrellas y haga que se reproduzca automáticamente. Muestre la diapositiva 6 e inserte en ella una imagen animada que encuentre en la Galería multimedia buscando la palabra clave café. Configure la presentación para que se ejecute automáticamente. Guarde los cambios y cierre la presentación.

Creación de presentaciones para el Web Una vez completada esta lección, podrá: n Crear una diapositiva de agenda o una página principal. n Crear un hipervínculo a una diapositiva. n Crear una presentación para Web utilizando el Asistente para

autocontenido. n Obtener una vista preliminar de una presentación como una

página Web. n Guardar y publicar una presentación como una página Web.

Con Microsoft® PowerPoint® puede publicar una presentación en el World Wide Web mediante plantillas en línea que le ayudan a diseñar la presentación para verla en Internet. PowerPoint cuenta también con herramientas que le ayudan a guardar una presentación para Internet, tener acceso a Internet y crear saltos, conocidos como hipervínculos, a otras diapositivas y archivos.

Como vicepresidente de ventas de Contoso Ltd, decide publicar su presentación actual en el sitio Web corporativo y en la intranet de la compañía. Después de crear una presentación básica, ya puede modificarla para utilizarla en Internet.

En esta lección aprenderá a crear una diapositiva de agenda o una página principal, crear un hipervínculo a una diapositiva, crear una presentación para Web con el Asistente para autocontenido, obtener una vista preliminar de una presentación como una página Web, y guardar y publicar una presentación como una página Web para Internet.

Para completar los procedimientos de esta lección necesitará utilizar un archivo llamado 09 PPT Lesson de la carpeta Lesson09 que hay en la carpeta Practice del disco duro.

1 Inicie PowerPoint si es necesario.

2 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Abrir.

3 Vaya hasta la carpeta Lesson09 de la carpeta Practice y abra el archivo 09 PPT Lesson.

4 En el menú Archivo, haga clic en Guardar como, escriba Contoso Internet Pres 09 en el cuadro Nombre de archivo y haga clic en Guardar.

LECCIÓN 9

141

Creación de una diapositiva de agenda o de una página principal Una diapositiva resumen es una lista de títulos con viñetas de las diapositivas seleccionadas en la presentación. Puede crear una diapositiva resumen para utilizarla como diapositiva de agenda o como página principal de una presentación en pantalla. Mediante la diapositiva de agenda puede obtener acceso a una diapositiva relacionada de la presentación o bien volver a la diapositiva de agenda desde cualquier diapositiva de la presentación. Para crear una diapositiva de agenda o resumen, o una página principal, seleccione las diapositivas que desee incluir desde la vista Clasificador de dispositivas y haga clic en el botón Diapositiva resumen de la barra de herramientas Clasificador de diapositivas. Delante de la primera diapositiva seleccionada PowerPoint creará una nueva diapositiva que tiene una lista con viñetas con los títulos de las diapositivas seleccionadas.

En este ejercicio creará una diapositiva de agenda o página principal.

1 Haga clic en el botón Vista Clasificador de diapositivas. Aparecerá la vista Clasificador de diapositivas con la diapositiva 1 seleccionada.

2 En el menú Edición, haga clic en Seleccionar todo.

3 En la barra de herramientas Clasificador de diapositivas, haga clic en el botón Diapositiva resumen. Delante de la primera diapositiva seleccionada aparecerá una nueva diapositiva con títulos con viñetas de las diapositivas seleccionadas.

4 Haga clic en el botón Vista Normal. La diapositiva 1 aparecerá en la vista Normal.

5 Seleccione el texto del título Diapositiva resumen.

6 Escriba Contoso Ltd y presione Entrar.

7 En la barra de herramientas Formato, haga clic en la flecha hacia abajo de Tamaño de fuente y, después, haga clic en 28.

8 En la barra de herramientas Formato, haga clic en el botón Negrita y después en el botón Cursiva.

9 Escriba Página principal y haga clic en un área en blanco para anular la selección del objeto. La ventana de presentación debe ser similar a la que se muestra en la siguiente ilustración.

142

Creación de un hipervínculo a una diapositiva La eficacia de una presentación en Internet es la posibilidad de ir a distintos lugares: a un lugar determinado de la presentación, a otras presentaciones con diapositivas o archivos del equipo o de la intranet de su compañía, o a direcciones de sitios Web (también denominadas Localizadores de recursos universales o direcciones URL). Durante una presentación con diapositivas de PowerPoint puede utilizar el comando Configuración de la acción para crear un hipervínculo que vaya a otra diapositiva, a otra presentación diferente o a un sitio Web.

Puede agregar un hipervínculo a cualquier texto u objeto, como una forma, una tabla, un gráfico o una imagen, con el fin de vincularlo directamente a otra ubicación cuando haga clic en el objeto o deje el mouse (ratón) sobre él para iniciar su acción. Si la forma contiene texto, puede establecer hipervínculos diferentes para la forma y para el texto.

En este ejercicio creará un hipervínculo a una diapositiva.

1 Arrastre el cuadro de desplazamiento hasta la diapositiva 3.

2 Seleccione el texto Relájese en el cuadro de texto inferior.

3 En el menú Presentación, haga clic en Configuración de la acción. Aparecerá el cuadro de diálogo Configuración de la acción con la ficha Clic del mouse visible.

4 Haga clic en la opción Hipervínculo a: . La lista Hipervínculo a: estará disponible.

143

5 Haga clic en la flecha hacia abajo de Hipervínculo a:. El cuadro de diálogo Configuración de la acción debe ser similar al que se muestra en la siguiente ilustración:

6 Desplácese hacia abajo y haga clic en Diapositiva.

Aparecerá el cuadro de diálogo Hipervínculo con diapositiva.

7 En la lista Título de diapositiva, haga clic en Plan de medios.

8 Haga clic en Aceptar.

Aparecerá el cuadro de diálogo Configuración de la acción. El título de la diapositiva que seleccionó aparecerá en el cuadro de texto que hay debajo del cuadro de opción Hipervínculo a: .

144

9 Haga clic en Aceptar y, después, haga clic en un área en blanco de la diapositiva. El texto del hipervínculo estará subrayado y de color azul claro, lo que combina con el acento y el color del hipervínculo de la combinación de colores de la diapositiva.

10 Haga clic en el botón Presentación (a partir de la diapositiva actual).

11 Mueva el mouse para ver el puntero y sitúe el puntero (que cambiará y adoptará la forma de una mano) sobre el texto Relájese.

12 Haga clic en el texto subrayado. La presentación con diapositivas se vinculará a la diapositiva 6, “Plan de medios”.

13 Presione Esc para terminar la presentación.

Creación de una presentación para Web con el Asistente para autocontenido Puede utilizar el Asistente para autocontenido con el fin de crear una presentación diseñada para verse en el Web. Cuando cree este tipo de presentaciones, PowerPoint colocará botones de acción en la pantalla para que el usuario haga clic en ellos con el fin de desplazarse por la presentación.

Para crear una presentación para Web con el Asistente para autocontenido:

1 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Nuevo y, después, haga clic en la opción Del Asistente para autocontenido en el panel de tareas Nueva presentación. Se abrirá el Asistente para autocontenido.

2 Después de leer la introducción, haga clic en Siguiente.

3 Seleccione un tipo de presentación y haga clic en Siguiente.

4 Haga clic en la opción Presentación para Web y, a continuación, haga clic en Siguiente.

5 Escriba el título de la presentación, agregue información al pie de página si lo desea y haga clic en Siguiente.

6 Haga clic en Finalizar para crear una presentación para Web.

145

Vista previa de una presentación como una página Web Con PowerPoint podrá guardar fácilmente una presentación como una página Web en formato HTML (Lenguaje de marcado de hipertexto) con la extensión .htm. HTML es un lenguaje de marcado de etiquetas que determinan cómo se mostrarán el texto y los gráficos en un explorador. El comando Guardar como página Web del menú Archivo crea una página Web a partir de una presentación, proporcionando a la presentación un marco de exploración en la parte izquierda de la página. También puede abrir desde PowerPoint una presentación que haya guardado en formato HTML en su explorador. Para ver cómo quedará una presentación como una página Web, puede obtener una vista previa de ella mediante el comando Vista previa de la página Web del menú Archivo. Si lo desea, puede elegir guardar los gráficos de una presentación en formato PNG (Gráficos de red portátiles). Los archivos de gráficos PNG son más pequeños, lo que permite guardarlos y descargarlos con mayor rapidez. En este ejercicio obtendrá una vista preliminar de una presentación como una página Web y guardará los gráficos en formato PNG.

1 En el menú Archivo, haga clic en Vista previa de la página Web. En la barra de estado aparecerá el mensaje Preparando la vista previa de la página Web, junto con un indicador de estado, y después se abrirá el explorador mostrando su presentación como una página Web. En un marco de la parte izquierda de la ventana PowerPoint enumera todos los títulos de las diapositivas.

2 Desplácese hacia abajo por la lista de títulos de diapositivas de la izquierda y haga clic en Clientes satisfechos. El marco de la derecha saltará a dicha diapositiva de la presentación, como se muestra en la ilustración siguiente:

Si no dispone de Microsoft Internet Explorer como explorador Web, haga clic donde se le indique para continuar en Netscape Navigator o en otro explorador.

146

3 Haga clic en el botón Inicio para ir a la primera diapositiva.

4 En el menú Archivo del explorador, haga clic en Cerrar.

5 En el menú Herramientas, haga clic en Opciones.

6 Haga clic en la ficha General si es necesario y, a continuación, haga clic en Opciones Web. Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones Web.

7 Haga clic en la ficha Exploradores.

8 Active la casilla de verificación Permitir el formato PNG como formato de gráficos.

9 Haga clic en Aceptar. Se cerrará el cuadro de diálogo Opciones Web.

10 Haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Opciones.

Importante No todos los exploradores aceptan el formato PNG, que se recomienda para Microsoft Internet Explorer 5.0 o posterior.

Guardar y publicar una presentación como una página Web Cuando guarda una presentación como una página Web, PowerPoint crea una carpeta con el mismo nombre que la presentación de página Web. En esta carpeta encontrará un conjunto de archivos que se utilizan para mostrar la presentación como una página Web. Si mueve la presentación de página Web a otra ubicación, tendrá que mover también esta carpeta.

En este ejercicio publicará una presentación como una página Web y abrirá la presentación en el explorador.

1 En el menú Archivo, haga clic en Guardar como página Web. Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como. Observe que el cuadro de lista Guardar como tipo que aparece en la parte inferior del cuadro de diálogo muestra Página Web.

2 Haga clic con el mouse en el cuadro de texto Nombre de archivo de modo que el punto de inserción esté a continuación del nombre de archivo existente, presione la barra espaciadora y escriba Página Web. PowerPoint guardará la presentación con el nombre Contoso Internet Pres 09 Página Web.

147

3 En el cuadro Guardar en, vaya hasta la carpeta Lesson09 de la carpeta Practice.

4 Haga clic en Publicar. Aparecerá el cuadro de diálogo Publicar como página Web, como se muestra en la siguiente ilustración:

5 Haga clic en la opción Presentación completa, si es necesario, y

haga clic después en la opción Todos los exploradores de la lista (los archivos resultantes son más grandes).

6 Haga clic en Opciones Web. Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones Web.

7 Haga clic en la ficha General, active la casilla de verificación Agregar controles de exploración de diapositivas, si es necesario, haga clic en la flecha hacia abajo de Colores y seleccione una combinación de colores.

8 Active la casilla de verificación Mostrar animación de diapositivas al explorar.

9 Haga clic en Aceptar.

10 Desactive la casilla de verificación Abrir la página Web publicada en un explorador, si es necesario, y haga clic en Publicar.

148

Sugerencia También puede guardar una presentación en un sitio FTP. FTP (Protocolo de transferencia de archivos) es un método de comunicación que permite transferir y guardar archivos rápidamente a través de Internet. Para guardar una presentación en un sitio FTP, haga clic en la flecha hacia abajo de Guardar en del cuadro de diálogo Guardar como, haga clic en Ubicaciones FTP en la lista, haga doble clic en el sitio que desee, haga doble clic en la ubicación en la que desee guardar la presentación, escriba el nombre de la presentación y haga clic en Guardar.

11 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Abrir. Aparecerá el cuadro de diálogo Abrir.

12 En el cuadro Buscar en, vaya hasta la carpeta Lesson09 de la carpeta Practice. Observe que hay una nueva carpeta en la parte superior de la lista de archivos con el mismo nombre que el archivo de página Web recién guardado.

13 En la lista, haga clic en Contoso Internet Pres 09 Página Web.htm.

14 Haga clic en la flecha hacia abajo del botón Abrir y, después, haga clic en Abrir en el explorador. La presentación se abrirá en el explorador.

15 En el menú Archivo del explorador, haga clic en Cerrar. Se cerrará el explorador y volverá a PowerPoint.

Resumen de la lección En esta lección ha aprendido a crear una diapositiva de agenda o una página principal, crear un hipervínculo a una diapositiva, crear una presentación para Web con el Asistente para autocontenido, obtener una vista preliminar de una presentación como una página Web, y guardar y publicar una presentación como una página Web para Internet.

Si va a proseguir con la siguiente lección, guarde y cierre la presentación:

1 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Guardar. PowerPoint guardará los cambios en la presentación.

2 En el menú Archivo, haga clic en Cerrar. PowerPoint cerrará la presentación.

Dependiendo de la configuración de Windows actual del equipo, puede que la extensión .htm no aparezca en la lista de archivos.

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Si no va a proseguir con otras lecciones, guarde y salga de PowerPoint:

1 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Guardar. PowerPoint guardará los cambios en la presentación.

2 Haga clic en el botón Cerrar situado en la esquina superior derecha de la ventana de PowerPoint. PowerPoint cerrará la presentación y saldrá.

Ejercicio corto 1 ¿Cómo se crea una diapositiva de página principal?

2 ¿Cómo se crea un hipervínculo a una diapositiva?

3 Indique tres objetos a los que puede agregar un hipervínculo.

4 ¿Cómo puede obtener una vista preliminar de una presentación como una página Web?

Resumen de conceptos Ejercicio 1: abra el archivo Contoso Internet Pres 09 de la carpeta Lesson09, que se encuentra en la carpeta Practice. En la diapositiva 2, cree un hipervínculo al texto Clientes satisfechos de la diapositiva 9, cree un botón de acción de sonido con el sonido Aplauso en la diapositiva 9, y guarde y cierre la presentación.

Ejercicio 2: abra el archivo Contoso Internet Pres 09 de la carpeta Lesson09, que se encuentra en la carpeta Practice. Obtenga una vista preliminar de las diapositivas de la presentación en un explorador Web, guarde la presentación como una página Web llamada Contoso Web Pres 09 en la carpeta Lesson09 y cierre la presentación.

Revisión y uso compartido de presentaciones Una vez completada esta lección, podrá: n Agregar comentarios a una presentación. n Enviar una presentación por correo electrónico. n Hacer un seguimiento de los cambios de una presentación. n Utilizar el Asistente para presentaciones portátiles y PowerPoint Viewer.

Una vez creado un borrador de una presentación, puede que desee distribuirlo a sus colegas para conocer su opinión acerca de ella. La colaboración con otras personas puede ayudarle a crear presentaciones precisas y detalladas.

Puede enviar una presentación de Microsoft® PowerPoint® a los revisores por correo electrónico para que puedan leerla, revisarla y escribir comentarios al respecto sin necesidad de imprimirla. Cuando los revisores le devuelvan las presentaciones modificadas, puede hacer un seguimiento de todas las revisiones y los comentarios, aceptarlos o rechazarlos y combinarlos en la presentación original.

En PowerPoint hay dos formas de hacer un seguimiento de los cambios de los revisores: mediante la barra de herramientas Revisión, que contiene botones que le permiten aceptar y rechazar comentarios, y mediante el panel de revisiones, que muestra información relacionada con los cambios y los comentarios a la presentación.

Si su equipo está conectado a una red o si tiene acceso a Internet, puede reproducir una presentación con diapositivas en cualquier otro equipo de esa red mediante la característica de difusión en línea de PowerPoint. También puede permitir que otras personas colaboren con usted mediante la colaboración en línea o si configura y mantiene una discusión Web. Durante una presentación con diapositivas en línea también puede escribir notas de la reunión. PowerPoint también incluye funciones que le ayudan a empaquetar una presentación para reproducirla en otra ubicación.

Como vicepresidente de ventas de Contoso, Ltd. ha estado trabajando en una presentación de la compañía. Una vez terminada, desea enviarla para que la revisen. En particular, va a revisar la presentación a través de la red corporativa con la consejera delegada Wendy Beth Kahn antes de llevar la presentación a la próxima reunión mensual con el personal.

LECCIÓN 10

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En esta lección aprenderá a utilizar comentarios en una presentación, enviar una presentación por correo electrónico para que la revisen, utilizar marcas con una presentación, y utilizar el Asistente para presentaciones portátiles y PowerPoint Viewer.

Para completar los procedimientos de esta lección necesitará utilizar un archivo llamado 10 PPT Lesson de la carpeta Lesson10 que hay en la carpeta Practice del disco duro.

1 Inicie PowerPoint si es necesario.

2 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Abrir.

3 Vaya hasta la carpeta Lesson10 de la carpeta Practice y abra el archivo 10 PPT Lesson.

4 En el menú Archivo, haga clic en Guardar como, escriba Empresa Contoso Pres 10 en el cuadro Nombre de archivo y haga clic en Guardar.

Agregar comentarios a una presentación Solicitar a otras personas que revisen la presentación y realicen comentarios sobre ella puede serle útil para perfeccionarla antes de que sea definitiva. Tanto el creador como los revisores pueden insertar comentarios, que son notas sobre el texto u otras partes de la presentación. Una vez que se hayan agregado los comentarios a la presentación, puede modificarlos o eliminarlos y también puede elegir entre mostrarlos u ocultarlos.

Para agregar un comentario debe hacer clic en Comentario en el menú Insertar. Para modificar o eliminar un comentario, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el texto con comentarios y, después, haga clic en Modificar comentario o en Eliminar comentario. Para ocultar o mostrar un comentario tiene que abrir la barra de herramientas Revisión y hacer clic en el botón Marcas, que alterna entre estar activado y desactivado. También puede utilizar las funciones de la barra de herramientas Revisión para insertar, eliminar o modificar comentarios.

Una vez que empiece a trabajar con comentarios, puede abrir el panel de revisiones para ver los comentarios realizados a cada diapositiva. Para abrir el panel de revisiones, haga clic primero con el botón secundario del mouse en cualquier barra de herramientas y, después, seleccione Panel de revisiones en el menú.

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En este ejercicio agregará y modificará comentarios, abrirá la barra de herramientas Revisión y el panel de revisiones, ocultará y mostrará los comentarios de la presentación, y eliminará los comentarios que ya no necesite.

1 Arrastre el cuadro de desplazamiento para mostrar la diapositiva 2.

2 En el menú Insertar, haga clic en Comentario Se abrirá un cuadro de comentarios con su nombre, la fecha de hoy y un cursor parpadeante donde puede empezar a escribir su comentario.

Sugerencia Para cambiar el nombre de la persona que realiza los comentarios, en el menú Herramientas haga clic en Opciones, haga clic en la ficha General, cambie la información de usuario Nombre e Iniciales y, a continuación, haga clic en Aceptar. Todos los comentarios incluirán la nueva información de usuario.

3 En el cuadro de comentario, escriba ¿Alguna sugerencia para mejorar esta diapositiva?

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4 Haga clic en cualquier lugar fuera del cuadro de comentario y señale al pequeño cuadro para ver el comentario. Se cerrará el cuadro de comentario, y en la esquina superior izquierda aparecerá un pequeño cuadro con sus iniciales y un número.

5 Haga doble clic en el pequeño cuadro. Volverá a abrirse el cuadro de comentario y podrá modificar el comentario.

6 Haga clic después de la palabra diapositiva para situar el punto de inserción, presione la barra espaciadora, escriba visualmente y haga clic fuera del cuadro de comentario para cerrarlo. Se hará el cambio y se cerrará el cuadro de comentario.

7 En el menú Ver, seleccione Barras de herramientas y haga clic en Revisión, si es necesario.

8 En la barra de herramientas Revisión, haga clic en el botón Marcas. Desaparecerá el pequeño cuadro de comentario de la diapositiva 2.

9 En la barra de herramientas Revisión, haga clic de nuevo en el botón Marcas. El botón Marcas alternará su estado y volverá a aparecer el cuadro de comentario.

10 Arrastre el cuadro de desplazamiento hasta la diapositiva 3 y, en la barra de herramientas Revisión, haga clic en el botón Insertar comentario.

11 En el cuadro de comentario, escriba Pedir a Sandra que actualice este gráfico según sea necesario.

12 Haga clic en cualquier lugar fuera del cuadro de comentario.

13 Arrastre el cuadro de desplazamiento hasta la diapositiva 11 y, en la barra de herramientas Revisión, haga clic en el botón Insertar comentario.

14 En el cuadro de comentario, escriba ¿Podemos actualizar estas historias de éxito?

15 Haga clic con el botón secundario del mouse en cualquier barra de herramientas y, después, haga clic en Panel de revisiones. Aparecerá el panel de revisiones mostrando el comentario 3 en el cuadro Cambios de diapositiva.

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Sugerencia Para cambiar el tamaño del panel de revisiones, sitúe el puntero (que cambiará a una flecha de dos puntas) en el borde izquierdo del panel de revisiones y arrastre el borde.

16 Haga clic con el botón secundario del mouse en cualquier lugar del cuadro de comentario y, después, haga clic en Eliminar comentario. El comentario se eliminará de la diapositiva y también del panel de revisiones.

17 En la parte inferior del panel de revisiones, haga clic en Anterior. Aparecerá la diapositiva 3 con el comentario 2 en el panel de revisiones.

18 En la parte inferior del panel de revisiones, haga clic en Anterior. Aparecerá la diapositiva 2 con el comentario 1 en el panel de revisiones.

19 En el panel de revisiones, haga clic en el botón Cerrar para cerrarlo.

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Envío de una presentación por correo electrónico para su revisión Puede enviar por correo electrónico una presentación a otra persona para que la revise. PowerPoint le permite enviar presentaciones para su revisión por correo electrónico desde dentro del programa, de forma que no tenga que abrir el programa de correo. Para compartir su presentación con otras personas, haga clic en el menú Archivo y seleccione Enviar a. El menú Enviar a incluye los comandos Destinatario de correo (para revisión) y Destinatario de correo (como datos adjuntos). Haga clic en uno de estos comandos para abrir una ventana de correo electrónico en la que la presentación ya aparece como datos adjuntos. Si utiliza el comando Destinatario de correo (para revisión), el mensaje también incluirá el texto Revise el documento adjunto. Para enviar la presentación, indique la dirección de correo electrónico de destino y de copia (CC) de todas las personas que desee que reciban una copia del mensaje y sus datos adjuntos. La línea de asunto del mensaje de correo ya contendrá el nombre de archivo de la presentación que va a enviar.

Importante Para poder realizar este ejercicio debe tener instalado un programa de correo electrónico en su equipo y una cuenta de correo configurada.

En este ejercicio enviará una presentación para su revisión adjunta a un mensaje de correo electrónico.

1 En el menú Archivo, seleccione Enviar a y haga clic en Destinatario de correo (para revisión) Se abrirá la ventana de correo electrónico para que escriba la dirección del destinatario.

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Sugerencia Para enviar una copia de la presentación actual como datos adjuntos en un mensaje de correo electrónico, haga clic en el botón Correo electrónico (como datos adjuntos) en la barra de herramientas Estándar.

2 Haga clic en el cuadro Para: , si es necesario, y escriba alguien@microsoft.com.

3 En la barra de herramientas Mensaje, haga clic en el botón Enviar. El mensaje de correo con la presentación adjunta se enviará para su revisión y volverá a la presentación de PowerPoint. El mensaje de correo se enviará a una cuenta de correo de Microsoft, que envía inmediatamente una respuesta al autor original. Recibirá una respuesta por correo electrónico en su Bandeja de entrada.

Seguimiento de cambios realizados en una presentación Después de enviar una presentación para su revisión, los revisores la modifican con la función de marcas de forma que usted pueda ver lo que han cambiado.

Cuando reciba las presentaciones modificadas de los revisores, tiene la posibilidad de comparar las distintas versiones de la presentación, y combinar todas las revisiones y los comentarios en la presentación original.

Cuando compara y combina presentaciones, PowerPoint muestra las diferencias entre ellas como marcas. Puede aceptar y rechazar una o todas las marcas o revisiones. El comando Marcas del menú Ver permite hacer un seguimiento de los cambios realizados en la presentación mediante llamadas dentro de la misma. En estas llamadas se muestran los cambios detalladamente sin que interfieran con la presentación o afecten a su diseño. Además, ofrecen una vista mejor y más completa de los cambios que se han realizado.

Cada cambio que se haga en PowerPoint se marca con un cuadro de llamada que contiene el nombre del revisor, sus iniciales, la fecha y los detalles del comentario o cambio real. PowerPoint utiliza un cuadro de llamada de un color distinto para cada revisor, por lo que podrá identificar rápidamente quién hizo cada cambio.

Puede utilizar la barra de herramientas Revisión para hacer un seguimiento de las revisiones, y para aceptarlas y rechazarlas. La barra de herramientas Revisión le ofrece distintas vistas y opciones a la hora de revisar presentaciones. En la tabla siguiente se enumeran los botones de la barra de herramientas Revisión y una breve descripción de cada uno de ellos.

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Nombre del botón

Icono

Descripción

Marcas

Permite hacer un seguimiento de los cambios realizados en la presentación mediante llamadas dentro de la misma.

Revisores

Permite ver los cambios de todos los revisores o de determinados revisores.

Elemento anterior

Permite pasar al comentario o cambio anterior.

Elemento siguiente

Permite pasar al siguiente comentario o cambio.

Aplicar

Permite aplicar un cambio a una presentación, todos los cambios a una diapositiva o todos los cambios a una presentación.

No aplicar

Permite que no se aplique un cambio a una presentación, todos los cambios a una diapositiva o todos los cambios a la presentación.

Insertar comentario

Permite insertar un comentario en una presentación.

Modificar comentario

Permite modificar un comentario dentro de una presentación.

Eliminar comentario

Permite eliminar un comentario o marcador en una presentación, o bien eliminar todos los comentarios o marcadores de una presentación.

Panel de revisiones

Permite ver y ocultar el panel de revisiones.

Mientras revisa los comentarios y cambios, puede aceptarlos o rechazarlos de uno en uno o todos a la vez. Cuando acepte un cambio, PowerPoint eliminará el texto o lo insertará en la presentación, según sea necesario. Cuando rechace un cambio, PowerPoint restaurará el texto original.

Cuando esté comparando y combinando cambios, también puede abrir el panel de revisiones para identificar fácilmente los cambios que un revisor ha realizado en una presentación. Puede ver una lista de los cambios realizados por un revisor dado u obtener una representación gráfica de los cambios mediante la ficha Galería. Un menú desplegable hace que sea fácil aplicar o no aplicar los cambios realizados por el revisor.

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Sugerencia Utilice la barra de desplazamiento del panel de revisiones para ver todos los comentarios y cambios de una presentación.

En este ejercicio comparará una versión modificada de la presentación con el original, activará Marcas para hacer un seguimiento de los cambios, aceptará y rechazará cambios, y guardará la presentación revisada.

1 En el menú Ver, seleccione Barras de herramientas y haga clic en Revisión, si es necesario.

2 En el menú Herramientas, haga clic en Comparar y combinar presentaciones. Aparecerá el cuadro de diálogo Elegir archivos para combinar con la presentación actual.

3 Vaya hasta la carpeta Lesson10 situada en la carpeta Practice, haga clic en 10 PPT Edit y, después, haga clic en Combinar. Aparecerá un cuadro de mensajes que indica que la presentación seleccionada no se envió para su revisión mediante el comando Enviar a del menú Archivo y después Destinatario de correo (para revisión).

4 Haga clic en Continuar. Las eliminaciones y los cambios de ambas presentaciones aparecerán en la pantalla en la presentación actual. El color de cada revisión indica un revisor diferente.

5 En la barra de herramientas Revisión, haga clic en el botón

Marcas, si es necesario, para ver todos los comentarios y cambios.

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6 En la barra de herramientas Revisión, haga clic en el botón Revisores, haga clic en Sandra Martínez para desactivar la casilla de verificación y, después, haga clic en cualquier lugar de la pantalla. Se ocultarán las revisiones realizadas por Sandra Martínez.

7 En la barra de herramientas Revisión, haga clic en el botón Revisores, haga clic en Todos los revisores para activar las casillas de verificación de todos los revisores y, después, haga clic en cualquier lugar de la pantalla. Se verán las revisiones de todos los revisores.

Sugerencia Cuando señale a un comentario o a un cambio en la pantalla, el nombre que aparecerá en la información de pantalla será el nombre de usuario que se escribió cuando se instaló el sistema operativo. Si no se escribió ningún nombre, la información de pantalla mostrará como nombre “usuario final”.

8 En la diapositiva 1, en la ficha Lista del Panel de revisiones, haga clic en SM1 para ver el comentario de Sandra Martínez. Sandra sugiere agregar los números de diapositiva y el nombre de la compañía a todas las diapositivas.

9 En el menú Ver, haga clic en Encabezado y pie de página, active la casilla de verificación Número de diapositiva y escriba Contoso, Ltd como pie de página.

10 Haga clic en Aplicar a todas.

11 En la barra de herramientas Revisión, haga clic en la flecha hacia abajo de Eliminar comentario y, después, haga clic en Eliminar todos los marcadores de la diapositiva actual. Se eliminará el comentario de la diapositiva 1.

12 En la barra de herramientas Revisión, haga clic en el botón Elemento siguiente. Aparecerá la diapositiva 2. Ha pedido comentarios sobre el cambio del impacto visual de la diapositiva.

13 En el panel de revisiones, haga clic en SM2 para ver su sugerencia. Sandra sugiere cambiar la diapositiva a un formato de dos columnas.

14 En el menú Formato, haga clic en Diseño de la diapositiva y desplácese hacia arriba para seleccionar el diseño de diapositiva Título y texto a dos columnas.

15 Cierre el panel de tareas Diseño de la diapositiva y mueva los cuatro últimos elementos de la lista a la segunda columna. Ajuste el tamaño del texto de la primera columna para que coincida con el de la columna derecha.

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16 En la barra de herramientas Revisión, haga clic en la flecha hacia abajo de Eliminar comentario y, después, haga clic en Eliminar todos los marcadores de la diapositiva actual.

17 Haga clic en el botón Elemento siguiente para ver los cambios de la diapositiva 3. Ha pedido a Sandra que actualizara el organigrama según fuera necesario. Ella ha modificado el gráfico.

18 Haga clic en la ficha Galería del panel de revisiones para ver el organigrama modificado. La ficha Galería muestra la diapositiva con los cambios de Sandra al organigrama.

19 En la barra de herramientas Revisión, haga clic en la flecha hacia abajo del botón Aplicar y, después, haga clic en Aplicar todos los cambios a la diapositiva actual. El organigrama se actualizará y mostrará un nuevo nombre de un empleado y un empleado nuevo en el área de Sandra Martínez.

20 Elimine todos los marcadores de la diapositiva actual.

21 En la barra de herramientas Revisión, haga clic en el botón Elemento siguiente. La diapositiva 4 aparecerá con los cambios de texto realizados por Sandra Martínez.

22 En el cuadro Control de cambios de la diapositiva, active la casilla

de verificación Insertado “En desarrollo” por Sandra Martínez. El cambio aparecerá en el cuadro de texto con viñetas.

23 Haga clic en un área en blanco de la diapositiva para cerrar el cuadro Control de cambios.

161

24 En la barra de herramientas Revisión, haga clic en el botón Aplicar. Se aplicarán todos los cambios propuestos por Sandra Martínez.

25 En el panel Diapositiva, haga clic en el marcador Control de cambios.

26 En la barra de herramientas Revisión, haga clic en el botón Eliminar marcador. Se eliminará el marcador de la diapositiva.

27 En la parte inferior del panel de revisiones, haga clic en el botón Siguiente de la ficha Lista. PowerPoint le llevará a la diapositiva 13, donde Sandra ha agregado un comentario y una revisión.

28 Haga clic en el marcador Control de cambios para ver la revisión. Sandra sugiere reemplazar qué por que. Esto no es correcto, así que rechazará su sugerencia.

29 Vea el comentario de Sandra en la diapositiva y ajuste el ancho del marcador de posición como sugiere.

30 Elimine todos los marcadores de la diapositiva.

31 En el menú Archivo, haga clic en Guardar como, haga clic al final del nombre de archivo actual en el cuadro Nombre de archivo, presione la barra espaciadora y escriba Modificado.

32 Haga clic en Guardar para guardar la versión modificada de la presentación. Se guardará la presentación.

33 Cierre el panel de revisiones y la barra de herramientas Revisión si es necesario.

Uso del Asistente para presentaciones portátiles Si necesita transportar la presentación a otro equipo, puede utilizar el Asistente para presentaciones portátiles con el fin de comprimir y guardar la presentación en un disquete, un disco duro o cualquier otro medio extraíble. Con el Asistente para presentaciones portátiles puede incluir fuentes y archivos vinculados que se utilicen en la presentación a los que el equipo remoto quizás no tenga acceso. El Asistente para presentaciones portátiles incluye archivos vinculados de manera predeterminada. Cuando seleccione la opción Incrustar fuentes TrueType, el asistente almacenará las fuentes TrueType en la presentación. Es muy importante seleccionar esta opción si la presentación utiliza fuentes que Windows® no suele tener instaladas de forma predeterminada. De esta manera, cuando abra o muestre una presentación en otro equipo que no disponga de esas fuentes TrueType, la presentación tendrá la misma apariencia que en su equipo. Sin embargo, al incluir fuentes incrustadas en una presentación el tamaño del archivo aumenta.

162

Sugerencia También puede incrustar fuentes cuando guarde una presentación. En el cuadro de diálogo Guardar como, haga clic en Herramientas, haga clic en Opciones de Guardar, active la casilla de verificación Incrustar fuentes TrueType y haga clic en la opción Incrustar sólo los caracteres en uso (para reducir el tamaño de archivo) para incrustar únicamente los caracteres utilizados en la presentación o haga clic en Incrustar todos los caracteres (para que otros la editen) para incrustar todos los caracteres de la fuente.

PowerPoint incluye un programa especial llamado PowerPoint Viewer que le permite mostrar una presentación con diapositivas en un equipo donde no está instalado PowerPoint. Puede instalar fácilmente el programa PowerPoint Viewer en cualquier equipo compatible. Cuando ejecuta el Asistente para presentaciones portátiles tiene la posibilidad de incluir PowerPoint Viewer con la presentación empaquetada.

Cuando finalice el proceso del Asistente para presentaciones portátiles, PowerPoint creará dos archivos: Pngsetup y Pres0.ppz. Pngsetup es un archivo de instalación que desempaqueta y pone a su disposición la presentación y Pres0.ppz es una versión comprimida de la presentación. Para desempaquetar y entregar la presentación, haga doble clic en el archivo Pngsetup y siga las instrucciones. Los archivos Pngsetup y Pres0.ppz tienen que estar en la misma carpeta para que la presentación con diapositivas se entregue correctamente.

En este ejercicio iniciará el Asistente para presentaciones portátiles, incrustará fuentes en una presentación, cerrará la presentación y verá una presentación mediante PowerPoint Viewer.

1 En el menú Archivo, haga clic en Presentaciones portátiles. El Asistente para presentaciones portátiles mostrará un cuadro de diálogo de introducción.

2 Lea la introducción y haga clic en Siguiente. El Asistente para presentaciones portátiles le preguntará qué presentación desea empaquetar. Se seleccionará de manera predeterminada la presentación actual (activa), aunque puede seleccionar cualquier presentación.

3 Haga clic en Siguiente. El Asistente para presentaciones portátiles le preguntará en qué unidad desea almacenar la presentación, como el disco duro o una unidad de red. La unidad A aparecerá de manera predeterminada.

4 Haga clic en la opción Elija un destino, haga clic en Examinar, vaya hasta la carpeta Lesson10, haga clic en Seleccionar y, después, haga clic en Siguiente. El Asistente para presentaciones portátiles le preguntará si desea incluir archivos vinculados y las fuentes utilizadas en la presentación.

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5 Active la casilla de verificación Incrustar Fuentes TrueType y haga clic en Siguiente. El Asistente para presentaciones portátiles le preguntará si desea incluir PowerPoint Viewer. El Asistente para presentaciones portátiles no incluye PowerPoint Viewer de manera predeterminada.

Solución de problemas Si la opción de visor para Microsoft Windows está atenuada, necesita instalar PowerPoint Viewer en el disco duro para poder utilizarlo con el Asistente para presentaciones portátiles Para descargar PowerPoint Viewer desde el Asistente para presentaciones portátiles, haga clic en Descargar el visor para tener acceso a un sitio Web de Microsoft desde el que podrá descargar el programa al disco duro. Cuando lo haya descargado, haga doble clic en el programa de instalación para instalarlo.

6 Haga clic en Siguiente y, después, haga clic en Finalizar. Ya puede llevar su presentación cuando vaya de viaje.

7 En el menú Archivo, haga clic en Cerrar.

8 Si aparece un cuadro de diálogo en el que se le pregunta si desea guardar los cambios realizados en la presentación, haga clic en Sí.

9 Minimice el programa PowerPoint.

10 En la barra de tareas, haga clic en Inicio, seleccione Programas y haga clic en Microsoft PowerPoint Viewer 97. Aparecerá Microsoft PowerPoint Viewer.

164

11 Vaya hasta la carpeta Lesson10 de la carpeta Practice.

12 En la lista de archivos y carpetas, haga clic en Contoso Company Pres 10 Modificado.

13 Haga clic en Mostrar.

PowerPoint Viewer mostrará el archivo Contoso Company Pres 10 Modificado como una presentación con diapositivas.

14 Haga clic con el mouse para avanzar por las diapositivas de la presentación. Cuando termine la presentación volverá a aparecer el cuadro de diálogo PowerPoint Viewer.

15 Haga clic en Salir.

165

Resumen de la lección En esta lección se ha explicado cómo agregar comentarios a una presentación, enviar una presentación por correo electrónico, hacer un seguimiento de los cambios de una presentación y utilizar el Asistente para presentaciones portátiles.

Si va a seguir trabajando en PowerPoint, guarde y cierre la presentación:

1 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Guardar. PowerPoint guardará los cambios en la presentación.

2 En el menú Archivo, haga clic en Cerrar. PowerPoint cerrará la presentación.

Si no va a seguir trabajando en PowerPoint, guarde y salga de PowerPoint:

1 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Guardar. PowerPoint guardará los cambios en la presentación.

2 Haga clic en el botón Cerrar situado en la esquina superior derecha de la ventana de PowerPoint. PowerPoint cerrará la presentación y saldrá.

Ejercicio corto 1 ¿Cómo se envía una presentación por correo electrónico?

2 ¿Cómo puede ejecutar PowerPoint Viewer?

3 ¿Cómo combina los cambios de varias presentaciones modificadas en una única presentación?

Resumen de conceptos Ejercicio 1: abra el archivo Empresa Contoso Pres 10 de la carpeta Lesson10, que se encuentra en la carpeta Practice. Envíe la presentación como datos adjuntos en un mensaje de correo electrónico, agregue el texto de la reunión Mover a Kevin M. Homer al grupo de Producción y agregar a Rebecca Laszlo al grupo de Tecnología a la diapositiva 3 durante una presentación, y guarde y cierre la presentación.

Ejercicio 2: abra el archivo Empresa Contoso Pres 10 de la carpeta Lesson10, que se encuentra en la carpeta Practice. Utilice el Asistente para presentaciones portátiles con el fin de comprimir y guardar la presentación en la unidad de disco duro, cierre la presentación y reproduzca la presentación mediante PowerPoint Viewer.

Objetivos completos de los exámenes de MOS (Microsoft Office Specialist) para PowerPoint 2002 Los objetivos de los exámenes son las categorías de tareas del examen, identificadas por especialista en el tema, que certifican la capacidad para usar los programas de Microsoft Office de forma productiva. Estas categorías se organizan en conjuntos de habilidades que representan las funciones más básicas de cada programa de Office.

Los objetivos y los conjuntos de habilidades del Examen completo de Microsoft PowerPoint 2002 se proporcionan más abajo para ayudarle en su preparación del examen. Los centros de evaluación y los cursos autorizados por el programa MOS (Microsoft Office Specialist) adaptan sus instrucciones a estos criterios.

Creación de una presentación ● Crear presentaciones (manualmente o con herramientas

automáticas)

● Agregar y eliminar diapositivas de presentaciones

● Modificar encabezados y pies de página en el patrón de diapositivas

Inserción y modificación de texto ● Importar texto desde Word

● Insertar, dar formato y modificar texto

Inserción y modificación de elementos visuales ● Agregar tablas, gráficos, imágenes prediseñadas e imágenes de

mapa de bits a presentaciones

● Personalizar el fondo de diapositivas

● Agregar elementos de OfficeArt a diapositivas

● Aplicar formatos personalizados a tablas

Modificación de formatos de presentación ● Aplicar formatos a las presentaciones

● Aplicar combinaciones de animación

APÉNDICE

167

● Aplicar transiciones de diapositiva

● Personalizar formatos de diapositivas

● Personalizar plantillas de diapositivas

● Administrar un patrón de diapositivas

● Ensayar intervalos

● Reorganizar diapositivas

● Modificar el diseño de diapositivas

● Agregar vínculos a una presentación

Impresión de presentaciones ● Obtener una vista preliminar e imprimir diapositivas, esquemas,

documentos y notas del orador

Trabajo con datos de otros orígenes ● Importar gráficos de Excel en diapositivas

● Agregar sonido y vídeo a diapositivas

● Insertar tablas de Word en diapositivas

● Exportar una presentación como un esquema

Administración y exposición de presentaciones ● Configurar presentaciones con diapositivas

● Exponer presentaciones

● Administrar archivos y carpetas para presentaciones

● Trabajar con fuentes incrustadas

● Publicar presentaciones en el Web

● Utilizar presentaciones portátiles

Colaboración de grupos de trabajo ● Establecer un círculo de revisión

● Revisar comentarios de una presentación

● Programar y difundir presentaciones

Para obtener más información acerca de los requisitos de la certificación de MOS (Microsoft Office Specialist), visite el sitio Web de Microsoft en la dirección: http://www.microsoft.com/spain/formacion/mcp/mos/requirements.asp.