tværgående processer i pensionsbranchen af michael michaelsen og lars jepsen jensen, visma...
DESCRIPTION
Oplægget blev holdt ved InfinIT-arrangementet "Get F'IT: Forbedrede finansielle processer med Business Process Management?" afholdt den 25. september 2012. Læs mere om arrangementet på http://www.infinit.dk/dk/hvad_kan_vi_goere_for_dig/viden/reportager/get_fit_bpm.htmTRANSCRIPT
Page 1
TVÆRGÅENDE PROCESSER I PENSIONSBRANCHEN
Get F’IT – 25. september 2012
Indhold
Idé og forløb
Procesmodellering
Resultat
Erfaringer
Page 2
Page 3
IDÉ OG FORLØB Pension Broker
Page 4
Pensionsmægler
Hvad sker der, når man opretter en pensionsordning?
4
Pensionskunden holder møde med pensionsrådgiver
Pensionskunden underskriver en
begæring
Pensionskunden modtager et tykt
brev med en police, som
måske indeholder, det aftalte
Masser af papir Masser af kontroller
Masser af ansvarsskift Meget lidt sikkerhed Ingen digitalisering
Så går tiden
Pensionsselskab
Milepæle
Sommer 2009 – kan vi få nogle med?
Møder med pensionsmæglere og pensionsselskaber
Generelt positivt respons - der er noget i det her!
Efterår og vinter 2009 – resultat
Workshop forløb med 3 pensionsmæglere og 4 pensionsselskaber
Oplæg til løsning baseret på resultaterne fra workshops – styr på processen
Forår 2010 - Godt oplæg – positiv respons – processen går langsomt
Hvordan kommer vi videre?
Mere afgrænset proces
Primo 2012
PFA Pension, Skandia, Willis og Mercer kører fuldt ud
Page 5
Tilbagemeldinger
Pensionsselskaberne havde ikke på daværende tidspunkt igangsat en
løsning på området
Individuelle portaler er ikke løsningen, fordi pensionsmæglerne ikke
har ressourcer til at integrere hver enkelt pensionsselskab, men
ønsker en samlet brancheløsning
Alle i branchen erkendte et behov for en fælles løsning til
samarbejdet mellem pensionsselskaber og pensionsmæglere, egne
rådgivere og partnere
Page 6
Læringspunkter
Tålmodighed skal der til - fra ide til projekt tog 1,5 år
Der blev brugt mange timer på workshops
Gennemførsel af projektet tog 1 år
Pensionsselskaberne mener selv, der kan spares et 2-3 cifret
millionbeløb, hvis alle integrerer løsningen
Alligevel er beslutningsprocessen meget lang!
Page 7
Page 8
PROCESMODELLERING Pension Broker
Hvordan får man styr på processer, der går på tværs?
Vi havde nogle udfordringer
Scenarie med mange aktører
Nogle er direkte konkurrenter – andre er indirekte konkurrenter
Hvor meget vil de enkelte deltagere sige?
Vi valgte et opdelt workshopforløb
Workshops med de enkelte pensionsmæglere
Fælles workshop for pensionsmæglerne
Workshop med pensionsselskab
Fælles workshop med pensionsselskaber og pensionsmæglere
Specificerede krav til valg af deltagere
Page 9
Hvad gav workshop forløbet?
Vi fik:
modelleret processerne hos pensionsmæglere og pensionsselskaber
pensionsmæglere og pensionsselskaber til at tale sammen og forstå hinandens processer
lavet en fælles proces
opbygget en fælles forståelse for processerne og begreberne
lavet en fælles vision
lavet et samlet løsningsoplæg
i fællesskab udarbejdet en fokuseret løsning
Page 10
Page 11
Processen består af 7 trin
Side 11
Virksomhed tilmelder ny medarbejder
Rådgiver booker møde
Rådgiver gennemfører
behovs-analyse
Rådgiver udfylder begæring
Rådgiver arkiverer begæring
Pensions-selskab
behandler begæring
Pension Broker fokuserer på disse trin
Rådgiver gennemfører analyse i eget
system og udfylder begæring
Medarbejder underskriver og
dokumenter afsendes
Pensionsselskab behandler begæring
Pensions-selskab
udsender police
Iagttagelser
Mange papirbaserede arbejdsgange mellem pensionsmæglere og
pensionsselskab
Dokumenter forsvinder ind i mellem undervejs i processen
Mange genindtastninger og dobbeltarbejde med mulighed for fejl
Mange kontroller undervejs
Processen tager tid – mest på grund af ventetider og kontroller
Der tilføjes ofte ændringer og kommentarer i marginen
Der anvendes point to point løsninger
Egenudviklede løsninger findes hos rådgiverne
Stigende ønske om Straight through processing
Mange formularer
Kommunikation – sikkerhed
Page 12
Page 13
RESULTAT Pension Broker
Pension Broker
Page 14
Pensionsselskab Visma Consulting
Pensionskunde
Rådgiverselskab
Rådgiver
Back Office – Rådgiverselskab
Skærmdump fra Pension Broker
Page 15
Pensionstager
Bidrag
Opsparing Investering Dækning Helbred Begunstigelse
Overførsler
Kundetjekliste
Page 16
ERFARINGER Pension Broker
Erfaringer - processen
Man konkurrerer ikke på at flytte papir og udfylde blanketter
Fokus på at fjerne ikke-værdiskabende aktiviteter som kontroller, kopiering og
arkivering
Man kan godt samarbejde, selvom man er konkurrenter
Projektet kører nu videre med en brugergruppe med repræsentanter for alle
parter med fokus på fælles løsninger
Det er vigtigt at lave en fælles vision
Ønske om at have haft flere fællesmøder fra start - men var man klar til det?
BPMN har været et godt og intuitivt værktøj
Page 17
Page 18
SPØRGSMÅL? Pension Broker
Bemærk seminar: Genvej til selvbetjening og automatisering af processer, tirsdag den 4 oktober 2012
Kontaktinformation
Michael Michaelsen, Forretningsudviklingschef
Mobil: +45 41 91 43 17
Mail: [email protected]
Lars Jepsen Jensen, Forretningskonsulent
Mobil: +45 20 31 54 52
Mail: [email protected]
Mere information på:
http://www.visma.dk/consulting/branchefokus/pension/
Page 19
Page 20
FLERE ERFARINGER Pension Broker
Page 21
Pensionskunder (medarbejdere)
Pensionsmæglere - rådgivere
Arbejdsgivere
Pensionsselskaber
Hvem er aktører i dette setup?
Page 21
Det pensionsmæglerbetjente marked - virksomhedsordninger
Erfaringer - pensionskunderne
Væsentlig forbedret kundeoplevelse
Over 90% skriver under på mødet
Kunderne får en e-mail med dokumenter fra mødet og en oversigt over pensionsløsningen
Mere forenklede dokumenter, da de kun indeholder det relevante målrettet kunden
Page 22
Erfaringer - pensionsselskaberne
Mulighed for at reducere policeadministration
Bedre datakvalitet – færre fejl
Hurtigere levering af standardpolicer
Flere underskrevne begæringer
Mulighed for at automatisere arbejdsgang for policer – data kan modtages digitalt
Mulighed for at integrere til egne systemer, når det passer
Fælles dokumenter
Indhold i begunstigelse og overførsler er ens – styling og logo forskelligt
Fælles tiltag inden for områder, hvor man ikke konkurrerer
Dele omkostninger
Page 23
Erfaringer - rådgiverne
Et effektivt værktøj til kundemøder med et naturligt flow i processen
Mindre administration og opfølgning for rådgiverne
Alt er elektronisk
Mindre papir og mere overblik
Lettere arkivering
Store administrative besparelser
Meget mindre policekontrol
Helbredsoplysninger går direkte til pensionsselskab
Page 24