u2 planeaciÓn

8/19/2019 U2 PLANEACIÓN

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PLANEACIÓN


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LA FUNCION DE LAPLANEACIÓN

• La planeación es la función administrativa

básica que implica:

– el establecimiento de objetivos y

– el planteamiento de las acciones necesarias para

cumplirlos,

– apoyando la eficacia en la toma de decisiones y el

manejo adecuado de los recursosorganizacionales.


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LA FUNCION DE LAPLANEACIÓN

• La administración sin planeación no tiene

razón de ser:

– Sin objetivos específicos que lograr y estrategias

para alcanzarlos, la organización, la dirección y el

control se vuelven innecesarios o carentes de un

sentido práctico.


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PLANEACION

• Es un proceso de decidir de antemano qué sehará y de qué manera.

• Incluye determinar:

– las misiones globales,

– identificar los resultados claves y

– fijar objetivos específicos,

– así como políticas para el desarrollo, programas yprocedimientos para alcanzarlos.


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PLANEACION

• Es un proceso que comienza por los objetivos,

define estrategias, políticas y planes

detallados para alcanzarlos.

• Establece una organización para la

instrumentación de las decisiones e incluye

una revisión del desempeño y mecanismos de

retroalimentación para el inicio de un nuevociclo de planeación.


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PLANEACION

• En conclusión, la planeación es:

el proceso de establecer lo que la organización

quiere lograr en el futuro, por medio de la

misión y los objetivos organizacionales,

definiendo resultados claves y las estrategias,

políticas, programas y procedimientos para

alcanzarlos.


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PLANEACION

• SE OCUPA DE LOS FINES:

¿QUE DEBE HACERSE?

• SE OCUPA DE LOS MEDIOS:

¿COMO DEBE HACERSE?


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PLANEACION

ES UN PROCESO CONTINUO QUE

REFLEJA LOS CAMBIOS DELAMBIENTE ALREDEDOR DE LA

EMPRESA.


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Importancia de la planeación

Planeación

Da sentido de dirección

Facilita el control

Reduce la incertidumbre

Visualiza los cambios

Í


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SUPREMACÍA DE LAPLANEACIÓN

• La planeación y el control son inseparables.

• Los planes establecen los estándares decontrol.

• Cualquier control sin planes carece de

sentido.

Ó


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ESTRECHA RELACIÓNPlaneación y Control

PlaneaciónInstrumentación

de los planesControl

Acción

correctiva

Desviación


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Principales objetivos de laplaneación

• Facilitar el control:

• Al planear se desarrollan objetivos y por su

parte, en la función de control se comparará

el desempeño real contra los objetivos.

• Sin la planeación no puede haber control.


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• Reducir la incertidumbre:

• Obliga a los administradores a ver hacia el

futuro, anticipar los cambios, considerar su

impacto y desarrollar las respuestas

adecuadas.


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• Reducir la duplicidad de funciones y la

ineficiencia:

• Evita que dos personas realicen la misma

actividad y que el proceso para su realización

sea muy largo, confuso o tardado.


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• Establecer el esfuerzo coordinado:

• Cuando todos lo que están involucrados sepan

hacia dónde se dirige la organización y qué es

lo que deben aportar para lograr los objetivos

organizacionales, pueden empezar a

coordinar sus actividades, cooperar unos con

otros y trabajar en equipos.


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FUNDAMENTOS DE PLANEACIÓN:EL PROCESO BÁSICO Y SUS PASOS


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PRINCIPIOS DE LAPLANEACIÓN

Principio de contribución al objetivo.

• Todos los planes tiene que ser elaborados en

función de los objetivos organizacionales.


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Principio de primacía de la planeación.

• Indica que la planeación precede a todas la

demás funciones administrativas


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Principio de eficacia de los planes.

• Indica que todos los planes deberán generar

más beneficios en su relación con los costos.


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Principio de adhesión al objetivo.

• Los objetivos deben tener significado y seratractivos por los miembros de la

organización.

PRINCIPIOS DE A


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Principio de flexibilidad.

• Con este principio se establecen los márgenes

de tolerancia aceptables (atribuibles a hechos

inesperados en un plan de trabajo).

PRINCIPIOS DE LA


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Principio de cambio de ruta.

• Bajo este principio se establece la revisión de

los planes y su reelaboración en caso de que

así se requiera, para el cumplimiento de

objetivos.


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El proceso básico de planeación: susetapas y pasos

Fines. Especificar metas y objetivos

Medios. Elegir políticas, programas, procedimientos, para

alcanzar los objetivos.

Recursos. Determinar los tipos y cantidades de recursosnecesarios para alcanzar los objetivos.

Realización. Diseñar los procedimientos para la toma dedecisiones

Control. Diseñar un proceso para prever y detectar los errores ofallas del plan.

Partes de la planeación


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Tipos de planes

• Planes por su ámbito de influencia

• Planes por su horizonte temporal

Pl á bit d


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Planes por su ámbito deinfluencia

• Planes estratégicos: buscan lograr las metas

generales de la organización, colocándola en

términos de su ambiente y afecta a todas las

áreas funcionales.

• Planes operacionales. Son aquellos que

especifican los detalles respecto a la forma

como se van a alcanzar los objetivos de laorganización. Se derivan de los planes

estratégicos.

Pl h i t


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Planes por su horizontetemporal

• Planes a corto plazo. Cubren periodo menoresa un año.

• Planes a mediano plazo. Cubren periodos

entre un y tres años.• Planes a largo plazo. Abarcan periodos

mayores de tres años.

• Los planes estratégicos se establecen a largoplazo y los operacionales a mediano y cortoplazo.


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Planes por especificidad

• Planes específicos. Son aquellos que están

claramente definidos y no dan lugar a

interpretaciones.

• Planes direccionales. Son flexibles y se

establecen como patrones generales.

Proporcionan un enfoque, pero dan libertad

de acción.


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HERRAMIENTAS O ELEMENTOS DELA PLANEACIÓN

• Propósito y misión estratégicos

• Visión

• Premisas

• Objetivos y metas

• Estrategias

• Reglas y Políticas

• Procedimientos

• Programas

• Presupuestos

PROPOSITO Y MISION


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PROPOSITO Y MISIONESTRATÉGICOS

• La misión o propósito identifica la función o

tarea básica de una empresa.

• Es una declaración concisa de en cuál negocio

está la empresa o se quiere estar durante un

período establecido.

PROPOSITO Y MISION


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• El propósito estratégico se enfoca en el

ambiente interno de la organización e implica

identificar sus recursos, valores, capacidades y

aptitudes, reflejando lo que ésta puede hacerpara aprovecharlos.

PROPOSITO Y MISION


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• La misión se deriva del propósito estratégico,

se enfoca en el exterior e implica la razón de

ser de la organización en términos de

productos a ofrecer y los mercados a cubrir.


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VISION

• La visión es la orientación que la alta dirección

le da a la empresa; es decir, expresa cómo se

quiere idealmente que sea la empresa en el

futuro.


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VISION

• Debe cubrir ciertas características:

– ser formuladas por la alta dirección,

– conocida y compartida por todos los

colaboradores, – sustentarse en los valores de la organización,

– ser positiva y alentadora y, lo más importante,

– orientar a todos los miembros de la organización

durante la transición de lo que se es a lo que debeser la empresa en un tiempo determinado.


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Premisas

• Las premisas de planeación son las

condiciones previstas en que operan los

planes.

• Esto incluye supuestos o pronósticos sobre las

condiciones futuras que afectarán la

operación de los planes.


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Premisas

• La técnica más conocida para elaborar las

premisas es el S.W.O.T. o F.O.D.A.:

– fortalezas,

– oportunidades,

– debilidades y

– amenazas.

• Esto es parte del análisis del ambiente internoy externo de la organización.


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OBJETIVOS Y METAS

• Metas: Son generales y expresan deseos quela alta dirección busca satisfacer.

– Son fines a los que se quiere llegar.

– Es el grado cuantitativo de alcanzar objetivos delargo plazo.

– Surgen de los objetivos.

– Las metas se fijan basados en el desempeño

pasado con adaptación de acuerdo a las fuerzasfuturas de la empresa, las tendencias delmercado, los recursos.


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OBJETIVOS Y METAS

• Objetivos: Son los fines a los que se dirigen las

actividades organizacionales e individuales.

– Deben ser claros, precisos y cuantificables

(verificables).

– Los objetivos son el fin determinado.

– Son los que permiten alcanzar metas.

– Constituyen el plan básico de la empresa.


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ESTRATEGIAS

• La estrategia es la determinación del

propósito, misión y objetivos básicos a largo

plazo de una empresa, así como la adopción

de cursos de acción y de los recursosnecesarios para cumplirla.

– Es una guía de acción para la organización y todos

sus miembros.


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REGLAS Y POLÍTICAS

• Reglas: Emiten acciones u omisiones

especificas no sujetas a discrecionalidad.

– Son normas que dictan la acción o la abstracción y

no permiten la excepción o la elección personal.

– Ejemplo: No fumar.


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REGLAS Y POLÍTICAS

• Políticas: Enunciados o criterios generales que

orientan o encausan el pensamiento durante

la toma de decisiones en la empresa.

– La esencia de las políticas es la existencia de ciertogrado de discrecionalidad (libertad) para guiar las

decisiones.

– Pueden ser escritas o verbales. – Ejemplo: política salarial.


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PROCEDIMIENTOS

• Los procedimientos establecen métodos parael manejo de actividades cotidianas.

– A diferencia de las políticas que son guías de

acción y no de pensamiento. – Son los planes que establecen un método o forma

para llevar a cabo una actividad o serie deactividades.

– Pueden definirse como series cronológicas, pautasa seguir, que indican la forma exacta en que sedebe de realizar una actividad.


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PROGRAMAS

• Los programas son un conjunto de actividades

interrelacionadas y cronológicamente

ordenadas, que describen las actividades que

se tienen que realizar, quiénes las van arealizar y cuándo van a terminarse.


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PROGRAMAS

• Técnicamente los programas se diría que son

el conjunto de metas, políticas,

procedimientos, reglas, asignaciones de

tareas, pasos a seguir, recursos a emplear yotros elementos que son necesarios para

ejecutar un determinado curso de acción,

normalmente respaldado por capital yprepuestos de operaciones.


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PRESUPUESTOS

• Un presupuesto es un listado que detalla los

recursos o dinero asignado para la realización

de una actividad o un proyecto.

– Son una expresiones en términos numéricos.

– Obligan a la empresa a prepararse por adelantado

a los recursos que se necesitarán.

– Constituyen medios de control.


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PRESUPUESTOS

• Existen varios tipos de presupuestos: – Presupuesto de operación: Es el más importante

se utiliza para planear y controlar los ingresos ygastos de una organización, así como lasutilidades resultantes de la operación de laempresa.

– Presupuesto de gastos: Contempla los recursos

necesarios para la operación de cada una de lasáreas funcionales de la empresa.


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PRESUPUESTOS

– Presupuesto de ingresos: Planea y controla todas

las entradas de dinero provenientes de las ventas.

– Presupuesto de efectivo: Conocido como flujo de

efectivo, contempla las entradas y salidas dedinero en efectivo producto de la operación

normal de la empresa.

– Presupuesto de capital. Es utilizado para el

control de grandes proyectos o inversionesactualizándose cada año.

JERARQUIA DE LAS


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JERARQUIA DE LASHERRAMIENTAS O ELEMENTOS

DE LA PLANEACIÓN


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Presupuestos

Programas

Procedimientos

Reglas y políticas

Estrategias

Objetivos y metas

Premisas

Visión

Propósito

y misión

ADMINISTRACION POR


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ADMINISTRACION POROBJETIVOS

(APO)


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OBJETIVOS

• Son los fines importantes hacia los que sedirigen las actividades organizacionales eindividuos.

• Existen objetivos: – a largo y corto plazo,

– generales y específicos.

• Los objetivos deben ser verificables: – se debe determinar si se alcanzan o no en unperíodo determinado.


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JERARQUIA DE LOS OBJETIVOS

Objetivos Individuales: Desempeño y Objetivos de desarrollo personal

Objetivos Departamentales y de unidades

Objetivos Divisionales

Objetivos generales más específicos Áreas claves (Costos-inversión - calidad)

Objetivos generales de la

organización (largo plazo-estrat.)

Misión

Prop. socio-económico

Método

descendente

Método

ascendente

ADMINISTRACION POR


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• La Administración por Objetivos (APO) es una

técnica de planeación y control que implica

“establecer y comunicar objetivos

organizacionales, identificando los objetivosindividuales relacionados con ellos y

estudiando la actuación del personal en torno

a los mismos”.

ADMINISTRACION POR


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• En la administración por objetivos: – los gerentes y sus subordinados definen en

conjunto sus metas comunes,

– especifican las áreas principales deresponsabilidad de cada puesto en relación conlos resultados esperados de cada uno, y

– utilizan esas medidas como guías para mejorar la

operación del área, verificando a la vez lacontribución de todos y cada uno de susmiembros.

ADMINISTRACION POR


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• La mayor aportación de la APO a la TGA es la

conceptualización del trabajo.

• El énfasis se coloca entonces ya no sólo en el

qué, sino también en el cómo del desempeñoorganizacional.

ADMINISTRACION POR


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• Su gestor Peter Drucker (1954), aunque no

profundizó en su desarrollo.

• La APO representó un gran avance para el

desarrollo de la ciencia administrativa que susmodelos y técnicas eran muy precisos y

basados en investigaciones de muchos años

en diversas empresas.

ADMINISTRACION POR


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• Además, su implantación adecuada incide

directamente en la motivación y actitud del

personal, ya que los involucra en su trabajo y

con sus objetivos personales y laborales alhacerlos claros y alcanzables.

ADMINISTRACION POR


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• La administración por objetivos es unconjunto formal de procedimientos queestablecen y revisan el progreso hacia las

metas comunes por parte de losadministradores y sus colaboradores.

• La APO explica el proceso mediante el cual losobjetivos caen en cascada por medio de los

diversos niveles de la organización.

C OS O


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BENEFICIOS DE LA APO

• Mejora la administración (planeación

orientada a resultados).

• Obliga a los gerentes a clarificar la estructura

de la organización.

• Estímulo del compromiso personal, tanto con

los objetivos propios como los

organizacionales.

DESVENTAJAS DE LA APO


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DESVENTAJAS DE LA APO

• En ocasiones los administradores dejan deexplicar la filosofía basada en el autocontrol yautodirección, y no dan pautas para la fijación

de objetivos.• Los administradores deben conocer los

objetivos de la empresa.

• Hincapié en metas a corto plazo, por encimade la solidez que ofrece una organización en ellargo plazo.

E b D R ó V ldé


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Escobas Don Ramón Valdés

• Señor, primaria, 56 años de edad, casado y

tiene 3 hijos

• Ganó la lotería, $500,000.00

• Escobas• Terreno propio, fabricar y vender sus

escobas

•

Casita propia, montar el negocio, fabricar yvender

• 12 Horas en proceso para fabricar 30

escobas, a un costo unitario de $28.

Negocio de Escobas Don


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Negocio de Escobas DonRamón

• Idea del Negocio

• Descripción del

producto

• Misión• Visión

• Valores

• FODA• Estrategias de ventas

• Cómo lo va a vender?

• A quién lo va a vender?

• Formas de pago

• Quién nos va a ayudar?

• Que va a hacer cada

quién?

• Plan para explicarle a

Don Ramón en palabras

sencillas.

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